一看就懂的超级整理术全图解：升级版(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者：齐凯

出版社：北京理工大学出版社

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一看就懂的超级整理术全图解：升级版试读：

使用说明书

在阅读页面上，本书采用了简单、清楚的学习界面；在行文中还加上了意味隽永的小贴士，以加深记忆；还添加了能让人扩大知识面的图解，以辅助解释复杂的概念，这就使阅读这本书成了一种享受。只要掌握了这本书的内容，你就能迅速成为屡战屡胜的整理高手。第1章为什么需要学习整理术

对于繁忙的都市人来说，谁都希望每天的时间越多越好，工作和生活可以有条不紊，甚至还奢望能够从容地享受自己喜欢的生活。

没有谁是天生的高效率，但在学习了整理术的理论和方法之后，你就会发现自己处理事务的能力远远高于现在的自我认定。整理术的最大目标就是提高效率“等忙完这阵子再收拾吧！”“该死的合同让我找了整整一下午！”“何时才能终结加班？我要休假式补眠！”“三分钟汇报项目怎么可能？”“求截止日期再宽限一天！”……喊完这些话，是不是该仔细想想了，是工作量真的太大，还是问题大部分都出在自己身上？杂乱无章的房间和办公桌看着就叫人心烦；效率低下还经常无意义地耗时费力，这实在令人窝火；愿望清单上的事项总也找不到机会实现，你愿意继续这样下去吗？不管处于人生的哪个阶段，生活和工作都是属于你的，为何老让自己如此忙乱不堪呢？◆整理术强调协调方法

你懂得整理吗？整理不光是保持洁净整齐的环境。如果你一直都很努力地忙着，得到的却不是自己想要的，那不是充实，而是庸碌。冷静分析一下现状，好好学习整理术吧。合理充分地利用时间，快速地学习和掌握资讯重点，提高工作效率，享受舒适而丰富的生活，整理术将教你一系列协调好周围大小事务的有效方法。◆释放被低效困住的能力

除去天才不说，你和绝大部分人的能力都相差不多，但为何有些人在顺利完成工作之余还能精力充沛地参加各种活动，而你一直埋头苦干、心力交瘁却永远有应付不完的事情？那是因为你不擅长整理，低效率无限制地吞噬着时间，你的能力发挥也因无序和疲惫而大打折扣。

自认记性不好，经常把时间花在寻找上，遗忘和疏忽所造成的许多失误让你不得不重复工作。忙乱起来你就分不清事情的主次轻重，于是同时思考多项工作，这使各种事情均无进展，而你不得不总是利用晚上和假日来加班。这都是在浪费时间，只能给你带来更多的压力和烦恼，就算你用坚强的毅力告诉自己要挺住，那也不过是无处使劲的徒劳，反倒白白搭上了健康。释放你的真实能力，关键就在于提高效率。◆高效率的轻松工作和愉快生活

工作只是生活的一部分，没有谁拥有的时间比你多出哪怕一秒，但是轻松快乐的人总能拥有更多自由支配的时间。即使你因工作而忙得不可开交，也应该整理好自己的生活，提高效率，用节约得来的时光陪伴家人、提升自己。哪些人需要学习整理术

认为自己可以做得更好，想要改变现状，却苦于无从下手。那么，下面的内容将帮助你对自己进行全面而具体的分析，如果你正在被其中的状况困扰，那就从学习整理术开始吧。◆需要学习整理术之工作状况篇

工作为你带来收入，只要你够努力，工作还会带给你进步和成就感。可是，如果你处理事务的方式欠妥，那么工作给你带来的还有忙乱、焦虑、疲惫及挫败感。待整理之工作状况解析小贴士在工作中，首先要明确自己的业务内容及身份，无论如何请将属于你的事情放在第一位，并全力以赴。对于额外的事务，若是缺乏时间和精力，就果断地向领导表达出拒绝的意思，并说明原因；如果有空处理，则尽量充当协助的角色，避免抢占同事的功绩。◆需要学习整理术之个人状况篇《论语》中说“吾日三省吾身”，虽然生活中大部分人做不到如此频繁的“自省”，但你若不想止步不前，每隔一段时间，就需要反观自身现状：有没有明显的不足？哪方面应加以改善？这些都可以系统而具体地分析出来。待整理之个人状况解析◆需要学习整理术之家庭状况篇

无论你是只身一人，还是和家人同住，家都是避风、温暖的港湾。每天在外漂泊，你的居所是否温馨舒适？独自打拼奋斗之余，你又有多少时光是跟家人、朋友共度？也许你有很多东西要学，没完没了的事情正等着你处理，可是这说起来都是为了提高生活质量。而人生之中最值得用心经营的就是家庭，生活是一段过程，而不是功成名就之后的某一天。待整理之家庭状况解析◆学会整理术后，省出的时间你最想做什么

你期待已久却又总是找不到机会实现的事情是什么？学习整理术之后，你将会拥有越来越多可供自由支配的时间，赶紧把你最想做的事情写出来吧！记得尽可能具体些，避免空泛地说想要提高能力、丰富阅历之类的。这些事情就是非常好的激励目标，在你培养整理习惯的过程中，或是效率降低的时候，不妨多看看它们，保证你会精神振奋、动力十足。下面所列举的事项或许能帮助你找到灵感，记得不要贪多哦，每个阶段保持三项左右最合适，这样才能真正地具备可操作性。

学习：考取一项证书、学习一门语言、研究理财和投资……

事业：开发新的业务项目、思考工作创意……

休闲：睡觉、听音乐、烹饪、散步、购物、游泳、打网球、看电影、旅游……

兴趣：阅读、绘画、写作、摄影、兼职、当志愿者……

亲友：跟家人聊天、参加亲子活动、和朋友挖掘新的聚餐地点、结伴骑行郊游……整理术的内容和基本规则

整理术的主要功能就是帮助你节约时间、提高效率，千万别以为这是什么高深而又艰难的行动大改造。整理术并非为某类专业人士而设计，不需要你有多高的学历、多强的毅力。同样，它也不属于那种能使你成为日理万机的大人物的成功秘籍，它所传授的是一些能让你取得进步的简单而又行之有效的方法。但是，不要小看了自己点滴累积的进步，这会改善你的生活。想要成为什么样的人物，就看你的努力方向了。

刚开始你或许会对整理术不太习惯，感到有些琐碎麻烦，不过可以保证，在试行一段时间之后你就会发现，做事情变得轻松顺畅多了，而且当初因为整理所花费的时间也都会加倍地返还给你。而你需要做的就是，确定自己有待整理的内容，设定好整理规则，然后持续地贯彻执行。◆明确整理术的关键点小贴士俗话说：“一屋不扫，何以扫天下。”当你在工作和生活的细节之处做到了很好的整理，那么将来无论面对多大的事务，整理习惯都会让你拥有清晰的思维逻辑，以及高效的处理方式。

整理术不只是单纯的收纳法。很多东西的存放若是过于严谨，反倒会在取用和寻找上浪费时间。因此，整理术的主要目的不是腾出空间，而是节约时间。过度的整理，以及为了整理而进行的整理，都不是整理术。在学习之前，请先明确整理术的关键点。整理术的关键点◆了解整理术的内容

在本书中，整理术的内容涵盖了日常生活的绝大部分领域，归纳起来，可分为以下几个方面。

工作环境：包括办公桌及各类纸质文档、资料的整理。

网络空间：包括电脑所存的电子文档，各种网络信息及电子邮件的整理。

逻辑选择：包括大脑的使用，选择及安排事务的整理。

时间规划：包括工作和生活中各项事务的规划，以及时间进程的整理。

思路表达：包括接收、思考和传递信息的整理。◆掌握整理术的基本规则

当你想要进行某件新事务或是做出某种改变时，会不会豪迈地定下宏伟目标，然后又常常雷声大雨点小地不了了之？如果目标制定得过大、过空，自然就会因为执行困难而草草放弃了。整理术所要做的，则是从细微之处逐一入手，用最简单的方法调整日常事务的操作模式，让你循序渐进，提高效率，积跬步以至千里。

只要掌握了整理术的基本规则，你就不必刻意去记住什么，也无须长时间地用力坚持，整理术原本就是为你的工作和生活寻求更多的便利，谁不喜欢省时省力呢？通过学习和使用，你可以找到最适合自己的整理方法，一旦形成习惯，就能轻而易举地取得进步，而且再也不会返回到原来那种凌乱低效的境况了。整理术的基本规则1．尽可能简单

你或许会认为，在下决心之后必须把事情做到尽善尽美，这通常是个好的开始，不过在整理术的领域，完美是行不通的。整理术的首要关键点就在于将事务化繁为简，那么整理本身也应该尽可能简单。给自己的整理设立大量的严苛要求，既容易因烦琐而出现遗漏，也会由于操作不便而产生疲惫，不利于长久实行。况且，将原本好不容易节省出来的时间，又都用在了整理上，实在太不值得了。

让自己轻松一些，不要频繁地进行整理，也没必要凡事都整理得细致彻底，一切以你的最佳方便度和最高效率为准。对于那些可做可不做的事情，你就尽情地偷懒吧，总之，整理术就是越简单越好。小贴士有的人常会怀疑自己有强迫症，必须保持周围环境的绝对干净整齐，也一定要在做好万全准备之后才能开始一项事务，其实这并非真正的疾病类强迫症。过度或重复的整理，很可能是压力太大或思维混乱引起的，适度而有效的整理是一种非常好的放松，能够让人恢复平静和保持清醒。2．多做减法

杂物的堆叠，源于没有及时地进行清理；琐事的累积，都是因为没有快速地做出处理，这样只会给你带来焦虑的心情和混乱的思维。不论是在工作还是在生活中，每个人每天都会面对大量或有用或无用的信息及事务，如果事先不做有效的筛选，一股脑儿地全盘接收，即使你每次都很用心地分类归纳，也只是在做无用功，而且还会拉低办理其他相关事务的效率。

多做减法。学会辨别事物的本质和轻重，无用的东西要立刻扔掉，鸡肋类的事物则在留存一定的时间后果断丢弃。与自己的责任或情感无关的事情就直接拒绝，对于有些事务，在权衡时间的投入和产出比之后，可以选择放弃或是请他人代劳。即使是完全属于你分内的事情，也要懂得抓住核心，将大部分的时间和精力放在对你而言最重要的事情上。小贴士在强调健康和美丽的现代化社会，人们积极地寻求各种方式来减肥。同样，为了达到轻松良好的状态，你也该为自己的工作和生活而努力“减负”了。3．适合才最好

每个人的生活环境不同，所从事的工作领域也不一样，而且随着科技的进步，处理事务的方式越来越多，因此，实际操作中的整理术都会因人而异、因时而异。学习不是生搬硬套，对于本书所教授的整理模式，当试用一段时间之后，你应该根据自己的情况，调整出属于自己的整理术。用尽可能少的付出，换取尽可能高的效率，无论怎样使用，最适合你的才是最好的整理术。4．现在就执行

或许有些事情你做过很多次，但花费的时间、精力以及得到的成果仍旧和以前相差无几，你有过抱怨，也想要改变，可是总把行动的开始定在下一次。这么一来，你只是在重复劳动，个人能力也一直原地踏步。在每天的工作和生活中，有大部分事务都是类似的，如果真的希望改善，现在就是执行的最佳时机。

可能你会觉得整理术的内容有一部分自己早就懂了，没错，整理术很简单，但是从懂到动，还是个很大的坎。看到别人在为一步步提高而努力，你是否也被激发出了更多的进取心？还等什么，立刻动手整理吧。第2章如何整理办公桌和纸质文件

无论你每天有多少时间是坐在办公桌前，这块小小的空间都会在无形中掌控着你上班时的心情和工作效率。

整理术并非只包括收纳技巧，不一定会让你的办公空间大幅扩展，但绝对能帮你安排好最佳的工作流程，减少毫无意义的寻找，以及凌乱杂物给你带来的干扰和失误。整理术帮你打造最高效的工作环境

一边喊着“现在很忙”，一边将到手的东西（不管有用没用）随便一塞，总打算“待会儿再说”，可是这个“待会儿”即使没有半个月也有三五天。等到办公桌的桌面堆不下时，你要提交的文件也许沾上了咖啡渍；当抽屉和柜子全都塞满时，你急用的资料可能得经过一阵排山倒海式地翻找。你真的很忙吗？还是你让自己太忙了？如果拿什么东西都要折腾一番，那么你工作的时间确实很紧迫，因为你把原本充裕的时间硬是割下了一部分，用来寻找和重做。在这之前，你只需要利用很少的时间做好整理，然后花费一丁点的时间顺手维护，也就不至于会在工作时忙得焦头烂额，又让“待会儿再说”耽误到接下来的事情。

在整理术中，评判工作环境的优劣，并不是以公司提供的硬件设施的优美豪华程度为标准，而是以能否让你在工作中减少分心的时间，最大化地提高工作效率为准则。这是由你个人所决定的，合理运用整理术，便能打造出高效的工作环境。◆别舍不得扔

还记得整理术的基本规则里所提到的减法吧，动手整理的第一步——大扫除，不单是打扫卫生的“扫”，其重点在于“除”。过期的票据、合同、食物、用品，以及那些没有用的资料、文具、信函通通扔掉吧。如果某些东西还具有使用价值但是自己不再需要了，那就送给你身边可能会用得上的人。如此一来，你的重要物品和资料，就不会一直淹没在杂物堆里跟你捉迷藏了。

有些东西可能会让你犹豫不决，暂时还无法判断今后是否需要用到，也别舍不得，通常只不过是放一阵子再扔。这类物品在今后的使用概率非常低，就算要用，到时候也会有更好的替代品或是其他的备份存档。如果你实在担心会出现某种“万一需要”的情况，那就将它们装在储物盒内，数量多的话尽可能让储物盒统一规格，叠放整齐也是很有必要的。

当工作空间都擦干净、弄整齐之后，你应该在短时间内不会再乱堆乱塞，不过依赖这个短期惯性可不行，大扫除也是很耗时的，所以，要记得保持及时扔东西的好习惯。◆避免废弃物产生

废弃物不仅是让工作环境脏乱的罪魁祸首，而且每一件废弃物从产生到整理，再由浏览到丢弃，都或多或少地花费着你的时间，而这些花费绝大部分是毫无意义的。因此，必须从源头开始，尽可能减少废弃物的产生，别再让它们继续霸占你那有限的空间和时间了。

在提倡无纸化办公的现代社会，很多资料和文件都不必进行打印或复印，即使有需要也建议你双面使用纸张。若是公司提供茶点，或你经常在工作时间用餐，就尽量使用自己的餐具吧，一次性的杯盘碗筷虽然给你带来小小的便捷，但会产生大量的垃圾，而且其卫生情况只会比你在新闻报道中所了解的更糟。至于那些免费寄送或发放的广告单、优惠劵之类的，你真的用得到吗？如果不想收集垃圾或是受到鼓动而增加额外开支的话，就直接拒绝接收吧。

很多垃圾都是用错了地方的资源。避免废弃物的产生，既能帮你节约整理的时间，也能减少地球资源的浪费和对自然环境的污染。◆寻找就是谋杀时间

办公环境不论凌乱还是整齐，如果你常常需要停下手中的工作才能找到需要用的东西，又谈何效率呢？绝大部分的寻找都是毫无意义的，只会浪费你的时间，扼杀你的耐心。对于那些使用频率不高而收纳起来的物品，你在整理时就应该按照分类区域存放，而不是等到要用了才仔细回想究竟放在哪个位置了。小贴士有个信息提到，“哈佛大学研究中心发现，桌面乱糟糟的人比桌面整洁的人，创造力平均要高出50％”。可不要误将其当作懒得整理的借口，这里的桌面乱是指工作时所需用到的物品都呈现在眼前，不会因为寻找而打断思路，并且有利于产生联想，激发灵感。因此，整理术所追求的不是整洁，而是如何摆放才能让你使用起来更方便。

也许有人会说，自己的东西都很清楚地记得具体位置，就没必要整理了。可是，如果当时你不在场，团队的其他成员就不方便共享你的工作信息了，或者你需要请他人代为处理事务的时候，也会给他人的寻找带来很多障碍。◆切记物归原位

时常听到有人抱怨，前几天辛辛苦苦整理好的空间，这一阵子又乱了，要用的东西仍然得费劲寻找，就算再进行一次大整理，还是会如此循环。这类话并不陌生，小时候父母都会时不时地对你念叨着，不过后面还会加上一句：东西用完之后记得要放回到原来的位置。可是为何长大了，就忘记了后半部分的重点呢？整理术的步骤分解

整理术也有两个部分，前半部分较为琐碎，你得利用一定的时间对很多细节进行整理，而后半部分非常简单，却需要你能够长久地持续下去。如果只是反复地整理，却没有在使用后物归原位，那是对自己的劳动成果不尊重的表现。这样的整理，对于提高工作效率起不到什么作用，反而会更加浪费时间，让你对整理产生厌恶之情。办公桌不是越整洁越好

无论你是办公室里的上班族，还是在家工作的自由职业者，办公桌就是你大部分工作时间的主战场。可是，当你望着眼前成堆的资料杂物，会不会有种莫名的压力暗自袭来？一阵埋头乱翻，终于找出了要用的那支记号笔，却又抖散了更多的桌面堆积物。又或者你的桌面始终保持光洁空旷，不允许任何杂物滋生，然而前天的一张重要票据，却怎么也不记得存于何处了，只得依次打开每格抽屉，进行地毯式搜索。如果恰巧又遇见了某件充满回忆的长久失踪物，你惊喜地穿越时空之余还是得抬头看看，时间真的飞逝了。赶紧整理你的办公桌吧！不要乱成沦陷区，也别空得一块抹布，要对办公桌进行合理分区、充分使用，为自己营造一个舒适、高效的工作环境。◆桌面上的常用物品分区固定摆放

办公桌的整理就是要保证常用物品随时到手，这是提高工作效率的重点。使用频率高的物品尽量放在桌面上，而且无论多少都要做到归类分区，分别占有一个你最顺手的固定位置，既容易取出，又方便归位。如果有新的物品要摆在桌面上，或是刚收到的未整理资料，记得第一时间将其放在同类的区域。此外，那些零碎的小物件也必须拥有各自的固定地盘，而不是每天随手乱放。至于不常用到的，除了必要的摆设外，就让它们都离开你的桌面吧。小贴士整洁有序的办公桌能够给人留下良好的印象，同事们都喜欢干净舒适的办公环境，这有益于你形象的加分和人际关系的改善。同时，许多老板也会对注重细节和效率的员工更加信任。办公桌上的常用物品分区固定摆放◆办公桌并非越整洁越好

办公桌上堆积杂乱或是空无一物，都属于无序状态，但就算是达到了分类摆放、合理利用的有序状态，一旦整理过度也还是会降低工作效率的。每次有东西乱了你都停下手头的事情来做整理，那你的工作只会一直按暂停。所以要多试几次，为你的办公桌找到一个最佳的有序状态。办公桌整洁平衡度

工作未完成但又不得不下班离开时，只要足够安全，就没必要整理桌面了。收拾要花时间，下次把这些要用到的物品资料再翻出复原同样要花时间。而且做准备花的时间越长，在工作的开始阶段就越难以集中精力。因此，只要每次都能尽快地找出必需品，办公桌的整洁度方面你就自己掌控吧。◆办公桌的抽屉也要有固定分类

不要以为桌面整齐就万事大吉了，办公桌的抽屉可是你强有力的后方阵地，同样需要有条有理的存放布局。第一层抽屉，通常都会用来存放那些使用率高又需妥善保管的物品，例如图章、票据、贵重物品等，还可再放些偶尔需要用到的文具，以及其他小型物品，不过仍然建议用收纳盒分类放置。你应该体会过，要在凌乱琐碎的众多物品中找出一样急需使用的小东西，那个抽屉会在一瞬间变得多么宽广而深邃。

近期内都要取用的文档资料，如果不是每天必用或者具备机密等级的，就放在办公桌的中层抽屉里。而下层的抽屉，则用来存放那些刚完成不久或者暂时需要保存的文件。其他诸如备用物资以及个人用品等，也都应该归类存放于下层抽屉。

不论抽屉有几层，最重要的就是为办公桌的每一个抽屉明确分工，同类物品要集中放置，并且安排好固定的区域。如果你的办公桌带有边柜，那就将体积较大以及很少用到的物品都放进去吧。◆善于利用桌脚空间

通常你的小天地仅限于办公桌区域，东西一多难免又堆在桌面上了，这就需要充分利用桌脚的空间。首先需要的是放置一个垃圾桶，记得靠在角落，尽量远离双脚，避免招来踢翻后的郁闷打扫。各类废弃物一旦产生就立刻丢进垃圾桶，然后每天工作结束时，将垃圾桶清理干净。

小型的分层置物架是桌脚空间的好搭档。许多私人物品，诸如手提包以及雨伞、衣物等应对天气变化的必备品，都可以放在置物架上，既不占用工作空间，也颇为隐蔽。当公司产品的样品较大，或者其他杂物较多时，桌脚也是很好的存放地。不过，要尽量勤劳地做好角落和地面的卫生工作。纸质文件的整理大有学问

在工作中，最叫人头疼的就是那左一张右一张的纸质文件了，各种策划书、合同、项目草案、报表、参考资料、财务账单，等等，成了办公环境的构造主体。无论电子时代发展到什么程度，总有许多信息必须依赖这些纸质文件进行传播。它们有着轻薄且极易混淆的相似外观，如果你不想每次都花过多的时间去阅读辨识，也不愿意总是忽略了关键信息或者错过最佳时机，更不希望重要的内容常常莫名失踪，那就认真、耐心地做好纸质文件的整理吧。

刚开始的文件整理的确颇为烦琐，后续维护也需要费点心思，却能为你将来的工作节省出大量时间，并且极为有效地降低失误率。如此小投入大回报的整理技能，是整理术中非常重要的一项内容。不过你也别担心，若是操作起来太过复杂，那就不符合整理术化繁为简的宗旨了。纸质文件的整理可谓大有学问，充分掌握相关的逻辑和技巧，你就能越来越轻松地自如应对。◆纸质文件的整理要点

由于所载信息详细全面，纸质文件都具有内容多、关联性强等特点，而且其重要性也主要受到时间的影响，在整理方式上就会与其他物品有所不同。关于纸质文件的整理，归纳起来有以下几个要点。1．及时分类整理

不论是刚到手的文件，还是已经处理完的文件，都应该及时地进行分类整理。需要赶时间的以及需要处理的重要级别的文件应该立刻动手去做，等事情解决之后，该丢的丢，该留的留；若是等到有空再说，不仅容易与其他文件混淆，而且会给后续工作添堵，到时候再整理或是再要用到，又得全部翻阅一遍，那也是不小的时间开支。

个人的创意草稿、学习笔记、会议记录之类的，也是越早整理越好，以保证你思路的延续和扩展，对业务知识体系的巩固、工作模式的改进也都非常有帮助。如果拖过一阵子再整理，你的灵感就减少了，收获也打折了。

对纸质文件进行及时的分类整理，就是让信息能够适时并完整地呈现出来，并且花费最少的时间使其价值得到最大化的有效利用。2．使用各种文件夹

整理纸质文件，最好用的莫过于各种文件夹，它既是抗皱防水的保护壳，又能避免混杂和丢失。通常会用到的有透明文件夹、封口式文件袋、大文件夹、立式敞口文件盒、封闭式文件盒，还有搭配使用的双层文件架、小文件柜等，后面会介绍到其各自的用武之地。相同类型和尺寸的文件夹，建议多选几种颜色，这样就可以在叠放整齐的同时又兼顾到类别的区分了。3．按办理状态区别整理

按照操作流程和时间顺序，对纸质文件依次进行不同的整理，才不会在事情多的时候手忙脚乱，影响工作进展。根据所处状态，通常可将纸质文件分为：待办理文件、办理中文件、办理完文件。纸质文件按办理状态区别整理◆待办理的纸质文件整理

每天都会有许多新文件出现在你的办公桌上等待处理，要么比较紧急，要么需要较大的工作量。如果你总是停下手中的活，让新事务随意插队，那原本正在进行的工作就会不时地被中断而无法顺利完成，你也只得卖力加班了。不过，你若是一直埋头苦干，把新来的文件堆在桌上不闻不问，则很有可能会错过重要的信息和处理时机。等有空再来整理时，也许它们已经彼此混在了一起，你也忘记了同事当时对新文件所做的说明。

面对待办理的纸质文件，你要做的首先就是在收到时立即浏览，但并非每份文件都需要阅读完全文，你要做的是在最短的时间内明确其大体内容和性质。如果是紧急情况、重要事务或是很快便能做好的事情，那就先暂停手头的工作，立刻将它们处理完。

除此之外的待办理纸质文件，也务必及时做好整理，用透明文件夹对不同事务的文件进行分装（即使只有一页纸也建议装进文件夹，以免损坏或丢失），并且记得把相关备注写在便签纸上，跟每份待办理文件放在一起。待办理的纸质文件整理

接下来，你的办公桌上最好能有一个双层文件架（上下两层均带有托盘，且托盘内放得下A3尺寸的文件夹），它可以帮你节省出不少桌面空间，最主要的是可以避免文件顺序和状态的混乱，有利于协调你的工作流程。将新收到的纸质文件用透明文件夹装好后，放在双层文件架的上层，可按照截止时间的顺序进行叠放，只要有空就从最上方开始办理。双层文件架的下层则用来摆放那些工作还未完成但暂时被中止的待办理纸质文件，也就是把经过不完全处理的纸质文件从上层移至下层，一旦工作条件符合便尽快着手处理。◆办理中的纸质文件整理

对于正在办理的纸质文件，不要为了图方便就完全不做整理，数量多的时候，你得经常翻找，或是一阵风吹过时，文件容易混乱甚至丢失。因此，适当的整理很有必要，但切勿过度整理，如果经常反复地取用和放回文件，就会白白地浪费时间。

在这里，透明文件夹就是你的最佳助手，将同一个项目的纸质文件都装在一起，既便于携带，又不会有所遗漏，而且不必装订，非常便于调整顺序、增页减页，或是临时抽取部分文件。即使透明文件夹可以直接看到里面的内容，也最好为这些文件加个封面，以便在取用时更加简明直观，不必花时间去仔细地翻阅辨别。封面用大号字打印出来，标注项目名称、内容或特征的简短概括，合作方、顾客要求的几个字概括（若是有的话），起始日期等。记得要尽量精简，然后将封面置于这些文件的最上层，并与其一起放进透明文件夹。如果你经常处理类似的项目，就将封面的格式模板保存在电脑里，每次只需直接填写，打印即可。

一般情况下，纸质文件的规格应尽量统一，通常为A4尺寸，所使用的透明文件夹也是为A4量身定做的，可以整齐地叠放。不过有些资料，如财务报表、项目进度表等很可能是A3纸打印的，那就要单独装进较大的透明文件夹里，而不是和A4的资料挤在一块儿，以免发生折损。

项目资料中往往还会有各种尺寸的发票、单据、宣传折页、联系人名片等零碎物件，若和其他文件叠在一起很容易丢失，这个时候封口式文件袋就派上用场了。建议使用透明塑料材质和拉链条封口的文件袋，这样更便于经常性地取用和携带。

当同一个项目的纸质文件较多时，就要根据一定的方式对其进行大体分类（例如项目进展的各个阶段、相对独立的每个子项目、几种不同性质或类型的资料等），然后分别装进几个透明文件夹（可选用不同的颜色，以区分类别）。办理中的纸质文件整理

接着需要的是立式敞口文件盒。它用来装该项目的所有资料，包括已经分装好的多个透明文件夹、封口式文件袋，以及直接单独放置的参考书籍等。如果同时使用多个立式敞口文件盒，则尽量并排靠拢摆放，而不是将文件高高地叠在一旁，因为这会给文件的抽取带来很大不便。至于立式敞口文件盒内的摆放顺序，依照你的个人习惯就行，有些人会将使用频率高的部分文件集中在最顺手的一端，这也是种不错的方式。

最后还有一点必须强调，办理中的纸质文件不论多少，都应该放在桌面的近手处。如果文件的数量实在庞大，无法全部摆在办公桌上，那就将使用频率较低的一部分放置在离你最近的地方，如身旁的文件柜上或是桌脚的空间。这样才能在你需要的时候随取随用，用完后随收随放，避免思路的频频中断，从而使你提高工作效率。◆办理完的纸质文件整理——长期保存

通常一件事务结束之后，许多方案初稿、参考资料等纸质文件已不再具有使用价值了，你在整理时都要直接丢弃。一些需要保留的资料，若没有特别要求，则尽量以电子版留存并做好备份。这么一来，必须长期保存的纸质文件就非常少了，只有少量的文件原本，如合同、票据等，以及按工作规定需用以纸质形式存档的重要文件，如策划书、数据统计表、财务报表之类的。

确定好需要长期保存的纸质文件，接下来就是颇为细致的整理了，不过因为数量较少，操作起来也不会麻烦，但是务必要分类整理到位，才不至于给今后的查找或交接工作造成障碍。为了存放整齐，避免遗失，尽量让纸质文件的形状和大小都保持统一，通常为A4尺寸。若是文件大于标准规格，建议将其缩印至A4尺寸再保存，而较小尺寸的文件，则可用胶水或订书钉固定在A4纸上。

然后，你要用到的是大文件夹（推荐使用可自由拆卸、调整页数的打孔式大文件夹，需使用配套的透明活页文件袋），装入纸质文件时，按照项目流程或文件内容进行分类。不同类别的大文件夹以简单的颜色区分即可，但务必在每本的侧面都加上格式一致的标签，简要地注明项目名称、文件内容、起止日期等。

长期保存的纸质文件使用率都比较低，因此在用大文件夹分装好之后，通常是存放于小文件柜或书柜里。摆放时，应根据大文件夹侧面的标签上所载明的内容进行排序，例如以项目名称的首个字母或中文的首字拼音，按26个英文字母的顺序排列；也可以用项目开展期的年月确定其存放位置。如果文件较多，建议将上述两种排序方式结合使用。长期保存的纸质文件整理◆办理完的纸质文件整理——暂时保存

已经办理完毕的纸质文件，如果确定近期内还会使用到，只要稍稍做些整理就好了。按照之前办理时的分类方式，将必须暂时保存的纸质文件直接留在原来使用的透明文件夹和封口式文件袋里即可，不必另作更细致的分类，然后再一起放入封闭式文件盒。不论使用了几本封闭式文件盒，也不论其中的文件是否属于同一个项目，都要在每本的侧面贴上格式一致的标签，注明项目名称、文件内容、起止日期等，并放置于你办公桌的抽屉或小文件柜中的固定区域。暂时保存的纸质文件整理

除此以外，往往还会有一些办理完的纸质文件让你比较头疼——既没有重要到必须长期保存，又不确定今后是否会用到而无法放心地直接扔掉，如果也不方便存入电脑，那就先留着它们吧。这类纸质文件的暂时保存，其实就约等于定期丢弃，因为事后能用到的概率少之又少，基本上都是放置一段时间，直至丢掉那天才再一次翻阅。不过，只要存储的空间足够，以防万一总是好的。

不确定是否再次利用的纸质文件，也就无须花费时间去做整理了，你只要将其按照原来的分类和顺序，一起叠放在大纸盒里。接着，用马克笔在一张纸上写明大纸盒内所装文件的名称、内容、起止日期等，贴在相应的大纸盒外面（用贴纸而不是直接写的方式可循环利用大纸盒）。建议你同时写上整理当天的年月日，这样就可以知道里面的文件保存了多久。最后，给大纸盒找个不碍事的固定存放处便完成整理了。只要有新的此类大纸盒出现，就直接往上叠，等到大扫除的时候再从最下层开始丢弃。图书、杂志、宣传册和名片的轻松整理

在占据工作空间的纸质品当中，除了各种文件资料，还有一些物品，它们并不会在短时间内大量出现，却能在你随手放置并疏于整理之后日积月累，逐步填满你身边的各个角落。那就是你在了解资讯以及业务往来时，所收集的图书、杂志、宣传册和名片，等等。这类物品平时顺手收拾一下非常简单，但若是因此而完全忽略了整理，那只会让你的周围越来越拥挤，然后不得不找个大块的时间去一一翻阅处理，而且其中有价值的部分也一直都没有得到充分的利用。如果不希望上述令人感觉麻烦的状态反复出现，那就不要放过平日里的小细节，运用简单的整理术即可轻松解决后续困扰。◆轻松整理图书

通常会在办公桌前阅读使用的，基本上是与业务内容有关以及提高个人专业技能等方面的图书。这其中大部分的书都没有必要保存，当你阅读时做好笔记，将其精华内容和对自己有用的部分提炼出来时，这本书的价值也就实现了。

即使你想要重温某些内容，肯定也懒得再去翻书，直接看笔记要方便快捷得多。所以，建议你将重要的读书笔记保存为电子版，查找起来会更加便捷，而图书在读完之后便可立即处理掉。直接扔进废纸篓或许有些可惜，条件允许的话，就转送给你认为会用到的人吧。图书的简单整理

至于小部分值得反复阅读，或是具有长期使用价值的图书，就可以直接保存在书柜的固定分类区域。◆轻松整理杂志

杂志的时效性很强，在你阅读完上面的信息之后，它们就几乎没有什么价值了，可以及时将其清理。如果当中有少量你认为还会用到的内容，就用复印或是直接剪下的方式，按类别保存在封口式文件袋里。

还有一些杂志，会针对某个议题刊出整本的观点和评论，或是包含大量具有参考及收藏价值的资料数据，那你就根据工作需要以及个人喜好，将其完整地保留下来。将杂志按内容用封闭式文件盒进行分装，记得做好标签，放置在书柜的固定区域就可以了。杂志的简单整理◆轻松整理宣传册

某些类型的工作常常会收到各种宣传册，不仅内容性质有所不同，尺寸形状也存在差异，若是等堆积到一定的程度再整理，又会增加不少时间成本。相对于其他资料来说，宣传册的设计很精美但所含信息量非常有限，时效短，使用次数也屈指可数，因此绝大部分的宣传册都可以在看过或用完时直接扔掉。

若是宣传册和正在办理的事务有关，例如合作方简介、项目概况、产品展示以及具备参考性等，就要将其和该事务的其他资料放在一起，在工作结束之后便及时进行处理，即使需要保存也应跟随该项目资料分类放置。如果只是活动通知类的宣传册，就尽快将时间、地点记录在你的日程本上，没有必要多做保留。另外，还有一些具有操作指导功能的，或是具有收藏意义的宣传册，像是便携式图鉴类的，则可用封口式文件袋分装，放在办公桌的抽屉里。宣传册的简单整理◆轻松整理名片

名片的尺寸小、数量多，若是不做整理，总会带来许多不便，需要的怎么都找不到，用不上的却有一大堆，往往还容易产生混淆，这样就失去了名片的使用价值。在你的办公桌抽屉里，应该放置一个名片盒，用来暂时保管新收到的名片，然后定期进行整理。如果是经常联系的人，还有那些你认为今后需要打交道的，就按照关系分组保存在大本的名片夹里，同时做好相应的备注（备注可包括名片主人的外貌特征、业务专长以及会面的时间、地点等内容）。近期内联系甚为频繁的，可将其名片上的内容存入手机或电脑。至于那些不会有所往来的，便直接把名片装进纸盒，存放于书柜的下层等某个无须经常打开的区域。名片的简单整理第3章电脑和电子邮件的整理术

如果你只顾着使用而不做整理，只忙着接收而不做选择，那么电脑和网络的无穷便捷就会不断地给你带来意想不到的麻烦，却唯独没有效率。

高科技的发展使人们做事情时更加省时、省力，你只需要几个简单的整理步骤即可避免各种麻烦，然而如果放弃了这几步，就等于是将今后大把的时间透支了。电脑为现代工作、生活带来的重要效率

随着科技水平和电子商务的快速发展，现代人越来越依赖于电脑的高效和多功能。在每天的工作和生活当中，电脑能够帮助人们以先进便捷的方式完成高难度的任务，获得更好的成效。它早已成了人们不可或缺的工具。与此同时，人们在电脑前的工作时间也越来越长，整个社会对工作质量和数量要求的不断提高是其主要原因。但是，如果你对电脑没有充分地利用，不做有序的整理，那么你的工作效率自然就会越来越低了。◆选择一台电脑

在现代工作模式中，很多人日常使用的电脑已不止一台。为了能够随时随地办理事务，人们需要在台式电脑、笔记本电脑和平板电脑之间来回转换。这么一来，输入和导出资料都很容易产生混乱，要么一时急用的文件不记得在哪台电脑里，要么误以为新文档存于另一台电脑，但实际上忘了保存。即使你每次都谨慎操作、细心确认，以避免失误，但因此所花费的时间，以及相应的整理分量都加倍了。

尽量使用同一台电脑工作吧，偶尔的便捷并不会让你的总体效率提升多少，如果你经常会离开办公桌去工作，那就选择笔记本电脑。不过，有些工作需要有两台或更多的电脑搭配使用，除了要根据事务类型为它们做好明确分工外，还应适当利用现代科技，让你的多台电脑在办公和储存上达成同步。

另外，选择电脑时要考虑到其性能，大容量的内存、硬盘，高速度的处理器，乃至好用的正版软件和足够快的宽带，都能为你节约不少的等待时间，还可以有效避免电脑故障所导致的数据丢失和重复劳动。只有提高工作效率，才能创造出更多的价值和收益。小贴士如果工作时所使用的电脑由公司或单位配备，无法自行选择硬件、软件，那就尽量做好系统维护，经常定期清理和优化，以确保电脑的最佳运行速度。◆充分使用电脑

许多招聘启事上都会注明，应聘者需要掌握哪几种软件的使用，然而在实际工作中只拥有这些技能是远远不够的。熟练操作只是用人单位的最低要求，以此确定你有能力完成任务，但你若是想要提高工作效率，争取更多自由支配的时间，还需懂得如何充分使用电脑的各项功能。

工作上的绝大部分资料都可以保存在电脑里，既节省办公室的空间，又便于查阅、加工和传播。这时，电脑里的搜索工具就派上了大用场，让你不会随着资料存储量的增加而延长寻找的时间。至于一些零散的文档，也建议存入电脑，像日程表之类的，然后设定提醒闹钟，就不必担心自己因为忙碌而错过了什么重要的事情。还有一些电子书、资料，以及少量的个人信息等都可以放进工作使用的电脑里，利用工作的空当来学习或是处理琐碎事务是很不错的安排。不过，电脑也是会存在故障和毁损的，所以，对于保存的重要资料，要养成定期备份的习惯。

在记录、运算、分类、批量处理等简单却又耗时的事情上，电脑可以非常快速且准确地自动完成。你大可放心地将这类事情都交由电脑解决，而你的大脑与时间更适合用来思考和创造。◆软件及网络的合理利用

如今，各类办公软件的更新速度非常快，建议你根据工作内容的需要，为每个类型的业务选择一款最适合、最简捷的操作软件，然后尽快地学会运用，包括各种快捷功能的熟练掌握。因为软件的使用不当或是操作生疏，都会消耗你非常多的工作时间。

网络的普及让很多事情的处理方式发生了重大改变，原本要花大半天的时间前往目的地并排队等待办理的一件事，通过网络或许你只需不到五分钟便可轻松搞定。合理地利用网络渠道来开展工作，是节省时间的一大法宝，不过，务必要注意网络安全，保护好个人隐私及公司机密。在电脑中保存资料也有基本规则

和办公桌一样，电脑也是存储资料、处理事务的工作空间，只有整洁有序的内部环境，才能以最优状态配合你的使用。不过，保存在电脑里的资料往往种类繁多、数量庞大，每天轻点鼠标又会增加不少，而且虚拟的堆积让人察觉不到拥挤，也很容易就忽略了整理。等到需要使用某份文件时，要么费劲地在许多资料里仔细辨识，要么完全不记得存放的位置，只能耗掉大量的时间，依次找遍硬盘的各个角落。就算搜索工具再怎么方便好用，如果关键词不准确或是难以设定搜索范围，仍然会产生许多障碍。要知道，寻找是效率的大敌，没有很好地对资料进行整理，即使电脑运行的速度飞快，整体的工作时间也还是被无意义地延长了。◆及时清理但避免误删

如果费时费力找出一份资料，但已经过期无用了，又或者辛苦工作到一半才发现使用的文件是旧版本，只得重新再做一遍。这样的苦闷谁也不想经历，可若是电脑里留存了过多的废弃文档，难免就容易出现差错，也会对其他资料的寻找造成干扰。因此，及时地清理非常重要，每一份资料在使用完后，如有需要就在关闭电脑时顺手做好分类存档，不再使用或是有所重复的，便立即放入回收站。

需要注意的是，电脑的文件删除功能非常便捷，偶尔会因为一时的判断偏差或操作失误，导致重要的资料被删除，那么，你电脑里的回收站就应该定期进行清理，例如每周一次，而不是每天随手清空，这样既可以及时找回误删的文档，又不至于因回收站太满而徒增寻找的困难度。不过，先删除再恢复毕竟是一种无意义的兜圈子行为，在整理文件时务必要多做考虑，准确判断，不确定的可以暂时保留，尽量避免误删。小贴士如果想要找回很久以前被删除的资料，有一些恢复软件能够做到，但是会花费大量的时间。◆有序桌面及快捷方式

有些人会把很多东西都直接放在电脑桌面上，认为想用的时候可以随时打开，尽管看起来排列整齐，然而要在满眼的各式图标中准确找出某个文档，怕是得花费一定的时间了。同样，如果电脑桌面过于干净，每使用一份资料都要点击鼠标多次才能打开，那也是耗时的做法。

让操作更加便捷，才能令工作省时高效。将正在办理的资料都放在电脑桌面上，务必用文件夹进行分类，其他资料要么删除，要么保存在硬盘里。然后另设一个“待定”文件夹，那些没能及时处理或是无法确定分类的新文档，可暂时保留在里面，待有空再来整理。关于软件的图标，大部分都可以由“开始菜单”打开，而且将不同格式的资料设定好默认打开方式之后，就无须单独点击软件了，留在桌面上的仅为少量使用率高的应用软件的快捷方式。另外，如果正在办理的某个项目资料太多，所占空间较大，建议将其保存在硬盘里，然后将整个项目的文件夹以快捷方式放在桌面上。◆精简分类而详细命名

在电脑中保存资料，最重要的是让资料的存入和使用都尽量便捷，不必费脑子去记住存储的位置，也无须花时间去搜索。这便是整理术所强调的简单有序，简单就在于对资料进行层次精简的分类，有序则是要让资料的命名统一且详细易辨。

一般电脑都会设置几个分区，将其中容量最大的一个分区盘作为工作专用；另有一个盘用来存放阅读和学习类的资料，像是文章、书籍、杂志等；至于一些个人信息和资料，如果没有单独的盘保存，也可以和阅读资料放在同一分区，但要记得做好分类。

电脑里的分类，都是以建立文件夹的形式进行的。在工作的分区盘下，设立几个文件夹，将所有资料按照内容进行分类，例如项目操作、文件存档、公司其他资料等。要根据业务领域、独立项目或是年月等符合你的工作性质的方式来分别设立文件夹。再往下，可由子项目、日期、资料类型等作为资料分类的依据，建立文件夹进行保存。

在这之后，基本上就没有必要做更细的分类了，如果每次使用都要先打开一层又一层的文件夹，那就属于制造麻烦的烦冗整理。而且，过细的分类也会让一些资料在保存时难以确定具体的类别。从节约时间的角度出发，虽然要对电脑里的资料进行分类，但也不能整理过头，因为过头了反而不利于时间成本的节约。电脑中的资料保存

为了便于搜索，快速并准确地找出所要使用的那份文档，就应该重视资料的命名。根据自己拟定的统一格式，尽量详细地为每份资料及时设立名称。资料的名称通常包括项目简称、资料内容、合作方、年月日等关键词。命名较长看起来似乎有些烦琐，但使用时能帮你节省不少时间，尤其是那些经过多次修改、容易混淆版本的资料，名称里注明日期就能有效地避免失误和做无用功了。同样，对于别人传过来的资料，在保存时也应该按照你的固定格式重新命名。

另外，重要的资料在备份时也要做好整理。现在市面上的移动硬盘都有足够大的容量，可按照电脑里原来的分类直接进行备份，只要定期将新的内容保存进移动硬盘的相应区域就行了。收集网络信息时也可以预先整理好

网络时代，每天都会不断涌现出海量的信息，但其中只有很少一部分对你来说是有用的。如果全盘接收各种信息，那么即使把一整天的时间拿来浏览也远远不够；可若是全然不闻不问或者信息量太小，那么在了解行业动态、社会资讯等方面就会落后于他人，这对于技术改进、业务拓展乃至工作规划都非常不利。想要花费尽可能少的时间，掌握尽量多的有价值的网络信息，就必须对所能接触到的各种信息进行筛选，并且应该是在收集的时候预先做好基础性整理，而不是等到阅览之前，面对着庞大的信息群再来逐条判断其可读性。◆扩充源头、增加信息量

通过各种网络传播途径，及时了解最新、最重要、最全面的行业信息，这已经是现代工作中不可或缺的环节了。然而在每一批信息当中，有用的内容总是非常有限，因此只有加大信息总量，才能获得更多的价值。

暂且不考虑时间因素，你现有的信息量是否足够大呢？这里指的并非数量，如果你接触到的信息常常重复，仍旧是没多大意义的。这种情况下，务必先精简一下你的信息源，相似度太高的内容转载只会降低你所浏览的有用信息的比例。然而，想要增加信息量又必须从扩充源头入手，当你在掌握行业领域内大众信息的基础之上，还能知晓一些先端信息，那么你在资讯方面已经领先一步，也就更有可能取得工作上的突破了。小贴士寻找好的信息源并不难，现代网络的搜索及推广功能都很强大，主题资料和关键词会带来许多链接，只要你有心留意，多点击几次鼠标，就会有新的发现。

因此，丰富的信息来源很重要，在平时阅读报刊、搜索参考资料，或是跟同事以及业务伙伴的工作交流中你都可以多多留心，关注那些优质的网站、论坛、电子刊物、博客和微博，等等。以此来扩充信息源，增加信息量，为自己提供多角度的宽广视野。◆明确领域选择信息源

信息源的选择是一个逐渐累积的过程，当你的日均信息量达到一定程度时，就要对源头进行适当的筛选和替换了，毕竟每天工作之余的阅读时间有限，而且你所需要的信息也是以当下可供参考和使用的程度来作为判断标准的。

根据自己的业务范围和能力拓展方向，首先你应该明确所要收集的信息领域，预先设定出个人的阅览目标，然后按需求控制好信息源的选择，以减少无关内容的干扰，这样便形成了信息的初步过滤。不过在每个时间段内，你的工作侧重点或是技能层次或多或少都会有所改变，那就要及时对信息领域做出相应的调整，从而取得现阶段对你而言最有价值的信息。◆疏通渠道让信息变主动

网络信息的存在就是追求广泛的传播，而你所寻找的是尽可能有益于己的信息，那么，只需按照既定目标疏通好这当中的链接渠道，便能取得最大意义的收获。

渠道的构建通常已经随同信息源一起完成了，你要做的第一步就是，确保自己需要使用的那些传播渠道稳定通畅，这一点非常简单，凡是颇具规模和影响力的信息供应方，都会提供可信赖的渠道。网络世界纷繁复杂，为了信息的准确有效乃至自己的网络安全，务必要远离来路不明的信息，使用正规的传播渠道。

第二步，从节省时间的角度出发，建议你精简信息渠道，这也是在筛选源头之后，对所要收集的网络信息进行第二层的预先整理。通常人们都会把信息源的链接存放在浏览器的收藏夹内，然后定期查看那些相关站点或主题论坛。这么做的确可以获得最新信息，但是每次都需要挨个打开许多网站，还要受到大量的无用信息及广告的干扰，甚至偶尔会被不相关的内容吸引而无意中跑偏了题，如此一来就变成耗时低效的收集方式了。

针对你所关注的领域，固定订阅电子报刊并通过邮件传递，以此来收集信息是最被推荐使用的渠道之一。这既可以及时了解行业动态，又具有一定的专题性与深度，最主要的是信息供应方已经剔除了许多无关内容，将经过初步整合的信息群直接发送到了你的接收端。如果是收费的报刊，不妨根据自己的需要多订一些，这并不算大的开销，而且其信息质量会更高，客户服务会更优秀、更全面。总之，只要能有效提升信息的使用率就是值得的。

还有一些第三方的搜集软件也很好用，其本身不会发布信息，而是根据预先设置的分类及关键词，专门为你制定一套筛选系统，精准地收集各大门户网站上登载的信息。这样的搜集软件能够帮你节省不少时间，无论是否需要付费，无论功能多少，选择一款性能稳定、操作简单的即可，适合你的就是最方便的。

如果是在网站或论坛的页面上浏览信息，所接触到的内容就比较杂，尽管你会直接进入那些经过大致分类的主题板块，不过收集信息的效率还是很低。现在大部分站点都提供标签阅读、关键词搜索或是相连推荐等筛选方式，适当地运用这些功能也可以减少一部分你所花费的时间。有些网站或论坛需要登录账户才能浏览，那么建议你在注册账户的时候，选择长期自动登录，这样每次打开页面就不必费事地输入用户名和密码了。信息渠道的整理

总之，面对大量网络信息选择传播渠道，既要避免自己去耗时寻找，又要减少无关信息的干扰，尽可能让有用的信息主动来到你面前。这样才能在有限的时间内，收集到更多有用的信息。◆固定时间选读重点信息

掌握了搜集方法，选择好你的信息源及接收渠道之后，还应该学会快速地鉴别信息价值，准确地抓住信息要点，这也是一项非常重要的业务技能。

经过了几层筛选，在你接收到的信息群当中，有用信息的比例已大大提高，不过其整体数量依然很多。如果将所订阅的信息全部看完，那会占用相当长的时间，显然是不合适的。你只需要浏览每个信息群里的各个标题和摘要，挑选出有用的以及很感兴趣的内容，进行深入阅读或保存，其他部分就可以直接忽略了。

网络信息每天都会有大量的更新，为了保证你的工作不受干扰，建议每天在固定的时间进行阅读，比如午休前或是晚间。有些人喜欢利用工作的空当来浏览信息，但如果时间不够充裕，就会很容易因为匆忙而没能准确全面地掌握重点，也就降低了信息的使用率。不过，若是时间足够的话，只要加以控制就行了，别让一些特别有兴趣的内容在无意间延长了你的阅读时间，进而耽误了接下来的工作。

此外，建议你为订阅的期刊专门设立一个电子邮箱，避免与工作上的邮件混在一起。工作和生活共用邮箱并不能给你带来任何方便，反倒会让你在工作时常常分心。即使许多邮箱都有自动分类功能，专门设立了订阅邮件一栏，但是每次新邮件的到达提醒都会打断你的工作，或者有时候你自己也会忍不住去顺手点击新收到的订阅邮件。总之，网络信息的接收和阅读，都要尽量与工作分开。◆锁定主题活用信息

网络信息里的绝大部分内容都可以在看过之后立即删除，避免日后还得花费时间整理，也就是尽量做到一次性阅览。那么，对于挑选出来的重要信息就应该认真阅读了，以确保只看一次就把握到关键内容，而且如果能从一则信息中得出较他人更多的资讯和启示，你的收获也会增加许多倍。

如果是具备参考意义和使用价值的信息，阅读完了务必顺手保存在电脑的固定文档内，同时做好回顾设定。你可以高效地搜索到所需信息，然后仔细筛选、阅读、整理、保存，这一系列操作的目的并不是停留在积累了足够多的有用信息上，而是如何让其可供实际使用的内容得到最大化的转换。因此，在收集网络信息的整个流程当中，信息的灵活运用是最为关键的环节。根据自己的需要，对所保存的重要内容设置定期回顾，是有效运用信息的保障，否则很容易看过就忘了。

总有一些信息是你非常感兴趣的——或者是跟工作内容有关，或者是你希望自己有所拓展的新技能。那么，建议你在每个阶段锁定一个特定主题，有针对性地收集相关信息，从你最希望了解的某个领域入手，一年半载之后，你就可以在这个方面取得很大的进步了。之所以每次只选定一个主题，而不是把你喜欢的各个领域都收集起来，是因为，首先，考虑到时间的有限性，不能因为看这些信息而使工作受到影响；其次，同时关注太多的领域，难免会对这些信息了解得不够深入。

虽然整理术强调高效，能够帮助你用尽可能少的时间收集到尽量多的有用信息，但并不希望你只局限在自己设定的领域内。只要有空闲时间，还是应该扩展阅读、开阔视野。有些看似与你无关的信息，或许会给你带来灵感启发，而新闻报道尤其是政策变动乃至突发事件，也可能会对你的业务内容产生影响。

试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]

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