作者：余潇
出版社：中国纺织出版社
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社交文书写作模板与范本试读：
前言
社交文书写作能力是秘书人员应具备的最基本技能，也是其思想理论水平、思维能力、知识结构等各项素养的综合性反映。因此，学习社交文书写作，对于提高文秘工作的质量，提高文秘人员自身的软实力至关重要。当今，随着办公室工作处理的科学化、现代化和规范化程度的加深，对社交文书写作的实用性要求越来越高。《社交文书写作实用模板与范本》的编写宗旨就是突出实用，以社交中常用的文体为主，以规范的文体模板和范本为核心内容，配以精练的文体写作基础知识和有针对性的写作注意事项，帮助读者提高写作能力，高效、高质地完成各种社交文书写作任务。本书主要供各级行政机关、社会团体、企事业单位的文秘人员、办公室工作人员学习、写作各种社交文书。同时，本书作为写作培训规划教材，也适合秘书学专业或相关专业的学生使用，其他读者也可作为自学的参考书。
本书具有如下特点：
首先，注重实用。本书简明切实，从各种社交文书写作的实际工作入手，对具体文体写作的内容要求、结构特点、写作要求概括精准，点明各种文体的写作个性，做到理论部分阐述简洁，而以写作模板和范本为主，具有很强的针对性与实用性。
其次，注重规范。本书模板设计规范，种类齐全。囊括信电类文书、告启类文书、礼仪类文书、涉外信函、涉外礼仪文书类五大类别，涉及多种文体，每种文体模板规范，并配有示例范文，读者可直接套用，同时补充近似文体区别、惯常问题等写作注意事项，更切合社交文书写作的需要。
最后，范文新颖。在内容编写上充分考虑社交文书写作工作的现状和实际需要，力求与时俱进，所用范文大多为近几年内所作的，类型多样，具有典型性和时代气息。
本书由余潇（华北科技学院）担任主编，侯蓉英（华北科技学院）、袁佩芬（浙江旅游职业学院）、何蕾（华北科技学院）担任副主编。具体分工如下：侯蓉英负责绪论、第一章和第四章，何蕾负责第二章和第三章，袁佩芬负责第五章、第六章和第七章，余潇负责第八章、第九章，并负责全书统稿。本书的编撰得到了周蓓新教授的大力支持与协助，在此特别致谢。
在本书编写过程中，作者参考了很多相关的专业书籍和文献资料，吸收、借鉴、引用了其中的一些观点、材料和案例，为了行文方便，未能在书中详尽注明，以参考文献的形式在书后一一列出，为此向有关作者深表谢意。
由于是集体编写，各位作者会有文字风格差异，加之我们水平所限，书中难免会存在一些疏漏欠妥之处，敬请读者批评指正。编者2015年11月绪论
随着全球经济一体化、互联网信息的高效化，国际间的商务交流日渐频繁。多变的经济市场和复合型的高素质人才需求，为秘书学专业的教育目标提出了更高的要求。无论是公务秘书、企业秘书、文字秘书，还是商务秘书、涉外秘书等，各大高校都在致力于培养能够在各类企、事业单位和相应管理部门从事辅助决策、实施有效管理的高级秘书人才。尤其在各个高校的培养目标和课程设置上，要求学生具备涉外交际能力、语言文字表达能力、沟通协调能力、应变能力、谈判促销能力的等多方面的素养，已经成为各大高校文秘专业的重要的办学特色和实践导向。更为重要的是，面对互联网社交多媒体的发展，新型的商务文秘人才要能够熟练地运用电子科技多媒体，即时处理商务往来中的电子邮件、商务报告、新闻稿、操作说明以及商品宣传等，同时还能够快捷有效地起草公关活动的调研案、策划案，化解各种公关危机以及分析总结活动后期的评估文案等等，同时还要能够与交涉方有效积极地社交，例如电信问候与邀约、礼仪性的祝贺与答谢、商务洽谈建立合作关系、谈判各种合同、策划企业活动、联络公众建立诚信等等。因此，熟悉各类社交文书，掌握社交文书的书写文体与写作规范，是国际化高级文秘人才必须具备的最重要的能力。一份得体的社交文书直接关系到企业的对外形象与品牌。
在人才的培养规格上，秘书学专业重点培养具有国际视野、电子社交和商务沟通能力运用自如的复合型文秘人才。因此，作为高级文秘人才，写出的社交文书内容必须符合不同场合的社交语言情境要求、遵循各国文化语用规则、表述贴近双方的心理需求，条理清晰，文理通顺。目前常用的社交文书包括信电类文书、告启类文书、礼仪类文书、涉外类文书等，具体有事务性通知、邀请函、请柬、感谢信以及海报、外贸商业信函等。加强学生社交写作能力的培养，是贯彻秘书学专业定位理念和人才培养规划的需要，是专业特色的重要体现。高级秘书要有过硬的撰写各种社交文书的能力，要善于写出可供领导参考的社交策划文案、咨询建议书，以及可供媒体和有关部门采用的其他社交文稿。这些文书一方面要写得专业、有认识高度，能够帮助解决各类商务问题；另外还要融入双方互惠互利的社交合作思想。本科秘书学专业培养的学生，需要走进各类企事业单位的管理层，作为领导的外脑和手臂，通过公关社交，积极处理危机事件，对职场问题进行敏锐的判断分析、提出处理方案等。
目前秘书资格考试等级分为六个层次。第一类是秘书国家职业资格考试；第二类是全国商务秘书职业资格考试；第三类是国际商务秘书职业资格认证考试；第四类是信息化商务秘书资格考试；第五类是伦敦工商会（LCCIEB）秘书证书、日本的CBS考试；第六类是国际职业秘书协会秘书（IAAP）考试。前四类秘书学的资格认证书是国内不同行业的专设的秘书认证考试，后两种是国际上认可的秘书考试认证资格书，考试难度加大。尤其IAAP（国际职业秘书协会的英文简称），是全球著名的跨国性职业组织，它的资格认证在业内被称为“博士级”的资格证书。国际职业秘书协会对秘书职业的要求作了如下描述：“像心理学家一样善于观察和理解人，像政治家一样有灵敏的头脑，像外交官一样有潇洒的风度，有洞查各种棘手问题的丰富经验，有良好的速记能力及文字功夫，谙熟各种商业往来中的法律关系，能熟练地使用各种办公自动化，具备相当的金融和税务方面的知识，1能熟练地对各种文件资料进行整理。”不难看出，这些资格认证都对秘书的写作能力提出了高要求，比如必须能够撰写各类社交书信公函及各种商务报告，为企业经营者的决策提供科学依据；能有效地与客户沟通，能够起草一般性文件、报告和准备会议，进行信息收集和管理等工作；能够协助决策者策划、组织、协调和管理大型活动，懂得法律、税务、金融、WTO规则等专业知识，能够起草重要合同文2本；能够全面协调和处理应急事务，达到总裁助理的能力。企事业单位的各项商务社交事宜都具有举足轻重的作用，而秘书社交文书的规范与标准化直接影响着企事业单位的经济利益。第一章社交文书概述第一节社交文书的界定一、社交文书的概念
社交文书是一种运用书面形式进行交际，有明确交际目的、交际内容、交际对象的固定书面语言系统，多用于较为正式的社交场合，具有广泛性、长期性、准确性和权威性的特征。它的发文者往往是以机关、企事业单位、社会团体组织的名义出现，主要体现的是发文机关的意图，而非个人意图。即便是秘书以个人名义拟写出现的，实际上代表的仍是机关、企事业单位组织。社交的双方即为表达者和接受者，团体性成为交际双方的基本角色。社交文书的种类繁多，如契约性文书（国际贸易经济合同等）、礼节性文书（国际往来的邀请函、请帖、感谢信、商函等）、介绍信、证明信、邀请信、感谢信、祝贺信、慰问信、申请书、吊唁信、求职信、推荐信等等，恰当得体的社交文书能帮助企事业单位有效地沟通人际关系，交流思想感情，提升企业形象。它不会受到时间、地点的制约，而且在写稿完成之后还可以进一步修改，达到准确、规范。
实际上社交的本质是关系能力维系的一种体现。具体包括为沟通双方是否能够满足彼此自主和交往的需求，达到交往预期；在社交过程中是否能够互惠互利，产生共识，并且以礼相待，有效合作；同时双方文化和心理习惯是否可以互相适应，灵活变通，处理和解决各种矛盾问题。一个优秀的秘书不但需要了解相关社交对象的背景、行为规则、情境的信息，而且需要了解他人文化中的交际者对其交际的目的和动机所在，并能够恰如其分地将其融进社交文书的写作中，这对于国际商务文秘来说，是必要的社交技能。因为沟通的成功与否、企业与客户之间是否有良好关系的建立，都与社交文书是否规范有直接关系。
1972年社会语言学家Hymes在《论交际能力》中提出了“交际能力”（Communicative Competence）的概念。Hymes认为，一个人的交际能力包括语法（合法性）、心理（可行）、社会文化（得体）和概率（实际出现）等方面的判断能力。Hymes认为，语言能力其实只是交际能力的一个组成部分，如果一个人获得了交际能力，也就是说他不但习得了与语言规则相关的知识，而且还具有在实际的社交中适当使用语言的能力。此外，他还认为，学生在学习有关句法知识时，不但要掌握相应的语法规则，还要尽可能地理解言语在特定语境下的恰当性。他称这种运用能力为语用能力。因此，认知、情境与语言三种能力是紧密相连、互相作用的，三者互相作用，从而能够推动国际商务文秘的沟通顺利进行。二、社交文书的特点
在社交活动中，社交文书具有交际目的明确、交际对象特定、使用材料真实、交际惯用格式固定、交际语言得体、交际时效有限等特点。（一）交际目的明确
人们在进行社交的时候都有一定的交际目的。同样每一篇社交文书都有自己的写作交际用意，可以提出合作意向、交流信息；或者表示答谢与慰问，增进感情；或者组织活动，发布通知等。这个目的是在写作之前就产生的，并在写作的过程中贯穿始终。一篇社交文书的优劣，就看它是否实现了交际目的。大多数社交文书如祝词、贺信（电）、迎送词、答谢词等通过内容，可以看出来一篇社交文书的交际目的；另外，还有些社交文书如公示、启事、海报、声明等通过标题，也能够大致了解发文机关的交际目的。如果从标题无法确切了解公文制发机关的交际目的，还可以从社交文书的开头部分或者结尾部分了解交际目的，如商务关系函、外贸商业信函、提供服务函等。因为文书的开头部分常常交待发文缘由、依据、原因等，结尾部分也常常揭示发文的意义，提出希望等。（二）交际对象特定
交际对象指语言交际中信息传递的目标，即语言交际活动中的信息接收者，它包括信息接收者的职业身份、文化程度、思想状况、性格爱好、处境心情、年龄阅历、生理特征及说话人的特定关系等，这些因素共同构成语言交际活动的交际对象，影响着语言交际的效果。社交文书的交际对象，即受文对象，可能是一个企事业单位或商务合作伙伴，也可能是几个企事业单位，也可能针对大众的告知性文书。一篇文书的交际对象确定了，交际范围也就确定了。按照社交文书的撰拟规范，在文书撰拟之前，就要明确交际范围。这样在国际商务谈判中，避免误会、增加谈判成功的机会。秘书不仅应遵从合作原则的“四准则”（即质量、数量、关联性和方式），更应充分运用礼貌原则，来维护双方的友好关系。（三）材料真实准确
在日常生活交际中我们要求以诚待人，社交文书更要求以诚待人。文书之“诚”，是通过文书中使用真实可信的材料来实现的。只有这样，文书才能真正发挥交际作用。一旦文书中所使用的的材料失真，会给合作双方带来或多或少的影响，有些甚至影响企业的声誉和诚信。比如在文书写作中，数据、人名、地名等都要求真实准确，特别是一些请示、报告中的数据。这些数据只有准确、真实，才能有利于上级制定出适合的政策。同样在喜庆、哀丧、欢迎、送别或祝贺场合中用以表示礼节抒发情感的社交文书，它是人们真情的流露。所以要真实、亲切、热情，不虚假矫情、敷衍应酬。（四）惯用格式固定
文书大多具有固定的格式，特别是社交文书，虽然有一定的灵活性，但是基本的格式要求是要符合规范的。这决定了文书语言不能像其他语言一样，自由创作。它表现在文种的名称固定、称谓语有一定惯例、有惯用的短语、有一般的层次结构，有常用的结尾或落款方式，有约定俗成的文面形式。有些文种的格式要求非常严格，例如告启类文书中的公示、启示、声明等。规定社交文书的格式有利于交际的顺利进行。一篇社交文书，有着正确的格式，到达交际对象手中，方便对方查看和办理。文书的格式是出自礼仪的习惯，代表着写作一方对于交际对象的友好和尊重。文书格式如果运用错误，就会给对方办理文件带来不便，甚至延误办理时间，可能对交际目的产生负面影响。格式是在长期的社会实践中逐渐发展定型的，它有利于文书的规范和实用，能够发挥文书的交际功能，提高办事效率，方便文书的传递和管理。（五）交际时效有限
文书对成文时间非常重视，一篇公文要上传下达、互相交流，必须有一定的时间作为参考。比如，会议纪要就要离会议结束时间比较短。社交文书讲求时效首先是为了提高办事效率，防止拖沓误事。尤其一些商务信函和启示、海报等，没有时效性，社交也就失去了它的意义。再如，有些商业机会难得一遇，稍一放松就会失之交臂，商贸信函中也应体现出“时间就是金钱”的快捷性。在人际交往中，守时不仅是礼貌，也是一种美德。每一篇社交文书都会写明成文时间。三、社交文书的意义
随着新时期中国的经济发展与腾飞，中国与其他国家和地区的经济交流越来越密切。目前，中国综合国力已跃居世界前列，在全球化的社会中扮演着举足轻重的角色。国际商务谈判中，社交是必不可少的环节，也是一种重要的手段。社交文书成为国家间贸易关系建立的桥梁和纽带。由于国家与国家之间在文化习惯和商务规则方面都各有不同，而社交文书作为交际的信息传递者、促进者、协调者，书面语言和书面格式的规整体现了商务社交的专业性。作为秘书，需要在写社交文书时，对所涉及的商务合作过程中涉及的互动性、文化习惯、纠纷处理和利益分配有所了解，才能将商务细节写进文书内容中，获得最佳效果。当然，社交文书中巧妙地运用语用策略和心理策略是非常重要的，它们对社交文书的表达起到了规范和指导作用，积极推动双方的合作，更高层次地促进彼此的友好氛围与互动。国与国的交往不局限在经济方面，在政治、文化层面上的沟通与合作也正逐步扩大、加深。中国多方位的外向发展形态，进一步令中国对外的政治、经贸领域多元化、高端化和全球化。有交往就有可能发生摩擦，只有了解国与国、民族与民族以及各种不同种族群之间存在的差异，了解文化冲突的根源，学会从跨文化角度思考和处理问题，才能克服沟通和交往中的障碍，这是商务秘书另一个素养的提升。这样，中国才会进一步了解世界，世界才会更好地了解中国。
当前，全球社会正面临着历史上最为复杂的文化变迁，社会关系和交往方式正发生诸多革命性变化。社交文书作为一种由“文化传播和语言组织起来的解释性范式的贮存”，是交往行为得以落实的基础，也是交往行为得以继续的“界面”。社会交往是人在社会上存在的基本方式，也是社会结构形成的基础。作为人与人之间发生社会关系的中介和现实体现，多种文体的社交文书也正是不同类别、不同层次社会交往关系规范化、制度化的结果。涉外社交文书促进了不同文化之间的民族和国家文化大传播，穿行于世界各地的商人、旅行者和移民融化了不同文化的隔阂，增进了国际文化、民族之间的相互了解。信息网络化的出现赋予了人们社会交往的新内涵，从时间和空间上根本改变了传统的社会交往和人际沟通的方式，由此而出现的社交文书不仅扩大了社会交往的空间，同时也建立了新的人际交往关系，更形成了许多独特的观念与准则。第二节社交文书的分类
随着科技信息化的发展，公共性的社交活动和场合也越来越多，例如电子社交、涉外社交、公众社交、行政社交、商务社交等。由于社会经济和科学技术的交融，在实际应用中，各种社交文体也悄悄地发生着变化，有些文体随时代的变化而逐步消亡，而同时又有一些新的文体应运而生。因此，适应不同社交情境的文书，通过总结，大致概括起来可以分为以下四类：第一类是信电类文书。这类文书通常用于企事业单位机关，通过利用互联网电邮Email和微信、微博等电子化社交平台，以一定的规范格式和书写要求进行的各种信函往来。这类社交文书多用于解决事务性的各项问题，要求语言严谨和准确，具体包括介绍信、证明信、申请书、谋职信、请柬、聘书、倡议书、建议书等。第二类是告启类文书。这类文书是以大众作为社交对象，通过公众传播的方式进行公共社交，目的在于信息的传播与告知，如公示、启事、海报、声明等。第三类是礼仪类文书。此类文书是人们在社交场合、人际交往等礼仪活动中，用书面形式表达恭敬之情、礼貌之意时使用的各种社交文体的总称，包括祝词、贺信（电）、迎送词、答谢词、慰问信、感谢信、讣告、悼词、题词、寄语、对联等。第四类是涉外社交文书，主要以国外友人、外商合作伙伴作为社交对象，是跨文化的书面的形式，具体包括涉外信函、商务关系函、外贸商业信函、提供服务函、涉外的请柬与聘书、欢迎词、欢送词、告别词、祝酒词等。一、社交文书的类别
每一类社交文书的接受对象不一样，语境不一样，文书的语言与基本格式也就有所不同，具体类型介绍如下。（一）信电类文书
在社交活动中，信函、电子邮件的往来是现代人们交流沟通重要的媒介。尤其办公秘书需要每天处理大量的电子邮件，要通过各种各样的社交文书达成意向，完成工作任务。因此信电类文书的拟写格外重要。所谓信电类文书，是一个概括性的概念。从广义上来讲，信电类文书是机关、团体、企事业单位以及个人在社会活动中，为了某种需要，按照一定的体式和要求形成的信函式书面文字材料。信电类文书大体可分为介绍信与证明信、申请书与求职信、请柬与聘书、倡议书与建议书等几类。这些文书是以建立公共关系目的和开展公共关系活动而制作使用的各种书面材料，具有实用性、程式性、广泛性、时效性等特点。
1.信电类文书的文体类型（1）介绍信：指由机关团体、企事业单位等社会正式组织或机构出具，旨在向有关单位证实本单位人员身份、使命等客观情况的一种事务性书信。例如，工作调动介绍信、工资介绍信、便函式的介绍信、固定格式的介绍信等。（2）证明信：特指证明一个人的身份、经历或一件事情的真实情况时所写的专用书信。它也通常被称为“证明”或“证明书”。例如组织证明信、个人名义证明信、存档文件证明信、丢失证件证明信、使用证件证明信等。（3）申请书：是指个人或部门向上级组织、机关、企事业单位或社会团体表述愿望、提出请求时使用的一种文书。例如个人申请书、单位集体公务申请书等。（4）求职信：又称“自荐信”或“自荐书”，是求职者主动向用人单位或单位主管领导介绍自己的个人资历和实际才能，表达自己就业愿望，以求对方了解自己、相信自己、录用自己的一种书信式专用性文书。例如，有技术性求职信、销售型求职信、生产性求职信、演艺性求职信、医疗性求职信等。（5）请柬：又称为请帖、柬帖，是为了邀请客人参加某项活动而发出的礼仪性书信以示对客人的尊敬，也表明邀请者的郑重态度。请柬又分为双帖、单帖。（6）聘书：又称聘请书，它是指单位或个人用来聘请某些有特长、名望或具有业界权威地位的人员担任某一职务或承担某项工作任务时使用的一种专门文书。例如专家聘书、顾问聘书、名人聘书等。（7）倡议书：是由某一组织或社团拟定、就某事向社会提出建议或提议社会成员共同去做某事的书面文章。例如捐款倡议书、志愿服务活动倡议书、工会倡议书等。（8）建议书：是指个人、单位或集体向有关单位或上级机关和领导，就某项工作提出某种建议时使用的一种常用书信。它通常是个人或者单位有关方面为了开展某项工作，完成某项任务或进行某种活动而倡议大家一起做什么事情，或提出合理化的意见、建议时使用的一种文体，也叫意见书。例如，公司建议书、法律建议书等。
2.信电类文书的特点（1）信电文书的简洁性。信电文书是处理社交关系的实用文，为便于沟通、交往与传播，行文去芜求精，简明概括，目的明确。例如，介绍信与证明信、申请书与求职信、请柬与聘书、倡议书与建议书等文体在词语的使用上力求简洁概括。（2）信电文书的规范性。信电类文书具有特定的惯用程式。所谓程式，指在长期的实践中总结形成的有关内容要素、行文格式、书写位置以及一些习惯用语等方面的基本要求。因此在运用语言上要求准确严密，合乎逻辑与语法，合乎事实与政策。（二）告启类文书
在公共社交关系中，机关、企事业单位需要经常就某些公共事务向公众公开发布言论，以表明其态度与立场，因此告启类文书就成为企业危机传播、政府危机公关以及团体组织与其他公众团体交流合作的沟通平台。通常所谓告启类文书的内涵主要是指机关、单位、团体就某一具体事项向群众公开陈述、报道、解说，说明事物，以使大众周知的一种简短社交文书，具体包括启事、声明、公示、公告、海报、商业广告、通知、通报、产品说明书等。这类文书公开性、时效性、传播速度快与范围广的特性非常显著，因此具有维系公共关系独特的职能。
1.告启类文书的类型（1）公示：特指党政机关、企事业单位、社会团体等事先预告群众周知，用以征询意见、改进工作的一种社交文书。公示所公布的事项通常是行政机关发布有关政策、法规，告知群众遵守或执行，或者企事业单位宣告某种事项，需要公众周知或者遵守，希望群众知晓并给予必要的协助。例如，法规性公示、知照性公示、意见性公示、办理性公示、制止性公示等。公示具有广泛性、周知性、法规性的特征。（2）启事：一般是指政府机关、企事业单位或个人向公众说明事实，提请公众注意，或呼吁公众协力、予以帮助、办理事情或传达礼仪信息的社交文书。启事具有公开性、鼓动性及社交求助结合的特点，而不具约束力。启事的应用面广，简便易行。启事的种类很多，如：开业启事、招聘启事、招生启事、征订启事、招商启事、招领启事、征文启事、征婚启事、寻物启事、求租启事等。（3）声明：它是指国家机关、社会团体、企事业单位以及个人就某一重要问题声明立场、态度、主张或维护自己权益所发表的公开性应用文书。声明的发布途径广泛，发布形式灵活，可以在报刊登载，可以通过广播、电台播发，也可以利用互联网发布，还可以进行张贴。声明的文种包括：作废声明、遗失声明、解除合同声明、解除关系声明等。（4）海报：海报是向公众报导文化娱乐、体育赛事，例如介绍有关电影、戏曲、杂技、体育、学术报告会、球讯、晚会、电影、演出、展览等等与群众生活密切相关消息时所使用的宣传性应用文。海报的种类很多，包括电影海报、文艺活动海报、体育赛事海报、报告会海报等。
2.告启类文书的特点（1）鲜明的目的性。由于机关、企事业团体组织鲜明的目的性，因此在拟写告启类文书时就已经明确了公关活动要达到预期效果。告启文书只有在既明确要解决什么问题，又明确要达到什么目的时，才能进行写作。这样写出来的告启文书才能真正解决问题，达到组织或公关活动的预期目的。社交文书的创造力在于“协调”。因而可以说，告启文书写作的目的正是协调各方面的关系。（2）信息的客观性。告启类文书的一项主要工作就是传播信息，而一般来说，传播信息这一工作本身并不难，难的是如何客观地、实事求是地传播信息。因为信息传播是否客观、真实，与组织、与公众皆有利害关系。告启文书写作要客观地传播信息，首先必须客观地掌握事实，秘书人员在调查、了解有关事实时，应不带偏见，而且必须杜绝主观随意性，力求事实的公正与真实；其次，告启文书在写作时对材料的要求要非常严格，必须认真鉴别，反复核实，实事求是，不容许有任何虚构。（3）传播的主动性。告启类文书写作的主动性，首先表现在内容上，它是为公共关系活动服务的，是为了解公共关系活动中存在的实际问题，对公共关系活动起着直接的作用。例如，启事是为了把组织好的有关信息传播给公众；海报是为了给公众传递最新的娱乐信息和促销信息。这些都应该是积极主动的，而不是被动的。其次，在瞬息万变、丰富多彩的社交关系活动中，告启文书不是一种机械的固定模式，而是因人、因事、因时、因地而宜的。文书写作要主动根据具体情况灵活运用，才能获得理想的传播效果。（4）很强的针对性。告启类文书写作还有一个明显的特征就是针对性很强。这里所说的针对性，主要体现在以下几方面：①有明确的涉及范围和对象，读者对象一般都有明确的范围或特定的公众。②针对具体问题而写作。告启类文书写作，总是针对公共关系活动或组织的存在与发展中的具体问题而进行的，因而写成的文章一般都有高度的针对性。（三）礼仪类文书
礼仪文书是指国家、单位、集体或个人在迎来送往、节日庆典、婚丧寿贺、致谢慰问等各种礼仪和仪式中，以及其他社交场合用以表示礼节、抒发感情、具有较规范固定格式的一种应用文。它是人们在社交场合、人际交往等礼仪活动中，用书面形式表达恭敬之情、礼貌之意时使用的各种实用性文体的总称。人们在日常工作、生活中进行文明交往时，礼仪文书能够密切人际关系，增强友好气氛，是显示礼貌风范的一种重要工具。它能够增进人与人之间的了解、理解、信任，加深感情、增进友谊，也有利于建立良好的工作关系，促进双方事业的发展。社交礼仪类文书的特点表现为内容的礼节性、语言的感情性、篇幅的短小性、写作格式的非固定性。自古至今，礼仪文书文种类繁多、体裁各异，主要包括下列常用的社交文体，如祝辞、悼辞、欢迎词、欢送词、答谢词、开幕词、闭幕词、祝酒辞，以及讣告、祭文、碑文、挽幛、对联等。
1.礼仪文书的分类（1）祝词：祝词也叫祝辞，指在各种喜庆场合中对人、对事表示祝贺或祝愿的一种社交礼仪生活文书。具体如事业祝词、祝寿词、婚嫁祝词、祝酒词等等。（2）贺信（电）：贺信（电）是在某组织、某个人取得成功和成绩或是在节日、生日等值得庆祝的日子里用来表示庆贺的一种专用书信。有上对下、同级、下对上或者个人或单位、组织给某些重要领导人、重要人物的贺信（电）。（3）迎送词：它是国家机关、团体、企事业单位的领导在举行隆重庆典、大型集会、迎送仪式或宴会上为欢迎、送别客人而写作的讲演稿。例如有接待重要来宾的迎送词、会议活动迎送词、驻港部队迎送词、援藏干部迎送词等。（4）答谢词：是指特定的公共礼仪场合，主人致欢迎词或欢送词后，被欢迎者或被欢送者所发表的对主人的接待或盛情款待表示谢意的致词、讲话。有晚宴答谢词、婚礼答谢词等。（5）慰问信：它是有关机关、团体或者个人，以组织或个人的名义，在有关集团、单位、团体或个人处于特殊的情况下时（如战争、自然灾害、事故），或在节假日来临之际，向对方表示慰藉、问候、鼓励、关切的礼仪生活文书。具体有春节慰问信、教师节慰问信、灾区慰问信等。（6）感谢信：感谢信是单位或个人对某个单位或个人的关心、支持、帮助表示感谢的礼仪生活文书。感谢信不仅有感谢的意思，而且有表扬的意思。有个人感谢信、集体感谢信。（7）讣告：讣告一般由逝者的亲属、朋友、生前所在单位或专门成立的治丧委员会发出，以向逝者的生前好友、有关团体、社会公众报丧。具体有一般式讣告、新闻报道式讣告、公告式讣告等。（8）悼词：它是在追悼大会上对逝者表示哀悼、敬意和思念的讲话或对逝者表示哀悼、缅怀的悼念性文章。按照用途划分有宣读体悼词、艺术散文类悼词；按照表现手段进行划分分为记叙类悼词、论文类悼词、抒情类悼词等等。（9）题词：亦称题辞，是礼仪类应用文体之一。题词是为给人、物或事留作纪念而题写的简短、精练，同时又具有一定审美意义的集公关、书法、艺术等多种功能为一体的文字。具体有长辈对晚辈题词、同辈之间的题词、给英雄人物题词、为自然景物题词、给建筑物题词、为日常用品题词、给书籍题词等等。（10）寄语：指寄托希望的话语给寄语对象以希望和鼓励，比如新年寄语、圣诞寄语，有新年寄语、圣诞寄语、教师（班主任）寄语、家长寄语、名人寄语等。（11）对联：是一种由内容相关、节奏相同、词性一致、平仄协调、上下联字数一致的对偶句组成的一种应用文体。对联具体有春联、贺联、喜庆联、名胜联、题赠联等等。
2.礼仪文书的特点（1）情感的沟通性。礼仪文书有利于个人、企事业单位、社会团体及其之间加深情感，增进相互了解、彼此沟通、交流信息。在某些特定的时刻，通过礼节性和规范化的用语，来传递双方彼此之间的思想和感情。（2）礼节的表达性。在传递信息的同时，通过礼仪文书的行文来表达喜庆、祝贺、悼念的礼节，把生活、情感和礼节融合为一体。礼仪类文书所承担的传递信息和表示礼节的功能是其他各种文书形式所不能取代的。（四）涉外文书
涉外文书，是外事交往中一种重要的书面表述工具。外事文书是一类国际性、日常性和服务性文体的总称。它特指国家政府领导人、外交机关、外交代表及地方机关、军队、团体、企事业单位及法人在国际政治、外交、军事、经济贸易、科学文化、法律、宗教等实践活动中，用于发布和贯彻执行法律、证明身份，叙述事实申述立场、观点，表明态度，交涉问题，传递信息，建立友谊加强合作通知事务，同时通告情况、订立协议、礼仪往来等的一种重要的书面表述。涉外文书都有一定的严肃性和国际规范性。它们可以使外事工作的情况上情下达，下情上报，左右沟通，使外事工作成为国家工作中重要的有机组成部分。涉外文书，具有写作格式的国际习惯性、语言表达的准确严密性、政治倾向的鲜明突出性等特点。外事文书在写作中要遵循和平共处五项基本原则以及真实具体、实用有效和内外有别的原则。涉外文书的类型包括外经文书、外事文书、外交文书等，具体有涉外信函、涉外礼仪类文书、涉外意向书、涉外公证书、涉外调解书、涉外礼宾接待计划、国际市场调研报告、国际市场分析报告、涉外意向书、涉外投标申请书、涉外招标文书、涉外招标通告、中外合资企业说明书、涉外建立贸易关系函、推销商品函、订货（洽谈、博览、展览）会邀请书、中外合资经营合同书、国际劳务供应合同书、国际货物买卖合同书、出口商品经营方案等。
按照国际惯例，英语是涉外文书写作的主要通用语言。英语与汉语的不同之处在于，英语可以精密地刻画对象、客观细致地反映对象的语言诉求，它的表述具有很强的清晰性、严密性和科学性；而汉语蕴涵了浓郁的人文精神，可以展示出与他人合作的责任感与尊严，为了避免唐突和不友好，不宜采用直接入题和没有开场白的写作方式。
1.涉外文书的分类（1）涉外信电类文书：信函类涉外文书，涉及的范围非常广泛，它是涉外商贸业务活动中进行交往、交流，以期达到在建立商务联系的基础上实现互利互惠的目的。（2）建立商务关系函：是企业为了促进生产与销售，针对目标客户发函向对方表达希望建立贸易关系的愿望的商务文书。（3）外贸商业信函：是指用信函形式与外商或企业联系业务、洽谈生意、磋商问题的文书。具体有询问函、订购函、索赔要求函、社交函等。（4）提供服务函：包括设计服务函、售后服务函、法律服务函、认证服务函等。
2.涉外文书的特点（1）合作性。涉外商贸文书主要是对产品、技术、项目等主要情况和突出的特点进行介绍或说明，以达到扩大影响、招商引资的目的。（2）语言的概括性。涉外文书表达方式以说明、描述文字为主，语言表述简明扼要，往往直述本质。语言明确清楚，概括性极强。（3）格式的国际化。在全球经济一体化的今天，为了促进各国之间商贸业务的发展，商贸文书写作格式国际规范化已受到了各方面的普遍关注。二、社交文书的写作要求（一）社交文书的沟通性
社交活动可以借助于写公函、拍电报、写书信、发请柬、发聘书、送慰问信、送表扬信等，达到传递信息、处理工作，争取社会效益和经济效益的目的。社交工作的沟通是双向的，社交文书的使用要考虑反馈效应。理解、信任、支持与合作，是在相互交往中建立的，社交文书作为联络的纽带，起着架设友谊的桥梁作用。（二）社交文书的竞争性
开展社交活动要善于利用文字手段，在同行或同类产品中，利用自己的优势去争取社会与公众的支持与赞誉，进而树立组织的公关形象，开拓并占领广大市场，在竞争中求得组织与产品的生存与发展，使自己立于不败之地。（三）社交文书的时效性
作为传播、服务的工具，社交文书必须公开、迅速、通畅地发挥作用。它的写作要快，传递要快，反馈要快。要紧密配合商品经济的发展，联系贯彻国家现行方针、政策的实际，及时地抓住时机开展工作，求得高速度、高效率。时间就是生命，就是金钱，任何迟滞都会使社交文书失去作用。（四）社交文书的务实性
社交文书的写作是一种实用写作，每种文书的起草都要明确写作目的，意图，从公关工作实际出发，提出和解决现实中的问题。（五）公关文书的可信性
公关文书的写作必须说真话、办实事，与公众坦诚相见，凡是文书上允诺的就要执行守信。第三节社交文书的语用策略
当今社会，社会活动日益频繁而且种类很多，因为社会交际是人类最普遍的行为和最基本的需求。但是由于情境、文化的不同以及风俗习惯的差异性，每个国家、民族乃至地区约定俗成的交际规则都有着明显的区分，具体体现为社交文书语用策略的掌握与运用技巧上。国际商务交流合作中，语用策略的巧妙运用是促进双方彼此尊重、合作愉悦的重要因素，语言的得体性在很大程度上影响着商务交易的成败。社交文书的语用，是在一定文化背景和社交语境的基础上的语言运用。语言现象，尤其书面语言，必须把它和它所依赖的环境联系起来，才能更好地运用语言的结构和意义。社交语境是一个动态概念，交际双方在特定的社交环境里进行言语交际，需要选择适合此类语境下的语言文字表达，才能易于让双方获得话语的言外之意，帮助听话人筛选信息、消除对听话人的误解，确保交际场合中的价值取向的一致性和言语交际的顺利进行。这对于培养高级秘书人才来说，是必备的语言素养，也是最基本的语用能力。一、语用能力
什么是语用能力呢？何自然教授认为，语用能力是运用语言进行得体交际的能力，它可以简化为表达和理解两个方面。为使语言表达得体、合适，语言的使用者就必须学会针对特定的语境，考虑到社会和文化因素，灵活、合理地使用语言；而为了增强对语言的理解力，语言的接受者就必须了解言语交际的一般模式和原则，以及话语意义的多层次性。对交际能力研究最有影响力的应用语言学教授Bachman将语用能力分为施为能力与社会语言能力。所谓施为能力，就是一种语用规约，它包括表意、操作、启发和想象的功能；而社会语言能力，就是从社会的角度应用语言的能力及相关的知识。综上所述，所谓的语用能力，实际上就是组织、构思、改变信息，把握句子，建构话语的篇章能力；为了实现交际而使用信息，运用口语或笔语进行交际并且按照顺序表达出来的能力。语用能力决定话语或句子、意图和语境是怎样联系起来并构成意义的。对于秘书来说，需要从社会的角度、以企业为出发点，在日常的工作中保持对语言的敏感性和语用能力的提升。当然，巧妙地运用语用策略是社交文书沟通交流的重要环节。二、策略能力
所谓策略能力，也就是语言的使用者对一定语境中的相关信息进行判断、取舍和对语义协商的使用过程。Bachman认为策略能力是组成语言能力的另一部分，它是秘书对商务环境、社交情境及相关工作信息判断、取舍的综合能力的一种高度体现。事实上，秘书在草写社交文书过程中，语言知识、跨文化交际知识、心理活动往往交织在一起，相互影响、相互作用。秘书通过谋篇布局，制定出恰当的语用策略，不仅是为了交际的顺利进行，也是为了避免出现语用失误，解决社交中出现的实际问题。更为重要的是，使用者不仅要灵活运用语用策略，还要符合情境需求。交际这种有目的的活动一定会涉及策略的使用，语用策略的正确选择能够使交际者有效地交流思想达到交际目的。因此，高等院校要格外注重秘书文化意识的培养，提高秘书对文化差异的敏感以及处理文化差异的宽容性和灵活应变能力。三、语用策略（一）语用模糊策略
在社交文书中，语用的模糊性是社交文书中常见的一种策略。语用模糊是在言语交际中言者有意地运用一种含蓄的、不明确的话语来表达自己的观点以满足特定语境下某种交际需要的交际策略。语用的模糊性在公文中不仅没有损害社交文书内容的准确表达，反而使文书的内容更加严谨、周密。
模糊词具体有：
表示时间的如：现在、过去、将来、最近、长期以来、一度、一直、曾经、及时、从速、适当的时机、不定期等；
表示范围的如：个别、极个别、少数、多数、大多数、绝大多数、部分、大部分、各级、各单位、左右、上下、有关、某种等；
表示程度的如：很、极、最、约、近、一般、显著、比较、较为、逐步、更加、进一步、基本上、大体上、程度不同的等；
表示条件的如：酌情、必要时、在……基础上、在可能条件下、确因工作需要的、条件具备的、一经发现、视其情节、按有关规定，等等；
表示频率的如：再三、多次、经常、不断、时有、反复、往往、三令五申，等等；
表示趋向的如：继续、持续、仍旧、深入、提高、将要，等等；
表示数量的如：成千上万、很多、若干、大量、大约，等等；
表示性状的如：新、主要、大、严重、良好、高、多、好，等等。
在草写社交文书过程中，离不开对交际者角色关系、社会地位、权势等语言形式选择的制约。社会交际，往往需要对自我身份和他人身份的再现与建构。因此介于双方角色态度的弹性，可采用语用模糊策略。
例如，在一些告启性社交文书中，正文内容一般由缘由、事项和执行要求三部分构成。其中，缘由如果是事情的原因、目的、意义等等，这些内容都是比较抽象的，没必要详述，所以可使用模糊语言来表述。如果公示、启事、海报、声明内容是对相关活动或事宜做出决策和安排，有时候所涉及的内容比较多，所以“事由”可以采用模糊语言来表述。另外，在社交活动中，一般的信电函和商务函是不相隶属单位之间进行社交联系的重要工具。根据函的行文方向，可将函分为两种：去函和复函。函的标题包括发文机关、事由、收文机关、复函、文种等项内容。由于函的务实性强，语气委婉，不具有指挥性和强制性，所以事由的表述，可以采用模糊语言策略。同样，在一些贺信、祝词、欢送词中，由于参加活动的有关负责人有很多，没必要一一列举，这时候模糊语言的表述能够使行文简洁，避免冗长与繁琐。如果要阐明主要活动议题，此时需要对活动内容高度概括，模糊语言的使用几率将会更为频繁。秘书在写文书过程中，无论是处理重大事务，还是在处理一般性事务，很多时候出于礼节、保密或者策略的需要，不能把话说得太确切、明白、具体，此时便会故意使用一些模糊词语，如：“欢迎阁下在方便的时候来访问”“表示遗憾”“无可奉告”等模糊词语的使用，便属于此类情况。
语用模糊策略的功能主要体现在以下几个方面：
1.文书表述更加准确
由于社交活动的复杂性、多样性，不可能完全用精确的词语来表述，它必须借助大量的模糊词语，才能使文书的表述更加准确。在草写中，模糊语言和精确语言是一个统一体的两个方面，例如“以上”二字则是最常见的一个模糊词语。正因为使用了这个模糊词语，所以才使表达更准确，更符合实际。精确语言和模糊语言具有互补性，两者虽不能互相代替，但却能互相补充。再如“任何”“有关”是两个模糊词语，所指范围十分广泛，不论人和事物，全部归纳概括在内了，没有例外。
2.能使表述具有一定的灵活性，避免行文绝对化
由于不同地区、不同行业和不同部门的具体情况是比较复杂的，秘书行文时应该考虑周全，要留有一定的余地，不要规定过死。而运用模糊词语就可以使社交文书的灵活性和原则性相统一，避免行文绝对化。
3.委婉、含蓄，使行文得体
社交文书，一般要求平实直露。但在某些情况下，由于考虑受文对象的心情而难以直言，或出于保密需要，或出于礼节等，都需要把话说得委婉、含蓄些，做到刚中带柔，威而不露。这时运用模糊词语，就会收到好的表达效果。例如，“请参照执行”“请研究执行”“望及时告诉我们”“届时敬请光临”“请及时函复”“请及时函告”“希即研究执行”等，尽管没有那种盛气凌人的气势，但也不容你有禁不止，有令不行。
4.模糊词语具有高度的概括性，可使冗长的列举变得简洁
文书对交际双方的情况和合作发展方向提出参考建议时，都具有一定的普遍性和复杂性。如果缺乏准确的概括，公文势必拖沓冗长，而模糊词语具有高度概括性，可以弥补精确词语在概括性上的不足。例如，行文中用个“等”字，便把所有的内容都包括了。这样表述，不仅显得简洁、科学、而且避免了表意的绝对化。（二）礼貌语用策略
在交际过程中，交际双方都希望得到彼此的尊重。尊重可以通过交际语言来体现。这要求语言一定要礼貌，才能有助于交际的顺利进行。在社交中因人际距离、受益与受损、权利与义务、群内与群外等语境因素的影响，社交语用礼貌策略的使用就显得格外重要。礼貌是一种语用现象，交际当中通常被特指用来维护双方的而子。“面子保全论”是布朗和莱文逊于1978年在戈夫曼（Goffman）的“面子”概念的基础上提出的。布朗和莱文逊认为，面子是每一个有理性和具有正常交际能力的人的一种公共的个人形象，面子既可以赢得，也可能丢失。言语交际中对面子的威胁是无时不在的，因此有必要采取社交礼貌策略给交际双方留下进一步沟通的机会。英国著名学者利奇提出“礼貌原则”，即最小限度地使别人受损；最大限度地使别人得益。换句话说，礼貌原则的核心内容是：尽量使自己吃亏，而使别人获利，以取得对方的好感，从而使交际顺利进行，并使自己从中获得更大的利益。
最常见的礼貌语用策略大体可以分为两类：积极礼貌策略和消极礼貌策略。积极礼貌策略是一种以“接近为基础的”礼貌补救策略，说话人往往强调共同之处，诉诸友谊或伙伴关系。布朗和莱文逊提出了十五个积极礼貌策略，包括：寻求一致，避免不和，假设有共同点，以伙伴关系著称，提高听话人的兴趣，注意听话人的需要和夸张自己对听话人的兴趣、赞同、同情等。消极礼貌策略主要是说话人意欲部分地满足听话人的消极面子，基本要求是保护听话人的隐私和自我决策的权利。消极礼貌策略主要是以“回避为基础的”，包含说话迂回，模棱两可，尊重对方，避免突出个人，表示悲观，道歉，减小对对方所施加的压力等十种具体的礼貌策略。
例如，在通常的一般信电函和商务信函中，礼貌语用策略是信函写作5C[礼貌（courtesy）、正确（correctness）、简明（conciseness）、清晰（clarity）和完整（completeness）]原则中的首要原则。在社交活动中，信函不仅是用来商务沟通的一种方式，更是建立良好的合作关系、开展业务的重要手段。因此，在日常的社交文书中，秘书应注意写作中礼貌原则的运用，尽量做到所用语言得体、礼貌，注重用语规范，这样才能更好地促进商务合作的顺利进行。商务信函中礼貌策略的运用，譬如：恰当赞扬，真心致谢，热烈祝贺，深切慰问，尽量使用肯定句，避免表示惊讶、怀疑、嘲笑、指责、批评语气等，这都属于积极礼貌的补救策略；而间接表达，使用缓冲语、非人称、情态动词、过去时、虚拟语气、被动语态，诚恳道歉等则属于消极礼貌的补救策略。
礼貌能使人心情舒畅，便于建立双方良好的商务关系，同时也能够促进贸易的达成。委婉语在商务信函中的使用既可婉转地拒绝对方的要求或条件，又不会伤害对方情感，有利于继续保持友好的关系。因此，在商务英语信函中，不仅要选择委婉的语气来指出对方不尽如人意之处，而且用来表达感谢、快乐、满意、道歉等。另外，在社交信函中，要做到礼貌，必须遵循称呼次准则。日常交际中，都少不了称呼对方，这种称呼既代表着双方的交际关系，也是一种礼貌行为，表示对对方的一种尊重。在运用社交文书语言交际中，尤其是要注意到这点。前面讲到，社交有自己的交际对象，一个或多个。在正文的开头，必须要有称呼语（主送机关），这个称呼语通常不是个人，而是机构。这既方便收文机关知晓这篇文书是否是发给他们的，如果是则即时办理，同时也表示了对其他机关、单位的一种尊重。礼貌主要谈的是“善”的问题，多可以概括为敬（对别人）和谦（对自己）。礼貌强调了态度和情感，不论东方文化还是西方文化，每个民族都是提倡礼貌，重视礼貌，这是共性。社交文书交际过程中，面对的是上下级关系或不相隶属的关系。不管面对什么样的交际关系。在社交文书往来中都必须做到礼貌。在不同的商务信函中自然存在着要达到不同交际的言外功能和社会功能。
在商务信函中，写信人要注意礼貌地使用语言以减少言外行为的非礼性。礼貌原则在商务英语信函中有着广泛的应用。Leech的礼貌原则可分为六大具体准则：得体准则、慷慨准则、赞扬准则、谦虚准则、赞同准则及同情准则。（1）得体准则：（在表态和承诺中）①最小限度地使别人吃亏；②最大限度地使别人受益。（2）慷概准则：（在强制和承诺中）①最小限度地使自己得益；②最大限度地使自己受损。（3）赞誉准则：（在表态和断言中）①最小限度地贬低别人；②最大限度地赞誉别人。（4）谦虚准则：（在表态和断言中）①最小限度地赞誉自己；②最大限度地贬低自己。（5）一致准则：（在断言中）①使对话双方的分歧减至最小限度；②使对话双方的一致增至最大限度。（6）同情准则：（在断言中）①使对话双方的反感减至最小限度；②使对话双方的同情增至最大限度。
中国文化提倡“礼貌是美德”。在文书交际语言中，要做到谦虚，特别是有求于别人的文书语言交际中，更要使用谦虚的语言。如在公文开头会有称呼语（受文机关、单位），结尾会有落款语（发文机关、单位），尾语。如在请示、报告、函等公文中尤其明显。（三）合作语用策略
社会交往主要目的是为了能够促进双方共同合作，因此社交文书语用上要本着真诚合作的意愿进行语用。简单来说，合作谈的是“真”的问题，包括从内容的真实到表达的准确无误。该原则说明人们在会话过程中头脑里尽量保持某些标准，以便使交际顺利进行，有意图的交际是一种合作的表现。合作语用策略在文书中起着调节交际互动关系的作用，它使说话人在假设对方乐于合作的前提下能进行交际。美国语言哲学家格赖斯（H.P.Grice）认为：人们的言语交际总是互相合作的，谈话双方都怀着一个共同的愿望，双方话语都能互相理解，共同配合，因此，他们都遵守着某些合作的原则，以求实现这个愿望。换句话说，会话参与者尽管是分别提供自己的话语，但总是在一定程度上意识到其中的某些目的，至少是一个相互都能接受的话语发展方向；这些目的或方向的达成是会话参与者在交际过程中共同合作努力的结果，也可以说是在会话过程中共同维护和坚持当前的目的和方向形成的默契。合作原则包括四个范畴，每个范畴又包括一条准则和一些次准则。（1）数量准则（Quantitymaxim）：①使自己所说的话达到（交谈的现时目的）所要求的详尽程度；②不能使自己所说的话比所要求的更详尽。（2）质量准则（Qualitymaxim）：①不要说自己认为是不真实的话；②不要说自己缺乏足够证据的话。（3）关联准则（Relationmaxim）：说话要相关。（4）方式准则（Mannermaxim）：①避免晦涩的词语；②避免歧义；③说话要简要；④说话要有条理。
合作语用策略，具体则是指利益—关联—顺应策略。秘书在进行交际时要注意寻找语用的合作利益点去切入，保持双方的合作的需求和必要性，通过彼此的互惠互利达成双方的连接共赢的目的，因此就形成了利益—关联—顺应的合作模式。具体如下：（1）明确表达积极的合作态度。例如在商务建立关系函和服务函的文书中，要直接提出双方的供需和价值，语言的选择上要以合作开放的语气和口吻来召唤对方的合作意向。（2）勾勒未来合作前景。当了解到双方的合作意向时，需要选择正面的语言和乐观的态度，来向合作方提供未来的发展方向与彼此利益最大值。（3）在协商的基础上提供具体的合作方案。在合作方式上，明确双方的合作关联的步骤和日程安排。（4）顺应对方的语境并给出相应的补充。可以提前预先假设对方的态度，在对方提出不同建议时，先顺应对方的语境，再对其意见进行相应的补充，以使交际双方合作成功。
为了使自己的交际中的利益损失达到最小程度，同时使交际能够顺畅进行，可以采取话题转换、话轮转接、即席修正、应急填语等语用手段。（四）角色转换语用策略
社交文书的交际主体在进行合作交际的过程中扮演着一定的交际角色。交际者要能够清醒认识、适时调整自己的交际角色。交际角色实际上是指交际者在具体的交际情境中，与交际对象相对，从而显示出来的一种临时的身份特征。交际者在具体的交际情境中所充当的角色，要求他采取相应的交际策略，从而把握其谈话方式，左右其对话语的选择和使用。秘书在发文时则必须认清文书所代表的交际角色。文书的交际角色代表的是企业、机关、单位团体，即使是以秘书名义发文，也是秘书在职务、权力范围内充当企事业单位的代言人。因此，秘书在进行交际过程中，不同的交际角色决定了使用什么样的合作交际语言。要想交际顺利进行就必须遵守“角色转换合作策略”。所谓的“角色转换合作策略”，是指要在交际过程中，能够从对方的角度出发，了解对方的立场和心理状态，选择有利于双方合作的交际语言，最终促成彼此的合作。角色转换合作策略有利于协调双方的分歧和争议，能够消除彼此之间的矛盾与误会，最终达成合作。具体策略如下：
1.语境趋同
说话人采取的是言语趋同交际策略。言语趋同交际策略是指在言语交际过程中，交际一方改变自己原有的言语习惯或语体，以更接近说话对象的言语或语体。它可表现在发音、语速、停顿、语码等方面。
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