作者：应芳萍
出版社：电子工业出版社
格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT
PPT思维：如何高效制作商务幻灯片试读：
前言
视觉化表达的形式多样，可以使用的软件有PowerPoint、Keynote、WPS、Prezi等，也可以通过白板进行说明，甚至可以选择用一页纸来完成。PowerPoint是幻灯片中最常用的一种演示工具。
本书内容中思维的部分适用于所有幻灯片，制作则主要侧重PPT操作为主。
为什么在职场中，我认为应该人人都要会用PPT
无论对外的发布会、洽谈会，还是对内的上传下达信息都离不开PPT。既然离不开，那我们就不能绕过它，而是应该掌握和有效地运用它。
幻灯片是职场沟通的桥梁，关联着各方的利益和需要。从企业的角度运用PPT是为了提高沟通效率、推动进程；从听众的角度希望通过PPT能快速高效地接收信息；从制作者的角度希望能通过PPT有效地呈现自己的想法。职场中人人都是听众，人人也是制作者，唯有人人掌握PPT思维，才能保持沟通的有效与畅通。
需要掌握的不仅仅是制作PPT，更重要的是PPT思维，学会PPT的思维基础比什么都重要。身为职场中的工作者，我也希望通过本书让大家成为“擅长PPT的人”。
既然是技能，那就说明无论谁都能变成“擅长PPT的人”
是技能就能通过练习来提高，但首先必须明确提升的目标，不然容易掉入行动陷阱，费力而无用。
那么到底该如何设定目标呢？PPT一般会有三种目标，不同的目标引发的行为完全不同。
当PPT的目标是完成任务时，最常见的行为是对内容的复制粘贴和范本（如PPT模板）的填空。
当PPT的目标是自我满足时，行为会在对外的表现形式上有所提升，针对自己感兴趣的部分进行练习。就PPT而言，如绚丽的色彩搭配、高难度的技术组合、眼花缭乱的动画等，侧重操作的部分。
当PPT的目标是提升沟通效率时，行为会在内容的部分进行思考和练习，如对受众和目标的分析、内容结构化的加工、视觉化的呈现输出等。
从企业的角度而言，对PPT的目标一般是提升沟通效率，但从现实的情况来看个人的PPT制作更多的是在完成任务和自我满足的层面上，不同目标引发的行动会产生明显的落差，称为PPT的行动陷阱，即学习陷阱。
写书初衷
我的职业是PPT培训师，很多人一想到PPT，就会联想到计算机机房的场景：一人一台计算机，讲师操作一步学员跟着操作一步。我想问是不是只要学会了操作就真的掌握了PPT呢？在我的理念中，PPT是不存在初级、中级、高级之分的，不掌握基础的PPT思维和理念，再精美的PPT也只能是精美的废品而已。上我的课有特殊要求，学员可以不带计算机，但一定要带笔，因为操作是我课程占比最少的部分，我都用录屏和操作路径的表格发放来完成操作部分，而现场我要求的是能用笔画出表达自己想法的页面草稿。
如果你无法梳理出PPT的内容框架，需重点强化内容产出的思考，即对受众和目标的分析。检验的方式是看内容是否能实现目标。
如果你无法画出PPT的页面草稿，需要强化的是重点思维和视觉化思维。检验的方式是看能否一眼就能找出页面的重点。
如果你仅仅是无法完成页面草稿到计算机版的转化，那才真正是操作的问题。
本书特点
① 书籍排版。本书的排版有别于一般的书籍，页面较满，但页页精彩，如此排版的原因在于我坚持将不应被分页的内容放在一页中。
② 书籍构成。以PPT页面+文字备注的方式呈现。既是PPT的样本，同时也能成为PPT教材，方便学习及转训，实现起来简单有效。
③ 案例详实。本书中拥有大量的PPT案例，效果比对修改讲件。将案例与知识点合理对应。
④ 对象明确。本书主要针对职场中的商务人士，根据运用情境分为工作汇报及培训课件两种情境，并设计相应的内容。
本书的正确阅读方式
Part 01基础篇第1章PPT五大基础思维重塑你对PPT的认知1.1 重新定义PowerPoint学习PPT，要先了解它的定义，有人会觉得奇怪，PPT不就是PowerPoint的简称吗？这有什么可讲解的？从英文单词上来了解这个定义，PowerPoint由两个英文单词组成，我们拆解后分别将Power及Point输入“百度词条”，并选择适合语境的解释。Power在“百度词条”中有多种解释，我更喜欢解释为动词：“使……有力量”；而Point解释为名词：“点、要点”。所以连起来重新给PPT一个定义：“使论点更有力量”。
这个定义揭示了下面三个部分的内容：（1）PPT是“点”的艺术。从Office常用的工具而言，PPT负责重点呈现；Word负责文字逻辑；Excel负责数据分析。思考一下，之前制作PPT一般你常用的是哪个软件的“思维模式”呢？（2）【论点】PPT内容要求有逻辑有重点。PPT是重点呈现的工具，但这只是就单页PPT而言，从PPT的整体结构来说，要求单页的重点之间必须是有内在逻辑的。（3）【有力量】PPT的呈现方式能实现图文并茂，简单明了。PPT在图文排版方面有着独特的优势，其制作方便，模式多样的特点是其他软件无法取代的。同时PPT着重内容的重点呈现，可以不必将句子的主谓宾都表现出来，语句完整。用词或短语也能完成页面重点的呈现。1.2 PPT制作的正确流程
PPT的制作流程似乎谁都会，那么我来重述一下我们制作PPT流程的常态。
首先，新建一个PowerPoint文件；其次，会对着空白的页面发呆（发呆往往是相伴制作PPT的必然过程）；然后，如果想把PPT做得美观一些，进入网站开始搜索或搜集图片和模板，也许慢慢的还会偏离方向，进入其他的页面，如购物网站、新闻页面等。半个小时过去了，PPT依然是白纸一张，于是你心里得出一个结论，制作PPT是一件很花时间的事情；最后无奈地回到原有的轨道，运用模板填空或复制粘贴的方法来完成PPT。当不断地重复着这个过程，会导致惧怕或产生讨厌PPT的恶性循环，将每次制作PPT当成一项任务，想着完成就好。形成恶性循环的原因是我们首先进入了制作环节，边制作边思考，最终“想”和“做”都无法有效的完成。
制作PPT的正确流程是：先构思（明确内容需要考虑的各个环节），再选择内容，并根据目标完成素材结构，最后才是开始制作PPT。制作PPT，想永远是第一步，做是最后一步，没有想清楚之前，任何做的动作我都视为无效（也许这么说太绝对了，不过没想好就开始制作PPT，不是做不出来就是进度很慢，效率低对我而言也是无效的）。从现在开始希望大家开启正确的制作“姿势”，这样制作PPT才能事半功倍。1.3 PPT的基本原则：利他性原则【上海出差习惯】
我是一个职业培训师，长驻杭州，常常去上海出差。虽然离得近，但我从不开车，因为对上海市内的道路非常不熟悉。上海地铁发达，在上海我还是习惯坐地铁。
每次培训都会有人给我发地址信息。
根据我到上海出差的习惯，上面有两个人给我发培训的地址，大家猜我更喜欢收到哪一条？当然是第二条。两条信息之间似乎有一些不同，第二条做了交通线路的加工。那这个加工应该由谁来完成？发信息的人？还是收信息的人？或许你作为收信息的人，你希望发信息的人做这件事，但如果你是发信息的人，也许你就会选择第一条位置信息（发位置只是使用手段不同，结果是一样的），因为方便自己，这称为利己。第二条信息才是真正站在对方的角度思考，才能称为利他。
从案例中不难看出，利他性适用于很多场合。但不要以为记住了利他性你就学会了它，你掌握的仅仅只是知识点而已。知识点容易入脑（记住），但不容易入心（变成行动与习惯）。
举个例子，在递名片时名字应该朝向谁？自己还是对方？答案一定是对方吧，这样方便他人看清。换个场景：今天如果你去机场，你是如何给安检人员你的身份证和机票？答案也许是随便给，想怎么给就怎么给吧，这就是差别。但“递”这个字背后就是利他性原则，“递”意味着要方便他人看、方便别人拿。我们在职场中会递名片，在生活中却不一定会递机票。停下来想一想，做到并不难。同理，我认为谁都能做好PPT，只是做之前缺少了一个环节——停下来好好想一想，什么是PPT的利他性。因为记住利他性并不是目的，只有将它运用在你的生活和工作中才有价值。
PPT的基本原则也是利他性原则，我将从两个方面来解读。（1）利他性指的是从对方的角度出发，方便他人，而非自己。
问大家一个问题：你认为制作一份PPT到底是给谁用的？A 自己（制作者） B 听众
也许你想选 C：自己+听众，但大家有没有发现我没有给这个选项。原因很简单，我就想让你不得不选B。这到底是为什么呢？
我的观点是PPT就是给听众准备的，无论你是讲师、汇报者，还是销售人员，制作PPT只有一个目的，就是为了让听众更好地了解和接收你想传达的观点和内容。PPT对于自己（制作者）的作用微乎其微，也就是说可能有一天需要你在无PPT的情况下讲解，你也必须能完成。
如果你认为PPT是为自己服务的，那么你会怕讲解时记不住，于是放很多文字在PPT中。当在PPT中放了很多文字时，你就给自己留了余地，想着如果记不住可以读，即使读不好大家可以看。一旦如此，结果往往总是最坏的，这就是恶性循环。相反，你的PPT上只有重点，你势必就要花更多的时间和精力来准备和了解你要讲的内容，也许效果果不其然的就好了很多。（备注）（2）利他性要求在制作PPT时，做到看得见及看得懂 。【关联备注】
看得见及看得懂相关内容详见57页
下面的案例如果内容是“计划”，内容按工作项目来分，重点在目标及实施内容，但标题中指明本页内容为完成情况，即“总结”。那么在下面的案例中，用工作项目来分类是不是真的合适呢？
PPT内容为“总结”，意味着表格中的重点应该是完成情况。完成情况在PPT中用颜色做了区分，但看完之后仍然不清楚完成的进度。典型的是听众要看什么就从中自己挑选的“节奏”。
修改后的内容以完成情况进行分类，分为三类，即已完成/正在进行/未完成。
修改后更切合汇报人的主题，更方便制作者突出制作重点，听众的思路也将更加清晰。1.4 PPT的制作秘籍，即重点原则运用
PPT常见的文字样式无非三种：段、句、词或字。根据PPT思维的特点，制作秘籍非常简单，重点原则就是：
段不如句，句不如点
段是PPT中最不建议使用的方式，因为运用段落的结果就是重点不清楚。以我为例，一般只有在案例中使用段，其他时候几乎不会出现用段的情况。
句和点是PPT的标配，但各有适用范围。
句用于理性说明，用在说明论点的论据上，一般是多项的，主要用于内容分析、阐明道理。
点用于感性冲击，目的是让听众记住、关注、受到冲击，主要用于论点上。可以是单项的，也可以是多项的。单项的表现方式可以用（备注）（备注）纯文字（高桥流）或配合图片运用的全图型。多项的表现方式常见的是“文字+图片或图标”的方式。【内容备注】
高桥流：PPT中的一种纯文字流派。内容由2～4个大字辅以1～2行小字说明的一种方式呈现。特点：制作简单、页面简洁。【内容备注】
全图型：用图片构成整个PPT页面。【关联备注】
全图型PPT制作详见173页
段不如句，句不如点
段
这是《金字塔原理》中出现的案例，以时间排序的方式组织。如果只给你5秒，你能记住多少？也许只是我加红的那几个时间词吧，至于发生了什么，可能会忽略或来不及记住。
句
句，第一版：表达简单一些，以文字的说明为主。
一个论点：“我恨你”。
三个论据：偷了我的男朋友；侮辱了我妈妈；吓坏了我的小猫。
句，第二版：既然是PPT，一定可以做得更漂亮，配上与内容相应的图片加以强化，构成页面。
点
如果今天我只想强调“我恨你”这个事实或表达“我恨你”这份情绪，我恨你就挠死你，根本不需要说那么多理由。
在表现方式上运用了全图型PPT。
以上案例图片来自全景网【秘籍提示】无论用句还是用点，看具体PPT的使用情境。在工作汇报中用句的情况比较多，但强调关键部分时使用点突出重点；培训或销售类型的PPT配合讲解或为增加冲击力，建议多用点。1.5 PPT的冰山模型
作为一个PPT培训师，我常常会陷入焦虑。原因是我身边太多的朋友找我帮忙，提出的问题总是：“应老师，能给我几个漂亮的模板吗？”“这个立体的效果怎么制作？”但很少有人问我：“内容的逻辑合理吗？”“这个观点我应该如何表现？”使用PPT从来不是为了挑战技术，而是展现思维的一种有效工具。PPT就像一座冰山，我们太过于关注冰山之上的PPT制作技巧和美化技能，却忽略了冰山之下的最根本的问题。冰山之下主要考量以下三个方面的内容。（1）PPT的利他原则：在1.3节中已经做了介绍。（2）PPT的重点思维：在1.1节与1.4节中已经做了详细的说明。（3）PPT的沟通职能：为提高沟通效率或降低沟通成本。
PPT通常在工作汇报、销售、培训、演讲四种情境下使用，经常面临一对多的沟通模式，所以PPT的沟通职能是为了提高沟通效率。如果PPT不能完成这个职能与使命，PPT再漂亮也没用，只能说是一份华丽的废品而已。所以，我的职业使命是：让更多的人关注PPT的冰山之下，教会更多职场人用对、用好PPT，使PPT能更清晰有力地呈现你的思维。1.6 启动你的PPT“打怪”模式
学习要有成效，首先要设定学习的目标，其次是分析自己的现状，最后才能明确自己学习的方向和内容。学习制作PPT也是如此。
我们学习了PPT的冰山模型，发现做出好的PPT需要掌握的技能和内容非常庞大，要想进行分阶段的学习，就需要自己先完成目标分析与自我分析，才能设计出个性化的PPT学习路径。
先了解一下PPT学习地图，如下图所示。一份PPT的考量主要分为两个维度：内容（构成的）逻辑性和PPT制作的美观度。纵轴为内容逻辑性，分为强和弱。横轴为制作美观度，涉及负数，分为审美负数、勉强及格和有设计感。
以下内容构成了PPT的6大现状。
死掉的PPT：内容逻辑差且无基本审美。这样的PPT基本是可以直接丢弃的类型。
痛苦的PPT：有逻辑但无基本审美。PPT更像一本书，有逻辑但看不下去。
能看的PPT：内容逻辑性不强，但具备简单的排版能力。常常听完不知道具体讲什么。
有用的PPT：内容有逻辑且具备简单的排版能力。能快速获取重点和相关资讯。
好看的PPT：内容逻辑性不强，但页面美化水平高。惊叹于技术，内容无法深究。
有力的PPT：内容逻辑性强且页面美观。赏心悦目言之有据，能不知不觉地被说服。
根据前面介绍的六种类型，请认真考虑以往你制作的PPT，完成标注。（1）现状定位：判断自己的程度，画“◎”（2）目标定位：在目标位置画“★”
根据这张地图，我们将进行三个方向的学习。
1. Y轴进阶：内容逻辑性的学习
由下往上的学习方向，即内容的逻辑性从弱到强的进阶。这是PPT内容修改的必经阶段。
内容逻辑弱的三种，即使会新建PPT、会插入素材、会排版，等等。把PPT做得再漂亮，我认为还是属于不会制作PPT。PPT外在的美观是必要的，但不是最根本的。只有把握内在逻辑才能制作出高水平的PPT，不然容易做出精美的废品。【由下往上进阶】主要修炼三个部分。（1）明确思考的原则：利他性原则。（2）制作前对目标及各个相关要素的分析和思考（本书第2章的内容）。（3）根据思考的结果对内容进行分类排序，并以输出为目的梳理出内容结构。这个部分既可以理性的说明也可以实现感性的表达（本书第3章和第4章的内容）。
这部分进阶写起来不多，但做到却不易，需要刻意地反复自我训练才能提高。
2. X轴进阶：制作美观度的学习
初级进阶的任务：PPT呈现美观度从负数进阶为到听众能接受、能看懂。
美观度为负值，这个区域属于不愿意看的PPT。“死掉的PPT”自是不必说，“痛苦的PPT”一般以全文字为主。回忆一下类似的学习类PPT，虽然内容完整逻辑严谨，但除了需考试的内容外，PPT中还有多少内容是听众愿意仔细阅读的呢？【从左到中进阶】主要修炼以下三个部分。（1）PPT制作方向：以文字的简化、文字关系的梳理、明确数据关系为主要学习方向。PPT制作不需要非常精美，重点在于内容能讲明白（内容详见本书第5、第7及第8章的内容）。（2）PPT操作方向：以基本的操作为主，掌握调整字号字体、填充、插入等基本操作。（3）PPT排版方向：了解基本设计原则，如对齐、对比、聚拢、重复等。学会简单常用的配色标准，特别是在工作汇报中围绕公司Logo为重点色的相关合理配色。
高级进阶的任务：PPT从他人愿意看到印象深刻。
这个部分是美观度的精进，学习也侧重于制作方面。【从中到右进阶】主要修炼以下三个部分（内容详见本书第6章和第9章的内容）。（1）PPT制作方面：图文的排版、模板的设计、配色处理、高阶动画制作等。（2）PPT操作方面：熟悉各项PPT操作，能举一反三，创造性地完成相关PPT的组合操作。（3）PPT素材方面：掌握各种收集素材的渠道，并能对素材进行有效的分类。
美观度的进阶内容好像很多，一旦有意识的学习，掌握起来就比较快，这也是很多人更喜欢学习PPT技术的原因。因为学习PPT技术很快就能掌握操作技巧，不仅成果明显而且有完成挑战的成就感。但我的观点是即使学习操作技巧，也应该更进一步思考操作的适用情境，而不是停留在能完成操作步骤的阶段。需要提醒的是，作为PPT爱好者，可以对PPT技术进行深入专研。但当用在商务的情境中时，需要根据具体的情境调整学习方向，回归PPT的基本职能，放弃一味地“炫技”。
3.学习路径设计
PPT学习目标的设定，出发点也在于对情境的考量，如在工作汇报中，我的PPT目标点设定在“有用的PPT”即可。如果用于产品演示或课件制作，则应该把目标设定在“有力的PPT”。
PPT现状自我位置的判定一旦明确，现状与目标之间就会出现差距，直线虽距离最短，但建议曲线学习。如我的位置在“死掉的PPT”，要到达“有用的PPT”最好分为两步，第一步从“死掉的PPT”进阶到“痛苦的PPT”或“能看的PPT”；第二步从“痛苦的PPT”或“能看的PPT”进阶到“有用的PPT”。每次只前进一格，学习进阶方向明确，效果更好。
在下图中完成自己的学习路径规划。（1）目标定位：在目标位置画“★”（2）现状定位：判断自己的程度，画“◎”（3）用“→”画出自己的学习路径，标出学习阶段（1）、（2）、（3）及进阶相对应的学习内容。Part 02输入篇第2章如何搞定日常的工作汇报
在商务情境中，汇报早已成为了工作的日常。年度有年度的计划和总结；月度有计划的分解与安排；每周有周计划；每天有晨会与夕会。无论是今天身在政府部门，还是500强的公司、民营私企，甚至是小型的工作室。汇报都是必不可少的环节。
我的问题是：当汇报成为日常工作，职场中的你，真的会汇报吗？
一次汇报包括两个环节的思考。（备注）【输入环节】考量影响汇报结构的四大环节。【加工环节】决定组织加工内容的方式和结构。
只有将这两个方面都考虑到，才能完成一次有成效的汇报。【内容备注】
结构：指组成整体的各部分的搭配和安排。
这里包括内容和内容的组织方式两个方面。
为了方便记忆，将影响结构的四大要素串接成一句话的汇报公式：
谁（zhǔ tǐ）在多长时间内（shí cháng）给谁（shòu zhòng）用什么结构（jié gòu）进行工作汇报，以达到你的汇报目的（mù dì）。
公式中体现出汇报中的主体/时长/受众/目的四大要素是如何影响汇报的结构呢？这个思考环节非常关键，将直接决定内容的有效性，我们将逐一分析。2.1 汇报主体
2.1.1 汇报主体的层级不同，汇报的结构也将发生改变【基层】不常汇报的群体，一旦有机会汇报，主要是晒功劳和苦劳，称为晒得多。内容多为已经完成的、还未完成的或即将实施的事实。已经完成的建议用事实数据说话，突出重点，聪明地晒苦劳。在结构上数据图表系列用的比较多。【中层】一般为管理层，也是汇报最多的人群。中层可以晒数据或事实，但不能只晒数据和事实，汇报的更多内容应倾向挖掘数据与事实背后的真相，称为挖得深。挖得深需要中层提升对内容提炼归纳的能力。内容偏重深层思考，如已完成项目的经验总结、未完成的事项原因分析、未来目标价值，或是通过问题的分析，提出解决问题的思路和可能性，需要协助与支持的方向等。内容组织常用的结构为管理系列/解决问题系列/决策系列。【高层】主讲看得远，内容强调公司战略规划、行业的发展前景、企业文化和有利于激励团队士气的内容。常用的内容组织结构有战略系列/组织开发系列/决策系列。
2.1.2 汇报人与制作人不一致，用谁的思维是关键
在制作PPT或写报告时，有一种幸福叫PPT是为自己做的，也就是汇报者和制作者一致。有一种痛苦则是帮别人制作PPT，当汇报人与制作人不一致时，思路和制作的一致性需要站在不同的立场上来做思考，据我的经验往往是汇报与制作的立场和思维是不一致的。一般情况下，汇报人是高层或中层，而制作人却往往是基层。大家猜，当中层或高层的汇报者遇到基层的制作者会是一个什么结果呢？
结果是可怕的：中层或高层思维×基层写手=基层思维
这种落差会让汇报者更侧重强调事实和成果，而非分析背后的意义和价值。当然，有经验的领导会根据制作的素材现场展开观点，但我看到更多的情况是汇报时按PPT逐字照读。
关于汇报主体，我的建议：
汇报层级的认知错位及汇报者与制作者的思维落差是造成会议效率低下的一大原因。【关于汇报层级的建议】
从PPT内容的呈现中观察，无论哪个层级，“晒得多”要多于“挖得深”和“看得远”。原因有汇报者层级认知的错位，汇报者从基层转变为管理层，层级变化了，但思维转变还没有完成。更多的是一种模板的填空习惯，在既定的公司内容结构模板下进行机械式的填充，而填空式的制作会缺失思考的环节。在PPT中，版式可以有固定的模板，但内容则不该有固定的模板，应根据不同的情况做不同的选择。
建议在思考时，用笔在纸上写下你的第一项思考内容：你目前在公司所处的层级是什么？【关于汇报者与制作者不一致时的建议】
当汇报者与制作者不一致时，汇报者先构思内容的主要框架，并与制作者进行沟通，制作者完成PPT后，汇报者还应修改PPT来完善自己的观点。
我一直坚守制作PPT是每位职场人必备的技能，其实这项技能并非仅指制作，更多的是指思维。只有当每位汇报者忠于自己的汇报本职，才能更好地提高汇报的质量和会议的效率。2.2 汇报时长
当临时决定缩短你的汇报时间，你决定怎么做？汇报的时长决定了你能讲多少内容，但不决定汇报的质量。我将时长分成了四个不同的类型，即时间充分/时间紧凑/时间紧张/电梯时间。针对不同时长，在汇报前或汇报中因临时改变而对内容做出应对性的调整。
时长会影响所讲内容的选择，但不能影响汇报目的的达成。
如果时间充分可以按事前既定的目标和内容结构做整体讲解。
在时间比较紧凑的情况下，将大部分时间放在重点章节的讲解上。重点章节是指与目的直接相关的内容，影响决定或未来行动方向的内容。
时间相对紧张，内容无法展开，那就只能选择三个重点进行讲解，但这三个重点也必须是与目标相关的，是目的分解下的关键要素。
如果只有30秒，能选择的也只有结论了。若只有10秒，只能用一句话的结论；若时间能达到30秒，则可以给出较长的句子。因为30秒的时间大概能说150字，内容可以是结论、支撑的理据以及你的述求。如果能在每次汇报前，把在30秒内要说的150字写下来，对汇报有极大的帮助。
还是一开始的那个问题，如果在已经制作了PPT的情况下，临时调整了你的汇报时长，你一般会怎么做？也许回答的答案是：应该选择重点汇报。但现实并非如此，我常在汇报现场听到一句可怕的话：因为时间的关系，我们快速将PPT过一遍。
过一遍的结果不是没说清楚，就是内容没说完。如果汇报者因为时间打乱了整体的汇报节奏而导致说不清楚，听众也会因此无法聚焦于重点和问题。
关于汇报时长，我的建议：
一次会议的根本目的是解决问题或推进项目的进程，那么汇报内容和结构一定要围绕根本的目的展开，而不能本末倒置。【我的建议】汇报前，汇报者脑中要绘制一张完整的汇报地图。
汇报地图可以想象为一个三角锥体，内容包括以下几点。
点：一个结论，根据汇报目的写出在30秒左右能讲完的150字的内容概述。
线：三个重点。
面：重点章节。梳理出汇报的重点章节，并学会用简短的语言描述章节内容。
体：完整的结构。内容展开时，能对用于论证和支持的各项事实数据和案例了如指掌。
建议在思考时，用笔在纸上写下你的第二项思考内容：在汇报前能完整地画出你的汇报地图。2.3 汇报受众
受众是汇报中最重要的一环，分析受众及关注点，是决胜职场的关键。
在PPT的基本原则利他性中有两个关键词：“利”和“他”。“他”指受众，在汇报中一般分为两类：外部受众和内部受众。“利”则指的是利益、兴趣点或关注点。不同受众的关注点也各不相同。
这个部分主要涉及的不是内容的结构要如何构建，而是考虑本身的汇报内容。
我将受众的关注点做了部分梳理，如下图所示，内容为参考答案而非标准答案。
2.3.1 外部受众：评审和客户【评审】在项目的申报或评比中，面对专家评委的机率比较大，外部的专家主要关注所取得的成就和专利，以及创新的成果。如果是同行的交流则侧重案例和具体的实施办法。【客户】 如方案和产品的展示，客户比较关注的两个点是：能解决什么具体的问题和需要花费什么样的成本（钱或时间）。但在我见过的很多方案中，往往将公司介绍放在了第一个环节，这么做真的合理吗？
2.3.2 内部受众：上级（领导）、同级及下属
这是我们探讨的重点和难点，因为汇报工作时面对内部的受众的情况更多一些。【领导】关注内容和方向比较多，如不同项目、不同的层级领导、不同的时间段，关注的内容都有所不同，是一类关注个性高于关注共性的群体，这就要求汇报者在汇报前对重要受众（一般指主要领导）做出相应的关注点分析。
这里提出一道思考题，如果在一次汇报中，不同的领导关注的内容不同，你会如何处理呢？【同级】指的是与汇报事项相关的同事，这个群体密切关注的是与“我”相关的内容。【下属】给下属布置工作也是汇报工作的一种，而且是常见的一种，而下属一般关注点与“同级”有些类似，关注与“我”相关的内容。对于“下属”还需要增加一项内容就是工作标准，不然做完和做好之间差别巨大，工作标准也是重要节点或考核点。
还是上面的问题，如果在一次汇报中不同的领导关注的内容不同，你会如何处理呢？大家都知道受众很重要，但汇报的现状是可怕的：受众是多样的，所以内容是一样的。
这句话在PPT中最常见的一种表达方式就是表格，表格的信息都相对较大，表格内的内容往往代表的是一种事实或数据。也许是不清楚受众的关注点，也许是受众太多懒得加工处理，所以制作者不进行加工，直接输出表格让不同的受众从大量的内容中挑选对自己有用的信息。
关于汇报受众，我的建议：
沟通中的标准不是你说了什么，而是对方接收到什么内容，在汇报中也是如此。基于这点，我们必须站在受众的角度思考和制作PPT。【我的建议】针对不同的受众准备不同的页面。
汇报时针对不同的受众，即使在同一内容结构下，应为不同受众增加专门、单独的页面。特别是希望对方行动时一定要增加不同受众的行动说明，虽然在页数上有增加，但能帮助受众更方便地明确与之相关的内容和未来需要其配合的行动。
用笔在纸上写下你的第三项思考内容：在下一次汇报中会有哪些受众呢？他们关注什么？
2.3.3 手绘案例之不同受众的不同PPT建议
2016年浙江省培训师协会举办优选赛，我在做评委的过程中给出了PPT的修改建议，在比赛结束后简单地整理了笔记，记录培训师在参加这类比赛时，自我介绍的内容设计和页面建议。
比赛现场有三类人群，内容的设计针对【虚拟学员】，个人介绍针对学员如何设置是讲师们的强项。
缺少的是针对到场【培训公司】代表的页面，大赛也是另一种形式的推广，对于培训公司来说比较关注的是这位讲师的课程受众及客户见证的亮点等。
在场的【评委】也是现场的受众之一，评委的关注点各不相同，能提前了解是最为有利的。
建议：受众比较多的情况下，同一内容也可以设计多页，时间花得未必多，但讲解各有侧重，才能达到功效（下图为手绘笔记）。2.4 汇报目的
一次汇报的汇报目的，应该是最重要的，但习惯会消磨掉我们对目的的思考，我做过很多次现场试验，很多人提笔写目的的时候是一种迷茫的状态。工作中目标是判定的标准，目的不清晰会导致我们后续行动的不明确和无法准确的考量。
在汇报工作时，有三种不同的汇报目的，即理解/反馈/行动。针对三种不同的汇报目的，用对结构才最关键。【理解】是一种告知目的，内容常有工作的完成情况（做了什么/没做什么），或是计划（未来将做什么）。结构可以采用物理或客观结构，如男女、年龄、大小、区域、时间、属性等。在现实工作中，这种目的出现得很多，但这种目的是最不需要开会的。发份Word文件给需要的人就可以了。【内容备注】
结构来自《让会议抓住焦点》（[日]堀公俊，加藤彰著；刘波译）。
模型结构分为战略、决策、组织、开发等八个系列。【反馈】管理会议中，这种目的比较突出。希望通过汇报达成认同，或希望对方给予相应的意见/建议/判断等。建议用常见的模型结（备注）构来组织内容，如SWOT/5W3H/7S模型等。用模型结构是为了建立方便的、共同能懂的沟通模式。【资源备注】
关注微信公众号“应芳萍”，回复关键词“结构”即可获取八大系列的模型结构的内容。【行动】希望领导拨钱拨人；希望同事按我们的要求配合行动；希望下属按我们的标准马上行动，都是这个层面的目的。这是最重要但在现实中最被忽略的一种目的。要实现这种目的，要求我们用行动结构来组织内容。行动结构是指按行动主体、难易、时间花费、成本、价值等来分类的一种方式。举个例子，希望领导拨款，要按行动价值（备注）来组织（典型的二八定律就是这个原理）；希望下属行动，最好按行动主体来分类。【内容备注】
二八法则：又名80/20定律，发现关系中的关键起因，20%的投入就有80%的产出，并在取得最佳业绩的同时减少资源损耗。
在汇报工作中，所讲内容的目的是希望对方采取行动，你是如何来处理的呢？在现实中的情况是这样的：与各位相关的内容一定有，但不告诉你，请自己挑！
这样的结果就表明汇报者的意图与听众之间沟通的信息出现较大偏差，所以常常需要在会后重新确认，因为听众挑选与自己相关的内容，可能会出现不想挑、内容遗漏或内容重点与汇报者不同的情况。
关于汇报目的，我的建议：
我曾说如果都以理解为目的的内容，是根本不需要开会的，通过邮件或打印的资料就可以实现告知目的。开会更多的是为后两种汇报目的，即反馈目的和行动目的而存在的。
但有学员告诉我，会议都是领导要求的，这里要做出说明的是：也许领导要求举行会议，领导希望看到的是反馈或行动，但制作者在制作PPT时呈现出的却是以理解为目的的内容。这就是会议背后不同层级对汇报目的认知的差异。【我的建议】根据汇报目的调整结构，内容才更有效。
反馈目的：可以运用逻辑结构实现理性说服，也可以用故事实现感性冲击。
行动目的：用方式明确需求，实施起来操作简单是马上行动的最大动力，如明确5W1H的内容细节。行动目的按行动对象分类更方便对方行动，而按行动价值和时间分类则更方便安排行动的优先次序。
用笔在纸上写下你的第四项思考内容：通过汇报，你希望达成的汇报目的是什么？2.5 案例讲解之不同汇报目的在PPT中的运用
←案例中有15条内容
通过回收的客户建议，根据不同目的对内容分类。
第一层级是理解层面，一般可以用物理或客观结构来分类。快速地将内容分为满意和不满意的内容。
第二层级，当开始分析各种因素带来的影响或已明确内容分类，可以考虑用模型结构中的软件和硬件的分类，并且对软硬件做了进一步分类。
案例中没有删除“满意”的部分，在实际工作中可以只对“不满意”的内容进行分类。
如果对建议的收集和分析都是希望后期加入相对的改善，按行动结构做有效分类。这里目标可以多样化。举个例子：
目标1明确行动主体，明确责任或行动权限
内容按总行和分行分类，或按部门分类。
目标2通过分析明确未来行动的优先次序
内容按行动价值、时间、成本要素分类，帮助梳理内容，实现改善的内容选择和先后排序。2.6 本章内容小结
一次汇报需要先从汇报受众分析出发和考虑汇报时长的限制，决定汇报内容。然后通过对汇报主体的分析与目标的梳理，最终决定内容组织的方式，明确了内容与组织方式两项内容，结构才算清晰。最后再完成PPT的制作。
汇报工作是一种自我工作认知的思维呈现，只有“想”清楚，才能“说”明白。“说”指的是呈现方式，呈现“说”的方式可以选择一次沟通（语言）、一份Word文档（书写）、一份PPT文稿（演示）。但无论选择哪种呈现方式，基础一定是“想清楚”。而“想清楚”是有前提的。我们介绍的汇报主体、时长、受众、目的，就是在汇报工作中所涉及的要素和前提。“想清楚”既包括输入方式（建立内容的选择标准），也涵盖了加工方式（完成的结构组织）。Part 03加工篇第3章理性的结构帮我们实现严谨的逻辑
在开始本章的学习之前，问一个问题：假设你是培训主管，需要你做一份新员工培训方案，你会如何设计呢？也许你会直接上网搜索，找一个新员工培训方案框架进行套用，内容如下：
一、培训目的；二、培训程序；三、培训内容；四、培训反馈与考核；五、新员工培训实施；六、部门新员工培训所需表格（表格附件）。
如果你已经学习完第2章的内容，依然是这个答案，我想你还需要再学习一遍。但这是很多人汇报工作时的常态，接到任务的第一反应不是分析，而是想从网络或以往用过的方案中寻找能方便套用的结构和模板。
不同企业有不同的背景和需要，既然是内部方案，一定要根据企业内部的问题有针对性的进行设计与实施。外部的方案即使项目名称相同，结构也未必合用。道理浅显易懂，真正实施却困难重重。
我也曾接到过这样的个案咨询，《新员工培训方案》内容为Word文档，共15页12项内容。下面是这12项内容的标题：
这份方案与网络上找的框架异曲同工，只是更细化一些，在我看来“放之四海而皆准”，意思是只要拿掉Logo及公司名称似乎放在哪家公司都能用。
因为这个方案很具有代表性，我将结合前两章的知识点，完全解析这个方案的修改过程。【咨询背景】
小Z是某卖场公司的培训主管，有一天分公司的总经理告知他希望将新员工的培训方案做成PPT，因为Word版方案共15页，要做成PPT有些犯难，所以找到了我。
犯难的原因是原本的目的是希望领导尽快签字实施，本打算用分点复制粘贴的方式完成PPT的制作，但发现页数偏多，小Z怕领导不愿意看，而且其中有4页培训时间表，不知道怎么处理。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]