作者：李爱红,于运会
出版社：电子工业出版社
格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT
新编Excel在财务中的应用试读：
前言
企业中的数据各种各样，财务人员在进行会计核算时，大多数会选择会计软计来实现数据的管理和维护。但会计软件提供的统一的处理模式和财务分析指标，往往不能充分满足各种企业的不同需要。作为通用电子表格软件，Excel具有强大的数据处理功能和数据分析系统、图表分析系统，可以有效地利用企业核算数据和外部数据，对财务数据进行处理和分析。
本书详细介绍了如何利用Excel解决企业会计核算和财务管理的问题，内容涵盖Excel在账务处理、薪资管理、进销存管理、固定资产管理、财务报告分析以及财务预测、筹资投资等方面的应用。通过企业典型案例，用Excel处理及分析不同来源、不同类型的各种数据，灵活运用Excel的各种功能进行财务数据分析和管理，把财务业务管理和财务管理决策分析有机地融合在一起，具有很强的实用性和可操作性，可以帮助企业快速、高效地完成各项财务管理工作，有助于实现企业财务管理信息化。
考虑到学生早在计算机基础课中已经学习过Excel的基本知识，会计从业人员大多也掌握了Excel的基本操作，所以本书直接介绍Excel在会计核算和财务管理中的主要应用，篇幅精简、紧凑；另外，本书还介绍了Excel与财务软件的交互，把财务软件中的数据导出，或者把Excel电子表格导入到财务软件，共同完成财务核算和管理，具有很强的可操作性。
本书主要面向财经类专业的学生，也可作为公司财务业务人员、管理人员训练解决财务问题能力的参考书。
本书由李爱红、于运会主编，潘伟洪、刘松颖、段红枫、夏秀娟为副主编。李爱红负责拟定全书大纲，并负责全书初稿的修改、最终的统稿和定稿。
具体各章的编写分工是：工作项目5、工作项目6由李爱红编写；工作项目1、工作项目2、工作项目7和全书的案例由潘伟洪编写；工作项目3、4、10由于运会编写；工作项目11由刘松颖编写；工作项目8由段红枫编写；工作项目9由夏秀娟编写。
本书在编写过程中得到了多家企业的支持和帮助，特别得到了电子工业出版社老师的大力支持与帮助，在此一并表示感谢！
尽管我们为编写此书付出了很多努力，但由于理论水平和实践经验有限，加之时间仓促，书中难免有错漏之处，殷切希望广大读者批评指正。
编者工作项目 1 学习背景
学习目标
在开始学习本课程之前，明白作为会计专业人员为什么要学习本课程，以及如何学习本课程。
工作情境
在现实工作中，企业会计电算化的实施常遇到两个问题：一是并非所有企业都能投资购买财务软件，作为会计人员在没有财务软件工具的情况下如何实现会计电算化；二是配置了财务软件，但财务软件不能满足个性化的需求，可否利用一个工具，配合企业财务软件，解决企业财务核算和管理中的个性化问题。1.1 Excel 2003电子表格软件的特点
Excel是微软办公软件套装中一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策，广泛地应用于管理、统计、财经、金融等众多领域。
Excel是电子表格处理软件中的杰出代表，它集表格的数据计算、图形显示和数据管理于一体，能方便地实现与各类经济管理信息系统数据的共享。Excel电子表格软件可以对数据进行加工、提炼，从而可以有力地支持会计管理决策分析，比如，使用透视表进行日记账、明细账的管理，利用规划求解工具进行最优化决策等。因此，Excel日益被财务人员所认可，成为财务人员和管理人员不可缺少的信息分析和信息处理的工具。
Excel电子表格软件拥有以下基本特征。
1.数据捕捉和重复利用
将关键的商业数据放置在电子表格中，在需要做出正确决策时，适时地访问这些信息。
2.充分利用分散于各处的数据
不需要重新进行格式化，Excel 2003就可以阅读任意一种自定义的XML结构，从而可以通过图表、表和图形来分析和操作XML数据资源。
3.开发出自己的数据解决方案
有经验的Excel用户可以通过新的可视化XML映射工具，将用户指定的XML结构映射到Excel 2003中的字段上。
4.更好地分析数据
通过改进线性检测、均方差、正态分布以及连续概率分布函数的计算，Excel 2003实现了更为可靠和精确的数值分析。
5.自定义智能标记的功能
在Excel 2003中，智能标记的使用更为灵活——用户可以将智能标记与电子表格中的特定区域关联在一起，这样只有将鼠标指针悬停在所关联的单元格上方时，智能标记才会显示。
6.与业务系统的交互
开发人员可以创建基于文档的解决方案，以便充分利用Excel 2003支持XML的特性。例如，可以设计任务窗格来显示相关的任务和信息，帮助实现业务流程的自动化。
7.安全地共享信息
电子表格可以实现加密保护，方便企业内部及企业间能够更有效地开展合作，从而防止企业敏感信息的滥用。
8.更好的合作
可以在共享工作区中保存Excel 2003电子表格——任务列表、相关文件、链接和成员列表，从而使得团队的其他成员能够获得最新的信息。使用共享工作区需要运行Microsoft Windows SharePoint Services的Microsoft Windows Server。
9.编辑Windows SharePoint Services中的列表
Windows SharePoint Services的集成使得用户能够在Excel 2003中编辑列表——可以将列表传输到Windows SharePoint Services站点进行更轻松的编辑，也可以在Excel 2003中或在Windows SharePoint Services站点中编辑列表。
10.控制用户所做工作的发布
Excel 2003能够通过信息权限管理（IRM）功能阻止收件人转发、复制或打印重要的电子表格文件，从而保护企业机密；也可以授予其他权限，例如，对电子表格的查看、审核或修改权限；还可以设置权限的到期时间，在到期以后其他人将无法再查看或修改电子表格。使用IRM功能需要运行Microsoft Windows Rights Management Services（RMS）的Windows Server 2003。1.2 Excel在会计中的应用与其他财务软件的不同
目前，企业利用电子计算机解决财务问题有很多是直接利用财务软件进行的。利用专用财务软件虽然简单方便，但也有一定的局限性：一方面由于企业的业务种类繁多并不断变化，有时会出现一些专用财务软件解决不了的问题；另一方面，由于财务软件的功能有限，在财务管理方面，很难应对不同管理制度和管理风格下的问题，从而不能充分满足企业管理的需要。因此，财务人员在熟练操作财务软件的同时，还应该掌握更多的处理财务数据的工具，只有这样广开思路，才能化解工作中的不同问题，提高工作效率。
作为通用的办公软件，严格地说，Excel在财务中的应用并不能说是完善的会计电算化，而只是一个财务平台，一个数据环境。在这个环境中提供了各种工具和方法库，基本上满足了现代会计的各种需求；在这个平台上所能操作的财务事项的范围远远超过了专用的财务软件，所能解决的问题比专用的财务软件要多得多。
另外，Excel的使用者并不需要请专业的编程人员来操作，只要掌握了Excel的基本操作原理，解决具体的财务问题就靠自己了。也就是说，再也没有必要像过去编写软件那样，将自己的要求写出来，请专业的编程人员去开发，一旦出现环境改变、参数改变、管理流程改变的情况，还需再请开发人员做出相应的修改和维护——即使购买了通用的财务软件，后期的维护也是必不可少的，但是使用Excel则可以做到“自力更生”。
图1.1所示形象地说明了Excel与专用财务软件在适用范围上的区[1]别。专用财务软件的适用范围仅是财务处理的一部分，Excel作为通用的电子表格工具软件，涵盖了绝大部分的财务处理问题，同时还能处理许多非财务问题——不排除少量较特殊的财务问题没有涵盖。图1.1 Excel与专用财务软件的适用范围
在实际的工作中，我们往往还遇到下面的问题：企业使用财务软件生成一些内部管理报表，但在数量和质量上存在一定的局限性，因为在企业财务管理中的各种业务层出不穷，不同工作情景、条件和要求都不同，所以很难制作出统一的财务软件来满足企业财务管理的所有需求。另外，一些职能部门，比如税务机关，需要把企业的部分数据带回去研究，但是不应也不能把企业的账套整体输出。这时，Excel与财务软件结合使用就显得很迫切了——配合使用Excel，从财务软件中提取基本数据信息，然后根据需要和要求，制作出想要的各种报表、图表，来达到经营和管理的需要。这样，通过Excel与财务软件的结合使用，会使Excel和财务软件的功能发挥得相得益彰。1.3 基于Excel实现电算化的方法体系
Excel在财务中的应用主要体现在以下几个方面。
1.完成数据处理
这是位于最底层的基本数据处理系统。它包括总账、工资、固定资产、采购与付款、销售与收款、存货、报表等，主要解决企业物流、资金流和信息流的共享、集中处理问题，实现财务和工资的电算化，使企业生产经营的各种信息能及时、准确地确认、披露和报告，为企业管理者、投资人、债权人、政府部门提供及时、准确的信息，同时也可以实现企业财务业务的一体化。
2.与财务软件交互
现在几乎所有的财务软件都有Excel数据导入/导出接口，可方便地将数据从财务软件中导出为Excel文件，进而可利用Excel的计算和分析功能对这些数据进行处理和加工，使两者互相补充和完善，更方便地服务于财务工作。
3.实现财务管理
财务管理的主要环节有财务预测、财务决策、财务预算、财务控制和财务分析。这些管理环节相互联系、制约、配合，共同完成周而复始的财务管理循环过程，构成完整的财务管理工作体系。利用Excel辅助财务管理，可正确、有效地评价企业财务现状和经营成果，预测未来的销售和生产状况，选择和确定各种最优方案，实现财务管理的定性和定量分析相结合。
4.开发个性化的财务软件
利用Excel的宏命令、表单和控件，可以开发出个性化的财务软件，但这仅是对于Excel的高级用户而言，一般的财务人员很难达到这个层次，所以不在本书的讨论范围之内。1.4 学习Excel，使之服务于财务工作
1.Excel的预备知识
Excel的功能十分丰富，其界面非常简洁和人性化，与Office软件包中的其他软件保持着尽可能一致的操作方法，如菜单、对话框和工具按钮等。这使得学习Excel不是那么困难。
Excel软件为满足不同层次使用者的需求，其功能应有尽有，但很少有人用遍它所有的功能，人们常用的功能大约只占30%。掌握这些基本操作，只需很短的时间。因此，本书不再对Excel的使用做介绍，而是直奔主题，直接阐述Excel在财务中的应用。
2.本书用到的实训资料
美景化工有限公司是一家生产和销售涂料的企业。企业为一般纳税人，目前规模较小，财务处理的工作量不是很大，公司决定暂不购买财务软件进行核算，打算利用Excel软件按新会计准则进行处理，实现简单的会计电算化以提高会计岗位的工作效率。
其期初数据和本期业务直接在各章节中列示。技能练习题实训 Excel的基本操作
实训目的
掌握Excel的基本操作。
实训要求
1.安装Excel软件。
2.工作簿和工作表的建立、删除和改名。
3.单元格的相对引用与绝对引用。
4.工作表间的数据传递。
5.使用基本函数。
6.单元格的格式定义。
7.数据排序、汇总、筛选和有效性设置。[1]：［1］侯国屏.Excel在财务管理中的应用［M］.北京：清华大学出版社，1999-5.工作项目 2 Excel账务处理过程
学习目标
了解使用Excel实现账务电算化的方法；掌握使用Excel实现账务处理，及生成总账和明细账。
工作情境
美景化工有限公司（以下简称美景公司）的账务期初数据如表2.1所示。表2.1 美景化工有限公司2009年9月的期初数据 单位：元续表2.1
该公司2009年9月的具体业务如下（价格均为不含税价，凭证分类分为收、付、转，库存采用先进先出法核算）。
1.从美月公司购进两种粉剂原料共163000元，材料已入库，未付款。
2.王敏私人借款2000元，现金支付。
3.销售商品190000元，收到支票一张，价税合计222300元，存建行。
4.从建行支付应交的增值税费65000元。
5.从建行支付应交的城建税及教育费附加，共6500元。
6.面值为38000元，年利率为2%，期限是3个月的商业汇票到期，款项全部存入中行。
7.变卖废旧物取得现金收入52元。
8.从中行转账支付美月公司的材料款31500元。
9.从建行开出金额为15000元，期限为半年的无息商业汇票给前进公司。
10.职员王敏出差回来，报销交通费500元，餐费600元，冲借支1000元，余款以现金支付。
11.成功从建设银行取得短期贷款200000元，年利率为5.4%。
12.从中行支付科汉公司货款32300元。
13.从前进公司购进固态原料一批共57000元，材料已入库，通过建行付款。
14.从建行提取现金54031元，备发工资。
15.分配本月工资费用：管理人员共18193.81元，销售人员共7258.18元，技术人员共6486.59元，生产人员共19042.22元。当日收到建行回单，支付员工医保费894元，社保费3576元。发工资时扣除。
16.按工资的14%计提福利费。
17.购进液化原料共81000元，通过中行付款。
18.从中行转账支付本月水电费共3800元，行政用电及生产用电按3∶7比例进行分配。
19.产品完工入库，内墙涂料MT—3入库5000公斤，外墙涂料VOC—5A入库2000公斤。
20.销售产品给多芬公司，货款共97200元，未收款。
21.收到多芬公司货款161714元，存入中行。
22.从建行提现5000元。
23.车间领用粉剂材料计75680元，固态原料计90000元，液化原料计88026元。
24.通过中行支付车间机器的修理费3500元。
25.从前进公司购进固态原料一批共15000元，材料已入库，未付款。
26.职员刘韦傜报销交通费350元，购买印花税票500元。
27.产品完工入库，内墙涂料MT—3入库3000公斤，外墙涂料VOC—5A入库4000公斤。
28.销售部李兵报销过路费、汽油费1200元，餐费1600元。
29.销售多芬公司商品一批，价值265400元，收到70%货款，存入建行。
30.从美月公司购粉剂原料23000元，通过建行付款。
31.从前进公司购进固态原料22000元，通过建行付款。
32.胡青购买办公用品1060元，复印265元，交通费920元，冲原借款3000元，并退款。
33.通过建行支付前进公司货款30000元。
34.经查明，上月材料的盘亏是人为造成的，收回损失的600元，存入建行人民币户。35.之前中行开出的72000元票据到期，付款。
36.全月零售商品共150000元，全部存入建行。
37.车间领用粉剂材料计100053元，固态原料计30000元，液化原料计40033元。
38.计提固定资产折旧，管理费用2300元，销售费用1100元，制造费用6000元。
39.结转制造费用。
40.产品完工入库，内墙涂料MT—3入库2000公斤，外墙涂料VOC—5A入库4000公斤。当月入库产品的成本为460800元，其中，工资及福利费为21708.13元，直接材料为419537.16元，制造费用为19554.71元。结转入库产品成本。
41.当月销售成本为383806.6元，结转销售成本。
42.王敏还回个人2000元私人借款。
43.计提短期借款利息，利率都是5.4%。
44.计提应交的增值税、城建税及教育费附加。
45.结转本年利润。2.1 工作情境分析
从美景公司的以上业务数据可以看出，若用Excel电子表格处理以上业务，可以分成以下几项工作任务。
1.建账
用Excel建立一个工作簿，并建立若干工作表，用以分别存放账户及其期初余额、记账凭证，以及根据记账凭证自动生成的总账和明细账。
2.账户设置
建立一个科目设置表，账户设置存放在科目设置表中，其中主要是业务处理过程所用到的科目，包括总账科目和下级科目——允许用户根据需要在总账科目下设置多个下级科目。
3.输入期初余额
建立一个期初余额表，在此表中输入期初数据，并实现试算平衡。
4.输入记账凭证
建立一个凭证输入表，在此表中输入所有业务凭证。此表的表头应具有记账凭证的所有信息，包括凭证日期、会计期间、记账编号、附件、凭证类型、凭证号、摘要、科目编号、总账科目、明细科目、方向、借方金额、贷方金额信息等。此外，在输入过程中要设置一定的数据校验功能，如日期格式、金额格式、科目编号和科目名称的有效性等。
5.生成总账
建立一个总账表，在此表中汇总所有凭证数据，并根据记账凭证自动生成总账。
6.生成明细账
建立一个明细账表，在此表中利用Excel的透视表功能自动生成明细账。2.2 任务1：建账
1.预备知识和技能
① 工作簿与工作表及其关系。
② 本工作任务中用到的操作技能：新建工作簿和工作表、工作表重命名。
2.建账
操作步骤：
1）打开Excel软件，建立新的工作簿。
2）将Sheet1命名为“科目设置表”。
3）将Sheet2命名为“期初余额表”。
4）将Sheet3命名为“凭证模板”。
5）增加工作表Sheet4、Sheet5、Sheet6，分别命名为“凭证输入表”、“总账及试算平衡”和“明细账”。
6）保存工作簿，名为“账务处理”。
以上操作的结果如图2.1所示。图2.1 建账2.3 任务2：账户设置
1.预备知识和技能
① 关于新会计准则的问题。财政部于2006年2月15日发布了新会计准则体系，并于10月30日发布了《企业会计准则——应用指南》，要求2007年1月1日起所有上市公司开始执行；2007年1月1日起保险业全行业开始执行；中央企业分批执行，2008年底之前全面执行。对非上市的中小企业鼓励执行新会计准则，强制执行的日期也不会很远。基于这个原因，本工作任务使用的会计科目设置也按照新会计准则科目体系设置，可在其下设置子科目，并继承其上级科目的编码。
② 工作表的行与列、单元格、区域。
③ 本工作过程中用到的操作技能：设置单元格格式和边框、增加行和列、删除行和列、冻结窗格。
2.账户设置
操作步骤：
1）在工作表“科目设置表”的A1单元格中输入“科目编码”，B1单元格中输入“科目名称”。
2）在工作表“科目设置表”的A2至A125单元格中分别输入新会计准则体系的科目编码及相应的子科目编码，在B2至B125单元格中分别输入新会计准则体系的科目名称及相应的子科目名称。
3）选择A1和B1单元格，单击工具栏上的“填充颜色”按钮，填上青绿色。
4）选择A1∶B125区域，单击工具栏上的“边框”按钮右侧的下拉按钮，从中选择“所有框线”，加上“田”字型边框。
5）选择C2单元格，选择“窗口”|“冻结窗格”命令，将A1和B1单元格及其内容固定在现有位置，不随行列的翻动而隐藏。以上操作的结果如图2.2所示。图2.2 设置科目表2.4 任务3：输入期初余额
1.预备知识和技能
① 总账科目余额与下级科目余额的关系：某总账科目余额=其下级科目余额之和。② 试算平衡：借方总账科目余额之和=贷方总账科目余额之和。
③ SUM函数的应用：可以连续纵、横向求和，也可以纵向或横向求出指定不连续单元格之和。
④ 本工作任务中用到的操作技能：设置单元格格式和边框、单元格合并及居中、增加行和列、删除行和列、冻结窗格、利用SUM函数求和、按F9功能键重算工作表。
2.输入期初余额
操作步骤：
1）将工作表“期初余额表”的A1和A2单元格合并及居中：选择A1和A2单元格，单击工具栏上的“合并及居中”按钮，在此单元格中输入“科目编码”。
2）将工作表“期初余额表”的B1和B2单元格合并及居中：选择B1和B2单元格，单击工具栏上的“合并及居中”按钮，在此单元格中输入“科目名称”。
3）将工作表“期初余额表”的C1和D1单元格合并及居中：选择C1和D1单元格，单击工具栏上的“合并及居中”按钮，在此单元格中输入“期初余额”。
4）在工作表“期初余额表”的C2和D2单元格中分别输入“借方金额”和“贷方金额”。
5）选择A1和D2单元格，单击工具栏上的“填充颜色”按钮，填上青绿色。
6）选择A1∶B126区域，单击工具栏上的“边框”按钮右侧的下拉按钮，从中选择“所有框线”，加上“田”字型边框。
7）选择E3单元格，再选择“窗口”|“冻结窗格”命令，将A1和D2单元格及其内容固定在现有位置，不随行列的翻动而隐藏。
8）将工作表“科目设置表”的A3∶B126单元格的内容复制到工作表“期初余额表”的A3∶B126单元格中。
9）在工作表“期初余额表”的相应科目中输入美景化工有限公司2008年9月的期初数据。其中，银行存款=建行+中行，C4公式为“=SUM（C5，C6）”；应收账款=多芬公司，C10公式为“=C11”；其他应收款=王敏+胡青+皑皑公司，C15公式为“=SUM（C16，C17，C18）”；原材料=粉剂原料+固态原料+液化原料，C23公式为“=SUM（C24∶C26）”；应付账款=美月公司+科汉公司，D57公式为“=SUM（D58∶D59）”；应交税费=增值税+教育费附加+城建税，D62公式为“=SUM（D63∶D65）”。
10）将工作表“期初余额表”的A126和B126单元格合并及居中：选择A126和B126单元格，单击工具栏上的“合并及居中”按钮，在此单元格中输入“合计”。
11）在C126单元格中输入公式“=SUM（C3∶C4，C9∶C10，C15，C23，C28，C41，C51，C53，C85，C87）”；在D126单元格中输入公式“=SUM（D19，D42，D54，D56∶D57，D62，D67∶D68，D76，D81，D83∶D84）”。
12）保存工作簿，并按F9功能键重算工作表，结果应是借贷方合计均为2025000.00。
以上操作的结果如图2.3所示。2.5 任务4：记账凭证的输入、审核与记账
1.预备知识和技能
① 借贷记账法则：有借必有贷，借贷必相等。
② 记账凭证要素：凭证日期、会计期间、凭证类型、凭证编号、附件张数、摘要、科目编码、总账科目名称、明细科目名称、借贷方金额。
③ 为了体现会计电算化的优势，输入科目编码后由系统自动给出总账科目名称和明细科目名称。
④ 本工作任务中用到的操作技能：设置单元格格式和边框、合并及居中、增加行和列、删除行和列、冻结窗格、数据有效性、定义名称、填充公式，以及使用函数LEFT和VLOOKUP。
2.凭证模板的制作
操作步骤：
1）打开工作表“凭证模板”，设计凭证输入的表头：在工作表“凭证模板”A1至N1单元格中分别输入“日期”、“会计期间”、“记账编号”、“附件”、“凭证类型”、“凭证号”、“凭证编号”、“摘要”、“科目编号”、“总账科目”、“明细科目”、“方向”、“借方金额”、“贷方金额”。将A1至N1单元格填充为青绿色。操作的结果如图2.4所示。图2.4 凭证头
2）设置A1∶N3单元格边框为“田”字型，中线为蓝虚线，边线为蓝实线。
3）设置“日期”、“会计期间”、“记账编号”、“附件”、“凭证类型”、“凭证编号”、“摘要”、“科目编号”、“方向”等列的数据有效性。现以“日期”列为例，设置其数据有效性：选择A2单元格（即“日期”所在单元格），再选择“数据”|“有效性”命令，在“设置”选项卡中设置日期的范围，如图2.5所示。然后使用自动填充法设置本列的其他单元格。
选择“输入信息”选项卡，设置“日期”列的输入提示信息为“请输入日期，格式为YYYY-MM-DD”，如图2.6所示。图2.5 设置日期的范围图2.6 设置日期的输入提示信息
按照“日期”列的数据有效性设置方法，分别为“会计期间”、“记账编号”、“附件”、“凭证号”、“摘要”等列设置数据有效性。它们的具体信息如下：“会计期间”列允许任何值，“输入信息”文本框设置为“输入格式：YYYY.MM”；“记账编号”列只允许整数，范围在1～100000之间，“输入信息”文本框设置为“请输入0～100000之间的整数！”；“附件”列只允许整数，范围在1～1000之间，“输入信息”文本框设置为“请输入0～1000之间的整数！”；“凭证号”列只允许整数，范围在1～10000之间，“输入信息”文本框设置为“请输入0～10000之间的整数！”；“摘要”列只允许文本输入，范围在1～50个字之间，“输入信息”文本框设置为“请输入50个字以内的摘要！”。“凭证类型”列和“科目编号”列的数据有效性区别于以上各列的数据有效性，这两列的数据有效性选择“序列”选项设置。“凭证类型”列的数据有效性操作如下：在“允许”下拉列表框中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入“收，付，转”，同时要选中“忽略空值”和“提供下拉箭头”复选框，如图2.7所示。
设置“科目编号”列的数据有效性操作如下：选择“插入”|“名称”|“定义”命令，定义一个名为“科目编号”的名称，这个名称指定“科目编号”列的取数区域为工作表“科目设置表”的A列区域，“引用位置”为“科目设置表！A∶A”，如图2.8所示。这样设置的原因是A列存放的数据就是预设的会计科目。选择“数据”|“有效性”命令，在“设置”选项卡中，“允许”下拉列表框中选择“序列”选项，数据来源就是刚才设置的名称“科目编号”（在“来源”文本框中输入“=科目编号”），同时要选中“忽略空值”和“提供下拉箭头”复选框，如图2.9所示；在“输入信息”文本框中输入信息“输入一级科目左对齐，输入下级科目右对齐！”，这样可以在输入会计科目时清晰地区分一级科目和下级科目。设置好后，当输入凭证时，只需单击右侧的下拉按钮就可以轻松选择会计科目编号，同时也可以直接输入科目编号，这对于不熟悉科目编号的用户来说，确实方便很多。图2.7 凭证类型的数据有效性设置图2.8 定义科目编号名称图2.9 科目编号的数据有效性设置“方向”列的数据有效性设置方法与“科目编号”列的数据有效性设置相似，操作如下：在“允许”下拉列表框中选择“序列”，在“来源”处文本框中输入“借，贷”，同时要选中“忽略空值”和“提供下拉箭头”复选框，如图2.10所示。
4）设置“凭证编号”列的取值公式。“凭证编号”列包括了凭证类型和凭证号信息，所以在G2单元格中输入“=E2&F2”即可。
5）设置“总账科目”列和“明细科目”列的取值公式。为了简化凭证输入时的汉字输入工作，可以通过设置“总账科目”列和“明细科目”列的取值公式，只要输入会计科目编码，系统即可自动填入相应总账科目和明细科目的名称。在本步骤的操作中，要用到两个函数：V（H）LOOKUP和LEFT。先对这两个函数简单介绍如下。图2.10 方向的数据有效性设置
● V（H）LOOKUP函数用于表格数组的首列查找值，并由此返回表格数组当前行的对应列的值。V（H）LOOKUP中的V表示竖向，H表示横向。当比较值位于需要查找的数据左边的一列时，可以使用VLOOKUP，而不用HLOOKUP。
● LEFT函数用于基于所指定的子字符数返回其母字符串中从左边数起的第1个或前几个字符。“总账科目”列的取值公式为“=VLOOKUP（LEFT（I2，4），科目设置表！A∶B，2，0）”，其含义是在“科目设置表”的A、B列中查找LEFT（I2，4）的值的位置，并给出A、B列中第2列相应位置的单元格的值。其中，LEFT（I2，4）是从I2单元格左边取4个字符。VLOOKUP函数中右边的0表示要求函数给出精确的值。“明细科目”列的取值公式为“=VLOOKUP（I2，科目设置表！A∶B，2，0）”，其含义是在“科目设置表”的A、B列中查找I2的值的位置，并给出A、B列中第2列相应位置的单元的值。
经过以上设置，就完成了凭证模板的制作，效果如图2.11所示。图2.11 凭证模板
3.凭证输入
操作步骤：
选择“凭证模板”表，将凭证模板复制到“凭证输入表”中。根据业务需要，如果是一借一贷，可直接使用模板；如果是多借或多贷，可直接在模板中插入所需的行数，再输入分录即可，如图2.12所示。图2.12 凭证输入
4.凭证的审核与过账
在手工账处理时，必须将手工记账凭证登记入账簿，而用Excel输入凭证的过程其实就是登记电子账簿的过程。为了确保输入正确无误，在这个处理过程中，凭证的审核和记账就显得尤为重要了。
若使用通用财务软件进行凭证处理，其本身就包括凭证的审核和凭证记账两个工作过程。由于Excel本身只是一个电子表格软件，所以肯定不能完全代替账务软件，但可以灵活地使用为单元格填充颜色的方法来表示是否审核或是否记账。例如，无填充色表示未审核，蓝色填充色表示已经审核，黄色填充色表示已经记账。当然，颜色可根据个人爱好自由选择，目的就是为了区分是否审核或是否记账。如图2.13所示标识了凭证输入、审核和记账3种状态。图2.13 凭证的3种状态2.6 任务5：生成总账、试算平衡表与各类明细账
1.预备知识和技能
① 总分类账及格式：总分类账，简称总账，是根据总分类科目（一级科目）开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。总分类账所提供的核算资料，是编制会计报表的主要依据，任何单位都必须设置总分类账。其项目应包括科目编号、科目名称、期初借贷余额、本期借贷发生额和期末借贷余额。资产类科目的余额的计算公式为：期末借方余额=期初借方余额+本期借方发生额-本期贷方发生额；负债及所有者权益类科目的余额的计算公式为：期末贷方余额=期初贷方余额+本期贷方发生额-本期借方发生额。
② 试算平衡表：试算平衡表是列有总分类账中所有账户及其余额的简单表格。这份表格有助于检查记录的准确性和编制财务报表。试算平衡的基本公式是：全部账户的借方期初余额合计数等于全部账户的贷方期初余额合计数；全部账户的借方发生额合计等于全部账户的贷方发生额合计；全部账户的借方期末余额合计等于全部账户的贷方期末余额合计。
③ 本工作任务中用到的操作技能：设置单元格格式和边框、合并及居中、增加行和列、删除行和列、冻结窗格、行间计算、列间计算、填充公式，以及函数ABS、SUM、SUMIF和IF的使用。
2.SUMIF和IF函数的使用（1）SUMIF函数
该函数的格式为SUMIF（Range，Criteria，Sum_range），其作用是根据指定条件对若干单元格求和。其中，Range为用条件Criteria进行比较的单元格范围；Criteria为确定哪些单元格将被相加求和的条件；Sum_range是需要求和的实际单元格。
例如，本任务的E3单元格使用函数“=SUMIF（凭证输入表！J∶J，B3，凭证输入表！M∶M）”，其作用是在当前表（即“总账及试算平衡”表）的E3单元格求出“库存现金”科目的借方发生额。这里的“凭证输入表！J∶J”是进行条件比较的单元格范围，B3就是当前表的单元格，其值就是“库存现金”，也就是在“凭证输入表！J∶J”范围内查找出科目名称为“库存现金”的行；这里的“凭证输入表！M∶M”是需要求和的实际单元格，就是说在“凭证输入表！J∶J”范围内查找出科目名称为“库存现金”的行，并将所在行的M列（即借方发生额）求和。操作结果如图2.14所示。图2.14 E3单元格的SUMIF函数（2）IF函数
该函数的格式为IF（Logical_test，Value_if_true，Value_if_false），其作用是进行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。其中，Logical_test表示计算值为“真”或“假”的任意值或表达式；Value_if_true表示当Logical_test为“真”时返回的值；Value_if_false表示当Logical_test为“假”时返回的值。
例如，本任务的G3单元格使用函数“=IF（（C3-D3）+（E3-F3）>=0，（C3-D3）+（E3-F3），0）”，其作用是求出科目“库存现金”的借方期末余额。其中，“（C3-D3）-（E3-F3）>=0”表示科目“库存现金”的借方期初余额减去贷方期初余额与科目“库存现金”的本期借方发生额减去贷方发生额之和大于或等于0。整个公式的含义是，如果科目“库存现金”的借方期初余额减去贷方期初余额与科目“库存现金”的本期借方发生额减去贷方发生额之和大于或等于0，G3单元格的值等于科目“库存现金”的借方期初余额减去贷方期初余额与科目“库存现金”的本期借方发生额减去贷方发生额之和，否则等于0。操作结果如图2.15所示。图2.15 G3单元格的IF函数
3.总账及试算平衡表的制作
操作步骤：
1）复制“期初余额表”的A1∶D107区域。
2）在“总账及试算平衡”表的A1单元格粘贴。
3）删除二级以下科目所在的行，因为此表的科目均为总账科目。
4）将E1、F1单元格合并且居中，输入“本期发生额”；将G1、H1单元格合并且居中，输入“期末余额”。
5）分别在E2和G2单元格输入“借方”，在F2和H2单元格输入“贷方”。
6）选择E1∶H2区域，将其填充为青绿色。
7）选择E1∶H93区域，设置边框类型为“所有线框”。
8）设置E3单元格的公式为“=SUMIF（凭证输入表！J∶J，B3，凭证输入表！M∶M）”。其含义是，在“凭证输入表！J∶J”范围内查找出科目名称为“库存现金”的行，并将所在行的M列（即借方发生额）求和。
9）设置F3单元格的公式为“=SUMIF（凭证输入表！J∶J，B3，凭证输入表！N∶N）”。其含义是，在“凭证输入表！J∶J”范围内查找出科目名称为“库存现金”的行，并将所在行的N列（即贷方发生额）求和。
10）设置G3单元格的公式为“=IF（（C3-D3）+（E3-F3）>=0，（C3-D3）+（E3-F3），0）”。其含义是，如果科目“库存现金”的借方期初余额减去贷方期初余额与科目“库存现金”的本期借方发生额减去贷方发生额之和大于或等于0，G3单元格的值等于科目“库存现金”的借方期初余额减去贷方期初余额与科目“库存现金”的本期借方发生额减去贷方发生额之和，否则等于0。
11）设置H3单元格的公式为“=IF（（C3-D3）+（E3-F3）＜0，ABS（（C3-D3）+（E3-F3）），0）”。其含义是，如果科目“库存现金”的借方期初余额减去贷方期初余额与科目“库存现金”的本期借方发生额减去贷方发生额之和小于0，H3单元格的值等于科目“库存现金”的借方期初余额减去贷方期初余额与科目“库存现金”的本期借方发生额减去贷方发生额之和的绝对值，否则等于0。这里的ABS函数的作用是求绝对值。
12）将E3单元格的公式纵向填充至E92单元格。
13）将F3单元格的公式纵向填充至F92单元格。
14）将G3单元格的公式纵向填充至G92单元格。
15）将H3单元格的公式纵向填充至H92单元格。
16）将D93单元格的公式横向向右填充至H93单元格。
17）选中I3单元格，选择“窗口”|“冻结窗格”命令，将A1∶H2区域及其内容固定在原来位置，不随行列的翻动而隐藏。
通过以上17步操作，完成了“总账及试算平衡”表的制作，其最终结果如图2.16所示。4.重算总账及试算平衡表图2.16 总账及试算平衡表
根据试算平衡的基本公式可知道，全部账户的借方期初余额合计数等于全部账户的贷方期初余额合计数，即C93=D93；全部账户的本期借方发生额合计等于全部账户的本期贷方发生额合计，即E93=F93；全部账户的借方期末余额本期合计等于全部账户的贷方期末余额合计，即G93=H93。
因为“总账及试算平衡”表的结果与“期初余额表”和“凭证输入表”的数据密不可分，为了让所有表重算，可设置Excel的手动重算功能。
操作步骤：
选择“工具”|“选项”命令，选择“重新计算”选项卡，在“计算”选项组中选中“手动重算”单选按钮和“保存前自动重算”复选框，如图2.17所示。图2.17 手动重算的设置
设置结束后，可直接按功能键F9重算所有工作表或重算活动工作表。从图2.16中可以看出，试算平衡是成功的。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]