作者：穆礼渊,禹飞舟,王敏
出版社：人民邮电出版社
格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT
Excel 2013财务会计应用从入门到精通试读：
前言
Excel 2013是微软公司2013年推出的Office 2013办公软件家族中非常重要的一员。Excel一经推出，其强大的表格、图表制作能力以及数据分析能力，便使其风靡全球，被广泛应用于行政管理、财务会计、金融统计等行业领域。熟练使用乃至精通Excel的办公操作成为不少职场人士必须具备的基本能力。
本书共15章。第1章主要介绍Excel 2013的基础知识，包括安装Excel 2013、认识Excel 2013工作界面、工作簿和工作表的基本操作等内容，让用户对Excel 2013有一个整体的了解。第2 章主要介绍单元格的操作，包括单元格的选择、插入、删除、合并、保护等基本操作，以及数据输入和填充的技巧。第3 章主要介绍数据的编辑，包括数据的修改、复制、移动，以及查找和替换等内容。第4章介绍财务表格的美化方法，包括设置单元格内容格式、改变行高与列宽、套用Excel自带的样式格式化表格、设置和管理条件格式等内容。第5 章主要介绍公式在计算财务数据方面的应用，包括公式的组成、公式的使用方法、公式中的常见错误值，以及在公式中单元格的几种引用方式。第6章和第7章主要介绍函数在处理财务数据方面的应用，包括函数的结构与分类、函数的使用方法、常用函数的应用，以及常用的财务函数的使用。第8章主要介绍数据的汇总与查询，包括对数据进行排序、筛选和分类汇总，使用记录单编辑记录，使用数据查询向导创建查询等内容。第9章主要介绍图表的应用，包括利用数据图表分析数据，使用趋势线和误差线预测数据发展趋势。第10 章主要介绍如何使用数据透视表、数据透视图和切片器分析、处理财务数据。第11章和第12章介绍宏与控件的相关知识，以及财务管理的网络应用。第13 章介绍财务表格的打印与输出，包括打印区域设置、页面布局设置等内容。第14章和第15章通过综合实例介绍Excel 2013在出纳管理和总账管理中的应用，包括记账凭证、日记账簿、科目汇总表、资产负债表、利润表和现金流量表的制作。
本书采用由浅入深、循序渐进的方式进行讲解，从基础的Excel 2013安装知识到实际财务运用，以合理的结构和经典的范例对其最基本和实用的功能都进行了详细的介绍，内容全面、讲解充分、图文并茂，并融入了作者的实际操作心得，具有极高的实用价值。概括起来，本书具有以下特点。
1．循序渐进，由浅入深
本书结合财务方面的实例首先介绍了Excel 2013的基本操作、公式与函数、图表与数据分析等知识，然后介绍了Excel 2013在财务管理方面的高级应用，最后通过综合实例对前面的知识进行巩固、拓展。
2．案例丰富，简单易懂
本书从帮助用户快速熟悉和提升Excel 2013实际办公应用技巧的角度出发，尽量结合实际应用给出了详尽的操作步骤与技巧提示，力求将最常见的方法与技巧全面、细致地介绍给读者，使读者能够轻松地掌握。
3．全面升级更超值
本书使用2013最新版本的Excel，并添加内容丰富的实例，随时为读者解惑，使学习更便捷。
4．小实例贯穿全章
在基础知识讲解部分，配合实例操作进行介绍，让读者及时巩固所学的知识。
通过学习本书，读者不仅可以掌握Excel 2013的基本知识和应用技巧，而且可以掌握一些Excel 2013在财务方面的应用，提高日常工作效率。所以本书不仅适合于Excel的初中级学习者、各级财会从业人员，而且适合于对Excel新版本比较感兴趣的读者，同时亦可作为大中专院校、会计电算化培训班的授课教材。
本书由军械工程学院的穆礼渊、禹飞舟老师以及河北省财政厅的王敏老师这三位资深财会专家根据多年财务工作经验共同执笔编著。胡仁喜、杨雪静、刘昌丽、康士廷、甘勤涛、李亚莉、李兵、卢园、闫聪聪、孟培、王培合、王玮等也参与了本书编写的相关工作，在此对相关人员表示衷心感谢！
书中凝聚了作者多年的实践经验，尽管对书稿进行了多次审校，但由于水平所限，在编写本书的过程中难免会存在不足、疏漏甚至错误之处，恳请广大读者批评指正。
第1章 Excel财务会计应用基础
Microsoft Excel是微软办公套装软件的一个重要组成部分，常被称为电子表格软件，它可以进行各种数据处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。
本章将着重介绍Excel 2013的工作界面，以及工作簿和工作表的基本操作，并通过对实例的讲解使读者掌握这些基本操作方法，及初步了解Excel在财务会计方面的便捷应用。
1.1 Excel在会计与财务管理中的应用
Excel 2013集文字、数据、图形、图表以及其他多媒体对象于一体，以电子表格的形式对数据进行计算、分析和管理工作。
1.2 安装Excel 2013
Excel 2013 是Microsoft Office 2013的组件之一，它在继承和改进Excel 2010功能的基础上又加强了面向Internet这一富有时代特色的新特性，这些新增的功能将会进一步拓宽广大计算机用户在电子表格领域里的应用，使人们处理信息更为方便。它具有易于掌握、使用灵活、功能强大等优点，且与其他Windows应用程序高度集成。
1.2.1 电脑配置要求
Windows和Office是微软的两大王牌产品，为了继续产生利润，微软需要其客户不断升级到最新版的Windows和Office。如果尝试使用 Windows XP 或 Windows Vista安装 Office 2013，安装将不起作用。
下面简要介绍一下安装Office 2013所需的电脑配置。
操作系统：Windows 7，Windows 8，Windows Server 2008 R2 或 Windows Server 2012。
处理器：1 GHz或更快的×86或×64 位处理器 (采用 SSE2 指令集)。
内存:1 GB RAM (32 位)，2 GB RAM (64 位)。
硬盘：3.0 GB 可用空间。
显示器：图形硬件加速需要DirectX 10 显卡和1024 ×576 或更高分辨率的监视器。
浏览器：Internet Explorer 8，9，10 或 11，Mozilla Firefox 10．x 或更高版本;Apple Safari 5或 Google Chrome 17．x。
．NET 版本：3.5，4.0 或4.5。
其他要求和注意事项：某些功能因系统配置而异; 某些功能可能需要其他硬件或高级硬件，或者需要连接服务器。
1.2.2 安装Microsoft Office 2013
由于Excel 2013是Office 2013办公软件中的一个组件，因此可以随着Office 2013一起安装。下面简要介绍在 Windows 7 操作系统中安装 Microsoft Office 2013 的操作步骤。
(1) 将Microsoft Office 2013安装光盘放到计算机光驱中，打开光盘，弹出安装启动界面。稍后系统弹出对话框，填写产品密钥。
(2) 正确输入产品密钥后，单击“继续”按钮，弹出如图1-1所示对话框。图1-1 软件许可协议
(3) 勾选“我接受此协议的条款”复选框，然后单击“继续”按钮，进入如图1-2所示的选择安装类型对话框。图1-2 选择安装类型
(4) 单击“升级”按钮，进入升级设置对话框，如图1-3所示。用户可以根据需要选择是否保留计算机上早期版本的Microsoft Office。图1-3 设置升级方式
(5) 单击“安装选项”页签，用户可以根据需要自定义Microsoft Office程序的运行方式。如果不需要安装某些组件，可以单击对应组件左侧的折叠按钮，在弹出的子菜单中选择“不可用”，如图1-4所示。图1-4 选择安装选项
(6) 单击“文件位置”页签，切换到“文件位置”选项卡，如图1-5 所示。单击“浏览”按钮选择Microsoft Office 2013的安装位置。在此保留默认设置。图1-5 选择安装位置
(7) 单击“用户信息”按钮，切换到如图1-6所示的安装界面，键入用户信息。图1-6 填写用户信息
(8) 设置完成后，单击“升级”按钮，即可进入安装状态，并显示安装进度，如图1-7所示。图1-7 安装进度
(9) 安装完成后，出现如图1-8 所示的提示安装完成对话框。单击“关闭”按钮，即可完成Office 2013的安装，并关闭对话框。图1-8 安装完成对话框
1.2.3 卸载Microsoft Office 2013
单击桌面左下角的“开始”按钮，在弹出的菜单中选择“控制面板”，单击“程序”图标，在弹出的“程序和功能”对话框右侧的程序列表中选择“Microsoft Office 2013”，然后单击右键，在弹出的快捷菜单中单击“卸载”命令，如图1-9所示。图1-9 卸载Office 2013
1.3 启动Excel 2013
安装完Excel 2013之后，就可以在操作系统中启动Excel 2013 了。在Windows 7中启动Excel 2013有以下几种方法。
单击桌面左下角的“开始”按钮，在“开始”菜单中选择“所有程序”，在程序列表中单击“Microsoft Office 2013”，然后在展开的子菜单中选择“Excel 2013”命令，如图1-10所示。图1-10 启动Excel2013
在“资源管理器”中找到并双击Execl文件 (扩展名为“．xlsx”) 的图标，即可启动Excel 2013并打开表格文件。
双击桌面上的Excel 2013快捷图标启动Excel 2013。
执行上述操作之后，即可启动Excel 2013。启动完成后的界面如图1-11所示。图1-11 Excel2013 界面
1.4 Excel 2013工作界面
在如图1-11所示的界面中单击“空白工作簿”，即可创建一个空白的Excel工作簿，如图1-12所示。图1-12 Excel2013 工作界面
Excel 2013的操作界面包括Office按钮、快速访问工具栏、标题栏、菜单选项卡、工作区、编辑栏、状态栏、视图方式和“显示比例”按钮及缩放滑块等。
1.4.1 快速访问工具栏
快速访问工具栏在Excel 2013标题栏左侧。在默认情况下包含“保存”、“撤销”、“恢复”等按钮，如图1-13所示。图1-13 快速访问工具栏
用户可以根据需要添加操作按钮。单击快速访问工具栏右侧的“自定义快速访问工具栏”按钮，在弹出的下拉菜单中选择需要的命令，即可将对应的命令按钮添加到快速访问工具栏上。
如果要添加的命令不在下拉菜单中，则选择“其他命令”选项，弹出如图1-14所示的“Excel选项”对话框，在对话框左侧的命令列表中选择需要添加的命令选项，然后单击“添加”按钮，即可将其添加到右侧的工具栏设置框中。图1-14 自定义快速访问工具栏
默认情况下，快速访问工具栏位于标题栏左侧，如果单击“自定义快速访问工具栏”按钮，在弹出的下拉菜单上选择“在功能区下方显示”命令，则快速访问工具栏将在选项卡功能区下方显示。
1.4.2 标题栏
标题栏位于Excel 2013工作界面最顶端，主要用于显示应用程序名以及当前打开的工作簿名称，如图1-15所示的“工作簿1-Excel”。图1-15 标题栏
标题栏上的按钮功能简要介绍如下。：位于Excel 2013工作簿文件的左上角，单击该按钮，则弹出一个下拉菜单，显示与窗口操作相关的命令，相当于标题栏上的大多数命令，如图1-16 所示。再次单击该按钮，下拉菜单消失。图1-16 Office 功能菜单：Microsoft Excel帮助。单击该按钮，可以打开Excel联机帮助。：功能区显示选项。单击该按钮，在打开的下拉菜单中可以设置功能区的显示方式：自动隐藏、显示选项卡、显示选项卡和命令。：最小化Excel窗口到任务栏。：全屏显示Excel窗口。：关闭按钮，退出Excel。
1.4.3 选项卡功能区
Excel 2013 将一些常用的命令用图标表示，并且将功能相近的图标集中到一起，形成直观的选项卡式菜单，它是菜单和工具栏的主要替代控件，如图1-17 所示。利用选项卡功能区进行操作非常便捷，可以节省许多工作时间。图1-17 选项卡功能区
选项卡功能区位于标题栏下方，包含“文件”“开始”“插入”“页面布局”“公式”“数据”“审阅”“视图”“加载项”和“团队”10个菜单选项卡。使用选项卡功能区几乎可以执行Excel的所有命令。
单击标题栏右侧的“功能区显示选项”按钮，弹出如图1-18所示的下拉菜单，用户可以根据使用习惯设置选项卡功能区的显示方式。图1-18 功能区显示选项
此外，单击选项卡功能区右侧的“折叠功能区”按钮，可以在界面上隐藏选项卡功能区。在如图1-18所示的下拉菜单中选择“显示选项卡和命令”，即可显示。
1.4.4 数据编辑栏
数据编辑栏位于选项卡功能区下方，用于显示活动单元格的数据或使用的公式，如图1-19所示。图1-19 数据编辑栏
编辑栏的左侧是名称框，用于定义被激活的单元格或单元格区域的名称，还可以根据名称查找单元格或区域。如果单元格没有定义名称，在名称框中将显示活动单元格的地址名称。如果选中的是单元格区域，则名称框显示相应的行数和列数。
编辑栏右侧是编辑区，用于显示活动单元格的内容或使用的公式。在单元格中键入内容时，键入的内容不仅在单元格中显示，在编辑栏右侧的编辑区中也显示。
有时单元格的宽度不能显示单元格的全部内容，可以在编辑区中编辑内容。把鼠标指针移到编辑区中，在需要编辑的地方单击鼠标作为插入点，即可插入新的内容，或者删除插入点左右的字符。
1.4.5 工作表编辑区
工作表编辑区是用户制作、编辑表格，输入数据，设置格式的主要工作区域，占据了Excel 2013窗口的绝大部分区域，如图1-20所示。图1-20 工作表编辑区
工作区的左侧为行编号，顶部为列编号，绿框为活动单元格或等待输入数据的单元格，底部为工作表标签，用来表示工作表的名称，如Sheet1。底色为白色且文字为绿色的标签为当前活动工作表的标签。
在默认情况下，每个工作簿中只包含1个工作表。实际应用中，一个工作簿通常包括多个工作表，并且每个工作表的名称都显示在标签上，用户还可以根据使用习惯为每个标签指定不同的颜色，以进行识别。
虽然处于活动状态的工作表只能有一个，但是可以通过工作表标签在各个工作表之间进行切换。
工作表是一个二维表格，每一格称为一个单元格，其中可以填写数据，是存储数据的基本单位，每一个单元格的名字由该单元格所处的工作表的行和列决定，例如，A 列第3 行的单元格为A3。
1.4.6 状态栏
状态栏位于应用程序窗口底部，用于显示当前工作区的状态信息，如图1-21所示。图1-21 状态栏
通常情况下，状态栏只显示“就绪”，如图1-21所示，表示工作表正准备接收新的信息。在单元格中输入数据时，状态栏显示为“输入”状态。
状态栏右侧为视图方式、缩放滑块及状态栏右侧为视图方式“显示比例”按钮。视图方式包括三个按钮，即普通、页面布局和分页预览。滑动显示比例缩放滑块可以设置任意显示比例。单击“显示比例”按钮，弹出如图1-22 所示的“显示比例”对话框，可以设置几个固定的特殊显示比例。图1-22 “显示比例”对话框
1.5 工作簿、工作表和单元格的关系
在学习Excel 2013之前，在此有必要先讲一下Excel中的一些概念，这些概念是学习使用Excel的基础。
工作簿：是处理和存储用户资料的文件，能在一个文件中管理多种类型的相关信息。打开Excel应用程序的同时，Excel会相应地生成一个默认名为“工作簿1”的新工作簿。一个工作簿由一个或多个工作表组成。
工作表：Excel中用于存储和管理数据的二维表格称为工作表，其主要用于录入原始资料，存储统计信息、图表等，也被称作电子表格。使用工作表可以显示和分析资料。工作表属于工作簿，存在于工作簿之中，一个工作簿中最多可以包含255张工作表。
工作表标签：工作簿窗口底部的工作表标签用于显示工作表的名称。单击相应的工作表标签，可以在工作表之间进行切换。
单元格：每张工作表都是由多个长方形的“存储单元”所构成的，这些长方形的“存储单元”被称为“单元格”，是组成工作表的基本元素。
单元地址：每个单元格都有其固定的地址，比如“A3”，就代表了“A”列第“3”行的单元格。
活动单元格：活动单元格指正在使用的单元格，其外有一个绿色的方框。
数据类型：在Excel 2013 中可以录入的数据类型有文本、数值、日期、时间、邮政编码、公式。其中，日期有二十余种格式，时间有十余种格式，数值有数十种格式。
每个工作表最多包含65 536行、256列，共65 536 ×256个格，每个格最多容纳32 000 个字符。
1.6 工作簿的基本操作
工作簿是Excel 2013系统进行数据管理、存储的基本文件，掌握工作簿的基本操作是进行各种数据管理操作的基础。本节将对工作簿的创建、保存及有关属性的设置进行详细介绍。
1.6.1 新建工作簿
在Excel 2013中新建工作簿主要有以下两种方式。
1．通过“文件”菜单命令创建
在选项卡功能区单击“文件”选项卡，然后在弹出的界面左侧单击“新建”，弹出如图1-23所示的“新建”任务窗格。图1-23 “新建”任务窗格
Excel 2013为用户提供了一些应用模板，如个人月预算、账单、考勤卡、血压监测、货款分期付款、销售报表和零用金报销单。这些应用模板是已经设置好格式的工作簿，打开这些应用模板便可直接使用模板中设置的各种格式。如果需要创建一个空白工作簿，在如图所示的任务窗格右侧单击“空白工作簿”即可。
如果在“新建”任务窗格中没有看到所需的模板，请确认模板是否已经安装并且位于正确的文件路径。如果需要更多的模板，可以在“新建”任务窗格顶部搜索联机模板。
2．利用快速访问工具栏上的“新建”按钮
单击快速访问工具栏上的“新建”按钮，系统会自动创建一个空白工作簿。
默认情况下，快速访问工具栏上没有“新建”按钮，用户可以单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中勾选“新建”命令。
1.6.2 保存工作簿
完成一个工作簿的数据输入、编辑之后，需要将工作簿进行保存，以保存工作结果。保存工作簿的另一个意义在于可以避免由于断电等意外事故造成的文档丢失。
1．直接保存工作簿
执行以下操作之一，可以直接保存工作簿。
单击“文件”菜单中的“保存”命令。
在快速访问工具栏中单击“保存”按钮。
按下Ctrl + S键。
按下Shift+F12键。
在存盘时，如果工作簿已经保存过，Excel将用新的工作簿内容覆盖掉原有的内容; 如果新建的工作簿还未被命名，那么Excel会弹出如图1-24所示的“另存为”任务窗格，用户单击“浏览”按钮可以打开“另存为”对话框指定工作簿的保存名称和路径。图1-24 “另存为”任务窗格
使用“另存为”对话框，可以将文件另存为不同名称、不同类型、不同选项的文件。
对于重要的工作簿，在保存时可以将原版本保存为备份文件，或者在保存时设置文件打开权限密码和修改权限密码。相关操作请参见本章1.6.5 的介绍。
2．自动保存工作簿
Excel提供了“自动保存”的加载宏，用户可以设置在指定的时间间隔后自动保存工作簿的内容。自动保存的功能加载步骤如下。
(1) 单击“文件”菜单中的“选项”，在弹出的对话框左侧分类列表中单击“保存”，出现如图1-25的对话框。图1-25 “Excel 选项”对话框
(2) 在“将文件保存为此格式”右侧的下拉列表中指定Excel文件自动保存的格式。
(3) 在“保存自动恢复信息时间间隔”的复选框前面打钩，并设置自动保存的时间间隔。
(4) 勾选“如果我没保存就关闭，请保留上次自动保留的版本”复选框。
(5) 在“自动恢复文件位置”右侧的文本框中指定自动恢复文件保存的位置。
1.6.3 打开工作簿
在本地硬盘或网络上打开工作簿的方法有多种，下面简述打开工作簿的常用方法。
(1) 选择“文件”菜单，执行“打开”命令，或单击快速访问工具栏上的“打开”图标按钮，系统会弹出“打开”任务窗格，如图1-26所示。图1-26 “打开”任务窗格
(2) 任务窗格右侧显示了最近使用的工作簿列表，单击对应的工作簿名称，即可打开。
(3) 如果“最近使用的工作簿”列表中没有显示需要打开的文件名称，可以单击任务窗格中的“计算机”，切换到如图1-27所示的任务窗格。图1-27 “打开”任务窗格
Excel 2013的“打开”任务窗格右侧显示了当前文件夹和用户最近访问的文件夹列表，通过这些文件夹，用户可方便地查找在这些文件夹中存放的文件，减少了查找文件的时间。
(4) 在“当前文件夹”或“最近访问的文件夹”列表中单击工作簿所在的文件夹，或直接单击“浏览”按钮，弹出“打开”对话框查找需要打开的文件。定位到需要打开的文件之后，单击“打开”按钮即可。
在这里需要提醒读者注意的是，在“打开”对话框中，单击“打开”按钮右端的下拉箭头，会弹出几种不同的打开文件方式供用户选择，如图1-28所示。图1-28 打开方式
其中，“打开并修复”命令可以帮助用户对损坏的工作簿执行检测，并尝试修复其检测到的任何故障，如果Excel无法修复，还可以选择提取其中的数据，包括公式和值。
如果要一次打开多个工作簿，可在“打开”对话框中单击一个文件名，按住Ctrl键后单击要打开的其他文件。如果这些文件是相邻的，可以按住Shift 键后单击最后一个文件。
1.6.4 关闭工作簿
用户完成对一个工作簿的操作后，应将它关闭，以释放该工作簿所占用的内存空间。
执行以下操作之一可以关闭工作簿。
单击“文件”菜单中的“关闭”选项。
单击标题栏左侧的图标，在弹出的下拉菜单中选择“关闭”选项。
双击标题栏左侧的图标。
单击标题栏右侧的“关闭”按钮。
按下Alt + F4键。
若要同时关闭所有打开的工作簿，可以打开“Excel选项”对话框，在“快速访问工具栏”对话框左上方的“从下列位置选择命令”下拉列表中选择“不在功能区中的命令”，然后在命令列表中选择“全部关闭”命令，添加到快速访问工具栏。单击该命令按钮，Excel将依次关闭所有打开的工作簿，并提示用户保存未存盘的工作簿。
1.6.5 保护工作簿
制作好的Excel电子表格如果包含重要的表格资料或数据，为防止数据泄露或被恶意修改，通常需要进行保护。不同的情况需要不同的保护形式，最简单直接的是设置密码，或将文档设置成只读。如果需要，还可以为Excel表格添加数字签名来实现版权保护。
下面简要介绍在Excel 2013中保护工作簿的操作方法。
(1) 打开需要保护的工作簿，单击Excel 窗口左上角的“文件”选项卡，选择“信息”，打开如图1-29所示的对话框。
(2) 单击“保护工作簿”按钮，弹出保护类型菜单，共有六种保护形式，如图1-30所示。图1-29 “信息”面板图1-30 保护类型
①标记为最终状态
告知读者您的工作簿是最终版本，并将其设为只读。
选中该项后，系统将弹出一个提示框，提示用户此工作簿将被标记为最终版本并保存。单击“确定”按钮，将文档标记为最终状态，并弹出一个信息框，告知用户此文档将禁用键入、编辑命令和校对标记。此时在状态栏上可以看到“标记为最终状态”图标。
但这种保护形式并不能阻止别人修改工作表。单击编辑栏上方提示信息的“仍然编辑”按钮，即可对文档进行修改，此时状态栏上的“标记为最终状态”图标消失。
②用密码进行加密
需要密码才能打开此工作簿。
选中该项后，弹出“加密文档”对话框。在“密码”文本框中键入密码，单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，再次输入密码。单击“确定”按钮，完成操作。
在设置工作表或工作簿保护时，需要输入密码。Excel中的密码最多可以由255个字母、数字、空格和符号组成，且区分大小写。建议用户一定要牢记设置的密码，否则将不能再打开有密码保护的工作簿。
③保护当前工作表
控制对当前工作表所做的更改类型。
选中该项，将弹出“保护工作表”对话框，在这里用户可以对工作表需要保护的部分进行非常详尽的设置。具体操作请参见本章1.7.5的讲解。
④保护工作簿结构
防止对工作簿结构进行不需要的更改，例如添加工作表。
选中该项后，弹出如图1-31所示的“保护结构和窗口”对话框。在“密码”文本框中设置保护密码，然后在弹出的“确认密码”对话框中再次输入密码。图1-31 “保护结构和窗口”对话框
在选项卡功能区单击“审阅”选项卡，在“更改”区域单击“保护工作簿”按钮，也可以打开“保护结构和窗口”对话框。设置密码后，再次单击“保护工作簿”按钮，可以打开“撤销工作簿保护”对话框，输入设置的密码，即可解除保护。
⑤限制访问
授予用户访问权限，同时限制其编辑、复制和打印能力。
这个需要设置权限管理服务器，适用于企业用户。
⑥添加数字签名
通过添加不可见的数字签名以确保工作簿的完整性。
选中该项后，弹出如图1-32所示的“签名”对话框。图1-32 “签名”对话框
这种保护形式主要是基于版本保护方面的考虑，其他人即使修改了Excel表格内容，但数字签名依然是原作者的，以防劳动成果被他人窃取据为己有。
上面简要介绍了Excel 2013保护工作簿的所有措施，读者可以根据需要，选择合适的保护方式。
1.7 工作表的基本操作
工作表通常也被称为电子表格，是工作簿的一部分，使用工作表可以对数据进行组织和分析，每个工作表由若干排列成行和列的单元格组成。本节将详细介绍Excel 2013中工作表的基本操作。
1.7.1 选择工作表
默认情况下，Excel 2013 在新建一个工作簿时自动新建 1 个空白工作表“Sheet1”。实际应用中，1个工作簿通常包含多张工作表，用户可以同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对来自不同工作表的数据进行汇总计算。
工作表的名称标签位于工作簿的底部，如图1-33 所示。其中高亮显示的工作表为当前编辑的工作表。若要在工作表之间切换，可以点击相应的名称标签进入对应的工作表。图1-33 工作表名称标签
选择工作簿中所有工作表的操作方法是：在工作表标签上单击鼠标右键，然后在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。
1.7.2 新建和删除工作表
默认状态下，每个工作簿中只有1张工作表，用户可以根据需要增加更多的电子表格。下面简要介绍新建工作表的三种常用方法。
1．利用“新工作表”命令
单击工作表名称标签右侧的“新工作表”按钮，即可以在当前活动工作表左侧插入一个新的工作表。新工作表的表名根据活动工作簿中工作表的数量自动命名。
2．利用鼠标右键快捷菜单
在工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单上选择“插入”命令，系统将弹出如图1-34所示的“插入”对话框。选中“工作表”图标，然后单击“确定”按钮，即可插入一个新的工作表。图1-34 “插入”对话框
3．配置工具选项
执行“文件”菜单下的“选项”命令，系统弹出“Excel选项”对话框，切换到“常规”选项卡。在“包含的工作表数”右侧的文本框中输入数值，指定新建的工作簿初始包含的工作表数目 (系统默认的值为1)，单击“确定”按钮。创建新的工作簿时，新建的工作簿将包含指定数目的工作表。
若要删除某个不再使用的工作表，可以执行以下操作。
选定待删除的工作表的名称标签，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令。
删除多个工作表的方法与上面类似，不同的是在选定工作表时要按住Ctrl键或Shift键以选择多个工作表。
删除工作表是永久性的，此项操作不能通过 “撤销”命令恢复。
1.7.3 移动与复制工作表
有时，同一个工作簿中的工作表需要排序或复制，或者将一个工作簿中的工作表移动或复制到另一个工作簿中。下面分别简要介绍这两种情况的操作方法。
1．在同一个工作簿中移动或复制工作表
在要移动或复制的工作表名称标签上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“移动或复制”命令，打开如图1-35所示的对话框。图1-35 “移动或复制工作表”对话框
在“下列选定工作表之前”列表中选择要移到的位置，单击“确定”按钮，即可在当前工作簿中移动指定的工作表到指定的位置。
选中“建立副本”复选框，则复制指定的工作表。
使用上面讲述的方法可以在同一工作簿中同时移动多个工作表。如果移动之前这些工作表是不相邻的，那么在移动后它们将相邻。
此外，用户还可以使用鼠标拖放的方式移动或复制工作表。操作方法如下。
(1) 用鼠标选中要移动的工作表标签，并在该工作表标签上按住鼠标左键不放，则鼠标所在位置会出现图标，如图1-36所示，且在该工作表标签的左上方出现一个黑色倒三角标志。图1-36 按住鼠标左键选取工作表标签
(2) 按住鼠标左键不放，在工作表标签间移动鼠标，和黑色倒三角会随鼠标移动。将鼠标移到工作表所要移动的目的位置，比如移动到“预算表”标签之前，如图1-37所示，释放鼠标左键，工作表即可移动到指定位置，如图1-38所示。图1-37 用鼠标移动工作表标签图1-38 移动后的工作表标签
如果要使用鼠标拖放的方式复制工作表，则在选择工作表标签时按住Ctrl键，在标签上按住鼠标左键不放，鼠标所在位置显示图标及黑色倒三角，按照上述同样的方法移动鼠标到目的位置后释放鼠标，即可在指定位置复制一个副本。
2．在不同工作簿中移动或复制工作表
(1) 打开源工作簿和目标工作簿。
(2) 在要移动或复制的工作表名称标签上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“移动或复制”命令，打开如图1-39所示的对话框。
(3) 在“工作簿”下拉列表中选择目标工作簿，如图1-39所示。图1-39 “移动或复制工作表”对话框
(4) 在“下列选定工作表之前”列表框中，单击需要在其前面插入移动或复制工作表的工作表。
(5) 选中“建立副本”复选框可以复制工作表，否则将只移动工作表，然后单击“确定”按钮。
如果将一个工作表移动到有同名工作表的工作簿中，Excel将自动改变此名称，使之成为唯一的命名。例如，“工资表”变为 “工资表 (2)”。
1.7.4 重命名工作表
如果一个工作簿中包含多张工作表，都用“Sheet1”“Sheet2”“Sheet3”来命名显然很不直观。为了方便用户的工作，给每个工作表指定一个具有代表意义的名称是很必要的。这可以通过重命名工作表来实现。
重命名工作表有如下几种方法。
双击要重命名的工作表名称标签，键入新的名称后按Enter键。
选中要重命名的工作表名称标签，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，键入新名称后按Enter键。
Excel 2013中还有一项非常有用的功能，可以给工作表标签添加颜色以方便用户组织工作。方法如下。
(1) 选中要添加颜色的工作表名称标签。
(2) 单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“工作表标签颜色”选项，弹出如图1-40所示的对话框。
(3) 选择需要的颜色，即可改变工作表标签的颜色，效果如图1-41所示。图1-40 设置工作表标签颜色图1-41 设置标签颜色效果
1.7.5 保护工作表
为了保护工作表中的数据不受损坏，可以对工作表设置保护，操作步骤如下。
(1) 在选项卡功能区的“审阅”选项卡中单击“保护工作表”按钮，或在需要设置保护的工作表名称标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“保护工作表”命令，即可打开“保护工作表”对话框，如图1-42所示。图1-42 “保护工作表”对话框
从上图中可以看出，用户可以非常详细地设置对工作表的哪些方面进行保护，并且可以设置密码保护。
默认情况下，“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框被选中，用户不能进行如下操作。
更改单元格内容 (除非在对工作表实施保护之前取消了对这些单元格的锁定)。
查看在对工作表实施保护之前隐藏的行或列。
查看在对工作表实施保护之前隐藏的单元格中的内容。
(2) 在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码，然后单击“确定”按钮。
(3) 弹出如图1-43所示的“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中再次输入密码，然后单击“确定”按钮，如图1-43所示。图1-43 确认密码
(4) 至此，工作表已经设置保护。如果修改工作表中的数据，将会弹出如图1-44所示的警告对话框。图1-44 警告对话框
如果要取消对工作表的保护，可以在选项卡功能区切换到“审阅”选项卡，单击“撤销工作表保护”命令，然后在弹出的“撤销工作表保护”对话框中键入设置的保护密码，单击“确定”按钮取消保护。
此外，用户还可以通过隐藏工作表的方法保护工作表。隐藏工作表不仅可以减少屏幕上显示的工作表数目，还可以避免对重要数据和机密数据的误操作。在需要隐藏的工作表名称标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令，即可隐藏指定工作表。
隐藏的工作表仍然处于打开状态，其他文档可以利用其中的信息。
如果要恢复被隐藏的工作表，则在工作表名称标签上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“取消隐藏”命令，然后在弹出的“取消隐藏”对话框中选择要显示的工作表，如图1-45所示，单击“确定”按钮。图1-45 “取消隐藏”对话框
并不是在任何情况下都可以将工作表隐藏。如果选择“审阅”选项卡“更改”组中的“保护工作簿”按钮，在弹出的“保护结构和窗口”对话框中勾选了 “结构”复选框，就不能隐藏或取消隐藏工作表。
另外，Excel还提供了对工作表中行和列的隐藏功能，具体操作方法与隐藏工作表类似，这里不再赘述。
1.7.6 拆分和冻结工作表
当工作表的数据很多时，可以来回滚动窗口底部或右侧的滚动条来调整窗口，经常会出现能看见前面的内容却看不见后面的内容，能看见左边的内容却看不见右边的内容的情况。使用拆分和冻结工作表功能，用户可以在大型表格中便捷地编辑数据。
1．拆分窗口
拆分窗口可以将Excel工作表拆分成4个窗口显示，在不隐藏行或列的情况下将相隔很远的行或列移动到相近的地方，以便更准确地输入数据。
接下来我们对“商品订购单”实现拆分功能，操作步骤如下。
(1) 在要拆分的工作表中选中一个单元格，如C10。
(2) 在“视图”菜单选项卡的“窗口”组中单击“拆分”按钮。
这样工作表便被折分为4个窗格，且这些窗格可以单独滚动，如图1-46所示。这样可以将相隔很远的行或列移动到相近的地方，同时进行编辑，如图1-47 所示，可以同时修改B8和E15单元格中的内容。图1-46 拆分成4 个窗格图1-47 编辑数据
若要取消对工作表的拆分，再次单击“视图”选项卡中“窗口”区域的“拆分”按钮，或者鼠标双击拆分框。
2．冻结窗口
冻结窗口可以在移动工作表可视区域的时候，始终保持某些行或列在可视区域，以便对照或操作。被冻结的部分往往是标题行或列，也就是表头部分。
冻结窗口的操作方法如下。
(1) 将要冻结的行和列相交叉的单元格的右下方单元格选中，如要冻结第一行和第一列，选中单元格B2，如图1-48所示。图1-48 选中单元格图1-49 冻结后的窗口
(2) 在选项卡功能区的“视图”选项卡的“窗口”区域单击“拆分”按钮，拆分窗口。
(3) 在选项卡功能区的“视图”选项卡的“窗口”区域单击“冻结窗格”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“冻结拆分窗格”命令，即可将表格的首行和首列冻结在当前窗口中，不论如何滚动滚动条，都不会使首行和首列在窗口中消失，如图1-49所示。
如果只要冻结工作表的首行或首列，则不需要拆分窗格，可以直接在冻结窗格下拉列表中选择“冻结首行”或“冻结首列”命令。
若要撤销被冻结的窗口，在“冻结窗格”下拉菜单中选择“取消冻结窗格”命令。
1.8 退出Excel 2013
用户完成工作后，应正确退出 Excel 2013。用户可以采取以下方式退出Excel 2013。
用鼠标单击“文件”选项卡中的“关闭”命令。
按Alt+F4键。
单击Excel窗口标题栏上的关闭按钮。
单击Excel窗口左上角的 Office 按钮，在弹出的下拉菜单中选择“关闭”命令。
1.9 实例——制作财务日报表
公司的财务部最常用到的就是财务工作报表，本例主要讲解如何制作一张既简单又整洁的财务工作报表，使其能够将财务状况清楚地反映出来。在本例中，主要学习如何对报表做规划。
操作步骤如下。
(1) 执行“开始”命令，在弹出的程序列表中选择“所有程序”，单击“Microsoft Office 2013”程序组，在弹出的下拉列表中选择“Excel 2013”命令，启动Excel 2013，并自动新建一个工作表。
(2) 单击A1单元格，然后输入文本“财务日报表”。
(3) 选中A1：H1 单元格，在“开始”菜单选项卡的“对齐方式”组中单击“合并后居中”按钮，合并单元格，如图1-50所示。图1-50 合并后的单元格
(4) 选中合并后的单元格，单击“开始”菜单选项卡“样式”组中的“单元格样式”按钮，在弹出的样式列表中选择“汇总”，如图1-51所示。图1-51 单元格样式列表
(5) 单击“开始”菜单选项卡“单元格”组中的“格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“行高”，弹出“行高”对话框，设置行高为30。单击“确定”按钮关闭对话框，此时的工作表如图1-52所示。图1-52 应用样式后的标题
(6) 选中A2单元格，并在单元格中插入年、月、日，然后选中A2：H2 单元格区域，单击“开始”菜单选项卡“对齐方式”组中的“合并单元格”按钮。
(7) 在B3：B5的单元格中分别输入文本“类别”“现金”和“活期存款”，然后分别与C3：C5的单元格合并。
(8) 在C6：C10的单元格中输入文本“银行”，在C11单元格中输入文本“计”。
(9) 选中B6：B11单元格区域，单击“开始”菜单选项卡“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮，然后输入文本“甲种存款”。
(10) 合并B12和C12单元格，并在单元格中输入文字“小计”。
(11) 选中A3：A12单元格区域，单击“开始”菜单选项卡“对齐方式”组中的“合并单元格”按钮，然后输入文本“现金存款”。
(12) 选中上一步合并的单元格，单击“开始”菜单选项卡“对齐方式”组中的“方向”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“竖排文字”，如图1-53所示。此时的工作表如图1-54所示。图1-53 选择 “竖排文字”图1-54 工作表效果
(13) 用同样的方法在其他单元格中输入文本，结果如图1-55所示。
(14) 选中A3：H35 单元格区域，单击“开始”菜单选项卡“字体”组右下角的级联按钮，弹出“设置单元格格式”对话框。切换到“边框”选项卡，在“样式”列表中选择一种线型，然后单击“外边框”按钮; 用同样的方法选择另一种线型，单击“内部”按钮，为表格添加边框，如图1-56所示。图1-55 输入文本图1-56 添加边框
(15) 单击“确定”按钮关闭对话框。根据需要设置行高和字号，最终得到需要的财务工作报表，效果如图1-57所示。图1-57 最终效果
第2章 单元格操作
每个工作表都由行和列构成，行和列相交形成的框称作单元格。单元格的名称显示在编辑栏左端的名称框中，用于指定当前选定的单元格、图表项或绘图对象。单元格是工作表的最小单位，也是Excel用来存储信息的最小单位。
2.1 单元格的基本操作
对单元格的操作是编制电子表格的基础。本节将介绍在Excel中常用的一些单元格操作，如选择、插入、删除、合并，以及对单元格实施保护。
2.1.1 选择单元格
在输入和编辑单元格内容之前，须选定单元格，使其变为活动单元格。所谓活动单元格，是指可以进行数据输入的选定单元格，特征为被绿色粗边框围绕。
通过键盘和鼠标选定单元格的操作如表2-1所示。表2-1 选定单元格、区域、行或列（续表）
2.1.2 插入和删除单元格
在编辑电子表格时，通常需要在现有表格的基础上插入空白单元格或删除不需要的单元格。Excel是非常优秀的电子表格软件，它允许用户在已经建立的工作表中插入单元格、行和列到工作表的适当位置以填入新的内容。下面分别对此进行介绍。
插入单元格的操作步骤如下。
(1) 在电子表格中单击鼠标，或按下鼠标左键拖动，选择需要插入单元格的位置或区域。此时被选中的单元格或单元格区域被绿色粗边框包围。
(2) 切换到“开始”选项卡功能区，单击“单元格”区域的“插入”按钮，弹出如图2-1所示的下拉菜单。
(3) 单击“插入单元格”命令，弹出如图2-2所示的“插入”对话框。
用户也可以直接在选定单元格上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，弹出如图2-2所示的“插入”对话框。图2-1 “插入”子菜单图2-2 “插入”对话框
(4) 单击活动“活动单元格右移”或“活动单元格下移”选项。
如果选择“活动单元格右移”选项，新插入的单元格将出现在所选单元格的左边，而所选取单元格及右边的所有单元格右移一格; 如果选择“活动单元格下移”选项，新插入的单元格将出现在所选单元格的上面，所选单元格及所有下边的单元格下移一行，默认为单元格下移一行。
(5) 单击“确定”按钮，即可插入单元格。
选定的单元格数量应与待插入的空单元格数目相同。
插入行或列的方法与插入单元格的方法类似。插入整行时，Excel在当前位置插入一空行，选定单元格所在行及其下方的所有行向下移动一行。插入整列时，Excel在当前位置插入一整列，选定单元格所在列及其右侧所有列向右移动一列。
删除单元格是指从工作表中移去选定单元格，并调整周围的单元格填补删除后的空缺。操作步骤如下。
(1) 选中要删除的单元格。
(2) 切换到“开始”选项卡功能区，单击“单元格”区域的“删除”按钮，弹出如图2-3所示的下拉菜单。
(3) 单击“删除单元格”命令，弹出如图2-4所示的“删除”对话框。
用户也可以直接在选定单元格上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，弹出如图2-4所示的“删除”对话框。图2-3 “删除”子菜单图2-4 “删除”对话框
(4) 选择删除单元格后其他单元格的排列方式。
如果选择“右侧单元格左移”选项，则右侧已存在的数据将补充到该位置，右侧所有单元格顺次左移一个单元格; 如果选择“下方单元格上移”选项，则下方已存在的数据将补充到该单元格中，下方所有的单元格将顺次上移一格。
(5) 单击“确定”按钮，即可删除选定单元格或单元格区域。
删除行或列的方式与删除单元格的方法类似。删除行时，被选择的行从工作表中消失，已存在的行向上移动; 删除列时，被选择的列从工作表中消失，已存在的列向左移动。
使用“编辑”菜单中的“删除”命令时一定要小心，如果删除与公式相关的单元格，将导致公式显示出错信息，遇到这种情况，可以在删除之后及时单击快速访问工具栏上的“撤销”按钮进行恢复，而如果删除的单元格与函数有关，则函数值也一起做相应的改动。
删除单元格后，不仅单元格所在位置从工作表中消失，单元格中的数据也一并被删除。如果希望只删除单元格中的内容，而不改变工作表的结构，可以选定单元格后，按Delete键或单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“清除内容”命令。
Excel还可以让用户有选择地删除单元格的内容、格式、附注及超链接等。具体操作方法如下。
(1) 选择要清除的单元格区域。
(2) 切换到“开始”菜单选项卡，在“编辑”组中单击“清除”命令按钮，弹出如图2-5所示的下拉菜单。图2-5 清除菜单
(3) 根据需要选择相应的选项。
全部清除：清除单元格中所有的内容，包括单元格格式和批注。
清除格式：清除单元格的格式。例如，某单元格的数字被格式化为带两位小数10.00，选择该选项后，将还原为通用的格式10。
清除内容：仅清除单元格中的内容。例如，某单元格的数字被格式化带两位小数10.00，选择该选项后将成为空单元格，如果在该单元格中输入数值 (如12)，将自动被格式化为带两位小数 (如12.00)。
清除批注：仅清除单元格中包含的批注内容。
清除超链接：仅清除单元格内容中的超链接。
2.1.3 合并单元格
合并单元格的操作步骤如下。
(1) 选择要合并的单元格区域。
(2) 切换到“开始”选项卡功能区，在“对齐方式”区域单击“合并”命令按钮，弹出如图2-6所示的下拉菜单。
(3) 选择“合并单元格”命令。
如果要合并的单元格中包含数据，将弹出一个如图2-7所示的信息框，提示用户合并单元格时，仅保留左上角单元格中的值，其他单元格的内容将被放弃。图2-6 合并单元格子菜单图2-7 信息提示框
(4) 单击“确定”按钮，即可合并选定的单元格区域。
如果要取消合并单元格，则在如图2-6 所示的下拉菜单中选择“取消单元格合并”命令。取消合并单元格之后，单元格将被拆分为合并之前的样子，但只有左上角单元格中包含值。
2.1.4 保护单元格
如果某个单元格中有重要数据，不希望被其他人修改或查看，可以对该单元格实施保护。保护单元格的操作步骤如下。
(1) 选中需要设置保护的单元格。
(2) 切换到“开始”选项卡功能区，在“单元格”区域单击“格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“设置单元格格式”命令，弹出如图2-8所示的“设置单元格格式”对话框。图2-8 “设置单元格格式”对话框
(3) 根据需要设置单元格的保护方式：锁定和隐藏。
锁定：锁定单元格，使之不可编辑，可以有效地防止别人随便改动其中的数据。
隐藏：隐藏工作表中的一部分内容，这部分内容在打印时也打印不出来。这种方法还可以用于整理工作表，将表中的一些空行或列隐藏起来，使表格看起来更加紧凑。
只有保护工作表后，锁定单元格或隐藏公式才有效。有关保护工作表的操作方式可以参见本书第1 章的相关内容。
(4) 设置完成后，单击“确定”按钮关闭对话框。
2.2 输入和填充单元格数据
选定单元格之后，就可以在单元格中输入文本、数字、时间或公式等内容了。
2.2.1 手动输入单元格中的数据
选中单元格之后，用户可以使用键盘在单元格中填充数据。下面简要介绍几种常用的单元格数据的输入方法。
1．输入文本
大部分工作表都包含文本项，它们通常用于命名行或列。文本包含汉字、英文字母、数字、空格以及其他合法的键盘能键入的符号，文本通常不参与计算。默认情况下，文本在单元格中左对齐。
要在工作表中输入文本可以执行以下步骤。
(1) 单击要输入文本的单元格，将其激活。
(2) 在单元格或编辑栏中输入文本。
(3) 如果要在单元格中输入多个单独的行，则可以用“Alt+Enter”组合键。
(4) 在单元格输入完毕后，可以用下列方法离开该单元格:
按回车键移动到下一个单元格;
按Tab键移动到右边的单元格;
按方向键，可向任意方向移动;
使用鼠标单击任何想要移动到的单元格;
单击编辑栏上的“姨”按钮完成输入，单击“×”按钮取消本次输入。
如果输入的文本超过了列的宽度，文本自动进入右边的列，如图2-9所示。如果相邻的单元格内有内容，则会按照列的宽度显示尽可能多的字符，而其余的字符不再显示，这并不意味那些文本被删除了，只要调整列宽，就会看到全部的内容。图2-9 文本超宽时自动进入右边的列
Excel具有“记忆式键入”的功能。如果在单元格键入开始的几个字符，Excel将根据该列中已输入的内容自动完成输入。例如，我们在单元格B6中输入了“Candy”，在单元格B14中输入了“C”，紧跟着会显示“andy”，自动填充的“andy”反白显示。
2．输入数字
在Excel中键入0～9中的数字以及含有正号、负号、货币符号、百分号、小数点、指数符号以及小括号等数据时，就将其看成是数字类型。输入数字时，Excel自动右对齐。
如果要输入负数，可以在数字前加一个负号，或者将数字括在括号内; 输入“-10”和“(10)”都可以在单元格中得到-10。
输入分数 (如3/5) 时，应先输入“0”及一个空格，然后输入“3/5”。如果不输入 “0”，Excel 会把3/5 当作为日期处理，显示为 “3 月5 日”。
如果要把数字作为字符输入，如编号，只要在输入的数字的左上角加上一个单撇号 (如“‘0011”)，Excel就会把该数字作为字符处理，自动左对齐排列。
3．输入日期和时间
输入日期的格式有多种，可以用斜杠、破折号、文本的组合来输入，下面的方法都可以输入2014 年3 月25 日：3/25/2014，3-25-2014，Mar 25 2014。
按Ctrl+; 键可以在单元格中插入当前日期。
日期的默认显示方式由Windows有关日期的设置决定，用户可以在“控制面板”中进行更改，具体办法可查阅有关Windows的一些资料，本书不再赘述。
输入时间时，小时、分钟、秒之间用冒号分隔。Excel把插入的时间当作上午时间 (AM)，例如，输入“5：30：02”，会视为“5：30：02AM”。如果要输入下午时间，则在时间后面加一个空格，然后输入 “PM”或 “P”即可。
按Ctrl+：键可以在单元格中插入当前时间。
如果要在单元格中同时插入日期和时间，先输入时间或先输入日期均可，中间用空格分隔。
2.2.2 快速填充数据
如果要填充的数据部分相同，或者具有某种规律，则可以使用快速填充工具。
1．填充相同数据
在实际应用中，用户可能要在Excel 2013中输入大量相同的数据。
下面通过一个简单例子讲解快速填充相同数据的几种方法。操作步骤如下。
首先介绍使用键盘命令快速填充数据。
(1) 按住Ctrl键，依次选择入职时间相同的单元格，然后输入“2005/7/24”，如图2-10所示。图2-10 选中单元格
(2) 按Ctrl+Enter 组合键，选中的单元格都输入了日期“2005/7/24”，如图2-11所示。图2-11 填充相同数据
接下来介绍使用鼠标快速填充数据的方法。
(3) 选中D3单元格，输入“3000”，并按Enter键确认。
(4) 将鼠标指针指向单元格右下角的填充柄，鼠标指标变为黑色十字形，按住鼠标左键选择要填充的单元格区域后释放鼠标左键，即可在选择区域的所有单元格中填充相同的数据，如图2-12所示。图2-12 填充相同数据
使用菜单命令也可以很方便地填充相同数据。操作方法如下。
(1) 选择包含需要复制数据的单元格，按住鼠标左键拖动选择要填充的单元格区域。
(2) 切换到“开始”选项卡功能区，选择“编辑”区域的“填充”命令，在弹出的下拉菜单中根据需要选择“向下填充”“向上填充”以及向左或向右填充等命令。
2．序列填充
Excel已经预设了一些自动填充的序列 (星期、月份、季度)，例如，在单元格A6中输入“星期一”，然后拖动该单元格右下角的填充柄，会在选择的单元格中自动填充“星期二”“星期三”等。用户还可以使用Excel自定义填充序列，操作步骤如下。
(1) 选择一个单元格输入序列中的初始值。
(2) 选择含有初始值的单元格区域，作为要填充的区域。
(3) 选择“开始”选项卡菜单“编辑”组中的“填充”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“序列”命令，打开如图2-13所示的“序列”对话框。图2-13 “序列”对话框
(4) 在“序列产生在”区域选择“行”或“列”，指定是沿行方向进行填充，还是沿列方向进行填充。
(5) 在“类型”区域选择序列的类型。如果选择“日期”，还必须在“日期单位”框中选择所需的单位 (日、月、年)。
等差序列：在等差序列中，相临两项相差一个固定的值，这个值称为步长值。
等比序列：在等比序列中，每次向后面的数值乘以一个固定的值得到下一个值。
日期：日期序列根据单元格的数据填入日期，可以设置以日、工作日、月和年为单位。
自动填充：自动填充序列根据初始值决定填充项，如果初始值的前面是字符文字后跟数字，拖动填充柄，则每个单元格填充的文字不变，数字递增。如“第一”等。
(6) 在“步长值”框中输入一个正数或负数，作为序列增加或减少的数量。
(7) 在“终止值”文本框中指定序列的最后一个值。
(8) 单击“确定”按钮即可创建一个序列。
此外，用户还可以使用Excel自定义“自动填充”序列。例如，可以将经常要输入的固定的资产名称定义为一个自动填充序列，下次输入这些资产名称时就可自动填充。
定义自动填充序列的具体方法如下。
(1) 选择“数据”选项卡菜单中的“排序”命令，在弹出的“排序”对话框的“次序”下拉列表中选择“自定义序列”命令，出现如图2-14所示对话框。图2-14 “自定义序列”对话框
(2) 在“输入序列”文本框中输入自定义的序列项，在每项末尾按Enter键进行分隔，输入完毕后单击“添加”按钮，再单击“确定”按钮关闭对话框。
2.2.3 限制输入条件
在Excel中，可以使用“数据验证”来控制单元格中输入数据的类型及范围。这样可以限制其他用户不能在参与运算的单元格输入错误的数据，以避免运算时发生混乱。
在选定的限定区域中的单元格或在单个单元格中输入无效数据时，将显示自定义输入提示信息和出错提示信息。
操作步骤如下。
(1) 选定需要限制其有效数据范围的单元格。
(2) 选择“数据”菜单选项卡“数据工具”组中的“数据验证”命令，打开如图2-15所示的“数据验证”对话框。图2-15 “数据验证”对话框
(3) 切换到“设置”选项卡，设置单元格的有效数据范围。
①在“允许”下拉列表框中指定允许输入的数据类型，如图2-16所示。
如果只允许输入数字，单击“整数”或“小数”。
如果只允许输入日期或时间，单击“日期”或“时间”。
如果要通过工作表的数据序列设置单元格的有效数据范围，选择“序列”。
设置数据有效性时，在“数据”下拉列表下方将显示“来源”文本框，用于输入或选定对工作表中有效数据序列的引用; 需要注意的是：在“来源”文本框中输入序列的各项内容必须用英文输入法状态下的逗号“，”隔开。
如果要限制输入到单元格的字符个数，选择“文本长度”。
②设置允许输入的范围。在“数据”下拉列表中单击所需的操作符，如图2-17所示，根据选定的操作符指定数据的上限或下限 (某些操作符只有一个操作数，如等于)，或同时指定二者。
③如果希望有效数据单元格中允许出现空值，或者在设置上下限时使用的单元格引用或公式引用了基于初始值为空值的单元格，则确认选中“忽略空值”复选框。
④在单击选定设置了有效数据范围的单元格进行编辑时，如果需要从预先定义好的序列中进行选择，应选中 “提供下拉箭头”复选框。
在Excel中，用于接受区域引用的对话框具有可以将对话框缩小的按钮，这样用户在工作表上选定所需的区域时，对话框就不会阻挡视线。
(4) 切换到如图2-18所示的“输入信息”选项卡，设置在输入数据时是否显示提示信息。输入提示信息可用于解释为单元格所建立的有效性规则。
①选定“选定单元格时显示输入信息”复选框。
②如果要在信息中显示黑体的标题，在“标题”框中键入所需的文本。图2-16 有效性条件列表图2-17 指定数据的范围图2-18 “输入信息”选项卡
(5) 切换到如图2-19所示的“出错警告”选项卡，设置用户输入的数据无法满足为该单元格设置的规则时，是否显示出错提示，并控制用户响应。
①确认选中了“输入无效数据时显示出错警告”复选框。
②在“样式”下拉列表框中指定所需的信息类型:“停止”“警告”和“信息”。图2-19 “出错警告”选项卡
停止：在输入值无效时显示提示信息，并在错误被更正或取消前禁止用户继续工作。
警告：在输入值无效时询问用户是确认有效并继续其他操作还是取消操作或返回并更正数据。
信息：在输入值无效时显示提示信息，让用户选择是保留已经输入的数据还是取消操作。
③如果希望信息中包含标题，在“标题”文本框中输入标题。
④如果希望在信息中显示特定的文本，在“错误信息”文本框中键入所需的文本，按回车键将开始新的一行。
(6) 单击“确定”按钮。
在输入数据之后，Excel将按照“数据验证”命令设置的限制范围对工作表中的数值进行判断，并标记所有无效数据的单元格。单击“数据验证”下拉菜单中的“圈释无效数据”按钮，即可在含有无效输入值的单元格周围显示一个圆圈，当更正无效输入值之后，圆圈随即消失。
2.3 实例——制作公司日常费用表
本例在电子表格创建之后对表中的数据进行填充设置。主要讲解单元格的设置、数据的填充，此外还有函数的计算方法等。
本例的具体操作步骤如下。
(1) 开启Excel，新建一个工作表，选中A1：F1 单元格区域，单击“插入”菜单选项卡“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮，然后在单元格中输入文本“某公司日常费用表”。
(2) 选中文本，在“开始”菜单选项卡的“字体”组中单击“字体颜色”按钮，将字体颜色设置为“蓝色”，字体设置为“幼圆”，大小设置为“22”号，并且加粗，如图2-20所示。
(3) 选中A1单元格，在“开始”菜单选项卡的“单元格”组中单击“格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“行高”命令，弹出“行高”对话框。在“行高”文本框中输入“45”，如图2-21所示。图2-20 设置文本格式图2-21 “行高”对话框
(4) 单击“确定”按钮，此时的工作表如图2-22所示。图2-22 应用格式后的标题
(5) 选中A2：F2单元格区域，单击“插入”菜单选项卡“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“合并单元格”命令，然后单击“左对齐”按钮，并在单元格中输入日期。
(6) 选中A3：F3单元格区域，在“开始”菜单选项卡的“字体”组中设置字体颜色为深蓝色，加粗。单击“字体”组右下角的级联按钮，弹出“设置单元格格式”对话框，切换到“填充”选项卡，设置背景色为果绿色，如图2-23 所示。然后在单元格中分别键入文本“日期”“内容”“收入金额”“支出金额”“余额”和“经办人”。结果如图2-24所示。图2-23 设置单元格填充颜色图2-24 单元格填充效果
(7) 选中A列单元格，单击“开始”菜单选项卡“字体”组右下角的级联菜单，弹出“设置单元格格式”对话框。切换到“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“日期”，然后在“类型”列表中选择“3 月14 日”，如图2-25 所示。单击“确定”按钮关闭对话框。图2-25 设置日期格式
(8) 在A列单元格中输入日期。由于上一步设置了日期的显示格式，所以输入日期 (如2014/1/1) 以后，在单元格中自动只显示月和日 (1 月1 日)，如图2-26所示。图2-26 输入日期
(9) 在B4：B12的单元格中输入文本，然后将鼠标指针移到B列和C列的分隔处，当鼠标指针变为左右双向箭头时，按下鼠标左键向右拖动，调整B列单元格的宽度，以完全显示文本，如图2-27所示。图2-27 调整列宽
(10) 单击C4单元格，然后按下鼠标左键拖动到E12 单元格，选中C4：E12 单元格区域。单击“开始”菜单选项卡“字体”组右下角的级联按钮，在弹出的“设置单元格格式”对话框中切换到“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“会计专用”，设置“小数位数”为2，且无货币符号，如图2-28所示。图2-28 设置数字格式
(11) 单击“确定”按钮关闭对话框，然后在C4：D12的单元格中输入数据，如图2-29所示。其中的短横线表示数值0。图2-29 输入数据
(12) 双击E4单元格，在单元格中输入数据。
(13) 选中E5单元格，在单元格中输入“=E4-D5”，如图2-30所示。按下键盘上的Enter 键，或单击编辑栏上的“输入”按钮“姨”，即可在单元格中显示计算结果。“=E4-D5”是计算公式，表示E4单元格中的数值与D5单元格中的数值的差。读者要注意的是，键入公式时一定要在计算公式前加上等号。图2-30 输入计算公式
(14) 选中 E6 单元格，在单元格中输入“=E5-D6”，然后按下键盘上的Enter键。
(15) 选中 E7 单元格，在单元格中输入“=E6-D7”，然后按下键盘上的Enter键。
(16) 选中 E8 单元格，在单元格中输入“=E7-D8”，然后按下键盘上的Enter键。
(17) 选中 E9 单元格，在单元格中输入“=E8+C9”，然后按下键盘上的Enter键。
(18) 选中 E10 单元格，在单元格中输入“=E9-D10”，然后按下键盘上的Enter键。
(19) 选中 E11 单元格，在单元格中输入“=E10-D11”，然后按下键盘上的Enter键。
(20) 选中 E12 单元格，在单元格中输入“=E11-D12”，然后按下键盘上的Enter键。
(21) 选中B13单元格，在单元格中输入“月结”，然后选中E13 单元格，在单元格中输入“=E12-D13”，然后按下键盘上的 Enter 键。此时的工作表如图2-31所示。图2-31 数据填充完毕
接下来为工作表添加边框、设置行高，进一步美化工作表。
(22) 选中A3：F13单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，弹出“设置单元格格式”对话框。切换到“边框”选项卡，选择一种线型，颜色为蓝色，然后单击“外边框”按钮; 在“样式”列表中选择另一种线型，颜色为蓝色，单击“内部”，如图2-32所示。图2-32 设置边框
(23) 单击“确定”按钮关闭对话框，此时的工作表如图2-33所示。图2-33 工作表效果
第3章 编辑财务数据
本章主要介绍在Excel 2013中编辑数据的常用方法。通过本章的学习，读者能够正确地在Excel 2013中修改单元格中的数据; 认识Excel 2013 的剪贴板，掌握Excel 2013剪贴板的使用方法; 在Excel中查找和替换数据。
3.1 修改和清除单元格中的数据
对于已经存在的数据，当发现数据错误时，需要对其进行相应的修改; 若发现数据已经没有意义，可以将其删除。
3.1.1 在编辑栏中修改和清除数据
在编辑栏中修改或请除内容的方法如下。
(1) 用鼠标单击要修改或清除数据的单元格，该单元格的内容将同时出现在编辑栏中。
(2) 在编辑栏中单击，然后按Home键把插入点移到编辑栏中内容的起始处。
(3) 按Delete键删除插入点右边的内容。如果要修改数据，则重新键入正确的数据; 如果要取消此次修改，则用鼠标单击编辑栏上的“取消”按钮“”，或者按Esc键。
3.1.2 在单元格中修改和清除数据
将光标移动到单元格上，双击鼠标左键，单元格内出现闪烁的光标，它是相应的编辑位置点，修改内容，然后按Enter键接受修改。
单击选中单元格，按Delete键，将该单元格内容全部删除。
在单元格上右击，在弹出的快捷菜单中选择“清除内容”命令，则单元格中的内容被清空。
如果希望删除单元格中的格式和批注等内容，可以进行如下操作。
(1) 选中要清除的单元格、行或列。
(2) 选择“开始”菜单选项卡“编辑”组中“清除”子菜单中的“全部”“格式”“内容”“批注”或 “超链接”命令。
清除单元格只是删除了单元格中的内容、格式或批注，清除后的单元格仍然保留在工作表中。
3.2 复制和移动数据
在进行数据输入编辑时，经常需要复制或移动数据。
复制是指当前内容不变，并把该内容复制到另外一个位置; 而移动是指把某个单元格 (或区域) 的内容从当前的位置删除并放到另外一个位置。利用这两种操作，可以在某个位置的内容已经存在的情况下，不必再重新输入就可以把内容复制或移动到另外一个位置。
3.2.1 复制数据
Excel提供了几种复制工作表数据的方法。例如，可以使用拖放功能，或者使用剪贴板进行复制。下面分别进行介绍。
1．使用拖放功能
(1) 选择需要复制的单元格区域。
(2) 按住Ctrl键单击选中的数据区的边框，然后拖动到新的位置，当移动鼠标指针的时候，Excel将显示一个轮廓显示复制数据的位置。
(3) 松开鼠标左键。
2．使用剪贴板复制数据
(1) 选择需要复制数据的区域。
(2) 按Ctrl+C键，此时，在选择区域的周围出现虚线框，在状态栏中提示选定目标区域。
(3) 选择目标区域中的第一个单元格，按Ctrl+V键，然后按回车键。
3．使用“选择性粘贴”命令
(1) 选择需要复制数据的区域，按Ctrl+C键将该区域数据复制到剪贴板中。
(2) 选择目标区域中的第一个单元格，然后在“开始”菜单选项卡中的“粘贴”下拉菜单中选择“选择性粘贴”命令，弹出如图3-1所示的“选择性粘贴”对话框。图3-1 “选择性粘贴”对话框
(3) 根据需要选择所需的选项之后，单击“确定”按钮。
3.2.2 移动数据
移动数据类似于复制，可以使用鼠标拖放快速移动一个数据库区域，也可以使用剪贴板进行移动。
1．使用拖放功能
选择需要移动的单元格区域，单击数据区域的边框，然后拖动到新的位置。松开鼠标左键后，选择的数据将会出现在新位置处，原位置的数据将消失。
2．使用剪贴板移动数据
当需要对工作表数据进行长距离移动，或者需要将它移到其他工作表或工作簿上时可以使用剪贴板来完成移动工作。具体方法如下。
(1) 选择需要移动的数据的区域，选择“开始”选项卡菜单中的“剪切”命令，或者按Ctrl+X键。此时，在选择区域的周围出现虚线框，在状态栏中提示选择目标区域。
(2) 选择目标区域中的第一个单元格，然后选择“开始”选项卡菜单中的“粘贴”命令，或者按Ctrl+V键。
3.3 查找和替换数据
在编辑查看数据时，尤其当数据较多时，可以使用查找工具，快速找到所需要的数据，然后使用替换工具批量修改数据。
3.3.1 查找数据
查找数据的操作步骤如下。
(1) 单击“开始”菜单选项卡“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“查找”命令，弹出“查找和替换”对话框。单击“选项”按钮，如图3-2所示，可设置搜索选项。图3-2 “查找和替换”对话框
(2) 单击“查找”选项卡中“格式”后面的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“从单元格选择格式”命令。
(3)“查找和替换”对话框暂时消失，进入工作表中的工作区，光标变为。
(4) 单击工作表中的某个数据，返回“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入要查找的内容。
在进行查找操作时，怎样确定搜索区域呢? 通过提前选定来确定是在哪个范围内搜索。只选定一个工作表，则在整个工作表中进行搜索;当选定了一个单元格区域时，则只在该区域内进行搜索; 当选定多个工作表时，则在选定的多个工作表中进行搜索。
(5) 单击“查找下一个”按钮，Excel将高亮显示查找到的第一个数据。
(6) 再次单击“查找下一个”按钮，则将高亮显示下一个符合要求的数据。
(7) 单击“查找全部”按钮，将在对话框的下方列出查找到的全部数据，如图3-3所示。图3-3 显示查找结果
(8) 将光标移动到查找内容列表中的某个位置上，它将被亮显。单击一条列表，则其被高度亮显，且在工作表中相应的单元格也被亮显。单击“关闭”按钮，结束查找操作。
如果要查找有条件的单元格，可单击任意单元格; 若要查找与指定单元格的条件格式设置相同的单元格，可单击指定的单元格，然后单击“开始”菜单选项卡“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“定位条件”，最后在弹出的“定位条件”对话框中单击“条件格式”按钮。
3.3.2 替换数据
当发现输入的数据有错误时，尤其是存在同样错误的数据较多时，可以使用替换操作，将数据很方便地进行修改。
替换数据的操作步骤如下。
(1) 单击“开始”菜单选项卡“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“替换”命令，弹出“查找和替换”对话框。
(2) 在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，在“替换为”文本框中输入要替换的内容，如图3-4所示。
(3) 单击“查找内容”右侧的“格式”按钮弹出“查找格式”对话框，选择要查找的格式; 单击“替换为”右侧的“格式”按钮弹出“替换格式”对话框，选择要替换的格式。图3-4 输入要替换的内容
(4) 单击“替换”按钮，则查找到的第一个符合的数据将被替换。
(5) 再次单击“替换”按钮，则第二个符合的数据被替换。
(6) 单击“全部替换”按钮，系统将选定范围中所有匹配的内容进行替换。
3.4 撤销与恢复数据
在用Excel进行文档编辑操作过程中，我们经常会遇到由于误操作将某些重要的数据内容删除或移动，或改变了文档的某些格式。若要恢复到以前的数据或格式状态，可撤销某一操作步骤，或重复某一操作步骤以达到这种目的。
单击快速工具栏上的“撤”销图标按钮，或利用快捷键Ctrl+Z，即可撤销一个操作步骤。
在执行完恢复操作后，如果要重复以前的删除操作，可单击快速工具栏上的“恢”复图标按钮，或利用快捷键Ctrl+Y。
单击或图标按钮右侧的下拉箭，头将显示一个下拉列，表列表框中显示的是在打开当前编辑的文档后对该文档的所有操作步骤，单击可撤销或恢复操作步骤到指定的位置。
3.5 实例——编辑银行账户管理记录表
本例将综合应用上述讲解的知识点编辑银行账户管理记录表。首先使用复制命令填充数据，修改录入错误的数据，然后根据需要插入、删除账户记录，最后使用查找与替换功能批量修改数据。
具体操作步骤如下。
(1) 打开工作簿。启动Excel 2013，单击“文件”菜单选项卡中的“打开”命令，在弹出的对话框中单击“浏览”按钮，弹出“打开”对话框。选中已编制的“银行账户记录表”，单击“打开”按钮，如图3-5所示。图3-5 打开银行账户记录表
接下来在工作表中填充数据。
(2) 选中E5单元格，在单元格中输入开户行“中国工商银行”。由于有其他员工的开户行也是工行，所以可以复制该单元格的内容。
(3) 选中已填充内容的E5单元格，按Ctrl+C键复制单元格内容，此时E5 单元格周围显示滚动的虚线框，如图3-6所示。图3-6 复制E5 单元格内容
(4) 选中单元格E8，然后按Ctrl+V键粘贴单元格内容。用同样的方法在E10，E13和E14单元格中粘贴内容。结果如图3-7所示。图3-7 粘贴内容
在多个不连续的单元格中粘贴相同的内容，可以选中第一个要粘贴的单元格之后，按下Ctrl键，然后单击其他要粘贴的单元格区域，按Ctrl+V键。
(5) 在其他单元格中填充内容，如图3-8所示。图3-8 填充内容
由于备注栏中的内容都相同，因此可以采用复制的方法进行填充，更便捷的方法是使用填充柄自动填充。
(6) 选中I5单元格，将鼠标指针移到单元格右下角，当鼠标指针变为+时，按下鼠标左键向下拖动到I14单元格，然后释放鼠标。此时的工作表如图3-9所示。图3-9 使用填充柄填充数据
(7) 选中H15 单元格，单击“公式”菜单选项卡“函数库”组中的“自动求和”按钮，Excel将自动选中H5：H14 单元格区域进行求和，并在单元格中显示公式，如图3-10所示。图3-10 自动求和
(8) 单击编辑栏上的“输入”按钮，或按下键盘上的Enter键，即可在单元格中显示计算结果，具体结果如图3-11所示。图3-11 显示计算结果
据核实，银行账户记录表中“林龙”和“杨林”的部分信息有误，需要进行修改，操作步骤如下。
(9) 选中F6单元格，双击鼠标插入编辑定位点，使用键盘上的方向键，或直接在文本中单击鼠标确定编辑点，按键盘上的Delete键删除错误的数字，然后输入要更新的数字，按下Enter键，单元格中的内容即被编辑成新的数据。例如，将账号中的“2089”修改为“2099”，如图3-12所示。图3-12 修改数据
(10) 选中D11单元格，在编辑栏中拖动鼠标选中需要修改的内容 (如珑)，然后输入需要更新的数据 (如龙)，如图3-13所示。按Enter键，可完成D11单元格的修改。图3-13 修改内容
近日，员工王朝离职，同时公司招进了新员工，此外，公司决定在记录表中添加职务信息，这些都需要在银行账户记录表上进行修改。具体步骤如下。
(11) 在第8行的行号上单击鼠标左键，即可选中第8行，如图3-14所示。图3-14 选中第8 行
(12) 单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，如图3-15所示。图3-15 删除信息
(13) 第8行数据被删除，结果如图3-16所示。图3-16 删除第8 行后的数据表
接下来在杨林上面输入新进员工丁香的信息，在最后一行输入新进员工夏天的信息。
(14) 在第6行的行号上单击鼠标左键选中第6行，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令 (如图3-17所示)，即可在第6行上面插入一行，原来的第6行变为第7行 (如图3-18所示)。图3-17 插入行图3-18 插入空白行
(15) 在新插入的单元格中输入新员工的银行账户信息。
(16) 将光标定位在第15 行的任意一个单元格中，在“开始”菜单选项卡的“单元格”组中单击“插入”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“插入工作表行”命令(如图3-19所示)，即可在原第15行的上面添加一个空白行。图3-19 “插入”下拉菜单
(17) 单击插入的空白行右下角的“插入选项”按钮，在弹出的下拉列表中选择“与上面格式相同”(如图3-20所示)，即可使新插入行的格式与其上一行的格式相同，但不包含边框。图3-20 设置插入选项
(18) 在新插入的空行中输入新进员工的银行帐户信息，结果如图3-21所示。图3-21 输入信息
接下来添加职务信息。
(19) 单击D列，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，即可在选中的列的左侧插入一个空白列，如图3-22所示。图3-22 插入列
(20) 单击“插入选项”按钮，在弹出的下拉列表中选择“与左边格式相同”，如图3-23所示。图3-23 设置空白列格式
(21) 在D4单元格中输入“职务”，然后在D5：D15 的单元格中输入相应的信息，如图3-24所示。图3-24 输入数据
至此，细心的读者会发现，记录表的序号在进行插入或删除操作之后有些乱了，不能起到编号或计数的作用。接下来的步骤是修改序号。
(22) 选中A5单元格，将鼠标指针移到单元格右下角，然后按下鼠标左键拖动填充手柄到A15单元格，此时，A6：A15单元格中填充的内容均为A5单元格中的数据，如图3-25所示。图3-25 填充数据
(23) 单击A15单元格右下角的“自动填充选项”按钮，在弹出的下拉列表中选择“以填充序列”，如图3-26 所示。则可将序号按照序列修改好，结果如图3-27所示。图3-26 设置填充选项图3-27 自动填充序列
通过董事会商讨，决定给在职员工调薪。工资普遍上涨，3 200元调至3 700元，4 500元调至5 100元，4 800元调至5 500元，依此类推。如果在记录表中一个一个单元格地修改，不仅费时费力，还容易出错。利用Excel 2013中的查找与替换功能就方便很多。具体步骤如下。
(24) 在“开始”菜单选项卡的“编辑”组中单击“查找和选择”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“查找”命令，如图3-28所示。
(25) 打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入“3200”，然后单击“查找全部”按钮，如图3-29所示。图3-28 “查找和替换”下拉菜单图3-29 查找数据
(26) 系统自动查找“3200”所在的单元格，并分别列出其所在的工作簿、工作表、单元格位置等信息，如图3-30所示。图3-30 查找结果
(27) 切换到“替换”选项卡，在“替换为”文本框中输入“3700”，然后单击“全部替换”按钮，如图3-31所示。图3-31 输入要替换的数据图3-32 信息提示框
(28) 弹出如图3-32所示的提示框，表明已经将数据为“3200”的2个单元格替换为“3700”，单击“确定”按钮，如图3-33所示。图3-33 替换数据
(29) 用同样的方法修改其他员工的工资，结果如图3-34所示。图3-34 替换数据后的工作表
第4章 格式化财务表格
财务数据处理是财务会计最重要、最繁琐的基础事务。在人工记账时代，会计人员每天都必须花费很多时间整理票据、过账，现在使用Excel的强大功能处理，大大提高了会计的工作效率。
一张优秀的工作表不但要求数据处理得合理准确，而且要求美观大方，便于理解和查看。因此，格式化工作表是不可缺少的步骤。Excel 2013提供了强大的格式化功能，本章主要讲述工作表的排版，包括设置工作表中的输入格式、对齐方式、边框，调整行高和列宽，使用条件格式，自动套用格式，建立和使用样式等，这些都属于工作表的常用功能，也是比较基础的功能，希望读者能好好掌握。
4.1 设置单元格内容的格式
设置单元格内容的格式可以增强电子表格的可读性。
设置单元格内容的格式后，如果插入单元格，则插入的单元格将使用它所要插入区域的格式。在工作表中行和列的数目是一定的，插入操作不会产生新的单元格，而是移动单元格。但是插入操作不会把位于工作表末尾的数据移动到工作表外边，此时Excel会显示警告，禁止插入操作。
4.1.1 设置字体格式
Excel 2013提供了非常实用的工具栏，通过“开始”选项卡菜单中“字体”组中的快捷按钮即可非常方便、快捷地对字体进行格式化，如图4-1所示。图4-1 “字体”组
在如图4-1所示的工具栏中可以设置一些简单的字体格式，例如字体、字号、加粗、倾斜、下划线、颜色，等等。这些按钮操作比较简单，本节不一一叙述。
下面讲解一下使用“设置单元格格式”对话框设置字体的操作方法。“设置单元格格式”对话框不仅可以完成格式工具栏中的所有操作，还可以为选中的文本设置下划线的样式、添加删除线、设为上标或下标等。
设置字体格式的操作步骤如下。
(1) 选中要格式化的单元格或单元格中的部分文本。
(2) 单击如图4-1 所示的“字体”工具栏右下角的箭头，弹出如图4-2 所示的“设置单元格格式”对话框。
(3) 在“字体”选项卡中根据需要选择其中的选项，对话框右下角的预览窗口中将显示效果。图4-2 “设置单元格格式”对话框
4.1.2 设置数字格式
通过“开始”选项卡菜单中“数字”组中的快捷按钮即可非常方便、快捷地对数字进行格式化，如图4-3所示。图4-3 “数字”组
选择要设置格式的单元格，单击工具栏中所需的格式按钮，即可应用格式。各个按钮的作用参见表4-1。表4-1 格式按钮的作用
此外，“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡中还提供了“数字”工具栏中没有的数字格式，包括会计专用、日期、时间、小数、科学计数法和文本格式等。在“特殊”格式中还包含有“邮政编码”和“电话号码”的格式。具体如图4-4所示。图4-4 单元格格式 “数字”选项卡
在“设置单元格格式”对话框中，“会计专用”格式与“货币”格式都可以使用货币符号和数字共同表示金额，它们的区别在于：在“会计专用”格式中货币符号右对齐，而数字符号左对齐，这样在同一列中货币符号和数字均垂直对齐; 但是“货币”格式中货币符号与数字符号是一体的，统一右对齐。
4.1.3 设置单元格对齐方式
在Excel 2013中新建一个工作簿时，单元格中的数据默认为文本自动左对齐，数字自动右对齐。在实际工作中，用户可以根据需要设定单元格中文本和数字的格式。
最简便的方法是单击“开始”选项卡菜单中“对齐方式”组中的按钮，如图4-5所示。图4-5 “对齐方式”组
该工具栏中提供了常用的对齐按钮，如水平方向和垂直方向的六种对齐方式，沿对角对齐、减少或增加缩进量、自动换行、合并及居中。选中要设置格式的单元格，然后选择相应的格式按钮。
另一种常用方法是通过“设置单元格格式”对话框中的“对齐”选项卡来设定，其中包括“文本对齐方式”“文字方向”以及“缩小字体填充”使之适应单元格的大小。具体如图4-6所示。图4-6 单元格格式 “对齐”选项卡“对齐”标签中提供了八种“水平对齐”方式，包括“常规”“靠左 (缩进)”“居中”“靠右 (缩进)”“填充”“两端对齐”“跨列居中”和“分散对齐 (缩进)”。其中，带有缩进字样的选项，还可以设定要缩进的数值。“垂直对齐”方式中有五个选项，它们是“靠上”“居中”“靠下”“两端对齐”和“分散对齐”。
如果要在单元格中显示多行，可以在“文本控制”区域选择“自动换行”复选框。否则，当输入的文本超出了单元格的长度时，Excel有可能把超出的内容显示在下个单元格中，也有可能隐藏这部分内容不显示。
如果用户希望保持每行相同的行距而又要把所有的内容显示出来，可以选中“缩小字体填充”复选框，但是这样容易破坏工作表整体的风格，所以一般情况下最好不要采用这些办法。
如果先选择了“自动换行”复选框，那么“缩小字体填充”复选框会变为不可用。
如果选择“合并单元格”，Excel只保存左上角单元格中的内容到新合并的单元格中。如果希望把其他合并前单元格中的内容也保存进来，可以先将它们复制到区域内的左上角单元格中再进行操作。
在Excel 2013中，用户可以随心所欲地设置文本的方向，方法很简单，只需要用鼠标拖动方向框中的文本指针即可得到想要的效果。具体如图4-7所示。图4-7 设置文本方向
4.2 改变单元格的行高与列宽
如果Excel工作表默认的行高和列宽不符合需要，用户可以调整单元格行高与列宽。
4.2.1 手动调整
如果对单元格的行高与列宽要求不是很精确，可以通过鼠标拖动快捷调整。
用鼠标拖动列标题的边界即可改变一列的宽度，拖动行的边界可以改变行高。如果要一次改变多行或多列的高度和宽度，只需要一次把它们都选中，然后用鼠标拖动其中任何一行或一列的边界即可。
双击列标题的左边界，可使列宽自动适应单元格中内容的宽度。
4.2.2 自定义调整
用鼠标拖拽的方法虽然可以非常方便地调整行高和列宽，但是对调整的数值很难做到精确化，如果希望精确地指定行高和列宽，就需要用到“格式”菜单中的“行”和“列”命令来进行设置。
在“开始”选项卡菜单的“单元格”组中单击“格式”命令按钮，在弹出的快捷菜单中执行“列宽”命令，弹出如图4-8 所示的“列宽”对话框。在“列宽”文本框中输入数值，然后单击“确定”按钮。
用同样的方法，可以在如图4-9所示的“行高”对话框中指定行高。图4-8 指定列宽图4-9 指定行高
如果希望Excel根据键入的内容自动调整行高和列宽，可以在“格式”快捷菜单中选择 “自动调整行高”命令或 “自动调整列宽”命令。
另外，Excel 2013还提供了“保留列宽”的功能，对于需要特定列宽的工作表，通过单击“粘贴选项”按钮，在弹出的列表中选择“保留源列宽”(如图4-10 所示)，就可以从其他工作表中粘贴信息而不丢失该格式。图4-10 “保留源列宽”功能
4.3 为单元格添加边框
在Excel中，每个单元格都由围绕单元格的灰色网格线标识。但是在打印的时候，这些网络线是不可能出现的。如果希望在打印时也能清楚地区分出每个单元格，可以为单元格或单元格区域添加边框。
添加边框的操作步骤如下。
(1) 选择所有要添加边框的单元格或区域。
(2) 在“开始”选项卡菜单的“单元格”区域，单击“格式”命令按钮，在弹出的快捷菜单中执行“设置单元格格式”命令，弹出如图4-11所示的“设置单元格格式”对话框。图4-11 “边框”选项卡
(3) 选择所需的“线条”和“颜色”，点击指定边界位置的按钮。也可直接在预览图中用鼠标单击要添加的边框线。
(4) 单击“确定”按钮，完成操作。
在绘制表格边框时，经常需要设置斜线表头，可以按以下步骤设置。选中要设置斜线表头的单元格，在如图4-11 所示的“设置单元格格式”对话框中，单击“边框”区域右下角的按钮。
4.4 统一账簿样式
同一工作簿中的工作表通常使用相同的样式，这样不仅格式统一美观，而且方便快捷。
4.4.1 使用自带的样式格式化表格
Excel内置了一些表格方案，在方案中对表格的各组成部分定义了一些特定的格式。使用自动套用格式可以快速设置单元格和数据清单的格式。
选择要格式化的表格区域，在“开始”选项卡菜单的“样式”区域，单击“套用表格格式”命令按钮，弹出如图4-12所示的样式列表。图4-12 自动套用格式
单击所需样式，弹出如图4-13所示的“套用表格式”对话框。单击“确定”按钮，即可关闭对话框，并应用表格样式。图4-13 “套用表格式”对话框
如果要删除自动套用格式，可以选择含有自动套用格式的区域，然后在“开始”选项卡菜单的“编辑”组中，单击“清除”命令按钮，在弹出的下拉菜单中选择“清除格式”命令。
4.4.2 创建新样式
创建新样式的操作方法如下。
(1) 在“开始”选项卡菜单的“样式”组中，单击“套用表格格式”命令按钮，弹出如图4-14所示的样式列表。图4-14 表格样式列表
(2) 单击样式列表下方的“新建表格样式”命令，弹出如图4-15所示的“新建表样式”对话框。在“名称”文本框中键入样式的名称。图4-15 “新建表样式”对话框
(3) 在“表元素”列表中选择要定义格式的表元素，然后单击“格式”按钮，弹出如图4-16所示的“设置单元格格式”对话框。图4-16 “设置单元格格式”对话框
(4) 设置表元素的格式，然后单击“确定”按钮关闭对话框。
(5) 如果希望把已定义好的样式设置为此文档的默认表格样式，则选中“设置为此文档的默认表格样式”复选框。
(6) 单击“确定”按钮关闭对话框。
此时，在样式列表中可以看到自定义的样式。
4.4.3 套用其他工作簿的样式
如果在工作簿中想使用另一个工作簿中创建的单元格样式，可将其复制过来，以免重复定义。具体操作步骤如下。
(1) 打开源工作簿和目标工作簿，在目标工作簿中选择“开始”菜单选项卡“样式”区域的“单元格样式”命令。
(2) 在弹出的下拉菜单中选择“合并样式”命令，弹出“合并样式”对话框，选中“合并样式来源”列表框中的源文件 (如图4-17 所示)，单击“确定”按钮即可。
如果两个工作簿中有相同的样式，则弹出提示对话框，询问用户是否合并具有相同名称的样式。如果要用复制的样式替换活动工作簿中的样式，可单击“是”按钮;如果要保留活动工作簿的样式，可单击“否”按钮。图4-17 “合并样式”对话框
4.4.4 设置条件格式
条件格式是指如果满足了指定的条件，那么Excel将自动应用底纹、字体、颜色等格式到满足条件的单元格上。一般在需要突出显示公式的计算结果或是要监视单元格的值的时候应用条件格式。
下面通过一个实例讲解设置条件格式的方法。本例中将低于60 的单元格用红色字体、带下划线的斜体显示，大于85 的单元格用蓝色背景、加粗字体显示。未设置条件格式之前，工作表显示如图4-18所示。图4-18 应用条件格式前的工作表
(1) 选中要设置条件格式的单元格区域。
(2) 单击“开始”菜单选项卡“样式”区域的“条件格式”命令，在弹出的下拉菜单中选择“突出显示单元格规则”命令下的“小于”命令，弹出如图4-19所示的对话框。图4-19 “小于”对话框
(3) 在第一个文本框中键入“60”，在右侧的下位列表中选择“自定义格式”命令，打开“设置单元格格式”对话框。
(4) 选择红色、斜体、单下划线，然后单击“确定”按钮。
(5) 单击“开始”菜单选项卡“样式”区域的“条件格式”命令，在弹出的下拉菜单中选择“突出显示单元格规则”命令下的“大于”命令。
(6) 在第一个文本框中键入“85”，在右侧的下位列表中选择“自定义格式”命令，打开“设置单元格格式”对话框。按照设置“小于”相同的步骤，对“大于”进行设置。
(7) 单击“确定”按钮，完成所有设置。这时工作表区域变成如图4-20所示的情形。图4-20 应用条件格式后的工作表
条件格式中的数值框里既可以输入常数，也可以输入公式，但公式前要加 “=”。
4.4.5 管理条件格式规则
如果要修改或删除条件格式，可以执行以下操作步骤。
(1) 选择含有要更改或删除条件格式的单元格。
(2) 单击“开始”菜单选项卡“样式”区域的“条件格式”命令，在弹出的下拉菜单中选择“管理规则”命令，弹出如图4-21所示的“条件格式规则管理器”对话框。图4-21 管理条件格式
(3) 单击“编辑规则”按钮，弹出如上图所示的“编辑格式规则”对话框，可更改每个条件的运算符、数值、公式及格式。
(4) 单击“删除规则”按钮，即可删除当前选中的条件格式。
4.5 实例——格式化销售业绩分析表
销售业绩分析表其实也是一种实用的员工工资表，本例设计的销售业绩分析表可以通过收入提成和最后的实际工资数据简单看出销售员的销售水平。
本例在设计制作时，主要应用了单元格样式、工作表格式，使工作表更加格式化，也更加美观，并通过添加条件格式，使管理人员直观地看到销售员的销售业绩水平。
具体操作步骤如下。
(1) 打开一个空白的Excel工作簿，并将默认新建的工作表重命名为“销售业绩分析表”。
(2) 在工作表中输入数据，结果如图4-22所示。图4-22 输入数据
(3) 对单元格进行简单的合并和居中等设置，结果如图4-23所示。图4-23 简单设置单元格格式
(4) 选中表格标题栏A1单元格，单击“开始”菜单选项卡“样式”组中的“单元格样式”按钮，弹出各种样式列表，如图4-24所示。图4-24 单元格样式列表
(5) 单击选择“标题1”样式。选中A2单元格，设置其单元格样式为“链接单元格”，结果如图4-25所示。图4-25 设置A1 和A2 单元格样式
(6) 单击样式列表中的“新建单元格样式”命令，弹出“样式”对话框，单击“格式”按钮，弹出“设置单元格格式”对话框，设置样式的字体为仿宋、加粗倾斜、绿色，水平和垂直对齐方式均为居中，显示下边框，填充为橙白渐变色，如图4-26所示。图4-26 设置单元格格式
(7) 单击“确定”按钮，返回“样式”对话框 (如图4-27所示)，在对话框中显示了大部分设置。图4-27 “样式”对话框
(8) 单击“确定”按钮，完成样式的创建。选中A1 单元格，再次打开样式列表，此时在列表最上方显示了刚创建的样式。单击选择“样式1”，效果如图4-28所示。图4-28 使用样式1 效果
(9) 选中A2单元格为其添加样式“40％—着色6”。用同样的方法为“收入提成”和“实发工资”两列单元格添加样式“40％—着色6”，结果如图4-29所示。图4-29 设置工作表其他单元格样式
Excel 2013还提供了多种工作表样式，使设置工作表样式更加方便快捷。
(10) 选中 A3：H13 单元格区域，单击“开始”菜单选项卡“样式”组中的“套用表格格式”按钮，弹出各种格式列表，如图4-30所示。图4-30 选择工作表格式
(11) 单击选择一种格式，弹出“套用表格式”对话框，显示表数据的来源，选中“表包含标题”复选框，如图4-31所示。图4-31 “套用表格式”对话框
(12) 如果需要修改数据，单击“套用表格式”对话框中的“表数据的来源”文本框后的选择按钮，重新选择数据区域。
(13) 单击“确定”按钮，表格格式套用成功，结果如图4-32所示。图4-32 套用表格格式效果
(14) 当选中套用表格格式的单元格后，在功能区上方的菜单选项卡中将显示“表格工具设计”临时菜单选项卡，如图4-33所示。图4-33 “表格工具设计”临时菜单选项卡
(15) 单击打开“表格工具设计”菜单选项卡，在“表格样式选项”组中可以设置表样式的基本选项。
(16) 单击“属性”组中的“调整表格大小”按钮，弹出“调整表大小”对话框，单击“为表选择新的数据区域”文本框后面的选择按钮，可以在表格中重新选择表范围。
在查看工作表时，如果工作表中的数据较多，则用户查看数据将变得很复杂。Excel为用户提供了条件格式数据的操作，根据条件使用数据条、色阶和图表集，以突出显示相关的单元格，强调异常值，以及实现数据的可视化效果，操作步骤如下。
(17) 选中C4：C13单元格区域，单击“开始”菜单选项卡“样式”组中的“条件格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“数据条”命令，如图4-34所示。图4-34 选择 “数据条”命令
(18) 单击选择一种数据条样式，结果如图4-35所示。单元格以数据大小显示长短不同的数据条。图4-35 使用数据条效果
(19) 选中D4：D13单元格区域，单击“条件格式”下拉菜单“项目选取规则”命令级联菜单中的“高于平均值”命令，如图4-36所示。图4-36 选择 “高于平均值”命令
(20) 在弹出的“高于平均值”对话框中，单击“设置为”文本框后面的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“浅红填充色深红色文本”选项，如图4-37所示。图4-37 设置 “高于平均值”对话框
(21) 单击“确定”按钮，D4：D13单元格区域中最大的两个数据值以“浅红填充色深红色文本”样式显示。
(22) 用同样方法设置D4：D13单元格区域中最小的2项以“红色边框”样式显示，如图4-38所示。图4-38 设置突出显示最小项
(23) 选中H4：H13单元格区域，选择“条件格式”下拉菜单中的“图标集”命令，在其中选择合适的图标，如图4-39所示。图4-39 选择图标集
(24) 在H4：H13单元格区域中将所有数据分为三类，分别以不同的图标显示，如图4-40所示。图4-40 图标集显示效果
第5章 使用公式计算财务数据
在Excel，工作表中使用公式来执行对输入数据的计算。公式是在工作表中对数据进行分析的等式，它可以对工作表的数值进行加法、减法和乘法等运算。可以在公式中使用各种函数。公式可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格，或者其他工作簿的工作表中的单元格。
5.1 认识公式
公式与函数是Excel电子表格的核心部分，如果没有公式，电子表格在很大程度上就失去了意义。在实际工作中，会有很多地方需要用到公式，只要公式中有一个数据发生了改变，就要重新计算一遍，而Excel会自动根据新的数据更新计算结果。
5.1.1 公式的组成
Excel的公式有自己的语法规则，即以等号开头，后面紧跟运算数和运算符，其中运算数可以是常数、单元格名称和工作表函数。
通常，公式由一个或多个单元格地址、值和数学运算符构成，也就是由运算符号和运算量组成。运算量的表达形式包括地址、常量、名字、函数、公式，而运算符对公式中的元素进行特定类型的运算。
5.1.2 认识公式中的运算符
Microsoft Excel包含四种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。下面介绍这四种类型的运算符。
算术运算符：用来完成基本的数学运算 (见表5-1)。表5-1 算术运算符
比较运算符：用来比较两个数值的大小关系 (见表5-2)，返回逻辑值TURE 或FLASE。表5-2 比较运算符
文本运算符：用来将多个文本连接成一个组合文本 (见表5-3)。表5-3 文本运算符
引用运算符：用来将单元格区域进行合并运算 (见表5-4)。表5-4 引用运算符
复杂运算必须按正确的优先顺序进行计算才能得到正确的结果，所以读者也必须掌握Excel中运算的优先顺序。对于不同的优先级运算，按优先级从高到低进行运算，对于同一优先级的运算，按照从左到右的顺序进行运算。运用 () 可以改变运算的优先关系。
表5-5说明了各运算符的优先级。表5-5 公式中运算符的先后顺序
在公式中，每个运算符都需要特定类型的数值与之对应。如果输入数值的类型与所需的类型不同，Excel将尝试一切可能的转换并完成计算。常见的数据类型转换方式如表5-6所示。表5-6 公式中的数据类型转换（续表）
5.2 使用公式
Excel会自动根据使用的参数更新计算结果，如果公式中有数据发生了改变，用户不需要重新计算，这样可以大大减少错误，提高效率。
5.2.1 创建公式
创建公式的操作类似于输入文字型数据，不同的是输入公式的时候总是以“=”开头，然后是公式的表达式。
在单元格中创建公式的一般操作步骤如下。
(1) 选中要输入公式的单元格。
(2) 在单元格中输入“=”，然后在“=”后输入相应的公式。本例输入“SUM (”，然后单击B3，输入“+”，单击B4，输入“+”，单击B5，输入“+”，单击B6，输入“)”; 或者直接输入“=SUM (B3+B4+B5+B6)”，如图5-1所示。图5-1 输入公式
(3) 按下Enter键或者单击编辑栏中的“输入”按钮“姨”。
在工作表中输入公式后，单元格中显示的是公式计算的结果，而在编辑栏中显示的是输入的公式，如图5-2所示。图5-2 输入计算公式
在Excel单元格中输入公式后默认只显示计算结果，如果要查看单元格中输入的公式，可以双击单元格，或者选中单元格后在编辑栏中查看。当要查看的公式较多时，这样操作显然很麻烦。在Excel中按下Ctrl+组合键即可同时显示所有单元格中输入的公式。再次按下Ctrl+组合键则恢复正常显示。
5.2.2 编辑公式
如果发现输入的公式有错误，可以很方便地对它进行修改，步骤如下。
(1) 选定要修改公式的单元格。
(2) 在编辑栏中对公式进行修改。
(3) 按Enter键，完成操作。
5.2.3 复制公式
复制公式的操作与对单元格中数据的复制、移动、删除类似。
下面通过一个简单实例讲解复制公式的操作方法，步骤如下。
(1) 选定源单元格，即公式的来源。如图5-2所示的B7。
(2) 在“编辑”菜单中选择“复制”。
(3) 选定目的单元格，即复制公式的目的地，如C7。
(4) 在“编辑”菜单中选择“选择性粘贴”。
(5) 在“选择性粘贴”对话框选择“公式”单选按钮。
(6) 单击“确定”按钮，完成操作，如图5-3所示。图5-3 复制公式
如果在“选择性粘贴”对话框选择“数值”单选按钮，将用计算结果替换整个公式或公式中的部分内容，这样在修改被其引用的单元格时，该公式将不再重新计算。如果用计算结果替换公式，Excel将永久地删除这个公式。
对比图5-2和图5-3的编辑栏可以看出，复制公式时，单元格中的绝对引用不改变，而相对引用发生改变。
(7) 选定C7单元格，拖动其填充柄向右填充至E7单元格，如图5-4所示。图5-4 复制公式
当移动公式时，公式中的单元格引用并不改变。用计算结果替换整个公式或部分内容。复制公式时，单元格引用将根据所引用的类型而变化。
5.2.4 删除公式
删除公式的操作与删除单元格中的数据类似。选中要删除公式的单元格，然后按Delete键删除。
5.3 公式中常见的错误值
当计算公式和函数时，如果在相关单元格中显示的不是计算结果，而是如表5-7所示的错误提示，表示公式和函数在语法上发生了错误。表5-7 函数和公式语法错误导致的错误提示
5.4 引用单元格
引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一个单元格的数值，还可以引用同一个工作簿中不同工作表上的单元格和其他工作簿中的数据。引用不同工作簿中的单元格称为链接。
此外，使用单元格引用可使工作表的修改和维护更为容易。
在公式中如果要引用单元格，可以在输入公式时直接输入单元格的引用，也可以在需要引用单元格时，单击该单元格。
5.4.1 相对引用和绝对引用
公式中的相对单元格引用是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置。默认情况下，Excel 使用相对引用样式，此样式引用字母标识列 (从 A 到 IV，共 256列)，引用数字标识行 (从 1 到 65 536)，这些字母和数字称为行号和列标。例如，B2 引用列 B 和行2 交叉处的单元格。如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。如果多行或多列地复制公式，引用会自动调整。
默认情况下，新公式使用相对引用。例如，如果将单元格C7 中的相对引用复制到单元格D7，将自动从“=SUM (C3+C4+C5+C6)”调整到“=SUM (D3+D4+D5+D6)”，如图5-5所示。图5-5 复制的公式使用相对引用
公式中的括号必须是英文状态或者是半角中文状态，列号和行号不区分大小写，Excel 会自动转换为大写。
相对引用样式的示例参见表5-8。表5-8 A1 引用样式示例（续表）
单元格中的绝对单元格引用 (如＄A＄1) 总是在指定位置引用单元格。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变。如果多行或多列地复制公式，绝对引用将不作调整。默认情况下，新公式使用相对引用，需要将它们转换为绝对引用。
例如，在如图5-6 所示工作表中的 F4 单元格中输入公式“=＄ D ＄4*＄ E＄4”，按Enter键完成输入，然后将F4单元格中的公式复制到F5 中，会发现F5 单元格中的公式也是“=＄D＄4*＄E＄4”，如图5-7所示。也就是说，复制绝对公式后，公式中所引用的仍然是原单元格数据。图5-6 输入公式图5-7 复制公式
相对引用和绝对引用有什么区别? 相对引用在复制时，引用会随着复制的方向不同而发生不同的变化; 而绝对引用就是在源单元格的某个引用前加入“＄”符号，无论公式复制到什么位置，此引用都不会发生变化。
5.4.2 引用同一工作簿其他工作表中的单元格
如果要引用其他工作表中的单元格，则在引用的单元格名称前面加上要引用区域所处的工作表名称和“！”号。
例如用SUM工作表函数将计算同一个工作簿中名为new的工作表的B1：B10区域内的和，则在单元格中应输入 “=SUM (new！B1：B10)”。
工作表名称可以使用英文单引号引用，也可以省略。Excel默认都会加上单引号。
如果要分析同一工作簿中多张工作表上的相同单元格或单元格区域中的数据，可以使用三维引用。三维引用包含单元格或区域引用，前面加上工作表名称的范围。Excel使用存储在引用开始名和结束名之间的任何工作表。
例如，=SUM (Sheet2：Sheet13！B5) 将计算包含在 B5 单元格内所有值的和，单元格的取值范围从工作表Sheet2到工作表Sheet13。
三维引用不能用于数组公式中。三维引用不能与交叉引用运算符 (空格) 一起使用，也不能用在使用了绝对交集的公式中。
5.4.3 引用其他工作簿中的单元格
如果要引用其他工作簿中的单元格，除了要在引用的单元格名称前面加上要引用区域所处的工作表名称和“！”号之外，还要加上工作簿的名称，且名称使用英文的中括号 [] 来引用。
例如，要在当前工作表中计算名为“出纳．xlsx”的工作簿中“银行日记账”工作表中的C2：C9单元格的总和，则应在单元格中输入“=SUM (' [出纳．xlsx] 银行日记账'！C2：C9)”。
工作簿及工作表名称可以使用英文单引号引用，也可以省略。Excel默认都会加上单引号。
5.4.4 使用名称计算数据
公式中使用名称定义数据区域可以使人们更容易理解公式的含义。例如，公式“=SUM (一季度销售额)”要比公式“=SUM (C20：C30)”更容易理解。
名称可用于所有的工作表。例如，如果名称“预计销售”引用了工作簿中第一个工作表的区域A20：A30，则工作簿中的所有工作表都使用名称“预计销售”来引用第一个工作表中的区域A20：A30。名称也可以用来代表不会更改的 (常量) 公式和数值，例如，可使用名称“销售税”代表销售额的税率 (如6.2％); 也可以与另一个工作簿中的定义名称链接，或定义一个引用了其他工作簿中单元格的名称，例如，公式“=SUM (销售额．xlsx！项目销售额)”表示“销售额”工作簿中一个被命名为“项目销售额”的区域。
命名单元格公式和常量遵循以下规则。
名称的第一个字符必须是字母或下划线。名称中的字符可以是字母、数字、句号和下划线。
名称不能与单元格引用相同，如Z＄100或R1 C1。
名称中不能有空格。可以用下划线和句号作单词分隔符。
名称最多可以包含255个字符。
名称可以包含大、小写字符。Microsoft Excel在名称中不区分大小写。例如，如果已经创建了名称Sales，接着又在同一工作簿中创建了名称SALES，则第二个名称将替换第一个。
给单元格命名的操作步骤如下。
(1) 选定要命名的单元格或单元格区域，单元格区域可以是不相邻的。
(2) 单击编辑栏左端的“名称”框。
(3) 为单元格键入名称 (如图5-8所示)，并按Enter键确认。图5-8 输入单元格名称
5.5 实例——计算销售业绩奖金
为了评判绩效奖金，需要把部门所有销售员的业绩做一个对比，评出最优秀的销售员并给予奖励。销售工作表可以用来作为每个销售人员的必备工作表，以统计每个人的工作量，也可以作为公司统计每个员工工作的一种方法。
本实例在设计制作时，主要应用了各种公式和函数的基本操作及公式的引用方法等。这些操作使得处理大量数据更加快捷方便。
下面先创建销售工作表和工作簿，并在工作表中输入基本数据，操作步骤如下。
(1) 创建一个销售工作表并格式化，然后将其保存为“销售工作表．xlsx”，如图5-9所示。图5-9 创建销售工作表
接下来利用公式的直接输入与复制，来完成“销售工作表”中其余数据的填充，操作步骤如下。
(2) 单击选择F4单元格为当前单元格，将光标移动到编辑栏并单击，然后在编辑栏输入公式“=D4*E4”，如图5-10所示。图5-10 在编辑栏输入公式
(3) 按Enter键，系统接受输入，在E4单元格填充数据结果。
(4) 单击选中F4单元格，并将光标移动到其边框右下角的位置，当光标变为十字样式时，按下鼠标左键向下拖动至F15 单元格，释放鼠标左键，即可将F4 单元格中的公式复制到其下方的单元格区域内，并显示计算结果，如图5-11所示。图5-11 复制公式
还有另一种通过公式计算得到结果的方法。在图5-10 中，选中 F4:F15单元格区域，在编辑栏输入公式“=D4*E4”后，按组合键Ctrl+Enter。
接下来对F列单元格进行公式输入。
(5) 单击选中E17单元格，并在其中添加内容“总金额:”，如图5-12所示。
(6) 双击F17单元格，光标变为闪烁的竖线形式，利用键盘直接在F17单元格内输入公式“=SUM (F4：F15)”，如图5-12所示。图5-12 输入公式
(7) 输入完成后，按Enter键，显示结果。
下面通过计算找出销售业绩最好的销售员。
(8) 在E18单元格中输入文本“最高销售额:”，然后在F18 单元格中输入公式“=MAX (F4：F15)”，按Enter键即可显示结果。
(9) 使用条件格式突出显示符合条件的单元格。选中单元格区域F4：F15，在“开始”菜单选项卡的“样式”组中单击“条件格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“突出显示单元格规则”子菜单中的“等于”命令，弹出如图5-13 所示的“等于”对话框。图5-13 “等于”对话框
(10) 单击第一个文本框右侧的选择按钮，在工作表中选择F18单元格，或直接在文本框中输入“=＄F＄18”，然后在“设置为”下拉列表中选择“浅红填充色深红色文本”，单击“确定”按钮关闭对话框，此时的工作表如图5-14所示。图5-14 应用条件格式
下面的步骤是计算销售业绩最好的销售员可以拿到的奖金。
(11) 在E2单元格中输入文本“系数:”，在F2单元格中输入本单位的奖励系数(假设为2％)，在E19单元格中输入文本“奖金:”。
(12) 选中F19单元格，切换到“公式”菜单选项卡，单击“插入函数”按钮，在弹出的“插入函数”对话框中选择函数“PRODUCT”，单击“确定”按钮，在弹出的“函数参数”对话框中单击“选择”按钮，在工作表中分别选择F6和F2，单击“确定”按钮关闭对话框，此时的工作表如图5-15所示。图5-15 工作表
第6章 使用函数计算财务数据
除了公式，Excel中还提供了特别计算功能，即函数。如果需要经常进行一些繁琐的计算，可以把数据直接代入到函数中，Excel会自动返回计算后的结果。使用函数可以加快录入和计算速度，如果现有的函数不能满足计算需要，还可以根据特定的需要使用Visual Basic建立自定义的函数。在计算时使用函数，可以减少输入时间，并减少错误的发生。
6.1 认识函数
函数可以看作是比较复杂的公式，它通过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算。函数可用于执行简单或复杂的计算。例如，ROUND函数可将单元格A10中的数字四舍五入。
6.1.1 函数的结构
在Excel中，函数就是系统预定义的内置公式，它按照特定的顺序对参数进行计算。参数是运用函数进行计算所必须的初始值。函数中的参数可以是数字、文本、逻辑值或者单元格的引用，也可以是常量公式或其他函数。每个函数都有它需要的参数类型。
函数的写法及各部分的结构如图6-1所示。图6-1 函数的结构
结构：函数的结构以等号即“=”开始，后面紧跟函数名称和左括号，然后以逗号分隔输入参数，最后是右括号。
函数名称：如果要查看可用函数的列表，可单击一个单元格并按 Shift+F3。
参数：参数可以是数字、文本、逻辑值 (如 TRUE 或 FALSE)、数组、错误值(如#N/A) 或单元格引用。指定的参数必须为有效参数值。参数也可以是常量、公式或其他函数。
参数工具提示：在键入函数时，会出现一个带有语法和参数的工具提示，如图6-1所示。工具提示只在使用内置函数时出现，它不仅能显示该函数的所有参数，而且能同时显示指向该函数的“帮助”主题的链接。
6.1.2 函数的分类
Excel中的函数按功能进行分类如表6-1所示。表6-1 Excel 中的函数按功能进行分类
用户如果需要用到这些函数，可以在函数向导中选择相应的函数名称，并查看它的说明和使用方法。
6.2 使用函数
在电子表格中创建含有函数的公式，使用“插入函数”对话框将有助于用户，尤其是初学者了解函数结构，并正确设置函数参数。
6.2.1 插入函数
在工作表中插入函数的一般操作步骤如下。
(1) 选中要插入公式的单元格。
(2) 单击“插入函数”按钮，屏幕会弹出如图6-2所示的“插入函数”对话框。在函数类别下拉列表中选择类别，然后在“选择函数”下拉列表中选择需要的函数，如“SUM”函数，对话框底部将显示对应函数的语法和说明。图6-2 “插入函数”对话框
如果用户不太了解或者不会使用需要用到的函数，可以在图6-2所示的对话框中的“搜索函数”文本框中输入一条自然语言，例如，“如何确定汽车贷款的月偿还额”，然后单击“转到”按钮，函数向导将返回一个用于完成该任务的推荐函数列表。
(3) 单击“确定”按钮，弹出如图6-3 所示的“函数参数”对话框。输入要计算的单元格名称或单元格区域。图6-3 “函数参数”对话框
在输入函数公式时，除了一部分不带参数的函数外，大部分函数都需要输入一定数量的参数，主要有以下六类对象可以作为参数在函数公式中使用。
使用名字作为参数：例如，“=SUMIF (销售！＄B＄3：＄B＄50，B3，销售！＄D＄3：＄D＄100)”。
使用整行或整列作为参数：例如，函数公式“=SUM (B：B)”表示对B列进行求和。使用整行或整列引用在计算一定范围的变化总和方面特别有用。
使用文字值作为参数：例如，函数公式“=SQRT (225)”就是使用值作为参数，表示求225的平方根。
将表达式作为参数：例如，函数公式“=SQRT ((A1^2) + (A2^3))”，使用表达式 (A1^2) + (A2^3) 作为参数，表示计算表达式 (A1^2) + (A2^3) 计算结果的平方根。
将其他函数作为参数：例如，函数公式“=SIN (RADIANS (A1))”，表示先将A1单元格数据由角度值转换为弧度值，再计算其正弦值。
将数组作为参数：例如，函数公式“=OR (B3={1，20，22，25})”是以数组作为参数，表示如果B3单元格的内容是1，20，22和25中的任意数字，则计算结果为TRUE，否则返回FALSE。
(4) 单击“确定”按钮，完成操作。
6.2.2 嵌套函数
在计算较为复杂的数据时，函数可以用作其他函数的参数。例如，函数公式“=SIN (RADIANS (A1))”，表示先将A1单元格数据由角度值转换为弧度值，再计算其正弦值，其中，RADIANS (A1) 称为嵌套函数。
当嵌套函数作为参数使用时，它返回的数值类型必须与参数使用的数值类型相同。例如，如果参数返回一个 TRUE 或 FALSE 值，那么嵌套函数也必须返回一个TRUE或FALSE值。否则，Microsoft Excel将显示#value！错误值。
如图6-4中的公式使用了嵌套的AVERAGE函数，并将结果与值50进行了比较。图6-4 嵌套函数示例
Excel 公式中最多可以包含七层嵌套。
6.3 常用函数的应用
Excel 2013中提供了几百个函数，下面将介绍常用的几个函数，其他函数的使用请参阅Excel 2013在线帮助系统。
6.3.1 SUM函数的应用
SUM () 函数属于数学和三角函数，可返回某个单元格区域中所有数字的和。
语法：SUM (number1，number2，…)。
其中，number1，number2，…为需要求和的参数，可以是数字、逻辑值及数字的文本表达式。参数个数不能超过30个，否则Excel会提示参数太多。如果参数为数组或引用，只有其中的数字被计算，数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略; 如果参数为错误值或为不能转换成数字的文本，将会导致错误。
表6-2为SUM () 函数的使用示例。表6-2 SUM () 函数的使用及说明
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]