作者：丁楠
出版社：电子工业出版社
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三张表格走天下：菜鸟也会Excel数据分析试读：
前言
为什么我总有做不完的表？
为什么我的表格不如别人好？
为什么我面对大量的数据头就有点痛？
为什么我使用ExceI多年，依然还是菜鸟水平？
……
无论你是“表哥”还是“表姐”，面对密密麻麻的数据和做不完的数据表，是否经常感到烦恼？其实，只要我们换个思路和角度，你就会发现：再复杂的工作也能化繁为简，原来ExceI这么好玩！
本书教你玩转ExceI的“内在心法”，学会这项“绝招”后，你就可以“自由行走天下，笑傲江湖之中”。
10年前，第一次接触Excel是在高中的微机课上，面对工作表中整齐排列的行和列，我的大脑中除了一片空白，就是一阵阵茫然，不知道从何下手，更不知道这个工具能给我带来什么。
10年后的今天，我坐在电脑前，悠闲品茗的同时，记录下我与Excel的点点滴滴，希望帮助那些同样在Excel应用中挣扎的朋友，让大家摆脱Excel的“苦”，享受Excel的“甜”！
大学毕业后，我应聘到一家上市公司做数据分析工作，从此就开始与电脑结下了不解之缘，尤其是被Excel神奇的功能所折服。
与Excel结缘是在2008年的一天，我无意中搜索一个关于Excel的问题，进入了“Microsoft Excel”论坛，进行了简单注册后，问了第一个关于Excel的问题。出乎我意料的是，问完问题，过了十几分钟就有人回应了，一下子激发了我的兴趣。以前，遇到问题都是我一个人在苦苦思索，现在好了，只要有问题，就可以和许多有经验的老师进行切磋和交流。
以后的几年中，我经常会花一些时间浏览关于Excel的论坛、贴吧等网站，通过与广大网友的不断交流，既解决了令自己困惑的难题，也帮助了不少网友，可谓收益良多。
经常听到身边朋友的倾诉，他们似乎永远都有做不完的报表、统计不完的数据，每天忙忙碌碌却往往事倍功半。他们当中不乏Excel的技法“大家”，也有不少函数“牛人”，却仍然深陷报表制作的“泥潭”。
不是他们不在乎技能和函数的学习，而是忽略了对工作本身的经验积累和深入思索，最终还是无法驾驭Excel。技能或函数只是实现目标的方法之一，更重要的是，要把工作经验和对工作的感悟注入表格的设计中。做好了这一点，人人都能成为高手，甚至是专家。
工作7年后的今天，不知不觉间，我从一个懵懂的“Excel小白”成长为了一名“Excel懒人”。为什么说是“Excel懒人”呢？因为面对一项工作，我通常只做三张表，“三表”就可走天下。
是的！一项工作只需三张表，即参数表、基础表和汇总表。合理规划参数表，正确做好基础表，快速变出汇总表。如此，就可以用一分钟完成别人一天、甚至一周才能完成的工作，想不懒都不成！
同样，这些你也能做到。只要你有一个“做高效懒人”的理想，将“三张表格走天下”的心法融入到表格制作和数据分析中，如此，就可以瞬间变出各种想要的汇总报表，实现四两拨千斤的神奇效果。悄然间，你会发现，以前你天天埋头苦干，现在已经学会享受生活了！
本书是对我个人使用Excel的经验总结，分享的不是解决某个问题的必杀技能，而是表格制作和数据分析的“内在心法”，旨在从设计的角度规范我们的数据表，帮助使用Excel进行数据分析的职场人士摆脱经常加班、熬夜的苦难。
本书以“三张表格走天下”为主线，从参数表、基础表和汇总表的“三表关系”入手，深入剖析表格制作和数据分析的内在联系，向大家展示基础表的设计规范和“数据透视表”的神奇变表功能。此外，还介绍了常用的数据统计和分析好帮手——排序、筛选和分类汇总等功能应用。
文不如表，表不如图。在数据分析工作中，图表能够更加直观、形象地展示数据，反映数据内在的意义。本书总结了一套专业的商务图表作图方法，帮你突破表格、用图表“说话”。
本书由丁楠主要编写，参与本书编写工作的还有罗松、何俊华、尹梦、周学平、张洁、王小琴、蒲小玲、李学艳、刘琼辉、张寅、李春燕、万立、何倩、王华等。由于水平有限，疏漏之处在所难免，恳请各位读者和专家不吝赐教。
数据处理和分析的目的就是为企业管理者提供决策依据，汇总表和图表制作完成后，就可以结合数据处理结果和图表分析，轻松打造专业的数据分析报告！
从此，让表格制作、图表分析与数据分析报告一气呵成，让我们享受玩转ExceI的乐趣！编著者2015.2第1章Excel的三表概念与原则本章导读
Excel是分析数据和处理数据的“利器”。掌握参数表、基础表和汇总表之间的“三表”关系，从数据本身出发，用设计数据库的思维来规范和设计Excel基础表，通过排序、筛选、分类汇总等数据工具，以及数据透视表功能，“变”出各种汇总表，实现“一表变多表”的神奇转换，这才是玩转Excel的“王道”。知识要点
■为什么只有三张工作表
■一项工作一张表
■表格也有“潜规则”1.1 为什么只有三张工作表
细心的朋友会发现，每次打开一个工作簿，Excel都会默认显示三张工作表，即Sheet1、Sheet2和Sheet3。你有没有想过这样一个问题：“为什么默认显示三张工作表呢？”1.1.1 Excel也是小系统
大家都知道，一个完整的系统，通常包括配置参数、原始数据和结果数据三部分。其实，Excel本身就是一个数据处理的小系统。默认的Excel包括三张表，即Sheet1、Sheet2和Sheet3，恰恰对应了系统中的参数表、基础表和汇总表。
第一张——参数表。参数表通常用于设置、配置参数。
参数表中的数据等同于系统中的配置参数，供基础表和汇总表进行数据调用，属于原始数据。通常用于表示数据之间的匹配关系，或者用于表示事物或事件属性明细等不会经常变更的数据。以下图“商品领用明细表”为例，可以作为参数的是营业员列表、商品列表和部门列表。
第二张——基础表。基础表主要用于录入明细数据，它类似于系统中的录入界面。
从本质上讲，在系统中录入数据和在Excel中录入数据是一样的，只不过在系统里表现为输入栏，而在Excel里表现为单元格。以下图“商品领用明细表”为例，有一条数据就记录一条数据，详细记录商品销售过程中发生的所有明细数据。如日期、部门、营业员、商品、数量、金额、奖金。
这些数据可以手工输入，也可以用数据有效性制作下拉菜单进行选择，还可以使用函数进行数据匹配。
第三张——汇总表。汇总表用于汇总和分析数据。也就是说，不管明细数据做得多好，最后还是要把它们变成汇总结果，体现数据背后的含义和价值。
汇总表又叫分类汇总表。汇总表可以自动获得，只要通过函数关联或“变”表工具（数据透视表）就能得到。以下图“商品销售明细表”为例，通过插入数据透视表，不但可以汇总出不同商品类别的销售状况、不同销售日期的销售合计、不同营业员的销售业绩，还可以对部门之间、营业员之间、商品之间的销售情况进行对比分析等。1.1.2 “懒人”的做表法则“职场懒人”的本质，是用最短的时间完成最多的事情。工作中如何成为一名高效的“职场懒人”，这是一件非常有趣的事情。把正确的事情一次性做好，减少纠错成本、减少沟通成本、减少为错误而买单的成本，这样就能有更高的效率。
对于使用Excel进行工作或学习的众多朋友而言，做一个高效的“职场懒人”，就是轻松“玩”转Excel，用1分钟的时间做好以前需要10分钟、甚至是1个小时才能搞定的工作，这样其他时间就可以自由支配了。
通常情况下，高效的“职场懒人”做表时只做两件事。（1）正确做好基础表；（2）快速“变”出汇总表。1.1.3 设计规范的基础表
Excel最基本的本质，就是智能的数据处理软件。关键是在于它的“智能”，除了参数表、基础表为手动输入或函数匹配外，所有的汇总分析都应该由软件“智能”完成，绝对不能越俎代庖、画蛇添足。
在我们的脑海中常常会有这样一个画面：某个Excel牛人可以将各种菜单命令背得滚瓜烂熟，将函数和公式“玩”得出神入化，有时还能自己编个小程序，于是便有了羡慕、嫉妒、恨……
于是很多朋友本着“我是菜鸟，我怕谁”的原则，开始挑战各种技能书，让“啃”技能书变成了一件平常事。但是其中的酸甜苦辣，只有“啃”过才知道。究竟你的Excel技能学了多少，为什么那么难记，看下面的图你就知道了。
做好基础表，不用记忆大量的菜单命令、不用学习多样的公式与函数、不用纠结复杂的VBA编程，也能搞定Excel，而且还能“玩”得好，让你在老板和同事面前Hold住！因为咱“玩”的是心法，练的是内功，可以让你在酣畅淋漓中成就由内到外的强大。“懒人”只做源数据表，即设计出标准、正确的源数据表。这里的源数据表既包括参数表，也包括基础表。
参数表类似于企业管理系统中的配置参数，供基础表和分类汇总表调用数据。制作参数表时，只要保证配置参数全面、准确，按照属性进行竖向列示即可。
基础表相当于企业管理系统中的“数据流水账”，通过字段的保护和识别，确保输入的一致性和合法性。只有基础打好了，才能万丈高楼平地起。Excel中一切与数据录入相关的工作，都可以在基础表中进行，日常工作中最主要的环节就是做好基础表。1.1.4 快速“变”出汇总表
分类汇总表就是企业管理系统中自动获得的汇总报表，通过Excel的数据透视表功能，从而“变”出需要的分析结果。
单个数据没有什么意义，只有将大量的数据分门别类地汇总到一起才有意义。去商场购物，不能只看购物小票，你一定会问：“一共多少钱？”银行每月列出的信用卡详单，就算每天的消费记录已经具体到几角几分，你也得问：“本月消费总额是多少？”如果一家生产型企业的领导要查看本月产品的生产情况，不能只看密密麻麻的生产日报，他一定会问：“这月的生产总量是多少？和上月相比，产量是增加了还是减少了？为什么会出现产量的大幅变动？”所以，分类汇总无处不在，而企业对这方面的要求更高。
以往我们把汇总表单独地理解，让我们做什么表我们就做什么表，一次次地重复劳作，效率不但不高，还难以保证准确度。如果遇到成千上万条数据，就会出现各种各样的问题，更是让人抓狂。
只要做好了基础表，就可以“变”出很多种汇总表。我们曾经辛勤“耕耘”的各种汇总表，实际上都可以视为基础表的“孩子”，而且这个“表生表”的过程简便而快捷。有点“道生一，一生二，二生三，三生万物”的意思，这就是“变”表的神奇！
来看下面几张分类汇总表以及它们所代表的意义。这几张分类汇总表有的庞大、有的精细，属于最常见的二维汇总表。
如下图所示，根据车辆使用情况明细表，可以“变”出车辆使用统计表。此表可以根据车牌号统计单位的每辆车在一定时期内的车辆消耗费，也可以抽查各部门在一定时期内的用车情况。还可以作为制定下个季度或年度车辆消耗费预算的参考数据。
如下图所示，根据产品销售明细表，可以“变”出销售额统计表。此表可以根据产品名称统计各地区的月销售额，也可以抽查某种商品在单个地区、单个月份的年度销售额。还可以作为企业调整生产计划、确定销售策略的参考资料，进而制定季度或年度的产品营销计划。
如下图所示，根据企业信息明细表，可以“变”出年末从业人数统计表。此表可以根据企业所在地区信息统计各行业的年末从业人数；也可以抽查单个地区、单个行业的年末从业人数；还可以作为政府部门进行城市规划的参考资料，可以对企业从业人数的合理性进行评估，进而制定下一年的人才引入和退出计划。
综上所述，可以得出这样一个结论：使用Excel的最终目的，是为了得到各种各样用于管理和决策的分类汇总表。这些表无须手工录入，Excel能让我们像魔术师一样把它们“变”出来。1.2 一项工作一张表
听一位做中学教师的朋友向我哭诉，她为了做学生管理的表格汇总，和几个姐妹们忙到深夜。什么衣服型号一张表、缓考申请一张表、请假信息一张表……，各种合并单元格采用人工数数，数了一遍又一遍，生怕出错。她们当时心里就想，明明是重复的信息，为什么还会用那么长时间，现在才几百个学生的信息就弄成这样，以后还不得做到吐血？
她还告诉我，学校管理工作非常看重数据管理，无论是学生基本信息、学生成绩管理、请假信息，还是考试管理、教学设施管理、教材采购，都离不开数据。多数情况下，这些报表都是依靠手工录入、制作完成的，数据庞大、表格数据繁多，数来数去有几十张报表。
除了埋头做表，也要不停地思考，怎么做才能使处理复杂数据的工作变得简单。我们的文件夹之所以总是满满的，存放着各种各样的报表，一项工作牵扯到了几十张Excel表，里面的数据大量重复，却没有一份是完整的。关键是心里根本没有基础表的概念，自己总是边汇总边调整，然后合并单元格。
相反，坚持一项工作一张基础表，做到“手中无表，心中有表”，一张表格走天下，随时“变”出N张分类汇总表。做好基础表，即便与很多数据打交道，也可以做到“我的Excel文件比你少”。1.3 表格也有“潜规则”
在Excel的世界里，存在着许多潜在的规则。遗憾的是，不少人一辈子和Excel打交道，到头来，对这些潜在的规则依然一无所知。以至于有些实则简单的问题，却被自己搞的复杂了，给自己带来了长期的困扰。“玩”Excel的真正捷径在于“心法”，思路正确了，后续的操作才可能变得简单。如果每个环节都采用统一的标准进行操作，制作出标准的一维基础表，以上问题就会不攻自破。
标准、正确的基础表应该满足以下“潜规则”。（1）一维数据：（2）一个标题行；（3）字段分类清晰；（4）数据属性完整；（5）数据连续；（6）无合并单元格；（7）无合计行；（8）无分隔行/列；（9）数据区域无空白单元格；（10）单元格内容禁用短语或句子。
无规矩不成方圆，这个至理名言放到Excel工作中同样适用。只有从规范化、标准化的角度着眼于基础表的设计和制作，才能让每个“表哥”或“表姐”都可以成为Excel的“设计师”，像工厂一样“生产”自己的标准“Excel产品”。
如果真正掌握了Excel的表格设计规则，你会发现，很多重复的、烦闷的数据处理过程，在不经意间会变得非常美妙，你只需拖拖鼠标、动动手，一切都在悄然中实现……让你在不知不觉中告别忙碌。技巧传授1．选择数据有妙招（Ctrl+Shift+方向键）
如下图所示，这是一张订单明细表，表格里填满了密密麻麻的数据。在这样的表格里面，我们会经常执行选择数据的操作，这个操作很简单。如果要把这个表格中所有的数据全部选中，应该怎么做呢？有人会说使用“Ctrl+A”组合键，没错，使用这个快捷键可以快速选择表格中的全部数据。
如果把要求换一下，要选中某列或某几列中所有的数据区域，不能选到下面的空白单元格。例如，我们要选中C、D、E三列中的所有数据，也许要贴到另外一个表格去，那这个时候怎么办呢？
使用“Ctrl+Shift+方向键”组合键，让你1秒钟完成数据的选择。
首先选中单元格区域C1:D1，然后按下“Ctrl+Shift+↓”组合键。此时你会发现，不管数据有多少行，选中列的所有数据就在1秒钟内被选中了。2．瞬间求和的乐趣（定位空格，然后批量求和）
如下图所示，这是一张某商场销售报表，有很多行和列，需要我们在这里对相关数据做汇总，这是很常见的汇总表。在后边的章节会跟大家讲到，这张表可能并不需要我们做。如果遇到这种表，我们应该怎么办呢？怎样把每一个空白的合计项都填满呢？
也许你会说，很简单呀，在第一个合计单元格中编写一个公式，往左右或上下拖动填充就可以了，这的确是个办法。但是，如果是上万行数据，我们该怎么做呢？
接下来介绍一种瞬间求和的方法。按下“F5”键，定位到所有空单元格，使用“Alt+=”组合键即可实现多处合计瞬间求和。
所以，不管表格是多少行，都可以在一瞬间完成。Excel比我们想象得聪明，它知道我们要求的和，它不会把顺序弄错，只要数据是规范的。3．自定义常用的长文本
在日常工作中，有时会遇到很多次重复录入长文本的情况，比如银行账号、公司全称、单位地址等。此时可以使用“自动更正选项”功能，使用一个或几个简单的拼音字母或数字来自定义常用的长文本。
打开“Excel选项”对话框，在“校对”栏里面单击“自动更正选项”。弹出“自动更正”对话框，将数字“111”定义为“北京某某有限责任公司”。返回Excel，输入数字“111”，按下回车键，即可显示长文本“北京某某有限责任公司”。
但是注意一点，最好不要用一些常用的字符来表示，像“1、2、3”之类的。因为，如果你用这些简单的字符来表示替换，那么就会影响正常的输入了。职场感悟 做职场高效“懒人”“职场懒人”的本质，是可以用最短的时间完成最多的事情。PPT的魅力在于“炫”，而Excel的魅力却是一个“快”字。“玩”好Excel，我们就能把事情做得更快、更好，工作效率就会更高。Excel的“快”主要表现在“把正确的事情一次做对”。在这里，把正确的事情一次做对，意思就是要做好基础表。做好了基础表，后续的数据汇总和数据分析工作才会“快”而“准”。掌握Excel的“三表”原则，做出规范、正确的基础表。这样，虽然我们在上一环节比别人多花了1分钟、2分钟，甚至10分钟，但是我们的后续工作就会更快、更轻松。当别人还在为错误买单而忙碌时，我们已经悄然告别忙碌，可以享受自己的生活了。第2章合理规划参数表本章导读
参数表是一项工作中产生的原始数据，如人物、部门、月份、品类等，主要用于基础表和汇总表的数据调用。熟练掌握参数表的精髓，是实现数据匹配和“变表操作”的前提。知识要点
■数据那些事儿
■调用参数有妙招
■外部参数引进来2.1 数据那些事儿
Excel是分析数据和处理数据的工具，而搜集数据恰恰是数据分析的第一步。一项工作中的数据，可以是某个商品的属性明细，可以是某项业务的订单详情，也可以是业务员所在部门的列表等。接下来就和大家分享一下数据收集、数据整理和数据录入的那些事儿。2.1.1 数据大家庭
数据类型多种多样，有文本型数据，如描述产品的品名；有数值型数据，如表示销售业绩的销售量和销售额；有日期和时间型数据，如表示某项业务的发生日期和时间。
在Excel中输入身份证号时，由于位数较多会自动显示类似“1.2357E+16”科学计数的形式，此时该怎么办呢？
这个时候大家不要着急，只需一个单引号就可以解决！如果要在Excel中输入文本格式的数字，例如在单元格中输入身份证号码，在数字前多输入一个英文状态下的单引号，即可将数字转化为文本格式。2.1.2 表格里的行与列
单元格是表格中行与列交叉得到的，可以说，行与列的“儿子”就是单元格。对于单元格，相信大家都比较了解，那关于行与列的“奥秘”，你又知道多少呢？
使用Excel时，最为频繁的操作莫过于单元格操作，当然有时也需要操作一些区域单元格。如果能够快速地找到或者定位我们需要的单元格及区域的话，可以极大地提高工作效率。那么Excel中选取行、列、单元格和单元格区域的方法都有哪些呢？
选中整行。在工作表中单击“行标”中的行号，即可选中该行。
选中整列。在工作表中单击“列标”中的列号，即可选中该列。
公式中引用单元格。在编辑公式时，单击单元格，即可引用该单元格。
公式中引用单元格区域。在编辑公式时，拖动鼠标选择单元格区域，即可引用该单元格区域。
公式中引用整行。在编辑公式时，在“行标”中拖动鼠标，即可引用整行，如选中第5至9行，显示为“5:9”。
公式中引用整列。在编辑公式时，在“列标”中拖动鼠标，即可引用整列，如选中B列和C列，显示为“B:C”。2.1.3 参数录入有规则
参数设置的目的是为基础表和汇总表提供可调用的数据。目前，在Excel中调用数据的方式主要有公式调用（如VLOOKUP函数等）和下拉列表调用两种。
规则一：按列录入参数。VLOOKUP函数的功能是根据参考数据，按列引用工作簿中的数据。这就决定了参数的录入要按列进行录入。
规则二：按行录入参数。下拉列表调用数据，是使用Excel中“数据验证”功能。设置数据序列，也就是下拉列表。与VLOOKUP函数不同，序列的设置既可以按列引用数据，也可以按行引用数据。从这里可以看出，用下拉列表调用的参数可以“站着”，也可以“躺着”。
规则三：参数的唯一性和完整性。通常在参数表中录入的数据都具有“唯一性”，且能完整反映整个工作或项目的概况，如“月份”字段的参数，有且只有1月至12月12个数据；如“产品大类”字段的参数较少，家电的“产品大类”参数可以设置为“大家电”和“小家电”两个参数。
规则四：预留参数位置。在一项工作中，我们在参数表中首先记录了当前月份的参数，以后还会不断录入和更新各个月份的新数据，如增加了新的员工、开辟了新的销售区域、研制生产了新的产品。使用下拉列表或VLOOKUP函数调用数据时，不能简单地将数据引用范围设置为当前数据区域，还要为“未来参数”预定位置。
设置完成后，下拉列表就会显示空白选项，等到更新参数表时，就会显示新的数据选项，这样的设置就可以“一劳永逸”，避免重复设置带来的麻烦。2.2 调用参数有妙招
前面提到过，在工作表中调用数据的两大利器——下拉列表和VLOOKUP函数。下面根据一些小例子和大家一起分享调用参数的“大智慧”。2.2.1 解析下拉列表
Excel功能强大，适当掌握单元格的一些高级技能，在统计和分析数据时能够起到事半功倍的明显效果。如使用数据验证中的“序列”功能，可以快速设置下拉列表，在工作表中或工作表之间调用数据。1．输入数据来源
例如，要对“性别”字段设置下拉列表，因为内容较少，可以直接在“来源”文本框中输入“男，女，未知”，标点要求是英文半角状态。此时，就可以使用下拉列表控制“性别”数据的录入。
如果在设置了下拉列表的“性别”列中，输入除“男，女，未知”以外的其他数据，Excel就会提示“输入值非法”的对话框，如下图所示。2．选择数据来源
如果输入来源内容较多，在工作表中拖动鼠标选择引用的数据来源即可。例如，在制作成品入库明细报表时，物料名称种类繁多，并且字数很多，输入起来比较麻烦。此时，可以通过设置下拉列表引用“物料名称”。
执行“数据验证”命令，拖动鼠标，在参数表中选择所有的“物料名称”。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]