作者：王菁,刘红娟
出版社：清华大学出版社
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Office 2013办公软件应用标准教程试读：
前言
Office 2013是微软公司最新推出的办公自动化软件，也是Office系列产品史上最具创新与革命性的一个版本。本书以Office 2013中的实用技巧出发，配以大量实例，采用知识点讲解与动手练习相结合的方式，详细介绍了Office 2013中的基础应用知识与高级使用技巧。每一章都配合了丰富的插图说明，生动具体、浅显易懂，使用户能够迅速上手，轻松掌握功能强大的Office 2013在日常生活与办公中的应用，为工作和学习带来事半功倍的效果。
1．本书内容介绍
全书系统全面地介绍Office 2013的应用知识，每章都提供了课堂练习，用来巩固所学知识。本书共分为16章，内容概括如下：
第1章：全面介绍了初始Office 2013，包括Office概述、Office 2013版本介绍、Office 2013新增功能、Office 2013协作应用等基础知识。
第2章：全面介绍了Word 2013基础操作，包括文档的基础操作、设置文本格式、设置版式与背景等基础知识，第3章：全面介绍了编排格式，包括设置分栏、设置页眉与页脚、设置分页与分节、使用样式等基础知识；第4章：全面介绍了图文混排，包括使用图片、使用形状、使用SmartArt图形、使用艺术字等基础知识；第5章：全面介绍了文表混排，包括创建表格、设置表格格式、处理表格数据等基础知识。
第6章：全面介绍了Excel 2013基础操作，包括操作工作簿、操作工作表、管理工作表等基础知识；第7章：全面介绍了美化工作表，包括美化数据、设置对齐格式、美化边框、设置填充颜色、设置样式等基础知识；第8章：全面介绍了公式与函数，包括使用公式、使用函数、审核工作表等基础知识；第9章：全面介绍了使用图表，包括创建图表、编辑图表、设置图表格式、设置图表布局与样式等基础知识；第10章：全面介绍了分析数据，包括排序与筛选数据、分类汇总数据、使用数据透视表、使用高级分析工具等基础知识；第11章：全面介绍了高级应用，包括共享工作簿、链接工作表、使用宏等基础知识。
第12章：全面介绍了PowerPoint 2013基础操作，包括操作演示文稿、文本操作、操作幻灯片等基础知识；第13章：全面介绍了编辑PowerPoint 2013，包括设置母版、设置版式与主题、插入对象、创建相册等基础知识；第14章：全面介绍了使用表格与图表，包括使用表格、美化表格、设置数据格式、使用图表、设置图表格式等基础知识；第15章：全面介绍了设置动画效果，包括设置文字效果、设置图表效果、自定义动画路径、设置转换效果、添加音频文件等基础知识；第16章：全面介绍了放映与输出，包括串联幻灯片、放映幻灯片、审阅幻灯片、发布演示文稿等基础知识。
2．本书主要特色
❑ 系统全面 本书提供了30多个应用案例，通过实例分析、设计过程讲解Office 2013的应用知识，涵盖了Office 2013中的各个模板和功能。
❑ 课堂练习 本书各章都安排了课堂练习，全部围绕实例讲解相关内容，灵活生动地展示了Office 2013各模板的功能。课堂练习体现本书实例的丰富性，方便读者组织学习。每章后面还提供了思考与练习，用来测试读者对本章内容的掌握程度。
❑ 全程图解 各章内容全部采用图解方式，图像均做了大量的裁切、拼合、加工，信息丰富，效果精美，阅读体验轻松，上手容易。
❑ 随书光盘 本书使用Director技术制作了多媒体光盘，提供了本书实例完整素材文件和全程配音教学视频文件，便于读者自学和跟踪练习图书内容。
3．本书使用对象
本书从Office 2013的基础知识入手，全面介绍了Office 2013面向应用的知识体系。本书制作了多媒体光盘，图文并茂，能有效吸引读者学习。本书适合作为高职高专院校学生学习使用，也可作为计算机办公应用用户深入学习Office 2013的培训和参考资料。
参与本书编写的人员除了封面署名人员之外，还有王翠敏、吕咏、常征、杨光文、冉洪艳、于伟伟、谢华、刘凌霞、王海峰、张瑞萍、吴东伟、王健、倪宝童、温玲娟、石玉慧、李志国、唐有明、王咏梅、杨光霞、李乃文、陶丽、王黎、连彩霞、毕小君、王兰兰、牛红惠等人。编者第1章初识Office 2013
Office 2013是微软公司推出的最新版本的Office系列软件，它包括Word、Excel、PowerPoint、Access和Outlook等组件，不仅窗口界面比旧版本界面更美观大方，给人以赏心悦目的感觉，而且功能设计比旧版本也更加完善、更能提高工作效率。本章主要介绍Office 2013的特色、新功能，以及该办公软件的使用方法。
本章学习目的：Office组件介绍Office 2013版本介绍Office 2013软件特点Office 2013新增功能Office 2013协作应用VBA概述宏概述1.1 Office概述
Microsoft Office是微软公司为Microsoft Windows和Apple Macintosh操作系统而开发的办公软件套装，它包括联合的服务器和基于互联网的服务。Microsoft Office套装中最常用的组件包括Word、Excel、PowerPoint等，其目前最新版本为Office 2013（亦称Office 15）。在本节中，将简要介绍Office的主要版本和组件。1.1.1 Office发展历程
Microsoft Office最早出现于20世纪90年代，最初的Office版本只包含Word、Excel和PowerPoint组件，随着Office版本的不断升级，逐渐整合了一些新的组件，各组件间共享相同的操作风格和特效。另外，微软公司为了定制Office品牌形象，特意设计了Office系列的相关标识，如图1-1所示。图1-1 Office标识
Office各个重要版本的具体情况，如表1-1所示。表1-1 Office重要版本简介版本说明微软公司于1997年5月发布了Office 97中文版，该版Office 97本的设计目标主要体现在可用性、集成度、通信和协作能力，以及扩展Office价值功能等方面微软公司于2003年9月发布了Office 2003版，该版本是Office系列中第一个支持Windows XP操作系统Office 2003的，并增加了InfoPath和OneNote组件。Office 2003可以帮助用户更好地沟通、创建和共享文档，并且为所有应用组件提供了扩展功能Office 2007于2006年11月发布，该版本采用了包括Ribbons在内的全新用户界面元素，其窗口界面相对Office 2007于旧版本更加美观大方，给人以赏心悦目的感觉。另外，Office 2007也被称为“Office System”，反映了该版本包含服务器的事实Office 2010于2010年5月发布，包含了初级版、家庭及学生版、家庭及商业版、标准版、专业版和高级版6个版本。Office 2010的界面简洁明快，标识被更Office 2010改为全橙色，而不是之前的4种颜色，新版本界面干净整洁、清晰明了。在功能上，新增了截屏工具、背景移除工具、保护模式等功能Office 2013于2013年1月发布，该版本可以应用于Windows 8操作系统中，除了延续了Ribbons菜单栏之外，还新增了Metro风格的界面，简洁的界面和触Office 2013摸模式更加适用于平板电脑和触摸设备。另外，Office 2013还新增了云端Office功能，方便用户在不同的位置用不同的设备快速登录并使用Office1.1.2 Office组件介绍
Office包含了多个组件。在安装Office套装软件时，用户可根据实际使用需求，选择不同的组件安装。在实际办公应用中，常用组件通常包括Word、Excel和PowerPoint，每代Office版本中所包含的组件情况，如表1-2所示。表1-2 Office组件表
表注：无有
下面介绍Office中最常用的5种组件。
1．Word组件
Word是Office应用程序中的文字处理组件，为Office套装中的主要组件之一。用户可运用Word提供的整套工具对文本进行编辑、排版、打印等工作，从而帮助用户制作出具有专业水准的文档。另外，Word中丰富的审阅、批注与比较功能可以帮助用户快速收集和管理来自多种渠道的反馈信息，如图1-2所示。图1-2 Word窗口
2．Excel组件
Excel是Office应用程序中的电子表格处理组件，也是应用较为广泛的办公组件之一，主要应用于各生产和管理领域，具有数据存储管理、数据处理、科学运算和图表演示等功能，如图1-3所示。图1-3 Excel窗口
3．PowerPoint组件
PowerPoint是Office应用程序中的演示文稿组件，用户可运用PowerPoint提供的组综合功能，创建具有专业外观的演示文稿。PowerPoint所制作出来的文件称为演示文稿，其格式后缀名为.ppt，用户还可以将演示文稿保存为图片、视频或PDF格式。另外，使用PowerPoint的优势在于不仅可以在投影仪或计算机上演示PowerPoint所制作的内容，而且还可以将PowerPoint内容打印出来，以便应用到更广泛的领域中，如图1-4所示。图1-4 PowerPoint窗口
4．Outlook组件
Outlook是Office应用程序中的一个桌面信息管理应用组件，提供全面的时间与信息管理功能。其中，利用即时搜索与待办事项栏等新增功能，可组织与随时查找所需信息。通过新增的日历共享功能、信息访问功能，可以帮助用户与朋友、同事或家人安全地共享存储在Outlook中的数据，如图1-5所示。图1-5 Outlook窗口
5．Access组件
Access是Office应用程序中一种关联式数据管理组件，它结合了Microsoft Jet Database Engine和图像用户界面两项特点，能够存储Access/Jet、Microsoft SQL Server、Oracle，以及任何ODBC兼容数据库资料。Access数据库像一个容器，可以把数据按照一定顺序存储起来，从而可以让原本复杂的操作变得方便、快捷，使得一些非专业人员也可以熟练地操作和应用数据库。1.2 Office 2013概述
Office 2013又称为Office 2013或Office 15，是继Office 2010后新一代的套装软件。Office 2013可以配合Windows 8触控使用，并实现云端服务、服务器、流动设备和PC客户端、Office 365、Exchange、SharePoint、Lync、Project及Visio同步更新。在本节中，将详细介绍Office 2013版本介绍和新增功能。1.2.1 Office 2013版本介绍
Office 2013作为Windows 8的配套办公套装软件，除了延续了Office 2010的Ribbon菜单栏之外，还融入了Metro风格；既保持了Office启动界面的颜色鲜艳，又使整体界面趋于平面化，显得清新简洁，并且流畅的动画和平滑的过渡，为用户带来不同以往的使用体验。
目前Office 2013只适用于Windows 7和Windows 8操作系统，但新一代的Office在功能和操作上也朝着更好支持平板电脑以及触摸设备的方向发展，其浏览文档同PC一样方便。下面，将详细介绍Office 2013的版本分类和软件对系统的要求。
1．Office 2013版本分类
Office 2013的版本包括常用的Office家庭与学生版、Office家庭与小企业版和Office 2013专业版3个版本，以及新增加的Office 365家庭高级版，具体情况如下所述。
❑ Office 2013家庭与学生版
Office 2013家庭与学生版包含了Word 2013、Excel 2013、PowerPoint 2013和OneNote 2013，该版本仅限一台电脑使用，无论在家或外出，都可以存储用户的档案和个人设定，便于用户在其他设备中共用。Office为用户提供了7GB的SkyDrive存储空间，方便用户将笔记、相片或文档存储在SkyDrive中。
❑ Office 2013家庭与小企业版
Office 2013家庭与小企业版包含了Word 2013、Excel 2013、PowerPoint 2013、OneNote 2013和Outlook 2013，该版本类似于Office 2013家庭与学生版，也仅限一台电脑使用。无论在家或外出，都可以存储用户的档案和个人设定，便于用户在其他设备中共用。另外，用户也可以将笔记、相片或文档存储在Office为其提供的7GB的SkyDrive存储空间中。
❑ Office 2013专业版
Office 2013专业版包含了Word 2013、Excel 2013、PowerPoint 2013、OneNote 2013、Outlook 2013、Publisher 2013和Access 2013，该版本也仅限一台电脑使用，但它具有商业使用权限。另外，该版本对用户端或客户的回应力更强，在Outlook中可以更快地获取用户所需要的项目，以及使用共同工具和在SkyDrive上共用文件。与其他版本一样，用户也可以将笔记、相片或文档存储在Office为其提供的7GB的SkyDrive存储空间中。
❑ Office 365家庭高级版
Office 365家庭高级版结合了最新的Office应用程序及完整的云端Office，最多可以在5台电脑或Mac，以及5部智慧型手机上使用Office，无论在家或外出，都可以从电脑、Mac或其他特定装置中登录Office。另外，Office 365家庭高级版订阅者，可以在家庭成员的电脑、Mac、Windows平板电脑或智能手机等装置上使用Office，并且可以在Office的【文档账户】页面中管理家庭成员的安装情况；而额外的20GB SkyDrive存储空间，则可以随时存取笔记、相片或文档。
2．Office 2013安装环境
Office 2013属于最基本的办公套装软件，因此它对安装环境中的电脑硬件要求并不是很高，但是对操作系统则需要一定的要求。其具体情况如表1-3所述。表1-3 Office 2013安装环境安装环境要求处理器32位/64位，1 GHz以上内存1GB RAM（32位）或2GB RAM（64位）硬盘3.5GB以上32位/64位的Windows 7或更高版本Windows Server 操作系统2008 R2或更高版本1.2.2 Office 2013新增功能
Office 2013以简洁而全新的新外观问世，除了保留常用的功能之外，还新增了一些可以大幅度节省办公时间的新功能。除此之外，全新的Office可搭配智能手机、平板电脑使用，并可在云端和没有安装Office的电脑上使用，方便用户在任意位置随时访问或共享所存储的重要文档。
1．改善的操作界面和入门选择
新版本的Office套装相对于Office 2010的操作界面来讲，作出了很大的改进。首先，取消了Office 2010启动界面时候的3D带状图像，增加了通体单一的图像，如图1-6所示。其次，新版的Office套装中改善了【文件】选项卡，使用户操作起来更加方便、高效。图1-6 Office 2013启动界面
另外，当用户启动Office程序时，呈现在眼前的不再是一个空白的文件，而是Office 2013新改进的【新建】页面，在该页面中主要包括空白文档、最近使用的文档及Office模板文档等内容，便于用户按需求进行选择并创建，如图1-7所示。在使用OneNote并登录Microsoft账户时，用户则可以从Web或本机打开所需的笔记。图1-7【新建】页面
2．随时随地地使用Office
Office 2013在开始使用时会提醒用户注册Microsoft账户，以方便用户分享Office程序，以及方便用户将重要文档存储在SkyDrive中，以达到轻松访问、共享和随时随地保留个人设置的使用目的。
除此之外，微软还新推出了Office 365版本，该版本可以在5台电脑或Mac上安装Office，并且每台电脑使用者都可以拥有单独的Office、档案及Office设置等。安装Office 365之后，微软会自动为用户提供20GB的SkyDrive存储空间，方便用户存取各类文件。除此之外，在保证网络连接的情况下，系统会自动更新，保证用户随时随地拥有最新的版本。而且，用户还可以使用Office on Demand将完整的Word、Excel、PowerPoint、Access和Publisher传输到安装Windows 7以上版本中的电脑上，方便用户建立Office文件或使用存储在SkyDrive中的文件。
3．存储和共享
微软在新版本中推出了云存储功能，只要用户保持网络连接，便可以将Office文件存储到当前账户中的SkyDrive或组织网站中。在SkyDrive或组织网站中，用户既可以访问和共享Word文件、Excel电子表格和其他Office文件，又可以与同事共同处理同一个文件。
除了云存储功能之外，新版的Office还新增了共享会议功能。当用户加入联机会议并共享PowerPoint幻灯片、Word文档、Excel电子表格和OneNote笔记时，即使没有安装Office程序，也一样可以查看这些文件。
另外，用户还可以通过新版Office中的【文件】|【共享】命令，通过电子邮件、联机演示或邀请他人等方式，轻松地共享Office文件，如图1-8所示。图1-8 共享文件
4．书签和搜索功能
Office 2013中新增加了一项自动创建书签的新功能，该功能可以解决长篇Word文档中所遇到的一些添加标记的问题，从而提高用户的工作效率。通过自动创建书签功能，用户可以直接定位在上一次工作或者浏览的页面，无需长时间地拖动“滚动条”来查找和定位。
除此之外，新版本的Office还增加了图形搜索功能。在旧版本的Office中，用户可通过“剪贴画”功能来添加搜索出来的图片，但该搜索功能比较局限。结合旧版本中的不足，新版本的Office增加了“内置图像搜索”功能，方便用户将网络上搜索出的图片插入到Office套装中的组件中。在Office 2013中，用户只需使用必应搜索找到合适的图片，然后将其插入到任何Office文档中即可。
5．PDF文档
在实际工作中，处理PDF文档通常是用户比较头疼的问题。在旧版本的Office套装中，用户需要借助第三方软件将相应的文件转换为PDF格式。但是，新版本的Office为用户提供了自动保存为PDF文档的功能，方便用户直接将文件转换为PDF格式。除此之外，当用户需要从PDF文档中获取一些格式化或非格式化的文本时，可以在Office套装中的Word组件中打开PDF格式的文档，并可以随心所欲地对其进行编辑。
6．改进的【另存为】和【打开】功能
Office 2013改进了【另存为】和【打开】功能，当用户执行【另存为】或【打开】命令时，所出现的不再是【另存为】或【打开】对话框，而是显示了最常用的文件夹和保存或打开位置，如图1-9所示。对于【另存为】或【打开】列表中所显示的最常用的文件夹，则可以将其固定在某个位置，以便可以随时使用。图1-9【另存为】页面1.3 Office 2013协作应用
在一般情况下，用户很少同时使用Office 2013套装中的多个组件进行协同工作。实际上，用户完全可以运用Office各组件协同工作，在提高工作效率的同时增加Office文件的美观性与实用性。1.3.1 Word与其他组件的协作
Word是Office套装中最受欢迎的组件之一，也是各办公人员必备的工具之一。利用Word不仅可以创建精美的文档，而且还可以调用Excel中的图表、数据等元素。另外，Word还可以与PowerPoint及Outlook进行协同工作。
1．Word与Excel之间的协作
Word与Excel之间的协作主要是以Word为主文档，调用Excel中的图片、数据、行列转置，或在Excel中插入Word数据等功能。
❑ Word调用Excel图表功能
对于一般的数据，用户可以使用Word中自带的表格功能来实现。但是对于数据比较复杂而又具有分析性的数据，用户还是需要调用Excel中的图表来直观显示数据的类型与发展趋势。在Word文档中执行【插入】|【表格】|【表格】|【Excel电子表格】命令。在弹出的Excel表格中输入数据，并执行【插入】|【图表】|【柱形图】命令，选择【簇状柱形图】选项即可，如图1-10所示。图1-10 调用Excel图表
❑ Word调用Excel数据
在Word中不仅可以调用Excel中的图表功能，而且还可以调用Excel中的数据。对于一般的数据，可以利用邮件合并的功能来实现，例如在Word中调用Excel中的数据打印名单的情况。但是当用户需要在一个页面中打印多项数据时，邮件合并的功能将无法满足上述要求，此时用户可以运用Office里的VBA来实现。
❑ 在Excel中插入Word文档
Office系列软件的一大优点就是能够互相协同工作，不同的应用程序之间可以方便地进行内容交换。使用Excel中的插入对象的功能，就可以很容易地在Excel中插入Word文档。
2．Word与Outlook之间的协作
在Office各组件中，用户可以使用Word与Outlook中的邮件合并的功能，实现在批量发送邮件时根据收信人创建具有称呼的邮件。1.3.2 Excel与其他组件的协作
Excel除了可以与Word组件协作应用之外，还可以与PowerPoint与Outlook组件进行协作应用。
1．Excel与PowerPoint之间的协作
在PowerPoint中不仅可以插入Excel表格，而且还可以插入Excel工作表。在PowerPoint中执行【插入】|【文本】|【对象】命令，在对话框中选中【由文件创建】选项，并单击【浏览】按钮，在对话框中选择需要插入的Excel表格即可，如图1-11所示。图1-11【插入对象】对话框
2．Excel与Outlook之间的协作
用户可以运用Outlook中的导入/导出的功能，将Outlook中的数据导入到Excel中，或将Excel中的数据导入到Outlook中。在Outlook中，执行【文件】|【打开和导出】命令，在展开的页面中选择【导入/导出】命令，按照提示步骤进行操作即可，如图1-12所示。图1-12 导入/导出Outlook文件1.3.3 文件格式转换
在使用Office套装软件进行办公时，用户往往会遇到一些文件格式转换的问题。例如，将Word文档转换为PDF格式，或者将PowerPoint文件转换为Word文档格式等。在本小节中，将详细介绍一些常用文件格式的转换方法。
1．转换为PDF/XPS格式
Office 2013自带了将文档转换为PDF/XPS格式功能，用户只需启用相应的组件，执行【文件】|【另存为】命令，在展开的页面中选择保存位置，单击【浏览】按钮。然后，在弹出的【另存为】对话框中，将【保存类型】设置为“PDF”或“XPS文档”，单击【保存】按钮即可，如图1-13所示。图1-13 转换为PDF/XPS
2．PowerPoint文件转换为Word文件
对于PowerPoint中的文本内容来讲，可以通过“复制”和“粘贴”的方法，将文本内容复制到Word文档中。除此之外，对于包含大量文本内容的PowerPoint，则需要执行【文件】|【另存为】命令，单击【浏览】按钮。然后，在弹出的【另存为】对话框中，将【保存类型】设置为“大纲/RTF文件”，单击【保存】按钮，将文件另存为“rtf”格式的文件，如图1-14所示。然后，使用Word组件打开保存的“RTF”文件，进行适当的编辑即可实现转换。图1-14 保存为RTF文件
3．低版本兼容高版本
对于Office文件格式的转换，新版的Office一般都可以轻松实现。但是，对于经常使用PowerPoint制作动画效果幻灯片的用户来讲，高版本和低版本之间的兼容问题是一件非常头疼的问题。
对于追求高效率和高功能的用户来讲，新版本PowerPoint中的动画效果令幻灯片具有更加绚丽的色彩和动感，但是实际办公中所使用的PowerPoint 2003版等旧版本却无法支持新版本中的某些动画效果。此时，用户可通过微软官方提供的兼容包来解决版本兼容的问题。不过，安装兼容包之后，仍有一些新版本中的动画效果无法显示。对于那些无法显示的动画效果，可在PowerPoint 2013中，执行【文件】|【信息】命令，单击【检查问题】下拉按钮，选择【检查兼容性】选项，在弹出的【Microsoft PowerPoint兼容性检查器】对话框中，查看具体兼容问题，并根据提示更改，如图1-15所示。图1-15 检查兼容性
当微软官方发布的兼容包无法解决某些动画问题时，可以完成幻灯片之后，将PowerPoint 2013文件导出为Flash格式，并在PowerPoint 2003文件中插入这个Flash。但是，这个方法将无法更改PowerPoint文件中的错误，除此之外还需要借助第三方软件进行操作。第2章Word 2013基础操作
Word 2013是Office 2013软件中的文字处理组件，也是计算机办公应用使用最普及的软件之一。利用Word 2013可以创建纯文本、图表文本、表格文本等各种类型的文档，还可以使用字体、段落、版式等格式功能进行高级排版。本章主要讲解Word 2013的工作界面、文本的操作，以及设置文本与段落的格式。另外，用户还可以从本章学习版式设置的基础知识与技巧。
本章学习目的：Word 2013界面介绍文档的基础操作设置字体格式设置文本格式设置段落格式
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