作者：张学兵,文世润
出版社：职业教育出版分社
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办公自动化项目教程试读：
前言
随着计算机技术和互联网技术的飞速发展，以提高办公效率为目的的办公自动化技术已经深入到各行各业，并发挥着越来越重要的作用。为了能给涉及办公自动化的读者提供一本层次清晰、易于学习、实用性强的书籍，编者对当前办公自动化所涉及的知识进行了精心组织和提炼，对每一个知识点的操作都提供了具体操作步骤，并附有大量的插图，力求使读者的办公自动化实践操作技能在较短的时间内有较大幅度提升。
本书内容全面、讲解细致、图文并茂，将基础知识和操作技能相结合，从现代办公应用中所遇到的实际问题出发，介绍现代办公中文档的处理、办公数据的处理、演示文稿的制作、网络资源的应用、常用工具软件的使用、常用办公设备的使用。
本书具有如下特点。（1）以 Windows 7 和 Office 2010 为操作平台，与教育部计算机等级考试相一致。（2）面向实际精选项目，着重提高学习者的实践操作技能。这些项目大多来自于工作实践，具有较强的针对性和实用性。（3）以项目为载体，以工作任务为导向编排教学内容。每个项目由多个任务组成，每个任务按照“任务目标、任务分析、任务实施、相关知识”方式编排，在引导学习者完成任务的同时提高了他们的操作技能。每个项目后附有对应的“项目实训”，使学习者能举一反三，进一步巩固并提高所学知识和操作技能。（4）提供丰富的实训素材，以方便教师教学及学习者自学。本书提供 4 种学习素材：项目任务中未加工的原始素材、任务完成后的结果素材、项目实训中的原始素材及项目实训结果素材。
本书的参考学时为36～48学时，建议采用理论实践一体化教学模式，各项目的参考学时见下面的学时分配表。学时分配表
本书的编写得到了人民邮电出版社和湖南外贸职业学院的大力支持和帮助，并参考了相关资料，编者在此表示衷心感谢。
本书由张学兵、文世润担任主编，狄冬丰、李洋、谢芳担任副主编。由于编者水平有限，书中难免有疏漏和不妥之处，敬请各位读者批评指正。意见和建议等请发往编者邮箱：zhang-xuebing@sohu.com。编者2014年5月项目一办公自动化概述
办公自动化是当前新技术革命中的一个重要技术应用领域，是信息化社会的产物。计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣。作为信息科学的载体和核心，计算机科学在知识时代扮演了重要的角色。在行政机关、企事业单位工作中，以计算机为中心，运用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便、快捷地共享信息，高效地协同工作，改变过去复杂、低效的手工办公方式，从而提高办公效率。任务认知办公自动化【任务目标】（1）熟悉办公自动化的概念、办公自动化系统的功能和组成以及办公自动化技术。（2）了解办公自动化的产生、发展过程和发展趋势。【任务分析】
为了提高工作效率，人们开始借助办公自动化技术来处理日益繁多的办公事务。办公自动化是一种技术，也是一个系统工程。它随技术的发展而发展，随人们办公方式、和管理思想的变化而变化。本任务主要介绍办公自动化的概念、办公自动化系统的功能和组成。【任务实施】
1．掌握办公自动化的概念
办公自动化（Office Automation，OA）作为一个术语是由美国通用汽车公司的 D.S.哈特于1936年首先提出的。20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C.季斯曼为办公自动化下了一个较为完整的定义：“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。”
我国办公自动化是20世纪80年代中期才发展起来的。1985年，全国召开了第一次办公自动化规划会议。与会的专家、学者们综合了国内外的各种意见，将办公自动化定义为：办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，其目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，以求得更好的效果，从而达到既定（经济、政治、军事或其他方面的）目标。办公自动化的核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需的信息。
20世纪90年代以后，网络的发展不仅为办公自动化提供了信息交流的手段与技术支持，更使办公活动跨时空的信息采集、信息处理与利用成为可能，并为办公自动化赋予了新的内涵和应用空间，也提出了新的问题与要求。办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中的一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。通过网络，组织机构内部的人员可以跨越时间、地点协同工作。通过办公自动化系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率。
鉴于上述情况，在 2000年11月召开的办公自动化国际学术研讨会上，专家们建议将办公自动化（OA）更名为办公信息系统（Office Information Systems，OIS），认为办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统。
总之，办公自动化的概念将随外部环境、支撑技术，以及人们观念的不断发展而逐渐演变，并不断充实和完善。它是计算机技术、通信技术与科学管理思想的完美结合。
2．了解办公自动化的层次
从广义上讲，办公自动化应该是一个单位所有信息处理的集合。它一般分为 3 个层次：事务处理型、信息管理型、辅助决策型。面向不同层次的使用者，办公自动化会有不同的功能表现。（1）事务处理型。事务型办公自动化中，最普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可制作成应用软件包，包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。此外，在办公事务处理级上可以使用多种办公自动化子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、企业等的经营业务方面，使用计算机替代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统，柜台或窗口系统，银行业的储蓄业务系统等。事务型办公自动化系统的功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。它用于提高办公效率，改进办公质量，适应人们的办公习惯，提供良好的办公操作环境。（2）信息管理型。随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对于和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型办公系统是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、法律、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等政务信息；一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息；企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作、提高办公效率和质量，必须具备供本单位各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级办公自动化系统的基础之上，构成信息管理型的办公自动化系统。（3）辅助决策型。辅助决策型办公系统建立在信息管理级办公自动化系统的基础上，它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，做出相应的决策。
随着三大核心支柱技术——网络通信技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的办公自动化已进入新的层次，在新的层次中，办公自动化系统有如下4个新的特点。
① 集成化。软硬件及网络产品的集成、人与系统的集成、单一办公系统同社会公众信息系统的集成组成了“无缝集成”的开放式系统。
② 智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如汉字识别、对公文内容的理解和深层处理、辅助决策及处理意外等。
③ 多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。
④ 运用电子数据交换（EDI）。通过数据通信网，在计算机间进行交换和自动化处理。
这个新的层次包括信息管理型办公自动化系统和决策型办公自动化系统。事务级办公自动化系统称为普通办公自动化系统，而信息管理级办公自动化系统和决策支持级办公自动化系统称为高级办公自动化系统。例如，市政府办公机构，实质上经常定期或不定期地收集各区、县政府和其他机构报送的各种文件，然后分档存放并分别报送给有关领导者阅读、处理。批阅后的文件被妥善保存，以便以后查阅。领导者研究各种文件之后做出决定，一般采取文件的形式向下级返回处理指示。这一过程是一个典型的办公过程。在这一过程中，文件本身是信息，其传送即是信息传送过程。但应当注意到，领导在分析决策时，可能要翻阅、查找许多相关的资料，参照研究，才能决策，所以相关的资料查询、分析，以及决策的选择也属于信息处理的过程。
3．了解办公自动化系统的功能（1）办公自动化系统的基本功能。办公自动化系统的功能包括基本功能和集成化功能两个方面。办公自动化系统的基本功能从外在形式上看又包括8个方面，如表1-1所示。表1-1 办公自动化系统的基本功能（2）集成办公环境下办公自动化系统的功能。在目前的技术条件支持下，办公自动化系统建设就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下工作。具体来说，一个完整的办公自动化系统应该实现以下7个方面的功能。
① 内部通信平台的建立。建立单位内部的邮件系统，使单位内部的通信和信息交流快捷、通畅。
② 信息发布平台的建立。在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所。例如，电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在单位内部员工之间得到广泛的传播，从而使员工能够了解单位的发展动态。
③ 工作流程的自动化。工作流程自动化包括流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。例如，公文的处理、收发，各种审批、请示、汇报等流程化的工作，通过工作流程的自动化，可以规范各项工作，提高部门协同工作的效率。
④ 文档管理的自动化。文档管理的自动化可以使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限使用和共享。实现办公自动化以后，如果单位来了一个新员工，管理员只要分配给他一个用户名和口令，他就可以上网查看单位的各种规章制度和相关技术文件等，这样可以减少很多培训环节。
⑤ 辅助办公。辅助办公牵涉很多的内容，如会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与日常事务性的工作相结合的各种辅助办公，都可以实现自动化。
⑥ 信息集成。每一个单位都存在大量的业务系统，如购销存、企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）等各种业务系统，单位的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该和这些业务系统实现很好的集成，使相关人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。
⑦ 分布式办公的实现。分布式办公就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。就目前情况来看，随着单位规模越来越大，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公已成为一种迫切的需求。
4．了解办公自动化系统的组成（1）办公自动化系统的硬件。
① 信息输入设备。
② 信息处理设备。
③ 信息存储设备。
④ 输出设备。
⑤ 复制设备。
⑥ 信息通信设备。
⑦ 其他设备。（2）办公自动化系统的软件。
① 系统软件层。
② 支撑软件层。
③ 应用软件层。
5．熟悉办公自动化系统的处理环节
一般来说，一个较完整的办公自动化系统应当包括信息输入、信息处理、信息反馈、信息输出 4个处理环节。这 4个环节组成了一个有机的整体。无论是传统的办公系统还是自动化办公系统，整个办公活动的工作流程如图1.1所示。图1.1 办公活动的工作流程
图1.1中箭头的指向表示信息流的方向。输入的办公信息主要有文稿和报表等文字信息、电话和录音等语音信息、图表和批示手迹等图像信息、统计数字等数据信息。输出的是编辑排版好的文件、表格、报表、图表等有用信息。在办公自动化系统中，信息处理的工具主要是计算机、打印机、复印机、传真机等，信息的存储介质是磁盘、磁带、光盘、缩微胶片等。信息反馈是指处理过的信息需要再次处理。
办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三者的关系。信息是被加工的对象，机器是加工信息的工具，人是加工过程中的设计者、指挥者和成果的享用者。
6．了解办公自动化的主要技术
现代的办公自动化系统是综合运用信息技术、通信技术和管理科学的系统，是向集成化、智能化方向不断发展的系统。从其处理技术来看，它包括以下几个方面的内容。（1）公文电子处理技术。公文电子处理是指使用计算机，借助文字处理软件和其他软件，自动地产生、编辑与存储文件，并实现各办公室之间文件的传递，其核心部件是文字处理软件。文字处理技术包括文字的输入、编辑、排版以及存储、输出等基本功能。（2）电子表格和数据处理技术。在一般办公室环境下，许多工作都可以用二维表来做，如财务计算、统计计算、通讯录、日程表等。计算机电子表格处理软件提供了强大的表格处理功能。而数据处理是通过数据库软件建立的各类管理信息系统或其他应用程序来实现的。它们包括了对办公中所需大量数据信息的存储、计算、排序、查询、汇总、制表、编排等内容。（3）电子报表技术。办公室离不开报表的处理。电子报表技术就是将手工报表的处理转化为计算机处理的技术。目前有许多电子报表软件（如本书后面介绍的 Excel），这些专业软件可以使复杂而繁琐的报表处理变得容易，并且由计算机处理的报表能生成各种图表，具有清晰、美观的效果。（4）语音和图形图像处理技术。就办公室环境的计算机应用而言，语音处理技术是指计算机对人的声音的处理，从应用角度来看，主要包括语音合成和语音识别技术。图形图像处理技术是指图形图像的生成（绘制）、编辑和修改，图形图像与文字的混合排版、定位与输出等技术。（5）电子邮件技术。电子邮件技术是以计算机网络为基础的信件通信系统，它将声音、数据、文字、图形、图像及其组合，通过网络由一地快速地传递到另一地的技术。（6）电子会议技术。电子会议技术指在现代化通信手段和各种现代电子设备的支持下，在本地或异地举行会议的技术。它使用先进的计算机工作站和网络通信技术，使多个办公室的工作台构成同步会议系统，代替一些面对面的会议。它分为电话会议、电视会议和网络视频会议 3 种。电子会议免除了不必要的交通费用，减少了会议开支，缩短了与会时间，大大提高了会议的质量，它是目前现代决策和信息交流必不可少的手段。特别是网络视频会议，随着网络速度的不断加快，将会在一些政府机关、大型集团公司、跨国企业得到充分的运用。（7）信息检索与传输技术。利用计算机可以方便地进行信息检索和传输。在办公室，只要知道档案名，甚至只需要知道档案名中一个或几个关键字就可以顺利地找到资料，任何一台计算机都可以通过电话线、网线、通信卫星等设施或者无线方式与世界各地的计算机相连，这使信息检索的应用扩展到全世界。【相关知识】
1．办公自动化的起源
美国最先将计算机系统引入办公室。20世纪60年代初，美国IBM公司生产了一种半自动化的打字机，这种打字机具有编辑功能，它是现代文字处理机的早期产品。不久，IBM 公司就使用了文字处理机，实现了对文书起草、编辑、修改、打印工作的处理，从而揭开了办公自动化的序幕。
到 20世纪80年代初，由于微电子技术的迅速发展，并与光机技术结合，产生了适合办公需要的电子计算机、通信设备及各类办公设备，为办公自动化的实现提供了物质上的可能。许多体积小、功能全、操作方便的微型计算机出现以后，使得小小的办公桌上就能放得下它，计算机才真正成为办公工具。随着微型计算机的不断改进，办公自动化的进程大大加快，并且形成了新型综合学科——办公自动化。
20世纪八九十年代，办公自动化系统开始在世界各国得到较快的发展。美、日、英、德等国都在很大程度上实现了办公自动化。目前，这些国家的办公自动化正向着更高的阶段迈进。
2．现代办公技术设备的发展
从世界范围来看，尽管各个国家情况有所不同，但办公自动化的发展过程在技术设备的使用上大都经历了单机、局部网络、一体化、全面实现办公自动化 4 个阶段。美国是推行办公自动化最早的国家，下面以其为例来说明办公自动化的发展历程。（1）单机设备阶段（1975年以前）。办公自动化在该阶段主要是进行单项数据处理，如工资结算、统计报表、档案检索、档案管理、文书写作等。使用的设备有小型机、微型机、复印机、传真机等，用以完成单项办公室事务的自动化。在此阶段，计算机只是在局部代替办公人员的手工劳动，使部分办公室工作效率有所提高，但并未引起办公室工作性质的根本改变。这时的办公自动化可以称为“秘书级别”。（2）局部网络阶段（1975—1982年）。在局部网络阶段，办公自动化主要设备的使用在单机应用的基础上，以单位为中心向单位内联网发展，建立了局部网络。局部网络的功能相当于一台小型机、中型机甚至大型机。一个局部网络中可以连接几台、几十台甚至上千台微型机。网络里的计算机以双重身份工作，它既可以像没有连接网络一样单独工作，又可以作为网络中的一部分参加网络的工作。应用局部网络，可以实现网络中的资源共享，使办公中的关键业务实现了自动化。这时的办公自动化可以称为“主任级别”。（3）一体化阶段（1983—1990年）。在一体化阶段，办公自动化设备使用由局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展。把一个地区、几十个地区乃至全国的局部网络连接起来，就形成了庞大的计算机网络。采用系统综合设备，例如，多功能工作站、电子邮政、综合数据通信网等，可以实现更大范围的资源共享，实现全面的办公业务综合管理的自动化。1984年，美国康涅狄格州哈特福特市一幢旧金融大厦改建为“都市办公大楼（City Place Building）”，用计算机统一控制空调、电梯、供电配电、防火防盗系统，并为客户提供语音通信、文字处理、电子邮政、市场行情查询、情报资料检索、科学计算等多方面的服务，成为公认的世界上第一幢智能大厦。这一阶段已经是办公自动化的较高级阶段，办公自动化进入了“经理（决策）级别”。（4）全面实现办公自动化阶段（1990年至今）。办公自动化在该阶段采用以数字、文字、声音、图像等多媒体信息传输、处理、存储的广域网为手段，信息资源在世界范围内共享，将世界变成地球村。例如，1993年9月，美国政府正式宣布了“国家信息基础设施（NII）”计划，该计划以光纤网技术为先导，谋求实现政府机关、科研院所、学校、企业、商店乃至家庭之间的多媒体信息传输，使办公系统与其他信息系统结合在一起，形成一个高度自动化、综合化、智能化的办公环境。内联网可以和其他局域网或广域网相连，以获取外部信息源产生的各种信息，更有效地满足高层办公人员、专业人员的信息需求，达到辅助决策的目的。
在该阶段，人们在办公室中可以看到许多现代化的办公设备，如各类计算机、可视电子业务通信设备、综合信息数字网络系统、多功能自动复印机、传真机、电子会议室、缩微系统等。利用计算机以及由计算机控制的各类现代办公设备可以迅速处理大量的办公信息。
3．办公自动化的发展趋势
随着各种技术的不断进步，办公自动化的未来发展趋势将体现以下几个特点。（1）办公环境网络化。完备的办公自动化系统能够把多种办公设备连接成局域网，进而通过公共通信网或专用网连接成广域网，通过广域网可连接到地球上任何角落，从而使办公人员真正做到“秀才不出门，尽知天下事”。（2）办公操作无纸化。办公环境的网络化使跨部门的连续作业免去了纸介质载体的传统传递方式。采用无纸化办公，可以节省纸张，更重要的是速度快、准确度高，便于文档的编排和复用，它非常适合电子商务和电子政务的办公需要。（3）办公服务无人化。无人办公适合于那些办公流程及作业内容相对稳定，工作比较枯燥，易疲劳，易出错，劳动量较重的一些工作场合，如自动存取款的银行业务、夜间传真及电子邮件自动收发。（4）办公业务集成化。许多单位的办公自动化系统最初往往是单机运行，至少是各个部门分别开发自己的应用系统。在这种情况下，由于所采用的软、硬件可能出自多家厂商，软件功能、数据结构、界面等也会因此不同。随着业务的发展、信息的交流，人们对办公业务集成性的要求将会越来越高。办公业务集成要求 4 个方面，一是网络的集成，即实现异构系统下的数据传输，这是整个系统集成的基础；二是应用程序的集成，以实现不同的应用程序在同一环境下运行和同一应用程序在不同节点下运行；三是数据的集成，不仅包括相互交换数据，还要实现数据的相互操作和解决数据语义的异构问题，真正实现数据共享；四是界面的集成，就是要实现不同系统下操作环境和操作界面的一致，至少是相似。（5）办公设备移动化。人们可通过便携式办公自动化设备，如笔记本电脑通过电话线或无线接入轻而易举地与“总部”相连，完成信息交换、传达指令、汇报工作等操作，利用移动存储设备可以将大量数据很容易、很轻便地从一处移动到另一处。1995年，IBM开始一项“移动办公计划”，亚洲的IBM分公司都先后实现了这一计划。1997年，IBM中国公司广州分公司在中国内地率先实现了“移动办公”。据 IBM 韩国分公司统计，推行移动办公后，员工与客户直接接触的时间增加了 40%，有 63.7%的客户对服务表示更加满意，而公司则节省了43%的办公空间。（6）办公思想协同化。20世纪90年代末期，协同办公管理思想开始兴起，旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程与办公流程协同、跨越时空协同，它主要侧重和关注知识/信息与资源的分享，是今后办公自动化的一大发展方向。（7）办公信息多媒体化。多媒体技术在办公自动化中的应用，使人们处理信息的手段和内容更加丰富，使数字、文字、图形图像、音频及视频等各种信息载体均能使用计算机处理，它更加适应并有力支持人们喜欢以视觉、听觉、感觉等多种方式获取及处理信息的方式。目前人事档案库中增添个人照片、历史档案材料的光盘存储等就是其典型应用。（8）办公管理知识化。知识管理的优势在于注重知识的收集、积累与继承，其最终目标是要实现政府、机关、企业及员工的协同发展，而不是关注办公事务本身与单位本身的短期利益。只有实现单位的发展，员工的发展才有空间；只有实现员工的发展，单位的发展才有潜力。而“知识管理”正是实现两者协同发展的桥梁。（9）办公系统智能化。给机器赋予人的智能，这一直是人类的一种梦想。人工智能是当前计算机技术研究的前沿课题，也取得了一些成果。这些成果虽然还远未达到让机器像人一样思考、工作的程度，但已经可以在很多方面对办公活动给予辅助。办公系统智能化的广义理解可以包括手写输入、语音识别、基于自然语言的人机界面、多语互译、基于自学习的专家系统以及各种类型的智能设备等。
综上所述，办公自动化技术的发展前景是美好的。办公自动化技术能让人从繁重、枯燥、重复性的劳动中解放出来，使人们有更多的精力和时间去研究思考更重要的问题，最终把办公活动变成一个思考型而不是业务型的活动。
4．我国办公自动化的发展过程与现状（1）我国办公自动化的发展过程。我国办公自动化起源于 20世纪80年代初政府的公文和档案管理，其发展过程可以概括为以下3个阶段。
① 启蒙动员阶段（1985年以前）。我国的办公自动化从 20世纪80年代初进入启蒙阶段，1983年，国家开始大力推行计算机在办公中的应用，通过一个时期的积累，成立了我国的办公自动化专业领导组，它负责制定我国的办公自动化发展规划，并从硬件、软件建设上进行宏观指导。当时，计算机汉字信息处理技术有了突破性的发展，为办公自动化系统在我国的实用化铺平了道路。该阶段我国通过试点，建立了一些有效的办公自动化系统。1985年，我国制定了办公自动化的发展目标及远景规划，确定了有关政策，为全国办公自动化系统的初创与发展奠定了基础。
② 初见成效阶段（1986—1990年）。20世纪80年代末，我国开始大力发展办公自动化。这个阶段我国建立了一批能体现国家实力的国家级办公自动化系统，在各个省市县区的领导部门建立了一批有一定水平的办公自动化系统，同时做了一定的标准化工作，为建立自上而下的网络办公自动化系统打下了基础。1987年10月，上海市政府办公信息自动化管理系统（SOIS）通过鉴定并取得了良好的效果，在全国具有一定的示范性。在这一阶段，我国的单机应用水平与国外相近，并且基于此时国内通信设施落后、网络水平低的情况，国家已经开始对全国通信网络进行全面改造。
③ 快速发展阶段（1990年以后）。进入 20世纪90年代，随着网络技术、数据库技术的广泛应用，国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时，办公自动化开始进入一个快速的发展阶段，我国办公自动化系统的发展也呈现网络化、综合化的趋势。在该阶段，我国办公自动化的发展有两大群体，一个是国家投资建设的经济、科技、银行、铁路、交通、气象、邮电、电力、能源、军事、公安及国家高层领导机关这12类大型信息管理系统，体系较为完整，具有相当的规模。另一个群体是各企业、各部门自行开发的或者是一些软件公司推出的商品化的办公自动化软件。这些软件系统是根据用户的具体需求开发的，往往侧重于某几个主要功能，或者适合于某种规模，或者满足某些特殊需要，所以它的功能比较完善，并能较好地满足用户的实际需要，在一些中、小型单位具有较大的市场。
总之，办公自动化发展到今天，它的定义已由原来简单的公文处理扩展到整个企事业单位的信息交换平台，并实现了与系统支持平台的无关性，其功能也有极大的提高。然而随着计算机技术水平的不断提高和用户需求的不断增长，我国办公自动化的道路还很漫长。愿我们共同努力，为我国的计算机技术在办公自动化领域得到更好的应用做出我们应有的贡献。（2）我国办公自动化的现状。我国的办公自动化建设经历了一个较长的发展过程，目前各单位的办公自动化程度相差较大，大致可以划分为以下4类。
① 起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机的阶段，使用 Microsoft Office 系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。
② 已经建立了自己的 Intranet（内联网），但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有产生应有的效益。
③ 已经建立了自己的 Intranet，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。
④ 已经建立了自己的 Intranet；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界的联系畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet已经对单位的管理产生明显的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强单位的竞争能力。
目前，构筑单位内部网络平台并联结 Internet、实现办公自动化，进而实现电子商务（e-business）或电子政务（e-government）已成为众多单位的当务之急；设计信息系统方案、添置硬件设备、建设网络平台、选择应用软件也已成为每个企事业单位领导和信息主管日常工作的重要组成部分。（3）影响我国办公自动化发展的原因。我国办公自动化系统的发展，经历了和发达国家类似的过程。目前影响系统发展的主要因素有以下几个方面。
① 基础设施建设尚不完善。应用办公自动化产品的多数单位的计算机和网络基础设施建设尚不完善，仅依靠独立的个人计算机完成简单的文字处理和表格处理，或者利用网络进行简单的邮件交换，这并不能大幅度提高用户的工作效率。
② 系统的安全难以令人满意。自从第一台计算机诞生以来，安全就成了阻碍计算机应用的一个重要因素，尤其是在网络时代，Internet的深入应用同时也意味着外部窥探的到来。对于办公系统来说，由于传输、处理、存储的信息具有很高的价值和保密性，往往成为黑客和病毒攻击的目标，直接与Internet相连的办公系统的安全难以得到保障。
③ 与办公自动化相适应的规章制度不健全。办公自动化系统不同于一般的管理软件，它处理的电子化公文存在法律效力的问题，目前国内尚无这方面的立法规定。同时，单位内部也没有建立和完善相应的规章制度来保证办公系统的正常运行。在运用软件的管理过程中，必须有一种制度对人的行为进行管理，建立责任、诚信制度。
④ 落后的管理模式与先进的计算机网络化管理不相适应。单位投入大量资金实现办公自动化，但如果管理人员和办公人员的计算机水平跟不上，员工使用计算机的热情不高，网络管理混乱，基础数据不完整，则必然会造成办公自动化效果不明显。办公过程中引入计算机管理系统，必然对现行的体制产生影响，一部分领导干部和工作人员产生疑问和抵触情绪，将会妨碍现代办公管理系统的应用。
⑤ 领导的重视和工作人员的支持不够。在目前形势下，应当对机关和企业办公自动化负全责的 CIO（Chief Information Official，首席信息官）或信息中心主任没有真正获得应有的权力和信任，既要面对单位领导的直接指导，又要面临基层部门来自传统的阻力。显然，办公自动化的实施必须取得领导的重视和业务人员的支持。
⑥ 软件应用相对滞后于硬件平台。过去，许多企业开发的办公软件功能过于单一，长期以来成熟的办公自动化软件产品还主要以文字、表格处理为主，没有将用户其他方面，尤其是其业务处理的需求结合在办公自动化系统中。软件应用相对滞后于硬件平台，导致“有路无车”现象，很多单位只限于单机应用或简单的网络应用。
⑦ 没有慎重选择适合自身条件的设备、软件和服务厂商。不同的单位都有自己的特殊之处，适用于其他单位的软件不一定适合自己。然而，一些单位在实施办公自动化之初，没有事先对单位需求进行分析和设计，没有对各种系统进行咨询和考察，没有慎重选择与单位条件相适应的体系结构、设备、软件系统和能及时提供服务支持的厂商，结果造成对软件系统的期望值过高，软件应用过于庞大，软件功能与单位需求相差甚远。尽管硬件系统比较完善，仍导致“有路坏车”的现象。
近几年，计算机技术尤其是网络技术、通信技术、数据库技术、多媒体技术、虚拟现实技术等的飞速发展和应用，使我国办公自动化的发展呈现出新的景象，为办公自动化的发展提供了契机。项目小结
办公自动化是一种技术，也是一个系统工程。办公自动化是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以达到提高工作质量及工作效率的目的。
办公自动化一般可以分为事务处理型、信息管理型、辅助决策型 3 个层次。整个办公过程包括信息输入、信息处理、信息反馈、信息输出 4 个环节。一个完整的办公自动化系统应该能够实现 7 个方面的功能：内部通信平台的建立、信息发布平台的建立、工作流程的自动化、文档管理的自动化、辅助办公、信息集成以及分布式办公的实现。
办公自动化的发展过程在技术设备的使用上经历了单机、局部网络、一体化、全面实现办公自动化4个阶段。其未来发展将体现以下几个特点：办公环境网络化、办公操作无纸化、办公服务无人化、办公业务集成化、办公设备移动化、办公思想协同化、办公信息多媒体化、办公管理知识化以及办公系统智能化。我国办公自动化发展已经经历了 3 个阶段，因种种原因的制约，各个单位办公自动化程度有所不同。
掌握办公自动化，需要学会Word高级排版、表格设计，Excel表格处理、函数、图表，PowerPoint幻灯片课件制作，网络办公基础等。项目实训
办公自动化应用情况调查：请你利用节假日时间到一个具有一定规模的单位，了解其办公自动化的应用情况，并写出一篇调查报告。调查内容如下。（1）该单位的基本情况。（2）该单位是否有局域网？使用什么软件办公？（3）使用何种办公自动化系统？是否安装 MIS 系统？办公自动化对该单位的办公带来了什么好处？（4）你认为该单位办公自动化存在的主要问题是什么？是由什么原因产生的？（5）给该单位的办公自动化提出一些建议。项目二文档的基本处理
Word 2010软件是微软公司发布的办公软件Microsoft Office 2010中重要的组件之一。作为文字处理软件，它是普及性较高且易掌握的一款软件，它适用于多种文档的编辑排版，如书稿、简历、公文、传真和信件等。任务一简单文档的处理【任务目标】（1）掌握录入文本内容的方法。（2）掌握修改文本字体和段落格式的方法。（3）掌握为文本添加编号的方法。（4）掌握文档的创建、打开和保存以及文档保护等基本知识。（5）熟练运用多种方法进行文档的基本编辑、排版以及打印等操作。【任务分析】
在工作和学习中，经常要用计算机处理一些基本的文档，如公文、海报、招聘启事、合同等。利用 Word 2010 软件来制作和处理这些文档是最合适的。
本任务是制作一份学校内部下发的通知，其效果如图2.1所示。图2.1 “比赛通知”的效果图【任务实施】
1．新建一个 Word 2010 文档并保存
启动 Word 2010 软件后，系统自动建立一个空白文档，为了方便文档打开和防止以后文档内容的丢失，先将文档进行更名保存。操作步骤如下：单击“快速访问”工具栏上的“保存”按钮，此时打开一个“另存为”对话框，如图2.2所示。在“文件名”文本框中输入“通知”，单击“保存”按钮即新建一个文档名为“通知.docx”的文档。图2.2 “另存为”对话框对于 Word 2010 这样经常使用的程序，最好在桌面上建立它的快捷方式，这样可以在以后启动它时节约很多时间。
在 Word 2010 界面中，可以自定义“快速访问”工具栏增加或删除命令按钮。
2．文本的录入与编辑（1）设置输入法。在录入文本之前，最好先设置好使用的中文输入法。使用快捷键Ctrl+Shift 来选择一种中文输入法，如果文本中需要交替录入英文和中文，使用快捷键 Ctrl+Space可以进行快速切换中、英文输入法。对于经常使用的中文输入法可以通过“控制面板”中的“输入法”来定义热键，或者将其设置为第一种中文输入法，这样以后在切换输入法时会很方便。（2）录入通知的文本内容。文件建立之后，文档上有一个闪动的光标，这就是“插入点”，即文本的输入位置。选择好输入法后，直接输入文字即可。
由于目前的办公软件都具有强大的排版功能，因此，在文字和符号录入过程中，原则上首先应进行单纯录入，然后再运用排版功能进行有效排版。基本录入的原则如下。
① 不要用 Space 键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。
② 不要用 Enter 键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按 Enter 键。
③ 不要用连续按 Enter 键产生空行的方法进行内容分页的设置。图2.3所示为通知文本单纯录入后的效果。图2.3 通知文本单纯录入后的效果录入文本时有“插入”和“改写”两种状态。比较常用的为插入状态，状态栏上有“插入”两个字；如果要变为改写状态，可单击“插入”，此时，“插入”变为“改写”，输入字符则将后面的字符覆盖。也可以按Insert键在“插入”和“改写”两种状态之间进行切换。（3）录入特殊符号。文档中除了文字外，有时还会根据内容需要输入各种标点和特殊符号（如×、♂、※、◎、№、§等）。符号的输入方法有很多种，通常使用菜单“插入”→“符号”即可插入曾经使用过的符号，如图2.4（a）所示。如果没有出现想要的符号，则点击下方的“其他符号”弹出“符号”对话框，在“符号”对话框中可以找到我们所需要的符号（符号一般在“字体”的下拉项 Webdings、Wingdings 1 或 Wingdings 2 中）。例如，需插入特殊符号“×”，可在 Wingdings 2 中找到，如图2.4（b）所示，选中它后，单击“插入”按钮即可。图2.4 （a）插入符号图2.4 （b）“符号”对话框（4）编辑文本。如果在文档录入过程中需要进行编辑操作，具体方法可参见本节“相关知识”栏目的内容。
3．设置字体和段落格式
文档中字体格式包括字体、字号、字形、文字效果、字间距等的设置；段落格式主要包括段落对齐、缩进、段间距、段前距、段后距等的设置。基本设置通过“格式”工具栏就可实现，复杂设置分别通过“格式”菜单下的“字体”、“段落”命令进行操作。图2.5和图2.6为“字体”对话框，图2.7是“段落”对话框。可以通过对话框上的选项对字体和段落进行设置，最后单击“确定”按钮即可。图2.5 设置字体格式图2.6 设置字符间距
本例按照下面的要求对文本进行字体和段落的设置。（1）标题为三号黑体字，居中，段后距为 1行。正文为宋体小四号字。（2）第3段“比赛时间”后面的时间为红色、粗体、带底纹。第 4 段的“学校排球场”字符缩放为150%，字间距加宽为1.5磅。（3）第9段的时间部分加下划线。（4）第2、9、10段为首行缩进2个字符且段前距为1行，第3～8段段落左缩进2个字符，第11、12段设置为右对齐方式且段前距为1行。图2.7 “段落”对话框
按照以上要求设置之后，比赛通知的效果如图2.8所示。另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效果，可使用“格式刷”按钮复制文本格式。具体操作步骤如下：首先选择要被复制格式的文本；然后单击“开始”→“格式刷”按钮，这时鼠标指针变成刷子形状；最后用刷子形状的鼠标指针选择需要复制格式的文本，这样被选择文本的格式就与原文本的格式相同。图2.8 “比赛通知”设置过字体和格式的效果单击“格式刷”按钮，只能复制一次，双击“格式刷”按钮，可以多次复制格式，想结束格式复制时，再次单击“格式刷”按钮即可。
4．通知中的编号设置
选中第3～8段，选择“开始”→“”命令，打开“定义新编号格式”对话框，如图2.9所示，进行自定义设置。图2.9 “自定义编号列表”对话框
在打开的“定义新编号格式”对话框中，把“编号格式”文本框中“1.”后的“.”删除，输入一个“、”即可。注意不要将带域的部分删掉。此时，在“预览”框中可以看到结果。单击“确定”按钮，回到“定义新编号格式”对话框中，单击“确定”按钮即可。此时，文本编辑和排版全部完成，效果如图2.2所示。【相关知识】
1．自动保存文档
Word 2010 为用户提供了多种保存方式，并且具有自动保存功能，可以最大限度地保护因意外断电或死机而引起的数据丢失。选择“文件”→“选项”命令，在打开的“选项”对话框中选择“保存”选项卡，如图2.10所示，选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框并设置自动保存的具体间隔时间，最后单击“确定”按钮即可。
2．文档保护
如果某个文档不希望被别人看到或修改，就可以为该文档设置密码将其保护起来。操作步骤如下。图2.10 “保存”选项卡（1）选择“文件”→“信息”命令，如图2.11所示，在打开的“保护文档”对话框中选择“用密码进行加密”选项卡。（2）将文件“另存为”时，单击“另存为”对话框右下方的“工具”下拉按钮，再点击“常规选项”命令将弹出“常规选项”对话框，在“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”后面的文本框中分别输入密码字符（这两个密码可以是相同的，也可以不同），如图2.12所示。单击“确定”按钮后再次输入密码进行确认，即把刚才输入的密码再次输入一遍后，就完成了密码保护设置。图2.11 “安全性”选项卡图2.12 另存为文件时的“常规选项”对话框（3）再次打开文档时，需输入打开文档的密码才能打开文档。若想修改文档，需输入修改密码才能修改。若只打开不修改文档，则文档以只读的形式打开。（4）如果需要取消密码，则重复上面步骤（1）的操作，将文本框中原有的密码删除，保存即可。在设置密码时最好选择好记的字符串，若忘记密码，是无法打开文档的。可以不设置修改文件时的密码，也可以让其和打开密码一致。
3．文档的基本编辑
文本的编辑是指文本字符的选择、修改、删除、复制、粘贴和移动等。（1）选择文本。在所有的编辑操作之前，首先必须选择文本，也就是确定编辑的对象。选择文本有多种方法，常用的有鼠标拖动法和选择栏法。
鼠标拖动法：对于连续的文本，将光标定位在起点，然后拖动鼠标指针到终点选中文本。对于不连续的文本，使用Ctrl+鼠标拖动即可。
选择栏法：选择栏的位置在文本左边的空白区域，单击选择栏选择当前一行，双击选择栏当前选择一段，三击选择栏当前选择全文。（2）修改文本。一般来说，修改文本是先将光标定位到错误字符之后按BackSpace键或将光标定位到错误字符之前按 Delete 键。也可以先选择出错内容的文本，然后直接输入新的文本，这样既可以删除所选文本，又在所选文本处插入新的内容。（3）复制、移动、删除。必须先选择要进行操作的文本，才能进行复制、移动、删除操作。常用的操作方法有鼠标拖动法和快捷键法。
鼠标拖动法：移动鼠标将指针所选内容拖动到新的位置，就移动了文本；如果按住 Ctrl键移动鼠标，将所选内容拖动到新位置，就复制了文本。
快捷键法：Ctrl+X组合键用来剪切，Ctrl+C组合键用来复制，Ctrl+V组合键用来粘贴，Delete键用来删除，复制与粘贴、剪切与粘贴组合分别实现复制、移动操作。“粘贴”有3种形式，即“保留源格式”、“合并格式”、“只保留文本”。（4）撤销和恢复。Word 2010 提供了撤销和恢复操作，可以对错误操作予以反复纠正。撤销操作的方法为：单击“快速访问”工具栏上的“撤销”按钮，或者使用Ctrl+Z组合键。恢复操作的方法：单击“快速访问”工具栏上的“恢复”按钮，也可使用Ctrl+Y组合键或者按F4键。
4．自动更正“自动更正”命令，本来是用于对用户输入的字词错误进行自动更正的。例如，输入“再接再励”，利用该功能，Word 2010 软件会自动更正为“再接再厉”。但是利用此功能，也可以将办公中经常需要输入的文字、词语、特殊符号用一个简单的符号代替，以后要输入该简单符号，软件将会自动转换为对应的文字、词语、特殊符号。若将“oa”更正为“办公自动化”，操作步骤如下。
选择“文件”→“选项”→“校对”→“自动更正选项”命令，打开“自动更正”对话框，如图2.13所示，在“替换”文本框中输入“oa”，在“替换为”文本框中输入“办公自动化”，单击“添加”按钮添加到自动更正词库里，此时“添加”按钮变为“替换”按钮，单击“确定”按钮即设置完毕。以后在文档上输入“oa”，则会自动出现“办公自动化”。图2.13 “自动更正”对话框如果不想让文档录入时出现自动更正功能，则在“自动更正”对话框中取消选中“键入时自动替换”复选框即可。
5．拼写和语法
文本录入完成后，有时会出现一些不同颜色的波浪线，这是因为 Word 2010 具有联机校对的功能。对英文来说，拼写和语法功能可以发现一些很明显的单词、短语或语法错误。如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上红色波浪线；如果有语法错误，则英文句子下面自动加上绿色波浪线，如图2.14所示。但是对于中文来说，此项功能不太准确，所以用户可以选择忽略。
若将“I am a girl”写成“I is a girlll”则会出现图2.14所示的错误提示，选择“审阅”→“拼写和语法”命令，打开图2.15所示的对话框，此时可以对错误进行更改，也可以忽略。图2.14 联机校对后的结果图2.15 审阅拼写和语法
6．查找和替换
查找和替换是一种常用的编辑方法，可以将需要查找或者替换的文字进行快速而准确的操作，从而提高编辑的效率。
例如，实例中多次出现“学生”。下面介绍如何查找“学生”，并把“学生”全部替换为“大学生”。（1）查找文本。选择“开始”→“查找”命令，打开“查找和
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