作者：刘畅
出版社：中国铁道出版社有限公司
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从零开始学采购试读：
前言
PREFACE在市场中，生产性企业的职能部门绝对少不了采购部。采购部的重要工作内容就是为企业购进生产所需的原材料或零配件，同时还兼顾采购企业其他经营所需的物资。也就是说，采购部门对企业的各种“购买”行为进行了整合，其作用是企业不能被忽视的。
然而，要做好采购工作并不容易，不仅是因为企业日常采购业务繁多，还因为采购部门的工作目的也包括为企业降低采购成本。这就要求采购人员具有一定的采购技能，能够有效地帮助企业节省开销和成本。而实际上，整个经济市场中都缺乏这样的采购人才，大多数采购人员就只能在工作时循规蹈矩地完成采购任务，却不能很好地用较少的钱买到质量较好的物料。
因此，要做好企业的采购工作，需要从采购人员的技能培养入手，为企业培养出高素质采购人才，提高采购人员的工作效率，同时为企业降低采购成本，更顺利地完成公司的发展壮大的任务。所以本书是在这样的企业采购工作现状和人才需求情况下决定编写的。本书包括10章内容，具体章节的内容如下所示。◎第一部分：1～2章
该部分主要介绍了基本采购流程、主要的采购方式、采购人员职责、采购与财务的关系以及采购工作需要注重的问题等内容，帮助读者了解大致的采购工作内容，熟悉采购业务涉及的简单理论知识和采购人员需要具备的能力与素质。◎第二部分：3～8章
该部分主要讲解了采购业务流程中企业与供应商之间的关系、制订采购计划和预算、各种采购方式的具体实施过程、采购合同的签订以及采购货款的结算等内容，帮助读者全方位了解采购业务的具体工作内容和工作流程。◎第三部分：9～10章
这一部分重点讲解了降低采购成本和缩短采购周期的办法，对采购工作的内容进行了更深入地探讨，帮助读者掌握更有用的采购工作技能，顺利从一个采购初学者或底层采购人员晋升到高级采购人员。
本书语言简洁精练、通俗易懂，简化理论知识的叙述，注重方法和技巧的实用性，将采购工作细致化，以清晰明了的步骤图展示采购工作的具体执行过程。本书内容结构性强，以采购流程为依据，安排所有章节的创作顺序。不仅适合采购工作的初学者参考学习，还适合想要在采购工作方面进行深造的相关专业人员学习使用。
最后，希望所有读者都能从本书中获益，帮助您最终成为一名合格的采购经理。由于编者能力有限，对于本书内容不完善的地方希望获得读者的批评指正。编者2018年3月第1章做采购，从这里入门
俗话说“先学后做”。采购一词大多数人都听过，也或多或少有所了解。但如果把采购作为一个职业，一份工作，很多人却知之甚少。因此，要做好采购工作，首先要从专业的角度来了解“采购”，了解采购人员。1.1你真的了解采购吗“术业有专攻”，采购作为一项工作，与其他岗位一样，有自身的专业性，在职责、工作内容和工作方式上都有与其他工作不同的要求。而对于这些，采购人员必须做到心中有数，才能做好采购工作。
除此之外，任何工作都不是独立存在的，需要其他部门和人员不同程度的配合和协作。因此，除了了解采购本身之外，还需要理清采购部门和其他部门的关系，做到心中有数。1.1.1 做采购，先得知道采购是什么
采购是指个人或企业在一定的条件下从供应市场中获取产品或服务，以其作为个人或企业资源，来满足个人或企业生产、经营需求的经营活动。而本文所指的采购，是基于企业需要而设立的相关岗位以及由岗位所产生的各项工作内容。
采购的含义看似简单，但从不同的角度去理解，却有不同的定义。具体来说，目前对采购的定义主要有以下3种不同解释。
◆采购是获取资源的过程
采购的本质就是从资源市场获取各种所需的资源。资源市场一般由拥有不同资源类型的大量供应商组成，以满足不同主体的采购需求。
◆采购是商流和物流过程的统一
企业采购的目的一般有两个：一是直接销售；二是生产加工后再销售。因此，采购其实是将资源市场中的各种资源转移到消费者手中的过程。在这个过程中，各种资源产品通过企业和消费者之间的等价交换，实现商品所有权转移的过程即是商流过程；而通过运输、存储、包装、装卸和流通加工等手段来实现商品空间和时间位置的转移过程就是物流过程。
◆采购是一种经营活动
采购过程会涉及采购成本和采购效益两方面的内容。采购成本是指所采购资源的价格和采购过程中发生的各项费用；采购效益则指企业生产加工产品后的商品销售价格剔除采购成本后的收益。而这两者之间是此消彼长的关系，采购人员和企业要实现采购经济效益最大化，就要做到科学采购，尽可能降低采购成本。
依据不同的划分标准，采购有不同的表现形式。其常见形式主要如表1-1所示。表1-1 采购的不同形式续表1.1.2 基本的采购流程不能乱
要顺利完成一项采购工作，采购人员必须要了解采购的整个流程，并在此基础上把握好每个环节、每处细节，这样才能做好本职工作。
采购的具体流程设置会因为企业的状况和岗位情况的不同而有所差异，但一般情况下，企业采购的基本流程以图1-1所示的基础。图1-1
下面来看看图中的每一个环节的具体内容。（1）接受采购任务
接受采购任务是采购流程的第一步。采购任务一般由采购部门领导根据企业的采购需求进行分派，或根据部门采购计划进行安排。（2）制订采购计划
采购计划一般是采购人员根据接受的采购任务制订的，是对采购任务的分解和进一步明确。一个完整的采购计划应包括商品名称、规格型号、采购数量、价格和费用、计划到货日期和验收标准等要素。（3）选择供应商
供应商即采购物品的来源，应根据采购任务内容选择合适的供应商。具体来说，采购的目标产品、规格型号及价格都要与供应商相匹配，同时供应商的生产或供给能力也要满足采购需求。（4）谈判并签约
选择好供应商之后，需要就采购价格、结算方式、交货日期、采购数量以及违约事项等要素与供应商进行谈判，在双方就所有合同要素都达成一致之后，签订正式的采购合同。（5）发出订单
与供应商完成签约之后，采购人员就可以针对采购事项向供应商发出正式订单，供应商根据订单准备货物或进行生产。订单的内容必须详细具体，应包括采购产品名称、规格型号、颜色、大小、数量、质量、产品说明、采购价格、交货期限、付款方式和交货地址等要素。（6）运输及过程控制
运输一般由供应商负责，并在备齐采购货物之后，交货日期之前进行。在这个过程中，采购人员的主要职责是对运输过程进行控制，保证采购货物准时、及时交付。（7）货物验收
货物验收是采购的关键环节，直接关系着采购质量。供应商将货物送达之后，采购人员需要配合仓管人员依据一定的质量检验标准，对货物的品质、数量、规格型号等各个要素进行审查，审核结果与采购任务要求一致方可进行验收，否则应退回给供应商，直至合格为止。（8）付款结算
货物验收完成之后，采购人员需将采购过程中产生的各类票据和订单提供给企业财务部门，以便其按约定向供应商完成采购货款的结算。
从企业内部来看，采购业务流程可能又会有所不同，以下为某企业内部的具体采购业务流程，如图1-2所示。图1-2
依据以上流程，该企业还对流程的每个环节实施了具体的控制手段，具体内容如表1-2所示。表1-2 采购流程控制1.1.3 明确你的原则，不做无用功
有原则才有标准，才能准确完成采购任务。采购是一项经济活动，这也要求采购人员必须遵循一定的原则和标准，才能保证采购的经济性和效益最大化。
5R原则是采购人员必须遵循的基本原则，其目的是使采购效益最大化。它的具体含义就是在适当的时候，以适当的价格从适当的供应商手里买回所需数量的物品。
5R原则的5R 是指适时（Right time）、适质 （Right quality）、适量（Right quantity）、适价（Right price）和适地（Right place），其中每一项内容对采购人员的要求各不相同。（1）适时（Right time）
适时主要是指采购人员要保证交货准时。供应商、企业和客户之间是否能形成良性的关系循环，很大程度上取决于交货时间是否及时。若供应商能按约定时间交货、企业能按计划如期完成生产、客户能如期获得产品，这就能形成良性循环。
若供应商不能及时交货，企业将不能按期完成生产，无法按时出货，最终会引起客户的强烈不满，影响企业和客户之间的关系，同时企业也不会再选择给其带来损失的供应商。因此，如果做不到适时，最终影响的是企业、供应商和客户三方之间的关系。所以，采购人员要明确这一点，并采取各种手段不断促使供应商及时交货，做到适时。（2）适质（Right quality）
质量是产品的灵魂，也是企业赖以生存和盈利的基石，一个连产品质量都无法保证的企业，最终也无法在竞争激烈的市场中立足。若采购物品质量达不到标准，会徒增采购人员的工作量，降低采购效率，影响企业生产的最终产品的质量。具体来说，采购质量不过关会对企业造成以下不利后果。
◆导致生产线返工，降低产品质量及生产效率。
◆导致生产计划推迟，不能按期向客户交货，降低客户对企业的信任，影响企业信誉。
◆因产品质量问题引起客户退货，给企业带来巨大损失，甚至因此失去大量客户。
◆导致企业内部花费大量的时间与精力去处理退换货等问题，会增加大量的管理费用，同时还会因重检而产生额外的检验费用。
要做到适质，除了要知晓采购质量不过关会带来的一系列不利影响外，还要建立适当的品质标准，以准确判断产品适质与否。如图1-3所示为品质标准的3个方面。（3）适量（Right quantity）
适量就是要确定合适的采购数量，不能过多，更不能过少。采购数量过多，会增加采购款项，减少企业流动资金，产生大量库存，增加企业的沉没成本，使企业处于被动地位；采购数量过少，将无法满足生产和销售的需求，直接影响企业效益。因此，采购人员在确定采购数量时要严格以实际需要为标准，确保所采购的产品数量刚好满足所需，或适当有所盈余。（4）适价（Right price）
适价即合适的价格。采购价格直接影响企业成本，能在预期采购成本的基础上为企业节约一部分采购资金，便是采购人员能力的体现。为此，采购人员需要做到以下几点，以确定合适的价格。
多供应商报价。 报价不应局限于某一家或两三家供应商，而应该同时让数家满足采购要求的供应商进行报价，以了解报价整体水平。除此之外，还应增加新供应商的报价，这样可以使采购人员了解到市场当前最新的报价，以获取最优价格。
比价。 应建立在多供应商报价的基础上，从中选择价格最优的几家进行沟通协商。比价时需要注意将不同供应商的不同报价形式转化为相同的，这样才能以同一个标准进行优劣判断。
先议价，后定价。 对比价后确定出的几家供应商逐一进行议价，争取最大的价格空间，并最终确定两三家价格较优的供应商进行定价。（5）适地（Right place）
适地即合适的距离。由于采购人员需要对采购过程进行控制，因此应尽量选择距离较近的供应商，便于实地查看备货进度，控制采购质量和交货时间，同时还能降低运输成本。1.1.4 采购方式不止一种
采购方式是采购的具体实施形式，方式不止一种，不同企业、不同的采购目的和内容决定了不同的采购方式。采购方式一般由采购人员确定，采购部门负责人及企业负责人审批。具体来说，采购的方式及其适用的条件如表1-3所示。表1-3 不同采购方式及其适用条件1.1.5 正确认识并处理与其他部门的关系
采购作为企业内部的一个部门和工作岗位，不能独立存在，一项采购任务的完成，需要多个部门的配合和协调。因此，采购人员必须正确认识和其他部门的关系，并协调好各方关系。
下面具体讲解采购部门与其他几个重要部门的关系，以及采购人员应该怎样来维护和协调。
◆采购与生产部门的关系
生产部门是采购最重要的内部客户。一方面，采购以生产部门提交的采购需求为基础，制作并交付采购订单，按照采购流程完成采购，以满足生产部门的生产需求。另一方面，采购的质量决定生产的质量，采购的交付日期决定生产能否如期进行。因此双方相互制约和影响，必须协同合作，对生产和采购计划中的变动进行及时沟通，适时调整，才能对双方都有利。
◆采购与品质部门的关系
品质部门是企业负责商品质量把控的部门。在采购工作中，采购人员应与品质部门实现事前的充分沟通，了解品质标准，以保证采购产品的合格性。同时，品质部门负责产品检验以及将检验结果告知采购人员。此外，由于采购人员直接与供应商接触，因此能帮助品质部门建立一套针对供应商的品质评价标准。
◆采购与财务部门的关系
财务部门是采购人员完成采购任务必须接触的部门之一。财务部门负责采购款项的支付结算，采购人员需要充分了解付款申请的条件，向财务部门提供完整资料，以完成付款。同时，财务部门的账务负担能力又会影响采购工作的开展。1.2采购人员知多少
采购作为一个工作岗位，有明确的岗位要求和晋升机制，也有其自身的岗位特点。采购人员只有充分了解这些内容，才能真正做到对采购工作负责，对自己负责。1.2.1 身为采购人员的专业优势在哪里
任何工作都要求岗位人员具备一定的专业能力，采购也一样。要做好采购工作，采购人员就必须满足采购岗位对其专业能力的要求，这也是采购人员相对其他岗位人员的自身优势。
由于采购工作还需要协调内外部各方的关系，因此，这要求采购人员要有较强的综合能力。具体来说采购人员需具备以下知识和能力。
◆业务基础知识
采购人员必须具备的业务知识主要包括商品知识（包括商品品质、用途、成本和功能等方面）、购销谈判知识和合同知识等。只有对所需的采购产品有充分认识，才能保证采购质量和有效性；丰富的购销谈判知识可以帮助采购人员向供应商争取尽可能低的采购价格；掌握一定的合同知识，才能对合同条款的公平性和有效性作出有效审核，才能维护自身和企业的合法利益。总之，只有掌握了基础的业务知识，才可能履行好采购岗位的基本职责。
◆分析能力
具有较强分析能力的采购人员可以将一个看似不具体的采购任务细化成可实施的采购工作，同时还能结合市场状况、市场中消费者的需求以及供货商的销售心理等要素，分析采购任务的可行性和效益，使采购产品与市场状况和需求相符。此外，采购人员还应具有对采购产品的成本进行准确分析的能力。
◆沟通协作能力
采购任务的完成离不开内外部的协作。在企业内部，采购人员需要和生产部门、品质部门及财务部门等进行沟通；在企业外部，采购人员需要和不同的供应商进行沟通协作，以保证采购事项的顺利进行，所以采购人员还需具备一定的沟通协作能力。
◆表达能力
表达能力是影响沟通效果的直接和关键因素。不管是内部沟通，还是外部沟通，在表达过程中都要准确，否则，可能因表达错误或存在异议影响整个采购工作的进行。特别是与供应商沟通时，若采购人员对产品规格、数量、要求和交货期限等表达不清，就会直接影响整个交易。1.2.2 你知道不同采购岗位的任职资格和岗位职责吗
采购部门有不同的岗位，采购人员要在采购行业中长期发展，就要知道企业内部的岗位设置和晋升机制，据此做好自己的职业规划。通常来说，采购部门的人员设置包括采购专员到采购总监在内的所有岗位，而采购人员的职位晋升，一般会经历采购专员→采购主管→采购经理→采购总监助理→采购总监的过程。不同的企业，对于具体岗位的命名可能会有所不同。
下面就来了解一下，不同采购岗位的任职资格和岗位职责是怎样的，便于采购人员明确要想获得晋升需要满足什么样的条件，并为此承担什么样的责任，如表1-4所示。表1-4 不同采购岗位的一般任职资格及岗位职责续表
采购人员需要注意的是，表1-4中的任职资格和岗位职责只能作为一个参考，因为每个企业在实际运营中因企业性质和业务方向等因素的影响，对采购人员的要求或多或少会有所差异。但只要采购人员根据企业和部门的具体要求，从专业、经验和能力等各个方面去不断学习和积累，就一定能胜任岗位职责，并如愿得到晋升。1.2.3 像销售一样做采购
对于大多数行业来说，客户都是其赖以生存的基础，采购也一样，采购不是最终目的，采购后生产制造并销售获得盈利才是企业的最终目的。“像销售一样做采购”，就是要求采购人员保持以客户为中心的心态，维护客户利益，从而更好地维护企业和自身利益。
世界性连锁企业沃尔玛就始终秉承“以客户为中心”的理念。它的创始人山姆·沃尔顿有这样一句经典名言：“我们都是在为顾客服务，也许你会想到你是在为你的上司或经理工作，但事实上他也和你一样，在我们的组织之外有个大老板，那就是顾客，顾客至上。”
大多数人的最终工作对象都是顾客，采购人员也是一样，不过企业性质和业务类型不同，岗位不同，客户对象也会有所区别。对于采购人员来说，其客户对象有多个，就企业内部来说，采购产品的需求部门是其客户；就企业外部来说，所有产品的销售对象都是其间接客户。除此之外，还可将供应商看作是一类外部客户。
因此，采购人员要做到“以客户为中心”，就要充分考虑内外部所有客户的需求，以内部需求部门的实际需要为中心，可以使采购的产品或原材料真正满足其生产或销售需要；以产品销售对象的需求为中心，就会充分考虑采购的质量和时效，从而真正为客户提供保质、保量、保时的产品；考虑到供需双方的长期合作，就会充分协调双方的关系，以使双方互惠互利。
相反，若做不到“以客户为中心”，特别是不顾及产品销售对象的利益，那么不仅对采购人员的工作不利，还会给企业带来不可挽回的损失。
可以毫不夸张地说，企业的生死存亡、繁荣落魄全都依赖于客户。没有客户的信赖，企业将难以在市场上生存，更别说员工个人在工作中得到发展。
因此，无论何时，采购人员都要谨记“以客户为中心”的工作理念，尽可能地维护客户利益，这也是维护自身利益和企业利益的前提。这不仅是对企业和客户负责，更是对自己负责，是自己职业素养的体现。1.2.4 采购人员的绩效考核
没有考核就没有判断依据。绩效考核是部门领导和企业衡量员工工作业绩的手段，同时，绩效考核结果往往与各部门员工的绩效收入直接挂钩，采购人员的工作能力和工作质量的考核以及工资高低也都与绩效考核相关，直接影响其切身利益。
不同企业，对采购人员的要求侧重点不同，其考核指标也会有所差异，表1-5所示为某企业采购部门的绩效考核表。表1-5 某企业采购部月度绩效考核表续表
针对以上考核指标，企业内部的考核流程如图1-4所示。图1-4第2章懂财务和质量管理是做好采购的前提
采购并非是一项简单的工作，采购人员也并不是只要懂得采购流程和方法就可以在岗位上如鱼得水。就采购本身的工作内容来说，懂得把控产品质量是采购人员的必修课程和必备能力。而就采购的整个流程来说，采购人员还需要懂得报价、成本控制和利润核算，这就会要求其掌握一些财务知识。2.1采购人员必懂的财务知识
与财务有关的内容在日常生活和工作中随处可见，小到平时生活中买卖商品的资金收付，大到企业经营过程中的成本核算和控制，都属于财务范畴，只是简单和复杂的区别。
而在采购人员的工作中，也或多或少会涉及相关的财务知识，若对其没有了解，就不能及时准确地处理与财务有关的工作事项，从而影响采购人员的工作，甚至导致部门和企业负责人对采购人员的能力产生怀疑。2.1.1 价格并没有那么简单
采购人员的工作会涉及采购价格的谈判，但很多人都不知道采购价格的具体内容，而仅仅将其当作一个纯粹的数字看待，尤其是初入门的采购人员，更是对其知之甚少。
从其含义上来看，采购价格是企业或采购人员在进行具体采购事项时，与供应商之间通过询价、议价或谈判等方式确定的所需采购的物品和接受服务的价格。采购价格受多方面因素影响，具体来说主要有以下几类。
◆供应商成本的高低，一般与采购价格成正比关系。
◆规格与品质，一般与采购价格成正比关系。
◆采购物品的供需关系，若其他因素不变，则供过于求，采购价格低，供不应求，采购价格高。
◆生产季节与采购时机，在生产季节进行采购，则价格相对较低，反之价格较高。
◆采购数量，采购数量越多，越容易争取折扣和优惠，价格越低。
◆交货条件，交货条件限制越多，价格越高，反之越低。
◆付款条件，付款条件越宽松，价格越低，反之越高。
采购价格并非只有一个，不同交易条件可能对应不同的采购价格种类，采购人员必须准确判断。常见的采购价格类型如表2-1所示。表2-1 采购价格类型续表2.1.2 有买卖，就有成本
很多采购新人会直接将采购成本和采购价格画上等号，认为采购成本就是指采购价格。但实际上，采购价格只是采购成本的一项构成要素，是成本的主要部分，但不是全部。大多数人对于采购成本都存在一些认识误区，集中表现在以下3个方面。
◆ 误区一： 采购成本就是采购价格，越低越好。
◆ 误区二： 进行成本管理就是谈判和压价。
◆ 误区三： 供应商的成本我们永远不清楚，我们只能货比三家。
要走出采购成本认识误区，就要知道成本的具体构成要素。通常来说，采购成本由采购价格、相关税费、运杂费（包括运输费、保险费、包装费和装卸费）及其他应计入采购成本的费用构成。
其中，相关税费通常指采购过程中发生的增值税，而供应商的企业类型不同，采购过程中产生的增值税额也会不同，因此采购人员需要懂得怎样通过选择合适的供应商类型来合理减少税费，降低采购成本。下面来看一个案例。
某服装生产企业为增值税一般纳税人，适用增值税税率17％，预计每年可实现含税销售收入500万元，同时需要外购棉布150吨。现有A、B两个供应商，其中A为生产棉布的一般纳税人，能够开具增值税专用发票，适用税率16％，B为生产棉布的小规模纳税人，适用税率3％，能够委托主管税务局代开增值税征收率为3％的专用发票，A、B两个供应商提供的棉布质量相同，但是含税价格却不同，分别为1.5万元/吨、2万元/吨。此时，采购人员就可根据两者的区别，选择增值税纳税额较低的供应商。
从A、B两个企业采购棉布所需缴纳的增值税计算如下。
①从A供应商处采购所需缴纳增值税额为：
应纳增值税额=500/（1+16％）×16％-150×1.5/（1+16％）×16％≈37.93（万元）
②从B供应商处采购所需缴纳增值税额为：
应纳增值税额=500/（1+16％）×16％-150×2/（1+3％）×3％≈60.23（万元）
从案例可以看出，面对不同的供应商类型，其产生的应纳增值税额差异较大。因此，当供应商提供的产品质量一致时，采购人员应优先选择企业性质为小规模纳税人的供应商，以降低增值税额。
除此之外，在实际的采购过程中，采购人员还会遇到同时采购多种产品或材料的情况，此时就会涉及费用和成本分摊的问题。该种情况下，采购人员也需要知道怎样计算采购的成本。下面也通过一个实例来讲解。
某采购员采购一批材料，其中A材料700千克，价格30000元，进项税额5100元；B材料300千克，价格8000元，进项税额1360元。两种材料共产生运输费用3000元，问：若按两种材料的重量来分配运输费用，则两种材料的成本分别为多少？
两种材料共同承担运输费，按各自重量分配运输费用，其采购成本计算过程如下。
①计算运输费用分配率：
分配率=运输费用总额÷各种材料的总重量=3000÷（700+300）=3
②分别计算A材料和B材料应该负担的运输费用：
某材料应承担的运输费用=该种材料的重量×分配率，则：
A材料运输费用=700×3=2100（元）
B材料运输费用=300×3=900（元）
③分别计算A材料和B材料的采购成本：
材料采购成本=买价+税费+运输费用，则：
A材料采购成本=30000+5100+2100=37200（元）
B材料采购成本=8000+1360+900=10260（元）
除了可以按重量分摊共同产生的费用之外，还可按价格进行分摊，其分配率的计算公式为：分配率=共同产生的费用总额÷各种材料的总价格，由此得出的某一类材料应分摊的费用计算公式为：某材料应承担的共同费用=该种材料的价格×分配率。此外，采购过程中除了可能产生共同的运输费用之外，还可能出现共同的运杂费、包装费和装卸费等，其计算方式与共同运输费用的计算相似。2.1.3 学会利用采购的利润杠杆效应
所谓利润杠杆，是指企业通过以小博大的方式，以较少的成本支出，来获取较大的利润提升。将利润杠杆放在采购工作中，就是采购人员通过节省采购成本，为企业获取较大利润提升空间的过程。具体来说，采购的利润杠杆效应主要体现在以下3个方面。
◆节约实际成本，直接显著提高营业利润。
◆通过合理的管理和物流，实现企业更高、更快的资本周转。
◆通过实现产品的标准化、降低质量成本和缩短产品交货时间等间接方式来提升公司的竞争力。
利润杠杆效应是衡量采购工作绩效最直接的一种手段，好的采购人员能为企业创造利润，获得潜在的市场资源。质量过关且具有价格优势的产品必然有着非常广阔的市场前景，因此很多企业都将采购作为重要的利润源之一。因此，作为采购人员，也必须充分认识并利用这一点，向部门或企业负责人展示自己的能力，为自己赢取更大的发展空间。
为了帮助采购人员更好地理解利润杠杆具体通过怎样的方式发挥作用，下面通过一个例子来说明。
某公司销售额为2000万元，利润率为15％，采购成本占销售额的60％，那么其采购成本降低1％会有什么影响呢？利润是不是也增长了1％呢？其利润杠杆效应是怎样发挥作用的呢？
采购成本=2000×60％=1200（万元）
利润=2000×15％=300（万元）
采购成本降低1％后，采购成本节约额、利润增长额以及利润杠杆率的计算分别如下：
采购成本节省额为：1200×1％=12（万元）
利润增长额为：12/300=4％
利润杠杆倍数为：4％÷1％=4
这意味着，采购成本每降低1％，利润就会增长4％。
而在高成本、低利润的行业，这个杠杆效应的作用将会更明显，杠杆倍数会更大。
所以，采购工作在企业中是极其重要的，采购人员的能力会很大程度地影响公司的营业利润，要让采购部门成为企业赚钱的部门而不是花钱的部门。要做到这一点，就需要采购人员明确自身的职责，不断增强自身能力，尽可能地为企业节省成本，创造利润，熟练利用采购的利润杠杆效应。2.2业在于精，质量是产品的灵魂
产品的核心价值在于质量，没有质量的产品，就如同徒有其表的人，看似华丽美好，却没有实质的内容，经不起推敲。因此，采购质量的把控对于采购人员来说极为重要。但是，做好质量把控也不是件容易的事，需要采购人员具备丰富的产品知识，熟悉质量把控的不同方式，并能熟练处理这个过程中可能出现的问题。2.2.1 有标准地进行采购
要把控采购产品质量就要从源头做起，即制定采购标准，严格依照标准实施采购。采购标准一般由采购部门负责人协同生产和采购需求部门进行拟定并报企业负责人审批，采购人员执行。而采购对象则不同，以及采购的产品或原材料的用途不同，采购的标准也会不同。
采购标准的制定必须符合采购产品的特性和企业生产销售的需要，同时标准本身还要可衡量和判断。此外，采购标准还要从多个维度进行考虑，比如视觉、触觉或味觉等。
采购部门是采购标准的直接责任人，应在企业内部其他部门或员工提出采购需求之后，明确采购对象的品质规格，做出正确的技术指标、设计和图样，保证采购标准的准确，做到向合适的供应商采购。通常来说，合格的产品质量一般应具备以下特点。
◆ 合格性： 采购的产品或原材料符合相应的规格要求或技术特征。
◆ 适用性： 采购的产品或原材料能满足企业生产或销售的基本功能需求，具备所需的用途。
◆ 符合设计要求： 所要生产的产品目标品质能够通过采购的产品或原材料得出。
◆ 品质稳定性： 同类产品或原材料的不同批次之间的质量差异很小或没有。
◆ 安全性： 采购的产品或原材料本身是安全的，不会因其存在不安全因素而给企业带来潜在风险。
◆ 经济性： 将其加工不会耗费过多的资源，使用周期不能过短。
采购标准的建立一定要以定量指标为主，定性指标为辅。若定性标准过多，会导致采购结果的主观性太强，缺乏判断标准的客观性。下面展示某餐饮企业对于不同食材的采购标准，如表2-2所示。表2-2 某餐饮企业不同食材的采购标准
以上列举的是该企业部分食材的采购标准，不难看出，每一种食材的采购标准都极为具体，容易参照执行。因此为了保证采购标准的可行性，就要做到标准细化和具体化，这样采购人员才能按章实施。2.2.2 质量控制是采购人员的必备素质
制定采购标准仅仅只是从源头上控制了产品质量，但如果采购人员不严格实施，那么标准就会形同虚设，采购的质量也同样得不到保证。因此，除了制定采购标准外，还需要采取一些其他措施进行质量控制。
采购人员是采购质量控制的直接和关键环节，其自身的素质和专业程度的高低会直接影响质量控制的效果。因此，采购人员首先要从自身出发，增强自己的质量控制意识并提高判断采购质量的能力，具体来说，需要做到以下几点。
◆提高工作责任感
责任心是做人的基本素质，也是从事一项工作的基本要求，采购人员拥有高度责任感，就会不自觉地自我约束，工作的每一个环节都会以企业和客户的利益为先。
在采购质量控制方面，有工作责任感的采购人员会自发地去遵循质量标准，调动自身所有的能力去做好采购质量的把控，也就不会发生采购质量不过关的情况。因此，作为一个合格专业的采购人员，必须有高度的责任感，并在这份责任感下按原则做好岗位工作。
◆学习有关产品的法律法规知识
采购人员的工作内容时刻与产品和合同相关，因此，必须学习产品质量法和合同法等相关法律法规知识。只有这样，才能全面了解产品质量在法律上有哪些具体的要求，又有哪些不可触碰的红线，才能将质量控制的法律要求和企业标准结合得更加有效、紧密，从而更好地实施采购工作。
此外，通过学习合同法的知识，可以将对于采购产品质量的要求写进合同，要求供应商提供合乎标准的产品，用合同的形式对供应商进行约束，保证产品质量。
◆掌握企业相关的基础技术
采购工作并不是独立的，采购需求是基于企业内部的生产或销售需求而产生的。因此，掌握企业相关的基础技术，有助于采购人员更好地开展工作。
例如，采购人员所在企业为电子整机行业，那么就要知道电子整机的基本性能、电子元器件的种类和等级以及企业常用技术材料、电线和电缆的规格、所需性能等。也就是说，采购人员不能只知采购，还需要知道采购对象的基本情况。
◆掌握稳定和关键的供应商渠道
供应商是满足企业采购需求的主要对象。稳定关键的供应商，不仅能保证所需采购产品或原材料短缺能适时得到解决，还能让采购质量更容易得到保障。
因为稳定和关键的供应商是与企业长期合作的，两者之间已经建立了一套有效的工作流程和质量保证机制，采购人员向其采购也就不必过多担心质量问题。因此，掌握企业内部稳定和关键的供应商渠道，其实是为采购人员控制产品或原材料质量打开了方便之门。
除了要具备质量控制的素质和能力之外，采购人员还需要从供应商的角度出发，掌握一些质量控制方法，以帮助自己做好采购质量控制工作。具体来说可以采取以下方法。
第一，与供应商共同制订联合质量控制计划。 在进行采购时，除了采购产品和原材料本身之外，有些不能进行独立生产或无法掌握纯熟的生产技术和工艺的小型企业或新兴企业，很多时候还会连同供应商的生产技术、产品设计和制造工艺等一起采购，以保证产品生产的最终效果。在此情况下，要把控好产品质量，就必须充分考虑供应商的因素，结合其意见，合作制订质量控制计划。
第二，常驻供应商。 供应商是采购质量管理的源头，因此要做好质量控制，就必须了解供应商的产品质量状况。为此，采购人员可以在时间允许的前提下常驻于供应商处，通过了解供应商的质量管理机构设置、质量体系文件的编制、质量体系的建立与实施以及产品设计、生产、包装和检验等情况，除此之外，还可通过出厂前的最终检验和试验监督，核实供应商出具的质量证明材料等方式，从供应商内部进行采购质量把关。
第三，定期或不定期检查。 采购人员可以协同企业的生产或技术人员对供应商进行定期或不定期的检查，以充分了解供应商的变化情况。检查的重点可以放在原材料和外购件的质量状况，各工序半成品的质量状况，产成品的检验、试验及包装情况等方面上，尤其需要注意重要工序或关键工序的检查。通过检查，可以及时发现供应商的薄弱环节，适时控制，以保证采购质量。
第四，及时了解供应商生产状况变化。 供应商的情况并非一成不变的，在市场环境下，供应商通常会根据市场情况和内外部环境的变化而发生改变。对于供应商的一些重大变化，如产品设计或结构上的重大变化、制造工艺上的重大变化、检验和试验设备及规程方面的重大变化，采购人员应具体分析其对采购质量的影响，并针对不同情况采取有利于采购工作和企业的措施。2.2.3 检验质量可以用这些方式
制定质量标准和进行质量控制都是从事前进行采购质量的把控，除此之外，当采购的产品或原材料出库完毕，运送到企业后，采购人员还需要协助企业质检人员进行检验，因此必须掌握质量检验的方法。
质量检验按照类型划分，可分为进货检验、工序检验和完工检验。三者的区别具体如表2-3所示。表2-3 不同的质量检验类型
对于采购人员来说，主要涉及的是进货检验和工序检验。其中，进货检验主要包含两种形式：首件（批）样品检验和成批进货检验。
◆首件（批）样品检验
首件（批）样品检验是通过建立具体的产品质量衡量标准，对供应商提供的产品或原材料的质量进行审核。该检验方式下的产品必须有一定代表性，是能代表一类产品或原材料的，只有这样，才能将对首件（批）样品的检验作为以后同类产品检验的依据。这种检验方式一般适用于首次交货、设计或产品结构有重大变化以及工艺方法有重大变化等情况。
◆成批进货检验
将需要检验的产品或原材料按照一定的标准进行分类，并划分每一类的重要程度，如按 A、B、C 类的方式进行分类和重要性排序。不同类别的产品检验的程度和重点也不一样，如A类为必检项，且必须对其每一要素进行全面严格的检查；C类为一般项，可抽样检查或免检。这种检验方式可以保证检验质量，同时也能减少工作量。
采购人员应根据采购产品或原材料的实际需要选择合适的进货检验方法。除此之外，进货检验需要遵循以下流程。如图2-1所示。图2-1
工序检验与进货检验不同，它是对某一工序或所有生产工序的检验，当企业采购的是供应商自行生产的产品时，往往会用到该种检验方式。其检验内容如下所示。
①首先应对采购产品的生产工艺统一明确的质量标准，并明确生产所需的技术要求、检验项目、项目指标、方法、频次及仪器等内容。同时将以上要求置于生产过程中，并对此设置不同的检验点，确定检验流程。
②按制定的检验要求和流程对供应商提供的半成品和成品进行检验，同时做好检验记录，对于检验不合格的，应予退回，检验合格的，应做上相应标记。
③对检验不合格的产品进行跟踪处理，督促供应商进行质量改善，直至产品符合采购标准。
④待检品、合格品、返修品和废品应该分类标记并分别存放。
⑤产品采用特殊工序生产的，应做好质量检验记录、分析报告和控制图表，并及时整理归档。
⑥采购产品在后续使用或销售过程中发生工序质量问题的，应及时向供应商反馈，做好处理。
采购人员若在协助质检人员进行工序检验的过程中发现供应商存在生产工序质量问题需要改善的，应及时告知供应商，并帮助其进行改进，以保障后续采购质量。工序质量的改进流程可以按照如图2-2所示的步骤进行。图2-22.2.4 质量保证协议，给产品质量加把锁
除了采用具体的检验方法来对质量进行控制外，采购人员还可以通过与供应商签订质量保证协议，利用法律手段来保证采购质量，维护企业和自身利益。
质量保证协议一般不单独存在，而是作为采购合同的附件及补充。其一般由7个主要部分构成，每个部分及其具体内容如下所示。（1）产品标准
该部分是采购方对于产品的质量标准要求的整体说明，主要是约定供应商应按照什么样的标准进行采购产品的生产。其内容通常为：“乙方应严格按照前期甲方测试确认可以接受的样品性能以及《技术协议》，进行产品的生产和向甲方批量供货。”（2）检验方法
主要包括样品封样、检验依据和检验数量等内容，每部分的内容又可进行具体约定，如下所示为某质量保证协议中关于检验方法的内容。
①样品封样。在第一批供货之前，乙方提供两个产品，由甲方研发部、质量检验部和乙方共同签字确认后，作为此产品的封样样品，以后的来料检验将以封样样品为检验的标准之一。
②检验依据。以《技术协议》规定的所有内容和要求、封样样品、甲方的交验标准、相关国家标准及甲乙双方承认的测试报告为依据。
③检验数量。按照国家标准GB2828.1—2003《逐批检查计数抽样程序及抽样表（适用于连续批的检查）》中的抽样方案进行抽样。其中，甲方在来料检验中执行一次抽样方案，检查水平为××，重缺陷AQL值为××，轻缺陷AQL值为××。（3）技术支持
主要是指供应商对采购方提供产品检验、维修及服务等方面的支持。如下所示为某质量保证协议中关于技术支持的内容。
①乙方在第一批供货前5个工作日向甲方提供出厂检验标准。
②甲乙双方开始合作后，乙方的技术工程师应对甲方的相关人员进行本产品的技术、检验、维护和服务等知识的培训。培训需求由甲方提出，经双方协商后实施。（4）信息沟通
信息沟通是指采购方和供应商双方之间对于采购事项的事前、事中和事后的信息交流，如下所示为某质量保证协议中关于信息沟通的内容。
①甲方在来料检验中，发现不合格产品，需对乙方开具《供应商质量问题通报》，乙方需在两日内对《供应商质量问题通报》中质量问题的形成原因、纠正预防措施及措施实施时间等内容，以书面形式进行回复。对于甲方退货批次，乙方还需向甲方提供退货批次的处理方式和相关质量记录。
②乙方每月需对甲方来料检验、生产过程和客户返还的需要索赔的产品进行分析，并在每月30日前向甲方提供分析报告。
③甲乙双方定期召开品质沟通会议，会议时间由双方协商确定。（5）违约事项
违约事项是协议的通用条款，在质量保证协议中的违约事项条款，主要是对采购前后过程中，关于采购质量的违约情形，以及违约后如何处理的约定，是质量保证协议最重要的内容。如下所示为某质量保证协议中关于违约事项条款的内容。
①乙方对本协议第4条所列条款执行不利，且在甲方提出改进要求后乙方仍无改进迹象，甲方有权取消乙方的合格供方资格。
②乙方应保证到货的型号规格与《采购合同》和《技术规格书》一致，并完全按照《技术规格书》中的标准供货。对由于到料与《技术规格书》中的标准不一致的，甲方有权要求乙方退货、换货，并按采购合同的约定承担相应的赔偿责任。
③乙方应承担交货物至甲方运输过程中出现的来料损坏、丢失或外包装破损等损失。
④甲方在来料检验时对来料批次判定为不合格批次时，应及时通知乙方，乙方应当在一个工作日内派人进行确认。
⑤当来料出现质量问题，甲方需要挑选使用时，乙方应承担由此产生的一系列费用。相应费用规定如下：检验人员费用、用电及检测费用、工装损耗费用、运输、场地及其他费用。
⑥来料检验过程中出现的不合格批次，甲方需要降级接收时，甲方将根据问题的严重程度，酌情降低乙方产品本批次的采购价格。
⑦因乙方产品质量问题，导致用户多次投诉，影响甲方产品声誉的，甲方可要求乙方承担相应的责任并按每次质量事故的严重程度支付500～5000元的违约金。
⑧由乙方产品质量问题导致的甲方产品售后的质量事故，经甲乙双方调查确认后，乙方应承担甲方的全部实际损失。
⑨在来料检验中及用户使用中，由于乙方产品技术、质量等原因造成人身伤害或财产损失时，事故责任由乙方全部承担。
⑩甲方为提高产品质量，会不定期对甲方的产品按照国家相关标准进行抽检（如CCC认证条件检测），如发现由乙方产品未达到标准引起甲方产品的任何不合格，甲方将有权对乙方采取相应的惩罚措施。（6）争议的解决
争议解决是指在履行协议过程中，若双方发生争议应采取的解决方式，其内容通常为：“双方在履行本协议过程中如发生争议，应友好协商解决。若协商未成，任何一方均可向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。”（7）其他
该部分一般是质量保证协议的最后一部分条款内容，是对前面几项内容未涉及事项的补充，其内容一般有如下两条。
①甲乙双方如有对本协议的补充和说明，双方应另行协商。
②本协议为《采购合同》的附件之一，自甲乙双方法定代表人或授权代表签字并加盖法人公章之日起生效，有效期至双方协商签订新协议或停止合作时止。本协议一式两份，具有同等的法律效力，甲乙双方各持一份。
质量保证协议的重点在于对违约事项的约定。对于每一种可能出现的违约责任，都应要求供应商写在协议中，以保证发生质量问题时可以与协议进行逐条核对，按协议规定进行处理，明确双方责任。2.2.5 需要退换货应该怎么处理
采购检验会有两个结果：合格和不合格。对于检验合格的产品或原材料，企业仓管人员直接验收入库即可，而对于检验不合格的，就要进行退货或换货处理。因此，采购人员必须知道具体操作流程。
退货和换货的流程大致相同，最大的区别在于退货之后可能不需要供应商再发货，而向其他供应商进行采购，而换货则需要供应商再次提供检验合格的产品或原材料。退货的流程一般如图2-3所示。图2-3
在退换货的过程当中，除了采购人员需要根据其职责内容完成与退换货有关的工作之外，其他责任人员也应履行好自己的职责。退换货过程中涉及的人员及责任如下所示。
◆ 采购人员： 对于质检部门或人员确定的不合格或不能使用的产品或原材料，向供应商出具不合格通知书，开具退货单将产品退回给供应商并监督其进行整改。
◆ 品质部： 对供应商进行质量改善或重新发货的产品按相关标准和要求再次进行质量检验，并得出真实准确的检验结果。
◆ 采购部经理： 对于供应商改进后且品质部检验合格的产品，及时通知供应商合格的情况并安排重新发货。第3章搞定供应商，采购就成功了一半
从事采购工作，需要和不同的对象进行接触，比如公司内部采购需求部门、生产部门以及外部供应商等。其中，外部供应商是采购人员的货物来源，也是决定采购工作能否及时和有效完成的重要环节之一。因此，采购人员要做好采购工作，就必须学会处理好与供应商的关系，以满足公司的采购需求。3.1选对供应商能免去很多后顾之忧
市场上的供应商数量庞大，而每家企业合作的供应商通常也不只一家。因此，在面对一项采购工作时，采购人员首先需要根据具体的采购内容从市场或企业已达成合作关系的供应商中来选择合适的供应商。3.1.1 供应商=资源or对手
有人说供应商就是采购企业的竞争对手，双方是对立的关系，因为采购企业往往希望以最低的价格买到最优质的产品或资源，而这无疑与供应商的经营产生冲突，因此双方存在着竞争博弈。
随着经济的发展，供应市场发生了巨大变化，这使得供应商与采购企业之间的关系也随之改变。供应商和采购企业之间的关系已经不能简单地用对手来概括。
所以，对供应商身份的判定不应一概而论，而应根据不同的供应商类型，采取合作或竞争的交易态度，下面来看一个关于家乐福和雀巢之间的VMI合作的案例。
VMI是企业和供应商之间的一种合作性策略，它以供应商和企业双方都获得最少成本为目的，在一个共同协议下，通过供应商对库存进行管理并不断监督协议执行情况和修正协议内容来使库存管理得到持续性改善，从而为双方节约成本，提高效率。双方之间合作模式的形成主要有以下几个步骤。
①家乐福用DEI方式（电子数据交换），通过互联网将结余库存和出货资料等信息传送到雀巢公司。
②雀巢公司对收到的资料进行处理，计算出可行的供货量，并产生建议订单。
③雀巢公司以DEI方式将产生的建议订单传送给家乐福公司。
④家乐福公司对订单进行确认，并根据实际需要进行相应修改，修改无误后传回至雀巢公司。
⑤雀巢公司收取订单，并根据订单内容进行拣货和出货。
在这种合作方式下，家乐福的到货率提高了15％，库存天数降低了40％，订单修改率降低了60％。从中可以看出，在库存管理方面，若企业能将供应商当作合作伙伴，充分利用双方资源，可以极大提高企业效率。3.1.2 供应商开发应遵循的流程
每一个采购新人都会面临一个难题：如何在市场中开发新的供应商？这是每位采购人员的工作重点之一，也是其核心能力的主要表现之一。面对这一问题时，采购人员想要少走弯路，就要了解供应商开发的大致流程，这样才能知道开发供应商到底应该如何入手。
供应商的开发工作需逐一按照流程进行，以保证开发的有效性。其具体开发流程如图3-1所示。图3-1
当供应商情况发生重大变化时，也需要按照以上流程对其进行重新评定，并根据评定结果决定是否保留其合格供应商资格。重新评定供应商的情况有以下几种。
◆供应商的所有权发生变化。
◆供应商组织结构发生重大变化。
◆质检部反映原材料出现严重质量问题，并提出取消供应商供货资格。
◆供应商产品价格发生重大变化。
◆相关负责人觉得有重新评定的需要时。3.1.3 多层次、多渠道地寻找供应商
供应商的开发过程就是寻找供应商的过程。寻找供应商的渠道和方法越多，越能积累更多的供应商资源，也就越能满足企业不同的采购需求，采购人员做起工作来也就更如鱼得水。
寻找供应商应该将传统方法和互联网思维有效地结合，这样才能拓宽渠道。所以，供应商的开发渠道主要可分为两类，一类是传统渠道，另一类是互联网渠道，其中，传统采购渠道的种类如表3-1所示。表3-1 传统采购渠道续表
除了传统的采购渠道之外，随着互联网的发展，采购也变得网络化，互联网中产生了很多采购和批发平台，采购人员可充分利用这些平台开发新供应商。这里以阿里巴巴批发网为例介绍利用互联网采购平台寻找供应商的方法。
首先进入阿里巴巴批发网（https://www.1688.com/），在打开的页面中单击“货源”下拉按钮，选择“供应商”选项，如图3-2所示。图3-2
然后，在搜索文本框中输入需要采购的原材料或产品名称，这里输入“钢铁”，然后单击“搜索”按钮，如图3-3所示。图3-3
在打开的页面中可以查看到搜索结果，如图3-4所示。图3-4
从图3-3和图3-4可以看出，采购人员可按照需求寻找供应商，在搜索结果中可按照地区、经营模式、年营业额和采购距离等要素进行排序，从中选择最适合的供应商。3.1.4 多个供应商，怎样选择
面临多个供应商时，怎样从这些初步筛选出的供应商中选择最合适的供应商，是所有采购人员不得不做的一道选择题。选择并非盲目的，采用科学的方法，才能保证选择结果的有效性。
一般来说，供应商的筛选需要经过3个步骤：填写《供应商基本信息表》→供应商自我评估→建立供应商评估模型。下面依次来对这些步骤进行介绍。（1）填写《供应商基本信息表》
当采购人员开发的供应商较多时，无法直接从众多的供应商中选择最合适的那一个，此时就需要逐步筛选，而筛选的第一环节就是填写信息表。通过信息表的填写，采购人员可大致了解各供应商的具体情况，从中排除不合格的供应商，保留合格的。《供应商基本信息表》样式如表3-2所示。表3-2 供应商基本信息表
采购人员可以在供应商填写该表后逐一对表中的内容进行审核，对企业营业执照注册号、注册资本、营业执照有效期和企业名称等进行重点审查，经审核并确认有误的，应当认为该供应商的注册信息存
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