作者：聂春霞
出版社：人民邮电出版社
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Excel高手捷径 一招鲜 吃遍天试读：
前言
如果你只有20个数据时，会不会Excel并不重要；而当你要处理上千个甚至上百万个数据时，Excel就成了最好的“武器”。你是个表格“菜鸟”,对着一堆函数和技巧，觉得此生成为Excel高手无望?要想成为Excel高手,首先要学会“偷懒”,“懒”在这里不是态度，而是时间，是效率。因为要“偷懒”，逼得你不得不掌握Excel各种技巧。本书将引领你如何做一个幸福的“懒人”。
Excel应用领域非常广泛，财务、人力资源、行政、生产管理、销售、市场、学校管理等，几乎各行各业都用到Excel。如果能熟练使用Excel，就能做到“一招鲜，吃遍天”，无论在哪个行业哪家公司，高超的Excel水平都能在职场上助你成功。
本书共7章，教你循序渐进学Excel,第一章：数据操作与处理（快捷键、条件格式、数据有效性、自定义单元格、Excel文件减肥瘦身秘诀等）；第二章：数据分析（分列、排序、筛选、组合、分类汇总、数据透视表等）；第三章：公式与函数应用（常用的60多个函数）;第四章：图表制作；第五章：宏与VBA；第六章：Excel与Access双剑合璧；第七章：综合运用。每章都有大量的案例，在讲解操作方法和技巧时，采用了详细的步骤图解演示，确保读者能按图索骥，自己一步一步做出效果。
部分内容还配有操作过程的演示动画。本书示例文件和动画下载地址：http://url.cn/ZcJKTH，欢迎读者到腾讯微云下载，对照书中介绍的步骤，多实践，做到举一反三，即围绕一个知识点，做各种假设来测试，以验证自己的理解是否正确和完整。
由于时间仓促，作者水平有限，书中错误之处在所难免，欢迎读者批评指正。作者个人微信公众账号“Excel原来如此简单”，欢迎添加关注。腾讯微博@sunnynie，欢迎收听。
最后，感谢腾讯公司MIG无线渠道线总裁谢平章先生、MIG运营商业务部总经理卓越强和助理总经理李致峰以及销售支持组总监包玉杰、冯智等领导的大力支持，感谢腾讯学院马永武院长和刘建军老师一直以来的鼓励和支持，感谢腾讯学院Excel讲师团队的伙伴们的分享和交流，感谢我的学员对我的信任，还要感谢我的前任领导胡振东、赵强、沈敏敏、辛建华、章显、陈广域等对我曾经的支持和帮助，感谢Excelhome和Excel精英论坛提供了大量的学习资源。腾讯公司Excel课程讲师 聂春霞2014年11月第一章数据操作与处理
本章讲解数据录入、编辑等方面的技巧，主要内容包含快捷键的功能介绍、特殊数据的录入技巧、条件格式、数据有效性定义、自定义单元格、合并单元格取消后快速输入空白区域、文本与数字格式的相互转换、工作表以及工作表标签的显示与隐藏、工作表和工作簿的保护、Excel文件减肥瘦身秘诀等。第1招 Excel不同版本最多能装载的行数与列数
Excel不同版本最多能装载的行数与列数不一样，Excel 2003版本最多能装载65536行256列，Excel2007及以上版本最多能装载的行数与列数相同，均为1048576行，16384列。168
Excel 2003：2=65536行，2=256列；2014
Excel 2007/2010/2013：2=1048 576行，2=16384列
不同版本的Excel,如果数据量超过了该版本最大的行数或列数，系统会提示数据无法完全装载。怎样查看你的表格最多能装载多少行和多少列呢？以 Excel 2013 版本为例，我们打开左上角文件菜单下的Excel选项，把“使用公式”中的“R1C1引用样式”选项打勾，如图1-1所示。图1-1
鼠标光标放在A1单元格，按【Ctrl+↓（向下键）】，可以看到表格最下面的行数显示为1 048 576，再按【Ctrl+→（向右键）】，可以看到表格最上面右边的列数显示为16384。第2招 Excel不同版本的转换
Excel 2003文件后缀为*.xls, Excel 2007及以上版本文件后缀为*.xlsx,带有宏的文件格式为*.xlsm,如果在Excel 2013版本编辑文件，想要保存为Excel 2003版本的格式，只需要在文件→选项，保存格式为“Excel97-2003工作簿（*.xls）”，如图1-2所示。
如果Excel 2003版本文件要转换为Excel 2013版本文件，单击“文件”下面的“信息”，单击“转换”，如图1-3所示，即可把Excel 2003版本文件转换为更高级版本。图1-2图1-3
Excel 2003版本的文件转换为2013版本，文件会大大缩小。例如，图1-4所示的Excel2003版本的文件大小是107KB,转换为Excel2013版本后，文件只有47KB,缩小了56%。图1-4第3招 快捷键的妙用
Excel中常用的快捷键以及功能汇总请参见附录2。下面重点介绍几个常用快捷键在日常工作中的应用。
1．单元格内强制换行——【Alt + Enter】
比如，日常工作中需要在一个单元格内写工作总结，分几行展示，在需要分行的地方输入快捷键【Alt + Enter】，就可以实现单元格内换行。如图1-5所示。
如果通过单击鼠标右键设置单元格格式，把“自动换行”打勾也可以实现单元格换行（见图1-6）所示，但是如果需要在某项固定内容后面换行，还是无法实现。图1-5图1-6
举个例子，单元格内有一首古诗，“床前明月光疑是地上霜举头望明月低头思故乡”，需要在每句诗的最后一个字后换行，用自动换行，调整单元格的宽度和行高，能得到想要的结果，如图1-7所示。
但是如果单元格列宽或行高变化了就不行，如图1-8所示。
如果在每句诗的末尾输入快捷键【Alt + Enter】，不管行高和列宽如何变化，单元格内始终会换行展示，如图1-9所示。图1-7图1-8图1-9
2．批量输入相同的内容——【Ctrl+ Enter】
单击鼠标左键选中某个区域，随便输入一个数字20，按快捷键【Ctrl+ Enter】，这些区域全部填充相同的内容20。如图1-10所示。图1-10
内容可以是常量，也可以是单元格引用。
3．快速选中选择框内容——【Ctrl + Shift +↓（↑、←、→）】
你是否碰到过这样的情况，要选中Excel表格中一列或多列数据，行数多达几万行甚至几十万行，用鼠标拖动好几分钟，右边的滚动条却还没到底部，是不是觉得要崩溃了？用快捷键的话，要选中再多的行列都不怕。【Ctrl + Shift +↓（向下键）】，可以快速拉动选择框到最后一行数据，一秒钟搞定。如果需要从数据区域的末端起快速选中上面的区域，用快捷键【Ctrl + Shift +↑（向上键）】。如果从数据区域的最左边开始，快捷键【Ctrl + Shift +→（向右键）】可以快速选中到最右边一列数据，相反，从最右边一列数据到最左边，就用快捷键【Ctrl + Shift +←（向左键）】见表1-1。表1-1
4．重复上次操作和切换单元格引用类型——快捷键为F4
F4功能有2种，一是重复上一次的操作，一是切换单元格引用类型(绝对引用、相对引用、混合引用)。我们先看看第一种功能，例如，把某个单元格字体颜色标红，再选择其他单元格内容，按F4，发现选中的这个单元格字体颜色也变了。
在使用公式与函数的时候需要引用单元格内容，有时候需要相对引用，有时候需要绝对引用，有时候相对和绝对引用同时用到。相对引用就是公式随着单元格位置的变化而变化，绝对引用就是单元格固定不变。就像初中物理课讲到的参照物，把车窗外的电线杆当参照物，电线杆是固定不动的，这就相当于绝对引用；车行走过程中位置不断变化，就相当于相对引用。绝对引用前面有个$，相对引用则没有。如果你手工录入$,量少的时候估计还能接受，如果量很大，成千上万行的数据需要绝对引用，那就要崩溃了。告诉你一个很简单的办法，用F4可以灵活自如地实现相对引用和绝对引用。例如鼠标选中G3单元格，按F4就是绝对引用，再按一次F4就变成混合引用（行不变，列在变），再按一次F4还是混合引用（行在变，列不变），再按一次F4又变化相对引用，如图1-11所示。图1-11
5．快速全部选中非连续区域的空白单元格——定位快捷键为F5
例如，图1-12所示的表格是有空白单元格，需要在空白单元格全部填充0，如果逐个在空白单元格手工输入0，效率非常低。图1-12
选中数据区域，按快捷键F5,弹出图1-13所示的对话框。
单击“定位条件”按钮，选择“空值”，如图1-14所示，按“确定”按钮。图1-13图1-14
这样就可以把空白区域全部选中了，再在其中一个空白单元格输入0，按快捷键【Ctrl +Enter】，就可以批量填充空白单元格。
6．快速输入当前日期——快捷键为【Ctrl+；（分号）】
在单元格输入快捷键【Ctrl +；（分号）】显示系统当天的日期，对比下，比手工录入当天的日期是不是快多了？
7．快速输入当前时间——快捷键为【Ctrl + Shift+；(分号）】
在单元格输入快捷键【Ctrl + Shift +；】显示系统当前时间。
8．切换公式和结果——快捷键为【Ctrl +～】
如果要查看单元格内的公式，按快捷键【Ctrl+～】，如果想看结果，再次按快捷键【Ctrl+～】。
9．Alt键的妙用
在Excel中按住Alt键不放，再按小键盘上的数字键，能够快速输入一些特殊字符和符号。例如，如果要在单元格中输入打勾符号√，按住Alt键不放，再按小键盘上的数字41420即可。按Alt键不放，再按小键盘上的数字43 127，就可以输入打叉符号╳。
打勾符号也可以在单元格输入a或b，单击鼠标右键设置单元格格式，选择Marlett字体，如图1-15所示。图1-15
有关Alt加数字键输入其他特殊字符和符号的内容，请参考附录2。第4招 怎样在多张工作表做相同的操作——创建工作组
一个工作簿有多张工作表，有时需要在多张工作表相同区域输入相同的数据，或者删除数据。我们可以为这些工作表创建一个工作组，在其中一个工作表做某个操作，在其他工作表也实现同样的操作。怎样创建工作组呢？如果多张工作表是连续在一起的，选中第一张工作表，按Shift键，再用鼠标选中其他工作表，这些工作表就成了一个工作组。如果工作表不是连续的，选中其中一张工作表，按Ctrl键，再用鼠标选中其他工作表。例如，工作簿有sheet1、sheet2、sheet3，想在3张工作表同样的单元格区域输入相同的数据，用鼠标左键选中sheet1, 按Shift键，再选中sheet2和sheet3,在工作簿名称旁边看到字样。如果要撤销工作组，操作方法同创建工作组一样。大家记住，Excel的操作有个特点，怎么来就怎么回去。第5招 身份证号码、分数、带有上标的指数等特殊数据的录入技巧
1．身份证号码的录入
身份证号码是18位数字，如果直接输入数字返回结果是科学计数的数值，如果在数值前面加个英文状态下的单引号’，就可以显示身份证号码。
Excel单元格对数字的录入是有规范和限制的，超过11位自动显示科学计数，超过15位就无效。例如，在单元格输入11个1，显示为，输入16个1，第16个1就显示为0，。
2．录入的分数怎么变成日期了
分数输入之前先输入0，再按空格键，再输入分数，如，如果直接输入分数，返回日期格式，。
3．带有上标的指数录入
例如，要在单元格内输入M的平方,先输入M2，选中2，单击鼠标右键，设置单元格格式，在“特殊效果”复选框选中“上标”，如图1-16所示。图1-16第6招 Excel中汉字怎样加上拼音
给汉字加上拼音，好像是Word的特长吧？有没有想过在Excel里为汉字加上拼音呢？你会发现，Excel的拼音功能甚至比Word里更强大。我们在单元格内输入汉字“腾讯”，在工具栏上找到“文”字上带拼音的图标，如图 1-17 所示。
单击拼音图标右边的小箭头，展开功能菜单，要显示拼音，单击第一项，此时允许显示和编辑拼音，拼音图标也会变成深色。单击第二项编辑拼音，第三项设置拼音格式，如图1-18所示。图1-17图1-18
了解了功能，下面开始设置。先单击要编辑的文字，再单击第一项，打开拼音菜单，单击第二项，编辑拼音，文字上方出现编辑框，输入拼音，注意：是输入拼音，不是自动生成。设置好后的效果为。
单击拼音图标第三项，打开拼音设置，此页面设置拼音的排列方式，有左对齐、居中和分散对齐三种方式，设置拼音的字体、大小、颜色等属性，这样拼音就设置好了，如图1-19所示。图1-19
如果不想在汉字上方加拼音，而希望加上其他信息，也可以随意编辑，例如，在汉字上方添加文字：。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]