作者：蔡盈芳
出版社：电子工业出版社
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互联网+会计档案管理试读：
前言
当前，最明显的技术特征就是互联网技术。“互联网+”极大地改变着人们的生活。在会计档案领域，电子发票的出现，互联网技术的应用，直接催生了电子会计档案的电子化单套制归档存储，直接驱动了《电子会计档案管理办法》的修订，给会计事业的发展带来了极大的促进作用，也给经济发展和政务服务提供了有力支撑。为此，很多单位希望尽快实施电子会计档案管理，实现电子会计档案的电子化单套制归档存储。但是从电子会计资料输出纸质归档到电子化单套制归档，这个跨越在档案领域是比较大的，加上这些工作是基于多种载体会计资料混合使用的情况，各单位在实施电子会计档案管理时碰到不少难题。
本书正是基于解决实施电子会计档案管理时的困难而撰写的。本书分五篇，第一篇主要介绍与会计档案工作、电子档案管理有关的概念、基本原理等内容；第二篇介绍传统载体会计档案的管理，这有助于读者了解电子会计档案管理中的有关内容；第三篇介绍电子会计档案的管理，系统介绍单位实施电子会计档案管理、实现电子会计档案单套制归档的步骤和方法；第四篇介绍与电子会计档案管理有关的电子文件管理的理论，这些内容有助于对第三篇有关内容的理解和掌握；第五篇是案例，是对前面各章节所阐述原理的验证，由于这些案例形成于《会计档案管理办法》修订期间，有些做法目前不一定适合，但有助于读者对一些做法的理解。最后是附录，附有与书中内容密切相关的法律、行政法规、部门规章和规范性文件，供读者参考。
本书案例部分内容来自本人参与编写的《<会计档案管理办法>讲解》一书，在此，对提供案例的单位及相关人员表示感谢!
本书适合机关、事业、企业及其他社会组织单位的会计人员和会计档案管理人员参考，也可供各级档案行政部门、档案馆、档案室相关人员参考。本书的有关内容还可供开发会计业务系统、电子档案管理系统的技术人员参考。
由于时间较紧和本人水平所限，书中的错漏及不足之处，恳请读者批评指正。蔡盈芳第一篇 概述第一章 会计档案管理第一节 会计档案管理概述一、会计档案与会计资料
有多个文献讨论了会计档案的定义。最新修订的《会计档案管理办法》将会计档案定义为“单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案”。
而会计资料是指一切由文字、图表等形式形成的各种会计核算资料，来源包括从外部获得和单位在核算过程中产生的，形式包括纸质和电子两种形式。
可以从以下两点对会计档案和会计资料进行区别：
第一，会计档案是由会计资料有条件转化而来的，会计档案和会计资料是同一事物在不同阶段的不同形态。首先，会计档案是办理完毕的会计资料。这里说的办理完毕一般是指核算行为已经完成，如会计凭证已经正式生成等，而处于审批流程中的会计凭证则属于会计资料，不属于会计档案。其次，会计档案是具有保存价值的会计资料。单位在日常会计核算过程中会产生大量的会计资料，但不是所有的会计资料都要作为会计档案，如在会计核算中间环节进行试算平衡所形成的草稿，由于试算平衡的结果将最终反映到会计凭证上，所以，试算平衡的草稿就不作为会计档案保存。再次，会计档案是按一定逻辑规律整理的会计资料。即会计档案是将会计资料按照档案管理的相关要求进行整理而形成的，而不是将会计资料无逻辑、无序地堆砌。
第二，会计档案既可以是外部接收取得的会计资料，也可以是内部直接形成的各种形式的会计资料。其中，外部接收取得的会计资料是指所记载内容需要从单位外部取得的、能够证明经济事项实际发生的会计资料，主要是外部取得的各类原始凭证，如发票、银行回单、银行对账单、购销合同、收据、消费清单等。当前国家正在推进电子发票工作，符合相关要求的电子发票可以作为外部接收的会计资料予以归档。内部直接形成的会计资料是指单位在会计核算过程中产生的会计资料，主要是记账凭证、总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿，月度、季度、半年度、年度财务会计报告等，以及单位内部相关管理系统生成的据以进行会计核算的凭据，如固定资产管理系统导出的计提折旧的资料、税务管理系统导出的计算所得税的资料等。
电子会计档案属于会计档案。电子会计档案是指具有凭证、查考价值并归档保存的电子文件。电子文件是指企业在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。因此，电子会计档案具有如下特征：第一，电子会计档案的来源是计算机等电子设备，即电子会计档案是以计算机等电子信息设备为载体形成和处理的电子会计信息；第二，电子会计档案的形成、办理、传输等环节是通过计算机等电子设备为载体进行的；第三，电子会计档案最终可以存储、保管在本地计算机等电子设备、设施中，也可以存储在第三方提供的云存储空间中。二、会计档案管理
理论界对会计档案管理尚无统一的定义，《会计档案管理办法》第五条，“单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全”。据此，我们可以对会计档案管理定义为：单位采取可靠的安全防护技术和措施对会计资料进行收集、整理，并对会计档案进行保管、利用、鉴定、销毁等，保证会计档案的真实、完整、可用、安全的过程。
该定义包含以下含义：
1.会计档案管理分为两大阶段
即会计档案管理包括会计资料管理和会计档案管理两个阶段，前者包括会计资料的收集、整理，保管一定时间（不多于3年）后向档案部门移交，这个阶段的工作主要由会计部门负责。会计档案的保管、利用、鉴定和销毁四个环节的工作，主要由档案部门负责。
2.会计档案管理需要一定的物质技术条件。
3.会计档案管理的目标是保证会计档案的真实、完整、可用、安全。三、会计档案管理历史
通过检索文献，发现并没有专门针对会计档案管理历史的研究。我们认为，会计档案工作是与会计工作相伴而生的，随着会计工作和档案事业的发展而发展。自新中国建立以来，我国的会计档案工作经历了附着阶段、规范化阶段、信息化阶段和互联网阶段四个阶段。（一）附着阶段
会计档案工作是与会计工作相伴而生的。新中国建立后，我国在借鉴苏联会计模式的基础上，继续使用复式记账法，结合我国实际，逐步建立了我国会计制度。在会计制度中，也包括了会计档案管理制度。此时，并没有建立独立的会计档案管理制度。（二）规范化阶段
随着我国经济的发展，会计档案越来越多，制定专门的会计档案管理制度提上议事日程。1984年6月1日，《会计档案管理办法》第一次正式出台，会计档案工作进入规范化管理阶段。（三）信息化阶段
随着信息技术的应用和档案信息化的发展，会计档案也开始应用信息技术实现信息化。1999年，修订《会计档案管理办法》，加入了应用信息化技术的内容。但信息技术在会计档案管理中的应用仅限于目录管理和票据扫描。后来，会计档案管理的标准规范进一步完善，2008年，《会计档案案卷格式》（DA/T 39-2008）出台，对会计档案的案卷格式进行了规范。（四）互联网阶段
随着互联网技术的应用，财务共享机制得到推广，原有的会计档案管理微观体制已不能满足企业的需要，对会计档案的电子化管理和电子单轨制提出迫切的需求。2012年，国家档案局联合国家发展改革委、财政部、国家税务总局开展会计档案电子化综合管理试点，对会计档案电子化和电子发票的归档进行试点，揭开了互联网时代会计档案工作的序幕。2015年，新修订的《会计档案管理办法》出台，将前期试点形成的会计档案电子化单轨制管理经验转化为管理制度，会计档案的信息化走在了档案信息化的前列。四、电子会计档案及电子会计资料
会计资料是会计档案的前身。一直以来，我国会计工作形成的会计资料是纸质载体的，但随着信息技术的应用，会计资料开始以电子载体形式出现。尤其是《企业会计信息化工作规范》的出台，正式承认了电子会计资料的合法性。电子会计资料即由计算机生成、传输并以电子形式存在的会计资料。为适应会计信息化工作需要，电子会计档案应运而生。根据《会计档案管理办法》，电子会计档案是指通过计算机等电子设备形成、传输和存储并归档保存的电子会计资料。在这里，电子会计资料相当于我们在研究电子档案时的电子文件。本书会交替使用电子会计资料和电子文件，前者是特指电子会计档案完成归档前的状态，后者泛指电子档案完成归档前的状态。随着会计信息化的发展，电子会计资料和电子会计档案会越来越多，将成为会计档案管理工作的主要对象。第二节 我国会计档案管理制度及体制一、我国会计档案管理法律、法规及制度
涉及会计档案管理的法规有法律、行政规章及规范性文件，主要有以下。（一）法律
1.《档案法》《中华人民共和国档案法》第二十四条规定“下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；（六）违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。在利用档案馆的档案中，有前款第一项、第二项、第三项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失。企业事业组织或者个人有第一款第四项、第五项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；有违法所得的，没收违法所得；并可以依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案。”
第二十五条规定“携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，可以并处罚款；并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门；构成犯罪的，依法追究刑事责任。”
2.《会计法》《中华人民共和国会计法》第四十二条规定“未按照规定保管会计资料，致使会计资料毁损、灭失的，由县级以上人民政府财政部门责令限期改正，可以对单位并处三千元以上五万元以下的罚款；对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，可以处二千元以上二万元以下的罚款；属于国家工作人员的，还应当由其所在单位或者有关单位依法给予行政处分：构成犯罪的，依法追究刑事责任。会计人员未按照规定保管会计资料，致使会计资料毁损、灭失，情节严重的，由县级以上人民政府财政部门吊销会计从业资格证书。”
第四十四条规定“隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告，构成犯罪的，依法追究刑事责任。”
3.《刑法》《刑法》第三百二十九条规定“抢夺、窃取国家所有的档案的，处五年以下有期徒刑或者拘役”，“违反档案法的规定，擅自出卖、转让国家所有的档案，情节严重的，处三年以下有期徒刑或者拘役”。（二）行政规章
1.《会计档案管理办法》
这是为专门规范会计档案管理而出台的部门规章，由财政部和国家档案局联合制发。《会计档案管理办法》的内容将在第二章专门介绍，本节不介绍。
2.《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家档案局令第30号）
该规定于2013年由监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局联合下发，其中多项条款适用于会计档案管理，主要条款如下：
第三条规定“将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。”
第四条规定“拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。”
第五条规定“出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的，对有关责任人员，给予撤职或者开除处分。”
第六条规定“利用职务之便，将所保管的档案据为己有的，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。”
第七条规定“因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。”
第八条规定“擅自销毁档案的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。
第九条规定“有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）涂改、伪造档案的；（二）擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的。”
第十条规定“携运、邮寄禁止出境的档案或者其复制件出境的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。”
第十一条规定“有下列行为之一的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）擅自提供、抄录、复制档案的；（二）擅自公布未开放档案的。”
第十二条规定“有下列行为之一，导致档案安全事故发生的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）未配备安全保管档案的必要设施、设备的；（二）未建立档案安全管理规章制度的；（三）明知所保存的档案面临危险而不采取措施的。”
第十三条规定“有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）档案安全事故发生后，不及时组织抢救的；（二）档案安全事故发生后，隐瞒不报、虚假报告或者不及时报告的；（三）档案安全事故发生后，干扰阻挠有关部门调查的。”
第十四条规定“在档案利用工作中违反国家规定收取费用的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。”
第十五条规定“违反国家规定扩大或者缩小档案接收范围的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。”
第十六条规定“拒不按照国家规定开放档案的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分。”
第十七条规定“因档案管理违法违纪行为受到处分的人员对处分决定不服的，依照《中华人民共和国行政监察法》《中华人民共和国公务员法》《行政机关公务员处分条例》等有关规定，可以申请复核或者申诉。”
对于企业不属于公职人员的，应按照各企业制定的档案违法违纪行为处罚规定予以处罚。（三）规范性文件
1.《会计基础工作规范》《会计基础工作规范》对会计基础工作的管理、会计机构和会计人员、会计人员职业道德、会计核算、会计监督、单位内部会计管理制度建设等问题作出了全面规范，一方面为各基层单位和广大会计人员开展会计基础工作提出要求和示范，使加强和改进会计基础有明确的目标和具体努力方向，以此推动各单位的会计基础工作逐步规范化、科学化、现代化；另一方面，为各级管理部门管理会计基础工作、检查会计基础工作情况提供政策依据和考核标准，督促各单位不断改进和加强会计基础工作。《规范》共六章一百零一条，第一章总则，第二章会计机构和会计人员，第三章会计核算，第四章会计监督，第五章内部会计管理制度，第六章附则。其中在第十一条规定，各机构必须设置会计档案管理岗位。第十二条规定，出纳不得兼任会计档案保管工作。第四十条规定，“各单位的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，应当建立档案，妥善保管。会计档案建档要求、保管期限、销毁办法等依据《会计档案管理办法》的规定进行。实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。
2.《企业会计信息化工作规范》《企业会计信息化工作规范》于2013年12月6日财政部印发，涉及会计档案管理的是第十三条，其中规定“会计软件应当具有会计资料归档功能，提供导出会计档案的接口，在会计档案存储格式、元数据采集、真实性与完整性保障方面，符合国家有关电子文件归档与电子档案管理的要求”。
3.《会计案卷格式要求》《会计案卷格式要求》于2009年11月2日发布，2010年1月1日实施，标准号为DA/T 39—2008，规定了会计档案卷（盒）及其有关表格的项目设置、规格、质量要求，是有关会计档案管理的唯一一份档案行业标准。二、会计档案工作的宏观管理体制
会计档案工作宏观管理体制的规定体现在《会计档案管理办法》第四条，即“财政部和国家档案局主管全国会计档案工作，共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。”“县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作，并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。”这条规定表明，我国会计档案管理工作坚持统一领导、分级管理的原则。财政部和国家档案局是全国会计档案工作的行政主管部门，对全国会计档案工作进行统一领导；各地会计档案工作的监督和指导由其所在地的地方人民政府财政部门和档案行政管理部门具体负责。这样，既可以防止会计档案工作政出多门、无人负责，又可以防止会计档案多头管理、分散流失。三、会计档案管理的微观体制
会计档案工作微观管理体制是指一个单位内部的会计档案管理体制，对此，《会计档案管理办法》通过多项条款进行了规定，分别如下：
第五条 单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
单位的档案机构或者档案工作人员所属机构（以下统称单位档案管理机构）负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。
第十条 单位的会计机构或会计人员所属机构（以下统称单位会计管理机构）按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。
第十一条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。
单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。
第十七条 会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。
第十八条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁。（一）单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。（二）单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。（三）单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
第二十三条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。
第二十六条 单位委托中介机构代理记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。
根据上述规定，单位内部会计档案管理是一种既分工又协作的关系。各方职责如下。（一）企业负责人会计档案管理职责
1.建立档案机构
各单位应根据本单位生产经营的规模和管理要求，设立相应的档案管理机构或者配备相应的档案工作人员。单位的档案管理机构不一定是专门的机构或部门，也可由单位的综合部门承担；对于规模较小、业务简单的单位，可以仅配备兼职的档案工作人员，或者委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。代为管理档案的机构的档案人员、档案业务流程、保管档案的库房以及设施设备等也应当满足档案管理的相关要求。
2.建立会计档案管理制度
建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度。
3.为会计档案工作配备必要的设备
采取可靠的安全防护技术和措施，配备必要的设备。（二）会计部门职责
根据《会计档案管理办法》第十条要求，单位的会计机构的职责是：按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。还有一项工作就是进行到期档案的销毁监督。（三）档案部门的职责
单位的档案部门负责管理本单位的会计档案。这里的管理是指保管、鉴定、利用、销毁，对所属单位的会计档案工作实行监督和业务指导。（四）其他部门的职责
其他部门为信息技术部门、保密部门、法律及其他有关部门，它们的职责是协助档案部门开展到期档案的鉴定工作，参加到期档案的鉴定会议。（五）会计档案工作协调机制
为了做好到期档案的鉴定工作，要求各单位在鉴定会计档案时，成立会计档案鉴定小组（或委员会、临时会议），由档案部门牵头，会计、财务、审计、法律、资产管理等部门组成或参加。（六）会计档案管理工作外包
单位如自身不具备会计档案管理能力，或是从经济性考虑，也可将会计档案工作外包。一是将会计档案工作委托给代理记账机构。委托人委托代理记账机构代理记账，应当在相互协商的基础上，订立书面委托合同。委托合同除应具备法律规定的基本条款外，应当明确下列内容：（1）双方对会计资料真实性、完整性各自应当承担的责任；（2）会计资料的传递程序和签收手续；（3）编制和提供财务会计报告的要求；（4）会计档案的保管要求及相应的责任；（5）终止委托合同应当办理的交接事宜。
代理记账机构接受委托对单位的会计档案进行管理的，应当遵照《会计档案管理办法》的有关规定。
代理记账机构如满足《会计档案管理办法》第八条、第九条规定条件的，可以利用信息化手段管理委托人的电子会计档案。
单位也可以仅将会计档案的管理工作（包括整理、保管、利用、销毁等工作）外包给其他有关机构，但过程必须符合《档案服务外包工作规范》。
还有一种情况，单位将会计档案管理工作委托给下属单位，既不签订合同，也不支付费用。这种情况也应遵照《会计档案管理办法》及《档案服务外包工作规范》。第三节 互联网时代会计档案工作的机遇与挑战一、互联网时代的会计工作“互联网+”是把互联网的创新成果与经济社会各领域深度融合，推动技术进步、效率提升和组织变革，提升实体经济创新力和生产力，形成更广泛的以互联网为基础设施和创新要素的经济社会发展新形态。近些年来，“互联网+”逐步深入人心，已经改变着各行各业。会计工作的许多方面也与互联网开始深入融合，网络代理记账、在线财务管理咨询、云会计与云审计服务等第三方会计审计服务模式初现端倪；以会计信息化应用为基础的财务一体化进程不断提速、财务共享服务中心模式逐渐成熟；联网管理、在线受理等基于互联网平台的管理模式成为会计管理新手段。（一）基于互联网平台的管理模式成为会计管理新手段
在互联网时代下，企业间的竞争非常激烈，谁掌握了先进的科学技术和最新的商务信息，谁就会在竞争中处于领先地位。在电子商务中，企业运用各种现代化的电子信息工具，使得各经济主体间的经济交易得以迅速、准确进行。会计作为一种以提供财务信息为主的经济信息系统，必须采用多样化、现代化的手段为企业服务。网络会计的出现，打破了原先束缚会计自由发展的桎梏，会计信息化早已从会计电算化过渡到互联网管理、在线受理等，并且全球账簿应运而生。（二）云会计服务模式初现端倪
电子商务要求会计服务范围更加广泛。电子商务是基于网络、信息社会的产物，其活动领域可以形成从政府到市场，从市场到生产，从生产到消费者的许多方面的网络与联系，即将原有的商务活动扩散，延伸到商品生产企业的采购、销售环节；延伸到政府的贸易、调控、采购部门；延伸到消费者的办公室、家庭等网络可以到达的一切地方，从而形成了全球统一、规范竞争的有序的大市场。而会计为了更好适应电子商务的客观要求，服务于这个大市场，其服务范围也应不断扩大，不但要服务物质生产领域，而且还要服务非物质生产领域，如政府、流通行业、消费者以及国内外贸易的各个方面。网络代理记账、在线财务管理咨询、云会计与云审计服务等第三方会计审计服务模式初现端倪。（三）财务共享服务中心模式逐渐成熟
财务共享服务中心（Finance Shared Service Center，简称FSSC）作为一种新的财务管理模式正在许多跨国公司和国内大型集团公司中兴起与推广。财务共享服务中心是企业集中式管理模式在财务管理上的最新应用，其目的在于通过一种有效的运作模式来解决大型集团公司财务职能建设中的重复投入和效率低下的弊端。“财务共享服务”（Finance Shared Service，简称FSS）最初源于一个很简单的想法：将集团内各分公司的某些事务性的功能（如会计账务处理、员工工资福利处理等）集中处理，以达到规模效应，降低运作成本。目前，众多《财富》500 强公司都已引入、建立“共享服务”运作模式。根据埃森哲公司（Accenture）在欧洲的调查，30多家在欧洲建立“财务共享服务中心”的跨国公司平均降低了30%的财务运作成本。（四）电子发票从试点到全国应用
电子发票本身就是互联网时代的产物。没有互联网，就不可能出现电子发票。2012年初，在北京、浙江、广州、深圳等22个省市开展网络（电子）发票应用试点后，国家税务总局在发布的《网络发票管理办法（征求意见稿）》中提到，国家将积极推广使用网络发票管理系统开具发票，并力争在三年内将网络发票推广到全国。
2013年6月27日，北京市国家税务局、北京市地方税务局、北京市商务委员会、北京市工商行政管理局发布关于电子发票应用试点若干事项的公告。公告称，自2013年6月27日起，在北京市开展电子发票应用试点。2018年，全国开出电子发票43.5亿张。电子发票的出现大大提高了行政管理效率，降低了企业经营成本，节约了社会资源。据京东商城介绍，2018年开具电子发票14亿多张，节省打印耗材及相关人工成本约4亿元。电子发票加速了会计工作信息化和网络化的速度，给会计信息记录和处理带来极大的挑战和机遇。二、互联网时代会计档案管理的挑战
面对互联网时代会计工作的变革，会计档案工作也面临着不少挑战。（一）会计档案在线服务需求迫切
互联网时代，财务共享服务中心模式逐渐成熟。财务共享服务中心模式实行会计在线服务，打破了会计服务模式的地域限制，会计信息跨地域传送和共享。这在客观上要求会计资料的归档收集、整理、鉴定以及会计档案的保管、利用等均需采用在线的跨地域管理方式。不少企业正是因为无法解决数量庞大的纸质会计资料的跨地域流动，从而放弃了财务共享服务中心模式的实施。有的企业为了实施财务共享服务中心模式，不得不在纸质档案的跨地域流动花费更多的费用，抵消了财务共享服务中心模式的节约效应。会计档案电子化单轨制管理模式正是在中国电信集团、中国人保财险集团公司等实施财务共享服务中心模式时提出的。（二）会计档案载体产生较大变化
为了适应互联网时代的会计工作，财政部下发了《企业会计信息化工作规范》，企业会计资料正式由纸质载体转变为电子载体。2012年，国家推出电子发票，截至2019年初，电子普通发票开票量占到总开票量的半数以上，会计资料中电子载体的发票越来越多。近期财政部票据管理中心也正式实施财政票据的电子化管理，财政票据也由纸质载体转变为电子载体。会计资料载体的变化直接决定了会计档案载体由纸质向电子的转变，而且其转变速度远超其他类别的档案。当前，尽管我国电子档案管理技术日臻成熟，但仍有部分关键技术等待攻克，电子会计档案的出现，给会计档案工作提出了较大的挑战。（三）会计档案数量以前所未有的速度增长
随着经济发展，商务活动变得更加频繁，商务交易量增长迅速。互联网技术的运用，交易信息记录更加方便，这使得会计信息数量以几何级数增加，随之而来的会计资料和会计档案的数量以前所未有的速度增长。财务共享服务中心模式使分散的会计档案走向集中，会计档案数量增加速度明显高于非共享模式。会计档案数量增长，给会计档案工作提出了挑战。（四）要求更高效管理会计档案
在互联网时代，市场竞争非常激烈，在商务活动中，各经济主体间的经济交易必须迅速、准确进行。会计档案作为经济主体的一部分，其管理工作也要求更高效率，以满足交易、决策、管理等迅速、准确地进行。（五）对多维会计信息利用提出了需求
在互联网时代，大数据技术得到青睐。经济主体已不满足于传统纸质会计档案管理模式下仅提供一维会计档案信息，而且要求能提供多维信息，以便于在大数据技术中应用，使会计档案信息为运营、管理、决策、分析等提供更好的服务。三、互联网时代会计档案管理的机遇
互联网时代给会计档案工作带来了巨大挑战，客观世界往往是机遇与挑战并存，会计档案工作也不例外。（一）互联网时代为提高会计档案管理效率提供了机遇
互联网时代，会计档案管理对象的载体由纸质的变为电子的，会计档案的形态由模拟的变为数字的，会计档案信息的传输变得更加方便；与此同时，会计档案工作还运用互联网技术，加速了会计信息的流动，加快了处理会计档案的速度，会计档案管理效率大幅提高。据中国人保财险集团公司对实施会计档案电子化转型前后的对比显示，会计档案管理工作电子化后管理效率提高了3倍多，以前需要4人管理会计档案，现在只需1人。互联网技术的运用，也使会计档案信息提供利用的效率大幅提高，会计档案利用可突破时空限制。（二）互联网时代为提升会计档案服务经济发展的能力提供了机遇
财务共享服务中心模式、电子发票的应用、会计信息化的快速发展，促使会计档案管理加速电子化转型升级。但反过来，会计档案管理电子化的转型升级也有力地促进了财务共享服务中心模式的发展，使之得以在更大范围实施；同时，会计档案管理电子化的转型升级也有力地促进了电子发票的应用，使电子发票的推广应用速度明显加快。更为重要的是，会计档案管理电子化的转型升级也解决了因会计数据迅速增长而使会计业务系统超负荷运行问题，解决了会计数据的长期保存问题，有力地促进了会计信息化的发展。（三）互联网时代给会计档案管理的长足发展提供了千载难逢的机遇
互联网时代，会计档案管理融入并应用互联网技术，使会计档案管理实现了电子化，使会计档案的利用方式得到了革命性的变革。与此同时，各单位基于财务共享服务中心建设、电子发票应用、电子商务体系建设等需要，加大对会计档案电子化转型投入的力度，使会计档案管理得到了长足发展，成为国内率先实现电子化单轨制归档的档案类别。四、互联网时代会计档案管理转型升级（一）转型升级的方向
1.实现管理手段的信息化
管理手段的信息化，是应对当前会计档案管理工作挑战的必由之路。不实现管理手段的信息化，会计档案管理不仅无法应对和满足当前会计业务发展的需要，也无法融入会计业务工作，最终会使会计档案管理失去其应有的作用。管理手段的信息化是当前档案管理发展的方向，当然也应该是档案部门工作的方向。
2.服务方式网络化
传统的会计档案服务方式受地域和时间限制，远不能满足互联网时代会计业务工作和政治、经济、文化等发展的需要。要满足当前各方面对会计档案管理的需求，就必须实现服务方式的网络化，使会计档案的各种服务突破时空限制，从而促进财务共享服务中心建设、电子发票应用、电子商务体系建设等需要。
3.共享利用知识化
互联网技术的应用催生了大数据技术。大数据背景下，各单位对更深层次和多维会计信息的利用提出了更高的需求，这种需求本质上是利用大数据、知识管理等技术将会计信息转化为知识，因此，互联网时代，共享利用知识化是会计档案管理转型升级的又一大方向。（二）转型升级的内容
前面论述了互联网时代会计档案管理转型升级的方向，但转型升级必须通过以下几个方面的工作来实现。
1.实现会计档案资源的电子化
会计档案资源的电子化主要是对电子会计资料实现电子化单轨制归档，使其归档后仍旧保持电子化（数字化）状态，而不是打印纸质会计资料归档。要实现电子会计资料的电子化单轨制归档，会计业务系统要开发归档接口、设计电子会计档案的存储格式、规划电子会计档案的元数据、设计归档流程等。
2.实施电子档案管理系统
实现对电子会计资料的收集归档，实现会计档案管理手段的信息化，实现会计档案的网络服务等，都离不开实施电子档案管理系统。实施电子会计档案管理系统可通过购买、自主开发等方式，这是当前档案信息化工作的主要内容。
3.建立适应电子商务发展的会计档案管理模式
要实现会计档案管理的转型升级，仅有手段上的转变还远远不够，还要建立适应互联网时代业务需要的会计档案管理模式，即由分散走向集中，由手工管理模式向信息化管理模式转变。
4.转变观念，融入电子商务
要实现会计档案管理的转型升级，有手段、技术、管理对象等方面的转变还不能顺利实现，还必须要有思想上的转变。因此，要将会计档案管理从传统方式走向互联网方式，还要转变观念，要由被动服务向主动服务转变，由封闭向开放、共享转变。要对会计档案工作人员进行新思想、新理念的教育引导，使之树立主动作为、开放、共享的理念。要将会计档案管理融入电子商务之中，识别电子商务的需求，主动作为，真正体现档案工作围绕中心、服务大局的理念。第二章 《会计档案管理办法》修订与会计档案工作
为适应电子会计档案电子化单轨制管理的需要，2015年12月11日，实施了17年的《会计档案管理办法》再次完成了修订。修订后的《会计档案管理办法》促进了电子会计档案的管理，本章重点介绍《会计档案管理办法》修订的有关情况。第一节 《会计档案管理办法》的修订背景、过程和意义一、修订背景
1984年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》，并于1998年进行了第一次修订。《会计档案管理办法》实施十多年以来，在规范和加强会计档案管理、促进会计工作更好地为经济建设服务等方面发挥了积极作用。近年来，随着我国市场经济体制的不断健全、经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的范围内容、承载形式、管理手段、应用程度等均发生了较大变化，《会计档案管理办法》原来的有关条款已经无法适应新情况和新变化，突出表现如下。（一）近年来，党中央、国务院积极推动“互联网+”行动和“大众创业万众创新”，我国基于互联网的新业态、新模式蓬勃兴起，国家对会计档案的管理提出了新的需求。如2013年国家发改委联合有关部委下发《关于进一步促进电子商务健康快速发展有关工作的通知》（发改办高技〔2013〕894号）文件，其中第二条就提出“推动电子商务企业会计档案电子化试点工作。财政部会同有关部门，组织开展会计档案电子化管理试点工作，修订完善《会计档案管理办法》，研究完善电子会计档案管理制度，推进电子会计档案在电子商务领域中的应用，充分发挥电子会计档案在电子商务领域会计信息数据管理、利用等方面的作用，推动电子商务领域会计信息化，提高会计信息质量。”2015年5月4日，国务院下发《关于大力发展电子商务加快培育经济新动力的意见》（国发〔2015〕24号）文，专门要求税务总局、财政部、国家档案局、国家标准委等部门“逐步推行电子发票和电子会计档案，完善相关技术标准和规章制度”。（二）随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大量的电子会计档案，需要予以规范。（三）随着各单位经营管理对会计核算多维信息需求的增加，会计档案数量大幅上升，档案管理工作面临着成本效率问题，会计档案的保管方式需要进行变革。（四）随着我国会计法律法规的不断完善，以及国家有关档案管理标准的出台或修订，会计档案的范围、保管、利用、销毁、交接等方面的规定需要予以调整或进行完善。二、修订意义（一）有利于推动互联网创新经济的发展。新修订的《会计档案管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，将大大推动电子凭证的在线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的政策支持。（二）有利于促进形成绿色、低碳的发展方式。党的十八大报告强调，要着力推进绿色发展、循环发展、低碳发展，形成节约资源和保护环境的空间格局、产业结构、生产方式、生活方式；党的十八届三中全会进一步提出要加快建立生态文明制度。党的十八届五中全会提出必须牢固树立并切实贯彻创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念。新修订的《会计档案管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料可以不再打印纸质资料归档保存，同时要求建立会计档案鉴定销毁制度，完善销毁流程，推动会计档案销毁工作有序开展。这些新的规定将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，有利于形成绿色环保的生产方式。（三）有利于推进国家治理能力现代化。国家治理体系和治理能力现代化需要大数据的支撑，需要通过广度信息聚合、深度数据挖掘、扁平网络传递，实现决策科学化、管理精细化。电子会计档案是电子会计资料的归属，新《会计档案管理办法》明确将电子会计档案纳入会计档案范围，将大力推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息。三、修订过程（一）第一次修改阶段（2010年—2011年）。为探索会计档案电子化管理的有效模式，规范电子会计档案管理，修改完善1998年版《会计档案管理办法》，从2010年底开始，国家档案局会同财政部先后赴中海油、中国电信、中国联通等企业以及广东省的有关行政事业单位开展了调研和座谈。根据调研情况，对《会计档案管理办法》进行修改，重点规范电子会计档案管理，并结合电子会计档案的特点，对会计档案的定义、范围、归档、查阅、销毁等内容进行了修改，形成了征求意见稿，并于2011年6月在全国财政系统征求意见。根据各地的反馈意见，国家档案局会同财政部对《会计档案管理办法》的有关内容再次进行了修改完善。在此次征求意见过程中，不少单位提出，会计档案管理工作目前面临的最大问题就是如何规范管理电子会计档案，电子会计档案需要先进的信息技术来支撑，保障电子会计数据的真实、完整、可读、安全，建议选择一些企业开展相关试点，完善技术、培养人才、积累经验、形成标准。（二）开展试点阶段（2012年—2014年）。2012年，国家档案局会同财政部，按照“企业主动申请、符合必要条件”的原则，确定在中国电信广东省分公司、中国联通集团公司开展会计档案电子化管理试点工作，试点内容为“以电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、内部信息系统产生的原始凭证和外部的银行回单”。2013年2月，国家税务总局印发了《网络发票管理办法》（国家税务总局令第30号），提出“省以上税务机关在确保网络发票电子信息正确生成、可靠存储、查询验证、安全唯一等条件的情况下，可以试行电子发票”。为此，国家档案局会同财政部、国家税务总局、审计署联合组织中国人民财产保险股份有限公司开展会计档案电子化管理试点，试点内容扩大到电子发票的入账报销和归档保存。2013年4月，发展改革委、财政部等13个部委发布了《关于进一步促进电子商务健康发展有关工作的通知》（发改办高技〔2013〕894号）提出“推进电子会计档案在电子商务领域中的应用，充分发挥电子会计档案在电子商务领域会计信息数据管理、利用等方面的作用，推动电子商务领域会计信息化，提高会计信息质量”。结合电子商务企业的快速发展对电子化管理的迫切需求，财政部会同发展改革委、国家税务总局、国家档案局选择部分地区和企业开展电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。2014年7月，财政部会同国家档案局进一步推动财政票据会计档案电子化工作，并在厦门开展试点。（三）第二次修改阶段（2014年—2015年）。在试点基础上，2014年10月国家档案局、财政部再次启动现行《会计档案管理办法》的修改工作，成立了由试点单位工作人员及有关专家组成的《会计档案管理办法》修订工作组，对现行的《会计档案管理办法》进行了集中修改；2014年12月国家档案局印发了《会计档案管理办法（征求意见稿）》，向社会公开征求意见，收到反馈意见近200条；2015年5月再次印发征求意见稿，向社会公开征求意见，收到反馈意见100多条。两次的反馈意见主要集中在以下五个方面：一是建议在该办法的基础上出台相关细则或解读材料，对各类会计档案的保存和归档要求（如电子档案存储介质、环境及备份要求）以及仅以电子形式归档保存需要满足的条件等方面进行详细说明，以便更好指导各单位开展会计档案管理工作；二是建议修改或完善仅以电子形式保管的会计档案的具体条件，如电子会计档案与纸质会计档案的关系、外部原始凭证的电子签名等；三是建议明确会计档案销毁工作的组织、流程和责任等；四是建议延长会计机构移交会计档案的时间，以及明确电子会计档案移交的有关要求；五是建议明确会计档案携带出境的要求，并修改完善驻外机构和境内单位在境外设立企业的会计档案的相关规定。国家档案局和财政部对收集的意见进行了集中讨论和研究，充分吸收了其中的合理化建议，形成了《会计档案管理办法（修订草案）》。
在修订期间，国家档案局多次召开有关业务司部参加的协调会，讨论有关条款的修改。为确定有关条款内容，2015年5月，国家档案局领导亲自召开会议，讨论本办法的征求意见稿。9月29日，财政部、国家档案局召开了公开征求意见后的专家咨询会议，在会上，专家对个别条款提出了完善性修改意见。第二节 《会计档案管理办法》修订要点
新修订的《会计档案管理办法》（以下简称《办法》）共31条，与原《会计档案管理办法》相比，主要在以下方面做了修订。一是完善了会计档案的定义和范围。二是明确了电子会计档案管理要求。三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。四是进一步完善了会计档案的鉴定销毁程序。五是明确了会计档案出境的管理要求。六是对会计档案向单位档案管理机构移交的时间做了更加灵活的规定。七是对定期保管会计档案的保管期限做了调整，延长了凭证、账簿和辅助性会计资料的保管期限。下面对电子会计档案的定义和范围、电子会计档案管理要求、会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求、会计档案的鉴定要求和销毁程序五个方面的修订进行说明。一、提出了电子会计档案的概念
新《办法》第三条明确“通过计算机等电子设备形成、传输和存储的会计档案”是电子会计档案。本概念既参照了《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2014）中的电子档案的概念，又不同于下定义，而是以范围界定的方式确定了什么是电子会计档案。在这个表述中，特别强调了电子会计档案的原生性，即通过计算机等设备形成的，以区别于将纸质会计档案扫描形成的数字化副本。二、提出了电子会计档案的管理要求
与原《会计档案管理办法》相比，新《会计档案管理办法》最主要的内容就是电子会计档案管理的要求，主要修订要点如下。
一是明确了“单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案”，这与原《会计档案管理办法》中“具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案”的要求是截然不同，不用报备即可利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。
二是对电子会计档案移交与接收提出了要求。要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定；特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
电子会计档案接收分为单位内部会计部门向档案部门移交接收以及单位之间的移交接收。对于前者，要求“单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收”；对于后者要求“档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全”。
三是要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。三、仅以电子形式归档保存会计档案的管理要求
为确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全，对于电子会计资料仅以电子形式归档保存的方式，新《会计档案管理办法》提出了如下要求：一是形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；四是采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；五是建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；七是电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。以上要求中：第一、七项规定是确保电子会计档案的真实，第二、三、六项是确保电子会计档案的准确、完整、可用，第四、五项规定是确保电子会计档案的安全。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。四、会计档案保管期限的调整
会计档案保管期限的调整是这次《会计档案管理办法》修订的重要内容，也是变化最大的内容。
新《会计档案管理办法》将会计档案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类。调整原因主要包括以下几个方面。
一是与各单位其他档案保管期限保持一致的需要。近年来，国家档案局对机关和企业档案的定期保管期限进行了调整，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）分别将机关文书档案和企业档案的定期保管期限统一为10年、30年。
二是与有关法律法规相协调的需要。会计档案在很多民事案件中都作为重要证据，民事案件的诉讼时效最长为20年，加上诉讼开始前事件已经有一定的时间，民事案件常常需要20年以前的会计档案作为证据。但大部分会计档案的最低保管期限都低于20年。某法院在经济纠纷案审判中曾遇到过由于会计档案到期已销毁而无法判定钱款是否收付的情况，后来该法院专门提出司法建议指出，由于民事案件的诉讼时效最长为20年，建议将会计凭证和会计账簿的保管期限修改为20年以上。
三是与资产存续期限相协调。各单位都认为原定保管期限太短，由于原定保管期限不合理，特别是一些与使用期超过档案保管期限的固定资产相关的会计档案，在保管期限到了后，与其相关的资产仍在使用或存续，与此有关的会计档案需要调阅查用。
四是贯彻以人为本的理念。大量会计档案与人有关，与人有关的档案会在较长时间内需要查阅利用。原《会计档案管理办法》规定的保管期远远短于其他与人有关的档案的保管期限，为了维持各单位员工或社会其他成员的合法权益，将会计档案的保管期限适当延长是必要的。
五是现实反映会计原定保管期限过短。各单位有大量到了原定保管期限的会计档案也都不销毁，有的单位50年前的会计档案仍旧保留着；超过15年的凭证档案和超过25年的账簿档案仍有被查阅利用需要；这从一个侧面反映了会计档案保管期限有延长的必要。
六是考虑电子会计档案的特点。与纸质载体相比，电子会计档案对库房等物理空间占用较少，保管成本大幅降低，具备延长保管期限的条件。
七是满足当前反腐需要。现存会计档案保管期限标准不能满足责任追查的需要。
八是原《会计档案管理办法》设定的会计档案定期保管期限类型太多，许多会计人员和档案人员在划定会计档案的具体保管期限时往往无法很好把握。五、会计档案定期鉴定程序的修订
定期鉴定是档案工作的一个重要环节，它是优化档案资源，去除无利用价值档案，确定档案存销的又一次鉴选。会计档案也不例外，一般来说，各单位应对保管期满的会计档案进行鉴定，并根据鉴定结果采取相应处置。原《会计档案管理办法》规定了会计档案销毁的具体程序，要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”，但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任，在一定程度上将销毁的最主要责任归于单位负责人，致使大多数单位不敢销毁会计档案，即使已到保管期限。大量已失去保存价值的会计档案占据了储存空间，造成了资源浪费。
根据新《会计档案管理办法》要求，单位不仅“应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书”，而且“会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行”。参加人员至少应包括会计机构、审计机构、纪检监察人员，必要时还应有法律部门人员参加。“经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。”
由于各单位每年都会产生会计档案，每年都有会计档案保管期限到期，是否需要每年进行鉴定，这完全取决于企业的实际情况。如果每年的到期档案数量不大且库房空间充足，可几年鉴定一次，如果每
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