作者：屈春海
出版社：华中科技大学出版社
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新清宫档案解读试读：
自序
光阴似箭，转眼间我已过了“耳顺”的年龄。屈指算来，参加工作至今已四十余年，从事清宫档案工作，也有三十余年。回顾这些年来学习和研究清宫档案的感受，可以用十六个字来概括：春去秋来，档案为伴，史海求索，虽苦也甘。
档案是历史进行过程中所形成的各种文书，事后归档存贮，以便印证稽查。中国第一历史档案馆收藏有清宫档案一千多万件，它们是反映清代历史的直接记录，是研究清代历史最珍贵的第一手资料。
记得有一本名为《用镜头亲吻西藏》的书，讲到一个出家僧人的必修“功课”，即背熟三本十万字的经书；磕满十万个长头；擦洗十万个酥油灯。一个僧人的必修“功课”如此这般，我想在档案馆工作，起码应该做到：认真学习了解一百种档案文书、二百个衙署机构、三百位历史人物、四百件历史事件、五百本业务书籍，进而写出一百篇研究文章，这应是一个起码的要求，但又不是一朝一夕就能做到的，需要数十年的工作积累，方能修成历史档案工作者的“正果”。
清宫档案浩如烟海，众多的史学工作者、档案工作者和史学爱好者于此间挖掘求索、寻找究竟，本人即为其中一员。自从事清宫档案工作以来，我在长期的工作实践中，或对清宫档案史料有所发现，或在工作中有些心得，或业务上总结一些经验，都随时串成文字，大多陆续在《历史档案》《北京档案》《公安大学学报》《中国档案》《紫禁城》《北京日报》等报纸杂志上发表。今幸蒙华中科技大学出版社之约，将历年来所发表文章，结集出版，权当敝帚自珍和人生阶段的总结。
本书收辑的所有文章，均未经大的修改，只是增加了《清末中德关于〈商标注册试办章程〉的交涉》和《清宫档案看驻巴拿马总领事馆的设立》两篇文章。文字方面略有改动，文章内添加相关图片，基本上保持了原貌。本书得以顺利出版，我尤其要感谢华中科技大学出版社吴素莲女士对此书的编辑出版费心费力，在此谨表谢忱。
由于本人对清宫档案学习研究有限，对某些问题解读得还不够全面，不足之处，诚恳地希望读者、同行不吝赐教。屈春海二〇一七年三月于紫禁城
清代中央机构文书保密制度
清王朝统治中国二百六十八年，中央集权制度得到了高度发展和进一步加强。为了进一步维护皇帝至高无上的权力，清王朝统治者在吸取历代封建王朝经验的基础上，以皇帝政务活动为中心，建立了一整套文书工作机构和以“诏令文书”、“题奏文书”为保密重点的文书保密制度，对有效地指挥和控制臣僚，维护国家统治，起到了重要作用。一、中央文书机构保密制度
清代文书机构同文书保密制度有着最重要、最密切的关系。
康熙九年（1670），成立内阁，作为承宣谕旨、传达政令的中枢机构。京城内外臣僚呈奏的题本，由内阁草拟票签，或奉旨改签，下阁后谕旨及折奏，则传知各衙门抄录遵行，题本则发六科传抄。
内阁对于传抄的文件实行发文监督和承办监督制度。乾隆三年（1738）规定：“凡该部抄写谕旨到部，应令该部于三日内将某日某司员钦奉谕旨之处，详细载叙于文内，用堂印行文内阁存案，则内阁有该部抄领之印文，该部也有说堂之印稿(正式公文底稿)，均属稽查有据，益为详审。”同时，为了防止“混蒙迟延之弊”，又实行连锁监督制度。乾隆四年谕：“本章出入关系重大，防微杜渐不可不慎。嗣后凡有应发本章，批本处未发，内阁即奏闻，内阁未发，部院即奏闻，不必转相询问，庶将来混蒙迟延之弊可以永杜矣。”
雍正七年（1729）设立军机处后，文书保密制度不断加以完善。为防止泄密，军机处所用听差皆选用十五岁以下不识字的幼童；京官文职官员三品以上，武职官员二品以上，外官文职督、抚、司道，武职官员提督、总兵以上各大员子弟，均不得充任军机章京。军机处军机章京办事处，各部院大小官员不得擅入，其窗前、阶下均不得有闲人窥视，文武满汉大臣俱不准至军机处同军机大臣谈说事体，违者重处不赦。图1 皇史宬
道光三十年（1850），军机大臣祁隽藻拟定了《军机处章程》九条，其中同文书管理和保密制度有关的条款是：
(1)军机处应立用印簿。于用印之日，满汉章京内轮派一员，监印登簿画押。用过印封、印花数目，于下一次清印时核对。
(2)兵部送来印花数目，应与用过数目详细核对。
(3)字寄中遇有秘密查办事件，于承旨后派章京一二员在堂上缮写，密封呈递，发下后仍由堂上用印，封交兵部领去；将底稿押封封记，俟查办事竣，再行拆封登档；如果有泄露，查明缮写之章京严参。
(4)逐日改定草稿，应责成每日该班章京与领班章京共同检齐焚销。
(5)每日明发谕旨同奏折交内阁发抄，寄信印封夹板交兵部驿递；速议事件，交各衙门领去，应严饬各衙门仍遵照旧有堂谕，承领事件人员未到，传领时不得进入军机处值房，违者参处。并严令各衙门人员，不许在军机堂并章京、值房阶外附近处站立窃听。
……
(7)军机堂章京、值房苏拉人等，由堂司随时稽查，其方略馆供事、苏拉、厨役，应责令满汉提调、收掌各员认真稽查，毋许任意出入，滋生事端。仍密访如有串通在外闲人，将补授官员等事，事先送信报喜者，即行革役究办。
……
(9)军机档册两份，一存方略馆，一存圆明园。该章京等在内该班，不及兼顾园中值房，应片行圆明园八旗值宿官、兵丁小心守护，如有应行取用档案，开单交片提取，派员领回。
清代中央有两个总收文机构。一个是通政使司，负责接收各省衙门递京题本，送交内阁及有关部院，并检查本章违式及程途稽限等事。另一个是奏事处，为皇帝内廷的机要文书机构，专司传宣谕旨，收发秘密奏折，登记簿册。接收奏折时要检查是否符合递折规定，不符合规定者，拒绝接收。自成立奏事处后，一切密奏文书，不由通政使司接收，而直达奏事处直接呈皇帝拆阅。
清王朝这些文书保密制度，在其统治期间发挥了重要作用。二、诏令文书的保密制度
诏令文书根据其性质，可划分为“明发上谕”和“寄信上谕”。明发谕旨的秘密程度要低一些。由军机处颁发的“寄信上谕”，也叫“密谕”、“廷寄”，是为告诫官员、指授兵略、查核政事及责罚等事专门寄某省某人或数人数省的秘密谕旨。它具有秘密和速达的性质，为此也称为“密寄”。根据受文者的官级、地位不同，寄信又分为“字寄”和“传谕”两种文书形式。
寄信谕旨是由军机大臣奉旨以寄信的形式向承旨人传达上谕。军机处军机大臣拟旨，除皇帝随时特交外，经常是根据皇帝对奏折的批示办理。自乾隆朝开始，逐渐成为军机章京之专职。但机要重大之事，皇帝则召见军机大臣口授谕旨，太监不得在侧。军机大臣承旨后，自拟进呈，经皇帝审定后，交军机处发出。
军机处承办谕旨是极其迅速和缜密的，一般从接折、阅折、觐见、请示、草拟、审阅直至誊清，全部过程要在当天完成，次日呈皇帝审阅、交发。遇有紧要事情，连夜办理，一两个时辰即可发出，由此可见军机处办事效率之高。军机处尤其重视保密，严格接交，手续严密。谕旨文书收发登记，必画押存查；个人承办的事件，不得任意泄露；不经由自己之手办理的事，不准过问；办理撰书寄信谕旨，办理皇帝批改的奏折及国书等秘密文件，均须在军机堂上办理；其兼理部院稿件，不准到军机处办理，本管司员不准到军机处回事。凡办理秘密事件时，军机大臣指派一两个章京承旨，在军机堂上缮写后，将缮写清楚的密件密封呈递，由军机处进行封发，并钤盖军机处银印，交兵部捷报处递送，并将底稿押封存记。
廷寄谕旨，封面书写收件人姓名者，须交本人拆阅，如本人不在，代理人不得拆阅。寄信密谕，则写明军机大臣密寄，交驿站驰送，如有泄露、沉匿、擅自拆阅者，关系军务的按军法从事，事关军需粮饷、调遣兵丁及官员开调参革的处以流罪。雍正三年（1725）规定：“将泄露密旨者，照泄露军事秘密治罪”；“朕所降密旨，俱系国家紧要事件。岂不重于军务，而可轻泄，以贻害乎?嗣后若有此等，一经发觉，该部概照泄露军机治罪”。
为了确保其交发事件的秘密性，军机处还建立了催办和稽查制度。如乾隆朝规定：“军机处承办发交的满汉章京，将逐日所发上谕及折奏事件，每届十日汇开一单，交与内阁票签处并转交各衙逐一查对，如十日并无遗漏，即于单日注明交回。”
谕旨文书，在行文过程中执行的一整套严格的保密制度，对维护皇帝至高无上的权力起到了一定的作用。三、臣僚题奏文书的保密制度
清代臣僚上奏，有着一整套的文书保密规定，随着中央机构的政务日益增多和繁杂，臣僚上奏于皇帝的文书也在不断发展变化着，而这种发展变化，完全是为了适应专制主义中央集权制度发展的需要。
臣僚进呈皇帝的本章，有题、奏、表、笺之分。这里仅就题本、奏折的文书保密制度做一介绍。
题本 清代臣僚上奏公事，采用题本。为了加强题本的保密，明确规定：“凡是秘密及参劾本章，俱着实封进呈。”“一切本章、咨呈文件，有案事关紧要及缉拿人犯，内外各衙门应密封投递，各该管官应谨慎办理，以防泄漏。”
雍正十三年（1735）规定：“通政使司接收各省题本，待送内阁五日后，再将随本揭帖交提塘官分授各部科，以防书吏传誊漏泄之弊。”除了揭帖之外，雍正七年（1729）又规定：“内阁本章及各衙门档案，皆应于正本之外建立一副本，另行收贮，以备查对之用。”副本制度的建立，对于防止奸胥猾吏隐藏改换本章起到了一定的作用。
凡由内阁发出的密件题本，由六科登号，以原封送部，并取得承领官收据，附在号簿上，等该部办理完毕，仍密封送六科，年终由六科交回红本处收贮。红本科抄，承办官应详细校对，如果校对疏忽，文字有所增漏，罚俸六个月；凡未经批发之本，即抄写刊刻图利者，该主管官员失于察觉，罚俸一年；上一级主管监察官员没有尽到检查之责者，罚俸六个月。
所有在京各衙门，抄报总由公报房抄发，如有讹传和泄漏等弊交部治罪。在京各衙门的题奏事件，未给发抄不得互相谈论，如有泄漏，将承办官降一级留任。
如有缜密之件，待科抄到部十日后，方许抄发，如有《邸报》先于部文者，该督抚将提塘官参处；各省报房在京探听消息，捏造抄报，其官员革职问罪；地方官不行查拿，罚俸一年。
尽管题本的进呈、发抄有许多规定，但还是存在许多弊病，泄密之事还是有的。为此，清统治者曾多次对题本进行改革，最后，于光绪二十八年(1902)正式停止使用。
奏折 康熙朝中期，开始出现了奏折文书，皇帝信得过的重臣开始利用请安折子，密陈官民动态。
雍正初期，密折奏报制度逐渐形成。雍正即位后，为了巩固其统治地位，熟悉和掌握国家的各项政务，了解臣僚的隐衷和民情，同时也使臣僚对皇帝的意图有所了解，于雍正元年（1723）二月十六日给科道官员的上谕说：“……在京满汉大臣，外省督、抚、提、镇仍令折奏外，尔等科道诸臣为朝廷耳目之官，凡有所见，自应竭诚入告，绝去避嫌顾忌之私，乃为忠荩。折内之言不许与人参酌，如有泄漏，或同僚知而言之，则同僚即可据以密闻，朕将二人之折合验，事情必不能隐讳推诿矣。”
奏折没有统一的规格，大者与题本相仿，小者只有数寸。奏折文书具有简便灵活、便于传递、有利保密的特点。题本里面不能谈论的事情，可以用奏折来谈；谕旨里面不便公开的事，皇帝可以在朱批时作详细和具体的指示。
奏折的内容很广泛，包括皇权政策的制定和执行，以及官员的取舍等。奏折本身的特点，决定了它的机密性，为此，雍正帝对于泄密规定了严格的处罚制度。雍正三年（1725）二月初八日给内阁的上谕说：“各省督、抚、提、镇将朕批密谕，有同在一省彼此传看者，有隔越邻省而彼此互相通知者，亦有经过其地而私相探问者。嗣后若有此等，一经发觉，该部(指刑部)据以泄漏军机律治罪。”由此可见，接受朱批谕旨的人是要保守秘密的，不得转告他人，更不能让他人观看，即使是保密性极小的内容，也是不允许的。
对于不遵守奏折保密规定的人，雍正帝采取了必要的惩罚措施。如雍正三年（1725）有的督抚的子弟亲戚在京私看密封奏折，雍正帝因此停止了一些督抚的奏折权。并又一次规定：“嗣后满保、诺岷、杨名时、鄂尔泰停其奏折，以示惩罚。其余督抚大吏所奏折子，若有子弟亲朋在京私看者，一经发觉，朕必将私看之人正法，督抚照溺职例革职，决不宽贷。”
奏折十分机密，光有处罚是不够的，还要有制度来保证。尽管从清代官方文献中看不出与密折制度相关之处，但是，从奏折的书写、密封、投递、拆阅到收缴，都制定了一整套严密的程序。
(1)书写。臣工上奏折必须由本人亲自书写，这在康熙朝已成定例。康熙六十一年（1722）十一月二十九日，刚刚即位的雍正帝又向大学士等官下了一道上谕，要求臣僚上奏折：“必须亲自书写，不得假手于子弟，词但达意，不在文理字画之工拙。其有不能书写者，即行面奏。”除非年迈眼花手震，身患疾病，可请人代写。雍正二年二月雍正帝对科道官员规定：“折内之言，不许与人参酌，或同僚知而言之，则同僚即可据以密闻。”
(2)密封折匣。臣工缮折后，要加以封套。其封套的形式是不统一的，封套上或书“密”字，或书“密折”。密封之后，装入折匣中，然后投递。折匣是特制的，匣外加铜锁，然后用盖有御押的黄纸封口，包以黄包袱。自康熙朝起，皇帝亲自书写封签分发各省衙门，群臣遇有紧要事情上奏，将皇帝所写封签贴在折匣上，可速达内庭，径呈皇帝亲启。开折匣的钥匙有两把，一把发给上奏人，一把执于皇帝手中，这样就只有上奏折的人和皇帝二人能开匣，别人不能私开。由内庭颁发之折匣每人二到八个不等，据路途远近和奏折疏密而定。
(3)投递。在皇宫内庭设有奏事处，奏事处本身又分内奏事处和外奏事处。外奏事处值班章京每天于寅时在乾清门外接收在京部院衙门及各省督抚衙门专差递送的奏折，接折后再交内奏事处送呈皇帝。其他地方官的奏折不能直送宫门，须交给皇帝指定的大臣转呈。转呈的大臣都是皇帝的亲信，如雍正朝的怡亲王允祥、大学士张廷玉、蒋廷锡等人。他们只是代转，不得拆看，具折人亦不向代呈人说明奏折内容。凡递折衙门，皆须另备一份公文交奏事处，经奏事官核对无误才予接收，以防官员擅递奏折。密折的递送过程要严加保密，不可张扬，各省臣工所进奏折，沿途不得由地方兵丁防护，以防道路纷纭，众目观瞻之下，反而适得其反。
(4)拆阅奏折。臣工所上奏折，皆由皇帝亲自拆阅，写朱批，从不假手于人，也不要任何人参与其事。雍正帝讲道：“各省文武官员之奏折，一日之间，常至二三十件，多或至五六十件不等，皆朕亲自阅览批发，从无留滞，无一人赞襄于左右，不但宫中无档可查，亦并无专司其事之人。”皇帝阅折之后，如需要军机大臣拟旨，则将上奏人的姓名裁去，为上奏人保密，从而进一步保证了奏折的保密性。
(5)奏折的收缴。经皇帝批阅过的奏折，由内奏事处分别以外省和京内两个方面进行处理。外省奏折，原经驿站投送的，皆由内奏事处太监径自交军机处封发；其余外省奏折，皆由内奏事处太监于次日交外奏事处发还原递折人领回。京内所递奏折，除“留中”、由军机处发下或交当日召见之大臣发下外，其余各折，即由外奏事处传“旨”领回。
朱批奏折发还上奏官员以后，还要按照规定缴回内廷。这项回缴朱批奏折制度，是雍正即位当月就规定的：“嗣后，朕亲批密旨，亦著交进，不得抄写存留。”朱批奏折的缴回，开始是趁便缴回，于宫中保存，本人不得抄存留底。乾隆即位后不久，实行按年缴回制度，统一交内奏事处保存。这项制度到了同治、光绪朝就逐渐松弛了。
清代奏折的保密制度是十分严格的，不得随便更改。乾隆朝内阁大学士兼军机大臣和珅，曾传知各省在上奏折的同时，要抄一份奏折稿给军机处，从而破坏了奏折的保密制度。嘉庆四年(1799)嘉庆帝将和珅处死，并禁止向军机处抄送奏稿。
清代中央机关诏令文书、臣僚上奏文书的保密制度，反映了清代中央机关文书制度历史发展变化的一个侧面，也对维护封建专制皇权统治起过重要作用。
清代官方文书印信
用木或金石等质料雕刻文字，以资信守者叫做“印信”。在我国君主时代，帝王所用者称之为玺(宝)，官吏所用者称之为印，私人所用者称之为私印。一、印章的产生和发展《周礼》掌节职条，有“货贿用玺印节”一语，这是我国最早关于玺印的文献记载。玺印节即后来汉代所谓的印章。但是，当时的印章，并不是作为统治阶级权力表征的法物，而是专门用作商品交流时的凭信。印章产生的年代，一般认为是在春秋后期到战国这一阶段，由于城市经济日益繁荣，商品交换与运输日益发展而产生的。周代君臣之印都叫玺，而且不分尊卑，民皆以金玉为印，龙虎为钮，唯其所好。秦始皇称帝后，随着封建统一帝国的建立，印章扩大了应用范围，官印被新政权法定为象征统治阶级权力的法物，这是印章在作用上的重大发展。而且对于君臣的官私印信，也有了限制，玺为天子专用，他人只称印，而且除天子以外，不得用玉质印，这样，就完全改变了秦以前刻印用材不受限制的自由现象。秦始皇还在少府专门设置了“符节令丞”的属官，负责监管印章，这是封建王朝监印官的起源。另外，封建帝王之玉玺，也以他的螭虎钮“六玺”(皇帝行玺、皇帝之玺、皇帝信玺、天子行玺、天子之玺、天子信玺)为开端。到了汉代，除了天子“六玺”外，还规定收入两千石以上官吏用的印称章；千石至两百石称印；官印以外，自刻姓名，均称之私印。规定不同等级的官印，用不同的印钮和不同的质料，用以显示官职的大小。例如，《汉宫仪》上说，诸侯王，黄金玺橐驼钮；列侯，金印龟钮；诸侯二品以上，金章紫绶龟钮，或貔钮；三品，银章青绶龟钮，或熊钮、罴钮、羊钮、鹿钮……这样一来，印章的格式便更加统一，印的大小和文字体例也有了更加明确的规定。除皇帝用的玉玺外，一般来说，官印都在方寸范围，私印则更小一些。由于这时用印均捺在泥上，为了使印文清楚，不论官私印章，白文(又称阴文)最多。约在东晋以后，文书已用纸帛，用印的方法，也随之以捺泥改用印色，这样，白文印就大大减少，官私印文多用朱文(又称阳文)。当然，这种变化，也是和实用一致的，因为捺于泥封，白文比朱文清楚；而用印色钤于纸帛上，朱文却比白文醒目。六朝以后，印章不但由捺泥而改用到用色钤纸，由白文而演为朱文，而且由于文字本身的发展(由篆、隶而演成楷、行、草书)，也直接影响到印章字体的改变。这时，印章就只能用比较普及的字体修饰加工，而绝不可能再用古籀字体。至于讲究印文屈曲平满，工整纤巧，则是隋、唐、宋、元、明、清官府印信的共同特点，但各个朝代在用印方面也略有不同。在这当中，唐承隋法，沿袭九叠文；元代统治者的官体印间用蒙古文，亦取诎曲盘之势；明代也以九叠文为主，但却更加工整圆满。此外，将军之印用柳叶篆，王府之印用玉筋小篆，监察御史用八叠文，以别官职。所谓九叠文，表现在官印上即每个字的笔法，都可屈曲九叠；当然，个别也有例外的，如六叠、七叠、八叠、十叠不等。唐代武则天改玺为宝，明代出现关防、条记，这些也均为后世所沿用。图1 大清受命之宝二、清代皇帝的御宝
清代的印信，除沿用历史上原有的制度外，还根据当时的需要，做了某些改进。这时，官场中使用的印信有宝、印、关防、图记、条记、钤记六种，仍如历代王朝一样，清代皇帝所用御宝的名称及用途分别为：①大清受命之宝，以章皇序。②皇帝奉天之宝，以章奉若。③大清嗣天子宝，以章继绳。④皇帝之宝，以布诏赦。⑤皇帝之宝，以肃法驾。⑥天子之宝，以祀百神。⑦皇帝尊亲之宝，以荐徽号。⑧皇帝亲亲之宝，以展宗盟。⑨皇帝行宝，以颁赐赍。⑩皇帝信宝，以征戎伍。⑪天子行宝，以册外蛮。⑫天子信宝，以命殊方。⑬敬天勤民之宝，以饬觐吏。⑭制诰之宝，以谕臣僚。⑮敕命之宝，以钤诰敕。⑯垂训之宝，以扬国宪。⑰命德之宝，以奖忠良。⑱钦文之宝，以重文教。⑲表章经史之宝，以崇古训。⑳巡守天下之宝，以从省方。21.讨罪安民之宝，以张征伐。22.制取六师之宝，以整戎行。23.敕正万邦之宝，以诰外国。24.敕正万民之宝，以诰四方。25.广运之宝，以谨封识。其印材以玉质为主，个别为金质。尺寸方四寸至六寸、高一寸二分至三寸五分不等。蛟龙、盘龙或蹲龙钮。图2 天子之宝图3 大清嗣天子宝
清初，交泰殿原本储“御宝”二十九颗。到乾隆十一年（1746），乾隆皇帝以“历年经久，记载失真，且有重复者”，加以考正排次，定为二十有五，并撰“交泰殿宝谱”而记其大要。以往因满文篆体未备，汉文用篆书，而满文则用本字。到乾隆十三年，满文篆法既定，上述二十五颗御宝，除前四颗早用满文篆书仍旧外，后二十一颗，指定儒臣制为满文各篆体书，敕所司仿从新制，一律改篆，左满篆，右汉篆(用古篆不用九叠文)，储于交泰殿中，以次左右陈列，由宫殿监正掌管，为定制。凡宫中发出制、诏、诰、敕，皆请用“御宝”，由内阁先将用“御宝”之数奏明，到期，大学士率士读学士、侍读、典籍等赴乾清门接“御宝”，与内监共同验用。如遇皇帝出巡，则会同内务府大臣一人，在乾清门验用。唯诰命、敕命、敕书常行之事，则不奏。皇帝出巡，由学士率典籍一人，赴乾清门，请宝(皇帝行宝)随往而行。回銮日，再行交进。年底，封宝之日，需要洗宝，学士率典籍一人，携絮绢，赴乾清门将宝接出，将一年内用过的洗净，洗毕，交内监收储。图4 制诰之宝三、清代亲王和官吏用印
亲王和官吏行使的印信，按规定为：宝、印、关防、图记、修记、钤记六种，现依次述之。
(一)宝 亲王印信叫做“宝”，方三寸六分，厚一寸；亲王世子之印亦称“宝”，但方寸略小，方三寸五分，厚一寸。二者均用金质，龟钮平台，满汉文芝英篆。
(二)印 规定用印的衙门，属于常设性质及行政范围的机构。凡有印的衙门，其内部单位，如六部的各个司，其他院寺的司务厅之类，各布政使司、按察使司的经历司之类，均发有印，以致清代使用印的部门非常多。设在少数民族地区的管理民族事务的衙门，为适应环境需要，印文用两种或三种文字。各衙门用印的尺寸从方三寸三分至二寸一分，厚一寸至四分四厘不等。质地为银或铜。满汉文则分别为大篆、小篆、钟鼎篆、柳叶篆、垂露篆等。
(三)关防 规定用关防的衙门，属于临时性质及办理财经、工程等事务的机构。有关防的衙门，其内部机构固然发给关防；除此而外，凡有印的衙门，其内部机构因经办财经的关系，也多有发给关防者。使用关防的衙门计有各省总督，巡抚、钦差、出使各国的大臣、镇守总兵、各关监督、各省织造、宗人府银库、工部料估所、制造库关防等，质地为银或铜。满汉文为小篆、尚方小篆、钟鼎篆、垂露篆等。设在少数民族地区管理民族事务的衙门，印文用到两种或三种字体。用印的尺寸从长三寸二分至二寸六分，宽二寸至一寸九分。
(四)图记 规定图记的衙门，多为设在西北、东北各地的领队大臣、八旗佐领等，武职或经办钱粮的小机关，则仅有十余单位。其材料均为铜质，尺寸方自二寸七分至一寸七分，厚自六分五厘至四分不等。文字用垂露篆、殳篆等字体，使用图记的衙门又大多在少数民族地区，印文用两种或三种不同的文字。
(五)条记 规定用条记的，都是最低级单位。如各州县儒学、县丞、主簿、吏目、守备等，此外还包括文武及事务性质的单位，因此行使条记的范围，是相当广泛的。其印材均为铜质，尺寸分长二寸六分、宽一寸六分五厘，长二寸四分、宽一寸三分两种。印文主要用满汉文垂露篆、悬铖篆两种。
(六)钤记 规定使用钤记的官吏，为各省文职佐杂，及无兼管兵马钱粮的武职官员。印材用木质，均由布政使司交官匠刻发。各府州县的僧道、阴阳、医官等钤记，亦如佐杂之例，由官匠刻正字发给。钤记不属于官方的正式印信，所以印材为木质，钤记没有规定尺寸字体，又不用铜质，不经中央铸造发给。四、清代官方用印的铸造与领销
礼部设有铸印局，专管监铸印信事务，上述一至五种印信均由其铸造。篆写印文，满、汉篆字由铸造局照规定字体书写，蒙文等字送内阁书写。印文满、汉本字刻于印背，年月号数刻于印旁。有的省份总督兼巡抚，巡抚兼提督，关防内也要写明。新增设衙门，应铸印信；文武官印信也有改铸的；使用过久，字迹模糊，需要换铸的，经主管衙门奏准，交铸造局铸造、印成，则由礼部仪制司颁发，并将旧印缴销。
官方文书盖印，其印色也有规定。宗人府、六部、都察院、通政司、大理寺、翰林院、詹事府、内务府、理藩院、光禄寺、銮仪卫、武备院、上驷院、奉辰院、顺天府、仓坞侍郎等衙门，盛京五部、奉天府、各省总督、巡抚色用紫。唯本章用朱，衍圣公同。其余文武各衙门皆用朱。遇“国丧”在丧礼期内，各衙门本章文移，均用蓝印。
各衙门颁有印记，以传信四方。铸造印信设有主管机构，领销手续有既定程序。若弃毁印信，“慢上而无忌惮”，要处以斩罪，各衙门监用印信，均由专人负责，如六部由资深的员外郎佩带印钥。军机处更为严密，银印收藏在内奏事处首领太监手中，印钥以领班军机大臣佩带，有盖印的官文书，值日章京持请印金牌(长二寸，宽半寸，厚一分，上刻“军机处”三字)到内奏事处请印，向军机大臣请印钥启用，用毕，即行送进。这都说明统治者对于印信的重视，但是，由于印信是统治阶级权力表征的法定信物，太重形式。如皇帝出行，则请宝随往。太上皇传位，授嗣皇帝以宝。命将出师，皇帝须授印，并有严格仪式。“御宝”储于交泰殿，意在显示封建统治者的“尊严”；经备、大将军印存于皇史宬意在炫耀其“武功”。同时，清代严格的等级制度，也表现在印信问题上。皇帝印信名“御宝”，玉质；亲王印信名“宝”，金质；官府衙门印信名“印”，银或铜质。这是他们特有的权力，别人是不敢用的。
清代奏折
奏折：奏，进也，群臣进言于皇帝之意；折，叠也，书所言于纸上而叠之，故称为奏折。奏折为清朝所特有，它的出现和应用，完全适应了清朝皇帝加强专制主义中央集权政治的需要，并使皇帝拥有至高无上、独断专行的权力。
奏折的应用，乃始于康熙中期，最初只允许少数亲信官员使用，如当时的苏州织造李煦、江宁织造曹寅、南书房官员王鸿绪等，由官员本人亲自缮写，派专差或亲信、家人，送达宫门递进，由太监送达御览，皇帝直接用朱笔批答，然后密封退交专差领回交原上奏官员。奏折的机密程度很高，内容只有具奏人和皇帝知道。因为具奏人是钦定，所以使用范围很小。康熙五十年(1711)前后，地方高级官员，如将军、总督、巡抚、提督、总兵等，逐渐获得奏折权。紧接着，中央朝廷官员，如领侍卫内大臣、大学士、都统、尚书、副都统、侍郎、学士、副都御史等，都受命“一体于请安折内，将应奏之事，各罄所见，开列陈奏”。
雍正帝即位后，为了对付政敌，巩固皇位，扩大和加强自己的权力，采取了许多控制内外高级官员的措施，特别希望通过奏折这一形式熟悉和掌握国家的各项政务。他为了确知各种实情，进一步扩大了使用密折奏事的范围。一些翰林、科道官员，以及外省地位低微之官员，亦允许上奏折。规定：凡涉及私事，关于机密事件，不便公开的重要事件，需要迅速上报处理的，用奏折陈报，不盖印章。奏折的应用，对加强皇权的统治，革除中央和地方的积弊具有相当重要的作用。乾隆帝即位后，全面肯定了奏折制度，后一直贯彻执行到清朝灭亡。
奏折所涉内容 奏折所涉内容千差万别，大致可分为请安、谢恩、缴批和陈事四类。前三类比较简单，在此略而不论。陈事折则异常繁杂，涉及内政、军务、外交，上自国家政务，下至百姓琐事，无一不包。如康熙五十六年(1717)，康熙帝在一次江宁织造曹所上奏折中批道：“尔虽不管地方之事，亦可以所闻大小事，照尔父秘密奏闻，是与非朕自有洞鉴，就是笑话也罢，叫主子笑笑也好。”看似皇帝在与亲信奴才唠家常，谈一些平常琐事，实际正是皇帝通过曹等人在江南布置一张情报网，凡江南一带民情民隐、官场斗争、知识分子情况，随时有奏折迅速呈报给皇帝御览，这就是奏折的一大特色。雍正帝即位后，充分利用奏折的这种特色，触角伸到全国各地，扩大用于言官参劾、密告或条陈、议论政事等，万般事务无所不涉。如雍正七年（1729）九月，直隶天津总兵管承泽折奏：文安县居民卢尚义妻梁氏，拾得银六两五钱，交还失主。雍正帝特谕内阁，命赏米、布疋，并给匾额，以旌良淑。雍正帝认为如此民风，乃亲躬政治之成就，常常喜闻乐道。同时，也在提醒群臣，连如此民间小事都在关注，何况大事，使为官者震慑，不敢逾越法纲，正是专制君主驭下的手段。
奏折的撰拟 关于奏折的撰拟，康熙帝要求臣僚必须亲笔书写，词但求达意，不必计较笔画工拙，如本官不能亲写，可由近亲子侄代书，但必须在折尾声明。从实际情况看，由于奏折要经皇帝亲自阅批，具折官员唯恐折中所言不当之处受到统治者的谴责，莫不小心翼翼，谨慎从事。因而撰拟奏折，多由有学识、有经验的幕僚执笔，因此奏折大多文字简洁，笔调轻松，令人赏心悦目，为此说每一件奏折都是精美绝伦的艺术品，也绝不夸张。对于奏折的撰拟，饶松生在所纂《折谱》中说：奏折最忌“晦”、“涩”、“乱”、“复”四字。“晦”指事理不明，“涩”指句读不清，“乱”指头绪冗杂，“复”指拖沓烦琐。奏折的遣词造句有着严格的要求，一般来讲，折内长句不可过十二个字，短句最少四个字，句宜从双，字亦宜双。忌平头句(如上句起二字与下句起二字同）、并脚句(如上句收二字与下句收二字同)，三五七字句，粘连不断句(如上句以人名止，下句以人名起)。一件奏折，由四五百字至八九百字组成居多，一千字以上的奏折较少。个别奏折，由于所涉问题复杂，长至数千乃至万余字也是有的。清代奏折一般是一事一文，有些事件较轻，不能独立缮成一折，就用夹片的形式附在奏折之中。有时一个奏折带两三个夹片，最多有时竟达五六个。关于撰拟奏折，规定繁多，如对于引文、附件、地名等都有具体规定。
奏折用纸、格式及缮折 奏折用纸多为榜纸、本纸和毛边纸，统称素纸，均为竹纸。当时宣纸名贵，臣僚平常缮写呈奏用不起，也没有那么多宣纸可供。奏折高一般为二十二厘米，横宽为十厘米；另有一种小密折，高仅十四厘米，宽七厘米。奏折自首至尾共十三幅半，第一幅为掩首，向后面折转；第二幅为折面，正中第二格写“奏”字；第三幅至第十二幅为写折文之处；第十三幅不写字，后半幅为折尾，亦向后折转。折后年月日必在左幅中行平格缮写，临发时填写日期。若奏文内容多，一折不敷使用，须进行接扣；奏文少时亦可相应减扣。奏折每幅六行，左右两幅称为一扣或一开。每扣十二行，每行计二十个字，低两字为平格，实写十八个字，余两字作抬头之用，如有三抬头的，则须出一格写(清代早期奏折的字数并不规范)。如遇“朝”、“国”、“宫殿”之字，抬高一字写；称“皇帝”、“上谕”、“旨”之字，抬高两字写；称“天地”、“宗庙”、“山陵”等字，均出一格写(即抬高三字写)。奏折第一幅(面页)上方正中写一“奏”字，第二幅首行写具奏人的官衔、姓名和“跪”字，无论字数多少，均须一行写完。第二行抬高一字写“奏”字，再接写正文。文尾用“谨奏”二字作结。末幅正中写具奏年月日，不署名，不用印。奏折的文字要求以言事为主，出于自然，不可过于简单，也不可过于堆砌，以免词不达意，贻误事情。缮折字体要求“匀”、“正”、“方”、“光”、“秀”，“匀”，指字体大小，笔画粗细，纵横看去，无不整齐；“正”是横平竖直，无论笔画多少，合之正，分之亦正；“方”是不扁不长，宜用欧体，而欧帖中以姚公碑为准；“光”是笔画光润，墨色晶莹；“秀”是笔姿秀丽，无剑拔弩张之态，下笔宜坚细，而不宜粗软。缮折字体，皆用正楷，在缮写过程中如果写错两三字，则可用刮补之法补好，重新写上，如错误多时就须换页另写。
奏折中的清规戒律 清代在上奏文书的撰拟和缮写上，本于“尊君”至上的观念，定有若干禁令戒条，具折人如有违犯，轻则传旨申斥，重则参处治罪。现略举数例，可见一斑，①避忌字句。在奏折中有很多词句不能用，如“朝乾夕惕”、“洪福齐天”、“河北效灵”之类词句忌用；折内有“尽数”二字，改为“全数”，“年终”二字改为“年底”，这是不祥字面的改用；有庙讳、御名及音近的字句，要改用别的字句。②奏折内有些字的笔画要改写，主要有“旨”、“御”、“岁”、“寿”等字。③关于缮写有一定行款，不得有误。如单字不成行；折内年号、人名，不可前后行折断，如“雍正”二字，不能“雍”在前行之末，“正”在后行之首；“大计”、“大典”等字，不得与“行在”的“行”字并排写，因“大行”二字是忌讳的；又如“皇上”二字，写在每开末第十二行，谓之“临边”，有“边皇背旨”之忌；结尾“奏”字，写在每开末第十二行，称之“满扣”，二者均须增删词句，使提前行或移入后行，方为合式。如此禁忌，不胜枚举。图1 清前期黄漆木奏折匣图2 清晚期红漆木奏折匣
奏折封发与呈递 奏折缮写好以后，即装入封套内，用糨糊黏合，用一张黄宣纸包封。再用白纸半页，对准中缝封口，贴上印花，以防有人擅自拆开，印花半腰上书写衔名、跪封。然后装入折匣，外用黄绸袱包裹，交专差或驿站递送宫中。康熙朝尚无折匣，采用木夹板，雍正朝以后开始使用折匣。折匣一般长二十七点五厘米，宽十三厘米，高四厘米。内用黄纸裱底，外用黄漆漆之。折匣由内廷赐用，每人二至八个不等。折匣的多寡，依照路途远近、奏折的疏密而定。在皇帝内廷设有奏事处，专门负责收发奏折。奏事处分为内外两个部分：内奏事处设在月华门之南庑；外奏事处设在景运门内九卿房。外奏事处值班章京每天于寅时在乾清门外接递在京部院衙门及各省督抚等衙门专差递送的奏折。接折后交内奏事处太监送交皇帝。凡递折衙门，皆须另备一份公文交奏事处，经奏事处核对无误，才予接收，以防官员擅递奏折。
回缴朱批奏折制 奏折经皇帝用朱红笔批阅以后，叫“朱批奏折”。朱批奏折在康熙时期都发还给具奏人。雍正帝即位后，出于政治斗争的需要，谕令：“所有皇考朱批谕旨，俱着敬谨封固进呈；若抄写、存留、隐匿、焚弃，日后发觉，断不宽恕，定行从重治罪。”不但前朝奏折须缴进，嗣后朱批发回本人阅览后即乘便缴呈，不得私自存留，违者必究。雍正帝所实行的回缴朱批奏折制度，对了解官员行为，考察优劣，具有重要作用。在客观上为保存清朝一代的珍贵档案史料作出了贡献。图3 小密折康熙四十六年（1707）管理苏州织造李煦奏图4 朱批奏折雍正四年（1726）广东巡抚杨文乾奏图5 朱批奏折雍正七年（1729）云南总督鄂尔泰奏
奏折录副制度 雍正七年（1729）因为吏部开设科失火，所存奏折被毁，雍正帝下令普遍实行副本制度。凡奉有朱批之折，不论发抄不发抄，皆由军机处另录一份存案备查。录副奏折制度的建立，对于完整保存史料，以及后代的查检利用，编纂史书，具有重要意义。录副奏折皆按月份包贮存，简称“月折包”。每日为一束，每半月为一包，谓之月折。只有极少数奏折或因事涉机密，或因具奏人的请求，或因所奏为风闻无据，皇帝即将其留在宫中，称为“留中”。凡留中之奏折，一般不朱批，不录副，也不发抄，过后以原折(有的裁去衔名)交军机处归档，此类奏折亦称之为“原折”。
奏折是清代档案的重要组成部分，了解奏折的有关常识，有助于我们对清代奏折的鉴别、搜集与研究工作。
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