作者：憨氏
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做个称职的秘书试读：
前言
尽管有人对秘书的概念还含糊不清，但无疑，秘书对于现代人们来说早已是熟稔在耳的字眼了。但秘书究竟是干什么的呢？有这样疑问的人对秘书的概念还存在着陌生感，但人们都会把秘书和企业公司的老板联系在一起，常看见企业老板的身边跟着个秘书，于是，有的人就把秘书叫做老板助理或经理助理。其实，这仅是表面现象。秘书不仅适用于企业，还适用于政府机关、事业单位、团体甚至个人等。
为什么要有秘书呢？我们可以先考虑一下，如果做为单位领导层次的人如果没有秘书的话，那该是什么样的情形呢？单位那么多部门，那么多地事务要去处理，甚至鸡毛蒜皮的小事也要领导去过问，桌案上一大堆的资料要处理，这一天到晚，肯定会弄得他焦头烂额，无所适从的。因此，领导需要有助手帮他协调处理一些工作问题，可见，为领导提供辅助管理、综合服务的人员就是秘书。有了秘书的协助，就会使领导的工作压力减轻，如鱼得水，游刃有余，从容不迫。
秘书无疑是领导者最密切的助手。同时，秘书也应是领导者最好的帮手，作为领导，要工作、要管理、要应酬谈判、要处理事务、要传达指令……一位合格的秘书就应该做到：在单位要让领导有一个舒适明亮而干净的办公环境；在管理上要上传下达，协调各部门的工作；在协助领导谈判时，会交际、善沟通，备好相关缜密无漏的文书资料等。当今天社会，秘书作为一种职业越来越专业化，而领导者对秘书工作者提出的要求也越来越高了。一个得力的助手能使领导者工作轻松，做出事来体现的效果就是事半功倍；但是如果遇到一个不会帮忙，甚至还可能帮倒忙的秘书，那肯定使领导的工作事倍功半，无疑，这样的秘书是很令人头疼的。尤其，当今社会飞速发展，信息交流日益频繁，科技知识日新月异，环境在不断的变化，这就使秘书工作者应具备更高的综合素质和能力了，从而秘书对自己要进行强化修炼是在所难免的；否则的话，就会被大浪淘沙。试想一个单位如果用一个素质、能力低的秘书协助自己工作，又怎样才能提高自己的办事效率，达到预期
假如你是一位秘书，该看此书，用以武装自己；假如你是某单位领导者，则该知道自己的秘书欠缺哪些功夫，应送他一本。
本书没有危言耸听的话要对秘书工作者去说，但有几句肺腑良言奉上：修炼自己，才能在人生旅程中扬帆远航，才没有落人之伍的危险。
努力吧，朋友！《秘书修炼教程》无疑是你攀向更高成功之巅的坚石台阶。第一章 秘书工作概述圣·埃克萨佩里说：“人们不可能洞察前途，但可以为前途奠定基础——因为人们可以建造前途。”如果你对秘书工作有了充分认识，摆对了自己的位置，具备了一定的能力，并意志坚定地朝这一目标迈进，那你将成为一个称职的好秘书，也会因此而建造美好的前途。一、秘书的角色定位1.秘书的种类
秘书是一个复杂而广泛的群体。从国内到国外，从军队到地方，从党政机关到工商企业，从国营单位到民营公司，到处都需要秘书。
秘书是个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。（1）从服务对象和经济来源分类
从服务对象和经济来源分，可分为公务秘书和私人秘书两类。公务秘书泛指为各级党政机关、企事业单位、社会团体服务，由组织和人事部门选调，从国家或集体领取薪酬，在编制上属于该机关、该单位的秘书。少数为一定级别的领导干部、专家服务的秘书，虽然其服务对象是个人，但仍从国家或集体领取薪酬，是国家编制的正式工作人员，故仍属公务秘书。这类秘书，有时称为领导的专职秘书，有时称为领导的私人秘书（但要与下面所说的私人秘书严格区分）。
私人秘书指为民营企业、农民专业户、个体户以及外资企业等服务，由他们聘请并支付薪酬，不属国家编制的秘书。私人秘书在经济上是社会主义初级阶段以公有制（全民所有制经济和集体所有制经济）为主体的前提下，多种经济成分（个体经济、民营经济、中外合资经济、中外合作经济、外资独营经济等）存在和发展的产物；在政治上是深化改革、拓宽开放这一总政策的产物。这使得秘书概念的涵义得到进一步扩充。（2）从所属部门分类
从所属部门分，可分为党务秘书、行政秘书、军事秘书、司法秘书、经济秘书和文化秘书等，其中又可细分为若干小类。如在经济部门，可分为工业秘书、农业秘书、商业秘书等；在文化部门，可分为教育秘书、卫生秘书、体育秘书、宣传秘书、文艺秘书、科研秘书等。（3）从具体的工作分类
从具体的工作分，可分为文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书、外文秘书、生活秘书等。
①文字秘书。文字秘书是指以文字工作为主的秘书。在党政机关和企事业单位中，文字秘书负责起草公文、汇总工作情况、参与政策研究、协助领导进行公文把关等重要任务。
②机要秘书。机要秘书的主要职责是管理领导的文电材料和密码，负责领导办公室的保密工作，承办领导交办的机密事项，为领导提供必要的帮助和服务。
③通讯秘书。通讯秘书的主要任务是管理通讯事务以及各种通讯设备，如电话总机、电话、传真等。
④信访秘书。信访秘书的主要职责是通过信访、接访，沟通领导机关与人民群众的关系，加速政策的贯彻落实。在商务机构中，沟通企业领导与客户的关系。
⑤事务秘书。事务秘书的主要指负责总务、后勤等工作的秘书。
⑥外文秘书。外文秘书的主要任务是从事口头或书面的翻译工作。
⑦生活秘书。生活秘书的主要任务是在生活上给领导提供服务和帮助。一般在较大的党政机关为较高级的领导设置。
以上所述，大都是按秘书从事的工作来分类，未能准确归纳出各类秘书的本质特征，因此，如果要更进一步了解各类秘书的性质，还需对秘书的服务对象、工作性质、工作内容和职务等另作深层次的探讨。2.摆正秘书的位置
秘书工作，无论是行政机关秘书，抑或是商业机构秘书，他们都是为领导及上司服务的。这种服务关系决定了秘书的角色定位。秘书与其上司的关系，是秘书的社会关系中最重要的关系，是秘书工作能否顺利开展的关键，也是决定秘书个人前途的因素。
人们强调平等，是一种理念，是指人格、法律主体及人权上的平等，是从民事法律意义上来理解的。比如，人们强调契约自由，签订合同时强调平等、自愿等原则。但是从工作关系、行政组织关系、企业行政结构关系来看，秘书在工作上与其上司是不平等的关系。这种关系，最终决定了秘书的角色定位。（1）地位上的上下级隶属关系
领导与其秘书是上下级关系。下级服从上级是一种组织原则，也是工商企业得以正常运作的制度之一。秘书必须接受上司的领导，不能超越领导开展工作。秘书应对其直接上司负责。在商业机构中，管理者与员工工作的展开，往往要由秘书来沟通，秘书切不可认为自己可以取代“老板”指手画脚，说三道四，甚至越俎代庖，这样就会导致企业的混乱；在党政机关中，下级服从上级是组织纪律，谁违反谁就会受到处罚。
在企业与行政机关中，任何部门的工作都有其独立性，而秘书工作除外。秘书从属领导，秘书工作从属领导工作，秘书始终需围绕着领导开展工作。失去了领导，秘书及其工作就毫无价值。当然，这种工作中的从属性及地位的上下级关系，并不能说明秘书与其上司具有依附关系。秘书与其上司在人格及法律主体上具有平等性和自由性。（2）工作上的被动性及辅助性
秘书是为其上司服务的，因而其工作具有被动性及辅助性。基于这点，秘书不能以自己的意志独立安排工作，只能听命于领导，不可以强调工作的创造性与随意性。当然，工作的被动性并不妨碍秘书主动积极地开展工作，甚至未雨绸缪，想领导之未想，先领导之忧而忧，这样才会有更大的成效。秘书工作的辅助性，体现了秘书是领导的参谋与助手。秘书工作的职责是帮助领导处理一些事务性的工作，如办事、行文、开会、联络等。
以上两个方面，是秘书的社会关系中最为重要的定位。如果能正确理解这种定位关系，你就会自觉地处理好与领导的关系，树立为上司服务的意识，摆正自己的位置。二、秘书工作的重要性1.领导的助手
秘书工作之所以重要，是因为它直接为领导服务，直接关系和影响着领导的工作，起着领导助手的作用。这是秘书工作的本质，任何地方、任何时候都不会改变。2.领导的参谋
秘书要注意发挥参谋作用。给领导当参谋，是领导对秘书高度信任的表现，也是对秘书工作提出的高要求。参谋作用体现在秘书工作的各个方面，如帮助领导安排好工作布局；为一定时期的重点工作、重要会议和活动制定措施、步骤，供领导参考；文件来了不是原封不动送交领导，充当二传手，而是事先经过研究，提出参考意见；对要办的事，除根据了解到的情况确定应怎么办之外，还要设想几种办法，预测带来怎样的效果，然后请领导定夺。3.沟通上下、协调左右的枢纽
从中央到地方，任何一个部门或单位，都设有一定数量的、职责分明的机构。它们级别不同，既互相联系又具有一定的独立性，形成一个复杂的网络。秘书在这个网络中处于中心位置，起着枢纽作用。
秘书的枢纽作用，从纵向上，是做好承上启下、上传下达的工作。秘书掌握着大量的、各种各样的信息，上级的精神通过这里传达下去，基层的动向通过这里反馈上来。各地、各部门的信息很多，经过秘书综合整理后，领导看了，就了解了动态，有时还做些批示，就可以指导工作。从横向上，是做好单位各职能部门的协调、平衡工作。可以说，秘书部门是来自上下左右的各种情况、资料、函件、信息的集散地，是领导工作指挥联络系统的开关，是协调上下、沟通左右联系的桥梁。
秘书的枢纽作用能否充分发挥，关键在于是否实行科学管理，是否能理顺各种关系。这项工作十分繁重，需要花大力气才能做好。4.领导的耳目
耳目的原意是把看到、听到的情况及时向领导反映。当然，这还不够，秘书还应主动开展工作，把领导的意图传达出去，进行信息反馈。
做领导的耳目，就得多调查研究，搜集信息。信息来源主要有两方面：一是来自下面的实际工作情况和动态反映；二是来自上级的指示精神和外地区、外单位的经验。秘书除了要获取准确、及时、全面的信息外，还要经过认真的综合处理，提取有价值的信息。也就是说，掌握的信息面要广、量要大，但反映给领导的则要少、要精，正所谓“由简而繁繁而简，简中俱是精华点”。信息不在于字多字少，话多话少，而在于是否抓到了点子上。只要抓到了点子上，就有助于领导作出决策。领导作出决策后，秘书机构还要在贯彻、落实决策的过程中，将执行的情况、成绩、经验以及存在的问题及时向领导反馈，充当领导的耳目。信息、决策、执行、反馈、再决策是沿着一个循环系统运动和上升的，秘书的任务就是要组织和完成这个循环。
随着科技的发展和进步，不少秘书都摆脱了传统的手工作业方式，采取各种措施，对信息传递手段和办公手段加以改进更新，逐步使信息工作现代化。5.领导机关的门面
秘书素有“关口”、“窗口”之称。说它是“关口”，是因为文件、信息的上承下达都要经过这里传递和输送，它要把好文字关、用印关、保密关等好些关口。说它是“窗口”，是因为内外联系，来信来访，各方商洽工作，大都由秘书出面办理，人们往往把秘书看成是领导的代表。因此，秘书的形象如何，影响很大。
有人反映某些单位官僚主义严重。这与其所接触的人的作风有很大关系，而这个“接触人”往往是秘书。他们有的年龄不大而口气很大，无怪乎有人说“领导好见秘书难缠”。因此，秘书一定要起好门面作用，态度和蔼，用良好的工作作风和服务态度，使人感到党政机关是为人民服务的。能办的事，要办得让人家愉愉快快；不能办的事，也要说清楚让人家心悦诚服。三、秘书应具备的能力1.处理基本事务和解决问题的能力
秘书必须具备以下处理基本事务的能力：（1）能立即想到上司所指示工作的具体处理方法的判断力。（2）从正面了解被指示工作任务起，直到汇报该工作任务时为止的记忆力。（3）按照拟订的程序，限期完成工作任务的行动力。（4）能够详细向上司汇报工作任务完成情况的表现力。
身为辅佐者的秘书不应只是等待上司分派工作，而要主动提供服务，明确上司目前遭遇的问题为何，关心之事为何，作何种服务方能使上司最有效率地开展工作？秘书要有视情况而为的正确判断力及敏锐的洞察力。
但因工作并非随时都能够顺利进行，常有发生问题的可能，所以秘书也必须具备解决问题的能力。为此，秘书平常就要培养自己解决问题的能力。首先分析问题发生的原因，搜集解决问题的方法方面的资讯，然后思考若干解决办法，再选择其中最适当者。同时，上司的意见也非常重要。最后实施最适当的办法，并检查是否能够产生所期待的效果。如果有必要，就进一步修正，使这个思考过程习惯化，如此便可培养正确且迅速解决问题的能力。2.人际关系处理能力
由于秘书是在各种人际关系中工作，因此，秘书必须具备适当地处理这些人际关系的能力。为了提高人际关系处理能力，必须了解人的本质。明确有关人员的期待，并与这些人保持良好的关系，加强彼此之间的信赖程度。换言之，秘书必须培养处理人际关系的技巧。
一般说来，秘书具备有处理人际关系的技巧不仅有助于让上司做他的主要工作，对于秘书本身的工作效率也有助益。因为无论工作遭遇任何困难，都可以通过秘书所培养出来的人际关系网得以解决。3.资讯管理能力
秘书为使上司从事其主要工作，必须具备资讯管理的能力。
就秘书而言，因为要提供资讯给上司，所以得适度熟悉上司的业务内容，也要了解上司关心之事为何，以便随时能向上司提供有效的资讯。为此，秘书平日就要主动地在组织机构内外广布资讯网，有系统地搜集、储存对上司决策有价值的资讯。
这种有系统地收集、累积的资讯称为资讯库。今后秘书会越来越有必要为上司建立资讯库，并进一步具备利用组织机构外资讯库的能力。
除此之外，秘书亦应具备以何种方式使用资讯库去制作所要求的资讯，以何种方式保管资讯，以何种方式提供资讯等以分析为基础的资讯管理能力。而为培养这种资讯管理能力，秘书也必须具备资讯处理机器的操作和运用的能力，及有关资讯管理最新的实务知识与技能，也就是必须熟练掌握“专门技术”。
不过，目前的各种组织机构对于资讯大都采用文书的形式，所以仅仅强调的是资讯管理能力。但实际上秘书特别需要具备的是能够适当进行文书制作、处理、文书的整理及保管等所谓的文书管理能力。秘书能力参照表四、秘书工作的任务
秘书工作的任务在不同级别、不同部门的单位里不尽相同。例如国务院和县政府，国营企业和合资、独资企业，厂矿和学校，它们的秘书部门所承担的秘书工作就有很大差别，但异中有同，下面说的是共同任务。
秘书工作的共同任务主要分为4大类：1.辅助决策工作
决策是领导的责任。秘书不是决策者，不能代替领导做出决策，但要辅助领导做出决策。其内容包括4个方面：一是在领导决策之前，协助他们进行调查研究，摸清情况，收集各方面的信息，为决策作准备；二是提出或协同有关职能部门提出一个或几个方案，撰拟决策文稿，供领导参考、选择；三是在领导做出决策后，将决策形成文件，并通过各种形式下达；四是协助领导实施决策和检查决策的执行情况。
辅助决策要严格按照领导的指示进行，不能认为秘书必须参加一切决策的辅助，领导的所有决策都理所当然由秘书辅助。因为有些决策，领导可直接依靠研究机构，由他们提供咨询；有些决策，领导可依靠有关的职能部门参与辅助。在这些决策中，秘书主要在联系方面起辅助作用。
辅助决策不仅表现在重大问题的研究、讨论中，而且表现在大量的日常事务的承办和处理中。把这些日常工作做好了，就是对决策的制定、执行和落实提供了帮助。
秘书在辅助决策过程中作用的大小，既取决于它是否主动工作，又取决于领导是否重视发挥秘书的作用。此外，还与秘书自身的能力有关。2.日常程序化工作
这些工作每天都要去做，日复一日，年复一年，从不间断，故称为程序化工作。看起来，它们不过是一些平常小事，但却是基础性工作，是全局工作能否顺利进行的重要一环。如同只有地基打牢，房屋才不会倒塌一样，只有基础工作做得好，做得扎实，全局工作才能有出色的表现。
日常程序化工作包括：（1）文书处理
文书是各单位行使职权、进行指挥管理、联系和商讨工作的重要工具。收文的处理和发文的撰拟是秘书经常而重要的工作，秘书要按照文书工作的要求和程序，迅速、准确、安全、高质量地完成。（2）文书立卷和档案管理
这不是指国家档案系统的档案管理，而是指单位内部的档案管理。秘书要把处理完毕的文书及时立卷，定期移交单位档案室，以备日后查找使用。（3）调查研究
调查研究是领导决策的基础。在领导决策前，秘书要深入基层和有关部门，进行预见性调查；领导作出决策后，秘书要及时了解决策的执行情况，进行验证性调查，检验决策的正确性，协助领导校正决策的不足之处，使决策趋于完善。
进行调查研究，要坚持以下3点：一是坚持调查研究的客观性。做到这点并不容易，因为，在调查研究的过程中，往往会受到各种主观或客观因素的干扰，可能不能完全反映出事物的本来面貌。二是坚持调查研究的动态性。世界上的事物都是发展变化的，因此，要用发展的观点看问题，既调查事物的现状，又调查事物的过去；既通过对它的过去和现状的分析找出它的内在规律，又预测它的未来。三是坚持调查研究的全面性。事物的发展变化是错综复杂的，要接触调查研究对象的各种类型、各个侧面，广泛搜集意见。尤其要倾听不同意见甚至反对意见，防止偏听偏信，片面主观。这也是使调查研究具有客观性、动态性的前提。（4）信息工作
领导决策的前、中、后整个过程都需要信息。准确、及时的信息是做出切合实际、正确无误的决策的依据。在当代社会中，信息是效率、是质量、是生命，秘书应成为领导获取信息的一条重要渠道。（5）会务工作
包括安排议题，分发通知，布置会场，担任记录，撰写会议纪要和简报等工作。（6）行政管理
行政管理包括玦相关的生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作等。（7）保密
秘书接触大量的机密，秘书一词就含有秘密的意思。秘书工作的重要职责之一就是保密。3.协调工作
秘书在辅助领导协调的过程中，既要充分利用自身的枢纽地位充分发挥中介作用，又要明确协调工作的重点所在。事实上，由于秘书的性质、地位的特殊性，以及职责的局限性，秘书不必也不可能包揽全部协调工作，秘书的协调工作，重点是关系协调、工作节奏协调等。4.领导临时交办的工作
这类工作多带突发性，往往难以预先估计，无章可循，无经验供参考，但它们（尤其是社会性突发事件）牵一发而动全身，稍有不慎，很难弥补。如果处理不好，会把许多力量牵扯进去，打乱正常的工作秩序。因此，要求秘书必须具备较高的政策水平，较强的应变能力和周密的组织能力。
临时交办的工作，还有代表领导参加一个什么会议，接见一个什么客人，处理一件什么事情，甚至到员工家里慰问，去医院探视病人等。它们大多是事务性的，比较琐碎。其实，这些工作也很重要，办好了，可减轻领导负担，使他们以主要精力去考虑全局战略，决策大事要事。五、秘书工作的效率1.按照经营管理循环处理的方法
秘书在处理领导所指派的工作时，先要好好地制定计划，然后根据这个计划去实施，并切实检讨其结果，以使其再完善下一次的计划。只要能按照制定计划、实施、检讨这三个步骤进行，秘书工作便能有效率，也能获得改善缺失的要领。但这三个步骤并非个别独立，而是互相关联形成的一个循环过程，这个过程即称为经营管理循环。
下面分别详细说明其步骤：（1）计划的步骤
在秘书的工作中，有不少是已经预先决定顺序的定型业务，但有时为了要有效率地处理非定型业务，需先作具体计划，以便顺利达成目标。假如计划良好，该项工作等于是完成了一半；反之，若接到指示时，没有任何构想即着手从事该项工作，就可能会只顾该项工作而无法看清整体的工作情况，将会影响其他工作的效果，迫使预定计划延迟完成。所以，尚未开展工作之前要先作好计划。
制定计划时的要领有以下几点：
①充分了解即将要做的工作内容——除了整体工作的关联之外，也要正确了解工作的重要性、紧急程度及领导的期待程度等。
②思考以何种方法进行才有最佳效率——为配合工作期限应安排工作顺序，并必须具有迅速、正确、完善的工作意义。
③领导分派两件以上的工作时，必须为工作安排优先顺序。（2）实施的步骤
此步骤是按照计划从事工作的阶段，从时间上来说这个阶段是最长的，因此在实施中最重要的是使手段与目的能互相配合。
此外，秘书除了定型业务之外，也会遭遇到突发性的紧急情况，所以，秘书也应具有适当判断情况以及机智应付的应变能力。
而实施时的要领也有如下几点：
①同时检查是否依照当初所拟定的顺序进行——如果没有按照计划进行，应当立刻检讨修正，加以调整，并向领导报告。
②领导所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施——即使领导所指示的工作看起来毫无意义，或仅是例行公事之类的工作，也不可怠慢，要如实按照领导的意思去执行。
③配合领导预期的期限——为此平常即应当好好了解做事的速度，假如在进行过程中发生问题，要立即向领导报告。（3）检讨的步骤
检讨就是检查、评估、反省工作是否按照当初的计划进行，是否达到预期的效果，并在下一次计划中反映这一次检讨的结果，以此作为提高品质的标准。因此，检讨是不能省略的重要步骤。
为了要检查、评估及反省结果，秘书必须有追求更高品质工作的上进心和自我反省的意愿，并且必须对于自己的工作负起检查以及改正的责任。
检讨时的要领如下：
①分析计划和实际执行情况的差异——先检查是否达到当初计划所预期的效果，若发现两者之间产生差异，即分析检讨原因，冷静且正确地加以评估。并记录在“反省备忘录”上，以便日后进行改善。同时也要在新的计划里反映出来随时予以改进。
②把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事的相同性质的工作加以比较分析——如果发现有知识或技术上的不足，就努力予以弥补。2.按照优先顺序的方法
由于秘书经常有同时处理若干工作的情形，因而正确决定工作优先顺序显得十分重要。因为决定优先顺序后就能够有效率地进行工作，也能从事其本身的时间管理。
下面说明决定优先顺序的方法：（1）第一阶段：先将自己想做的工作以重要程度为标准，分成①是否该做的事？②是否做不做得成都无所谓的事？③是否不可以做的事等三种，然后选出①“该做的事”，集中全力进行这些工作，至于②和③，即使自己想做也要干脆地从计划中剔除。尤其秘书必须拥有能够正确判断“不可以做的事”的起码常识，因为这和秘书职务的权限有关。（2）第二阶段：其次以紧急和重要程度为标准，把该做的事分为①是否重要且紧急的事？②是否虽然重要但并不紧急的事？③是否虽然紧急但并不重要的事？④是否虽然有做的价值，但并不重要也不紧急的事等四种，然后只选择①“重要且紧急的事”最优先处理，接着进行③，然后才做②，剩下的④则要检讨是否有时间然后再做处理，或请别人代理。（3）第三阶段：同时考虑领导的意向和秘书本身的工作效率，对现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。但在考虑领导的意向之时，有必要先了解领导决定优先顺序时的习惯。如果懂得这一点，便能按照领导的期待进行工作，而且与领导之间也会产生默契。假如经过上述阶段，仍不能决定优先顺序时，最好直接找领导商量、请示。第二章 领导是秘书的上帝商家常讲“客户是上帝”，“客户永远正确”。这些是企业的信条、经营方针和理念。企业之所以坚守这些信条，是因为顾客是企业的“衣食父母”，失去顾客，企业必然垮台。对于秘书来说，谁是上帝呢？秘书的上司就是“上帝”，秘书必须为其领导提供好的服务。一、尊重领导1.尊重领导的方法
做秘书实际上是件苦差事。领导作出的正确决策要贯彻执行，但是如果领导作出了错误决策，那该如何处理呢？如果你做到了充分尊重领导，那么你的矛盾思想就可能不会存在了，就好像恋爱的男女喜欢上对方一样，即喜欢对方的优点，也喜欢对方的缺点。这一点很难做到，但如果积极去做了，对于处理秘书与领导的关系就大有帮助。这样秘书工作也会容易得多，而且只要你工作方法得当，秘书可能会受到重用和提拔。
因此，做好秘书工作的第一步是学会如何尊重领导。
秘书对领导的尊重应做到以下五点：（1）努力维护领导的威信
秘书在任何正常情况下都不应破坏领导的威信，不能散布有损领导威信的言论。即使领导在工作中出现了差错或失误，也不能随便乱发议论，而应通过适当的方式和正常的渠道反映，以求得到合理妥善的解决。（2）充分尊重领导的意见和决策
领导的意见和决策大多是经过全盘的深思熟虑的。一般情况下这些意见和决策都是正确的，秘书应坚决按照这些意见和决策去做。当这些意见和决策不被人们理解或有人反对时，秘书要挺身而出，站在领导一边，大胆支持，不装老好人，不在是非面前装聋作哑。这样，不仅坚持了真理，主持了正义，而且也会获得领导的充分信任和尊重，进一步密切相互间的关系。（3）绝对尊重领导的职权
秘书是服务性人员，不是决策者，因此必须按职责规定办事，不能越职代权，借领导的名义发号施令。秘书必须明确自己为领导服务的界限，克服那种自己的意见没被采纳，就委屈失望的心理。在处理较重要的事情时，应及时汇报请示，而不能自作主张。（4）时时体谅领导的困难，为领导分忧
一个领导者不是全能的，在工作中会遇到这样那样的困难，如工作中的、学习中的、同僚关系中的各种困难。秘书要积极地去帮助领导克服这些困难，多提供服务，尽可能的解除领导的后顾之忧，与领导同甘苦，共患难，这样才有可能与领导密切关系。（5）正确对待领导的错误“智者千虑，必有一失”。世界上没有一贯正确、不犯错误的领导。秘书应正确对待领导的失误，首先要积极“参谋提醒”，帮助领导少犯错误；其次是自觉补救，自觉承担秘书的责任；再者，更主要的是在领导纠正错误时，做好各种服务工作，减少错误带来的损失和负面影响。2.领会并贯彻领导的意图
意图是什么？意图是领导所想的目的、宗旨及核心办法。领导的意图变成决策，必须有其载体，即必须用命令、指示、通知、决策、批复、意见、批示等形式表现出来，并通过它们予以贯彻。
秘书可以称得上是领导的“心腹”，秘书应想领导之所想，做领导之所做。领导工作繁忙，秘书的工作就是将领导的意图表现出来并制定出决策。
秘书如何领会并贯彻领导的意图呢？（1）帮助领导形成正确的意图
领导并非高人一等，其思想来源于实战工作和各种材料信息。所以，秘书应主动收集各种信息，反映工作中的各种问题，拟定解决问题的方案或建议，为领导形成正确的工作意图服务。领会领导的意图，不仅是“揣摸”领导的“心思”，更多的是秘书应利用其特有的地位、学识、调查信息等，为领导的决策提供参考。（2）把握领导意图的实质
领导的思想有时很繁杂，秘书人员必须正确理解及领会领导意图的核心实质。为了解其实质，秘书应对领导意图形成的背景、目的、作用作出正确理解，并正确传达执行。（3）做好信息反馈工作
领导意图在执行中会出现各种问题与结果。秘书应做好领导意图在实践中的信息反馈工作，使问题得到及时的反映，让领导根据实际问题对意图作出合理的调整与安排。（4）正确传达领导意图
要做到正确传达领导意图必须做好下列几点：
及时而不延误传达领导意图；
全面而不截留领导意图；
正确而不歪曲领导意图；
服从而不抵触领导意图。3.学会与领导的沟通
做好秘书工作除了要完成领导交办的任务外，还要与领导进行思想与感情上的沟通，这是由秘书与领导之间特殊的工作关系决定的。一般的上下级之间、同事之间只是纯粹的同事工作关系，而秘书与领导的关系还增加一层个人关系，如果个人之间关系没处理好，秘书工作也难以开展。
与领导进行必要的思想感情沟通是密切秘书与领导关系的重要方法。与领导沟通应把握以下四点。（1）适时——选择适当的沟通时机
当领导受到上级批评，工作遇到困难，家庭生活出现裂痕，身体欠舒服时，领导的情绪会低落、苦闷、烦躁。此时，秘书人员应小心处理，除了表示有能力有可能分担其忧愁，或者帮助其解决困难外，最好别提任何建议。即使秘书人员动机良好、理由充足，领导也难以入耳，如此时与其沟通，只会碰上一鼻子灰。
在领导下班后、吃饭、开会、阅文件、听他人汇报工作、与友人深谈时也不宜与领导沟通，因为此时领导的思想集中在其他事上，而不可能与你进行沟通。
秘书与领导沟通的时机应选择领导心情畅快的时候，如领导的政绩受到上级表扬或有其他喜事时，或与领导一起休闲时，领导可能会有兴趣与你交谈。（2）地利——选择好沟通的地点
与领导进行沟通是秘书的私人之事，则宜在私人地方交谈。但也不宜一概而论。如果因工作中的问题而缺少沟通可以在办公室完成，其他问题可以在非正式场合下完成，如在汽车上、出差途中、娱乐途中、家中等。这样利用非角色身份在非正式的场合中交谈，可以缩短彼此之间的心理距离，使气氛轻松活跃，使沟通效果更好。（3）言和——注意语言技巧
言和是指语言适中、温和。
秘书不宜随便进言，不宜对领导的决策妄加评论，不宜出过多的“点子”、“建议”，以表示秘书有“聪明才智”。领导不一定喜欢聪明的人，领导喜欢老实而又能做事的人。大部分领导喜欢老黄牛的下属，勤勤恳恳，任劳任怨，没有牢骚，较少见解。因此，在与领导沟通时少卖弃你的“聪明智慧”，而多向领导学习，带着学习的态度、尊重的思想与领导沟通，相信会收到良好的效果。
在语言表达上，秘书向领导请示、汇报工作时，不要咬文嚼字，拐弯抹角。与领导交谈时，应态度诚恳，表情自然，语调平和，忌理直气壮，态度傲慢。因为领导的自尊是最为敏感的东西，一旦其自尊受到少少侵害，就不大可能听取他人的意见了。（4）情密——建立和谐的私人感情
秘书与领导除了有工作关系外，也有个人关系，工作关系与个人关系是掺杂在一起的。秘书与领导之间的个人感情本身就是秘书与领导工作的一个组成部分，它是基于工作关系而产生的个人感情，是秘书与其上司社会关系的润滑剂与调节剂。
建立秘书与上司之间的私人感情可以采用下列办法：
与领导保持一致，在思想上、价值观上保持一致。
培养和发展与领导相同相近的业余爱好。
保持与上司家庭成员的融洽关系。二、研究领导1.研究领导的性格特征
知己知彼，方可百战不殆。军事上如此，上级与下级之间的关系处理亦如此。要处理好秘书与上司之间的关系，秘书必须深入了解上司的品性特征，为人处世，从而进一步把握上司的工作作风，使工作得以顺利进行。（1）领导的管理作风与秘书攻略
民主型领导的工作作风及秘书对策
民主型领导是受欢迎的领导，处事民主，愿意接受不同意见和见解。在作出决策时，领导会要求下属讨论，提供选择方案，一起商议。民主型领导要求的工作氛围是上下融洽，左右协调，大家齐心协力。
秘书遇上此类型领导，可以施展其才华。同这样的领导打交道，秘书可以对领导的工作提出意见、建议、劝告等。但秘书不能因领导处事民主而损害其权威，随意批评其决策。
专制型领导的工作作风及秘书攻略
大部分领导都属于专制型，或向往专制。这些领导希望在工作中决定一切，他要求下级绝对服从，对其绝对忠诚，决不允许背叛与二心，认为决策是领导的事情，下级只要执行，不需参谋。
这种领导实际上是很容易相处的，一就是一，二就是二，不拐弯抹角，你不必花太多的时间与精力去揣摩其心思，去讨好他应酬他。你只需严格执行其意图，处事应请示，凡事不宜自作主张。专制型领导对人对事可能会专制，但秘书只要为其努力工作，领导会给予加薪晋升的机会的。
奖罚分明型领导的工作作风及秘书攻略
奖罚分明型的领导较常见，而且所有的领导都会以自己在工作中奖罚分明而自居。这种领导体现在工作中是制度决定一切，一切都须有章可循。因为他相信制度可以改变人约束人，而其制度的核心是奖与罚。这种领导对待下属的工作，只问结果不问过程。只要事情办坏了，即使你在工作过程中付出再大的努力，他也不会原谅人。
与这样的上司相处，秘书应把主要精力集中在工作中，因为就领导而言，只要有能力，有实力，对组织有贡献，你就有机会晋升，而无须旁门左道。
放任型领导工作作风及秘书攻略
放任型领导对其下属的工作撒手不管，下级可以任意发挥，可以自由开展工作。放任型领导工作中有两种情况：一种是表面放任，实质上是在观察、考核秘书的工作能力、工作水平；另一种是真正地放任而疏于管教，从而导致下属借助领导的威风为所欲为。
面对放任型领导的不同实质，秘书应吃透其本质。表面放任的领导是外松内紧，秘书不可大意，应切实做好本职工作，以谢上司的信任；对于疏于管教下属的领导，下属往往狐假虎威、欺上瞒下、中饱私囊，这样一个群体迟早都会出事。一旦东窗事发，众人会纷纷相互揭发，无任何“义气”可言。（2）上司性格特征与秘书的工作对策
人生的成功与否与其性格密不可分，许多喜剧、悲剧就是由性格导演的。性格特征是领导最鲜明个性化的表现。作为日日相伴的秘书如对领导的性格特征不了如指掌，那将很难与领导时时相处，工作也无法顺利开展。因此，秘书应了解领导性格及表现，顺势而为，不要指望改变其性格（因为性格具有行为、思维、意志、情感的稳定性及习惯性），逆势而为。秘书面对领导的不同性格特征顺势而为则事半功倍，而逆势而为则处处碰壁。
当然，秘书也有其性格，如性格相辅则便于工作，而性格相冲突则不利工作。如领导的性格是火爆型的，而秘书的性格也是火爆型的，这样的秘书与上司较难相处，秘书应离上司远去。秘书与上司之间虽然难以做到个个性格都能相辅，但秘书如能深入掌握上司的秉性特征，因势利导，则许多问题均可得到解决。
自信型性格特征及秘书对策
自信型的领导对自我充满自信，认为自己凡事都能取得成功。自信是一种优秀的品质，但凡事不能走极端，过分自信，则是自以为是，刚愎自用，甚至不可一世。对事充满自信，容易取得他人的信任甚至委以重任。但是，过于自信，不易听取他人的意见，特别是在中国的国情中，容易招惹攻击批评。
面对自信型性格的领导，秘书必须完成上司计划好、布置好的工作。只要完成了这些工作，上司会满意。但是，如果领导刚愎自用，可能会树很多政敌，秘书也可能会跟着领导一起受到他人攻击，一旦上司倒台，秘书也很难幸免。面对刚愎自用的领导，秘书应调整好心态，努力适应，否则应及早离开上司。
优柔寡断型性格特征及秘书对策
优柔寡断的人在处事时相信凡事得三思而后行，对事情的前因后果、成败得失希望能考虑周全。做事三思而行是正确的，但过头了，则产生焦虑。优柔寡断者办事迟疑，没有决断，处事不敢拍板而“等研究研究之后再说”，凡事患得患失，怕担政治风险、经济风险。
面对这样的领导，秘书处理事务会相应困难。秘书有两种选择：一是适应其性格特征，二是改变其特征，帮助其下定决心，果断决策。秘书应将事情的可行性分析工作做好做透，利弊得失，风险利润汇报清楚，并备好多份方案，这样既帮助了领导也帮助了自己。
细腻稳重型性格特征及秘书对策
细腻稳重型性格领导注意细节，看重过程也重结果，考虑问题细心周到，观察问题仔细认真。细腻稳重的领导对待下属也很细致体贴，他不喜欢冒险的下属而喜欢稳重的下属。
面对细腻稳重型性格的领导，秘书应表现出稳重老练的一面，凡事要有成熟的方案方可向领导汇报，不可随便提建议。
粗犷型性格特征及秘书对策
粗犷型性格特征的领导办事豪爽，处事不拘小节。粗犷型领导对朋友下属讲究缘分，讲义气。喝酒用大杯，决断时间短。豪爽粗犷型领导或者胸怀宽广，不拘小节，或者敢作敢为，有些霸道。
面对粗犷型领导，秘书不要有太多的书生气，你必须讲义气，讲豪爽，喝酒痛快，办事果断，依照领导吩咐的意思去办。但是粗犷型领导办事可能会有疏漏，因此，秘书有责任帮助领导把事情处理得更周全更细致。
实干型性格特征及秘书对策
在不注重形式的经济组织，如规范的外企中，实干型的领导有用武之地。实干型领导相信工作是做出来的，因此他认为必须建立最适当的工作规程来保证工作效率，他必然是重制度、重考核、重结果、重奖惩的。为了实施某个项目或决策，他要建立足够的考核与奖惩制度，他会亲自监督工作过程，并检验验收结果。如在企业中他会重业绩重利润，不浮夸，不好大喜功。
实干型的领导是企业的福星，在其领导下，一切庸才、“吹才”都无立足之地。面对实干型的领导，秘书必须显示实力，必须能单独完成工作，因此秘书必须有真材实料，工作必须是脚踏实地。成功就是成功，失败就是失败，失败了不能强调客观原因。在实干型领导看来，把事情办糟了是你的无能。
狐疑型性格特征及秘书对策
狐疑性格的领导喜欢猜疑、不相信人。狐疑型领导总是怀疑他人，处处设防，所以他一般很难相信人。其对待下属亦是—样，他会设许多耳目、设许多工具，监视下属。他绝对不会相信你的一面之词。
与狐疑型领导相处实在是件苦差事。面对此类型领导，秘书关键是如何取得其最大的信任（绝对的信任是不可能的），不要在领导后面搞小动作、说是道非。处理事务时，凡事讲事实讲证据，做事必须有板有眼，不搞欺上瞒下。只有这样，秘书的工作才能顺利展开。
当然，秘书的个性与狐疑型领导相差太远的话，最好离他而去。
浮夸型性格特征及秘书对策
浮夸型领导注重形式，注重过程，注重上级，这都是官本位、官僚主义的表现。表面上，他们尽职敬业、廉洁奉公，实际上是完全相反。任何有利于其升官发财的事都会不择手段，任何阻挡其升官发财的人他都必须清除。这种领导工作讲形式，喜欢露脸宣传“政绩”，看好“策划”而不注意脚踏实地地工作。
浮夸型领导迟早都会“东窗事发”的，秘书最好离开他，另谋高就。2.给领导留下好印象的方法
印象非常重要
秘书与上司朝夕相处，要想给领导留下好的印象，必须从点滴做起，切莫因小失大。
要给领导留下好印象，既要抓住重点，也要注意细节。（1）成功的第一印象
秘书给上司的第一印象是在应聘中。
秘书可以请名人为自己引荐。在商业机构中，请商界的朋友引荐也不失为一个好的办法，请人引荐时应说明被引荐人会是一个合格、出色的秘书。这叫“先声夺人”。有人引荐尚未成功，在接下来的应聘面试中，秘书应征人员还应精心准备求职文书，并在服饰仪表、谈吐举止、知识技能、经历经验上给上司留下好的第一印象，博取上司好感，争取被录用。（2）以工作实力、实绩获取上司认可
秘书要“取悦上司”。如取悦上司只靠技巧、小聪明，甚至溜须拍马、曲意奉承，那是舍本求末，难以长久的。这一套在规范的外企、私企和正直的党政机关领导面前难以奏效。因为作为老板的上司，他花成本请来的人是为其工作办事的，而不是吹牛拍马的。在大多数机构中，秘书要使上司高兴，必须依靠其工作能力、工作效率、工作实绩，而不是吹吹拍拍。（3）以忠诚获取领导信赖
秘书必须对上司忠诚，一切对上司负责。对上司忠诚表现在许多方面，包括对上司必须说真话，努力维护上司的威信和形象，不在任何场合贬低上司，不表功招摇，甘于在幕后默默无闻地为上司处理各种杂务。（4）一切从交谈开始
与领导交谈要注意讲究方法。
当你的领导走到你的桌子前与你讲话时
此时你必须站立起来答话，而不能静坐不动。比如当秘书正在进行某案头工作时，完全没有发现上司走过来，等听到声音的时候上司已经站在你的面前，并问：“今天我们公司登的广告在哪里？”刚好秘书正在翻报纸，如果这时秘书仍坐着指着报纸说：“在第2版，你看，通栏，套红，挺醒目。”那么这种做法就欠妥。当你发现上司出现在你的面前时，秘书必须站起来，要像老师向学生提问一样，拿着报纸，指点报纸，并交给你的上司。假如你真的不方便站起，必须说“对不起”。这样表示秘书对其上司是十分尊重的。
领导向秘书问工作任务时
上司向秘书布置工作的时候，秘书需聚精会神倾听，不要打断，不要插嘴。上司正在说话，结论并未明确，不要先表明任何态度。中途打断他人讲话表示意见，表示你蔑视上司，让人觉得轻率。性格暴躁的上司可能会当场批评你。
在上司交待工作任务时，秘书只需静听，点头称是，配合做些记录，表示自己已经了解上司所说的内容。上司交待工作时应答不要太迟，也不要太快，要恰到好处。领导在说明问题时最痛恨别人以否定言语打断他。
上司的话还没有说完就表示反对意见，固然愚蠢，而在上司交待完工作后立刻就表示持否定意见，也不见得聪明。秘书是为上司服务的，上司必然对秘书十分了解。上司在交给任务之前可能早就知道你的态度。有些领导的意见可能遭到许多人质疑，但在上司坚持下，他只是希望他人支持他。秘书是心腹，心腹都反对他，会令领导不高兴。领导明知自己可能会遭秘书反对还将工作交给秘书，实有其用意，他可能在考验你的立场。这时，最好的解决方法是服从上司的命令，并且忠实地执行。当然，对指鹿为马的上司你可要小心，在深思熟虑后，如果秘书仍想不通，应冷静与领导商量，切莫指责过多，让领导觉得与你不是“一条船上的人”。即使上司的意见和你的意见不一致，秘书必须服从，没有第二种选择。
打招呼、称谓时应有礼
上级就是上级，下级就是下级，不管与上司关系多密切，都不要以为可以称兄道弟，以姐妹相称。如果上级说要与你称兄道弟，不一定可信，这是他的手腕。像对待朋友一样对待上级是错误的。有时候，秘书可能救了其上级，秘书觉得有恩于他，可以与其关系平等了，其实不然。
秘书与其直接领导或其他领导相遇时，应稍停一下，与领导打个招呼。在上下楼梯时遇见上司过来，应等在二三级阶梯处恭候，与上司打个招呼，让其先行。
上班时，碰到上司应问候“早上好”。下班的时候，不要一声不响地离开办公室。如果秘书工作已经完成了，而直接上司还留在办公室继续工作，秘书应轻问一声：“有没有需要帮忙的”，如有需要则要毫无怨言地留下；或者说“对不起，我先走了，再见”之类的礼貌告别用语。而秘书碰到非直接上司则可见机行事，不必如此繁琐。
在中国，无论企业还是机关，对上司秘书必须称官位，最好用全称，不要用简称，如“秦总经理”简称为“秦总”不太好。在涉外秘书中，对人的称谓可用官衔的先生阁下称谓，而专业人士可称其职衔。不知其官位、职称的，可称先生、小姐、女士、夫人等。（5）良好的工作作风
对于如何形成良好的秘书工作作风，市场经济发达的香港的秘书工作作风可以为鉴。
香港工商企业机构的秘书是上司的助手和辅助人员，以办事为重，即帮助上司处理事务为主要工作内容，上司并不强调参谋作用。基于这一特点，香港秘书工作作风强调工作认真负责，方法灵活主动，对人热情周到。
香港工商企业机构秘书必须绝对服从所服务的上司。
香港商业机构秘书工作具有被动性，即上司交办什么事情就完成什么，不问为什么，不打折扣。
秘书工作也应具有灵活性。在上司出差的时候，秘书在取得授权后，办事应及时与上司联系，或相机处理，不能一问三不知而贻误商机。
同时，工商界一般认为，秘书无论是接待来客，还是洽谈业务，都被视为公司的生命线，他们要热情待客，礼貌待客，以获取信息、联络感情、广交朋友、发展业务。三、做好助手的一般技巧1.秘书向上司请示、汇报工作的技巧
无论给什么人当秘书，其工作性质都是为领导工作服务。这种工作关系，决定了要经常向领导汇报工作，请示问题。这种汇报、请示，多数采用口头形式。
汇报与请示，两者共同点在“报告”上。汇报，是把在工作中看到、听到的有关情况向领导报告，包括工作动态、活动安排、突发事件、文件摘要等。一项工作或一项活动进行之前的准备阶段、进行当中及完成之后，都要及时报告。请示，是请求上级对某项工作给以指示或批准。阐述请示事项的缘由，提出请示的依据，也需要报告。
汇报请示，是秘书工作的基本手段。秘书加强汇报请示，是具有组织纪律性的表现，是为领导做好服务工作的保障。客观真实的汇报能使上级认识秘书的才能，产生“扎实可靠”的印象；恰当及时的请示，是秘书发挥能力的机会，给人“精明严谨”之感。
秘书汇报、请示的语言特点有四个：一是客观性。要站在客观立场上，如实报告工作情况和问题，不掺杂个人主观成分，更不添枝加叶。二是时效性。报告情况迅速及时，这是口头报告优于书面报告之处。一般领导机关设值班室，24小时值班，重要问题随时汇报请示。某些重要文件内容也要采用口头汇报形式，使领导及早得到有关信息。三是概括性。将报告的内容浓缩于简洁的语言中，如对重要文件的口头汇报，可事先摘其要点，用几句话概括出来。四是逻辑性。口头报告的语言要有较强的逻辑性，将事情的来龙去脉、前因后果、内外联系、自己的意见要求，原原本本、一清二楚地阐述出来。（1）秘书口头汇报、请示的技巧
秘书汇报、请示的说话方法，不拘一格。具体来说，可从如下几方面着手：
弄清情况再报告
秘书只有对报告内容摸清摸准，对常用的重要材料烂熟于心，才能真实、准确地汇报，不致被动。这需要事先做好充分准备。一些重要数字要仔细计算。为搞清情况，需吃透上情，了解有关政策法令；吃透下情，摸清下面的具体情况。汇报中，尽量不照本宣科，而采用口头叙述式。有经验的秘书，常把一些重要数据、情况记于小本中，随身携带，如果记不清时，就可以翻翻小本。为节省领导时间，应事先想好汇报请示的内容和讲述顺序，以便集中而有条理地汇报。
抓住时机报告
秘书口头汇报，请示工作是经常性的，几乎是每天必不可少的工作内容：一般的事情，可随时报告。但某些关系重大的问题，何时、向何领导汇报请示，就会有个时机问题。向领导汇报请示，不一定都在办公室里。由于领导工作繁忙，比如连续开会，接见宾客等，有些事情没机会报告，这时采用见缝插针的办法，在汽车上，吃饭时，都可作简短的汇报、请示。
运用倒悬手法报告
大多数领导整日忙忙碌碌，听取汇报时，往往急于知道事情的结果，此时秘书如慢慢从头叙来，会引起对方烦躁不安。从结论说起，直截了当言明事情结局，再叙原委，是一般领导比较欢迎的汇报方式。这种倒悬手法已被某些国家确定为秘书做业务报告的原则。
当秘书工作不慎，出现失误时，用倒悬方法汇报，会使上级认为你是个有责任心、有自我批评精神的人。他急于听到的，是事情的结果，而不是你冗长的解说之词。
用询问的口气报告
一般情况下，秘书的汇报多用肯定句式客观地叙述，比如说“今天收到××局一份文件”，这是客观说明，不带任何主观色彩。但要表述秘书本人对工作的看法、要求时，说话应格外注意，不要给人造成“强加于领导”的印象，最好的办法是用询问的语气说话。如“材料写好了，您看行吗？您看后是不是马上打印？”“这个问题您看这么处理可以吗？”“这个会安排在明天上午九点，您看是否合适？”这类问句，既表明了自己要汇报的内容、提出的建议，又体现了对领导的尊重，给领导留下最后定夺的余地。当然，不能凡事都用询问的语气，那样会使人感到你没有主见。
机动灵活地报告
汇报、请示固然应事先做好准备，但又不能恪守教条，要随瞬息万变的客观情况，调整汇报内容，以适合语境需要。
分配好时间
当汇报、请示的问题不只一个时，就要考虑如何分配时间，一定要留下足够的时间谈最重要的问题。可先对报告内容按轻重缓急排个队。汇报前，在心中默想先说什么，后说什么，然后有条不紊地述说。可事先征求领导的意见，能拿出多少时间听汇报，然后分配每个问题占用的时间，避免出现领导下个活动的时间到了，你不得不说“再给我几分钟好吗？还有一件重要的事没说呢”的尴尬局面。（2）秘书口头汇报、请示应注意的问题
不要弄虚作假，要真实
实事求是是秘书工作应有的作风。秘书人员提供给领导的情况应真实、确凿，要敢讲真话，既报喜，也报忧。无论报告什么情况，都应按事实说话，不应加入传闻、推测，不要掺进自己的感情，这是报告的基本原则。秘书要想获得领导的信任，最根本一条就是说真话，不弄虚作假，不顺水推舟，不阿谀奉承。为此，必须出以公心，实事求是。
不浮光掠影，要具体
汇报前的准备，不仅在一时一事，更主要在平时的积累。要了解现实，了解群众的要求。汇报的问题，应置于大的社会背景下，居高临下，鸟瞰全局，以保证汇报内容的确切、具体。有人不了解这一点，尽管花了许多时间去准备材料，但却用不上。
不要拐弯抹角，要直述
秘书的汇报、请示本是为了工作，但有人出于各种考虑，如怕领导听后不高兴，不批准，怕对方没时间，不耐烦，因而来到领导跟前时，说话吞吞吐吐，拐弯抹角。如有位秘书为某件棘手的事向领导请示，开场白是：“×××，嗯，是这样的，我知道您很忙，但我这里有件事，想向您汇报，得到您的指示，不知您这会儿是否有时间，如果有时间的话，我就说，如果没时间的话，再另外安排时间，不过这件事……”云里雾里，绕来绕去，碰到没耐心的领导，早就烦了。这种说话方式，或是缺乏自信，或是故意卖关子，达不到良好的说话效果。与其如此，莫如直述：“×××，有件事想向您请示，不知您现在是否有时间？”直截了当，干脆利落。
不要滔滔不绝，要简明
领导工作繁忙，时间宝贵，能够集中注意力的时间很短。秘书向领导汇报、请示时，如滔滔不绝，领导听的效果会大受影响，既浪费时间，又会招致领导反感。所以从体谅尊重领导、提高工作效率、增强说话效果出发，秘书向领导汇报工作时的语言应简明扼要。
不南辕北辙，要切题
秘书的报告，有时是为回答领导的提问而引发的，应问什么答什么，切忌答非所问。
不要局促不安，要放松
有些秘书汇报工作时，担心说错话，心里紧张，尤其是新秘书，更易产生紧张心理，说话颠三倒四。本来准备汇报三个问题，一紧张，说了两个，另一个怎么也想不起来了；有的汇报完时，大汗淋漓，如同打了一场大仗。这些心理状态，都会影响说话效果。汇报、请示前，可先静静心，有意识地放松，更主要的是平时注意做到同领导关系融洽，见面时也就不会过于拘束了。秘书对领导，并非在任何场合都要毕恭毕敬。如果双方坦诚相待，关系密切，感情深厚，在非正式场合，说话也可较随便，甚至可以开开玩笑。有这种基础，在正式场合汇报工作，也就不会拘谨了。领导也要为秘书说话创造宽松环境，允许秘书有不同看法，这样，才能听到真实情况。2.做好参谋咨询的方法
参谋咨询工作具体体现在两方面：一方面是为领导提供情况和资料。领导进行决策或确定各种方针政策时，需要从实际情况出发，掌握大量的有关材料。秘书应通过处理文件、办理来信、接待来访，将了解的情况向领导汇报，作为决策时的一个依据。另一方面是为领导出主意、想办法。领导作决策时，秘书可根据自己掌握的情况，提出意见、主张，供领导参考。例如，下级向领导递交请示报告，希望某问题能获解决。此时，秘书不应仅仅将这份请示送交领导就完事，还应了解情况，提出解决问题的办法，给领导批示时参考。即使领导未采纳，也是在尽参谋之责。
秘书的参谋咨询工作，可为领导“拾遗补缺”。领导不了解的情况，秘书给提供；领导没想周到的地方，秘书给予补充；领导批评人过火了，秘书给以缓冲。一个秘书减轻领导工作压力的有效程度，标志着他作为参谋助手取得成效的努力程度。唐朝魏征以直谏著称，清朝康熙帝的“高级秘书”李爵“出片言定是非”。封建时代的秘书尚且能起参谋作用，现代社会的秘书更应担此重任。
由于秘书与领导是下级与上级的关系，是“配角”服务于“主角”的关系，因而要求秘书当参谋和被咨询时，需格外注意语言艺术，要做到既能进言，又不失自己的身份。为此，需做必要的准备和采用恰当的方式。（1）熟悉情况
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