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作者：何小兰

出版社：清华大学出版社

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文秘工作实战大全试读：

图书在版编目（CIP）数据

文秘工作实战大全／何小兰编著．—北京：清华大学出版社，2019

ISBN 978-7-302-51339-1

Ⅰ．①文…　Ⅱ．①何…　Ⅲ．①文书工作②秘书学　Ⅳ．①C931.46

中国版本图书馆CIP数据核字（2018）第229063号责任编辑：张立红封面设计：梁　洁版式设计：方加青责任校对：郭熙凤责任印制：宋　林出版发行：清华大学出版社网　　址：http://www.tup.com.cn，http://www.wqbook.com地　　址：北京清华大学学研大厦A座邮　　编：100084社总机：010-62770175邮　　购：010-62786544投稿与读者服务：010-62776969，c-service@tup.tsinghua.edu.cn质量反馈：010-62772015，zhiliang@tup.tsinghua.edu.cn印装者：三河市吉祥印务有限公司经　　销：全国新华书店开　　本：170mm×240mm印　　张：18.25字　　数：302千字版　　次：2019年3月第1版印　　次：2019年3月第1次印刷定　　价：85.00元产品编号：081145-01内容简介

一名优秀的秘书是企业领导的“参谋”，是企业形象的一张“名片”，是企业信息上传下达的一座“桥梁”。越来越多的跨国公司、企事业单位的秘书是具备了较强的企业管理知识、人际沟通能力、文书写作处理能力、计算机软件操作能力的高级复合型人才。

本书共十一章，从十一个方面全面讲解了秘书应当具备的“硬素质与软实力”。内容包括：单位档案管理、会务策划与管理、日常管理工作、接待工作、办公室环境布置与管理、人际沟通方法与技巧、商务礼仪素养、文书工作、时间与情绪管理、人事招聘工作、职业生涯规划。作者简介

何小兰，中央财经大学中国精算研究院科研秘书。从事秘书工作多年，对于档案管理、会务策划及管理、外事工作管理、日常接待工作、文书写作、招聘管理、外部联络沟通工作拥有独到的工作理念与经验。擅长文书工作，策划了数十场国际高端会议论坛，国际高端引智项目外事工作经验丰富。前言 Preface

秘书是当今企业中的“红人”。一名优秀的秘书，不仅要具备非常强的职业素养与能力，同时还要具备极高的情商。当今信息化时代，很难想象一名基本功不过硬的秘书如何能胜任工作。秘书是理论与实践结合性很强的一种职业。如何使刚入职的职场新人转变成为企业高级管理型秘书，如何快速提升秘书自身的“硬素质”与“软实力”，成为一名职场秘书精英，是本书要解决的问题。

作者多年的工作经验与专业知识凝聚本书中。本书行文深入浅出，具有极强的可操作性，书中一些秘书岗位工作技巧可直接指导实践。本书没有教条的理论阐述，只有一系列、全方位的秘书实务“干货”。本书内容十分翔实，涵盖了秘书档案管理、会务策划、人际沟通、商务礼仪、文书写作等方面的职业知识与技能介绍。阅读完本书，你的秘书之旅将整体上升一个台阶，在不久的将来定会迎来职业发展的春天。本书特色1. 内容丰富、全面，浅显易懂，涵盖了秘书必须掌握的职业技能知识

本书涵盖了单位档案管理、会务策划与管理、日常管理工作、接待工作、办公室环境布置与管理、人际沟通方法与技巧、商务礼仪素养、文书工作、时间与情绪管理、人事招聘工作、职业生涯规划等秘书实务必须掌握的专业知识，涉及面较广，注重知识的全面性。这样的安排便于秘书全面掌握自身职业素质所应具备的基本能力与知识，快速提升自身职业价值。2. 行文以实例为导向，适用面广，可操作性强，工作技巧可以直接指导实践

本书介绍的基本理论知识、秘书工作管理实践均以实例为导向，适用面广，企业单位、事业单位的秘书均可作为参考。本书分十一章对秘书的各项基本职业技能进行了翔实的讲解，不同章节均以实例为导向，可操作性强。一些秘书的工作技巧，例如沟通技巧、时间与情绪管理技巧、人事招聘技巧等可直接用于指导实践。3. 秘书重点职业能力讲解翔实，可读性强，重点提高秘书的核心竞争力

本书对于秘书需要重点掌握的职业能力部分讲解非常翔实。例如，秘书的人际沟通能力部分，即从文秘沟通的基本方法、沟通的策略、商务谈判沟通、人际沟通中应注意的问题四个方面详细讲解了文秘必须掌握的沟通技能知识。会务策划部分从会务前的准备工作、会务人员的培训、文字材料准备、场地布置、会务住宿、会务餐饮等方面讲解了秘书需要掌握的会务管理知识。全书具有很强的可读性，对重点内容的重点介绍有利于提高秘书的职场核心竞争力。本书内容及体系结构第1章　单位档案管理

单位档案管理能力是秘书必须掌握的职业能力之一。本章对单位档案管理中的文件归档整理、文件的收集、纸质文档的归类、电子文档的归档以及档案的保护技术五个方面进行了介绍。本章介绍的顺序遵循档案管理工作的一般流程。第2章　会务策划与管理工作

本章详细介绍了秘书会务策划与管理工作的具体内容。它包括：会务前的准备工作、会务人员的培训、会议文字材料的准备、会务场地布置、会务住宿与会务餐饮安排。会务策划与管理的全部工作流程与注意细节均在本章进行了详细阐述。第3章　文秘日常管理工作

本章详细介绍了文秘从事的日常管理工作的内容。文秘日常管理工作包括：日常事务处理、外事工作管理、印章的使用与管理、值班工作安排。对于如何注意外事保密工作、如何对值班工作进行安排等细节问题都进行了一一阐述。第4章　文秘接待工作

本章对文秘接待工作的内容：信访工作、日常工作接待与宴请接待进行了详细的介绍。对于如何应对集体信访问题、如何进行宴请接待等秘书日常工作中的技巧的内容都做了重点阐述。第5章　办公室环境布置与管理

本章对办公室环境布置与办公室环境管理的内容进行了详细介绍。办公环境布置涉及办公室如何布局、办公室颜色布置、如何减少办公室噪音、办公室装饰画的布置、办公椅如何放置等方面的内容。办公环境管理包括个人工作区域管理、公共区域环境管理、办公室空气质量与健康、办公室植株种植管理方面的内容。办公室布置与环境管理是办公室布置与管理的两个方面，缺一不可。第6章　文秘人际沟通方法与技巧

本章全面介绍了文秘人际沟通的方法与技巧，内容包括：文秘人际沟通的基本方法、沟通的策略、商务谈判沟通、人际沟通中应当注意的问题。人际沟通能力是文秘的核心竞争力之一，本章对于文秘人际沟通的方法与技巧中的重点问题进行了详细阐述。第7章　文秘商务礼仪素养

本章对文秘商务礼仪进行了全方位的阐述，内容包括：商务形象的塑造、商务着装规范、商务接待礼仪、商务会议礼仪、国际商务礼仪。秘书无论是出席国际会议还是参加商务谈判，商务礼仪素养是秘书必须具备的基本素养。第8章　文书工作

文书工作是文秘日常工作中的一项重要内容。本章对于文秘的文书工作内容进行了详细讲解，内容包括：公文文书写作、事务文书写作、传播记事类写作、礼仪文书写作。在细节之处，本章对于各类文书工作中的基本写作结构与注意事项都做了详细的阐述。第9章　时间与情绪管理

时间与情绪管理是秘书应当具备的工作能力。本章从时间管理策略、时间管理目标设定、制定时间计划表、如何进行时间管理四个方面对秘书的时间与情绪管理技巧进行了阐述。秘书的时间与情绪管理体现在细节之处，本章对于时间与情绪管理的细节，例如：会议时间管理、通勤时间管理、善于利用零碎时间等都进行了较为详细的阐述。第10章　文秘人事招聘工作

本章对于文秘人事招聘工作的全流程进行了详细阐述，内容包括：招聘计划及准备、人员面试、面试后期工作、人才培训。本章对于人事招聘工作的规章、制度、程序等均有较为详细的阐述。第11章　如何做一名合格文秘

一名合格的文秘需要具备基本的职业道德、良好的知识结构与较强的心理素质。本章分别从这三个方面对文秘的职业要求进行了详细的阐述。对于文秘需要具备哪些知识以及应当具备的基本职业性格等“软实力”进行了科学合理的阐述。本书读者对象　初入职场的文秘　各类企事业单位有强烈提升自身文秘素养的在职人员　各类有志于从事文秘职业的优秀青年　各大中专院校文秘专业实习学生　其他对于文秘管理知识有浓厚兴趣的人士

因受作者水平所限，本书难免存有疏漏和不当之处，敬请指正。第1章　单位档案管理单位档案管理是文秘日常工作的一部分。文秘档案管理工作

包括文件归档整理、档案文件的收集、纸质和电子文档的归档、

档案的保护技术等。单位档案是单位历史活动的证据，做好单位

档案管理工作可以为日后查询单位历史活动信息提供有用的资

料，有利于提高我国企事业单位的发展竞争力。1.1　文件归档整理

文件归档整理工作首先要了解档案管理工作的内容，掌握文件归档的基本原则与基本程序。明确哪些档案是需要归档的，并按照一定的文件归档整理程序对文件进行归档。1.1.1　档案管理工作的内容

档案管理工作的内容包括七个方面：档案收集、档案鉴定、档案整理、档案保管、档案检索、档案信息开发、档案统计。1. 档案收集

档案收集工作具体是指为了保证单位档案的完整性和积累本单位宝贵的档案财富，实现单位档案由零散的碎片化档案转向集中归类的档案的管理。档案收集是档案管理的前期准备工作，是档案资料保存和进一步查阅的基础工作。2. 档案鉴定

在传统档案管理工作方面，档案鉴定泛指鉴定档案的真假。但现代意义上的档案鉴定更多的是关注档案相对重要和次要的价值区分，对有重要价值的档案做到妥善保管，从而恰当分配人力、物力和财力的支出。3. 档案整理

档案整理主要指的是按照一定的归类原则，对档案进行全宗卷的区分、排列、组合以及编目等工作。档案整理工作使档案由分散凌乱的信息转化为系统有序的信息，使复杂的、数量繁多的文档变为系统条理的档案，为档案的检索和档案系统的利用打下了坚实基础。4. 档案保管

档案保管的目的在于保证档案信息的安全与完整。档案保管的内容涉及两个方面，一是避免各种损害档案信息的现象和行为发生，二是实现档案信息存储的有序性。档案保管工作实现了档案使用的长久性与便捷性。5. 档案检索

档案检索是指查找存储档案信息的过程。目前，档案检索已经实现电子化检索，并且提供了查找档案的多种手段和方式。通过档案检索可以实现查找档案的多途径与多形式。6. 档案信息开发

档案信息开发的目的在于发现档案的价值和作用。档案开发是为了满足用户的特定需求，开发特定的渠道，通过特定的方式和特定的方法将客户所需要的档案传递给客户。在我国，档案信息开发过程中的重点工作是“档案编研”。“档案编研”就是在客户具体需求的基础上，按照特定的专题、方法与体例对档案文献进行编辑的过程。档案信息开发一方面能够满足档案管理的社会需求，另一方面也有利于发现档案的内在价值，延长档案的使用期限。7. 档案统计

档案统计指的是对档案数量进行搜集、统计、整理和分析的过程。通过档案统计可以实现档案管理人员对档案整体情况的摸底，进而总结出档案管理工作中的不足与成绩，不断提高档案管理的有效性和水平。1.1.2　档案管理的原则

档案管理要遵循以下三个原则。1. 统一领导，分级管理

全国性质的档案管理工作应当由各级党委和政府负责，并且各级档案行政管理机关负责档案的具体归档和保管工作。企业档案必须由本单位的档案管理部门专门集中进行保管。特别值得注意的是，如果单位档案中存在具有特殊历史意义的档案，还应当转移交付给同级地方政府档案馆，不得占为己有。2. 确保档案的完整性和安全性

档案的完整性包括档案的数量完整和档案的质量完整两个方面。档案数量的完整指的是按照各单位不同的归档要求，各部门要将各类需要归档的材料全部移交给单位的档案保管部门，不得有任何遗漏；档案质量的完整指的是档案的归类要按照事物发展的过程，加强文档之间的关联性，切不可片面、分割地整理档案。档案的安全性主要指的是在档案保管过程中，要防止档案遭受人为或者自然的破坏。当今世界纷繁复杂，要防止档案通过不合法的途径流入境外组织，防止国家机密的泄露。只有既完整又安全的档案才能称得上是一份合格的档案。档案的完整和安全是档案管理工作得以有序进行的前提条件。3. 档案要便于利用

档案管理的一个重要原则在于档案归档之后要方便单位或相关人士今后对档案进行查阅。档案的客观价值正是通过档案的查阅功能得以实现。单位的档案管理水平越先进，后续档案的查阅利用就越方便，越能彰显档案的真正价值。1.1.3　文件归档的程序

文件归档是档案管理的前期工作，其基本程序主要包括十个步骤：收集材料、划分年度、分大类、确定保管期限、装订档案、排列档案、录入档案管理系统、纸质档案加盖公章、编制档案件号、装盒存档。1. 收集档案材料

按照单位档案归档的要求，搜集单位档案的正文、底稿、附件、批复单、指示单等相关材料，特别是上级单位的收文、发文、红头文件等。单位的会议纪要也在档案材料的收集范围之内。档案材料收集要突出档案的全面性，在档案归档范围之内的所有材料都要收集，避免材料的疏漏。2. 按年度分档归类

档案整理归档需要按照一定的顺序，这个顺序通常指的是时间顺序。档案需要按照归档文件形成时间进行归类，将发生在同一年度的档案整理在一起，以便后期查阅。3. 按照单位职能部门分类档案

按照单位的职能部门对档案进行分类，将同一职能部门的档案统一进行归集，具有历史延续性和查阅便捷性。如果单位较小不能按照职能部门对档案进行分类，可以按照单位历史经营活动的大类进行分类。一旦单位对部门分类档案的标准确定，不要随意变动。4. 确定档案的保管期限

根据单位档案的重要程度不同，档案的保管期限可以划分为永久、长期和短期三类。单位档案保管范围内的各类档案，在同一大类的档案中，不同档案保管的期限也不一样。永久档案要求对档案进行永久保存，长期与短期要根据单位的具体情况进行期限的设定，通常单位档案长期为30年，短期为20年。同一类档案中可以永久、长期与短期三种档案并存，也可以只存在一种或者两种期限的档案。5. 装订档案

永久保管的档案，通常比较重要，要用专门的装订工具装订成册，例如会计档案就要逐本装订成册。而一些短期保管的档案，可以标好页码后装入档案盒，无须进行专门的装订。6. 确定档案排列顺序

对于同一类的档案文件，要按照档案的重要程度和相似度进行排列。排列要遵循由重要到次要的顺序。同一类的档案材料要按照文件号进行排列。7. 录入档案管理系统

整理完的档案，要在档案系统中进行录入，在录入后要注意对单位档案进行备份。录入完毕，要分别打印出总目录以及不同类下的分目录。8. 纸质档案加盖公章

对于归档文件应在相应的文件上加盖公章。加盖单位公章的目的在于证实单位档案的真实性。9. 对档案进行编号

加盖好公章的档案要进行编号。对档案编制件号时，要按照单位档案永久、长期、短期的保管期限依次进行编写。10. 归档保存

将整理好的档案放入专门保存档案的档案盒中，同时在档案盒的正面、背脊处写明各项内容。这里需要注意的是档案盒上相应项应当用铅笔书写，以便于保存。在每一个档案盒中都要保留一份“备考表”，其内容包括立卷人、检查人、负责人以及立卷时间的记录，也可以记录一些说明事项。1.2　归档文件的收集

归档文件的收集要注意归档文件收集的范围，并采用正确的收集方法。1.2.1　归档文件收集的范围

归档文件收集的范围应当结合国家档案局的规范要求，在结合本单位自身特点的基础上，制定本单位需要归档的文件材料范围。在单位中归档文件收集的范围主要包括四大类：上级机关下发的文件、本单位形成的文件、同级单位之间往来形成的文件、下级机关报送的重要文件。1. 上级机关下发的文件

上级机关下发的文件包括：上级单位对于本单位请示的红头文件批复，上级机关与本级机关转发的文件，上级机关对本级机关要求贯彻执行的文件，上级机关领导来本单位访问的重要讲话、照片以及录音等档案资料，上级机关针对本机单位下发的文件等。2. 本单位形成的文件

本单位形成的文件主要包括：本单位平时开会形成的会议纪要，本单位在发展中形成的工作规划、工作总结、工作简报、重要数据的统计表等，在单位变革中形成的组织机构设置、人事档案、财务档案以及一切具有一定价值的文件等档案。3. 同级单位之间往来形成的文件

同级单位之间往来形成的文件主要包括：非本单位主营业务、非隶属单位需要贯彻执行的文件档案，与本单位有业务往来关系的单位之间检查业务等形成的文件档案，同级单位与本单位来往、协商工作时形成的文件。4. 下级单位报送的重要文件

下级单位报送的文件档案主要包括：下级单位报送给本单位的工作统计表、工作计划以及工作总结等文件，下级单位报送给本单位的财务预决算、法规文件、重要往来文件等。

一些临时性并且尚未生效的文件以及文件的修改稿等都不需要本单位归档。从正式文件中提取的部分摘录以及非证明性文件等也都不需要本单位进行归档。1.2.2　归档文件收集的方法

文件归档需要对文档进行初步的整理，这就需要平时就对文档文件进行有针对性的归集，形成平时档案归集的良好习惯。

档案归集人员要及时对本单位已经处理完毕的具有一定归档价值的文件进行归档；对于经办人已经经办完毕的档案材料要及时督促归档；在单位以正式公文对外发布文件时，要将定稿或者红头文件保留归档；对于本单位的会议纪要、外出带回文件要及时进行收集和整理，便于后续归档。

单位档案需要按照文书、归档范围以及保管期限对本单位形成的图纸、资料、声像等文件进行收集和归档。一些部门人员将档案据为己有的行为要坚决杜绝。

文件归档的方法主要包括：区分全宗、对全宗内档案进行分类、立卷、档案排列、档案编目。

档案的系统排列与编目通常由单位的档案部门对档案进行统一的分类、编号，将零散的档案变成系统的档案。

对于各个部门交上来的档案中存在质量较差、不符合档案管理要求、不利于保管的档案要进行一定程度的调整和修改。

档案的全过程调整是对一些具有一定价值的零碎档案，或者在档案的馆藏系统遭到破坏时对档案进行系统梳理的过程。全过程调整要求对档案的零碎文档进行一定排序和保管。1.3　纸质文档的归类

纸质文档的归类对于秘书而言是一项浩大的整理归类工程。纸质文档的归类主要包括对纸质文档进行装订、分类、编号、目录书写、装盒等方面的工作。1.3.1　纸质文档的装订1. 装订要以件为最基本的单位

对于纸质文档的装订应注意装订要以件为最基本的单位。以件为单位的档案装订时为一份，例如，会议文件一次会议为一件、工作简报一期为一件、正文与附件为一件、大型会议手册一册为一件、正本与定稿为一件、同级或上级的来文和复文为一件。2. 装订要遵循一定的装订顺序

对于正文和附件为一件的档案，正文在前，附件在后；正文与定稿为一件的档案，正文在前，定稿在后；来文与复文为一件的档案，复文在前，来文在后；原件与复印件为一件的档案，原件在前，复印件在后。3. 装订档案的介质

对于长期保存和短期保存的档案，装订档案的介质也不一样。对于短期保管的档案可以以原装订方式进行装订。对于长期保存的档案要以线进行装订，避免使用金属订书钉，防止金属钉由于生锈对档案造成损坏。1.3.2　纸质文档的分类

纸质文档通常分为三类：文书档案、科技档案与专门档案。1. 文书档案

文书档案包括两类：党务档案与行政档案。单位的文书档案是单位在日常管理活动中或者党务活动中形成的文件材料。文书档案可以分为普通档案和一般档案。2. 科技档案

科技档案具有很强的专业性与成套性。科技档案是在单位生产、科学研究或者设备操作管理等基本生产经营活动中形成的文字材料、图表图纸、统计数据、录音录像等档案。对于部分单位，科技档案具有一定的涉密性。3. 专门档案

专门档案与普通档案不同，因其具有较强的专业性与特殊的管理方式，因此专门档案又称作“业务档案”或“专业档案”。专门档案的资料是单位在从事专业领域工作中形成的具有保存价值的档案。单位的会计档案、声像档案与人事档案均属于单位的专门档案。1.3.3　纸质文档的排列

档案案卷要遵循一定的顺序进行排列。通常可以按照以下四种方式进行排列。1. 按照时间顺序排列

按照时间顺序对档案进行排列需要注意的是，应当按照相同的事由对事件进行归类后再按照时间顺序进行排列。发生在前的事件排列在前，发生在后的事件排列在后。排列依据的时间主要指的是文件形成的时间，也可指文件的处理时间，例如会议纪要等。2. 按照纸质文档重要程度排列

对于同一类别的档案，可以按照档案记录事件的重要程度进行排列。重要程度高的优先排列，重要程度低的排列在后。3. 按照成套原则排列

对于具有成套性质的文件，例如会议文件、统计报表等需要集中归档，按照成套档案的重要程度进行排列。各套文件之间不可混淆。4. 按照处理顺序排列

对于一些保管期限较短的档案，应当按照处理完毕的顺序进行排列。

在档案排列的过程中需要注意的是，对于有明确日期和没有明确日期的文档，要先排列有明确日期的文档，再排列没有明确日期的文档。如果年、月、日日期记载不全的，要按照先排列年、再排列月、日的顺序。对于没有起始日期的文档，要有优先排列终止日期在前的文档。

以上关于档案的排列方法，可以以一种方法为主，结合其他几种方法进行排列，但不能同时运用几种方法对同一类档案进行排列。1.3.4　纸质文档的编号

档案内文件经过整理后，要按照一定的顺序进行编号。编号的目的在于为今后档案的查找、使用与保存提供方便。

纸质文档编号遵循的顺序：全宗号—年度—室编件号—保管期限。全宗号即同一级别的国家综合档案馆统一给各个立档档案的编号代码。档案年度即档案文档形成的年度，档案年度应以四位阿拉伯数字标注，例如“2017”。室编件号即对属于同一保管期限下的文件进行排序。通常情况下，同一单位同一年度同一机构的档案文件从阿拉伯数字1依次按顺序编号。档案文件的保管期限，分为“永久”“长期”“短期”，在纸质文档上可标注为“永”“长”“短”。档案文件的编号应当在档案同一卷的首页右上角或者上端空白处，按照“全宗号—年度—室编件号”的顺序写明。1.3.5　纸质文档目录的编制1. 纸质文档目录的编制方法

纸质文档目录的编制方法有以下五种。（1）对于档案采用年度分类法，并且单位规模不大，档案数量较少的单位，档案目录需要囊括单位内所有机构的档案内容，因此只要编制成一本专门的档案目录。（2）对于档案数量较多、规模较大的单位，档案目录要以年度进行区分，且每年度不同内部机构编制不同的档案目录。档案目录要采用复式结构分类法，一级目录为档案年度，二级目录为组织机构。（3）对于单位内部机构稳定的档案，可以以单位内部组织机构为一级目录，档案年度为二级目录。（4）对于档案采用保管期限分类法，也可以将档案目录按照保管期限各自编制成一本或者几本目录。（5）选择单位档案目录的编制方法要依据各个单位具体的全宗大小、档案数量以及分类结构等多方面的因素综合考量。2. 纸质文档目录的结构

纸质文档目录的结构包括三部分：案卷目录封面、案卷目录表、档案备考表。档案目录不宜采用卡片或者活页的形式，应以簿册装订为宜，并且要从左侧或者上侧进行装订。如果有必要，可以对档案目录加装保护封皮。档案目录封面模板，如表1-1所示。表1-1　案卷目录封面

档案目录的封面和扉页由全宗号、目录号、目录名称、编制单位和编制时间组成。目录封面左上角记录全宗号和目录号。档案目录名称要记录全宗名称、保管期限、密级等内容，例如“泰迪有限公司资产部（永久）案卷目录”。

档案案卷目录表要记录案卷号、案卷名称、卷内文件起止日期、档案保管期限、件数、页数、备注等内容。案卷号要用阿拉伯数字进行标注。案卷件数为档案卷内文件的数量。案卷页数为案卷内实际文件的总页数。备注中要记录档案文件的特殊情况，例如档案字迹变化、文件的移出情况等。案卷目录表，如表1-2所示。表1-2　案卷目录表

档案备考表用于记录档案的案卷目录和案卷的具体总结性的情况，例如案卷是否有分卷以及空号的情况，如表1-3所示。表1-3　档案备考表

通常档案归档人员在移交档案目录的时候要进行备份，一式两份，一份留存档案部门，一份留存组织机构，便于日后查阅。1.3.6　纸质文档的装盒

纸质文档要装入档案盒中，档案盒的长宽为310mm×220mm，高度分为三种，分别为20mm、30mm和40mm。档案有竖放和平放两种方式。竖放档案较为常见，方便查询和利用。平放档案主要是为了避免档案由于竖放发生扭曲。对于珍贵档案或对外形保护较为严格的档案宜采用竖放的方式。

档案装盒完毕后，在档案盒的正面要写明全宗名、档案编号等内容。同时，在档案盒脊上也要写明相应的内容。档案盒上盒号一栏由单位档案馆的工作人员进行填写。基于铅笔含有铅、碳元素，字迹的保存稳定性较强，因此档案盒上的各项内容要以铅笔书写。

在每一盒档案内，都要附有《档案备考表》，记录单位档案分部门的档案立卷人、档案检查人以及档案立卷时间等内容。在档案记录或保存过程中如果有其他要注意的问题可以一并记录在《档案备考表》中。1.4　电子文档的归档

电子文档的应用在单位中越来越普遍，并且与纸质文档有很大的区别。电子文档通常没有物化的表现形式，而是借助于电子介质作为载体进行体现。因此，电子文档的整理与归档工作与纸质文档的归类与整理工作有不同之处。电子文档要注重对电子文件的备份。1.4.1　电子文档的整理

随着计算机技术的成熟，电子文件在工作中运用非常普遍。对于具有重要档案价值的电子文件要及时归档。在日常工作中当具有档案价值的文件只能生成电子文件时，对于只能生成电子版的档案文件要及时进行备份并将文件保存在能够脱机保存的物质介质上。

电子文档有时候会处于流转状态，对于这种电子文档要及时采取捕获措施，将电子文档存储在电子文件存储器中，防止丢失。1. 文本电子文件

文本电子文件有时候要经过特定的处理工具才能形成特定的文档。这种文档的格式通常为XML、RTF、TXT等。在对这类文件进行收集时要对文件的存储格式以及转换工具软件等予以备注，必要时对文件转换工具进行备份。2. 扫描电子文档

对于一些重要的文件需要扫描形成电子文档，这种扫描文件要以统一的文档格式进行保存。若为其他格式，需要转换成JPEG或TIFF格式进行保存。3. 电子图纸文档

一些在特定软硬件环境中借助特定绘图软件或者计算机辅助软件设计的电子图纸等文档，需要在存储时注明与文档相契合的相关数据和软硬件环境。4. 音频和视频文档

对于音频和视频文件档案，存储格式为AVI或者MPEG。对于非通用格式的音频和视频档案文件要注明压缩算法以及相关应用软件。音频档案文件通常以MP3、WAV格式为主。音频档案文件要注明文件属性、文件参数，对于非通用格式要注明播放非通用格式音频文件需要的相关软件。

在整理电子文档时，在技术允许的前提下，最好将专业软件形成的电子文件转换成通用型电子文件，如果不能转换，则应当将专业转换软件一同收集。所有的电子文档要定期进行备份，防止丢失。1.4.2　电子文档的归档

电子文档归档要将具备打印可能性的文档打印出来，实行纸质文档与电子文档“双套”管理制度。1. 电子文档的归档

电子文档的归档时间分为两类，分别是物理归档和逻辑归档。物理归档是指将电子文档下载并保存在可脱机保存的载体上。电子文档的物理归档，应当以电子文档的纸质文档移交给档案部门的时间为归档时间。逻辑归档指的是不能以物理方式保存的电子文档应当将其管理权限移交给档案部门，逻辑归档并不改变电子文档的存储方式和存储位置。归档的电子文档保存时要一式三份，一份要放在档案馆封存保管，一份要留备查阅使用，一份要保存在异地。加密的电子文档要解密后再进行拷贝保存。物理归档的保存介质以光盘、硬磁盘为主，软磁盘不能作为保存物理档案的载体。2. 电子文档归档信息

电子文档归档时要在保存载体上贴上标签，标签上要记录以下信息：载体编号、全宗号、级别号、密级、保管期限、存档日期等。对于归档完毕的电子文档要禁止进行写入操作。3. 电子文档归档移交

电子文档归档移交时，档案管理人员要对电子档案的储存载体与技术环境再次进行核查。对电子文档的载体有无划痕情况进行检查，对电子文档有无特殊格式进行检查，并对电子文档的软件版本、操作手册等内容记载是否全面进行核实。单位档案整理人员在移交电子档案时需要填写《归档电子文件移交登记表》，如表1-4所示。表1-4　归档电子文件移交登记表1.5　档案的保护技术

单位档案工作的最后一步是要做好档案的保护工作。档案的保护工作如果没有做好，整理档案的前期所有工作都将功亏一篑。本节主要从纸质档案保护的基本内容与技术措施、电子档案保存介质的保护措施、电子档案信息的保护措施、照片档案的保护措施四个方面全面介绍档案的保护技术。1.5.1　纸质档案保护的基本内容与技术措施1. 纸质档案保护的基本内容

纸质档案保护的基本内容包括：防止纸质档案的损坏、延长纸质档案的保管寿命、维护纸质档案的安全。

防止纸质档案的破坏是纸质档案保护最主要的内容。纸质档案的保护要“预防为主，防治结合”，要预防文档的人为破坏，防止档案丢失。在纸质档案的保管过程中要采用一定的技术手段延长档案的使用寿命，并且要避免发生次生灾害。另外，保证档案的安全性很重要，要避免泄露一些重要机密文件，防止造成不良的政治影响。2. 纸质档案保护的技术措施

纸质档案保护的技术措施主要包括制成材料、库房管理和虫害防治三个方面。只有这三个方面的技术保护措施都做好了，才能更好地保护纸质档案，延长档案的使用寿命。（1）制成材料

档案字迹化学成分一般包括纯色炭黑、多色颜料和染料。这三种档案字迹以纯色炭黑保存的时间最长。纯色炭黑的物理特性稳定，耐氧化、耐光、耐酸碱，既不容易与其他物质发生化学反应，也不溶于水，是很好的档案书写原料。颜料一般用于书写有特殊价值的纸质档案。颜料又分为有机颜料和无机颜料两类。颜料具有耐光和耐碱性，不易溶于水和油，具有保存持久的特性。染料属于有机化合物，易溶于水，保存持久性差。

书写材料与纸张的结合方式分为三种：结膜式、吸收式与黏附式。结膜式即纸质档案表面覆上一层膜，将纸质档案字迹保护起来，是最耐久的一种保护方式。字迹材料是纯色炭黑的纸质档案适宜采用结膜式的结合方式。吸收式即字迹被纸吸收，这种方式虽然字迹耐磨但容易由于温度升高等因素造成书写文字的扩散，采用这种结合方式的通常有印泥、彩色油墨等。黏附式区别于结膜式与吸收式，在于书写字迹既没有被结膜覆盖又没有被吸收，而是黏附在纸张上，例如用复写纸、铅笔书写的文字档案材料等。结膜式纸质档案保存时间最长，其次是吸收式，黏附式纸质文档最不易保存。（2）库房管理

存放纸质档案的库房技术保护措施主要包括防尘、防光与温度调节。空气中的灰尘不仅是霉菌孢子的传播介质，还能吸附空气中的酸碱分子，附着在纸质档案上，对纸质档案构成破坏。因此，为了做好防尘，档案库房应当选择远离工业区和繁华的地段，并且档案库房应当选择密闭的环境，以减少有害气体对纸质档案的破坏。档案入库前应有专人对库房进行打扫除尘，而且档案入库后也要定期采取除尘措施，可使用空调装置净化灰尘。此外，在档案库房种植一些绿植也对除尘有帮助。

为了更好地避免纸质档案由于光照造成字迹模糊，档案库房应当尽量选择窗户较少的地点，例如地下库房，库房窗户朝向尽量为南北向。如果档案库房有窗户，应当给窗户配备百叶窗或者涂抹吸收紫外线的制剂等。档案库房光源应当尽量使用能够发出紫外线较多的白炽灯。

为了更好地保护纸质档案，应当将纸质档案放置于恒温、恒湿的环境中。库房应当配备专业的温湿度测量计。档案保护的最佳温度区间为14℃～20℃。对于湿度偏大的库房应当安装排风扇进行除湿，也可定期开窗通风降低库房湿度，除此之外也可借助生石灰或者木炭等吸湿介质除湿；对于湿度偏小的库房应当采取地面洒水或者放置水盆等增加库房湿度。纸张保护的最佳湿度为7%，必要时可放置一些防霉剂，防止纸质档案表面出现霉菌。（3）虫害防治

纸质档案防虫主要是防止一些会咬噬档案的虫类，例如白蚁、烟草甲、毛衣鱼等。档案防虫可采取化学手段和物理手段消灭虫害。化学除虫方法较物理除虫更普遍。化学除虫要借助除虫粉剂、液剂、熏蒸剂等快速灭虫害的化学制品。物理防虫主要是借助生物手段对虫害进行绝育，以达到防止虫害的目的。

档案保护要全方位、多点式，并定期对档案的库房进行管理和检查，将对档案保护的不利情况消灭在初期，避免造成更大范围的损失。1.5.2　电子档案保存介质的保护措施

电子档案保存介质要注意防水、防火、防磁、防紫外线照射。电子档案保存介质的保护主要从七个方面进行。（1）归档介质要避免用手直接接触，防止由于擦、划、触等导致存储介质记录层的破坏。所有电子档案的载体都应当做禁止写入处理，防止后期人为的对档案信息进行更改。（2）装入盒中的电子档案存储介质应当直立放置，避免平放造成的挤压。（3）电子档案保存介质应当远离有害气体，并避免强磁场带来的辐射，也要远离强热源。（4）电子档案库房要保持恒温恒湿，温度控制在17℃～20℃，湿度相对范围控制在35%～45%。（5）每年对电子档案的存储介质进行定期检查，以确保读写设备环境与存储介质之间的兼容性。如果不兼容，要将原有电子档案转移到新的存储介质中去，对于旧存储介质可按照电子档案保管要求进行处理。对于磁性载体、光盘电子档案较多的单位要每四年对光盘进行一次抽样读机检测，每两年对磁性载体进行一次抽样读机检测，并且要确保抽样率在10%以上。如果在抽样检测中发现电子档案信息不全或丢失，应当及时应用技术措施加以恢复。（6）电子档案应当每四年重新转存一次，并且原存储介质要保存四年。（7）保存电子档案存储介质要放入专门的装具中，防止灰尘和微生物附着在存储介质表面。灰尘和微生物会造成磁头的损坏与磁粉脱落。

所有电子档案存储介质都要进行分类管理，并且贴上分类号的标签。1.5.3　电子档案信息的保护措施

电子档案信息本身具有一定的特殊性，即电子档案容易被复制，通过网络途径传播，容易造成电子档案信息的泄露。因此，为了更好地确保电子档案的安全性，要对电子档案信息做好五个方面的保护措施。（1）凡是封存的电子档案一律不得外借。（2）如需复制电子档案，需要经过上级主管机构批准。未经批准，任何人和单位均不得复制电子档案信息。（3）经过批准查阅的电子档案查阅范围应当在权限限定的范围内，并且只能提供复制件。（4）对于涉及保密性质的电子档案，一律不准保存在联网的设备中，防止档案信息的泄露。对于需要通过联网方式提供查阅服务的电子档案，需要采取一定的安全防护措施，例如采用密钥技术、对于访问权限进行限定等，严格遵守国家有关部门对涉密电子档案信息的保密制度。（5）电子档案销毁时要制作《销毁文件目录》。电子档案信息的销毁要区分涉密和非涉密两类电子档案。涉密电子档案要连同存储介质一同做物理删除，非涉密电子档案可仅做逻辑删除。

在确保电子档案信息的保护措施十分到位的情况下，对于非涉密电子档案可以通过开设电子阅览室、复制以及网络服务等方式为单位或者个人提供查阅服务。1.5.4　照片档案的保护措施

照片档案应当在装具、放置环境、定期检查等方面做好保护措施。1. 照片档案装具

照片的底片袋应当选择不容易产生碎屑的纤维材料，化学成分稳定，中性、偏碱性，pH值在7.2～9.5范围内。照片档案应当放在非木制的存储柜或者书架中，避免由于木制材料的易燃、易腐蚀性导致照片老化或褪色。如果是铁柜放置照片，应当保证铁柜表层的喷漆化学性质稳定，避免由于高温造成的脱漆对照片档案形成二次损害。2. 放置环境

照片档案在保存时应当放置在恒温、恒湿的环境中。对于长期保存照片的环境，24小时内湿度应当控制差值在5%之内，温度应当控制差值在2%的变化范围之内。对于由于条件限制暂时未能达到照片档案储存条件的库房，应当设置缓冲房间，并且应当将照片在缓冲房间暂时放置。3. 定期检查

照片档案管理人员在接触照片档案时，要避免用手直接接触，应该戴上棉质手套，并且从照片边缘处拿放。照片要竖立放置保管，避免由于平放挤压导致照片之间相互黏结造成图像模糊的损坏。档案管理人员应当每两年进行一次抽样检查照片档案，每五年进行一次全面检查，对出现照片褪色、变形或霉变等情况应及时进行处理。第2章　会务策划与管理工作会务策划与管理是一项复杂而烦琐的秘书日常管理工作。会

务策划与管理工作主要包括：会务前的准备工作、会务人员的培

训、会议文字材料的准备、会务场地布置、会务住宿与会议餐饮

安排等。秘书只有掌握好这些会务知识才能圆满地举办好会议。2.1　会务前的准备工作

会议是否能够举办成功很大程度上取决于会前准备工作是否到位，会前的准备工作包括：制定会议预算、会议通知、会议议题、会议议程、会议日程、会议邀请函、会议回执与应急方案等。每一个具体环节都要求细致谨慎，并且应遵守一定的会议策划要求。2.1.1　制定会议预算

凡事预则立，不预则废。会务前的准备工作就是为会议的举办做铺垫。制定会议预算就是一项重要的会前准备工作。制定会议预算的依据是上一年度类似会议的费用支出以及本次会议的会务内容。会议预算做得好，能够有效地避免会务资金紧张或者浪费的现象。1. 会议预算项目

会议预算项目一般包括会议场地设备费用、住宿费用、餐饮费用、交通费用与人工成本等，如表2-1所示。表2-1　会议费用预算内容2. 会议预算的注意事项

在制定会议预算的过程中有三个方面需要注意。（1）住宿费用

由于酒店除了对入住客人提供住宿等条件外，还会有诸如长途通信、水果酸奶、洗衣等额外服务，因此，会议主办方提供住宿应与酒店协商不提供其他额外服务项目，以免住宿预算超支。（2）餐饮费用

对于会议早餐通常会选择酒店自助餐，特别要注意的是预估就餐人数与实际人数最好不要相差15%，因为一旦相差太大，酒店会按照预订人数准备早餐而非按实际人数收取早餐费用。做好预估，能够节省一笔早餐会议开销。（3）酒店酒水服务

对于晚餐，酒店一般会提供酒水服务，如果自带酒水，通常会在基本消费的基础之上再加收一定的服务费，服务费的标准比例不同酒店会不同，一般为15%，这一部分费用也要在预算时加以考虑。

在制定和执行会议预算的过程中，会议的每一步骤和环节应严格按预算执行，同时应允许会议过程中出现适度偏差。会议中的预算偏差一般应控制在会议总预算的15%左右为宜，并且要及时将变动预算记录下来，以便以后作为调整会议预算编制的依据。会议费用在使用过程中，要防止出现超支以及挪用的现象。2.1.2　制定会议通知

在举办会议前，主办方事先要制定会议通知。会议通知的作用在于向参加会议的单位和个人发出邀请并告知相关会议信息。1. 会议通知的内容

通常情况下，会议通知的具体内容包括七部分。　会议的背景、目的和名称。会议名称在会议通知里首次提到一定要用全称，后面可用简称。　会议时间。会议时间在会议通知中通常包括三个时间，分别是会议报到注册时间、会议召开时间和会议结束时间。　会议地点。会议地点应当具体到城市的哪个区、街道或者路、会场、楼层、会议室房间号等。　会议的主办方及组织机构。如果有其他单位协作办会，要写明协作单位。对于办会期间成立的筹备委员会、组织委员会以及学术委员会等要写明组成人员的具体情况。　会议参加对象。会议通知中应当列明参加会议人员的条件，如职务、年龄及所在行业等。对于规模有要求的会议，还应当对参加会议的各单位人数予以限定。对于专题工作会议，参会对象一般为各级分管领导。　会议联系方式。在会议通知里应当列明主办方和筹备组成员的固定电话及主要负责联络人的手机号码。　会议的其他事项。会议通知里的其他事项通常包括会议注册费用如何缴纳，开具发票的情况，参会回执的截止时间，会议报告或论文的提交方式及时间，午餐、住宿及交通费说明等。2. 会议通知的规范

会议通知的正文书写规范一般包括标题、正文和落款三个部分。下面以一篇会议通知为例，说明如何书写一篇合格的会议通知。范例东方集团公司关于召开2017年度优秀员工表彰大会的通知集团公司所属各单位：

为了对集团优秀员工进行表彰总结，进一步发挥优秀员工的模范带头作用，经集团公司领导班子决定，召开东方集团公司2017年度优秀员工表彰大会。现将有关事宜通知如下：

一、会议内容：对集团所属各公司的优秀员工进行表彰奖励，并对集团2017年度工作进行总结分析。

二、参会人员：集团公司所属各部门代表（各部门选派两名代表参会），以及集团优秀员工。

三、会议时间、地点：2017年1月16日，集团公司五层会议中心（510室）。

四、要求：请参会代表佩戴参会人名牌，着正装出席。

五、联系方式：高鑫　010-43243236。东方集团公司办公室2017年1月6日

会议通知的标题一般格式为《××（会议主办方）关于召开（或举办）××会议的通知》。如果出现会议是由多个主办方联合主办的情况，或者其他情况，会议通知可简化为《关于召开（或举办）××会议的通知》。

会议通知正文部分首先要写明会议的背景以及会议目的。正文主体部分要用小序号列明会议通知的具体事项。正文结尾要写明会议联系人及其联系方式。

会议通知落款要写明会议主办方和发文日期，另外还要在主办方处盖上公章。2.1.3　制定会议议题、会议议程、会议日程1. 会议议题

一个会议是否能吸引人来参加在很大程度上取决于是否确定了一个好的会议议题。会议议题必须具备四个特点：必要性、重要性、明确性与可行性。会议议题应当集中简单，不能过于分散；会议议题要避免把不同范围的议题放在同一个议题中；会议议题应当将社会需求、行业需求和单位需求通盘考虑。

通常情况下，会议议题是由单位领导根据工作需要制定的。除此之外，也有先由单位秘书进行相关的调查研究，按照所需议题的轻重缓急整理成相应的书面材料，再由领导审阅。对于代表大会这种会议，会议议题通常由参会代表先提出，并交到秘书处汇总，秘书处汇总之后，统一提交“提案审查委员会”商讨，只有“审议通过”的议题才能被正式列入会议议题。

会议议题的制定要满足三个方面的条件：（1）有一定的事实依据；（2）会议议题应当紧密联系本单位的工作实际；（3）会议议题要有明确的目标。

制定会议议题要把握三个原则：（1）要将组织者的愿望反映在其中，说明一定的会议目的；（2）会议议题必须让绝大多数参会者能够接受；（3）会议议题要带有一定的社会性，要被社会认可，避免非法议题。

在制定会议议题的时候，要注意的是如果一个会议有若干会议议题，必须把最重要的议题放在最前面，避免将重要议题放在后面，出现由于参会者的疲劳导致重要议题被搁浅的现象。2. 会议议程和会议日程

确定了会议议题之后，就要制作会议日程安排。会议日程的制定要把握一个总体原则，保证会议在最佳时间召开，按其重要程度依次排列。通常情况下，在一天当中，上午九点到十一点、下午两点到四点是人精力最集中的时刻。因此，应当将全体人员出席的会议安排在上午，分组讨论会议安排在下午，晚上可以适当安排晚宴和一些娱乐活动。

在制定会议日程之前应当先制作会议议程。会议议程是对会议内容的简单排序，而会议日程是会议议图2-1　会议议程的具体安排。一般来说，会议议程一旦制定不允许程流程图修改，而会议日程在时间、地点与参会者等方面可做调整。要遵循制定会议议程在先、会议日程在后的顺序。会议日程是会议议程的具体体现。

会议议程通常情况下的安排顺序，如图2-1所示。

会议议程和会议日程都需要经过单位领导审批后，方可对外发布。以下是东方公司举办的第五届新产品展销会会议日程，如表2-2所示。会议议程和日程都需要在会前发布，通常为会前至少一周通过公司邮箱或者OA系统通知员工。表2-2　东方公司第五届新产品展销会日程表2.1.4　制作会议邀请函，统计会议回执信息1. 会议邀请函

会议邀请函适用的会议范畴包括学会研讨会、贸易洽谈会、产品发布会以及咨询论证会等。由于有些会议不负担参会者往返的路费，特别是外省参会者通常需要用会议邀请函回单位报销差旅费，因此，会议主办者制作会议邀请函是十分必要的。

会议邀请函通常包括四部分内容：（1）会议名称、目的以及会议背景；（2）会议主办单位；（3）会议时间、地点以及会议内容；（4）会议的联系方式以及其他说明。

会议的邀请函的结构通常由标题、称呼、正文、落款以及成文时间五个部分构成。会议邀请函的标题要包括两个要素，一是会议名称，二是“邀请函”三个字。

会议邀请函的称呼一般有三种情况。第一种情况是发给单位的邀请函，称呼应当用对方单位的名称；第二种情况是发给个人的邀请函，通常要写“尊敬的××”，后缀可添加“先生、女士”等词；第三种情况是公开发布的邀请函，没有特定的邀请对象，则用“敬启者”称呼。

会议邀请函的落款要写明主办单位的全称，并且要加盖相应的公章。成文时间应当具体到日。

以下为会议邀请函的一般格式范本。范例东方公司年度总结会议邀请函尊敬的××（女士／先生）：

为了提高2017年度公司的内部运营管理能力及应对外部市场环境变化的能力，我公司拟定于2017年1月20日在公司总部五层会议室召开2016年度工作总结大会，欢迎集团下属各单位领导前来参加。

组委会联系方式：

联系人：王莹

邮箱：etddf@dongfang.com

电话：010-45323449

传真：010-45323447东方集团公司2017年1月17日2. 会议回执

在发出会议通知后，通常后面要附有会议回执。会议回执对于会务工作有着至关重要的作用。会议主办方可以根据会议回执的情况进行相应的统计，明确参会的人数以及参会者的预计到达时间，进而对酒店的餐饮和住宿进行合理的安排。会议回执的内容通常包括四个方面：参会者的姓名、联系方式、所在单位、是否协调安排住宿等。会议回执的通用格式，如表2-3所示。表2-3　“东方公司2016年度总结大会”参会回执

制作会议回执时需要留出备注栏，对参会者的特殊要求进行考虑，例如：随行家属、饮食习惯以及交通代理等。对于参会者特殊要求的知悉，有利于更好地统筹安排，并提高会务服务水平。2.1.5　制定会议应急方案

为了更好地应对会议中的各种突发情况，制定会议应急方案是十分有必要的。会议主办方应当成立会议安全防治小组，全权负责会议期间的安全工作，包括安保和应急措施等。

会议应急方案通常包括四个方面的内容：紧急医疗、餐饮安全、火灾地震以及抢劫偷盗等。1. 紧急医疗

紧急医疗应当成立相应的紧急医疗系统，包括会场医务室或者酒店紧急救护系统。在会议宣传册上应当标明会场医务室所在位置以及紧急事件联络电话号码。对于大型会议，会议安全防治小组应当备有相应的医疗用品，例如绷带、氧气筒或者阿司匹林等紧急常用药品。对于在酒店举办的会议，应当在会议宣传册上对酒店的绿色通道给予标注。要有医务人员值班，并且安排好相应的应急车辆。2. 餐饮安全

对于大型会议，餐饮安全是主办方应当特别考虑的问题。会议主办方可根据历年会议主办合作餐饮企业的情况，慎重选择食品质量好、信誉度高的餐饮企业进行合作。对于在酒店举办会议的，要提前对酒店的就餐环境和安全问题进行考察，并提出相关要求，确保会议期间参会人员的饮食安全，防止参会人员就餐发生食物中毒现象。3. 火灾地震

另外，会议主办方的安全治安小组应在会议前对会场的防火情况进行考察，主要包括会场是否有火灾烟雾报警器、消防设备是否超过使用期限、安全通道是否有标识等。会议期间可以印制会议防火手册，放在参会者的手提袋中供参会者参阅。4. 抢劫偷盗

会议期间的安保工作看似简单，但却非常重要。作为会议秘书，要在会前提醒会议安保小组加强安全检查，必要时可进行安保演练。会议期间应当加强会议的安保工作，避免在会议期间出现偷盗的情况。一方面，主办方应当加强会议期间的巡逻；另一方面可书面通知参会者避免携带贵重物品参会，这样就可以避免发生会议期间参会者财务损失的情况。2.2　会务人员的培训

一个高水平的会议离不开一支高水平的会议服务队伍，高水平的会议服务队伍离不开高水平的会务人员培训。本节从会务人员的组成、会务人员培训目的、会务人员培训的内容与方式、会务场地席位和席次安排四个方面对会务人员如何进行培训以及会务场地如何安排进行介绍。2.2.1　会务人员组成

大型国际会议会务组成人员包括：国际会议领导小组、本地组织委员会、学术委员会、会议秘书处、会议工作小组。1. 国际会议领导小组

国际会议的领导小组全面负责会议期间一切重大问题的决策。国际会议领导小组成员一般由调配人、财、物权力的人员构成。领导小组的成员不允许对外公开。2. 本地组织委员会

本地组织委员会通常是为举办有国际组织接洽的国际会议设立的机构。本地组织委员会要定期对国际组织和内部领导小组汇报会议工作进度。本地组织委员会在筹备期间一般要召开三次会议，分别在会议筹备前、会议注册之后和临近开会时。3. 学术委员会

对于大型学术性会议要设立学术委员会。学术委员会负责大型学术会议的会议主题和会议内容的拟定。学术会议日程拟定、会议论文征集与评审、会场设备要求等均由学术委员会负责。学术委员会应设置一名主席、一至两名副主席、数名委员会成员。为了保证学术会议的权威性，学术委员会可聘请海外学者担任学术委员会成员，但是担任学术委员会成员的海外学者数量不宜过多。4. 会议秘书处

会议秘书处负责会议的全部筹备工作。秘书处人员要求必须是专职人员。秘书处应设置一名秘书长与若干名副秘书长。秘书长负责整

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