作者：李瑛珊
出版社：北京大学出版社
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企业行政管理实务(第2版)(全国高职高专规划教材·财经系列)试读：
第二版前言
为了加快企业急需人才的建设，特别是加强各类企业办公行政管理人员的培养力度。我们对第一版《企业行政管理实务》的有关内容进行了修订，结合最新企业行政管理的发展，增加了相应的课堂讨论和理论联系实际等环节，并增加了对案例的分析、小组讨论、讨论要点记录等内容，以突出高职高专特色，服务于高职高专教育培养高等技术型应用性、技能型人才的目标。
此外，应广大读者的要求，本书还在《企业行政管理实务》（第一版）基础上增加了企业行政管理过程中最新的发展案例，使理论紧密结合实际，拓展学生思维。
本次修订分工如下：潘琦华修订第一章；周梁修订第二、三章；李瑛珊修订第四、五、六、七章。本书由广东科学技术职业学院人文社会科学学院副院长龚江南副教授主审。
本次修订工作还得到了广东科学技术职业学院人文社会科学学院院长杨文丰教授的热情指导，郑永培、肖俊哲、何劲耘等同仁对本书的编写给予了热情的帮助和支持，在此谨向他们表示深深的感谢和敬意！编 者2011年7月
第一版前言
本教材是根据高职高专院校学生学习特点，针对新形势下高职高专教育人才培养目标和培养模式的要求，按照“以岗位为基础，以能力为本位”的原则，以立足于企业行政管理实践教学的需要编写。本教材在编写过程中极力做到内容简明扼要、结构安排合理，同时重视理论联系实际。与传统学科型教材相比，本教材在编写中做到了以下几点。
1．以“岗位”为基础，以“必需、够用”为原则，整合教学内容。本教材针对高职高专文科学生未来就业岗位多从事企业行政管理工作这一现实，按照教育部2006年第16号《教育部关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见》文件精神，遵循高职教学规律，基于对企业行政管理岗位工作深入调研，选取企业行政管理实际工作中经常涉及的典型工作内容，以真实的行政管理职业活动来整合教学内容，增强了教材的针对性。
2．强化实践性教学，突出教材的实用性。本教材通过案例、知识链接、项目训练等内容，增加学生的参与环节，尽量达到互动教学的目的，同时可培养学生运用理论知识进行实践与训练的能力。
本教材由李瑛珊、周梁、潘琦华共同编写，并由李瑛珊、周梁总纂及定稿。具体编写分工为：潘琦华编写第一、二章；周梁编写第三章至第五章；李瑛珊编写第六、七章。
本教材在编写过程中，参阅、借鉴和引用了有关著作、教材的研究成果，并得到了广东科学技术职业学院、珠海市企业文化协会、珠海葆力物业公司、珠海日辰数码科技有限公司等有关专家的指导和帮助，同时北京大学出版社郭芳同志也给予了大力协助，在此一并表示衷心的感谢。
由于编者水平有限，加之编写时间仓促，教材中难免有缺点和不足之处，敬请广大同仁和读者批评指正。编 者2009年8月第一章企业行政管理概述【学习目标】
●了解企业行政管理的含义、特点及工作内容。
●熟悉企业行政组织的结构及要素。
●掌握企业行政管理各类岗位的工作内容和岗位要求。第一节企业行政管理认知（一）企业行政管理的含义
行政管理，是指国家行政机关对国家和社会公共事务的公共管理活动，是政府及其行政组织为了公共利益和目的，以公共权利和法律为基础，对社会公共事务和政府自身内部事务进行的管理和服务活动。行政管理包括：国家行政机关对国防、外交、国家安全、国家荣誉等国家事务的管理；对经济、科教文卫、治安、环保等社会公共事务的管理；对行政机关自身机构设置、人员、经费、财物、工作程序等行政系统内部事务的管理。
随着企业规模的发展壮大，企业内部组织管理、企业公共服务、信息沟通等问题逐渐凸显，成为企业发展的制约因素。因此，企业行政管理应运而生。它作为一门新兴的管理学科，是公共管理与企业管理相互借鉴结合的产物，可以帮助企业应对企业内部出现的行政问题。
企业行政管理，是指依靠企业行政组织，采取行政手段在企业内部进行的职能性管理。其中企业行政组织是实施企业行政管理工作的载体；行政手段包括行政命令、指示、规定、奖惩措施等；实现的主要职能是行政事务、后勤服务、人力资源管理、企业文化建设等。
对企业行政管理的认识可分为三个层次。
1．企业行政管理的目标是全局性的，为的是企业整体的生存发展。
2．企业行政管理的职能是企业领导的主要管理内容，处于企业管理系统的中心位置。
3．企业行政管理的职能性管理是跳出生产、财务、技术研发等具体职能而产生出的管理服务平台。（二）企业行政管理的特点
企业行政管理是由政府行政管理发展衍生而来，但是由于一些基本性质的差异，照搬政府行政的方式进行企业行政肯定会出现问题。因此，企业行政管理同政府行政管理相比有以下特点。
1．企业行政管理具有服从性。政府是独立的管理单位，其工作目的就是实施行政管理。企业行政管理是由企业的一些行政部门来完成，行政部门不是独立组织，只是在企业的授权分工下开展工作。因此，企业行政管理实质上是企业管理中的一部分，其管理目标也表现为服从实现企业的经营目标。
2．企业行政管理具有服务性。理论上讲，政府机关的行政管理也应该是为企业、为社会、为民众服务的，但在实际工作中由于政府行政的权威性、强制力，官场老爷作风以及官僚气息比较明显。而在企业中，根本目标是赢利，生产、销售、研发等部门是直接创造利润的业务部门，企业行政管理部门及其人员在企业中应该比较低调，不能把自己当做官老爷那样高高在上，趾高气扬，而需要踏实的做好行政服务。
3．企业行政管理具有效益性。政府行政经费来自财政，而企业行政经费必须要靠企业自身的赢利。虽然我们不能说直接用企业经济效益来衡量具体的行政管理行为，但企业的行政还是直接与企业的经济效益相联系。企业行政管理可以充分挖掘和最大限度地利用公司的各种资源，提高员工工作积极性，开源节流，提高企业经济效益，加快企业发展。
4．企业行政管理具有灵活性。政府行政，必须要综合考虑到各个方面的情况，管理制度一般应保持较长时间的延续性，有的甚至是几十年一贯制的老面孔。因此，政府行政管理往往难以避免地带有官僚、保守、僵化、死板、生硬等特点。而企业行政管理可以根据实际发展需要经常进行变革、增删、剪裁、变通，以增加管理灵活性，适应企业竞争发展的需要。知识链接1-1日本企业同欧美企业对企业行政的认识差异
欧美企业的“行政事务”，围绕着“经营业务”展开，行政办公事务依附于“纵向”展开的生产经营活动，满足于企业的功利目标，这一点与日本企业不同。日本企业把具有“横向”沟通、协调，联络与交流性质的行政办公事务，综合在一个“总务部门”进行。换言之，日本企业把行政办公事务当作独立的“总务”职能，为生产经营活动提供基础条件；欧美企业则把行政办公事务作为生产经营活动的外延，作为“参谋”或“支持”性职能，依附或服从于生产经营活动的展开。
日本与欧美企业的这种区别，源于各自的企业管理理念。美国企业强调等级秩序，以及制度性规范，强调组织的功利目标，强调成就与成果。日本企业强调家族主义或集团意识，强调职工与管理者的自律与自觉行为。所以，具有“横向”性质的总务或行政办公事务，即使置于统一的总务部门管辖，也不会引起“与生产经营直接相关”的那部分“行政性事务”没有人承担，职责不清或相互推诿。观念上可以“区分”出来的行政支持性事务及其内涵，在企业实践中是很难依靠职务分析予以区分与界定的，只能依赖行政办公人员的主动性与积极性，去有效地承担行政办公事务，保证企业目标的实现。在这一点上，日本企业的模式是较为成功的。（资料来源：《MBA企业行政实战》，1998）（三）企业行政管理的工作内容
企业行政管理的工作内容可以划分为以下两类。1．企业办公行政管理（1）企业行政规划管理。它包括企业行政组织设计、企业规章制度建设、企业文化建设。（2）企业办公事务管理。它包括企业办公室管理、企业会议管理、企业外联接待、企业差旅管理、企业人事行政管理。2．企业总务后勤行政管理（1）企业员工管理。它包括企业员工食堂管理、企业员工宿舍管理、企业员工心理管理。（2）企业资产管理。它包括企业物业管理、企业车辆管理、企业办公用品管理。（3）企业环境管理。它包括企业办公室内环境管理、企业室外绿化管理、企业生产环境管理。（4）企业安全管理。它包括企业治安管理、企业消防管理、企业生产安全管理。理论联系实际
实地考察一家企业，了解该企业的行政管理工作有什么具体内容？并对该企业的行政管理工作内容进行分类，看看哪些内容属于企业办公行政管理，哪些属于企业总务后勤行政管理？记录：课堂讨论：（一）资料企业行政管理对我国企业发展的重要作用
1．企业行政管理有助于增强我国企业的适应能力。新中国成立以来，我国得到迅速发展，综合国力和竞争实力大大加强。为促进我国更快更好地发展，科学发展观、建设创新型国家、构建社会主义和谐社会、建设社会主义新农村等重大战略思想和战略任务被提出，这不仅是目前形势发展的需要，而且对于我国企业的发展同样具有非常重要的指导作用。而我国企业要想更好地贯彻落实这些战略思想和战略任务，并以此为指导来促进他们获得更好的发展，就必须通过企业行政管理来实现，也只有这样，我国企业才能更好地适应形势发展的需要。换言之，企业行政管理有助于增强我国企业的适应能力。
2．企业行政管理有助于增强我国企业的核心竞争力。除了经济实力以外，企业的核心竞争力在一定程度上体现为企业的科技竞争力和可持续发展能力。而在一定意义上讲，企业的科技竞争力体现为能否紧密结合时代要求进行学习。企业行政管理在企业发展中发挥着服务和保障的作用。我国企业在发展过程中可以通过企业行政管理，努力打造学习型企业，强化企业成员的学习，使企业积极学习先进的管理理念、经营理念和科学技术，并且将其转化到企业的生产和发展中去。这样，就能够提高我国企业的科技竞争力和可持续发展能力，增强我国企业的核心竞争力。也就是说，企业行政管理有助于增强我国企业的核心竞争力。
3．企业行政管理有助于保证我国企业健康发展。在我国企业发展过程中，企业会碰到一些困难，其职工也会存在思想上和实践中的一些问题，这些问题是我国企业健康发展的不利因素。同时，目前我国处于从传统计划经济体制向社会主义市场经济体制转型的时期，政企不分的现象依然存在。在这种情况下，我国的企业需要同一些政府管理部门打交道，以争取项目和资金。而企业行政管理的任务就是努力同政府部门打交道，为企业争取良好的外部环境；通过各种途径解决企业职工思想上的和实践中的难题，帮助企业走出困境，为企业发展取得良好的内部环境。由此看来，企业行政管理有助于保证我国企业健康发展。
4．企业行政管理有助于保证我国企业实现生存发展目标。一般来说，企业行政管理通过开展如下工作发挥作用：一是计划工作，即确定管理内容的目标和决定如何达到这些目标；二是组织工作，即企业行政管理人员必须明确工作的内容，并将其按性质分类，逐级建立自上而下的责权关系，保证行政管理渠道的畅通无阻；三是指挥工作，即采取具体措施，调动和协调企业行政管理人员按要求完成各项工作；四是控制工作，即对指挥工作的各项措施进行监测、控制与调整。在我国企业的运作中，以经理或厂长为首的行政管理系统运用行政手段开展计划、组织、指挥和控制工作，把企业各环节、各部门联结成一个有序运行的有机整体，并通过各种行政管理手段及时有效地组织企业生产经营活动，从而保证企业生存发展目标顺利实现。（资料来源：《改革与战略》，2010第1期）（二）讨论
1．如何认识我国的企业行政管理？
2．我国企业行政管理的现状是什么？
3．我国企业行政管理具有什么特点？要点：第二节 企业行政组织
企业的行政管理工作是由企业行政组织，也就是一些具体的企业行政部门来完成的。要了解企业的行政管理，还必须对企业行政组织的职能、结构、要素等情况进行了解。一、企业行政组织的职能
现代企业的行政组织属于企业的综合管理部门，涉及的基本工作职能包括行政协调、信息处理、决策参谋、综合事务管理。（一）行政协调
行政协调是企业行政组织的首要职能。行政协调渗透到行政与办公事务管理的每个细微之处，并在一定程度上影响着其他职能的发挥。在企业的组织结构中，行政部门处于承上启下的地位，能够了解企业上级领导的意图和基层部门的需要，从而具备了发挥协调作用的条件。无论何时，企业的内部关系和外部环境都处于变化之中。面对这样的局面，行政人员必须通过多方协调以达到全面平衡，使企业外部有一个和谐的社会环境，企业内部各部门配合密切，以达到工作流程运转高效。一般来说，企业的社会化、专业化程度越高，对协调工作的要求也就越高。企业行政组织在进行协调工作时主要遵循总体性、一致性和不干预的原则。（二）信息处理
企业行政组织是企业信息的交汇点，信息处理是通过对与企业有关的各种信息的筛选，为企业上级领导的正确决策提供依据，为企业各个层次的工作服务。现代企业的经营离不开信息，行政工作的成效也取决于对信息的掌握和利用程度，可以说有效的信息是企业无形的财富。实践证明，加强和改进信息处理工作，尤其是有效应用现代办公设备，使信息质量有较大幅度的提高，使企业的各项工作能够高效进行。所以一个企业要提高行政效率，获得良好的经济效益，就必须高度重视信息处理工作。（三）决策参谋
企业行政组织是一个直接为企业领导决策服务的参谋机构。现代企业领导者的首要任务就是进行企业决策。决策关系到企业总体目标能否实现，是企业行政管理的核心工作。科学的决策至少要具备3个条件：一要有全面而可靠的信息，二要有科学的决策程序，三要有专家和助手的辅佐。这三者需要相互配合，缺一不可。企业行政组织的决策参谋职能可以协助创造决策条件，主要体现在为领导提供周详的信息、拟定决策的备选方案、提出决策的辅助意见。因此企业行政组织在企业领导决策过程中具有不可取代的地位和作用。（四）综合事务管理
综合事务管理是企业行政组织的一项基础性职能，主要是处理企业的日常杂务。这一职能的工作任务多、涉及面广，在企业内部，是上、下沟通的渠道，协调左右的枢纽；在企业外部，是联络社会、展示企业形象的窗口。发挥好综合事务管理职能是企业行政组织地位的重要体现。二、企业行政组织的结构
组织结构，是企业内部的纵向、横向分工状态。组织结构反映了组织内部各个要素之间的相互联系、相互作用。企业行政组织的结构是影响企业行政管理效率的重要因素。企业行政组织的结构要适应企业的发展阶段、行业差别等情况。基本的企业行政组织的结构分为职能型、综合型、混合型等几种类型。（一）职能型企业行政组织结构
职能型企业行政组织结构的特点如下。
1．根据相对独立的行政事务工作分设单独的职能部门，办公室、总务负责的综合性事务大大简化。
2．岗位细分，专人专职，通过专业化和岗位工作规范来体现不同岗位的工作职能。
3．组织结构趋于扁平。
4．行政主管的指导、管理较弱，因此适合于企业自身管理水平较高的现代大、中型企业。
职能型企业行政组织结构，如图1-1所示。图1-1 职能型企业行政组织结构（二）综合型企业行政组织结构
综合型企业行政组织结构的特点如下。
1．办公室、总务后勤分别成为综合性的管理部门，办公室主任及总务后勤主管分担了行政主管对具体事务的指导管理职能。
2．工作机制灵活，可以避免人力资源浪费。
3．个人岗位工作事务的范围变大，涉及的沟通协调增加。
4．工作随意性比较大，依赖个人能动性及主管工作现场指挥比较多。
5．适合于尚处发展阶段的小型企业采用。
综合型企业行政组织结构，如图1-2所示。图1-2 综合型企业行政组织结构（三）混合型企业行政组织结构
混合型企业行政组织结构的特点如下。
1．融合了综合管理的灵活特点与职能管理的专业特点。
2．企业按照自身行政的特点，将部分专业化的职能工作从总务与办公室中分离。
3．事务性行政与职能性行政工作可以区别管理。
4．可以为大多数企业所应用。
混合型企业行政组织结构，如图1-3所示。图1-3 混合型企业行政组织结构课堂讨论：（一）资料图1-4 某企业行政部组织机构图（二）讨论
1．该企业行政部门组织机构图属于哪一种企业行政组织结构？
2．该企业行政部门组织机构图有什么特点？要点：三、企业行政组织设计的要素
企业行政组织是否合理有效，可以按照要素进行分析。按照组织管理理论，分析企业行政组织的基本要素有劳动分工、部门划分、权力划分、确定管理幅度与管理层次。（一）劳动分工
劳动分工是组织设计的首要内容。随着科学技术的发展和产品复杂性的增加，现代企业管理已经很少有人能够独立承担起全部行政工作。人们由于受教育程度的不同，知识积累和文化素养的差异，不同的人适应不同的工作。因此，劳动分工既可以很好地实现企业目标，又可以充分发挥企业行政人员的聪明才智，减少资源浪费，提高工作效率。（二）部门划分
随着组织规模的扩大，为了工作的协调和管理效率，就需要将特定工作联系的人员组合在一起，在组织中设立相应的部门。部门划分，是企业行政组织建立的基本方式和实现途径，也是企业对专业分工形成的行政活动进行协调的方式，同样也是形成企业行政组织的基本构架，为企业行政组织的进一步发展确定了基调。常见的行政组织中部门划分方式包括：按照职能划分部门、按照地域划分部门、按照客户划分部门、按照人数划分部门等。（三）权力划分
现代企业行政组织结构的实质是企业行政权力的分割配置体系。权力在现代企业中是与利益紧密相关的制约性因素。在权力划分中要注意：第一，责任与权力必须明确和相互适应，权责不分容易产生无政府状态，使企业内部出现不必要的摩擦，而且权责不适应还容易产生不负责的瞎指挥和滥用权力，打击下级的工作积极性和主动性；第二，要注意权力之间的均衡与制约，企业行政系统中董事会、股东大会、经理阶层的权力分割与制约也是以三角模型的形式实现权力的相互制衡，抑制权力的膨胀与专横；第三，要培养掌权者的民主作风，在权力运用过程中，掌权者要善于听取下级意见，善于授权，放手让下级在授权范围内创造性地开展工作，并勇于为下级承担责任。（四）确定管理幅度与管理层次
管理幅度是指一个管理人员直接控制指挥的下级人数。管理层次是指企业行政组织所包含的全部层级。在约束条件不变的情况下，管理幅度与管理层次呈反比例关系。影响管理幅度和管理层次的因素主要有领导者的知识、能力、经验，被领导者的素质、业务熟练程度和工作强度，管理业务的复杂程度，所承担任务的绩效要求，工作环境以及信息沟通方式等。案例学习1-1疲惫的管理者
李成原是深圳某五星级大酒店的副总经理，在经历多年积累之后，他在2009年回到家乡广西南宁自己创业成立了一家餐饮有限公司。凭着多年的工作经验，企业很快得到了发展，员工达到五百多人，并且新开了三家连锁店。随着组织的扩大，李成对企业行政组织结构进行了设计：办公室负责制定管理条例、办公物资采购、公司文件管理、车辆管理；财务部负责日常资金催收、成本费用核算；采购部负责生产原材料采购；人事部负责员工招聘考核；营销部负责日常餐饮服务和厨房管理。另外，企业专门招聘了三位副总经理分别在三个新设的连锁店进行监督管理。尽管如此，李成仍然非常忙碌，他奔波在各个店面之间，亲自安排员工解决他发现的问题。他每天需要花费两个小时为企业的报销单签字，一个小时同普通员工谈心，一个小时做计划安排，其他还有很多临时性问题等待他来处理。虽然李成事必躬亲，累得一塌糊涂，但三个副总却抱怨他们难以有效的指挥安排工作，企业行政组织结构设计不够理想。课堂讨论：
1．你认为上述案例中的李成是疲惫的管理者么？为什么？
2．讨论一下如何才能帮助李成？
3．如果你是“李成”，你会怎样做才能摆脱“疲惫管理者”的现状？要点：
提示：不管是大型企业还是小型企业都需要具有良好的企业行政组织结构设计和相应的领导管理方式。而企业行政组织是否合理有效，可以按照企业行政组织的基本要素来进行分析。案例中李成作为企业的总经理对企业各部门进行了划分，但它对企业的权力划分不够明确，没有确定三个副总的管理幅度与管理层次，才会造成如此疲惫。第三节 企业行政管理岗位
企业行政管理不只是一个单一的工作，而是由自上到下的一系列的工作岗位所组成的。企业行政管理岗位简单分为企业行政管理基层岗位和企业行政管理领导岗位两类。处于组织结构下层的是企业行政管理的基层岗位（如行政文员、行政助理等），主要从事企业行政管理的事务性工作；处于组织结构上层的是企业行政管理的领导岗位（如行政总监、行政主管等），主要发挥领导职能。这两类行政岗位性质有所不同，工作差异较大。一、企业行政管理基层岗位（一）企业行政管理基层岗位的特点
企业行政的基层岗位主要从事行政事务性工作，具有鲜明的工作特点。
1．事务性。作为企业行政的基层岗位人员，每天必须完成大量的、琐碎的、不起眼的事务，如会议安排、经费报销、用品采购等。完成这些事务既需要有一定的专业知识，又需要有较高的工作效率。
2．服务性。基层行政事务一般都是为其他部门员工或者领导服务的。服务性质的工作一般比较被动，需要多了解他人的需求、替他人着想、服从领导安排，适应能力强才可以做好工作。
3．规范性。基层行政岗位一般都是经过专业化分工设计的，工作事务相对具体，并且有单独的工作要求和规范，以保证工作的秩序和效率。基层行政岗位工作应该严格按照规范办事、服从领导的安排和指示，不能超越职权，自作主张。对于工作发现的问题，应该及时向上级反映，提出合理建议。（二）企业行政管理基层岗位的素质要求
根据企业行政管理基层岗位的特点，对企业行政管理基层岗位员工，应有以下几个方面要求。
1．思想素质。作为企业行政管理基层岗位的员工应具有的思想素质是：良好的个人品德，较高的自我成功期待、荣誉感和奉献精神，较强的事业心和思辨能力。企业行政工作大都是重复性、繁琐性工作，只有具有良好的思想素质，才能安心于本职工作，把每一细小的工作做好，从而提高整个企业行政管理的质量和水平。
2．心理素质。作为企业行政管理基层岗位的员工应具有的心理素质是：灵活应变，包容性强，遇事冷静，镇定，乐观上进，自我约束力强。企业行政组织经常因为企业状况变化而改变员工的工作范围，而且企业行政管理工作也常遇到一些突变的情况，所以只有具备良好的应变能力才能较好的适应企业的行政管理工作。再则，行政管理工作都是日常性工作，企业领导不可能每天都会安排布置需要从事的工作，这就要求行政管理人员要发挥各自的主动性，积极承担相应的工作任务。
3．身体素质。企业行政管理工作既服务于其他企业部门，又服务于企业领导，工作量有时会超负荷，这时就要求企业行政管理基层岗位的员工要有好的身体，具有充沛的精力与体力。
4．能力素质。作为企业行政管理基层岗位的员工应具备的能力素质是：有效管理的能力，沟通技巧、解决问题的能力，应急能力，协调能力，招聘与配备员工的能力，了解雇佣法律、培训和发展员工的能力，技术能力，预测能力，福利设计与管理能力，语言和文字表达能力等。
5．专业知识素质。企业行政管理基层岗位的员工需要有丰富的行政办公管理及胜任工作的科学文化知识，即要具有理论知识，科技文化知识、法律知识和管理知识，以及相应的管理专业知识和一定的专业技能。案例学习1-2最佳行政助理
罗塞娜·博得斯基，是美国通用公司前CEO杰克·韦尔奇的高级行政助理，跟随韦尔奇长达15年之久，被誉为“世界第一副手”。在与韦尔奇搭档之前的12年中，她担任过通用各个领域的行政职务——国际人力资源、行政管理和组织规划。
在最具挑战性，高度曝光的企业环境中工作，没有人比她更了解如何分清轻重缓急，代表老板决策，每天筛选成堆的数据和信息，以超常速度完成多项任务，在压力下保持大度。罗塞娜·博得斯基在十几年的工作生涯中，慢慢积累出来的一些行政助理工作经验是：（1）收集、查询上司所需的各方面信息；（2）将文件与信分门别类放好，并记住他们的位置；（3）随时整理好上司的书桌；（4）废纸检查，确认没有丢掉有用的信息；（5）用黄色荧光笔为文件作标注；（6）将每天的日程简化为一页摘要；（7）随时掌握关键管理人员的行踪；（8）掌握旁听电话的技巧；（9）一件事务一次处理，坚持到底不拖沓；（10）及时处理邮件，筛捡出重点的部分。
作为全球最大公司的CEO，韦尔奇是如何操控自如的？了解罗塞娜·博得斯基的工作方法，也许就是答案。成为一名成功的企业行政管理者，要高效的处理琐碎而繁杂的行政管理事务，具备优秀的素质并养成良好的工作习惯是十分重要的。（资料来源：《智鉴——行政办公经典案例》，2006）课堂讨论：
1．你认为作为行政助理还应具备哪些素质？
2．请找出一个优秀的企业行政助理案例同大家分享？
3．探讨找到的（2）案例中优秀企业行政助理哪里“优秀”？要点：二、企业行政管理领导岗位（一）企业行政管理领导岗位的角色定位
企业行政管理部门是综合性部门，其职能具有综合性和兼容性特征。担任企业行政部门的管理者，需要在企业组织中担当多重工作角色。
1．管家角色。在企业中，高层领导主要是从宏观上把握企业的经营战略和策略，职能部门负责各项职能工作的具体实施；而企业行政部门管理者则主要充当统筹、策划、安排，处理各种行政事务的角色，即类似于“管家”。其主要任务是负责筹划经营策略的制订、实施、协调控制，安排企业内各职能部门的日常工作。这些工作的好坏，直接影响企业整体的运作效率。
2．助手角色。作为企业行政管理领导，要认真、负责地协助企业高层领导进行企业发展战略规划、运营规划、人才规划等，特别是要学会为企业高层领导分担繁重的日常行政事务，让他们得以集中精力思考总揽全局、运筹企业品牌战略规划等重大事务。因此，企业行政部门管理者要协助企业各项活动效率最大化，使企业管理工作井然有序。
3．参谋角色。现代企业所处的市场环境日益复杂，企业间的竞争愈加激烈，企业管理决策的难度越来越大。企业行政部门管理者的智囊、咨询、参谋作用愈显重要。任何个体的智力和经验都是有限的，企业的决策层往往因为事务繁多，无法对各种情况都作充分了解。企业行政部门管理者的参谋作用是必需而且重要的。尤其在各种决策相关信息的综合把握上，行政部门是企业信息的主要管理部门，对决策所需的相关信息的熟悉和把握可以给企业的高层决策很大的帮助，有助于企业在各种竞争中增加制胜筹码。
4．活动家角色。企业行政部门管理者在企业活动中起着信息汇总和传递的作用，并在职权范围内从事公关和协调的工作，因而扮演着活动家的角色。企业行政部门管理者通过各种信息媒介渠道，将企业的重大决策和重大事件向员工、股东和公众开放、公布，使其有机会参与企业的管理；通过正式与非正式的传播渠道，向股东和员工发布企业的经营状况，接受其咨询；通过新闻发布会等形式，向各新闻媒介提供企业信息，塑造良好形象。同时，企业行政部门管理者又起着信息汇总的作用，即广泛听取员工、股东、董事对企业经营管理工作的意见、建议和要求，了解并收集外界对企业的评价，并将这些信息分析整理后作为企业决策层的参考资料。（二）企业行政管理领导岗位的素质要求
企业行政部门管理者具有多重角色定位，因此对企业行政管理领导岗位有更高的素质要求。
1．资历要求。从事企业行政管理领导岗位一般需要有较长的工作经历，在企业内部具有威信，既能够指挥下属部门，又能对其他企业高层管理者产生影响力。虽然企业不能讲按资排辈，但是由于企业行政部门的综合性质，要求其领导者对企业的整体情况比较了解，并能够沟通协调其他部门，所以相对而言，对企业行政部门管理者的工作资历和经验更为看重。
2．思想素质。在企业行政管理领导岗位，思想素质要求高于一般岗位的职业道德。凡是要求下属和员工遵守的制度，首先要自己遵守；凡是要求下属和员工不做的事情，首先自己不能做。领导的政治思想、道德素养必须严格要求，才能言传身教，影响他人。
3．心理素质。企业行政部门管理者需要具有敢于决断、坚忍不拔和承受压力的能力，这样才能从容面对行政领导工作的中的复杂问题。
4．专业素质。企业行政部门管理者主要从事管理工作，因此既要熟悉行政业务，还要有管理知识及经验，对计划、组织、领导、控制等管理技巧要善于运用。
5．形象要求。个人形象包括穿着、服饰、言谈、举止、神态等。企业行政部门是企业的窗口和枢纽，部门管理者对内对外活动很多，应该穿着得体、举止自如、谈吐文雅、工作稳重。作为企业行政管理部门，保持良好个人形象，既能推进个人工作，也能促进企业其他工作。课堂讨论：
1．你认为作为企业行政管理领导岗位还应具备哪些素质？
2．请找出企业行政管理基层岗位同领导岗位素质有哪些不同？
3．讨论从企业行政管理基层岗位晋升到领导岗位应具备哪些条件？要点：知识链接1-2典型工作岗位介绍
1．行政助理（行政秘书）
行政助理或是行政秘书属于一个辅助性的工作岗位，一般是协助总经理、行政总监或行政主管来完成日常事务性工作。这个岗位的工作具有附属性，具体而繁杂，工作成绩难以直接体现。
行政助理在一些领导者身边工作往往又是学习锻炼行政管理技能的好机会，同时，领导通过近距离的观察指导行政助理的工作，也能为其提拔任用加强了解。行政助理的具体岗位职责工作有：（1）起草各类工作总结及领导讲话稿、会议材料等；（2）起草公司股东会和董事会的会议材料；（3）做好公司重要会议的记录及会议纪要的整理；（4）起草、打印、登记和存档行政领导的签发文件；（5）协助行政部经理做好企业的来宾接待及对外联络工作；（6）接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录；（7）掌握行政领导的日程安排，为接见访客做好预约工作；（8）收发传真，并及时交给行政领导；（9）按照行政领导的授权，完成交办的其他工作。
行政助理的岗位素质要求主要有：工作细致认真，谨慎细心，条理性强；良好的中英文写作、口语、阅读能力；熟练使用办公软件及办公自动化设备；熟悉企业文档管理规范；善于学习，工作有主动性，敢于提出工作建议；具有协作精神，善于领会意图和管理者相处融洽。
2．行政部主管
行政部主管属于企业的中层干部，负责一个行政管理部门的管理工作，在工作中具有承上启下的作用。根据一个企业的规模，行政部的管理范围有所差异，一般来说后勤、总务、保卫、秘书、接待等都可能纳入行政部的管理范围。
行政部主管主要负责规划好部门工作，对上级的工作任务有效分解，做好计划；实时掌握部门工作的推进进度，协调解决部门工作中出现的问题；把握下属职员的工作绩效，能够指导培训其提高工作效率；根据部门情况向上级反映问题，提供决策参考信息。它的具体岗位职责工作职责如下。（1）负责全面主持本部门的工作，制定部门工作计划，并督促部门人员完成本部职责范围内的各项工作任务。（2）组织对部门员工的绩效管理，依照奖惩办法对员工工作实施考核，并根据考核结果进行部门工作调整、岗位调换等处理。（3）对绩效不高的部门员工进行谈心、指导、培训等工作。（4）按照行政部的工作职能，指挥行政部在企业制度化管理中发挥作用，对企业制度的执行作监督检查。（5）协调行政部的各项行政服务职能，提高总务、后勤、保卫等行政服务工作的效率。（6）听取其他部门对行政部的工作意见，及时沟通协调，提高行政管理工作在企业内部的满意率。（7）汇总部门工作情况，及时向上级反馈汇报。
行政部主管的岗位素质要求主要是：具有很强的人际沟通能力，善于向上级汇报，对下级指导，还能够同其他部门开展横向沟通；业务熟悉，包括企业规章、行政事务方法，能够对下属工作进行示范和指导；有较好的写作阅读、办公处理等工作技能；原则性、纪律性强，还具有处理行政事务工作的耐心；热爱行政管理工作，有较强的工作责任感和事业心；有较强的综合协调能力和组织管理能力。
3．行政总监
行政总监也称首席行政官，是企业高层管理系列的一个重要职位，是属于现代大型企业中内部行政管理的最高负责人。行政总监同技术总监、财务总监、销售总监等一起构成企业的领导核心。
行政总监主要负责企业行政组织结构的设计与健全、行政规章制度的规划管理、统筹企业文化建设、沟通协调企业部门行政服务、策划大型活动事务等。对公司行政后勤、总务、保卫、秘书等部门工作拥有指挥、指导、协调、监督、管理的权力。具体岗位工作职责包括：（1）参与公司战略规划、重大决策的制定，从内部行政的角度提出意见，协同作出决策判断；（2）组织制定行政管理规章制度，并且督促、检查制度的贯彻执行；（3）统筹各个行政管理部门行政服务职能，完善职能分工，协调部门间的合作关系；（4）考察、选拔、推荐各个行政管理部门的负责人；（5）接受部门行政管理负责人的工作汇报，汇总整理重点事项，在企业高层管理会议上通报反馈；（6）选择时机，有重点的指挥、监督、检查有关企业安全保卫、法律事务等关键工作事项；（7）策划组织企业行政方面的大型活动、重要会议；（8）代表企业参加社会活动，保持同政府主管部门、行业协会、新闻媒体、社会公众的密切友好关系。
行政总监的岗位素质要求主要是：有较长的工作经历，在企业内部具有威信，既能够指挥下属部门，又能对其他企业高层管理者产生影响力；管理知识丰富，了解企业组织结构，工作流程，可以全面设计统筹企业内部行政事务；较强的分析、解决问题能力，思路清晰，决策准确；善于识人用人，培养下级干部发挥工作潜能。理论联系实际
实地考察一家企业，了解该企业有哪些行政管理的岗位？并了解该企业的行政管理岗位有什么工作职责？记录：思考讨论
1．如何认识企业行政管理的特点？
2．在企业行政管理的工作内容主要有哪些？
3．企业行政管理的基层岗位同领导岗位的要求有何差异，如何实现从基层行政岗位向行政管理层岗位的职业过渡？
4．对照企业行政管理的典型工作岗位介绍，思考自己适合这些岗位吗？项目训练项目一【项目任务】
调查了解一家当地企业的具体情况，进行该企业的组织结构及组织要素的分析，完成该企业的行政组织结构模型图一份及企业行政部门介绍一份。【项目目的】
加深对行政组织结构的了解，对企业行政组织的总体情况产生感性认识。【项目实施步骤】
1．将同学分为小组，每两组配合完成任务。
2．两组分别调研了解一家企业的组织情况，为对方提供项目任务的背景信息。
3．根据企业的实际情况，每组分别分析企业行政组织结构的特点。
4．根据描述和分析，绘制企业行政组织结构模型，编写企业行政部门的简介。
5．教师检查，点评。项目二【项目任务】
到招聘会现场调研或者在招聘网站上查找，收集有关企业行政管理工作岗位的岗位要求、岗位职责，通过对企业需求情况的了解，参考表1-2的示例，完成岗位说明书若干份。表1-2 行政主管岗位说明续表【项目目的】
了解企业行政管理岗位的实际需求和职责。【项目实施步骤】
1．将同学分为小组，到招聘会现场调研，了解企业行政管理岗位需求情况。
2．上网收集网上招聘信息，检索有关企业行政管理岗位的需求情况。
3．对收集到的情况信息进行小组讨论，选择典型的行政管理岗位，编写岗位说明书若干份。
4．选择完成较好的同学，在课堂上进行岗位介绍，谈谈调研的体会。
5．教师分析，点评。第二章企业行政事务【学习目标】
●了解企业办公室工作的主要内容、企业对外关系管理的含义。
●熟悉差旅管理的内容和会务组织的流程。
●掌握处理企业与政府关系、企业与社区关系的方法。第一节企业办公室工作
办公室是日常企业行政事务工作的主要场所，办公室工作主要包括：接待工作、文档管理、内务管理等。一、办公室接待工作
办公室是企业行政对内服务的窗口，对外联系的桥梁，接待工作必不可少。办公室人员开展接待工作，既要有良好个人素养，还要注意方法技巧。（一）接待工作的原则
通常的企业接待工作，行政人员应注意以下几个原则。
1．诚恳热情、讲究礼仪。热情、友好的言谈举止，会使来访者产生一种温暖、愉快的感觉。对来访者，应平等相待，诚恳热情，不卑不亢，落落大方。诚恳热情的态度是人际交往成功的起点，也是待客之道的首要之选。
2．细致周到、按章办事。接待工作的内容往往具体而琐碎，涉及许多部门和人员。这就要求行政人员在接待工作中开动脑筋，综合考虑，把工作做得面面俱到，有条不紊，善始善终，切忌有头无尾，缺少章法。
3．勤俭节约。接待工作在某种意义上是一项消费活动，需要人力、物力、财力的投入。行政人员在接待工作中要厉行节约，精打细算，勤俭务实，不搞形式主义，不摆阔气，不讲排场，不大吃大喝，尽可能少花钱、多办事。
4．保守秘密。行政人员在重要的接待工作中，往往参与接触一些企业的重要会议、秘密文电资料等。在迎来送往的过程中，尤其要注意内外有别，严守单位秘密。
随着我国对外经贸往来的日益频繁，企业接待中还可能遇到外事接待工作。外事接待涉及国际交往关系，与接待一般的企业有所不同，因此需要特别注意。外事接待工作中的基本原则有以下几个方面。
1．主权高于一切原则。行政人员在接待工作中要维护国家主权和利益，维护民族尊严，严格按党的方针、政策办事，按国家的法律和法令办事，绝对不允许做出任何有损国格、人格的事。
2．高度统一的原则。行政人员在接待外宾时，必须按照国家有关部门统一的方针政策、统一的行动部署、统一的对外表态口径，在外事部门的统一管理下，进行接待工作。
3．平等相待原则。行政人员在接待工作中应体现我国在国际交往中大小国家一律平等的原则。外事接待工作是我国对外政策的具体推行与实践体现，我国的外交政策强调国家不分大小、强弱、穷富等，相互之间是一律平等的交往关系。因而，行政人员在外事接待工作中必须贯彻平等相待原则，要热情友好，落落大方，彼此尊重，不卑不亢，坚决反对大国主义。
4．内外有别原则。行政人员在接待工作中应严格保守党和国家的机密，凡属机密事项，未经批准，不得在对外交往中泄露出去。
5．接待得当原则。行政人员在接待工作中要注意调查研究，做到接待工作有针对性，重礼仪，重实效，不讲排场，不事铺张，生活照料应尽量热情周到。案例学习2-1“不起眼”的接待工作
上午临下班时，天空忽然下起阵雨，中大地产公司办公室来了一位老太太。老太太因房屋拆迁问题要求见公司领导。由于领导不在，办公室的杨玲接待了这位老人。杨玲引领老人进入会客厅，并为其送上饮料。杨玲热情、友好的言谈举止，马上使老人产生一种温暖、愉快的感觉。杨玲看到外面下起大雨，主动询问老人，并根据老人的喜好安排午餐。在整个接待过程中，杨玲始终保持冷静和耐心，不厌其烦地向老人介绍公司情况，并详细解释有关政策。
下午上班时，老太太见到了公司的张总经理。老人家说：“本来我是不同意拆迁的，是来公司反对开发建房的。到公司一看，接待我的小杨态度很好，素质又高，我想这样的企业肯定有发展，开发的房子一定会很好。所以我同意拆迁重建了。”
张总经理本来认为老太太是最难对付的钉子户，没有想到问题就这样解决了。而杨玲也因此受到了公司的嘉奖。课堂讨论：
1．你认为上述案例中杨玲的接待工作有哪些优点？
2．在案例的接待中你学会了什么？要点：（二）接待工作的内容1．接待前的准备（1）邀请：向来宾发出邀请，可以口头邀请、书面邀请或者上门邀请。书面邀请是最常用、最正式的邀请方式，通常采取“请柬”或“信函”的方式。（2）拟定接待方案：确定有接待任务后，行政人员应该提前制订好行程方案。制订方案时需要详细了解来宾的人数、行程，并与对方加强沟通，将制订的方案提前告知对方，进行确定。（3）接待活动预算：对接待活动事先进行经费预算，以便对确定接待的规格有所把握。（4）全面准备：开始落实接待方案的各项细节，主要有预订酒店食宿、交通安排、会议场所布置、接待人员安排、物资采购等。各项工作应做到周密细致，有条不紊。2．到访接待（1）迎接：一般而言，重要的接待工作需要安排专门人员前往车站、机场迎接客人。必要时，还需要行政部门主要负责人亲自前往迎接。接待客人到单位时，企业主要负责人若没有在车站、机场等地迎接，则应在单位门口迎接，以示尊重。必要时，还可以举行一定规模的欢迎仪式。（2）正式接待活动：原则上应该按照事先拟订的计划书来进行。接待内容应当包括：双方业务负责人间的会晤及技术上的交流活动；安排介绍、参观本企业的各项情况；安排宴会款待来宾，以示对客人的尊重和欢迎；在正式接待内容完成之后，可以邀请并陪同外地客人游览本地名胜古迹等。（3）妥当安排送行：接待工作应该有始有终，当接待活动结束，客人即将返程时，接待工作绝不能在此时有丝毫的松懈。接待的行政人员应当为客人定好回程的车、船、机票，并准备有地方特色或企业特色的纪念品赠送客人。3．来宾离开后的后续工作
在来宾离开之后，还应做好后续的一些工作，包括客人离开后应该及时联系，确认是否安全返回，并了解对接待工作的意见；条件允许，可以安排到对方单位进行回访，进一步强化访问达成的成果；接待期间的照片、音像资料、合作协议等应在处理好后及时邮寄给对方。
此外，接待的行政人员要对接待活动进行认真全面的总结，看看哪些方面客人最满意，哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。通过总结可以不断提高接待质量和效率，使今后的接待工作责任分工明确，头绪层次清楚，既让客人满意，又能降低接待成本。案例学习2-2为了最大限度地保证完美接待
大连迎来目前承接规模最大、级别最高、举世瞩目的国际会议——WTO非正式小型部长会议。大连的富丽华大酒店作为中国东北地区的第一个五星级酒店，被商务部选定为此次会议的主会场及主要接待酒店。
为了让与会贵宾们更加舒适，富丽华大酒店全员行动将所有房间及设备设施逐一检查整理，所有空调口都经过清洗，清新的空气、宜人的花香为部长房间营造了温馨高雅的“家”的氛围。富丽华大酒店细心地为信仰伊斯兰教的部长们准备了礼拜毯、指南针和方向标。考虑到部长们的生活习惯不同，酒店在每个房间内准备了三款不同质地的睡袍，其中真丝睡衣和棉质睡衣上都分别手工绣上主人的名字，部长们对此不吝赞美。酒店还特意为贵宾准备了别致的礼物——熊猫玩具，憨态可掬的熊猫宝宝让与会部长们爱不释手。
为确保会议的顺利进行，富丽华大酒店力争工作精益求精。在会议厅，为了避免出现传统会议桌“桌腿碰人腿”的现象，工程部费尽心思创造出“无障碍”会议桌，部长们在长达52米的回型会议桌前无论在任何一处坐下，都碰不到桌腿。宴会的摆台更是标新立异，整烫得不带一丝褶皱的白锦缎台布覆盖其上，水蓝色的纱幔簇居其间，仿佛碧波荡漾的海水流淌其中，散落的贝壳加深了海洋的韵味，蓝色的丝绸台裙围绕着桌台，与水蓝色的纱幔相得益彰。大连的美景、一流的会议服务及居停感受、所有的设施的配备，都最大限度地保证了本次会议的完美接待。（资料来源：中国旅游营销网，2005年7月22日）理论联系实际（一）资料
晚会名称：2010深圳××科技有限公司年会
晚会地点：外租用场地（待定）
年会主题：“乘风破浪创佳绩、继往开来续辉煌”（暂定）
年会时间：拟订于2011年01月18日（周五）下午14:00（为时半天）（暂定）（一）总结时间：14:10—15:20（二）娱乐时间：15:30—18:00（三）抽奖时间：18:00—18:30（四）用餐时间：18:30—20:00
注：用餐时间可以和抽奖同时进行，具体视情况而定！【晚会目的及意义】
1．对2010年公司发展成绩总结，以及制定2011年公司总体规划，包括新年度计划、方向、目标等；
2．加强员工之间的交流，增强团队协助的意识，提升公司的综合竞争能力；
3．表彰优秀员工，通过奖励方式，调动员工的积极性，鼓励所有员工在新年度中，工作都有出色的表现；
4．丰富员工生活，答谢全体员工一年以来付出的辛勤努力。
5．让员工充分的展现自我，在晚会的过程中认知自我及对企业大家庭的认同感。
6．实现领导和员工的互动，让企业各部门工作者在共同的平台下交流、联欢。
7．进一步扩展企业文化内涵，促进其外部形象和内部文化的统一合成。
参加人数：初步预计70人（二）请根据以上资料完成以下内容
1．制订活动准备方案一份和活动执行方案一份。
2．制订一份接待人员规范迎宾话术和签到话术。
3．根据以上资料模拟进行“2010深圳××科技有限公司年会”的接待工作。记录：二、办公室文件管理
文件，又称文书，是企业经营活动的信息传递与信息保存的载体。在企业行政管理活动中，办公室日常工作中往往需要处理大量的文件，包括公文和往来信函等。企业经营活动的顺利进行，有赖于办公室在管理文件方面的效率。因此，办公室行政人员要有效地管理文件，使文件管理规范化，提高文件管理效率。
文件管理的基本工作任务包括：收文处理、发文处理、文件保管及文件利用。概括起来，就是收、发、管、用。其各自的工作重点是，收文处理抓催办，发文处理抓把关，文件保管抓分类，文件利用抓方便。文件管理任务总的重点是文件利用，它体现着行文的最终目的，并贯穿于其他各项任务之中。（一）收文处理
一般企业文件的收文处理包括以下四个环节。
1．签收。它是指收件部门或收件人对送达本企业的文件、函件等进行认真清点，并在投递单或记录单上签字的过程。签收的目的是：确保文件运转的安全可靠，明确交接双方的责任。文件签收后应交办公室行政人员拆封，行政人员要注意检查封口和邮戳，对开口和邮票撕毁的函件要查明原因，如密件开口或邮票撕毁应拒绝签收。
2．文件登记保管。办公室对来文登记拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并做登记编号、统一保管。登记的目的是：为了管理保护文件，便于今后查找；为了统计催办，起到凭证作用。需要企业领导亲启的文件，在领导启封阅读后再办理正常手续。单位外出人员带回的文件及资料应及时送交办公室登记、编号、保管。
3．分发批阅。企业行政人员应依照一定原则把经过登记的收文转送企业领导阅读批示，或者直接转送企业的相关部门处理。分发过程中要注意“三主优先”的原则，即主要领导人优先、主管领导人优先、业务主管部门优先。
4．传阅。它是指收到单份或者份数较少的文件时而组织企业领导们依序阅读文件的过程。传阅一般可以采取轮辐式、接力式和专人传送式3种方法。传阅文件应严格遵守保密规定，控制传阅范围，尚未传达的文件不得对外泄密。（二）发文处理
一般企业的发文处理包括以下六个环节。
1．拟稿。它是指起草文稿，即企业行政人员根据领导意见或者特定的发文意图写出文字初稿。拟稿是发文处理程序中的首要工作，直接关系到行文的质量，在企业发文过程中起着重要的基础作用。在拟稿中，没有经过审核的文稿叫草稿，经过审核决定发文的文稿叫定稿。企业行政人员拟稿中要注意反映企业的实际情况，正确体现企业领导的意图，观点鲜明，结构合理，文字流畅，重点突出。企业行政人员拟稿要确定文稿的总体构成和文稿正文的具体内容，解决好各组成部分的编排次序和各层次、段落间的衔接与转换，处理好开头和结尾。
2．拟定主题词。主题词是为实现各类文件材料的计算机存储、检索、管理而设立的，是能够标示一份文件内容特征、归属类别的关键性词语。主题词由类别词、类属词、文种词三部分组成。各部分要求按照顺序，依次标注。一份文件的主题词一般不超过七个。
3．会签。它是指两个或两个以上的机关、部门联合行文，在文稿拟写完成后由主办部门会同参与其他相关部门共同对文稿进行会商、征求意见并签字发文的过程。会签过程中各参与部门应本着相互尊重、平等协商、协同一致的原则。
4．核稿。它是指企业主办部门的负责人对写好的草稿，按照《国家机关公文处理办法》的规定，从内容、文字、格式、文种使用及选择等方面进行认真审核，并就全文进行全面的加工、修改、润色，签字认可后再送交企业领导人审阅签发。核稿的目的是专人审核、最后把关，提高文件质量，保证发文的严肃严谨。
5．呈批。它是指把经过核稿人员审核过的文稿，报送企业主要领导或者主管领导作最后的审阅，然后签字同意发稿。
6．签发。它是指企业领导人根据审核过的文稿，进行最后的审阅修改，然后核准签发，使文稿变成定稿。定稿后，即可进入缮印、用印、封发环节，然后发送给有关单位、部门或人员。企业领导签发文件时，要注意对拟签文件作全面审定，且签发的意见要清楚、明了、简练，切忌模棱两可。课堂讨论：（一）资料广东××大学发文流程图图2-1 广东××大学发文流程图（二）讨论
1．讨论发文处理的六个环节在图中是如何体现的？
2．参照上图，请你起草一份自己所在企业的发文处理流程图要点：（三）文件保管
一般企业的文件保管包括以下五个环节。
1．收集文件。它是指按照有关规定，把各单位、部门、个人手中分散的、繁多的文件材料，经过筛选，集中到企业的档案室。不是每份文件都需要收集，应以实用性原则筛选。本企业工作活动中形成的、处理完毕的、今后有参考价值的文件才应收集。
2．整理文件。它是指把零散的文件进行基本的处理，使之系统化、条理化。整理工作包括分类、组合、案卷编目、案卷排列、案卷装订等。文件整理应遵循文件材料形成的自然规律，按照文件来源、时间、内容等排列，保持文件之间的联系，以便于保管利用。
3．确定保管期限。新收集的文件，需要参照“文件保管期限准则”来确定保管期限，分类保管。文件资料的保管期限，没有特殊要求，可以从记录日期的隔年年初开始计算。
4．立卷归档。文件立卷是指文件经过整理之后，按照联系和规律组成案卷的过程。文件归档是指案卷按照档案管理规定，经过检查验收移交档案室的过程。
5．文件销毁。对处理完毕，无保存价值的文件，可以做销毁处理。销毁文件要准确界定范围，一般销毁的文件范围为：不需立卷的各类文件、多余的重要文件、上级授权或要求销毁的文件、翻印复印的上级文件。对一般性文件可以集中时间销毁，对保密文件应及时销毁，以防丢失泄密。（四）文件利用
一般企业的文件利用包括以下3个环节。
1．建立查阅制度。文件的查阅制度主要包括查阅手续、摘抄、复印范围及清点、核对手续、查阅注意事项等。查阅制度既要严格，保证文件的完整、完好，又要灵活，方便企业员工查阅使用文件。
2．培训文件管理人员。文件管理人员的业务水平，工作态度，直接影响文件的利用。文件管理人员必须熟悉单位保存文档材料的情况，包括内容、范围、存放地点、完整装套等；还要熟悉单位利用档案的规律，了解企业领导和各部门需要利用的档案内容及要求。
3．编写检索工具和参考资料。为提高文件的利用率，应及时编写检索工具和参考资料，方便员工利用需求，提高文件的利用率。常见的文件检索工具包括：说明介绍材料、各类目录、专题卡片、文件索引等。常见的文件参考资料包括：企业大事记、组织沿革、专题资料汇编、文件汇编等。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]