作者：[英]帕特里克·福赛思
出版社：中信出版社
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![高效能时间管理术[第四版]](http://img60.ddimg.cn/digital/product/11/71/1900761171_ii_cover.jpg)
高效能时间管理术[第四版]试读：
前言
对于知道如何欣赏和使用时间的人来说，一天是无限的。——歌德
如果你很忙，那也很正常，毕竟现代职场充斥着无休止的最后期限和压力，每天的电子邮件像雪崩一样袭来。处理各种事情是每个人的必备技能。事实上，虽然本书是新版本，但其解决的却是老生常谈的问题。
毫无疑问，人们通过你做的事情及实现的结果来认识你。要做一个积极进取的人，你必须有成就、效率和效果。进行时间管理就是要提高工作的效率和有效性，从而更有可能实现你的目标结果。成功并不是偶然的，而是你让它发生的。你的工作模式也是如此：由你创造并由你决定好坏。在这里，我们探讨成功的必要基础。
良好有效的时间管理是一项核心技能，也是一项职业技能。它既能让我们胜任现在的工作，又能拓宽我们的职业前景。掌握这项技能可以让你在工作和事业上以自己希望的方式实现目标，同时使你优于那些与你能力相当但缺乏自律的人。从任何意义上讲，时间管理都不是一个可有可无的选择。有效的时间管理不仅是“好”或“有用”那么简单，它对于你的工作和事业上的成功也是不可或缺的。
做出改变
时间管理的总体原则很简单。有人说，应该做重要的事情，忽略不重要的；紧急的事情之所以重要是由于其一开始就没有得到解决。的确如此，但简单的描述并不能使细节问题的解决更容易。如果要把良好时间管理的一些要素付诸实践，就需要应用和承诺。养成习惯一切就会变得更容易。接下来还需要很好的条理性。这不是类似火箭技术研究的科学，实际上需要做的大部分都是常识。但保证每一个细节都正确非常重要，我们没有魔法公式，要考虑的因素很多。这本书回顾了关键的方法，并提出了一整套技巧可以让你变得更有效率。它的设计很实用目标，并让实施过程易于管理。
审查工作过程是改善时间使用情况的第一步。你可以做出改变，而且你会喜欢这种改变。如果你更有效率地工作（而不是工作更长时间或更勤奋），那么你会实现更多目标，也会发现工作压力更小，满意度更高。
你应当花一段时间（尽管一本关于时间管理的好书肯定很短，比如这本）阅读本书。你可以将此当作一项投资，尽管现在需要花费一点时间，但以后每天你都可以节省大量的时间。如果你可以抽出一些额外的时间，那么这再次表明你非常明智。
关于新版的说明
我原本想我会忙得没有时间写这本书，也没有时间修订这个新版本，但我做到了，而且我也愿意去做。我们都很忙，但做任何事情都需要条理。时间管理是一个永恒的话题，有效的做法可以提高几乎任何高管或经理的绩效与成功率，无论他们身处什么企业、什么级别。
本版的主要内容与先前的版本仍然是相关的。事实上，有效的时间管理在当前的时代和经济条件下日益受到重视，而且一系列的变化使其影响会持续一段时间。
本书的内容与组织中的每个层级都有关系。我们强调一些因素以供管理者思考，实际上，有些看法能为管理者（其中或许就包括你的经理）的工作方式提出有价值的意见。
虽然电子通信已经改变了我们的生活，但无处不在的电子邮件也有不良的影响，它节省时间的同时也在浪费时间。本书提供了有效使用电子邮件的建议，这些建议还可以应用于其他影响生产率的互联网技术。这一新版本旨在提供最佳时间管理实践的实时更新。
任何作者都会认为他们写的内容是有用的。当然我对这个话题很有信心，实际上本书的销量比我出版的任何其他主题的书都大。考虑到主题的性质，毫不夸张地说，本书的一些想法可以改变你的生活，也能迅速改善个人和企业的表现，同时还能使你高效地完成更多的事情，更准确地集中于关键问题。好的方法可以对工作和事业产生积极的影响。
请继续阅读，不过首先要确保你已经关闭了容易分散注意力的电子设备。继续阅读，你不会有任何损失，除了那些不好的习惯。第一章时间：一种关键资源——机遇和困难
不管你做什么工作，无论是管理者还是执行人员，你都要利用各种资源。人力、资金和材料都很重要。对于某种特定的工作来说，其中一种资源可能占主导地位。然而，我们有一种共同的资源：时间。时间是个严厉的“工头”。如何在有限的时间内完成所有事情，是每个人都会面临的问题。对于有些人来说，这样的问题在某种程度上似乎永远存在；另一些人则觉得，好像总有事情阻碍工作按计划完成；更有少数人因为时间管理不当而始终处于混乱状态。
什么人需要考虑时间管理？答案是每个人，因为有效管理时间能给所有人带来潜在的益处。在任何一个组织里，总有许多因素致使恰当的时间管理举步维艰：层级结构、人力、截止日期、书面工作、电子邮件、计算机问题、会议及来自组织内外的压力和互动。这些因素的叠加使时间管理问题变得更为复杂。
本书旨在帮助人们解决时间管理问题。不论是（商业或其他）组织内部的管理人员还是执行人员，只要负责完成工作和取得成果，都适合阅读本书。如果你已经做过许多艰难的尝试来管理你的工作方式，那么采取其他一些方法可能会让你做得更好。如果你觉得自己有太多工作要做却只有太少可供支配的时间，总是在应付紧急情况而无法完成重要的工作，想改善这一切使之更有条理却不知从何入手，那么本书就非常适合你阅读。如果你的办公桌上文件已经堆积如山，你经常受到干扰，觉得在最后期限来临时不可能完成任务，你感到绝望甚至无法呼吸，那么本书绝对是为你而写的。
时间管理不是可选的，而是每个想要有效工作的人必须考虑的问题，无论是在正式场合还是非正式场合。实际上，从某种程度上来说，几乎每个人都在进行时间管理，区别在于做得好与坏以及效果如何。然而，可能你早就注意到，时间管理并不容易。即使那些以时间管理为工作内容的人，也不能保证做到100%正确。调查显示，大部分人可以通过反思习惯和注意时间管理原则来显著提高生产率。不过常见的情况是，遇到困难以后，人们往往难以坚持且会被旧习惯所左右。总有一种诱惑，让你对进行真正的改变失去信心，让你想要放弃甚至得过且过。从某种程度上来讲，这种诱惑往往非常强烈。让时间为你所用
但是，这是一个正面的“但是”，你可以做出改变。这种改变不仅很有价值，而且能够对你的工作和事业产生积极的影响。毫无疑问，进行时间管理的效果相当大，而且各不相同，具体如下。
■影响你的效率、效果和生产率。这一点体现了时间管理的重要程度，因为它时时刻刻在影响你的工作。
■调节任何工作所带来的压力。
■创造更大的积极可见的效果。时间管理能够影响你在一个组织内的形象。良好的时间管理会使你从其他类似人才中脱颖而出，让你在职业上比其他人更容易获得成功。
因此，尽管需要花费一些时间，但是建立自己的个人时间管理系统至关重要。时间管理可被视为自我管理的同义词，它强调自律，而自律是通过习惯来巩固的。换句话说，好的一面是形成习惯之后进行时间管理就会越来越容易，良好的习惯可以使你有条不紊地规划和执行工作；另一个众所周知的事实是坏习惯很难改变。反思你的工作，你就会发现当务之急是改变坏习惯。
让时间管理为你所用需要两个关键因素：如何规划你的时间和如何实现具体细节。第一部分是实现时间管理的基础，将在本书前半部分进行讨论；第二部分包括许多可操作的因素、实践、方法和诀窍，这些都可以单独、积极地影响你的工作方式。这些因素有可能极其简单。比如说，明显频繁地查看手表可能会使来访者感觉不受欢迎，如果此时你还神色忧虑，那么来访者的不良感受会更加严重。但有时候这些因素也会很复杂。设置清晰的文件系统可以节省时间，确保你可以快速、准确地找到文件。
有些因素可能看起来是彻头彻尾的投机取巧。比如说，使眼色让你的秘书打断会议，并提出由于不得已的新情况你要缩短会议或立刻离开。此外，这里有个累积效应。你采取或适应的技巧越多，你的时间越有效率。每个人在职业生涯中都可以积累或练习这样的技巧。因此，除非你已经能够高效利用时间，否则反思你的工作是否处于最优总是值得的。事实上，有规律的反思会对你的工作和生活有所助益，而且会成为一个好习惯。个人方法
由于时间管理受许多因素的影响，其运行方式会根据特定工种及特定个人而有所不同。这里讲的一些方法，可能会给你现有的工作习惯带来启发。有些方法对你而言是全新的；有些方法你可能听说过却从未有效利用过；其他的方法只能作为形成你自有方式的基础，需要根据你的工作环境进行个性化调整。在你拒绝任何方法之前，一定要考虑到这一点。
千万不要不假思索地拒绝，因为有些方法稍做调整后就有可能对你有所帮助。在时间管理这个领域，很小的因素都可能影响整体的生产效率。当然，有些方法可能根本不适合你。不论你怎么修改，它们都不会对你的工作方式产生有用的影响，那么这种方法就可以忽略。我们的目的是充分反思工作，并利用任何一种可能的方法来提升工作效率。重要的是你愿意去探索、选择、采用并试验，直到找到提升工作效率的行之有效的方法。记住，最重要的是你，而不是理论。不过任何可能的方法都应予以考虑，除非有负面影响，否则它们都将是你工作实践的一部分。良好的时间管理源于“千方百计”（leaving no stone unturned）。生产率提高
时间是相对的，但其价值能与其他任何资源媲美。然而，它也十分容易被挥霍。为什么人们更愿意充分考虑合理利用金钱之类的其他资源，而不是时间呢？时间管理的困难程度和习惯的力量从某些方面解释了这个问题，不过我认为还有其他原因。
很久以前，彼得·库克（Peter Cook）绘制了关于核战争可能性的草图。他提出，雷达会提前4分钟预警，告知敌方导弹瞄准我们的方式。“你在4分钟内能做什么？”有人难以置信地提出疑问。彼得回答说，“有些人可以在4分钟内跑1英里（约合1.61千米）！”虽然4分钟对于逃离核武器的攻击范围远远不够，不过它告诉我们时间管理的一个重要原则：即使很短的一小段时间，也可以通过叠加和累积形成有价值的大段时间。
考虑一下，节省4分钟有没有必要？我们讨论的当然不是以上故事里面的跑1英里，那很容易令人觉得节约4分钟确实不值得。不过，如果通过提高效率使日常的小任务每天节省4分钟，那么1年节省的时间将超过14个小时！这接近于两个工作日的时间，可以给你更多的机会停下来思考。如果额外多出来两个工作日的时间，你将做什么呢？不可否认这个时间非常有用，大多数人每天都有很多工作要做，额外的两天无疑可以帮他们清减工作清单。这个设想仅仅是提高小任务的效率，只要避免浪费4分钟，就能给你带来这么多好处。因此，时间管理可能被忽略的另一个重要原因就是，人们觉得对小段时间的节省无关紧要。我们往往不知道这里或那里节省下来的5分钟的小段时间到底有多重要，只想要一个小时甚至一天不被打扰的整段时间。然而，整段时间往往是小段时间的总和。
如果这一事实被充分意识到，并据此安排时间和工作，那么我们将会节约相当可观的时间。这种提高不需要任何成本，相比之下，其他一些提升效率的方法都有成本支出。如果你需要新型仪器、更多预算或额外人员，那么在许多组织中，即便有充足的理由却仍可能被否决。然而，时间则是你自己能够掌握和利用的。只要有进行高效时间管理的意愿，你就可以行动起来，进行改变。由推测到积累
在我们开始个人行动的讨论之前，还有一点必须要说明。你会发现，节省时间或更好地利用时间的方法都需要投资——它是一种时间投资。这似乎是一个悖论，不得不花时间去节省时间。这很有可能再次成为行动的障碍。然而，原则是清晰的：在“时间方程”中，要让时间可控，必须把它当作一个投入因素。有很多方法可以确保时间得到最佳的利用，一些只需要花费一点时间，另一些则需要花费很多时间来建立特定的工作习惯。
举个之后我们也会讨论到的例子，当关系到授权时，通常人们都会认为“我自己做更快”。当你有这个想法时，在短期内你都会认为自己的观点是非常正确的。你自己做确实更快。但要注意，因为这可能只在某些情况下是正确的。比如有人打电话让你提供某些信息，假设你要查找资料，撰写简要说明并将其发送给另一个人只需花费你三四分钟。
进一步假设，不是你自己来做这件事，而是让你团队中的一个成员来做。向他解释和布置这项任务需要花费你们各自10～15分钟时间。这种情况下，确实你自己做更快些。然而，如果这是一项常规的工作，那么事实并不如此。假如一项工作每周发生10次，那么你只需要给其他人解释1次，而且花费的时间将会得到回报，此后你每周都会节省大量时间，实际上每次遇到类似的请求都可以节约时间。所以，花费时间给别人做解释的确是值得的。这里的“时间方程”中，花费的时间使节省的时间产生了正向结果。通常情况下，不论是简单的事例还是几个小时甚至是几天的复杂任务，起初花费时间重组系统和流程，后期会成效显著。
那么，为什么采取这种行动非常困难？为什么很多人都说他们自己做更快？一些原因可能是事关对授权的态度（对于第二个问题往往是这一原因）；除此之外，很大程度上是因为习惯和缺乏思考——可能是迫于当时的压力。我们认为停下来思考另一种解决方案很有必要，然而事实是，我们的思考和总结并不深入，这导致我们依然过分沉湎琐事，无法真正节约时间。这的确值得深思。只有下定决心不陷入时间陷阱，才能真正节约时间。
无论你承认与否，只要具备正确的意图和动机，任何人都可以提高他们的时间利用率，而且效果还相当显著。然而毫无疑问，事情并非到此为止。要真正提高效率，并不能仅仅依靠反思时间管理或采用一两种方法。反思只是一个开始，必须要依靠正确的方式才能持续提高效率。最好的时间管理者不仅会使良好的习惯像自动巡航系统一样自动运行，也认为时间管理是一个永恒微调的领域。任何与时间维度有关的事都属于他们的考虑范畴，且成为他们选择工作方法的先决条件。他们不断努力精进——不断改变他们的工作方式，最终达到理想效果。这种微调也会成为一种习惯。完美的时间
本章最后要介绍的是“完美的时间”。用古老的谚语“千万不要让尽善尽美与优秀为敌”来形容时间管理，是完全恰当的。不管如何管理时间，你都不能称之为完美。你依然能够找到新的改进点，因为未来可能还会有时间被浪费，甚至在某个关键时刻再次被打断。记住墨菲定律：如果你认为一件事情会变坏，那它确实会。今后也许你还会说“如果我有更多的时间……”。实际上，许多工作都有创造性的一面。你被雇用来实现目标、创新、审查和改变工作，诸如此类都是动态的过程，它们有时候甚至无法保持5分钟不变。在这种环境下，永远都有新事情要做，你永远无法到达你的事务清单的底端。你应该忧虑的不是有太多事情要做，而是没有足够的时间去做。
对于工作，虽然不可能做到完美，但却可以改善。每一次节省时间，每一次生产率的提高，无论是大还是小，都会提高效率，从而形成你的工作风格。任何工作都可以改善，用更好、更有效的方法来完成。这意味着你必须积极地改善工作习惯，找到最佳且真正有效的工作方式。在这个过程中，要使用时间管理的原则，同时采取正确的态度。充分做到这一点可以给你和你的组织带来好处，而且有些好处是立竿见影的。
我们需要注意的是，企业文化正在变得越来越积极，更专注于有效率的工作时长。不管是否乐意，越来越多的人花费了更多的时间在工作上。然而，诸多证据表明，额外的工作时长并没有转化为更高的生产率，压力和疲劳还会降低效率。
个人想挑战这种文化很难，但并不是不可能。有效的时间管理理念会在“工作日”的某些范畴内发挥作用，而且对于每个人都会有所不同。仅仅多花几个小时思考的效果是有限的，我们的目的是通过合理的工作分配来改变习惯和提高效率。如果你这样做并且达到了目的，那么“花更多时间”的压力可能会减轻。如果你是管理人员并且要创立这方面的企业文化，那么这一方面值得深入思考。［如果你对于这方面不擅长，可以参考我的书籍《如何激励员工》（How to Motivate People）。］
<<<要点总结>>>
■培养正确的态度。
■意识到有效的时间管理能够提高生产率。
■认识到良好的习惯能够让工作顺其自然地完成，下决心培养良好的习惯（尽管起初会很困难）。第二章迈向高效时间管理的第一步
许多活动都是整体大于部分的总和。比如，用燃烧的火把进行杂技表演就需要更好地协同手部的特定动作。表演时要避免火焰在地毯上烧灼出小孔，表演好坏也取决于总体协调和精力集中，并保证每个分解动作完全正确。时间管理与此类似。单个技术、想法和技巧会使你朝着有效和高效的工作方式更进一步，但只有广泛全面地应用系统性的方法才能引导你持续实践，从而确保持续的有效性。除非端正态度，否则时间管理将很有可能由最初对技巧的三分钟热度，转变成后来的浅尝辄止。
所以，时间管理不仅要保持文件清晰、办公桌整洁，而且是一种完整的工作方式，是你工作上各种行动的基础。正因为如此，我们下一步要对影响整个工作和任务范围的全面因素进行审查。从逻辑上看，这一审查过程应从评估你现在如何工作开始，以此为基础来考虑需要采取的行动和未来可能出现的变化。你的工作组合
无论从事何种工作，无论你是管理者还是执行者，也不管你所供职的组织类型和你所涉及的职能领域，毫无疑问你都有许多不同的事情要做，也许是太多事情要做。这些事情在类型和复杂程度上都有所不同，并且涉及不同的时间表。它们涵盖了1001项内容，包括起草信件或报告、计划整个组织迁移到新办公区域或推出新产品等。更重要的是，你可能有许多立刻要执行的重要事情，但它们的优先级可能会重叠甚至冲突。通常，工作就像前文提到的火把杂技表演，你的“触及范围”即你能立即执行的程度，这是你的有效性的一个重要方面。像杂技表演一样，如果超出可控范围，那危险就不只是一个火把掉落，而是好几个。当你考虑如何有效管理这一切时，将所有的因素分类会对你有所帮助。毫无疑问，有许多方法可以做到这一点，但进行以下四类分析会使一切井然有序。
■规划 这是所有行动的先决条件。规划涉及许多任务：研究、调查、分析和测试等。这一领域还可能涉及协商和最终计划的传达。当然，规划也是决策的关键。
■实施 简单地说，实施就是执行所有事情，无论是无形的（其中关键的一项是做决定）还是有形的。具体任务分为以下两类。
第一，个别任务。这些任务相对独立，可以是主要的或次要的。例如，一项写作任务可能是两行电子邮件，也可能是20页报告。
第二，进展性任务。有些任务是一系列有密切联系的行动累积，从而实现总体结果。比如办公室搬家，将步骤可视化会比单纯描述更清楚，实际上流程图是管理这类活动卓有成效的方式之一。
以上两类任务，不论规模如何，都需要更好地连接规划活动。
■监控 检查是很有必要的，它可以确保事情以最好的方式完成并带来期望的结果。检查可能很简单，比如编辑报告的草稿或运行拼写检查器；检查也可能很复杂，比如财务控制系统。
■与人沟通交流 这显然与其他三类活动重叠，几乎每个人的工作都包含这一项。鲜见有人的工作是孤立且不接触他人的；对大多数人来说，向别人做简报或详细报告和通过会议或其他形式沟通，都是他们工作的重要部分，占据大部分工作时间。
目标和成果实现之间牢固的联系应当贯穿于以上四个类别。所有任务和行动应侧重于总体目标。有效性最终是通过成果来衡量的。时间管理不能被视为只关心在可用时间内完成更多任务，尽管这是它的一部分职能；它必须有助于确保目标的实现。我们不能忘记，行为绝不能与成就混淆。记住这一点，我们就可以在当前的工作实践中进行专门研究了。评估你当前的工作实践
你可能认为你了解自己的工作方式，也许你觉得一切都尽在自己掌握中——包括缺点和所有其他内容。但不要被此误导，而应仔细考虑哪些行为是在浪费时间。通常，进行任何改善之前，要先确认现状。这给出了一个衡量我们如何进步的标准。此外，这样的分析提供了应在何处进行最大程度改进的有价值的信息，所有这些都使得改进变得更有可能。在时间管理方面，这显然是正确的，更多地也许是因为这是一个容易自欺欺人的领域。如果我问你是否花费太多时间在会议上，你可能会同意。但是，你觉得自己会浪费时间做不必要的文书工作吗？你的社交活动是不是太多？你对时间的安排是否很糟糕？此类问题更有可能让我们变得警惕起来，这是可以理解的。毫无疑问，本质上来说你是有效的，但仍然有改进空间。事实上，只要还有提高的可能，多数人对于节省出来的时间都很重视，并将它们用于完成任务和承担责任。对于大多数人来说，确实如此。
除了表面的变化，你还需要了解你的工作实践和所承受的压力，以及目前的时间都花在哪里。复杂的工作会涉及许多行为。
<<<练习>>>“你现在的时间花费在哪里”这部分内容是练习的基础。你可以一步一步观察你当前的做法如何叠加，或者想办法进行更具体的评估。然而，随着时间管理对于细节考察的推进，做练习时一定要谨记，诚实剖析你当前的行为。你现在的时间花费在哪里
有两种方法来考虑这一点。
第一种方法是估计时间花费，如果必要，也可以大概猜测。运用百分比饼图（见图2-1）的形式来表示最为简单易行。图2-1左边的饼图将花费的时间简单地划分为不可避免的反应时间（reactive time，如现场销售查询）和任务所需的“可计划时间”（plannable15time），右图则表示如何衡量特定任务（列出一切工作相关类别）。图2-1 安排有限的“可计划时间”
第二种方法是使用时间日志（见图2-2）来获得更准确的整体情况。时间日志逐一记录你在一天中做了什么，这个星期做了什么，如有更多时间你还可以做什么（注意，接下来的事情只需几秒钟，但必须谨慎对待）。图2-2 个人时间日志（示例）
很少有人能够保持时间日志没有“惊喜”，这种“惊喜”可能是在某些领域花费的时间比你想象的更多，抑或是某些事情占用的时间比你想象的更少——通常发生的是前一种情况。因此，对有些明显的领域必须经常进行审查。
在这种审查的第二阶段，再次使用简单的饼图可以有效帮助你列出理想的时间细分项目。这会使你脑海里形成一幅清晰的概况图，它会告诉你工作进度。甚至可以说，这种概况图在你查阅饼图之前就应该在你脑海里了。
时间日志里的内容会告诉你如何朝着目标迈进，以及你所采取的行动是否具有积极的影响。如果将所有剩余的审查事项都与此信息一起查看，你可以更清楚地看到你能否采取行动进行改善，以及这些事项对你来说是否至关重要。了解这一切之后，我们接下来讲述时间管理的基础之一，这也许是实际工作中最重要的原则。制订计划和执行计划
当然，任何时间管理方面的实际进程都需要计划。这一计划必须是书面的，并且必须对其进行定期审查和更新；对于大多数人来说，这意味着每日检查。重复一遍：进行时间管理必须制订书面计划并对其进行定期检查和更新。因此，这也被称为滚动计划（rolling plan）。它不仅会定期更新，而且可以告诉你在任何特定时刻的剩余工作量。如此一来，它应该准确和完整地显示当前的工作计划，并告诉你如何超越。当你展望未来时，你会非常清楚该做什么，例如什么时候应该准备和提交年度预算。其他领域则没有那么清晰，当然，事先根本不能预料到所有事情的清单。简单来说，这样的计划只是一系列要做的事情的清单。它可能包括：
■每日计划；
■每周计划；
■定期任务（每周、每月或每年）；
■下月计划（可能与计划图相关）。
计划的具体内容取决于你工作的时间跨度。重要的是它要发挥作用，清楚地列出不同的活动，且明确链接到你的日志和预约系统。如何安排这样的列表以及如何用它来改善你的工作效率很重要，但是系统的实际情况和定期审查提示的内容本身也很重要。这是创建时间管理学科的基本要素，它提供要从中选择的信息——要做什么、委派、推迟或忽略，及以什么顺序处理事情等。良好的时间管理不会消除这种决策的需要，但它有助于更容易、更快捷地做决定，而且做出的决定能够真正积极有效地帮助你完成更多的任务，并以最好的方式来实现你的目标。
虽然这起步的工作看似很艰苦，但请不要灰心。我不认为更新和监测你的滚动计划这一过程是一项艰巨的任务。计划会每天变化一点点，而且受你的工作模式的影响，但平均而言，更新和监测可能只需要几分钟。我的待办事项像杂技演员的球一样很多都被抛在半空中，因为我是一个很忙的人。回顾工作日志大概每天花费我5分钟，但重要的是，这可以防止更多的时间被浪费在无序的日常工作中。处理不可控
这一点至关重要。有些人，也许大多数人的一天都是被动的。无法预测的事情时不时会发生，有一部分可用时间总是以这种方式流逝了。这些事情并非不重要，往往恰好相反。例如，商业公司的销售或营销经理可能有来自客户的咨询，这些咨询非常重要且必须及时处理，但却会使其他任务难以安排。这种被动反应会给人一种错觉——对这种偶然事件是不可能进行有效计划的。事实则完全相反。如果你的日常工作确实包括这种随机活动，那么做出计划其实更为重要，因为固定的时间要用于完成与工作相关的事情，并且必须更充分地利用时间来最大限度地发挥其效力。
每个人都需要计划，清楚地了解将要做什么对每个人都有益处。如果你还没有计划，那么设置计划将需要一段时间，但这是值得去做的，并不需要花很长时间来保持更新。一旦计划到位，你就可以开发出适合你的系统，并跟上工作及职责随时间变化的节奏。什么样的系统
到目前为止，我忽略了一个问题，即这个规划过程需要哪些书面工作。许多关于时间管理主题的书均与一些特定的专有时间管理系统密切相关，包括日记、文件、资料夹等。有些人甚至声称，提高时间利用率的唯一途径在于使用他们的特定系统。如果系统适合你，那么这可能是好的，但我建议在采用任何特定系统之前要小心谨慎。
我推荐的不是一个系统，实际上我自己没有使用任何特定的系统，这并不是说我不赞同它们。一个高度自律的人使用这样的系统是有效的，但有些使用同样系统的人可能完全没有任何自律可言，因此系统并不是灵丹妙药。许多系统是有限制条件的，也就是说它们只能以特定的方式使用，这可能不适合你及你的思考和工作方式。因此，如果你使用的系统及其元素不适合你，那么整个系统就是无效的。更好的方式是先弄清楚你需要什么，尝试问自己如下这些问题。
■我需要什么样的日志？
■注释需要多少篇幅？
■我的任务分组要包含哪些部分？
■什么文件需要永久归档？
当你已经考虑自己的需求和工作方式一段时间之后（了解工作如何运行之后，几乎可以肯定的是，流程会帮你做出改变），你可以检查想购买的系统，看看它是否能将你想做的事情正式化。因为这些系统可能很贵，所以最好在确定值得之后再投资。其实，许多人只不过是运用一份日志、一个笔记本或一个文件就能把他们自己管理得很好。如果结束时需要给出建议，我认为使用活页日记系统是许多人进行有效时间管理的良好基础（我使用一个桌面大小的记事本）。它有整洁灵活的系统格式，重要的是它包括你所需要的项目。毕竟，系统必须反映你的计划，以及你想要如何安排自己的时间。当然，如今另一个选择是使用电子系统，形式是屏幕而非纸张，但思考一样适用于做出最好的选择。
现实表明，没有一个系统能适合每个人。你选择的日志类型必须是基于需求的个人决定，其他必要内容将反映你的工作方式。你必须为自己做出决定；根据我的经验，一个灵活定制的系统才是最好的。设定明确的目标
好的计划背后要有明确的目标。明确的目标确实很重要，目标不清晰可能会影响个人工作的每一个方面，而不仅仅是时间管理。SMART目标
有关制定明确的目标的格言比比皆是，它们提供了可靠的建议。你确实需要明确的目标，它们不能只是模糊或普通的希望。有个被广泛引用的缩写词表明了所涉及的原则：目标应该符合SMART原则，即具体（specific）、可衡量（measurable）、可实现（achievable）、现实（realistic）和定时（timed）。举个例子将有助于说明这一点。在我常年进行培训的管理技能领域中，有一项是正式演讲所需的基本技能。顺便提一点，这方面的任何弱点都会浪费时间，往往会导致长时间甚至令人乏味的演讲。良好的演讲技巧能够节省时间。不过说到这里我跑题了。
很难定义关于这个主题的研讨会的目标，仅仅是“确保参与者进行更好的演讲”这样一句话并不清晰有效。演讲技巧课程的目标应该包括如下五个方面。
■具体 使参与者能够以适应受众的方式和风格进行未来的演讲，并增强所传递的信息效果。
■可衡量 换句话说，我们将如何知道目标已经实现了？最终，这种情况是由未来的演讲结果所决定的；但我们也可以认为，培训师或小组能够在课程结束进行练习时通过某些标准从一定程度上进行判断。
■可实现 目标可以实现吗？这种情况下的答案将取决于演讲技巧课程参与者的总体水平：如果参与者没有经验且演讲水平低，那么答案可能是不能实现；如果参与者有相当的资历和经验，而且在演讲方面有一些实践经历，那么在适当的时间和计划下，目标应该是可以实现的。
■现实 根据前述的后一种情况，如果时间不够，那么目标可能也难以现实。我们认为，他们都会有所改善，但不可能只是通过短短的一个课时就能实现。
■定时 在培训方面，这将反映在课程的时间安排上。它可能安排一个月完成，所以目标不能在此之前实现。还要考虑时间阶段：完成这个目标需要的课时是一天、两天还是其他天数？
为了有效地管理时间，需要做的大部分工作是如何处理冲突，以及对要优先处理的事项进行决策。但如果没有明确的目标作为参考，那么这些都是不可能实现的。
这不是一个有关目标设定的长篇论文，只是表明目标对企业生活中的一切来说很重要。公司良性运转需要明确的企业目标，管理结构的良性运转则基于每个员工清楚理解目标是什么，以及期望是什么。考虑你自己的位置。在这方面是否有任何不清楚的地方？目标是否使你在工作时遇到问题或冲突？如果你对第一个问题回答“是”，那么你可能对第二个问题也是同样的答案。请记住，除非你把明确的目标作为整体工作的一部分，否则你永远不会是一个好的时间管理者。如果你目标尚不清晰，那么你必须设法解决这个问题。
在这一点上，我们可以回顾一下当前的一些关键问题。如果你已经知道现在的时间如何安排及你该怎样处理事情，如果你有一个明确的与工作目标相关的（书面）计划，那么你可以开始行动，并且一切都有希望变得合理有效。提高生产率的因素有很多，其中有一些是基本方法，这些方法（最终的习惯）能够对你的工作实践产生相当大的持续影响。接下来的例子对于想要真正节省时间的管理者来说具有很大的价值。超前思考
超前思考可视为“要是……”这种无效时间管理的反面例子。陷入危机后，人们经常发现如果时光能够倒流，那么解决这一危机就太容易了。“要是我早就这么做了……”，我们这样说是对思考混乱和浪费时间的过程的一种解读。诚然，尽管意外时有发生，但危机管理常常太普通，也太没必要了。在替代方案让人惊慌失措的情况下，应对危机当然可以节省时间。接下来的内容对应对危机提出了一些想法。不要恐慌
无论当前的危机局势有何种原因和影响，规则必须是“永远不要把危机看作危机”。恐慌意味着缺乏当初看似不必要但确实应该是常规的管理流程；也许只是比平常更全面的措施，就可以解决危机。记住这个系统的方法（并在心理上形成运用这个方法的习惯），将它作为避免恐慌的第一意识，通常是有用的。盲目的、未经思考的行动很难精准地解决危机，并且可能导致更坏的影响、浪费更多的时间。接下来需要第二阶段的行动。规则如下：
■保持冷静，不要恐慌；
■思考（更重要的是，需要足够的时间进行冷静的思考）；
■考虑能够解决这种情况的全面的管理技能（这可能包括简单的策略，如授权一些简单的行动给他人，给你争取时间来解决更复杂的问题和提出更激进的解决方案，如回顾政策）；
■制订行动计划（对于比较复杂的事件，这点尤其重要）；
■考虑该持续的行动计划应如何控制（简单地创建一个机制来显示进度，让你知道危机何时过去）。
然后，考虑能够系统解决问题的措施，尽可能地考虑周全，因为你不能让时光倒流。最后，不仅要注意从中吸取教训（以免重复类似的灾难），而且要关注整个事件的积极反馈。
积极思考。在汉语语境中，“危机”包括两层意思：一是意味着“严重危险”；二是意味着“机会”。这将危机的含义解释得十分透彻。因此，凡事应一分为二来看，有利有弊。危机可能会带来压力，处理偶然事件是大多数工作的一部分，尽管不常发生但也许这更为重要。正如安东·契诃夫（Anton Chekhov）所说，“白痴都能面对危机，真正让人崩溃的是日复一日的生活。”
如果事情被推迟或被误判了（这二者经常叠加），那么时间会被浪费在意欲在短时间内解决问题的仓促尝试中。这往往使任务的完成更加困难，加上随时要履行的日常职责，一切变得更加复杂。如果你有超前思考的习惯，如前文所述的系统将帮助你在任务开始时就看到真正需要准备的事情。
有人认为，“看到”自己脑海里未来工作和任务的模式是很困难的。要做到这一点，计划图或挂图将为你提供很有价值的帮助。它们会让你对所有活动有整体概念，当你浏览这类图表和翻阅活动日志时，时间跨度就会变得清晰明了。图表有各种形状和大小：一些是可以有效显示当年关键活动的大型日志，一些则被用作规定具体任务，还有一些被设计用来创建细节。大的图表有各种各样的贴纸，用来突出重要事项；其他一些图表则更有吸引力，可以为你的日程安排提供可持续更新的指南。
然而，无论你用哪种工具来记录事情，关键是要形成超前思考的习惯，在做事的同时就进行思考，以不干扰当前的工作任务为准。预测问题和发现机会可以在短期内对你的工作方式产生真正的影响。花时间节省时间
保证做事有条不紊的措施有很多，无论你决定采取哪一种，都可将其分为两个类别：一种简单易行，只需要一点时间就可实现；另一种需要一些时间来进行设置，之后花费时间来形成持久的工作习惯。如果你将自己限制在第一种，那么你永远无法最大化时间管理的有效性。所以，回到前面说“我自己做更快”的例子，这在短期内或许是正确的，你自己做确实更快，但这只是在事情发生的时刻是真实的。
这足以说明在此领域，需要形成一种条件反射。每次你发现自己基于这个前提采取行动时就会停下来想一想，你是否在做正确的事情，是否有更长期更有用的方法。你这样做得越多，你节省的时间就越多，你能够完成的工作也就越多。这是一个良性循环。尝试这样去思考，确保自己不会掉入潜在的陷阱，你正处于节省你未来大量时间的正确轨道上。这种思考方法从逻辑上将带我们进入下一个主题。花时间思考
在培训电影《思考时间》（Time to Think）结束时，片中主角——一个能够很好地管理其时间的经理坐在他的办公室内。一位同事进入外部办公室，要经过秘书直接去见他。秘书阻止他说经理很忙，并建议他预约之后再来见经理。他看向秘书身后办公室里的经理（在玻璃隔板后面可见）并说：“但他没有做任何事……”秘书立即回答：“他在思考；现在，你想今天下午见他还是……”这件事情说明了一个很好的道理。
作为一般规则，你在组织内所处的层级越高，你就需要花更多的时间思考、计划和决策，而不是做其他的事情。通常来说，思考、规划及生成想法是这类工作中最重要的事情。
什么时候最难保持条理清楚且时间充足？无疑是思考的时候。毋庸置疑，许多工作需要一定程度的创造力，无论是对于方法或系统的微小变化还是一些更为激进的发展来说，创造力一样重要。我的培训工作表明，压力会使创造性难有用武之地。给自己更多的时间进行创造性的思考，无论是单独进行还是团队合作，都是有效的时间管理带来的最重要的帮助之一。回到你的时间分析，或者更好的是回到你的时间日志（如果没做，那你应该做一个），看看你日常的活动如何安排。你是否有足够多的时间思考？还是这些时间被其他压力和更紧急的事情挤掉了？我之前建议过，细分你的时间和任务，以此作为更理想的工作分配指南。重要的是，确保把眼光放在争取足够的思考时间上，并且要采取行动保证这些时间不被其他不必要的事项冲抵。如果不做任何事情来保证这一点，那么你的目标就可能不会达成。准备说“不”
这无疑是时间管理的首要原则，实现的时候需要决心，所以在阅读本书的其余部分时，你也必须将这一点牢记于心。每个人都必须接受一个事实：他们不是万能的。从字面上理解，是因为有无限多的工作要做，而这些工作潜在的特性又需要创造力。许多人可能只是列出越来越多的事情要做，这些事情不是都同样重要，但在他们的“待办事项”列表中占据了一席之地。即使你的工作不是做这件事，你也必须接受，你无法做你想做的一切。无论是在数量还是在优先级上，你都不得不对一些事情说“不”。这里值得考虑的不是对你想拒绝的事情说“不”，而是对什么人说“不”。例如，你可能要拒绝下面这三类人。
■同事 这里涉及的内容可能会有所不同，处于人际关系网络之中的一个好处是，人们可以互相帮助，如果你不想顾此失彼的话就必须了解这一点。如果拒绝太多，你最终可能会因为人们不愿意帮助你而浪费更多时间。而事无巨细什么都做的话，毫无疑问，你可能被他人随意利用，并将承担超出分内的许多其他事情。所以平衡和时间安排是这里的主旨；本不该你做的事情，不用每一件都去做。
■下属 他们不能指派你做事情，但当他们需要支持时，你也不能袖手旁观。
■你自己的老板 如果你的老板没有足够的能力，或者仅仅由于他或她是老板就希望所有的事情都能立即完成，这对于进行最佳的时间管理并无好处。向上管理你的老板也是你的使命之一。你们之间必须进行必要的协商和谈判，以避免不必要的工作负担。
以上这些事项在执行之前，都值得进行思考和解决，有些工作即使对你有吸引力，你也要适当地拒绝。但这并不是全部，最难说“不”的对象可能是你自己。总是有很多理由让你说“是”：你不想冒犯他人，你想做某件事情，你认为这项新的任务会影响当前的工作量等。在这方面我们都有自身的弱点，必须小心潜在的个性会导致自己远离优先事项。要下定决心做一个坚定的人，说“不”是节省时间的基本要求。查尔斯·司布真（Charles Spurgeon）说得好：“学会说不，比你会拉丁文更有用。”要不要追求完美
大多数人在工作中都想把事情做好（如果不属于这类人，那你可能不会拿起此书）。（这里我要跑题了——我也有可能会浪费你的时间。）有些人甚至是完美主义者。这一观点在此处有一席之地，因为我绝对不会主张任何人在工作中偷工减料。然而，凡事应一分为二来看，正如罗伯特·海姆勒尔（Robert Heimleur）曾总结的那样，他说（也许是绝望的）：“他们不想要多么好，他们只是想在星期三准时拿到结果。”事实是，实现完美需要时间，并不是在任何情况下你都要严格做到完美。有些事情可能需要仔细、彻底、全面地进行，但我们不需要花时间使每一个细节都毫无瑕疵。这对那些天生的完美主义者来说很难，而且这是许多人做事的特质，但取得平衡却十分有必要。实现平衡的关键是在质量（事情完成的标准）、成本和时间三者之中必须有意识地坚持其中一项。
平衡无处不在，且平衡并不容易实现，通常必须做出真正的妥协。成本通常是实现妥协的关键。在许多事情上实现你想要的质量很容易，但前提是没有成本的压力。在大多数工作中，预算都是被高度关注的。在思考和实践时很有用的一点是从各个维度综合考虑哪些是必要的，哪些只是理想化的。这样做的时候要导入一个关键因素：你的时间是重要的甚至是最大的成本。
对于一些人来说，这种成本很容易计算。例如，会计师或顾问按天或小时计算服务费用，这使他们对涉及的时间成本十分敏感。在一个组织内，成本不仅是把你的薪水平摊到每个小时，还有你在组织内产生的其他费用，包括办公室、办公用品及其他一切支持费用，假如你有秘书，那么秘书也算是成本之一。当然，成本还包括除了工资之外你得到的其他福利费用。
做这种计算是值得的；最终的数字可能会让你感到惊讶，而且当你管理时间和考虑事情的时候，这将成为一个有用的基准——你是否应该出差、召开或参加会议等。再重复一遍，要确保一项工作完美达成，就必须要有完美的实现方法。否则，请你始终记住保持质量、成本和时间之间的平衡。如果你没有过度寻求在某些情况下不必要或不可取的标准，那么你一定会节省时间。更聪明地工作而不是花费更多时间
提高工作效率并不是工作时间越来越长。这似乎是个悖论。如果投入更多的时间，就会自然而然取得更多的成果吗？当然，直接的答案是会的。然而，关键在于这是有限制的。通常我们每天只有24个小时（除非有人想研究半人马座阿尔法星的时间管理问题）。时间总量不可改变，因此我们工作的时间是有限的。
有趣的工作不会严格遵守朝九晚五的原则，这似乎是生活的规则之一；在一定程度上，这可能是它们有趣的原因所在，但我不提倡这一点。毕竟，你进入社会努力工作是想要有所作为。但大多数人在一些领域还必须达到一定程度的平衡：工作与家庭之间的平衡，外部利益和承诺之间的平衡。如果你过分注重工作，那么其他重要的事情则会受到损害。更重要的是，这种损害往往很隐秘。意识到这些困难通常并不容易，一旦发现往往就太晚了，它们已经开始导致一些真正的问题。
答案是寻求平衡。事实上，你可能想为自己制定一些规则，明确在工作、旅行或特定事情上花费的时间。此外，对于那些作为管理者的读者，请记住，团队的工作能力远远大于你个人的，所以要站在团队的角度看问题，而不仅仅是选择独自完成更多的任务。最后，过长的工作时间会导致误解，使他人觉得你效率低下，这一结果可能与你想要的形象恰恰相反。在某些情况下，比如完成一个特定的项目，长时间工作确实有必要，但是过长的工作时间可能会降低标准或产生风险，因此，聪明地工作是一个更有吸引力的选择。如何创造并达到这种平衡的工作方式，是值得思考的事情。奖励自己
本章的最后一个观点是激励你更好地进行时间管理，并确保你在工作中继续思考。如前文所述，进行时间管理并不容易，需要各个方面协调一致，所以你需要激励自己并给自己一些真正的理由让它运转起来。你所需要的不只是完成你的日常工作。通常，即使是高效的人可能也永远不会这样做。虽然你实现的成果在某些方面算是一种回报，但你还需要更具体地接近时间管理方面的成功。
因此，设定具体的时间管理目标并将其关联到由此带来的好处是有意义的；事成之后适当地满足自己，会使一些你期待成功且原本无法做到的事情成为可能。这些奖励可能看起来很小也很个人化（它们不必对任何人有意义），不过为了说明这一点，下面我举个例子。
以我写这本书为例。我构思并同意了该项目之后，就需要一些时间来完成，工作分为若干阶段：研究和规划本书所要包含的内容，设置结构（决定每个部分和观点的顺序），实际写作和在稿件发送给出版商之前进行最后的编辑。有了笔记本计算机之后，我喜欢在旅行时写作，海外旅行时间往往很长，飞行途中和其他容易浪费的时间能够因此得到良好利用。在旅行期间做研究和规划比较难，因为我需要太多的纸张和太多的空间，所以如果我可以提前完成研究和规划，并把写作阶段放到开始旅行以后，那么这个项目就变成一个随身携带的可控项目了。所以，为适应旅行计划而完成初步工作成为我的私人目标，奖励就是旅行时我有合适的任务。这可能看起来无关紧要，但它的意义在于它对我个人很重要。
如果你能以这种方式思考，给自己一些或更多的奖励，那么你的注意力将专注于时间管理带给你的成效。有效时间管理的主要成果是适应项目的能力，否则这些项目可能被延迟、缩减甚至省略。让子项目作为你的奖励，制订出必须实现的计划，将更有助于实现你的目标。保持良好意图
到目前为止，我们讨论的所有内容都将为提高时间管理效率创造更好的基础。这些都有助于端正态度，尤其是在整体工作方法和特殊行动方面。好的意图能给我们带来收获，同样，我们认为态度对于原则和技巧的影响依然存在。在现实生活中，好的意图会形成一种习惯，这种习惯能在特定的时刻防止你选择权宜之计甚至陷入恐慌。如果让你对大部分请求说“不”，那可能难以坚持做到。然而有人发现，在未经适当考虑就接受之前，从1数到10有助于有效地拒绝不受欢迎和可避免的请求。此时，他们不是被动地回答“是”，因为数数给了他们深思熟虑的时间，从而避免他们答应不合理的请求。当然，这种方法不是万无一失的。然而，只要此类技巧能够避免被动接受，那它就是有价值的，并且其有效性可以推广到其他类似的领域。所有这些方法将使你和你的工作更有条理，从而更有效率。在下一章中，我们会介绍将混乱的现实生活变得有条理的各种方法。
<<<要点总结>>>
■检查你当前的做法，会更容易取得进展。
■制定明确的目标和“设置计划”是进行时间管理的良好基础。
■成功在于细节。
■过程是累积的：一件事推动一些改善，另一件事会推动更多改善，由此累积叠加；原则引导良好的习惯，而习惯则能保持有效性最大化的进程。第三章保持条理性
条理和时间管理密不可分。良好的条理性创造了正确的时间环境。缺乏条理的危害很隐秘：每件事上花费的时间比正常情况多一点，日复一日地累加后就不可避免地降低了时间管理的有效性。即使是轻微的错误或遗漏以及重复动作，也会叠加产生显著影响，降低效率。在最坏的情况下，缺乏条理会导致真正的问题产生，甚至是削弱组织的问题。缺乏条理的人：
■不能轻易找到文件和信息；
■日志混乱，有时甚至重复设定某些事项；
■总是“任务跳”（task hop），在任务之间切换以期达到最后期限，而这些期限往往都相互冲突，从而造成任务完成情况不稳定；
■会议迟到和准备不足；
■书面工作不断增加；
■没有明确的优先事项；
■工作环境混乱；
■沟通不畅，记录不完整。
结果是，他们始终在做重复的工作，浪费时间，错过截止日期或给出差强人意的结果，尽管他们也明显投入了所需的时间和努力。更糟糕的是，在某些方面，此类表现不佳显而易见，而且会影响其他同事，与这样的人共事极不方便。条理不清者往往给人不可靠的印象，受影响的不仅仅是工作，还有个人晋升的前景。
我相信以上说的这一切不是对你的描述（没有希望的条理混乱者一定不会拿起此类书籍），但是我们大多数人会从中看到我们自己的某些方面。你只需一点点想象力，就可以看到以上的某些行为可能产生的错误影响；也许，在某些情况下，从你已有的记忆里确认这一观点比想象更好。
强调条理混乱的缺点非常容易，但是你如何培养和保持条理性呢？在前一章中，我们谈到关键是要有计划。因此，我们回到这一点，不仅关注如何制订计划，而且侧重于怎么实施计划。此外，还有许多不同的因素会对形成有条不紊的状态产生积极贡献，接下来我们看看它们是怎样毫无章法地组合到一起的。有一些方法很简单，却能够产生很大的影响；另一些方法则更为基础一些。所有这些都需要思考并适应你现有的工作方式，但也有许多人因此形成习惯，从此无须浪费时间思考如何实施。下面我们首先回到规划方面。制订计划
你要做的不仅仅是设置待办事项清单。任务必须以正确的方式注明，并且你查看列表的方式必须有效遵循某些模式。其中一种模式就是LEAD系统，“LEAD”一词代表着如下四个单词的首字母：
■列出（list）活动，这必须全面地完成，以注释的形式才不会让列表变得难以管理；
■估计（estimate）每个项目需要多长时间，尽可能估计准确；
■容许（allow）应急时间，因为事情有可能花费比你的最佳估计更长的时间，也要预留时间用于常规任务，正在进行的事情也可能逐步变成常规任务；
■确定（decide）优先级，这是一个关键点，对于任何人的时间管理，这都是最重要的方面之一。
浏览计划，尽可能每天全面审查一次。（当我在办公室时，我喜欢在每天工作结束时这样做，根据白天发生的事情进行补充和更新，然后在第二天一早对邮件/电子邮件进行快速审核。但重要的是，你要找出适合你自己的方法。）
这个过程应该成为一项日常工作，其他的必要行动则取决于你日常工作的模式。每天临时出现的事项可以考虑当时就添加到列表中，也可以暂时搁置等下一次回顾时一起加入计划。我发现无处不在的黄色便笺非常有用（像3M的即时贴）——不知道这些东西出现之前我们是怎么工作的呢？便笺可以用来做简要说明，暂时附加到你的规划表中，之后永久并入计划中。
定期回顾和记录是时间管理的核心。专属系统有特定的设置，可以依据不同的标题划分任务；即便专属系统有助于实现好的结果，很多人还是发现使用自己的简单系统更为合适。用以空格或颜色——或者两者结合使用——区分的纸张来列举待办事项，可使其更易于遵循。如果待办事项都被可靠地列出来并认真回顾审查，那么重要事项无疑就会得到重视，不会有任何遗漏。分批处理任务
大部分工作的麻烦在于，待办事项清单本身难以管理，除非任务可以分批次完成。高效时间管理的首要原则是将任务进行分类。专属系统都有自己的方法，但是衡量其是否有效的唯一标准是是否适合你。我倾向于认为，比这些系统的精确配置更重要的是类别的数量，简单、理想的类别数量是三个或四个，因为这是可控的。你如何定义这些类别并不太重要，比如可以定义为：
■优先（priority）；
■重要（important）；
■立即行动（action now）；
■获取更多信息（obtain more information）；
■阅读（reading）。
以上这些是一种类别命名方法（有些能够完美管理时间的人也会用A、B、C进行分类）。你可能还需要归档（file），以及其他行动类的类别名称，如电话（telephone）、写作（write）、讨论（discuss）（可能分为电子邮件或报告之类的类别）；同时根据你的业务还可以分类为提案（proposals）、报价（quotations）以及使用产品、部门或系统的名称。实现这些分类首先要做一定的书面工作，重要的是在这一阶段要制定多少个适合自己的分批处理标题，这与如何整理你的办公桌并不冲突。只要你愿意，可控的分批数量能够与你办公桌上的文件盘数量一致，或者给文件本身做出标记更使其易于区分。（顺便说一下，对于办公室公用的材料，谨慎使用颜色区分，因为有一部分人是色盲。）从逻辑上来看，如约见之类的大部分事情通常可以归为一类。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]