时间不够用，现在就行动(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者：曹国记

出版社：台海出版社

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时间不够用，现在就行动试读：

前言

时间是一个非常有趣的概念，人们常常不会刻意关注它是否存在，但是它往往无处不在，而且支配着人们生活的每一天、每一时、每一刻。有了充裕的时间，人们可以做更多自己想要做的事情以及喜欢做的事情，享受生活、参加工作、实现自己的人生价值，等等。从这个角度来说，时间或许是最奢侈的消费品了。但多数时候，人们并没有意识到时间在走动、在流逝，每一个人每天从床上睁开眼，到晚上睡觉，在整个过程中不会刻意关注时间的存在，对人们来说，时间再普通不过了，以至于普通到常常被人忽略掉。这种忽略恰恰会导致他们对时间安排缺乏合理的选择，或者说会导致他们产生不合理的甚至错误的时间利用观念。

艾琳是一家广告公司的文秘，她的工作比较轻松自由，每天的主要工作就是打印和复印文件，或者将上司的一些通知传达给各个部门，这些工作往往不具有太大的挑战性。正因为长期从事这类工作，她对于时间并没有什么太深刻的想法，也没有时间概念。每天8小时工作制的生活让她陷入一种麻木的、无聊的状态，无论对于工作还是生活都缺乏一个完整的规划，尽管这种状态让她觉得自由，觉得生活中可支配的时间非常多，可是她的时间分配比较混乱，而且每次遇到本职工作以外的事情，常常忙得不知所措，觉得时间不够宽裕。

林先生是一家外贸公司的普通员工，他每天的主要工作是负责填写和跟踪订单信息，虽然工作算不上多累，但是比较烦琐和枯燥，容易引发倦怠。工作两年以来，林先生始终觉得生活和工作比较压抑，毕竟在这样的工作中，他常常会发现自己比其他人都要忙，有时候一整天也闲不下来，可是最终的工作量和工作价值都不算太大。

吴先生与林先生不同，作为一家公司的主要负责人，他每天都要应对各种各样的工作，管理和分配任务、下达指令、应酬、会议、汇报等，他的工作清单永远都是满格的，有时候他想要做这件事，有时候又想要做另外一件事，常常在一大堆工作中弄得手忙脚乱，甚至不得不牺牲掉假期。

孟晨是一个个体户，但一直有一个文学梦，平时也喜欢写作。他曾专门制订了一个计划，要求自己在三年时间内完成一部有关自己生活的中篇小说，可是五年时间过去了，小说连三分之一也没有写完。孟晨经营着一家体育用品商店，虽然生意还不错，可是平时空闲的时间比较多，而且他有时候完全可以将生意交给弟弟来打理。但即便如此，他依然不着急出书，每次不想写书了，就会这样告诉自己：“我的时间还多着呢，不用在意这一天两天。”

以上几个人的生活状态和生活模式各不相同，但是他们都存在一个相同点，那就是不能够很好地掌控和管理好自己的时间。艾琳的最大问题在于她一直以来对时间都没有什么概念，也不懂得珍惜时间和规划时间，所以无法正确地安排好时间；林先生或许是一个兢兢业业的人，但是烦琐的工作让他变得有些低效，以至于他总是将工作充满整个上班时间，或者他认为自己的时间只有这么多，自己能做的只有这么多；吴先生是一个大忙人，他的时间或许是最紧凑的，真正的问题在于吴先生常常觉得时间是有限的，自己根本没有多余的时间做其他事，可是变换顺序有时候会让时间应用变得更加灵活、高效；孟晨是以上几个人中最自由的一位，他的时间控制度应该是最高的，可是对他而言，时间似乎永远是充裕的，无论什么时候做事都不会太迟，而这成为他丧失时间优势的关键。

如果对这几个人进行分析，就会发现他们之所以会出现一些障碍和问题，主要在于他们对时间的看法和态度，而对于时间的看法往往决定了人们使用和支配时间的方式，也决定了人们在时间使用过程中的效率。上面四个人从本质上来说都缺乏时间管理意识，也缺乏时间管理的能力，由于无法正视时间的价值，无法培养和树立正确的时间观念，他们常常会浪费掉许多时间，并觉得时间不够用。

在日常生活和工作中，这样的人非常常见，他们对于时间的认识比较肤浅，有的人甚至根本没有意识到时间的价值，正因为如此，他们无法真正掌控好自己的时间，造成时间的严重浪费。

对于时间的漠视和认知不足，是造成时间不够用的一个根本原因，而另外一个容易被忽视的问题是，每一个人的时间都非常有限。人们可以对自己的日常时间安排做一个大致的总结，先确定人们的工作时间为40年（20岁~60岁），接下来对每一项时间开支进行分析：

每天睡觉的时间为标准的8个小时，那么在40年的工作时间内，人们仅仅在睡觉这一项上就将花掉13.3年的时间。以此类推，一日三餐所花费的时间按照2.5个小时来计算，那么吃饭将会耗费4.2年时间；每天交通耗时1.5个小时，40年下来就是2.5年的时间。每天打电话、看电视、上网要花费数小时，再加上刷牙、洗脸、洗澡、看报纸、休假、生病、状态不佳等时间，人们会吃惊地发现自己在40年的时间里真正投入到工作中的时间也许只有短短的3.3年，这也就意味着多数人只有差不多3.3年的时间来处理各项工作，并借此创造人生的价值。

多数人恐怕都没有意识到自己的时间其实少得可怜，并没有意识到自己的时间根本经不起挥霍。这些只是日常生活的正常消耗而已，如果工作方式和工作状态再受到影响，就会进一步压缩原本就所剩无几的时间，使得他们在时间的支配上常常觉得捉襟见肘。2  你的时间都浪费到哪儿了？

很多时候，人们会产生一种“我很忙”的感觉，自己似乎总是有做不完的工作，有开不完的会议，有讨论不完的议题，即便每天再增加24个小时，他们也无法轻易抽出时间休息。但事实上，他们真的很忙吗？未必如此。

对于多数人来说，每一天的时间与工作量基本上都会保持一个平衡，少数勤奋的人、高职位的人，或者社会精英，可能会因为能力更强而承担更多的责任，但对于普通人来说，他们并没有那么多的事情要做。无论是职场环境中普遍实施的标准工作制，还是个人日常的时间安排，8~10个小时的工作量已经很大了，而这些时间也基本上可以应对每一天的工作，那些声称每天都需要加班的人，往往有两种情况：第一种，管理者要求每个职员加班，就像亚洲许多公司都存在加班现象，这里所说的加班常常是因为管理者额外增加了工作量，或者做了一些原本不该去做的事情；第二种，是工作的人本身的执行力不高，没有在规定时间内完成自己的工作，以至于不得不花费更多时间来完成工作。

很多人之所以觉得自己很忙，原因就在于第二点，这是浪费时间造成的，而如果将这一点放大来分析，就会知道自己究竟将时间都浪费在什么地方了。

缺乏计划：许多人做事缺乏计划，甚至根本不做计划，遇事直接执行，结果常常因为做事方法不对、资源不足、方向不对、突发意外、能力不足、流程混乱、细节考虑不周到等一系列问题半途而废。他们愿意将做计划的时间节省下来，可是却导致执行变得盲目而混乱。

主次不分：工作往往有价值上的高低，可是一些人愿意将所有的工作一视同仁，结果常常造成小事、琐事全部做完，而要事、大事积压在一起无暇处理。实际上，只要制订好正确的工作顺序，工作并不会给自己带来多少麻烦。

多任务同时进行：一些人经常标榜自己出色的工作能力和协调能力，他们更愿意信心满满地同时追求多个目标，但人的精力和时间都是有限的，盲目地执行多个任务，可能会导致多个任务之间产生相互纠缠、干扰的局面，最终一样工作也做不好，还会无端造成不必要的时间浪费。

充当“老好人”：在生活中，总会有一些人愿意充当“老好人”的角色，他们对于他人的请求基本上是有求必应，而这种“乐于助人”的性格往往会耽误自己的本职工作，毕竟每个人的时间都是有限的，当他们愿意在别人的工作上耗费更多时间的时候，就意味着自己的工作被一次次搁置。

不务正业：如果对每一天的时间进行总结和分析，许多人会发现自己每天都要浪费大量的时间在一些无价值的事情上，比如玩网络游戏、与朋友煲电话粥、经常性地发呆、大白天也在床上呼呼大睡、逛商场，他们原本有许多时间应对工作，可是大量的时间浪费让他们在工作时常常觉得捉襟见肘。

任意拖延：当一些人开始工作的时候，也许他们会非常投入，也许他们能够保持最好的工作状态，可问题在于这些人在准备开始工作这个环节上总是表现得拖拖拉拉，他们几乎从没打算过按时开工，也许他们的计划单上会标明“上午8点开始工作”，但是真正开始执行的时间或许会延迟到“下午2点”或者“明天上午8点”。

事事亲力亲为：在面对工作的时候，许多人更愿意亲自去做，这更容易让自己放心，不过一旦事事亲力亲为，就可能会带来很大的麻烦，因为人们的能力、资源、时间都不可能支撑起繁杂的工作量，此外，合作是工作的一个基本原则，在面对一些比较复杂的工作时，适当寻求帮助，寻求合作伙伴，无疑会节省更多的时间。

不能一次性把工作做完：有些人在工作中劲头十足，但是却常常在工作过程中中断工作，然后延迟到后面几天去完成，而一旦不能一次性将工作做完，问题就可能会变得更加复杂，此时人们将要花费更多时间处理事情。

缺乏热情：工作状态往往决定了工作效率，而工作效率又直接决定了工作时间，一旦人们缺乏热情，就会降低工作的专注度，而且人们容易在劳累的时候对工作感到反感，这种状态无疑会造成更大的时间浪费。

不良习惯：在日常生活和工作中，人们常常会养成一些不良的生活习惯，比如工作前喜欢抽一支烟，有事儿没事儿喜欢煲电话粥，过度沉溺在微信朋友圈中，工作时喜欢左顾右盼或者发呆，经常性敲桌子，这些不良的习惯一方面会分散工作时的注意力，一方面则会导致时间消耗在无意义的动作和行为上。

完美主义在作祟：在日常生活和工作中，常常会存在一些对工作比较严苛的人，这类人不允许自己在工作中出现哪怕是很小的错误和漏洞，对他们来说，任何一个细节都必须做到完美，而这种态度可能会让他们过度痴迷于完善工作当中，并导致大量的时间被消耗掉。

在这些浪费行为中存在几个基本问题，包括效率低下，选择不对，工作不专注，能力不高，规划不明确。这些做法往往会增加不必要的负担，严重压缩和消耗自己的时间。“我很忙”的本质同样是对于时间的管理能力不足，一个人如果做5件事觉得很忙，做同类型的3件事也总是抱怨自己非常忙，那么很有可能在时间使用方面出现了问题，更深一步来说，他对于时间也许出现了错误的认知。3  管理时间，才能产生价值

正如前文所说，人们通常都不会意识到自己时间的多少，对他们来说，时间似乎是无限的，每一个人几乎每一天都有大把的时间可供使用，这样就导致了他们在利用时间的问题上产生一些错误的想法，最明显的就是随意将时间浪费在一些毫无意义或者没有多少价值的事情上，这些人除了每天必须花一点儿时间做那些要做的事情（吃饭、睡觉、学习、社交、工作等），他们花在其他方面的时间几乎没有多少价值。

比如一部分人缺乏明确的规划，也没有什么人生目标，既不想工作，也不想通过学习来提升自己，每天只沉浸在无意义的网络游戏之中，要么就沉浸在不切实际的幻想之中。这种人做事缺乏远见，也缺乏耐心和自知之明，他们通常对时间漠不关心，也不关心自己究竟要花费多少时间做某一件事，这样就导致时间的巨大浪费。

还有一些人声称自己每天都在工作，都在想办法创造价值，但问题在于他们所花的时间是否真的产生了价值，这些价值是否与时间上的投入成正比？此外，这些人是否真的对时间进行了合理安排，如果换一种方式，时间的价值会不会更大？他们同样没有认真思考过这一类问题。

英国著名历史学家诺斯古德·帕金森在1958年出版了一本名为《帕金森定律》的书，他在书中提到了一个非常重要的观点：工作常常会自动膨胀，并且占满所有可用的时间。按照他的说法“你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间”，当管理者给职员下达“必须在12个小时之内完成工作”的指令时，即便职员能够在8小时内完成工作，他也可能会拓展到12个小时；当某个人给自己设定3小时的工作期限时，即便他有能力在2个小时内完成任务，也会做满整整3个小时。

这个定律就是时间管理缺乏的一个重要表现，因为对于工作者来说，时间似乎是充足的，自己没有必要去争分夺秒，或者说他们并未意识到“2个小时做完”与“3个小时做好”究竟有什么区别。如果一个人善于进行时间管理，那么他就会严格控制好时间，花费2个小时完成工作，然后用另外1个小时做其他有价值、有意义的事情。

所以，那些自认为每天都在应付工作的人，也许并没有将工作真正落实到位，因为他们将许多原本可以节省下来的时间也都消耗掉了，也就是说那些多出来的时间基本上都处于无价值的状态。

想要减少和杜绝时间浪费，最有效的方法就是进行时间管理，通过时间管理来提升时间的使用效率。所谓时间管理指的是以事先规划和运用技巧、方法与工具的方式来达到灵活、有效运用时间的目的，从而实现个人或组织既定目标的方法。在时间管理的核心内容中，效率是一个重要的内容，在单位时间内能够做出更多有价值的事，能够创造更多的价值，这就是时间管理的效能体现。

比如甲和乙都是某公司的职员，两个人工作能力相仿，做的工作也大致相同，每天固定的工作时间也都是8个小时，如果甲运用科学的时间管理方法进行管理，而乙并不注重时间管理，那么双方之间的差距可能会显现出来，这时候可能会出现以下几种情况：

——甲每天在工作时间内能做8项工作，而乙只能做7项；

——甲乙都能做8项工作，但是甲的质量更高，乙的办事质量相对较低；

——甲乙都能做8项工作，但是甲选择正确的顺序，先做重要的，然后做次要的。而乙的工作毫无顺序可言，想到什么做什么，结果次要的事情做了，而重要的工作却没有完成。

相比之下，由于甲成熟运用了时间管理方法，在时间的控制和使用上更加游刃有余，效果也更好。乙则处于慌乱无序的状态，对于时间的安排缺乏认识，因此会失去控制力，导致工作效率不高。

可以说，每一天的时间都是固定的，但是不同的时间安排方式会决定时间的使用效率。早期的时间管理往往更加偏重于增加工作时间，这一点到如今依然比较普遍，一些传统行业尤其是劳动力密集型的低端制造业，通常没有办法做到智能化，因此会偏向于增加人数和增加工作时间。

在亚洲，有许多工厂和企业并不会遵循8小时工作制，一些加工厂和代工厂的工作时间可能超过了12个小时，而这种简单的管理模式并没有带来太大的效益，毕竟高强度的劳动实际上并没有带来多少效益的增加。研究发现，当一个人的工作时间超过8个小时之后，职员通常更容易产生倦怠心理，并出现体力下降、注意力不集中的状况。

增加工作时间并不会直接对效率提升产生多少帮助，此外，效率还体现在时间的精准分配上，即什么时候做什么事，先做什么事，这里的效率指的是最快接近或者达到目标的方法，或者说达到一种平衡。

总的来说，时间管理是一个比较大的概念，把握时间管理的一个核心就是规划与安排，其中对重要事情的规划与安排是管理的重中之重。因为时间是有限的，个人的精力也是有限的，人们必须想方设法在最短时间内完成任务，必须想办法在有限的时间内做出更多更有价值的事情。通过有效的时间管理，往往就可以确保利益和价值的最大化。4  时间管理的发展脉络

许多人都对时间管理感到陌生，但事实上时间管理已经经历了好几个发展阶段，而这些不同的阶段也是时间管理理论发展的不同阶段。

——第一代时间管理理论

第一代的理论看重时间的增加以及备忘录的运用，管理者侧重如何在忙碌中调配时间与精力。在这一代的理论中，管理者非常看重时间的增加，这种增加在于当人们感觉任务繁重，无法在规定的工作时间内完成任务时，就会采取加班加点的方式，以此来延长工作时间。在很多企业中，管理者会要求员工加班，这是最原始也最直接的时间管理方式，一些自觉性比较高且比较勤奋的人，也经常会通过加班的方式来争取更多的时间。

备忘录就是将所要做的项目逐条列出来，制成一个相对简单的工作任务清单，工作者每完成一件工作，就用笔勾掉一件，从而确保时间利用得到控制和管理。一般来说，工作比较忙的人，会采用这种方式。

第一代的时间管理理论比较粗犷，时间管理不够精细。比如增加工作时间并不能从本质上提升效率，而且时间往往是有限度的，过度增加工作时间必定会压缩休息时间，从使用效率的角度来说，过分看重加班往往会造成时间上的浪费。备忘录的存在只是单纯地进行一个记录，对于工作效率的提升同样没有多少帮助。总体来说，第一代时间管理理论的应变能力很强，但是却缺乏整体上的规划。

——第二代时间管理理论

第二代理论侧重行事历时间管理法，它强调工作计划和时间表，管理者明显意识到时间管理需要侧重规划未来，因此在工作之前会将所有要做的工作全部列出来，制作成一个清单，然后对自己所要做的每一项任务都制订一个时间安排。比如早上6点~7点应该做什么，午后3点~5点应该做什么，当每一件工作任务都设定好开始和结束的时间后，整个工作计划变得有条不紊。

计划往往是工作的一个重要组成部分，当工作计划制订之后，整个工作流程会显得更加顺畅，不过这些计划往往不够精细，只是设定了一个大致的工作安排和时间期限，而没有侧重描述各项工作的主次和顺序，这样就会导致人们经常将重要的事情落下，而将那些次要或者根本没有什么价值的工作优先进行解决。

——第三代时间管理理论

第三代理论讲求优先顺序的观念以此来提升办事效率，一般来说，当工作任务繁多，甚至没有办法在规定时间内做完的时候，管理者会依据轻重缓急来做事，决定自己应该先做什么事，后做什么事，重点做什么事，什么事情可以适当靠后，以及什么事情做不做无所谓。为了明确自己的工作顺序，一般会采取四象限法来设置。

著名管理学家史蒂芬·柯维是时间管理四象限法这一理论的创始人，所谓四象限法实际上就是按照轻重缓急划定四个象限：第一个象限是重要且紧急的事情（解决财务危机、应对客户投诉、临时参加重要会议、处理突发状况）；第二个象限是重要但不紧急的事情（进行培训、制定规章制度、与客户建立联系）；第三个象限是紧急但不重要的事情（客人的来电、上厕所）；第四个象限是既不紧急也不重要的事情（闲聊、逛超市、写博客）。

比如有一个人某一天要做的事，包括向老板汇报工作，对当月的工作做一个大致的总结，逛超市，接听朋友的电话，这些不同类型的任务原本可以安排在不同的时间段来解决，不过为了保证一个更合理的安排，就需要对相关任务编排顺序。向老板汇报工作非常重要，而且也比较紧急，因此需要尽早完成，最好早上一去公司上班，就要立即赶往老板的办公室汇报。工作总结比较重要，但是并不急于一时，它们需要花费一天甚至几天的时间来完成，因此可以在汇报完之后去做。朋友的电话突然打来，属于紧急但不重要的事，这类事在工作繁忙的时候可以适当缓一缓，在空闲时则可以直接接听。逛超市并不重要，也不紧急，完全可以在下班之后去做。

有时候工作任务很多，甚至多到做不完，那么就可以相应地按照四象限法来进行划分和排序，把重要的事情先做了，一些无关紧要的工作完全可以放在最后去做，没时间的话干脆就不要去做。第三代理论理清了工作的顺序，确保在有限的时间里创造出更多的价值，但是往往缺乏远见。

——第四代时间管理理论

第四代理论从根本上否定“时间管理”这个名词，强调对个人进行管理。管理者不再过分看重时间与事务的安排，而是将重心放在维持产出与产能的平衡上。在这个发展阶段，时间管理更加注重健康、工作、心智、人际关系、理财、家庭、心灵思考、休闲等方面。

最著名的是强调一切以自然法则为中心的罗盘理论。这一理论认为一个人的决定要么离个人制订的目标很远，要么就离个人的目标很近，因此它摒弃了传统上追求更快、更好、更具有效率的观念，将片面追求速度改为寻找正确的方向，也就是说将“做多快”变成“从哪儿开始做”，它侧重于提供一个接近目标的方向，所以这种管理理论强调每一天、每一个时段的行动都要与未来的目标很接近。

随着时间越来越受重视，时间管理理论也越来越完善，不过德国管理学教授约翰·胡格在总结前四代时间管理理论的时候，意识到了一个重要的问题：人们通常会迫于时间的压力，想办法提高效率、追求效能、挖掘潜能、平衡工作和生活，以此来达到缓解时间压力的目的，这几乎是前四代时间管理的原则与核心内容。事实上，这些方法在一定程度上起到了作用，但在更多时候，人们依然没有感觉到自己的生活和工作中的时间安排有多大改善，混乱无序的状态依然经常会出现。

胡格教授对此提出了自己的看法，他认为造成时间浪费、短缺和无序状态的原因在于人们一直都在主张“以自我为中心”的生活模式，在这个模式中所有的时间安排都过于主观，而这并不是真正高效的时间管理方式，因为外在的因素同样会影响和破坏时间的利用效率，所以人们需要将他人也纳入到自我的时间管理之中，这样才能实现全方位的平衡，从而在根本上解决对时间的困惑。

胡格教授将自己的观点当成第五代时间管理理论的核心，不过从时间管理的发展历程来看，目前胡格教授的理论想要成为真正的第五代时间管理理论，还需要获得更多的认同，但即便如此，他也为时间管理的发展做出了重大贡献。

当然无论社会如何发展，环境如何变化，时间管理在不同时期都产生过重要的作用，而且在很多时候，人们并没有刻意将这几个不同的理论区别开来对待，而是将其灵活运用，甚至综合起来使用，从而确保在合适的场合下发挥最大的效益。内容延伸：时间管理的误区

现代社会，人们对于时间管理越来越重视，因此对时间管理的要求也越来越严格，在形形色色的时间管理方法和工具中，人们总是希望自己能够做得更加完美一些，能够将每一点时间都掌控和安排得很完美，可越是如此，越容易陷入几个时间管理的误区。

——时间管理就是追求更快的工作速度

提到时间管理的时候，人们通常会意识到时间管理的核心就在于提高工作效率，而效率往往和速度挂钩，因此很多人会觉得时间管理的目的就是加快速度，以便能够在短时间内做更多的事。可实际上时间管理的目标是将工作做得更好，这个更好不等同于更快，它还包括了更多的元素，比如质量，比如效益，如果一项工作只注重速度而不注重质量和效益，那么整体的工作仍旧是失败的。

此外确保平衡也是时间管理的一个重要内容，随着社会的发展，人们越来越注重分享，越来越注重生活与工作的平衡，一些人开始提倡慢节奏的生活，因为当工作慢下来后，工作会显得更加顺畅，时间的压力也会相应地不断降低。而个人在工作中感到舒畅，将会维持更好的工作状态以及更高的办事效率。

——时间管理需要制订完美的计划

时间管理可以将事情安排得更为合理，但初学者通常会产生一些错误的想法，比如他们会觉得安排得更为合理就意味着制订一个完美的计划，但没有任何一个计划是完美的，任何一个计划都不可能保证每一点时间都得到有效利用。想要确保计划的完美，本身就会增加不必要的时间浪费和不必要的压力。一些人会借助时间管理工具来做好规划，但同样地，没有任何一种工具是完美的，发挥出各个工具的优势就可以了。

——时间管理往往能够起到立竿见影的效果

人们对于时间管理往往存在一些比较极端的想法，比如有的人认为花费时间去制订计划、去寻找合适的时间管理工具，或者想办法进行整理和归类，这本身就是一种浪费时间的做法，因此他们并不相信时间管理真的能够节约时间。还有一些人则过于相信时间管理的魔力，他们坚定地认为一些工具、软件、方法以及理论可以帮助他们解决各种问题，并且效果非常明显。但并非所有的时间管理方式都能起到立竿见影的效果，有很多时候，时间管理需要持续一段很长的时间，其效果也需要经过很长一段时间才能慢慢显现出来。

——时间管理可以随时随地都让人从容地应对工作

时间管理可以当成一种协调时间、协调任务的方式，而这种方式并非万能，无论是时间管理方法，还是时间管理的工具和软件，都不具备自主解决问题的能力。想要让工作和生活更加从容有序，最根本的因素在于人，人才是控制时间、进行时间管理的关键。而人的精力和能力往往是有限度的，因此他们不可能一直都保持旺盛的精力和解决问题的能力，一旦个人精力和能力受限，那么就无法解决眼前的问题，这个时候单纯依靠时间管理的方法根本不能真正解决问题。

还有一个不可忽视的问题是，当人们制订了合理的计划，运用了良好的时间管理工具时，有可能会受到外在因素的干扰，所以任何人都必须懂得适当排除外在的干扰，或者制订类似预防措施，以应对突发状况。或者也可以说，防止外在干扰本身就是时间管理应该考虑的一个组成部分。

——时间管理是为了提升意志力和自控力

人们通常会觉得自己经常拖延、做事注意力不集中，原因在于意志力和自控力不够。意志力不足的话，个人在工作中就缺乏持久的耐力，凡事只有三分钟热度，而且喜欢拖延；自控力不足的话，个人在工作的时候难以保持更好的状态，并且容易被外在环境干扰。可实际上当一个人经常性拖延或者注意力不集中时，可能只是因为自己缺乏具体的行动和方法罢了。单纯地将时间管理当成提升意志力和自控力的方法显然不对，它的一个重要作用是明确自己需要做什么、什么时候做以及做事的具体方法和步骤，从而有效提升执行力。

——学习时间管理是为了制订清晰的目标

许多人都认为自己缺乏目标，或者目标不明确，以致做事情的时候出现混乱，正因为如此他们会主动学习时间管理，并将其作为明晰个人目标的重要方法。事实上，时间管理无法帮助人们找到清晰的目标，它只能帮助人们加快实现目标。时间管理的目的是提升行动力和执行力，而不是单纯地给人们提供一个可供追求的目标。

除了以上几个误区之外，人们还对时间管理存在诸多的误解，而大多数误解都来源于人们将时间管理当成万能药。现在的社会，人们越来越热衷于时间管理的行为，其背后既是对时间管理的信任，同时也折射出深深的焦虑——由于社会节奏变得越来越快，人们在工作和生活当中会遭遇到越来越多的问题，各种各样的事情会产生强大的压迫感，迫使人们不断加快工作的速度，一旦短时间内没有办法完成任务，各项工作就会纠缠在一起，制造混乱，这种混乱会让工作者产生无奈和焦虑的情绪。为了避免发生混乱，为了提升自己对所做事情的控制力，人们会将希望寄托在时间管理上。一旦他们将时间管理作为万能工具，那么强大的压力会让他们拼命抓住每一分钟的时间，会让他们认真对待每一个细节，而这无疑会制造新的压力与混乱。第二章做好时间管理，就是让时间变得更有规划通过正确的、合理的规划，可以改变原先散漫的、无规则、无形态的时间安排，将时间装在一个固定的容器或者表格之中，然后一点点进行合理的安排，确保人们可以在固定时间内做得更加出色。1  明确工作目标，把握行动方向

在做事情之前，人们通常会制订相应的计划，这些计划往往起着指导作用，可以有效引导人们的行动。而在制订计划的过程中，最好的方式就是制订一个清晰明确的工作目标，因为目标本身在整个工作计划之中就处于核心地位，它具有强大的指导作用，是引导执行的关键因素，也是验证执行是否能够产生价值的一个基本前提。对于任何人而言，在缺乏目标或者目标不够明确的前提下盲目做事，很可能会出现方向的迷失和时间的浪费。就像一艘没有目标的船一样，如果只知道一直往前开，而没有一个清晰的目标定位，那么就容易失去方向，最终也可能只是在大海中盲目航行，浪费时间。

2011年，刚刚从上海一家外资公司辞职的董先生准备试水新能源投资市场，当时他利用手头的人脉和一些资金，准备投资研发新能源设备，可是他并不清楚自己应该具体投资什么项目，也不清楚自己适合做什么项目，更没有制订什么明确的目标，所以只能跟随朋友投资光伏产品。但是他很快意识到自己不适合做这行，而且这行的利润也压得比较低，市场发展空间并不大。更重要的是，董先生突然觉得投资风力发电机似乎也不错。投资光伏产品几个月之后，董先生宣布退出，而他投入的1200万原始股最终以890万元的折扣价出售。

许多人在做事的时候都没有弄清楚自己要做的究竟是什么事，自己要达到的目的是什么，只是单纯地为了做事而做事，这样很容易因为头脑发热而陷入僵局。时间管理的目的并不是轻松做事，而是更加轻松地做自己想要做、适合做的事情，而想要做到这一点，目标管理必不可少。1954年美国管理学大师彼得·德鲁克在《管理实践》这本书中首次提到了“目标管理”这个概念，他认为目标是做事的一个基本前提，只有明确自己想要做什么，想要达成什么目的，才能更好地引导人们执行。而想要明确目标，就要把握好目标设定的几个基本要素：明确的项目、明确的衡量标准、达成的措施、完成的期限，以及资源要求。

——明确的项目

这是目标设定的一个最基本要求，对于任何想要设定一个明确目标的人来说，首先要做的就是明确自己要做什么，明确自己适合做什么。只有弄清楚自己所要做的事情，明确自己所经手的项目，才有可能将其做好。明确自己做什么是设定目标的一个基本内核。就像一些投资客准备进军金融市场一样，这种说法非常模糊，毕竟金融领域的范围非常广泛，项目也很多，因此需要明确到具体的项目上，比如投资基金。

——明确的衡量标准

人们在做某一件事的时候，有时候并不清楚自己是否顺利实现了目标，或者说并不清楚自己做得是不是到位，以至于常常在任务没有达成的时候就罢手。之所以会出现这种情况，一个重要原因在于对结果和目标缺乏明确的衡量标准。比如有的企业家会说“我希望下一年可以盈利更多”，这种说法实际上非常模糊，他们并没有明确说出盈利多少，这样的目标就是不明确的，毕竟盈利一分钱也是盈利，盈利一亿元也是盈利，因此必须明确给出一个数据，比如盈利超过10万，或者盈利超过1000万。只有提供一个明确的可度量的数据，执行者才能通过这些数据来明确地知道自己要达成什么样的目标，要付出多少努力。

——达成的措施

这个要素的本质就是“怎么做”，它重点是指人们需要采取什么样的手段和措施，需要运用什么方法和步骤来实现目标。有的人在设定目标之后常常会觉得难以下手，原因就在于他们没有想出合适的实现目标的方式，而且也没有一个明确的步骤，因此在行动的时候常常会陷入混乱。

——完成的期限

期限是目标的一个重要元素，毕竟任何一个目标只有在规定时间内完成才能够产生应有的效果，或者说，任何一个目标的实现都有一个保质期，过了这个保质期，目标就会失去吸引力和价值。比如一家公司准备生产出新一代电子产品，这款产品将领先其他企业的产品一年时间，正因为如此，这家公司的电子产品必须立即研发和制造，并尽早进入市场，如果延迟几年时间，等到别的企业技术已经成熟甚至实现反超，那时候再生产和销售新的电子产品就已经没有太多市场和利润空间了。因此，我们一旦制订了目标，就需要给出一个实现目标的大致时间，这个时间必须合理，而且时间跨度不能太大。

——资源要求

一般来说，实现目标需要各种各样的资源，这些资源是确保目标得以实现的基础，正因为如此，在设定目标的同时，人们应该将这些必要的资源列举出来，从而确保执行者能够获得更多明确的指导和帮助。比如当某个企业家制订了“一年之内将企业的年营业收入提高到2个亿”的目标，就需要给出资源列表：从国外招收更多的专业人才，引进新的技术和机器，融资1500万来增加投入。无论是高级别人才、新技术和新机器，还是1500万的资本，这些都是资源要求。

只有明确以上几个要素，人们才能够设定一个明确清晰的工作目标，也才能够在执行过程中始终把握住前进的方向，保证自己不会出现混乱的情况，不会迷失自我。2  先想好怎么做，然后再动手

有两位泥水匠分别给两户人家盖新房子，他们必须赶在冬季到来之前将房子盖好，以确保主人家可以搬进新房子里住，不仅如此，他们还要尽可能保证新房子的样式新颖、质量合格。为了确保按期完成任务，双方很快投入到建造房子的工作当中去。

第一位泥水匠是个急性子，他希望能够尽早完成任务，所以接到活儿后直接就动手挖地基。对他来说，每一天都是不值得浪费的，而立即动手则是最节省时间的方法。第二位泥水匠虽然知道时间比较紧，但是他没有立即动手砌砖，而是花2天时间对房子进行了设计，制订了一套可行的设计方案，不仅如此，他还抽出2天时间研究了建造的方法和流程，从5套设计出来的方法中找到了最适合自己的1套方法。

很长一段时间以内，第一位泥水匠都保持领先的位置，可是随着工期的推进，他开始频繁出错，原因就在于他此前没有进行设计，一切都是想到什么做什么，根本没有详细、合理的规划，以至于经常出现一些不合理的设计，有时候他不得不停下来好好想想建造的方法，一些砌好的墙不得不被他推倒重建。而第二位泥水匠由于事前设计好了最合理的建造方案和建造方法，在建造房子的时候可以做到得心应手，并没有出现什么返工的情况，一切都非常顺利，更重要的是，由于方法得当，他的建造速度非常快，仅仅一个月的时间，就已经实现了赶超。等到冬季到来之前，第二位泥水匠顺利完成了自己的工作，而第一位泥水匠则连屋顶也没有建造好，更重要的是，房子由于修改过多，质量也受到了很大的影响。

这两位泥水匠之所以出现不同，就在于对思考的态度不同，虽然两个人都在认真做事，而且执行力都很强，但经过思考的行动和盲目去做所产生的效果肯定会有很大的区别。许多人都有这样的问题，往往想到自己要做某件事，就立即着手去做，这类人有着非常强的执行意识，是忠诚的行动者，他们遵循的办事原则就是“立即行动”，不要有任何“拖泥带水”的行为。这种埋头就干的作风有时候会是效率的保证，但其本身存在一些不合理之处，那就是它忽略了一个关键环节——思考。而行动本身是建立在思考的基础上的，任何人的行动都应该受到大脑的正确指引。思维活动和行动往往是相辅相成的，脱离行动的思考往往不具备任何实践意义，只会沦为空谈主义；而脱离思维活动的行动就像脱缰的野马，可能会变得盲目而草率。

正因为如此，任何人在行动之前，都需要先给自己留出一点儿时间进行思考，要利用这段时间进行精确的计划，在这个计划中，执行者需要了解自己该怎么去做。在执行任务之前，人们通常都要明确几个要素：做什么，为什么做，什么时候做，在哪里做，谁来做，以及怎么做。其中“怎么做”是一个关键要素，它是执行力的最基本保障。通常人们都能够把握前面几个要素，而最后一个容易被人忽略，很多时候人们并没有意识到自己需要设定更好的方式来完成任务，或者并没有意识到自己应该先想后做，而选择先做后想，或者边做边想，这种选择会严重影响工作效率。

在战场上，聪明的主帅总是会在战争发生之前制订进攻和防守的策略，会想方设法做出最佳的部署：派遣多少兵力，将军队部署在什么地方，或者从什么地方开始发动进攻，采取什么样的战术，这些都是需要解决的基本问题。如果主帅不考虑战略和战术的问题，直接发动攻击，那么可能会陷入盲打、瞎打的处境中，无法做到在更短时间内歼灭敌军，最终还容易陷入不利的局面。

有许多公司往往会要求项目负责人在具体实施之前提交一份详细的策划方案，在策划方案中，每一个负责人都必须设计出一套合理的工作方法和流程，而不是一接受任务就迫不及待地执行任务。在日常生活和工作中，同样如此。虽然事先制订工作计划，弄清楚具体的方法和步骤，会消耗一部分时间，但是“磨刀不误砍柴工”，真正善于管理和节省时间的人，绝对不会在这些环节上节省时间。对他们来说，适当的时间消耗是有必要的，就像一种投资方式，提前设计好做事的方法，可以有效指导工作，并提升工作效率，从总体来看，它能够节省大量工作时间。

做事都是有方法的，不同的方法往往决定了不同的办事效果。不求方法而选择胡打乱撞的人，往往效率最低；不加以思考和分析而选择按照以前的习惯做事的人，容易遭遇到新问题而导致进度受阻；针对要做的事情做好事前规划，给出具体的流程图和路线图，并设计出最合理的方法的人，通常可以更顺利地解决问题。从某种程度来说，做事前先考虑好“怎么做”，就是一种节省时间的技巧，也是提升效率的技巧。3  分类管理，集中处理那些小事

许多人喜欢将工作中的大事（重要任务）比作“老虎”，将一些无关紧要的小事（价值不高的工作）比作“苍蝇”，为了做好工作，必须认真对付那些“老虎”，但与此同时也需要拍掉那些小“苍蝇”。不过在工作中，人们常常会遇到一些问题，比如当人们集中精力“打老虎”的时候，“苍蝇”经常会嗡嗡嗡地飞过来捣乱，从而影响人们工作的注意力和情绪。从某个方面来说，那些小事虽然解决起来并不困难，但常常是最让人感到头疼的。

有个工程师在工作期间，在门上贴了几个字：“鄙人很忙，小事一概谢绝！”有人觉得这个工程师太过目中无人，太过好高骛远，难道他只做大事，而不关心小事情吗？难道做小事情的人就不值得尊重吗？其实这个工程师并没有要拒绝做小事的意思，他的目的在于先将重要的事情做完，将小事靠后，等到有时间一起解决，如果大事小事掺和在一起，那么将会严重影响重要工作的进度。

许多工作者都会面临这样的窘境，小事虽小，可是一旦放纵它们而不加以管理，恐怕会产生强大的破坏力。这种破坏力在于对工作者工作状态的影响，最明显的就是打乱工作节奏，毕竟烦琐的小事通常都具有一些不好的特征：分散性、突发性和意外性。在工作的过程中，小事经常会在人们没有注意的时候出现，有时候毫无规律，甚至毫无征兆，这样的特性使得人们的日常工作经常被打搅，好不容易形成的工作节奏被打乱。

人们可以做一个大致的分析，先假定某项重要工作需要花费3个小时来完成，而那些小事平均只需要花费5分钟的时间，当某人需要处理1项重要工作以及3件小事的时候，可以简单地计算出所耗费的时间：3小时15分。这个总的时间是在大事、小事分开来完成的基础上计算出来的，而现实生活中可能并非如此，如果3件小事都在做重要工作的过程中来完成，那么时间可能并非简单的3小时加上15分钟，因为每当小事突然出现的时候，工作者不得不中断原来的工作，而在处理完小事之后，自己的工作投入度和状态也受到了严重的影响，也许要花费几分钟甚至十几分钟来重新进入状态，这样一来，3件分散出现的小事可能就会额外地浪费几十分钟的时间。

此外，当人们专注于那些重要的工作时，一旦出现小事，可能会破坏工作的状态，导致接下来的工作投入度不够。而频繁出现的小事也容易影响情绪，导致工作者变得更加烦躁，这样无疑会进一步影响工作的进度和效率。

每个人每天可能遭遇到各种不同类型的小事，比如买一张一周以后的飞机票，给朋友打一个问候电话，帮忙查询一个电话号码，记得在超市买一份小礼物，或者为桌子上的花浇水，又或者帮忙传递一个不那么重要的口讯。这些事情处理起来往往没有什么难度，但是问题在于它们太过于分散，如果真的来一件就处理一件，恐怕会影响工作状态。工作者完全可以采取一些更为高效的方法来应对这些小事，其中集中处理就是一个比较实用的方法。

米小姐就是这样一个坚定的时间管理者，她对于自己的工作时间安排控制得非常好。作为公司里的骨干，她每天需要处理大量重要的工作，但做大事并不意味着她会刻意拒绝做那些小事。无论是什么时候，她都不会轻易将别人托付的小事或者本职工作内的小事推脱掉，而是进行合理安排。

每天上班的时候，她会率先将一天之中要完成的事项列成清单，然后在小事后面画一个圈，工作的时候，她会主动跳过那些画圈的事项。一旦有什么小任务突然出现，她也会将其记在清单上，然后等到下午下班之前抽空集中完成这些小任务。

对米小姐解决问题的方式进行分析，就可以得出以下几个要点：

首先，执行者要先准备一个收集小事的“桶”，并将那些重要性有限以及价值不高的小事“存放在一起”，然后等到重要的工作做完之后，专门抽出时间来集中处理这些小事。

其次，执行者需要在完成主要工作后对小事进行整理和分类，弄清楚哪些小事值得去做，哪些小事不用去做，对于那些根本不具备任何价值的小事，可以直接抛在脑后不予理会。分类的目的是让自己在有限的时间里解决那些小事，并确保自己可以节省更多的时间来休息。

最后，要注意将小事安排在最后去做，这样可以确保每一天的小事不会出现遗漏，有的人在工作最繁忙的时候专门抽出时间处理小事，这样做并不明智，很可能会影响工作的状态和进度。一般情况下，人们可以在完成一天所有重要的事情之后做小事。

工作中的一些小事往往不具备太多的价值，过分重视只会得不偿失，完全忽略则会导致它们成为潜在的隐患，因此最佳的方式就是将它们集中在一起进行处理，这样就可以更好地平衡大事和琐事、小事之间的关系。4  做好统筹规划，把时间安排得井井有条

在日常生活中，许多人都亲自泡过茶，也都了解沏茶的流程，按照一般情况来说，泡茶水主要分为清洗茶壶茶杯、烧开水、准备茶叶等几个主要部分。而多数人可能会这样开始自己的泡茶流程：清洗煮水壶，将水装到水壶里烧开，找到茶叶、茶壶和茶杯，将茶杯和茶壶清洗干净，之后用开水冲茶叶。或者也可以变换顺序：找到茶叶、茶壶和茶杯，将茶杯和茶壶清洗干净，然后准备清洗煮水壶，将水烧开，最后泡茶。

这样的流程似乎每个人都会，而且每个人都懂，一切只要按照常规顺序去做就行了，可是对于这样一件很普通的生活小事，著名的数学家华罗庚却进行了深入的分析，他写了一篇分析泡茶方法的文章，并对泡茶的顺序和方法提出了新的看法。

按照华罗庚的说法，泡茶的合理顺序应该是这样的：找出开水壶，灌水烧水，在烧水的过程中清洗茶壶、茶杯，取来茶叶，等到水烧开之后，直接泡茶。这个顺序和一般人的泡茶顺序有一点很不同，那就是他并没有等到茶水烧开之后才准备茶叶、茶壶和茶杯，而是利用烧开水的这一段时间来准备茶叶、茶壶和茶杯。这样做的一个原因就是烧开水的时间比较长，而这一段时间里，人们有足够的时间来准备茶叶、茶壶和茶杯。

想要更加直观地了解这一流程所具备的时间优势，可以假定每一部分的时间：洗开水壶、灌水需要1分钟，把水烧开需要15分钟，洗茶壶、茶杯需要2分钟，拿茶叶需要1分钟，而泡茶需要1分钟。那么平常人泡茶所花的时间，就是将所有的工作时间直接累加起来，时间计为20分钟。而按照华罗庚的泡茶方式，洗茶壶、茶杯需要的2分钟，以及拿茶叶所花的1分钟都可以节省下来，因为在烧开水的过程中，这些工作可以轻易完成，因此整个流程中只需要消耗17分钟。

利用烧开水的这一段时间来准备茶叶、茶壶和茶杯，这就是一种很实用的时间管理方法，而华罗庚将这种方法定义为统筹法。所谓统筹法实际上指的就是用网络图反映、表达计划安排的一种方式，它在网络图中选择一种最优工作方案，以此来组织协调和控制生产进度、费用，最终达到预定目标，获得更多经济效益。

统筹法在生活中非常实用，因为绝大多数工作都有多个不同的步骤，或者可以分解成多个不同的部分，因此在执行工作时，执行者可以先将比较复杂的工作分解成多个部分。其中，每一个部分从开始到完成都有一个过程，都需要耗费一段时间，执行者可以用一条带箭头的短线条将其标注起来；不同部分之间往往有一个衔接点，这个点可以用圆圈标注出来。

紧接着，执行者需要将带箭头的线与圆圈相接，形成一个比较复杂的网络流程图，然后找出流程图上完成工作时间最长的那些线路。最后在这条线路上寻找耗时最短的环节，或者看一看有哪些时间是可以缩短的（避免那些无谓的时间消耗），从而确保各个部分都可以节省更多的时间。

比如，某个项目经理准备设计一份新项目的执行方案，他需要做好一系列准备工作：亲自对项目基地进行考察（花费3天时间），安排助手对手头的资源进行评估（花费2天时间），需要等一位海归的设计师来协助自己制订方案（距离目前5天），还要去另外一个城市会见一个重要的客户，希望获得对方的一份调查报告（来回需要2天）。

那么通过分析和计算，这位项目经理的方案设计准备工作究竟需要多长时间呢？有的人可能会简单地将这些不同工作所耗费的时间加起来，结果是：3+2+5+2=12天。也就是说，当这位项目经理完成相关的准备工作回到办公室进行设计时，应该是12天以后的事了。

许多人都会这么理所当然地认为，可实际上，按照统筹法来计算，真正需要花费的时间只有5天。首先，项目经理亲自对项目基地进行考察，这花费了他3天的时间；接着，在这3天时间里，他要求助手对资源进行整体的评估，这只需要花费2天时间，而这两天时间与考察所需的3天时间丝毫不冲突。然后，等到3天的考察结束后，项目经理立即前往另外一个城市会见客户，获得调查报告，前后花费2天时间。而等到项目经理返回的时候，所有的工作一共花了5天时间，而此时他要等待的那位设计师也顺利回国，双方可以直接就方案事宜进行讨论。

这就是统筹法的魅力所在，通过对各个工作步骤（各个部分）进行分析，工作者可以科学合理地做出任务安排，从而保障工作时间得到最大化的节约。通常人们可以通过画图的方式准确表达相关的流程安排和时间安排，有些人不会直接画图，但是可以通过全方位的分析和观察，来找出那些最节省时间的工作线路和流程，并以文字的方式表达出来。

无论是哪一种方式，在统筹的过程中，执行者需要明确了解工作中每一个部分所耗费的时间以及具体的流程，然后弄清楚什么事情应该先做；什么事情应该后做；或者不同的事情可以在同一时段同时进行，但是其中一件事必须在另外一件事之后开始，并且在另外一件事之前完成，这样这件事所耗费的时间才会节约下来（两件事拥有一个重合的时间段）。5  合理利用好“暗时间”

如果对每天的时间进行分析和安排，就会发现没有人会一整天都泡在工作当中，即便是那些最勤奋、最努力的工作狂，他们也同样需要休息，同样需要处理一些工作以外的事情，或者说他们会将部分时间花在工作以外的事情上，而这部分时间消耗往往是不可避免的。比如每一个人都要吃饭，即便将一天的用餐控制在2餐，每餐控制在5分钟，每天也必须花掉至少10分钟的时间；每天可能还要乘坐公交车，需要散步和睡觉，需要买菜，需要打扫卫生，需要洗脸、洗脚、洗澡、刷牙以及上厕所，这些时间的消耗是不可避免的，因为人无法脱离生活。

一般人会觉得这些时间的消耗并不会对工作产生价值，并且会压缩每一天的工作时间，可对于那些善于掌控和管理时间的人来说，一些生活上必需的时间消耗同样可以用来工作。作家刘未鹏曾经写过一本畅销书《暗时间》，在书中，他提到了一个观点：借助推理将生活时间转化成为工作的思维时间。

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