作者：Emi
出版社：江苏凤凰文艺出版社
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高效工作术试读：
一切始于日积月累的小巧思
故事的开始，是一件微不足道的小事。
眼看着抽屉里的笔堆成了小山，
我便留下了最常用的几支，收纳在随手可及的位置。
没想到这么一调整，找笔、拿笔的时候方便了很多。
太棒了！
原本觉得某位前辈有点不好相处，可是微笑着打过招呼以后，
前辈的语气仿佛都变得温和了。
太棒了！
再细碎的小巧思，好像也能积少成多，
让工作与生活变得更顺心。
无关紧要的一件小事，竟然也能让人变得积极、阳光，
进而萌生出“再想些新法子”的念头。
一旦尝到工作和生活走上正轨的快感，你一定能迈出新的一步。
职场的风景变了，带着期待去上班
“唉，明天又要去上班了，心好累……”“工作就只是工作而已，想开点吧……”也许你也被工作搞得身心俱疲、焦头烂额……
但只要稍微调整一下工作中的方法，
你就会情不自禁地在心中欢呼：“哇，这样好方便啊！”“这么一弄果然轻松很多！”
其实，日常工作中有许多能够让人欢欣雀跃的瞬间。
职场上的人际关系和工作内容确实无法轻易改变，
但我们随时都可以自己想点小办法，调整一下心情和状态。
如此一来，同样的环境也能慢慢呈现出别样的风景。
把“省力”二字放在心头，便能挤出宝贵的时间
怎么做才能“省力”？
—希望大家能带着这个问题去寻找工作中的小巧思。
省力，绝不是把任务推给别人，也不是想着法子偷懒。
挤出时间、提升工作效率才是“省力”的关键。
哪怕工作中有小小的不便，也不能放任不管。
与其准备3支笔换着写，
不如拿1支集三者的功能于一身的笔，这样就省力多了。
千万别小看省出来的这几秒工夫，
日积月累一定能成为你的宝贵财富。
构想明年的目标，多多陪伴家人……
省出来的时间，也能让工作本身变得更快乐。序 言
把容易散落的穿孔文件夹换成透明的单片夹，把隔层很多的收纳箱改成方便拿取和查找文件的文件盒……我每天都会开动脑筋，寻找简单、方便又不费钱的工作妙招。
早在学生时代，我就对“提升工作或家务的效率”有着浓厚的兴趣。十多年前，我开设了专注家居生活小巧思的博客OURHOME。当时我还是个普通的上班族，大学一毕业就进入一家邮购公司担任家居收纳用品策划专员，一直没有换过工作。后来，我为8年的职场生涯画上句号，成了一名自由职业者。
现在，我不仅以“整理收纳顾问”的身份出版书籍、开办培训班，还在2015年注册了自己的公司，与丈夫共同经营。而且还有8位家庭、工作两不误的职场妈妈协助我们运营工作室和网店。
辞职前，我生了一对龙凤胎。“家庭和事业当然都很重要，可我现在是两头都顾不好啊……”休完产假回归职场的时候，我也不是没有烦恼过。但人生仅此一回，每个人的时间都是有限的。事业与家庭孰轻孰重？是放弃，还是咬牙坚持？每天都那么辛苦，到底该怎么办才好？……与其没完没了地纠结，还不如把宝贵的时间充分利用起来，开动脑筋想办法！
只要稍微整理一下办公桌，收拾一下心情，你的工作状态就会与以往大不相同。与家人在一起的美妙时光也在等待着你！
这是我出版的第10本书，网罗了上班时构思的小办法和自立门户后开发的小窍门，总共88条。每个人的工作环境都不一样，有些法子也许不能直接套用，考虑到这一点，所以我特意从自身觉得“用了确实省力”的方法中挑选了一些既不挑职业，也不挑工作方式的方法加以介绍。希望这本书能在大家工作碰壁、身心俱疲的时候成为照亮你前路的一盏小灯。整理收纳顾问 Emi本书的目的提高工作效率，创造更多陪伴家人的时间。从小事做起，打造工作、生活两不误的良性循环。本书的各个章节都是独立的，大家可以挑选自己感兴趣的部分看，借鉴省时省力的小诀窍，学习调整心情的方法。要是能找到特别适合自己的妙招，那就从明天开始实践吧！Chapter1让工作变得更省力的整理收纳法&贴心工具“一类一盒”是收纳的大原则
身为整理收纳顾问，“一类一盒”是我一贯主张的最基本的收纳原则，居家、职场两相宜。顾名思义，“一类一盒”就是按类型或使用的场合将物品分别归入盒子或抽屉，不同类的物品绝不要混着放。如此一来，每个盒子里都只有一种类型的物品，简单明了，方便查找，用完之后只要把东西放回去就可以，收拾起来也方便。这是最简便的收纳方法之一。
而且这种方法在办公室特别常见。大家不妨回忆一下，办公室的公共空间是不是有好多小抽屉，里面分别放着笔、便签、信封、单据之类的东西？不管是谁都能立刻搞清楚哪个抽屉里放了什么，取用和归位都很轻松。
至于个人的办公桌，我建议大家按“项目”整理，“一项一盒”。盒子比隔层很多的文件夹好用，因为你只要把东西放进去就可以。而且盒子不光能放纸，其他东西也能一并收纳，即便稍微有点乱也不碍事。只要把盒子整个拿出来，需要用的东西就都能找到。绝不会出现缺了东西需要到处去翻找的情况，这样才能有效提高工作效率。分门别类， 记得在盒子上贴标签
把需要整理的东西全部摆出来，按“类别”或“使用场合”分门别类。为什么要全部摆出来呢？因为这样更容易发现不必要的物品，有助于及时处理掉。
如果分出来的某个类别刚好能放进一个盒子，贴个标签就大功告成了。如果没有标签，查找起来会很麻烦，还会耗费时间与脑力（虽然只有短短的几秒钟，但依然宝贵），所以千万不要省略这个步骤。要是一个盒子装不下，你就分得再细一点，直到分出能装进一个盒子的“一类”为止。不过请大家注意，千万不能因为盒子还有富余的空间就把无关的东西混进去。混放不仅会妨碍我们迅速找到需要的物品，还容易分散我们的注意力，所以“一类一盒”的大原则是一定要遵守的，盒子稍微占点儿地方也没关系。分门别类的方法视工作性质而定
我的物品是按项目分类的，“一项一盒”。比如和书籍有关的工作，就是“一书一盒”。商品开发方面的工作，就按客户公司分类，“一司一盒”。文件、参考书、创意笔记、色卡……只要是和这个项目有关的，统统放进这个盒子里。杂志的策划案用不到一整个盒子，所以我会专门弄一个贴有“进行中”标签的盒子，把正在推进的策划案都归进去。
其实，分门别类的方法和工作性质有很大的关系。在公司上班的时候，我的盒子是按季节分的，春、夏、秋、冬各一个。如果你是跑业务的，可以按地区或客户公司分类。要是你的业务以季度、月度为周期，“一期一盒”当然也没问题。
另外，如果有些资料和工具是每个项目都会用到的，那么把它们归成一类，单独设一个盒子也是不错的方法。使用A4尺寸的文件盒，装满了就清一清
A4尺寸的文件盒堪称个人办公桌的收纳法宝。因为我们可以把后面即将提到的透明A4单片文件夹竖着塞进文件盒里收纳，而且将形状各异、大小不一的东西统一放在A4单片文件夹内，也能让办公桌与储物柜显得更加整洁。而且文件盒足够轻便，单手就能拿起来，它自己也能“站”得住，任意抽出其中的一个，两旁的盒子也不会倒下来。
那盒子装满了怎么办呢？先别急着加新盒子，趁机清理一下吧。千万别想着等项目结束了再收拾，让盒子就这么满着，不但找东西的时候会特别费时，做事的效率也会直线下降。项目还没结束也没关系，只要盒子装满了，就按下一页介绍的4个步骤整理，顺便调整一下心情。能养成习惯就更好了。文件盒整理的4大步骤
1︱盒子装满了
觉得资料文件放得太满，不好拿取，就说明整理的时候到了，及时整理能有效提高工作效率。千万别在这个节骨眼上犯拖延症，再忙也要立刻动手。
2︱把盒子里的东西全部拿出来“全部拿出来”是整理的基本原则。总有人为了节约时间省去这一步，直接在盒子里找废纸。殊不知把东西摆出来更容易判断，更能节省时间。
3︱分成“要归位的”和“要扔掉的”
从左到右分别是“还有用，要放回盒子的文件”“拆出了废纸，需要归位的空文件夹”和“要处理掉的文件资料”。
4︱放回原位
把整理好的盒子放回原位。“判断一件物品有没有必要留下”的能力与各种工作都有密切的联系，所以我们可以把整理文件盒当成一种技能训练。文件盒的设置原则“进行中”比“待定”更好“不确定能不能升级成项目的议案”与“周期很短的小项目”也会产生一些文件与笔记。千万别把它们堆在办公桌的角落，设置一个专用的文件盒吧。切记，文件盒的标签不要写“待定”，用更加积极乐观的“进行中”会更好。文件的“地址”一目了然
贴标签也是为他人行方便
标签不仅能方便自己，在你突然请假的时候，它们能大展身手。上司和同事一看标签就知道文件放在哪儿了，有什么需要别人帮忙的事情，沟通起来也会更顺畅。出门在外想请同事帮着确认一下资料，也能三言两语交代清楚。DIY改造
要是你觉得公司发的文件盒不好看，或是破破烂烂，让人提不起劲来整理，那就动手改造一下吧！成就感虽小，但舒心的环境有助于提升干劲，进而提高工作效率。
用装饰胶带点缀贴标签的区域算是最简便易行的改造方法了。用专业的标签打印机也不错，因为打印出来的标签显得更齐整。改造文件盒的确要费些心思，但好在成本可以忽略不计。能让自己神清气爽地投入工作，所以这点时间还是很值得花的。透明的A4单片文件夹是整理利器
职场上最好用的收纳工具，其实是透明的A4单片文件夹。想必很多读者也在用这种文件夹，但最多就是夹几张纸而已，整理资料的时候用的还是活页文件夹与穿孔文件夹，对不对？
让文件的分类整理变得格外简单，是透明单片夹的优势所在。穿孔文件夹需要特地在纸上打洞。插页文件夹就更麻烦了，每张纸都得小心翼翼地塞进袋子里，还不能根据实际情况只把要用的部分带走；就算没装满，空袋子也不能取下来单独使用；放其他项目的资料进去就乱套了……
用透明单片文件夹就不存在以上问题。文件一“插”就行，拿、放都方便多了。出门的时候，随手就能将需要的文件拿上带走。只要统一成透明的文件夹，装在里面的文件便能一目了然，不需要特意打开查看。最后，把单片的文件夹装进按项目分类的文件盒，整理工作就大功告成了。所以，我才说透明单片文件夹比什么方法都省时省力，是最方便的整理利器。只要塞进透明单片文件夹， 什么样的文件都能统一成A4尺寸
我平时只用A4尺寸的透明单片文件夹，其他尺寸的一律不用。为什么呢？因为这样一来，小纸片与大小不一的文件资料全部能统一成A4尺寸进行管理。无论是叠放还是竖着插进文件盒都是整整齐齐的，取用方便，看着也舒服。
小小的便签和发票不知道该收到哪里才好，只能随手放在办公桌上。结果到了需要用的时候，东西就找不到了，急得满头大汗……大家应该都有过这样的经历吧？越是小东西，就越应该塞进A4单片文件夹里。即便文件夹里只有一张发票，也要竖着装进文件盒，这样才不容易弄丢。小册子之类的东西往往没有统一的尺寸，如果将它们全部统一成A4大小，管理起来就方便多了。千万别认为透明单片夹只能装文件资料，只要稍微调整一下思路，它就能化身为更顺手的工具。透明单片文件夹就是这么好用！
小纸片不容易丢
发票的确很小，不过只要按项目分门别类整理好，以后就会很轻松。插进透明单片文件夹，往文件盒里一放，不但尺寸统一了，还不容易丢失。
把条形便签贴在内侧就成了标签
要怎么给透明单片文件夹贴标签呢？最简便的方法是取一张条形便签，把文字写在有黏性的那一面，然后贴在文件夹的内侧，这样就不容易掉了。
信封里的文件资料也能一目了然
装在信封里寄来的文件资料要拆出来，只留下必要的部分插进透明单片文件夹。这样任何东西都能一目了然，不必特意拿出来看。
不会散落
穿孔文件夹和插页文件夹都有“脊背”，横放会形成倾角，叠放时容易滑动。而透明单片文件夹则不会散落，整洁又省心。准备一个专门放 空的单片文件夹的收纳盒
通过之前的介绍，大家应该已经认识到透明单片文件夹有多好用了。再零碎的小纸片也能往里一塞，管理起来特别轻松。但有些公司会把单片文件夹统一放在办公室的公共区域，于是员工每次要用，都得特地跑过去拿。久而久之，大家就会嫌麻烦，把小纸片随便往桌上一扔，总也不收拾……为了防止这种情况，我建议大家把空的单片文件夹放在触手可及的地方，这样就能随拿随用了。
仅仅是触手可及还不够，如果每次用都得先找半天才能找到，或是得费好大的力气才能从缝隙里抠出来，日子久了肯定会懒得用，所以最好的办法是准备一个专门放空的单片文件夹的收纳盒。如果空间有限，实在腾不出地方，那就尽量找个方便取用的位置，弄个“空夹专区”。拆空的单片文件夹也要放回原位哦！
经常用的东西要收纳在方便取用、方便归位的地方，这是极简收纳法的基本原则。这样一来，就不会出现桌上堆满杂物，无论干什么都束手束脚的情况。
创业之前，我是一家邮购公司的收纳用品策划专员。“尺寸”是这类产品的关键元素，所以我经常要掏出尺子量一量。如果把常用的工具放在抽屉里，每次都得特地拉开抽屉去拿，用完了还得拉开抽屉放回去，非常麻烦。所以要想办法把它们安放在抽屉外面，但又不能妨碍自己做其他工作，这才是提升工作效率的捷径。
巧用磁铁，常用工具的取用、收纳便能一步到位。办公桌基本上都是用磁铁能吸住的材料做的，所以我们要充分利用这一点，把使用频率较高的工具直接“贴”在桌子或抽屉的侧面。如果你每天要发好几次快递，那就把快递单和笔一起塞进磁铁收纳袋里，找个地方贴好。如果尺子和剪刀是你最常用的工具，可以用胶水把小小的强力磁铁贴片贴在它们的背面，要收纳的时候随手一贴就能搞定，不需要做“塞”这个动作。想拿就拿，就跟放在桌面上一样便捷，又不会占用桌面的空间，完全不会碍事。需要留存的文件资料又多又杂，统统扫描成电子文档
有些文件资料以后可能还有用，一时半会儿扔不了，可又特别占地方……如果把这类物品和正在进行中的项目资料混在一起，那可就乱套了，工作效率会明显降低。真要从留存的资料里找些数据吧，也是一桩麻烦事，因为你压根就记不住什么东西放在了哪里……在双重不便的夹击下，效率怎么可能高得起来呢？
把以后可能用得上的文件资料直接处理掉肯定不合适，所以我选择将纸质文件统统扫描成电子文档保存在电脑里，不留实物。文件名要尽量具体，最好加上日期，这样不仅便于搜索，还可以迅速找到需要用的数据，比翻阅纸质资料省事多了。要是办公室的扫描仪带OCR功能（能够识别扫描图像中的文字），那么连电子文档的内容都是可以搜索的，大家有空的时候不妨研究一下办公室电子设备的功能。
扫描看似麻烦，却能为今后的高效工作打好基础。觉得文件资料越攒越多了，不妨找时间整理一下，否则你就得一直在堆积如山的文件里找东西，要多麻烦有多麻烦。常言道，欲速则不达，看似费时费事的文件扫描工作，其实是在给未来的自己创造方便。
如果你实在抽不出时间与精力去扫描，也可以把这类文件装进收纳箱，转移到储物柜之类的地方，让它们暂时远离办公桌（没有储物柜的话，直接放到办公桌底下也可以）。切记，一定要把“封箱日期”写在箱子上。把新旧明确区分开，这样才有助于提升工作效率。假设你对照日期之后发现，自己已经有一年多没有打开过箱子了，也许就会萌生把它们处理掉的念头，连扫描的工夫都省了。排版打印最省纸
能在电脑上看的文件，就不要特地打印出来了，这样能有效减少办公桌上的纸张数量。不过需要用纸质文件进行核查，或必须留存纸质文档的情况还是存在的，所以在日常工作中，我们难免要打印很多文件。如果总共就没几张，打印一下也无所谓，可一下子打几十张呢？不光费时，还特别占地方。
因此我一定会在打印前调整排版，把两页或四页的内容集中在一张纸上（多合一打印、排版打印等）。要是你觉得每次重新设置太麻烦，也可以把多合一设定成默认打印模式。
与1张纸只印1页内容相比，排版打印不仅省纸、省时，还能有效削减打印成本，节约收纳空间，好处显而易见。只需更改一次设置，就能省下1/2甚至3/4的时间与空间，大家不觉得很划算吗！
而且看“二合一”或“四合一”的资料更容易把握全局，理解内容。需要找某个特定页面的时候，也不用翻太多张纸，能节约不少时间。把名片扫描成数据就不占地方了1 如何整理大量不经常翻阅的名片
堆积成山的名片最愁人。很多人觉得“人脉是宝贵的财富”，所以名片不能随便扔，应该留着。要不干脆把名片扫描成数据吧？从成堆的名片里翻出想要的那一张很费事，搜索扫描数据也很费事，但后一种方法的好处是它不占地方啊！有条件的朋友可以用带OCR功能的扫描仪，把名片上的文字转换成可以搜索的文字数据，这样搜索起来就方便很多。不过随着时代的发展，留存名片的必要性已经大不如前了，因为我们可以使用邮箱的搜索功能从签名栏中提取信息。
1︱区分“留下实物”和“扫描成数据”
如果以“要不要处理掉”为标准，可能会很难取舍。把判断标准改成“有没有必要留下实物”会更容易区分。
2︱全部扫描存档
可以用导轨，没有导轨的机型就平铺。如果名片本来就按行业或首字母分过类，那就分批扫描。没分过类的话，随机排列即可。
3︱用碎纸机处理“不留实物的名片”
扫描名片的最终目的是“处理掉无用的物品”，所以不用保留实物的名片要当场送进碎纸机。
4︱把留下的纸质名片放到容易拿取的位置
需要保留的名片肯定都很常用，应该放在抽屉里容易拿取的位置。整理完之后，抽屉里就只剩下用得上的名片，查找方便，效率自然更高。2 整理新名片的3个步骤
把积攒很久的大量名片全部扫描成数据的确累人，但我们可以给自己定一条规矩—“以后每次拿到新名片，都要立刻转成电子数据”，这样就不怕管理不好名片了，联系方式也会更容易找到。现在市面上有各种各样的名片管理App，我用的是可以统一管理各类文件与数据的Evernote。一拿到新名片，我就会打开手机上的Evernote客户端把名片“拍”下来。收费版名片管理App的功能更强大，扫出来的PDF文件不但能用关键字搜索，而且要找任何信息都能迅速锁定，深得我心。
有的公司管理严格，不允许员工使用第三方服务。有些人则是工作太忙，根本没时间把这类工具研究透彻。如果你也属于这两种情况，不妨参考P22介绍过的方法，用公司的设备扫描名片，将其保存在电脑里。
1︱做笔记
拿到名片后，要及时记录日期、见面场景等识别特征。
2︱扫描名片
立刻将名片上的信息转化成电子数据。可以使用Evernote、手机里的名片管理App或办公室里的扫描仪等。
3︱处理掉或放至名片专区
不需要保留实物的，粉碎掉。要保留的，放进抽屉里的名片盒。
mini columnEvernote不仅能整理名片，还能统一管理纸质资料
我为什么要用Evernote管理名片呢？因为它能统一管理所有纸质资料，比专门下载一个App管理名片更省事。我的Evernote里有便条笔记、活动通知以及可能需要查阅的资料……搭配Scan Snap扫描仪，就能批量扫描纸质资料，自动导入至Evernote。而且它有OCR功能，能用关键字搜索资料的内容。多亏了这些好帮手，我终于能放心大胆地处理纸质资料，再也不用囤废纸了！Scan Snap Evernote Edition *该款已下架整理之前先构思标语
在收拾办公桌之前，请大家先想一想自己是为了什么在收拾，试着给自己的办公桌配一句标语。比如，“不需要找东西的办公桌”“不加班的办公桌”“业绩节节高的办公桌”……明确目标有助于提升整理收纳的干劲，而且你会自然而然地去思考如何才能实现这个目标，如此一来，还怕没有好点子吗？
想好标语以后，再动手整理。整理的基本原则和家庭收纳一样：先把所有的东西都摆出来，然后把“经常用的”和“现在进行中的”放在取放方便的位置。最理想的状态是闭着眼睛也知道什么东西放在哪儿。另外，决定收纳位置的时候一定要保证取用的动作足够顺畅，比如惯用右手的人就应该把书写用具（笔）放在右侧。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]