作者：陈红京
出版社：上海交通大学出版社
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博物馆藏品数字化管理十讲试读：
图书在版编目（CIP）数据
博物馆藏品数字化管理十讲/陈红京著 . —上海：上海交通大学出版社，2019
ISBN 978-7-313-21943-5
Ⅰ. ① 博… Ⅱ. ① 陈… Ⅲ. ① 藏品保管（博物馆）—数字化 Ⅳ. ① G264.2—39
中国版本图书馆CIP数据核字（2019）第205788 号
博物馆藏品数字化管理十讲
著者：陈红京
出版发行：上海交通大学出版社
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邮政编码：200030
电话：021-64071208
印制：上海万卷印刷股份有限公司
经销：全国新华书店
开本：710mm×1000mm 1/16
印张：18.5
字数：294千字
版次：2019年10月第1版
印次：2019年10月第1次印刷
书号：ISBN 978-7-313-21943-5
定价：58.00元
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联系电话：021-56928178内容提要本书内容涵盖了博物馆藏品数字化管理的基本内容，从理论到实践，从抽象到具体，对博物馆藏品的数字化管理相关理论及方式、方法进行了全面讲解。希望能够使文物与博物馆专业硕士学位研究生和文博系统从业人员了解和掌握藏品管理数字化的理论与方法，在今后的实践过程中有所借鉴。本书也可作为考古学、文物与博物馆学专业及其他相关专业教材使用。序中国博物馆协会博物馆数字化专业委员会主任 胡江
近年来，随着我国社会经济的全面发展，博物馆事业的面貌也有很大改观，其中最为明显的就是博物馆信息化建设普及开来并向纵深进展。想来也不奇怪，作为实属信息机构的博物馆，幸运地获得了当代信息工具大变革的红利。博物馆教育传播职能部门借助信息科技手段而使自身的工作水平大幅提升，社会公众不仅能够看到被数字多媒体武装起来的实体陈列展览，甚至可以直接通过互联网享用大量博物馆资源，社会效益显著。
其实，在博物馆外部职能得以充分发挥的背后起着支撑作用的，还是其内部职能的信息化。尤其是处于核心基础地位的藏品管理数字化，才使得藏品信息从传统纸质载体形式转换成为便于分享的数字化信息形式，并处于有序存储、方便取用的状态。藏品的数字化管理包含了采集质量与效率、数据安全保障制度、信息内容指标设置、藏品检索体系、统计输出格式等一系列相对稳定且需要不断深入思考的学术性内容。与数字化展示传播等依赖媒体技术进步的领域相比，藏品的数字化管理更适合且有必要列入高校博物馆学专业教学培养和行业培训内容。因为藏品的数字化管理属于不宜委外的博物馆本职工作内容，而藏品数字化信息的表达则大多属于日新月异且可以购买的技术服务。
本书作者陈红京老师现任复旦大学文物与博物馆学系教授，博士生导师，也一直是我们数字化专业委员会的核心成员。他从20世纪90年代初就根据教学需要开展博物馆数字化的开发实践与理论研究，先后承担了6个与博物馆数字化相关的省部级科研项目，1997年正式开设博物馆藏品数字化管理课程并延续至今，为文博专业学子们注入了应属必备的知识营养。几年前他接受国务院学位办的专业学位教学指导委员会建设项目，其中之一就是以《博物馆藏品数字化管理》为题，举办全国文物与博物馆硕士专业学位研究生核心课程师资培训并撰写相关教材。现在，这部包含了作者多年研发成果和执教经验的教材型专著终于出版，相信不仅能够帮助更多高校博物馆学专业教学单位开设相关课程，也能够为我国博物馆行业在职人员提供经验借鉴、业务学习和研究思考的素材。第一讲 藏品数字化管理的基本理论
从信息论的角度看，博物馆就是一种不折不扣的信息机构。它受社会的委托，从具有物证价值的信息载体——文物标本——收集开始，后经信息解读和保护管理，进而用于科学研究或教育传播等，最终以信息性的产品服务于社会。当代信息科技的迅猛发展给博物馆这样一种信息机构带来很多机会和变化，并最先与藏品管理工作碰出了靓丽的火花。第一节 藏品管理数字化相关概念解析
随着计算机和网络通信技术在博物馆工作中的运用，陆续出现了多种相关的专业术语或社会常用语，与藏品管理数字化相关的有博物馆数字化、博物馆信息化、数字博物馆、数字化展示等，人们对这些新用语的理解和所指各异，反映出该领域的理论研究滞后于实践，给相关的交流研讨带来障碍。其实这些用语的所指可以分别归属于以下5种各不相同的事物。一、博物馆数字化“数字化”的实质，就是将传统的纸质文档内容转变为数字文档的过程。例如，博物馆工作者把原先用纸张或化学感光材料记录和存储的实物藏品信息，转变为用计算机存储和处理的数字信息，这一过程就是狭义的“博物馆数字化”。博物馆数字化的最初目的就在于藏品管理，试图通过馆藏信息的数字化管理来全面提升馆内业务工作效率。如今，博物馆数字化的效益远远超出了利己性的内部服务，利他性的为外部社会提供服务的数字化已成为热点。二、博物馆信息化“信息化”一词指的是“信息和数字化”，目前在社会公众的日常言语中往往用作“数字化”的同义词，因而可以把“博物馆信息化”与“博物馆数字化”看作对同一事物的不同表达。但在专业人士眼中，“信息化”与“数字化”这两个词之间还是有区别的。“数字化”一词偏于说明一种技术，比较具体；“信息化”一词则偏于说明数字化后带来的变化与好处，比较抽象。所谓“博物馆信息化”，是指博物馆各职能部门员工普遍利用信息技术开展业务的工作状态，包括网站建设、藏品管理数字化、实体陈列大量运用数字多媒体技术、楼宇管理自动化、办公自动化、局域网络建设乃至数字博物馆建设等多种内容，其目标指向整个机构具有更高的运转效率，能够更好地发挥职能。三、数字博物馆
这是一种采用数字化技术进行建设且须借助数字化视听设备才能加以利用的博物馆信息服务方式。现已成为使用频率很高的社会常用语。从行业角度看，打造一个数字博物馆需要实体博物馆许多部门专业工作者的协同参与，是对自然/文化遗产物证材料、形态信息及其相关知识信息进行数字化采集、整理、保存、发布的过程。但在社会公众看来，作为建设成果并投入发布利用状态的数字博物馆，其功能是单一性的，完全集中在对应实体博物馆的陈列展览等教育传播领域。已被社会广泛关注的“数字博物馆”，仅仅是实物藏品拥有者利用信息技术所推出的一种新型信息服务项目，因而其定义可以简单归纳为：
数字博物馆是以数字化技术和形式向公众展示、传播人类活动和自然环境见证物及其相关知识的信息服务系统。四、数字化展示
陈列展览犹如博物馆的面孔，也是博物馆传统的实现自身价值的主要渠道。博物馆在陈列展览中使用幻灯、电影、电视、录音等电化视听手段的历史已长达半个世纪，而数字化科技带来了性价比更高的应用，维护成本也大大降低，数字式的荧光屏、银幕投影、多声道环绕音响、移动终端、智能控制设备等再为陈列展览增光添彩，如今已全面取代了以往的电子设备，在营造气氛、活化展品等方面发挥重要作用。五、藏品的数字化管理
藏品，是博物馆根据本馆的性质、特点、任务，按一定标准有计划入藏的具有历史价值、艺术价值和科学价值的有关文物、标本和实物资料等物件，是国家和民族宝贵的科学文化财产，是博物馆业务活动的物质基础。博物馆藏品可作为信息载体被收藏和利用，因而藏品及其信息的管理就成为博物馆的基本职能。博物馆藏品的流动轨迹不同于一般消耗性的物品，因各种需要提取出库的实物藏品终究还得回归到库房保管状态。所以保管排架库房才是藏品的最终归宿，致使博物馆藏品保管工作内容带有循环往复的特点。其中实物藏品的空间移动频率并不高，主要还是一整套信息性的保管单据作业形成复杂而沉重的工作负担，甚至成为制约全馆业务工作效率的瓶颈。
所谓保管单据，就是记录藏品部分信息的书面材料，在不同工作环节都有各自所需的格式要求，如藏品总登记账、编目卡、提取退还凭证等等，其各自所含的基本信息部分也有一定的重复性。藏品保管员在很大程度上是借助藏品信息来进行保管工作的，而藏品信息又是可以数字化的。电子计算机等信息技术的普及和应用不仅能加快信息处理速度和精度，而且可以减去大量重复性的人力和物力消耗，无疑为博物馆提高藏品保管工作质量和效率乃至突破全馆业务工作效率的瓶颈创造了条件。藏品的数字化管理，主要是出于这些增效减耗乃至提高藏品安全系数的目的，而运用数字化技术辅助藏品的管理工作。
数字化科技在博物馆的运用相当全面，博物馆内外两类职能部门的工作都有所涉及，本书不打算就博物馆信息化涉及的所有问题泛泛而谈，而是将焦点集中在内部职能中的藏品管理业务领域，探讨如何运用信息技术开展藏品管理工作。以如何开展数字化的藏品管理工作为主线，兼涉相关的理论和学术问题。而藏品的数字化管理优势是建立在实体博物馆的传统保管工作基础之上的，并且无法全面替代传统的保管工作方法。数字化管理方法是对传统保管方法的优化、提升和补充。所以，要想理解和掌握数字化藏品管理问题，必须了解传统保管工作的基本流程和方式方法，本书特意在后面的附录里安排了“博物馆藏品管理的理念与传统方法”一节，供读者遇到相关问题时及时查询、了解详情。目的在于使本课程不以经验型的传统藏品管理课程为前提，而将焦点集中在问题意识和执行力培养方面，力争做到不仅要懂，而且要会。第二节 藏品数字化管理的内涵和原理
博物馆藏品的数字化管理属于新生事物，首先要搞清楚它究竟是做什么，基于怎样的原理等基本问题。一、藏品数字化管理的内涵
博物馆对藏品实施数字化管理，就是利用计算机多媒体、数据库、数据压缩等技术手段，将实物藏品信息由传统信息记录介质的纸质表单等形式转化为电子数据库记录形式，使保管员能够借助高效快捷的机读管理系统开展登记编目、出入库管理、排架清点、查询服务、盘核统计、打印表单等一系列业务工作，从而大幅度提高藏品保管的工作质量和效率。简而言之可定义为：利用现代信息科技手段高效、低耗地开展藏品保管业务的工作方式或状态。
计算机科技与博物馆业务最初的结合点就在于藏品管理，是从提升博物馆内部管理效率的角度滥觞的。早在20世纪60年代，美国有的博物馆就开始尝试利用计算机处理藏品资料。到70年代初，联合国教科文组织出版的《博物馆》杂志曾开辟“博物馆与电脑”专辑，掀起了对该命题的初步讨论。1972年在英国剑桥大学的塞奇威克地球科学博物馆进行的试验表明，使用计算机为馆藏编目，平均每件藏品要花费65.5英镑，尽管代价高昂，但专家们仍然坚信这是值得的。
在我国，上海博物馆于1984年率先开展计算机编目的探索，到第二年就有7家博物馆开展了这类工作。主管全国博物馆事业的国家文物局曾多次召开有关会议，及时引导和扶持这一新技术动向。文化部于1986年颁布的《博物馆藏品管理办法》提出：“为加强博物馆的现代化建设，各地博物馆可根据本馆经济及人才条件，逐步使用电子计算机管理藏品。”1995年计算机软件的视窗操作系统问世，有力地推动了计算机应用的普及，并刺激信息科技高速发展。随着软硬件和网络环境的不断改善，设备性价比的快速提升，发展到信息化时代的今天，藏品管理数字化在博物馆界已经成为比较普遍的现象。二、藏品数字化管理的原理
博物馆传统的藏品管理工作对象，分为实物藏品和相关信息两个部分。数字化管理并不能完全取代实体性的藏品管理操作，恰如计算机不能帮助保管员实施搬运和排架操作一样。“数字化”的直接对象仅仅是藏品管理中的“相关信息”部分，但这抓住了效率问题的关键，能够对藏品管理工作的方式和质量产生积极影响。
所谓“藏品信息”，是指每一件藏品自身所具有的和后人所赋予的一些特征和属性，大致可以分为具体形象的形态信息、抽象的知识信息和工作性记录。其中形态信息往往是非言语性的，知识信息和工作性记录则是言语性的。博物馆之所以要收藏某些实物，不是为了物理或生理意义上的应用，而是因为这些实物身上凝聚着有助于人们认识世界的信息，是作为信息载体来加以收藏的，而信息又恰恰是可以进行载体转换的。以往是用照相、绘图、摄像、录音等方法，将实物藏品的形态信息转化为照片、图纸、胶片或音像磁带等载体材料；用书面文字描述或口述录音等方法，将实物藏品所含抽象的知识信息和工作性记录转化为纸质文献或录音磁带等载体材料，以便单独保存藏品所含的信息，也用来进行藏品管理和范围有限的信息分享。
而今运用数字化技术，把原先用纸张或图片等形式存储的信息转换为用电磁介质按“0”和“1”组成的二进制数字编码方法加以储存和处理的信息。从而能够用计算机可读数据的形式来表示藏品信息，用磁性或光学信息存储介质作为载体，借助计算机等信息处理设备进行数字化藏品信息的生产和使用。这就使得保管工作对象从传统的实物藏品与书面信息的双轨制，转变为加入了电子信息的三轨制。结果是传统的账簿和编目卡片等书面信息材料逐渐转为单纯的信息安全备份功能，其原有绝大部分检索、查阅功能被更加方便、快捷的电子数据库信息系统所取代。
博物馆属于一种比较典型的信息机构，自然会受到信息工具进步的深刻影响，藏品信息管理方式的改变不仅能提高保管部门的工作效率和质量，也为其他业务部门乃至整个机构的高效运行奠定了基础。第三节 藏品数字化管理的意义
藏品数字化管理是需要一定投入的，管理者是否愿意在藏品管理方面投入人、财、物，往往与其对数字化管理效益产出的认识有关。经验告诉我们，与传统的手工管理方式相比，数字化管理的积极意义主要体现在减轻劳动强度、节省工作时间和提高藏品安全系数等方面，是提高藏品管理水平的重要措施。一、减轻劳动强度
用计算机书写不仅速度快、便于无痕修改，而且屏幕显示或打印输出的字体规范、清晰易读，更有扫描仪和语音等快速输入的高效手段可用，同等篇幅书写的劳动强度要比手工抄写小得多，所需时间也少得多，这是人们在办公自动化过程中早已普遍体验到的事实。保管单据作业也不例外，如今在很多实现了数字化管理的博物馆保管部门，除了制度要求手写的总登记账簿以外，其他多种保管单据的生成作业都已实现自动化。另外，保管工作所用多种表单的栏目内容存在局部重复性，同一件藏品的记录内容也有被多次反复写入同一种表单的可能，以往保管员只能根据不同单据或不同批次的需要抄写，无法避免其中的重复劳动。而今藏品信息一经数字化则成为可反复调用的数据库资源，能在很大程度上减去书写劳动的重复性。藏品数字化管理的实践表明，如今生成各种统计报表和单据作业的劳动强度已降到了微乎其微的地步，从而使保管员得以从繁重的抄写劳动中解脱出来，快速生成统计报表也能为管理决策提供及时而精准的信息支持。二、节省工作时间
保管员在工作中经常需要查询藏品信息记录。以往是采用账簿、卡片或档案册等书面材料形式记录藏品信息的，这些材料虽然用卡片抽屉或文件柜等设备收纳、排放有序，但其本质是线性排列的，并且需要专门的存放空间，保管员翻阅、查找的工作强度较大而效率却不高，花在检索查找上的时间甚至会超过阅读利用的时间。而数字化的信息查询方式不需要保管员改变工作地点和姿势，并可利用直观多样的检索方式快速调取所需的藏品信息记录，数字化检索可以是非线性和跳跃式的，对目标藏品特征记忆的要求也较为宽松，甚至可以智能化地进行模糊检索，从而大大缩短了检索查找目标藏品信息的时间。另外，以往在日常工作中，馆内其他部门业务人员或馆外专业人员经常需要藏品保管员提供检索帮助，因为手工检索原本只是保管员自用的工具，带有浓厚的中介用户属性，尤其藏品分类和检索方式都比较个性化，往往使得初次使用的外部人员感到陌生、不便。而在数字化管理状态下，由于数据库检索方法简单易学，具有鲜明的最终用户属性，使得外部人员完全能够自助检索，无须保管员陪同提供帮助，从而能节省保管员对外服务的工作时间，同时也意味着突破了馆藏信息利用的瓶颈。检索查询效率的提高无疑为保管工作节省了更多时间，也全面提高了藏品信息利用率。三、提高藏品安全系数
尽量降低暴露和触碰实物藏品的频率是提高藏品安全系数的重要方式之一。博物馆藏品的数字化管理，主要在两方面有助于达到这一目标：一方面是由于藏品的数字化影像远比传统纸质照片的清晰度高，细节放大的屏幕显示效果甚至能超过肉眼观察的水平，再加上数字化存取图片的方便快捷，使得部分依靠提取实物观察的工作被检索和观看数字化影像所取代。换言之，虽然博物馆业务人员都在围绕藏品开展工作，但并不都需要拿着藏品才能工作，实际上在更多场合仅凭藏品信息就能开展工作，数字化图像信息因具有高保真性和易分享性而直接满足了很大一部分业务工作的需求，这自然会大幅度降低实物藏品的移动、暴露和触碰频率。另一方面是在库房排架管理操作中，可以采用射频识别等传感技术，即保管员使用带有芯片读写器的移动终端设备，在一定距离之外通过电波与贴敷电子标签的目标藏品对话，就可以辨认藏品的确切身份和库位信息，也可统计藏品的精确数量等，从而在排架库操作中实现“非接触式管理藏品”的状态，做到无损化管理。这种“使物品开口说话”的物联网技术应用也是以藏品信息数字化为前提的，是数字化技术在博物馆应用的延伸。
总之，博物馆藏品是博物馆各项业务工作的物质基础，征集工作可以增加博物馆藏品的数量并改善博物馆藏品的质量，藏品管理可以确保征集工作的成果得到妥善保管和充分利用。同时，藏品管理各项流程紧密关联，在为博物馆其他业务活动提供基础性服务和为社会公众提供便捷服务的同时，确保藏品安全。博物馆在本质上可以被看作是一种较典型的信息管理与服务机构，其中处在基础层面的藏品管理工作成为影响整个机构业务运行效率的关键，政府主管部门已经将藏品管理数字化纳入博物馆等级考核，可见这个问题多么重要。已有的实践表明，信息科技确实为藏品管理工作增效减耗提供了契机，当代博物馆工作者应该抓住这个机遇，努力实现藏品管理的数字化，以全面提高博物馆的管理和服务水平。
本讲思考题：1.何谓博物馆藏品的数字化管理？2.数字化藏品管理的原理是什么？3.数字化藏品管理有何意义？第二讲 数字化工作环境建设
博物馆藏品的数字化管理是建立在对现代信息科技引进与应用基础上的。这项工作的起点就是根据藏品保管工作的实际需要，通过购置或开发一系列硬件和软件搭建所需的工作环境，按工作流程可大致分为采集加工系统、储存系统、输出系统和网络系统等四个主要领域。第一节 藏品信息采集系统
采集加工系统所针对的就是所谓的“数字化”步骤，指的是利用计算机多媒体、数据库等技术手段，将馆藏实物的形态信息和传统介质的文献信息等，转化为数字化、电子化的磁（光）盘数据或网络信息。藏品信息的采集对象大体可分为两类：一类是言语性的文字或语音信息，另一类是非言语性的形态信息。
其中言语性信息的数字化采集主要通过个人计算机、写字板和扫描仪等可以处理文字的设备进行，语音信息则采用录音笔等设备进行采集。这类硬件设备均已普及，所需应用软件也大都随机赠送而无须自行开发。
形态信息的数字化采集则主要通过数字式的照相机、扫描仪、摄像机、录音机等设备进行，采集之后还要运用计算机和相关软件进行处理加工，这类软硬件设备需要一定的资金投入，应事先根据实际需求做好规划。选购软硬件设备的决策原则，除了追求较高的性价比以外，还应该遵循相关的行业规范要求，也要根据本馆工作人员的技术能力水平，在先进性和成熟性之间寻最佳平衡点。
藏品信息的数字化采集结果应做到信息数据的有序存储，以便快捷高效地调取使用。藏品信息的采集加工流程和数据排列次序都具有一定的特殊性，由此产生了根据博物馆藏品保管工作特点专门开发信息管理系统应用软件的需要。自20世纪80年代以来，我国许多博物馆陆续开发或购置了这类软件，无不含有采集功能模块，有的还特意开发了快速登录功能或自动校对功能，目的在于加快数据库建设，使系统尽早发挥功效。其中文物类博物馆还普遍根据国家文物局颁布的《博物馆藏品信息指标体系规范（试行）》设置数据库指标体系，从而做到了数据库的规范化和同构化，为今后实现馆际的数据交换和信息共享奠定了基础。图2.1 常见的言语性信息采集设备图2.2 常见的非言语性信息采集设备第二节 藏品信息存储系统
博物馆藏品数字化信息的存储方式大体分为磁性介质的计算机内硬盘、移动硬盘和光学存储介质的刻录光盘三类。通常把机内硬盘作为在线应用数据的存储方式，移动硬盘多用于工作性的临时备份，光盘则主要用于沉淀性的大容量数据异地和异质性保存。其中光学存储介质的光盘是人工化学合成物，对比传统的纸张，既可以降低对竹木等自然资源的损耗，也可减轻对环境的污染，且有逐渐廉价化的发展趋势。但光盘的寿命只有15至20年，不像纸张那样能够保存上千年。另外，数据存储和读取的格式也存在过时老化的可能性。所以，馆藏数字化信息的长期保存工作需要建立一整套完善的备份管理制度。随着云存储技术的进步和存储成本价格不断降低，今后博物馆用户可以考虑购买相关服务。第三节 藏品信息输出系统
输出意味着应用，馆藏数字化信息的输出方式主要包括连接计算机的显示器、投影仪、音响设备、打印机等外围设备。其中的显示器、投影仪和音响设备用于藏品文本信息和音视频信息的输出，打印设备则用于生成各种书面文献和照片材料的打印件。这些设备的体积较大，通常放置在保管员的办公桌上不便移动，另有移动智能终端可用于保管员在排架库内的移动工作。第四节 有（无）线网络系统
博物馆内部网络系统的功能主要在于藏品信息数据库的多用户共享。在一些规模较大、人员较多的博物馆藏品保管部门，需要通过有线或无线网络将多名保管员甚至全馆业务人员所用的计算机终端与服务器连接起来，采用客户服务器模式不仅能减轻众多用户终端计算机硬盘存储负担，便于馆藏信息数据库的集中维护和及时更新，还能共享打印机和扫描仪等常用外围设备，甚至能有助于多名保管员或众多业务部门员工之间开展必要的分工与协作，起到整合、凝聚集体力量的作用。此外，用户终端的网络化还服务于工作人员上网学习或搜集业务材料等多种用途。
数字化工作环境搭建固然需要一定的资金投入，但根据保管员数量和藏品数量规模大小会有很大差异。我国中小型博物馆数量占了总数的九成以上，这样的博物馆保管部门要想开展数字化的藏品管理，其所需的软件和硬件设备投入并不比普通的办公自动化高多少，甚至个人家用水平的数字化设备就能满足需要，在过去曾令人十分头痛的资金问题如今已经基本消解。
本讲思考题：1.博物馆藏品的数字化管理工作大体有哪几个步骤？2.藏品信息的媒体种类及其采集工具主要有哪些？3.数字化藏品信息的存储介质有哪些，其各自的特点如何？4.试述局域网和互联网的异同。第三讲 藏品文字信息的数字化采集
藏品信息的数字化采集加工，意味着通过各种工具将藏品信息转换成电子文件形式，按格式大致分为文本文件、静态图像文件、图形文件、流媒体文件（视频、音频、动画等）。其中文本文件尤为关键，本讲主要讲述文字信息（文本文件）的数字化采集方法。
博物馆工作者用文字描述或记录实物藏品信息的历史几乎与博物馆本身的历史同样长久。因为体现其宗旨的人类遗产收藏、研究和教育传播职能发挥必然以实物及其信息两者的同时存在为前提。在银盐照相机发明和普遍使用之前的年代，文字文献曾是描述和记录藏品信息的常规手段，发展到现在，仍然是博物馆开展业务活动的基本前提。一件实物藏品如果失去了文本信息记录和描述，就等于失去了大部分价值，由此可见藏品的文字信息极其重要。藏品信息的数字化文本文件生成主要涉及三个方面的问题：一是传统文献材料的选择，二是采集工具的选用及操作步骤，三是文本信息的指标内容。本讲通过一套经过实践检验的藏品管理系统软件的实际操作演示，来讲述文本文件生成的相关问题。第一节 文字信息采集的依据材料选择
在开展数字化采集登录之前，首先需要对书面依据材料进行选择。这些书面材料通常分为总登记账、分类账、编目卡及藏品档案册等。（1）藏品总登记账。既是馆藏账式目录，也是国家科学文化财产账，由国家文物管理机构印发，在全国范围内统一使用，并且是博物馆向国家文化财产负责的根本总账。但由于该文件相当严肃，一般不做查询检索之用。（2）藏品分类账。通常是按质地或年代等指标类分的藏品登记账，与按质地或断代类分的保管库房相对应，是由分库保管员填写并保存和使用的藏品账簿，与总登记账同样属于书本式目录。（3）藏品编目卡。博物馆藏品的卡式目录。为了更好地管理和使用藏品，博物馆大都有手工编目卡的积累。编目卡内容比账本式目录更全面且具体，因而常用作藏品文本录入的凭据材料。（4）藏品档案册。由国家文物管理机构印发，在全国范围内统一格式的藏品描述文件，其记录内容要比编目卡更加全面而具体，可以用作登录依据，但由于以往仅仅为数量不多的二级以上珍贵文物填写了档案册，所以积累比较有限。
关于选择的策略。在一些藏品管理比较正规的单位，其编目卡工作往往有较好的基础，并且原本就是按类存放的。所以，登录依据材料应该首选编目卡片。例如卡片抽屉上标明了质地，我们可以直接将某质地类别的卡片整抽屉交给一位登录员处理，形成所谓按类分工的态势，便于登录员在以后的工作中利用“藏品复制”和“样本提取”等快速登录功能。
如果没有编目卡工作方式的基础积累，最好选择分类账作为登录依据材料，因为它比按收藏顺序排列的总登记账更有利于快速登录。可用复印件分发给多名登录员分工操作。
如果连分类账也没有基础积累，则只好用总登记账复印件分发给多名登录员分工操作。据调查了解，国内有账而无卡的单位比较普遍，因而总登记账用作登录依据材料的可能性较大。我们认为，尽管总登记账仅有按总登记号升序排列的规律，但如果系统检索体系具备相应的检索功能，仍不失为有助于快速登录的依据材料。亦即在总登记号检索功能中允许采用某号到某号的整体调取，然后附缀质地、年代、功能等次要检索项，也能达到批量填写的效果。第二节 多种采集工具的选择和配合使用一、编审界面简介
最基本的工具就是藏品信息管理系统软件。以复旦大学博物馆藏品信息管理系统为例，这种系统软件多采用典型的Outlook风格界面，通常是在左边和上边设置功能选择区，正面为操作和结果显示区。进入高级别权限后的系统初始界面，可见左列功能选择区显示8项功能模块标签，表明它们都可使用（注：下文出现的“【……】”符号均为软件系统界面显示的功能按钮叙词）。依次单击【编目审校】和其下弹出的【藏品编目】按钮，会在其右方显示区弹出如图3.1所示的编目操作界面。图3.1 编目操作界面
如果以前没有登录过或刚做过审校库转使用库的操作，则该界面的操作显示区空白，顶部有一行藏品简目表单的指标叙词栏，鼠标单击下面任何一行则变为深蓝色，表示选中当前记录条。顶部排列着9种藏品编目所需的功能按钮，单击即可打开。例如，当需要为新藏品编目时，单击【藏品添加】按钮即可打开相应界面。二、编目界面的操作方法图3.2 指标分类菜单界面
编目界面默认显示“全部指标”列表，如果当前显示的是“核心指标”，可通过左上角的“指标分类”下拉菜单选择“全部指标”选项（见图3.2）。接着即可填写藏品信息指标，可用鼠标选择第一个指标行选项开始登录，如果对象栏为选择型指标，则系统自动打开相应表格，选择目标叙词左侧的复选框单击，然后单击下边的【确认】按钮即可完成信息录入；如果是字符串字段则直接用键盘写操作。一个指标项输入完成后按Tab键即可自动转入下一项继续填写，直到全部完成当前藏品信息记录采集。文本采集除了用键盘输入，还可以用语音输入等更加快捷、轻松的工具。对于大篇幅的记忆字段内容，如该件藏品曾经发表的论文等，还可以使用扫描仪扫描然后再转换为数字文本文件的方法，免去大量的键盘输入劳动。三、保存编目成果
当一条藏品记录的填写输入工作全部完成后，单击右上方的【确认入库】按钮，即可将当前录入结果保存到系统“审核库”，留待下一步审核校对（审校方法详见下述编目审校/藏品审校）。然后再单击右上角的【关闭】按钮，回到简目表单界面，可见刚才录入的一件记录要点显示在当前简目表单中。如果还要接着登录其他藏品，可重复上述从【藏品添加】开始的操作。如果单击【关闭】按钮之前没有单击【确认入库】按钮，系统会弹出对话框询问是否需要保存刚才的录入内容。四、快速登录方法
1.批量更新
指根据一批藏品记录的某个指标记录内容完全相同的特点，对该批藏品记录中的该字段进行撰写性或局部修改性的批量插入功能。管理系统将该功能设置在“藏品审校”和数据库维护等功能中，因带有一定误操作的风险性，故通常限定在管理员权限使用。
众所周知，一批藏品记录中的某些指标项内容存在完全相同的现象，例如我们在登录复旦大学博物馆藏品信息时，所有藏品的B0201“收藏单位”指标项内容都是“复旦大学博物馆”7个字。另外，由于以往的工作习惯、机构环境变化、术语不够标准、指标规范变化或指标定制的疏漏等一系列主客观原因，我们常会感到一批藏品记录中某个字段的填写不符合要求而需要做局部修改。那么，在此情况下即可利用该功能来提高登录或修改的工作效率。
例如，既然知道B0201“收藏单位”指标内容是完全相同的“复旦大学博物馆”7个字，也知道A0901“物态类别”指标内容都属于“固态”等，那么即可将文本录入界面中的这些指标暂时关闭，从而缩小登录操作范围，使这些指标处于暂不登录状态，当所有藏品登录到系统数据库之后，转而采用这个类似于“秋后算总账”的“选择字段批更新”功能，借助检索功能调取所有目标记录，完成检索后的对象以简要信息表单形式显示在当前，同时弹出批量更新专用操作对话框；从其中带有指标体系名称的下拉列表中选择目标指标项（例如选择B0201收藏单位），然后在其“请输入更新的表达式”填写框中写入应填写或修改的正确、完整内容（如复旦大学博物馆），最后单击【更新】按钮即可执行自动插入程序。完成后打开数据库可见，原来空白的收藏单位指标栏已经出现了“复旦大学博物馆”7个字的记录内容。假设该馆藏品总量有1万件，按常规录入方法应该手工输入7万个汉字，但采用该功能只要输入7个汉字就可以了，从而节约了69993个汉字的打字输入劳动。由于系统检索功能具有任意选择限定目标记录范围的品质，所以这就意味着该功能可以为许多指标的填写劳动提供强有力的支持。
另外，我们也可以借此功能对批量记录进行局部性（如前缀性和后缀性）修改。例如，原先已经按四位数规则录入了所有藏品的总登记号（如1368），现在需要按国颁著录规范要求改为六位数规则，意味着要在原有总号记录前统统增写两个“0”（如001368）。打开本功能并选择所有记录范围，接着在表达式中输入“00*”（若是添加后缀，则*号在前），输入表示现有记录的“*”号和打算写入的字符，最后单击【更新】按钮即可执行。结果会发现所有记录的总登记号都变成了符合国颁著录规范的六位数，假设该馆有1万件藏品记录，按常规方法至少需要打开、寻找目标、单击、写入、保存、关闭等6个操作动作，使用该功能则意味着减少了将近6万个操作动作。又如，假设通过复制获得了存放方位号相连的若干条样本，那么，在表达式中输入“？”的时候，“自动累加功能”将可以使用。输入起始的数值和增量后，替换的长度为“？”的个数，程序将自动完成替换的功能。例如：［B0216］存放方位原来为23—12，若在表达式中输入23—12—？？？，起始数值为020，自动累加值为1，更新后［B0216］存放方位更改为23—12—020、23—12—021、23—12—022……
我们曾经在为一个地方博物馆进行数据库回溯性建设过程中，发现该馆藏品记录总量多达10多万条，但原有记录只有10个指标，我们采用该功能增补了10多项指标，使数据库接近国颁著录规范要求，实践表明仅仅花了一个人几天的劳动时间就完成了数十万字的记录内容填写工作，这相当于常规方法多人多时的工作量。
另外，国家文物局发布的著录指标规范本身并不完全稳定，随着人们对数字化建设的理解和认识的加深，在今后一段时期内难免会有局部的增删修改。如果采用常规的修改方式，就会感到规范的每次变动都会造成大量劳动投入，不投入又无法跟进。既然指标规范的完全稳定尚属可望而不可即的理想，那么就只有在系统功能设置方面寻找解决办法。实践表明，如果设置了类似的功能，就能轻松地实现指标跟进，不再惧怕这不可避免的指标规范修正问题了。总之，该功能不仅可以提高初始建设的效率，还具有提高回溯性建设效率的品质。
2.图片文件名的自动赋予功能
指根据一定规则由系统自动给出所需编码或文件名，以减少手工输入错误及打字输入劳动的功能。
藏品的静态图片和多媒体文件是采集工作的重要组成部分。根据国标著录规范的要求，图片文件名应该按藏品总登记号给出，本系统规定多媒体文件也按总号给出。但由于图片文件名的成分比较琐碎，采用常规的手工输入方法很容易出现错误，不仅无法实现利用，而且还容易产生大量垃圾文件。但好在图片和多媒体文件名的形成规则比较明确，所以最好由采集工具实现半自动生成功能。实践表明这是能够实现的，不仅解决了准确性问题，同时减免了文件名打字输入及难免的修改操作劳动。从另一个角度看，这也为实现高效率采集目标提供了有力支持。方法是针对当前记录打开图片管理界面，一次性全选所属图片，确认后即可自动给予该批图片文件名。
3.指标定制
指按藏品类别分别限定登录指标范围，缩小登录界面以减少视觉噪声，从而支持高效率采集工作的功能。
国标著录规范所开列的指标项多达183个，这是根据几乎所有类别文物标本信息特点归纳出来的描述角度，带有一定的原则性和指导性。当采集工作面对具体某个博物馆的藏品时，就会感到与其中大多数指标都找不到对应关系，例如，根据我们事先对复旦大学博物馆文物藏品信息的采集测试表明，实际适用指标数量大约为50个。如果登录界面不加限定地采用全指标显示，则会出现登录人员每每跳跃式地从中寻找目标指标项的现象，既费时又费神，势必延缓操作速度，使工作效率低下。
为解决这个问题，需要采集软件具备屏蔽部分指标的功能。由于每个馆早先在藏品描述习惯、研究角度或深度以及馆藏类别的数量等方面存在许多差异，因而在开展大规模采集登录工程之前，首先要依据国颁著录规范要求和现有馆藏记录材料的特点进行指标定制，从而使登录人员所面对的屏显藏品指标项数量大大缩减，避免跳跃式地寻找有用指标项所造成时间和精力的浪费，从而提高采集效率。所谓指标定制的方法，就是利用下述系统配置/权限维护/指标权限设置功能，将不需要的指标项关闭即可。此项工作几乎是一劳永逸的，因为一个单位的藏品记录方式不会经常改变。
4.权限维护
指为不同的用户规定不同的使用权限，通过功能模块和指标权限的设置达到符合信息保密要求和支持高效率采集登录的功能。
就本文所关心的采集效率问题而言该功能十分重要。例如，我们可以通过功能模块设置关闭一些暂不需要的功能模块（如统计输出和打印输出等）和子功能（如办提取退还手续、办藏品注销手续、办藏品事故登记等），以减少功能选择菜单界面的视觉噪声；暂时关闭一些比较复杂或危险的子功能（如选择字段批更新等），避免出现登录错误。
5.查准查全率高的目标记录调取途径
指以全面而细致的检索功能体系对目标藏品进行精准的调取，为实现上述快速登录功能提供帮助。
藏品检索功能的原初目的在于方便查询，如果检索途径具有用户任意选择的功能，则可用来支持高效率采集工作。当所有的藏品基本数据登录完成之后，如何将目标藏品记录准确而全面地调取出来加以修改或补充就显得十分重要。在我们所采用的系统检索体系中，设置有14种涵盖不同角度的检索方式，可供登录员以很高的查准查全率调取目标藏品信息记录。
例如，当一名登录员打算调取自己所登录的藏品进行修改时，可借助系统提供的【全能检索】方式选择C0105制档人指标选项并输入自己的姓名，结果能够将自己所登录的数据库记录全面而准确地调取出来，然后根据自己的打算进行补缺或修改乃至审核校对等一系列工作，尤其使用批量修改时不会造成其他登录员的数据库内容改变。
又如，即便是自己输入的藏品记录也可能存在不同质地或用途等方面的差异，可以借助检索体系中的相关具体检索功能调取对象，以便批量增补或修改相关指标内容，例如为所有陶器藏品批量填写质地类别和质地子类别指标项内容，为所有随葬用品批量填写功能类别指标项内容，从而提高登录效率，等等。由此可见，系统检索功能品质优良与否，不仅影响到最终用户的信息利用，而且影响到中介用户的数据库建设劳动效率，应给予充分的重视。
6.具体登录人员对书面材料的细分处理
当具体登录人员领取了分配给他的书面材料后，还需要自己对手头的材料做进一步细分处理，例如，所有材料都是陶器，那么可以按用途类别进一步细分为盛储器、随葬品、建筑用陶等，甚至更进一步将陶质盛储器按器形细分为罐、盘、壶、碗等，以便为批量填写或修改等超常规的快速登录方式奠定基础。
总之，虽然前期准备工作需要花费些精力和时间，但正所谓“磨刀不误砍柴工”，细致而周详的准备工作能够换来登录效率的大幅度提高。博物馆的藏品管理问题比较复杂，传统的手工管理方式在以往起到了一定的作用，但目前对藏品进行数字化管理已成为大势所趋。这种管理方式意味着高速、精确和共享，由此带动整个机构内部管理工作效率和社会效益的大幅度提升。在明确了如此诱人的建设成果和前景之后，回过头来在技术层面思考如何加快实现是很有必要的。我国博物馆界正在掀起数字化建设的热潮，海量的藏品信息也使得高效的登录方式更为迫切，我们最近基于实践的探索可谓解决了不少技术层面的问题。关于这方面的探索还在继续，希望我们的探索对正打算开展数字化采集的同行们有所启发和裨益。
这里仅说明系统登录的基本操作方法，关于各个字段究竟意味着什么？应该如何填写才正确？这属于指标定义解释的问题，具体内容详见本书第十讲《文物类馆藏信息指标著录规范的解读》。如果登录操作过程中想了解当前指标的定义解释，可单击上面的【指标解说】按钮，系统弹出指标解说帮助对话框，如图3.3所示，按主题或内容在其“关键字”栏写入（或剪贴）所需字词，单击右上角的【搜索】按钮后即可将定义、解释完整地显示在右框中供阅读。使用完成后单击其右上角的叉形关闭按钮则可返回登录界面继续操作。图3.3 指标解说帮助框第三节 文字信息的内容格式
信息科技不仅为馆内业务效率的提升创造了条件，也为未来馆际乃至全社会的信息共享提供了可能，但共享的前提在于描述信息的数据库结构必须相同，这就涉及信息采集的标准规范问题。
信息化时代以前的博物馆，用描述格式各异的账、卡等书面材料承载和管理藏品信息，实际形成了一个个散在的“信息孤岛”局面。而今采用电子计算机处理信息，不仅为政府对文博事业的宏观管理提供了方便，也为今后馆际的信息交换、甚至为全社会信息共享提供了可能。但实现这一美好愿望的前提在于，各个数据库建设单位都要遵守统一的标准规范进行信息采集，恰似各地的人们在一起时都说普通话才便于交流一样。所以，博物馆数字化建设步骤应该是标准先行，标准是规范博物馆数字化建设、促进信息资源共享和充分利用的基础条件。与采集标准有关而需要加以研讨的主要内容包括：藏品登记与编目流程的标准化，藏品信息数字化、工作标准化、检索语言的标准化，元数据标准体系的构建，名词术语的标准化，藏品分类法的标准化，数据库等数字化信息存储格式的标准化，网络通信协议的标准化，等等。
尽管规范很重要，但规范的制定工作是个难题，因为很难用某一种格式将众多博物馆长期惯用的藏品信息描述格式完全统一起来。以文物类藏品为例，其中的“分类”“计件”“定名”和“伤况描述”等标准问题至今没能得到完满解决。所以制定标准规范原则上应该贴近实际，先易后难，求同存异，不断完善。
在我国文博行业信息化建设高潮来临之际，主管全国博物馆事业的国家文物局及时组织开展相关研发工作，并于2001年颁布了《博物馆藏品信息指标体系规范（试行）》和《博物馆藏品二维影像技术规范（试行）》。这是为了适应全国文物、博物馆事业信息化建设的需要，规范博物馆藏品信息处理和交换工作，根据《全国文物、博物馆事业信息化“十五”规划》组织编制的，在很大程度上增强了我国博物馆信息化建设的规范化意识，对各地的博物馆数据库建设提供了重要的规范化参照。其中《博物馆藏品信息指标体系规范（试行）》不仅规定了规范的信息分类与指标体系结构，说明了指标编码方法，还规定了著录有关指标项内容应该参照的相关标准、藏品信息指标的类目名称及其代码和藏品信息指标项著录规则。内容包括3个指标群、33个指标集、139个指标项，涵盖了与藏品本体、管理和研究信息相关的各个方面。后来在总结各地馆藏文物信息数字化实践经验的基础上，由中国文物信息咨询中心组织编制而成的《博物馆藏品信息指标著录规范》，又对《博物馆藏品信息指标体系规范（试行）》做了必要的补充。
一般所用的系统软件都是根据该规范来设置指标内容的，本书所列举的管理系统也不例外，兹摘录于下：博物馆藏品信息指标体系规范（试行）
1.信息分类与指标体系结构本规范根据对象属性特征和管理工作基本要求，确定了博物馆藏品信息类目。本规范采取层级分类法，将博物馆藏品信息指标分为指标群、指标集和指标项三个层级，其体系结构如下表所示：指标体系结构表藏品信息指标体系包括3个指标群，33指标集，139个指标项。
2.指标编码方法本规范的指标类目代码为字母数字混合型层次码。每一个完整代码分为3层，长度为5位。其结构如图所示：指标群用1位大写拉丁字母表示。例如：A 藏品信息指标群B 藏品管理工作信息指标群C 藏品文档与声像资料信息指标群指标集用2位阿拉伯数字表示。例如：A 藏品信息指标群A01名称指标集A02分类指标集A03年代指标集……指标项用2位阿拉伯数字表示。例如：A01名称指标集A0101 原名A0102 名称……
3.相关标准博物馆藏品信息指标体系的有关指标项的著录，应参照下列标准：GB 2260—1995中华人民共和国行政区划代码GB 2659—1994世界各国和地区名称代码GB 3100—1993国际单位制及其应用GB 3304—1991中国各民族名称代码GB 7156—1987文献保密等级代码GB/T7408—1994数据元和交换格式 信息交换日期和时间表示法GB 2261—1991人的性别代码GB 9649—1988地质矿产术语分类代码陨石学 岩石学 古生物学GB 9649.9—1998地质矿产术语分类代码矿产学GB/T14467—1993中国植物分类与代码GB/T15628.1—1995中国动物分类代码脊椎动物ZB40—94/CBLB论著出版形式类别代码
4.博物馆藏品信息分类代码表（带*者为核心指标项）（续表）（续表）（续表）（续表）（续表）
本书第十讲对大多数指标项都有详细、具体的解释和说明，需要时可供查询和参考。
本讲思考题：1.博物馆传统的藏品信息纸质载体有哪些种类？2.数字化采集为什么要提倡遵循国家统一规范？3.现有藏品信息著录规范有何局限性？4.你认为你所在的博物馆需要增加那些指标项才能完全满足实际需求？第四讲 藏品多媒体信息的数字化采集
一件藏品的信息除了上述文字性记录以外，还可能同时含有图片及视频、音频、动画等多媒体记录文件。要知道，非言语性的图形、音响等信息正是博物馆的特色所在，尤其静态图片信息对于保管工作至关重要，因而应该给予足够的重视。其各自的采集加工和登录方法如下。第一节 静态图像文件采集与登录一、照片登录操作
首先看管理系统的照片登录操作，在藏品编目的简目表单界面上有【图片管理】按钮。只要拍摄并制作了JPEG格式的图片文件，无论是否已经给予了对象以藏品总登记号加分隔符再加序号的文件名（如：001272—01、001272—02），也不管当前文件处在什么位置，只要利用管理系统【参数设定】设置了图片文件路径（详见后述系统配置/参数设定），即可自动实现文字记录与相关图片的连接。
照片登录方法是在登录简目表单界面选中当前藏品记录后，单击【图片管理】按钮，则系统弹出如图4.1的工作界面框，在此首先单击【添加】按钮，则系统弹出对象图片来源的路径选择界面，找到一组对象图片后全部选定，单击【打开】按钮则返回本界面，可见该组图片已经出现，并自动命名以本藏品总登记号—01的序号。接着用复选框打钩的方法选中第一张并在【类型】下拉菜单中选择“正视图”选项，还可在“说明”中填写该图片的相关文字说明，最后单击【保存】按钮即可。完成第一张图片后，接着再选择第二张（序号为02，类型为背视图）、第三张（序号为03，类型为左视图）……其结果是将原来的图片重新以当前藏品“总登记号—序号”的文件名和系统参数设定的图片库位置复制并重新布局。如此操作步骤的设计可以使编目工作轻松地处理图片。图4.1 图片数据管理界面
如果在图片拍摄过程中已经为每件图片给予了正确的文件名，并直接存放到了指定的存储位置，那就意味着图片连接步骤已经完成。此后经检索查询或其他功能打开该记录的【详细信息】界面，即可见相关图片的缩略图同步显示在其下方，单击其中之一的复选框即可观看该图片的放大效果。二、图片采集
博物馆是“以物思考说事”的地方，因而在内部管理或各种利用过程中，馆藏实物形态信息都发挥着重要作用。正如没有实物藏品就不称其为博物馆一样，数字化管理的博物馆也不可欠缺藏品影像。实践表明，馆藏数码影像是数字化建设过程中较为关键和复杂也是最耗费资源的工作项目，应给予足够的重视。
博物馆界对藏品传统影像技术并不陌生，以往作为入藏步骤之一通常都会普遍摄制藏品照片以应管理之需，有些特别珍贵的藏品还按出版印刷或陈列要求摄制了高质量的反转片。而今在数码影像技术已经普及的时代，不仅藏品影像的生产加工手段发生了巨大变化，而且用途目标比以前更多样化。对于博物馆业务而言，数码影像技术在为我们带来更经济、方便、快捷、高品质、易用等直接利益的同时，也带来一些需要思考的新问题，例如需要掌握一些相关的新专业知识来指导工作，需要一定的工艺标准来规范拍摄工作，需要选购合适的硬件设备，甚至需要制订全新的工作流程。从而认清问题的关键和本质，减少决策盲目性，确保目的与手段的匹配，避免资源的损失和浪费。
1.用途分析
在藏品管理业务领域，传统影像制作是比较耗费资源的，在正规的博物馆，以往就算业务经费不足也要尽量保障影像制作。之所以持如此慎重的态度，是因为影像在管理和使用过程中起着无可替代的重要作用。（1）管理性利用。首先是藏品编目和制档需要。标准的藏品管理工作应该做到一物一卡对应状态，尽管编目卡格式并不统一，但无不含照片内容，这就意味着每一件正式入藏的藏品都要经过影像摄制过程。附在编目卡上的照片能够使管理人员迅速建立形态印象，以便准确地提取操作，这是最为常规的管理需要。另外，国家文物局对三级以上珍贵文物的藏品有按照统一格式制作藏品档案册的工作要求，其中有照片一栏，照片尺寸比编目卡照片略大一些，但普遍性不如编目卡高，可谓次常规的需要。此外还有一些非常规的特殊需要，如安全需要——任何一件藏品若未经形象存底（如摄影、托片等）不能进入利用状态，否则万一发生藏品失窃，就无法向公安部门提供形态线索。又如追究责任的需要——在保管和使用过程中，藏品常常会暂时交给不同的责任人，为分清自然或人为损伤的责任，需要用比较客观的原始形态影像材料作为比对依据。当偶尔面临这些特殊需要时，往往不能指望编目卡或档案册上的小照片，而要调取原始照相底片放大制作。（2）信息利用。人们看到的图像包含了极其丰富和复杂的信息，目前尚无一种替代品能代替图像所传递的全部信息，所以影像本身也是常被利用的信息内容之一。利用方式主要有编目卡片或档案册附图以及陈列展览。其中编目卡附图的尺寸很小，档案册附图的尺寸也不大，且限于正面一个角度，虽个体成本不高，但制度要求对所有藏品普遍制作影像；而陈列展览需要制作大尺寸硬片，个体成本较高，但往往仅涉及小部分藏品。另外，为图录出版印刷而专门拍摄照片，这也是一种信息传播途径，拍摄质量较高，但对象往往限于少数珍贵藏品。
现今采用数码影像技术后，在继承原有传统影像功能的基础上，还在范围和深度方面进一步发挥影像的作用。大致可归纳为原始文件保存、平面藏品复制、图录出版印刷、样片打印、研究性利用、一般性利用（屏幕显示）、检索性缩略图（屏幕预览）等多种用途。每种用途意味着不同的图片文件规格、格式、解析度、像素及容量，甚至涉及硬件设备和处理软件的选购问题，需要按照数码影像技术原理重新思考的问题还是相当多的。
2.优势对比
传统影像技术在博物馆运用了很长时间，存在许多不尽如人意的问题。首先，由于传统影像技术比较耗材，以往许多博物馆能够按管理目的，做到普遍为每件藏品拍摄一个角度的影像就相当不容易了，所以大多数藏品照片显然存在形态信息角度不够全面的缺憾；其次，彩色摄影在博物馆业务中的普及运用开始于20世纪80年代，此前的藏品照片几乎都是黑白的，缺乏色彩就谈不上形态信息的完整，利用价值相当有限；最后，绝大多数藏品影像都是用35毫米负片（135胶卷）拍摄的，图片精度较低，用彩色正片的不多，采用120胶卷彩色正片的就更少。凡此角度、色彩、精度等方面的缺憾，不仅使影像的研究性或观赏性价值受到很大限制，而且无法完全满足管理需求，因而也就无法降低业务工作对实物藏品的依赖程度，而频繁移动实物与藏品安全保管之间恰恰是一对矛盾。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]