作者：杜茂康
出版社：电子工业出版社
格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT
Excel与数据处理(第5版)试读：
第5版前言
Microsoft Excel是最优秀的电子表格软件之一，具有强大的数据处理和分析能力，是在个人及办公事务中进行表格处理、数据分析和图表制作的理想工具。会计人员可以用它进行账务处理；财务管理人员可以用它进行财务分析；证券管理人员可以用它进行投资及证券交易的各类数据和图表分析；办公人员可以用它管理单位的人事档案，进行工资计算和绩效考评等日常工作；科技工作者可以用它进行仿真和数据分析……
本书正是以上述题材为核心，介绍Excel在数据处理方面的强大功能。自2002年出版以来，本书深受读者喜爱，不断有读者结合自身实际发来邮件，提出了在用Excel进行办公事务处理过程中的许多疑难问题。这些疑难问题和读者的关爱是本书不断修订改版的源泉，那些被不同读者多次问及或富有启发性的办公实例已被整理成了书中的案例，使本书更具实用参考价值。
全书共分为12章。本书在前面版本的基础上，针对Excel 2010的新增功能，对原书的结构和内容进行了调整和更新。精减了旧版第13章“Excel信息系统设计”，对应用更为广泛的动态报表、数据查找、报表结构调整和数据提取等内容进行了更细致和深入的介绍。增加了对Excel 2010的新增功能，如Microsoft Office Backstage 视图、功能区用户界面、样式、迷你图、SQL查询等内容的介绍。
第1章介绍Excel的基本知识和Excel 2010的常规操作，新用户能从电子表格的角度了解Excel的主要功能和用途。
第2章介绍Excel的数据输入功能，针对不同数据类型，介绍不同的数据输入方法，尤其是大批量有规律数据的高效输入方法。
第3章介绍工作表的通用操作方法和技巧，包括：工作表、行、列及单元格的插入、移动和删除等操作，单元格数据的输入、修改、编辑、批注，工作表数据的查看、打印设置和打印预览等功能。
第4章介绍工作表、单元格和数据的格式化功能，主要包括：表格式套用、主题、条件格式、数据格式化和日期格式化等内容，以及工作表背景、边框和底纹等内容的格式化技术。
第5章介绍公式与函数在数据处理中的特殊应用，特别是数组公式、名字和函数在大批量数据处理中的应用方法与技巧，以及错误信息处理方法等。
第6章介绍Excel各类图表、迷你图的建立方法，图表分析功能及典型应用。
第7章介绍Excel的数据管理和分析功能，包括数据的排序、筛选、分类汇总、数据透视表、数据链接、切片器和多工作表的合并计算等。
第8章介绍Excel数据分析工具的应用，主要包括数据的审核和追踪、单变量求解、方案设计、线性回归分析和规划求解等内容。
第9章介绍Excel的财务函数及财务分析功能。
第10章介绍Excel与外部数据的交换方法。本章的主要目的是把Excel作为外部数据库的分析工具，在专业数据库系统中进行企业数据的存储、处理和更新等操作，在Excel中对企业保存在专业数据库中的数据进行分析，制作报表或分析图表等，以此简化工作，提高工作效率。
第11章介绍动态报表、数据查找与提取、报表结构变换与调整等功能，包括表、结构化引用、数据库函数、查找引用类函数、文本查找函数、SQL查询，以及工作表中各类数据的查找技术。本章以案例形式介绍了Excel的多种数据查找方法，绝大多数案例都是从办公实例和读者疑问中抽象出来的，这些案例方法对于解决工作中的实际问题有着较强的启发性。
第7～11章这5章从不同侧面介绍了Excel的各种数据管理和分析功能。
第12章介绍窗体和VBA程序在Excel中的编写与应用方法。
本书注重用办公实例来介绍Excel的使用方法和技巧，每章都有从实际工作中精心提炼出来的应用案例，这些案例是从一些企事业单位的办公实例中抽象出来的，它们对于提高日常办公事务中数据管理的效率，有较强的参考价值。
本次修订对前几版的内容和结构进行了较大调整，删去了已不实用的Excel功能介绍，增加了对Excel 2010新功能的介绍，并综合读者近些年提出的共同疑问，对旧版的某些章节进行了重组和补充，使本书更具实用性。
为了方便教师教学和读者在实际操作中理解书中的案例和方法，本书准备了以下辅助资源：
⊙ 本书各章所应用的Excel实例工作簿。
⊙ 本书的教学课件及部分习题解答（习题解答仅提供给任课教师）。
这些资源可从http：//www.hxedu.com.cn下载，或发邮件至unicode＠phei.com.cn索取（请注明所在的学校及院系）。
本书由杜茂康、李昌兵、王永、曹慧英、刘友军编写。李昌兵编写了第1、2、3、4章，王永编写第5章，曹慧英编写了第6、7章，刘友军编写了第8、9章，第10、11、12章由杜茂康编写。全书由杜茂康审校和统稿。
刘曜教授为本书提供了第10章的财务函数应用实例，并帮助整编、校审了本书的大部分章节。在此，特别感谢刘曜教授的无私帮助与热情指导！同时，张仿、武建军、张海军、罗龙艳等教师为本书收集、整理了大量案例，对本书的编写提供了大力支持和帮助，在此表示衷心的感谢！
特别感谢本书的策划编辑章海涛老师，没有他的策划、指导、无私帮助和辛勤工作，就不会有本书的出版！
本书主要从数据的组织、管理、计算和分析方面讨论Excel的功能，书中所论并不完美。鉴于作者水平有限，经验不足，书中错误与疏漏之处，恳请读者指正。
作 者
第1章 Excel基础
本章导读
● Excel功能区与Backstage视图
● 工作簿、工作表和单元格
● 模板与工作簿的创建
● Excel的文件类型和兼容性
● 单元格引用
● 公式和函数
● Excel工作环境配置
Excel是Microsoft Office套装软件中的一款电子表格软件，具有强大的数据运算和分析能力，主要用来制作人们日常工作中的各种报表。同时，它还为工程、财务、经济、统计、数据库等领域提供了大量的专用函数，能够用于各专业领域的数据计算、分析和科学研究。此外，Excel还具有强大的图表分析功能，能够便捷地制作出具有专业水准的各种数据图表，如饼图、折线图、趋势图等。
1.1 初识Microsoft Excel
1.1.1 关于Microsoft Excel 20102010年，微软公司推出了Excel 2010，它采用并发展了Excel 2007提出的功能区用户界面。同以前的Excel版本相比较，Excel 2010在可视化、操作简便性、移动性、灵活性及数据管理能力等方面都有很大的改进。主要体现在以下方面：（1）改进的功能区用户界面和Microsoft Office Backstage视图
所谓功能区用户界面就是将传统应用程序界面的菜单和工具栏中的操作命令，按其功能进行逻辑分组，将实现同类操作的命令放在同一个逻辑组中，然后将各逻辑组摆放在可视化的面板中，并称之为功能区。其主要目的是帮助用户高效直接地查找、了解和使用系统提供命令，将用户点击鼠标的次数减到最少，为用户提供操作上的方便。
功能区用户界面是Microsoft Office 2007首次引入的，即Office 2007的用户界面就是功能区用户界面。在Excel 2007中，虽然用户可以将命令添加到快速访问工具栏中，但却无法在功能区上添加自定义的选项卡或组。而在 Excel 2010 中，用户可以创建自己的选项卡和组，还可以重命名或更改内置选项卡和组的顺序。
Office 2010新增了Microsoft Office Backstage 视图功能，并以此取代了Office 2007中的Office按钮，通过Backstage 视图，可以实现文件的打开、保存、打印、共享和管理等任务，还可以设置Excel的可选功能。（2）SQL数据查询
Excel 2010提供了对数据库查询语言SQL的支持。在Excel 2010中可以使用SQL语句，灵活地对工作表数据进行整理、计算、汇总、查询、分析等处理，尤其在面对大数据量和需要从多个工作表提取数据的时候，SQL语言能够发挥其强大的威力，提高办公效率。（3）网络存储和协同办公
在Excel 2010中，可以使用Excel Web App通过Web直接在存储工作簿的网站上使用工作簿。Excel Web App是Microsoft Office Web Apps的一部分，在Windows Live SkyDrive中，或者在SharePoint 2010中配置了Office Web Apps的组织中都提供了该程序。
使用Excel Web App，当通过任何一个浏览器找到并单击保存在 SharePoint网站或SkyDrive中存储的Excel工作簿时，此工作簿将直接在浏览器中打开。工作簿在浏览器中的外观与它们在 Excel 中的外观相同，在此可对工作表进行编辑或修改样式，可以更改数据、输入或编辑公式，还可以与其他人同时使用同一工作簿，与工作组中的其他成员相互协作，无论他们使用的是哪个版本的 Excel。
如果出差在外，可以使用Microsoft Excel Mobile 2010继续工作，Excel Mobile 2010是Excel的移动版本，适用于基于Windows Mobile的Smartphone或其他设备。Excel Mobile 2010与Excel 2010兼容，利用它可以像在办公室中那样打开、编辑、保存和共享工作簿。（4）更快、更丰富的数据表现和分析能力
Excel 2010增加了迷你图（在单元格中显示的微型图表）和切片器等新功能，并对数据透视表和数据分析工具等方面进行了改进，利用这些新功能和新变化可以帮助人们更直观地理解数据中的信息或趋势，做出更准确的决策分析。
除了上述变化之外，Excel 2010在工作簿管理、可视化操作、条件格式、OLAP、函数计算的准确性、排序与筛选、规划求解等方面都比以前版本的Excel有较大的改进。1.1.2 Excel 中的基本概念
启动Excel 2010后，会显示出如图1.1所示的用户界面。
1.功能区
Excel 2010用功能区取代了早期版本中的菜单、工具栏和大部分任务窗格，包括文件菜单、功能选项卡、命令按钮、库和对话框等内容。（1）选项卡
功能区由“开始”、“插入”等选项卡组成。功能区一次只能显示一个选项卡中的内容，图1.1显示的是“开始”选项卡中的内容。当要使用某选项卡中的命令按钮时，只需要单击该选项卡的名称就可以激活该选项卡，显示出其中的命令按钮。
各选项卡是面向任务的，即每个选项卡以特定任务或方案为主题组织其中的功能控件。例如，“开始”选项卡以表格的日常应用为主题设置其中的功能控件，其中包含了实现表格的复制、粘贴，设置字体、字号、网格线、数据对齐方式以及报表样式等常见操作的功能控件；“页面布局”选项卡则与表格打印和外观显示任务相关，其中放置的都是与表格打印或外观式样相关的控件，如选择打印机，设置打印纸的大小、边界，是否显示网格线和标题，以及单元格数据对齐方式等命令按钮。图1.1 Excel 2010的用户界面
为了使功能区显得简洁，选项卡采用了动态显示的方式，某些选项卡平时是隐藏的，在执行相应的操作时，它们会自动显示出来。例如，在图1.1中没有显示出“图表工具”选项卡，但若在工作表中插入或激活某图表后，功能区中就会显示出“图表工具”选项卡。（2）组
每个选项卡又细分为几个逻辑分组，每个逻辑组能够完成某种类型的子任务，其中放置的是实现该子任务的具体功能控件。例如，在图1.1中，剪贴板、字体和对齐方式等都是组，每个组都与某项特定任务相关，剪贴板中包括实现工作表复制和粘贴等功能的控件，字体组则包括了设置字体的大小、型号、颜色等功能的控件。（3）快速访问工具栏
位于Excel 2010界面左上角的是快速访问工具栏，其中包含一组独立于选项卡的命令，无论用户选择哪个选项卡，它将一直显示，为用户提供操作的便利。在默认情况下，快速访问工具栏中仅包括文件保存、撤销和恢复最近操作三个工具按钮。但它其实是一个可自定义的工具栏，用户可将经常使用的命令按钮添加到其中。（4）标题栏
位于功能区最上边，Excel将在其中显示当前正在使用的工作簿文件的名称。
2.工作表区
工作表区是Excel为用户提供的“日常办公区域”，它由多个工作表构成，每个工作表相当于人们日常工作中的一张表格，可在其中的网格内填写数据，执行计算，绘制图表，并在此基础上制作各种类型的工作报表。（1）工作表
工作表就是人们平常所说的电子表格，是Excel 中用于存储和处理数据的场所。它与我们日常生活中的表格基本相同，由一些横向和纵向的网格组成，横向的称为行，纵向的称为列，在网格中可以填写不同的数据。Excel 2010的一个工作表最多可有1 048 576行，16 384列数据。当前正在使用的工作表称为活动工作表。（2）工作表标签和插入新工作表
工作表标签代表工作表的名称。图1.1中的都是工作表标签，代表了三个不同的工作表。当存在多个工作表，其中某些工作表的标签不可见时，可以通过标签导航按钮前后滚动工作表标签，显示出被遮住的工作表标签。
单击工作表标签按钮可使对应的工作表成为活动工作表，双击工作表标签按钮可以修改它的名称，因为Sheet1、Sheet2这样的名称不能说明工作表的内容，把它们改为“学生名单”、“成绩表”这样的名称更有意义。
在默认情况下，Excel 只打开3个工作表：Sheet1，Sheet2，Sheet3，往往不够使用。单击插入新工作表按钮就会在后面插入一个新工作表Sheet4，再单击就会插入Sheet5……（3）行标题
Excel 2010工作表由1048576行组成，每行用一个数字进行编号，称为行标题（或行号）。在图1.1中，左边的数字按钮1，2，3，…，1 048 576都是行标题。
单击行标题可以选定其对应的整行单元格，如果右击行标题，将显示相应的快捷菜单。上下拖动行标题下端的边线，可增减该行的高度。（4）列标题
Excel 2010允许一个工作表最多可包括16 384列，每列用英文字母进行标识，称为列标题。在图1.1所示工作表上边的A，B，C，D，…就是列标题。当列标题超过26个字母时就用两个字母表示，如AA表示第27列，AB表示第28列……，当两个字母的列标题用完后，就用3个字母标识，最后的列标题是XFD。
单击列标题可以选定该列的全部单元格，如果右击列标题，将显示相应的快捷菜单。左右拖动某列标题右端的边线，可增减该列的宽度，双击列标题的右边线可自动调整该列到合适的宽度。（5）单元格、单元格区域
工作表实际上是一个二维表格，单元格就是这个表格中的一个“格子”，它是输入数据、处理数据及显示数据的基本单位。单元格由它所在的行、列标题所确定的坐标来标识和引用，使用时列标题在前面，行标题在后面。例如，A1表示第1列、第1行的交叉位置所代表的单元格；B5表示第2列、第5行的交叉位置所代表的单元格。
当前正在使用的单元格称为活动单元格，其边框是粗黑色的实线，且右下角有一黑色的实心小方块，称为填充柄。活动单元格代表当前正在用于输入或编辑数据的单元格。图1.1中的B2单元格就是活动单元格，从键盘输入的数据就会出现在该单元格中。
单元格中的内容可以是数字、文本或计算公式等，Excel 2010单元格最多可以包含32 767个字符，一个公式中最多有8 192个字符。
单元格区域是指多个连续单元格的组合，其形式如下：
左上角单元格：右下角单元格
例如，A2：B4代表一个单元格区域，包括A2、B2、A3、B3、A4、B4单元格；C3：E5区域中的单元格有C3、D3、E3、C4、D4、E4、C5、D5、E5。
只包括行标题或列标题的单元格区域代表整行或整列。例如，1：1表示第一行的全部单元格组成的区域，1：5则表示由第1到5行全部单元格组成的区域；A：A表示第一列全部单元格组成的区域，A：D则表示由A、B、C、D四列的全部单元格组成的区域。（6）全选按钮、插入函数按钮、名称框和编辑框
工作表行、列标题交叉处的按钮称为全选按钮，单击它可以选中当前工作表中的全部单元格。是插入函数按钮，单击它时将弹出“插入函数”对话框，通过此对话框可以向活动单元格的公式中输入函数。
名称框用于指示活动单元格的位置。在任何时候，活动单元格的位置都将显示在名称框中。名称框还具有定位活动单元格的能力，比如要在单元格A1000中输入数据，可以直接在名称框中输入A1000，按【Enter】键后，Excel就会使A1000成为活动单元格。此外，名称框还具有为单元格定义名称的功能。
编辑栏用于显示、输入、修改活动单元格中的公式或数据。当在任何一个单元格中输入数据时，输入的数据同时也会出现在编辑栏。事实上，在任何时候，活动单元格中的数据都会出现在编辑栏中。当某单元格中数据较多时，可以直接在编辑栏中输入、修改数据。（7）工作表查看方式与工作表缩放
工作表下边框的右侧提供的三个按钮用于切换工作表的查看方式，其中是普通查看方式，这是Excel显示工作表的默认方式，图1.1就是用这种方式显示工作表的。是页面布局显示方式，单击它将以打印页面的方式显示工作表。是分页预览方式，如果工作表数据较多，需要多张打印纸才能打印完成时，在此查看方式下，Excel将以缩小方式显示出整个工作表的数据，并在工作表中显示出一些页边距的分割线，相当于将所有打印出的纸张并排在一起查看。
工作表缩放工具可以放大或缩小的方式查看工作表中的数据，单击可以放大工作表，单击可以缩小工作表，每单击一次缩放10%。当然，左右拖动其中的按钮也可以缩放工作表。
3.Microsoft Office Backstage视图
Microsoft Office 2010用“文件”选项卡取代了Office 2007中的“Microsoft Office按钮”，提供了一种称为Microsoft Office Backstage视图的新增功能。Backstage视图是 Microsoft Office Fluent用户界面的最新创新技术，并且是功能区的配套功能。单击“文件”菜单即可访问Backstage视图，如图1.2所示。通过Backstage视图，可以打开、保存、打印、共享和管理文件，以及设置Excel的功能选项。
4.工作簿
在Excel中创建的文件称为工作簿，在Excel 2010中的默认扩展名是.xlsx。工作簿由独立的工作表组成，可以是一个，也可以是多个，Excel 2003及之前的版本中最多可包括255个工作表，自Excel 2007及之后的版本中，一个工作簿内的工作表个数仅受内存限制，可以无穷多。对于新建的工作簿，系统会将之自动命名为“工作簿1.xlsx”。在默认情况下，一个工作簿包含3个工作表，名称分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3。Excel可以同时打开若干个工作簿，每个工作簿对应一个窗口。图1.2 Microsoft Office Backstage 视图
1.2 构造第一个工作表
Excel具有强大的数据计算、分析和图表处理能力，不但可以用来制作各类日常工作报表以及各种类图形，而且还可以作为科学研究的数据处理工具。现在以一个简单的日常工作报表的制作为例，开启Excel的学习之旅。【例1.1】
某单位的工资数据如表1-1所示，计算每个职工的总工资。假设个人所得税的税率为：收入1600元以下，所得税率为0%；收入1600～2500元，所得税率为5%；收入2500～3500元，所得税率为8%；收入3500～4500元，所得税率为12%；收入4500元以上，所得税率为15%。计算各位职工应缴纳的所得税，以及缴税后的实际收入。
用Excel来制作这类报表非常方便，主要任务是在Excel工作表中输入基本数据。基本数据一旦输入完成，Excel就能够轻而易举地计算出总工资、个人所得率和实际工资等数据。表1-1 某单位职工工资数据表
启动Excel 2010，在Sheet1工作表中输入职工的基本工资数据，如图1.3中的单元格区域A1：H9所示。图1.3 某单位职工工资表
工资表基本数据的输入方法很简单，单击单元格，然后直接输入数据就行了。例如，“姓名”列数据的输入方法是：先用鼠标单击单元格A1，然后输入“姓名”，输完后按【Enter】键，Excel就会将输入光标切换到单元格A2。在单元格A2中输入“张贴民”，按【Enter】键后，Excel就会激活A3单元格；在A3中输入“李虎”……
用同样的方法输入职称、日期、基本工资、水费、电费、天然气费和奖金列的数据。这些列的数据都是基本数据，必须逐个输入。
工资总额需要通过计算得到，计算方法是：
工资总额=基本工资+奖金-水费-电费-天然气费
在单元格 I2 中输入张贴民的工资总额计算公式“=D2+H2-E2-F2-G2”，输入此公式后按【Enter】键，张贴民的工资2713.54就会出现在单元格I2中。
单击单元格I2，然后将鼠标指向单元格I2右下角的黑色小方块（即填充柄），当出现黑色“+”时，按下鼠标左键并向下拖动鼠标，当到达单元格I9时再释放鼠标。这样就能够计算出I列的所有工资总额数据。
更为简便的操作是，输入I2中的公式后，双击I2的填充柄，Excel会自动将I2中的公式向下填充，计算出全部职工的工资总额。
根据I列的工资总额，在J列输入每位职工的个人所得税率。例如，在J2中输入8%，在J3中输入8%，所有的输入数据如图1.3中的J列所示（注：J列的所得税率可以用条件函数据I列工资总额计算得出，后面再作介绍）。
所得税的计算方法是：
所得税=工资总额×所得税率
在单元格 K2 中输入计算职工张贴民的个人所得税公式“=I2*J2”，按【Enter】键后，Excel就会计算出张贴民的所得税 217.08，公式中的“*”表示乘法运算。在单元格 L2 中输入计算职工张贴民的实际收入的公式“=I2-K2”。
按前面介绍的方法将K2、L2中的公式向下复制，即可计算出每个职工的所得税和实际收入。
到此为止，我们已经计算出了该单位每个职工的工资总额、应缴纳的个人所得税以及实际收入等数据。如果一个单位有成千上万名职工，在Excel中，用上述方法很快地计算出每位职工的各项数据，快捷地制作出类似于图1.3的工资报表。
实际上，Excel的功能远不止于制作图1.3所示的日常工作报表。对于图1.3所示的工资表，还可以在其基础上进行各种各样的数据分析。例如，统计收入最高的前10位职工，找出水费或电费最高的10位职工，统计水费、电费和天然气费总消耗最多或最少的5位职工，打印出每个职工的工资条，统计整个单位全部职工总工资、总电费、总水费、总天然气费、总税收等，并可根据这些统计数据方便地制作出整个单位全体职工各项收支数据的结构饼图，如图1.4所示。图1.4 某单位全体职工各项收支数据的结构饼图
1.3 工作簿和Excel文件管理
1.3.1 工作簿与工作表的关系在Excel中创建的文件称为工作簿，它由一个或多个工作表组成。在早期的Excel版本中，一个工作簿中最多不超过255个工作表，但自Excel 2007起，工作簿中的工作表个数仅受内存大小的限制，只要有足够的内存空间，一个工作簿中可以有无限多个工作表。新建的工作簿，系统自动命名为“工作簿1.xlsx”。在默认情况下，一个新建工作簿中只包含3个工作表：Sheet1、Sheet2和Sheet3。Excel可同时打开若干个工作簿，每个工作簿对应一个窗口。
工作簿是Excel管理数据的文件单位，相当于人们日常工作中的“文件夹”，它以独立的文件形式存储在磁盘上。在日常工作中，可以将彼此关联的数据表格保存在同一工作簿中，这样有利于数据的存取、查找和分析。例如，一个高校的班主任管理了2003级的5个班，他就可以为每个班建立一个成绩表，然后把这5个成绩表存放在同一工作簿—“2003级学生成绩簿.xlsx”中，如图1.5所示。
工作簿、工作表、单元格的逻辑关系是：一个工作簿中包括若干个工作表，每个工作表中包括许多单元格。工作簿以文件形式保存在磁盘文件中，工作表只能存在于工作簿中，不能以独立的文件形式存储在磁盘文件中。图1.5 在一个成绩工作簿中保存了5个存有成绩的工作表1.3.2 创建新工作簿
1.工作簿与模板
Excel总是根据模板或现有工作簿来创建新工作簿。模板即模型、样板，是一种特殊工作簿，已在其中的工作表中设计好了许多功能，如单元格中的字体、字型及工作表的样式和功能（如财务计算、学生成绩统计、会议安排等）等。Excel可以创建与模板具有相同功能和结构的工作簿。
在启动Excel的时候，或者没有指定模板而新建工作簿时，Excel会根据默认工作簿模板创建一个空白工作簿，在Excel 2010中，第一个新建空白工作簿的名称为“工作簿1.xlsx”（见图1.1），第二个的名称则为“工作簿2.xlsx”……
2.新建空工作簿
如果Excel尚未启动，只需要启动Excel，它就会根据默认模板新建“工作簿1.xlsx”。如果Excel已经启动并打开了某个工作簿，但还需要建立新工作簿，可通过下面的方法进行。
① 单击“文件”选项卡，然后弹出Backstage视图，单击“新建”选项，如图1.6所示。
② 双击“可用模板”中的“空工作簿”，Excel就会根据默认模板创建一个空白工作簿。
注：直接按【Ctrl+N】组合键，也可以新建一个空工作簿。
3.根据已有工作簿创建新工作簿
在实际工作中，常常需要建立具有相同（相近）结构和功能的工作簿。例如单位的工资报表，假设将单位每年的工资保存在一个工作簿中，每个月的工资保存在其中的一个工作表中。对一个单位而言，每年的人员信息、工资结构、工资计算方法和报表样式等内容基本相同，不会有太大的变化，在上一年的工资工作簿基础上进行修改，很快就能制作出本年的工资工作簿。因为这样可以复用相同的职工信息、工资结构数据、报表样式和工资计算公式，减少工作的重复性。在Excel 中，根据已有工作簿建立新工作簿的方法如下：
① 在如图1.6所示的Backstage视图中，选择“可用模板”下面的“根据现有内容新建…”，弹出“根据现有工作簿新建”对话框。
② 在“根据现有工作簿新建”对话框中找到已有工作簿的名称，选中该工作簿名称后，单击该对话框中的“新建”按钮。图1.6 新建工作簿的Backstage视图
此外，也可以打开已有工作簿，然后将它另存为一个新工作簿。
4.根据模板建立新工作簿
模板是Excel的一项强大功能，是一种宝贵的资源，是Excel用户彼此之间共享工作成果，减少重复劳动，节省时间，提供效率的一种有效方式。
在Excel 2010中，包括三种工作簿模板：一是安装Excel时安装在本地计算机中的模板，称为“已安装的模板”；二是用户自己创建的模板，称为“我的模板”；三是微软公司网站上的在线工作簿模板，在用这类模板创建新工作簿时，Excel会自动从微软的网站中下载相关模板，并用它创建新工作簿。当然，前提是用户计算机与Internet相连接（即Online，在线）。
在线工作簿模板非常灵活，功能强大。因为在这种方式下，Excel在安装时仅将使用最频繁的极少数模板安装在用户计算机端，而将大量的模板放置在网站中，需要时才从网站中下载。这种方式不仅便于模板的维护，而且可以随时将新创建的模板放置到网站中，用户也能随时使用到新创建的模板。
微软在线网站中的模板种类众多，包括个人理财、家庭收支、财务预算、个人简历、会议安排、采购订单、回执和收据、旅行度假、单位考勤、日程安排以及工作计划等多种类型。
通过在线模板创建新工作簿的过程如下：
① 在如图1.6所示的新建工作簿Backstage视图中，位于下面的就是在线工作簿模板。
② 从在线模板中找到并单击需要的模板类型，Excel就会在图1.6所示对话框的中间窗格中显示“正在搜索Microsoft Office Online”之类的字样，之后会将搜索到的模板列示在此窗格中。
③ 在上一步操作所列出的模板名称中，找到并双击需要创建其工作簿的模板名称，Excel就会将此模板下载到本地计算机中，此过程中将显示“正在下载：XXX”，其中的XXX是选中的模板名称。当下载完模板后，Excel将自动用该模板创建一个新工作簿，最后会向用户显示创建出的工作簿。
图1.7是用“Microsoft Office Online”中的“费用报销”模板类中的“差旅报销单4”模板建立的工作簿。在该工作簿中，只需要填写出差的日期和各项费用明细，Excel就会自动进行相应的汇总计算，为用户省去了制表和数据核算的麻烦，这一功能是由模板提供的。图1.7 通过Excel的在线模板“费用报销”中的“差旅报销单4”模板建立的工作簿
Excel的在线模板非常丰富，许多都是根据工作中的实际报表创建的，非常实用，通过它们创建日常工作中的相关工作簿非常方便。当然，一些模板工作簿中的某些计算方法可能与各单位的实际计算方法存在差别，但在模板所建立的工作簿基础上进行修改，从而创建出符合实际工作需要的工作簿，肯定能够提高工作效率，节省工作时间。1.3.3 文件格式与兼容性
用过Excel就知道，Excel工作簿文件有许多扩展名，诸如.xls、.xla、.xlam、.xlt、.xlsm之类，它们有什么关系呢?实际上这些类型名，不但代表了不同的文件类型，而且与文件的格式有关。
Microsoft Office 2007引入了一种基于XML的新文件格式：Microsoft Office Open XML Formats，新版的Office都采用这种文件格式（Excel 2010、Excel 2013都如此）。Office XML Formats具有以下优点：
① 文件自动压缩。Office XML Formats采用ZIP压缩技术来存储文档，在保存文件时，它将自动压缩文件，在打开文件时，则会自动解压文件。在某些情况下，文档最多可以缩小75%，减少了存储文件所需的磁盘空间。
② 改进的文件结构。Office XML Formats格式以模块形式组织文件结构，文件中的不同数据组件彼此分隔。其优点是如果文件中的某个组件（如图表或表格）受到损坏，文件仍然能够打开，那些未受损坏的部分仍然可用。
③ 更强的安全性。以前文件格式的Office文件，可以使用文档检查器轻松地识别和删除个人身份信息和业务敏感信息，如作者姓名、批注、修订和文件路径等。Office XML Formats格式支持以保密方式共享文档，可以避免使用文档检查器之类的工具获取这类信息。
④ 更好的业务数据集成性和互操作性。Office XML Formats支持文档、工作表、演示文稿和表单都以XML文件格式保存，还支持用户定义的XML架构，用于增强现有Office文档类型的功能。这意味着用户在现有系统中可以轻松解除信息锁定，然后使用熟悉的Office程序对相应信息进行操作。同样，在Office中创建的信息也很容易被其他业务应用程序所采用，只需一个ZIP实用工具和一个XML编辑器就可以打开和编辑Office文件。
在默认情况下，在Office 2007及之后的版本中创建的文档、工作表和演示文稿都以XML格式保存，文件的扩展名是在以前版本文件扩展名后添加“x”或“m”。例如，在Word 2010中创建的文件，其默认文件扩展名为.docx而不是.doc，在PowerPoint 2010中创建的文件，其扩展名为.pptx。
采用“x”后缀（如.docx和.pptx）保存的文件不能包含Visual Basic for Applications（VBA）宏或ActiveX控件，因此不会引发与相关类型的嵌入代码有关的安全风险。扩展名以“m”结尾（如.docm和.xlsm）的文件则包含VBA宏和ActiveX控件，这些宏和控件存储在文件内单独的一节中。不同的文件扩展名使包含宏的文件和不包含宏的文件更加容易区分，从而使防病毒软件更容易识别出包含潜在恶意代码的文件。
Office 2007及之后的版本在采用新文件格式的同时，还提供了对以前Office版本文件格式的支持。在Office 2010中可以直接打开以前版本的Office文件，在打开时会询问是否要将其转换为新格式。如果选择“是”，将以新的XML格式保存该文档，否则会保留其原来的格式。另外，在Office 2010中，还可以将文件保存成为以前版本的文件。例如，可以在Excel 2010中创建和打开Excel 2003版格式的工作簿。
表1-2列出了Excel 2010中常用的文件类型及其对应的扩展名，在Excel 2010的帮助系统中可以查到Excel支持的更多文件类型。表1-2 Excel 2010的常用文件类型及其对应的扩展名
在Excel 2010中，将工作簿保存为以前版本的工作簿文件的方法是：
单击“文件”→“另存为”选项，弹出“另存为”对话框，然后通过该对话框的“保存类型”下拉列表，指定工作簿文件的类型。
1.4 公式和单元格引用
人们在Excel中应用公式实现各种不同报表中的数据计算，如计算职工的工资或学生成绩，查找通信录工作表中的电话号码，计算银行的存款利息以及股票证券的收益金额等。
Excel 的公式与数学中的公式非常近似，由运算符、数值、字符[1]串、变量和函数组成，公式必须以“=”开头。换句话说，在Excel的单元格中，凡是以等号开头的输入数据都被认为是公式。在等号的后面可以跟随数值、运算符、变量或函数，在公式中还可以使用括号。例如，在单元格 B5 中输入“=6+7*6/3+（10/5）*6”就是一个公式，最后将把该公式的计算结果 32 显示在单元格 B5 中。图 1.8 中的单元格 B2、C2、C3、J2、J3、K2、K3 中都是公式。其中，B2 中的公式将计算单元格 A2 和 A3 中的数值之和，并把计算结果 57显示在 B2 中；C3 中的公式计算出300 的正弦值，最后会将计算结果0.5显示在C3中，公式中的SIN是Excel中的一个数学函数，它计算某个弧度的正弦值；J2中的公式将计算F2：I2区域内所有单元格中的数据之和，最后会将计算结果1700显示在J2中，公式中的SUM是Excel中的一个工作表函数，能够计算数据的总和……
在单元格中输入公式之后，Excel会将公式的计算结果显示在单元格中。如果要让Excel显示单元格中的公式而不是公式的计算值，按【Ctrl+'】组合键可在公式及其计算结果之间进行切换。
单击“公式”→“公式审核”组中的按钮，可以显示出工作表中的全部公式。按钮是一个“乒乓”开关，单击它，可以在公式及公式的值之间进行切换。图1.8 Excel单元格中以“=”开始的计算式就是公式1.4.1 运算符及其优先级
Excel的公式可以进行各种运算，如算术运算、比较运算、文本运算及引用等。各种运算有不同的运算符和运算次序。表1-3列出了Excel常用的运算符及其优先级。表1-3 Excel的运算符及优先级
说明：① 括号运算的优先级最高。在Excel的公式中只能使用小括号，没有中括号和大括号之分。小括号可以嵌套使用，当有多重小括号时，最内层的括号优先运算。
② 同等级别的运算符从左到右依次运算。
③&为字符连接运算，其作用是把它前后的两个字符串连接为一串。例如，"ADKDKD"&"DKA"的结果为“ADKDKDDKA”，"中国"&"人民"的结果为“中国人民”。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]