作者：Excel精英培训网法立明方洁影王佩丰徐献文编著
出版社：信息技术第二出版分社
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没那么复杂——Excel函数与公式基础入门试读：
让函数成为提升效率的利器
——写给Excel函数初学者的序言
简单地说，函数是数学领域中的一种对应关系，也是很多人记忆中躺在课本里的各式各样冰冷的符号和表达式。在Excel中，函数其实就是预先定义好的，可以执行计算、分析等信息处理任务的特殊公式。通俗一点说，就是规定一个单元格如何随着另外N（N≥1）个单元格的变化而变化。对经常使用Excel的人来说，函数是用来提高工作效率的最重要的工具之一。另外一个现实是，很多人常用Excel，也听说过Excel函数，但对于函数的学习心生畏惧，总因觉得函数太难而却步。
广义地说，我们的生活中就充满了各种各样的函数——一件事情的结果往往取决于其他的一件或者多件事情。比如，甲问乙：你周末准备干啥？乙回答说：看情况吧，有时间的话我想去郊外转转，否则只能加班了。乙的回答，实际上就可以看成一个函数——去不去郊外，取决于是否有时间。如果用函数表达式来说就是：if（有时间，去郊外转转，加班）。很显然，前提是“有时间”是否成立，“去郊外转转”是成立的结果，“加班”是不成立的结果。当然，在这里，你不需要知道if函数究竟有什么作用，甚至不需要知道“if”的中文意思是“如果”，在本书中自然会有详细而深入的介绍。
在Excel中，我们用函数来简化我们的工作，节省我们的时间。另一方面，我们不需要知道函数内部是怎么样“工作”的，对大多数人来说，常用函数只需要知道3个元素：这个函数是干什么的，需要的是什么参数，输出的是什么结果。就好比我们只需要知道水在零度以下会变成冰一样，把这个当成常识就OK了，至于为什么，分子原子等是怎样变化的，我们不必理会。
几乎可以肯定，世上没有多少人能背下所有Excel函数的用途、拼写、参数等，很多学用Excel时间不长的朋友，对这一点的认识恰恰存在误区——Excel那么多函数，怎么背得下来？其实，并不是所有的函数都需要记下来，我们只要记住最常用的那些就行了。本书正是基于这一点编写的，只讲最常用的函数，而且把这些函数的用法彻底说清楚，以帮助读者在工作中能够真正做到灵活使用。
本书在内容的编排上，充分考虑到Excel函数初学者的学习需求和实际使用需求，所以不涉及那些使用频度低，或者过于偏行业应用的函数，以常用的、通用的函数为主。看看本书的内容梗概就知道了。
消除初学者学习函数的心理障碍。
清晰透彻地讲解学习函数前需要掌握的基础知识。
把经常用来进行逻辑判断、统计和处理数值、查找数据、处理文本、计算时间和日期的函数说明白。
介绍了用函数增强Excel功能、公式的简化与调试、宏表函数等相关知识。
可以说，这样的内容安排，不仅完全可以让读者掌握Excel常用函数在工作中的应用，而且可以写出运算更快速、结构更简单的函数公式——让读者进一步提高用Excel处理各种工作的效率。
读者在阅读本书的过程中可以发现，本书对每一个常见函数的用法，包括函数的基本用法、每一个参数变化用法、函数的运行效率、函数的相互替代可能，以及函数的扩展用法都进行了深入的讲解，力求让读者对这些常用函数拥有全方位的认识，进而提升函数的使用效率——在遇到问题的时候，能够在第一时间本能地想到要使用什么函数、如何使用，也就是让这些函数知识成为读者工作中的“常识”。
本书在策划之初，就得到了Excel精英培训网（www.excelpx.com，以下简称EP）各大版主的热情支持，也吸引了EP各大函数高手与微软MVP的踊跃参与。他们是小妖、小佩、展翅、法老等，当然还有EP的校长——兰色幻想。另外，每一个EP人的学习与工作需求都是我们尽心尽职地写作本书的动力，每一个EP人在论坛上提出的各种问题都是我们写作灵感的来源，在此对广大的EP人说一声“谢谢”。
在写作过程中，我们竭尽所能把最好的内容呈现给读者，但也难免有疏漏与不妥之处，敬请不吝指正。本书的源文件请登录www.ptpress.com.cn下载。如果读者在学习的过程中有任何问题，欢迎发E-mail至jiahongfei@ptpress.com.cn，或者登录http://www.excelpx.com和我们交流，也可以登录EP的新浪官方微博http://weibo.com/u/2191998127给我们留言。编者2012年1月
第1章 消除学习函数的心理障碍
1.1 远观函数，跨出误区
Excel中的函数很难学。
之前未接触过函数的新手朋友在学习之前，大都会有这样的认知。其实这是一个大大的误会。Excel中一些常用的函数是非常简单的，而使用这些常用函数足以应付我们日常的工作和学习。
现实中很多朋友不敢踏进Excel的函数世界，并不是被函数本身难倒了，而是被认识上的一些误区挡在了门外。
1.1.1 误区一：英文差就学不好函数
有这样的误区并不奇怪。对我们来说，Excel的诞生地是地球背面那个说英语的国家，那些工程师在编写函数程序时，当然不可能使用汉字或者拼音。所以，所有Excel自带的函数名要么是完整的英文单词，如if、sum等；要么是字母和英文单词的组合，如vlookup、midb等。
此外，每一个函数的参数名也都是英文的，如图1-1所示。图1-1
如此一来，对英文不太熟悉的朋友就望而却步了……然而事实又是如何呢？我们不妨先来看这样几个真实的、对Excel函数名的看法的例子。
北部湾，某公司财务总监“要我说呀，Excel里的函数是个很有用的工具，函数名称只是工具的代号而已，英文好，能记住工具的代号，仅仅是方便使用，和使用工具本身没有关系。就好像中国人不论认不认识“筷子”这两个字，都会用筷子夹菜吃饭；而一个老外，就算他认识‘筷子’这两个字，但不会使用，餐桌上没有刀叉勺他就得受罪，这种‘认识’与直接的‘使用’又有什么关系呢，所以说，会英语和Excel函数使用水平的高低没太大关系。”
王波，某高校行政管理“函数和英语靠不上多大关系的，函数名不就是个名字吗？就像每个人都有自己的名字，函数也是。叫错别人的名字虽然不太礼貌，但叫错函数的名字，也不会怎么样啊，更不会影响函数的使用。虽然中文的名字感觉会更亲切一些，但是Microsoft Excel帮助文档那么详细，英文、中文真的影响不大，代号而已。”
孙晶，某公司测量工程师“比如SUM函数，有人不知道它是由S-U-M这样3个字母组成，也不知道念成‘桑母’，但是想求和的时候，能够找到它并得心应手地用它。再比如，有人认识SUM单词，并且对它的拼写、读法了如指掌，但是当要求和的时候，只会敲计算器，而不会函数SUM(A1:A10)，这种‘认识’有什么用？所以我的结论是：英文水平和学习Excel没有关系，有点关系也仅仅只有26个字母而已，我英文差，念不了矮、比、希、滴（英文），但我念成啊、拨、次、的（拼音）又能怎么样？”
……
他们都是Excel精英培训网的资深会员，通过学习，从菜鸟变成函数高手，有的通过了网站的各种水平测试，有的则直接参与了这类测试的出题。他们的共同点是：在纯中文的环境中练就了高超的Excel函数水平。
可以看到，大部分函数名都是一些简单的单词，例如上面列举到的if和sum，即使是英文真的很没底子的朋友，相信也不会对这样的单词完全陌生。如果真的遇到一些比较少用的单词如substitute之类的，也可以借助翻译软件了解其含义。另外，如果使用Excel的2007版或者2010版，在单元格里输入函数名时，就会出现如图1-2所示的提示，然后只要轻按键盘上的【Tab】键，一长串字母就自动“跳”进单元格里了。图1-2
至于函数的那些参数名，又不像函数名一样出现在“正式场合”，完全可以给个代号称呼而不必理会其英文大名。例如，把IF函数里的3个参数依序分别称为“第1个参数”、“第2个参数”、“第3个参数”，或者根据其含义分别称为“条件”、“是则结果”、“否则结果”。
另外，从图1-1中我们可以看到，中文版的Excel还是中文占了主导地位，对函数功能以及参数的说明都是汉字，可见Excel函数到了中国，仅仅是留了张英文的“皮”，其骨子里早已彻彻底底地被汉化了。
事实证明，有英文基础确实可以对函数名的记忆起到一定的帮助作用，但绝不是学好函数的必要条件。
1.1.2 误区二：注重排版，忽略制表和计算难度
Excel不是排版软件，这是绝大多数人的共识，可是在具体的使用过程中，Excel却经常被当作排版软件来用。如此一来，给制表和计算徒增了许多麻烦，甚至原本有些用简单函数就能解决的问题，因为排版原因而不得不使用最复杂的公式，让新手朋友从此把函数和自己划分到两个毫不相干的世界。
先看看如图1-3所示的表格。图1-3
乍一看上去，这个表做得似乎十分清楚，两种产品在两个城市的库存情况都一目了然，但是这个表的制做过程，却是费时又费力。
斜线表头用绘图线条和文本框，经过仔细调整才成型。
型号种类不定，制表过程中需要不断调整A列中城市的合并单元格。
所有的小计总计都是用计算器算一遍核一遍，再仔细填入单元格，不仅工作量大，还极容易出错。
但是工作还没有就此结束，这时如果任何一项数据，如城市、产品型号、库存数量等有调整，整个表都要重做。更要命的是，如果老板突然想看各型号的库存量，或者想知道哪种型号、哪种产品库存量最大时，恐怕又要大大地辛苦一番了。
在这个表的基础上，要用函数公式完成所有的小计总计，以及各型号的库存从大到小排列，不仅复杂，而且难度非常大，完全不适合刚接触函数的朋友。
可以将表格结构调整一下，变成如图1-4所示的样子。图1-4
所有数据不依顺序，只如流水账般记录，制表过程就变得非常简单，再有新增数据时，只要填到表后空白处即可。而老板会比较感兴趣的各地、各产品、各型号库存量，用几个简单的函数就可以统计出来了。
具体用哪个函数，这里先留个悬念，等看完本书所有章节后再回过头来看这一节，相信那时候的您一定会有一个非常明确的答案了，因为解决这几个问题要用到的函数，都是很基础的，根本没有难度。
1.1.3 误区三：会背的函数越多越好
这绝对是一个误区。Excel一共有400多个函数，迄今为止，还没有听说过有人号称对这400多个函数都熟背熟用。
函数不用背
细心的朋友可能早已发现，在工作表里编写函数的过程中，用什么函数、这个函数怎么拼写、参数有几个、各参数怎么用，等等，还没等我们来得及搜索完自己的大脑，种种提示早已经从屏幕的某个角落冒出来，传统的“背”函数已经变得毫无意义。当然，明天要参加Excel函数闭卷的笔试者不在此列。
如果没有注意到这些提示，那也没关系，本章1.3.3小节中“输入公式时的自动‘提示’部分”将详细列出每个提示。
熟悉几个常用函数就完全可以应付日常工作
在日常工作中，我们面对的问题绝大部分都可以被“求和计数”、“判断”、“查找”等函数所囊括，熟悉了这几个函数，再掌握一点基本的文本与日期函数，不敢说“打遍天下无敌手”，至少也可以“横扫一大片”了。
例如人事专员每月要统计当月新入职了多少人，就是先判断所有员工的入职日期是否是当月，再计数；再如销售员想知道自己销售的各种产品，与去年同期相比是多了还是少了，就是先分别查找各产品在去年同月和本月的销量，再判断大小……而以上这些，最常用的IF、COUNT、VLOOKUP、SUM等函数就可以解决了。
另外，不同函数之间也有一定的相互替代性，比如要计算平均值，一时想不起来用哪个函数，完全可以用SUM（求和）除以COUNT（计数），如图1-5所示。图1-5
如果不知道用日期函数DATE可以直接将分别列在3个单元格里的年、月、日合到一个单元格，则可以用“&”符号连接，如图1-6所示。图1-6
可见，Excel函数公式是否用得好，通常是用“熟练”或者“灵活”来判断，而与“死记硬背”相去甚远。
1.1.4 误区四：不使用辅助单元格
所谓辅助单元格就是在表外设置一些单元格进行过渡计算，对最终结果的计算起到帮助作用。有些新手朋友在解决问题的过程中拒绝使用辅助单元格，和一些难度较大的函数“纠缠”不清，最终以“函数太难”而退却。其实，加几个辅助单元格会让难度下降很多。
如图1-7所示，是个隔两行求和的例子。图1-7
图1-7中所示的做法是在B2:B8 （即表示从B2单元格到B8单元格的区域）使用辅助单元格，最终的结果引用辅助单元格区域：
=SUM(B2:B8)
辅助单元格最大的缺点就是“不好看”，特别是需要打印的时候，还要将其隐藏或单独设置打印区域，所以到处遭人嫌弃。当然，我们可以直接在A9单元格里输入公式：
{=SUM((A2:A8)*IF(MOD(ROW(3:9),3),,1))}
不过，这是个数组公式，需要同时按下【Ctrl】、【Shift】、【Enter】这一组合键完成，虽然结果一步到位，但是这个公式复杂、难理解、难扩展、运行速度慢，这就给新手朋友徒增了许多困难。所以，在现实工作中，完全没有必要将辅助单元格拒于千里之外，以致最终将函数拒于千里之外。
1.2 走近函数，了解优点
曾经有人睁着一双很迷茫的眼睛问我：Excel的计算功能，能比函数计算器还强？我惊愕之余只能想，问这问题的人太不了解Excel了。
现实中很多朋友也许不会这么直接地问，但是从他们的办公桌上不离不弃的计算器就可看出，他们还远远没有体会到Excel函数与公式的优点。事实上，掌握了Excel一些最基础的函数后，就完全可以把计算器扔进箱底了。
1.2.1 优点一：入门简单，操作易学
Excel函数的入门非常容易，只要会四则运算，会英文输入法和至少一种汉字的输入法，就可以开始学习了。
1．什么是公式、什么是函数、什么是函数公式
公式
Excel里的公式，并不是一个多么高深的概念，我们逗邻家还未上学的孩子时问的“1加1等于几？”就是一个公式，这个公式被老师们写在黑板上的格式是：
1+1=
只不过到了Excel的单元格里，需要调整一下，把等号放在最前面：
=1+1
按下【Enter】键后我们就会看到结果：2。
换言之：由等号引出的，都叫公式。
在这个公式里，除了等号外，另由两个参数“1”和一个运算符号“+”组成。
公式里的参数
和函数的参数一样，公式里的参数可以是数字，可以是文本，可以是逻辑值，可以是单元格区域的引用，还可以是一个函数……具体都会在后面“2．函数的组成部分”里详细介绍，这里就不再赘言了。
公式里的运算符号
公式里运算符号的使用和数学中的四则运算没太大差别，只是在写法上略有不同，详见表1-1。表1-1
需要注意的是，公式里的符号都是半角状态（即英文输入的状态）下的，原因，当然还是和Excel的诞生地有关，在那个不说汉语的国度里，怎么会冒出全角符号来呢？虽然有少部分全角符号在公式输入时会自动转成半角状态，但是我们在学习和使用函数时，最好养成“半角输入”的习惯。
函数
Excel里的函数，就是个相对复杂的概念了：“通过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算”（摘自Microsoft Office软件的帮助文档）。不过像这样抽象的概念性名词解释，恐怕不是那么容易让人理解并接受。不要着急，只要您看完“2．函数的组成部分”就会对函数有个初步的了解。
函数公式
Excel里的函数公式，就是最前面加了等号的函数，或者说是把函数作为参数的公式。例如：
SUM(A:A)
这是一个函数，直接这样写在单元里无法得出A列各数字之和，也即无法实现函数的功能，只有在前面加了等号，变成函数公式后，才会执行函数功能。
=SUM(A:A)
公式包括了函数公式和无函数公式，我们也会把函数公式简称为公式。
2．函数的组成部分
函数由3个部分组成：函数名、小括号、函数参数，不同参数间以半角逗号分隔。
函数名
函数名就是函数的一个代号，就像每个人的名字一样，用以区分不同函数。编写函数的人为了方便记忆，就用了含义相关的一些英文单词或组合来命名函数。这虽然给英文基础不太好的朋友学习函数带来一定困难，但绝不会成为函数学习过程中一道不可逾越的墙。
函数名的输入虽然不限制大小写，但是输入完成后，都会自动转成大写，如果没有自动转换，那就说明这个函数名的输入有误。
小括号
这其实是每个函数划分“势力范围”的一种标志，所以一个函数的小括号必须至少是一对，当然了，如果弄个十对八对上去（比如“=SUM((((((((A1:A10))))))))”），也不影响计算结果，只是看着会比较奇怪。
这里用的小括号和四则运算里的括号并不冲突，我们把一个函数作为某公式的一个参数来看待，可以将小括号套在公式外面，如：
=(SUM(A1:A10)+6)*2“SUM(A1:A10)”就被当作是公式的一个参数，计算这个参数加6之和乘以2的结果。
函数中的参数也可以用到一些四则运算，如：
=SUM((A1+6)*2,B1)
SUM有两个参数，其中第1个参数就是一个四则运算，计算A1单元格的值加6之和乘以2。
参数及符号
函数的参数就是函数学习的重点了，基本上可以分为如表1-2所示的几类。表1-2
参数之间以半角逗号分隔，某参数如果引用的是单元格矩阵区1域，则以半角冒号连接这一区域的左上角和右下角，详见第二章的“2.2单元格的引用方式”。
1 确切地说应该是以半角冒号连接某区域的任意一条对角线的两个单元格，但是在输入以后，会自动转换成左上角和右下角。
函数中符号的应用十分广泛，可以这么说，只要键盘上有的符号，函数里都用得着。当然了，对于刚接触Excel不久的朋友来说，没有必要一下子把所有的符号都背下来，因为有一些符号在函数的高级应用中才会用到。
常用符号的介绍请参阅1.3.3小节中的“3．函数公式里一些常见的符号及作用”。
3．新手学习函数的办法
学习使用帮助文档
打开帮助窗口的快捷键是功能键【F1】。
Microsoft Excel帮助文档应该说是学习Excel最好的老师，也是最权威、最完整的教材，一般情况，当遇到问题都可以从帮助文档中搜索到答案（尽管不一定看得明白）。
帮助文档的缺点就是用词比较晦涩。图1-8所示是SUM函数的帮助，以至于很多新手朋友不愿意看帮助，或者看了帮助也没获得帮助，进而选择通过其他途径学习。图1-8
通过网络学习
在网络如此发达的今天，通过网络学习已不是什么新鲜事，网上有铺天盖地的资料，包括微软官方的易宝典、专业人士博客、专业技术论坛等，只要轻点鼠标搜索，只有想不到的，没有找不到的。
买一本书学习
市面上的书有两类，一类是“字典型”的，其中的内容并不是十分系统，但是对于没有时间系统学习的朋友，这类书非常有用，一旦遇到问题，就可以从这本“字典”中查找答案。
另一类是属于“系统型”的，非常合适需要系统学习的朋友。
本书属于“系统型”，适合想把Excel函数真正学明白的人阅读。
与人交流、分享
知识只有在交流和分享的过程中，才会体现出其最大的价值。关于这一点，每个经常在专业技术论坛里“泡坛子”的朋友都有深刻的体会。
Excel技能就是在不断地解决现实问题的过程中提升。当您的Excel技能达到一定程度时，会发觉自己能遇到的问题越来越少，这时候进步的速度也逐渐变慢，只有不断寻找新的问题并解决之，水平才会进一步提升。而与人交流、分享正是寻找新问题的途径，那种把自己学的一点点技能藏着掖着的人，永远也不可能成为高手。
1.2.2 优点二：统计迅速
电脑制表肯定比手工制表要快得多，量尺寸画格子这类杂事统统可以免掉。但是Excel的迅速，绝不仅仅体现在这方面，而是有无数让人意外的惊喜。
比如某公司有一千多名员工，现在需要进行工资计算，传统的做法是一个一个依次计算，假如计算一个人的工资需要3分钟，那么要完成当月工资报表，就需要不吃不喝不休息连续作战50个小时才能完成。而用Excel计算的效率呢？只要先计算好1个人的工资，其他人的工资通过一个“下拉”动作（即“向下填充”，详见本书第33页中图2-12所示）就可以完成了。哪怕我们计算这一个人的工资蜗牛般地用了半个小时，剩下的一个“下拉”动作也只需几秒钟就能完成。
1.2.3 优点三：杜绝错误
除了迅速以外，Excel还有个计算器所不能替代的优点，就是大大减少了错误，甚至可以毫不夸张地说成杜绝错误。
我们来看计算器计算的过程：输入数据到计算器，得出结果，结果填写入表，在这3个过程中，任何一个环节出现一点小问题，错误就出来了。而Excel呢，只有输入数据一个环节有可能产生错误，这就大大减少了错误的产生。另外，如果能很好地利用Excel的查找引用功能，将数据输入的过程变成数据引用的过程，这样一来，不就完全杜绝了错误了么？
当然，编写公式的过程必须十分小心，不然会出现要么不错、要错全错的悲惨局面。
1.2.4 优点四：修改联动
联动是Excel中一项让人叫绝的优点。如图1-9所示，我们在C3单元格里输入这样的函数公式，以计算B1:B10单元格区域的和：
=SUM(B1:B10)
结果当然是地球人都知道的55，可这时假设我们突然发现，B6单元格的数据输入是错误的，应该是16。那么按照传统的做法，就需要修改两处：一是把B6单元格里的数字改成16，二是把C3单元格里的数字改成65。而当我们将B6单元格里的数字改好以后，这个让人叫绝的联动功能就出现了，C3单元格里的数字自动变成了65，如图1-10所示。图1-9图1-10
想想，如果没有这个联动，一个错误只改两处还好，换成那种一个错误要改个十处八处的，一不小心错改一处或漏改两处，那结果就可想而知了。
1.3 输入函数，亲密接触
有了前面那么多铺垫，该我们亲自动手输入一个函数公式，感受一下它的迅速、准确和联动了。
1.3.1 查找函数
有很多新手朋友面对大堆的数据会很茫然，不知道该用哪个函数。确实如此，当一些常用函数还未装入我们的大脑时，我们要从哪里入手呢？
Excel的设计者似乎早就预料到了这个问题，所以给我们提供了这样一个功能，我们单击一下如图1-11所示的“fx”这个位置。图1-11
之后就会出现如图1-12所示的一个对话框（这是“插入函数”的一种快捷方法，后面还会介绍其他打开这个对话框的方法）。图1-12
这里有一句话，不知是否引起了您的注意：“请输入一条简短的说明来描述您想做什么，然后单击‘转到’”。假如我们在这里输入“求和”二字，再单击“转到”按钮，看看这个对话框会出现什么样的变化，如图1-13所示。
电脑会非常聪明地把与求和相关的所有函数列出来(一共8个)，通过这个提示，我们就可以很方便地寻找到想要用的函数，而不需要从所有400多个函数中去“捞”。
顺便提一下，单击这个对话框左下角的“有关该函数的帮助”链接，就可以直接打开所选取函数的帮助文档，免去了搜索之苦。
不过，Excel毕竟是来自异乡，“中文水平”实在一般，所以在“搜索函数”时经常需要用不同的同义词多加测试才行。我们可以测试一下，在“搜索函数”框中分别输入“如果”和“条件”，看看会得到什么不同的结果。图1-13
当然也可以从本书的目录中找到想用的函数进行详细的学习。
1.3.2 练习输入无参数函数公式
之前我们了解到，函数是由函数名、一对括号、参数构成的，但是有些函数很奇特，只有函数名和括号，没有参数，这类函数我们称之为“无参数函数”。比如：显示当前日期、时间的函数，随机数函数等。
1．通过“插入函数”对话框输入函数公式
接下来让我们一起输入一个显示电脑系统当前日期的函数公式。
虽然说函数公式的输入方法是多种多样的，而且Excel也不是十分在意输入的过程，只要结果正确统统接受。但是对于刚接触函数不久的朋友来说，还是用“插入函数”对话框来输入函数公式比较稳妥，这样不仅不易出错，而且得到的提示也更多。
关于插入函数，之前我们已经了解，可以单击编辑栏左边的“fx”按钮进入，另外也可以通过执行菜单命令的方式进入。
2003版：“插入”→“函数”命令
2007版或2010版：“公式”→“函数库”→“插入函数”命令
进入这个对话框后，我们在“或选择类别”下拉列表框中选取“日期与时间”选项，再选择函数“TODAY”，如图1-14所示。图1-14
不知道您注意到没有，当我们选取了“TODAY”这个函数后，下面就出现了对应这个函数功能的简单说明，提示我们这个函数的基本功能。
当这一切都选取好后，单击“确定”按钮，又有一个新的对话框出现了，如图1-15所示。图1-15
因为是个无参数函数，所以这里不需要做任何设置，也不需要输入任何字符，直接单击“确定”按钮，单元格里就会出现电脑系统当前的日期，而编辑栏里，则出现了这样的函数公式：
=TODAY()
显示当前日期的函数公式就完成了，如图1-16所示。图1-16
如果我们把这个工作簿保存下来，到第二天再打开时就会发现，编辑栏并没有变化，而输入了TODAY函数单元格中的日期变了。
2．直接在单元格里写公式
Excel公式输入是不论过程只问结果的，也即无论输入的过程是通过对话框输入，还是直接在单元格里写，或者在别处写好后粘贴入单元格，只要公式是正确的，就会得出一个正确的结果。就像上面这个计算系统当前日期的函数公式，我们一样可以把“=TODAY()”通过粘贴的方式贴入单元格，哪怕输入的是小写字母都没有问题。
1.3.3 练习输入简单参数函数公式
毕竟，无参数函数只占非常少的一部分，绝大多数的函数还是有参数的，一个函数也正是有了千变万化的参数，才会发挥种种妙用，那么有参数的函数公式应当如何输入呢？
1．快捷输入参数
让我们一起输入一个求和的函数公式，表格结构如图1-17所示，B1:B10区域是数据源，在C3单元格输入结果。图1-17
先打开“插入函数”对话框，因为求和函数SUM用处太大了，所以它被列在的“常用函数”中的前列，很容易找到，如图1-12所示。选取“SUM”后单击“确定”按钮，就可以看到这样一个对话框，如图1-18所示。图1-18
当我们把鼠标点到Number1旁边的框里时，下面就会出现关于这个参数的说明，通过这一提示，可以帮助我们了解这个参数具体的使用方法。
输入参数的过程，当然可以在Number1旁边的框里输入单元格地址，如：A1、B1或者A1:A10之类的，但是这种逐字符的输入方式未免有点让人出汗，最好有个简化的办法。
事实上，Excel确实提供了这种简化功能，就在这个对话框打开的状态下，随意点一个单元格，例如A5单元格，这个单元格的地址“A5”就会自动出现在Number1旁边的框里。输入单元格区域也可以用同样的方法。按照要求，求和区域应是B1:B10这个区域，那就用鼠标直接选取，如图1-19所示。图1-19
单击“确定”按钮，这个求和的函数公式就输入完成了。
眼神好的朋友也许又发现了一处新的提示，如图1-20所示；图中所示的每个输入参数的框框后面有被选取的单元格区域里的内容，再下面更有计算结果，此处的提示也许在这里用处还不大，但当我们输入公式有误时，就可以在未单击“确定”按钮的情况下，直接从这个对话框里看出错误的出处。图1-20
当我们对函数熟悉到一定程度以后，就可以直接在单元格里写函数公式，而不用再通过“插入函数”对话框了。直接在单元格里写函数公式时，单击单元格区域即可输入单元格地址的功能也一样能用。我们先在单元格中输入：
=SUM(
然后用鼠标选取单元格区域，就可以看到被选取的地址自动列到2左括号后面，如图1-21所示。
2 事实上，不一定非要输入“=SUM(”，只要输入等号后，再用鼠标选取单元格区域，这个区域的地址就自动进入单元格里的等号后面。图1-21
这个方法在引用本工作表的单元格时，可能其优点还不是十分明显，如果我们要做一些跨工作表、甚至跨工作簿的引用时，这一个小小的动作就可以帮我们自动完成工作簿名、工作表名和单元格名的输入，除了方便、快捷外，还保证无错，可以说是函数公式输入中的又一亮点。
但是这个功能也有偶尔失效的时候。假设现在已有两个工作簿被打开，我们在其中一个工作簿的任意单元格内设置SUM公式，光标已经处于SUM函数的括号中，但在点选另一个表的B1:B10单元格区域后，并没有形成如图1-21所示的效果。
这种情况是由于Excel文档打开方式不正确所导致的。在正常情况下，多个Excel文档都会在同一个Excel程序进程中打开。如果在打开一个工作簿后，再次从“开始”菜单中打开Excel主程序，在新的Excel程序窗口内打开另一个工作簿，就会使两个工作簿文件运行于不同的Excel程序进程中，而不同的Excel进程之间无法互相通信，致使引用失败。
可以通过同时按下【Ctrl】、【Alt】、【Del】3个键打开任务管理器，在任务管理器的“进程”选项卡中，能看到系统中运行着两个Excel程序进程，如图1-22所示。图1-22
解决的方法也很简单，关闭其中一个工作簿，通过在另一个工作簿的Excel窗口中执行“文件”→“打开”命令再次打开这个工作簿，此时，两个Excel工作簿文件都会运行于同一个Excel程序进程中。
跨工作簿成功引用数据，保存并关闭这两个工作簿后，当再次打开带有公式的工作簿时，将弹出“外部数据源链接”对话框，如图1-23所示。如果单击“更新”按钮，公式将重新读取带数据源的工作簿里的数据。图1-23
另外，函数输入过程中有个小框，不知您是不是会觉得输入的时候特别“碍事”，如图1-24所示。图1-24
这个小框叫“参数工具提示”，十分有用，可以告诉我们这个函数有哪些参数。如果整个函数公式已输入完毕，点这个提示里的某一参数时，就会在单元格里自动选取这个参数的完整内容，如图1-25所示。图1-25
这个“参数工具提示”还有个用处就是单击函数名，可以直接跳转到“关于该函数的帮助”。
2．养成良好的公式输入习惯
当我们对函数熟悉到一定程度时，输入公式就不再需要借助“插入函数”对话框，而是直接在单元格里写。这时候如果能养成良好的输入习惯，会在很大程度上降低公式出错的概率。例如VLOOKUP函数有4个参数，我们在输入时按如下顺序。
第1步：输入“＝vlookup(,,,)”。
第2步：在每个逗号之间输入参数。
乍一看，这样输入似乎复杂化了，可是当我们输入的公式是由好几个函数套用时，这样的输入习惯可以帮助我们减少出错。
当然了，等成为函数高手后，常用函数早已了然于胸，就没必要这么复杂了。
3．函数公式里一些常见的符号及作用
函数入门学习的常用符号除了表1-1所示的内容外，还包括一些，如表1-3所示。表1-3
4．输入公式时的“自动提示”
函数名提示
在单元格里输入等号和一个字母后，逐步出现函数名提示，如图1-2所示（仅限于2007版或2010版）。
使用指定函数提示
插入函数对话框后，根据要求搜索函数，如图1-13所示。
函数功能提示
在函数对话框中显示被选取函数的主要功能，如图1-14所示。
参数功能提示
函数对话框中显示各参数的使用方法，如图1-18所示。
计算过程提示
函数对话框中显示各参数计算结果和最终结果，如图1-20所示。
参数工具提示
在输入函数过程中有“参数工具提示”框时提示参数，如图1-24所示。
5．实例操作
两眼正盯着本书的朋友，放松一下，按下面的流程自己动手测试一下吧。（1）打开一个新的工作簿，在Sheet1工作表的A1:A10输入1～10这10个数字。（2）将这个工作簿保存到桌面，命名为data。（3）再打开一个新的工作簿，选取A1后，插入函数，再选取SUM。（4）用鼠标选取data工作簿Sheet1工作表的A1:A10。（5）按下【Enter】键。（6）关闭data工作簿。
这时，A1里的公式是什么样的？
如果用的是Windows XP 操作系统，公式是这样的：
=SUM('C:\Documents and Settings\[用户名]\桌面\[data.xls]Sheet1'!$A$1:$A$10)
如果用的是Windows 7操作系统，公式则是这样的：
=SUM('C:\Users\[用户名]\Desktop\[data.xls]Sheet1'!$A$1:$A$10)
对比一下，您是不是也做到了？
第2章 学好Excel函数必须先掌握这些知识
2.1 Excel中的数字格式
在Excel中，数据保存在单元格内，书写公式时，我们会通过书写单元格地址的方式达到引用该单元格内数据的目的。为了数据能够更方便地存储和引用，不同类型的数据将会采用迥异的数字格式进行保存。
修改单元格的数字格式可以通过以下方式完成：选择目标单元格，执行“格式”→“单元格”菜单命令，在弹出的“单元格格式”窗口的“数字”选项卡内列出了12种格式分类，点选所需格式，并单击“确定”按钮。
如图2-1所示， 将B列单元格修改为A列中描述的单元格格式，并全部输入数字“10000”后显示效果完全不同。对于数字而言，由于格式的不同，在单元格中会有不同的表现形式，在使用公式计算时也会带来不同的结果，这样的问题经常给Excel初学者带来很大的困扰。在开始介绍本节下面的内容前，我们首先需要了解一点原则：对于一个已经具有数字格式的数字而言，修改数字格式的操作无法对其值的大小造成任何改变，只能更改其表现形式。我们将在本节分别介绍Excel中的12种数字格式，并分析、解决可能会在公式引用中出现的问题。图2-1
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]