作者：轩英博
出版社：中国经济出版社
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高效会议管理全案：会前、会中、会后的管理实战技巧试读：
前言
随着国内企业管理水平的不断提升，以及人们的信息沟通方式、思维模式及工作方式的颠覆性变革，作为一项基础组织行为的会议管理得到了越来越多企业的高度重视。动态变化的消费需求与竞争白热化的市场环境，决定了企业必须要通过高效会议，及时制定有效的战略规划，才能长期立于不败之地。
本质上，会议是组织内部的正式沟通方式，企业日常经营、发展战略等方面的决策与执行都需要通过会议完成。由于传统思维模式与管理手段的影响，国内企业会议效率普遍较低，陷入“会而不议，议而不决，决而不行，行而无果”的尴尬局面，甚至有业内人士指出，和三星、谷歌等尤其强调效率的海外巨头相比，国内企业仅有20%～30%的会议时间得到了利用。在文山会海中，企业不但未能达成预期目标，而且造成了严重的资源浪费。
在国内企业中，常见的会议问题主要包括：会议繁多、不能准时开始与结束、会议缺乏明确的议题、与会者相互重复空话、会议决议无法落实等。造成会议效率低下的因素十分多元化，比如：与会者担心威胁到管理者的权威，而在发言时有所保留，导致问题难以快速解决；会议开始前，与会者未能做好充分的准备工作；“官僚主义”盛行，繁琐的流程导致会议流于形式等。
一个完整的会议流程包括会前、会中及会后三大组成部分，其中会前部分涉及到会议议程拟定、明确会议议题、准备会议材料、通知与会人员准备会议、会场布置、座位安排等多项内容；会中部分涉及到会议接待、会议主持、会议记录、维持会议纪律等；会后涉及到与会者提交会议报告、会议总结与分析、会议结果公示、会议制定方案执行与监督等。
从上述会议流程来看，要想实现高效会议，会议管理者必须具备较强的会议管理能力，对各个环节进行精细化管理，在确保达成会议目标的同时，提高与会人员满意度，为会议决策的真正落地奠定坚实基础。
从艾瑞咨询、麦肯锡等知名市场研究机构发布的国内企业管理层工作时间分配来看，管理者大部分的工作时间被用于进人际沟通方面，其中，大大小小的会议更是在其中占据了极高的比重。尤其是在大型国内企业之中，会议往往同时涉及到多种利益相关者，要想在短时间内使各方利益诉求都能得到满足显然是一件十分困难的事情。
作者和业内同仁交流沟通时，发现很多企业管理者确实认识到了会议管理的重要价值，但在管理实践中却找不到有效手段打破当前困境，甚至因为部分管理者改革手段太过激进，导致组织部门矛盾激化，给企业带来了不可挽回的重大损失。
有鉴于此，作为企业管理观察者，会议管理研究者、从业者，作者在结合万达、三星、华为、谷歌等海内外诸多实践案例，以及自身多年从业经验的基础上创作了《高效会议实战指南：手把手教你做会议管理》一书，对会议管理进行了全方位、立体化的深入分析，为国内企业提供了一条行之有效的高效会议探索路径，希望能够为读者、创业者、经理人、企业领导者等提供一些启示与帮助。
本书将从打造企业沟通桥梁、建立新型会议管理制度、会议实战技巧分析、规避低效会议、创建会议进程表、会议组织流程与实践、会议发言引导与规范、制定会议决策、会议冲突管理、实现会议可视化等十大维度，对会议流程进行全面剖析，无论是规模较小的小微企业，还是体量较大的行业巨头；无论是处于初级发展阶段的企业，还是已经成熟的企业，都能从中找到适合自己的会议管理解决方案。
会议管理者尤其重视的以下问题也将在本书找到满意的答案：
如何找到会议低效的症结？
如何提高与会人员发言积极性？
如何预防并处理与会者离题及冲突？
如何确保会议富有时效性？
如何拟定正确的会议议题？
如何处理无法达成的议题？
如何有效控制会议成本？
如何做好会议记录？
如何确保会议决议能够真正落地？
……
在新生事物层出不穷的移动互联网时代，企业面临的竞争环境更为复杂、更为激烈，产品、服务及模式的红利期越来越短，企业需要通过不断创新才能长期保持较强的竞争力。而在转瞬即逝的市场机遇面前，很多企业因为会议效率低下，不能及时制定有效的战略规划，从而处于极度被动的不利局面。因此，提高会议效率成为企业管理者亟需解决的重点问题。
实现高效会议绝非是一件简单的事情，它需要企业管理者转变思维方式与管理理念，引导组织成员积极配合会议改革工作，加强组织各部门间的沟通协调，实现会议科学合理决策。与此同时，还要积极引入新技术与工具，打造集视频会议系统、屏幕拼接显示系统、会议录播系统、信息发布系统等诸多模块为一体的会议智能管理系统，提高会议效率与质量，并降低会议成本。
第1章会议管理：企业沟通协作的桥梁
为什么要进行会议沟通？
无论是个体还是组织，在成长与发展过程中都离不开沟通。对个人而言，沟通是与他人建立互动关系的有效手段，对组织而言，沟通是实施管理的必要方式。经过沟通，各个参与主体能够实现信息的传递，理解对方的想法。
在企业中，管理者与下属之间的高效沟通，能够使员工认识到自己的价值所在，对自己的岗位充满信心，提高员工工作的积极性，促使其掌握更多专业技能，追求更高层次的生活目标。沟通能够促进各个部门之间的交流，加强不同部门之间的配合与协作，使员工为了共同的发展目标凝聚在一起。所以，企业管理应该围绕管理沟通来展开。
管理沟通能够起到连接企业整体的作用。而要实施管理，就要发挥沟通的价值。沟通能够让企业把握顾客需求，通过发挥优势资源的力量，为顾客提供优质的产品与服务，进而推动企业的发展。换个角度来说，如果沟通方面存在问题，则容易给企业管理带来更多压力。
顺畅的沟通能够使人们进行友好交往，降低工作难度，达到预定绩效指标。如果沟通存在问题，就容易影响企业的整体运转，无法输出优质的产品与服务，难以获得用户支持。数据统计显示，企业管理者在沟通方面投入的时间占到总体的七成。
通常情况下，企业内部会通过召开会议、组织谈判、聆听报告、谈话交流等方式进行沟通，对外则会约见合作伙伴、拜访客户。另有数据表明，因沟通不畅导致的问题在企业中占到七成，具体表现包括企业决策难以落实、工作效率难以提高、管理不善等等，本质上来说，这些问题在一定程度上都是因为沟通不畅导致的。所以，企业不能忽视管理沟通，还要在发展过程中不断提高这方面的能力。
管理学大师H.A.Simon（哈伯特•西蒙）认为，如果将沟通看作一种程序，组织成员就能通过这种程序，让其他相关成员了解自己的想法，实现信息的有效传达。高效的沟通则能够将主体的意愿准确无误地传达给信息接收方，避免在信息传达过程中出现内容疏漏。
员工能够运用开放性的沟通渠道，在高效沟通的基础上，掌握全方位的信息，并与其他人进行探讨，各抒己见，就相关问题提出解决方案。在这种情况下，企业就能提高运营效率，还能在管理实施过程中发挥员工的主观能动性。
高效的沟通，能够使企业培养并打造出优秀的员工队伍，不同部门的员工能够相互配合，共同完成任务，员工能够团结到一起。另外，企业需要通过沟通掌握发展所需的信息资源，并促进员工之间的交流，营造良好的内部氛围。因此，沟通对企业而言具有不可替代的价值。下面，对会议沟通进行简单分析。
企业需要投入足够的成本来实施“会议沟通”，这种沟通形式对时间要求较高，企业在遇到发展难题或价值量高的问题时，会采用会议沟通方法。常见的情景如下：（1）企业要进行思想传达或开展一致行动。代表性的例子有：商讨项目计划或者项目建设规划；（2）要得到相关负责人的同意，聆听不同意见。代表性的例子有：对项目考核制度进行探讨，在经过负责人同意后进行发布；（3）传达价值量的信息。代表性的例子有：项目阶段性总结；（4）辟谣，以免负面信息影响团队运作及企业的整体发展；（5）针对难度大的问题制定解决方案。代表性的例子有：企业的技术攻坚问题，或者对已有方案的可行性进行探讨。
调查结果显示，在很多企业管理者的工作时间里，开会占用的时间达三成，出差占用的时间也达到三成。接踵而来的会议安排需要管理者投入一定的时间与精力，过多的会议则容易让参与者感到疲惫，给他们带来压力。
通过分析能够发现，尽管企业管理者都明白会议需要公司给予相应的资源支持，但他们也清楚地知道，对企业而言，会议是一种有效的沟通方式，通过召开会议，组织成员之间能够进行直接的互动交流，实现信息的准确传达，以会议形式增进各个部门之间的联系，降低不同部门间员工合作的难度。
因此，对企业及员工个人来说，要实现自身的发展，都要有意识地培养沟通技能，在解决问题的过程中逐步实现经验积累，并应用于企业发展及个人成长中。
会议沟通的四种主要类型
企业会议可划分成不同类型。不同类型的会议，在前期准备上是存在区别的，但无论是什么类型的会议，要想提高组织效率，体现会议价值，无疑都要做好准备工作。在这里，对如下四种会议类型进行分析：
◆正式的大型会议
在企业正式的大型会议中，具有代表性的有：董事会重大会议、股东大会、企业高层会议、公司年度等。一般情况下，这类会议都十分注重会前的准备工作，这样才能在企业重要人物面前呈现自己的最佳状态。但事实情况是，就算是正式的大型会议，其前期准备也会存在不足之处。并非所有大型会议都如人们想象中那样，是经过周全的准备才召开的。
◆日常会议
在企业的日常会议中，具有代表性的有：每隔一段时间召开的董事会、经理层会议、事业部会议等等。如果公司本身精于管理，日常会议则会在准备良好的前提下召开，不过，很多企业仍需在原有基础上进一步提高日常会议的效率。举例来说，日常会议包含过多议程的情况时有发生。很多情况下，与会者会在日常会议中探索企业现阶段的运营情况，还会就今后的发展方向提出各自的见解。
但企业应该避免将不同的问题混为一谈，而是要根据自身发展需求进行有效衡量。另外，要针对问题的类型及其重要性，为其分配适当的讨论时间。为了避免企业陷入传统思维的困局，管理层应该重视创新，在时间分配上，可以预先规定，将创新作为管理层会议的核心议题，定期围绕该议题展开讨论，制定会议决策。
◆工作小组、跨部门团队等会议
与其他会议相比，工作小组、跨部门团队会议的价值更大一些，但前期准备显得有些不足。通常，项目经理或小组领导会担任会议主持，负责进行会议准备。但是，由于缺乏专业的会议管理经验，也未经历系统化培训，他们负责组织的会议并不具备高效特征。
◆临时性的小型会议及讨论
对一个企业而言，组织临时性小型会议或讨论的频率要高于其他会议类型，但这类会议通常缺乏足够的准备。会议期间，与会者依靠现场发挥展开讨论，但正是因为如此，会议效率才难以提高。作为企业管理者，不能放任其他人在问题出现时匆忙与自己展开讨论，也不能在未做准备的情况下进行决策。
诚然，企业管理者让员工随意出入自己的办公室能够在公司内部营造开放式氛围，也能拉近管理者与员工之间的距离，但是，过度放纵只能导致会议准备不足，影响整体效率。有些小型会议及讨论无需通过书面文件传递信息，但管理者需要通过询问员工来了解一些必要信息。例如，管理者可以在与员工沟通过程中了解对方是否有交流需求，具体内容如何，通过交流想要达到的效果，预期的价值，如果要组织会议，会议召开的大体时间，自己需要准备的资料等等。如此一来，管理者便能够对员工的谈话目的、需求等进行把握，并针对其问题，给出有效的应对方案，避免浪费时间。
在询问结束之后，管理者需要提醒员工进行会议的前期准备，与此同时，要让员工做好会议成果的预期，从而保证会议的高效进行。
很多企业中都存在这样的现象：管理者认为自己在员工身上投入了很长时间，但员工却认为自己的上司无暇顾及他们。事实上，这个问题没有明显的对错之分，因为企业管理者的时间是有限的，他们需要处理各种各样的事情。付出的时间多少与问题是否解决之间没有直接的联系，只要提高时间利用率，就能在不同事务之间做好协调。对企业会议来说，前期准备是必不可少的。
企业管理者需要清楚地意识到，作为管理者，他们通常不会拿出太多的时间与下属开会，一般来说，管理者只会与下属就某个问题进行商讨，所用时间大概在10分到30分钟左右，商讨结束，则会立即投入自己的工作。
但是，如果会议并非以问题解决为中心，而是就人员相关问题展开讨论，则会议时间不得低于一小时，实际上，这种会议通常会持续两个小时的时间，也可能超过两个小时。管理者需要认真对待此类会议，不能吝惜自己的时间，而应该在会议中发表自己的见解，与其他参会者展开高效的交流与互动。
某些情况下，当管理者意识到自己的下属想和自己讨论问题时，会主动询问对方谈话的具体内容，对方没有直接表达自己的想法，却委婉地表示，自己想和管理者进行面对面的沟通。在这种情况下，管理者应该明白对方的请求，并根据自己的时间安排，在方便的时候与下属进行直接的沟通，而不是在会议期间掺杂与这个人的讨论，以免对方因外界因素的影响，无法表达自己的真实想法。
有时候，企业在运营过程中也会突发危机事件，管理者需要与相关负责人立即进行沟通，改变自己原有的工作安排。不过，危机情况毕竟发生的概率毕竟较低。
从根本上来说，无论是在企业中，还是在自己的生活中，都要认真对待并处理好与他人之间的关系。为此，人们都要付出必要的时间与精力，不能操之过急。
会议沟通基本要素与内容
会议在企业发展过程中，具有增进交流、化解冲突、制定决策等重要功能。但目前很多企业举办的会议重形式而不注重内容，会议流程十分繁琐，甚至有的企业频繁开会，让员工陷入了会海，导致企业运营成本明显提升。
开会本身的目的是为了通过协商处理问题，而不是让管理层展示自己的权威。员工对企业无效会议积怨颇深，会议占用了他们大量的工作时间，导致本能按期完成的项目被迫延期，而且造成的后果只能由自己承担。如果每次开会前，能对会议成本进行评估，并由发起单位买单，开会的频率会明显降低，效率会大幅度增加。
◆会议沟通的基本要素
通过举办会议，可以为各部门人员构建一个良好的沟通平台，不但可以增进组织成员的情感，提升内部凝聚力，而且能够让高层管理者及时了解企业的经营数据，为其制定更为科学合理的决策提供有效支撑。不过会议最为关键的目的还是在于解决问题，而问题的解决需要与会人员积极发言，而不是组织方的一言堂。中国人在表达自己观点时相对委婉，而不是像西方人一样开门见山，某些时候，嘴上说的未必就是心理的真实想法。
通常而言，要实现高效的会议沟通，首先应确定以下五大要素：（1）议题要和参与开会的人有关
会议一般都有确定的议题，参与开会的人应与议题内容有所关联：关系到自己的切身利益、对议题比较了解或讨论的内容在自己的职权范围之内，如此参会人员才会具有参与感和责任感，能够积极参与到会议过程中。（2）选定适当的出席人员
召开会议是为了做出某种决策、解决某个问题，因此参与会议的人应对议题内容具有决定权，且在职务上也有权利与义务去执行会议做出的决定，如此才能真正发挥会议的价值，推动会议内容切实落地。（3）具备专业的会议主持人
主持人是会议的关键角色，负责引导与会者积极发言、控制会场秩序、掌控会议进度、管理会议时间、保证讨论内容不偏离主题、归纳发言人要点、进行最后总结等诸多内容，因此一个专业的会员主持人是保证会议顺利进行、提高沟通效率的必要条件。（4）会前要有充分的准备
会前充分准备也是提高会议效率的关键一环，比如会议主持人要在会议召开前制定自我检查表，内容主要包括：会议准备时的检查点，即会议的各项准备工作是否有效完成；导入议题时的检查点，即是否恰当地将参与者引入议题；进行讨论时的检查点，即会议讨论时是否出现跑题、超时、争吵、指责等情况；导出结论时的检查点，即如何引导参会者共同导入结论，达成会议共识。（5）参与开会人的态度
与会者对待会议的态度直接决定了会议能否高效、深入进行，这种态度主要体现在以下几个方面：
★是否准时到达会场参加开会；
★对要讨论的议题是否提前了解并做了充分准备；
★会议过程中是否尊重他人的发言权；
★是否耐心、虚心地倾听别人的不同意见；
★是否希望会议能得出好的结论、达成预期成果。
◆会议沟通的主要内容
随着消费需求的不断升级以及市场竞争愈发激烈残酷，企业需要举行的会议数量也明显增加，会议管理成为企业运营中的一项十分重要的工作。参加的会议越多，我们就会越了解高效会议的重要性。会议内容无疑是影响会议效率的一大重要因素，具体来看，会议内容主要包括以下几点：图1-3会议沟通的主要内容（1）重点
以开会的方式对近期企业各部门的工作重点进行有效规划、总结，无疑是最为简单有效方式之一。（2）难点
企业发展过程中会出现各种各样的问题，有些问题可能组织成员可以直接解决，但部分问题尤其是涉及到跨部门协作的问题，仅靠某个员工或部门的力量并不能有效解决，组织相关部门的员工参加会议，共同协商解决这些难点，就显得十分必要。
跨界融合成为常态的背景下，即便是部门内部会议可能也需要其他部门人员共同参与，部门经理刘超所在的计量部就经常出现这种情况。
2018年5月的某个周二，刘超想要召开一项企业技术标准研究会议，由于公司事务繁忙，刘超没有足够的时间来协调组织会议，此时，刘超想到了得力助手小王，于是将小王叫到办公室后，向其提出了这样的要求：“我计划本周五召开企业技术标准研究会议，你通知研发、生产、供应部门相关人员参与会议，各部门都要有负责人到场，尤其是和技术标准相关的人必须要参加，咱们部门的王明、李辉、董飞都必须参加，你协调一下，周三下班前将名单提交给我。”
周三上午，小王找到刘超，研发部、生产部近期工作繁忙，难以协调时间，刘超告诉小王可以找两部门的部门经理协调。结果开会那天仅有本部门的王明、董飞按时到场，刘超非常生气，小王急忙打电话找人，10分钟后，生产部来了一个车间组长，几分钟后刘辉到场，并小声向小王抱怨：“开会时间不是明天下午吗？”
在这个案例中，刘超负有主要责任，其对会议组织关键要点把握不清晰，导致会议在组织环节出现较大问题。会议在企业中的功能主要包括以下几点：（1）传递公司经营理念与文化。（2）传达上级决策。（3）针对某个问题共同制定解决方案。（4）分享灵感与创意，推动企业创新。（5）反思总结，优化改善。（6）发布关键信息，达成告知功能。
会议作为一种企业内部沟通协调的重要工具，通过科学合理的会议管理，使各类会议能够顺利召开，可以为企业的经营管理提供有力支持，无论是企业管理者，还是基层员工都应该充分认识到会议对企业发展的重要价值，积极配合会议流程，维护会议秩序，确保会议的高效组织开展。（3）疑点
因为能力和掌握的资源等方面的差异，人们对待同一件事情的看法会有所不同，比如对于日常的工作，有些人更加积极主动，在上班之余，还会通过参加相关培训课程来提高自己；有些人则较为被动，每天仅是按部就班地完成自己的本职工作。不过无论哪种员工，在工作过程中总会存在一些困惑，需要通过开会共同商议解决方案。（4）创新点
员工每天要完成的工作，大多是重复性的、无趣的。但在解决问题时，因为出发点不同，不同的人可能会给出不同的解决方案，通过组织会议鼓励大家积极创新，提出新思路、新观点，无疑能够有效增强组织的活力与创造力。（5）热点
人们每天如果只局限在自己岗位的具体工作中，很容易思想僵化，一味的根据自己的经验处理问题。所以，在管理过程中，企业管理者要引导员工不断学习，督促他们努力提升专业技能与综合素质，通过组织会议让组织成员共同分享，并讨论当下的行业热点。（6）焦点
专注于某一焦点，可以提升企业的专业性与市场竞争力，企业管理者可以组织专题讲座或者邀请业内专家就某一个热点的解决方案进行研讨，并让员工共同交流学习，长此以往，企业的综合实力会得到明显提升。
会议沟通的主要功能与技巧
开会最能体现一个人在团队中的地位与作用。团队管理者要想了解团队成员的想法，要想向团队成员传达上级领导的指令，要想协调各种关系，都可以通过开会来实现。开会是一项最基本的管理技能，所以，管理人员要学会如何开会。
◆会议沟通的主要功能
以信息流动方向为依据，会议形式会在头脑风暴与指示传达之间徘徊。要使用何种会议形式，主要取决于会议目的是什么。会议能达到的目的有很多，也就是说会议的功能有很多，具体分析如下：（1）集思广益的功能：会议可以将不同的人与想法汇聚在一起，这些想法相互碰撞，最终可以将存在分歧的意见统一起来，也可以对与会者进行启发，开拓其思路，使集体智慧整合在一起，有效发挥出来。（2）信息发布功能：在会议召开的过程中，会议组织者可以向与会者传达领导指令或决策，发布重要信息。（3）监督员工、协调矛盾功能：通过召开常规会议，员工向领导反馈工作进展，领导可以对员工进行监督与检查，对工作进度、任务执行情况进行了解，做到心中有数，以更好地安排接下来的任务。同时，会议将领导与员工集合在一起进行面对面的交流，通过这种方式，上级领导与下级员工之间的矛盾能得到调解。（4）解决问题的功能：在信息社会，每个人所掌握的信息都不全面，会议将不同人掌握的不同信息汇聚在一起，通过交流、讨论，促使与会者思考、创新，能催生出高质量的问题解决方案，使问题得以有效解决。（5）激励功能：公司在特定时间召开会议能对员工产生激励作用，比如在团队组建后召开会议，在年初或者年终召开会议等等，都能振奋员工之心，让员工鼓足干劲，更好地开展工作。（6）群体信息互动功能：会议是一种群体沟通方式。随着科技的发展，人与人之间的沟通方式越来越多，电子邮件、微信、QQ、多媒体等都能用来进行沟通、交流，但这些沟通方式都比较适用于一对一的沟通，群体沟通最有效的方式还是会议。在会议上，所有人都能发表自己的意见与想法，群体信息能有效地互动、共享。（7）有效的沟通：会议可以进行群体交流，集思广益，实现有效的沟通。（8）传达资讯功能：通过会议，组织者可以向员工传达一些新的公司决策以及其他部门的资讯，增强员工对公司的认识，增进部门之间的了解。（9）巩固主管地位：通过召开一些上下协调会议，部门主管或经理能更好地巩固自己的地位。
◆会议沟通的主要技巧
人们在职业生涯中会经历各种各样的会议，其中有很多会议陷入了无休止的争论之中，不但没有有效解决问题，反而让部门或员工之间产生了隔阂，这种结果使人们对会议产生了严重的负面印象，每次参加会议时，都有一定程度的抵触心理，自然会导致会议很难取得预期结果。对于会议，人们首先关注是为了什么开会，也就开会的目的。其次是如何开会，也就是开会的方法。
企业发展遇到问题时，开会解决是很正常的选择，但开会也存在着以下几大难题：
——跑题。讨论的内容和议题有很大偏差，耗费了大量的时间成本，最终也没能成功解决问题。
——一言堂。会议组织方或某一部门居于主导，其他与会人员没有机会表达自己的观点。
——野蛮争吵。因为对方某句口误就大肆抨击，甚至爆发冲突事件。
……
事实上，如果能够掌握以下技巧，企业管理者就可以有效提升会议效率：（1）及时开会。在发现市场中存在的某一重大发展机遇或者竞争对手做出有威胁性的布局时，要及时组织会议，以便有充足的时间制定决策。（2）在开会前确保会议有明确的目标。对议题也要进行严格筛选，议题的关键在于质量而不是数量。（3）开会前要有足够的准备时间，并将会议议题涉及的资料发放给与会人员。（4）控制发言人讲话的时间，每次发言间隔尽量控制在5分钟以内。（5）确保会议有一个轻松愉快的氛围，会议主持人扮演好自己的角色，在让与会人员积极发言的同时，避免出现野蛮争执。（6）会议内容记录，对会议制定的决策要落实为书面文件，会议完成后，要让与会人员提交会议总结。（7）有些事情没必要通过开会解决，比如，文件通知完全可以通过微信、QQ等社交媒体直接告知各部门，而不是劳师动众地组织全体会议。
管理者需要具备的开会技巧
很多企业尤其是大型企业在大大小小的会议中投入了大量的资源，不但没有创造相应价值，反而使企业效率明显下降，官僚之风盛行，在市场竞争中极为被动。会议本身的目的是为了集思广益、拓宽言路、协商解决问题，但因为效率低下，不得不频繁开会，使企业发展遭受重大阻碍。
实际上，纵观国内企业的内部会议，大多都存在以上这些问题，不过这也反过来逼迫企业管理者不断探索高效会议的最佳实现路径。作为企业管理的重要内容，管理者在进行会议管理时要充分考虑以下一些内容：（1）被打断话题是一件好事：要正确对待打断话题的行为，不要对与会者的质疑和批判行为持训斥或对抗态度，因为这反而表明他们真正去关注和思考了会议议题，应给予他们充分表达自己想法的机会。（2）变与不变：“变”的是开会的具体形式和内容，要根据实际情况和成员的生理心理特质确定能有效吸引成员参与兴趣的会议形式；“不变”的是企业应始终将构建轻松、活泼、良好的会议氛围和会议文化作为会议管理的一个重要目标。（3）管理者的心态决定与会者的表态：企业内部会议出现一些不好的现象时，管理者应首先自我反省，审视自己是否有哪些地方没有做好从而影响到了其他成员，这也最能体现管理者的胸襟气度。受国内威权主义文化的影响，管理者在开会时必须时刻注意自己的心态和表现，因为其一举一动、一言一行都在很大程度上影响着其他与会者的态度和行为。（4）学习、模仿、总结：任何理论、经验或方法技巧都不可能一直有效，因此当以往的会议管理方式逐渐失去效力时，管理者或会议组织者要不断学习、模仿、总结，以开拓视野、探索更有效的会议管理方法。同时，管理者还应带领整个团队共同学习提高，并开诚布公地与所有参与会议的成员探讨具有共识和操作性的更好的会议管理方案。（5）三个永远：即“永远不要期望所有与会者都能跟你一样高瞻远瞩”，“永远不要轻视参加会议的每位成员”，“永远不要忽视任何与会者的发言”。管理者必须明白，之所以召开会议就是为了让每位与会者都能充分表达自己的想法，因此必须重视每位成员并给予他们发言的机会；同时还要认识到，成员与自己在视野、能力等方面存在差距是正常的，也因此自己才会成为他们的领导。（6）贪多嚼不烂：管理者不要指望开一次会就能够解决所有问题，而应首先处理最紧迫的关键议题，在会议上通过多种手段深入分析这个重要议题并制定最佳的解决方案，同时还要时刻关注由此衍生出的新问题是否影响到了中心主题。（7）灵活驶向结果的彼岸：国内多数企业的内部会议都过于呆板、沉闷，缺乏灵活性和应变能力。虽然拟定会议程序是会前准备的重要内容，也有利于推动会议顺利进行，但会议管理者和组织者也不必完全拘泥于此，特别是在瞬息万变的现代商业环境中，需要管理者具有较强的应变能力，根据态势变化或意外发现灵活地对会议议题进行部分乃至全部改变。
会议是企业最常见的活动，会议管理也是企业管理的重要一环。因此，企业管理者应充分认识到会议的重要性，善用会议，实现对企业内部的更高效管理。
秘书如何做好会议管理工作？
在企业发展过程中，会议无疑扮演着十分关键的角色，管理者可以通过会议交流信息、制定并发布战略方案等。经济全球化及企业多元化经营成为常态的背景下，秘书要处理的工作愈发复杂，这对其综合素质提出了更高的挑战，而会议管理无疑是考核秘书能力的一项重要指标。
本质上来说，会议是人们为了达成一致意见或者对某个问题进行协商，而聚集起来进行交流互动的活动。除了各个企业内部举行的会议外，外部会议尤其是那些国际性的行业协会在提升企业品牌形象、带动当地经济发展等诸多方面具有十分重要的价值。据统计数据显示，每年联合国举行的大大小小的会议平均达到3800次以上，企业内部每年也会举办各种形式的会议。
所以，企业需要对会议管理给予高度重视，在降低会议成本的同时，通过会议获取员工的反馈建议，为企业的长期稳定发展制定更为科学合理的战略决策，提升企业的内部凝聚力与外部竞争力。
组织会议是一项十分复杂的工作，一个完整的会议包含资料整理、时间管理、发布会议通知、会议记录等诸多环节，要确保会议能够高效完成，需要对这些环节进行全面优化调整，这无疑需要承担会议管理工作的秘书付出巨大的时间及精力。按照不同的分类标准，会议可以被分成多种类型，比如，在时间维度上，会议可以被分为定期会议及不定期会议；按照组织类型，会议可以被分为正式会议、非正式会议、内部会议及外部会议等。
◆对内会议的管理
内部会议通常规模相对较小，常见的内部会议是例会、周会，其参与人员可能仅有几个或者十几个人，不过一些大型企业举办的年会的参与人员数量可以达到上百人。在会议举办前，要花费一定的时间进行会议准备，这项工作绝非是在浪费时间，因为充分的准备工作是会议得以高效进行的重要基础。
内部会议的准备工作包括：明确会议重点、制定会议议题、发布会议通知、安排会议议程等。除了一些因为突发状况导致的紧急会议外，秘书在准备会议的过程中，还需要了解与会人员的时间安排情况。当多数与会人员或者重要会议组织人员无法协调会议时间时，就应该尝试对会议时间进行调整，并将最终确定的会议举办时间、会议流程及会议资料等内容，及时通知给各个与会人员，以便后者有足够的时间进行会议准备工作。
开会前，秘书需要搜集并整理相关的资料（包括文件、数据、规章制度、行业政策等），从而为上级的发言提供有效帮助，与此同时，还要检查会议所需的桌椅、水具、纸笔是否齐全，检查卫生条件及电源是否合格等。
在开会期间，秘书要及时清点与会人员名单，通知上级哪些人员未能参加会议及其未参加原因，确保与会者手中都能有一份资料。有时在开会过程中，企业可能会出现突发状况，此时要及时向上级汇报，并协助其处理。会议完成后，要及时安排会务人员清理会议室，并将会议记录归档，以便有需要时能够及时查看会议数据。
内部会议应该避免过于频繁，否则会使企业的运营成本大幅度增长，可以将多个会议主题合并到同一个会议中，并做好会议的引导工作，防止在不重要的内容上浪费较多的时间。在安排会议日程时，要对各个环节所用时间进行明确，在几分钟内就可完成的会议，决不能拖到几个小时甚至一整天。
◆对外会议
外部会议和内部会议存在较大的差异，前者参与人员较多，而且可能涉及到各行各业的从业者，会议效率与质量直接体现了一个企业的综合实力，反应出了会议组织方的工作能力与企业的整体形象，所以，在安排外部会议过程中，秘书所做的工作就显得尤为重要。
企业运营过程中，经常举办的外部会议主要包括：业务洽谈会、产品展销会、新品发布会及客户咨询会等。秘书在处理外部会议过程中，也需要分别做好会议前、会议中、会议后三个方面的工作。（1）会前准备
会议举办前，秘书要制定一个详细的会议计划，从而使会议能够按部就班地进行。具体来说，会议计划中的内容主要包括：会议主题、会议参与单位、会议流程、会议时间等。由于外部会议持续时间相对较长，为了便于与会人员合理安排时间，要制定会议日程表。外部会议的日程表通常以天为单位，并对每天的不同时间阶段应该进行的具体环节进行明确，如果会议涉及到一些保密性要求较高的工作，尽量将其安排在会议日程中的靠后位置。
选择会场时，要尽量选择交通便利的场所，在闹市区不但交通不便，而且会场租用成本也相对较高。根据参与会议的人数，选择合适规模的会场，并且确定会场的配套设施较为完善。
会场选择完成后，还要明确各参与单位具体的参与名单，并联系参与人员确认其是否有时间参加。确认工作完成后，便可发出邀请函。然后再准备会议所需的材料、设备，安排相应的会议服务人员等。在会议即将开始前，要和会议主持人员及时进行沟通，做好会议流程的确认工作。（2）会间的服务
开会过程中，要做好会议记录，整理出会议的重点内容。秘书要对会议安保工作给予高度重视，确保时刻都有安保人员在场，以便应对各种突发情况。如果涉及到新闻媒体采访环节，要安排相应人员负责接待。确保会议能够按照会议流程高效流畅地进行，灵活处理各种突发状况，有必要时要及时向上级请示。（3）会后工作
会议完成后，确保各个参与单位能够安全离场，并对会议工作进行总结，根据各个工作单位的表现情况给予奖励或惩罚，好的地方在下次会议时继续发扬，不足之处在下次会议时要避免重蹈覆辙，最后还要及时将会议记录归档。
随着科学技术的不断发展，电话会议、电视会议在企业界的应用愈发普遍，秘书要与时俱进，在做好线下会议管理工作的同时，也要处理好各类线上会议，在工作过程中，不断积累并总结经验，提升自己的协调能力与沟通能力，确保会议能够高效进行。
如何开会才能有效解决问题？
在现代人的群体沟通方式中，会议是一种最有效的方式。开会看起来简单，可就是这个最简单的沟通活动是人们一生中参加次数最多的一种群体活动，它能对现代文明的发展程度进行有效衡量。
至于开会的作用，有人说是解决问题。事实上，开会并不能解决实际问题，只有开会方案付诸于实践才能解决实际问题。开会只能解决与会者在观念及态度方面的问题，达到理清思路、凝聚人心、统一认识、制定规划的目的。
事实上，开会就是经营与管理的代名词，具体来说就是经营人心、管理团队。但是，并不是所有的公司都有定期开会的习惯，有些公司很少开会，甚至养成了没事不开会的习惯，以至于待到开会时与会者不知道会议议题是什么，要解决什么事情。其实，这是一种非常不好的开会习惯，会议能增强组织成员的思想交流，不召开会议，组织成员的思想得不到交流，慢慢的组织成员的思想就会分化，最终组织就会分裂，难以实现成长与发展。
另外，如果公司没有定期开会的习惯，遇到突发事件召开紧急会议，由于会前准备不充分，会议议题不明确，讨论起来漫无边际，会议结束之后也不能形成有用结论。特别是，很多公司领导都将会场当作自己的演讲场，一个人滔滔不绝，不给其他与会者发言机会，领导发言结束就意味着会议结束，这种会议根本不能解决问题。
会议召开的目的就是解决问题，如果问题得不到有效解决，会议开与不开都可。
开会的目的是交流讨论、解决问题、制定规划、安排工作、使项目目标能有序达成。但是，在现实生活中，我们经常能看到这样的会议：高层领导组织中层领导开会，中层领导组织基层员工开会，会议内容完全相同，且不会产生任何实质性的意义；或者会议开与不开一个样，会议结束之后没有达成任何结果。这样的会议不仅浪费时间、人力、财力，还容易引起与会者的厌烦情绪。那么要怎样开会才能让会议达到应有的效果呢？（1）有准备：要想让会议价值最大化，首先要构建起良好的会议文化，做好会前准备工作，比如准备好会议议题、开会需要的资料、明确开会时间、通知与会者按时参加会议等等。如果某场会议没有提前做好准备，这场会议就可以直接取消。（2）有主题并参与：只有以某个明确的主题为核心进行交流、讨论才能得出最佳的解决方案，所以，每场会议都要有明确的主题，为交流讨论明确方向；同时，要让与会者参与到会议议题中去，鼓励他们积极思考、表达自己的想法。（3）有组织纪律：要制定完善的组织纪律，对于迟到早退、态度散漫者要予以惩罚。（4）有结果：会议必须要有结果。因为会议是以解决问题为目的召开的，如果会议没有结果，就是浪费时间与金钱。（5）有落实：如果会议制定的方案不落实、落实后不检查、发现问题不追究，会议也达不到应有的效果。所以，在会议结束之后，要将会议方案落实下去，对方案落实效果进行追踪检查，发现问题要及时解决，以保证会议效果。
此外，要想开一场能解决问题的会议，做好会议管理非常关键：
首先，要建立一套完整的会议系统，设计一套适合不同时间、不同参与者、不同层面组织召开的会议，明确每种会议的职能、召开频率与召开方式。在会议制度建立起来之后，要认真贯彻执行，对其进行评估、研究、创新，让会议效率与会议效果达到最佳。
事实上，从一个组织、企业召开会议的过程中就能看到这个组织或企业的文化。因为，会议安排、会议内容、会议氛围就能体现出组织的价值观。也就是说，在组织文化中，会议文化是非常重要的组成部分。
总而言之，会议不是游戏，不能随意乱开。会议是一种管理方式，会议本身也需要管理，只有做好会议管理，才能打造一场高效会议。
万达：如何开展一场高效会议？
万达以高效执行为众多业内人士所知，除此之外，该企业的会议组织及召开也具有鲜明的独特性。会议召开期间，所有与会者都会聚精会神听取会议内容，以免造成关键信息疏漏，影响自身的事业发展。在长期发展过程中，万达逐渐形成了自己的会议组织原则，这些原则具有较强的实用性，为所有员工所遵守。
◆从不打印的工作报告
万达集团董事长王健林会在集团年会上做工作报告，他的报告非常具有吸引力，原因在于：首先，王健林会自己撰写工作报告，而不是交给他人代劳；其次，王健林的工作报告不会发给除他自己以外的任何人；再者，王健林的工作报告内容全面，不仅有对企业发展大局的把握、对公司业绩情况的真实反映，还有对细节方面的分析，并科学预测整体发展趋势。工作报告长达90分钟，包涵巨大的信息量。之后，万达会就其工作报告召开讨论会议，要求所有参与者就自己听取的报告内容进行有价值的发言，因此，与会者需集中精力听取报告内容，并用记录下关键信息。
◆精细的会务手册
万达的会议会务手册十分精细，该集团大中型会议的手册内容，包涵了会议组织及召开的各项流程，并十分注重细节方面的安排。手册内容包括：会议主题、与会人员名单、会议流程、各个议程的时间设定等，还有与会者的具体位置、服装规定、会议召开当天的天气情况等等详细信息，所有会议中应该注意的事项，基本上都能通过万达的会务手册体现出来。
参与万达年会的人都会在会前收到公司为自己定制的胸卡，胸卡上显示了公司在年会期间的具体安排，以及该与会人员需要出席的活动、地点、时间等等内容。比如万达2013年的胸卡，正面标注者与会者的姓名、照片、所属部门、岗位等个人信息。反面则详细列出了年会活动的完整流程安排，包括公司晚宴的时间、地点、就餐的具体位置，以及万达年会的时间、地点、位置安排等等，给每个与会人员提供详细的流程参照，便于他们根据信息提示参与各项活动。
◆万达开会没人敢迟到
不少公司在会议召开期间，很多人因为各种理由迟到，导致会议效率难以提高，严重者还会扰乱会议的正常进行。
万达则不同，该集团的会议文化对会议的准时性提出严格要求，若与会者出现迟到现象，则需忍受极大的心理压力。
在万达，所有人都遵守这样一条会议原则：无论是什么类型、多大规模的会议，下级人员需在上级领导到达会场前的5到10分钟赶到，万达人通过这种方式来体现他们对领导的尊重，以及对会议的重视。如果有人没有遵守这条约定，即便是在会议规定的时间准时入场，其他人也会觉得这是他的失礼行为，以异样眼光视之，使其产生心理压力。而为了避免这种情况的出现，与会人员必须遵守万达的会议规定，提前达到会场进行准备。
◆准时开会，准时散会
万达的会议召开会严格按照会议手册上的时间限定来进行，绝大多数情况下都不会延长会议时间。为了做到这一点，万达提出如下规定：在会议开始前做好时间安排，并告知所有与会人员；最好会议中各个议程的会议安排，限定与会人员的讨论时间；主持人需在会议期间进行时间把控，促使所有参与者提高讨论效率。
王健林在会议上发言时，会提前说明自己的发言时间，如果内容较多，也会将时间控制在超过预定时间5分钟的范围内，这也是万达的会议文化。
在万达，如果会议价值较高，会议期间需发言的与会者要先进行会前排练，确保自己的发言能够在规定时间内完成。也就是说，每一个与会人员都可以在规定时间内结束发言，不会出现拖延现象。如此一来，所有人的发言都可以按照时间规定来进行，整个会议也就能够在预定时间内召开完毕。这得益于万达管理者及员工对时间的重视，同时也与万达的制度规定有关。
◆开会发言只捞干货
公司开会的目的是提供问题解决方案，所以，万达拒绝与会议无关的发言，如果有人在会议期间讨论题外话，其发言就会被中断，保证会议召开围绕核心主题来进行。
与其他公司一样，万达的会议也采用PPT，但其区别在于，该公司的会议PPT简朴整洁，使用既定模板来制作。而且，还对PPT的数量做出了规定。通常情况下，会议PPT需控制在10张以内，最终呈现给领导层的在3张以内。不过，制作者会以超链接形式来补充这3张PPT的详细内容。
第三方广告公司出于增加自己方案被采用几率的目的，会在PPT制作上大费周章，列明方案制定的背景、过程等等详细内容，但交给万达之后，都会进行大幅精简，只将其中的核心内容提炼出来拿到会议上进行讨论。
举例来说，曾有企业的领导层到万达学习，在为其讲解万达的企业管理、企业文化、人力资源、财务管理等等各方面时，所有负责人以10张PPT附带自己的讲解来呈现，其效率之高可见一斑。从中可以看出，万达的所有会议都是围绕核心主题来进行的，能够切实保证会议效率。
◆开会不许找替身
万达会议的与会人员需作为部门代表前来参与，需根据会议要求做出决策，对自身所在部门有着清晰的认识，有能力保证会议决策的执行，而不是仅听取会议内容，在会议接受后向部分负责人传达会议信息。
根据领导的问题组织答案，答案需直接肯定。会议中常出现这样的情况：当领导询问下属某决策的落实结果时，对方会列举众多原因来解释决策未如期执行。事实上，领导关注的不是过程，而是其执行成果，应该将落实成果放在前面讲述，根据领导的意愿来进行之后的发言。
在万达，不允许其他人代为汇报。举例来说，副总裁面向总裁汇报，总经理面向副总裁汇报，总经理不能派遣其他人向副总裁汇报。万达的这项规定能够促使所有管理层对自己负责的事项有着清晰、全面的把握，从而促使其高效执行。
◆会后不落实等于会白开
会议结束后，还需保证会议决议的执行，万达通过会议纪要来显示会议的关键内容及会后需落实的决策，并建立了完善的会议监察体系。为了保证决策执行，会将工作任务分配给具体的人来负责，并进行时间限定。
在万达，所有部门的会议频率都不低于一周一次，并会定期召开月度会，每三个月还会召开季度会，中间还有一次半年总结会，而每年的年会也是各个部门都非常重视的。
万达独立推出的任务追踪体系，能够以具体的标准来评估决策执行情况，从而保证公司会议决议的落实，体现会议的价值。在会议结束之后，该体系能够明确显示相关负责人的具体认为分配、执行任务的时间限定，当前的落实情况等。负责人以此为参考，如实汇报自己已经做完的任务，明确接下来需要解决哪些问题，并推测自己完成任务所需的时间，与规定时间是否冲突等等，由专门人员负责信息的输入，项目负责人则根据系统的信息显示来核查自己的落实情况，在任务执行期间，系统还会根据预定进度发出提示信息，保证执行者能够在规定时间内完成自己的工作。
凭借高效的会议监察体系及任务追踪系统，万达保证了会议组织、召开及执行效率，而不是重复性地强调会后的工作落实。
第2章建立新型的会议管理制度
构建新型的会议管理制度
一个组织机构要想建立内外联系，让信息实现纵横沟通，推动组织的方针政策贯彻落实，让内部员工明确自己的职责，对各种经营管理问题进行协调、解决，就必须建立科学的会议管理制度。
一个企业的文化内涵、精神理念，管理者的管理风格与管理偏好都能通过会议模式体现出来。在现实生活中，会议形式主义是一种极为常见的现象，对于相关职能部门来说，如何构建一种新型的会议管理体系，消除会议形式主义，实现内容规范化、实施高效化、形式简洁化至为关键。
◆会议管理的对象
从法律层面来划分，会议可以分为法定会议和自定会议两种类型。其中，法定会议包括信息发布会、信息报告会、企业定期召开的股东大会等等，《公司法》对法定会议做了详细规定，企业必须遵守这个规定。自定会议指的是企业以自己的需要为依据为了达到某种目的召开的会议，是一种日常管理手段。
从会议内容方面来划分，会议可以分为投资会议、财务会议、销售会议、生产会议、人事会议等等。
从会议目标方面来划分，会议可以分为决策会、讨论会、碰头会、通报会和协调会等等。
在上述几种类型的会议中，法定会议及企业员工必须参加的外部会议是企业的“硬成本”；部门内部召开的会议及基层会议的成本与效益则会通过部门或部门负责人的责任考核反映出来；跨部门会议不仅会占用两个或两个以上部门的资源，还具有很强的管理示范意义，对于中高层管理者来说是一项非常重要的工作。所以，下面我们以跨部门会议为会议管理对象，对会议管理制度的建立、实施及效益评价进行分析。
◆会议管理的目标
会议效率最大化就是会议管理的目标。效率指的是投入与产出之间的比率，就是根据会议目标选择会议程序，在效益一定的情况下追求成本最低或在成本一定的情况下追求效益最大化。要想让会议效益实现最大化，首先要明确会议目的，以会议目的为中心对会议进行组织、计划与安排，在现代价值工程理论中，这是精华所在。
虽然不同的环境与文化会催生出不同的会议模式，衍生出不同的会议目的，比如，有的会议目的是收集、加工信息，有的会议目的是有效沟通，有的会议目的是做出决策，有的会议目的是做好事前准备与现场控制等等。但无论是何种会议模式，出于何种目的，在决策正式发布之前，会议都是必经环节，也是管理者上传下达的主要方式。所以，简单来说，会议召开的目的可以概括为四点，就是决策、协调、评价、报告。
企业会议管理的体系框架
◆会议体制建立
会议体制指的是以企业自身的管理特点及需要为依据做出的制度化的会议安排。通过会议体制的建立，部门之间就形成了信息沟通周期，为工作安排、资料准备、问题的集中解决提供了极大的方便。同时，在会议体制建立的过程中，企业可以按照效率原则对各种会议之间的关系、目的进行梳理，减少会议重复次数，提高会议效率。以一定的稳定性为前提，会议体制可做出适当地调整。
◆会议程序安排
会议程序化有两大优点，一是消灭形式会议，一是优质、高效地完成会议目标。会议召开之前的信息传播有利于做好资本准备工作，节约会议时间；会议结束后的决议反馈能让会议更加严肃，保证会议决策全面落实，保证会议效果。具体来看，会议程序安排包括四方面内容：（1）在会议召开之前，主办方要做好通知工作，比如签发会议通知单，将其派送或寄送给拟出席者，拟出席者签字或者盖章之后收回。会议通知单要包含以下内容：会议名称、会议举办时间和地点、会议内容、会议预订时长、出席者姓名、出席者要准备的资料、是否可以代出席、拟出席者签名、变更或修正意见、委托出席事项等等。
如果返回的会议通知单上有拟出席者提交的变更意见，且主办方接受该意见，就要重新派发一次通知单。通过这个环节的工作，无论是会议的主办方还是会议的出席者都会对会议内容有一个大致的了解，使会议紧凑而有序，从而达到良好的会议效果。为了防止会议时间被浪费，在会议召开之前派送会议内容非常必要。（2）会议召开。在会议召开的过程中，主办方要严格控制会议时长，不要超时；要控制议题的讨论方向，不要偏题；要对展示的资料做好充分准备，如果召开的是电子化会议，主办方要准备好会议所需设备，并配备专业的操作人员等等。（3）会议记录与反馈。在会议召开的过程中，会议记录人员要做好会议记录，保证其内容与会议内容一致，整理之后将其交给相关人员签字，作为会议档案保存下来以便日后查阅。会议记录的整理也要遵循高效原则，比如有企业规定在会议结束2天内完成会议记录的整理工作。该环节的目的是明确各方责任，增强与会人员的责任心，增强整个会议的严肃性，以切实提高会议质量。（4）会议决议与执行情况监督。在会议结束之后，主办方不仅要拟定会议决议，发布成文的制度、措施，还要对会议决议的执行情况进行监督，如果执行情况不好，主办发就要再次召开会议对该问题进行重申，制定解决方案。此时，整个会议又会进入会议召集程序。
为了做好会议程序安排，有的企业对资料准备、会议记录格式、决议报告等内容做了相关规定，使其成为相关部门日常工作的一部分，以明确各方责任，切实保证资料质量与会议准备质量。
◆会议责任评价
会议收入记录是在某种估计、假设的基础上产生的，其本质是虚拟收入，因此对会议收入进行核算非常困难，再加上设计收入核算系统要面临较大的风险，降低了计量结果的可信度。另外，经营活动中经常出现一些不确定因素，面对这些不确定因素，会议可能会增加一些临时任务，在这种情况下，就不能再将其作为费用中心来管理了。因此，企业最好从效益出发对会议责任进行评价，并将该项工作交给发生部门负责，由发生部门对会议责任进行评价，并将评价结果告知主管部门，以在保证职能完整的情况下提升责任效率。
总而言之，会议管理制度的建立要遵循“以现实为基础，循序渐进，适时而变”的原则，以大量的调查分析与认真测算为基础找到最合适的管理方法。这个过程切忌本末倒置，管理成本过高会使创新与变革受到不良影响，向管理要效益是一个非常困难的过程，企业要具备足够的理念、决心与行动，否则很有可能一事无成。
会议管理改革的四项措施
随着企业规模的发展壮大，其业务的复杂性程度也会不断提高，这对企业管理者提出了更高的要求。某些事务的处理横跨不同领域，需要不同部门的员工相互协作，发挥各自的优势与特长。所以，企业要通过会议方式制定决策、下达任务。不少企业的管理层人员也将会议视为有效的管理手段。
在会议召开期间，与会的管理者需要在掌握具体情况的基础上提出自己的见解，与其他与会者进行沟通，彼此交换意见，制定合理的决策。为此，管理者需在会议中投入时间与精力。时间对企业的重要性不言而喻，企业高级管理层的时间更加宝贵。要做好不同管理者之间的时间协调工作并不容易，如果因为会议安排打断管理者原本的工作计划，则会给企业发展造成损失。
换个角度来说，企业对某项业务的时间投入，也能体现出企业是否关注此项业务的发展，如果企业对其给予足够的重视，自然也会为其提供资源支持。如果企业重视某项业务，就会拿出时间进行管理。为降低业务的风险性，企业需要安排好时间及资源分配，并通过会议方式进行管理。
当前，已经有很多企业高层在业务管理，特别是会议管理方面出现了问题。相比之下，企业在单个会议的组织及召开方面不存在大的问题，但很多企业忽视了会议体系的管理，也没有处理好会议之间的关系。而要充分发挥单个会议的价值，就要对会议体系实施改革。为了使企业的会议管理更加清晰明朗，企业应该采取如下改革措施：
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