作者：（意）弗朗西斯科·西里洛
出版社：北京联合出版公司
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番茄工作法(创始人亲授，已售11国版权，时间效率管理专家张萌力荐畅销书！《华尔街日报》《哈佛商业评论》《卫报》《每日邮报》联袂推荐)试读：
前言
1987年9月的一个下午，天气阴沉沉的，我给番茄形定时器上了(1)第一次发条。当时，我在罗马以北30英里的苏特里一个不大不小的村庄度假，上闹钟的地方正是度假屋的露台。任务很清晰但令人却步，它就是“我要完成这章内容”。我的目标章节是为大学考试准备的社会学书本的第一章，而考试在数周后就开始了。
在那个下午，我无论如何也不会想到，有一天，全世界成千上万的人会和我一样给厨房定时器上发条，用这种方法来打败干扰，在既定时间内完成目标。我也绝不会想到，有一天，我会走进满是软件开发精英的开放式办公室，听到时钟嘀嗒走动的背景声。我也无法想象，一家银行的CEO会使用和我用过的一模一样的番茄形定时器来组织董事会，也想不到这个方法还被《纽约时报》《卫报》和《哈佛商业评论》报道。但是，它们都发生了。一直以来，这一切是怎么发生的仍然是一个谜。
我清晰地记得番茄形定时器第一次响起来时我的感受，那是一种不同寻常而又无法言喻的镇静。在这之前，我的思路不停地从一个地方飘向另一个地方，像置身风暴中的一艘小船。“我要通过考试”“我还有三本书要读”“考试前的时间所剩无几了”“我做不到”“我集中不了精神”“我老是被干扰”“我可能得停下来，推迟考试了”，或者“我得停下来，先干点别的”。然而，定时器响起，第一个计时工作阶段结束，这片海平静了下来。我知道，我能做到。我依然记得想要再设置一次定时器的心情。那时候，第一次的时间设置只有2分钟，而非后来发现的完美的25分钟。
于是，我重获了镇静和控制力，它帮助我通过了考试。这也让我开始了番茄工作法的研究。“为什么它有效？一个番茄工作时间应该多长合适？你一天能完成多少个番茄工作时间？两个番茄工作时间之间我应该休息多长时间？”我花了几年时间才找到这些问题的答案，并将它们组织发展为能提高生产力的技术。我觉得将这一技术命名为“番茄工作法”是再自然不过的事了。
在写这篇前言的时候，我身边摆放着当初陪我准备社会学考试的厨房定时器，它正发出轻柔的嘀嗒声。它是我的老朋友了。
距离1987年9月的那个下午已经过去整整31年了。世事变迁，斗转星移，互联网和社交媒体已经改变了我们的习惯和行为。智能手机让我们知道什么时候出发能准时赶上电影开场，或者还在回家路上的车里，我们就能知道点的餐还需多久就能送到。社交媒体和各种应用程序令我们每时每刻都置身在干扰中。那么，究竟番茄工作法是如何在数字时代还行之有效的呢？
产生最多干扰的地方是我们的大脑，我将从大脑产生的干扰称为内生干扰，比如，点比萨、更新社交媒体状态或是清洁桌子的冲动，这些干扰比邮件和脸谱（Facebook）通知的提醒声这类外在的干扰更有破坏性。处理这类干扰最有效的方法就是接受它们并用温和的方式处理它们。番茄工作法鼓励你在工作时间结束后把这些干扰用手机、电脑或者纸笔记下来，这样一来，你承认它们的价值，也就有时间思考和正确地评估它们的重要性。如果在短短一段时间内，你面临着过多的内生干扰，番茄工作法会明确要求你停下手上的工作，多一些休息时间。
太多内生干扰的出现给我们传达了一条信息：我们无法安心做好手头上的事情。这也许来自于我们害怕失败的心理。也许是我们的目标太复杂了，又或者我们觉得时间所剩无几，大脑为了保护我们，生出其他各种令人心里有底的活动。大脑作怪一旦开始就停不下来，最后我们干脆选择去做那些干扰活动。
无论是内生的还是外在的，干扰的种类和频次不会威胁到番茄工作法。番茄工作法帮助我们觉察到大脑工作的运作，并帮助我们清醒地决定用何种方法解决干扰。有时候闯入我们大脑的东西真的很紧急，但是大多数时候，推迟个20分钟等到番茄工作时间结束再处理是没有问题的。干扰事件是大脑用来让我们分心的途径，让我们没法专心干该干的事情，但这个过程能够更好地帮助你理解隐藏在应对干扰反应的背后的恐惧。如果你认识到了这些恐惧，你就可以找到方法解决它们。但是，如果没有这个过程，我们的恐惧就会长驱直入，最后，对恐惧的恐惧会摧毁我们。番茄工作法让我们保持和自己的对话，观察自己而不是欺骗自己。在任何时候，如果你发现自己在发短信而不是专心完成目标，别担心，因为下一个番茄工作时间会更顺利。请对自己温柔点。
(1) 1英里约1.6千米，30英里约为48.3千米。
序言
番茄工作法是在20世纪80年代初步形成的，那时我还在读大学一年级。大学第一年期末考试备战的高昂斗志退却后，我陷入了浑浑噩噩、效率低下又迷茫的状态。每天，我去上学、听课、回家，但是心里空荡荡的，不知道自己都干了些什么，觉得自己是在浪费时间。考试日渐逼近，但我似乎找不到对抗时间流逝的方法。
有一天，在教室里，我审视同学们，然后更严厉地审视自己：我是怎么行动的、怎么和他人交往的以及怎么学习的。显然，源源不断的干扰事件和低下的专注力、斗志是我迷茫的根源。
我问了自己一个耻辱感十足但帮助性也十足的问题：“你能不能真的学习一下，就10分钟？”我要找个外物来见证，一个时间指导器，然后我在厨房找到了番茄形的厨用定时器，换句话说，我找到了我的“番茄工作法”。
我没有立刻投入学习，实际上，我花了很多时间和精力才做到，但是最后，我成功了。
迈出这小小的第一步后，我发现了番茄工作法的动人之处。在这个新工具的帮助下，我投入到提高学习效率的过程中以及之后的工作过程中。我努力去理解和解决越来越多复杂的问题，直至形成最后的团队工作机制。渐渐地，我将番茄工作法整合起来，在本书中悉数呈现出来。
数年来，我向公众教授番茄工作法并指导团队工作。在那段时间，感兴趣的人越来越多，他们询问什么是番茄工作法以及如何使用它，于是，我觉得有必要解释下我创造出来的东西。我希望它能够帮助其他人也获得成长和达成目标。
介绍
对于很多人来说，时间就是敌人。时钟嘀嗒响，焦虑就泛起，尤其是截止日期逼近的时候，这时候工作和学习效率低下，最后就发展成了拖延症。使用番茄工作法的时候，时间是宝贵的盟友，我们用自己的方式去完成目标，在这过程中不断提高工作和学习效率。本书向大家介绍的番茄工作法早在1992年就被开发出来，并从1998年开始被个人使用，自1999年起被团队使用。“基础”部分介绍了关于时间的难题、番茄工作法的目标以及基本的假设。“达成个人目标”部分描述了番茄工作法，并展示了个人通过完成增量目标来使用该方法。“达成你的团队目标”解释了如何将番茄工作法运用到团队工作中，并介绍了提高团队工作效率的一系列方法。“结果”则提供了一系列观察结果，它们来自于番茄工作法使用者的经验，告诉我们能够帮助人们完成目标的因素。Part 1基础背景
截止日期要到了，在必须完成的任务面前，有谁没有焦虑过？在这种情况下，人们常常觉得有必要把任务往后推，结果进度落在了计划后面，又或者任务被拖延着迟迟完成不了。谁没有经历过以上种种？还有，我们依赖时间，不停赴约，或因为没时间而被迫放弃自己热爱的事情，谁没有因为这样体会过不快的心情？“记住，时间是个贪婪的赌徒，从不作弊，逢赌必赢！”波德莱尔在诗作《时钟》里如此写道。这是时间的本质吗？这难道是对时间的唯一看法吗？为什么人们在时间方面有困难？一想到时间流逝我们就焦虑，这个问题到底从哪儿来的？
思想家、哲学家和科学家们都试图去定义时间以及人与时间的关系，但在历经重重挑战后都纷纷败下阵来。事实上，这种探索是受限的，永无止境。几乎没有人能够给出真正深刻的见解。在时间问题上，似乎有两个联系紧密的方面同时存在：
流变（becoming）：流变是指时间抽象和空间的一面，生成了按“秒”“分”和“时”度量时间的习惯；流变也是在一条轴上代表时间的想法，就像我们用坐标轴代表空间的各个维度一样；流变是一个事件用时的概念，也就是在时间轴上两点之间的距离；流变也是“迟(1)到”的概念，同上，也是时间轴上两点之间的距离。
事件的连续性（the succession of events）：这是时间具体的一面。我们醒来、洗澡、用早餐、学习、吃午餐、打个盹、玩耍、吃饭和上床睡觉。在掌握抽象时间的概念之前，孩子们已经有了这样具体(2)的概念，但无论发生什么事，抽象的时间都在不停流逝。
在这两个方面中， “流变”令我们产生了焦虑。本质上，时间难以被描述和定义，且永无止境：时间朝着未来流逝。如果我们用时间的流逝来度量自己，那么每秒钟的流逝都会令我们感到不足、被压迫、被奴役和被打败。 如此一来，我们失去了朝气，而朝气，是我们能够完成事情的生命力。“两个小时过去了，我什么都没完成；两天过去了，我还是什么都没完成。”在脆弱时刻，手上的任务究竟是什么变得不再清晰。“事件的连续性”是时间令人不那么焦虑的一面。有时候，它还代表着活动的常规连续性，这是令人心安和平静的节奏。番茄工作法的目标
番茄工作法的目标是为个人或团队提供一件简单的工具来提高生产力。它可以达到以下效果：
·减轻“流变”带来的焦虑感
·减少干扰，提高注意力和专注力
·提升决策的意识
·增强并保持动力
·提升完成目标的意志力
·在质量和数量上优化预测过程
·优化工作或学习过程
·增强个人在复杂情况下坚持完成目标的意志力基本假设
番茄工作法建立在三个关键元素上：
·对时间的不同看法。这种看法不再聚焦在“流变”上，因此可以减轻焦虑感，提高自我效能感。
·更好地使用大脑。这令我们在学习过程中思维更清晰、思想更专注、反应更灵敏。
·简单上手不复杂的工具。这降低了运用的复杂性，保证了连续性，令我们专注于要完成的目标。许多时间管理方法之所以失败，是因为它们给复杂的手头任务又添了一层复杂性。
番茄工作法的灵感最初来源于下面几个点子：时间框、由博赞(3)（Buzan）等人开发的和大脑工作相关的一系列认知技巧，以及伽(4)达默尔（Gadamer）勾勒的游戏动力学。而吉尔布（Gilb）的著作(5)则详细阐释了用增量法结构化目标和活动的概念。
(1) 亨利·柏格森（Henri Bergson），《创造进化论》（Creative Evolution, Book Jungle, 2009）。
(2) 尤金·明科夫斯基（Eugène Minkowski），《不虚度的时光》（Lived Time,Northwestern University Press, 1970）。
(3) 东尼·博赞（Tony Buzan），《大脑使用者指南》（The Brain User’s Guide,Plume, 1983）。
(4) 汉斯-格奥尔格·伽达默尔（Hans-Georg Gadamer），《真理与方法》（Truth and Method, Continuum, 2004）。
(5) 汤姆·吉尔布（Tom Gilb），《软件工程管理原则》（Principles of Software Engineering Management, Addison-Wesley, 1996）。Part 2达成个人目标材料和方法
番茄工作法主要包含了以下五个阶段：表2-1：番茄工作法的五个阶段图2-1：番茄形定时器
实施番茄工作法，你所要做的就是以下几点：
·一个番茄形定时器：这是一个厨房用的定时器（如图2-1）。
·一张“今日待办任务”工作表。一天开始之际，我们需要在上面填入以下信息：
·抬头：时间、地点、作者。
·按照优先顺序排列的待完成事件列表。
·一项“计划外和紧急活动”。如果出现计划外但不得不处理的事件，把它记录在该项中。这些事件可能会改变一天的计划。
·一份“活动清单”，包括抬头和空格。抬头用来记录作者名字，空格用来填入之后出现的各式各样的活动。在一天结束之际，那些完成了的任务就可以被划掉。
·一份“记录表”。这份表格记录各种原始数据，用来制作相关的报告和图表。根据不同目标记录表设置了不同类别的方格。通常，这张表包括了日期、任务描述、完成每一项任务的番茄工作时数。这张表每日更新一次，通常在一天结束之际完成。
本书展示了许多简单的例子，在这些例子中，记录、处理和可视化过程都直接在记录表中得以完成。
由于印刷限制，本书只展示和主题相关的目录。所有表格的样本在书的最后附上，可直接用来练习番茄工作法。
接下来的章节将阐释番茄工作法的高阶使用方法，为的是不断实验和改进这个工作法。显然，这种工作法的增量性质意味着目标应该按照已给定的顺序依次完成。目标一：计算活动所需花费的时间
一个传统的番茄时间是30分钟，其中25分钟用于工作，3到5分钟用于休息。在一天开始之际，从“活动清单”中挑出你想完成的任务，排出它们的优先次序，然后将它们填入“今日待办任务”工作表中。表2-2：“今日待办任务”工作表开始第一个番茄时间
将番茄定时器设置成25分钟，然后开始“今日待办任务”工作表上的第一个活动。不管是谁使用番茄定时器，一个人或多个人，都应该能清楚看到剩余多少时间（如图2-2）。图2-2：所剩时间应该总是清晰可见的
一个番茄时间不能被中断，它标志着25分钟纯粹的工作。一个番茄时间也不能被分段，没有所谓半个或者四分之一个番茄时间。最小的时间单位就是一个番茄时间。我们的法则是番茄时间不可分割。如果一个番茄时间被打断，那么这个番茄时间就要作废，一切都要从头开始，设置一个新的番茄时间。当定时器响起，在该项任务后画上一个“×” ，然后休息个3到5分钟。定时器响起意味着当前活动一定结束了，即使只是暂时的。切勿再多工作个“几分钟就好了”，就算你坚信只要再给你几分钟你就可以完成手上的任务了。表2-3：第一个番茄时间
3到5分钟的休息让你和工作暂时脱钩，让大脑消化25分钟的学习所得，也给你些时间做些有益身心的事情，这样你在下一个番茄时间可以发挥得更出色。在休息时间里，你可以起身在房间里走一走，喝点水，设想下假期要去哪儿玩。你也可以深呼吸，做做伸展运动。如果你身边有人一起在休息，那么讲一两个笑话轻松一下。
在短暂的休息期间，不建议你去做需要大量脑力的事情，比如，不要和同事讨论和工作相关的事情，不要写重要的邮件，不要打紧急的电话。以上活动都会阻碍和破坏大脑的整合过程，而这个整合、休息过程能让你在下一个番茄时间开始时集中精力并做好准备。你应该将这些活动放入活动清单并在额外的番茄时间里完成它们。显然，在休息期间，不宜继续想着上个番茄时间里的内容。一旦休息结束，将定时器设置成25分钟，继续手上的任务，直到铃响。接着，在“今日待办任务”工作表中画上另一个×（如表2-4）。表2-4：第二个番茄时间
休息3到5分钟后开始另一个番茄时间。每4个番茄时间为一组
每4个番茄时间后，你应该停止手头上的工作，享受一个较长的休息时间，一般是15到30分钟左右。
在这15到30分钟里，你可以清理你的工作台、享用一杯咖啡、接听语音邮件、查看电子邮件，或者就是简单的休息、做做呼吸练习、四周走一走。重要的是，不要做复杂的事情，否则大脑不能重新组织和整合你所学过的东西，这样你就不能在下一个番茄时间发挥出色。同样，在休息期间，要避免去回想上个番茄时间的内容。表2-5：完成第一组番茄时间完成一项任务
你不停地工作，一个接一个地完成番茄时间，直到任务结束，然后在“今日待办任务”工作表上将结束的任务划掉（表2-6）。表2-6：完成一项任务
具体情况都依照以下法则处理：
·如果一项任务完成了，但一个番茄时间还未结束，那么牢记以下法则：一个番茄时间必须有始有终。你可以利用这个机会超量学习，用剩下的时间复习所学，做出小小改进，记下你都学了什么，一直到番茄定时器响起。
·如果你在番茄时间开始后的5分钟内就完成了任务，而且觉得这个任务在上个番茄时间其实就已经收尾了，没必要再重温一次，那么，作为一个例外，当前的番茄时间可不计。表2-7：完成几个任务
一旦完成当前任务，就着手下一个任务，一直如此下去，每一个番茄时间结束后休息3到5分钟，每四个番茄时间结束后享受一个较长的休息时间（如表 2-7）。记录
在一天结束之际，完成的番茄时间可以转化成一份纸质文件，电子表格会更方便一点，数据库也可以，然后将已完成的任务在“活动清单”上划掉。你跟踪和记录的，取决于你的观察对象以及你想要的报告的形式。
一开始，跟踪和记录的目标可以仅仅是计算每项任务需要多少个番茄时间。换句话说，你让大家知道完成每一项任务需要多少工夫。为此，你可以用以下表格，包括日期、起始时间、活动类型、活动内容、所用番茄时间数量、所达成目标的简述，以及可改善空间或问题所在。一开始的记录模式事实上就是你想要的报告的样子，这在纸上很容易画出来。表2-8：记录表
要是马克没有记下活动的开始时间怎么办？在番茄工作法之下，重要的不是追踪一个活动的开始时间，而是每项活动所花费的番茄时间数量，这是真正的付出。明白这点对于理解番茄工作法至关重要。由于每天至少有一次追踪，回忆和重组活动的开始时间并不会很困难，实际上，这种回忆也是一项颇有益处的脑力活动。
回忆活动开始时间的一个技巧就是制作一天的活动流程表，以最后一次活动为开始，依次往前推算。改善
记录给使用番茄工作法的人们提供了一个有效的工具，用来自我观察和做决策，改善活动流程。比如，你可以计算一下，每周你花在工作或探索性活动上的番茄时间有多少，或者一周平均每天花了多少个番茄时间。你也可以看下番茄工作法的所有阶段是否都是有效的，是否可以在得到一样效果的前提下略过某个阶段。
比如，表2-8中，马克总共花了10个番茄时间来撰写、修改和浓缩《如何学习音乐》这篇文章。看起来所花时间不少。马克想要在9个或者少于9个的番茄时间内完成这些任务，这样他就会多出一个番茄时间来休息。“我想要用更少的时间完成一篇相同质量的文章，怎么做？我可以省略哪些步骤？哪些活动才是真正有用的？我要怎么重新组织它们来达到更好的效果？”
这些问题能够促使人们去改进，至少尝试去改进他们的工作或者学习过程。在一天结束之际，记录和之后的反思应该在一个番茄时间内完成。番茄时间的性质
番茄时间标志着时间的流逝，也是时间维度的一种计量单位。当它和参与活动的人数结合在一起后，就成了所花工夫的计量单位。根据人数，我们可以说完成一项任务花了多少“个人番茄时间”“组合番茄时间”或“团队番茄时间”，用它们来度量所花费的工夫。但多少人花多少工夫不是对等的，所以它们不能相加或者被比较。
个人、组合或者团队的工作，代表的是生产因素结合的不同方式，也意味着不同的沟通模式。在个人番茄时间、组合番茄时间和团队番茄时间之间没有换算公式。
假如想度量超过一个人参与的活动或由组合、团队参与的活动，如果是按金钱计算，给每个番茄时间定个价，我们就可以比较花费的不同的工夫并将它们相加计算。比如，一个活动花费了两个个人番茄时间和三个组合番茄时间，在计算所花费工夫时，我们不能将这两种番茄时间进行比较或相加。然而，给每个番茄时间定个价格，比如10美元，那么我们可以说这个活动所花费的工夫为2 × $10.00 + 3 × 2 × $10.00 = $80.00。目标二：减少干扰
每个番茄时间只有区区25分钟，似乎能够抵御各种各样的干扰。然而，经验告诉我们，一旦你开始使用番茄工作法，干扰是个实实在在的问题，这也就是为什么我们需要一个有效的措施来将干扰减小到最低，最终顺利完成更多的番茄时间的原因。干扰主要有两种：内生的和外在的。内生的干扰
每个番茄时间只有25分钟，但是在一开始的几个番茄时间里，要抵御内心生出的会中断手头工作的渴望并不容易，这些渴望包括起身拿点东西吃、打个貌似紧急的电话、在互联网上找点东西（和手头工作相关或者无关的东西）以及查收邮件。最后，我们将不得不重新排列任务的优先次序。这样，我们将一直在重新安排每日的计划或决定。
在工作期间，这些干扰或者拖延的方式被称作内生干扰。它通常掩盖了我们不能够以想要的方式和节奏完成工作的恐惧。内生干扰往往和不能够集中精力息息相关。
我们怎么才能摆脱内生干扰的影响？需要从两方面入手：
1.我们将这些干扰可视化，每当你发现干扰出现，就在你的番茄时间表上画上一个撇号（'）。
2.决定处理它们的方法。你可以按照以下方法处理：
·如果你觉得新任务紧急且无法推后，那么在“今日待办任务”工作表的“计划外&紧急”一栏处记下这个任务。
·将它记录在“活动清单”上，标上“U”（计划外），如果有必要，可以设定完成该任务的截止时间。
·增强你完成进行中的番茄时间的决心。标上撇号·（'）·后继续完成手头工作直到定时器响起。（法则：一个番茄时间必须有始有终。）
我们的目标是要接受这个事实——渴望会出现且不容忽视。客观地看待它们，并安排时间满足它们。情 境
我们用一个例子来阐明应对内生干扰的内心过程。在撰写《如何学习音乐》这篇文章的第二个番茄时间期间，马克忽然觉得他必须给好朋友卡罗打个电话，问他最喜欢的摇滚乐团什么时候办下次演唱会。马克问自己：“这真的很紧急吗？我真的必须在今天做完吗？不，我可以将它推迟。推迟到一个或者两个小时后吧。其实推到明天也可以。”马克在“今日待办任务”工作表的当前任务旁画了一个撇号（如表2-9），将打电话这件事放入“活动清单”，并标上“U”（如表2-10），然后接着完成番茄时间。表2-9：一个内生干扰表2-10：一个计划外的活动
或者接着，马克问自己：“这个活动一定要在明天之前做完吗？不，只是这周结束前必须做完。”于是他在“U”旁的括号内加上了截止日期（如表2-11），然后继续完成番茄时间。表2-11：计划外活动及其截止日期
假如马克在10分钟后突然想来一块比萨，他就要画上第二个撇号，但这次他会将这件事标在“今日待办任务”工作表的“计划外&紧急”一栏下（表2-12），然后继续完成番茄时间。表2-12：紧急的内生干扰
到此，番茄时间都没有被中断，定时器仍然在走，马克还在工作，同时也处理着干扰。显然，处理干扰的时间越少越好，最多几秒钟，否则番茄时间就被认为中断或者无效。最后，定时器响起，马克在表格中的任务旁画上一个“×” 然后休息片刻（如表 2-13）。表2-13：紧急的内生干扰，第二个番茄时间
马克决定开始下一个番茄时间。在第三个番茄时间，马克碰到了8个潜在的干扰，但是他都应付过来了。他将不紧急的干扰活动记录在“活动清单”上，将其他紧急的干扰活动归类在“今日待办任务”工作表中的“计划外&紧急”一栏（如表2-14）。（续表）表2-14：几件紧急的内生干扰事件
表2-14中列出的紧急事件可能令不少人忍俊不禁，但马克就是这么看待这些事情的。关键是，在番茄工作法之下，许多有用或者有趣的事情会出现，但是我们清醒地做出决定，在番茄时间中不去做这些事情。
浏览一遍这些五花八门的活动和标在它们身上的紧急性，我们可以看到我们的思绪流动得有多厉害，而要让它们静止并专注在手头上的任务上又是多么困难。大多数情况下，冒出来的各式各样的内生干扰只不过是我们害怕完不成手头任务的一种表现。
然而，冒出来的干扰绝大多数都算不上紧急事件，即使对记录下它们的当事人来说也是如此，这一点都不奇怪。在番茄时间或者活动甚至一天结束以后，那些被归类为紧急事件或者必须优先处理的事件常常可以通过以下方法解决：
·把它们移到活动清单。比如，明天再挑选自行车也不迟。
·在较长的休息时段内处理它们。比如，查找七月份芝加哥爵士音乐活动的信息。
·把它们删掉。马克真的想点比萨外加春卷和北京烤鸭吗？他可能会意识到他其实根本不想点什么，一天活动结束后再吃就可以了。
在一个番茄时间、四个番茄时间或者一天结束后，浏览这些干扰活动会给你不一样的视角。有时我们的发现十分出人意料。真正紧急的事件在“今日待办任务” 工作表上被着重突出，而番茄工作法就是不让番茄时间被其他活动所干扰。于是，我们可以按照下列方法来做：
·把干扰活动放到下一个番茄时间去做，取代原来的活动，仍按一个番茄时间计算。
·重新安排时间表，取消一些活动，安排新活动。
·将干扰活动从一个番茄时间推到下一个番茄时间，不停往后推，直到一天结束。这能够帮助我们慢慢学习到什么才是真正紧急的。
如果计划外但紧急的活动在当天得以完成，那么在表格相应的位置划掉它（如表2-15）。表2-15：当天得以完成的计划外但紧急的事情
目前讨论过的例子中，我们可以认为干扰活动都已经处理完了。但需要注意的是，我们处理内生干扰是为了逆转对它的依赖，使它跟着番茄时间有节奏地走。
如果你守不住诱惑或者事情真的十分紧急，不得不中断番茄时间，那么只有一种方法，那就是，将进行中的番茄时间作废，就算定时器快响了也一样。记住，我们的法则是，一个番茄时间不可切分。在已完成的番茄时间后画上一个撇号，代表一个被中断的番茄时间。显然，你不能用×来代表一个未完成的番茄时间，所以干脆休息5分钟，然后开始新的番茄时间。
下一个番茄时间会更顺利的。减少干扰的首要任务就是意识到内生干扰的数量和类型。观察这些干扰，接受它们、安排它们或者删除它们。外在干扰
人在社会环境中免不了被干扰。比如，你的学习小伙伴请你解释一段文字或者邀你晚饭后看一场电影；秘书未过滤的一个电话打了进来；同事叫你准备一份报表；一有新消息，邮件系统就“哔”一声提醒你。面对这些情况，你该怎么办？
面对外在干扰，我们要有能力“保护”番茄时间正常进行。目前，扫除内生干扰的方法有了，但是外部世界不停阻碍着我们享受将“×”画上“今日待办任务”工作表的乐趣。
外在干扰与内生干扰最大的不同之处在于我们要和他人打交道，要和他人沟通，但是，处理外在干扰和解决内生干扰的方法相似，就是逆转对干扰的依赖，让干扰跟着我们的节奏走。
这里举一些例子来解释清楚如何处理外在干扰。打进来的电话可以转到电话应答机上，我们稍后再听留言；只要把消息提示的语音关掉你就可以不受电子邮件的干扰；如果你的同事或者学习小伙伴来找你，你可以礼貌地说你在忙，不能被打扰；也有人会十分幽默地说：“我正在一个番茄里。”
告诉对方，你会在25分钟后回复他／她。当然，也可能是几个小时后或第二天，全看这些事情有多紧急和多重要。根据我过去的经验，需要立马处理的紧急情况在现实生活中是少之又少的。过了25分钟或者2个小时（4个番茄时间）再去处理那些通常意义上的紧急事件总是行得通。把事情往后推不会给尝试和你沟通的人带来什么损失，却可以让你的大脑更有效率地运作，按照原计划处理任务、重新安排紧急事件。这样做多了，你就会发现，所谓紧急事件常常可以被推迟到第二天再处理，而且不会让找你做事的人失望。
保护番茄工作法意味着你及时告知对方，迅速协商，重新安排中断事件并按照协商回复来找你的人。告知、协商和回复策略使你能够控制外在干扰，它们按照紧急程度被放入当天的某个番茄时间中或者第二天去。逆转对干扰的依赖的运作就是这样的，我们不再被干扰牵着鼻子走，而是让干扰跟着我们的节奏。比如，我们可以辟出一个番茄时间，并在这个番茄时间内回复他人。
刚开始使用番茄工作法的人都有差不多的反馈，那就是，一个番茄时间里（25分钟）常常冒出10到15个外在干扰。如果干扰你的人发现你是真的会如期回复他们而不是拖延之后不了了之，之后就会终止干扰我们，进而保护我们的番茄时间。许多和番茄工作法使用者共事或求学的人都会说，他们觉得自己在和珍视自己时间的人打交道。
从操作上来说，处理外在干扰和内生干扰并无二致。在这里，我们主要处理以下两个方面：
1.将干扰可视化。每当有人或有事要中断番茄时间，就在番茄时间记号旁画上一条短横线（-）。
2.做决定，处理干扰。你可以按照以下方法处理干扰：
·假如新活动必须当天完成，就在“今日待办任务”工作纸的“计划外&紧急”一栏记下它，在左边加上截止日期，用括号括住。
·把活动放入“活动清单”，标记上“U”（计划外），如有必要加上截止日期并用括号括住。
·加强你完成番茄时间的意志力，画上短横线之后，继续工作直到定时器响起。
通过这个方法，你能做到不忘初心，算清一天有多少外在干扰出现，但又不破坏番茄工作法。在下面这个例子中，我们可以看到，在第二个番茄时间进行写一篇题为“如何学习音乐”的文章的任务时，出现了两个外在干扰，它们是被这样处理的（如表2-16和表 2-17）。表2-16：一项计划外的紧急任务表2-17：有截止日期的计划外紧急任务
如果我们不敌人性的弱点或者真的有紧急情况要应付，番茄时间不得不中断，这时候只有一个法子，那就是将正在进行的番茄时间作废，就算定时器很快就要响了。记住，我们的法则是，一个番茄时间不可切分。在番茄时间记录表上画上短横线，代表中断的番茄时间，在“计划外&紧急”一栏写下干扰活动的情况和截止日期，然后开始一个番茄时间来处理这项干扰活动。
下一个番茄时间会更顺利。
为了减少干扰，我们的第二个任务就是要意识到外在干扰的次数和类型，然后根据紧急程度去协商和重新安排它们。系统性干扰
在使用番茄工作法的过程中，我们系统地处理内生和外在干扰，这样做的最大的好处就是用来处理组织活动（邮件、电话、会议等）的时间都会被合并成番茄时间。最自然和最普遍的做法就是腾出一个番茄时间来处理紧急的干扰事件。这种依赖逆转机制保护了正在进行的番茄时间，并将干扰事件纳入下一个番茄时间，从而达成沟通的多种形式。
在这里，我们要强调一点，番茄工作法使用者有以下目标：
·要推迟处理紧急事件的番茄时间，越久就好，这样可以缓解干扰的紧急性，增强它们的可控性和可安排性。
·要逐步减少腾给干扰事件的番茄时间。
当计算花在工作上（没有干扰的情况下）和组织性活动（部分就是干扰事件）上的时间时，番茄工作法的使用新手会万分吃惊。在一些团队，成员每人每天花在工作上的时间不过2到3个番茄时间，而其他番茄时间都花在了开会、打电话和回邮件上。记录：规划阶段的质性评估错误
查看每天活动的记录情况，看看“活动清单”里标上“U”的活动和“今日待办任务”工作表上“计划外&紧急”一栏的活动。这样一来，在规划阶段，你可以评估自己在针对某个目标所安排活动的数目和类型上的预估能力。计划外活动越多，你开始时预估的质性误差就越大。所以，你可以计算出完成既定目标过程中出现了多少计划外活动。显然，你可以将“记录表”上的内生和外在干扰算在一起，并在今后逐步减少它们的出现次数。目标三：预测活动所需多少工夫
一旦你掌握了番茄工作法并完成了前面两个目标，你就可以开始着手量性预测了。这是一个长期目标，目的是要对一项活动所需多少工夫做出估计。“活动清单”里列出了所有需要完成的活动，对这些活动要做出规划，就需要你找到达成这些活动目的的途径（比如在项目一开始）以及处理干扰的方法。有些活动到后来慢慢失去了目的，这时候你可以把它们从“活动清单”中删掉。
在一天开始之际，你要计算清单里每项活动所需的番茄时间。如果有需要，可以修改之前的预测。将预测的番茄时间数写在“活动清单”相应的位置（如表2-18）。番茄工作法估计的是一群人完成一项任务所需的番茄时间，所以这是一种对所有付出的度量方法。在下面这些例子中，任务所需的番茄时间都是按个人计算的。（续表）表2-18：每日预测
我们所做的预测要建立在之前的经验——已经完成的番茄时间上，并且像5.5这样的数字是不允许出现的，要写成6个番茄时间。如果预测时间超过5到7个番茄时间，那么这个活动就太复杂了，需要将它分解成几个活动，分别计算它们的番茄时间，并在“活动清单”上将它们记录下来。记住以下法则：如果任务预计要花超过5到7个番茄时间，将它分解开来。这样一来，活动的复杂性降低了，预测的准确性提高了。如果把活动分解成增量的形式，那么它比只是简单的细分活动的效果要大得多（增量活动每次都能产生一点价值）。如果一个活动所花时间少于一个番茄时间，比如打电话给劳拉邀请她参加热力学研讨会，或者打电话叫马克归还笔记本电脑，我们可以将这些活动放在一起，凑够一个番茄时间。请记住以下法则：如果活动预计所花时间不够一个番茄时间，把类似活动累积起来。所以，碰到不用一个番茄时间就能完成的任务，我们有以下两种方法：
·从活动清单中找出性质相同的任务，把它们累积起来凑够一个番茄时间。
·把任务放一边不做预测，等你填“今日待办任务”工作表的时候再将它和其他任务凑在一起。
在选择方法的时候，记住“活动清单”的其中一个功能就是帮助我们选择填入“今日待办任务”工作表的活动。如果要处理的任务相似或者互补，那么选择第一个策略；如果任务没有做预测，那么选择
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