作者：恒盛杰资讯
出版社：机械工业出版社
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图表之美——打造优秀的Excel图表试读：
导读
市场上关于Excel图表制作的书多如牛毛，但是从理论结合实际的角度介绍如何提高图表设计水平的书却不多。你为什么需要读这本书？本书有什么特色？本书适合谁看？在本书的导读部分，将以图片的形式为你解答上述疑问。01 为什么要读这本书
图表本来就是Excel最重要的功能之一，Excel图表的应用随着Excel被普及到各行各业。但是你有没有发现，在各个企业、各大会议、各类报表中，你看到的都是大同小异的被打上Excel标签的图表，让人丝毫提不起阅读的兴趣。02 本书特色
本书的特色主要体现在5个方面：结构层次清晰易读、以图表设计为线索安排结构、精彩案例赏析开篇引人入胜、大量专业图表展示和大量翔实关键技巧阐述。03 本书适合谁看
本书适合所有需要使用Excel图表的人阅读。如果你是初学者，你可从头学习如何设计和制作专业的商务图表；如果你急于改善制作图表的水平，那本书将助你一臂之力，让你的图表变得更专业。第1章透过图表看世界1.1 信息与图表“图”通常指图画和图像，它包括绘画、照片、标志及文字等。“表”是指将事物和内容分类排列，并按类别和顺序记录一些复杂事件的文字和表格。两者有目的地结合在一起，便成为用于传递信息的图表。
在对统计信息在可视化时的基本属性进行分析与研究后，图表泛指在屏幕中显示的，可直观展示统计信息属性（如时间、数量等），对知识挖掘和信息直观生动感受起关键作用的图形结构，它是一种很好地将信息变得直观、形象的“可视化”手段。因此，图表设计隶属于视觉传达设计范畴，是通过图表、表格来表示某种事物的现象或某种思维的抽象概念。1.1.1 信息社会中图表的重要性
随着人类社会的不断进步，科学技术以前所未有的速度迅猛发展，大众传播进入了更为激烈的竞争阶段，人们的生活节奏越来越快，时间越来越紧张，可以说，我们已进入一个“精读少而略读多”的“快餐文化”时代。那么，在这个“速读”时代里，对信息更为有效地梳理和传达将成为当今社会发展的一个重要内容，而“图表”便当之无愧地担当起了这一重任。
因此，图表的应用几乎渗透到了社会的各个领域，并且发挥着重要的作用。无论是在自然科学及社会科学领域，还是在传播及商业领域，到处都可以看到图表的身影。
从使用图表的目的来分析，图表的作用可概括为两个方面：一方面是用来作为科学研究和专业化标准的一种表示方法，如工程制图、统计图表；另一方面是以大众为目标的信息传播，如知识性读物、交通示意图等。
Excel图表主要属于统计图表的范畴，被广泛应用于现代商务企业。一般来讲，现代企业的统计信息错综复杂、千变万化，为了更好地展示它们及它们内在的关系，我们需要对这些信息的属性进行抽象化的分析与研究。当需要以可视化的形式向用户展示统计信息时，一般包括：表现什么——主题特征、在什么地方——空间属性、什么（多长）时间——时间属性、程度——数量特征以及怎么样——变化特征等。
具体来说，图表可视化信息时通常具有以下8个基本特征。
1.信息的多样性：大部分统计信息都具有多重属性，不同的属性应采用相应的优势媒体或综合可视化手段来表现，使信息具有多样性的特征。
2.信息的优先性：同一统计信息在不同的主题或用途中具有不同的重要性，应确定好内部结构层次关系，按优先原则展示信息。
3.信息的归属性：可以根据特定指标，将统计信息进行归类分级。
4.信息的时间性：统计信息在可视化时随时间的内容变化、数量变化、成分变化等。
5.信息的主题性：在不同的可视化应用目标中，不同的统计信息反映不同的信息主题。
6.信息的空间性：统计信息的表现具备相对的空间几何特征（点、线、面和体等）。
7.信息的相关性：反映统计信息间的相互关系（层次结构对比与构成等）。
8.信息的数量性：反映统计信息绝对或相对数量特征，它是统计信息可视化要表现的具体内容。1.1.2 从历史进程看图表的发展
图表的使用有着悠久的历史，实际上在计算机科学技术诞生以前，图表就被广泛应用于社会生活和工作中。在古代最常见的是地图的使用，一些古老的地图见证了图表的应用，也用事实向人们展示了图表的发展历史。
如图1-1所示为中国古代地图，完全没有现代计算机技术的痕迹，纯粹的手工绘制。可见在那个时代，人们就已经知晓并熟练地使用图表来传递和表达信息了。图 1-1
如图1-2所示，这是一张“2005—2009年国内生产总值”统计的柱形图表，图表由标题、坐标轴和各个柱子、数据标签构成，典型的Excel图表风格，能够直观地比较一组数据值的大小。图 1-2
接下来，再来看一张近期来自国外的数据统计图表，如图1-3所示。从中可以看到，无论是图表的颜色，还是图表的布局，都让人赏心悦目，令人感到舒适，也是一种视觉享受。图 1-3
可见，图表随着时间的推移，也在不断的发展变化。从中国最古老的地图到国外专业的数据统计图表，图表以多种方式诉说着人们使用它来传递信息的历史。
其实从古代地图就可以看出，古人早已懂得如何利用图表来精简、直观地传达信息。而随着社会的进步和科学技术的发展，更多类型的图表不断诞生，以满足人们方方面面的需要。同时，审美观念的变化也带动了丰富的图表视觉艺术的发展，不但颜色变得丰富多彩，而且表现形式也更加多样化了。但是，无论是古代还是现代，尊重事实、内容确切都是图表设计的首要任务和基本要求。1.1.3 图表传达的视觉艺术
既然图表担负着简化信息并使用视觉语言传达的责任，它就必须通过合理的视觉传达方式在人们的眼睛与大脑之间建立起连接的捷径，使人们能够在最短的时间内获取更多的有效信息。
视觉传达主要包括形体语言、物象语言和图画语言。图表属于其中的图画语言中的一种独特形式，有着自身的表达特性，特别是对时间、空间等概念的表达和一些抽象文字的表达有着文字和语言无法取代的效果。
图表在信息传递中的特性归纳起来主要有以下3点。
1.图表具有信息表达的准确性。对所有事物的内容、性质、时间或数量等信息的表达都准确无误。
2.图表具有信息表达的可读性。图表具有形象、直观的特点，比数字更容易在人的大脑中留下印象，更能吸引人的注意力，因此使用图表传递信息可使信息具有更好的可读性。
3.图表设计的艺术性。图表是通过视觉的传递来完成的，必须考虑到人们的欣赏习惯和审美情趣，这也是图表区分于文字信息和语言信息的艺术特性。
也就是说，图表和其他视觉设计作品类似，在传达上要做到功能和审美的完美结合才能达到最佳效果。1.2 图表的类型
为了更好地研究图表，通常应该根据图表主要功能对图表进行类别的细分。图表可谓是一个庞大的家族，里面的成员众多。虽然它们对于信息图示化的整理和表达有一些图表共同的特征，但是由于应用领域和主要功能不同，也存在许多差异。1.2.1 信息图表的类型
按照主要功能，可以将图表分为五大类别，分别为统计图表、示意图表、地图、界面图表和历法图表，如图1-4所示。图 1-4
1.统计图表
统计图表主要用于科学的数据统计，以统计图的方式呈现数据，因此数据显示是统计图表的一个显著特征。根据数据显示方式的不同，统计图表通常又可以分为表格类、坐标类、条块类、圆形图和图示类。（1）表格类
把依靠统计学所收集和整理的数据排入表的行与列中，很快就能分析出事物的性质与关系，并清晰地了解相对应的数值。（2）坐标类
基于数学中的坐标体系，在图表中用纵轴和横轴表示不同内容或比值，而与之相关的数据点显示在坐标轴中相对应的位置。坐标类图表主要用来表示事物变化过程中的量变与质变的状态，常见的有K线图、柱形图等。（3）条块类
采用横条或竖条的相互比较来表示事物的量和度的差异，如高度、长度、重量、数量及名次等。（4）圆形图
通过对圆形的分割来表示量和值的关系，如占有的面积、产量分布等。圆形统计图表主要包括饼图、圆环图等。（5）图示类
图示类的图表是指在统计图中使用具体的图像，将数值标注于图像中，使统计图表更直观。
2.示意图表
示意图表是以图画语言和象征符号为基本特征的一种图表表示方法，以抽象图形元素或具象事物示意某个原理、事件、关系的图表。示意图表又可细分为概念图表、流程图表和系统图表。（1）概念图表
概念图表是用能够象征信息内容的抽象元素或具象图形来说明某个原理、事件、事物的图表。它可以将一些复杂的、抽象的概念使用直观的、易懂的图示来表达。（2）流程图表
流程图表是用具有鲜明指向性的图形元素表示具有先后次序性动作、步骤的图表，常见的如工作流程图等。（3）系统图表
系统图表是通过将信息分类、细化、归类之后，用各种框架模式表示各个要素间组织关系的图表，常见的如企业的组织结构图。
3.地图
地图是用图示来描述关于地域性信息的图表。地图主要分为通用地图和专用地图，专用地图又分为资源地图、导游地图、导购地图等。
4.界面图表
界面图表指的是有实物界面的图表形式。这种图表在日常生活中比较常见。如仪表操作界面、手机操作界面、钟表界面等。
5.历法图表
历法图表指记录、传达日期与年代概念的日历、年历图表。我国的历法历史悠久，生活中常见的日历有多种样式，如可撕式日历、悬挂式日历、放置式台历等。1.2.2 Excel中的图表类型
Excel 2010中的图表类型主要有两大类，一类是统计图表，另一类是概念图表。由于Excel本身在数据处理与分析方面的优势，它的统计图表功能被广泛应用于各行各业。从Excel 2007开始的Excel版本中，增加了SmartArt功能，这使得Excel图表的领域开始扩展到示意图表中的概念图表类型，为现代商务办公提供了更多的便利。
本节主要介绍Excel中的统计图表的类型，Excel中的统计图表类型主要包括以下11种。
1.柱状图
柱状图通常用纵坐标轴来显示数值项，横坐标轴来显示信息类别，用于表示以行或列排列的数据，柱形图主要用于显示一段时间内数据的变化或者显示各项之间的比较情况。柱状图共有19种子图表，是所有图表类型中包含子图表最多的，也是最常用的图表之一。如图1-5所示，该图表为柱状图中的簇状柱形图效果。图 1-5
2.饼图
饼图用于显示一个数据系列中各项的大小与各项总和的比例关系，它只有一个数据系列，适合于显示个体与整体的比例关系，在显示数据系列相对于总量的比例时最有用，每个扇区显示其占总体的百分比值，所有扇区百分比的总和为100%。饼图效果如图1-6所示。图 1-6
3.折线图
折线图用折线显示一段时间内一组数据的变化趋势。通常用于比较相同时间间隔内数据的变化趋势，它对于显示一段时间内连续数据的变化趋势特别有用。Excel中的折线图效果如图1-7所示。图 1-7
4.条形图
条形图由一系列水平条组成，用于比较两项或多项之间的差异时很有用，条形图具有数据轴标签较长和持续显示数值的特点。条形图效果如图1-8所示。图 1-8
5.面积图
面积图是以阴影或颜色填充折线下方区域的图形，它能显示一段时间内数据变动的幅度值，通过面积图既能看出各部分的变动，又能看出总体的变化，适用于显示随时间而改变的量。如果数据点比较少，添加垂直线有助于分辨每个时期的实际值。Excel中的面积图效果如图1-9所示。图 1-9
6.XY散点图
XY散点图由X轴和Y轴组成，用于显示成对数据中各数值之间的关系，并将每一数对中的一个数绘制在X轴上，而另一个则绘制在Y轴上，在两点垂直交汇处上做一个标记。当所有数据绘制完成后，就构成了散点图。它常用于统计与科学数据的显示。散点图效果如图1-10所示。图 1-10
7.圆环图
圆环图与饼图相似，显示整体中各部分的关系。它与饼图不同之处是圆环图能够绘制超过一列或一行的数据。圆环图有时可用于比较两个饼图，它分为圆环图和分离型圆环图两种。图1-11为Excel中的动态圆环图效果。图 1-11
8.股价图
股价图是具有3个数据序列的折线图，常用于显示股票市场的波动，被用来显示一段指定时间内一种股票的成交量、开盘价、最高价、最低价和收盘价。股价图多用于金融、商贸等行业。股价图效果如图1-12所示。图 1-12
9.雷达图
雷达图通常用于显示数据相对于中心的变化情况，采用雷达图可绘制几个内部关联的序列，很容易做出可视的对比。如图1-13所示，使用雷达图分析某公司员工的流动情况。图 1-13
10.曲面图
当要找出两组数据中的最优组合时，选择曲面图就能轻松实现。在曲面图中颜色和图案表示具有相同数值范围的区域，如图1-14所示，使用曲面图分析某种材料的抗拉强度。图 1-14
11.气泡图
气泡图与散点图相似，它是一种特殊的XY散点图，可显示3个变量之间的关系。它最适合用于较小的数据集。如果数据点太多，那么创建的气泡图便难以读懂。如图1-15所示，使用气泡图分析各区域的销售额。图 1-15
总的来说，Excel中常见的统计图表类型为以上11种，掌握好这些类型的图表，就可以轻松应对日常的数据统计与分析的相关工作。1.3 图表设计构成要素
现代图表设计充分利用计算机技术，将各种符号和图形融入图表中，使一些枯燥的数据和复杂的内容变得更形象、生动、有趣。就Excel图表来说，图表的设计构成可以从两方面来探讨：一方面是图表内容设计要素，另一方面是图表形式设计要素。1.3.1 图表内容设计要素
就Excel图表本身来说，图表的内容主要包括：图表主标题、图表副标题、图表主体、数据注释4个方面，图1-16为一个标准的商务图表。图 1-16
·图表主标题：图表主标题要突出，并且要直接表明图表的观点，文字要简洁有力。
·图表副标题：图表副标题是对图表主标题的一个补充性说明，可以对图表进行一个概括性的描述，让读者能够掌握更多的信息。
·图表主体：图表主体实际上就是图表最核心的部件，包括图表系列、图表背景及坐标轴等要素。
·图表注释：图表注释是对图表原始数据来源的一个说明，使图表信息更加完整，图表更具说服力，它是不可忽略的一个细节内容。
无论是哪种类型的Excel图表，从内容上来说主要包括这几大要素，以共同构成一个专业的Excel图表。1.3.2 图表形式设计要素
从形式上来说，图表的设计主要分为版式设计和配色设计。图表的版式相比其他的平面设计作品来说，要简单许多，图表的版式主要包括：图表的布局、图表系列的间距、网格线是否存在及网格线的样式等。
如图1-17所示的Excel图表，将图表主标题、副标题和注释信息放在了左侧区域，而将图表主体放在了右侧区域。这种图表形式既不是按默认的水平布局，也不是按现代商务图表中的常规竖向布局图表，它具有自己的个性。图 1-17
从图表的配色上来分析，颜色主要应用于图表的以下几个部分：标题和注释背景、图表主体背景、数据系列及强调的关键点等，如图1-18所示。图 1-18
在该图表中，图表标题区域和图表注释区域使用了黑色的背景，使整个图表具有连贯性，能够将图表与其他工作表区域迅速区分开来。图表主体的背景则使用了默认的白色，显得清爽易读。图表系列使用灰色填充，而对于需要强调的关键数据点则使用了与灰色对比强烈的橙色填充，让人一目了然。1.4 设计Excel图表的步骤
好的作品是设计出来的，同样，专业的Excel图表也是需要设计的。虽然要制作出一个Excel图表只需要简单的几步操作就可完成。
通常来说，设计Excel图表主要包括以下5个步骤：原始数据的准备、图表类型的选择、图表的初步制作、图表布局和配色的设计以及图表细节的美化。1.4.1 原始数据的准备
任何一个Excel图表都是基于Excel工作表中的某个数据表而存在的，因此在设计图表之前，应先准备好原始数据。
通常，可以直接将数据输入Excel工作表中，如果数据表以其他类型的电子文档存在，如Access数据库中的表格，那么可以将它导入Excel工作表中。
如图1-19所示的数据表，表格中简单地比较了几个品牌的电脑在某个月的销量。表格中只包括两个字段，即两列，“品牌”和“销量”，虽然数据简单，而且数据记录也比较少，但是直接比较表格数据并不直观，这也是需要使用图表的原因之一。图 1-191.4.2 图表类型的选择
相比较而言，图表类型的选择在设计图表之前显得更加重要。Excel中的图表类型很丰富，1.2节介绍了Excel中常见的图表类型，只有掌握了各种图表类型的特点及适用场合，才能做出正确选择。
在选择图表类型之前，需要搞清楚，我们要展示的是什么？通常图表的展示目的无外乎4个方面：比较、联系、构成和分布。
1.比较
如果要进行比较，那么需要进一步考虑基于什么进行比较。如果是基于分类进行比较，那么可以选择柱形图或条形图。如果是基于时间的比较，那么还需要考虑时间的周期性，如果是多周期比较，那么循环性的数据可选择雷达图，非循环的数据则选择折线图更佳；如果周期短，那么可选择柱形图或多种分类的折线图。
2.联系
如果要展示几个项目之间的联系或者关系，需要根据项目的数量，即变量个数来选择。如果只有两个变量，那么通常可使用XY散点图；如果是3个或更多的变量，那么使用气泡图更佳。
3.构成
构成关系又分为静态的构成和随时间变化的构成两种情况。静态的构成最常见的是占总体的比例，这种情况通常使用饼图分析。随时间变化的构成又需要根据周期的多少进行分析，如果是少数周期，仅比较相对差异，可使用堆积百分比图表；如果要同时比较相对和绝对的差异，那么最好使用堆积柱形图。如果是多周期，只比较相对差异，可使用堆积百分比面积图；如果要同时比较相对和绝对差异，那么可以使用堆积面积图。
4.分布
当需要展示几个量之间的分布形态时，可根据量的多少来选择具体的图表类型。
如果是单个的变量，那么可进一步考虑数据点的数量。单个的数据点可使用直方图，多个的数据点则可使用正态分布图。直方图和正态分布图虽然不是Excel中的基本图表类型，但都可以在Excel中实现。
如果有两个变量，那么通常使用XY散点图来分析；如果有3个或更多的变量，那么可使用曲面图进行分析。1.4.3 图表的初步制作
图表的初步制作非常简单，实际上只需要选择好图表的原始数据区域，然后再选择好图表的类型，Excel会自动生成一个默认的图表，如图1-20所示。图 1-201.4.4 图表布局和配色的设计
默认的Excel图表完全没有专业图表的特质，并且由于使用过于频繁，早已使人们产生了视觉疲劳。因此，在创建好图表后，还需要对图表布局和配色进行设计。
如图1-21所示，在更改图表布局和配色后，Excel图表会以全新的风格展现出来，完全摆脱了默认的Excel图表的影子。图 1-211.4.5 图表细节的美化
在完成图表布局与配色设计后，还需要仔细审视自己的图表，对于一些容易忽略的细节，更要做到精细美观。如是否突出最关键的数据点，是否有多余的元素未隐藏，数据信息是否完整等。
对于图1-21所示的图表，进一步完善一些细节的处理，如隐藏分类坐标轴坐标线，只显示坐标轴标签，突出显示销量最多的数据点，并将对应的数据标签突出，得到的图表如图1-22所示。图 1-22
经过对细节的修改，该图表无论是在美观性，还是在易读性方面都有了进一步的提高。
综上所述，要设计和制作出专业的Excel图表，需要经过原始数据的准备、图表类型的选择、图表的初步制作、图表布局和配色的设计以及图表细节的美化5个步骤。第2章让普通的Excel表格不再平庸
高效Excel商务表格赏析
表格是由一行或多行单元格组成的，用于显示数据和其他项以便快速引用和分析某种信息组织方式。表格中的项被组织为行和列，表格由行、列和单元格3个要素组成。在实际工作和学习中，表格比大段的文字更能清晰简明地表达信息，所以有“文不如表”的说法。在现代商务办公中，Excel表格被广泛地应用于各行各业，人们使用表格的主要目的是更快捷地传递信息。但随着人们审美观念的上升，除了便捷进行信息的传递，人们对于表格的美观性也有了要求，所以现代商务表格不仅要做到高效传递信息，同时还要符合现代人的审美观念。下面，从欣赏不同风格的Excel表格开始，开启商务表格的设计之旅。
传统风格表格赏析
传统风格的表格有显而易见的行、列和单元格，即表格总是由许多水平和垂直框线构成，表格内容清晰地陈列在各个单元格内，并统一按照某种对齐方式排列。
在图2-1所示的表格中，该表格所要传达的主要信息正如标题所示“销售2部 年销售额位居第一”，因此除了用标题明确给出结论外，还使用红色底纹突出显示了“销售2部”对应的表格行数据。图 2-1
接着看图2-2所示的表格，虽然和图2-1表格中的数据完全相同，但此时表格标题为“销售4部 销售额缩水严重”，并且使用灰色的底纹和红色字体突出显示“销售4部”在各季度的销售额数值。虽然是相同的表格内容，但信息表述的重点完全不同了。图 2-2
在图2-3所示的表格中，表格信息的重点再次转变，此时表格标题为“销售1部 下半年业绩增长显著”，然后使用加粗和蓝色字体突出显示“销售1部”第三季度和第四季度的销售额数据。另外，在该表格中，对表格中的数据应用了“货币”格式，能使人更明确数据为销售额而不是销售量。图 2-3
由此总结出传统型风格的表格设计要点如下：
·表格标题必须表明表格的中心思想
·突出关键数据让信息传递更快捷
·正确的数字格式增强数据的易读性
·统一的对齐方式让表格更加工整
·考究的表格字体让数据更鲜活
现代风格表格赏析
表格的框线延续了好多年，人们的视觉早已疲倦，实际上，中规中矩的表格框线不但惹人心烦，而且有碍于表格的美观性和数据的传递。在全球领先的商务杂志中，你会发现现代的商务表格风格所发生的变化，它抛弃了传统表格规矩的表框，既符合现代审美观念又能吸引人们的眼球。
如图2-4所示，使用开放式的表框，只在首行和尾行使用上下边框，蓝色表格标题左对齐，对于关键表行使用红色加以突出。图 2-4
再来看图2-5所示的表格，蓝色表格标题居中显示，使用了双下划线格式，将年份、单位等附加信息作为注释显示在表格的右下方。对于关键行数据使用外框加字体颜色进行强调。其余行则去掉了所有的底纹和边框，整个表格给人清爽的感觉。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]