作者：雏志资讯
出版社：人民邮电出版社
格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT
Excel 2010高效办公应用技巧 双色精华版试读：
前言
今天，办公软件的普及与应用达到了前所未有的广度与深度。使用办公软件进行办公，目的其实就是一个：方便快捷。快速完成手头的工作，这是办公一族共同的愿望。而实际情况是，很多人确实感受到了“方便”，却没有多少人做到了“快捷”——快捷的程度，与每个人对办公软件的熟悉程度成正比。
如何做到办公的“高效”？这需要的不仅仅是对软件功能的熟悉，还需要在工作中遇到问题时能迅速生成解决方案，也就是解决问题的思路。有了思路，才有使用软件去实现思路的过程。思路与对软件的熟悉，缺一不可。最后，通过积累，能把问题、解决思路与软件操作迅速串起来，就是所谓的“技巧”了。技巧积累得越多，办公就越高效。慢慢地，你就会发现，自己已经渐渐成为同事眼中的“办公高手”了——不管是通过自己的积累，还是通过阅读好书，总之，这就算是做到了真正的“方便快捷”！
正是基于这样的出发点，我们编写了本书。本书精选了办公中常用的技巧与案例，希望通过阅读本书，读者能在遇到问题时，迅速生成思路，并找到解决问题的操作技巧。
本书特色
实用为王，操作性强：摒弃枯燥的理论介绍，精选办公应用中的常用、典型技巧，并辅以实例进行讲解，内容实用。
便于查询，即查即用：书中的每个知识点都比较独立，并采用条目式进行编排，便于查询；读者无需按照特定的顺序阅读本书，遇到问题，根据目录直接查阅需要的内容即可。
超大容量，超值赠送：采用双栏排版的格式，信息量大；除了赠送本书所讲述的400多个技巧对应的视频教学，同时超值赠送8小时Word/Excel/PPT办公应用案例视频讲解，1000套拿来即用的办公模板（请发邮件至chuzhizixun@163.com获取下载地址）。
双色印刷，图文并茂：本书内文使用双色印刷，重点更突出，更宜于读者阅读学习；每一个操作步骤均配有插图，以便读者在学习过程中能够直观、清晰地看到操作的过程及效果，学习更轻松。
如何使用本书
作为职场充电的自学参考书：读者可按章节顺序阅读，也可挑选自己感兴趣的内容有针对性地学习，没事时多学两个技巧，或许可以节约你一天的时间。
作为案头备查手册：置于案头，遇到问题时翻阅查看相应内容。
为方便读者能更好地学习本书相关内容，作者整理了书中绝大部分实例的素材文件，读者可发邮件至chuzhizixun@163.com索取，也可加入我们的QQ群（301194924），随时交流讨论。
本书由雏志资讯工作室编著，由于作者经验有限，书中难免有疏漏和不足之处，恳请广大读者不吝批评指正。本书责任编辑的联系信箱：maxueling@ptpress.com.cn。编者第1章使用Excel的良好习惯技巧1 尽量将文件保存为同一类型
表格编辑完成后，用户如果随意保存，或误操作，发现保存后的工作簿之间的格式不一样，如图1-1所示，两个文件分别为“xls”和“xlsx”格式。这样对以后的编辑造成很大的不便。图1-1
需要将所有的工作簿命名为统一格式，可以按如下方法操作。
1 打开需要保存的工作簿，单击“文件”选项卡→“另存为”菜单命令（如图1-2所示），打开“另存为”对话框。
2 选择文件保存的位置，然后单击“保存类型”下拉按钮，在下拉菜单中选择保存的格式，如保存为“Excel 97-2003工作簿”，如图1-3所示。图1-2图1-3
3 设置完成后，单击“保存”按钮，即可将工作簿保存为需要的名称格式。
专家点拨
将Excel改为“Excel 97-2003工作簿”格式，可以方便用户使用，这样在只安装了2003版本Excel的电脑上也能打开工作簿。技巧2 编辑表格时勤保存在编辑表格时要养成随时手动保存的习惯，防止出现意外丢失数据。另外还可以设置自动保存，起到辅助作用。Excel工作表有自动保存的功能，但是有一定的间隔时间，如果间隔时间过长，起不到自动保存的功效；如果间隔时间过短，后台就不断在进行“保存”操作，影响工作效率。可以通过设置合理的自动保存间隔时间，达到最好的保存效果。
1 单击“文件”→“选项”菜单命令，打开“Excel选项”对话框。
2 单击“保存”标签，选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，然后在后面的编辑框中输入间隔的时间，如图1-4所示。图1-4
3 单击“确定”按钮，Excel就会每隔6分钟对工作簿进行一次保存。技巧3 取消每次保存工作簿时检查兼容性
如果计算机中安装的是Excel 2010版本，在此计算机上打开Excel 2003格式的文件进行编辑，在保存时会弹出图1-5所示的“兼容性检查器”提示对话框。图1-5
如果不希望以后保存时再出现此对话框，可以取消。
1 编辑完Excel 2003格式的文件后，单击“保存”按钮，弹出“兼容性检查器”对话框。
2 取消选中对话框下方的“保存此工作簿时检查兼容性”复选框，如图1-6所示。图1-6
3 单击“继续”按钮保存工作簿，下次再进行保存时，就不会弹出“兼容性检查器”对话框。技巧4 简化输入才能提高效率
当输入一些有规律数据时或进行一些重复操作时，可以配合使用“F4”键、自动更正功能、自动填充功能等来辅助快速操作。
1.数据填充
有些数据在输入时，不需要一个一个输入（如输入相同的数据、连续序列的数据等），可以通过数据填充的方式实现快速输入，提高效率。具体的操作方法后面章节会详细叙述。
2.批量设置数据格式
如果某些单元格区域有统一的数据格式，如货币格式、日期格式等，并在输入前设置好，可以实现快速输入。以下以输入特定格式的日期为例。
1 选择需要输入日期的单元格区域，在“开始”选项卡的“数字”组中，单击“对话框启动器”按钮，打开“设置单元格格式”对话框。
2 在“分类”列表框中单击“自定义”，然后在“类型”列表框中选择需要的日期类型，如图1-7所示。图1-7
3 单击“确定”按钮完成设置。在输入日期时以程序可识别的最简易的方式输入日期，输入后按“Enter”键，即可自动转化为设定的日期格式，如图1-8所示。图1-8
3.将常用长的短语定义为自动更正词条
如果一个词语比较长，而且经常使用，可以设置成自动更正，只要输入前一两个字即可自动输入完整的词语。
1 单击“文件”选项卡→“选项”菜单命令（如图1-9所示），打开“Excel选项”对话框。图1-9
2 单击“校对”标签，单击右侧的“自动更正选项”按钮（如图1-10所示），打开“自动更正”对话框。图1-10
3 选择“自动更正”选项卡，在“替换”文本框中输入要替换的数据，在“为”文本框中输入要替换为的数据，如图1-11所示。单击“添加”按钮，再单击“确定”按钮，即可设置自动更正。图1-11
4 当在表格中输入“诺立”，按“Enter”键后，即会自动输入“诺立科技信息有限公司”，如图1-12所示。图1-12
4.用“F4”键重复操作“F4”键在Excel中有“重复操作”的作用，可用于重复上一步操作，且在给数据进行格式设置时，有时比格式刷更有效。
1 例如在需要在其上方插入行的行标上单击鼠标右键，在右键菜单中单击“插入”命令，即可在上方插入一行，如图1-13所示。图1-13
2 如果其他位置也需要插入行，只要准确定位选中单元格，按“F4”键即可重复执行插入行的操作，如图1-14所示。图1-14技巧5 为了便于后期数据处理应少合并单元格
在编辑表格的过程中会经常使用合并单元格功能，使表格更美观、协调。可是合并单元格功能也不是“百利而无一害”，例如当你合并单元格后，再进行数据排序，会弹出如图1-15所示的对话框，无法进行排序。图1-15
再如，数据里包含了合并单元格，创建数据透视表后并不能达到期望的结果，因为“行标签”里面出现了“（空白）”的字段，如图1-16所示。图1-16
如果不想出现上述情况，有些时候可以少用合并单元格，或者尽可能放到最后使用。
1.解决合并单元格无法排序问题
1 选中合并单元格的数据列，在“开始”选项卡“剪贴板”组中，单击“格式刷”按钮复制格式（如图1-17所示），然后在一空白列中刷取复制格式。图1-17
2 选中工作表中有合并单元格的项，在“开始”选项卡“对齐方式”组中，单击“合并后居中”按钮（如图1-18所示），取消所有的合并单元格项。
3 将光标定位于需要进行排序的一列，在“数据”选项卡“排序和筛选”组中，单击“降序”按钮实行降序排列，如图1-19所示。图1-18图1-19
4 执行排序操作完成后，在步骤1中复制了格式的列标上单击选中，然后双击“格式刷”按钮，再在A列中单击鼠标，恢复原来的合并状态，效果如图1-20所示。图1-20
2.用含有合并单元格的数据来创建数据透视表
数据里包含了合并单元格，创建数据透视表后并不能达到期望的结果，因为“行标签”里面出现了“（空白）”字段，如图1-21所示。此时需要按如下技巧操作来创建正确的数据透视表。图1-21
1 打开工作表，选中A列数据区域，在“开始”选项卡“剪贴板”组中单击“格式刷”按钮，然后在任意空白列的列标上单击，将A列的格式复制下来，如图1-22所示。图1-22
2 选中A列中合并的单元格区域，在“开始”选项卡“对齐方式”组中单击“合并后居中”按钮取消单元格的合并，如图1-23所示。
3 按“F5”键，打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮打开“定位条件”对话框，选中“空值”单选框，如图1-24所示。图1-23图1-24
4 单击“确定”按钮，即可定位并选中取消合并后的单元格区域中的空值单元格，在编辑栏中输入“=A2”（如图1-25所示），然后按下“Ctrl+Enter”组合键，即可实现空白单元格填充相同项，如图1-26所示。5 在步骤1中复制了格式的列的列标上单击选中，在“开始”选项卡“剪贴板”组中，单击“格式刷”按钮，然后在A列的列标上单击，将A列的格式恢复，如图1-27所示。图1-25图1-26图1-27
6 用处理后的数据源创新数据透视表即可得到正确统计结果，效果如图1-28所示。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]