作者：张保忠
出版社：经济科学出版社
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文秘工作实用大全试读：
前言
随着社会的不断发展，经济的日渐繁荣，社会关系的多样化、复杂化，文秘工作越来越重要，成为上承下达、沟通各个部门的必要环节。所以，文秘工作者面临着艰巨繁重的工作任务，他们需要迅速提高文秘工作能力，优质高产地完成各项工作。
文秘工作本身就是一门艺术，它需要像心理学家一样善于观察和理解他人，像政治家一样有灵敏的头脑，像外交官一样有潇洒的风度，有调查各种棘手问题的丰富经验；有良好的速记能力以及文字功底；谙熟各种商业往来中的法律关系，能熟练地使用各种办公自动化设备，能熟练地对各种文件资料进行整理归类。
可见，文秘工作本身是丰富的，对从业人员的要求是全面的。
一个著名文秘工作者说过一段引人深思且极富启迪的话：“任何时代的进步，其实都只是工具的进步史。任何人的进步，其实都是善于借用一切外力的进步。”
为此，我们特组织编写了本书。
本书着重介绍了文秘工作人员所应掌握的基本工作及其操作方法，内容包括文秘职业概述、文秘人员的素质要求和文秘一般所担任的领导的日常工作安排、协调、文书写作、档案管理与保密等工作。
本书还注重实用性和适用性，书中配有大量职业文秘鲜活、生动的实例，让当文秘的你对所处行业有个更加直观的感受。同时，本书的语言通俗易懂，使读者一看就懂，一学就会，从而出色地完成文秘工作。
总之，本书从最实用、最方便的角度呈现出文秘工作要领，可使每一位阅读本书的文秘工作者工作起来更加有效、更加有章可循。
在本书的编写过程中，参考了一些相关资料，在此表示诚挚的谢意。由于编者水平有限，书中难免有纰漏和不足之处，敬请广大读者予以批评、指正！第1章机遇无限的文秘职业1.1 充满机遇的文秘职业
文秘职业古已有之。随着社会经济的发展，我国当今各行各业的兴旺发达，使文秘职业呈现出无比的生机，成为一个充满机遇的职业。一、这些重要人物都曾经当过文秘
你知道吗，许多重要的人物都曾经当过文秘。他们这一段文秘工作往往成为他们伟大事业的起点。
中华人民共和国的开国领袖毛泽东，雄才大略，集政治家、军事家、革命家、文学家、书法家于一身，他早年也曾经当过文秘。在中国共产党的第一次代表大会上，他就兼做大会文秘，是中国共产党正式成立以后的第一个做文秘工作的干部。1923年，他又成为党中央的第一位文秘。
处事周密细致的政治家、外交家，共和国的第一任总理周恩来，也曾经当过文秘。他长期主持和领导文秘、机要和保密工作，正是由于他的提议，1931年中国共产党早年的领袖级人物瞿秋白起草了《文书处置办法》，成为中国共产党文秘工作早期的准则之一。
任弼时同志在抗日战争期间，曾担任过中央秘书长，直接领导中央秘书处的工作。
中国改革开放的总设计师邓小平早年在上海期间，曾多年担任党中央秘书长，领导秘书处工作。
邓颖超曾经兼任苏区中央局第一任机要科长（当时是中央局文秘长），到了陕北后，又担任过中央秘书长，领导秘书工作。
目前，在国际事务中最显赫的文秘职位可能是联合国秘书长的职位。让我们来看一段记者关于曾任联合国秘书长的安南受欢迎场面的描写，体会一下文秘工作的重要意义和深远影响：
安南舒适地坐在深蓝色的奔驰汽车里。由6辆车组成的车队正在加纳首都阿卡拉的大街上飞驰。车队一路前行，警笛鸣叫不止。街道两旁站满了男男女女，看着车队开过去，个个欢呼雀跃，眼里闪耀着火热的激情。利比亚领导人卡扎菲当时也在这个城市里。安南起初还以为街道两旁的人群是在欢迎卡扎菲，但当他听到人群中不断地高呼着自己的名字，并称他为父亲时，他这才知道人们已认出了他。这就是安南在非洲人眼里的形象——完美无缺，令人尊敬和爱戴。当车队来到加纳一个市场后，安南非常高兴地发现加纳国家足球队正在附近练球。他于是漫步走到一个有人群聚集的地方，希望能看到几分钟抢球的场面。但是这些人看见安南走过来，顿时又呼又跳。卫兵们见状迅速将安南拥进车里，试图开车离去，但这些加纳人冒着被踏伤踩伤的危险，近似疯狂地向安南挤去，高呼：“嘿，父亲！父亲！”
也许以上都是伟人的例子，让你多少觉得有些遥远，那么再来看一个平凡人的成功案例吧，看看她是怎样从文秘成为一个首席代表的。
芹，28岁，8年前是南京某国营企业的厂长文秘，几经风雨，如今，她已“坐”到了法国某公司驻华首席代表的“交椅”上。此时的她身着黑色套裙，精心打理过的短发使人有些看不出她的真实年龄。她坐在宽大的老板桌后面，脸上带着自信的微笑，目光中充溢着机敏和睿智。
芹毕业于南京大学中文系。她在大学期间就颇有远见地选修了管理专业课程，毕业时已拿下了该专业一半的学分。然后她迈进了南京某国营企业的大门，被分配进厂长办公室做文秘。准备材料、写总结、翻译资料……麻利干练的芹不时得到领导的夸奖。繁忙之余，她还积极参加厂工会组织的活动，南京一些艺术团的文艺演出舞台上也少不了她的身影。2年后，芹的外向型性格引起了厂销售部门的注意，于是她开始忙于策划和筹备电视广告、国际展览等大型活动，而这项类似于公关性质的工作使她如鱼得水。
后来，芹的丈夫调到北京，经过一番努力，南京公司把她调到北京分公司任业务经理。芹除了定期向总公司作出市场分析及预测报告外，还谈成了大量的出口贸易合同。期间，他们有了自己的宝贝儿子。至1999年底，芹的先生所在单位为芹解决了进京户口，但同时她也失去了原来的工作。
无奈之下，她准备了多份简历到人才市场求职，经过一次不太成功的求职经历后，芹在简历的求职意向上明确标明“执行秘书”。一来希望能与西方专业管理人员共事，在工作中充实自我，积蓄力量；二来为了避免出差以照顾年幼的儿子。很快，在答应接纳她的几家公司中，她选择了欧洲一家著名的贸易公司，出任首席执行文秘（首席代表的秘书）。
说是文秘，其实更像是助理的角色。她如影子一样，站在老板的身后，不被人注意却又永远不可缺少。她尽心尽力地工作，如饥似渴地学习。在这样的环境中，她得到了真正的锻炼。这份工作使她了解了国际化公司的整个运作方式和管理模式。芹这块璞玉开始在雕琢中闪光。现在每当回忆起这段难忘的“充电”经历，芹会笑说那是她的MBA培训生涯。
但是，到2005年3月，这家公司的业务量急剧萎缩。此时恰逢美国一家公司盛情邀请她加盟，芹又“跳槽”进入该公司的销售部做项目经理，从事机械销售工作。这是一个全新的领域，从专业背景到工作经历，都是芹从未涉足过的。但悟性极好又肯钻研的芹凭着自己不懈的努力，在不到一年的时间里就显露锋芒。她不仅洽谈了数十万美元的业务，还促成了与亚洲及美国多家生产厂商的合作项目。
2005年5月，一年一度的国际交易会在广州召开。芹被临时派往与公司有合作关系的法国某公司帮忙。而正是这最平常的帮忙，再次改写了芹的职业生涯。
展台上，芹职业化地忙碌着，和技术专家一道与客户进行技术交流，了解潜在的用户市场，每晚还整理好当天的参展情况报告。而一同参加展览会的法国公司总裁几天来一直暗暗地观察着她，不时与芹就中国市场状况、行业发展趋势交流看法。展览会的最后一个下午，总裁先生让芹坐下来，开门见山地说道：“你愿不愿意加盟我们公司，出任在华办事处的首席代表？”望着芹疑惑的表情，他接下去说：“我们一直在寻找合适的人选，看到你以后，我们决定停止寻找，因为你是最合适的。你经验丰富，善于与客户沟通，对工作一丝不苟，希望我们能共同工作。”
2个月后，这家法国公司北京代表处正式成立，芹走马上任。现在，办事处“挂牌”已半年时间了，芹从办事处的选址、注册到今天的顺利运作，无不得益于她过去的经验和积累。芹说：“经历本身是一笔财富，只有不断学习和充实，这笔财富才能无限增值。”
看完以上例子，你是不是对文秘职业充满了信心呢？你对自己的文秘工作是不是有了全新的认识，不错，从文秘职业中可以学到很多的东西，结识很多的人，这些都是文秘职业的机遇所在。二、机遇与风险共存
文秘职业的工作特色能够培养人的高素质。这是文秘职业机遇来源之一。文秘工作要求文秘有坚韧的性格、心怀大局、反映机敏，有良好的沟通能力、组织能力、协调能力。重要人物不是一开始就重要的，但是，他们的身上却有能够变得重要的潜力，文秘工作落到他们头上并不是偶然的。所以第一次当文秘的你，应该想到那些使你成为文秘的优秀素质是些什么，一定要好好开掘自己的能力。
文秘职业总是和领导打交道，这是文秘职业机遇来源之一。文秘工作使你能够接近领导，有机会结识、了解上层人物，这些成为你的一笔无形资产，使你在以后的工作中可以左右逢源。所以，许多青年在接受新工作的时候，常常会自动请缨当文秘。既然这样，第一次当文秘的你，打起精神来，这可真是一份难得的好工作。
不过任何事物都具有两面性，是矛盾的对立同一体。既然文秘职业是一个充满机遇的职业，那么有机遇就会有挑战，是诱惑当然也有陷阱。陷阱就在文秘与领导接近，靠近权利这一点上。领导人的文秘常常给人的感觉是一人之下，万人之上。殊不知，这却是很危险的。
在很多贪污腐败的官员身后都有着利欲熏心的文秘，当这些官员的事情败露，锒铛入狱后，他们为虎作伥的文秘的下场也是可想而知的。
在国外，文秘随着上级一荣俱荣、一损俱损的例子同样很多。
正因如此，文秘职业也是充满风险的。第一次当文秘的你一定要小心把握。1.2 类型丰富的文秘职业一、行政事业单位文秘
行政事业单位文秘是大家都比较熟悉的一种文秘。
行政事业单位不同于企业，一般不自己直接创造财富，而是为企业创造财富服务的，也是为整个社会的良性运转服务的。行政事业单位包括各级政府部门，以及其他如教育、农业、商业、工业管理等部门。
行政事业单位的特点就是服务性、科层性、权力性。所谓服务性就是前面提到的行政事业单位是为整个社会的正常运转服务的；科层性是指行政事业单位一般都级别分明，从中央到地方，一级一级，上级管理下级，下级必须对上级负责；权力性，在中国特殊的国情下显得特别突出，因为很多的部门享有批示权，如审批土地的使用权，这些使得行政事业单位很有权力。
行政事业单位的文秘工作的特点，往往也和这些特点挂钩。比如说，由于文秘工作的服务性，使得文秘不得不善于协调行政事业单位和社会各界的关系；由于其科层性，使得文秘工作必须善于协调、处理好上下级之间的关系；由于其权力性，使得接近领导的文秘也往往会被人另眼相待。同时，行政事业单位的人事关系，尤其体现在权力争夺方面，也比企业厉害得多。如果你是在行政事业单位当文秘，就必须充分考虑到这方面工作的难度。另外，由于是行政事业单位的文秘，对文秘文笔方面有所要求，也比较强调在行政公文的写作方面的能力。
如果第一次当文秘的你是行政事业单位的文秘，一定要结合这个领域的特点，培养自己相关方面的技能。二、企业文秘
在市场经济条件下，企业是从事生产、流通、服务等经济活动，以营利为目的，实行自主经营、独立核算，并具备一定法律资格的组织形式，是社会经济生活中的基本经济单位。企业具有以下基本特征：（1）具有明确的产权；（2）以营利为目的；（3）企业是法律上和经济上独立自主的实体；（4）企业的一切活动都必须以市场为中心；（5）企业的生产经营活动具有风险性；（6）企业之间、企业与其他交易者之间处于平等地位。
参照国家统计局和国家工商管理局联合发布的《关于经济类型划分的暂行规定》，按照生产资料所有制将企业划分为：国有企业，集体企业，私营企业，个体经济，联营企业，股份制企业，外商投资企业，港、澳、台投资企业。
按照法律形式划分为：个体业主制企业、合伙制企业、公司制企业。
目前我国大致有以下几种企业：独资企业、合伙企业、股份有限公司、股份合作制企业。
企业的营利性、市场性决定了企业运转、企业文化的种种特点。企业作为一个系统的文化体，由五方面的文化所构成：①政治文化；②与产品和服务直接有关的生产文化；③金融财务文化；④法律文化；⑤市场文化。
而这些又决定了企业文秘的工作特点，企业的文秘可能比行政单位的文秘具有更多的商业、金融方面的知识，熟悉企业运作的方式，能够很好地处理相关的事务。企业文秘的日常事务管理都深深地带有企业经营的特点，其文书写作也比较侧重于商业计划书、合同等方面。
第一次当文秘的你，如果是企业文秘，一定要提前做好这方面的准备工作，并在平时的工作中锻炼自己这方面的能力。三、董事会文秘
董事会文秘是新鲜事物，是随着我国的经济发展，尤其是金融业的发展而出现的。上市公司董事会文秘在上市公司规范运作和持续发展中有着特殊的作用：作为公司的高级管理人员，董事会文秘承担着督促公司遵守有关法律和公司股票上市的证券交易所的规则等重大责任。
因此，董事会文秘对有关法规等基础理论和基础知识的学习与掌握是最重要的，忽视了这个基础也将是危险的。
董事会文秘最为迫切需要掌握的基础理论及基础知识，在现阶段至少包括以下几个方面。
1．有关现代企业制度、上市公司经营机制及责任的基本知识
注意把上市公司放到国际市场经济的大环境、大范围中分析，以利促进上市公司准确的市场定位、正确的战略选择、成功的发展计划等。
2．有关上市公司董事会文秘制度的知识
这主要包括董事会文秘制度形成的原因，在上市公司运作及发展中的地位与作用。需要强调的是，这里讲的是董事会文秘制度，而不是董事会文秘个人。对这一方面的引导将直接关系到董事会文秘制度的健康发展。要从上市公司董事会文秘已经制度化，站在公司发展的战略高度来理解董事会文秘队伍建立的作用，而恰恰在这一方面我们的基础理论还是比较薄弱的。
3．有关上市公司企业管理的基础知识
在注意法律法规，特别是在上市规则培训的同时，要加大财务分析、资金管理、资本运作及持续融资等专业性及理论性较强的业务知识的培训力度。
4．有关适应市场经济及董事会文秘工作的实用技术知识
必须随着法律法规的不断完善，系统地、不间断地收集公司运作中有代表性的个案，加强交流，加强研讨，拓宽董事会文秘的视野，提高应对技巧与艺术。
总之，上市公司，尤其是境外上市公司董事会文秘由于其特殊的地位与作用，其知识不应过于局限，其学习也应该是不间断的。四、各种级别的文秘
除了从类别上划分不同的文秘，还可以从级别上来划分不同的文秘。
一般来说，初级文秘应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责一般比较单一，技术含量较低，薪金相对低一些，在职者的年龄一般不超过25岁。这也是在人才市场常常见到他们身影的原因之一。
中级文秘包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者的秘书、中小公司的经理秘书。他们的权力和责任相对大一些，处理各种事务的能力要求也高一些，外语水平和计算机应用的能力更高一些，并要有很好的协调能力，薪水自然也高一些。这些人的年龄一般在25~35岁左右，他们不轻易跳槽，更关心发展机会。
高级文秘则包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、亚太或中国区总裁秘书等。这是处于高级领导层的要职，他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要几年甚至十几年的培养和修炼。很多人持有外国护照，年龄也偏大，这是文秘职位的顶点。到此时才能真正领悟秘书工作的全部内涵，而此时在任的高级文秘并没有几个是从初级、中级做到现在，绝大部分曾转行做过管理之职，同时积累了丰富的管理经验。1.3 造就成功的文秘
从传统眼光来看，当了文秘似乎一切都成为了定式：每天都是整理文件、开会、替领导处理各种大小事务，日复一日，年复一年，每天的生活都在平淡中消耗，似乎文秘永远都只能是平淡平凡的，永远都只是给红花当陪衬的绿叶。
但是现代成功的思维，不允许我们总用一种凝固的眼光看待一切。成功存在于任何业界中，当然也包括文秘职业。我们替第一次当文秘的你设计了一种成功的路线。
随着我国经济的发展，无论从数量还是从质量方面都会对文秘有很高的要求，对文秘制度化的要求也得到了很高的重视。
如国家劳动和社会保障部决定从1998年开始，在全国开展文秘职业资格鉴定的试点工作，培训鉴定的内容与标准，文秘职业资格鉴定的内容与标准是《中华人民共和国文秘职业技能标准》和《中华人民共和国文秘职业技能鉴定规范》所规定的初、中、高三个等级的内容与标准。使用国家职业技能鉴定中心组织专家编写的《文秘职业技能培训教材》和《文秘职业技能鉴定考试指南》作为培训教材。
这无疑为文秘的产业化路线提供了机遇。如果你是经验丰富的文秘，或者你对文秘工作有非常深刻、独到的理解，你就可以从事文秘的产业化路线。
1．文秘培训之路
你可以独立或者与人合作开办文秘培训班。对各级各类文秘进行系统培训，以提高他们的业务能力。
你也可以组织出版各类文秘书籍，制作各种读写载体，创办网站，或者与人联合进行远程网络文秘教育。
2．文秘服务之路
文秘服务之路，指你可以创建一个事务所，帮助文秘解决就业方面的事务，或者为文秘提供法律、金融、会计等方面的咨询或服务。
当然，这不仅需要你很了解文秘职业，还要拥有很好的社会关系网络，并具有经营头脑，才有可能成功。
总之，文秘这一职业是大有前途的，为你更好地了解自己的这一前途，我们设计了下面的文秘成功图（见图1-1）。图1-1 文秘成功路线示意第2章办公室文秘素质剖析2.1 文秘的性格内外兼具
在择业过程中，人的性格往往具有一种强大的推动作用。当然，个人的性格只能作为职业选择的重要依据，而不是全部依据。因为，只有把性格建立在一定能力的基础上，并与社会需要相结合，它们才会获得现实的基础，也才有实现的可能。因此，一个人应该努力完善自己的性格，做到扬长避短，优势互补，从而使自己的性格有明确的针对性，确保在工作时拥有一个更为广泛的选择余地。下面我们就来分析一下文秘的性格特点。
1．内外兼具
一个人选择什么样的职业，常与他（她）本人的兴趣、爱好、性格、气质及能力等有密切关系。从某种意义上来说，兴趣、性格等是一个人在选择职业时首先要考虑的问题。所以，求职者在择业过程中，应对自己各方面的情况作出客观且全面的自我分析。
通常而言，人们把人的性格分为两种：内向性格和外向性格。内向性格的人的特点是比较沉默寡言，不太愿意主动与人交往沟通，往往给人木讷、孤傲、难以接近的感觉，但是这种人往往是内秀的，他们不爱说话并不表明他们内心缺乏主意，相反他可能是个创造型的人才，现代社会许多IT界的技术高手就是这样的人。同时，内向性格的人一般心思细密，考虑问题十分周到，做起事情来有板有眼，一丝不苟，能够按部就班地达成自己的目的。通常来说，这种人耐力也很好，十分坚忍不拔，不怕困难，有一种蝎子一样的精神。这种人的优点还在于他们平时由于不爱交流，所以朋友有限，而一旦有了朋友就会十分交心，对朋友忠心耿耿，十分可靠，当然了，这种人也很能保守机密。文秘工作日常事务性的很多，而且千头万绪，正适合内向的人来干。同时，文秘工作接触领导多，接触企业、单位的机密也很多，这种人严守机密，会让领导放心。不过，性格内向的人不爱交际，这和文秘工作常常要对外沟通、协调性质相矛盾，十分不利。
性格外向的人一般主动热情，性情随和，左右逢源，八面玲珑，有很好的沟通协调能力，很会做事情，善于和各种人打交道。而且这种人一般有很强的创造性，尤其是在关键时刻有急智，有点子。性格外向的外交型的人才做文秘，能够使得领导左右逢源。
所以，做文秘的人，最好能够两种性格兼有，做起工作来才游刃有余。
2．稳重踏实
文秘工作为领导服务，干的都是小事情，千头万绪又十分的复杂。而且虽说是小事情，但是却又出不得错，一出错，就可能步步错，全盘皆输，你就等着看领导的脸色吧。
文秘工作还是幕后工作，在前面风光的，是你的领导，你只是绿叶，说不定连绿叶都不是，这就要求你对自己有个明确的定位，踏实地工作。
文秘工作接触领导，接触上级，不知就里的人会以为你手眼通天，非常厉害，你的亲戚朋友可能不断地求你办事，甚至会有别的公司、单位来向你探听秘密，这时候，做文秘的你，一定要把握好自己，稳重些，知道什么当说，什么不当说，小心大嘴巴了，后悔莫及。
同时，文秘还是单位、企业和自己领导的门面，人们不是说吗，看看文秘就知道领导的品位，这就更要求你时时刻刻注意自己的言行举止，否则，让自己的形象掉价事小，让单位、企业、领导的形象蒙尘可就事大了。这还是要求做文秘的你踏实稳重。
但是，第一次当文秘的你刚走上这个工作岗位，可能多少有些浮躁，有些不够踏实，没有关系，只要你记得文秘性格要求之一就是踏实稳重，时时刻刻纠正自己的言行，从错误中成长就可以了。
3．灵活变通
所谓灵活变通是指遇到计划之外的情况能够快速想出对策，灵活应对，而不会束手无策。而且能够将情况处理得滴水不漏。
文秘工作以领导为核心，以企业、单位的各项事务活动为半径，这就决定了文秘工作必须面对很多关系，很多人。这样，突发情况也自然而然多了。即使你平时计划得再好，也可能突然出现一个你意想不到的情况，这就要求你有灵活变通的能力。你的工作的时间长短多半以领导的行程或习惯来决定，而且还要能随时接受机动性的任务。
具体来说，灵活变通体现在察言观色，尤其是会看领导的脸色，有时候领导心情不好，很可能文秘一整天都处在暴风雨中，反过来如果领导心情好，那你就可以享受晴空万里的好天气了。要会挑时间跟领导报告事情。
灵活变通还要求你对公司的各项重点工作，重点人物了解清楚，对手头可以利用的东西要有全面地掌握，才有可能变通，才能游刃有余地变通。
4．善解人意
善解人意是指能够及时准确地了解别人的需求、想法，并从行动上给予回应。简单地说，就是想人之所想，急人之所急。
善解人意还要知道别人讨厌什么，不喜欢什么，主动地加以回避，或者帮助别人趋利避害。
文秘是为领导服务的，所以文秘更应当很好地领会领导的意图，想在领导的前头，做在领导的前头。
前面谈到的察言观色，其实也是善解人意的重要步骤。关于文秘如何善解人意，如何领会领导的意图，本书在后面的专门章节中来谈。第一次当文秘的你，如果不是那么会察言观色，不那么善解人意也不用担心了。2.2 文秘必备的十三大才能一、智能方面的五大能力
1．敏锐的观察能力
观察能力是指发现事物的特征、规律的能力，尤其是一种善于从隐藏的、复杂的、变动不居的社会现象中发现有价值、有启发性、决定性意义东西的能力。文秘特殊的工作情况要求他比一般人更有敏锐的观察能力，以便在工作中迅速抓住事情的关键症结所在，对症下药，有效地完成文秘工作。
2．良好的表达能力
文秘是领导的“笔杆子”，要替领导起草写作各种文件，因此要具有良好的文字表达能力；同时文秘又要协调各项工作，经常开会、发表演讲，这就要求文秘同时要有很好的口头表达能力。
我们知道，毛泽东有两个有名的秘书：陈伯达、田家英。这两个人的文笔都是非常之好的。毛泽东就是看了田家英在报纸上的一篇短短的文章，从中发现田家英良好的历史修养、文字功底，才将他调到身边，并在几次考核后，最终让他成为自己的秘书。田家英将“满招损，谦受益”这一中国古代名句化为“谦虚使人进步，骄傲使人落后”受到毛泽东的赞赏，并最终成为流传广泛的名言。
由此，我们可以看出，文秘必须具有良好的表达能力。第一次当文秘的你文笔怎样呢？如果还不好，就要抓紧练习，多看书，多练习。同时，还要锻炼自己的口头表达能力，不要成为那种“茶壶里装汤圆”的人，一肚子好东西却倒不出来。
3．出众的记忆能力
记忆能力可以分为形象记忆、逻辑记忆、情感记忆和运动记忆四种。对于文秘来说，前面三种记忆能力都比较重要。比如，记忆抽象的理论、公式、概念；记忆具体的人物、时间等。因为文秘的工作很多，要打交道的人也很多，如果记不住，别的也就无法谈起。
我们知道周恩来总理是出色的外交家、政治家，在国内国外，在党内党外都有很多的朋友，是一个非常有人格魅力的领袖人物，这种魅力很大程度来源于他的记忆能力。比如，1956年，他会见从海外归来的陈思远的时候，就谈起了1938年他们在武汉相逢的情景。你想象一下，陈思远当时该有多么的感动。
再想象一下，如果当文秘的你能够在分别很长时间后清楚称呼出一个客户的名字，他会多么感动，你的工作不是就方便得多了吗。
4．自如的社交能力
社交是社会交往。随着社会的发展，人类的社会交往将更加的频繁。与一般人相比，秘书的社交能力就更为重要，因为，他接触的人多，很频繁，能否搞好社交活动，关系到文秘工作的成败。
文秘应当充分利用自己与领导接近的关系，广泛地与社会各界接触，以开辟信息来源，搞活各方关系，从而取得良好的工作成效。
文秘对工作接触对象要有准确的认识和态度。所谓认识，就是了解他是什么人，来干什么的；所谓态度，就是根据认识，来判断应该采取什么样的态度，或者积极，或者挡驾的态度。它是文秘协助领导理顺工作，帮助同事或者相关单位解决问题的机会，也是提高文秘协调和社交能力的机会。文秘人员要讲究工作艺术，对来者都要热情接待，给予关照协助。来者是办事的，不是走亲访友。因此，工作的重点也要放在办事上。办事是以理、以法为准，将来者要办的事情弄清楚，然后进行分析归类，属于哪个部门管的就转到哪个部门去办。
文秘是代表领导工作的，应该注意维护领导的良好形象，克服“门难进、脸难看、话难听、事难办”的作风。对来者的态度要冷静、谦和、诚挚，要有好风度、好品德。
5．良好的沟通能力
良好的沟通能力就是说你能够从不同的人那里了解他们的想法，从中获取有价值的信息。并且能够将自己的想法、观点有效地传达给别人，让人接受你的观点，按照你的想法行事。
文秘工作起上下达情、左右疏通的作用。上下达情也有艺术性，就是调换角度的艺术。在下达的时候，要站在上级角度，把上情一丝不漏地讲得清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不含糊地说得明明白白。
现实工作中，上下级领导不论是在看问题的观点和方法上，还是在解决问题的战略和战术上面，都会存在一些程度不同的差异。这些差异的存在是客观的，可以理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点，与文秘日常的及时沟通、协调有着密切关系。文秘与两级领导都不存在差异，才能去做协调上下级的差异的工作，缩小或化解上下级的差异，取得认识一致。
良好的沟通能力最重要的一点就是能够面对不同的对象采取不同的沟通方式，采取不同的说服、咨询策略。在这方面撒切尔夫人表现得非常完美。
撒切尔夫人非常老练，可以坐下来与内阁们谈话；而当她上电视时，她却总是用朴素的英语说话。所以她的发言在两个领域中都显得极为有效。二、思维方面的四大能力
1．深刻的思考能力
思考是指进行比较深刻的、周到的思维活动。文秘工作往往要为领导决策当参谋，因此对文秘的思考能力也有很高的要求。
第一，文秘的思维活动应当具有广阔性。他要能够全面地看问题，能在不同的知识领域和实践领域里创造性地思考，既能抓住重点，又不忽视重要的细节。因为从哲学上来说，重点与非重点之间存在着相互转化的关系，所以文秘思考的时候不能只抓重点而忽视非重点。
第二，文秘的思维活动应当具有深刻性。他不是粗枝大叶而是精心研究，不是浅尝辄止而是锲而不舍，能够透过现象看到本质，抓住事物的核心。
第三，文秘的思维应当具有独立性。不人云亦云，不受别人暗示的影响。但是应当注意，秘书毕竟是给领导工作的，这种思维的独立性，必须建立在遵照领导意图行事的基础上。
第四，文秘思维应当具有灵活性。能够在不断变化的发展环境中审时度势，正确反映现实，随机应变，一切都以时间、地点、条件为转移，善于从实际情况的变化出发，去思考问题，实事求是地解决问题。
第五，文秘思维应当具有逻辑性。没有混乱、跳跃、含糊不清、左右摇摆、琢磨不定的缺点。
第六，文秘思维应当具有敏捷性。能够在较短时间发现问题，采取果断措施，解决问题。
2．全局的综合能力
所谓全局的综合能力就是要求文秘胸有全局，宏观把握。文秘能够把具体事物的各个方面联系起来，形成整体的看法，再从中找出工作的重点。从实践来看，文秘对于工作中的各种情况、各个方面、各种特征、各个部分都要进行整体的综合的考察。否则，如果只是作出孤立的、片面的决策，文秘工作就会失败。
周恩来总理对秘书的综合能力就十分重视。他对文秘工作总的要求是认真负责。他要求秘书不论办什么事都要首先想到整体利益，要有战略全局观点，要从政治影响上考虑问题，要善于区别轻重缓急。文秘工作受职业性质、地位所决定，在对待个人利益与集体利益、局部利益与全局利益上对文秘人员提出了高标准的特殊要求。
文秘工作说到底还是一项管理系统工作。强调整体运作的效益与效率，关键取决于其管理中枢即领导的活动质量与时效。作为领导活动带综合、辅助性的直接组成部分，文秘工作要适应领导这一基本追求，即时灵敏地对领导要求作出准确反应，迅捷而卓有成效地做好各项辅助工作，又好又快地为领导提供令人满意的职能服务。
全局能力要求文秘了解领导的工作重点，这样就能帮助处理一些非重点的事情。从而保证领导有时间来思考一些全局性、长远性的问题。
3．快速的分析能力
中国有句古话：“一叶知秋。”为什么只是凭着一片树叶就能知道秋天的到来呢？靠的就是分析能力。所谓分析就是将事物的整体分解成为各个组成部分，或是把整体的个别特征、个别方面区分开来的过程。
文秘有了分析能力就能深入实际，把了解到的东西，进行研究分析，确立决策的方向，以达到事半功倍的效果。这是做好文秘工作的重要前提。
文秘的分析能力除了体现在替领导工作的过程中，还体现在处理和同事关系、办公室明哲保身的艺术中。比如说，每家公司都有一些爱说长道短的人，他们爱添油加醋。这些是非可以听进耳内，但别忘了自己应有足够的分析能力。如不了解事情的来龙去脉，最好还是保持缄默，以免说错话。
4．巧妙的应变能力
文秘应当具有灵活巧妙的应变能力。这主要表现在审时应变，遇到突发情况不惊慌失措，无所适从，而是沉着冷静，应付自如，随机应变。这正所谓：“智者善谋，不如当时。”
文秘应变能力体现之一就是处理危机的应变能力。社会复杂动荡，市场竞争激烈，企业、单位各种突发事件随时都会发生，而无法联络上岗位领导，这当如何处理，是文秘必须随时应答的考题。
另外，文秘独自外出办事，算是半个在外的将领，如果文秘这个将领没有应变能力或总部在任何情况下都不授予在外将领这种权力，那么，等待他们的只有失败。因为，只要事物是动态的、发展的，就随时都有新情况发生，要知道任何伟大的军事家都不敢夸口说，他能够在战前预见到战争过程将要发生的一切情况。
第一次当文秘的你，可能是个女文秘，女孩子有爱哭的天性，如果你遇到事情，不知应变，反而在领导面前因为工作而泪眼汪汪，证明你缺乏处理工作压力的应变能力，更令人怀疑你无法代表公司的形象。
在与竞争对手竞争时，以委婉又不卑不亢的态度化解与对手的正面冲突，更显示了你有极强的处理突发事件的应变能力。
现代社会信息爆炸，你更要有面对信息的应变能力。面对大量的信息不要紧张不安、焦急烦躁，要保持心情宁静，提高应变能力。这就要求你要学会吸收现代科学信息的方法，将众多信息予以分类归纳，使之条理化。三、组织方面的四大能力
1．八面玲珑的协调能力
文秘工作会和很多的人，很多部门打交道，这就要求你有很好地协调能力。能够很好地掌握同事、领导以及各部门的思想脉络，处理好各种矛盾，调动一切积极因素，形成和谐局面，更好地完成文秘工作。
文秘作为参谋就要学会善于分析和处理各种错综复杂的关系。原则坚定而又策略灵活，行动果断而又处事稳妥。
一个给总裁当秘书的朋友曾经这样说：“我深切地体会到总裁秘书应该具备良好的沟通协调能力。首先她要理解总裁的工作意图，思维方式和工作方法，才能及时、准确、完整地将政策、措施传达给被传达人，比如部门老总、下属各营业部、基层职员，也就是很好地做到上情下达。另外一方面，就是与同事之间，与各个部门之间、与各个老总之间沟通协调好，理解他们的工作意图、思想建议，将其向总裁汇报，这可以说是下情上达吧。”
文秘的协调能力还体现在角色扮演上，文秘要能扮黑白脸。许多会议和谈判的场合可能需要你适当的出现，配合主管完成工作。所以你的沟通协调能力是相当重要的。
协调能力对文秘而言，是越来越重要了，我们的一项调查统计显示：大型企业写作型文秘缺乏，中小型企业对文秘的写作能力的要求逐年下降，而对协调能力的要求越来越高。
就文秘的级别来说，越是层次高的文秘，协调能力就要求越强。比如中级文秘，他们的权力和责任相对大一些，处理各种事情的能力要求也高一些，外语水平和计算机应用的能力要求更高一些，并要有很好的协调能力。
2．点面兼顾的计划能力
计划能力是指为了实现组织的目标，在周密调查研究的基础上，制定实施规划（纲领）和方案的本领。这是文秘的基本工作之一。文秘就是要负责为领导、为单位或者企业制定年度工作计划、目标，月工作安排，撰写工作总结、月大事记。
优秀的文秘具备很好的点面兼顾的计划能力。他们所制定的计划、方案能够帮助领导及单位提高效率。
作为文秘，你得帮助领导参谋决策，考虑单位或者企业发展的问题。你还需要让所在企业组织了解职工的职业发展观，以便使企业作出相应的计划安排。
企业文秘要正确处理时间、速度与质量的关系，在工作中努力追求“高效率、高标准、高质量”。要“只争朝夕”，抓住空隙，雷厉风行，同时，要加强工作中的计划性和条理性，学会“弹钢琴”，以保证工作运转高效。
文秘还要懂得一点计划评审法，包括时间计划评审法、费用计划评审法等。
让我们来看一个例子：为硅谷著名的Cisco公司总裁约翰·钱伯斯工作了8年的德比·格罗斯说格罗斯每天工作12个小时，她要帮助约翰·钱伯斯制定复杂的全球工作计划表，向他汇报各个会议的主要内容，阅读他的电子邮件，记录公司遍布全球的1.8万名职工的工作情况。想想看，她该有多强的计划能力。
除了为领导、为单位计划，第一次当文秘的你还应当为自己计划一下，因为你的职业生涯才刚刚起步。你要非常清醒地意识到，在当今这个知识竞争近乎白热化的社会，没有足够的现代知识装备头脑，失去生存机遇的可能性就是百分之百。所以，你要给自己制定严格的学习计划，学习外语，学习计算机，学习单位、企业的专门业务。
3．运筹帷幄的调度能力
调度能力就是指能够运用手中有限的推动力、引发力，运用手中的资源来完成领导交办的各项工作。文秘的调度作用如同足球场上的调度。爱踢足球的人都知道，中场人物就强调一种调度性，如阿根廷的中场搭配比较好，华朗的中场调度能力和控制节奏能力在阿根廷球员中是少有的，因为过去阿根廷盛产的是马拉多纳型的盘带型中前场，容易造成拖沓，减缓节奏。在这种情况下，必然重视中场的调度能力。
4．高效可靠的管理能力
与文秘的计划能力相配套的就是文秘管理能力。文秘应当能够有驾驭、组织、协调、执行和控制管理全过程的能力。
根据职责的要求，文秘人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，文秘人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。
文秘的管理能力因为其文秘的级别不同，而管理的内容不同，初级文秘管理的可能只是办公室的日常事务，高级文秘管理的范围就宽多了。对于他们而言，管理的含义也就更科学，更深奥一些，尤其是一些办公室主任，或者文秘长，除了管事还要管人，难度更大。
第一次当文秘的你，管理的可能只是一些小事情，但是这是管理的开始和起步，一定要有意识地锻炼自己的管理能力，为以后的工作打好基础。2.3 文秘具备的平和心态
1．甘于默默无闻
做一个优秀的文秘，必须有很强的意志。只有这样，才能在市场经济面前，在别的职业风光荣耀面前，经受住诱惑，才能甘于寂寞，才能以领导的事业、工作为重。
其次，还要正确认识文秘工作的重要地位和作用，深刻认识到自己的角色定位。
只有这样，才能有高度的责任感和事业心，也才能在今后的工作中以强烈的敬业精神来对待文秘工作。文秘工作的服务性、幕后性，使文秘工作很难走到前台，这就要求文秘们有很好的心理承受能力，甘于默默奉献，如果做不到这一点，将会极大地影响文秘工作，你还不如赶紧换个职业吧。
2．乐观谦和
常言说得好，心病还得心药治。快乐是通往心灵安详的要道。乐观精神是治疗心病的无形妙药。医学家们认为，乐观、开朗、愉快、喜悦的情绪，能增强大脑皮层的功能和整个神经系统的张力，促使皮质激素与脑啡肽类物质的分泌，使肌体抗病能力大大增强，并能活跃体内的免疫系统，从而有利于防病治病。这就是说，用乐观的精神取代不良情绪，对人体健康十分重要；同时也说明，除了快乐的情绪可以悦心而外，没有一种药剂是可以通心的这一道理。
但是，谁最快乐，到哪里去找快乐呢？为此，美国心理学界经过长达10年时间，对100多个国家和地区的1万多人进行了详细调查，发现快乐是人类特有的一种心理感受，具有浓重的主观色彩。它与种族、年龄、职业、地位和个人占有的财富等等没有多少内在联系。这一研究结果，说明快乐属于每个人自己。
你必须保持乐观的心态，才可能真正做好文秘工作。
著名的奥斯卡获奖大片《美丽人生》，好多人都看过，这就是一部很好地告诉人必须乐观的好片子。影片刚刚过半，一对主人公幸福地和儿子一起生活着。尽管纳粹和战争的阴影一直笼罩着他们的生活，但贝宁尼积极乐观面对一切人生困境的态度仍旧维持着这个快乐的家庭，直到父子俩被送进纳粹集中营。在集中营的时候，贝宁尼仍然以乐观的态度对待儿子，让儿子保持对生活的美好信心和记忆。
接着，我们再来看看谦和。
在我国传统教育中，都明确告诫我们，谦虚是进步受益的基础，而骄傲自满是堕落失败的阶梯！《易经》里的“谦”卦中六爻都吉。《易经》有云：“满招损，谦受益。”谦和骄真是祸福关头，不可不慎啊！
谦和是一种美德。我国有很多古训是教人以谦和的。比如：戒骄戒躁，骄者必败。这是最直接地教导人们不要骄横跋扈。骄横者：闯王丢了天下，马谡失了街亭。小事上也一样：做生意骄横了，会失去顾客；做人骄横了，会失去朋友。
谦和之所以贵，贵在受人尊敬。你对人谦虚和气一点，人家会反过来倍加尊敬你，把你作为有教养、有德性的人看待。如果你是有钱人，又能谦和待人，就更了不起了。
文秘工作接近领导，有的时候会让一些文秘产生“狐假虎威”的感觉，对自己的同事傲慢相待，这就很不对了，应该谦和一点，这样才有利于自己的文秘工作。
3．积极向上
上进其实是对人的发展需求的顺应。上进才可能自我超越。上进体现为一种不满足。但这种对现状的不满足，不是通过对抗、牢骚、逃避、麻木来实现的，而是反映为争取或创造。
当你咒骂楼梯的灯不亮时，你是不是等会有空就来修理呢？当你看到别人的成功，是嫉妒还是暗自努力？
想别人不敢想的，做别人不敢做的，突破自己，也是一种上进。上进是一种人生态度，也是一种精神状态。富于上进心的人具有以下特点：（1）强烈的自信。具有“舍我其谁”的勇气，似乎什么也难不倒他。（2）努力奋斗。把奋斗作为一种人生哲学，常说“我要奋斗，我要成功，我要努力，我决不停步”。（3）高标准。崇尚更高、更快、更强，不甘于中游。（4）勇气十足。敢于冒险，敢于尝试错误。
文秘工作很平淡，很容易消磨人的锐气，很多文秘因此就不再积极向上了。其实社会发展这么快，对文秘的素质、才能的要求也越来越高，你怎么能够固步不前呢？2.4 端庄得体的文秘形象一、文秘衣着要恰当
先让我们来假设这样一个场景，现在你不是一个文秘，你正在为一项重要的合同寻找合作伙伴，当你看到迎接你的文秘梳着染成黄色的烫发头，身着黑色短款皮夹克及超短裙，嘴里嚼着口香糖时，你会怎样，你恐怕会干脆编出诸如“对不起，我得参加一个葬礼”之类的借口而逃之夭夭了。
这只是一个很夸张的例子，但是由此可以说明文秘恰当的穿着真的很重要。虽然不能以貌取人，但是穿着恰当确实有意想不到的效果。
当然在很多中国人的想法中，好像多数的文秘都是衣着光鲜的美女，文秘就是时髦的代名词。其实并非如此。
关于文秘的美貌，绝不是受雇的条件，文秘用不着倾城倾国，也不用浓妆艳抹，只需要衣着整洁、举止端庄、待人接物大方而不失热情即可，因为文秘是企业的门面，通过文秘的做派可以对公司作出大致的估计。“人靠衣装”这句话永远是对的。穿得光鲜一点，自己也会精神抖擞。若经济状况许可，每季可添置一些衣服和配饰。二、文秘穿着五大注意事项
1．保持大众化
文秘不能赶时髦，不能标新立异。因为文秘穿着的一条原则就是合乎自然，如果过分打扮，显得鹤立鸡群，反而不如大众化显得更加自然。文秘毕竟不是演艺圈中的人物。
同时，文秘大部分时间是与领导打交道。一般来说，领导的年龄都偏高，他们在服饰观念上的更新不如年轻人快。所以，文秘在这方面要避免刺激他们。文秘的衣着打扮不仅要与他们自己的体形、性格相称，而且要与工作环境所需要的气氛相协调。
文秘的服装最好能够选择适合不同场合都能穿得出去的风格。否则，一天你穿得十分鲜艳，领导却忽然要你陪同他一起去参加一个追悼会，怎么办？
2．小心首饰的副作用
文秘最好不要戴叮当作响，或者很夸张的首饰，因为这类东西太显眼，在接待客人的时候容易分散客人的注意力，与会见客人所需要的宁静气氛不和谐。比如，你在给客人送茶的时候，客人听到你的手镯叮当作响，会有什么感受呢？
3．别忽视鞋袜的“配套作用”
一般人在打扮的时候，往往把注意力集中在上半身，特别是把注意力集中在脸上。今天该穿什么样的外套，眉毛描得怎样，对于这方面可能会“精益求精”，但是对于该穿什么样的鞋袜则可能显得“漫不经心”了。根据一些老文秘留心观察的结果表明，你在引起别人的注意之后，人家首先是观察你的脸，紧接下来就是你的脚，所以文秘不能忽视鞋袜的配套作用。如果你的化妆浓淡适宜，衣服也挺合身，但是鞋袜很随便，同样会让人家感到不得体。
就穿鞋来说，职业女性当然应当穿高跟鞋，但是鞋跟不能太高太细，否则容易蹩脚，因为秘书毕竟是一个要来回奔波的繁忙职务。
4．要穿得符合公司实力
着装，不仅仅体现个人魅力，更代表着公司的实力。穿适当的名牌陪领导谈生意可以显示企业实力。公司职员衣着打扮从某种意义上说，能间接地体现出公司的效益情况。
5．不要比你的领导穿得更好
如果你碰巧遇见一个极其没有品味的领导，喜欢穿着劣质西服到处向别人炫耀自己穿的是名牌时，我就建议你买块布找个土裁缝做件衣服得了。因为，不要试图用你自己的现身说法去影响领导的品位，你应该明白这个看上去像个土老帽的家伙之所以成为你的领导，肯定不是因为他会打扮的原因。说不定，他讨厌像奶油小生似的男人。三、文秘举止要得体
迷人的风度有赖培养，无意间的一举一动皆足以显示你的性格与教养。这里向大家介绍几种有关坐、立、行方面的优美姿态：
1．站着等人的时候
把身体的重心放在一只脚上，另一只脚则微曲，并且要拿出精神来，不要使自己弯腰曲背。另外，还要注意被等的人可能来的方向，如果你不介意地东张西望，被等的人走到你面前才如梦初醒似地吓了一跳，那是不太礼貌的。
2．提手袋的时候
挺胸、抬头、收腹、腿要直、步伐不要迈得太大。
3．拾东西的时候
无论是穿裙子或长裤，拾东西时，不可仅把腰弯下，而把臀翘得高高的，应该把两膝尽量并拢再蹲下，才会显得文雅美观。
4．握手的时候
眼睛和善地望着对方的眼睛，身体微微向前倾，右手自然地轻轻握住对方的手片刻，如果手上有东西，不要挂在肘窝上，而应用左手拿着。
5．坐下的时候
背部贴在椅背上，如果坐的是很深的沙发，则要尽量往里坐，但以腿能安定（不易摇晃）为原则，双膝应并拢，向左或向右微倾。在公共场所，不可将鞋子随便脱下。
6．站起来的瞬间
如去拜访朋友，在离开的时候，突然像弹簧似的一跃而起，那是很不文雅的，在起立之前，应先左手轻轻地扶住椅把，一只脚往后放，然后徐徐起立。2.5 良好的职业操守
1．克己奉公
克己奉公是个成语，克己的含义是克制、约束自己；奉公就是以公事为重。约束自己的私欲，以公事为重。比喻一个人对自己处处严格要求，一心为公。这个成语来自《后汉书·祭遵传》，祭遵为人廉约小心，克己奉公。如果得到赏赐则会全部给自己的士卒，家中没有任何的私财。
克己奉公是一种很好的品德。备受尊敬的周恩来总理就是一个克己奉公的典范。周总理奉公的业绩就不用多说，他日理万机的故事我们在小学的课文中就已经学过，现在让我们来看看他是怎样克己的吧：在日常生活中，有些本来公家可以报销的费用周总理也坚持自己掏。如出国制服装费和补助，他从来没有领过。又如，可以公费购买的东西，药品、报纸、公用肥皂，他都自己掏钱，甚至维修房子也坚持自己掏钱。西花厅的地砖，泛潮泛碱，天花板和四壁都已灰黑。总理膝部不好，办公时地面潮湿又容易腿痛，有时要裹条毯子。1959年，管理人员趁他外出，替他翻修了房子，换了地板、地毯、窗帘和洗澡盆。总理归来，一进院子就发现了变化，少有地发了脾气。他把有关同志严厉地批评了一顿后愤然离去，不肯回家。
其实要做好任何职业，都必须做到克己奉公，但是我们为什么特别强调文秘必须克己奉公呢？因为文秘这个职业和领导接近，所以可能不知不觉中就接近了一些利益，也就是说假公济私的机会多了一点，再加上一些不法之徒，认为要接近领导首先要接近文秘，所以工作中文秘受到的诱惑实在是很大。正是因为如此，我们才特别地强调，文秘必须克己奉公。
2．严守机密
由于文秘工作的特殊性：文秘要为领导处理大量的日常事务，使得文秘在有意无意当中知道了大量的机密，尤其是那些给高层政治领导当秘书的人，接触秘密就更多更大了，而即使是给企业领导当秘书，其接触的秘密也可能正是企业的竞争对手所窥视的，一旦泄露就可能置企业于死地。所以保密意识一定要强。这也是文秘最基本的职业道德。
我国从老一辈领导人开始，就十分注意文秘的保密工作。比如，刘少奇同志对他的秘书刘振德谈起工作问题时提到了三条，其中就有关于保密工作的。他说：到我这里工作，有三条要求，一是要如实地向我反映情况，要说老实话，办老实事。凡是要经过我办的，要请示我的事情，你们不要自作主张；对外要如实地传达我的意见、我的话；不要以我的名义干其他个人的、别的事情。第二，你过去长期做机要工作，现在到我这里还是做机要工作，而且比你过去接触的机要文件更多更重要。保守机密这一点你是懂得的。在这里工作，有些事知道得早一点，多一点，不能搞小道消息，也就是不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看。对谁也是这三句话，包括我的孩子，都一样。在谈到“孩子”两个字时，少奇同志还特别加重了语气。
在国外，对文秘的保密要求也很高。在日本政治中，秘书的职责远比字面含义大。他们既是政治家的参谋，又是竞选顾问、新闻官以及领导秘密的保守者；他们作为领导的公关顾问，必须清楚地记得支持者及其家人的红白喜事，另外，他们还要精于理财，管理好竞选经费。在传统观念中，一个好的秘书只能在幕后为领导出谋划策，而不能向他人透露工作内幕。
严守机密的原则：（1）不该说的话，绝对不说。（2）不该问的机密，绝对不问。（3）不该看的机密，绝对不看。（4）不该记录的机密，绝对不记录。（5）不在非保密本上记录机密。（6）不在私人通信中涉及机密。（7）不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。（8）不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。（9）不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。（10）不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。2.6 不断提高自身修养
1．勤于学习是重要基础
第一次当文秘的你，也许想知道什么是你快速成长起来的捷径，因为你是如此的想把你的工作做好，想让自己的价值得到体现和认可。
但是对于工作，你的确又很陌生，怎么办？那就只有四个字：勤于学习。首先，要勤于学习理论知识，增强超前意识。其次，要勤于学习先进榜样，明确追赶目标。
勤出成果。马克思写《资本论》，辛勤劳动，艰苦奋斗了40年，阅读了数量惊人的书籍和刊物，其中做过笔记的就有1500种以上。我国历史巨著《史记》的作者司马迁，从20岁起就开始漫游各地，足迹遍及黄河、长江流域，汇集了大量的社会素材和历史素材，为《史记》的创作奠定了基础。可见，任何一项成就的取得，都是与勤奋分不开的，古今中外，概莫能外。
勤出聪慧。传说古希腊有一个叫德摩斯梯尼的演说家，因口吃，登台演讲时，声音浑浊，发音不准，常常被雄辩的对手所压倒。但是，他气不馁，心不灰，为克服这个弱点，战胜雄辩的对手，便每天口含石子，面对大海朗诵，不管春夏秋冬，雨雪风霜，坚持五十年如一日，连爬山、走路也边走边说，终于成为全希腊最有名气的演说家。这说明，即使有些天资比较差、反应比较迟钝的人，只要有勤奋好学的精神，同样也是可以弃拙为巧，变拙为灵的。
2．勇于实践是有效方法
文秘工作是一项实践性很强的工作，所以我们强调做好文秘工作必须勇于实践。
同时，实践还可以帮助你提高理论修养。毛泽东在他著名的哲学名篇《实践论》中曾经这么写到：“社会的人们投身于变革在某一发展阶段内的某一客观过程的实践中（不论是关于变革某一自然过程的实践，或变革某一社会过程的实践），由于客观过程的反映和主观能动性的作用，使得人们的认识由感性的推移到了理性的，造成了大体上相应于该客观过程的法则性的思想、理论、计划或方案，然后再应用这种思想、理论、计划或方案于该同一客观过程的实践，如果能够实现预想的目的，即将预定的思想、理论、计划、方案在该同一过程的实践中变为事实，或者大体上变为事实，那末，对于这一具体过程的认识运动算是完成了。例如，在变革自然的过程中，某一工程计划的实现，某一科学假想的证实，某一器物的制成，某一农产的收获，在变革社会过程中某一罢工的胜利，某一战争的胜利，某一教育计划的实现，都算实现了预想的目的。然而一般地说来，不论在变革自然或变革社会的实践中，人们原定的思想、理论、计划、方案，毫无改变地实现出来的事，是很少的。这是因为从事变革现实的人们，常常受着许多的限制，不但常常受着科学条件和技术条件的限制，而且也受着客观过程的发展及其表现程度的限制（客观过程的方面及其本质尚未充分暴露）。在这种情形之下，由于实践中发现前所未料的情况，因而部分地改变思想、理论、计划、方案的事是常有的，全部地改变的事也是有的。即是说，原定的思想、理论、计划、方案，部分地或全部地不合于实际，部分错了或全部错了的事，都是有的。许多时候须反复失败过多次，才能纠正错误的认识，才能到达于和客观过程的规律性相符合，因而才能够变主观的东西为客观的东西，即在实践中得到预想的结果。”这充分说明了实践对于认识的巨大作用。
所以要想提高文秘素质，必须勇于实践。
3．善于总结是催化剂
经过前面的学习和实践之后，你已经有了很好的基础，下一步的工作就是要善于总结。
为什么要总结呢，这是因为只有通过总结才可能使你的学习和实践有序化。我们在前面强调了学习的重要性，但是怎样的学习才是有效的学习呢，我们并没有提及，我们现在告诉你，学习的时候必须善于确立目标。学会确立学习目标。无目标的行为，是盲目的行为；无目标的学习，是一种偶然学习，而不是有意义的学习。解决问题时，目标不明确，只能是“尝试错误”式的行为，而不能达到“顿悟”水平。
你也许会问，学习的目标和总结有什么关系呢，我们现在告诉你，
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