Excel和PPT就该这么学(套装共2册)(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者：杨阳,孙蕊,陈婉君

出版社：清华大学出版社

格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT

Excel和PPT就该这么学(套装共2册)试读：

本书以数据分析处理为主线，对Excel的各种数据处理和分析方法进行详细讲解。主要内容包括：数据的录入与编辑、数据的规划与表格美化、条件格式的设置与数据验证、公式与函数的应用、数据的排序与汇总、筛选的应用、合并计算、模拟分析、数据透视表、图表的应用、数组公式的应用以及数据分析实战案例等内容。

本书内容翔实，案例实用性强，是办公人士学习Excel的首选图书，同时也可以作为大中院校的Excel教材使用。写给读者

Excel是Microsoft Office套件中的一款电子表格软件，是迄今最为优秀的电子表格软件之一。Excel的数据处理与分析是其最基本的功能，同时也是应用最多的功能。Excel被广泛应用于企业管理、生产管理、人力资源管理、市场营销、数据统计、教育教学等众多领域。灵活高效地对数据进行处理和分析，不仅能够使办公效率得到有效提升，还可以为商家创造出更大的利润。因此，掌握好Excel的应用是每位办公人员必不可少的一项技能。当您领略到Excel的精髓所在，就会感叹其功能是如此强大！

要想快速掌握好一款软件，首先要有认真的学习态度，其次要选择一本适合自己的好书，最后还要有正确的学习方法。本书针对Excel最常用的领域，即数据分析与处理进行了详细的分析和讲解。全书结构清晰合理，语言通俗易懂，案例实用性极强。不论您是有一定基础的读者，还是对Excel毫无概念的新手，通过本书的学习，都将会在最短的时间内实现快速掌握Excel的目的。当您在阅读完本书之后，您会发现，Excel就该这么学！

本书面向的对象主要是初、中级读者群体，从零开始，对数据分析与处理的各类知识点进行了细致的讲解。没有花哨冗余的语言，没有华丽炫目的排版，完全凭着精心整理的知识点和案例让您在不知不觉中喜欢上Excel，并最终成为Excel高手。

在写本书之前，笔者对市场上的相关图书进行了调研，并在此基础上认真策划了本书。本书主要有如下特点。● 内容实用：书中涉及的内容均是基于作者多年的经验，认真规划

整理出来的，是Excel中最为实用的功能，而对于没有涉及的内

容读者也能触类旁通。● 案例真实：本书列举的案例均考虑到了办公的实际需要，笔者凭

借多年的工作经验以及使用心得，精心选择每一个案例，目的就

是为读者营造一个真实的办公环境，做到学有所成，学有所用。● 通俗易懂：无论是案例还是知识点，在讲解的过程中坚持用简单

易懂的语言描述，内容由浅入深，配合网站为本书提供的素材文

件，让每位读者都可以轻松掌握所述内容。

本书由杨阳、孙蕊编写。杨阳女士为IT部落窝网站站长，孙蕊女士长期从事Excel培训工作，均有多年的Excel使用经验，精通Excel的各项功能。另外，曹培培、胡文华、尚峰、蒋燕燕、张悦、李凤云、薛峰、张石磊、唐龙、王雪丽、张旭、伏银恋、张班班和张丽等人也参与了本书部分内容的编写，在此一一表示感谢。

虽然笔者在编写过程中力求完美，精益求精，但仍难免有不足和疏漏之处，恳请广大读者予以指正。如果您在阅读本书的过程中，或者今后的办公中遇到什么问题和困难，欢迎加入本书读者交流群（QQ1群：200167566和QQ2群：330800646）与笔者取得联系，或者与其他读者相互交流。第1章数据的录入与编辑

对于电子表格，数据的输入是一个非常实际的问题，如果不懂得针对不同类别的数据需要采用不同的输入方法，则往往耗费了大量的工作时间，也不一定能正确地输入数据。本章将详细介绍各类数据的输入方法。

通过对本章内容的学习，读者将掌握：● Excel的基础知识● 不同类别数据的输入方法● 序列的输入方法● 单元格的复制与粘贴● 数据的查找与替换● 实用的数据输入技巧1.1　Excel基础“墙高基下，虽得必失”。办什么事情都要打好坚实的基础，没有坚实的基础，会后患无穷。为了能够顺利和流畅地学习本书所介绍的内容，首先要对Excel的基础知识有所了解。

本节先来介绍Excel中的一些基本概念。

1．工作簿

简单地说，工作簿就是保存的Excel文件，也就是说Excel文件就是工作簿。工作簿是Excel工作区中一个或多个工作表的集合。Excel 2007之前的版本，工作簿保存在扩展名为.xls格式的文件中，从Excel 2007开始使用.xlsx作为扩展名，但仍然兼容旧扩展名。

2．工作表

一个工作簿可以有多个不同的工作表，用程序窗口下方的Sheet1、Sheet2…标签切换，如图1-1所示。一个工作簿中最多可建立255个工作表。

3．行与列

每一个工作表都是由行和列组成的。行标签以阿拉伯数字编号，从1开始，最大行数为1048576；列的名称采用英文字母，从A开始至XFD结束，排列的方法是从A~Z，然后是AA~AZ，BA~BZ…

4．单元格

单元格是行与列的交叉部分，它是组成表格的最小单位，数据的输入和修改都是在单元格中进行的。单元格按所在的行列位置来命名，例如：地址“D4”指的是“D”列与第4行交叉位置上的单元格，如图1-1所示。图1-1　工作表1.2　不同类型数据的输入

想要在数据输入方法达到事半功倍的效果吗？想要分分钟秒杀掉所有的数据吗？想要享受准确且高效率输入数据后的快感吗？那么，请看下面的内容吧，让我们跟数据来一个面对面的交谈。1.2.1　普通数据的输入

普通数据是日常工作中经常会用到的，包括文本、数值和时间等，下面将对它们的输入方法分别进行介绍。

1．文本的输入

文本的输入很简单，只需选中要输入内容的单元格，然后直接输入文本内容即可。默认情况下，输入文本后，靠单元格左侧对齐，如图1-2所示。图1-2　文本的输入

2．数值的输入

数值型数据也是直接在单元格中输入即可。默认情况下，数值靠单元格右侧对齐。在输入小数后，还可以通过【开始】选项卡【数字】组中的“增加小数位数”和“减少小数位数”按钮来增加或减少小数位数，如图1-3所示。图1-3　“增加小数位数”和“减少小数位数”按钮

3．时间的输入

在Excel中，日期和时间被视为数字。Excel能够识别大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式，比如可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月和日。对于时间，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，不过它们的输入方法是不一样的。如图1-4所示。为时间的不同输入方法。注意，字母时间和“PM”之间有一个空格。如果要在单元格中输入当前的系统时间，使用Shift+Ctrl+；组合键即可。图1-4　日期和时间的输入1.2.2　特殊数据的输入

对于一些特殊数据，如分数、文本型数字等的输入，是需要读者特别关注的知识点，下面将一一介绍。

1．分数的输入

几乎在所有的文档中，分数的格式都是用一道斜杠分隔分子与分母，其格式为“分子/分母”，在Excel中也是如此。但是，此格式与上述日期的显示格式相冲突，如果直接输入“1/6”，则Excel会显示为“1月6日”。为了避免输入的分数与日期相混淆，对分数的输入可以采用下面的方法。

先输入一个“0”，然后输入一个空格，再输入分数的数值。比如要输入“3/5”，可以输入“0 3/5”；要输入带分数的形式，比如三又二分之一，则可以输入“3 1/2”，如图1-5所示。图1-5　分数的输入

2．文本型数字的输入

所谓文本型数字，是指以数值的形式显示，但不需要参与数学四则运算的数字，如学号、身份证号等。需要注意的是，当字符串很长的时候，如果不将这些字符定义为文本型，系统会自动以科学计数法来显示。有时，序号和学号之类的数据需要在数字前面加“0”，如“001”、“002”，这种表示法也只能通过文本型数字的方式来输入。

文本型数字的输入方法有以下两种。

方法一：先将光标定位在要输入内容的位置，如果在一个区域范围内都需要进行类似的输入，则可以选择这个范围。然后切换至【开始】选项卡，在【数字】组中将数字格式定义为【文本】，如图1-6所示。接下来输入具体内容即可。图1-6　更改数据格式

方法二：在输入数值前先输入一个单引号（英文输入状态下），然后再输入数值。这样向该单元格输入的数值就会采用文本型数据。1.2.3　特殊符号的输入

在实际工作中，经常需要输入一些特殊的符号，熟悉它们的输入方法可以给工作带来很大的便利。下面将介绍两种输入特殊符号的方法。

1．功能区插入法

以输入符号“α”为例，来看一下具体操作过程。

在功能区中切换到【插入】选项卡，单击【符号】组中的【符号】按钮，如图1-7所示。图1-7　单击功能区中的【符号】按钮

打开【符号】对话框，然后在【字体】下拉列表框中选择【普通文本】选项，单击【子集】右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中，选择【希腊语和科普特语】选项。拖动滚动条查找列表框中的字符，找到符号“α”，双击该符号，即可将其插入到当前单元格中，然后单击“关闭”按钮返回工作表中，如图1-8所示。图1-8　双击“α”符号插入

2．软键盘法输入

现在许多中文输入法都有软键盘输入功能，利用软键盘，可以输入大量的特殊符号。下面以输入“℃”符号为例，介绍软键盘输入特殊符号的方法。

以“搜狗拼音输入法”为例。右击输入法状态栏中的“软键盘”按钮，在展开的快捷菜单中选择【特殊符号】选项，如图1-9所示，即可打开与【特殊字符】选项相对应的软键盘。用鼠标单击软键盘上与“℃”相对应的按键“【”，或者直接在键盘上按该按键，即可在单元格中输入相应的符号，如图1-10所示。图1-9　打开软键盘的步骤图1-10　软键盘1.3　输入序列

在制作一张工作表的时候，难免会遇到一些比较有规律的序列性质内容，比如员工编号、日期以及自定义的一些序列。假如明知道有规律却不知道怎么提高输入效率，是不是挺令人恼火的。不用着急，下面将根据日常遇到的不同类型的序列输入方法一一介绍。1.3.1　相同序列

对于相同序列的输入，Excel提供了许多种方法，这里总结以下6种方法，都可进行快速输入。下面以在B2:B17单元格区域中的每个单元格中输入相同的基本工资“1800”为例，介绍这几种方法。

1．左键拖动填充柄法

使用左键拖动填充柄输入序列的方法如下。（1）在B2单元格中输入“1800”。（2）将鼠标指向B2单元格右下方的黑色小方块（称为“填充柄”），当指针形状变成黑色十字形状时（如图1-11所示），按住鼠标左键并向下拖动填充柄至B17单元格，此时就会将B2单元格的内容填充到该区域的每一个单元格中，如图1-12所示。图1-11　指针形状变成十字形状图1-12　复制单元格

2．右键拖动填充柄法

使用左键拖动填充柄输入序列的方法如下。（1）在B2单元格中输入“1800”。（2）将鼠标指向B2单元格的填充柄，当鼠标指针变为十字形状时，按住鼠标右键向下拖动填充柄至B17单元格，释放右键，在弹出的快捷菜单中选择【复制单元格】选项，如图1-13所示。图1-13　单击【复制单元格】选项

3．功能区命令法

通过功能区命令输入序列的方法如下。（1）在B2单元格中输入“1800”。（2）选中B2:B17单元格区域，在功能区上切换至【开始】选项卡，然后单击【编辑】组中的【填充】按钮，单击下拉菜单中的【向下】命令，如图1-14所示，即可将数字“1800”填充至所选单元格区域。图1-14　单击“向下”按钮

4．“序列”对话框法

这种方法比较适合等差或等比序列的输入，步骤如下。（1）在B2单元格中输入数字“1800”，选中B2:B17单元格区域。（2）在功能区上切换至【开始】选项卡，单击【编辑】组中的【填充】按钮，单击下拉菜单中的【序列】选项，即可打开【序列】对话框。在该对话框中分别选择【列】和【自动填充】单选按钮，如图1-15所示，最后单击【确定】按钮即可完成填充。图1-15　【序列】对话框

在【序列】对话框中，可以选择对各种序列进行填充，如等差序列、等比序列以及日期等，读者朋友可以根据需要选用。

5．复制粘贴法

选中包含数字“1800”的B2单元格，按键盘组合键Ctrl+C将B2单元格复制到剪贴板上，然后选中B2:B17单元格区域按Ctrl+V组合键将剪贴板内容粘贴到该区域中。

6．组合键输入法

选中B2:B17单元格区域，输入数字“1800”，然后按组合键Ctrl+Enter即可同时在该区域的每一个单元格中输入数字“1800”。1.3.2　等差序列

如果一个数列从第2项起，每一项与它前一项的差等于同一个常数，这个数列就叫做等差数列，也就是Excel中的等差序列。序列中前后两个数之间的差称为步长值，如“2，4，6，8，…”，其步长值为2。

下面使用“左键拖动填充柄法”进行等差序列的输入。

首先输入序列的前两个数值，如输入“2”、“4”，然后选中这两个单元格，将鼠标指向单元格右下方的填充柄处，按住左键向下拖动鼠标至序列最后一个单元格，之后松开鼠标即可，如图1-16所示。图1-16　填充等差序列1.3.3　等比序列

如果一个数列从第2项起，每一项与它前一项的比等于同一个常数，这个数列就叫做等比序列。如“1，3，9，27、…”。等比序列的输入与等差序列基本相同，这里使用“右键拖动填充柄法”进行等比序列的输入。

首先输入序列的前两个数值，如“1”、“3”，然后选中这两个单元格，将鼠标指向填充柄，按右键向下拖动填充至序列的最后一个单元格，释放鼠标右键，单击弹出的快捷菜单中的【等比序列】选项即可完成操作，如图1-17所示。图1-17　右键快捷菜单1.3.4　日期序列

通常情况下，日期序列虽然用得相对较少，但也会用到。在Excel中，可以以天、月、年和工作日等进行有规律地填充，如图1-18所示。下面对日期序列的填充方法做一下简单地介绍。图1-18　填充各类日期

以天数填充为例，假设要向下填充，有以下几种方法。

方法一：在序列的第1个单元格内输入第1个日期，如2014/3/1，然后选择该单元格并按住右下角的填充柄向下拖动，即可以递增1天的步长向下填充。

方法二：在序列的第1个单元格内输入第1个日期，然后右键按住填充柄向下拖动鼠标，松开鼠标后选择【以天数填充】命令，如图1-19所示。图1-19　选择【以天数填充】命令

方法三：在方法二的基础上，在弹出的菜单中选择【序列】命令，打开【序列】对话框进行相应的设置。在该对话框中可以设置步长值和终止值，如图1-20所示。图1-20　设置序列对话框

除此之外，还可以利用【开始】菜单中的【填充】命令进行填充。实际上，日期和数字的填充是类似的，因为Excel中日期也是可以被当成数字来处理的，比如“1”为1900年1月1日，“2”为1900年1月2日，以此类推。

读者可以尝试填充序列“2014年3月3日，2014年3月5日，2014年3月7日，……”。

掌握了以天数填充的方法后，那么以工作日、以月和以年填充的方法就自然可以掌握了，这里不再做过多介绍。1.3.5　混合序列

在实际工作中，经常会遇到要输入类似于“第1名，第2名，第3名，……”或者“101号，102号，103号，……”这种既有文字又有数字的序列，这类序列的输入方法可以参考等差序列的输入方法，读者可自行尝试，这里不再赘述。1.3.6　自定义序列

Excel除了可以快速填充一些数字和日期等序列，还可以填充一些内置的自定义序列，如“一月，二月，三月，……”“星期日，星期一，星期二，……”以及用英文表示的月份“JAN，FEB，MAR，…”等。此外，用户也可以自定义一些序列，以方便今后的输入和排序等操作。把常用的序列定义好之后，以后就可以通过填充序列的方式快速完成输入。另外，对于其他一些操作，自定义序列也是很有帮助的，比如在排序时，系统可以根据“第1名”，“第2名”，“第3名”，……的顺序排列，但对于“第一名”，“第二名”，“第三名”，……这样的顺序则无法实现正确排序。如果能将这些顺序定义成序列的话，就可以实现正确排序的目的。有关通过自定义序列排序的方法将会在后面的章节中介绍，这里介绍自定义序列及输入自定义序列的方法。

假如要将“董事长、总经理、总经理助理、副总经理、部门经理、车间主管、班组长、职员”定义成一个序列，可以按照下面的步骤操作。（1）在功能区执行【文件】→【选项】命令，打开【Excel选项】对话框，选择【高级】选项卡，然后单击其中的【编辑自定义列表】按钮，如图1-21所示。图1-21　【Excel选项】对话框（2）在打开的【自定义序列】对话框中，单击左侧列表中的【新序列】选项，然后在【输入序列】文本框中输入序列的条目，每输入完一个按Enter键换行，完成后单击【添加】按钮，再单击【确定】按钮即可添加自定义序列，如图1-22所示。图1-22　输入并添加序列

除了手动输入序列之外，如果要定义的序列正好是工作表中的某一行或者某一列范围内的值，可以直接使用【自定义序列】对话框中的【导入】按钮将其导入到序列中，而无须再次输入。方法是将光标定位到【从单元格中导入序列】文本框内，然后选择工作表中的行或列的范围，这个区域就会被输入到文本框中，单击【导入】按钮即可导入所选范围内的序列，然后单击【确定】按钮即可。

序列定义完成之后，就可以按照序列的方式进行输入了，如输入“董事长”，然后按住填充柄向下拖动鼠标，会自动填充“总经理”，“总经理助理”，……1.4　单元格区域的复制与粘贴

众所周知，复制和粘贴是很好用的功能，可是如果所要复制的对象包含公式、格式等，粘贴后的结果是不是和预想的不太一样了呢？如果想要在粘贴的同时进行计算又该如何操作呢？通过本节内容的学习，读者将会对复制和粘贴的功能有进一步的了解。1.4.1　普通数据的移动与复制

对于普通的数据，如果需要从一个位置移动或者复制到其他位置，只需要按通常的操作，按Ctrl+C组合键复制或Ctrl+X组合键剪切，然后定位到目标位置，按Ctrl+V组合键粘贴即可。当然也可以使用右键快捷菜单选择相应的命令来完成。1.4.2　公式的复制

在Excel中，对于同类数据的计算，可以通过公式的复制来快速完成。图1-23所示的销售分析表中，在H2单元格中输入公式“=SUM(D2:G2)”，可计算出D2:G2范围内的总销量。如果希望把下面单元格的总销量也计算出来，那么每个单元格都像这样输入一遍公式的话显然不是一个好方法。实际上，Excel的公式复制功能与填充功能一样方便，只要计算好一个单元格的结果之后，按住该单元格的填充柄向其余要计算的单元格区域拖动，再松开鼠标后即可完成公式的复制，如图1-24所示。复制后的公式会自动改变单元格的取值范围，如H6的公式会变成“=SUM(D6:G6)”。图1-23　输入公式图1-24　复制公式

上面的例子中，公式采用的是相对引用的格式，有时可能并不希望其随着单元格改变而发生改变。如图1-25中的表格，要想求可用预备金的数额，E4中的公式应为“=D4–D4*$E$2”，意思是D4单元格减去D4与E2的乘积。其中E2单元格的值是不需要改变的，即后面的D5单元格同样要减去D5与E2的乘积，这时就需要对E2单元格的值采用绝对引用，而D4单元格则采用相对引用。这样公式中的D4单元格在复制的过程中发生变化，而“预留百分比”E2则不会变化。复制该公式的方法是，在计算好E4单元格之后，向下拖动即可，如图1-26所示。图1-25　计算出一个单元格图1-26　复制公式

以上仅介绍了在当前工作表中复制公式的方法，实际上还可以跨工作表、跨工作簿来复制公式，而选择性粘贴则可以帮助用户实现这一目的。1.4.3　计算结果的复制

公式的复制给大型表格的计算带来了不少福音，但是有时需要将计算结果复制到指定的位置，然后再进行其他操作。

计算结果可以通过按Ctrl+C组合键先复制到剪贴板，然后将鼠标定位到目标位置，按Ctrl+V组合件粘贴。在粘贴区域的右下角会显示一个“粘贴选项”按钮（剪切后再粘贴不会出现此按钮），单击该按钮将展开下拉菜单，如图1-27所示。单击下拉菜单中【粘贴数值】区域中的【值】选项即可将计算结果粘贴到目标位置。图1-27　“粘贴选项”按钮的下拉菜单

此外，在执行了复制操作后，如果单击【开始】选项卡中【粘贴】按钮的下拉箭头，也会出现相同的下拉菜单供用户选择。1.4.4　格式的复制

如果用户只需要将所复制内容的格式进行复制的话，可以通过一个简单的功能工具，即格式刷即可。此工具在复制格式的时候会经常用到，用法如下：

选择需要复制格式的内容（可以将光标置于该内容中间，也可以全选）。然后单击【开始】选项卡【剪贴板】组中的【格式刷】按钮。接下来选中需要应用该格式的全部内容，松开鼠标即可。如果双击【格式刷】按钮则可以连续复制格式。

该操作也可以通过“粘贴选项”按钮下拉菜单中的【格式】选项来进行完成。

除了上述方法外，还可以通过【选择性粘贴】对话框来进行设置，如图1-28所示。打开该对话框的方法：单击【开始】选项卡中的【粘贴】下拉按钮，选择下拉菜单中的最后一项【选择性粘贴】命令。需要复制所选内容格式时，只要选择该对话框的【格式】单选项，再单击【确定】按钮即可。图1-28　【选择性粘贴】对话框1.4.5　数据区域的转置粘贴

如果希望将某一工作表的行与列进行互换，可以通过选择性粘贴

试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]

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