作者：李云龙
出版社：清华大学出版社
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绝了！Excel可以这样用——职场Excel效率提升秘笈（光盘内容另行下载，地址见书封底）试读：
前言
笔者的拙作《绝了！Excel可以这样用——数据处理、计算与分析》自2013年出版以来，深受广大读者的好评，截至2014年4月底已经6次印刷，而且依然还保持着强劲的销售势头，这在当前不太景气的计算机图书市场上也算是一个不错的销售业绩。笔者在倍感欣慰的同时，也因此而深受鼓舞。当然，广大读者在肯定该书质量的同时，也有一些热心读者还提出了一些不同的看法和建议。例如，觉得书中的有些案例难度较高，对于职场办公一族而言尚有一定困难；还有就是该书涉及的知识点面偏窄……这也萌生了笔者编写一本新的Excel图书的想法。
在此感谢这些热心的读者，通过与他们的沟通，让我认识到了自己的不足，了解到了广大读者更加普遍的需求。绝大多数读者是认同Excel有用，学好Excel能够大幅度提升工作效率。但在现实生活中能做到知行合一的人并不多。这里有多种原因，除了自身所处工作环境对Excel应用能力的重视程度不够外（有些企业很看重员工的加班，但很少想过很多加班的工作可以用Excel高效解决），主要是很多读者不知道应该如何去学习，更不知道如何才能快速提升自己的Excel应用能力。虽然市场上关于Excel的书籍已有很多，但多数人并不容易找到一本真正适合自己阅读，学后能让自己工作效率提升的Excel图书。
读者的需求就是笔者努力的方向。虽然这个世界上并没有能够点石成金的秘笈，但对于Excel的学习还是有方法可循，掌握好的学习方法绝对能做到事半功倍。笔者曾经也是一个Excel菜鸟，也见过很多辛苦加班的“表哥”和“表姐”，因此很愿意拿出自己的经验与广大读者分享。现在呈现在读者眼前的这本书，便是结合了广大读者和编辑的一些良好建议而写，主要以职场中的Excel效率提升为讨论主题。
虽然各个行业的Excel用户碰到的问题不尽相同，但涉及的基础知识点都是类似的。面对职场人士快速提升Excel应用能力的要求，本书从基础知识与实际应用两个方面入手，所有的举例全部源于实际工作，只讲解真正有用的技巧。全书分为两篇：基础知识篇以知识点为主线，介绍了一些对于职场人士而言必知必会的Excel知识点，认真研读定能做到在职场竞争中不输在起跑线上；实战应用篇以实际应用为主线，介绍了职场人士日常工作中经常容易碰到的7大类问题，以期快速提升读者的Excel应用能力。
本书立足实战，从初学者的角度考虑问题，从最基础的应用讲起，不是软件帮助文档的翻译版，不是介绍孤立的Excel技巧，更不是一步步教读者做表。本书不但侧重于基础知识的讲解，而且对应用能力的培养非常重视，更是融技巧讲解于常规操作之中，既授人以鱼，更授人以渔。
本书以目前使用最为广泛的Excel 2010为版本写作，内容兼容Excel 2007和Excel 2013，函数部分基本兼容Excel的所有版本。但需要注意的是，Excel 2010的操作界面和Excel 2007之前的版本（如Excel 2003）会有较大差异。
本书除了写作上的独有特色外，还有两个亮点：一是专门制作了学习思维导图，便于读者梳理知识点，加深记忆，这在已经出版的Excel图书中是绝无仅有的。二是录制了近10小时的高清实战视频，对书中的重点知识和操作用最直观的方式呈现出来，相信会对读者掌握本书内容有很大的帮助。可以说，本书视频也是本书的精华之一，虽然只有10小时，但却耗费了笔者数倍于10小时的时间才达到了最终的效果。
下面对本书的主要特色做一个条理性的总结，便于读者了解。本书特色
1. 视频教学
为了帮助读者高效、直观地学习本书内容，本书重点内容都专门录制了配套多媒体教学视频，这些视频和本书涉及的其他资料一起收录于配书光盘中。
2. 思维导图
笔者用专门的思维导图软件为本书的两篇内容各制作了一幅学习思维导图，相信可以让广大读者比较轻松地梳理清楚Excel繁杂的知识点，从而提高学习效率。
3. 贴近实战
本书举例全部来自于实际工作中的案例，力求最大限度地提升读者的工作效率，相信会成为读者实际工作中的最佳帮手。
4. 深入浅出
本书注重对基础知识、基本概念的讲解，也不回避进阶应用。本书语言通俗易懂，操作步骤清晰，所介绍的实例都是作者精心选取和亲自操作过的，每个实例的完成还需要读者按照步骤来操作和认真思考。
5. 图文并茂
对于一些较复杂的函数和公式配备了图解分析。通俗的文字加上配图的演示，可以让读者很轻松愉快地学习Excel。
6. 授人以渔
本书并非单纯讲解技巧，而是更重视思路的讲解及操作理念的传授。在理解的基础上，读者对示例文件略作修改就可以应用到实际的工作中去。
7. 售后服务
本书提供售后服务。读者在阅读本书时若有疑问，可以和笔者取得联系，笔者会认真解答读者所提的问题。联系邮箱：bookservice2008@163.com。本书内容
基础知识篇：不要输在起跑线上（第1～7章）
本篇主要内容包括：学习做表、初识Excel函数、列表中的简单数据分析、使用数据透视表分析数据、Excel图表基础、认识Excel中的高级功能、扫盲Excel VBA等。通过对本篇的学习，读者可以掌握一些必知必会的Excel基础知识，在职场竞争中领先一步。
实战应用篇：职场Excel技能提升（第8～14章）
本篇主要内容包括：数据整理、统计计算、查找筛选、数据展示、多表操作、打印输出、数据安全等。通过本篇的学习，读者可以掌握日常工作中常见的7大类问题的解决方案，快速提升Excel应用能力。本书光盘内容□ 本书各章涉及的示例文件；□ 10小时高清配套教学视频；□ 本书彩色效果图（以PDF格式提供）。本书读者对象□ 职场中的Excel用户；□ Excel初学者；□ 有一定基础的Excel爱好者；□ 大中专院校的学生；□ 社会培训班的学员。本书作者
本书由李云龙主笔编写。其他参与编写的人有李小妹、周晨、桂凤林、李然、李莹、李玉青、倪欣欣、魏健蓝、夏雨晴、萧万安、余慧利、袁欢、占俊、周艳梅、杨松梅、余月、张广龙、张亮、张晓辉。
再次感谢广大读者对笔者的信任和支持，希望本书能够让你学到一些真正有用的Excel知识，让你能够解决职场中效率低下的烦恼，那么笔者就很欣慰了。最后祝读书快乐！编著者基础知识篇 不要输在起跑线上★ 第1章 学习做表★ 第2章 初识Excel函数★ 第3章 列表中的简单数据分析★ 第4章 使用数据透视表分析数据★ 第5章 Excel图表基础★ 第6章 认识Excel中的高级功能★ 第7章 扫盲ExcelVBA第1章 学习做表
职场人士几乎人人都在用Excel，但很多人受困于Excel软件，下班不回家，整天抱着电脑对着Excel加班做表。这已不仅仅是工作量的问题了，要分析清楚其中的原因，首先要对Excel软件有一个正确的认识。1.1 正确认识Excel软件
有人说Excel很简单，不是人人都在用？
有人说Excel很难学，很多功能自己还没掌握。
有人说Excel不就是一个做表格的软件，在纸上画的表格录入电脑不就行了？
……
上述观点都是错误的！不能正确认识Excel软件，在使用过程中必然会出问题。下面我们就一起从一些常见的误区来正确认识一下这个人人都在用的软件。1.1.1 误区一：Excel很简单
Excel软件的功能非但不简单，而且可以称之为博大精深，一般可分为：基础操作、函数、图表、数据透视表以及VBA这几大部分。普通用户，如果没有经过系统的学习，就算已使用Excel软件工作多年，往往也只是会一些最基础的操作。
有些人认为把每个菜单（功能区）的用法学会了，就算完全掌握了Excel，就是高手了。事实上到此为止，我们还只是停留在Excel的表面功能上。就算你学会了Excel中每个菜单（功能区）的操作，也不一定会灵活运用。不同的菜单（功能区）命令组合起来使用会得到不同的效果，有些还是非常出人意料的。
就算你已经能够灵活运用Excel中各个菜单（功能区）的命令，请不要忘记Excel中还有函数公式和VBA编程，不在这两块上有所突破，那离灵活运用Excel还差得很远。
从这些方面来看，我们可以认为Excel是很难的！那些觉得Excel很简单的用户，其实只会一些最基础的操作。1.1.2 误区二：Excel不需要学习
一款软件是否需要学习，要花多少时间学习，这取决于用户对该软件的要求。
如果用户对Excel的要求仅仅是做个表格，然后打印出来之类的，那是不需要经过什么学习的，自然也不会认为Excel软件很难。但要用好用精，那就不容易了。
要想在实际工作中灵活运用Excel软件，肯定是需要学习的，而且是需要经过一些系统的学习。平时不学习，如果工作量较大或者接受自己不熟悉的临时性的任务，往往只有加班一途。很多辛苦的“表哥表姐们”就是这样炼成的。
当然，学习是有技巧的，好的学习方法都有一个共同的特点，即投入小产出高，这也是本书将要探讨的问题。
我们不可能在短时间内掌握所有的Excel技巧，也没有必要花时间学习掌握所有的Excel技巧。学习的目的是为了用好这款常用的工具。说得实际点，就是提高工作效率，上班时轻松点，下班后少加班，把业余时间留给自己和家人。1.1.3 误区三：Excel仅是制表软件
相对于前两点误区，误区三带来的问题更加严重，而且并不为广大Excel用户所重视。
Excel是一个电子表格软件，这绝对没错，但Excel软件的功能绝不仅是制作表格那样简单。应该把Excel理解为一款个人计算机数据处理软件，可以制表，可以处理数据，还可以分析展示数据。
我们甚至还可以把Excel当成一个小型的数据库使用！
如果在骨子里认为Excel仅是制表软件，那样在工作中就会不知不觉地犯下一系列的错误，也可以说是会养成一些错误的制表习惯，这些都是Excel用户必须及时纠正的。1.2 一些错误的制表习惯
之所以存在错误的制表习惯，源于对Excel软件不正确的认识，仅看到Excel的制表功能，不考虑还可以使用Excel分析和展示数据。这样在表格设计上就会过于重视表格的美化，忽视表格格式的规范化，造成后续操作无效率可言。以下将举例分析一些常见的错误制表习惯。1.2.1 把Excel当笔记本用
对于Excel软件，有这样一种说法。Excel工作簿好比一个笔记本，其中每个工作表（Sheet）就好比是笔记本中的一页纸。
1. 错误类型
这种比喻还算形象，但如果我们在管理Excel中数据时真的把Excel当作一个笔记本，在组织数据源时就会犯下一系列的错误，例如以下情况：□ 需要后续分析的数据存在于一个工作表中的多个表格中；□ 需要后续分析的数据存在于一个工作簿中的若干个工作表中；□ 需要后续分析的数据存在于多个工作簿中；□ 需要后续分析的数据存在于多个不同路径的工作簿中；□ ……
上述问题有一个共同之处，就是需要分析的数据不在一个数据区域（表格）中，而是在组织数据源时人为地将数据存放在不同的区域中，这样将给后续的计算分析工作增加难度，请看以下案例。
某公司行政部门负责登记办公用品领用情况，在Excel中设计表格，按部门及领用时间顺序登记，如图1.1所示。图1.1 按部门分工作表
2. 问题分析
在表格设计的时候是以每个部门为一张工作表，完全符合Excel就是笔记本的理念。但Excel存在的价值不仅仅是在里面录入一些数据，往往还需要对已录入的数据做一些后续的计算分析。
比如，需要按月份统计各类办公用品领用数量，如图1.2的格式，这时就会发现这个看似简单的汇总表实在是不好做。图1.2 按月份汇总各类办公用品领用数量
对于普通的Excel用户，已经很难通过一个函数公式或者数据透视表之类来完成上述表格中的汇总了，难道这样的问题只能通过手工汇总吗？
答案自然是否定的，因这里的表格结构一致，对于Excel高手，完全有办法解决上述的汇总问题，但这已不是本章节讨论的重点。
3. 解决方案
换一种思路，之前是一个部门一张工作表，看似很清楚，其实没有考虑后续数据分析的要求。如果把各个部门的数据放在一张工作表中，再加上一个“部门”字段，如图1.3所示，后续的汇总分析工作就变得简单多了。
这样做的好处是，如果面对如图1.2之类的汇总表，只需以图1.3的数据源插入一个数据透视表，对“日期”字段做一个按“月”分组，就能创建如图1.4所示的数据透视表，短短几秒钟就能轻松搞定数据汇总的操作。图1.3 增加“部门”字段后的统计表图1.4 数据透视表分月统计各类办公用品领用数量
对于图1.3中的数据源，即使不用数据透视表，使用函数公式也不复杂。在图1.2中B2单元格录入如下公式，向下向右复制完成。=SUMPRODUCT((MONTH(多表合并!$A$4:$A$22)=--LEFT($A2))*(多表合并!$B$4:$B$22=B$1)*多表合并!$C$4:$C$22)
如果觉得上述公式还是复杂，可以对图1.3中的表格再增加一个辅助字段，在H4单元格中录入如下公式，如图1.5所示，并将公式复制到H22单元格。=MONTH(A4)&"月"图1.5 在数据源中使用辅助列
这时候再做汇总只需要使用一个多条件求和的SUMIFS函数即可，B2单元格公式如下，向下向右复制完成。=SUMIFS(多表合并!$C$4:$C$22,多表合并!$H$4:$H$22,$A2,多表合并!$B$4:$B$22,B$1)
4. 案例启示
这个案例给我们的启示是在工作中不仅要考虑制表的要求，更要考虑后续数据汇总分析的要求。如仅从数据计算分析的角度考虑问题，如图1.3所示的单一的数据源是最好的。
认识到这点之后，在实际工作中应规范好自己的数据源，尽量将数据整合在某个工作表的一个区域中，避免这种把Excel当笔记本用的错误。
示例文件：1.2.1把Excel当笔记本用.xlsx。1.2.2 在Excel中画表
Excel工作簿好比一个笔记本，其中每个工作表（Sheet）就好比是笔记本中的一页纸。以前在纸上画表，现在用了Excel软件，可以把表格画在Excel里面的Sheet中。
这个观点更加误人子弟，结果是把纸上的东西照搬到Excel中，往往只考虑所谓的表格美观，人为破坏了表格结构。
1. 非单层表头
在纸上画表可以有多层表头，但在Excel中制表，单层表头就是必须遵循的原则。如图1.6所示的表格，表头有3层，看似很漂亮，但给后续操作带来了很多隐患。图1.6 多层表头的表格
为什么说多层表头不好？我们可以尝试一下一些常规操作，比如排序、筛选和数据透视表。
1）多层表头下的排序
常规的排序只需要将鼠标定位在需要排序的数值上，然后单击功能区中的排序按钮即可。比如要对“期末余额”按降序排列，定位在G12单元格中，操作结果如图1.7所示。图1.7 多层表头下无法直接排序
跳出一个对话框提示“此操作要求合并单元格都具有相同大小”，虽然在Excel中有技巧可以绕过多层表头区域实现对数值区域排序，但操作会繁琐不少。
2）多层表头下的筛选
常规的筛选只需将鼠标定位在数据源中，然后单击功能区中的筛选按钮即可。如需对上述数据源设置自动筛选，然后对“期末余额”执行筛选，操作结果如图1.8所示。图1.8 多层表头下的自动筛选
筛选的结果只出现3个向下的箭头，点开最右边（G列）的筛选箭头，发现实际上是对C列的“年初余额”字段执行筛选，并不是我们想要的结果。
如需达到常规操作预计的效果，可以选中第2行或者第3行后再设置筛选，但这已经超出多数普通用户的认知了。
3）多层表头下的数据透视表
常规的生成数据透视表，只需将鼠标定位在数据源中，然后单击“插入”|“表格”|“数据透视表”命令，保持默认的设置，单击“确定”按钮即可在工作簿中插入一张新工作表，并在其中生成数据透视表，如图1.9所示。图1.9 多层表头数据源生成的数据透视表
以多层表头数据源生成的数据透视表，可用的字段数量明显不对。相对于多层表头数据源给排序和筛选带来的困扰，使用数据透视表时的问题更加致命，并没有简单的操作方案来解决，唯有改变数据源的表格结构。
4）解决方案
既然使用多层表头会给后续的操作带来很多麻烦，与其通过一些技巧来解决，还不如彻底改变制表习惯，改多层表头为单层表头，从源头上解决问题。
如图1.10所示的表格，无论是之前提到的排序、筛选和数据透视表，还是今后要讲到的导入外部数据查询等，都不会出现因非单层表头带来的问题。图1.10 单层表头的表格
5）原理分析
之所以使用多层表头的表格会给后续的数据分析带来麻烦，原因在于Excel会默认工作表中第1行即为表格的表头。在使用如图1.6所示的多层表头表格时，因第1行中有合并单元格，合并单元格的特点是仅左上角单元格中有内容，其他单元格都是空白。通过取消表头区域（1～3行）的合并单元格，可以验证以上结论，如图1.11所示。图1.11 多层表头取消合并单元格后
原理很简单，不管是双层表头、多层表头还是斜线表头，都可能会有第1行存在空单元格之类的问题，如果考虑后续的数据分析，应尽量采用单层表头。
明白了这一点以后，对于图1.3中的表格还可以进一步优化，去掉第1行中的表格名称“办公用品领用表”，如图1.12所示。图1.12 去掉多余的表格名称
图1.3中的表格执行排序、筛选和数据透视表之类的常规操作是没有问题的。但如果其他程序以该表为数据源，执行导入外部数据这类操作时，就会存在第1行的表头问题。如果在后续操作中会使用到对外部数据源的查询操作，则应避免数据源表格中存在多余的表格名称，确保第1行即是表头。
示例文件：1.2.2.1非单层表头.xlsx。
2. 空行空列
在纸上画表的时候使用空白行列可以起到分隔非同类项、美化表格的效果。而在Excel的数据源中使用空行空列则是制表的大忌。
如图1.13所示的表格在第5行有一个空行，起到了按B列项目差异分隔表格的效果。考虑了美化的效果，但会给后续的数据分析带来麻烦，下面分别以排序、筛选和数据透视表的操作来举例说明。图1.13 表格中存在空行
1）在有空行的数据区域排序
常规的排序只需要把鼠标定位在需要排序字段所在列中，然后单击功能区中的排序按钮即可。如要对“期末余额”降序排序，如将鼠标定位在G4单元格中，执行排序，结果如图1.14所示。图1.14 在有空行的数据区域中排序
排序的结果是受到了空行的影响，第5行以后的数据未参与排序。
2）在有空行的数据区域中筛选
常规的筛选设置只需要把鼠标定位在数据区域中，然后单击功能区中的筛选按钮即可。如定位在G4单元格中，设置自动筛选后再对G列“期末金额”字段执行筛选，结果如图1.15所示。图1.15 对有空行的区域执行筛选
筛选的结果还是受到了空行的影响，因定位在空行之前（G4单元格），空行之后的数据没有被设置筛选。
3）在有空行的数据区域中使用数据透视表
使用数据透视表也有类似问题。如将鼠标定位在G4单元格中，插入数据透视表，不改变默认的设置，在生成的数据透视表中勾选“计提依据及支付期间”和“期末余额”两个字段，得到的透视表如图1.16所示。图1.16 在有空行的数据源中使用数据透视表
默认选择的数据源为A1：G4单元格区域，空行之后未选取。此类问题的解决方案是删除空行，删除之后即成为一个标准的数据列表。空列的问题类似，不再一一赘述。
示例文件：1.2.2.2空行空列.xlsx。
3. 汇总行
手工做表的时候是有必要放一些汇总行，如图1.17中的表格如果是直接画在纸上的尚属无可指责，但照搬到Excel中就有问题了。那些汇总行会干扰后续的数据计算分析。图1.17 有汇总行的数据表
1）汇总行对数据透视表的影响
如图1.17中的表格为数据源插入数据透视表，按客户类型统计销售额，得到的数据透视表如图1.18所示。图1.18 在有汇总行的数据区域中使用数据透视表
在“客户类型”字段下出现“空白”项目，又是合并单元格惹的祸。即使没有合并单元格，汇总行中的合计数也会干扰数据透视的结果。
2）汇总行对排序的影响
对于图1.17的表格，因受合并单元格的影响，如简单执行排序操作会出错。即使去掉合并单元格，那些合计数也会干扰排序结果。
如果某一个数据表后续还可能面临进一步的数据分析，请果断删除汇总行。如果需要汇总数据，在Excel中有很多方法可以解决，没有必要在数据源中以手工方式生成。
示例文件：1.2.2.3汇总行.xlsx。
4. 合并单元格
关于合并单元格，之前已多次提到，几乎都是缺点，可谓劣迹斑斑。
比如在表头中有合并单元格，无法简单执行排序，筛选和数据透视表会丢失字段。
在数据源中有合并单元格，生成的透视表中产生了空白项目。
……
尽管缺点很多，但喜爱合并单元格的表哥表姐们还是有不少，宁可增加后续数据分析的难度也要用，过于看重所谓的表格美观了。
图1.19所示的表格是一个典型的使用合并单元格的例子，表格美观了，但后续计算分析麻烦了，使用函数公式计算也会出错。图1.19 在有合并单元格的区域使用函数
G列使用的最基础的SUMIF条件求和函数，按B列的“客户类型”对D列“销售金额”求和。公式很简单，但计算结果明显不对。
这也和合并单元格区域中仅左上角单元格中有内容的特性有关，以统计“新概念店”的销售金额为例，因合并单元格的干扰，实际上B3和B8单元格都为空值，条件求和函数计算的仅是D2和D7单元格的数字。把B列的合并单元格取消，公式结果出错的原因就一目了然了，如图1.20所示。图1.20 合并单元格区域使用函数结果出错分析
使用数据透视表也不能得到正确的结果，都和使用合并单元格形成的空白单元格有关。
对于有合并单元格的数据区域，虽然可以通过一些函数组合公式来实现正确计算，但在实际工作中不提倡。通过规范表格结构后使用简单的函数、数据透视表完成需要的分析计算才是正道！
示例文件：1.2.2.4合并单元格.xlsx。1.2.3 一格多属性
Excel本身就是一个小型的数据库。从数据库存储数据的要求来看，Excel单元格中的数据，应做到一格一属性，而手工做表的习惯是不考虑这些的。
1. 数值与单位并存
在手工做表的时代，后续计算都是使用计算器的，无所谓一格多属性。在用了Excel以后，需要更新一下制表习惯。如图1.21所示的表格，数量和单位在一个单元格中，典型的一格多属性。图1.21 单元格中数量和单位并存
1）问题分析
如要计算B列数量的合计数，简单使用SUM函数还不行，因为有单位的数值实际上是文本，SUM函数参数中引用的文本是不参与运算的，返回结果为0。
要正确计算，可以使用如下的函数组合公式：=SUMPRODUCT(--LEFT(B2:B4,LEN(B2:B4)-1))
这个公式不是完全通用的，仅适用于单位是一个中文字符的数据，如单位不止一个中文字符，需使用以下公式：=SUMPRODUCT(--LEFT(B2:B4,LEN(B2:B4)*2-LENB(B2:B4)))
这个公式仍然不能完全通用，适用于数字在前单位在后，且单位全部是中文字符的数据。
2）解决方案
一个很简单的求和，因数据源的问题变得越来越复杂，而且最终使用的公式还不能完全通用，仅是一个场合用法。要彻底解决此类问题，需要规范数据源，如图1.22所示的表格，一格一属性，求和变得很简单。图1.22 一格一属性的表格
示例文件：1.2.3.1数值与单位并存.xlsx。
2. 隐含的一格多属性
图1.21中的一格多属性比较明显，容易理解也便于预防。在实际工作中，还有一种隐含的一格多属性，如图1.23所示的表格，对于B列数量，插入批注，注明其中两种已“低于安全库存量”。图1.23 数据源中使用批注
1）问题分析
使用Excel中的批注本身没错，相对于仅会手工做表已属进步。但给单元格增加批注，实质上给单元格中的数据增加了一种属性。以B2单元格为例，除原有的数量属性外，还增加了一个属性“安全库存情况”。
如果有后续的按“安全库存情况”统计数量的要求，并没有简单的方法能批量完成这项操作。
2）解决方案
再增加一个字段“安全库存情况”，把原先放在批注中的内容放到该字段下，这样B列仅需考虑其数量属性，回到了一格一属性的状态。
如需统计“低于安全库存量”的产品数量，此时仅需使用一个简单的SUMIF条件求和函数即可，如图1.24所示。图1.24 增加字段后便于统计计算
此类问题不仅表现在数据源中使用批注上，大量使用单元格背景颜色、字体颜色也是如此。解决方案同样是将其隐含的属性量化出来，回归到一格一属性的状态。
示例文件：1.2.3.2隐含的一格多属性.xlsx。
1.2.4 所得即所见的录入方式
在纸上画表，自然是需要什么就画什么，包括显示的内容和格式。但在Excel中还这么做，绝对是Out了。这样做，有时候会破坏单元格中的数据属性，有时候会降低工作效率。
1. 滥用空格
和合并单元格一样，空格也很受表哥表姐们喜欢。在单元格中输入空格可以达成一些特殊的效果，但不管空格在数据的当中还是两头，和没有空格的数据是完全不一样的。
1）字符前面的空格
在字符前面录入若干空格，可以起到分层级显示的效果，如图1.25所示的示例中，在二级费用科目前面手工录入了若干个空格，以区别于一级费用科目“管理费用”的级次。
要想让表格美观，方法有多种，手工插入空格的方法绝对不可取。以简单的查找为例，查找“人员成本”，如查找时勾选了“单元格匹配”，结果将是查不到，如图1.26所示。
如使用VLOOKUP函数查找，结果也是查找不到，因为查找内容是“人员成本”，而表格中A3单元格的“人员成本”前面还有若干个空格。图1.25 字符前面手工插入若干空格图1.26 数据源中有空格时查找不到
有高人支招，既然知道A列二级明细科目前面有若干个空格，那在查询时在要查找内容前面加上这些空格不就解决了！？以“人员成本”为例，经检查，前面有8个空格，则凡是涉及A列二级费用的查询，都在前面加上8个空格。
这种方法并不完美，首先就犯了一个错误，觉得A列的二级费用科目对齐的方式一致，前面存在的空格是一样多的。
实际上不然，在Excel中，眼见并不为实，更不要做想当然的猜测。A列的二级费用科目前面到底有多少个空格，可以用函数公式来测试一下，结果如图1.27所示。图1.27 计算A列中的空格数目
函数公式测算的结果不会错，A4单元中的“差旅费”项目前面只有4个空格，不过这里的空格和A3、A5、A6单元格中的不一样，空格还有全角半角、中文英文状态之分。
手工插入空格不可取，要达到二级费用科目缩进的效果，可以通过设置单元格格式来解决。操作步骤如下：（1）选中需要设置单元格格式的A3：A6单元格区域。（2）按“Ctrl+1”组合键调出“设置单元格格式”对话框。（3）选择“对齐”选项卡，在“水平对齐”下拉框中选择“靠左（缩进）”，“缩进”微调框中将缩进值调整为2。（4）单击“确定”按钮完成操作，如图1.28所示。
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