作者：张冬梅
出版社：电子工业出版社
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电算会计项目化教程(用友ERP-U872版)试读：
前言
电算会计是会计专业的核心课程之一，也是现代会计必备的职业技能。本教材是根据电子工业出版社全国高等职业教育财会类规划教材——工学结合项目化系列教材研发总体规划，结合我院制定的国家级骨干院校专业课程建设与改革方案编写的。作者总结多年的电算会计教学实践经验，基于课程最新的财务软件应用平台（用友ERP-U872），按照“职业导向，能力本位，项目、任务载体，学生主体”的课程整体设计原则，打破该课一直以来以软件系统为内容，以章、节为体例，理论与实训两本书的传统教学体系，而是按照“解构工作，重构学习，打碎简约，泛在集成”的思想，从基于因特网和“云技术”的角度构建课程的资源库的大改革出发完成以下任务：解构电算化工作—电算化工作任务—设计课程整体学习项目、任务—课程单元设计—按项目、任务固化成项目式教材。基于以上研发思路，教材以实现电算化工作过程划分项目，共分11项目（走进电算化、账套管理、系统初始化、总账系统业务处理、报表编制、工资管理、固定资产管理、采购与应收款管理、销售与应付款管理、库存与存货核算管理、综合实训）；每个项目按照各系统的一般操作流程（系统设置—日常处理—期末处理）划分成若干学习任务，全书共33个任务；各项目任务的完成基于4套典型企业的模拟业务数据即（项目1～5为总账+往来模式数据；项目6～10为总账+供应链+应收应付模式），项目11提供两套核算体系不同的综合实训资料。
对于学生来说，这样编排可以由简单到复杂，循序渐进，通过多套模拟数据分项目操练，让学生在完成任务的“做”中领悟各系统的功能分工与协同，形成实践的总结和相关知识的理解。
对于教师来说，将传统教材中的知识与实训植入项目的任务中，以项目目标、任务解析、知识链接、任务实施、项目总结形式呈现，教材的“理论”体现在“知识链接”上；“实践”体现在图文并茂的“任务实施”上，二者以具体的任务资料与要求很好地结合，有助于课堂教学的理实一体化。教材主要篇幅突出在任务实施上，按照任务解析、知识链接、任务实施递进展开，较好地实现了将知识融于任务中，让学生根据自己的认知能力取舍，以突出实践任务完成为主旨。方便教师开展“理实一体，融教于做”的项目化教学。
本书可作为高等职业技术学院、高等专科学校、成人高等学校及本科院校的二级职业技术学院的会计专业、计算机应用（财会方向）的必修专业课教材，也可作为经济管理类专业的选修课教材，还可供各层次会计职称考试及会计、审计、财税、金融部门干部培训与自学之用。
本书由张冬梅老师担任主编，李艳、王武蓉、蔡丽、钟伟老师担任副主编。编写的具体分工为：蔡丽（湖南化工职业技术学院）编写项目一、五，李艳（湖南理工职业技术学院）编写项目三、四，张冬梅（湖南科技职业学院）编写项目二、八、九、十，王武蓉（湖南生物机电职业技术学院）编写项目六、七，钟伟（湘西民族职业技术学院）编写项目十一，肖洪兰（湖南科技职业学院）、彭艳丽（湖南科技职业学院）承担了数据测试任务。本书在编写过程中参考了大量的相关文献，在此，对文献的作者深表感谢！在编写过程中，相关编写人员的所在学校以及用友软件公司给予了大力支持，电子工业出版社的贾瑞敏编辑为本书付出了辛勤的劳动，在此一并致谢！
由于会计电算化变革很快，作者的知识水平与社会实践有限，加之编写时间仓促，书中错漏之处在所难免，诚请读者提出意见，以利今后修改和补充。
编者
2012年7月3日于长沙项目一 走进电算会计
—◎ 学习目标 ◎—【知识目标】
1.认识电算会计，了解电算会计的发展。
2.掌握电算会计的作用及意义。
3.掌握会计软件的概念，掌握会计软件的不同分类方法。
4.掌握会计软件的功能，熟悉会计软件功能在具体会计业务处理中的体现。【技能目标】
1.具备电算会计的理论基础，为具体实施电算会计做准备。
2.具备会计软件使用环境的配置能力。任务1 了解电算会计
任务解析
目前，基于计算机高速发展与现代经济发展的现状，要求以利用信息管理为主的管理模式对电算会计产生了迫切的需求。本次任务主要是了解电算会计，掌握电算会计的概念、任务及意义，分析电算会计信息系统与手工会计核算系统之间的关系，理解电算会计产生的必然性。
知识链接“电算会计”一词是1981年中国会计学会在长春市召开的“财务、会计成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出来的。它旨在突出电子信息技术对会计的作用，强调计算机替代手工会计核算的技术与方法。
一、电算会计的概念
电算会计是指以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。它是一个以人起主导作用，实现数据处理自动化的人机相结合的系统。其基本构成包括会计人员、硬件资源、软件资源和信息资源等要素，其核心部分则是功能完善的会计软件资源。电算会计是会计发展史上的一次重大革命，它不仅是会计数据处理手段的变革，而且是经济和股份发展对会计工作提出的要求，是对会计理论研究和会计实务发展的促进。
随着电算会计工作的发展，从不同的角度分析，电算会计含有以下两层含义：（1）狭义的电算会计是指以电子计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用，也就是一个用计算机来代替人工记账、算账、报账，以及替代部分由人脑完成的对会计信息的分析、预测和决策的过程，其目的是提高企业财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化。（2）广义的电算会计是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括电算会计软件的开发和应用、电算会计人才的培训、电算会计制度的建立、电算会计的宏观管理、电算会计的市场与发展、电算化会计档案等。
目前，电算会计已成为会计学的一个新兴分支，是一门融会计学、管理学、电子计算机技术、信息技术、网络通信技术为一体的交叉学科。电算会计极大地减轻了会计人员的劳动强度，提高了会计工作的效率和质量，促进了会计职能的转变。随着信息技术的快速发展和管理要求的不断提高，会计手工操作正逐步被电算会计所取代。因此，要满足社会经济发展对会计人才的需要，必须培养和造就大批既掌握计算机基本应用，又懂会计业务处理的复合应用性会计人才。
二、电算会计的任务和工作内容
电算会计的基本任务是：建立健全电算会计组织机构和管理制度，对会计核算软件及生成的会计资料符合国家统一的会计制度情况实施监督。加强会计人员的培训，提高会计工作水平，建立电算会计信息系统，促进各单位逐步实现电算会计，并完成会计的各项工作。
电算会计的工作包括微观和宏观两个方面：宏观方面主要是对全国电算会计工作的组织、推广和管理等，促进电算会计工作的顺利开展；微观方面即基层单位的电算会计工作，主要是组织本单位开展电算会计工作，包括本单位制度规划、系统开发与改进、制度建设、运行管理等。
三、电算会计的管理体制
我国电算会计的管理体制是：财政部管理全国的电算会计工作；地方各级财政部门管理本地区的电算会计工作；单位在遵循国家统一的会计制度和财政部门电算会计发展规划的前提下，结合本单位具体情况，具体组织实施本单位的电算会计工作。
四、电算会计的特点
电算会计与手工会计比较，除具有计算机具备的一般特点外，还具有以下明显的特点：
1.及时性与准确性
电算会计处理会计信息远比手工会计快捷、准确，其原因有三：第一，计算机对会计数据的分类、计算、传递、汇总的速度是手工操作所无法比拟的，信息量越大，数据越多，越能体现其速度的优越性；第二，标准的计算机软件计算程序避免了手工运算时容易产生的差错；第三，计算机采用手工条件下无法采用或很难采用的计算方法，使会计核算更精确，更深入，从而更好地发挥会计管理职能。
2.规范化与标准化
只要使用的会计核算软件符合财政部颁布的《会计基础工作规范》和《会计软件基本功能规范》，电算会计输出的会计资料比手工操作提供的资料更加标准和规范。主要体现在四个方面：第一，从填制会计凭证方面看，无论是填制原始凭证还是会计凭证，都不会出现大小写金额不符、编号顺序颠倒或不连接、涂改和挖补等现象，且填制的会计凭证必定是清晰，工整的标准字体。第二，从登记会计账簿看，电算会计能实现自动记账和“日清月结”，不会出现漏登、重登、汇总错误等现象。程序自动生成标准的记账格式，借贷自动平衡、账证、账账自动相等等。第三，从编制财务报告看，计算机能根据单位的会计账簿记录按标准的格式，规范、准确、快捷地自动生成会计报表，并能利用已有的会计历史资料进行规范的、标准的财务分析。第四，从内部会计控制看，计算机通过程序化步骤进行内部控制，既严密又准确。
3.自动化与一体化
实现电算会计后，将分散各个会计核算岗位的会计数据统一收集后集中输入计算机，先由计算机自动进行记账、转账和编表处理，再根据计算机程序指令将所需信息以账表形式打印输出。由此可见，大部分工作由计算机自动按程序运行，所有数据集中处理和存储，所需任何中间资料均可通过查询得到，实现了数据共享，体现了账务处理过程一体化。
4.会计信息存储磁性化与传输介质化
电算会计要求建立规范化的会计基础工作，它对数据的处理也按程序规范化进行。在电算化系统中，各种会计数据以数据文件的形式组织，并以电信号和磁信号的形式存储于计算机的内外存储器中，因而磁性介质成为保存会计信息和会计数据的主要载体。另外，计算机记账是通过键盘、磁盘、屏幕和打印机等外部设备作为数据传输媒介，故存储磁性化和传输介质化是电算会计的又一技术特征。
另外，在电算会计数据处理中还具有会计数据输入代码化、会计数据处理自动化、会计数据存储电子化、会计数据传递规范化、内部控制程序化等特点。
五、电算会计的发展
1.国外电算会计的发展
国外会计软件在研制思想上注重内部控制、法律法规、行业规范与标准、审计监督、系统集成性等方面都表现得较为完善。将能够设置控制点的环节全部设计控制功能，企业在根据具体情况进行选择和设置的前提下，实施强制性控制。对企业的制约性较强，这也是国内企业抱怨国外软件死板、不够灵活的原因之一。
国外电算会计的发展经历了四个阶段：单项会计核算业务电算化；会计综合数据处理的全部电算化；建立了网络化的、以管理为重心的会计信息系统或企业管理信息系统；建立了会计或企业管理决策支持系统和专家系统。
决策支持系统是以计算机存储的信息和决策模型为基础，协助管理者解决具有多样化和不确定性问题的，以进行管理控制、计划和分析并制定高层管理决策和策略。据统计，美国1983年，55%的新程序是用于管理控制、计划和分析，用于核算的仅占45%，这说明国外已进入了决策支持系统的开发和应用阶段。
2.我国电算会计的发展
我国的电算会计工作从20世纪70年代末期开始，至今已30多年，基本上经历了四个发展阶段。（1）模拟手工记账的探索起步阶段。
20世纪80年代，我国电算会计工作开始起步。这个阶段的会计核算软件只是将电子计算机作为一种高级的计算工具应用于会计领域，采用相应的数据库管理系统，出发点主要是为减轻会计人员的工作强度，提高工作效率。一般只是设置专门的账务处理系统，模拟手工业务处理过程。（2）与其他业务结合的推广发展阶段。
20世纪90年代，随着国内市场需求的扩大以及国际化进程的加速，国内各大软件生产厂家出于发展战略的考虑，先后推出了商品化会计核算软件。这个阶段是电算会计的丰富发展阶段，引入了更多的会计核算子系统，将企业其他部门的日常核算纳入计算机管理，形成了一套完整的会计核算软件系统，包括账务处理子系统、报表子系统、往来管理子系统、工资核算子系统、固定资产核算子系统、成本核算子系统、销售核算子系统等。电算会计工作顺利完成由单项会计核算业务到全面电算化的发展，实现企业内部以会计核算系统为核心的信息集成化。（3）引入会计专业判断的渗透融合。
2006年，我国对企业会计标准进行了重大改革，建立了与国际趋同的企业会计准则体系。会计准则体系引入了会计专业判断的要求，同时，新准则适度、审慎地引入了公允价值等新的计量基础，对金融工具、资产减值、合并报表等会计业务做出了系统的规范。
这个阶段是在电算会计系统提供信息的基础上，结合其他数据和信息，运用会计专业判断将《企业会计准则》、《会计基础工作规范》中关于各种确认、计量、记录、报告等要求渗透融合进企业的电算会计系统和管理信息系统，逐步完成了由单机应用向局域网应用的转变。（4）与内部控制相结合建立ERP系统的集成管理。
内部控制是为合理保证企业经营管理合法合规，资产安全、完整，财务报告及相关信息真实完整等制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。我国的企业内部控制标准体系经历了内部牵制、内部会计控制和全面风险控制三个发展阶段。
ERP企业资源计划（Enterprise Resource Planning）是将企业各种资源进行整合集成管理，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台，是企业管理信息化的代名词。简单地说，就是对企业的三大流—物流、资金流、信息流进行全面一体化管理的管理信息系统。它的功能模块不同于以往的财务管理软件，它不仅用于生产企业的管理，而且可被许多其他类型的企业用于资源计划和管理。一般分为财务系统、供应链管理系统、制造管理系统、项目管理系统、人力资源管理系统和决策支持系统等。其中财务系统涵盖会计和财务管理的功能，包括现金管理、资产管理、财务计划、应收和应付款管理、费用管理、报表及分析、财务管理等。ERP系统体现了先进的财务会计、管理会计和成本管理思想。由于会计信息由计算机进行集中化、程序化处理，会使手工处理中的某些职责分离，相互牵制的控制措施失去效用，计算机的磁存储介质也不同于纸张载体，其数据能被不留痕迹地修改和删除。为了系统的安全可靠，为了系统处理和存储会计信息的准确完整，必须结合会计信息系统的特点，建立一整套更为严格的内部控制制度。这些内部控制制度除了包括有关信息化数据处理的制度、规定和审核、检查外，还包括很多建立在应用系统中，由计算机自动执行的一些控制制度，如系统权限控制、角色权限控制、功能权限控制、数据权限控制等。这些制度能够满足信息使用者的多样化信息需求。
总之，我国会计信息化发展较快，特别是金融企业会计信息化已比较成熟，得到了普遍应用，且网络化程度也比较高。我国许多ERP系统就是在会计软件的基础上开发的（如用友、金蝶等）。可以说我国的会计软件已比较完善，并且符合我国财会人员的工作习惯。同时，财政部还积极推进构建会计信息化的社会平台，以方便企业会计信息化所提供的会计信息再开发和利用。XBRL（Extensible Business Reporting Language），即可扩展商业报告语言，是基于因特网、跨平台操作，专门应用于财务报表编制、披露和使用的计算机语言。2008年11月，中国会计信息化委员会暨XBRL中国地区组织正式成立。2010年10月，我国发布了《企业会计准则通用分类标准》，标志着我国会计信息化迈上一个新的台阶。
六、电算会计信息系统与手工会计核算系统的比较
1.电算会计信息系统和手工会计核算系统的共同点（1）信息系统目标一致。
最终目标都是为了加强经营管理，为有关部门提供会计信息，参与单位经营决策，提高经济效益。（2）会计法规一致。
无论是电算会计或是手工会计的业务处理工作，都必须严格遵守国家的会计法规及现行的财经制度。（3）会计理论与会计方法一致。
会计理论是会计学科的结晶，会计方法是会计工作的总结。实行电算会计后，虽然会引起理论上与方法上的变革，但是这种变革是渐进型的，而不是突变型的。其仍然应当遵循最基本的会计理论和方法（如会计要素和记账方法等）。（4）会计档案保存要求相同。
按照会计制度的要求，会计档案是会计的重要历史资料，必须按规定妥善保管。实行电算会计后，存储信息的介质发生了变化，备份的消失与复制很容易，除了与手工会计的会计档案保存相同，对系统的信息资料管理更要加强。（5）编制会计报表的方法和依据相同。
会计报表是企业经营、资金、成本等主要经济活动的综合反映，也是国家宏观决策的依据之一。无论电算或是手工都应当按照一定的要求编制出符合国家要求的会计报表，不得各行其是。（6）信息系统的基本功能相同。
任何一种信息系统都应有五个方面的基本功能，即：①信息的采集与记录（输入）；②信息的存储；③信息的加工处理；④信息的传输；⑤信息的输出。无论是手工系统还是人机系统，要达到系统目标，必须具备上述五个功能。实行电算会计后，由于使用了现代化的装备和科学的管理体制，其功能应当比手工系统更强。
2.电算会计信息系统和手工会计核算系统的区别
电算会计信息系统与手工会计核算系统的相比，无论是运算工具或是方式、方法、组织机构，以及内部控制体系都发生了很大的变化。（1）运算工具不同。
手工系统使用的运算工具是算盘、机械或电子计算器，计算过程中每运算一次都要重复一次。由于不能存储运算结果，使人不得不边运算边记录，工作量大，且速度慢。
电算化系统使用的运算工具是电子计算机，数据处理过程由计算机完成。由于它能存储运算结果，人只要输入原始数据便能得到所希望的信息。（2）信息载体不同。
手工系统中所有信息都以纸张为载体，占用空间大，保管难度大，查找困难。
电算化系统除必要的会计凭证之外，均可用磁性介质（磁带、磁盘等）或光盘为信息载体，它占用空间小，查找方便，保管容易，可以利用网络系统传输。（3）账簿及记账规则不同。
手工系统规定的日记账、总账采用订本式账册，明细账采用订本式或活页式账册；账簿记录的错误要用划线更正法、红字冲销法和补充登记法更正；账页中的空行、空页要用红线划销。
电算化系统打印输出的账页是折叠账页，账簿不必全部打印；凭证的分类、排序、合并、记账都是由一个程序完成的，不存在账账、账证、账表核对；电算账簿不可能完全采用手工的改错方法，为保证审计的追踪线索，规定凡是已记账的凭证数据不能直接修改，只能采用红字冲销法和补充登记法更正，以便留下修改痕迹；打印输出的账页空白部分也不准用划线注销。（4）会计核算形式不同。
手工系统的账务处理程序有记账凭证核算程序、科目汇总表核算程序、日记账核算程序和汇总记账凭证核算程序四种，但是都避免不了重复转抄与计算的根本弱点，伴之而来的是人员、环节与差错的增多。
电算化系统的账务处理程序有两种方案：第一方案是基本上按手工系统的方式进行系统移植，兼容多种核算方式。目前大多数商品化会计软件都采用这种方案。第二方案是理想化的全自动账务处理程序，即会计凭证磁性化（或用条形码），由阅读机识别后输入计算机，根据用户的定义由计算机加工处理，并按照用户的设定输出（可以是显示器或打印机）。（5）会计工作组织体制不同。
手工系统的会计工作组织体制以会计事务的不同性质作为制定的主要依据。一般的手工系统划分为以下的专业组：材料组、工资组、资金组、成本组、固定资产组、综合财务组，它们之间通过信息资料传递、交换建立联系，相互稽核牵制，使系统正常运转。会计岗位划分一般分为出纳、工资、材料、固定资产和成本等若干工作岗位。
电算系统的会计工作组织体制以数据的不同形态作为制定的主要依据。一般的电算系统可划分为以下的专业组：①数据（信息）收集组（以原始凭证作为原始数据，处理各项会计业务，其主要工作面向系统外部，类似于手工系统的出纳工作）；②凭证编码组（按事先规定的编码原则或编码手册对凭证或需要数据处理的其他文件进行编码）；③数据处理组（包括数据输入、处理、输出等各项操作）；④系统维护组（对系统的软、硬件维护，保证系统的正常运行，满足系统的业务要求）。电算会计岗位划分一般分为录入、审核、维护等岗位。
显然，这两种系统的工作组织体制是截然不同的。电算系统将手工系统对数据分散收集、分散处理、重复记录的操作方式改造成集中收集、统一处理、数据共享的操作方式。（6）人员结构不同。
手工系统中的人员均是会计专业人员，属于专职会计人员。电算系统中的人员由会计专业人员，计算机软件、硬件及操作人员组成，对人员的要求比较高，要求即要掌握一定的会计专业知识，又要掌握相关的计算机知识、会计软件使用技术及设备的保养和维护知识。（7）内部控制方式不同。
手工系统对会计凭证的正确性，一般从摘要内容、数量、单价、金额、会计分录、签字和盖章等项目来审核，通过账证相符、账账相符、账实相符等内部控制方式来保证数据的正确，堵塞漏洞。
电算系统由于账务处理程序和会计工作组织体制的变化，在手工的内部控制方式上做了必要的改变。账证、账账、账表核对的控制方式已经不再存在强调输入的严密控制；保留了签字、盖章等控制，增设了权限、序时等控制方式。
七、电算会计的意义
电算会计对于提高会计工作质量，促进会计职能转变，提高企业管理水平，推动企业现代化管理有着十分重要的作用，对会计理论研究和会计实务发展产生了深远的影响。其主要意义包括以下几个方面。
1.减轻会计人员的劳动强度，提高会计工作效率
实现电算会计后，大量数据的计算、分类、归集、汇总、分析等工作由计算机自动完成，这就将会计人员从繁杂的记账、算账、报账中解脱出来，减轻了劳动强度。同时，由于计算机数据处理速度快，运算准确率高，从而使大量的会计信息得到及时、迅速的处理，提高了会计工作效率，便于满足企业市场经济预测和决策的需要。
2.促进会计工作规范化，提高会计工作质量
实现电算会计后，软件对输入数据提出一系列规范要求，并进行数据校验，防止非法数据的进入，使数据在整个处理过程中得以严格控制，避免了手工操作中存在的不统一、不规范、易错记、漏记等问题。从而保证会计信息的合法性、完整性，促进了会计工作的规范化，提高了会计工作的质量。
3.促进会计工作职能的转变，提高企业的管理水平
电算会计后，不仅可以将会计人员从繁杂的事务中解放出来，使他们有更多的时间和精力用于对会计信息进行分析，参与经济管理。同时也提供了更全面、科学的决策依据，更加充分地发挥会计的预测、决策职能，从而较好地促进会计工作职能的转变。
4.促进会计队伍素质的提高
电算会计的实现，对会计人员提出了更高的要求。一是会计信息处理方式的改变，要求会计人员学习和掌握许多新知识，以便适应工作需要；二是大部分工作由计算机来完成，留出了更多的学习时间和培训机会；三是会计职能的转变，需要会计人员更多地参与经济活动的分析、预测，探索经济活动的规律。这样必然可以提高整个会计队伍的业务素质。
5.促进会计理论研究和会计实务的发展，促进会计制度的改革
在实现电算会计的过程中又提出了许多新的技术问题，如电算化后的内部控制、审计程序等，促进会计理论和会计实务的探索，推动会计理论研究和会计实务的发展。
6.推动企业管理现代化
会计信息作为经济活动信息的重要组成部分，在经济管理中起着至关重要的作用。据统计，会计信息量占企业管理信息量的60%～70%。实现电算会计后，会计信息可以得到及时、准确的处理，加快了信息流动，为企业管理现代化奠定了重要基础，促进和带动其他业务、管理部门的信息沟通，加快企业管理现代化的实现。
八、电算会计岗位的划分
实行电算会计的单位，要建立电算会计岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专职，办事有要求，工作有检查，这是建立电算会计岗位责任制的原则。电算会计后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。
基本会计岗位可分为会计主管、总账会计、出纳、成本、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位。基本会计岗位必须是持有会计从业资格证的会计人员，可以一人一岗、一人多岗或一岗多人，但应当符合内部控制制度的要求。
电算会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件的工作岗位，一般可分为以下基本岗位：（1）电算主管。负责协调计算机及会计软件系统的运行工作。可由会计主管兼任。（2）软件操作。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。鼓励基本会计岗位的会计人员兼任。（3）审核记账。负责对输入计算机的会计数据（如记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。可由主管会计担任。（4）电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。维护人员不应对实际会计数据进行操作。可由会计人员兼任。（5）电算审查。负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。此岗位可由会计稽核人员兼任。（6）数据分析。负责对计算机内的会计数据进行分析。此岗位可由主管会计兼任。（7）档案管理。负责磁盘或光盘等数据、程序的保管，打印输出账表、凭证等各种会计档案资料的保管工作，做好数据及资料的安全保密工作。
上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。
在实施电算会计的过程中，各单位可根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要，参照上述电算化会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位。基本会计岗位和电算化岗位可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。电算会计岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。任务2 选择会计软件
任务解析
通过本任务的学习，可以帮助用户了解会计软件，理解会计软件的不同分类，能利用会计软件的基本理论和基本思想，为基层单位选择合适单位实际需要的会计软件。
知识链接
电算会计工作中一个重要的方面就是会计人员应用会计软件指挥计算机完成各项会计工作，因此，用好会计软件是电算会计工作的重要前提。
一、会计软件的概念
会计软件是指专门用于完成会计工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的一系列指挥计算机完成会计工作的程序代码和有关的文档技术资料。其作用有助于会计核算及管理的规范化，提升企业的管理水平，提高企业的效益。同时，还可以提高会计核算的工作效率，降低会计人员的工作强度，改变“重核算轻管理”的局面。
从软件的功能与任务来看，会计软件是以会计制度为依据，以计算机及其应用技术为技术基础，以会计理论和会计方法为核心，以会计数据为处理对象，以提供会计信息为目标，将计算技术应用于会计工作的软件系统。
二、会计软件的选择要求
目前，随着电算会计的发展，越来越多的企业认识到电算会计的重要性，以及它给企业所带来价值。会计软件市场迅速扩大，其种类繁多，如何选择适合本企业会计核算要求的通用会计软件呢?在选择会计软件时，应注意软件的合法性、安全性、正确性、可扩充性和满足审计要求等方面的问题，以及软件服务的便利，软件的功能应满足本单位当前的实际需要。一个好的企业财务软件，既要有利于相互牵制，互相监督，又要有利于加强管理，堵塞漏洞。因此，高品质软件的内涵，并不体现在漂亮的界面上，而是体现在实实在在的功能上，体现在系统清晰的控制思想上，考虑到今后工作发展的需要。
1.合法性
合法性是指会计软件提供的功能，必须符合会计核算的规定。例如，软件中采用的总分类会计科目名称、编号方法、输入的记账凭证的格式等应符合国家统一的会计制度的规定；软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法，以供用户选择；软件应当提供机内记账凭证打印输出功能，可以提供原始凭证的打印输出功能，必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。另外应当考虑版本的合法性。
2.安全性
安全性是指会计软件提供的功能，能防止误操作和作弊行为。例如，对于程序文件和数据文件，软件应当有必要的加密或者其他保护措施，以防被非法篡改；软件应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内存和外存会计数据被破坏的情况下，利用现有数据尽量恢复到破坏前的功能。
3.正确性
正确性是指计算正确和防止输入错误。例如，当输入的记账凭证重号，输入的记账凭证金额借贷方不相等，软件应提示或者拒绝执行；软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表；机内数据进行总分类账、明细分类账汇总的计算结果，应正确无误；软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能等。
4.查询性
查询性功能是指能查询机内总分类会计科目的名称、科目代码、年初余额、期初余额、累计发生额和余额，能查询记账凭证。另外，设计复合条件查询，模糊查询等功能，使用会计信息人员方便操作。使用灵活的界面切换功能，这样可以使会计信息人员很灵活地寻找凭证、明细分类账、总账的信息资料。
5.易用性
主要指软件系统易学易用易懂的性能。优美的软件界面设计，美观大方。业务流程设计清晰，账簿报表一目了然。如果软件的模块化程度高，在一个模块中聚合了多种功能，使会计人员只需记忆少量功能模块的使用方法就能完成全部工作，便于自学和掌握操作。
6.扩展性
遵循财务软件数据交换标准，提供标准格式凭证、财政部通用报表接口、税务接口、合并报表接口等标准数据接口，以满足用户对账套数据的处理和二次开发需要。同时可将系统中的凭证、账簿、报表、工资核算方法等从其他账套引入引出，方便用户交互数据，简化用户的工作。为行业系统内各单位、部门间不同产品版本的应用提供集成应用方案和能适应未来企业的发展要求。
7.售后服务
售后服务包括会计软件的日常维护、用户培训、二次开发、相关技术支持和软件版本的升级换代。如果会计人员的计算机使用水平还不高，靠自身的能力，无法排除会计软件运行中出现的全部故障。所以，还需要销售单位派出人员加以解决，如果拖延，会计核算工作就会被迫停止。所以要了解培训的内容、方式是否可行；维修服务人员是否充足；二次开发的方式是否具体；版本升级是否及时。
8.关注报价内容
软件公司有时按软件价格报价，有时按两部分总计全额报价。所以，要注意报价的含义。
三、会计软件的分类
会计软件按照不同的分类方法，可以分为不同的类型。目前对会计软件分类的方法主要有以下几种：（1）按软件适用范围划分，可分为专用会计软件和通用会计软件。
专用会计软件也称为定点开发会计软件，指由使用单位根据自身会计核算与管理的需要自行开发或联合其他单位开发，专供本单位使用的会计软件。
通用会计软件一般是指由专业软件公司研制，能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本需要的会计软件。通用会计核算软件又可分为全国通用的会计核算软件和行业通用的会计核算软件。（2）按软件提供信息的层次划分，可分为核算型会计软件和管理型会计软件。
核算型会计软件是指专门用于完成会计核算工作的应用软件，用以实现会计核算电算化。主要功能包括账务核算、工资核算、固定资产核算、成本核算、采购与应付核算、销售与应收核算、存货核算及会计报表处理等。其具备相对独立地会计数据输入、处理和输出功能。
管理型会计软件是专门用于完成财务部门内部的会计核算与管理工作的会计软件。主要功能包括全面会计核算、购销存业务管理、辅助核算管理、财务分析与财务监控等。（3）按软件提供方式划分，可分为商品化会计软件和非商品会计软件。
商品化会计软件是指为销售而开发的会计软件，而非商品化会计软件则是用户为满足自己业务处理的需要而开发的会计软件。从软件的通用性来看，商品化会计软件是通用会计软件，而非商品化会计软件一般属于专用会计软件，单位定点开发。（4）按硬件结构划分，可分为单用户会计软件和多用户（网络）会计软件。
单用户会计软件是指将会计核算软件安装在一台或几台计算机上，每台计算机中的会计软件单独运行，生成的数据只存储在各自的计算机中，计算机之间不能直接实现数据交换和共享。
多用户（网络）会计核算软件是指将会计核算软件安装在一个多用户系统的主机（或计算机网络的服务器）上，该系统中各个终端（工作站）可以同时运行软件，且不同终端（工作站）上的会计操作人员能够共享会计信息。
四、会计软件的功能结构
会计核算软件是一个复杂的大系统，一般由若干功能模块组成。会计核算软件的功能模块是指会计核算软件中能够相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分。我们通常按会计核算软件的职能来划分功能模块，并以账务处理为中心来划分结构，一个完整的会计核算软件必定包含账务处理模块，其他职能模块也将直接或间接与账务处理模块发生联系。会计核算软件的功能模块一般可以划分为账务处理、工资核算、固定资产核算、应收款核算、应付款核算、存货核算、销售核算、采购核算、成本核算、会计报表、财务分析等。会计核算软件的主要功能模块也经常被称为子系统或系统。
1.会计核算软件各个模块的功能（1）账务处理子系统。
账务处理子系统是最重要的核心系统，对所有的会计软件来说都是必不可少的。以会计凭证为原始数据，完成全部的记账、算账、对账、转账、结账、账簿查询及账务数据管理等工作。（2）工资子系统。
工资子系统主要完成工资核算、发放工资、工资费用的分配、工资统计分析以及个人所得税的核算。它与账务处理子系统可以集成使用，自动编制工资费用分配转账凭证传递到账务处理子系统。（3）固定资产管理子系统。
固定资产管理子系统主要用来反映单位固定资产卡片管理，增减变动及折旧计提情况。在此模块中，对于折旧的计提是通过设置自定义转账凭证的方式每月由计算机自动编制机制转账凭证，供账务处理子系统和成本管理子系统使用。（4）存货核算子系统。
存货核算与企业的生产计划、物资管理密切相关，因此，此模块是一个较为复杂的子系统。它主要是对存货的收、发、存业务进行会计核算。从采购与应付核算子系统取得存货增加的成本和金额，从销售与应收系统取得存货出库的数量，自动计算出出库商品的成本。反映和监督存货的收发、领退、保管及存货资金的占有情况。（5）成本管理子系统。
成本管理子系统主要任务是归集和分配各种成本费用，及时计算产品的总成本和单位成本，计算和结转成本差异，输出成本核算的有关信息，并自动编制机制转账凭证传递给账务处理子系统。（6）销售管理与应收核算子系统。
销售管理与应收核算子系统主要核算销售所取得的收入，登记发出商品的数据，计算相关的税金，确认与管理应收账款，并管理有关票据，对企业的往来账进行综合管理。（7）采购管理与应付核算子系统。
采购管理与应付核算子系统主要核算采购业务，包括登记商品的数量、价格，按适用税率计算税金，并确认应付款项，对企业的往来账进行综合管理。（8）报表管理子系统。
报表管理子系统主要实现各会计报表的定义和编制。根据事先定义好的格式和数据生成公式，由计算机自动从账务处理系统的账簿数据库中获取核算数据，完成各种报表的编制工作，并进行报表分析和报表汇总。该系统生成的会计报表包括对外编制的会计报表和对内管理用的会计报表。（9）财务分析子系统。
财务分析子系统主要是利用会计核算数据进行会计管理和分析。
2.会计软件各子系统间的联系
上述可见，一个完整的企业会计软件可分解成十多个功能模块，各模块之间相互作用、相互依赖的关系主要表现为控制联系和数据传递联系两种，如图1-1所示。图1-1 会计核算软件中各模块之间的关系
任务实施
根据新阳光股份有限公司的基本情况，为其选择会计电算化的合适软件。
一、会计软件的模式
1.小规模模式会计软件
小规模的会计软件是以账务为核心，主要完成记账、报表等核算工作。固定资产、材料等业务通过设立辅助账核算，工资计算等一般使用通用表处理软件进行辅助核算。
2.中等规模模式会计软件
中等规模会计软件是指具备电算会计的各个核算模块，其主要目的是进行核算工作和基本的分析与管理。
3.大规模模式会计软件
大规模会计软件要求功能复杂，数据量大，在网络系统下，既要求充分实现数据共享，又要求各业务核算岗位能独立处理。
二、会计软件的选择
1.取得方式
会计软件的取得方式主要有自行开发方式、委托外单位开发方式、与外单位联合开发方式、购买商品化软件方式（通用会计软件）四种方式，其中商品化会计软件在市场所占比重较大。
2.会计软件的选型
目前，不同单位对会计软件的要求不一样。一般来说小规模核算单位，采用小规模模式会计软件，可以直接购买商品化的会计软件；中等规模单位，选择合适的商品化会计软件开展电算化工作，最好选择多用户（网络）版；大规模单位，可通用软件与专用开发相结合，也可以选择合适的商品化会计软件。一般选择多用户（网络）版。
由此可见，购买商品化会计软件被广大用户所采用，在购买商品化软件时要衡量利弊，使用户可以用较低的费用实现会计工作电算化。具体选择商品化会计软件应注意的问题：
① 会计软件必须通过财政部门的评审，符合国家统一要求。
② 会计软件必须符合本企业单位的需要，从行业特点和单位核算特点两个方面考虑。
③ 会计软件要安全可靠，对内部控制、网络安全管理。
④ 会计软件要符合企业环境的要求，包括企业类型、行业、产品、内部机构设置、财务会计业务、硬件和相关设施、会计人员素质、资金和发展前景等。
⑤ 会计软件公司具有良好的信誉和售后服务。具有人员培训、安装调试、业务咨询、软件维护、软件升级等服务。
⑥ 价格费用适中，性价比高。
3.商品化会计软件的简介
用友软件和金蝶软件是国内软件，主要服务于国内中小型企业。SAP系统是世界级别的ERP软件，很多国家的大型企业才使用的。它们各有自己的系统功能及特性，能够满足不同行业不同单位的要求，具体介绍如下：（1）用友软件。
用友财务软件是以财政部颁发的会计准则、企业会计制度等为基础，以规范的流程、清晰的参与角色以及明确的职责划分为前提的系列财务管理工作，它以会计核算为核心，主要为企业完成从凭证到报表，报税等财务基本工作，辅助企业管理者经营决策。为了适应不同行业的需求，其管理软件包括用友NC、用友HR、用友ERP-U8、畅捷通T1/T3/T6等，如图1-2所示。本书主要介绍用友ERP-U872软件的业务处理方法及操作技能。图1-2 用友管理软件结构
① 用友NC，面向大型企业、集团企业管理软件。其是为集团与行业企业提供的全线管理软件产品，用友NC率先采用 J2EE架构和先进开放的集团级开发平台UAP，按照“全球化集团管控、行业化解决方案、平台化应用集成”的设计理念而设计，目前形成了集团管控6大领域，10大行业的38个解决方案。
② 用友ERP-U8，面向中型企业管理软件。所谓ERP是英文Enterprise Resource Planning（企业资源计划）的简写，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。用友ERP-U8以集成的信息管理为基础，以规范企业运营，改善经营成果为目标，帮助企业实现“精细管理，敏捷经营”。用友ERP-U8提供财务管理、供应链管理、生产制造管理、客户关系管理、人力资源管理、办公自动化和商业智能等集成化功能，并整合各种合作伙伴的方案。在总结中国企业各行业最佳实践的基础上，提供的行业解决方案涵盖机械、电子、汽配、服装、化工、食品、制药、服务业、零售业等，是中国企业应用最广泛的ERP管理软件。
③ 用友T1/T3/T6，面向小型企业管理软件。其中T1针对小企业，单项级应用；T3针对中小企业，部门级应用；T6针对中小企业，企业级应用。
④ 用友HR/PLM/Turbo CRM/MA/BQ，面向中型企业管理软件。用友HR致力于为客户提供优秀和最适用的战略人力资本管理解决方案，覆盖信息化服务、咨询、人力资本云服务等HR业务的方方面面。用友PLM（产品生命周期管理）是一种战略管理方法。它应用一系列企业应用系统，支持跨组织地从概念设计到产品使用生命结束整个过程中，产品信息的协新阳光建、分发、应用和管理。用友PLM通过PDM（产品数据管理）和CPD（协同产品开发）软件为企业提供在产品整个生命周期过程中产品信息的管理。PLM还为ERP提供准确的产品结构和工艺信息数据源，用友PLM与用友ERP一起形成企业信息化全面解决方案。用友Turbo CRM客户关系管理系统，以客户为主要管理对象，基于客户生命周期的发生、发展，以“一对一营销”和“精细营销”的方法，帮助企业建立“以客户为中心”的经营理念、组织模式、业务规则及评估体系，全面提升企业核心竞争力。用友MA通过移动因特网将ERP的应用从电脑延伸到手机，以短信和WAP为主要应用方式，帮助企业实现对异地终端的实时监控、重要信息的实时推送和重要审批业务的实时处理，全面提升企业管理效率，成就实时企业。用友BQ商业智能软件是集企业多系统的数据中心、分析中心、控制中心、挖掘中心于一体的全方位BI软件。（2）金蝶软件。
金蝶软件目前有三种ERP产品，分别为面向中小型企业的K/3和KIS，以及面向中大型企业的EAS，涵盖企业财务管理、供应链管理、客户关系管理、人力资源管理、知识管理、商业智能等，并能实现企业间的商务协作和电子商务的应用集成。具体介绍如下：
① 金蝶EAS，面向大型集团企业。是集团企业的一体化全面管控解决方案，适用于资本管控型、战略管控型及运营管控型的集团企业。金蝶EAS为资本管控型的多元化企业集团提供财务、预算、资金和高级人才的管控体系，为战略管控型的集团企业提供集团财务、企业绩效管理、战略人力资源、内控与风险的全面战略管控，为运营管控型的集团提供战略采购、集中库存、集中销售与分销、协同计划及其复杂的内部交易和协同供应链的集成管理。
② 金蝶K/3，面向中型企业。金蝶K/3集财务管理、供应链管理、生产制造管理、人力资源管理、客户关系管理、企业绩效、移动商务、集成引擎及行业插件等业务管理组件为一体，以成本管理为目标，计划与流程控制为主线，通过对目标责任的明确落实、有效的执行过程管理和激励，帮助企业建立人、财、物、产、供、销的科学管理体系。金蝶K/3产品家族包括：金蝶K/3成长版、金蝶K/3标准版、金蝶K/3精益版。
③ 金蝶KIS，面向小型企业。金蝶KIS是小型企业以低成本、高效率、快速入门的方式实现管理信息化的解决方案。金蝶KIS以“让管理更简单”为核心设计理念，适用于小型企业。金蝶KIS旨在提高管理能力、完善规范业务流程，全面覆盖小型企业管理的五大关键环节：老板查询、财务管理、采购管理、销售管理、仓存管理。
④ 金蝶易记账，面向小型企业。是金蝶软件专门为小型企业开发的一款财务记账软件，具备记账、查账、结账、报表等多种功能，并提供发票验证、快递查询、财务制度范本等丰富的企业应用，安装方便，无账套数量限制；一次付费，永久使用，可免费在线升级，中国第一款会计人员“云+端”应用的财务记账工具。（3）SAP软件。
SAP是SAP公司的产品—企业管理解决方案的软件名称，是目前全世界排名第一的ERP软件，主要是用于对成本控制以及供应链资源进行管理。SAP软件功能包括商务智能、客户关系管理、企业信息管理、企业绩效管理、企业资源规划、管理和遵从、人力资本管理、产品生命周期管理、服务与资产管理、供应链管理、供应商关系管理。软件系统分为许多模块：物料管理模块（MM），销售与分销模块（SD），财务会计模块（FI），人力资源模块（HR），生产计划模块（PP），管理会计模块（CO），项目管理模块（PS），资产管理模块（AM），质量管理模块（QM），工厂维修模块（PM），工作流管理（WF），还有开发模块（ABAP）。项目总结
随着计算机和现代信息技术的飞速发展，要求以利用信息管理为主的管理模式对电算会计产生了迫切的需求。现代企业都在运用计算机数据处理技术对会计数据进行获取、加工、传输、存储、应用等全面处理，并进行经营管理、控制决策。会计软件已在广泛应用，它大大提高会计工作效率，推动会计管理现代化。
本项目任务主要学习了电算会计的基本理论和会计软件的基本知识。认识电算会计发展的必然性，理解电算会计系统将从“核算型”向“管理型”转变，逐步实现企业经济活动的事前计划、预测和决策，事中管理控制，事后分析评价的职能。并且能利用会计软件的基本知识，选择适合本单位实际需要的会计软件，使企业数据精准，精细管理，降低企业的风险，同时使财务人员从繁重的业务核算工作中解脱出来，进行真正的业务及财务管理，提高企业的信息化管理水平。项目二 账套管理
—◎ 学习目标 ◎—【知识目标】
1.认识用友ERP-U872软件。
2.熟悉电算系统管理的基本要求与主要功能。
3.熟悉账套与年度账概念。
4.熟悉角色、用户、权限概念。【技能目标】
1.初步掌握用友ERP-U872软件安装和卸载。
2.能根据企业核算要求建立账套、年度账、备份与修改。
3.能根据企业会计岗位分工设置角色、用户及操作权限。任务1 认识并安装用友ERP-U872
任务解析
通过本任务的学习，读者可以了解用友ERP-U872应用系统及其运行环境，掌握它的安装与卸载及系统操作流程。
我国大部分ERP软件体系结构是以会计软件为核心和主导地位的基础上，向业务系统延伸发展形成的，实现了企业物流、资金流和信息流的有效整合。ERP软件的开发成功，积累了丰富的财务会计软件的开发和实施的经验，理清了企业资金的循环周转过程以及与资金周转的每一个环节密切相关的业务活动。
注：本书中所使用的ERP-U872同ERP-U8.72。
知识链接
用友ERP-U8企业应用套件（简称用友ERP-U8）是中国ERP普及旗舰产品，是中国用户量最大、应用最全面、行业实践最丰富的ERP，并与中国企业最佳业务实践相结合，形成了中国企业最佳经营管理平台。它充分适应中国企业高速成长且逐渐规范发展的状态，为广大中小企业连接世界级管理，是蕴涵中国企业先进管理模式、体现各行业业务最佳实践、有效支持中国企业国际化战略的信息化经营平台。在今天，它不仅成为管理者进行企业运营与管理的桌面工具，更是企业实现精细管理、敏捷经营的利器。
一、用友ERP-U8的主要功能
面对快速多变的市场和日益激烈的竞争环境，提升管理水平，提高内外部协同效率，是中型及中小型企业保证企业持续盈利和不断成长的基础。用友ERP-U8以集成的信息管理为基础，以规范企业运营，改善经营成果为目标，帮助企业实现“精细管理，敏捷经营”。用友ERP-U8提供财务管理、供应链管理、生产制造管理、客户关系管理、人力资源管理、办公自动化和商业智能等集成化功能，并整合各种合作伙伴的方案。在总结中国企业各行业最佳实践的基础上，提供的行业解决方案涵盖机械、电子、汽配、服装、化工、食品、制药、服务业、零售业等，是中国企业应用最广泛的ERP管理软件。用友ERP-U8以行业最佳业务实践为特征的显著优势，使其在新经济形势下成为广大企业蓬勃发展的转型升级的强大动力。
二、UAP二次开发支持
UAP平台是ERP-U8的核心技术平台，提供系统底层的基础设施支持，即提供了ERP-U8运行所必需的基本运行时框架，封装了ERP-U8各层运行必需的基本构件，保障各层之间通信畅通，并制定了相关技术标准。同时UAP是一个集成应用平台，提供一系列的设计、开发、集成、安装和部署工具。基于UAP平台，可以开发U8的标准产品，开发满足行业需求的行业插件，开发企业的个性化应用，以及对第三方系统的集成；客户和实施人员可以通过可视化的规则定义工具进行个性化的配置，满足企业的个性化需求。因此，强大的UAP平台就是中国企业信息化的集成应用平台。
三、初识用友ERP-U872
用友ERP—U872是以集成的信息管理为基础，以规范企业运营，改善经营成果为目标，帮助企业“优化资源，提升管理”，实现面向市场的赢利性增长。
用友ERP-U872是一个企业综合运营平台，用以满足各级管理者对信息化的不同要求：为高层经营管理者提供大量收益与风险的决策信息，辅助企业制定长远发展战略；为中层管理人员提供企业各个运作层面的运作状况，帮助做到各种事件的监控、发现、分析、解决、反馈等处理流程，帮助做到投入产出最优配比；为基层管理人员提供便利的作业环境，易用的操作方式实现工作岗位、工作职能的有效履行。
根据业务范围和应用对象的不同；用友ERP-U872划分为财务管
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]