为什么精英都是Excel控(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者：【日】熊野整,刘格安译

出版社：湖南文艺出版社

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为什么精英都是Excel控试读：

一般而言，很少人确切知道投资银行都在做些什么工作，或许是因为其中大部分的工作都必须在极度保密的情况下进行，举凡大规模的企业并购咨询、大型企划案的资金调度，动辄牵涉庞大的交易金额，都是一般人日常生活中难以想象的规模。（与此同时，外商金融业薪水诱人、淘汰率高等待遇方面的事实，却意外地广为人知。）

此外，还有一件大家不知道的事，就是在所有投资银行能够带给客户的价值当中，包含着一项由神人级的Excel技巧所建构而成的数字力。

似乎有很多人认为，在经手大型企业并购案的时候，只要利用专业的系统，就可以自动计算并购价格、分析企业价值或预估长期收益。不管面对多复杂的计算或分析，只要把数字输入到计算机里，就能瞬间得出结果。但这根本就是天大的误解。

实际情况是，有时即使计算的金额达到千亿，看得人头昏眼花，负责的人也必须逐一填满Excel的单元格，一张接一张地完成工作表。当然，全部都是手动输入。

只要有一个地方出错，就有可能造成数十亿的偏差。如此沉重的压力之下，仍必须精准地完成Excel计算，这就是投资银行的实情，也是投资银行提供给客户的价值。

我在大学毕业后，进入投资银行摩根士丹利证券工作。初入公司不久，便接受了多位Excel专家的指点。他们让我彻底奠定了Excel的基础，日复一日地计算再计算。如今回想起来，我在投资银行工作的5年期间，自始至终都在用Excel计算收益。

之后，我取得商学院学位，转职到网络公司工作。在与各行各业人士接触的过程中，我再度体会到投资银行出身的人，拥有的Excel技巧是多么出色。因为我发现，其他行业的同事在Excel上出错的情况简直是家常便饭。我在商业现场的第一线，屡屡见证这些Excel带来的灾难，我了解到几个事实：

因为每个人都按照自己的方式制作Excel表格，所以很难一目了然。

因为不知道检查的方法，所以无法减少误算。

因为计算过于复杂，所以容易造成旁人的混淆。

因为不知道Excel的快捷键，而耗费大把作业时间。

想用Excel制作收益计划，却不知道从何着手。

以上这些问题，只要学会投资银行的Excel技巧，全都可以迎刃而解。为了让更多人了解其中的诀窍，我从2013年10月起，以小型工作坊的形式开办讲座。第一次开课的时候，我只提前一周在Facebook（美国社交网络服务网站）上公告讯息，没想到15个名额在20分钟内就报名额满了。我这才惊讶地发现，原来有这么多人对Excel感到困扰啊！

我所开办的讲座“投资银行家教你如何运用Excel学习商业模拟”，第一年就有累积超过3000人报名参加。我利用平日晚上和周末整天，和一群积极又优秀的商务人士一起学习Excel，共同度过了一段非常充实的时光。讲座地点以东京为主，也在大阪、名古屋、福冈、仙台、札幌等地开办，甚至还曾远赴新加坡举行。

随着讲座逐渐步上正轨，开始有参加者向他们公司的人事部门反映：“我们一定要在公司内部推广这套方法！”于是讲座的触角便延伸到企业训练。从顾问公司、大型综合商社到大型广告代理商乃至大型通信企业，各大知名企业的委托蜂拥而至，我发现，越是优秀的商务人士，越渴望学习如何善用Excel。

所以，为了让更多人认识投资银行的Excel工作技巧，我决定投入自己并不擅长的执笔工作，把讲座的内容编撰成册，而这本书就是最后的心血结晶。本书不仅浓缩了讲座的精华，还整理出曾经参与讲座的商业精英们特别推荐的内容（这就是为何书名会取作《为什么精英都是Excel控》）。

在我看来，Excel会引发公司内部问题或招致人们心理上的排斥，原因不外乎公司内部未贯彻Excel的基本原则。如果团队里的每个成员都按照自己的方式使用Excel，那么即使操作经验再丰富，也无法提升团队整体的作业效率或减少误算的情况。如此一来，自然无法消除大家内心对Excel的排斥感。

这一点是我在讲座中最为强调的部分，也在本书中用了一定的篇幅说明。

本书并不是Excel技术指南。在这本书里，别说是巨集了，连函数也没有出现过。当然，更没有复杂的财务会计计算。

取而代之的是，我投注了更多的心力想让各位知道“建立Excel的基本原则”和“团队全员都要贯彻基本原则”这两点的重要性。

应该有不少人认为自己不擅长处理数字吧？不过，只要加强Excel能力，自然就能提升数字力。数字力提升以后，即可运用有根据的数字来分析风险，甚至能够预测未来趋势。我相信，提升团队全员的Excel技巧，不仅能让Excel作业变得迅速而正确，还能为你的事业带来莫大的利益。

另外，本书的内容适用于Windows系统，苹果电脑系统的Excel操作方式跟Windows略有不同，还请读者留意。熊野整前言通过Excel，锻炼数字力

当你向上司提出一项新的服务企划案时，上司问你：“这可以赚多少钱？”你能够给出一个明确的答案吗？

身为商务人士，数字力当然是很重要的能力，可惜现实总是不尽如人意，很多人出于对数学的反感，在面对上司这样的提问时，只会说：“这个嘛……我希望最好能达到这样的销售额……”像这样搪塞过去，企划案当然也没能通过……这样的人应该不在少数吧。

此外，即使单就“数字力”来说，也有几种不同的类型，例如：（看见数字的瞬间）“比去年增长了42.5%呢！”属于心算类型的数字力；“全日本有多少根电线杆呢？”属于概算类型的数字力；“如何评估这项事业的总资产周转率？”属于财务类型的数字力。

本书谈论的数字力，则是彻底活用Excel，以模拟收益计划的数字力。

举例而言，当我们被问道“这项事业计划，大概可以赚多少钱”的时候，可以回答：“假设取得20%的市场占有率，又售价为1500元的话，全年度的销货收益估计可达10亿元。”

或者：“顺利的话（乐观情况下），全年度收益应该可以达到3000万元；即便在最糟糕的情况下（悲观情况下），至少也可达到500万元。我认为亏钱的概率很低，所以请务必推行这项企划！”

像这样条理分明地解说模拟计算的结果，就是通过Excel培养出来的数字力。

彻底活用Excel，强化数字力之后，一方面能够做出合理的判断，让工作进行得顺畅无碍；另一方面也能够降低草率施策的风险。如果一家公司能够多培养像这样数字力强的商务人士，业绩自然也会蒸蒸日上。

本书就是为那些渴望加强“Excel数字力”的商务人士提供基础技能的。内容共有四章：

第一章　一目了然的Excel

第二章　零失误的Excel

第三章　高效率的Excel

第四章　彻底活用Excel，强化数字力

图0-1 商业必备的Excel技巧

第一章到第三章的主要目标，是希望解决各位平常可能遇到的Excel问题，并消除对Excel的反感。“同事做的Excel很复杂，看起来很有压力。”“我很害怕用Excel算错。”“我的Excel作业速度很慢，老是给团队添麻烦。”

为了解决这些问题，本书整理了所有应该贯彻于企业内部的Excel基本原则。如果能够遵循这些原则，相信一定能够提升团队整体的Excel作业效率，减少误算的情形，同时也减轻团队成员的压力。

至于第四章的内容则稍有不同。第四章的目标是“彻底活用Excel，成为数字力强的商务人士”。

具备数字力的话，Excel就不再只是一项作业工具，而是提升商业决策力的武器。在新商品的企划提案时，如果能够运用Excel预测未来的收益，或是进行各种项目的模拟，相信也能大幅提升你的说服力。即使被质疑“这能赚多少钱？”，也能够沉着冷静地展示出模拟的结果，协助上司做出准确的判断，企划通过的可能性就很大了。

从这本书中，你不仅能够提升Excel基础能力，更能提升商务人士必备的数字力，甚至能进一步提升团队或企业的决策力。第1章一目了然的Excel表格做得够漂亮，才值得信赖1.投资银行对“表格易读性”的要求极为严格

我在开办Excel讲座或企业训练课程时，第一小时一定会先仔细讲解格式。因为在使用Excel的时候，格式是最重要的基础。然而，许多商务人士都不太在意Excel的格式，大部分的企业也都没有针对Excel的格式制定基本原则。

容我提出一个问题：“请问你会想看别人做的Excel吗？”

恐怕大部分人都会回答no吧。理由或许有很多种，但其中最主要的理由应该还是“因为很难懂”吧。有太多无法一目了然的Excel，这就是大家会对Excel产生排斥感的原因。

如果一个团队只做得出复杂难懂的Excel，那么误算的情况将永远无法减少，作业效率也始终不见改善。以结果来说，自然无法提升数字方面的思考能力。

商务精英对Excel表格的呈现方式也就是格式的要求，相当严格。为什么要如此坚持呢？

因为制作格式整齐的Excel有两个好处：（1）减少Excel带来的压力和误算；（2）获得客户和团队成员的信赖。

接下来，就针对这两点详细说明吧。｜1｜减少Excel带来的压力和误算

你可能会觉得不解，Excel的格式和压力究竟有什么关系？请假想自己现在正在阅读一份别人制作的表格，拿到一份别人制作的表格时，在检查内容之前，你是不是会先研究“表格的哪个部分，做了什么样的计算”呢？换句话说，就是先试图掌握表格的架构。这样一来，就很容易感受到压力。我想很多商务人士会抱怨说：“我对Excel很头痛。”原因之一，恐怕就是这种压力吧。

要解决这种压力，必须要求团队里的每一位成员，都学会“制作任何人都看得懂的Excel”。

如果团队里的每一位成员都学会制作一目了然的Excel，那么大家就再也不必为了表格的架构而伤脑筋，可以立即进入讨论内容或分析结果的阶段。外商投资银行虽然跟海外分公司共享资料，但不管哪一个国家的分公司，在制作Excel时都采用相同的格式，因此很容易就能理解表格的内容。此外，由于投资银行的工作繁重而且极为严格，中途离职的人也不在少数，因此经常需要有人接手前者的工作。在这种时候，如果Excel做得一目了然，交接工作也会比较顺利。｜2｜获得客户和团队成员的信赖

资料的样式也会影响客户的观感。在投资银行，我们经常需要提供资料给客户参考。举例来说，当企业客户有意收购一家公司时，投资银行会以顾问的角色提供收购策略。除此之外，我们也得推销业务，设法让客户知道我们在企业并购顾问的领域表现有多优秀。无论在何种情况下，都必须制作出能获得客户信赖的资料。

说起业务资料，一般最常见的就是将普通用纸黑白打印，再用订书机装订，但投资银行制作的资料却不是这样。投资银行会准备高级用纸并进行彩色打印，再用专用的文件夹装订成册。每一册的制作成本高达数千日元。因为资料的外观如果不够亮眼，即使内容再好，也无法给客户一个好印象。为了给人留下多一分的好印象，不仅资料的内容要充足，连外观也不能有一丁点马虎，这就是投资银行的文化。因此才会严格要求Excel的格式一定要让任何人看了都会心想：“好整齐！”或“简单明了！”专栏　资料的样式会左右客户的观感

我在摩根士丹利证券的时候，曾经有客户告诉我：“摩根士丹利的资料真的做得很精美，只是纸的尺寸有一点……”

当时，摩根士丹利东京分公司使用的纸张尺寸和纽约分公司一样，都是“Letter”尺寸。这种尺寸在美国是很普遍的尺寸，但在日本却很少见。

客户继续说道：“拿那种日本不使用的尺寸来制作资料，很难让人觉得你们重视日本企业。”

这番话让我心里想：“什么？何必那么在意纸的尺寸呢！”但一问才知道，另一家投资银行界的龙头，会特地把日本的提案资料改成A4纸。犹记得我当时佩服地想：“不愧是投资银行界的龙头啊，连对格式的要求都是业界第一！”（话说回来，对格式要求如此严格的摩根士丹利，那时为什么不在意纸张的尺寸呢？）

这件事让我深刻地感受到，虽然用纸尺寸和提案内容毫无关联，看起来好像只是一件微不足道的小事，但客户的观感确实会受到这些细微的格式或外观因素的影响。2.一目了然的资料，必须从贯彻“原则”开始

为了让公司内部的沟通更顺畅或是给客户留下良好的印象，懂得如何制作一目了然的表格是一件很重要的事，但所谓“一目了然的表格”，具体来说，究竟是什么样的表格呢？

请想象一下这样的情境吧，某位上司实在看不懂员工做的Excel表格，于是命令A员工和B员工说：“把表格做得清晰明了一点！”A员工听了心想：“好，那我就用颜色来区别吧！”于是便把表格改得五颜六色。B员工则决定：“不需要用颜色，只要把表格改得简单一点就好了。”于是把表格全部加上框线。

接着，当双方看到对方的表格时，A心想：“什么嘛！这表格也太简化了吧！”B心想：“这么花哨的表格，看得我眼花缭乱。”结果双方都完全偏离了上司的指示。类似的情况经常发生在Excel的制作上。

光是“一目了然”这四个字，解读的方式也因人而异。有些人认为“一目了然”的东西，在另外一些人眼里可能相当“复杂难懂”。为了避免每一个人都用自己的方式诠释“一目了然”，投资银行采取的解决办法就是制定一套标准的格式原则。

格式不需要展现个性。在投资银行，无论是简报的投影片或是Excel的表格，都有详细的格式规定，所有员工都必须遵守。

摩根士丹利对格式的规定相当严格，我在入职前两年给上司提供的资料，从来不曾一次就通过，直到第三年才比较熟习规定，第四年才开始指导新员工。可见我们花了多少时间在熟悉格式的规定上。因为投资银行非常坚持一项原则，就是“贯彻标准格式，是减少误算、提高内容的易理解性，以及获取客户信赖的基础”。

然而，大部分的企业都未针对表格的格式制定原则。明明对简报的投影片或商标的使用都有严格规定，为什么Excel表格的制作，却放任大家各自发挥呢？Excel的格式才是真正应该讲究的部分。

Excel的计算本来就比较复杂难懂，需要花时间理解这些内容。此时，如果每个人都用各自不同的形式呈现表格，在理解时就必须耗费更多精力。如果是Word或PowerPoint的话，只要能理解数据上呈现出来的内容就OK了。但换成Excel的时候，因为还需要理解计算过程，所以必须确认的数据量会变得相当庞大。表格中的计算式都必须一个一个仔细检查，不仅不容易理解表格本身，也不知道每一个单元格分别在计算什么，如此一来，表格的用户会产生一股极大的压力。长久下来，可能导致越来越少的人愿意仔细检查Excel的计算式，从而增大误算的情况对企业造成的负面影响。

制定一套简单易懂的格式原则，不仅能帮助我们制作出条理清晰、格式整齐的Excel表格，还能提高全公司上下的效率和工作质量。

相信任何一个忙碌的商务人士，都会想要提高Excel的作业效率。说到提高效率，或许有人会联想到快捷键的运用，但在那之前，贯彻格式原则才是我们的第一要务。图1-1“简单易懂的表格”若无原则，就会变成难以理解的表格图1-2 制定一套标准的格式原则，可以提升工作效率和质量

在公司内部制定一套标准的格式原则，可以获得三大效果。

一是能够在短时间内完成表格。因为重复采用相同的格式制作表格，所以熟悉了以后自然能够提升速度。

二是在标准格式的原则之下，公司内部所有人做的表格都可以快速理解。企业能够凭借这两点做到工作效率的提高。

三是能够提升Excel计算或分析的质量。当我们事先制定好格式原则，就不必在制作表格时，一项一项思考该采用什么格式才好。如此一来，便能够把时间运用在格式以外更本质性的事情上，例如数据的分析方法等。最后，公司内部所有使用到Excel的工作都能提高质量，连带创造出更多的利益。专栏　“令人目瞪口呆的”投资银行年夜饭

关于投资银行对格式究竟有多讲究，我想在此介绍一个例子。

这已经是好久以前的事了。在某一年的摩根士丹利投资银行部年夜活动上，公司举办了一个问答比赛。有趣的是，问答比赛的题目竟然是要我们在会场屏幕的投影片中，找出格式错误的地方。

当时刚入社会的我心想：“这些人到底在干吗啊？”但如今回想起来，这可是一件不简单的事。正因为公司全体员工都知道格式有标准原则，所以这道题目才得以成立。而且大家对正确的格式有一套共同的认知，所以才能够把找出错误当作一种娱乐。这一点真的让人强烈感觉到投资银行对格式的坚持啊。3.正确格式的原则

在上一节，我们已经论述了制定格式原则以及全公司共同遵守原则的重要性，但在付诸实际行动之前，我们还必须先认识何谓正确的格式。

本书所谓一目了然的格式，正如图1-3所示。

这套格式是我参考投资银行业界经常使用的格式，再稍做个人修正后完成的版本，并非特定投资银行的格式。另外，本章最后还有更详细的说明。不过各位如果认为“有另一种格式更适合我们公司”的话，当然也可以改成您方便使用的格式。

重要的是在修改之后，如果决定变更格式原则的话，请别忘记在公司内部贯彻新的原则。图1-3 采用正确格式的表格简单易懂，计算过程也较清楚明确

光靠这张表格或许还不是很容易理解，所以我们直接来比较一下不在意格式设定的表格和一目了然的表格究竟不同在哪里吧。请看图1-4。

各位有没有觉得下面的表格比较美观，内容也比较清楚呢？接下来，就让我来一一为各位说明这张表格究竟是如何完成的，在哪方面用了什么样的技巧，才会让它看起来如此美观。图1-4 杂乱无章的Excel和简单易懂的Excel｜1｜行高设定为“18”

如图1-5所示，Excel的预设行高一般为“13.5”。用这样的行高制作表格，会让行与行之间没有空隙，看起来很拥挤。因此，正确的格式应该是把行高设定为“18”。只要把行高从“13.5”改到“18”，就能让文字的上下多出一点空间，此举不仅能让文字更容易阅读，也能使表格呈现出简练的风格。图1-5 增加行的高度，可使表格看起来更美观图1-6 行高的调整方式｜2｜英文字体为Arial，日文字体为MS PGothic

如图1-7所示，在正确格式下所使用的字体，英文字体为Arial，日文字体为MS PGothic。虽然Excel的标准字体是MS PGothic，但这种字体有一个缺点，就是半角的英文数字体较圆润。因此在英文字体的部分，最好改成数字字体较瘦长的Arial。

另外，很多人对字体有自己的坚持，像Times New Roman就是很常被使用的英文字体。虽然Times New Roman确实是一种有型又好看的字体，但数字的线的粗细并不一致，所以在阅读舒适度上不如Arial，如图1-8所示。在Excel表格中，字体容不容易阅读比好不好看更重要，因此建议采用Arial字体。图1-7 英文字用Arial的字体看起来比较舒服图1-8 有型，不一定容易阅读

至于中文的字体，则采用默认值的MS PGothic。MS PGothic和Arial一样，文字的线粗细一致，因此比较容易阅读。

如图1-9所示，字体的大小可以维持原先的默认值“11”。需要注意的是，表格当中不应该使用不同大小的字体。因为一旦混用不同大小的字体，整张表格的协调性会很难维持。若字体的大小一致，对阅读者也不会造成压力。如果有想要强调的部分，可以用颜色特别标示出来，而不是刻意把字体放大。图1-9 字号也要统一图1-10 字体的调整方式｜3｜数字用千分撇区隔

如图1-11所示，数字要用千分撇标出位数。因为如果没有千分撇的话，就必须一个一个计算位数，但如果有千分撇的话，就可以一目了然了。所以为了让数字更容易理解，请记得一定要加上千分撇。图1-11 数字必须加上千分撇

既然提到千分撇了，也顺便讨论一下货币单位的表现方式吧。当金额较大的时候，我们通常会以“千元”为单位，省略百位数以下的3个0。因为如果以“元”为单位，在位数太多的情况下，阅读者则不容易读取数字。如图1-12所示，当我们加上货币单位时，会以三个位值为基准，也就是以“千元”“百万元”或“十亿元”为单位。这也是为了配合Excel的千分位符号。虽然中文中也会使用“万元”或“亿元”等单位，但Excel并不使用这些位。图1-12 单位必须配合千分撇图1-13 千分撇的标示方式｜4｜项目下的细项要缩排

在Excel的表格中，如果想让对方一眼就看懂数据的含义或计算方式，建议最好把项目下的细项向右缩排。请参考图1-14。在上面的表格当中，所有项目都靠左对齐。如此一来，我们就无法知道销货收入或费用是怎么计算出来的。此时，如果能像下面的表格一样，把细项向右缩一排，那么就能很清楚地知道，销货收入是由“销货数量×单价”计算出来的结果。

在投资银行，项目向右缩排的规定执行得十分彻底。因为投资银行使用的Excel表格，内容往往多达数十行，整体看下来非常长。在看这些表格的时候，如果不能立即了解表格的架构，便无法正确理解大量的计算数据。所以，把项目下的细项向右缩排，才能让即使是初次接触表格的人，也能轻易地掌握整体的架构。

如图1-15所示，细项缩排的方式有几个步骤，包括选取要缩排的那一栏、设定栏宽、输入细项的文字，或者是移动已经输入的文字等。要缩排的栏（空白的栏）栏宽请设定为“1”。

把细项向右缩排，不仅能使表格的架构看起来更清楚，还能够提高Excel的作业速度。图1-14 细项缩排，让计算的架构更清楚图1-15 栏宽的调整方式

使用Excel的时候，比想象中更费时的，其实是在单元格之间移动所花费的时间。在移动单元格时，一种方法是连续按箭头键以移动到目的位置，另一种方法则是使用鼠标的滚轮，但无论是前者还是后者，这两种方式都相当费时。但就像图1-16所示，只要细项缩排，就能够用[Ctrl]+箭头键的方式，在单元格间快速移动。图1-16 利用[Ctrl]+箭头键，快速移动！｜5｜单位要自成一栏

如图1-17所示，若把“元”“个”“%”等单位放在项目名称后面，由于各单位的位置前后不一，我们很难一眼就找到单位在哪里。为了让单位的位置更加明确，此处应该增加一栏专用的栏位，把单位统一输入到该栏中。图1-17 单位要自成一栏｜6｜设定栏宽的原则

设定栏宽的基本原则，是要让项目里的文字、数字都能完完整整地呈现在表格上。接下来就从最左边开始，逐一说明何谓正确的栏宽格式吧。

请看图1-18。B栏和C栏是给项目底下的细项缩排用的栏位，因此栏宽如前文所述设定为“1”。D栏应配合项目的文字调整栏宽，使字数较多的项目也能完整呈现。单位栏的栏宽也一样。图1-18 设定栏宽的原则

接下来看数字的栏位。若“第1年”“第2年”和“第3年”的栏宽不一致，会使整张表格看起来不够整齐，因此必须配合三栏当中位数最多的数字，设定统一的栏宽。在这张图中，F、G和H的栏宽都一样。

最后补充一个较细微的部分，就是在表格的最右侧加上一栏空白栏，会让整张表格看起来更美观。最后一栏的栏宽就请设定为“3”吧。｜7｜表格框线的原则：上下粗，其余细

虽然说表格不能没有框线，但也不是全部画上外框线就可以了。想要做出一目了然的表格，就必须制定出明确的框线原则。

以图1-19的上表为例，如果把表格用Excel默认的实线框成格子状的话，由于区隔整张表格的线条粗细都一样，因此表格中的数字会变得非常难以阅读。此外，表格本身也显得相当死板。

如果想要制作出像下表一样，数字清楚、版面利落的表格，就要运用不同粗细的线条，才能让整张表格看起来一目了然。线条的选择方式见图1-20。原则就是不要使用太粗的线条，也不要使用多余的线条。具体来说，表格的最上端和最下端可以使用粗线，以标示出表格的范围。至于表格中间，只要使用最细的虚线画横线即可。

读到这里，或许有人会疑惑：不需要使用直线吗？原则上来说，表格是不需要直线的。至于不需要直线的理由，请容我在后续章节再向各位说明。图1-19 线条少一点，细一点图1-20 线条的选择方式专栏　投资银行的Excel经过特殊设计

投资银行使用的Excel，比一般的Excel稍微特殊一点。比方说像刚才介绍的框线画法、栏宽的调整等，都只要按一个键就能完成修正。这样的设计，不但能够加快作业速度，格式也不容易乱掉。

此外，公司也为提高Excel的作业效率做了很多努力，例如设计一套公司内部专用的快捷键等。因此，像我这种离开投资银行后还继续使用Excel的人，也会因为必须重新熟悉一般预设的快捷键，或是得逐一动手修改格式而感到心力交瘁。｜8｜文字靠左对齐，数字靠右对齐

文字或数字的位置若参差不齐，会阻碍阅读。至于文字或数字应该靠左还是靠右对齐，则取决于从哪一端开始读起。

如图1-21所示，文字的阅读方向是由左而右。相对于此，数字的阅读方向则是由右到左。因为一般在看数字的时候，习惯从右边开始，个、十、百、千、万……如此计算位数。

文字或数字对齐的位置，必须以阅读的起点为准，文字靠左对齐，数字靠右对齐。图1-21 文字靠左对齐，数字靠右对齐

有的时候，我们会看到像图1-22这种数字居中的表格。就算不是所有数字都居中，也还是会有人把增长率等位数较少的数字居中，对吧？不过，如果不把数字全部靠右对齐，视觉上会很不美观，所以还是别再这么做了。

把数字靠右对齐其实还有一个理由。正如图1-23所示，正确的表格格式是没有直线的。所以如果能把数字全部靠右对齐的话，即使没有直线，也不会造成数字在阅读上的困扰。如此一来，表格也不必添加多余的线条，反而显得简洁易读多了。因此，请务必严守这项原则：删除不必要的线条。

虽说文字靠左对齐、数字靠右对齐是基本原则，但若完全遵循基本原则，表格之中反而会有一部分变得很难看，就是数字栏位上方的项目名称。假如按照基本原则设定的话，项目名称和数字的位置会不一致，也就不容易看出两者之间的关联。图1-22 数字靠右对齐，比较容易辨识位数图1-23 不需要直线的理由

在图1-24的上表中，数字上方的项目名称“第2年”是靠左对齐，下方的数字则是靠右对齐。这样的设定虽未违背基本原则，但反而容易让人感到困惑，不知道“第2年”究竟是“800，000”那一栏的项目名称，还是“1，040，000”那一栏的项目名称。当表格里面存在太多令人困惑的设定时，阅读Excel就很容易成为一种压力。

为了避免这种情况发生，设定格式时，在数字栏的项目名称部分，要把文字配合数字靠右对齐。如图1-24的下表所示，项目名称一律靠右对齐，如此一来，便能很清楚地知道“第2年”是“1，040，000”那一栏的项目名称了。图1-24 项目名称的文字应配合数字，靠右对齐

试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]

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