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作者：高春雷

出版社：民主与建设出版社

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会计实务入门手册试读：

前言

您也许满腹经纶，谈起会计理论可以滔滔不绝；您也许是“考试专家”，参加各种会计考试可以过关斩将，但如果您没有多少实践工作经验，在求职中同样避免不了处处碰壁的命运。

会计是一门实践性很强的职业。现代企业对会计人员的要求，尤其是对于初级会计人员，更多的要求是动手和实践能力。而学校课本讲解的则更偏重于理论知识。如何将学校课本中学到的知识用于实际工作，使自己成为既精通理论，又擅长实际操作的企业急需人才，相信是每一个初涉会计职场的人都想解决的难题。本书想您所想、急您所急，为您在会计理论和实务间搭起了一座桥梁，使您轻松、顺利地达到彼岸！

本书完全从一名会计实务入门者的角度出发，以实务中会计业务处理流程为主线，从建账开始，经过记账、算账和对账，到结账、报账、查账和调账，理论联系实际，在对各种基本概念进行透彻理解的基础上，重点解释其在实务中的应用，对在传统课本中没有的而在实务中出现的操作也进行了重点说明，比如，如何粘贴发票，如何装订凭证等。

全书共分8章，具体内容如下：

第1章 建账——万丈高楼平地起

第2章 记账——一笔一画须仔细 在会计实务的日常工作中，记账占了大部分内容，而主要工作无外乎记账凭证的处理以及各种账簿的设置与登记。这些内容在本章都进行了重点介绍。

第3章 算账——写写算算有乾坤 算账也是会计日常工作中的重要内容，尤其是工业企业。本章主要介绍了折旧、利息及产品成本费用的计算。

第4章 对账——来而不往非“理”也 对账是保证财务报表信息准确的必要程序，也是复式记账法的具体应用。本章主要介绍了对账的内容和方法以及差错的查找及更正方法。

第5章 结账——承前启后最重要 结旧账和建新账同样重要。本章主要介绍了结账的内容和方法。

第6章 报账——编报报表是义务 报表是会计工作的最终成果。对外及时地提供可靠的报表是每个企业的责任和义务。本章主要介绍了报表的编制方法和报送要求。

第7章 查账——查错找弊有必要 本章主要介绍了查账的基本方法及重点账户的审查，以便于企业自查和外部单位他查。

第8章 调账——亡羊补牢未必晚 本章不仅介绍了企业期末需调整的账项处理方法，还介绍了税务稽查的调整。

一句良言可以引发千万人的思考，一本好书可能改变无数人的命运。但愿本书就是这样一部理想之作。由于编者水平有限，书中难免有纰漏之处，敬请广大读者予以批评、指正！编者第1章 建账——万丈高楼平地起

1.1 何谓建账

建账是指会计人员根据会计法规、制度的规定，结合企业具体行业要求和将来可能发生的会计业务情况，确定账簿种类、格式、内容及登记方法的过程。《会计基础工作规范》规定，各单位应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。会计账簿包括总分类账、明细分类账、日记账和其他辅助性账簿。刚成立的单位以及原有单位在会计年度开始都要建账。

1.2 建账前应考虑哪些问题

建账看似是一个非常简单的问题，但从建账过程可以看出一个会计人员的业务能力，或对企业经济活动情况的熟悉程度，所以如何根据企业情况建账非常重要。无论何类企业，在建账时都要考虑以下问题：1.与企业业务量相适应

企业规模与业务量是成正比的，规模大的企业，业务量大，分工也复杂，会计账簿需要的品种也多；企业规模小，业务量也小，会计账簿品种也少。有的企业，一个会计可以处理所有经济业务，就没有必要设许多种类的账簿，所有的明细账可以合成一两本就可以了。2.依据企业管理需要

建立账簿是为了满足企业管理的需要，为管理提供有用的会计信息，所以在建账时应以满足管理需要为前提，避免重复设账、记账。3.依据账务处理程序

企业业务量的大小不同，所采用的账务处理程序也不同。企业一旦选择了账务处理程序，也就选择了账簿的设置，如果企业采用的是记账凭证账务处理程序，企业的总账就要根据记账凭证序时登记，就要准备一本序时登记的总账。

不同的企业在建账时所需要购置的账簿是不相同的，总体讲要依企业规模、经济业务的繁简程度、会计人员的多少、采用的核算形式及电子化程度来确定。

无论何种企业，都存在货币资金核算问题，现金日记账和银行存款日记账都必须设置。另外还需设置相关的总账和明细账。

一个企业刚成立时，一定要去会计用品商店购买这几种账簿和相关账页。需说明的是明细账有许多种账页格式，在选择时，要选择好所需要的种类。

1.3 账簿如何启用和登记

账簿是重要的会计档案。为了确保账簿记录的规范和完整，明确记账责任，在启用账簿时，应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应附“账簿使用登记表”或“账簿启用表”，其内容包括：启用日期、账簿页数、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖人名章和单位公章。记账人员或会计人员调动工作时，应注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，由交接双方签名或盖章。

启用订本式账簿，对于未印制顺序号的账簿，应从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应按账页顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页数，另加目录，记明每个账户的名称和页次。2.如何登记账簿

账簿作为会计信息的主要记录工具，必须按规定的方法，依据审核无误的记账凭证进行登记。进行账簿登记，总的原则是：第一，必须以经过审核的会计凭证为依据，并符合国家统一的会计制度的有关规定。第二，登记的时间要明确，总账应按本单位采用的账务处理程序及时登记；各种明细账登账的时间一般比登记总账的时间短；现金日记账和银行存款日记账应随时登记。一般应满足以下要求：（1）账簿登记要正确、及时。

登记账簿时，将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内。

登记完毕后，要在会计凭证上签名或盖章，并注明已经登账的符号（如“√”），表示已经记账，防止重记、漏记。（2）账簿登记要清晰、整洁。

账簿中书写的文字和数字上面要留适当空距，不要写满格，一般应占格长的1/2。登记账簿要用蓝黑或黑色墨水书写。不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或铅笔书写。更正错账中规定用红色墨水记账的除外。禁止刮擦、挖补、涂抹或用“消字灵”更改字迹。（3）账簿记录要连贯。

各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应将空行、空页划线注销，或注明“此行空白”或“此页空白”字样，并由记账人员签名或盖章。

每一账页登记完毕结转下页时，应结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在本页的摘要栏内注明“转后页”字样，在次页的摘要栏内注明“承前页”字样。

1.4 会计账簿的定义与种类

会计账簿，是指由具有一定格式的账页所组成，以会计凭证为依据，能够对全部经济业务活动进行全面、系统、连续、分类地记录和核算的簿籍。

账簿按其分类标准的不同，可分为不同的种类。按其性质和用途来分，可分为日记账（也称序时账簿）、分类账簿（分为总分类账和明细分类账）和备查账簿（又称辅助性账簿）。日记账又分为普通日记账和特种日记账。特种日记账就是指常见的现金日记账和银行存款日记账。

账簿按其外表形式来分，可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。

1.5 总分类账的作用

总分类账是指根据总分类科目设置的，用于对会计要素具体内容进行总括分类核算的账户，简称总账账户或总账。

通过设置总分类账，可以分类登记一个单位的全部经济业务，提供资产、负债、所有者权益、费用、成本、收入和利润等总括核算的资料，可以全面、连续地记录和反映单位的全部经济业务，提供经济活动和财务收支的全面情况，是编制财务报表的主要依据。总分类账对所属明细分类账起着统驭、控制的作用。

1.6 明细分类账的作用

明细分类账是根据明细科目设置，用来对会计要素具体内容进行明细分类核算的账户，简称明细账。

通过设置明细分类账，可以分类登记某一类经济业务，提供有关的明细核算资料，以及单位经济活动和财务收支的详细情况，有助于加强财产物资的管理，监督往来款项的结算。明细分类账所提供的资料也是编制财务报表的重要依据。

明细分类账对有关总分类账具有补充说明的作用。

1.7 日记账的作用

现金日记账，是用来核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿，由出纳人员按现金收支业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔登记现金增加、减少和结存情况。

银行存款日记账，是由出纳人员根据银行存款收支业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔登记银行存款增加、减少和结存情况的账簿，并用于核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况。

通过设置现金日记账和银行存款日记账，可以序时核算库存现金和银行存款的收入、支出及结存情况，借以加强对货币资金的管理。

现金、银行存款日记账就是库存现金、银行存款的明细分类账。因此，不需要再设库存现金、银行存款的明细分类账。

1.8 辅助账簿的作用

辅助性账簿，通常称为备查账簿，是指除总分类账、明细分类账、日记账以外的其他账簿。辅助性账簿主要记录非本单位资产或其他重要事项，其作用主要是对总分类账、明细分类账、日记账中没有记录或者记录不完整的经济业务活动加以补充登记。如“租入资产登记簿”等。

通过设置辅助账簿，可以对某些在总分类账、明细分类账以及现金、银行存款日记账中不能记载或记载不全的经济业务进行补充登记，从而可以对某些经济业务的内容提供必要的参考资料。

辅助性账簿一般没有固定格式，与其他账簿之间不存在依存和勾稽关系。

1.9 建账的基本原则

建账就是根据《中华人民共和国会计法》和国家统一会计制度的规定，以及企业具体行业要求和将来可能发生的会计业务情况，确定账簿种类、格式、内容及登记方法。建账必须遵循以下基本原则：

·依法原则。各单位必须按照《中华人民共和国会计法》和国家统一会计制度的规定设置会计账簿，包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿，不允许不建账，不允许在法定的会计账簿之外另外建账。

·全面系统原则。设置的账簿要能全面、系统地反映企业的经济活动，为企业经营管理提供所需的会计核算资料，同时要符合各单位生产经营规模和经济业务的特点，使设置的账簿能够反映企业经济活动的全貌。

·组织控制原则。设置的账簿要有利于账簿的组织、建账人员的分工，有利于加强岗位责任制和内部控制制度，有利于财产物资的管理，便于账实核对，以保证企业各项财产物资的安全完整和有效使用。

·科学合理原则。建账应根据不同账簿的作用和特点，使账簿结构做到严密、科学，有关账簿之间要有统驭或平行制约的关系，以保证账簿资料的真实、正确和完整；账簿格式的设计及选择应力求简明、实用，以提高会计信息处理和利用的效率。1.总账建账的原则

总账是根据一级会计科目（亦称总账科目）开设的账簿，用来分类登记企业的全部经济业务，提供资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等总括的核算资料。

总账的建账原则主要有以下几项：（1）总账科目名称应与国家统一会计制度规定的会计科目名称一致。

总账具有分类汇总记录的特点，为确保账簿记录的正确性、完整性，提供会计要素的完整指标，企业应根据自身行业特点和经济业务的内容建立总账，其总账科目名称应与国家统一会计制度规定的会计科目名称一致。（2）依据企业账务处理程序的需要选择总账格式。

根据财政部《会计基础工作规范》的规定，总账的格式主要有三栏式、多栏式（日记总账）、棋盘式和科目汇总表总账等。企业可依据本企业会计账务处理程序的需要自行选择总账的格式。（3）总账的外表形式一般应采用订本式账簿。

为保护总账记录的安全完整，总账一般应采用订本式。实行会计电算化的单位，用计算机打印的总账必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签字或盖章，以防失散。但科目汇总表总账可以是活页式。2.明细账建账的原则

明细账通常根据总账科目所属的明细科目设置，用来分类登记某一类经济业务，提供有关的明细核算资料。明细账是形成有用的会计信息的基本程序和基本环节，借助于明细账既可以对经济业务信息或数据做进一步的加工整理，进而通过总账形成适合于财务报表编制的会计信息，又能为了解信息的形成提供具体情况和有关线索。

明细账的建账原则主要有：（1）明细科目的名称应根据统一会计制度的规定和企业管理的需要设置。

会计制度对有些明细科目的名称做出了明确规定，有些只规定了设置的方法和原则。对于有明确规定的，企业在建账时应按照会计制度的规定设置明细科目的名称；对于没有明确规定的，建账时应按照会计制度规定的方法和原则，以及企业管理的需要设置明细科目。（2）根据财产物资管理的需要选择明细账的格式。

明细账的格式主要有三栏式、数量金额式和多栏式，企业应根据财产物资管理的需要选择明细账的格式。（3）明细账的外表形式一般采用活页式。

明细账采用活页式账簿，主要是使用方便，便于账页的重新排列和记账人员的分工，但是活页账的账页容易散失和被随意抽换。因此，使用时应顺序编号并装订成册，注意妥善保管。3.日记账建账的原则

日记账又称序时账，是按经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。根据财政部《会计基础工作规范》的规定，各单位应设置现金日记账和银行存款日记账，以便逐日核算与监督现金和银行存款的收入、付出和结存情况。

现金日记账和银行存款日记账的建账原则是：（1）账页的格式一般采用三栏式。

现金日记账和银行存款日记账的账页一般采用三栏式，即借方、贷方和余额三栏，并在借贷两栏中设有“对方科目”栏。如果收付款凭证数量较多，为了简化记账手续，同时为了通过现金日记账和银行存款日记账汇总登记总账，也可以采用多栏式账页。采用多栏式账页后如果会计科目较多，造成篇幅过大，还可以分设现金（银行存款）收入日记账和现金（银行存款）支出日记账。（2）日记账的外表形式必须采用订本式。

现金和银行存款是企业流动性最强的资产，为保证账簿资料的安全、完整，财政部《会计基础工作规范》第五十七条规定：“现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得用银行对账单或者其他方法代替日记账。”4.备查账建账的原则

备查账是一种辅助账簿，是对某些在日记账和分类账中未能记载的会计事项进行补充登记的账簿。

备查账建账的原则包括：（1）备查账应根据统一会计制度的规定和企业管理的需要设置。

并不是每个企业都要设置备查账簿，而应根据管理的需要来确定，但是对于会计制度规定必须设置备查簿的科目，如“应收票据”、“应付票据”等，必须按照会计制度的规定设置备查账簿。（2）备查账的格式由企业自行确定。

备查账没有固定的格式，与其他账簿之间也不存在严密的勾稽关系，其格式可由企业根据内部管理的需要自行确定。（3）备查账的外表形式一般采用活页式。

为使用方便，备查账一般采用活页式账簿，与明细账一样，为保证账簿的安全、完整，使用时应顺序编号并装订成册，注意妥善保管，以防账页丢失。

1.10 新设企业如何建账

工业企业是指那些专门从事产品的制造、加工、生产的企业，所以也有人称工业企业为制造业。工业企业由于会计核算涉及内容多，又有成本归集与计算问题，所以工业企业建账是最复杂的，也是最具有代表意义的。

下面从三个方面谈一下工业企业如何建账：（1）现金日记账和银行存款日记账。

会计人员在购买账本时，两种账本各购一本足矣。但如果企业开立了两个以上的银行存款账号，那么账本需要量就要视企业具体情况确定了。

首先根据账簿的启用要求将扉页要求填制的内容填好，根据企业第一笔现金来源和银行存款来源登入现金日记账和银行存款日记账。

企业采用根据凭证登记现金日记账、银行存款日记账的方法。【例】某投资人转入银行存款20万元，你可根据银行转来的银行进账单做银行存款收款凭证：

借：银行存款 200000

贷：实收资本 200000

然后根据该收款凭证登记银行存款日记账，如果企业需要有日常现金支出，会计人员开出现金支票提取现金2000元，要根据现金支票存根联做银行存款的付款凭证：

借：库存现金 2000

贷：银行存款 2000

然后根据该付款凭证登记现金日记账和银行存款日记账。以后即可根据日常发生的现金及银行存款业务逐日逐笔登记现金日记账和银行存款日记账。（2）总分类账。

企业可根据业务量的多少购买一本或几本总分类账（一般情况下无需一个科目设一本总账）。然后根据企业涉及的业务和涉及的会计科目设置总账。原则上讲，只要是企业涉及的会计科目就要有相应的总账账簿（账页）与之对应。会计人员应估计每一种业务量的大小，将每一种业务用口取纸分开，并在口取纸上写明每一种业务的会计科目名称，以便在登记时能够及时找到应登记的账页。

总账分页使用时，假如总账账页从第1页到第10页登记现金业务，就应在目录中写清楚“现金……1～10”，并且在总账账页的第11页贴上写有“银行存款”的口取纸，依次类推，总账就建好了。

为了登记总账的方便，在总账账页分页使用时，最好按资产、负债、所有者权益、收入、费用的顺序来分页，在口取纸选择上也可将资产、负债、所有者权益、收入、费用按不同颜色区分开，以便于登记。

企业通常要设置的总账业务往往会有“库存现金、银行存款、其他货币资金、交易性金融资产、应收票据、应收账款、其他应收款、存货、长期股权投资、固定资产、累计折旧、无形资产、长期待摊费用、短期借款、应付票据、应付账款、其他应付款、应付职工薪酬、应交税费、长期借款、应付债券、长期应付款、实收资本（股本）、资本公积、盈余公积、未分配利润、本年利润、主营业务收入、营业成本、营业税金及附加、销售费用、其他业务收入、其他业务支出、营业外收入、营业外支出、以前年度损益调整、所得税费用”等。总账的登记可以根据记账凭证逐笔登记，也可以根据科目汇总表登记，还可以根据汇总记账凭证进行登记。

因工业企业会计核算使用的会计账户较多，所以总账账簿的需要量可能会多一些，购买时需多购置几本，但也要根据业务量的多少和账户设置的多少购置。因工业企业的存货内容所占比重较大，另外还要配合成本计算设置有关成本总账。有关存货账户有：原材料、在途物资、材料采购、委托加工材料、周转材料等。企业要根据账户设置相应的总账。

成本计算账户包括辅助生产成本、废品损失、基本生产成本，企业要根据成本计算账户设置相应的总账。（3）明细分类账。

在企业里，明细分类账的设置是根据企业自身管理需要和外界各部门对企业信息资料需要来设置的。需设置的明细账有交易性金融资产（根据投资种类和对象设置）、应收账款（根据客户名称设置）、其他应收款（根据应收部门、个人、项目往来设置）、长期股权投资（根据投资对象或根据面值、溢价、折价、相关费用设置）、固定资产（根据固定资产的类型设置，对于固定资产明细账账页每年可不必更换新的账页）、短期借款（根据短期借款的种类或对象设置）、应付账款（根据应付账款对象设置）、其他应付款（根据应付内容设置）、应付职工薪酬（根据应付部门设置）、应交税费（根据税金的种类设置）、销售费用、管理费用、财务费用（均按照费用的构成内容设置）。企业可根据自身的需要增减明细账的设置。日常工作就是根据原始凭证、汇总原始凭证及记账凭证登记各种明细账。明细账无论按怎样的方法分类，各个账户明细账的期末余额之和应与其总账的期末余额相等。

在工业企业里还应根据上述增加的总账，增加相应的明细账。在采用材料按实际成本计价的企业，要设置在途物资或材料采购明细账，以便于核算不同来源材料的实际成本。在材料按计划成本计价的企业，要设置材料采购的明细账，并采用横线登记法，按材料的各类规格、型号登记材料采购的实际成本和发出材料的计划成本，并根据实际成本和计划成本的差异反映材料成本差异；另外为配合材料按计划成本计价，应建立“材料成本差异”明细账，它是原材料备抵调整账户，同原材料相同，其设置也是按材料的品种、规格设置，反映各类或各种材料实际成本和计划成本的差异，计算材料成本差异分配率。

为计算产品成本要设置基本生产成本明细账，也称产品成本明细分类账或产品成本计算单。根据企业选择的成本计算方法，可以按产品品种、批别、类别、生产步骤设置明细账。辅助生产成本明细账，用以反映归集的辅助生产费用或辅助生产成本及分配出去的辅助生产成本和转出的完工的辅助生产产品，辅助生产成本明细账的设置应根据辅助生产部门设置。制造费用明细账是所有工业企业都必须设置的，其根据制造费用核算内容如工资、折旧费、修理费等来设置。

损益类明细账有主营业务收入、主营业务成本、销售费用、管理费用、财务费用、营业外收入、营业外支出、投资收益等。主营业务收入与主营业务成本明细账可根据产品的品种、批别、类别来设置，销售费用、管理费用、财务费用按照费用的种类设置，营业外收入、营业外支出根据收入与支出的种类设置，投资收益则根据投资的性质与投资的种类来设置。

由于工业企业的成本计算比较复杂，所以在企业建账时，为了便于凭证的编制，还要设计一些计算用的表格，如材料费用分配表、领料单、工资费用计算表、折旧费用分配表、废品损失计算表、辅助生产费用分配表、产品成本计算单等相关成本计算表格。1.10.2 流通企业建账

商品流通企业是指从事商品流通（买卖）的独立核算企业。主要包括：商业、供销合作社、外贸、物资供销、图书发行等企业。如商场、大中小型超市、粮店等等。因商品流通企业的经济活动主要是流通领域中的购销存活动，所以这类企业的核算主要侧重于采购成本和销售成本的核算及商品流通费用的核算。

下面从三个方面谈一下流通企业的建账：（1）现金日记账及银行存款日记账。

商品流通企业的现金日记账及银行存款日记账的建立方式与工业企业是相同的。（2）总分类账。

商品流通企业除了要设置工业企业日常总分类账簿之外，还要设置商品采购、库存商品、商品进销差价这三个商品流通企业必须使用的总账账簿。如果经常委托他人代销商品或为他人代销商品，还需设置委托代销商品、代销商品款、受托代销商品账簿。另外因商品流通企业的收入、成本和税金与工业企业略有不同，所以还应将工业企业的主营业务收入改为“商品销售收入”，把主营业务成本改为“商品销售成本”，把营业税金及附加改为“销售税金及附加”，把销售费用改为“经营费用”。另外，可根据企业业务量大小和业务的需要，增删需设置的总账账簿。（3）明细分类账。

根据增设的总账账簿，还应增设相关明细账簿，如商品采购明细账，反映购进商品的进价成本及入库商品的实际成本，商品采购明细账可按客户名称设置；库存商品明细账，反映商品的收发结存情况，可按商品的种类、名称、规格和存放地点设置，要求采用数量金额核算法。在按实际成本计算已销商品成本时，库存商品的发出可按个别计价法（分批实际成本计价）、加权平均法、先进先出法、进销差价法和毛利率法。如果企业是商品零售企业，还需设置“商品进销差价”明细账，该账户因是“库存商品”的调整账户，所以它的明细账的设置口径应与“库存商品”明细账一致。“经营费用”作为反映商品流转整个经营环节所发生的各种费用，应按费用的种类，如运输费、装卸费、整理费、广告费等分类反映。“商品销售收入”、“商品销售成本”明细账可以按商品的种类、名称、规格或不同的销售部门设置。商品流通企业明细账的设置，除了上述明细账外，其余与工业企业明细账的设置相同。

商品流通企业存在有较之工业企业不同的成本计算问题，所以为了便于成本计算需要外购或自制许多计算用的表格，这在建账时也要有所准备，否则到月末结账时会手忙脚乱。如已销商品进销差价计算表、商品盘存汇总表、毛利率计算表等。1.10.3 服务企业建账

服务业也称为第三产业，泛指那些对外提供劳务服务的企业，因它提供的并非是产品或商品，而是一种劳务服务，所以我们称之为服务企业。它包括金融保险业、邮电通讯业、文化体育业、娱乐业、旅游服务业、仓储保管业、仓储租赁业、代理业、广告业等。虽然服务业服务项目很多，但由于在会计核算上，成本核算比较简单，所以账簿设置相对也较简单。

下面三个方面阐述服务企业的建账：（1）现金日记账和银行存款日记账。

现金日记账与银行存款日记账的建立同工业与商业企业相同，使用方式与登记方式也完全相同。（2）总分类账簿。

服务企业要设置的总账业务较之工业企业和商品流通企业所需要设置的总账要少，但也需要设置“库存现金、银行存款、交易性金融资产、应收账款、其他应收款、存货、长期股权投资、固定资产、累计折旧、无形资产、长期待摊费用、短期借款、应付账款、其他应付款、应付职工薪酬、应交税费、实收资本（股本）、资本公积、盈余公积、未分配利润、本年利润、营业收入、营业成本、营业外收入、营业外支出、以前年度损益调整、所得税费用”等。（3）明细分类账。

明细分类账的设置也是根据服务企业管理的需要和实用性来设置的。与上述两种情况不同的是需要设置销售费用明细账。

企业只要将这三种类型的账簿建立起来，建账的基本工作就算完成了。其他问题就是按规定进行日常会计处理，登记会计账簿了。1.10.4 其他企业建账

前面列举了工业企业、商品流通企业、服务企业，此外还有交通运输企业、施工企业、农业企业、房地产开发等企业。这些企业的资产、负债、所有者权益的核算及该方面的建账与上述三类企业是相同的，主要区别是在成本核算方面及总账和明细账的设置方面。

下面就它们的差异分别做一介绍：（1）交通运输企业。

交通运输企业是处于流通领域里的产业部门，从事旅客运输和货物运输活动。它的特点是流动性大、营运点多、面广和线路多，企业与有关部门以及企业内部各部门之间的经济关系比较复杂，核算的环节多、业务量大。成本计算要按被运输对象的不同，按不同的运输工具、运输作业项目、运输组织方式计算各种运输成本。运输途中的各种消耗就是运输产品成本，所以在建账时要设置“运输支出”、“运输成本”、“辅助营运费用”、“营运间接费用”、“装卸支出”等总账和明细账。（2）施工企业。

施工企业是专门从事建筑安装工程及施工的生产单位。它从事建造各种生产和非生产用房屋、建筑物、构筑物，安装各种机械设备，对原有房屋、建筑物进行修理和改造。施工企业与工业企业相比，其产品生产过程既有相一致的地方、又有其不同，主要是工作地点的流动性、工作内容的多样性、施工机械体积大、受自然气候影响大、施工周期长等特点。为了便于核算，要设置“工程施工”、“辅助生产”、“机械作业”、“工程结算”、“工业生产”等总账和明细账。（3）房地产开发企业。

房地产又称不动产，一般指土地、土地上的永久建筑物和由它们衍生的各种物权，房地产开发企业是指专门从事上述不动产开发的企业。它的费用支出主要有土地征用及拆迁补偿费，前期规划、设计、水文、勘察、测绘、三通一平费，建筑安装工程费，道路、供水、供电、供气、排污、通讯、照明、环卫、绿化等基础设施费，公共配套设施费，开发间接费等。为核算上述各项费用，需设置“开发成本”、“开发间接费”、“开发产品”等总账和明细账。（4）农业企业。

农业企业是指那些通过生物的生长和繁殖来取得产品，并获取利润的部门。它包括农业、林业、畜牧业和渔业。农业生产比较多样化，它的日常核算往往与农作物生产周期、养殖周期相一致，在进行会计核算时，需设置“农业生产成本”、“农用材料”、“辅助生产成本”、“畜牧业生产成本”、“渔业生产成本”等总账和明细账。在企业购置好账簿和准备好记账工作之后，就可以根据记账的基本程序和要求，装订账簿、登记账簿。

1.11 原有单位在年度开始时如何建账

为了清晰地反映各个会计年度的财务状况和经营成果，每个会计年度开始时，一般都要启用新账，并把上年度的会计账簿归档保管。

现金日记账、银行存款日记账、总分类账及明细分类账都要每年更换新账，但固定资产明细账或固定资产卡片可以继续使用，不必每年更换新账。

年终结账后，有期末余额的账户，应将其余额结转至下年度新账簿的相应账户中去。结转时，将账户的余额直接记入新账簿中相对应的账户中的余额栏内，不需要编制记账凭证，也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方，使本年度该账户的余额为零。

下年度新开账户的第一行，填写的日期是1月1日，“摘要”栏注明“上年结转”字样，同时，将上年结转余额记入“余额”栏，并标明余额方向。上年度该账户的借方余额，转至本年度新账内仍为借方余额，上年度该账户的贷方余额，转至本年度新账内仍为贷方余额。其格式见表1-1所示。表1-1 总分类账

1.12 建账流程图解

第2章 记账——一笔一画须仔细

2.1 何谓记账

一直以来，在实际的会计工作中对于“记账”的定义存在着很大的误解，很多人以为“记账”就是填制凭证，与“制单”混淆在一起，也许您会问：“记账”究竟是什么？

为还“记账”本来面目，本书编者在收集大量资料，在深入调查的基础上重新提出“记账”的定义，即将当前会计期间所有已审核的原始凭证和记账凭证登记在总分类账、明细分类账、日记账和备查簿等账簿的过程。

明确了记账概念后，那究竟为何要记账呢？

我们都知道，经济业务发生后，首先要填制会计凭证。会计凭证可以反映经济业务，然而会计凭证数量多，又很分散，每一张会计凭证只能反映一个业务，不能集中反映某一时期经济活动的全貌，不能连续、系统、全面地反映和监督一个单位经济活动引起的资产和权益的增减变动情况。这样就不能很好地发挥会计的职能。这是会计凭证反映经济业务的不足之处，也是需要记账的原因。这就要求通过记账把分散在会计凭证上的资料进行分类、整理和汇总，登记到账簿中去，为经济管理提供系统、完整和综合的会计核算资料，以加强经济管理。

2.2 依据什么记账

会计实务中，由于各种经济业务的内容和经济管理的要求不同，原始凭证的名称、格式和内容多种多样。但是，原始凭证作为经济业务已经发生或已经完成的原始证据，必须反映经济业务发生或完成的情况，并明确有关经济人的责任，所以各种原始凭证都必须具备一些基本内容，具有一些基本要素。这些基本要素主要包括以下7个方面：图2-1 原始凭证的基本要素

有些原始凭证虽不具备凭证的7个要素，但它们是由国家有关主管部门制定的统一的凭证格式，如人民银行统一制定的银行转账结算凭证、铁道部统一制定的铁路运单等，均是合法的原始凭证。（2）原始凭证的填制方法。

①自制原始凭证的填制方法。自制原始凭证，是指由本单位内部经办业务的部门或人员，在某项经济业务发生或完成时自行填制的凭证。

自制原始凭证填制方法举例如下：【例】甲公司向乙公司购进原材料10吨，每吨2350元，运杂费500元。材料价款及运费以银行存款付讫。仓库保管员验收后填制“收料单”，见表2-1所示。表2-1 收料单

②外来原始凭证的填制方法。外来原始凭证，是指在经济业务发生或者完成时，从外单位或个人取得的原始凭证。

外来原始凭证的填制方法举例如下：【例】天宇公司2009年10月10日从龙海工厂购进材料一批，货款及增值税以银行存款支付。龙海工厂收妥款项后开具的“增值税专用发票”见表2-2所示。

外来原始凭证一般由税务局等部门统一印制，或经税务部门批准由经济单位印制，在填制时加盖出具凭证单位公章方为有效。（3）原始凭证的填制要求。

会计工作是从取得或填制原始凭证开始的，原始凭证填制的正确与否，直接影响会计核算的质量。因此，填制原始凭证必须符合规定的要求。

①凭证所反映的经济业务必须合法。原始凭证所反映的经济业务必须合法，必须符合国家有关政策、法令、规章、制度的要求，否则不能记入原始凭证。表2-2 增值税专用发票

②凭证填写的内容和数字要真实可靠。原始凭证上所填写的经济业务发生的日期、内容、数量和金额等项目必须与实际情况完全相符，不能填写估计数或匡算数。

③各种凭证的内容必须逐项填写齐全。各种原始凭证的内容必须逐项填写齐全，不得遗漏和省略，手续要完备，经办业务的部门的人员要认真审核，签名盖章。

④凭证填制要及时。当一项经济业务发生或完成时，应立即填制原始凭证，并按规定的程序及时送交会计部门，经会计部门审核无误后，据此编制记账凭证。

⑤凭证书写要规范。各种凭证的书写要用蓝黑墨水，文字要简要，字迹要清楚，易于辨认。不得使用未经国务院公布的简化字；对阿拉伯数字要逐个写清楚，不得连笔书写；在数字前应填写人民币符号“￥”；属于套写的凭证，应一次套写清楚。

⑤各种凭证不得随意涂改、刮擦、挖补。各种凭证不得随意涂改、刮擦、挖补，发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正。更正时，应采用划线更正法，即将错误的文字和数字，用红色墨水划线注销，再将正确的数字和文字用蓝字写在划线部分的上面。更正处应当加盖开出单位公章。

⑦大小写金额数字要符合规范，正确填写。大写金额数字应一律用如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，不得乱造简化字；金额数字中间有“0”字时，如小写金额￥1001.50，大写金额中可以只写一个“零”字，为“壹仟零壹元伍角整”；大写金额数字到元或角为止的，在“元”或“角”字的后面应当写“整”字或者“正”字；大写数字有分的，“分”字后面不写“整”字或者“正”字。银行结算制度规定的结算凭证、预算的缴款凭证、拨款凭证、企业的发票、收据、提货单位、运单、合同、契约以及其他规定需要填列大写金额的各种凭证，必须有大写的金额，不得只填小写金额。

⑧各种凭证必须连续编号，以便查考。各种凭证如果已预先印定编号，在写错作废时，应当加盖“作废”戳记，全部保存，不得撕毁。2.原始凭证的审核

对原始凭证进行审核，是确保会计信息质量，充分发挥会计监督积极作用的重要环节，也是会计机构、会计人员的法定职责。

原始凭证审核的主要内容有：（1）审核原始凭证是否合法、合理。

审核原始凭证所反映的经济业务是否符合国家的政策、法令、制度的规定，有无违反财政纪律等违法乱纪的行为；是否符合厉行节约、反对铺张浪费的原则，有无违反该原则的现象。（2）审核原始凭证是否真实、完整。

审核填制原始凭证的日期、所记录的经济业务的内容及数据等是否符合实际情况，项目填写是否齐全，手续是否完备，外来原始凭证的填制单位公章、填制人员签字以及自制原始凭证的经办部门和经办人员的签名或盖章是否齐全。（3）审核原始凭证是否正确、清楚。

审核原始凭证中摘要的填写是否符合要求，数量、单价、金额、合计数的计算和填写是否正确，大小写金额是否相符，书写是否清楚。

原始凭证的审核是一项十分细致而又严肃的工作，会计人员必须坚持制度，坚持原则，履行会计人员的职责。（4）在审核原始凭证过程中，发现问题后的正确处理方法。

①对于不真实、不合法的原始凭证，会计人员有权不予受理，并向单位负责人报告，请求查明原因，追究有关当事人的责任。

②对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，应退回给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后，再办理正式的会计手续。2.2.2 记账凭证的填制和审核1.记账凭证的填制（1）确定采用何种记账凭证。

①应确定采用哪种格式的记账凭证。若企业规模大、收付款业务多，宜选择采用专用凭证；若企业规模小、业务少，宜选择采用通用记账凭证。若为了集中反映账户对应关系、便于查账、减少凭证数量宜选择采用复式凭证；若为了分工汇总、记账、加快账务处理工作宜选择采用单式凭证。

②若选择采用专用凭证，在接到原始凭证填制记账凭证时，还要具体确定填制收、付、转哪一种专用凭证。一般来说，若为收款业务应填制收款凭证，若为付款业务应填制付款凭证，若为转账业务应填制转账凭证。但是，对于现金和银行存款之间及各种银行存款之间相互划转的业务，如从银行提取现金或把现金存入银行，要注意只填制付款凭证，不填制收款凭证，以免重复记账。（2）必须根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。

记账凭证可以根据一张或若干张反映同一经济业务的原始凭证填制，也可以把若干张同类经济业务的原始凭证进行汇总，根据汇总表填制。对于调整、结账、会计计算，以及更正错账，一般没有原始凭证，但填制记账凭证时要作较为具体的说明或附有自制的计算单。（3）填写记账凭证的日期。

填写日期一般是会计人员填制记账凭证的当天日期，也可以根据管理需要，填制经济业务发生的日期或月末日期。因此，它可以与所依据的原始凭证日期一致，也可能不一致。一般来说，记账凭证的填写日期具体要求是：报销差旅费填写报销当日日期；现金收付填写收付日期；银行收款业务填写财会部门收到银行进账单或银行回执的戳记日期，但当实际收到进账单日期与银行戳记日期相隔较远，或当日收到上月银行进账单，则应按财会部门实际办理转账业务的日期填写；银行付款业务，应填写财会部门开出付款单据或承付的日期；属于计提费用、分配利润等转账业务应填写当月月末日期。（4）填写记账凭证的编号。

记账凭证编号必须连续，不得跳号、重号。当月记账凭证的编号，可以在填制当日填写，也可以在月末或装订记账凭证时填写。业务量大的单位，可使用“记账凭证编号单”，事先在编号单上印好顺序号，编号时用一个销一个，在装订凭证时将编号单附上，使编号和张数一目了然，便于查考。在具体编号时，可采用统一编号和分类编号两种方法。统一编号较适用通用凭证，即将全部凭证作为一类统一编号。分类编号较适用专用凭证，它又分为两种方式，一是分别现金收付、银行存款收付和转账业务三类，分别起头，连续编号，这种凭证编号应分为收字第×号、付字第×号、转字第×号；二是分别现金收入、现金付出、银行存款收入、银行存款付出和转账业务五类，分别起头，连续编号，这种凭证编号应分为现收字第×字、现付字第×号、银收字第×号、银付字第×号、转字第×号。

如果一笔经济业务需要填制两张以上复式记账凭证，可采用“分数编号法”编号。如第15号记账凭证的经济业务需填制3张记账凭证，可编转字第15-1/3号、转字第15-2/3号、转字第15-3/3号。该项经济业务，即15号凭证共有3张，分子1、2、3则分别表示它们是15号凭证的第1张、第2张和第3张。记账凭证无论是统一编号，还是分类编号，每一会计期间都必须按当月起从1号重新起编。不得采用按年或按季连续编号方法。（5）填好摘要。

摘要一栏，是填写该记账凭证反映的经济业务内容的。它没有统一模式，应因事而异，详略不同。填写的基本要求是真实准确，简明扼要。其中：收付款业务要写明收付款对象及款项内容，使用支票的，应填写支票号码；购买物资业务要写明供货方及主要品种、数量；债权债务业务应写明对方名称、经手人及发生时间；溢缺事项应写明发生部门、原因及责任人；对于冲销或补充等更正差错事项，应写明“注销×月×日×号凭证”或“订正×月×日×号凭证”字样；若一张或几张原始凭证需填制两张以上记账凭证而其只能附在一张之后，则应分别写明“本记账凭证附件包括×号记账凭证业务”或“原始凭证附在×号记账凭证后面”等字样。（6）准确填写账户名称并正确反映借贷方向。

账户名称，即会计科目，应填写全称，不得简写或只写编号而不写名称，不得用“……”符号代表。要写明必要的二级科目及明细科目，以便登记明细账。账户的借贷方向要正确，或以账户体现出来，或以金额体现出来。填写账户名称时先写借项，后写贷项。不能把不同内容、不同类型的业务合并，编制一组会计分录，填制在一张凭证上；也不能人为地把一笔业务任意割裂开来填制在几张凭证上。原则上一笔经济业务编制一张记账凭证。（7）金额栏数字的填写。

记账凭证的金额必须与所附原始凭证的金额相符。填写金额时，阿拉伯数字要规范，写到格宽的二分之一，并平行对准借贷栏次和科目栏次，防止错栏串行。金额数字要写到分位，角分位没数字也要填上“00”，角分位的数字或零，要与元位的数字平行，不得上下错开。要在金额合计行填写合计金额，并在前面写上“￥”符号。不是合计金额，则不填写货币符号。填写金额（包括文字）不得跳行，对多余空行，应划斜线或“S”形线注销。划线应从金额栏最后一笔金额数字下的空行划到合计数行上面的空行，要注意两端都不能划到金额数字的行次上。（8）所附原始凭证张数的计算和填写。

记账凭证后附的主要有原始凭证、原始凭证汇总表、计算单、分配表、批准文件等。附件张数应用阿拉伯数字填写在指定位置。附件张数的计算方法有两种：一种是按构成记账凭证金额的原始凭证或原始凭证汇总表计算张数，原始凭证或原始凭证汇总表所附的单据，只作为附件的附件处理。如差旅费、市内交通费、医药费等单据，因数量多，可粘在一张表上，作为一张原始凭证附件，但该表上同样要注明原始单据的张数。另一种方法是以所附原始凭证的自然张数为准，有一张算一张。（9）记账凭证的签章。

记账凭证填制完成后，要由有关人员签名或盖章，以示负责。签名时要写姓名全称，不得任意简化，以免混淆。一般程序是，填制人员填毕后先签章，再由稽核人员审核后签章，之后由会计主管人员复核后签章，最后记账人员在据以记账后签章。另外，收付款凭证，还必须由出纳人员签章，表明其是否对该项款项进行了收付。（10）过账符号栏。

过账符号栏是在根据该记账凭证登记有关账簿以后，在该栏注明所记账簿的页数或划“√”，表示已登记入账，避免重记、漏记，在没有登账之前，该栏没有记录。2.记账凭证的审核

对记账凭证的审核实质是对原始凭证的进一步查核，除按对原始凭证的审核要求外，还包括以下方面的审核：（1）审核记账凭证是否与所付原始凭证一致，具体说就是记账凭证是否附有原始凭证；所付原始凭证的张数与记账凭证上列明的是否相符；所附原始凭证的经济业务内容与记账凭证记录的内容是否一致，所记金额是否与记账凭证反映金额相等。（2）审核记账凭证所用会计科目、明细分类科目及应借应贷的对应关系是否正确，是否符合会计制度和会计准则要求。（3）凭证中有关项目的填列是否完备，有关人员是否都已签名或盖章。（4）审核记账凭证中所反映的数字和金额是否正确。（5）在审核过程中，如果发现记账凭证有错误，应查明原因，及时更正。2.2.3 记账凭证附件的处理

在实际工作中记账凭证所附的原始凭证种类繁多，为了便于日后的装订和保管，在填制记账凭证的时候应对附件进行必要的外形加工。

过宽过长的附件，应进行纵向和横向的折叠。折叠后的附件外形尺寸，不应长于或宽于记账凭证，同时还要便于翻阅；附件本身不必保留的部分可以裁掉，但不得因此影响原始凭证内容的完整；过窄过短的附件，不能直接装订时，应进行必要的加工后再粘贴于特制的原始凭证粘贴纸上，然后再装订粘贴纸。原始凭证粘贴纸的外形尺寸应与记账凭证相同，纸上可先印一个合适的方框，各种不能直接装订的原始凭证，如飞机票、地铁车票、市内公共汽车票、火车票、出租车票等，都应按类别整齐地粘贴于粘贴纸的方框之内，不得超出。粘贴时应横向进行，从右至左，并应粘在原始凭证的左边，逐张左移，后一张右边压住前一张的左边，每张附件只粘左边的0.6～1厘米长，粘牢即可。粘好以后要捏住记账凭证的左上角向下抖几下，看是否有未粘住或未粘牢的。最后还要在粘贴单的空白处分别写出每一类原始凭证的张数、单价与总金额。

如某人报销差旅费，报销单后面的粘贴单附有0.5元的市内公共汽车票20张，1元的公共汽车票12张，285元的火车票1张，869元的飞机票1张，就应分别在汽车票类下面空白处注明0.5×20=10元，1×12=12元，在火车票类下面空白处注明285×1=285元，在飞机票类下面空白处注明869×1=869元。这样，万一将来原始凭证不慎失落，也很容易查明丢的是哪一种票面的原始凭证，而且也为计算附件张数提供了方便。2.2.4 凭证的传递、装订和保管1.会计凭证的传递（1）会计凭证传递的作用。

会计凭证的传递是指会计凭证从编制时起到归档时止，在单位内部各有关部门及人员之间的传递程序和传递时间。正确组织会计凭证的传递，对于及时处理和登记经济业务，明确经济责任，实行会计监督，具有重要作用。（2）会计凭证传递的注意事项。

各种记账凭证所记载的经济业务内容不同，涉及的部门和人员不同，办理的经济业务手续也不尽一致。组织会计凭证传递，必须遵循内部牵制原则，力求做到及时反映、记录经济业务。会计凭证在传递过程中必须注意：

①一切会计凭证的传递和处理，必须在会计报告期内完成，应当及时传递，不得积压，不得跨期，否则势必影响会计核算的正确性和及时性。

②会计凭证在传递过程中，既要做到完备严密，又要简便易行。凭证的签收、交接应当制定必要的制度，以保证会计凭证的安全与完整。

③应根据每种经济业务的特点、内部组织机构和人员分工情况以及经营管理的需要，恰当规定会计凭证经由的必要环节，并据之恰当规定会计凭证的份数，做到既使各有关部门和人员能了解经济业务的情况，及时办理凭证手续，又避免凭证传递经过不必要的环节，以利于提高工作效率。

④要根据各个环节办理经济业务所必需的时间，合理规定凭证在各个环节停留的时间，以确保凭证及时传递。2.会计凭证的装订

会计凭证的装订是指定期把编制好的会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数以及记账凭证和原始凭证张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证整理装订时，必须保持会计分录的完整，应按凭证号码顺序还原装订成册，不得按科目归类装订。对各种重要的原始单据以及各种需要随时查阅和退回的单据，应另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

会计凭证装订的要求是既要美观大方又要便于翻阅，所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。一般来说，一本凭证，厚度以1.3厘米至2.0厘米为宜，太厚了不便于翻阅核查，太薄时可用纸折一些三角形纸条，均匀地垫在装订处，以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。

有些会计在装订会计凭证时采用角订法，装订起来简单易行，效果也很不错（参考图）。它的具体操作步骤如下：（1）封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸（可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用）放在封面上角，做护角线。（2）凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。（3）大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针，可以将回形别针顺直，然后将两端折向同一个方向，将线绳从中穿过并夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼是可以穿过的。（4）在凭证的背面打结。线绳最好把凭证两端也系上。（5）将护角向左上侧折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。（6）向上折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘住。

以上如图2-2所示。图2-2 凭证装订方法（7）待晾干后，在凭证本的背面写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人在装订线封签处签名或盖章。现金凭证、银行凭证或转账凭证最好依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，可以全年顺序编号。3.会计凭证的保管

会计凭证是重要的经济资料和会计档案。每个单位在完成经济业务手续和记账以后，须按规定的立卷归档制度，形成会计档案资料，以便日后查阅。

会计部门在记账后，应定期（每日、每旬或每月）对各种会计凭证加以分类整理，将各种记账凭证按照编号顺序，连同所附的原始凭证折叠整齐，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号码，以及记账凭证和原始凭证的张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证，在整理装订凭证时，必须保持会计分录的完整。为此，应按凭证号码顺序还原装订成册，不得按科目归类装订见表2-3所示。表2-3 会计凭证封面

会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格按照会计制度的有关规定执行。一般会计凭证至少保存十年，重要的凭证须长期保存，会计凭证保存期满需销毁时，必须开列清单，按照规定的手续报经批准后方可销毁，任何单位都不能随意销毁会计凭证。

2.3 会计记账要求

关于阿拉伯数字的字形以及正确的书写方法详见表2-4所示。表2-4 阿拉伯数字书写字形表续表续表

2.4 日记账的设置和登记

日记账可以用来记录全部经济业务的发生情况，也可以用来记录某类经济业务的发生情况，前者泛称日记账，后者称为特种日记账。在会计工作中，多使用特种日记账。在我国，为了加强对货币资金的监督和管理，各个单位对现金和银行存款的收付业务，要求必须设置现金日记账和银行存款日记账。2.现金日记账的设置和登记

现金日记账是用来对库存现金的日常收支变动和结存情况按时间先后顺序逐笔登记、连续反映的账簿。利用现金日记账的记录，可以对现金的保管、使用及现金管理制度的执行情况进行严格的日常监督，可以检查现金收款凭证、付款凭证有无丢失情况，保证账证相符、账实相符。

现金日记账的格式一般有两种：一种是三栏式，一种是多栏式。三栏式现金日记账，现金的收入、支出和结余同在一张账页上，各收入栏和支出栏的对方科目，另设专栏反映。其格式见表2-5所示。表2-5 现金日记账

多栏式现金日记账，是在三栏式日记账基础上发展建立起来的。现金支出数应按应借科目分设支出专栏、收入专栏。这样，各有关专栏的合计数，就可用来登记有关的总账。这种现金日记账的收入栏和支出栏，如果分别按照对应科目设置专栏，并列入一本账簿，则账簿篇幅势必太大，因而一般将这种日记账划分为现金收入日记账和现金支出日记账，其格式见表2-6、表2-7、表2-8所示。表2-6 现金日记账 第_页表2-7 现金收入日记账表2-8 现金支出日记账（1）三栏式现金日记账的登记方法。

①现金日记账一般是由出纳人员逐日顺序登记，为了坚持内部牵制原则，实行钱账分管，出纳人员不得负责现金收入日记账和银行存款日记账以外的项目账簿，这是出纳工作中重要的环节，也是考核出纳员工作成绩的重要依据之一。出纳员应根据现金日记账来管理现金，做到以账管钱，完备出纳核算系统，同时明确出纳员的责任。

②出纳员根据审核后的现金收款凭证或现金付款凭证进行登记。对于从银行提取现金的业务，应只编制银行付款凭证，根据银行付款凭证登记在现金“收入”栏。

③每日终了，都要结出当日的收入合计数和支出合计数，分别记入“收入”栏和“支出”栏，并结出当日的结存余额，记入“结余”栏。

④每日结账的时候，出纳员将现金日记账同库存现金相核对，以查明二者是否相符，若有不相符的地方，应及时查明原因，报告会计主管人员。

⑤月份终了，应结出本月收入合计数、支出合计数及月末余额；每年年终，应结出本年收入合计数、支出合计数和年末余额。（2）多栏式日记账的登记方法。

①多栏式现金日记账的登记方法与三栏式现金日记账的登账方法大体相同，都是由出纳员根据审核后的记账凭证进行登记，并在每日终了进行结账，同时与库存现金核对相符；月份终了进行月结，年份终了进行年结。

②多栏式现金收入日记账的登记方法。其登记方法同一般的多栏式现金日记账基本相同，只需注意的是，多栏式现金支出日记账中的支出合计款应转入本账户中的“支出合计”栏中，因此，每期的结余数也在本账户中列示。此外，在根据现金收入日记账登记总账的时候，凡是涉及到“银行存款”账户的，都不能据此登记银行存款总账，因为这笔业务在银行存款日记账中也有记录，如果据此登记则会造成同一笔业务的重复登记。

③多栏式现金支出日记账的登记方法。其登记方法与多栏式现金收入日记账的登记方法大致相同，只需注意的是，在根据现金支出日记账登记有关总账的时候，还应登记“银行存款”总账，同时期末应将其支出合计数转记到现金收入日记账的支出合计栏内。

三栏式现金日记账的登记方法，是由出纳人员根据现金收款凭证和现金付款凭证直接逐日逐笔登记。登记时，应填明业务日期、凭证字号、摘要、对方科目、收入或支出金额。对于从银行提取现金收入的业务，应根据银行存款付款凭证登记。每日终了，应及时计算出当日的收入数、支出数和结余数，与库存现金实存数核对。多栏式现金收入和现金支出分别反映在两本账上。根据现金付款凭证登记现金支出日记账，按日结出每天的现金支出数填记在支出合计栏内，同时将现金支出日记账上的支出合计数转记到现金收入日记账上的支出合计数栏内。根据现金收款凭证登记现金收入日记账，按日结出每天的现金收入合记数，登记在收入合计栏内，同时结出当天现金的结余数，与库存现金实存数相核对。3.银行存款日记账的设置和登记

银行存款日记账是用来逐日反映银行存款的增减变动和结余情况的账簿。通过银行存款日记账的设置和登记，可以加强对银行存款的日常监督和管理，并便于与银行进行账项的核对。

银行存款日记账的格式，也有三栏式和多栏式两种，其基本结构与现金日记账类似。三栏式的银行存款日记账见表2-9所示。表2-9 银行存款日记账

为了避免多栏式银行存款日记账的篇幅过大，在实际工作中，一般也将这种日记账划分为银行存款收入日记账和银行存款支出日记账，其格式与现金收入日记账和现金支出日记账基本相同，区别在于没有“结算凭证种类”栏，多栏式银行存款日记账的格式从略。

银行存款日记账同现金日记账的登记方法大致相同，这里不再详述。

银行存款日记账是由出纳人员根据银行存款收款凭证、银行存款付款凭证逐日逐笔顺序登记的，对于现金存入银行的业务，只编制现金付款凭证，不编制银行存款收款凭证，因而此时的银行存款收入数，应根据相关的现金付款凭证登记。每日终了，应及时计算出当日的收入数、支出数和结余数，以便检查监督各项收支款项，并便于定期同银行送来的对账单逐笔核对。

2.5 总分类账的设置和登记

为了全面、总括地反映经济活动情况，并为编制财务报表提供核算资料，任何单位都应设置总分类账。在总分类账中，应按照一级科目的编码顺序分设账户，并为每个账户预留若干账页，以集中登记属于各账户的经济业务及其增减变动。总分类核算只运用货币计量，采用三栏式和多栏式账页两种格式记录各账户增减金额，以三栏式最为常用。1.三栏式总分类账

所谓三栏式总分类账，是指其格式设有“借方”、“贷方”和“余额”三个金额栏。三栏式总分类账的格式设计通常有两种。

第一种是对某一账户只设有借、贷、余三栏，而不反映对方科目，其格式见表2-10所示。表2-10 总账（三栏式）

第二种是在总分类账的借方和贷方两栏内，分别增设“对方科目”栏，以便使设账科目的对方科目能够反映出来，账户对应关系更加清晰。这种格式的总分类账见表2-11所示。表2-11 总账（三栏式）2.多栏式总分类账

所谓多栏式总分类账，是将所有的总账科目合并设在一张账页上。典型的多栏式总分类账，是一种序时账与分类账相结合的联合账簿，也称日记账，其格式见表2-12所示。表2-12 日记总账（多栏式）

总分类账登记的依据和方法取决于所采用的会计核算组织程序。在不同的会计核算组织程序下，总分类账可以直接根据各种记账凭证逐笔进行登记，也可以将各种记账凭证先汇总编制成科目汇总表或汇总记账凭证，再据以登记，还可以根据多栏式日记账登记。无论采取哪一种方式，会计人员每月都应将全月已发生的经济业务全部登记入账，并于月末结出总分类账各个账户的本期发生额和期末余额，作为编制财务报表的主要依据。

2.6 明细账的设置和登记

为了详细地反映经济活动情况，并为编制财务报表提供详细核算资料，各单位应在设置总分类账的基础上，根据经营管理的需要，设置必要的明细分类账。明细分类账应分别按照二级科目或明细科目开设账户，用以分类、连续地记录有关资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润的详细资料。明细分类账的设置对于加强财产物资的收发和保管、资金的管理和使用、收入的取得和分配、往来款项的结算以及费用的开支等方面经济活动的监督起着重要的作用。

各个单位应根据经营管理的需要，为各种财产物资、债权债务、收入、费用及利润等有关总分类账户设置各种明细分类账，如材料明细账、应收账款明细账等。明细分类账一般采用活页式账簿，也有的采用卡片式账簿，如固定资产卡片账可作为固定资产明细账。明细分类账的格式，应根据它所反映经济业务内容的特点，以及实物管理的不同要求来设计。一般有三栏式、数量金额式和多栏式三种。1.三栏式明细分类账

三栏式明细分类账的账页格式与三栏式总分类账的格式基本相同，账页内只设有借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。这种格式适用于那些只需要进行金额核算的资本、债权、债务等类科目，如“应收账款”、“应付账款”、“其他应收款”、“短期借款”、“长期借款”、“实收资本”等科目的明细分类核算。三栏式明细分类账的格式见表2-13所示。表2-13 三栏式明细分类账2.数量金额式明细分类账

数量金额式明细分类账的账页，在收入、发出和结存栏内，分别设有数量栏、单价栏和金额栏。这种格式适用于既要进行金额核算，又要进行实物数量核算的各种财产物资科目，如“原材料”、“产成品”等科目的明细分类核算。数量金额式明细分类账的格式见表2-14所示。表2-14 数量金额式明细分类账3.多栏式明细分类账

多栏式明细分类账是根据经济业务的特点和管理需要，在一张账页内按某一总账科目所属明细科目或明细项目分设若干专栏，用以在同一张账页上集中反映某一总账科目所属各有关明细科目或明细项目的核算资料。而前述三栏式和数量金额式明细分类账则是按有关的明细科目分设账页，这一点与多栏式明细分类账有所不同。多栏式明细分类账适用于只需要进行金额核算而不需要数量核算，并且管理上要求反映项目构成情况的成本费用支出、收入、财务成果类科目，如“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“财务费用”、“营业外收入”、“本年利润”等科目的明细分类核算。多栏式明细分类账的格式设计及登记方法因科目类别及核算内容不同而分为三种情况。（1）成本费用支出类科目。

在每一成本费用总账科目下，都有若干明细科目或明细项目，反映成本费用支出的构成。由于这类科目在会计期间内发生的经济业务主要都应登记在该账户的借方，因此成本费用支出类明细分类账按借方设多栏，反映各明细科目或明细项目本月借方发生额，如发生冲减事项则用红字在借方登记。月末，将借方发生额合计数从贷方一笔转出，记入有关账户。成本费用支出类明细分类账的格式见表2-15所示。表2-15 成本费用支出类明细分类账（2）收入类科目。

其总账科目所属的明细科目或明细项目，反映出某一收入指标的构成。由于这类科目在会计期间内发生的经济业务主要都应登记在该账户的贷方，因此收入类明细分类账按贷方设多栏，反映各明细科目或明细项目本月贷方发生额，如发生冲减有关收入的事项用红字在贷方登记。月末，将贷方发生额合计数从借方一笔转出，记入有关账户。收入类明细分类账的格式见表2-16所示。表2-16 收入类明细分类账（3）财务成果类科目。

这类科目在会计期间内既发生贷方业务，也发生借方业务。为反映财务成果的构成，借方和贷方都要设多栏，登记各明细科目或明细项目本月借方发生额。财务成果类明细分类账的格式见表2-17所示。表2-17 财务成果类明细分类账

各种明细分类账的登记方法，应根据各个单位业务量的大小、经营管理上的需要以及所记录的经济业务内容加以确定。登记明细分类账的依据主要为原始凭证或记账凭证。一般情况下应逐笔登记经济业务，也可定期汇总登记。

2.7 备查账簿的设置和登记

备查账簿的作用是对序时账簿和分类账簿进行补充说明。根据实际需要，其设计方式可以灵活多样，不拘一格。备查账簿的设计，主要包括下列情形：（1）对所有权不属于本企业，但由企业暂时使用或代为保管的财产物资，应设计相应的备查账簿，如租入固定资产登记簿、受托加工材料登记簿、代销商品登记簿等。（2）对同一业务需要进行多方面登记的备查账簿，一般适用于大宗、贵重物资，如固定资产保管登记卡、使用登记卡等。（3）对某些出于管理上的需要，而必须予以反映的事项的备查簿，例如合同执行情况记录、贷款还款情况记录、重要空白凭证记录等。备查账簿的设计见表2-18所示。表2-18 租入固定资产登记簿

2.8 记账规则与平行登记

会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。登记账簿的基本要求是：（1）记账时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内。记录的数字要准确，摘要要清楚，登记要及时，字迹要工整。（2）记账后，要在记账凭证上签名盖章，并注明“√”符号，表示已经记账。（3）账簿中书写的文字和数字一般占格宽的1/2。（4）记账不得使用圆珠笔或者铅笔书写，要使用蓝、黑墨水或碳素墨水书写。除了在用红字冲账凭证、冲销错误记录、在不设借贷等栏内结出负数余额的情况下可以使用红色墨水记账外，其他一律不得用红字记账。（5）各账页应按顺序连续登记，不得跳行，行不得隔页码使用。如果发生隔页、跳行，应当将空页、空行划线注销，并写上“此行空白”或“此页空白”的字样，盖上记账人员私章以示负责。（6）各账户的余额，应写上“借”或“贷”字样，没有余额的要在余额栏内写上“0”表示。（7）每一页应结出本页合计数和余额，并在最后一行写上“过次页”。在下一页第一行摘要栏内写出“承上页”的字样，并将上页余额抄在下页第一行的余额栏内。

记账中，发生账簿记录错误时，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水等消除字迹，应按规定进行更正。2.总分类账与明细分类账的平行登记

总分类账户是根据总分类账科目设置的，用来对会计要素具体内容进行总括分类核算的账户。总分类账户又称总账账户，总分类账户提供总括核算指标。

明细分类账户是根据明细分类科目设置的，用来对会计要素具体内容进行明细分类核算的账户。明细分类账户又称为明细账户。明细分类账户是企业会计部门依据本单位经济业务的具体内容、管理上的要求及方便会计核算等而自行设置的。

总分类账户和明细分类账户，两者登记的经济业务内容是相同的，只是详细程度上不一样。因此，在会计核算中，要采取平行登记的方法。所谓平行登记，是指凡涉及明细分类账户的同一笔经济业务，要根据会计凭证一方面记入相关总分类账户，另一方面又要记入所属明细分类账户的一种登账方法。采用平行登记，一方面可以满足经营管理者对总括资料及详细核算资料相互关系的全面了解的需求，另一方面可以检查账务记录的正确性。可见，平行登记是企业内部牵制制度在会计核算上的具体运用。

平行登记的要点通常有以下几点：图2-4 平行登记的要点

第3章 算账——写写算算有乾坤

3.1 固定资产的相关计算

固定资产折旧是指在固定资产使用寿命内，按一定的方法对应计折旧额进行的分摊。

造成折旧的原因有两种，一种叫有形损耗，一种叫无形损耗。有形损耗就是自然的磨损，而无形损耗是由科技进步、顾客爱好的变化等带来的。

折旧的核算问题实际上就是固定资产的成本分配问题。这个问题的关键是在固定资产的使用年限内，每期摊多少，也就是把其价值在一个会计期摊多少作为费用，计入成本，也就是折旧额。（1）计提折旧三要素。

计算每期折旧费用，主要应该考虑以下三个要素：图3-1 记账前的准备工作（2）固定资产计提折旧的范围。

企业在用的固定资产包括生产经营用固定资产、非生产经营用固定资产、租出固定资产等，一般均应计提折旧。但是，房屋和建筑物不管是否使用都要计提折旧。因此，需要计提折旧的固定资产具体范围包括：房屋和建筑物，在用的机器设备、仪器仪表、运输工具、工具器具，季节性停用、大修理停用的固定资产，融资租入和以经营租赁方式租出的固定资产。已达到预定可使用状态的固定资产，如果尚未办理竣工决算，应当按照估计价值暂估入账，并计提折旧。待办理了竣工决算手续后，再按照实际成本调整原来的暂估价值，同时调整原已计提的折旧额。当期计提的折旧额和对原折旧额的调整，均作为当期的成本、费用处理。

不计提折旧的固定资产包括：房屋、建筑物以外的未使用、不需用的固定资产，以经营租赁方式租入的固定资产，已提足折旧仍继续使用的固定资产，按规定单独估价作为固定资产入账的土地。2.固定资产折旧的计算

固定资产折旧的计算过程就是采用某种系统而合理的方法将固定资产的成本在其使用年限内摊销的过程。采用哪种摊销方法是其中的关键。（1）直线法。

在解释直线法之前，我们要先讲一个概念——净残值。残值，我们已知道就是预计卖废品能卖多少钱。而净残值又是什么呢？比如说，一台机器报废了，为了废品多卖点钱我们先把它拆了，把能卖的摆一块儿，或者是把这台废机器弄得干净点儿，预计为这个花的工资等，就叫清理费用。用残值减去清理费用就叫净残值。要是清理费比卖废品的钱还多，那可就不划算了。

直线法又称年限平均法，是指将固定资产的应提折旧额均衡地分摊到固定资产预计使用寿命内的各个会计期间的一种方法。

直线法的计算公式如下：年折旧额=（固定资产原值-预计净残值）÷预计使用年限月折旧额=年折旧额÷12【例】某公司一台生产用设备原值为30000元，预计清理费为1200元，而预计残值为3000元，使用年限为4年。那么用直线法怎么计算折旧额呢？

年折旧额=[30000-（3000-1200）]÷4

=（30000-1800）÷4

=7050（元）

月折旧额=7050÷12=587.5（元）

那计算出的折旧额又怎么记账呢？我们先要知道，折旧额是在“累计折旧”科目下核算，而累计折旧是作为固定资产的减项，也就是说，用固定资产的原值减去累计折旧，便是固定资产还剩多少没提折旧（也就是指固定资产净值）。会计上的核算是在每期计提折旧时，在“累计折旧”账户的贷方记账。

像上面的例子，计提的折旧应记入“制造费用”科目，因为那是生产用的，所以每期应做如下会计分录：

借：制造费用 587.5

贷：累计折旧 587.5（2）工作量法。

工作量法是指根据固定资产在生产经营过程中实际完成的工作量计算固定资产折旧额的一种方法。其计算公式为：单位作业量折旧额=（固定资产原值-预计净残值）÷预计总作业量各期折旧额=单位作业量折旧额×各期实际作业量【例】某电器厂购置一台专用机床，价值200000元，预计总工作小时数为300000小时，预计净残值为2000元，购置的当年便工作了2400小时，则有：

每小时折旧额=（200000-2000）÷300000=0.66（元/小时）当年的折旧额=2400×0.66=1584（元）

工作量法实际上也是直线法，它把产量与成本相联系，也就是把收入与费用相匹配。于是，年末计提折旧时的会计分录如下：

借：制造费用 1584

贷：累计折旧 1584

有些固定资产，例如计算机，新买来时创造的利润大，若用直线法，计提折旧就相对少。而到了后来，所创利润减少，而我们还这样计提折旧就显得相对多了。于是，就有了“加速折旧法”，即双倍余额递减法和年数总和法。（3）双倍余额递减法。

是指在不考虑固定资产预计净残值的情况下，以固定资产年初账面净值作为折旧基数，以直线法的折旧率的双倍作为折旧率来计算折旧额的一种方法。

这种方法的计算公式如下：月折旧率=年折旧率÷12

使用双倍余额递减法要注意两点：

①这种方法使用初期不考虑固定资产的净残值。

②在固定资产折旧年限到期以前的两年，也就是使用期的最后两年，把其余还没提的那部分扣除净残值以后，平均分在两年内计入折旧。【例】某公司进口一条生产线，安装完毕后，固定资产原值为200000元，预计使用年限为5年，预计净残值8000元。该生产线按双倍余额递减法计算各年的折旧额如下：

第一年应提折旧=200000×40%=80000（元）

第二年应提折旧=（200000-80000）×40%

=120000×40%

=48000（元）

第三年应提折旧=（120000-48000）×40%

=72000×40%

=28800（元）

第四年应提折旧=[（72000-28800）-8000]÷2

=17600（元）

第五年应提折旧=[（72000-28800）-8000]÷2

=17600（元）（4）年限总和法。

是将固定资产的原价减去预计净残值后的余额采用逐年递减的折旧率来计算折旧额的方法。

这个关键的折旧率是怎么确定的呢？其计算公式如下：

试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]

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