作者：余荩
出版社：浙江大学出版社
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文秘写作(第四版)试读：
第四版前言
本书自1995年8月初版以来，曾几经修订，在内容上不断增删改调，力求应时适变，与时俱进，以适应和反映社会的发展。
这次修订与前几次相比，是在内容上作了重大的调整与变动，这主要体现在三个方面：一是贯彻中央最新的有关文件的精神，把“行政公文”改为“党政机关公文”，对第一章进行大改动。二是适应形势发展的需要，针对近年来国家公务员考试的实际，增加了“申论”一节，把它确定为一种独立的，实用的新型文体。不过这种文体从它的特征与写作要求来看，与本书各类文书均有所不同，难于归属；若把它作为单独一章，显得体例失调，十分不妥；又由于它与新闻短论稍有近似之处，于是只好暂且把它归入传播文书一章。三是材料调整，更换了许多实例，力求选用近年的新鲜材料作为有关章节的例文。上述三方面的变动，使本版修订面貌一新。
本书另外两位原作者，李孝华同志已亡故，徐航同志因工作岗位变动而难于参与修订，这使我感到要完成工作量很大的修订工作力不从心。因此，我特请浙江大学人文学院富有多年文秘写作教学经验的王国英博士承担主要的修订任务。王国英同志欣然接受我的委托，历时一年有余，搜集与选用了大量的最新材料，对第一章作重大改动与增补，对全书的文字表达作了认真推敲与精心调整，并执笔撰写了新增的“申论”一节。王国英同志的积极参与与辛勤投入，终于使这次修订工作得以完成。
因《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》国家标准自2012年7月1日起施行，书中所引的部分例文可能在成文日期书写等格式方面与新标准不完全一致，为避免引起混乱，引用时已作调整，敬请原作者谅解。
这本第四版教材内容的更新，当还有缺憾与不足之处，祈请读者赐教。余荩2012年10月于浙江大学
第一章 党政机关公文
第一节 党政机关公文的含义、特点、分类和作用
一、党政机关公文的含义
党政机关公文，就是中国共产党机关和国家行政机关的公务文书，是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。
这一含义包含以下几层意思：一是党政机关的公文，不包括外交、军事、司法等部门根据特殊需要所使用的专用公文。党政机关公文主要是中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日联合发布，于2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》中规定的15种公文，即决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要。二是形成的条件必须和党政机关“处理公务”联系在一起，离开党政机关的公务活动就不存在党政机关公文，因而有别于出于个人主观感受和纯属私人交往的文书。三是党政机关公文是代党政机关立言，体现机关意志、意图和主张，以实现党政管理的目的，因此在党政机关职权范围内具有“特定效力”；同时党政机关公文的内在结构和外在形式都有其特定的要求和规定，特定的编排形式和规格，因而具有“规范体式”。具体参见中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布，于2012年7月1日实施的《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）。
党政机关公文是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告、通报和交流情况等的重要工具，是依法管理和进行公务活动的重要工具。因此，学习党政机关公文写作知识，可以推进公文写作、处理工作科学化、规范化、制度化，进而提高党政公文质量，提高办公室综合服务的能力和效率。
二、党政机关公文的特点
党政机关行政公文是一种传递政令政策、处理公务的特殊文字形式，与文学作品、新闻体裁和一般文章有所不同，具有自身的鲜明特点。（一）宗旨的政治性
党政机关公文是中国共产党和国家行政机关处理公务的产物。一方面，党政机关公文本身是一种政治。所谓政治，是与“人心”密切相关的治理之道。历史经验告诉我们，任何统治集团管理国家政务，都将人心向背问题置于首位，概莫能外，所谓“得民心者昌，失民心者亡”。党政机关公文的宗旨是为人民服务，它必然体现人民的普遍意愿和根本利益，即体现人心所向。党政机关公文的这一宗旨，决定了它具有高度的政治性。
另一方面，党政机关公文制发的目的是为了制定政策、宣传政策和执行政策，而政策性正是政治性的一项重要内容。党政机关公文不仅表述制文机关一定的立场观点和决策意图，带有鲜明的政治色彩，而且要求人们贯彻实施。在贯彻实施过程中，不能简单地“等因奉此”，而是既要结合本地区、本部门的实际情况，研究许多具体的政策性问题，又要将实践的经验教训反馈给上级机关，作为完善有关政策和作出新决策的依据。因此，党政机关公文的政策性，实际上体现出它鲜明的政治性。（二）作者、读者的法定性
党政机关公文是党政机关为行使职权而制发的，因此公文的作者是法定的党政机关。这与其他文章或作品的作者署名悉听尊便的情况大不一样。党政机关公文的作者是法定的，它是指依法成立并具有法定职权的党政机关，而不是指按机关内部分工从事公文撰拟的文秘人员。任何个人不允许假冒机关的名义制发公文。在特殊情况下，以机关领导人名义签署发布的公文，并不代表领导人个人，而是代表了法定机关，体现法定机关的职权和意图。
党政机关公文的读者对象也是法定的，这与其他文章或作品读者的普泛性和庞杂性截然不同。一方面，党政机关公文的读者是法定的主送机关、抄送机关，具体明确；有的公文还规定了阅读范围和传达范围以及能否翻印或在报刊上刊载。另一方面，法定的读者有责任对党政机关公文进行认真阅读、研究、参照和贯彻执行。（三）内容的权威性
党政机关公文是党政机关的喉舌，它的基本内容具有法定权威性的特点。这与文学作品和学术论文不同，文学作品的内容，人们可看可不看，也可以边看边撂；学术论文的内容和观点，人们可以赞同，也可以批评，甚至阅后置于脑后。党政机关公文的内容则需要有关人们理解、执行或作为处理公务的依据，因而具有明显的法定的权威性。
这种权威性，除了因作者职权范围大小和地位高低而权威性有大小、高低之分外，主要体现在以下三个方面：
一是党政机关公文是依法管理的重要工具，其内容涉及党和国家的方针政策、重大部署、重要决策以及行政举措和办法，而这一切都与国家有关法律相一致，或通过一定立法程序产生，具有法律的某种强制力。二是党政机关公文内容体现法定机关指挥意志和领导意图，在法定机关职权范围内，对人们的思想、行为、工作等加以规范，使之一体遵行，令行禁止，不得各行其是。三是各级党政机关由党和国家政权赋予一定的职能和权力，党和国家政权力量自上而下的支持，使得党和国家各级机关的权威性得以有力保证，因而代各级机关立言的公文也就具有法定权威性。
党政机关公文内容的权威性绝对需要，它是保证党政机关职能运行、公务管理、维持正常工作和生活秩序的重要手段。（四）体式的规范性
党政机关公文具有独特而统一规定的体式，这种体式是在公文制作和使用的长期实践中形成的，目的是保证公文准确、完整、统一、有效，以及公文的正常运转并发挥其效用。
党政机关公文体式的规范性，是指文体和格式都有其特定的规范要求。每一种公文，都有其特定的适用范围、表现内容、使用格式，不能别出心裁，标新立异，也不能自搞一套，混同使用。
党政机关公文的文体具有程式性特点，是说在篇章结构、行文款式上具有较为固定的格式。对此，《党政机关公文处理工作条例》第三章作了严格的规定和说明。
党政机关公文的格式，包括基本构成与样式。基本构成，《党政机关公文处理工作条例》指出：“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”样式，除了指公文页面的外观形式，《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》国家标准中还就用纸规格、装订要求作了具体规定。这些都是党政机关公文体式规范性特点的具体体现。
党政机关公文除了上述四个主要特点，尚有撰文的实用性、严密的科学性、表述的明快性、高度的时效性等。这一些虽是党政机关公文所应具备的，但并非为党政机关公文所特有。由于特点的“特”字不很明显，因此这里不另作阐述。
三、党政机关公文的分类
按实际需要和一定标准区分党政机关公文的种类，有利于正确认识和选择文种，以免错用和混用；有利于提高公文写作的质量和规范化；有利于提高公文运转和公文处理的效率；还有利于公文的立卷归档和科学管理。
根据不同的标准划分，党政公文的主要类别有：（一）按公文来源分，有外发公文、收来公文
外发公文：是指本机关撰制向外部机关发送的公文。外发公文直接反映本机关行使职权、完成工作任务和进行各项公务活动的真实情况。
收来公文：是指本机关收进外部机关制发的公文，包括上级机关、下级机关、同级机关和不相隶属机关的各种来文。（二）按行文关系分，有上行文、平行文、下行文
上行文：指下级机关向上级机关报送的公文。如报告、请示等。
平行文：指同级机关或不相隶属机关之间往来的公文。如议案、函。通知、通告、纪要有时也可作为平行文。
下行文：指上级机关向所属下级机关发送的公文。如命令（令）、决定、公告、通知、通告、通报、批复等。
上行、平行、下行是行文方向，行文方向是由行文关系决定的，而行文关系则是机关之间组织关系在公文运转中的体现。上行文体现下级机关请求上级机关的指示和监督，接受上级机关的领导与指导；平行文体现机关之间平等商洽、支持和协作；下行文体现上级机关对下级机关实施管理和指导的职能。因此，按行文关系分类，在选用文种和处理公文上至关重要。（三）按性质、作用分，有指挥性公文、公布性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等
指挥性公文：指上级机关制发的对下级机关进行组织、指挥、协调和管理的公文。主要有命令（令）、决定、通知、批复等。
公布性公文：指将有关事项与要求，通过新闻媒体或张贴等形式发布的公文。主要有公告、通告等。
报请性公文：指向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、请求指示或批准的公文。主要有报告、请示等。
知照性公文：指机关之间或机关内部通知事项、通报情况、联系工作、公布要求、沟通信息的公文。主要有通知、通报、函等。
记录性公文：指用以记载公务活动，归纳会议精神、议定事项等情况的公文。主要有纪要。（四）按时限要求分，有特急公文、紧急公文、常规公文
特急公文：指事关重大而又十分紧急，要求以最快速度形成、运转、处理，绝不允许有丝毫懈怠与拖延的公文。
紧急公文：相对于特急公文而言，其时限稍可容缓，但也涉及重要事项而又需快速形成、运转、处理的公文。
常规公文：指按正常速度形成、运转、处理的公文。
其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（五）按保密要求分，有保密公文、非保密公文
保密公文：内容涉及党和国家机密，需要控制时间、范围、对象的公文。按《党政机关公文处理工作条例》第三章第九条规定，涉及党和国家秘密的公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
非保密公文：相对于保密公文而言，也叫普通公文。普通公文的内容虽不涉及机密，但也并非任何人可以传阅，因而要控制一定的阅读范围和时间。
四、党政机关公文的作用
（一）法规依据作用党和国家的管理工作需要有各种法规，这些法规是以文件形式制发的。这些文件如法令、规定、办法等，作为各项管理工作和活动的规范与依据，一经制发生效，就必须遵照执行，在没有修订或废止前，始终有效。党和国家领导机关制发的命令、决定等，虽不属严格的法规性公文，但都要求下级机关和有关人员遵守执行，有一定的强制性和约束力，同样起到法规依据作用。（二）领导指导作用
党政机关公文是依法管理的工具。党和国家的各级机关通过制发各种公文，传达党和国家的方针政策，贯彻领导意图，有针对性地解决实际工作问题，因而具有领导作用。有些领导机关下发的公文，或比较灵活地提出“供各地参照”、“可参考执行”等，或对下级机关的业务、事务进行具体指导，则具有指导作用。（三）宣传教育作用
党政机关公文带有法规性、方针政策性、领导指导性，其本身就是一种对广大干部群众的思想和政策方面的宣传教育，而且较之新闻传媒的宣传教育，更有权威性和宣传效力。即使一些表彰性、批评性通报，奖惩方面的决定，也具有宣传教育作用。（四）联系沟通作用
党政机关在一系列公务活动中，要靠公文进行上下左右的联系和沟通，使上情迅速下达，下情及时上报，机关之间联系密切，关系协调。通过公文往来，相互传递和反馈信息，交流经验，商洽工作和处理各种公务，在纵向、横向的联系沟通中，正常而有秩序地开展工作。（五）依据凭证作用
党政机关公文反映了制文机关的意图，具有特定的效力。如下行文中的决定、批复等，上行文的报告、请示等，收文机关都以此作为处理工作解决问题的依据，因此公文具有依据作用。有些公文真实记载公务联系和某项活动情况，如纪要、函等，可作现实和历史查考的依据和凭证。
第二节 党政机关公文的格式、行文规则和语言运用
一、党政机关公文的格式
中共中央和国务院联合发布的《党政机关公文处理工作条例》第三章“公文格式”中规定：“公文一般由份号……等组成。”撰制党政机关公文，要严格遵循这一规定，不能另搞一套，以便保证公文的统一性与科学性以及公文的有效处理。
为了叙述的方便，我们将上述“公文格式”中规定的18项内容分版头、主体和版记三部分分别加以阐析。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。公文格式图参见附录二。（一）版头格式
版头格式包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等。
1.份号。份号是指公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，从“000001”号起编，顶格编排在版心左上角第一行。
2.密级和保密期限。标注在发文机关标志的左上方。按《党政机关公文处理工作条例》和国家《保密法》规定，密级划分为绝密、机密、秘密三级。公文密级的确定和解密，要按国家的有关规定。保密公文应注明保密期限，如“绝密★3年”，“机密★3年”，“秘密★6个月”等。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。
3.紧急程度。是公文送达和办理时间的限度。分“特急”、“急件”两种，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。有些公文，也可在标题中标注“紧急”字样，如《××××关于××××的紧急通知》。已标明紧急程度的，标题中不再标注“紧急”字样。紧急电报，按《党政机关公文处理工作条例》规定，分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四种，在电文首页稿头中标注。
4.发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或规范化简称。发文机关标志居中排列，推荐使用小标宋体字，套红，以醒目美观、庄重为原则。如“浙江省人民政府文件”。联合行文，需同时标注联署发文机关的名称，主办机关名称排列在前。
5.发文字号。发文字号由机关代字、年份、发文顺序号三者组成。年份、序号均用阿拉伯数码标注。例如“浙政〔2012〕8号”，“浙政”是浙江省人民政府的“机关代字”，〔2012〕是“年份”，8号是“序号”。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。发文顺序号不编虚位，如“8号”不编为“08号”，也不加“第”字。发文字号一般排在发文机关标志下方；若无发文机关标志，则排在标题下方右侧。为便于识别，机关代字应选用能反映本机关有特征的代字，并固定使用。如几个机关联合行文，使用主办机关的发文字号。发文字号的作用在于统计发文数量，也便于引用和查询。
上行文的发文字号居左一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
6.签发人。指核准并签发公文或会签的发文机关负责人。标注在发文字号左侧适当位置。按《公文处理办法》规定：上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”和“意见”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。在上行的公文中注明签发人，是为了督促各级机关负责人认真地履行职责，对行文负全责，有利于提高公文质量。（二）主体格式
主体格式包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关和成文日期等。
1.标题。标题是公文的眉目。完整的标题由发文机关名称、事由、文种组成，如《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》，国务院办公厅是“发文机关名称”，羊毛产销和质量等问题是“事由”，函是“文种”。标题省略有三种情况：一是省略发文机关名称仅由事由与文种组成，如《关于要求设立杭州之江国家旅游度假区海关的请示》；二是省略事由，如《中华人民共和国国务院令》；三是省略发文机关名称与事由，只有文种名称，如《通告》、《公告》等，在这种情况下，通常将发文机关名称置于正文末尾落款处。
公文标题应居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
2.主送机关。即公文的主要受理机关。应顶格写，使用机关全称或规范化简称或同类型机关统称。应根据受理机关的职能权限与行文目的选准主送机关，这是公文发出后能否得到及时处理的关键。在上行文中，一般只写一个主送机关，不要多头主送，以免延时误事；也不要越级主送。在下行文中，除了普发性公文（如省政府发给“各市、县人民政府、省直各单位”的文件）外，一般也只写一个主送机关。有些公文如公告、通告、纪要等，不写主送机关。
3.正文。正文是公文主体或核心内容部分。公文首页必须显示正文。正文表述公文的内容与制文意图。不同文种的正文虽有不同的写作特点和要求，但从结构上说，一般由开头、主体、结尾三部分组成。开头要简明扼要地说明制文的根据、目的、原因或重要性。主体是内容事项，或提出解决问题的措施、意见、办法，或请求指示与批准，或询问和答复问题，或商洽和联系工作，要求具体明确，层次分明。结尾主要表述发文机关对公文办理的要求，其形式一般采用尾语惯用式、说明要求式、希望号召式、自然结束式等。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。
4.附件。是随文附上的有关照片、图表、统计数字以及文字依据材料、参考材料，对正文内容作补充、说明和印证。公文如有附件，应在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.××××”），附件名称后不加标点符号。
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。
5.发文机关署名。即落款、署名，是公文的法定作者。应写全称或规范化简称。几个机关联合发文，主办机关排列在前；以机关领导人名义发文，要同时冠以领导人职务。
6.成文日期。指公文发文的年月日，一般是公文的生效期。成文日期是公文生效和查考的重要依据，位于发文机关名称的右下方，年月日须完整。成文日期，以负责人签发日期为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准；电报，以发出日期为准，会议通过的公文，以会议通过的时间为准。
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
7.印章。在公文成文时间上侧加盖机关印章，起证实公文合法效力和信用的作用，也是对公文生效负责的凭证。加盖印章，用红色，要求上不压正文，下“骑年盖月”。《党政机关公文处理工作条例》规定：“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。”印章务与正文同处一页，即不得在无正文的空白页上盖印，不得采取“此页无正文”的标志。
8.附注。指需要附加说明的其他事项。附注内容，有的是需要加以解释的名词术语；有的是确定公文发送范围和阅读传达对象——如“此件发至省军级”、“此件发至县团级”、“此件可口头传达到群众”等；有的则注明使用方法，如“此件可自行翻印”。
附注，一般居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。（三）版记格式
版记格式包括抄送机关、印发机关和印发日期、印制份数、页码等。
1.抄送机关。是指除主送机关外，其他需要执行或知晓公文内容的机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关不宜太多太滥，也不要漏报漏送。
2.印发机关和印发日期。一般编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。
3.页码。一般编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线；单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。（四）用纸、印装格式
1.用纸格式。公文用纸幅面规格，一般采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）。张贴等特殊形式的公文，如通知、通告等，其用纸大小根据实际需要确定。
2.印装格式。公文排印，文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写排版）。公文一律左侧装订。（附：公文格式见附录二）
二、行文规则
为了提高党政机关的工作效率，党政机关公文的行文必须遵循有关的行文制度和规律。对此，《党政机关公文处理工作条例》第四章作了具体明确的规定。下面，就行文关系、行文规则、行文注意事项，分别加以阐述说明。（一）行文关系
行文关系根据隶属关系和职权范围确定。按明确而严格的行文关系行文，可以避免行文混乱，杜绝“公文旅行”，克服文牍主义和形式主义，提高工作效率。
一定的行文关系，规定和约束公文以一定方向运行，称为行文方向。按行文方向，公文可以分为上行文、平行文、下行文。
1.上行文。指向上级机关报送的公文。如报告、请示。原则上，上行文主送一个上级机关。
上行文以逐级行文为主，必要时采取多级行文，在特殊情况下允许越级行文。逐级行文是指下级机关向直属上级机关的行文。多级行文是指下级机关同时向直属上级机关和更高一级的上级领导机关的行文，多级行文只有在问题重大、很有必要时使用。越级行文是指下级机关越过直属上级机关向更高一级行政机关直至国务院行文。一般情况下，下级机关不得越级请示和报告。只有在特殊情况下，诸如严重自然灾害、特大事故、突发重大事件，上级交办并指定越级上报的事项，与直属上级机关有争议而无法解决问题的情况下，可以越级行文。越级行文时，应当将公文同时抄送被越过的上级机关。
2.平行文。是同级机关或不相隶属机关之间往来的公文。如知照性通知、议案、函等。
平行文不分系统、级别、地区，在通联事项、商洽工作、联系业务时可直接行文。它的好处是避免按系统传送而增加公文运转层次，提高办事效率。平行文是通联性和协商性公文，不能用作指挥事项。
3.下行文。是向所属下级机关发送的公文。如命令（令）、决定等。根据需要，下行文可以分逐级行文、多级行文和直达行文。
逐级行文，即向所属下一级机关行文，用于传达指示、部署工作、通报情况、批复请示，以实施对下级机关的领导与指导。
多级行文，即同时向所属的几级下属机关行文。例如国务院的某一文件同时发到县级机关以上的各级行政机关。这种行文的好处是减少逐级转发的时间与手续，使文件精神得以迅速传达与贯彻。
直达行文，即领导机关将文件发至基层或直接传达到人民群众。（二）行文规则
为使公文发挥其应有的法定效用，使行文畅通有序，应遵守以下几条行文规则：
1.根据隶属关系行文。在党政系统中，各级机关都有自己特定的隶属关系。隶属关系是一种管辖与被管辖的关系。在同一党政系统中，上级机关对下级机关是一种管辖关系，相反是被管辖关系。
按隶属关系行文，对有隶属关系的上级机关行文，应使用上行文；对有隶属关系的下级机关行文，应使用下行文；同级机关和不相隶属机关之间，不存在隶属关系，一般应使用平行文。
2.根据职权范围行文。各级党政机关应根据自己的职权范围行文，不得失职和越权，否则将会造成行文关系混乱。
根据职权范围行文，下级机关应向上级机关汇报工作，请示问题；但是属于下级机关职权范围内处理的事项，上级机关不应代替行文。下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权。各级党政机关的职能部门可以相互行文，可以向下级同一职能部门行文，也可根据本级机关授权和职权规定向下一级党政机关的相关业务部门行文。
党政各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级党政机关正式行文。
部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文。
3.行文应当确有必要，注重效用。行文要特别强调必要性，要注重公文的实际效用，坚决克服“文山”现象和效用不大的弊端。（三）行文注意事项
1.不要多头主送和忽视抄送。公文行文应选准主送机关，因为这关系到公文能否得到及时的处理。上行文，一般只写一个主送机关，不要多头并送，以免受文机关责任不明，相互推诿，甚至使公文搁置沉压而延误工作。
公文在写明主送机关的同时，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。但“请示”，不得抄送其下级机关，因为请示事项在未获上级机关批复前，还不能有效地办理。对下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关，使上级机关及时了解情况，予以指导。上级机关向受双重领导的下级机关的行文，必要时应同时抄送受文机关的另一个上级机关。
为控制文件数量，减少“文山”现象，抄送范围应加控制，不要滥抄滥送，可抄送可不抄送的则不要抄送。
2.一般应一文一事。公文行文要求一文一事，这是加快公文运转速度，提高办事效率的重要保证。一文一事合乎办事程序和公文运转要求。一文数事，不仅影响公文主旨的鲜明突出，而且在公文承办时因涉及多个部门而造成辗转、牵扯，影响办文的时效。此外，还不利于公文的立卷归档和查阅。“请示”应当一文一事；“报告”不得夹带请示事项。
3.同级机关可联合行文。行文内容如涉及几个机关，可以联合行文。根据《党政机关公文处理工作条例》第十七条规定：“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。”联合行文应当明确主办部门。
4.关于报送“请示”、“意见”和“报告”。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
5.注意特殊行文。有些公文经批准在报刊上全文发布，应视为正式公文行文，要依照执行。
三、公文语言的运用
公文语言是一种规范化的实用语言。要运用好公文语言，必须重视以下几个问题：（一）公文语言的特点
1.实用性。公文语言是一种实用性语言，重在准确地传达发文机关意图，有效地处理实际公务。它不像文学语言那样，是描绘性的表现审美意象和艺术情感的。
2.所指性。公文语言必须准确传达公文的实际内容和对象，它所用的语词概念及其内涵能被社会群体共同认可和统一理解，它所指的含义即实际事物的含义，具有词典上的意义。公文语言不是文学语言。文学语言具有“能指性”特点，即一个词往往不是一个词而是一个信息束，包括有引申义、想象义、比喻义等，能够传达丰富多样的审美信息，具有“言外之意”、“味外之旨”。
3.陈述性。公文语言是一种朴朴实实、语意明确的陈述性语言，具有“显性”作用。其词、句运用呈线性逻辑组合关系，它用概括说明和直笔述说来交代事项。不像文学语言那样是一种具有“显象”功能的描绘性、情感性语言。
4.规范性。公文语言是规范化的书面语言，严格遵循语法规则和组合规则。为使行文庄重，不用口语、方言、俗语。不像文学语言那样强调独创的个性化语言。（二）公文语言的要求
1.真实准确。这是公文语言的基本要求。真实是指公文的内容材料客观、可靠，不虚饰编造，人、时、地和统计数字等都确实无误，并以相应的语言加以表述。准确是指公文用词遣句既有明确的含义，又合乎语法规范，甚至标点符号都要十分妥帖。公文语言要准确地表达思想内容，必须辨别词义的轻重（如损失严重、损失惨重），词义范围的大小（如事情、事件、事故），词义的褒贬情感色彩（如果断——褒义词，决断——中性词，武断——贬义词）。公文语言做到既真实又准确，才能有权威性和说服力，才能有利于运行和执行。
2.简明朴实。公文语言是一种陈述性、说明性语言而非描绘性语言，讲究简明朴实。简明是智慧的灵魂。为了提高办文效率和克服“文山”现象，公文应以最经济最有概括力的语言文字表述丰富的内容，言简意赅。公文语言要做到简明，一是要突出主旨和重点内容，力戒空话套话，防止穿靴戴帽。二是要要言不烦，干净利落，精练而无废话，避免冗繁重复的字、词、句、段。三是要做到明白晓畅，质朴无华，力避晦涩和令人费解的生僻词语；词义的明了要限于所说，不能模棱两可或混杂别的意思，做到叙事以自然的社会的关系为常规，说理以因果的逻辑的关系为常规。
3.严谨庄重。公文语言的严谨，是指公文述事说理严密周全，前后贯连，合乎逻辑，力求达到天衣无缝，无懈可击。要谨防自相矛盾和疏漏。
公文语言的庄重，是说用词遣句端庄持重，无虚饰浮滑之弊。由于公文是处理公务所用，代某一机关立言，有法定权威性和行政约束力，因此用语要做到严肃庄重。
除了上述的三点要求，公文语言在运用中还要注意文字书写的规范，数字、标点符号书写的规范等问题。（三）公文语言运用的方法
1.词语选用因文而异。公文词语的选用严格受到语法逻辑的约束，一般应采用常规的方法，但又要因文而异。
首先，不同性质的公文，对词语和句式有不同的要求。指挥性公文如命令、指示、决定、通知等，由于政策性、指导性强，因此要多选用概括性词语，但要防止出现官僚主义、居高临下的生硬的词语。公布性公文如公告、通告等，由于周知性强，因此要选用说明性词语，文字简明扼要，力求通俗化。报请性公文如报告、请示等，由于是向上级机关报告、请示，因此要选用陈述性和说明性词语，恳切明白。通联性公文如函等，是机关之间联系工作、沟通信息用的，因此要选用商洽性、征询性词语，不亢不卑，以诚相待，措辞得体。
其次，在下行文中多用能愿动词和带动词性宾语的动词。公文原则性强，选用词语必须明确表示应该怎样，不应该怎样，因此要多用“要”、“可以”、“必须”、“应当”等能愿动词。也常用“加以”、“予以”、“给予”、“严加”、“严禁”等带动词性宾语的动词。如：“对于违反居民身份证管理的行为，情节较轻的，应当给予批评、教育；情节较重，构成违反治安管理行为的，依据《治安管理处罚条例》予以处罚。”
2.广泛使用公文惯用语。公文惯用语，是公文中经过不断发展变化沿袭下来的习惯用语以及定型化、规范化的语言格式，保留一定的文言成分。
公文惯用语主要有：（1）开端用语：根据、为（为了）、按照（依照、遵照）、兹因（兹有、兹定于）、欣值、顷接、现将、鉴于等。（2）称谓用语：第一人称用本、我；第二人称用你、贵；第三人称用该、他等。（3）引叙用语：前接（现接、近接）、近悉（欣悉、敬悉、惊悉）等。（4）经办用语：经、兹经、业经、责成、现经、拟定等。（5）承启用语：为此、据此、对此、有鉴于此、答复如下等。（6）期请用语：请（恳请、拟请、即请）、希（恳希、务希、尚希）、望、盼（切盼）等。（7）表态用语：同意、可行、不可、照办、迅即办理、现予转发等。（8）结尾用语：此（复、令、布）、特此（通知、通告、公告、函复、函达）、为（要、盼、感、荷）、希（研究执行、贯彻执行、遵照办理、参照执行）、“以上报告，请审查”、“以上意见当否，请批复”、“敬请函复”、“此致敬礼”等。
3.大量使用“的”字结构。“的”字结构是由词或词组加“的”构成，相当于一个名词。公文中的“的”字结构，大都由动词性词组加“的”构成，并常作介词“对”、“关于”的宾语，构成介词结构。例如：“地方各级人民政府所做的减税规定，都要逐项审查。凡违反税法规定和超越权限的，要立即纠正；在管理权限以内减免税不当的，也应停止执行。”“对掺杂使假单位的主管人员和直接责任人员，以及支持、包庇、纵容掺杂使假行业的领导人与责任者，要给予行政处分；对情节严重构成犯罪的，要及时移送公安、司法机关依法查办。”
使用“的”字结构，使语言能产生简明的效果。
4.科学地选择句式和运用修辞手段。根据公文内容表达需要和语体特点，公文基本上采用主谓句。主谓句中有较多的长句，而长句的构成有几种方式：（1）用介词结构作修饰语。通常有两种情况：一是标题中用介词结构，如《××××关于××××的通知》。二是正文中用介词结构。常用的介词有为了、对于、根据、依照、自从、在、由等，如“为了充分调动饭店职工的积极性，在不断提高服务质量、努力增加经济效益的前提下，要不断改善职工的福利待遇”。
多用介词结构，能够使句子表意更为严密。（2）用并列成分。在公文句子的各个位置，可以用并列成分，使语言简约。如：“但最近几年来，在农村出现了重化肥轻有机肥、重用地轻养地、重产出轻投入的倾向。”（3）用并列复句和递进复句。公文语言里的联合复句，两个或两个以上的分句之间不分主次，并以并列关系、递进关系的复句为多。并列关系的复句，分句之间分别说明几件事或几种情况，用关联词“既……又”来表示。递进关系的复句，后一分句比前一分句更进一层意思，用关联词“不但……而且”来表示。
公文的句型一般用陈述句、祈使句，不用感叹句、疑问句。
公文的语言运用，还需运用一定的修辞手段。但为了保证公文的准确性，避免虚浮失实，一般只用比喻、对比、排比、对偶等少量的修辞格，而不能用夸张、比拟、反语、双关、象征等修辞格。
第三节 决议 决定 命令（令）
一、决议
会议讨论通过的重大决策事项，用决议。（一）决议的分类和特点
1.决议的种类。根据决议涉及的内容范围，可分为公布性决议、批准性决议和阐述性决议。
公布性决议是为了公布某种法规、提案而写作的决议。
批准性决议是批准某事项或通过某文件的决议。如2012年6月10日《中国共产党浙江省第十三次代表大会关于十二届省纪委工作报告的决议》。
阐述性决议是对某些重大结论的具体内容加以阐述的决议。如中国共产党第十四届中央委员会第六次全体会议通过的《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干问题的决议》。
2.决议的特点。（1）程序性。决议必须经过会议讨论，并表决通过后才能形成，程序非常严格。（2）权威性。决议的内容涉及重要决策事项，是在党和国家的高级领导机构的会议上研究讨论后形成，由党和国家的领导机关发布，代表着党和国家领导机关的意志。一旦发布，其下属的各级党和国家机关就必须严格遵守，坚决执行。（3）指导性。决议是针对重大问题和重要事项做出的决策，其中所阐述的观点及对事项的评价对各级机关的思想、生活和工作具有指导意义。（二）决议的格式和写法
决议一般由标题、通过时间、正文等组成。
1.标题。一般由发文机关或会议名称、事由和文种构成，也有采用“事由＋决议”的形式。
2.通过时间。指决议正式讨论通过的日期。一般放在标题下，在圆括号内注明会议名称及通过时间，有时也可省略会议名称。
3.正文。一般由决议缘由、决议事项和结语组成。
决议缘由：是决议发布的根据，写明会议时间、会议名称和目的，概述会议审议决议事项的情况，要求简明扼要。
决议事项：分条列项、准确清晰地写出会议通过的决议事项，或会议对有关文件和事项作出的评价和决定，或会议对有关工作的安排部署和针对性措施等。
结语：可以承接上文内容，针对性地提出希望和执行要求，也可以自然结尾。（三）写作注意事项
决议阐述的内容，必须是经过有关会议讨论通过的，要以事实为根据，以深刻和充分的分析为前提，切不可随意发挥。【例文1‐1】浙江省人民代表大会常务委员会关于 批准2011年省级地方政府债券预算调整方案的决议（2011年9月30日浙江省第十一届人民代表大会常务委员会第二十八次会议通过）
浙江省第十一届人民代表大会常务委员会第二十八次会议经过审查，决定批准省人民政府提出的2011年省级地方政府债券预算调整方案。【例文1‐2】中国共产党浙江省第十三次代表大会关于十二届省纪委工作报告的决议（2012年6月10日中国共产党浙江省第十三次代表大会第四次全体会议通过）
中国共产党浙江省第十三次代表大会批准中共浙江省第十二届纪律检查委员会的工作报告。
大会充分肯定十二届省纪委的工作。大会认为，省第十二次党代会以来，全省各级纪委在中央纪委和省委的坚强领导下，紧紧依靠全省各级党组织、广大党员干部和人民群众，坚持党要管党、从严治党，坚持反腐倡廉方针，全面履行党章赋予的职责，全力服务保障科学发展，持续深化作风建设，扎实推进具有浙江特点的惩治和预防腐败体系建设，切实加强教育、监督和廉洁自律工作，严肃查办违纪违法案件，认真纠正损害群众利益的不正之风，大力推进基层党风廉政建设工作创新，不断深化治本抓源工作，党风廉政建设和反腐败斗争取得了新的明显成效，为我省科学发展、社会和谐提供了有力保证。但必须清醒地认识到，腐败现象在一些领域仍然易发多发，反腐败斗争形势依然严峻、任务依然艰巨。
大会要求，全省各级纪委要高举中国特色社会主义伟大旗帜，坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，紧紧围绕“八八战略”和“创业富民、创新强省”总战略的深入实施，坚持标本兼治、综合治理、惩防并举、注重预防，以密切党同人民群众血肉联系为重点加强作风建设，以完善具有浙江特点的惩治和预防腐败体系为重点加强反腐倡廉建设，着力解决反腐倡廉建设中人民群众反映强烈的突出问题，着力解决党员干部在保持纯洁性方面存在的突出问题，大力发扬求真务实、改革创新的精神，努力开创我省党风廉政建设和反腐败斗争新局面，为建设物质富裕精神富有的社会主义现代化浙江提供有力保证。经过五年努力，反腐倡廉工作服务保障科学发展更加有力，各项重点工作有新的突破，具有浙江特点的惩治和预防腐败体系初步建成，腐败现象易发多发的势头得到有效遏制，党风政风不断好转，人民群众的满意度进一步提高，党的先进性和纯洁性得到充分体现。
大会强调，各级党委要把反腐倡廉建设摆在更加突出的位置，严格执行党风廉政建设责任制，坚持和完善反腐败领导体制和工作机制，巩固和发展全省上下共同推进反腐倡廉建设的良好局面。各级纪委要按照忠诚可靠、服务人民、刚正不阿、秉公执纪的要求，全面加强思想、组织、作风、能力建设；广大纪检干部要模范遵守纪律，自觉接受监督，坚决同腐败行为作斗争，始终做党的忠诚卫士、当群众的贴心人。
二、决定
对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项，用决定。
决定与命令有相似之处，但命令级别规格高，内容也重要得多。命令的制发机关是人民代表大会和各级政府，决定则是任何机关、团体、企事业单位在自己职权范围内都可以作出的。（一）决定的分类
决定按内容性质分，有指挥性决定、知照性决定。
1.指挥性决定。对某些重要事项和重大行动作出决策部署，确定大政方针，提出要求措施，要求下级认真贯彻执行。这类决定，带有纲领性和规范性。如2011年10月18日，中共十七届六中全会审议通过的《中共中央关于深化文化体制改革、推动社会主义文化大发展大繁荣若干重大问题的决定》。
2.知照性决定。对有关具体事项作出决定，知照下级及有关各方，起到通知、关照和依据作用。如召开重要会议、安排人事、设置或撤销机构、表彰或处分有关人员、撤销下级机关不适当的决定事项及某一具体事项或工作的决定。（二）决定的格式和写法
决定的格式由标题、发文时间、正文组成。
1.标题。与一般通用公文相同。
2.发文时间。一般标注在标题的下方，也可标注在正文右下方发文机关下方。
3.正文。指挥性决定的正文，一般包括决定缘由、决定事项、执行要求。
决定缘由：这是正文开头。是行文的根据、缘由或目的。由于指挥性决定事关重大，这部分需要提出问题、分析问题，用较长的文字阐述作出决定的原因或根据，为下面决定事项提供基础和前提。
决定事项：这是正文的主体。针对根据、原由部分所分析的问题，作出解决问题的决策部署，将决定事项分条标项或采用小标题方式具体叙写。要注意层次分明，用语严肃准确，决断有力，具有明显的政策性、原则性、法规性特点。
执行要求：即正文结尾。写执行要求与希望，也可对决定内容加以强调或补充。
知照性决定的正文，一般为决定缘由、决定事项两部分，不提执行要求。只在表彰性决定中以提希望、号召作为结尾。知照性决定，要求写得简要明确，一般不作分析议论，往往篇段合一。【例文1‐3】国务院关于加强食品安全工作的决定国发〔2012〕20号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
食品安全是重大的民生问题，关系人民群众身体健康和生命安全，关系社会和谐稳定。党中央、国务院对此高度重视，近年来制定实施了一系列政策措施。各地区、各部门认真抓好贯彻落实，不断加大工作力度，食品安全形势总体上是稳定的。但当前我国食品安全的基础仍然薄弱，违法违规行为时有发生，制约食品安全的深层次问题尚未得到根本解决。随着生活水平的不断提高，人民群众对食品安全更为关注，食以安为先的要求更为迫切，全面提高食品安全保障水平，已成为我国经济社会发展中一项重大而紧迫的任务。为进一步加强食品安全工作，现作出如下决定。
一、明确加强食品安全工作的指导思想、总体要求和工作目标（一）指导思想。（略）（二）总体要求。（略）（三）工作目标。（略）
二、进一步健全食品安全监管体系（四）完善食品安全监管体制。（略）（五）健全食品安全工作机制。（略）（六）强化基层食品安全管理工作体系。（略）
三、加大食品安全监管力度（七）深入开展食品安全治理整顿。（略）（八）严厉打击食品安全违法犯罪行为。（略）（九）加强食用农产品监管。（略）（十）加强食品生产经营监管。（略）
四、落实食品生产经营单位的主体责任（十一）强化食品生产经营单位安全管理。（略）（十二）落实企业负责人的责任。（略）（十三）落实不符合安全标准的食品处置及经济赔偿责任。（略）（十四）加快食品行业诚信体系建设。（略）
五、加强食品安全监管能力和技术支撑体系建设（十五）加强监管队伍建设。（略）（十六）完善食品安全标准体系。（略）（十七）健全风险监测评估体系。（略）（十八）加强检验检测能力建设。（略）（十九）加快食品安全信息化建设。（略）（二十）提高应急处置能力。（略）
六、完善相关保障措施（二十一）完善食品安全政策法规。（略）（二十二）加大政府资金投入力度。（略）（二十三）强化食品安全科技支撑。（略）
七、动员全社会广泛参与（二十四）大力推行食品安全有奖举报。（略）（二十五）加强宣传和科普教育。（略）（二十六）构建群防群控工作格局。（略）
八、加强食品安全工作的组织领导（二十七）加强组织领导。（略）（二十八）严格责任追究。建立健全食品安全责任制，上级政府要对下级政府进行年度食品安全绩效考核，并将考核结果作为地方领导班子和领导干部综合考核评价的重要内容。发生重大食品安全事故的地方在文明城市、卫生城市等评优创建活动中实行一票否决。完善食品安全责任追究制，加大行政问责力度，加快制定关于食品安全责任追究的具体规定，明确细化责任追究对象、方式、程序等，确保责任追究到位。国务院2012年6月23日【例文1‐4】国务院关于2011年度国家科学技术奖励的决定国发〔2012〕7号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
为全面贯彻党的十七大和十七届六中全会精神，深入贯彻落实科学发展观，大力实施科教兴国战略和人才强国战略，促进科学技术事业发展和综合国力提升，国务院决定，对为我国科学技术进步、经济社会发展、国防现代化建设作出突出贡献的科学技术人员和组织给予奖励。
根据《国家科学技术奖励条例》的规定，经国家科学技术奖励评审委员会评审、国家科学技术奖励委员会审定和科技部审核，国务院批准并报请国家主席胡锦涛签署，授予谢家麟院士、吴良镛院士2011年度国家最高科学技术奖；国务院批准，授予“流体力学与量子力学方程组的若干研究”等36项成果国家自然科学奖二等奖，授予“有机发光显示材料、器件与工艺集成技术和应用”等2项成果国家技术发明奖一等奖，授予“后期功能型超级杂交稻育种技术及应用”等53项成果国家技术发明奖二等奖，授予“青藏高原地质理论创新与找矿重大突破”国家科学技术进步奖特等奖，授予“玉米单交种浚单20选育及配套技术研究与应用”等20项成果国家科学技术进步奖一等奖，授予“高性能移动分组核心网智能化技术创新及应用”等262项成果国家科学技术进步奖二等奖，授予德国数学家德乐思等8名外国专家中华人民共和国国际科学技术合作奖。
全国科学技术工作者要向谢家麟院士、吴良镛院士及全体获奖者学习，自觉弘扬求真务实、勇于创新的精神，以科教兴国为己任，坚持科学技术为经济社会发展服务、为人民服务，切实增强自主创新能力，为建设创新型国家、推动经济社会又好又快发展作出新的更大贡献。国务院2012年1月27日【例文1‐5】国务院关于修改《机动车交通事故责任强制保险条例》的决定（2012年3月30日中华人民共和国国务院令第618号发布）
国务院决定对《机动车交通事故责任强制保险条例》作如下修改：
第五条第一款修改为：“保险公司经保监会批准，可以从事机动车交通事故责任强制保险业务。”
本决定自2012年5月1日起施行。《机动车交通事故责任强制保险条例》根据本决定作相应的修改，重新公布。（三）写作注意事项
1.要有政策的依据。由于决定是对重大行动或重大事项作出安排，因此在制发时，必须依据国家的有关法律、政策，同时切合所属单位的具体情况。只有这样，才能作出正确的决定，并在实践中行得通，做得到。否则，就有可能制发带随意性的有违国家政策的“土政策”、“土规定”甚至错误的决定。
2.行文严肃决断。决定的显著特点是带有指令性、规定性和约束性。作出的决定，有关单位及个人必须遵照执行。因此，决定的观点要明确，要反映领导机关的一致看法；决定事项要写得明确、决断，用语坚决肯定，不能模棱两可，抽象笼统，不能引起任何歧义或可作多样理解。
三、命令（令）
依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，批准授予和晋升衔级，嘉奖有关单位和人员，用命令（令）。
命令（令）属指挥性公文，具有法规的强制性和行政约束力。（一）命令（令）的分类、特点
1.命令（令）的种类。命令（令）按作用分，主要有发布令、行政令、嘉奖令。
发布令：是依照有关法律公布行政法规和规章时使用的命令（令）。如2012年6月28日由总理温家宝发布的《中华人民共和国国务院令》（第621号），就是发布《机关事务管理条例》这一行政法规的。
行政令：是发布施行强制性行政措施时使用的命令（令）。如1990年6月29日《国务院关于进行第四次全国人口普查登记的命令》。
嘉奖令：即嘉奖有关单位及人员时使用的命令（令）。如1992年2月28日发布的《国务院、中央军委授予李鸿武同志“抗洪抢险模范民兵营长”荣誉称号的命令》。
2.命令（令）的特点。命令（令）属指挥性公文，具有强制性和严肃性等特点。
所谓强制性，是说命令（令）一经发布，有关下级机关和人员必须无条件地服从和执行，做到“令行禁止”，不允许延误、干扰甚至违抗，否则将受到应有的处罚。
所谓严肃性，是说一方面命令（令）不能随意制发，也不能朝令夕改，它是“依照有关法律规定”制定和发布的，具有某种法律效力，相当严肃庄重。另一方面，是说它的内容极为严肃，绝不允许更改、变通，语气坚决有力。（二）命令（令）的格式和写法
命令（令）一般由标题、发文字号或令号、正文、发文机关、发文时间等组成。
1.标题。行政令、嘉奖令一般使用发文机关、事由、文种三者齐全的标准式标题，如《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》。发布令一般省略事由，如《中华人民共和国国务院令》。
2.发文字号或令号。行政令、嘉奖令列发文字号。发布令只列令号。令号不以年度编号，而以领导人任期内发令顺序编号。
3.正文。一般由行令缘由、行令事项、执行要求组成。
行令缘由：即正文开头，是发布命令（令）的缘由、目的、根据、意义，要求写得简略精要。如发布令开头，一般是“根据×××会议的决定”或“经×月×日××会议讨论通过”。
行令事项：即正文主体，以准确肯定的语言写出强制性、决断性的规定。除嘉奖令需对嘉奖对象的主要事迹和精神略作中肯的分析评价，一般只写怎么做的硬性规定，而不作分析议论。
执行要求：即正文结尾，是对命令事项的补充说明或对受命者的希望、要求、嘱咐。有的行政令不写执行要求。
4.发文机关。一般由主要领导人个人名义签署发布。
5.发文时间。一般来说，发布、签发日期即为生效日期。发布令的发布日期、会议通过日期与生效日期不一致时，应分别标明。【例文1‐6】中华人民共和国国务院令第621号《机关事务管理条例》已经2012年6月13日国务院第208次常务会议通过，现予公布，自2012年10月1日起施行。总理 温家宝2012年6月28日【例文1‐7】国务院 中央军委关于授予金春明同志“雷锋式消防战士”荣誉称号的命令国函〔2006〕31号公安部：
国务院、中央军委决定：授予辽宁省公安消防总队本溪市支队明山区大队特勤中队一班班长金春明“雷锋式消防战士”荣誉称号。
金春明，男，朝鲜族，1977年12月出生，黑龙江省尚志市人，中共党员。金春明同志1995年12月入伍以来，始终以雷锋同志为榜样，视人民群众的利益高于一切，在平凡的岗位上作出了不平凡的业绩。他忠于职守，英勇顽强，不畏艰险，冲锋在前，共参加灭火救援战斗1500多次，抢救遇险群众65人，先后11次立功，7次被评为优秀士兵，被本溪市公安局授予“忠诚卫士”荣誉称号，被公安部授予“模范消防战士”荣誉称号。他胸怀报效祖国和人民的志向，勤学苦练，奋发有为，练就了过硬本领，曾连续三年获得本溪市公安消防支队技能大比武冠军，先后被评为辽宁省公安消防部队“十大杰出官兵”、“十佳战斗班班长”和全国公安消防部队执勤岗位练兵“十佳技术能手”。他牢记为人民服务的宗旨，心系群众，爱民为民，以弘扬雷锋精神为己任，长期照顾孤寡老人，全力资助贫困学生，深受驻地人民群众的好评，曾先后8次被评为优秀共产党员，分别被共青团本溪市委员会和本溪市委精神文明建设指导委员会办公室授予“希望工程特殊贡献奖”和“学雷锋标兵”荣誉称号，先后荣获“辽宁省雷锋奖章”、“辽宁省青年五四奖章”和“中国青年五四奖章”，并被评为全国民族团结进步模范个人、军民共建社会主义精神文明先进个人。
金春明同志忠于党的事业，在生与死的考验中，敢于赴汤蹈火、冲锋陷阵，为保卫人民群众生命财产安全作出了突出贡献。他爱岗敬业，爱警习武，苦练本领，勇攀高峰，是新时期消防官兵的杰出代表。他自觉传承、大力弘扬雷锋精神，从警为民，乐于奉献，为人民抛洒一片爱心，是新时期青年的楷模。金春明同志以朴实无华、一心为民的高尚情操、勇攀高峰的进取精神、精湛过人的专业技能、冲锋在前的英雄气概、无私奉献的优秀品德，忠实地践行了“三个代表”重要思想和全心全意为人民服务的宗旨，用雷锋精神抒写了新时期革命军人爱民为民的壮丽诗篇。
国务院、中央军委号召全体公安民警、武警官兵和全军指战员以金春明同志为榜样，认真学习邓小平理论和“三个代表”重要思想，牢固树立和落实科学发展观，继承和发扬我党、我军优良传统，不断提高队伍的整体素质和战斗力，全心全意为人民服务，努力完成党和人民赋予的各项任务，为保障人民安居乐业和全面建设小康社会作出新贡献。国务院总理 温家宝中央军委主席 胡锦涛2008年5月2日（三）写作注意事项
1.要有高度的责任感。命令（令）是最重要的指挥性公文。有些命令（令）虽以领导人名义发布，但它庄严地代表国家机构的权威，集中地体现党和政府制定的方针政策，因而拟写者应严肃认真，一丝不苟，高度负责。
2.严格制发权限。命令（令）的制发权限非常严格。根据有关规定，国家领导机关和领导人，国务院各部委，县级以上各级人民政府，在他们本身权限范围内，可以制发命令。这里又有两点需要注意：一是并不是任何机关、团体、企事业单位都可制发命令；二是各级地方政府虽可在权限范围内制发命令，但往往在遇到紧急的特殊情况下才制发命令。一般情况下不用命令而用通知。
3.行文庄重严肃，结构严谨，篇幅精短，语气斩钉截铁，无讨价还价的余地。
第四节 公报 公告 通告
一、公报
公报适用于公布重要决定或者重大事项。公报作为党的机关公文时，主要是党的中央机关用于发布重要决策；作为行政机关公文时，主要是国家和政府用以通报外国元首或政府首脑会谈的情况以及双方达成的协议。（一）公报的特点
1.重要性。公报的发布机关级别很高，往往以中央或国家政府的名义。公报的内容，往往是党内外、国内外普遍关心和瞩目的重大事件或重要决定。
2.公开性。公报是公之于众的文件，普告天下，无需保密。
3.新闻性。公报的内容都是新近发生的事件或作出的决定，同时又是广大民众关心的事项，其制作和发布要及时迅速。（二）公报的格式和写法
公报一般由标题、成文时间、正文等组成。
1.标题。常见的公报标题形式有三种。一是由发文机关或会议名称加文种组成，如《中共第十七届中央委员会第六次全体会议公报》；二是由发表公报的双方或多方国家的简称、事由、文种三部分组成；三是只写文种。
2.成文时间。用圆括号在标题下居中注明公报发布的年月日。
3.正文。通常由开头、主体和结尾组成。
开头：说明公报的来由，用简明精练的语言概述事件的核心内容，或会议、会晤、会谈等的基本情况。
主体：这是公报的核心内容，把会议主要解决的问题、重大事件的具体情况或重要决定的详细内容完整清晰地予以表述。
结尾：公报一般会有针对性地提出希望，发出号召。联合公报要在正文之后写明双方或多方签署人的身份和姓名，签署时间和地点。（三）写作注意事项
公报有很强的新闻性，所以发布要迅速及时，且往往采用新闻笔法，行文简洁。以导语的形式把会议的时间、地点、与会者、议题、决议事项、会议意义等交代清楚。内容上要注意真实性、准确性和客观性。结构上要主次分明，重点突出。【例文1‐8】中国共产党第十七届中央纪律检查委员会第七次全体会议公报（2012年1月10日中国共产党第十七届中央纪律检查委员会第七次全体会议通过）
中国共产党第十七届中央纪律检查委员会第七次全体会议，于2012年1月8日至10日在北京举行。出席会议的中央纪委委员117人，列席336人。
中央纪委常委会主持了会议。会议全面贯彻党的十七大和十七届三中、四中、五中、六中全会精神，高举中国特色社会主义伟大旗帜，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，回顾总结了2011年党风廉政建设和反腐败工作，科学分析了当前的反腐倡廉形势，研究部署了2012年任务。全会审议通过了贺国强同志代表中央纪委常委会所作的《统一思想认识，加大工作力度，坚定不移将党风廉政建设和反腐败斗争引向深入》的工作报告。
……
全会号召，全党同志要更加紧密地团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围，振奋精神、开拓进取、团结奋斗、努力工作，不断取得党风廉政建设和反腐败斗争新成效，为推动经济社会又好又快发展、迎接党的十八大胜利召开作出应有贡献！【例文1‐9】首届中日韩农业部长会议联合公报
1.2012年4月14—15日，首届中日韩农业部长会议在韩国济州岛召开。中国农业部部长韩长赋、日本农林水产大臣鹿野道彦和韩国农林水产食品部长官徐奎龙出席会议。
2.中日韩农业部长一致认为，农业不仅为人类健康和福祉提供粮食来源，还是保护农业用地和生物多样性的多功能重要产业。同时，三国部长齐聚一堂，通过加强三边合作为本国的可持续发展做出贡献。
3.中日韩农业部长意识到，三国在持续推动农业生产、提高农业生产力、保障粮食安全、推动农业科技创新、应对自然灾害等挑战的同时，也面临着农业生产规模较小、耕地面积和农民数量减少、社会老龄化和环境退化等诸多困难。
4.中日韩农业部长就粮食安全、动植物疫病防控、自然灾害应对、研究人员交流计划、经济伙伴关系以及区域和国际合作等问题进行了深入探讨，共同寻求解决办法，达成如下共识：
重点加强三方在东盟粮食安全信息系统、东盟与中日韩大米紧急储备和亚太粮食安全信息平台等区域和国际层面的粮食安全合作，同时，通过合办研讨会等方式交流与粮食安全相关的农业政策信息、促进研究人员交流、寻求联合研究契机。
共享口蹄疫和禽流感等亚洲多发动植物疫病的现状并交换相关信息，考虑建立一个疫病防控中心的可行性，共同应对动植物疫病。
分享有关自然灾害的信息，以共同避免和减缓自然灾害，克服灾害的影响，恢复农业生产。
评估三方在推动研究人员交流以及组织联合研究、讲习班和研讨会等方面的合作现状，就共同面临的问题交流信息。
推动粮食、农产品（和渔业）贸易，同时，通过可能建立的中日韩三方经济伙伴关系推动农业（和渔业）的可持续发展。
加强在粮农组织、二十国集团、东盟与中日韩（10＋3）和亚太经合组织等全球和区域论坛框架下的合作。
5.中日韩三国农业部长热切期望，首届中日韩农业部长会议不仅能够促进中日韩各自国家的发展和进步，还能为东北亚地区的和平和世界繁荣做出贡献。
6.中日韩农业部长同意，每年定期轮流召开中日韩农业部长会议。第二届中日韩农业部长会议将于2013年在日本举办。
二、公告
公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（一）公告的特点
公告的特点除公布性与知照性外，还有庄严性和缜密性。
1.庄严性。是指公告发文机关级别很高，一般由国家权力机关或国家管理机关发布。内容涉及国家大事，如颁布宪法，公布国家领导人的重大国事和外交活动，国家主要领导人的健康状况，发布国家重大科研成果以及发射洲际导弹等。由于发布机关级别很高，内容又十分重要，因此必然体现出庄重性和严肃性。
2.缜密性。是指公告用语的审慎、周密。公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项，因此语言要审慎推敲，周密运用，做到凝练确切，以免有损国格和国威；但由于公告又具有新闻的公开性和知照性，因此又要求语气较为和缓。（二）公告的格式和写法
公告一般由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。
1.标题。一般有三种情况：一种是使用发文机关、事由、文种三者齐全的标准式标题，如《最高人民法院、最高人民检察院关于不再追诉去台人员建国前罪行的公告》；一种是标题只由事由和文种组成，如《关于发行一九九四年二年期、三年期国库券的公告》，发文机关放在正文右下方，日期之前；还有一种是省略事由的标题，如《中华人民共和国人民代表大会公告》。
2.正文。由公告缘由、公告事项、结尾组成。公告缘由即正文开头，说明发公告的缘由、目的或依据。公告事项即正文主体，郑重宣布重要事项或者法定事项，包括时间、地点、事件、决定、要求等内容。写作时重在对事项内容的叙述、说明。结尾一般以“特此公告”或“此告”等惯用尾语作结，也可不用尾语，但结尾不提执行要求。【例文1‐10】国务院公告
为表达全国各族人民对青海玉树地震遇难同胞的深切哀悼，国务院决定，2010年4月21日举行全国哀悼活动，全国和驻外使领馆下半旗志哀，停止公共娱乐活动。【例文1‐11】关于证券经纪人佣金收入征收个人所得税问题的公告国家税务总局公告2012年第45号
现将证券经纪人佣金收入征收个人所得税的问题公告如下：
一、根据《中华人民共和国个人所得税法》及其实施条例规定，证券经纪人从证券公司取得的佣金收入，应按照“劳务报酬所得”项目缴纳个人所得税。
二、证券经纪人佣金收入由展业成本和劳务报酬构成，对展业成本部分不征收个人所得税。根据目前实际情况，证券经纪人展业成本的比例暂定为每次收入额的40%。
三、证券经纪人以一个月内取得的佣金收入为一次收入，其每次收入先减去实际缴纳的营业税及附加，再减去本公告第二条规定的展业成本，余额按个人所得税法规定计算缴纳个人所得税。
四、证券公司是证券经纪人个人所得税的扣缴义务人，应按照《国家税务总局关于印发枙个人所得税全员全额扣缴申报管理暂行办法枛的通知》（国税发〔2005〕205号）规定，认真做好个人所得税全员全额扣缴报告工作。
五、本公告自2012年10月1日起执行。
特此公告。国家税务总局2012年9月12日（三）写作注意事项
1.公告一般通过新闻媒介公布，不采取张贴形式，不用发文字号，不列主送机关与抄送机关。
2.公告是一种公文文种，与《现代汉语词典》中对公告的释义：“向公众发出的通告”，有所不同。作为公文的“公告”，有明确而特定的含义，它是向国内外宣布重要事项或者法定事项，庄重严肃、切忌滥用。
3.语言简练准确，语气较为平缓。
三、通告
通告适用于在一定范围内应当遵守或者周知的事项。（一）通告的分类和特点
通告一般可分知照性通告和制约性通告。
1.知照性通告。内容单一，篇幅短小，对公众的约束力很小，如《中国国际信托投资公司迁址通告》。
2.制约性通告。政府部门公布的确保某一重要事项的执行，具有一定强制性和约束力的通告，如《民航总局、公安部关于民航安全问题的通告》。
通告具有知照性和规定性，希望社会有关单位和人员遵守、协助和支持。
通告与公告有着明显的区别：（1）发布单位不同。公告，因内容涉及需要向国内外宣布重要事项或者法定事项，一般由国家权力机关、国家管理机关或国家机构授权机构发布，级别很高；而通告，机关、团体、企事业单位都可以在自己职权范围内发布。（2）发布对象、范围不同。公告的对象、范围广泛，面向国内外人士；而通告的对象、范围，局限在社会各有关单位和人员。（3）发布形式不同。公告一般由新闻媒介发布；通告可以由新闻媒介发布，也可以张贴。（二）通告的格式和写法
通告的格式，一般由标题、正文、发文机关和日期组成。
1.标题。通告标题有四种形式：（1）由发文机关、事由、文种三者组成的标准式标题，如《国务院关于保障民用航空安全的通告》。（2）省略事由的标题，如《上海铁路新客站工程指挥部通告》。（3）省略了发文机关的标题，如《航行通告》、《关于禁止贩毒吸毒的通告》。（4）省略了发文机关与事由的标题，如《通告》。
2.正文。一般由开头、主体、结尾构成。
正文开头：一般写发通告的缘由、依据或目的、意义。要求写得简括。如通告内容较多，在正文开头后面用一句“特通告如下”转折到主体。
正文主体：即通告事项，这些事项是具体的规定和要求等，是一定范围内有关单位和有关人员应周知或遵守的。要写得明确。事项不多的，可以一气呵成，不分段落；事项较多的，可以分段写或分条列项写。要注意条理性和严密性。
正文结尾：是对通告内容的强调或要求，有时指明执行时间。一般以“特此通告”的惯用尾语作结。也可以正文完了就完了，没有结尾。
3.发文机关和日期。如在标题上没有标明发文机关的，可在正文右下方写上发文机关，并标注日期。【例文1‐12】北京市人民政府关于2008年北京奥运会开幕式当天放假的通告京政发〔2008〕37号
2008年8月8日晚8时，将举行第29届夏季奥林匹克运动会开幕式。经国务院批准，除保障国事活动、城市运行等必要的工作岗位外，在京中央和国家机关、企事业单位和社会团体，北京市机关、企事业单位和社会团体，8月8日放假一天；本市行政区域内其他社会组织，可根据实际情况自主安排。
为让全市人民分享奥运的欢乐，放假前各有关单位要及早做好准备，妥善安排各项工作，保证社会生产生活正常进行。希望广大市民进一步增强“平安奥运”意识，绿色出行，自觉维护社会公共秩序，展现良好的文明素质和精神风貌。
特此通告。北京市人民政府2008年8月5日（三）写作注意事项
1.通告内容要含义明确，切忌含糊不清。
2.由于通告专业性较强，可以适当运用专业性的名词术语，但要使人们容易理解。由于通告包含有请求理解、配合和支持的意思，因此措辞口气要和缓。
第五节 通知 通报 议案
一、通知
通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（一）通知的分类和特点
1.通知的分类。（1）指示性通知。又称指挥性通知，主要用于向下级机关布置工作，作出指示，但又不适宜用命令或指示时使用。用于下行。（2）知照性通知。用于需要晓谕、关照的事项，如任免人员，机构设置的变更调整。用于下行、平行。（3）转发性通知。转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文时所用的通知。（4）事务性通知。内容一般是有关机关日常事务的通知，如向有关单位和人员通知需要办理具体事项的经办性通知、会议通知、入学通知、停水停电通知、节假日放假通知等。
2.通知的特点。（1）应用的广泛性。通知可以用于指示工作、转发公文、传达有关事项、通报情况、任免人员等，其应用性相当广泛。（2）法定的权威性。通知的精神，往往是国家的政策、法令的具体化，要求下级机关和有关人员贯彻执行和实施的，因此有较强的权威性。（3）对象的专指性。通知大多是专门针对特定机关和有关人员发的，因此具有专指性特点。不像公告、通告那样具有泛指性。（二）格式和写法
通知虽然种类较多，写法各异，但基本格式还是较为固定。一份通知，一般由标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关、日期等组成。这些部分的写作要求，与一般通用公文基本相同。但是不同种类的通知，在具体格式和写法上又略有不同。
1.指挥性通知。它的正文一般由通知缘由、通知事项、执行要求组成。
通知缘由：说明发通知的原因、目的或根据。一般较简明扼要地写发该通知的必要性或原因。然后用承启用语“特作如下通知”、“现将有关事项通知如后”、“特紧急通知如下”等，转入主体通知事项部分。
通知事项：主要部署工作任务，阐述工作意见、措施、办法以及注意的问题。一般分段或分条列项写，要求写得具体明确，便于贯彻执行。
执行要求：是正文结尾。一般用“以上通知，望认真执行”、“特此通知，希研究办理”等尾语作结。也可在分条列项中把事项和要求合写，条尽文止，不专用结尾段或尾语。【例文1‐13】关于取消和免收进出口环节有关行政事业性收费的通知财综〔2012〕71号海关总署、国家质量监督检验检疫总局，各省、自治区、直辖市财政厅（局）、发展改革委、物价局，新疆生产建设兵团财务局，发展改革委：
为落实《国务院办公厅关于促进外贸稳定增长的若干意见》（国办发〔2012〕49号）的要求，现就取消和免收进出口环节有关行政事业性收费事项通知如下：
一、自2012年10月1日起，取消海关监管手续费。
二、自2012年10月1日起至2012年12月31日，对所有出入境货物、运输工具、集装箱及其他法定检验检疫物免收出入境检验检疫费（不包括对出入境人员预防接种和体检收取的费用，以及企事业单位承担与出入境检验检疫有关的商业性自愿委托检测和鉴定、出入境检疫处理、动物免疫接种工作收取的费用）。
三、取消和免收上述行政事业性收费后，中央财政将统筹安排相关部门的经费预算，保证其正常履行职责。
四、有关执收部门和单位要到国家发展改革委办理《收费许可证》注销手续，并到财政部办理票据缴销手续。有关行政事业性收费的清欠收入，按照财政部规定渠道全额上缴国库。
五、各地区和有关部门要严格执行本通知规定，对取消和免收的行政事业性收费，不得以任何理由拖延或者拒绝执行，不得以其他名目或者转为经营服务性收费方式变相继续收费。各级财政、价格主管部门要加强对落实本通知情况的监督检查，对不按规定取消或免收相关收费的，按有关规定给予处罚，并追究责任人员的行政责任。财政部国家发展改革委2012年9月18日
2.知照性通知。它的正文一般由通知缘由、通知事项、结尾组成。
通知缘由：说明发通知的原因、目的或根据，不必分析，比指示性通知缘由更为直捷与简约。
通知事项：只告知需受文机关了解或知照的事项。
结尾：因不需要受文机关办理，所以不提执行要求。一般用“特此通知”作结。【例文1‐14】中共中央办公厅国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知中办发〔2012〕14号各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委，解放军各总部、各大单位，各人民团体：《党政机关公文处理工作条例》已经党中央、国务院同意，现印发给你们，请遵照执行。中共中央办公厅国务院办公厅2012年4月16日
3.转发性通知。它程式固定，并带附件。
标题：一般采用标准式标题。为了避免转发性通知标题中“关于……关于”的过长问题，可在发文机关后以“批转”或“转发”或“印发”代替。如2011年9月17日《国务院办公厅转发统计局关于加强和完善服务业统计工作意见的通知》。在转发上级、同级或不相隶属机关的通知时，为避免出现“通知的通知”，发文机关的文种（通知）可以省略。如《浙江省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于进一步实施法定计量单位文件的通知》。
主送机关：由于转发性通知具有普发性特点，多用多级行文的方式，比如省政府的转发性通知，主送机关一般为“各市、县人民政府，省政府各直属单位。”
正文：转发性通知的正文，有两种结构形式。一种是单一的“转发通知”，写被转发文件的名称及发文机关、转发机关的态度、要求。后面被转发的文件，作为通知的具体内容。【例文1‐15】国务院关于批转促进就业规划（2011—2015年）的通知国发〔2012〕6号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
国务院同意人力资源社会保障部、发展改革委、教育部、工业和信息化部、财政部、农业部、商务部制定的《促进就业规划（2011—2015年）》，现转发给你们，请认真贯彻执行。国务院2012年1月24日
另一种是，除“转发通知”外，后面加指示，对转发的文件精神加以撮要、补充、强调，以及提请注意的事项。如：【例文1‐16】国务院办公厅转发统计局关于加强和完善服务业统计工作意见的通知国办发〔2011〕42号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
统计局《关于加强和完善服务业统计工作的意见》已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。
服务业是国民经济的重要组成部分。加快发展服务业，是推进经济结构调整、加快转变经济发展方式的必由之路。加强和完善服务业统计工作，对于准确反映服务业发展规模、效益、地区分布和行业分布情况，科学制定服务业发展战略规划，提高服务业管理水平，实现服务业又好又快发展，具有重要意义。
统计局要切实做好全国服务业统计的组织领导，加强对各地区、各有关部门服务业统计调查项目的管理协调，会同有关部门推进建立科学、统一、全面、协调的服务业统计调查制度和信息管理制度，抓好监督检查，确保工作落实。各地区、各有关部门要进一步统一思想，增强大局意识、责任意识，认真贯彻本通知要求，扎实做好本地区、本部门的服务业统计工作，不断提高服务业统计能力和统计数据质量。国务院办公厅2011年9月17日（三）写作注意事项
1.通知事项部分，是要受文机关具体了解和办理的，因此要交代得一清二楚，十分明确。
2.通知的内容要有很强的针对性，不管何种通知，要考虑到适应性，即针对或切合受文机关的实际情况。
3.行文一定要迅速及时，准确简明。
二、通报
通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。
根据这一概念，可知通报的目的和作用是表彰先进，批评错误，借以教育干部和群众，不断改进工作；同时还起传达重要精神和情况，互通信息的作用。（一）通报的分类和特点
通报按内容分，有以下三种：
1.表彰性通报。这种通报选择先进单位或先进个人，予以通报表彰。其目的是树立学习榜样，指导和推进工作。这种通报的正文内容，着重叙述先进典型值得人们学习效法的事迹，分析其精神实质，最后发出号召，提出要求，或者提出如何学习的意见，以增强通报的社会效果。
2.批评性通报。这种通报选择犯有错误的典型（单位或个人），予以通报批评。其目的是通过揭露或批评，以儆效尤，防止类似问题的发生。这类通报的正文内容，着重阐述典型的错误或问题的事实，分析其原因和危害，然后作出处理的决定，指出人们应当从中吸取的教训。
3.传达性通报。这是一种传达重要精神或情况的通报。将全局或某一方面重要情况予以通报，以引起下级机关或有关方面的注意和重视，同时采取必要的措施，更好地开展工作。这类通报的正文内容，一般要求讲清精神或情况，阐明有关道理。
通报的特点，最主要的是真实性、典型性和及时性。所谓真实性，就是通报的材料是经过核实的，完全真实，不能有丝毫的失实。所谓典型性，是指通报的事例或情况具有一定的普遍性、代表性和针对性，有典型教育或指导意义。所谓及时性，就是通报的时效性强，要及时通报，以发挥其效用。（二）通报的格式和写法
1.标题。通报的标题一般有三种：一是标准式标题，即由发文机关、事由、文种组成，如《浙江省人民政府关于表彰2011年全省粮食生产先进市县的通报》。二是省略发文机关，即由事由、文种组成，如《关于原海南省政府副秘书长李善有诬陷他人、腐化堕落和经济犯罪问题的通报》。三是只以“通报”二字作为标题。
2.正文。通报正文一般由主要事实、事实评析、处理决定和要求三部分组成。
主要事实：概述事实发生的时间、地点、单位或人、经过、结果。要写得清楚，准确无误，要有一定的代表性和典型性；要简明扼要，抓住主要的，切忌细枝末节，面面俱到。
事实评析：对通报事实进行议论分析，指出事实的性质和产生的原因，阐明通报的意义。要注意实事求是，具体事具体分析，不要夸大或缩小；要观点突出，态度明朗，以弘扬正气，抵制歪风；对重要精神或情况，要抓住关键的实质性问题，以引起人们的重视。
处理决定和要求：针对通报事实所作的表扬或处理的决定，并引申出应当吸取的经验或教训，有的放矢地提出希望与要求。这部分写作要简略、概括、针对性强。
有的通报将表彰或处理决定放在正文开头部分，即将事实与决定一并叙写，接着再评析事实，提出希望和要求。
3.发文机关和成文日期。通报的发文机关即发通报的单位，置于正文右下方，并标明日期。【例文1‐17】浙江省人民政府关于表彰2011年全省粮食生产先进市县的通报浙政发〔2012〕6号各市、县（市、区）人民政府，省政府直属各单位：
2011年各地认真落实粮食安全行政首长负责制，加大粮食生产扶持力度，扎实推进粮食生产功能区建设，深入开展粮食高产创建活动，不断创新粮食工作机制，在遭遇特大洪涝灾害等不利天气的情况下，粮食生产实现稳定增长，尤为可喜的是早稻单产居全国首位，晚稻单产创历史新高，有效保障了粮食安全。为鼓励各地继续重农抓粮，促进全省粮食生产稳定发展，决定授予粮食生产工作成绩突出的嘉兴市、绍兴市、衢州市、宁波市、金华市和桐庐县、宁波市鄞州区、象山县、瑞安市、长兴县、嘉兴市秀洲区、海盐县、上虞市、嵊州市、东阳市、永康市、衢州市衢江区、开化县、台州市椒江区、龙泉市等5个市、15个县（市、区）“2011年全省粮食生产先进市县”荣誉称号。同时，诸暨市、平湖市被国务院评为“全国粮食生产先进单位”，一并予以通报表彰。
希望受表彰的单位再接再厉，进一步加大粮食工作力度，努力推动粮食生产再上新台阶。各地要认真学习先进市、县（市、区）的经验，加大政策扶持力度，落实粮食增产措施，创新粮食工作机制，努力稳定和提高粮食产量，为保障全省粮食安全作出应有的贡献。浙江省人民政府2012年1月20日【例文1‐18】国务院安委会办公室关于××省××市“2·18”重大道路交通事故情况的通报安委办〔2012〕7号各省、自治区、直辖市及新疆生产建设兵团安全生产委员会：
2012年2月18日12时左右，××省××集顺达交通运输集团道真华通运输有限公司所属的一辆号牌为贵C86256的中型普通客车（核载19人、实载35人），从××市××镇运载赶集归来的群众往石仁村方向行驶，当行至省道S207线8公里400米处时，失控驶离道路左侧，翻坠于路侧边沟里，造成13人死亡、22人受伤。
依据有关规定，国务院安委会已对该起事故的查处实行挂牌督办，查处结果将及时向社会公布。据初步分析，事故原因为肇事客车在行驶过程中左前轮爆胎，导致车辆方向失控。事故暴露出部分地区运输企业安全生产主体责任不落实、客车严重超员、路面管控存在薄弱环节等突出问题。为深刻吸取事故教训，举一反三，切实加强道路交通安全工作，有效防范和坚决遏制类似事故的发生，特提出以下要求：
一、认真开展道路交通安全检查，及时排查治理安全隐患。各地区和各有关部门要按照《国务院安委会办公室关于认真贯彻落实国务院第六次全体会议和全国安全生产电视电话会议精神切实加强第一季度安全生产工作的通知》（安委办明电〔2012〕3号）要求，针对春运结束后道路交通安全事故容易反弹的特点，进行再动员、再部署，切实增强做好道路交通安全工作的紧迫感和责任感，坚决克服春运结束后的松懈情绪，确保事故预防工作不放松。各地区要认真开展道路交通运输安全检查，查找道路交通安全监管中存在的主要问题，加大对重点地区、重点路段的道路交通安全隐患排查整治力度，强化事前督促和事后检查，务必把各项安全防范措施落实到位，确保道路运输安全。
二、进一步落实道路客运企业安全生产主体责任，加强对客运车辆的安全管理。各地区要严格落实《国务院关于进一步加强企业安全生产工作的通知》（国发〔2010〕23号）和《国务院办公厅关于继续深入扎实开展“安全生产年”活动的通知》（国办发〔2012〕14号）精神，进一步加大对道路客运企业的安全监管力度，落实企业安全生产主体责任。要严格把好道路客运企业市场准入关、营运车辆技术状况关和营运车辆驾驶员从业资格关；要大力推行客车运输企业安全告知制度，在车辆醒目位置粘贴包含客运公司名称、车辆号牌、驾驶员姓名、相关法律提示等信息的安全告示；要定期组织客运企业开展驾驶员培训教育，提高驾驶员的安全意识。对安全生产责任制不落实、安全隐患突出的客运企业，要立即责令限期整改；经整改仍达不到安全运营条件的，要依法收回线路牌，取消其客运经营资质。
三、进一步深化路面交通秩序管控，加大道路交通安全源头治理力度。各地区要督促相关部门依法履行道路交通安全管理职责，分工协作、多措并举，着力解决影响道路交通安全的深层次、源头性问题。要针对春运结束后，各地交通安全检查服务站减少，客货运车辆超员、超载等违法行为反弹的特点，进一步加大执法力度，依法从严查处超员、超速、疲劳驾驶等严重交通违法行为；对管控力量薄弱的县乡道路，要依靠县乡政府和农村基层组织等多方力量共同开展整治，净化道路交通环境。要加大宣传力度，确保交通安全宣传进农村、进社区、进企业、进学校、进家庭，进一步提高全民交通安全意识和法制意识。
四、严肃事故查处，严格责任追究。各有关地区要严格按照《生产安全事故报告和调查处理条例》（国务院令第493号）的规定，坚持“四不放过”和“科学严谨、依法依规、实事求是、注重实效”的原则，认真组织事故调查，查清事故原因，认定事故性质，总结事故教训，严肃追究事故责任，对在事故中负有领导、监督、管理责任的单位和人员，要依法依规严肃处理。要认真执行事故查处挂牌督办制度，确保事故按期结案，及时向社会公布调查处理结果，并跟踪督促事故责任和整改措施的落实。国务院安全生产委员会办公室2012年2月24日（三）写作注意事项
1.通报表彰、通报批评都要十分慎重。通报的内容要反复核实，做到确凿可靠，不能有任何虚假成分。
2.通报的内容要典型，要有分量，对缺乏典型意义的人、事，不要动不动就发通报。
3.议论分析要恰当，要掌握分寸。对被表彰的人、事不要人为拔高，对被批评的人、事不要“无限上纲”。
4.要抓准时机，通报发当其时，不能时过境迁迟迟才加发布。
三、议案
议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
作为行政公文的议案，适用于国家各级机关，而不适用于国家各级职能机关、社会团体、企事业单位。其法定作者必须是“各级人民政府”，又必须是“按照法律程序”向“同级人代会或人大常委会提请审议事项”。不扣住这几层意思，任意发挥或妄加解释，都是不行的。
议案是国家各级人民政府依法定程序向国家各级权力机关提出，并需由国家权力机关审议、通过的某种方案或要求的一种公文文种。各级权力机关即各级人代会或人大常委会行使职权的最基本方式是审议各种议案，如能通过，才使议案具有法律效力。
议案的内容，可以有法律、法规和政策的；有经济计划与财政预算、决算方面的；有工作中的大事和人民群众急需解决的重要问题；有修改法律、法规和重大建设项目以及有关重要人事任免问题，不是随便什么问题都可以形成议案。
议案的作用主要有二：一是人代会或人大常委会审议和通过与否的依据。议案送本级人代会或人大常委会后，要经过讨论列入会议议程，再经审议、表决，其结果或被通过或被否决。没有各级人民政府提出的议案，同级人代会或人大常委会就失去了审议、表决的依据、前提和对象。二是被通过后的权威作用。各级人民政府提请审议的议案，经本级人代会或人大常委会超过半数通过，就产生特定的权威性和法定的效力，同级人民政府或下级人民政府机关以及所辖范围内的公众必须遵循执行，否则就是工作失职或违法。（一）议案的特点
1.法规性。所谓法规性，即法的规范性。它包含两方面的意思：一是议案的内容，大多涉及有关法律、法规以及政策性方面的重要问题，并不是随便什么事情、问题都可以形成议案。二是要按照法律程序。这个法律程序应限于同级，是各级人民政府向同级人代会或人大常委会提请审议；同时又是属于人民政府和同级人代会或人大常委会职权范围内的事项。
2.集体性。所谓集体性，就是议案的提出是代表一级人民政府。尽管议案的内容可以由一级人民政府的某个职能部门起草成文，但议案的制作主体只能是各级人民政府，在提请人代会或人大常委会审议时，不能以人民政府的某个职能部门的名义，而是以一级人民政府的名义行文。
3.提请性。所谓提请性，就是提出请求审议性。这是因为一方面人代会或人大常委会属于权力机构，在同级国家机关体系中居于首要地位。议案的内容，只有被人代会或人大常委会审议通过，才能生效或具体施行。另一方面，每一份议案，都应写上“现提请审议”的字样。议案具有建议性质，为使议案获得通过，要注意写清提请的必要性和可行性，要言之有理，并符合客观条件，切实可行。
4.时效性。各级人民政府的议案，必须在同级人代会或人大常委会举行会议期间及时提出，否则不能列为议案。（二）议案的格式和写法
议案一般由标题、主送机关、正文、落款、附件等组成。
1.标题。完整的议案标题，由某级政府名称、事由、文种组成。如《国务院关于提请审议枙中华人民共和国消费者权益保护法（草案）枛的议案》。
2.主送机关。即某级政府的同级人大或人大常委会。应顶格写，写全称。
3.正文。即议案的核心部分。正文开头应说明提请此议案的根据、意义或目的。正文主体，应写清提请审议的内容事项。如内容较多，可以分段写，也可以以序数分条列项写。正文结尾写提请人大或人大常委会审议的要求。
4.附件。是根据正文需要附加的材料，用作对正文提供参考的材料。位于正文左下方，落款之前左。
5.落款。即制发此议案的一级政府的名称，或政府首长职务姓名。并标明日期，加盖公章。【例文1‐19】关于提请邵占维代理杭州市人民政府市长的议案杭州市人民代表大会常务委员会：
根据《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》第四十四条有关规定，现提请邵占维副市长代理杭州市人民政府市长。
请予审议。杭州市人大常委会主任会议2010年7月21日（三）写作注意事项
1.议案的标题要醒目、具体、明确。
2.正文要规范。议案正文虽有种种写法，也可长可短，但提请审议的缘由、内容事项、请求三个层次要井然有序，要有规范性。例如1992年向全国人民代表大会提出的《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》，用90%以上的篇幅来写议案提出的缘由，说明“三峡工程的兴建，对加快我国现代化建设进程，提高综合国力，具有重要意义”，写明三峡工程的基本内容，着重指出“三峡工程建设是必要的，技术上是可行的，经济上是合理的，随着经济的发展，国力是可以负担的”，同时写应当坚持的实施方针。接着写要求审议的事项内容：“建议将兴建三峡工程列入国民经济和社会发展十年规划，由国务院根据国民经济的实际情况和国家财力物力的可能，选择适当时机组织实施。”这部分写得简单明了。最后以“请审议”三字作结。正文部分的重点虽然放在开头缘由部分，但三个层次还是相当分明和规范。
3.语言要简明。议案的语言要简明扼要，切忌拖泥带水；同时要有针对性，防止脱离提请审议事项的其他废话的出现。
4.一案一事。议案内容应单一明了。一份议案只写一件事，不要写两件或数件事。要坚持“一案一事”的原则。
第六节 报告 请示
一、报告
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。
报告是下级机关主动或应上级要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的陈述性公文。
报告在撰制方面存在着事前行文、事中行文、事后行文的情况。汇报工作，大多为事后行文，也有事中行文，而无事前行文；反映情况，多为事中行文或事后行文，而无事前行文；答复询问，多为事后行文或事中行文；呈转性报告则应事前行文。
报告在撰文起因上存在主动行文、被动行文、半主动半被动行文的情况。按有关制度规定，下级机关常常要向上级报告，这是半主动半被动行文；下级机关凭自己的自觉性和责任感及时地向上级报告有关工作和情况，这是主动行文；答复上级机关询问，这是被动行文。
不管是事前、事中、事后行文或者是主动、被动、半主动半被动行文，报告都是下级机关向上级机关达情献策的重要上行公文。（一）报告的分类和特点
报告是常用的上行公文，它多种多样。从内容、要求、性质的角度分，有以下几种。
1.按内容分，有情况报告、答复报告、报送报告。
情况报告：是向上级机关汇报工作，反映情况的报告。这种报告，能使上级机关及时了解下级机关的情况，掌握各种活动和工作的动态，以便发现典型和问题，听取下级机关的工作意见和采纳合理的建议，进行及时的指导。
答复报告：是对上级机关所询问的问题作出答复的报告。
报送报告：是向上级机关报送文件或物件时，随文件或物件发送的报告。
2.按要求分，有呈报报告、呈转报告。
呈报报告：是直接向上级机关汇报工作，反映情况的报告，不要求上级机关批转。
呈转报告：是向上级机关呈送，建议批准并转发有关地区或有关部门执行或参照执行的报告。
3.按性质分，有综合性报告、专题性报告。
综合性报告：是向上级机关汇报全面工作或几方面工作情况的报告，内容具有综合性特点。
专题性报告：是向上级机关汇报某项工作、某个问题或某一方面情况的报告，内容具有单一性、专项性。专题性报告一事一报，迅速及时，比综合性报告使用频率要高。
报告的特点，主要有以下两点：
1.陈述性。这是报告的最大特点。报告的汇报工作，反映情况，提出意见或建议，都采用说明、叙述的表达方式，因而是陈述性的。
2.沟通性。报告虽是最常用的上行文，但对下级机关来说，它是“下情上传”的主要手段，以此取得上级领导的支持、指导；对上级机关来说，通过报告获得信息，了解下情，成为决策、指导和协调工作的依据。（二）报告的格式和写法
报告一般由标题、主送机关、正文、发文机关和日期组成。
1.标题。一般采用标准式标题。
2.主送机关。即发文机关的直属上级机关。
3.正文。一般由报告缘由、报告事项、结尾组成。
报告缘由：是报告的正文开头，交代报告的起因、原由，或说明报告的目的、主旨、意义。它承接标题中的事由，落笔入题。缘由要写得直捷、开宗明义，并用“现将有关情况报告如下”承启下文。
报告事项：即报告主体内容，一般写主要情况、措施与结果、成效与存在问题；有些还要写经验或教训，意见或建议，打算或安排。这部分内容较多，可以根据需要分条分项写，也可以分若干部分写，要求围绕主旨展开陈述。
报告结尾：一般用惯用尾语，如“特此报告”、“以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行”、“以上报告，如有不当，请指正”等。
4.发文机关和日期。与其他通用公文同。【例文1‐20】全国人民代表大会法律委员会关于《全国人民代表大会常务委员会关于修改枙中华人民共和国职业病防治法枛的决定（草案）》修改意见的报告全国人民代表大会常务委员会：
常委会第二十四次会议于12月26日下午对关于修改职业病防治法的决定（草案）进行了分组审议，普遍认为，草案已经比较成熟，建议进一步修改后，提请本次会议表决通过。同时，有些常委会组成人员还提出了一些修改意见。法律委员会于12月27日下午召开会议，逐条研究了常委会组成人员的审议意见，对草案进行了审议。教科文卫委员会、国务院法制办的有关同志列席了会议。法律委员会认为，草案是可行的，同时，提出以下修改意见：
一、职业病防治法第十八条规定：“国家对从事放射、高毒等作业实行特殊管理。”有的常委委员提出，从目前情况看，我国职业病病人大部分是尘肺病人，而尘肺病基本都是高危粉尘所致，应对高危粉尘作业实行特殊管理。经研究，建议将这一条修改为：“国家对从事放射性、高毒、高危粉尘等作业实行特殊管理。具体管理办法由国务院制定。”
二、修改决定草案第二十四条第二款规定：“职业病诊断、鉴定机构需要了解工作场所职业病危害因素情况时，可以对工作场所进行现场调查，也可以向安全生产监督管理部门提出，安全生产监督管理部门应当在十五日内组织现场调查。”有的常委委员提出，“十五日”期限过长，建议适当缩短组织调查的时限。经研究，建议将“十五日”修改为“十日”。
三、职业病防治法第三十二条第一款对用人单位应当将职业健康检查结果如实告知劳动者作了规定。有的常委委员提出，法律上应当明确告知的形式，以免发生推诿扯皮，不利于劳动者权利保护。经研究，建议将这一规定修改为，用人单位应当将职业健康检查结果书面告知劳动者。
四、职业病防治法第五十四条第二款规定：“用人单位发生分立、合并、解散、破产等情形的，应当对从事接触职业病危害的作业的劳动者进行健康检查，并按照国家有关规定妥善安置职业病病人。”有的常委委员提出，这一规定太笼统，建议进一步明确用人单位的责任。经研究，建议将这一款修改为：“用人单位在发生分立、合并、解散、破产等情形时，应当对从事接触职业病危害的作业的劳动者进行健康检查，并按照国家有关规定妥善安置职业病病人。”
五、修改决定草案第二十九条第二款规定，地方人民政府根据本地区的实际情况，可以采取其他措施，使用人单位已经不存在或者无法确认劳动关系的职业病病人获得医疗救治。有的常委委员提出，这一规定力度不够，应当进一步加强对职业病病人的医疗救治工作。经研究，考虑到本法其他条文已明确规定，职业病病人变动工作单位，其依法享有的待遇不变，职业病病人的诊疗、康复费用及伤残的社会保障，按照工伤保险的规定享受职业病待遇，在此基础上，建议将这一款修改为，地方各级人民政府应当根据本地区的实际情况，采取其他措施，使上述职业病病人获得医疗救治。
此外，根据常委会组成人员的审议意见，还对修改决定草案作了个别文字修改。
修改决定草案建议表决稿已按上述意见作了修改，法律委员会建议本次常委会会议表决通过。
修改决定草案建议表决稿和以上报告是否妥当，请审议。全国人民代表大会法律委员会2011年12月30日（三）写作注意事项
1.情况要确凿。报告中所反映的问题，汇报的情况，必须实事求是，尤其是典型事例和统计数字要十分精确，不能有虚假浮夸的成分或“水分”，不能瞒骗上级领导。
2.重点要突出。各类报告的内容都要重点突出，主次分明，繁简适度，同时还要求点面结合。
3.陈述有序。撰写报告要讲究陈述的有序性。做到有条有理，层次井然，逻辑严密。
4.不得夹带请示事项。报告属陈述性公文，不要求上级回复，因此不得夹带请示事项，以免报告与请示两种文种混同不分。
二、请示
请示适用于向上级机关请求指示、批准。
请示与报告虽都是上行文，但它们属于两种不同的文种，它们之间有着明显的区别：
1.性质不同。报告是陈述性公文，它反映情况，汇报工作，不要批复；请示是请求性公文，它要求上级机关批复。
2.行文时间不同。报告的行文时间较为灵活，事前事后都可行文；请示必须事前行文，不能“先斩后奏”。
3.表述要求不同。报告陈述工作情况，涉及内容较为广泛，行文也较长；请示要求一文一事，行文较短。报告中不能夹带请示事项；请示中可以陈述情况，但所陈述的情况，是作为请示事项的依据而存在。还有，两者尾语不同，报告的尾语如前述；请示的尾语一般用“以上请示当否，请批复”。此外，报告一般不用发文字号；请示一般都有发文字号。
总之，报告与请示是两种不同的文种，应该分开使用，不能混同起来。（一）请示的分类和特点
请示根据目的来分，主要有：
1.请求指示的请示。这种请示主要是在工作中遇到重要的疑难问题，或新情况新问题，需要请求上级机关作出指示或解释说明的；或对上级指示和有关政策不明确、有疑问和有不同理解，需要请求上级机关进一步明确的请示。
2.请求审批的请示。这种请示是为了使某一事项的解决办法得到上级机关的审批认可的一种请示，即因权限关系，对涉及经济、物资、编制等问题自己不能作主，需要上级审批的请示。如《关于成立××公司的请示》、《关于××县撤县设市的请示》、《关于××建设项目需要资金的请示》等。
请示的特点，最主要的是请求性，凡请求上级机关指示、批准的，应用请示行文，不要用报告行文。其次是单一性，即要一文一事。（二）请示的格式和写法
请示的标题、发文字号、发文机关和日期与一般通用公文相同。
请示的正文，一般由请示缘由、请示事项、请示要求组成。
请示缘由：是请示正文开头，简括地写请示原因、目的或依据。缘由部分可能因内容涉及面宽、问题复杂而占用较大篇幅，但要尽可能写得简括。同时，一份请示能否得到上级机关的同意或批准，关键在于请示的理由是否充足，是否言之有据，因此要用心写作，抓住实质。
请示事项：是正文主体，是要求上级机关给予指示、审核、批准的具体问题或所要求的具体事项。由于请示事项是上级机关给予答复和审批的直接依据，因此要写得具体明确，使上级机关明了事件，弄清要求，给予迅速批复。
请示要求：是正文结尾，向上级机关提出肯定性要求。一般用“当否，请批示”、“以上请示是否妥当，请批复”。【例文1‐21】关于要求批准绍兴市文物公司体制改革方案的请示绍市文产〔2010〕9号市文化体制改革领导小组：
为贯彻落实全国文化体制改革工作会议和全省文化局长会议精神，推进我市的文化体制改革，近期我局研究了绍兴市文物公司实施文化体制改革问题，决定对绍兴市文物公司进行体制改革，现上报有关改革方案。
一、绍兴市文物公司现状
绍兴市文物公司为我局下属自收自支事业单位，承担着国有文物保管、收购和流通等职能。根据前几年文化体制改革的要求，已经进行了公司登记，按企业化管理要求在运作，只是人员仍保留事业编制，其劳动人事关系按照事业单位在运作。目前正式编制13人，实际在编10人。
二、改革方案
1.绍兴市文物公司进行事改企改革。将绍兴市文物公司由自收自支事业单位转制为国有独资企业。对公司现有资产（指房屋、办公设施等固定资产和流动资产，不包括库存文物、划拨土地价值）进行评估，修改公司章程，并向工商管理部门办理重新注册登记，规范运作。
2.按现代企业制度要求组建绍兴市文物公司领导班子。根据《公司法》规定的公司组织结构，要求公司成立5人董事会和5人监事会，并报经局党委批复同意后正式成立。
3.公司职工安置实行“老人老办法、新人新办法”政策。公司现有事业编制职工保留事业编制身份和待遇，其他职工按国有企业员工的劳动保障政策执行。
以上改革方案当否，请批复。绍兴市文化广电新闻出版局2010年12月9日（三）写作注意事项
1.请示的问题，必须是工作中亟待解决的重要问题，理由必须充足，不要把一般问题或矛盾上交，不要给上级领导出难题。
2.坚持一文一事，撰写请示，一定要一文一事，避免一文数事或在报告中夹带请示事项，以免需要批复的事项因涉及多个机关分别辗转办理而延时误事。
3.拟准主送机关。请示要根据隶属关系主送一个上级机关，不要多头请示。多头请示容易出现因职责不明而相互推诿，无法及时批复，或因几头批复意见不一，造成请示单位无所适从。
4.要逐级请示。请示一般不得越级行文，如遇特殊情况需要越级行文时，应将请示同时抄报给越过的上级机关，但不能抄发给下级机关。
第七节 批复 意见
一、批复
批复适用于答复下级机关请示事项。
批复与请示是党政机关公文中唯一一对相互对应的文种。（一）批复的分类和特点
批复根据请示的不同内容，可以分为相应不同的种类：
1.对请求帮助解决问题的批复。这类批复，针对下级机关提出的难以解决的政策界限问题和没有明文规定的疑难问题，作出具体的解释或答复，表明意见和态度。
2.对请求批准事项的批复。这类批复主要针对下级机关请求批准的事项，进行认可或审批，带有手续性。
批复的特点：
1.针对性。批复是针对下级机关请示的批答公文，有请必复。没有请示，批复就没有对象，没有针对性，也就不存在批复。
2.权威性。上级机关所作的批复，体现领导意图和领导权威，能够解决或审批下级机关请示事项和问题。请示一经批复，下级机关必须遵行。
3.鲜明性。批复对请示事项作批答，表意准确，态度鲜明。（二）批复的格式和写法
批复由标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关和日期等组成。
1.标题、发文字号。与一般通用公文要求相同。
2.主送机关。即来文请示的下级机关。
3.正文。由批复引据、批复内容、批复尾语三部分组成。
批复引据：即正文起首语，是批复的起因与依据。主要说明因什么来文而批复，如“你单位×月×日《关于××××的请示》收悉”。批复引语较为固定。
批复内容：针对请示事项给以具体明确的答复。请示什么问题，就答复什么问题。这部分应写明态度和意见，这种态度和意见，有三种写法：一是予以同意或批准；二是如不同意或不批准，需要说明理由或根据；三是“基本同意”、“原则上同意”，则要写明修正意见或补充处理办法。批复内容要写得简要明确，便于执行，要避免阐发议论。
批复尾语：一般用“此复”、“特此批复”惯用尾语作结，也可省略尾语。结尾不提执行要求。【例文1‐22】国务院关于同意将浙江省嘉兴市列为国家历史文化名城的批复国函〔2011〕10号浙江省人民政府：
你省《关于要求审批嘉兴市为国家历史文化名城的请示》（浙政〔2009〕73号）收悉。现批复如下：
一、同意将浙江省嘉兴市列为国家历史文化名城。嘉兴市历史悠久，文化底蕴丰厚，历史遗存丰富，城市建设特色突出，红色文化价值独特。
二、你省及嘉兴市人民政府要根据本批复精神，按照《历史文化名城名镇名村保护条例》的要求，正确处理城市建设与历史文化遗产保护的关系，明确保护的原则和重点，编制好历史文化名城保护规划，并纳入城市总体规划，划定历史文化街区、文物保护单位、历史建筑的保护范围及建设控制地带，制订严格的保护措施。在历史文化名城保护规划的指导下，编制好重要保护地段的详细规划。在规划和建设中，要注重体现传统文化特色和地方传统风貌，不得进行任何与历史文化名城环境和风貌不相协调的建设活动。
三、你省和住房城乡建设部、国家文物局要加强对嘉兴市国家历史文化名城规划、保护工作的指导、监督和检查。国务院2011年1月24日（三）写作注意事项
1.坚持一请示一批复的原则。批复要针对请示，一文一批复。
2.要及时。接到请示后，上级机关要及时作出批复。如若拖延时间，就会贻误工作甚至造成重大经济损失，那就是失职。
3.态度要明确，行文要简洁。对下级机关送来的请示，要明确表态，不可含糊其辞，模棱两可；也不可答非所请。用词要简洁、准确，语气决断。
二、意见
意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（一）意见的特点
1.见解性和规定性并存。一部分意见是提出见解，带有非肯定性、非指令性成分。一部分意见是提出处理办法，则具有法规性、指挥性，例如《关于党政机关县（处）级以上领导干部廉洁自律补充规定的实施和处理意见》，是中央纪委第五次全体会议提出“补充规定”后，中央纪委制订的实施和处理的意见。该《意见》提出的“不准违反规定建私房”、“不准违反规定参加集资建房”、“不准违反规定使用军警车号牌及外籍车号牌”等，就具有法规的规定性和指挥性。还有一部分意见，即提出见解又提出处理办法，则具有见解性和规定性并存的特点。
2.上行下行皆可。意见的行文方向较为灵活，上行、下行皆可。1993年至1996年《国务院公报》共刊登意见57篇，其中上行意见47篇，下行意见10篇，可见行文方向的灵活性。这一点，与党政公文中只能上行的“报告”是有差异的。
3.行文机关的多样性。意见行文机关没有限制。上述《国务院公报》中的57篇意见中，上行意见行文机关都是政府职能部门，下行意见则有党委、人大机关等。另外，上行意见还可以由领导机关转发（批转），而不像请示那样只能批复。（二）意见的格式和写法
意见一般由标题、签署、正文组成。
1.标题。意见的标题一般由发文机关、事由和文种构成，如国务院办公厅2012年2月6日印发的《国务院办公厅关于加快发展海水淡化产业的意见》，或省略发文机关，如2012年7月2日国家文物局发布的《关于进一步做好文物拍卖标的审核工作的意见》。
2.签署。在标题正下方用括号标明行文机关名称和年、月、日。如有落款，标题正下方的签署可以省略。
3.正文。意见正文包括开头和主体。
正文开头，是“提出见解和处理办法”的缘由、目的或根据。如《国务院办公厅关于加快发展海水淡化产业的意见》，开头就指出了制发该意见的目的和现实意义。一般来说，正文开头往往采用“为了……特提出如下意见”、“根据……现提出以下意见”的写法。
正文主体是核心内容部分，一般采用序号式来写，用“一”、“二”、“三”、“四”等序号，把有关意见列出来。写作时要注意逻辑关系和连贯性，同时要力求简洁明确。【例文1‐23】国务院办公厅关于加快发展海水淡化产业的意见国办发〔2012〕13号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
我国是淡水资源缺乏的国家，人均水资源拥有量低，且时空分布不均。发展海水淡化产业，对缓解我国沿海缺水地区和海岛水资源短缺，促进中西部地区苦咸水、微咸水淡化利用，优化用水结构，保障水资源持续利用具有重要意义，有利于培育新的经济增长点，推动发展方式转变。“十一五”期间，我国海水淡化能力快速增长，已具备进一步发展的条件。为加快发展海水淡化产业，经国务院同意，现提出以下意见：
一、总体思路和发展目标（一）总体思路。（略）（二）发展目标。（略）
二、重点工作（一）加强关键技术和装备研发。（略）（二）提高工程技术水平。（略）（三）培育海水淡化产业基地。（略）（四）组建海水淡化产业联盟。（略）（五）实施海水淡化示范工程。（略）（六）建设海水淡化示范城市。（略）（七）推动使用海水淡化水。（略）
三、政策措施（一）加大财税政策支持力度。（略）（二）实施金融和价格支持政策。（略）（三）完善法规标准。（略）（四）加强监督管理。（略）（五）强化宣传培训。（略）
四、组织协调
发展海水淡化产业是一项系统工程，建立由发展改革委牵头，科技部、工业和信息化部、财政部、环境保护部、住房城乡建设部、水利部、卫生部、税务总局、质检总局、能源局、海洋局等有关部门参加的海水淡化产业发展部际协调机制，发展改革委负责综合协调和指导推动，各有关部门按照职责分工做好工作，加强统筹协调，综合发挥各相关部门作用共同推进海水淡化产业健康快速发展。国务院办公厅2012年2月6日（三）意见的写作注意事项
1.使用于重要问题。意见是对重要问题提出见解和处理办法，不宜使用于具体事务性事项甚至细小琐碎的问题。
2.要注意条理性。意见提出的见解或处理办法应一点一点序列，条理清晰。
第八节 函 纪要
一、函
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。（一）函的分类和特点
函按照应用的范围分，主要有：
1.商洽函。用于不相隶属机关之间商洽工作，联系参观、学习，邀请讲学或业务指导，干部、人才调动等。
2.答询函。用于机关和部门之间相互询问和答复问题。有些不明确问题向有关机关和部门询问，用询问函；对有关部门询问的问题作出解释答复，用答复函。但下级机关对上级机关的询问，如涉及内容重大，应以“报告”行文，不宜用“函”。
3.请批函。是向有关主管部门请求批准和答复审批事项的函。请批函与请示有所区别：向上级机关请求批准，用请示；向不相隶属机关和主管部门请求批准，用请批函。
在实际运用中，函可分为公函与便函两种。公函的内容比较重要，行文郑重，具有完整的公文格式；便函大多用于一般的事务性工作，没有完整的公文格式，但仍用于公务而不能用于私事。
函的特点：
1.简便轻捷。由于函的内容大多简约直捷，形式精短，因而在商洽工作、联系有关事项时十分简便和及时迅速。
2.行文多向灵活。函用于不相隶属机关之间，有时也用于上行和下行，也就是上下左右皆可行文，不受行文方向的限制，显示出行文自由灵活的特点。
3.语言质朴自然。函的语言大多是陈述性、说明性的，质朴无华，明白晓畅，语气恳切平和，不像指挥性、法规性公文那样带有强硬性。（二）函的格式和写法
函的格式：一般包括标题，发文字号、主送机关、正文、发文机关和日期。
1.标题。发函的标题一般为《关于××××的函》，复函的标题一般为《关于××××的复函》。正式的信函，不管是发函还是复函，应在标题下方右侧标注发文字号。
2.主送机关。写机关全称，顶格写。复函的主送机关即为来函单位。
3.正文。一般由开头、主体、结尾组成。
开头：如是发函，开头简述发函的缘由和目的；如是复函，应以引述来函日期、发文字号作起首语。如“你单位×年×月×日《关于××××的函》收悉”或“贵部××〔20××〕×号来函收悉”。
主体：是函的事项部分。如是发函，要写清楚商洽、询问或请求的主要事项；如是复函，要针对来函事项逐一郑重作答。答复要求具体明确，不能不置可否或答非所问。
结尾：即函的结语。发函一般用“盼复”、“即请回复”、“专此函达”、“请予支持，并盼复”等；复函一般用“此复”、“专此函复”等。
4.发文机关和日期。发函的落款，写发函单位和日期，加盖公章；复函写复函单位名称、日期，加盖公章，有的还写明抄送单位名称。【例文1‐24】关于浙江伟明环保股份有限公司上市环保核查情况的函环函〔2011〕354号中国证券监督管理委员会：
根据浙江伟明环保股份有限公司《关于申请首次公开发行股票环境保护核查的请示》（浙伟股〔2010〕97号），我部按照《关于对申请上市的企业和申请再融资的上市企业进行环境保护核查的通知》（环发〔2003〕101号）、《关于进一步规范重污染行业生产经营公司申请上市或再融资环境保护核查工作的通知》（环办〔2007〕105号）、《关于进一步严格上市环保核查管理制度加强上市公司环保核查后督查工作的通知》（环发〔2010〕78号）和《关于进一步规范监督管理严格开展上市公司环保核查工作的通知》（环办〔2011〕14号）要求，对该公司组织进行了上市环保核查。
本次核查范围为该公司所属的10家生产企业，具体情况见附件。经浙江省和江苏省环境保护厅初审，以及我们组织的核查与社会公示，我部原则同意浙江伟明环保股份有限公司通过上市环保核查。
为促进该公司继续提高环保工作水平，根据核查情况，该公司应进一步加强环保管理工作，完善并执行环境监测计划，确保污染物长期稳定达标排放；进一步完善环境风险应急预案；确保危险废物得到合法安全处置；及时、完整、真实、准确地披露企业环境信息。
附件：浙江伟明环保股份有限公司核查范围内企业概况中国环境保护部2011年12月14日【例文1‐25】浙江省物价局关于“鲜嫩美”牌和“浙盐蓝海星”牌食盐价格的复函浙价资〔2011〕353号省盐务管理局：
你局《关于要求核定160克蓬莱雪晶盐日晒自然盐等盐产品价格的函》（浙盐局函〔2011〕167号）悉。经研究，函复如下：
一、同意核定“鲜嫩美”牌和“浙盐蓝海星”牌等不同规格食盐产品价格，具体价格详见附件，自2011年12月10日起试行1年，执行期满30日前应报我局重新核定价格。
二、各地盐业公司在推广多品种盐的同时，必须保证普通复合膜小包装食盐正常供应，以方便消费者自主选择。
三、请你局督促有关销售单位切实做好明码标价和宣传解释工作。
附件：1.“鲜嫩美”牌蓬莱雪晶盐等食盐价格表
2.“浙盐蓝海星”牌健康平衡盐等食盐价格表浙江省物价局2011年11月3日（三）写作注意事项
1.内容要单一明确。函要一函一事，内容单一集中。这样，受函单位便于处理，有助于提高工作效率。同时，要把商洽、询问、请求的事项写明确，切忌模糊、笼统，以免误解或往来查询，延时误事。
2.态度要诚恳，用语要得体。发函一般要求对方关照、支持，因此态度要诚恳，语气要平和；即使是上级机关向所属下级机关的发函，也不要居高临下，盛气凌人，也应以平等商洽的口吻来写。复函用语要明快，以诚待人，不要显得生硬和冷漠。
二、纪要
适用于记载会议主要情况和议定事项。
纪要可以上报下达，即一方面向上级机关汇报会议情况，让有关领导了解会议进程、具体内容和结果；另一方面向与会单位或下属单位传达会议精神和会议情况，以便贯彻执行，指导工作。此外，纪要对其他有关单位起互通情报，互相交流的作用。（一）纪要的分类和特点
按形式来分，一般分为工作会议纪要、座谈会纪要。
1.工作会议纪要。这是会议讨论有关工作，作出决定或决议后而形成的纪要。
内容比较集中，议程比较单一的工作会议纪要，一般只把会议概况、会议宗旨、讨论和决议事项加以概括和说明。
内容较复杂，议程较多的工作会议纪要，如各级机关、企事业单位领导同志的办公会议、例会，讨论日常行政事务工作，议题较多；有些跨地区、跨行业的联席会议，协调各方面工作，解决彼此相关的问题，形成会议纪要时，就要把作出的决定或决议，按讨论顺序或重要程度，逐项概述或分成若干部分概述。
2.座谈会纪要。这是召开座谈会之后而形成的会议纪要。座谈会常常是为专门研究解决某一重要问题而召开的，带有较强的专题性、专门性。如“文艺座谈会纪要”、“教书育人座谈会纪要”、“××省工商局长座谈会纪要”等。这类纪要，侧重于讲话、发言的内容的记述，可以按发言的先后顺序，把各人的发言要点整理出来，也可以按发言内容归类，前面设置小标题加以统领。除标明发言人姓名、身份或职务外，还要对会议的结论加以一定的阐述，具有说理性。
纪要的特点：
1.纪要性。纪要是在会议记录的基础上，通过分析综合，摘其要点，舍其芜杂，按一定逻辑顺序整理而成的。不是事无大小，有闻必录，而要突出一个“要”字，突出会议的主要内容与精神。
2.记载性。根据《党政机关公文处理工作条例》所下的定义，纪要适用于“记载”会议主要情况和议定事项。有些会议的重要情况、决定和决议，或由于某种原因，或由于与出席会议的地点距离太远，无法查找会议的原始记录，那就要以纪要所载录的内容为准，所以记载性也是会议纪要的一大特点。
3.周知性。纪要有的要求传达并贯彻执行；有的虽不要求贯彻执行，但也要通报给有关领导和有关人员以及一定范围的群众，因而具有周知性特点。
纪要与会议决议虽然比较接近，但又有明显区别：第一，决议内容一般都是重大问题，重要事项；纪要内容可以是重大问题、重要事项，也可以是日常的宽泛的具体工作。第二，决议形成必须经过审议表决这一法定程序方能生效；而纪要是对会议内容概括的要点与精神，而且可以反映个别人或少数人的意见。第三，决议一般只写某一方面或特定的问题；而纪要可以同时写几个方面的多项内容。（二）纪要的格式和写法
纪要一般由标题、正文组成。
标题：一般由会议名称和文种组成。如2012年年1月16日印发的《南昌县人民政府常务会议纪要7》。
正文：一般由开头、主体、结尾组成。
正文开头：是对有关会议情况的概述。要交待会议的时间、地点、主持人、与会人员、会议宗旨等。这部分要写得简要、概括，使人了解会议的基本情况。
正文主体：是会议纪要的核心内容部分，以说明性文字反映会议研究的问题，会议讨论的情况或意见，会议作出的决定，对今后工作的安排等。主体内容可以采用综合报道式、分层分条叙述式的写法；座谈会纪要，可采用发言记录式写法，即按会上发言的顺序或几个方面问题的有关发言的顺序，把每个人的意见要点写出来。
正文结尾：一般提出希望、号召，要求与会者或有关单位认真贯彻会议精神；也可提出具体的措施与要求；还可没有结尾。【例文1‐26】南昌县人民政府常务会议纪要7
2012年元月16日下午，县长×××在县综合楼第三会议室主持召开了县政府第7次常务会议。出席会议的有：（名单略）。列席会议的有：（名单略）。
一、会议审议并原则同意县政府办提交的《2012年政府工作报告》（讨论稿）、县发改委提交的《南昌县2011年国民经济和社会发展计划执行情况与2012年国民经济和社会发展计划草案的报告》（讨论稿）和县财政局提交的《南昌县2011年财政预算执行情况和2012年财政预算草案的报告》（讨论稿）。
二、会议审议并原则同意县财政局提交的《南昌县2012年民生工程安排意见》（讨论稿）。
三、会议审议并原则同意县林业局提交的《关于推进全县“森林城乡、花园南昌”建设有关事项的请示》。
四、会议听取了县教体局提交的《关于加强学生接送车辆管理的工作方案》和《关于加强全县校园安全管理工作的实施意见》的汇报。
五、会议审议并原则通过县行政服务中心提交的《关于提请研究枙关于进一步规范政府投资工程建设项目招标投标活动的实施意见枛的请示》。
六、会议审议并原则同意县环保局提交的《关于要求调整建筑施工噪声超标排污费标准的请示》。（三）写作注意事项
1.看记录。起草会议纪要，要认真收集会议的有关文件和材料，认真地阅读会议记录。这一方面是为了保证会议纪要反映会议情况的真实性，另一方面也是为会议纪要写作确立主题和选择材料。
2.抓要点。会议纪要，是记其要点。会议纪要不能照搬会议文件和会议记录，而要摘要而写，突出重点。切忌巨细不分，甚至以次要内容冲淡了会议的主要精神。
3.讲条理。会议纪要要对会议讨论的问题、议程、发言内容、决定等分层次、分类别、分顺序加以归纳，这样不仅能使纪要笔墨经济，而且使人感到内容明确，条理清晰。【附录一】党政机关公文处理工作条例中办发〔2012〕14号第一章 总则
第一条 为了适应中国共产党机关和国家行政机关（以下简称党政机关）工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。
第二条 本条例适用于各级党政机关公文处理工作。
第三条 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。
第七条 各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。第二章 公文种类
第八条 公文种类主要有：（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第三章 公文格式
第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。（十八）页码。公文页数顺序号。
第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。
第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第十五条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（二）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
第十六条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。（二）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。（三）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。（五）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
第十七条 同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。
党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。第五章 公文拟制
第十八条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十九条 公文起草应当做到：（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。（四）文种正确，格式规范。（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。（七）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
第二十条 公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。（三）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。
第二十一条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
第二十二条 公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。第六章 公文办理
第二十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十四条 收文办理主要程序是：（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十五条 发文办理主要程序是：（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第二十六条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十七条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。第七章 公文管理
第二十八条 各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十九条 党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第三十条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。
第三十一条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。
经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第三十二条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。
复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十三条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十四条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十五条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十六条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十七条 新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。第八章 附则
第三十八条 党政机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。
第三十九条 法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。
第四十条 其他机关和单位的公文处理工作，可以参照本条例执行。
第四十一条 本条例由中共中央办公厅、国务院办公厅负责解释。
第四十二条 本条例自2012年7月1日起施行。1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。【附录二】党政机关公文格式（GB/T9704—2012）1 范围
本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。
本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。
使用少数民族文字印制的公文，其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本标准执行，其余可以参照本标准并按照有关规定执行。2 规范性引用文件
下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。
GB/T148 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸
GB3100 国际单位制及其应用
GB3101 有关量、单位和符号的一般原则
GB3102（所有部分） 量和单位
GB/T15834 标点符号用法
GB/T15835 出版物上数字用法3 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1 字 word
标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中，一字指一个汉字宽度的距离。
3.2 行 line
标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中，一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。
4 公文用纸主要技术指标mm
公文用纸一般使用纸张定量为60g/2～80g/2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。5 公文用纸幅面尺寸及版面要求
5.1 幅面尺寸
公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。
5.2 版面
5.2.1 页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。
5.2.2 字体和字号
如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。
5.2.3 行数和字数
一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
5.2.4 文字的颜色
如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。6 印制装订要求
6.1 制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
6.2 印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
6.3 装订要求
公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。
骑马订或平订的公文应当：
a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；
b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；
c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。
包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。7 公文格式各要素编排规则
7.1 公文格式各要素的划分
本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。
7.2 版头
7.2.1 份号
如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
7.2.2 密级和保密期限
如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
7.2.3 紧急程度
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
7.2.4 发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
7.2.5 发文字号
编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
7.2.6 签发人
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
7.2.7 版头中的分隔线
发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
7.3 主体
7.3.1 标题
一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
7.3.2 主送机关
编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见7.4.2。
7.3.3 正文
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
7.3.4 附件说明
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
7.3.5 发文机关署名、成文日期和印章
7.3.5.1 加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
7.3.5.2 不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
7.3.5.3 加盖签发人签名章的公文
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。
签名章一般用红色。
7.3.5.4 成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
7.3.5.5 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
7.3.6 附注
如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
7.3.7 附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
7.4 版记
7.4.1 版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
7.4.2 抄送机关
如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
7.4.3 印发机关和印发日期
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
7.5 页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。8 公文中的横排表格
A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。9 公文中计量单位、标点符号和数字的用法
公文中计量单位的用法应当符合GB3100、GB3101和GB3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T15834，数字用法应当符合GB/T15835。10 公文的特定格式
10.1 信函格式
发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。
发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。
如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。
第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
首页不显示页码。
版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
10.2 命令（令）格式
发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。
发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。
签发人职务、签名章和成文日期的编排见7.3.5.3。
10.3 纪要格式
纪要标志由“×××××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。
标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。
标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。
纪要格式可以根据实际制定。11 式样
A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；联合行文公文首页版式1见图3；联合行文公文首页版式2见图4；公文末页版式1见图5；公文末页版式2见图6；联合行文公文末页版式1见图7；联合行文公文末页版式2见图8；附件说明页版式见图9；带附件公文末页版式见图10；信函格式首页版式见图11；命令（令）格式首页版式见图12。图1 A4型公文用纸页边及版心尺寸图2 公文首页版式注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。图3 联合行文公文首页版式1注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。图4 联合行文公文首页版式2注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。图5 公文末页版式1注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。图6 公文末页版式2注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。图7 联合行文公文末页版式1注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。图8 联合行文公文末页版式2注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。图9 附件说明页版式注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。图10 带附件公文末页版式注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。图11 信函格式首页版式注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。图12 命令（令）格式首页版式注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
第二章 事务文书
第一节 概述
一、事务文书的涵义与特点
（一）事务文书的涵义事务文书是党政机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息、总结经验、探究问题、指导工作的一类文体。
事务文书用于处理公务，也属于广义公文的范畴，但它与党政公文不同，在实际使用运行中，它不能作为公文的文种来单独行文。如一个计划、一篇总结、一份调查、一则简报，都不能独立发文，如要制成文件，它也只能以某种通用公文的文种形式来行文（如用通知、通报等形式），成为一件公文中的附件。
事务文书的应用范围十分广泛，它的制文机关不像党政公文那样有严格的法定性限制，而是各机关、团体、单位均可使用；它的行文方向也比党政公文灵活得多，无固定的上行、下行或平行的区别，有些甚至可以通过传播媒介向社会广泛宣传（如调查报告、经验总结等）；它的内容可以反映情况，交流经验，也可以研究问题，部署工作。它应用的广泛性、灵活性、多样性，使它在公务活动中发挥着重要的作用。（二）事务文书的特点
1.指导性。事务文书是用来处理实务的应用文体。它针对现实情况或工作中的问题，进行报道、总结或研究，目的是为了推动实际工作，解决实际问题，使党政的方针政策得以贯彻落实，因此，它对实际工作具有现实的指导意义。一篇总结，回顾过去，认识事物规律，是为了指导今后更好地开展工作；一篇调查报告，反映情况或问题，有助于提高决策的科学性与可行性，对面上的工作也有普遍指导作用；一个计划，更是为了使今后的工作按一定的目标任务而正常开展。
事务文书这种指导性特点较之党政公文尤见突出。党政公文的制文法定性和党政约束力甚至强制性较为明显，而事务文书更多的是在指导的意义上给人以积极的启示与正确的认识，让人在了解实际情况的基础上，明确工作方向与工作重点。
2.真实性。事务文书的指导性以真实性为前提，离开真实性，也就谈不上指导意义，甚至会误导或反导。
事务文书反映的是当前工作中的新情况、新经验、新问题。客观世界不断发展变化，新事物层出不穷，要对工作具有指导性，就必须作出真实的反映。信息准确，情况真实，材料无误，典型经验合乎规律，观点揭示普遍原则，表达实事求是，都是真实性的表现。事务文书不能虚构杜撰、弄虚作假，不能任意变动事实的客观存在，这一特点与新闻报道类文体颇有共同性。唯其真实，才能使工作中明白情况，把握动向，制定正确的决策。这种真实性，既来自作者严肃的写作态度与思想作风，也来自作者深入细致的调查研究工夫。那种蓄意欺骗舆论或凭想当然而添枝加叶的虚假浮夸的反映，只会贻误工作，损害四化建设事业，是万万要不得的。
3.灵活性。较之公务文书，事务文书的体式更加自由灵活。在结构形式上，一般并没有规范化的体例格式；在表达方法上，它也更加多样化，叙述、议论、说明常常结合使用，个别文体（如调查报告），还允许作适当的必要的描写；在语言运用上，它更富生动性，显得活泼多姿。党政公文的语言讲究庄重平实，不追求形象化与艺术性，形成独特的公文语体，事务文书的语言则可以适当注意生动活泼、形象风趣，如可以运用群众语言、口语俗语，可以在真实反映的前提下，讲究语言表达的艺术效果等。不过，事务文书表达的生动活泼、形象生动，仍有别于文学作品的艺术形象创造，不能搬用文学的艺术再现的手法与笔调来写作事务文书。
二、事务文书的类别
事务文书包括的文体种类很多，大体有以下几类：（一）报道类文书
这类事务文书重在反映事实情况或事物发展变化过程，以述介为主，交流信息，互通情报，在叙述事实中包含或引出结论，如简报、情况调查等。（二）探究类文书
这类文书重在研究工作经验或问题，探讨规律，以扬长避短，推动今后工作。它表现从感性到理性的认识深化过程，有一定的分析概括，有明确的建设性意见或看法。如总结、工作研究、经验调查等。（三）预计类文书
这类文书重在部署工作，预测方向，对未来的工作进行安排，对工作的进程、目标、任务、措施等作总体的构想，使日常工作或管理有序化，有利于掌握工作主动权，如计划、预测报告、可行性报告等。（四）记录类文书
这类文书主要作用是录以备考，对已发生的事实、已有的材料作简要的记述或摘录，以备将来应用之需，带有一定的资料性、文献性。如大事记、摘编、文书目录等。（五）规章类文书
用于制定规章制度，对有关人员的行为作出规范要求。如章程、条例、办法、规定、细则、守则等。（六）司法类文书
涉及诉讼事件所用的文书，如党政诉讼文书。
本章限于篇幅，择要介绍几种常用的事务文书。
三、事务文书的写作要求
（一）深入调查研究事务文书要反映新情况、新动向、新经验、新问题，就要求作者必须深入实际，加强调查研究。调查研究是事务文书写作的基本功。
通过调查研究，掌握丰富的可靠材料。材料的真实性是事务文书的活力所在，真实可靠的材料来源于对实际情况的了解。社会生活的丰富性，实际工作的深入开展，尤其要求作者及时掌握鲜活的材料。那些典型材料、概括材料、背景材料，应尽可能地搜集积累。只有深入实际，才有可能明情况、知变化、定决策，才有可能发挥事务文书的指导性功能与务实作用。事务文书写作的起点与关键就在于搞好调查研究。
要获得真实典型的材料，可采用一些有效的调查方法。常用的调查方法有个别访问（采访当事人、知情者）、开座谈会、抽样调查、问卷调查等。在调查前，作好必要的准备（如订个调查计划，预拟调查提纲等）；在调查中，端正态度与作风，与被调查者真诚交流，还要善于启发引导，力求材料的客观准确。
通过调查研究，帮助作者正确地认识世界，发现客观规律。通过调查研究，不仅可占有丰富真实的材料，同时，对材料进行分析综合，从大量的现象中，把握客观事物的本质，使作者的认识得以深化。这样，事务文书才不致停留于材料的堆砌与现象的罗列，而是经过一番去粗取精、去伪存真、由表及里的研究工夫，使文章主题突出，内容有针对性，对实际工作也才有普遍指导意义。（二）掌握方针政策
事务文书对实际工作的推动作用，离不开政策原则的指导，它是党和国家的方针政策在有关的实际工作中的具体体现。作者必须理解有关的政策精神，并运用政策原则去分析、解剖、评价、指导具体工作，这样，判别是非正邪，提倡什么，反对什么，才有正确的政策依据，并通过情况反映与经验总结，使政策得以进一步贯彻落实。没有政策观念，事务文书的写作也就失去了正确的政治方向。当然，现实情况在不断发展变化，党和国家的方针政策是马列主义基本原理与我国实际情况相结合的产物，变动发展的现实也要求有关的政策不断完善。党的十一届三中全会以来，深化改革，扩大开放，建设有中国特色的社会主义的各项政策，既是新时期新形势的产物，又指导当前实际工作的开展，事务文书的作者必须认真学习与理解。（三）表达准确简明
事务文书的表达风格是准确简明。真实的材料，正确的观点，通过确切质朴的语言表达出来。表达方式以叙述、说明、议论为主，语言以质实、准确、简要为基本特征，力戒一切套话、空话、假话，力避浮饰虚华。真实切事，辞约旨丰，是事务文书表达的基本要求。概念准确明白，用词贴切，表意直截了当，推理合乎逻辑，结论显豁而符合实际，叙事概要而主次分明，都是表达准确简明的体现。文学性的想象创造，形象含蕴、精细描摹，事务文书一般应当避免。（四）注意结构体式
事务文书虽不像党政公文那样有规范化的固定格式，但各种事务文书亦有一些共同的结构特征，例如开门见山、条理清楚、层次分明、结尾简练等等；各种事务文书又有各自的结构要素或结构形式，如简报的报头、调查报告的开头、主体、结尾，计划的目标、任务、措施、步骤诸要素的组成，总结的情况、成绩、体会、做法及今后努力方向诸项内容的安排，一些文体的标题与落款的形式等等，都有大体的要求。所以事务文书的结构体式是“定体则无，大体须有”的。作者应正确掌握这些体式，使之准确明晰地反映有关内容。
第二节 计划
一、计划的含义、特点和作用
（一）计划的含义计划是机关、团体、单位或个人对将要进行的实践活动预作构想安排的常用文体。
计划的制订，既要体现一定的政策要求与上级指示的精神，又要结合制订者在一定时期内自身的实际情况。计划是在一定目标指引下，推进自身实践活动的发展的产物。
计划一经制定，就对制订者具有指导性与约束力。它虽不是正式公文，但对于集体制订者来说，计划在该集体范围内就要求人人切实执行与努力完成。有些计划经主管领导部门批准，还具有一定的权威性，具有法定的正式文件的效力。如《××市建设十年规划》，若经上级有关部门或有关法定会议批准通过，就如同正式文件，在该市得遵照执行。个人计划虽不具有法定文件的效力，但对制订者来说，具有自控性，指导今后的实践活动。总之，计划是未来实践的指南，不应是敷衍应付的一纸空文。
计划有许多别称，“规划”、“方案”、“安排”、“设想”、“打算”、“要点”等等，都是一些时限不同、类型不同、内容范围大小不同的计划名称。如“规划”一般适用于长远的设想，“安排”则是短期内对要完成的工作的具体部署，“打算”具有初拟性，“要点”具有纲要性等等。这些不同名称一般在计划的标题中就显示出来。（二）计划的特点
1.目的性。是指计划都有明确的目的。计划都是为达到某种目标、完成某项任务而制订的。有预期的目的，才有明确的努力方向。一份计划的终极效果就在目的是否实现中得到集中反映。盲目的计划必然失去指导行动的作用。
2.预见性。是指计划具有前导性。计划都是先于要进行的实践活动而制订的，它要预期考虑到做什么，如何做，实施过程中可能会遇到什么情况或问题以及采取哪些相应的对策等等。
3.可行性。是指为实现预期目标，必须有切实可行的措施与方法。这些措施方法又能切合制订者自身的实际，可以保证目标的实现。目标远大而措施不实的计划，将难以具体执行，甚至只流于夸夸其谈。（三）计划的主要作用
1.提高自觉性，避免盲目性。有了计划，就有了工作目标和依据，增强了自觉实践的意识，有利于掌握工作的主动权。
2.调动积极性，保证工作任务的完成。计划一经制定实行，目标明确，任务落实，有利于制订者群体团结一致，为实现既定目标而努力，有利于发挥集体智慧，千方百计完成各项任务。
3.有利于上级、群众的督促、检查。计划是对实践活动的成果进行检验或总结的依据。在工作进程中或工作任务完成后，是否实现了预期目标，就以计划为依据。同时，有了计划，也有利于取得有关单位和人员的支持与协作。
二、计划的类型
按性质分，有综合性计划与专项性计划。综合性计划具有全面性，包含各方面的工作内容与要求，如社会发展规划，国民经济发展计划，一个部门、单位对一个时期内工作的全面安排等。专项计划具有专题性、单一性，是就某一方面工作或某项活动作出安排，如某某共青团支部开展学雷锋活动的计划，一门课程的教学计划等。
按内容分，有工作计划，生产计划、学习计划、科研计划、销售计划等。这些计划的内容大都与各单位、行业的业务工作密切相关。
按时间分，有长期规划、年度计划、季度计划、月份计划、短期活动计划等。
按范围分，有党和国家计划、系统或部门计划、单位计划、班组科室计划、个人计划等。
按形式分，有条文式计划、表格式计划。
按发文需要来分，有普通计划与文件计划。文件计划是因要上报或下发，借一定的公文文种形式、按一定行文关系发出。
一份具体计划，往往兼及各类名称。如个人一个学期的学习计划，既是个人计划，又是专项计划，也是半年计划。
三、计划内容的四要素
计划内容包括四项要素：制订的依据、目标、措施办法、步骤。
制订计划的依据是计划产生的导因，它一般包含两方面内容：一是指导思想，如政策根据、上级指示精神、制订计划的目的等；二是基本情况概述，如制订计划前的现状或有关的背景情况的简要述介。这两方面内容都是为了说明为什么要制定这个计划及制定的意义，在于解决“为何要做”的问题。
目标是指明“做什么”的问题，它包括本计划要实现的最终目标，要完成的总任务和各项具体任务，提出明确的要求等内容。这是计划中属于主导地位的要素，没有目标，就等于失去奋斗方向，有了目标，才可能考虑调动各种积极因素，才想方设法采取切实有效的措施来保证目标的实现。
措施与办法是实现目标的具体保证，它解决“如何做”的问题，提出具体的实施方法与做法，诸如动员哪些力量，排除哪些困难，创造哪些条件，采取哪些手段，通过哪种途径，怎样明确与落实责任等等。如果说目标是计划的主导，那么，措施与办法就是计划实施的关键。缺乏具体措施与办法的计划，是空头计划，如同只想过河而不准备船只或架桥，就难以到达彼岸一样。
步骤是工作程序和时间上的安排与要求，是解决“何时做”、“何时做完”的问题。要实现一定的目标，在工作进程中常有一定的阶段性，各项工作有先后、轻重、主次之分，哪些先干，哪些后干，哪些是重点，哪些属一般兼顾，在不同的阶段分别采取哪些有效措施等。步骤明确，计划执行起来才会井然有序。
上述计划内容的四要素不一定在所有计划中都是齐备不缺的。有的表格式计划，就只有期限与数据，如《××厂××年第一季度生产计划表》，省略了计划依据与措施办法；有的内容很简单，时限很短，篇幅又不长的计划，计划依据部分也可一语带过，或不作独立的一个组成部分。不过，时限较长、涉及工作内容又较复杂、工作面较多的计划，一般都具备这四要素，尤其是目标与措施这两个核心要素决不可省略。
上述的计划内容四要素，也正集中体现了计划具有指导性、预见性、可行性的特点。正是根据对现状的分析和有关政策及上级指示精神，提出了未来工作的设想，并有为实现一定目标的具体打算与安排，才使计划具有这些基本特点。
四、计划的结构体式
计划一般由标题、正文与落款三部分组成。（一）标题
标题即计划的名称。全称标题由单位名称、适用时限、计划内容、计划种类四部分组成，如《××省教委××××年工作要点》。文件式计划一般采用此类标题。也有些标题省略了其中某些要素，如《××××年度工作意见》，就省略了单位名称，只在落款处写明制定单位。个人计划的标题只有时限、内容、种类三个要素。如果计划是未定稿或未经最后批准的，则在标题后面加上“草案”、“讨论稿”等字样，并加上括号。（二）正文
正文是计划的具体内容，包含前述计划内容的四项要素，其结构安排大体呈如下序列：
1.前言。前言是正文第一段，不必标明“前言”二字。它说明制订计划的指导思想，概括基本情况，指出制定的政策依据，或说明制订的缘由。这部分文字简要。例如《××羊毛衫染织厂厂长质量管理计划》的开头：
为适应现代化工业生产和国内外市场的需要，企业必须以产品质量求生存，而我厂产品质量和质量管理的现状，不能满足对外出口的要求。为使产品质量达到国际市场的标准和国家部颁标准，使用户满意，并在国内外市场上立于不败之地，特制定本计划。
这段前言就概括了生产的现状，说明在市场竞争的新形势下抓产品质量的必要性，指出了制订计划的缘由。
2.目标与任务。提出工作事项及要达到的数量、质量的要求。一般先写总目标、总任务及完成时限，然后分别写各项的具体任务。例如《××市治理南运河建设带状公园三年规划》的第二部分就标明“主要任务”，先总说：“要经过三年的治理，把南运河建成‘清水常流、绿树成荫、景点相连、道路畅通、景色秀丽’的带状公园”，这一远景就是经三年治理后要实现的目标，也是治理的总任务。接着分写了四项具体任务：“全面整治河道”、“沿河充分绿化”、“改造建设六大公园”、“打通拓宽沿河道路”。每项具体任务下又分别提出了各项指标，如“清淤10万立方米”，“植树15万株，栽植草坪20万平方米，种花20万株”，“修建园路、护堤，引水护堤，兴建公园设施，达到建成开放”，“将原7～9米宽的道路，拓宽到12米，打通中断道路，达到道路畅通，市政设施基本完善”等等，都写得很明确，做到了心中有数。分项的指标、任务是总目标、总任务的具体化，体现了对工作项目的设想与要求。
3.措施、办法与步骤。这部分主要是为了保证目标、任务的落实，一般包括分工项目、主管责任、配合协作关系，有关的工作制度、具体的规定、执行任务的办法、对策以及工作进度、程序等等内容。措施要具体，分工要明确，步骤要有序，条理要清楚，是这部分的写作关键。例如前述治理南运河的第三部分是“完成任务的措施”，先提出落实任务的总原则是：“发动全市人民和各企事业单位以及驻军，实行任务包干，限期完成”，接着写了几条“具体分工”及有关措施：河道清淤主要由驻军承担，清理占地由所属三个区组织落实，打通道路、污水截流、管道铺设由规划建设局组织专业队伍施工，沿河绿化和景点、游园建设，按划分区段，分别落实到各局和各大厂矿、企事业单位包干完成。再接着写了治理工程的日程安排，明确了各时间阶段应该完成的任务。这些措施、步骤就显出计划制订者心中有序，有决心有办法来治理南运河，做到了分工明确，责任清楚，措施切实，安排有序。措施与办法不是凭空想象而来，而是基于现状的分析，对可行性的切实估计而产生的，这部分的内容一定要切实，具体可行。计划的目标任务、措施步骤是计划结构中的主体部分。
4.结语。计划的结尾包括检查办法、执行希望或必要的补充说明等内容。也不一定每份计划都要有个单独结尾。（三）落款
在正文右下方写上制订者名称，在制订者下方写明制订日期，如作为文件外发者，还要加盖公章。
计划正文结构的先后安排序列，并非刻板不变，不一定都把目标任务与措施步骤分作两部分来写。有的计划把这两者综合起来写，提出一项任务，就接着写完成此项任务所要采取的方法步骤，然后再写另一项任务及方法步骤，具体安排形式可以视内容需要而变通。不论采用何种结构方式，一份计划都应围绕“为何做”、“做什么”、“怎样做”、“何时做完”这四方面来写。
五、计划的写作要求
（一）要以科学发展观为指导，贯彻党和国家的方针政策机关、团体、企事业单位制订计划都是为了推进工作，推动建设事业的发展，它应以科学发展观为指导，有利于进一步贯彻落实党和国家的各项方针政策，必须顾全大局，正确处理国家与集体、全局与局部、长远与目前的关系。计划制订者要认真掌握有关的方针政策，使计划内容符合政策要求，体现国家和人民的根本利益。（二）要坚持实事求是的原则
计划是为了指导未来的实际工作而制定的，必须根据自身的实际情况，分析自身存在的各种条件，提出新目标、新任务，提出解决问题的办法。如果脱离实际，目标定得过高，即使经过努力也难以实现，这会挫伤群众的积极性；如果目标定得过低，毫不费力便可达到，那样的计划也毫无意义。因此，制订计划既要有理想的追求，又要脚踏实地，要有严肃的科学的态度。有些计划明知做不到，也要夸大其辞，只是为了说得好听，或者是为了赶时髦浪头，而不问自身实际情况，这是浮夸虚假作风的表现，万万要不得。实事求是的原则还要求制订计划既有严格要求和有一定实施难度的目标任务，同时又留有适当余地，充分考虑到各种有利或不利的因素，尽可能估计到执行过程中会出现的困难，甚至是某些突发性的难以防范补救的因素。这样做多方面的周详考虑，在计划执行中就可充分掌握主动权。（三）内容要具体明确
计划制定后是要切实执行的，它不是为了应付检查的官样文章。因此，它的内容决不能抽象笼统，决不能只说些空话套话。它应该使执行者明白做什么，如何去做，它的任务要明确，措施要落实，方法要具体。（四）表达要简明准确，有条有理
计划较多运用说明性语言，要避免长篇大论，避免精雕细刻地叙述情况或前景，力求各项说明具体而又简要明确，概念明白，数据准确，各项任务与各种措施要按一定工作类别或时限，逐条写清楚，做到层次分明，条理清楚。要考虑好结构方式，使内容安排有序化。【例文2‐1】教育部2012年工作要点
2012年教育工作的总体要求是：全面贯彻落实党的十七大和十七届三中、四中、五中、六中全会精神，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，深入贯彻实施教育规划纲要，坚持优先发展教育，全面实施素质教育，全面落实国家教育重大项目和改革试点，牢牢把握稳中求进的工作总基调，进一步解放思想，着力深化改革，积极促进公平，全面提高质量，切实维护稳定，推动教育事业科学发展，以优异成绩迎接党的十八大胜利召开。
一、加强改进党的建设，着力维护教育系统和谐稳定
1.切实提高党的建设科学化水平。（略）
2.进一步加强和改进德育工作。（略）
3.大力加强教育督导和督查。（略）
4.切实维护学校安全与稳定。（略）
5.着力提高科学民主决策和服务水平。（略）
二、深化改革，完善教育事业科学发展的体制机制
6.确保4%目标如期实现。（略）
7.积极稳妥推进考试招生制度改革。（略）
8.大力支持和依法管理民办教育。（略）
9.加快建设现代学校制度（略）
10.大力推进依法治教。（略）
11.扩大教育对外开放。（略）
12.切实推进人民群众关心的教育热点难点问题的解决。（略）
13.深入推进国家教育体制改革试点。（略）
三、转变教育发展方式，全面推进教育事业科学发展
14.着力推进内涵式发展。（略）
15.积极发展学前教育。（略）
16.推进义务教育均衡发展、布局优化。（略）
17.推动普通高中多样化发展。（略）
18.大力发展职业教育。（略）
19.促进高等教育特色发展。（略）
20.加快发展继续教育。（略）
四、全面提高教育质量，着力提升人才培养水平
21.健全基础教育质量保障体系。（略）
22.完善职业教育人才培养体系。（略）
23.全面提高高等教育质量。（略）
24.提升高校科学研究水平。（略）
25.全面加强体育，深入开展全国亿万学生阳光体育运动。（略）
26.全面加强艺术教育。（略）
27.着力提高教师素质，筹备召开全国教师大会。（略）
28.大力推动教育信息化。（略）
29.加强语言文字工作。（略）
五、促进教育公平，切实保障广大人民群众接受教育的权利
30.加快发展农村教育。（略）
31.加强民族教育。（略）
32.关心和支持特殊教育。（略）
33.完善国家助学体系。（略）
34.着力做好高校毕业生就业工作。引导高校毕业生到中西部地区、基层、中小企业就业。配合有关部门实施好高校毕业生“到村任职”、“三支一扶”等基层就业项目。配合有关部门推进“基层农技推广特设岗位计划”。做好征集高校毕业生入伍工作。加强高校创新创业教育，加强就业指导课程建设，以更大力度支持高校毕业生自主创业，完善创业扶持政策。全面推广“全国大学生就业信息服务一体化系统”。采取“一对一”帮扶等有效办法，做好困难学生就业工作。配合有关部门，强化对离校未就业高校毕业生的就业服务和就业援助。
这份计划的指导思想、总体要求、目标任务和方法措施都写得比较明确，根据教育系统的工作情况与特点，就教育的管理建设、完善机制、转变方式、提高质量、促进公平五个方面表述了2012年的工作设想与安排，层次分明，基本上包含了“为何做”、“做什么”、“怎样做”三部分内容。本篇采用文件式标题，结尾不专设一段。
第三节 总结
一、总结的涵义与特点
（一）总结的涵义总结是对以往的实践活动进行回顾检查、分析评价，并从中得到规律性认识，以指导今后实践的应用文体。
从认识发展过程来看，总结是感性认识向理性认识的升华，是对事物的现象与变化的过程作规律性的揭示。从这个意义上，可以说总结就是实践的本质的概括，它体现了实践——认识——再实践的认识发展规律。总结的主要作用，也正在于通过实践，提高认识，主动地掌握事物的发展规律，以指导今后实践活动更深入地开展。（一）总结的特点
1.实践性。任何总结都是自身实践活动的产物，实践是总结的客观基础。工作、生产、学习的情况、过程、成绩、教训，都是总结的第一性依据。离开自身一定的实践活动，也就无从进行总结。很强的实践性，正是总结的鲜明的文体特点。
2.概括性。总结不只是停留于表象的回顾，着眼于实践活动情况与过程的复述，而是要从现象中探求事物发展变化的必然性。换言之，它不满足于回答“做了什么”的问题，而是要进一步揭示“做了什么”之中的本质。总结正是从纷纭复杂的现象中，进行分析综合，概括出事物存在和变化的规律。所以，总结不是记录实践的流水账，而是对实践的认识的提高与飞跃。
3.指导性。回顾过去，是为了指导今后，这是总结的目的与意义之所在。通过实践活动，提高了认识，把握了本质，发现了规律，在今后的实践中就可以扬长避短，发扬成绩，改正缺点，吸取教训，把工作做得更好。所谓“前事不忘，后事之师”，总结正具有着眼于未来实践的深化与优化的特点。
总结要回顾情况，对实践活动要作必要的叙述与报告，但它又不同于调查报告。一是内容范围不同。总结反映的是主体自身的实践活动；调查报告一般是反映报告者自身以外的情况。二是写作目的不同。总结主要是为了主体自身求得规律性的认识，以指导今后自身的实践；调查报告则通过对调查客体的反映，以点带面，以个别指导一般，目的在于推动全局工作。三是时限不同。总结是在实践活动告一段落以后而写的，是事后之作；调查报告既可事后写，也可以在某项工作或活动进行中，发现新情况，新问题，及时作出反映。四是人称不同。总结要用第一人称写作；调查报告一般用第三人称写作。
总结对以往的实践活动要作分析综合，探求规律，有一定的议论说理因素，但它又不同于议论文。一是表达方法不同。议论文以议论为主；总结的表达方法是叙述、说明、议论兼有，而且叙述与说明占很大比重，可以说总结是一种兼具记叙文、说明文、议论文的一些特点的文体。二是观点、材料的来源与范围不同。总结的材料主干是自身活动范围内的情况，观点也只能从自身的有关材料中得出；议论文的观点与材料则不受此限制，它的观点不一定是自身活动的概括，可以来自作者对自然界、社会生活中的某种认识与感受，它的材料选择范围有更广阔的天地，可以是自身的经验，也可以是客观世界的任何事实或事理。三是确立观点的方法不同。议论文必须用逻辑手段，进行严密的推理、论证，总结则不一定都有一个论证过程，它可以从实践中直接概括出观点。
通过上述比较，可以看出总结既不属于记叙文范畴，也不属于议论文范畴，是一种具有交叉性的独特文体。
二、总结的类型
总结有不同的分类标准，与计划的分类大体相似。按内容分，有工作总结、思想总结、学习总结、生产总结等；按范围分，有部门总结、单位总结、班组总结、个人总结等；按时间分，有年度总结、季度总结、月份总结、阶段总结等；按性质分，有综合性总结与专题性总结。任何内容、范围、时限的总结都可以写成综合性的或专题性总结。掌握综合性总结与专题性总结的特点与写法，在写作中更具有实际意义。
综合性总结又叫全面总结，是单位、部门或个人对一定时间内所进行的实践活动作全面的总结。它的内容涉及面较广，具有整体性、全局性特点。如某学校的年度工作总结，包括加强政治思想教育、建设师资队伍，提高教学质量、开展科研活动，提高管理水平、加速体制改革等内容，就反映了该校一年来变化发展的总体面貌。综合性总结尽管涉及各项工作，内容涵盖面很广，但仍须围绕中心，突出重点，切忌面面俱到，蜻蜓点水，方方面面平均用力，又都不深不透。同时，对各方面工作的回顾分析，又要注意点面结合，既有典型事例，又有面上情况的概括，既有活动过程、成绩的反映，又有重要经验的概括。此外，综合性总结由于内容较为复杂丰富，更要注意条理清楚，层次分明，做到杂而不乱，广而不散，使结构整体严谨，前后有机统一。
专题性总结又叫单项总结，是对某项工作或活动、某方面经验或问题进行专门性的总结。它内容集中单一，时间跨度一般较短。如某团委开展青年志愿者服务活动总结，某街道半年来开展为残疾人献爱心活动总结，某学生暑期参加社会调查的心得等等，都是专题性总结。专题性总结可以是常规性总结，即定期就某方面活动进行总结，如每个季度进行生产安全工作小结；也可以是非常规性总结，即不定期的总结，它以某项活动的起讫时间为准，何时发现问题，何时完成某项任务，何时处理好某个偶发事件，就及时进行总结，不一定等到年终或季末再进行总结。专题性总结应求精求实，与中心事项无关的应略而不顾，材料更要求具体切实，不能笼统空洞，要突出单项工作的特点与经验，主干鲜明。
三、总结的内容与结构
总结的结构由标题、正文、落款三部分组成。
总结的正文由开头、主体、结尾三部分组成。正文的内容要素包括基本情况或总体评估，成绩、经验教训、体会、做法，存在问题与今后努力方向等几个方面。（一）标题
标题是总结的名称。一般有以下几种写法：
1.文件式标题。一般由单位名称、时限、总结种类三者构成。如《××市××局××××年工作总结》，这类标题较为严肃，综合性总结或向上级呈报的总结较为常用。
2.文章式标题。在一行标题中概括总结的主要内容或基本观点，标题中不出现“总结”字样。如《加强科学管理是企业发展的关键》、《更新观念，培养开拓型人才》等。这类标题概括准确、简明切实。
3.多行式标题。一般由正题与副题组成。正题揭示观点或概括内容，副题标明单位或时限或工作方面。如《实行民主管理，促进领导体制改革——××厂落实职代会审议权的经验》、《坚持党的领导，促进文艺繁荣——××省××××年文艺工作回顾》等。
4.提问式标题。如《我们是如何实行教学与科研相结合的？》提出问题要切中，引人深思。
总结的标题一般不宜只写“小结”、“总结”、“个人体会”、“一点心得”等字样，而应对总结的内容或观点具有一定的提示性。（二）正文
正文的开头部分是总结的前言，基本要求是开门见山，切入内容，明确简要，类似于消息的导语。开头的内容包括概要述介基本情况（时间、地点、背景、工作进程、总体收获等）与对以往工作的基本估价。如《党员教育的四种有效方式》的开头：“三月初以来，××县直属机关党委在党员教育活动中，改变了过去那种‘一人讲，众人听’的做法，采用多种形式对党员进行教育，收到了良好的效果。”就交代了活动概况并作出取得了良好效果的总体估价。也有些总结在开头用数据或有代表性的群众语言来说明基本情况与总体收获。
正文的主体部分是总结的血肉所在，不仅篇幅比重较大，而且思想容量丰富。它要求观点与材料统一，有点面情况，有分析概括，善于把实践提高到理性高度来认识。这部分内容包括取得的成绩、经验教训，有哪些体会，如何做法等方面。在写法上，要做到纲举目张，观点明确而突出，材料典型而充实，叙述与说明、议论相结合，有理有例，虚实相兼，既不琐碎繁冗，又不浮泛空洞。取得了哪些成绩，要分析原因，得到了哪些经验，要揭示性质。总之，这部分既应求实，以见出总结者的自身工作特点，又应上升提高，使总结具有指导意义。
正文的结尾部分写存在的问题与今后的打算。人类的认识永无止境，每次实践活动也并非都完美无缺，明确存在的问题与今后努力的方向，正是为了发扬成绩，纠正缺点，以利于实践活动推进到一个新的阶段。这部分内容也应切实，有什么问题就说什么问题，有几分错误就说几分错误，必须防止那种文过饰非、言不由衷的弊端。有些总结谈成绩眉飞色舞，谈问题则只是抽象地说“我们的工作与人民的期望、兄弟单位的工作相比还有很大差距”，而“差距”究竟在哪里，则避而不谈，使人不明所以。有些总结则不顾实际情况，即使存在问题很多，也套用诸如“存在的问题与成绩相比，是支流与主流，一个指头与九个指头的关系”一类的话。这些空套话、应付话都是无实事求是之意的表现。写今后的改正意见与努力方向也应切合实际，真正有助于解决问题。结尾部分一般篇幅不多，以简要概括为宜。（三）落款
在正文结束后写上总结者名称与日期。单位名称在标题中或在标题下已出现的，正文后可不必重复再署。标题中无单位名称的，署名可在标题下，也可在正文后。个人总结如向上呈报的，署名一般在正文后，如公开发表的，一般署在标题下。单位向上呈报的文件式总结，落款处还应加盖公章。（四）总结的结构形式
总结的结构形式最常见的有以下几种：
1.三分式。即按内容要素先后分成三大部分：一是综述情况与基本收获，二是说明主要成绩、经验教训、体会、做法，三是指出问题，明确今后打算。
2.纵贯式。按照实践活动的进程，随着阶段的推进，分别写出各阶段的成绩、经验、体会、做法，这是以时间顺序作为结构线索，体现事物的发展过程及各发展阶段的特点。如首都钢铁公司落实责任制工作总结，先是写制订考核标准，接着写严格按标准考核，最后写据考核结果实行奖惩。制订——考核——奖惩，就体现了工作进程，时序阶段从先到后十分清楚。
3.并列式。这是一种横式结构形式，即按实践内容的逻辑关系，将材料分成几个方面，各方面都集中表现某一观点或经验，各方面又有相对独立的完整意义。例如一份《发扬开拓精神，做好秘书工作》的总结分三部分，说明要做开拓型秘书，一要钻研业务，解放思想；二要做排头兵，参与决策；三要掌握信息，扩大视野。这三方面并非以工作进程先后为结构序列，而是以工作内容的性质特征进行安排。这类结构形式常以几个小标题来概括出几个小观点或几方面内容，或在各个逻辑层次的发端用纲领性语言揭示要旨，它们与全文中心形成分与总的关系。
四、总结写作的注意要点
（一）要做好写作前的必要准备要写好总结，在起草前就要做好许多准备工作。这些准备主要包括以下一些方面：
1.了解情况，掌握材料。材料是总结写作的基础，是总结内容的客观依据。不熟悉情况，手中无材料，写总结就如同无米之炊，对客观规律就无从探求。因此，在动笔前要通过各种方式的调查和各种渠道，尽可能获取丰富的第一手材料，积累有关的资料。这种搜集与积
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