作者：张大成 主编
出版社：中国人民大学出版社
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秘书工作实务(第二版)(新编21世纪远程教育精品教材·经济与管理系列)试读：
作者简介
张大成，首都师范大学高级涉外文秘系原系主任、中国高级公务员培训中心研究员、北京市写作学会副会长。主要讲授“秘书工作实务”“公文写作”“现代礼仪文书写作”“高级文秘写作”“社交礼仪与文化”“办公室管理”“组织会议与活动”等课程。主要著作有：《高级商务秘书实用写作》《现代礼仪文书写作》《现代写作教程》《组织会议与活动》《电脑写作》《申论典范》《行政职业能力测验典范》等。
内容简介
本次修订，吸收秘书实务最新理论与成果，大大增加了工作类、公文类、电子类秘书写作的内容，与时俱进，更新了例文，增加了微信相关内容；大大精简了办公技巧与礼仪的内容。本教材引用国家最新颁布相关规范，诉之以事、告之以法、晓之以理、操之以序、行之有效，主要讲授：素养——行政职业能力，人文心理修养；办文——秘书写作，文书处理；办会——组织会议，组织活动；办公——办公环境、办公事务、办公技巧。教材由唤起主体意识、提高基本素养入手，慎思明辨、言信行果、创新和谐、服务社会，强调理论性、应用性、规范性相结合，可使学生掌握秘书工作实务的知识点和操作技能，从而能够适应新世纪秘书工作和管理工作的需要与发展。
总序
我们正处在教育史尤其是高等教育史上的一个重大的转型期。在全球范围内，包括在我们中华大地，以校园课堂面授为特征的工业化社会的近代学校教育体制，正在向基于校园课堂面授的学校教育与基于信息通信技术的远程教育相互补充、相互整合的现代终身教育体制发展。一次性学校教育的理念已经被持续性终身学习的理念所替代。在高等教育领域，从1088年欧洲创立博洛尼亚（Bologna）大学以来，21世纪以前的各国高等教育基本是沿着精英教育的路线发展的，这也包括自19世纪末创办京师大学堂以来我国高等教育短短一百多年的发展史。然而，自20世纪下半叶起，尤其在迈进21世纪时，以多媒体计算机和互联网为主要标志的电子信息通信技术正在引发教育界的一场深刻的革命。高等教育正在从精英教育走向大众化、普及化教育，学校教育体系正在向终身教育体系和学习型社会转变。在我国，党的十六大明确了全面建设小康社会的目标之一就是构建学习型社会，即要构建由国民教育体系和终身教育体系共同组成的有中国特色的现代教育体系。
教育史上的这次革命性转型决不仅仅是科学技术进步推动的。诚然，以电子信息通信技术为主要代表的现代科学技术的进步，为实现从校园课堂面授向开放远程学习、从近代学校教育体制向现代终身教育体制和学习型社会的转型提供了物质技术基础。但是，教育形态演变的深层次原因在于人类社会经济发展和社会生活变革的需求。恰在这次世纪之交，人类社会开始进入基于知识经济的信息社会。知识创新与传播及应用、人力资源开发与人才培养已经成为各国提高经济实力、综合国力和国际竞争力的关键和基础。而这些是仅仅依靠传统学校校园面授教育体制所无法满足的。此外，国际社会面临的能源、环境与生态危机，气候异常，数字鸿沟与文明冲突，对物种多样性与文化多样性的威胁等多重全球挑战，也只有依靠世界各国进一步深化教育改革与创新，促进人与自然的和谐发展才能得到解决。正因为如此，我国党和政府提出了“科教兴国”“可持续发展”“西部大开发”“缩小数字鸿沟”以及“人与自然和谐发展”的“科学发展观”等基本国策。其中，对教育作为经济建设的重要战略地位和基础性、全局性、前瞻性产业的确认，对高等教育对于知识创新与传播及应用、人力资源开发与人才培养的重大意义的关注，以及对发展现代教育技术、现代远程教育和教育信息化并进而推动国民教育体系现代化，构建终身教育体系和学习型社会的决策更得到了教育界和全社会的共识。
在上述教育转型与变革时期，中国人民大学一直走在我国大学的前列。中国人民大学是一所以人文、社会科学和经济管理为主，兼有信息科学、环境科学等的综合性、研究型大学。长期以来，中国人民大学充分利用自身的教育资源优势，在办好全日制高等教育的同时，一直积极开展远程教育和继续教育。中国人民大学在我国首创函授高等教育。1952年，校长吴玉章和成仿吾创办函授教育的报告得到了刘少奇的批复，并于1953年率先招生授课，为新建的共和国培养了一大批急需的专门人才。在20世纪90年代末，中国人民大学成立了网络教育学院，成为我国首批现代远程教育试点高校之一。经过短短几年的探索和发展，中国人民大学网络教育学院创建的“网上人大”品牌，被远程教育界、媒体和社会誉为网络远程教育的“人大模式”，即“面向在职成人，利用网络学习资源和虚拟学习社区，支持分布式学习和协作学习的现代远程教育模式”。成立于1955年的中国人民大学出版社是新中国成立后最早成立的大学出版社之一，是教育部指定的全国高等学校文科教材出版中心。在过去的几年中，中国人民大学出版社与中国人民大学网络教育学院合作创作、设计、出版了国内第一套极富特色的“新编21世纪远程教育精品教材”。这些凝聚了中国人民大学、北京大学、北京师范大学等北京知名高校学者教授、教育技术专家、软件工程师、教学设计师和编辑们广博才智的精品课程系列教材，以印刷版、光盘版和网络版立体化教材的范式探索构建全新的远程学习优质教育资源，实现先进的教育教学理念与现代信息通信技术的有效结合。这些教材已经被国内其他高校和众多网络教育学院所选用。中国人民大学出版社基于“出教材学术精品，育人文社科英才”理念的努力探索及其初步成果已经得到了我国远程教育界的广泛认同，是值得肯定的。
2005年4月，我被邀请出席《中国远程教育》杂志与中国人民大学出版社联合主办的“远程教育教材的共建共享与一体化设计开发”研讨会并做主旨发言，会后受中国人民大学出版社的委托为“新编21世纪远程教育精品教材”撰写“总序”，这是我的荣幸。近几年来，我一直关注包括中国人民大学网络教育学院在内的我国高校现代远程教育试点工程。这次更有机会全面了解和近距离接触中国人民大学出版社推出的“新编21世纪远程教育精品教材”及其编创人员。我想将我在上述研讨会上发言的主旨做进一步的发挥，并概括为若干原则作为我对包括中国人民大学出版社、中国人民大学网络教育学院在内的我国网络远程教育优质教育资源建设的期待和展望：
●新编21世纪远程教育精品教材的教学内容要更加适应大众化高等教育面对在职成人、定位在应用型人才培养上的需要。
●新编21世纪远程教育精品教材的教学设计要更加适应地域分散、特征多样的远程学生自主学习的需要，培养适应学习型社会的终身学习者。
●在我国网络教学环境渐趋完善之前，印刷教材及其配套教学光盘依然是远程教材的主体，是多种媒体教材的基础和纽带，其教学设计应该给予充分的重视。要在印刷教材的显要部位对课程教学目标和要求做明确、具体、可操作的陈述，要清晰地指导远程学生如何利用多种媒体教材进行自主学习和协作学习。
●应组织相关人员对多种媒体的远程教材进行一体化设计和开发，要注重发挥多种媒体教材各自独特的教学功能，实现优势互补。要特别注重对学生学习活动、教学交互、学习评价及其反馈的设计和实现。
●要将对多种媒体远程教材的创作纳入对整个远程教育课程教学系统的一体化设计和开发中，以便使优质的教材资源在优化的教学系统、平台和环境中，在有效的教学模式、学习策略和学习支助服务的支撑下获得最佳的学习成效。
●要充分发挥现代远程教育工程试点高校各自的学科资源优势，积极探索网络远程教育优质教材资源共建共享的机制和途径。中华人民共和国教育部远程教育专家顾问丁兴富序
我与作者相识多年，曾与他一起应邀参加国务院办公厅秘书局组织的《国家行政公文处理办法》修订工作，以及教育部考试中心组织的中英合作剑桥秘书证书考试指定教材编写工作。20世纪90年代初，他的首部秘书教材——《高级商务秘书实用写作》问世，该书创新、实用，有筚路蓝缕之功。作者担任首都师范大学高级涉外文秘系（现为秘书系——编者注）主任期间，在学科的建立、教材的建设、教师的培养、教研育才等方面，都付出了自己的心血并取得了令人鼓舞的成就。作者长期在第一线从事秘书实务、公文写作、应用文写作、申论等教学培训、考试命题、测评面试、教材编写的实践与研究，其中“应用文写作”被评为优秀课程。
本教材首次将“秘书工作实务基础”纳入体系，强调秘书的写作、口才、心理、行政、诗质等主体意识和根本素质，起点高，有前瞻性；本教材是在大量教学实践的基础上编写的，有助于广大学生与其他读者的把握；本教材的编写有诸如国办秘书局、中办秘书局及其他党政机关、企事业单位和军队等极富实践经验的同人参与，有很强的可操作性；本教材从理论与实际相结合的角度，紧紧贴近我国改革开放的社会现实，由办文、办会、办公展开，全面阐述了秘书工作实务的主要内容，求实、求新，既有知识的传播，更有实操的指导，强调“三办”的技巧。这些都会提高广大读者对秘书工作实务的理性认识与实际操作能力，也有利于读者通过秘书等级考试。
祝作者与人大出版社再出新作。
是为序。范立荣
修订说明
本书第一版问世至今已近十个年头，得到中国人民大学、首都师范大学等高等院校的应用与赞誉，得到党政军机关的应用与赞誉，得到各类培训机构组织者与受训者的应用与赞誉，得到国家公务员考试、军队转业干部考试辅导的应用与赞誉，得到广大社会读者的应用与赞誉，在此一并致谢！本次修订，运用最新理论与成果，大大增强了工作类、公文类、电子类秘书写作的内容，与时俱进，更新了例文，增加了微信相关内容；大大精减了办公技巧与礼仪的内容。修订工作由本人完成，在此向提供修订帮助的张婷婷、毕飞致谢！张大成2018年3月1日
第一编 秘书工作实务基础
第一章 秘书工作实务概述
一、秘书工作实务的定义（一）秘书的定义秘书，在我国古代专指皇宫中秘密收藏的图书资料。密藏图书管理者，被称为“秘书监”“秘书令”或“秘书丞”。
现在，秘书，是指通过办文、办会、办公，辅助上级管理综合事务的工作人员。秘书已成为机关的一种职务，如行政秘书、机要秘书……，一等秘书、二等秘书……；也是一种机构（部门）的名称，如秘书局、秘书处……，又是一种社会职业，与律师、会计等其他职业并列。（二）秘书工作实务的含义
秘书工作实务，指秘书应当和如何完成的工作实际事务及具体任务。它是秘书学与管理学的交叉学科，也是一门理论性、应用性、规范性相结合的课程。二、秘书工作实务的内容
秘书工作实务的内容主要包括办文、办会、办公。三、秘书工作实务的特点（一）事务辅助性
秘书需要参与或直接处理的事务繁多，如召集会议、接待来往人员、值班、记录等，均需做到周密细致；秘书工作实务主要是辅助上级的工作，如协助上级拟制公文、安排会议或进行督办协调等，以提高工作的质量与效率；对上级及各职能部门的活动，提供信息支持与周密服务。（二）综合全面性
秘书工作实务接触的范围广泛，联系上下左右，贯穿于各项职能活动的全过程中；秘书工作实务内容广泛，涉及政治、经济、科学、文化等各个方面；秘书工作实务活动的范围全面，文件撰制、会议管理、办公事务等均属秘书工作实务范围。（三）政策保密性
秘书工作实务，为上级领导决策、指挥活动所提供的参谋与咨询性服务，无一不体现出高度的政策性；秘书人员在为上级服务的过程中会接触到许多机密；秘书工作实务中有相当部分属保密性工作，因此，秘书工作实务要特别注意保守秘密。四、秘书工作实务的要求（一）求实真切
秘书工作必须坚持实事求是，一切从实际出发，讲求实效。向领导反映情况应真实可靠，符合实际，所提建议与方案应切实可行，协调督查等工作应注重解决实际问题，追求实际效果，不搞形式主义。（二）准确严谨
秘书工作必须讲求质量，提供优质服务。要准确地贯彻、执行党和国家的方针政策与法律法规以及领导的意图；准确地拟写文件，处理事务，不出差错；向领导提供的信息务求准确核实；向下传达指示务求原原本本、不变异失真，秘书工作的各个环节均应当严谨周密，不留任何疏漏。（三）及时高效
秘书工作必须及时迅速，讲求时效，为此，要科学安排时间，充分挖掘时间的利用价值，分秒必争；办文、办会、办公力求减少周转的层次，简化手续，雷厉风行，不拖沓延误，并善于运用现代化的技术手段以提高效率。五、主体意识
秘书工作实务的主体，指秘书工作人员，其主体意识的核心是“为人民服务”，它表现在主体的政风、学风和文风上。
政风——执政为民；学风——理论联系实际；文风——文约事丰，明理适用。
作为一名秘书工作人员，要献身于为人民服务的壮丽事业，献身于改革开放、振兴中华、圆中国梦的千秋大业。
韩愈在《答李翊书》中说：“无望其速成，无诱于势利”；“根之茂者其实遂，膏之沃者其光晔。”秘书工作实务的好坏，一定会体现出秘书工作者的主体意识，因此，培养秘书工作者的主体意识，才是根本所在。
就拿办文来讲，古人云：“文者，贯道之器，寓理之具。”又云：“工欲善其事，必先利其器。”可见，我们必须学好、用好这种“器”“具”。学习的客观内容是一致的，学习者的主体意识却是不尽相同的，工作实务的表现就千差万别，也就产生了不同效果。这就是“文如其人”。人品、文品相联；人格、文风相通。办文与做人密不可分。
我们应该：慎思明辨，言信行果，坦荡至诚，敬业乐群，创新和谐，服务社会。慎思明辨、言信行果，与秘书工作实务的构想、坚持到底的意志密切相关；坦荡至诚，与秘书工作实务的文风、胸襟密切相关；敬业乐群、创新和谐、服务社会，与秘书工作实务的作用、效果紧密相关。
广大秘书工作者应在主体意识的指导下，凭扎实的秘书工作实务知识、高尚的道德情操、优秀的素质修养、良好的文字功夫与业务素养，完成与时俱进的秘书工作，以利于事业、时代、人生。六、主体素质“不患无位，患所以立。”这句孔子在《论语》中的名言，由欧阳中石先生题写在北京市高校毕业生就业指导中心大堂正中。孔子在《论语》中又强调“不学礼，无以立”。
我们要立长志，不要常立志。我们要“立德”“立行”“立言”。“言之无文，行而不远。”荀子在《解蔽》中说过：“精于物者以物物，精于道者兼物物。”我们要特别注意体会其内涵，要成为复合型的管理人才。
有的国家这样要求秘书工作人员：像心理学家一样善于观察和理解他人；像政治家一样有灵敏的头脑；像外交官一样有潇洒的风度；有调查各种棘手问题的丰富经验；有良好的速记能力以及文字功夫；谙熟各种商业往来中的法律关系；能熟练地使用各种办公自动化设备；具备相当的金融和税务方面的知识；能熟练地对各种文件资料进行整理归类。
我国香港地区把秘书人员分为参谋型、秀才型、办事型、公共关系型、技术型诸种。
我们要成为上述各型兼备的综合型。我国对秘书工作人员有如下要求：（1）政治理论修养：努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想，具有正确的政治方向和较高的政治理论水平与政策水平；遵守国家的法律、法规，具有较强的法制观念；具有为人民服务、甘做无名英雄的奉献精神。（2）思想作风修养：热爱本职工作、任劳任怨、热诚服务；实事求是、忠诚老实；思想敏锐、勇于创新；廉洁奉公、行为端正；谦虚谨慎、踏实细致；密切联系群众、团结合作。（3）职业道德修养：忠于职守、严守机密、秉公办事、平等待人、忠诚谦和、认真细致。（4）秘书人员的能力：表达能力、办事能力、管理能力、应变能力、调研能力、交际能力。
我们要努力成为具有上述优良素养的秘书工作主体。七、心理调整
要克服畏惧心理，建立自信心理；克服惰性心理，建立勤勉心理；克服侥幸心理，建立主宰心理；克服“假孕”心理，建立务实心理；克服惯常心理，建立创新心理。
要想完成高质量的秘书工作，尤其要注意打破惯常心理。我们称其为“脱离思维的惯常进程”。人的思维有一种惰性，遇到新的问题、新的情况，总习惯沿着前人或自己的思维老路走。正如讽刺一些不负责任、因循守旧的秘书写计划时的顺口溜：计划、计划，抄来挂挂。如果从事机械性、重复性的劳动，这种思维的惰性局限还不算明显，但对秘书工作人员来说，却是一个“致命伤”，因为这种写作就是创造，是向领导者提供决策的依据，向有关部门提供有启发性的信息，向社会提供有前瞻性的创意。所以必须打破定型的惯常心理，这与党中央提倡的与时俱进、创新进取的要求也正相吻合。
秘书人员只要情绪饱满、冷静务实、勤学苦练，定会妙笔生花出佳篇、秘书工作硕果累累。
第二章 秘书工作实务写作基础
一、秘书写作的含义、特点和作用（一）秘书写作的含义写作是表情达意的书面形式，是认识和改造世界的工具。
秘书写作是指以文字的形式处理政务、商务、人际关系等，它体现了写作的综合性和应用性。（二）秘书写作的特点1. 体式明显
秘书写作的载体，如纸的质地和尺寸，以及书写形式的要求，基本上都是一致的；文体的构成要素基本上是类似的，一般都明显地区分为文头、正文和文尾三个部分，特别是各文体正文部分的构成要素更是类似；秘书写作通常限定主题或有规定的标题，不像文艺创作或论文写作，在主题和标题上有自行选定的自由。2. 讲求实效
秘书写作的语言要准确、平易、简洁、晓畅；要及时写、及时发、及时办理；文稿（讲话稿、消息等）要具有很强的感染力，情理交融；秘书写作源于实践，用于实践，强调可操作性。（三）秘书写作的作用1. 传播沟通
秘书写作是通达上下、共享信息的桥梁，是交际、沟通、协调的媒介，是塑造形象、扩大知名度、提高美誉度的手段。2. 指导实践
决策的基础是运行状态及发展趋势等信息，这些信息往往通过调查报告、可行性研究报告等书面形式到达领导层，为决策服务。所以说，秘书写作对各项工作和活动具有指导作用，比如，一个良好的工作计划是工作的指南。二、秘书写作的文种
秘书写作的文种类型有工作类、公文类、经济类、电子类、传播类等。三、秘书写作基础知识（一）秘书写作的材料1. 秘书写作材料的含义
秘书写作材料指作者为了某一写作目的，从现实生活和文献资料中选取和使用的全部事实、数据、理论依据等的统称。通过对现实生活的直接感知所取得的材料，称为直接材料；从文献资料和调查研究的间接感知中得到的材料，称为间接材料。2. 获取材料的途径
获取材料的途径主要有两种：（1）观察、调查。观察是借助人的感官，全面、深入、细致地认识客观事物的知觉过程。观察的目的主要是了解事物的外部形态和特征，通过事物的外部形态透视其内在本质。它是获取第一手材料的方法，有助于作者真实地反映客观对象，促进作者的思考、记忆与想象，激发作者的写作欲望。
调查是获取写作材料的重要途径。调查要尊重客观事实，要有满腔的热忱和正确的方法；要尽可能占有相关的已有材料，如史料、档案等；要千方百计搜寻和扩大有关线索，以便确定调查目标；要拟好总的调查提纲，明确每次调查的具体问题；要了解被调查者的情况，在调查过程中要及时写好采访笔记，把事件的梗概、问题的关键、典型的事例、重要的原话记录清楚，以便事后进行整理。（2）查阅、收集资料。查阅、收集资料是指利用图书馆、个人藏书、互联网或其他途径获取文字材料的取材方式。查阅、收集资料的方法有以下几种：一是剪贴资料，就是从报纸杂志上把所需的有关资料裁剪下来、贴在本子上的一种积累资料的办法，要广泛阅读、善于分类、注明出处、勤记感受、妥善保存；二是建立资料卡片，包括分类题目、内容摘要等项目；三是收藏文件，是指对一些很有参考价值又准许复印、誊抄的各级、各类文件，分门别类地加以保存，这些资料对日后的写作无论在内容上、格式上，还是在语言上、方法上，都有一定的参考借鉴作用；四是网上浏览，是指利用电脑、手机与互联网相连，检索相关的信息，由于办公现代化的需要，这已经成为一种流行的重要形式。（二）秘书写作的立意与选材1. 立意
意即主题，立意就是确立主题。秘书写作中材料选择、结构安排、语言运用都是为主题服务的。（1）立意的出发点。立意与命题直接相联，命题是立意的出发点。命题分为直接命题和范围命题。
直接命题就是按照题目进行写作。不仅题目固定，文稿的立意和内容也都有具体的要求和规定。作者在构思过程中，没有多大的回旋余地，只需正确理解题意要求、办文意图，即可选取材料，执笔撰文。
范围命题是指命题没有严格的限制，只是提出文章需要解决的问题，或内容所反映的范围，至于对事物的判断和看法、解决问题的办法和措施、反映问题的形式和角度，则需由作者去调查、了解、分析、研究，在详细占有材料的基础上，形成自己的观点和想法，确定文章的立意和内容。（2）立意的要求：
第一，意图明。要解决实际问题，在文章开头就要把意图点明，问题提得集中、明确、针对性强，以利于问题的解决。
第二，观点清。提倡什么、反对什么，都必须明白清楚，开门见山，直书不曲。
第三，要旨专。主题应简明、单一，“一文一事”，围绕一个问题，全文一贯到底。
第四，立意新。要与时俱进，要力求总结新经验、提出新见解、表明新方法、给人新启示。2. 选材（1）围绕主题选材。这是决定材料取舍的主要标准，凡是与主题有关并能有力说明或突出主题的材料，就应入选。（2）选材真实、确凿。这是文章具有说服力和感染力的保证，文章中使用的材料既要准确无误、经得起核实，又要用得恰当贴切。引用别人的话不能有丝毫误差，要做到字、词、句、标点完全与原文一致。（3）选材新颖、生动。新颖是说材料要有新鲜感；生动是说材料以及对于材料的具体表述要有感染力。要善于观察、发现、搜集那些反映新情况、新经验、新问题的材料；选取那些能够体现时代方向的新的价值观念、新的创造意识、新的语言风尚；捕捉那些新鲜、奇特、健康、富有吸引力的信息材料。（4）选材典型、针对性强。典型材料有两个最突出的特点：一是代表性，典型材料可以以一当十，可谓兵不在多，而在于精；二是深刻性，典型材料具有很强的说服力。运用典型材料，可以提出问题、印证观点、阐明道理、发人深省、深化主题。因此，秘书写作要针对文种性质选材、针对行文目的选材、针对受文对象选材。（三）秘书写作的构思与结构1. 构思列纲
对要写作的内容与形式，应反复思考推敲，逐步使全文的思路明朗，然后列出文字提纲。在形式上，提纲一般由总到分，由主到次，由大到小，由粗到细，一层层展开。在内容上，应注意观点与材料的搭配以及段落和层次的排列。2. 结构安排
结构安排即“布局谋篇”，它是对文章材料内容的安排与组织。在进行布局的时候，要根据不同文种的各自特点，从所写内容的实际情况出发，采用恰当的结构方式，将内容与形式有机地统一起来。
秘书写作文稿的结构主要由以下几个方面组成：（1）标题。标题也叫题目，是文章的名称。秘书写作首先要拟定标题。标题因文种不同，大体上分为三种类型：一是直接点明主题，体现观点，揭示文章的中心内容；二是公文中常用的三要素标题，即发文机关名称、事由、文种；三是直接、单纯地标明文种的性质。总之，标题要简明扼要，精练概括，项目匀称，排列得体。根据内容的需要，还可采用主标题、副标题、小标题三种形式。（2）开头和结尾。秘书写作文稿有一个好的开头，有利于表现主题和围绕主题拓展作者的思路，也有利于引导读者阅读。写好结尾，可以保证文章整体结构的完美。秘书写作文稿由于行文目的不同，所用文种不同，结尾的形式也是多样化的，或做出结论，或自然收结，或提出请求，等等。另外，公文、书信、请柬一类文稿的结尾，有约定俗成的格式和惯用语。（3）主体。常用的主体行文结构有横式结构、纵式结构和纵横交错式结构。横式结构是按照材料的性质和类型，依照客观事物的不同侧面安排层次，按条款、条文分门别类安排材料；纵式结构是按照时间前后的顺序，依照事物发展的过程和内在联系安排结构；二者的结合即为纵横交错式结构。（4）过渡和照应。过渡是指文章的段落与段落或层次与层次之间的衔接、转换形式或手段。照应是指文章在内容上的前后关照，即前有所呼、后有所应的结构手段。（5）现代传媒类的写作，也应注意上述的大体规格结构，但有的文体，如果表述得体，也不必拘泥于上述结构要求。（四）秘书写作的语言与表达1. 秘书写作的语言要求（1）准确、规范。秘书写作的语言要正确、恰当地表达文章的思想内容；遣词造句要符合语法、章法规矩。（2）简明、晓畅。秘书写作的文字表述要简洁明了，言简意赅；内容明晓，行文畅达。（3）得体、合理。秘书写作的语言要确切、得体；措辞要恰当、有分寸，应、对、析、辩都要合情合理。（4）现代传媒类的网络语言，因其有特殊环境与表现方式，在写作时要正确、灵活对待。2. 秘书写作的表达方式（1）叙述。是指对人、物的活动、经历和时间以及发生、发展、变化的过程所做的概括的或具体的交代和陈述。（2）说明。就是用简洁明确的语言，解释、介绍事物的成因来源、形状结构、性质特点、功能作用等，或人、物的一般情况，或事理的概念、规律、定理及应用范围、性能等。（3）议论。就是议事论理，是指作者对某一事物或问题通过事实材料和逻辑推理来分析评论，借以揭示事理，表明自己的主张或观点的一种表达方式。（4）对电子类的部分写作内容，有数字、字母、符号、图片等的运用。（五）秘书写作的起草与修改1. 起草
起草，又叫拟稿，其稿本叫作草稿或初稿。根据写作提纲起草的文章初稿，把提纲内容落实为明确、具体的文字，可以进一步促使作者的思路向纵深发展。起草要注意文脉的贯通；要写好文章的开头；要正确地使用关联词语以及过渡句、过渡段；要注意句子、句群、段落、层次之间的衔接和过渡。在有些电子类的写作中，是即写即发。2. 修改
修改，是对文章起草后的一项加工、整理、提高的工作。它是文章由初稿到定稿的终结环节。其范围包括：修改主题、订正观点、修改材料、调整结构、修改语言、修改文面。
修改方法包括：（1）读改法，即通过阅读，发现不妥，进行修改。（2）冷改法，即作者将完成的初稿从头到尾仔细看一遍，随后将初稿搁上几天，让极度兴奋的头脑冷静下来，然后再反复看，看一遍思索一番，看初稿有无不妥之处，发现问题及时解决。（3）抄改法，即边抄写边修改。在有些电子类的写作中，可以利用写作软件强大的编辑、检查、修改功能，极为方便地剪切、复制、粘贴，完成此项工作。
第三章 秘书工作实务阅读基础
一、“读”为秘书工作实务之“始”秘书工作实务中，第一位的就是“提取有用信息的能力”。它表现为对大量信息资料的阅读理解。培养和提高自己的阅读能力是完成秘书工作实务之始。二、强调“读法”
秘书工作实务中的阅读，有其特殊性。（一）普通作品的正读法
所谓正读法，就是按正常阅读习惯和方式由前而后的普通阅读方式。阅读的对象具有如下特征。1. 兴趣盎然
所谓兴趣盎然，指作品引人读兴，不必多加思索，如啜香茗。它具体表现在以下方面：（1）文学性。创造的形象有艺术感染力。（2）故事性。故事动人，引人入胜。（3）叙事性。贴近生活，叙事清晰。（4）散文化。意境优美，语言华美。2. 目标完整
所谓目标完整，是指对一般文章的阅读，其外在的组成和内在的组成，无论目的、结论、结果等均是非常清楚的。（1）叙事性作品。线索清晰：发生、发展、高潮、结局、尾声，脉络显著；情节完整：开头、结尾、过渡、照应，一应俱全。（2）论述性作品。三“论”明确：论点、论据、论证，条分缕析；结构明显：绪论、本论、结论，贯通到底。（二）秘书工作实务中资料的读法
在阅读资料时，与阅读普通作品相比，有如下的不同：
总体的不同是：被动的欣赏式阅读与主动的评价式研读。1. 内容上
忘却美文，面对平淡；忘却故事，面对索然；忘却情节，面对数据；忘却细节，面对数字；忘却稔熟的人情事理，面对陌生的事件数据；忘却趣味盎然，面对枯燥无味。2. 结构上
忘却顺序，面对杂乱；忘却条分缕析，面对盘根错节；忘却引人入胜，面对步履维艰；忘却稔熟地提出问题、分析问题、解决问题，面对本末倒置、块垒交叉错位。（三）把握要点1. 总体把握
先看要求，逆流而上，带着问题阅读。
看准要求→细读资料→联翩思考→提炼观点→展开论证→概括资料→复述资料→说古论今→以今为主→正反结合→以正为主→勾连资料→创新思维→再造想象→有机新文。2. “段”是关键
秘书工作实务中的资料是以语段为主要形式的文本组合。尽管可能出现一些变化，但其基本方式是不会改变的。因此，阅读必须由“段”突破。（1）“段”的概念。段是文本的最小组成单位，有规范段与不规范段之分：规范段是指它具有相对的独立性、统一性、完整性；不规范段是指兼意段和不完整段。秘书阅读的资料中除规范段外，也存在不少不规范段。
要特别指出的是：资料的“段”和普通文章的“段”略有差异，它是指资料中一个相对完整独立的部分，它有时是一个段，有时则是由几个小段组成的大一点的语段，并在结构上表现出“分—总”“总—分”“分类”“解说”等关系。（2）资料的“段读”。秘书工作者必须强调段的阅读，着重把握以下三个方面：
1）“首段”。资料往往在“首段”体现全部资料的要旨所在。要特别注意把握“首段”的要旨所在。它往往提示资料所述问题的相关“时间”“地点”“人物”“事件”“话题”等社会生活现象和相应的看法等。
2）“段意”。指“段”所表现的基本内容，也可称为基本数据。它的基本表达方式是说明与叙述，有时可出现少量的描述和对话。
3）“段旨”。指“段”所蕴含的中心意思、主要观点，也可称为主旨或段的主题、论点。一般情况下，全段是围绕着这个段旨展开的，又是为阐述这个段旨服务的。这个段用一句话概括出来，叫段中主句或主题句。要特别注意寻找段中主句，把握段的要点。它的基本表达方式有两种：一种是有主题句的，另一种是无主题句而需要提炼主题句的。
主题句也叫段中主句。它要有概括性，要以短句子十分鲜明地把段旨揭示出来。主题句的位置表现如下：
一是在段首。就是段的开头第一句。段首醒目，把段中主句放在段的开头处，以领句地位出现，领起下文，一般来讲就限定了段旨须围绕这个中心铺陈展开下文。要注意在一段的开头处把握主旨句，从而全面清晰地理解把握全段内容。
二是在段尾。就是段的最后一句。这不易引起注意，因此要格外注意。特别注意有些资料先列举一些材料，而后概括、归纳或引出结论类的话语。
三是在段中。就是在段中间的“腰句”中出现，这更不易一眼看出。当段中主句是上半段的结论，又是下半段的前提时，只好放在段的中间了。
四是兼置于段首、段尾。这主要会出现在资料的长段中，常常把段旨放在段开头的领句位置，又让它在段的末尾，以结句的方式再次出现，对段旨反复申说。三、“读法”理性升华
秘书工作实务中的阅读是因文得义的心智活动。（一）把握双重转化1. 阅读是秘书写作的逆向运转
如果说一般写作是“察物→创意→缀文”的过程，那么，阅读则是“披文（所给资料）→得意→及物（所要解决的问题）→再创文”的过程。
对秘书来说，阅读资料先要“感言辨体，入情得意”，把物化的书面言语内化为读者的内部言语，即把资料所含有的思想变成自己的思想，这可称为秘书工作实务中阅读的“意化”过程，包括资料含义的具体化（由点到面，由意到例，由一般到个别）、资料含义的简约化（合并同类，剔除杂质，简化词组）、资料含义的系统化（由浅入深，由表及里，由此及彼等）。
此后要“运思及物”，把内部言语外化为书面言语和口头言语，即把阅读资料所得的精神内涵释放出来，转化为改造主、客观世界的能量，这叫作阅读资料的“物化”过程，包括体会、心得的言语化、灵活化、实践化，最终变成秘书处理工作、促进社会科学和谐发展的有效工具。这就是阅读的“意化”和“物化”的双重转化原理。2. 阅读中要注重“运思及物”
秘书工作实务中的阅读，“披文得意”（阅读所给资料，得到立意）只是阅读的前半路程，“运思及物”（分析研究资料立意，运用到工作中）才是阅读的更加艰难的后半路程。不能只重阅读“吸收”，不重阅读“表达”，只管阅读“认知”，不管阅读“应用”，只讲阅读“有字书”，不讲“有字书”向“无字书”的延伸，以致对阅读的“知人论世”“类化迁移”“切己体察”没有足够重视，甚至视“运思及物”为“超阅读”。这种只顾“文→意”转化，不顾“意→物”转化的“半程”阅读观，违背了“知行统一”的全程阅读规律，是秘书工作实务中阅读效率不高的“病根”之一。（二）注重人文精神1. 强化自主意识
自主意识，指秘书独立领受和驾驭文本资料的主人意识。这种阅读行为，不容偷懒，别人无法代劳。2. 拓展思维空间
秘书工作实务中阅读的核心是理解，而理解的关键在于明确阅读运思的路数，在于拓展读者的思维空间。“阅读运思”有广阔的四维空间：（1）解文——沟通秘书与资料的桥梁。即通过感言辨体，解开文本资料中有组织的语言密码，认识、把握资料内涵。（2）知人——沟通秘书与资料制造者、文章主人公的桥梁。即在缘文见人的跨时空对话中，实现心灵的理智转换和情感交流，透视隐藏在文本资料表面语义之后的写作意图，做出比原资料更好的阐发。（3）论世——沟通秘书与社会的桥梁。即通过解文、知人，而达到认知社会、改造社会的目的。（4）察己——沟通秘书“旧我”（原来的我）和“新我”的桥梁。即通过阅读，使自身的知识经验得以扩充，观点认识得以改变，思想情感得以升华，方法技术得以完善；实现自我在量度上的增加，在本质上的提高，在价值上的飞跃，在能力上的练达。3. 提高创造能力
阅读行为依照其社会功能的目标指向，可分为由低到高的四个基本类型：学习性阅读、实用性阅读、审美性阅读、创造性阅读。秘书工作实务中的阅读属于实用性阅读和创造性阅读。它以解决生活和工作中的信息摄取、加工、利用等实际问题为目标，又注重以超越文本、改造世界、塑造自我为目标。
阅读创造力的标志是能够准确把握并越出文本，重构词、句、章、篇的新义，或补充加深、引申发挥，或转移重点、批评匡正，提出新见解，做出新答案。这时的秘书工作人员不单是资料的接受者、评论者，而且是所给文本资料的加工者、再造者。
第四章 秘书工作实务口才基础
一、口才的重要性语言是品质的衣裳，谈吐是行为的羽翼。
讲究口才，对秘书工作实务十分重要。二、培养说话勇气（一）缺乏勇气的原因1. 自卑心理作怪
出于自卑，产生顾虑和负担，影响思维和表达。具体表现有如下几种：（1）因缺乏知识而没信心，担心话中有误，惹来嘲笑、蔑视，不敢轻易说话。（2）因口才差而没信心，担心口才不及，损害个人形象，不善与人言谈。（3）因阅历少而没信心，担心言多必失，放弃说话机会，不能表述己见。（4）因有缺陷而没信心，担心嘶哑口吃，顾虑暴露毛病，不想招人笑话。
综上所述，自卑作怪，妄自菲薄，丧失勇气，放弃说话。2. 实践锻炼不够（1）生活范围狭小，缺少实践。（2）思想惰性使然，回避实践。（3）性格内向，怯于实践。（4）社会偏见，影响实践。（二）缺乏勇气的表现
紧张怯场，举止无措，表情僵化，语无伦次。（三）培养勇气的方法1. 克服恐惧心理
恐惧是最大障碍，必须超越它、战胜它。敢于在人前讲话，你就成功了一半。2. 做好充分准备
它包括心理上、思想上、行动上和方法上的准备。（1）集中思考。立场主张准确无误；讲述自己的思考过程；必须清楚该讲什么、讲到哪种程度。（2）形神兼备。昂首挺胸、步履矫健、神态自若、目光坚定、紧盯听众、做深呼吸、兴奋振作。（3）脱口而出。组织观点、编排结构、调动材料、头脑运行、简短提示、脱口而出、忌背文稿。3. 功夫练在平时（1）在陌生的集体中介绍自己。
要求：大方自然、真诚坦率、从容不迫、理直气壮、声音洪亮、无小动作。
注意：内心莫恐慌，应保持镇静，可模仿英雄，设想处于无人之境，增强自己的信心。（2）当众模仿动物叫声。
要求：要叫多遍，一遍比一遍逼真，直到接近动物的真实叫声为止。
注意：当众出丑，不怕嘲笑，面对尴尬，适应失败，提高勇气。（3）以童心、童音给儿童讲童话。
要求：将自己设想为一个儿童，用小孩给小孩讲故事的口吻讲童话故事，这个故事必须是6岁以下儿童能听懂、喜欢听的。
注意：这一训练主要考察讲故事者能否将自己视为孩童，能否当众做出幼稚可笑而又充满自信的动作，用稚嫩的声音和语气讲话而不怕被人耻笑，从而提高当众讲话的心理承受能力。三、基本功训练（一）气息训练
气息是使声音洪亮悦耳的原动力。1. 呼吸
常用的呼吸方法有胸式呼吸、腹式呼吸和胸腹联合式呼吸。
讲话歌唱，采用胸腹式联合呼吸方法，可使全部呼吸器官协同运作，是较理想的呼吸方法。可通过深呼吸练习和吹动树叶练习等来锻炼自己的气息。2. 换气
采取不同的方式对气息进行补充，以保证气力的充足，这就是换气。（1）蓄气练习。反复练习下列一段文字，直到能坚持一口气说完为止：出东门，过大桥，大桥底下一树枣儿，拿着竿子去打枣儿，青的多，红的少。一个枣儿、两个枣儿、三个枣儿、四个枣儿、五个枣儿、六个枣儿、七个枣儿、八个枣儿、九个枣儿、十个枣儿、九个枣儿、八个枣儿、七个枣儿、六个枣儿、五个枣儿、四个枣儿、三个枣儿、两个枣儿、一个枣儿。
这是一个绕口令，一口气说完才算好。（2）换气练习。将下列一段文字读下来，依句号停顿换气，要有较明显的换气动作。望夜空，满天星，光闪闪，亮晶晶。好像那，小银灯，大大小小密密麻麻，闪闪烁烁数不清。仔细看，看分明，原来那群星，分了星座还起了名。按亮度，分了等，一等、二等、三等、四等、五等、六等一共分六等。谁最亮，是一等，谁最暗，是六等，一等到六等，总共不过6900多颗是恒星。星空中，还能看见那大行星和卫星，小行星和彗星，更有那无数无名点点繁星看不清。要想看清它，请你借助现代化的天文望远镜。（二）吐字归音训练1. 吐咬清晰（1）喷崩法：声母是b，p的字，可使用喷崩法。如：八百标兵奔北坡，炮兵并排北边跑，炮兵怕把标兵碰，标兵怕碰炮兵炮。（2）弹舌法：声母是d，t的字，可使用弹舌法。如：调到大岛打大盗，大盗太刁投短刀，推打叮当短刀掉，踏盗得刀盗打倒。（3）震牙法：声母是j，r的字，可使用震牙法。如：急剧、竞技、容忍、仁人、境界、阶级、交换、经济、柔润、忍辱、仍然、软弱。（4）开喉法：声母是ɡ，k的字，可使用开喉法。如：哥挎瓜筐过宽沟，赶快过沟看怪狗，光看怪狗瓜筐扣，瓜滚筐空哥怪狗。2. 归音到位（1）展唇：凡以ɑ犻，犲犻，狀ɑ犻，狀犲犻为韵母的字，归音时，应微展唇角，嘴形扁平，收“犻”音。如：祖国情啊，/春风一般往这儿吹；/同志爱啊，/河流一般往这儿汇。/党是太阳，/咱是向日葵。（2）聚唇：凡以ɑ狅，犻ɑ狅，狅狌，犻狅狌为韵母的字，归音时，应聚敛双唇。如：军港的夜啊静悄悄，/海浪把战舰轻轻地摇，/年轻的水兵，头枕着波涛，/睡梦中露出甜美的微笑。（3）抵舌：凡是收前鼻音狀的音节，字尾收音时要做一个明显的抵舌动作，舌尖稍稍回抵上牙床的位置。如：砍头不要紧，/只要主义真。/杀了夏明翰，/还有后来人！（4）穿鼻：凡是收后鼻音狀ɡ的音节，收音时，气息要灌满鼻腔，穿鼻而出收狀ɡ音，舌根与小舌要有接触感。如：大江歌罢调头东，/邃密群科济世穷。/面壁十年图破壁，/难酬蹈海亦英雄。（三）语音语调训练
语音规范指的是讲话时每个字词的发音都要准确；语调纯正指的是四声要符合标准。
训练口才的基本功，就是以普通话为准则，以《汉语拼音方案》为依据，在字词的声母、韵母、声调上下一番工夫。
首先要找出本地方言、方音与普通话发音在以上三方面的差异与对应规律，例如有的地方i与u不分，有的地方o，e和c混乱，有的地方zh，ch，sh和z，c，s不分，有的地方方言声母、韵母与普通话差别不大，但声调差异较大，如天津、唐山等地。先找到不同，然后再按普通话规律纠正，就可收到好的效果。（1）以下字词要求读准，不要用方言，只能用普通话。租子会猜最粗大寺斯文珠子会拆最初大事诗文发言开门金银亲近木盆发扬开蒙经营清静木棚（2）读下面的绕口令和诗句，既要读准声母或韵母，又要读准声调。四是四，十是十，十四是十四，四十是四十。谁说四十是十四，就罚谁四十，谁说十四是四十，就罚谁十四。林玲和凌琳，长得一般高，又是同年龄。林玲两眼水灵灵，凌琳长得挺机灵。林玲帮军属把水拎，凌琳替队里采鲜菱。鹅、鹅、鹅，曲项向天歌。白毛浮绿水，红掌拨清波。（3）绕口令训练
用绕口令进行综合性训练，来考查自己口才基本功的状况。如：新脑筋，老脑筋，老脑筋可以学成新脑筋，新脑筋不学就成老脑筋。天上七颗星，树上七只鹰，墙上七个钉，钉上七盏灯，地下七块冰。遮满天上星，赶走树上鹰，拔下墙上钉，吹灭钉上灯，踏碎地下冰。四、口才得体（一）含义
所谓口才得体就是指根据社会上不同的人具有的不同言语反应，考虑听话人不同的心理因素，做到对不同的人说不同的话。即说话要适时、适情、适势、适机，一切以适度、恰当，让人爱听为原则。（二）内容1. 区别对象（1）不同性别。对“女人如果没有了男人就恐慌了”这句话加标点，男女同学标点可能大不相同。这说明，对男人说话与对女人说话时要有所区别。有些可以对男性说的话，对男性开的玩笑，对女性说就不适合、不得体。（2）不同年龄。年幼不懂事的小孩，由于思维简单，对语言的理解也较简单。对其要多表扬、多鼓励，以启发、引导为主，少厉声指责和批评，忌用过重的语句去刺激、打击。用语言刺伤儿童幼嫩的心灵，是最不得体的。
成年人当中又分青年人、中年人和老年人，这三个年龄层次的人经历不同，志趣各异，与他们说话时就要从他们的心理状态出发。（3）不同文化。文化程度低的人听不懂太专业的字眼。跟他们说话应该尽量用家常口语体，说大白话。如果用接近书面语的典雅口语体与他们交谈，那就不符合得体性的要求了。如“您有配偶吗”与“您有老伴没有”相比，后一句话更得体。
文化程度高的人比较敏感，爱挑字眼儿。对知识分子讲话就得注意尊重对方，避免常识性错误，特别是要注意用词的准确性。文化程度高的人爱听委婉的话，不爱听类似质问的不客气的话。如“你怎么还不结婚？”与“你的个人问题该解决了！”相比，后者更加适合。（4）不同民族。语言和文化互相依存。可以从语言上了解不同民族在文化上的差异，各民族都有自己的寒暄用语和礼貌用语。例如对“您吃了没有？”这样的问候语的理解，东西方就大不一样。再如，问“你上哪儿去”“多大年纪”“工资多少”“在哪儿工作”“成家了没有”等问题，西方人也极不习惯。应了解民族传统文化间的差异，避免两种文化冲突所引起的言语误会。（5）不同心境。“莫对失意人，而谈得意事”，不能“哪壶不开提哪壶”，不能戳人家的伤疤，引起对方的内心痛苦。对可能引起对方痛苦联想的话，能回避就回避。同一个人，心境不同对言语反应也不相同，要学会察言观色、揣摩心境，决定说话方式和内容。（6）不同身份。和身份不同的人说话不能千篇一律，要区别对待，大方得体，让人爱听。
身份是指一个人的社会地位。说话时既看对方“其位”“其职”，又看自己的“位”和“职”，才是得体的。
身份也指一个人的辈分。对长辈说话要多些尊敬的语气，对平辈或晚辈说话要真诚亲切。如“请留步吧！”与“别送了，别送了，快回家吧！”又如“您今年几岁了？”与“您高寿？”2. 区别场合（1）正式与非正式之分。所谓正式场合，指经过精心准备的、有明确目的和功能的场合。如国际上外交或贸易的正式会谈，上级与下级正式的谈话，学术界正式的学术交流会等。在这种场合下说话，要深思熟虑，言简意赅，庄重严肃。肆意谈笑、插科打诨就很不得体。
非正式场合说话则可随意、即兴，无十分明确的目的性或功能性。比如同学校友聚会、节日联欢会、茶话会、野餐会等，这种场合无压力或工作职责，轻松自在，开玩笑、讲故事、聊闲话、谈天说地都是得体的。
注意与人交往中“特地”与“顺便”两个词的使用，它们有场合的正式与非正式、庄重与随便的差别。（2）内外之分。家丑不可外扬，内外有别。对自己人可以无话不谈；而对外人则需留心，常常是公事公办，说常理中、原则上的话。（3）喜悲之分。说话与所处的场合的气氛协调。在喜庆欢快的场合，说话要喜兴，可开玩笑，可滑稽幽默，使欢快气氛更浓。办丧事时，切忌随便说笑、找话题开玩笑，更不要显示自己的幽默感。（4）多少之分。对方忙、时间紧，或看上去疲倦、劳累了，要简明扼要、长话短说。要察言观色，揣度心理，确定说话长短。
总之，做到说话得体、效果良好，必须准确地了解、把握对象和场合，据此判断、决定自己说话的内容、口气、辞令、语态和长短。
第五章 秘书工作实务心理基础
一、感受能力（一）感受1. 定义所谓感受，是指主体的感官受到各种外界物的刺激所产生的一种相应的心理活动，它是通过感觉和知觉从生活中摄取感官信息，在与感情的同化中获得的一种智能。感受构成了秘书工作实务过程中的重要心理内容。2. 类型（1）有意感受。有意感受是主体自觉的、有预定目的的感受。它受主体意识和动机的控制，是主体对客体刺激的集中注意。秘书必须全方位地感受生活。（2）无意感受。它是指主体随意的、既没有自觉的目的也没有意识到本身的努力而获得的一种意外的感受。比如，调查停电事故，却无意间发现精神文明建设独特的做法。3. 特性（1）新鲜性。
其一，表象的鲜明性。所谓表象，是指当前没有作用于感官的对象和现象在头脑里产生的映像，也就是在与记忆中所保持的客观事物的形象。表象鲜明是感受获得新鲜性的必要条件。
其二，记忆的陌生化。感受的新鲜性除了应拥有表象的鲜明性外，感受对于主体的记忆还应具有陌生化的特征，也就是说，第一次去敲记忆的大门，任何外界信息都可以在上面留下新鲜的痕迹。（2）持久性。感受的持久性是秘书对存在于同一时空的客观事物感受的时间长度。在感受的时空坐标系上，感受的时间越长，感受的持久性就越明显。假如没有那长年累月对自己工作所经历的事件、人物的观察、体验，如果不是因为自己心灵深处始终“揣着”创建和谐社会的目标，就不会做出自己的业绩。（3）丰富性。
其一，记忆机制。感受的丰富性是由记忆的脑机制所决定的。记忆是通过神经元的突触（神经元之间传递信息的结构）储存在神经网络上的，这种贮存是扩布性的，感受的丰富性增加了它的触发点。
其二，生活广度。感受的丰富性是对主体感受的广度而言的。秘书应大兴调查研究之风，最广泛地感受生活、体察民情：各处去看，各处去听，各处去访，调动了视觉、听觉、嗅觉等，从而获得丰富的感受，得到第一手资料，做好为人民服务的本职工作。
其三，经历广博。感受主体经历广博，同样可以使感受获得丰富性，使它沉淀在感情的记忆里。我们的老一辈的无产阶级革命家就是如此，他们一生历经险恶，出入于炮火之中，探求在建设新中国乃至改革开放的事业中，因此他们的文章，充满活力，充满希望，充满生机，充满信心，充满百折不回的勇气和革命浪漫主义精神。（二）感受力1. 定义
感受力，从信息加工的角度看，其实质就是信息获取能力，是指主体在感受事物的过程中，使感受的目的得以逐渐完成的心理特征的总和，也指直接影响感受的效率。2. 同化与顺应
如果把感受能力看作是一个结构，那么，这个结构远不是一次性完成的，而是有一个不断建构的过程。作为一种结构，感受能力有同化、顺应两种作用。其同化作用表现在对外界信息的纳入自身结构时的选择；其顺应作用，表现在对纳入自身结构的外界信息遗漏部分的再选择。从同化到顺应是一个不断打破原有结构、建立新的结构的过程，即所谓“建构”。同化引起结构的量变，顺应引起结构的质变。3. “身入生活”与“心入生活”“心入生活”是感受能力不断建构的必由之路。“心入生活”是对“身入生活”的进一步要求。“身入”生活，只是深入生活的第一步，而且只是外表的、形式上的；“心入”生活，才是内在的、本质的。（三）培养感受力1. 观察的定义和特点（1）定义。观察，指人们有计划地认识某个对象的知觉过程和认识过程，是秘书取得第一手材料的重要途径。观察过程，并不限于知觉，而常同积极思维相结合，具有很强的个人积极性和能动性。观察是秘书工作实务的重要基本功。（2）特点。
其一，任何观察过程总是包括相互对立依存的两个侧面，即客观内容及观察主体对这一内容的感受、认识和评价。
其二，观察是多种分析器的综合活动。观察以视觉分析器的活动为主，但并不限于视觉，为了把握对象的多种多样的属性，往往需要多种分析器的联合活动。
其三，观察是有目的、有意识进行的。观察有能动性，观察是人们根据需要有意识、有目的地进行的，它是自觉的，不是盲目的；是主动的，不是被动的。
其四，观察渗透着思维。观察的过程是知觉的过程，同时也是思维的过程。随时把观察获得的感性材料纳入自己的认知结构，加以整理和加工、分析和思考。2. 观察的作用（1）工作前提。鲁迅曾把他的写作经验总结为四句话：静观默察，烂熟于心，凝神遐想，然后一挥而就。这里把观察摆在第一位。（2）真实反映。秘书工作实务的原则就是要实事求是，真实地表现主观，真实地反映客观。要想真实地反映客观世界，就必须从观察入手。（3）有助思考。观察是基础，思考是关键。如何提高思考的效果，很大程度上取决于秘书工作者在观察上所下的功夫和观察水平的高低。有了大量详细、准确而生动的材料，思考才不是空中楼阁，才不是闭门造车。（4）有助记忆。把头脑作为仓库，把观察所得贮存在头脑中并记下来，这是秘书写作的基本功，“勤笔免思”。这是一种行之有效的帮助记忆、积累素材的方法。3. 环境观察（1）环境。环境是对一定人物而言的，是指围绕人物的一切外在条件的总和，其中主要指各种人物所构成的社会关系，也包括物质条件和自然条件。环境可分为：自然环境，主要指自然景物和自然现象；社会环境，是由人和人的活动所形成的环境。秘书工作实务是以社会环境为主的。（2）作用。环境观察与秘书工作的关系是极为密切的。由于人物的活动、事件的展开，总是在一定的社会环境和自然环境中进行的，因此秘书工作决不能离开对社会和自然环境的观察。
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