高校档案工作科学发展探索与实践(第三辑)(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者：党跃武

出版社：四川大学出版社

格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT

高校档案工作科学发展探索与实践(第三辑)试读：

共画未来，追逐梦想——在2013年12月19日西南高校档案工作联盟成立大会暨第一次学术年会上的讲话

今天，在有着“远举高飞，博学笃行”的优秀校园文化传统的中国民航飞行学院，在在座各位的大力支持和配合下，西南高校档案工作联盟成立大会暨第一次学术年会隆重召开了。首先，请允许我代表四川省高等学校档案工作协会，向来自重庆、云南、贵州和广西的高校档案工作的同仁表示最热烈的欢迎，对中国民航飞行学院给予大会召开的鼎力支持表示最衷心的感谢。在四川省高等学校档案工作协会、重庆市高等教育学会高校档案研究专业委员会、云南省高等教育学会档案工作分会、贵州省省直高校档案工作协作组和广西壮族自治区高校档案工作协作组共同发起成立西南高校档案工作联盟之际，我主要谈两点意见，供各位参考。

第一，以管理协作为保障，强化管理服务，实现共建共享。

在高等教育事业和档案事业发展中，高校档案工作不仅不可或缺，而且十分重要。高校档案工作是高校改革发展的重要基础，是国家档案事业的中坚力量。在档案强国、文化强国、教育强国建设中，高校档案工作大有可为、大有所为，必须始终把管理服务放在首位。全心全意为人民服务，始终践行党的群众路线，对于高校档案机构和高校档案工作者来说，就是要全心全意为广大师生和校友服务，就是要切实满足广大师生和校友不断增长的档案信息服务需求。因此，对于我们而言，践行党的群众路线，最为重要的就是要始终服务于广大师生和校友。也就是说，要在档案管理服务中，以广大师生和校友的需要为最高准则，不断优化服务流程，不断提高服务质量，不断提升服务满意度。很多年前，一位台湾学者曾经说过，一个城市的精神文明发展水平主要看图书馆、博物馆、艺术馆等文化基础设施的水平。而对于一个大学来说，其精神文明或者文化发展水平除了主要看图书馆、博物馆、艺术馆的建设水平之外，还要看它的档案馆和校史馆的建设水平，尤其是校史馆的管理和服务状态。一个高端大气上档次的校史馆必须依托一个收集、保管、利用和开发都做得好的档案馆。对于高校档案信息服务，要从每一个师生都说“知道”，过渡到每一个师生都说“行”，发展到每一个师生都说“好”。不仅要让广大师生和校友满意，更要让广大师生和校友惊喜——提供他们意想不到的优质服务和创新服务。

要建设好档案馆和校史馆，面临的问题很多。在新的形势和背景下，进一步加强全国高校档案工作者的交流和协作具有更为重要的现实意义。而且这种交流和协作不要局限在高校档案系统内部，还要把视野放得更宽一点。我曾在几次大会上说过，高校档案馆首先要向高校图书馆学习。我个人认为，公共图书馆是市民的第二起居室，高校图书馆是师生的第二“书房”，那么高校档案馆是师生的公共保险柜，高校校史馆是学校的文化传习所。有的高校档案馆的馆长可能不太同意我这个观点，但是我至今仍坚持这个观点。在全心全意为师生服务这方面，一定要看看其他高校图书馆在服务方面有什么好的举措，有什么新的举措，哪些值得借鉴和参考，并且要结合档案工作的实际进行创新和扬弃。最近，我参加了全国图书馆2.0学术研讨会，会议主题“泛技术、微创新”就很有意义，值得高校档案界的同仁去学习和思考。对于高校档案馆的馆长，更要带头开展服务创新。我们不仅要有以需求为中心的服务理念，而且要有以技术为龙头的管理体系，还要有以发展为关键的经营意识。

实际上，在高校档案工作领域，尤其是在西南五省（市、区），长期以来就有积极开展交流协作的强烈愿望和良好传统。同时，由于地理环境、社会经济发展水平的极大相似性，我们共同关注的热点和难点问题更多，交流协作的必要性和紧迫性更加突出。新成立的“西南高校档案工作联盟”将立足西南，面向全国，以“广泛交流、深入协作、加快改革、发展共赢”为宗旨，以“共建管理服务平台，共享管理服务资源，共创管理服务经验，共用管理服务成果”为目标，以建立各省（市、区）协会理事会联席会议制度、联合召开学术年会、成员单位共建管理服务导航系统、重大管理服务项目集体攻关等为基础，逐步建立健全联盟发展的长效机制，更加努力地探索高校档案管理深度协作的新方法和新途径，为更大范围的高校档案管理协作先行先试。

由于成立像西南高校档案工作联盟这样的协作组织还是一件新生事物，虽然在成立宣言中，我们初步提出了一些管理服务协作的想法，但是还不够成熟和全面，影响力度还不够大，还需要进一步探索管理协作的长效机制，使之真正成为西南高校档案工作者激发管理服务新思维的泉源、交流管理服务新经验的平台和培育管理服务新成果的园地。我们相信，在西南高校档案工作联盟的平台上，五省（市、区）高校档案系统将进一步深入贯彻科学发展观，紧紧围绕学校中心工作，紧密联系高校改革发展实际，乘社会主义文化大发展大繁荣和高等教育跨越式发展的东风，大力推进档案管理规范化、档案资源信息化和档案服务多元化，以档案信息资源建设为前提，以档案信息资源开发为手段，在夯实档案管理服务基础、优化档案管理服务体系、强化档案管理服务效益、全面服务学校科学发展中，一定会积累更加丰富的经验，取得更为突出的成绩。

第二，以“中国梦”为指引，畅想美好未来，实现科学发展。“实践发展永无止境，解放思想永无止境，改革开放永无止境。”当前，高校档案馆主要存在按部就班而开拓不足、乐观有余而激情不足、关注资源而开发不足、重视基础而内涵不足等问题，埋头拉车往往是一些高校档案馆的一个通病。曾经有一个关于博物馆的广告词是这样说的：我不在博物馆，就在去博物馆的路上。对于档案馆或校史馆来说，办的好不好，最好的办法和最直接的办法就是，去路上问一问师生知不知道档案馆或校史馆，并且听听他们的评价。当然，这或许有些苛责。整天拿着一大串钥匙，抱着一大摞档案固然不错，但是，让档案成为一种文化，让档案真正进入寻常人家，走近师生，才是更重要的。一切从本本出发，只会用读大学时所掌握的那点知识，显然是不行的。因此，高校档案工作者必须面向世界、面向未来、面向发展，必须要有远大的理想和崇高的追求，必须要有自己的梦想。

和每一个中国人一样，高校档案系统的各位同仁都是实现中国梦的“梦之队”的一员。我们一定要着眼发展，立足岗位，联系实际，积极投身实现中国梦的生动活泼的实践之中。在实现中国梦的伟大事业中，包括高校档案事业在内的档案事业新的春天已经到来。因此，中国梦的高校档案篇就是要建设适应并且服务于中华民族伟大复兴的教育强国、文化强国和档案强国的高校档案事业，迎来“上林春讯人间满，剪出红梅花万枝”的美好明天。这是中国梦不可或缺的重要组成部分，更是广大高校档案工作者不懈努力和追求的理想。这既是高校档案发展之梦，更是高校档案发展之源。在各级教育行政部门和档案行政部门的正确领导下，在高校档案工作者的共同努力下，我们一定要汇聚正能量，为谱写中华民族伟大复兴的中国梦的高校档案篇，做出更加辉煌的业绩，共同迎来无比美好的未来。

因此，本次会议以“中国梦·大学梦·档案梦”为主题开展学术研讨，具有十分重要的现实意义。我们要认真学习贯彻党的十八大精神，在实现中华民族伟大复兴的中国梦的引领下，认识世情、把握国情、结合校情、联系馆情，牢记“为党管档，为国守史，为民服务”的宗旨，提升档案工作的服务品质，在档案资源建设中突出系统化、规范化和特色化，在档案资源开发中突出深层化、多元化和精细化，勇当建设教育强国、文化强国和档案强国的排头兵。对于西南高校档案工作联盟和各省市区的高校档案协会来说，我们更要在实现高校档案发展之梦的历史进程中，多出精品，先出经验，快出效益，全面推进西南地区乃至全国高校档案事业的协调发展和可持续发展。对于每一个高校档案工作者，要把学习能力建设、管理能力建设、服务能力建设和发展能力建设作为科学发展的基础、关键、重点和方向，着力解决高校档案管理工作在思想认识、队伍建设、服务师生和科学发展等方面存在的问题，为实现高校档案发展之梦做出新的贡献。

前几天，我专门浏览了中国民航飞行学院的网站。在对校训进行阐释时，中国民航飞行学院引用了宋代吴潜《八声甘州·和魏鹤山韵》中的两句，“矫首看鸿鹄，远举高飞”。对此，我深受启发。在校园内，我也看到好几处寓意为展翅高飞、大展宏图的雕塑。在学院图书馆前的广场上，三星堆出土的人首鸟身的雕塑十分引人注目，不仅显示了古蜀时代人们翱翔蓝天的飞行之梦，也是中国民航飞行学院校园文化的象征。因此，在这样一个朝气勃发的飞行之梦诞生的文化圣地，我要真诚地表达最美好的祝愿，并且坚信，在广大高校档案工作者的共同努力下，西南高校档案工作联盟和中国高校档案事业一定如同胸怀大志的鸿鹄，在建设教育强国、文化强国和档案强国的伟大历史征程上，远举高飞，扶摇万里，梦想成真，前程似锦。

档案管理研究

2002年-2011年高校档案管理研究综述

[摘要]本文对2002年-2011年十年之间关于高校档案管理的文献进行了数量、年度分布、期刊分布及作者单位等方面的统计分析，对研究范畴进行了归纳总结，并剖析了十年间研究中的不足之处。

[关键词]高校档案；档案管理；研究综述

高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是全校教职员工集体智慧的结晶，是学校重要的历史文化财富，对于学校各项工作的顺利开展和学校的发展具有非常重要的作用。剖析当前高校档案管理的研究现状，总结其研究规律，可以为以后的研究指明方向，推动高校档案事业长远发展。1．关于高校档案管理的文献统计分析1.1文献数量统计分析

当前，关于高校档案管理的文章数不胜数。笔者以2002年-2011年为时间范围，以“中国期刊全文数据库”为检索工具，以“高校档案管理”为检索词，分别选取“主题”“关键词”“篇名”“摘要”四种检索途径，分别使用“模糊”“精确”两种检索方式，在全部期刊内查找，结果见表1。表1 2002年—2011年关于高校档案管理的文章数量统计表 （单位：篇）

从表1可以看出，使用“模糊”检索方式，在“主题”“关键词”“篇名”“摘要”四种检索途径中，无论选取哪种，文章的数量都非常多。即使检索结果最少的“篇名”途径，也有3735篇，年均数量都接近400篇；若使用“精确”检索方式，选取结果最少的“篇名”途径，年均都有90多篇。1.2文献分布年度分析

笔者以通过“精确”查找获得的1763篇文章数据为基础，分析了2002年-2011年间各年度高校档案管理文章的分布情况。图1 2002年—2011年各年度关于高校档案管理的文章数量分布图

从图1可以看出，在全部期刊范围内，我国关于高校档案管理的文章数量呈现连年增长态势，从2002年的54篇增至2011年的343篇，10年内的年均增幅达到20.3%。其中，以2009年为拐点，2002年-2008年，文献增长数量一直保持上升趋势，增值分别为：15、20、21、29、37、59；至2009年后，文献数量呈现出了不稳定、不规律的增长态势，时起时落，增值分别为：24、7、79。1.3 核心期刊文献分析1.3.1核心期刊文献数量分析

通常，我们把是否发表在核心期刊上视为文章质量高低的衡量标准。为了从整体上了解关于高校档案管理的文章的质量，笔者对核心期刊文章进行了数量统计。以上述1763篇文章为基础，将在“全部期刊”范围内查找变为在“核心期刊”范围内查找，检索到文章241篇，仅占到全部文章篇数的13.7%。1.3.2不同核心期刊载文数量分析

笔者将241份核心期刊按刊名分类统计，共计33种。除了属于档案学专业的12种核心期刊如《兰台世界》《档案管理》《北京档案》《档案与建设》《浙江档案》《四川档案》和《档案时空》（现在《四川档案》《档案时空》已不是核心期刊）外，还有多所大学学报以及《图书馆论坛》《中国高等教育》《高教探索》等其他非档案专业核心期刊。将每种核心期刊所载文章进行数量统计，并计算出其在全部核心期刊文章数量中所占比例（由于非档案专业期刊种类较多，文章数量较少，所占比例很小，故其比例不列入表中），结果见表2。表2 2002—2011年高校档案管理文章在核心期刊中的分类统计表

很明显看出，在数量上，《兰台世界》所载文章遥遥领先，占到了全部核心期刊文章数量的43.9%；位居第二的《档案管理》和《浙江档案》刊载文章数量所占比重仅为5.6%，相距甚远。而作为档案学专业最具影响力的《档案学通讯》仅有高校档案管理的文章1篇，《档案学研究》也只有3篇，所占比重微乎其微。

对核心期刊文章数量的统计及文章在不同核心期刊中的分布研究结果表明，当前我国关于高校档案管理的文章，发表在核心期刊上的数量很少，研究质量与水平整体上不高。即使是核心期刊上的文章，也只停留在一般的研究水平上，距离高水平的研究还有很大差距。不过，档案专业文章能够在非档案核心期刊如《中国高等教育》《高教探索》等刊物上发表，则体现了当今社会多学科研究交叉融合的趋势。1.4作者单位分析

在数据汇总过程中，笔者发现，作者所在单位为“学院”的特点较为明显，对于合写的论文，均取第一作者单位，以“学院”为检索词，对1763篇文章的作者单位进行统计，获得结果1049条；再以“大学”为检索词，结果为606条；以“学校”为检索词，获得结果46条。使用“高级查找”构造“大学*学院”和“学校*学院”检索式，剔除掉重复检索的数据99条，得出来源于高校的文章1602篇，占据全部文章总数的比例高达90.9%。

为进一步了解发文作者是从事档案工作的人员或从事教学和研究工作的教师、学生，笔者采用排除法，将开设档案学专业的以中国人民大学为首的33所高校名称与1763条作者单位数据结果进行比照，共搜索到48条数据，其中33所学校档案馆人员发表文章19篇，学校校办、党办等其他部门人员的文章8篇，计算出档案专业教师和学生发表文章21篇，仅占1763篇文章的1.2%。可以看出，高校档案管理的文章主要出自高校档案工作人员之手，而从事档案理论教学与研究的教师和学生，却几乎没有涉猎这一领域。

因此，可以得出结论，关于高校档案管理的文章主要是高校档案工作人员所作，体现了高校档案管理工作极强的专门性。2.2002年-2011年高校档案管理的研究范畴

综观十年研究成果，对于高校档案管理的研究基本形成了以高校档案管理工作整体研究、高校档案数字化信息化、高校专门档案、高校档案人员素质等4个方面为主，少量涉及高校档案法律法规、高校档案馆、高校档案事业、高校档案专业课程和高校档案的开发利用、收集整理、保管等方面的格局。2.1高校档案管理工作整体研究

此类文章主要以“高校档案管理探究”“浅论高校档案管理的制约因素及其对策”“新时期高等学校档案管理工作的思考”“对高校档案管理工作的一点认识”“浅谈高校档案管理工作存在的问题及对策”等为标题。研究内容普遍涉及高校档案的内容与特点、作用，存在的问题，加强工作的对策与建议等。其中存在的问题一般列举出整理不规范、信息化程度不高、服务意识不强、人员素质不高等方面；提出的对策与建议则主要囊括了完善规章制度、加强宣传工作、提高服务能力、丰富信息资源、提升人员素质、强化服务意识等。

不过，在这些研究文献中，独辟蹊径的文章也偶有出现。例如，张晏如认为，可以将自组织理论引入高校档案管理，进行质量评估。由于自组织评估视域下的高校档案管理具有全方位开放、非线性相互作用、可持续发展的特征，因此，为提升档案管理质量，需要构建基于自组织评估的保障体系，包括多元化档案服务体系、自组织运行的保证体系和可持续发展体系。王巍等人分析了我国高校档案工作走过的坎坷道路及未来的发展趋势，即高校档案管理实现了从无序分散管理到有序集中管理的大飞跃，实现了信息化管理、现代化管理，紧紧围绕“可持续发展”这个主题，将会越走越远。陈琪指出了实现高校档案管理模式的三大转变，即由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变、由硬性管理为主向以软性管理为主转变、由区域性管理向全方位和网络化管理转变。娄翠英将标杆理论引入高校档案管理，指出了高校档案管理实行标杆管理的重要性，提出了实行标杆管理的具体步骤及需要注意的问题。周玲认为，实现高校档案管理优秀经验共享是提高高校档案管理现代化水平的重要因素，因此，对高校档案管理优秀经验的共享机理进行了分析和研究。连红更是创造性地思考了将美学引入高校档案管理之中，充满意境地塑造出高校档案管理的结构美与和谐美、多样美与统一美、构图美与画面美、色彩美和环境美。2.2高校档案数字化信息化研究

此类文章主要以“信息数字化对高校档案管理的影响”“关于高校OA系统与档案管理系统链接的几点思考”“浅谈高校档案管理数字化”“高等院校档案的网络化管理”等为标题。研究内容较多地只是泛泛涉及信息数字化对高校档案管理的影响，信息化建设的必要性，信息化建设现状，加强信息化建设的策略等等。其中，建设现状主要列举出资金投入不够、数据库建设滞后、专业人才匮乏、服务意识缺位、网络安全令人担忧等；建设策略则有针对性地提出巩固基础设施、完善档案信息资源、加强组织领导、加大投入力度、建立档案信息安全保障体系、加强档案信息化标准和规范建设、提高档案人员素质等。

比较有特色的：赵艳华等人基于对某省高校档案管理应用信息技术的现状进行了调研，以实例论证了信息技术在高校档案管理中的应用，剖析问题切合实际，说服力较强。杨伟龙对当前高校普遍使用的档案管理软件——南大之星的使用优势与不足之处进行了分析，对其需要改进的功能提出了解决建议。刘新良对“211工程”大学档案网站建设和提供的服务进行了综合测评，得出了虚拟档案馆（室）的网络服务模式存在改革创新的必要性和紧迫性的结论。王浩倡导将“开放存取”机制引入高校档案的资源建设与提供利用工作中，以此实现高校信息资源的整合。2.3高校各类档案管理研究

此类文章主要涉及的是按照内容性质划分的教学、科研、评估、学生等类档案及电子、声像档案，文献数量总体相对较少，且由于档案研究门类不同，个案研究现象比较常见，各有特色，研究成果不具普遍适用性，所以，从整体上很难总结出研究规律。笔者统计的类目有高校的学生档案、基建档案、实物档案、基建图纸档案、教师档案、教学档案、教学评估档案、图章档案、知识产权档案、继续教育档案、研究生（学位）档案、学籍档案、学报档案、教师业务档案、仪器设备档案、资产档案、电子档案、毕业生档案、人事档案、名人档案、科技档案、数码影像档案、“211工程”建设档案、音像图片档案、数字声像档案、照片档案等几十种，纷繁复杂。2.4高校档案人员素质研究

此类文章主要以“浅议高校档案管理人员的素质要求”“试议高校档案管理人员的素质”“试论高校档案管理人员创新意识和创新能力的培养”等为标题。具体内容主要分成两个部分，首先，剖析高校档案人员的现状，如思想政治素质不高、缺乏专业系统知识、业务能力低下、缺少创新精神等，然后，指明提升档案人员素质的途径，如提高思想认识、强化专业知识、提升业务能力、培养创新能力等。

比较有创新之处的有：郑其茹在其文章《高校档案人员工作压力探究》中，重点分析了高校档案人员工作压力受社会环境因素、高校管理因素、高校档案人员自身因素的影响。周华青将“职业高原”引入高校档案人员管理中，分析了造成高校档案人员职业高原现象的成因，提出要进行岗位指导、岗位设计、岗位培训、岗位激励，促使员工实现自我价值，达到职业多通。曾秀梅则在其文章《论高校档案人员的职业幸福感》中探讨了高校档案人员职业幸福感缺失原因，如工作枯燥，培训进修与升职提拔机会渺茫，工资待遇低，社会认同度不高，挫伤人员积极性，从而希望高校对档案人员的管理应建立有效机制，激发其积极性与创造性，进行心理引导，提高其思想意识，以此增加档案人员的职业幸福感。3.2002年-2011年高校档案管理研究工作存在的不足3.1过分追求文章数量，忽视内涵质量

当前研究高校档案管理的文章很多，从表面上看，这一研究领域得到了高度关注，但是有内涵的、高质量的文章少之又少。从本质来探析，这是一种泡沫文字下的虚假繁荣。首先，由于我国高校及其人员基数非常大，科研论文数量必然多；其次，我国实行的是特殊的科研管理体制与职称晋升体制，高校往往将成果篇数与作者学术水平画等号，教师的职称评定也有文章数量的要求；再次，由于市场经济的商业化倾向已经严重入侵科学领域，只要缴纳版面费，有的杂志就可以公开发表文章，然后堂而皇之地晋升职称。这种功利化的导向极大鼓励了低层次的或速成式的写作，论文数量定会膨胀并形成恶性循环，最终造成“成果”泛滥，严重违背学术研究规律。3.2研究方向存在偏差，投机心理较重

在研究内容中，对高校档案管理工作进行综合研究是多数作者更易倾向的选择。笔者随机选取500篇文章，其中进行综合研究的文章为237篇，比重高达所选文章总数的47.4%。而综合研究的最大特点是对研究领域整体上泛泛而谈，多角度轻描淡写，因为研究人员缺乏深入实际调查研究的毅力和勇气，“坐而论道”。这就使得研究成果呈现出严重的实题虚做倾向，既不能推动理论研究的深入开展，也不能对实际工作产生太大的指导作用。进行学术研究，应该本着科学的精神、态度与品格，但是，目前这种重复研究的低水平现状，纯粹为了发文章而发文章，是一种投机取巧行为，不仅造成人力、物力资源的过多浪费，更窒息了学术研究的探索、创新精神。3.3过度突出实践基础，理论成效不大

理论与实践是一种双向运动的关系。从实践上看，目前对高校档案管理的研究，虽然紧贴实际的文章数量很多，但主要针对的是本职工作中遇到的问题，并提出相应的解决之道。此类研究成果多属个案研究，不具普遍性，说服力不强，其中所蕴含的理论基础也极其薄弱，不能激起学术界的大波澜，更不会引领学术发展；从理论上来看，纯粹研究高校档案管理基础理论的文章极少，不能有效地为实践工作的顺利开展点亮思想上的明灯，因此，理论与实践严重脱节，无法形成合力，不利于高校档案管理研究事业的健康发展。

近十年来，我国高校档案管理的研究呈现出论文数量庞大、整体水平不高、实践研究色彩较浓等特点，针对这种现状，笔者认为，高校档案管理的研究工作需要以庞大的论文基数为契机，以实践工作为基础，加强基础理论研究，摆脱急功近利思想，深化理论与实践工作的契合度，切实提升学术质量，并促进科研成果向实际工作的转化，把实际技术转化为高校档案管理工作的推动力，只有这样，才能深入推进高校档案管理工作的长远发展。参考文献[1]张晏如．谈高校档案管理质量保障体系建设 [J]．北京档案，2011（1）[2]王巍，李启坤，杨剑云．浅谈高校档案管理发展的历史进程 [J]．农业图书情报学刊，2009 （3）[3]陈琪．高校档案管理模式的三大转变 [J]．价值工程，2011（4）[4]娄凤英．基于标杆管理的高校档案管理 [J]．兰台世界，2009（3）[5]周玲．高校档案管理优秀经验共享机制研究 [J]．湘潭师范学院学报（社会科学版）,2009 （1）[6]连红，张坚君．基于高校档案管理引入美学的思考与分析 [J]．兰台世界，2009（3）[7]赵艳华，刘秀平，李文庆．信息技术在高校档案管理中的应用调查研究 [J]．北京档案，2010 （12）[8]杨伟龙．“南大之星”软件运用于档案管理的问题及对策 [J]．韶关学院学报，2011（7）[9]刘新良．现代高校档案管理与网络服务工作现状调查 [J]．兰台世界，2009（12）[10]王浩．“开放存取”机制在高校档案管理中的应用 [J]．北京档案，2008（4）[11]郑其茹．高校档案人员工作压力探究 [J]．云南档案，2008（1）[12]周华青．高校档案人员“职业高原”成因与对策 [J]．兰台世界，2010（10）:51—52[13]曾秀梅．论高校档案人员的职业幸福感 [J]．湖北函授大学学报，2011（4）[14]庾光蓉，徐燕刚．我国高校学术评价制度的缺陷与改进思路．中国社会科学院科研局/学部工作局管理论坛，2009.12.14[15]陈永生．档案学研究中的“非实践理论”——理论脱离实践现象分析 [J]．湖北档案，1994 （3）

档案工作前端控制的理论与实践探究——以高校档案工作为例

[摘要]本文在简要介绍档案工作前端控制思想的基础上，就其在高校档案工作中的应用，进行了全面的分析。

[关键词]前端控制；管理；理论；实践1．档案工作前端控制思想1.1 从思想蕴含到正式提出

20世纪末和21世纪初，由于信息技术的发展，大量电子文件产生，使得档案学界长期基于纸质文件的研究而建立起来的基础理论受到强烈冲击。在大量电子文件产生之初，“前端控制”的概念虽然没有被明确提出，但在国内外学者的相关论述尤其是与之相关联的文件生命周期理论的研究中，已经初步体现。

前美国国家档案与文件局局长詹姆斯·罗兹认为：“一个综合文件管理系统将与一个组织的文件在其完整的生命周期的每一件事情有关”；日本学者作山宗久指出，“与其当办公室内文件太多时烦恼不堪，不如在文件产生的前期就加以控制更有效果”；国际档案理事会电子文件委员会制订的《电子文件管理指南（草案）》将对电子文件的“干预时机”确定在电子文件管理系统的设计阶段，主张“在文件形成前就采取行动”。

国内以冯惠玲、刘家真、刘越男等为代表的知名学者几乎与国际档案界同步关注电子文件这一新的文件形态的出现，同时对前端控制思想进行着积极的研究和梳理。

冯惠玲指出，“在系统设计阶段即考虑作为档案保管的要求，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中……强调前端控制并不意味着一切依赖于设计，档案工作者在电子文件的形成和维护阶段还有许多事要做，以弥补系统设计的缺陷，监督系统的运行，使管理活动得以延续，保证电子文件在其整个生命周期受到严密的控制。”

刘越男指出，“档案界将文件和档案看成同一事物的两个不同阶段由来已久……直到电子文件时代，在很多经验教训的基础上，档案界才肯定地说应在文件阶段就施加控制，即前端控制。”她进而提出，“‘前端控制’并不是电子文件时代全新的思维，其萌芽产生于电子文件出现以前，我们认为前端控制思维是近一个世纪以来档案界不懈努力的结晶”。

前端控制，这一本在电子文件产生之前就存在于档案工作实践中的理念，直到电子文件产生后才被正式提出。正如不少学者指出，它是电子文件时代档案界在总结经验和教训的基础上提出的将控制环节提前到文件形成阶段的一个管理概念。这一概念的提出，又激发了档案学界对于前端控制原则在其他载体档案中适用性的探索和研究，并不断赋予其新的内容，体现着新的环境下档案学理论与实践的发展趋势。1.2发展中赋予新内涵

前端控制这一学术思想涉及多个档案学基础理论，体现着档案学术理论的发展脉络。前端控制思想与档案学传统的“文件生命周期”“文件连续体”理论以及现在广受瞩目的“新来源观”“知识服务”等存在着有机联系。随着技术环境的变化和档案学理论的不断发展，档案学界对前端控制这一概念的认识，还在不断深化和拓展。笔者认为，前端控制不仅适用于电子文件，它还体现着档案工作的管理理念和现实需求。

前端控制原则的提出，本是针对电子文件的形成而言，但随着实践的发展，越来越多的档案学界人士认识到：在理论层面，前端控制原则不仅仅适用于电子文件这种新型载体档案的形成和管理，它还应该成为整个档案工作的一个重要的管理理念，同时在实践探索中，前端控制早已成为档案工作发展的现实需求。

纵观近年来档案学术研究，我们发现，现在对于前端控制的研究已不局限于电子文件这种载体，而是将它作为一种管理方式贯穿到整个档案工作中，在各门类档案（不局限于文书档案）如人事档案、基建项目档案、科技档案等的研究中，都提出了前端控制的理念与要求，并指出了进行前端控制的必要性和现实可行性。同时，很多从事具体档案业务工作的人员在深入实践中发现，不管是什么门类、哪种载体的档案，推行前端控制，从文件形成之前或形成阶段就介入管理，提前控制，对于文件的完整收集、规范整理和移交归档来讲，都是行之有效的做法。

基于此，笔者认为随着对前端控制研究和实践探索的不断深入，其被不断赋予新的含义和内容。现阶段，我们应将其上升为档案界的一种工作理念，对其进行新的拓展：前端控制是档案工作重要的管理理念和方式，它以文件生命周期理论为依托，以文件的来源为基础，在文件归档之前的形成、收集和整理阶段，通过档案部门的提前介入和跟踪管理，实现文件形成合理、收集齐全、整理规范和有效归档。前端控制是对文件归档之前包括归档环节的所有过程的介入和管理。前端控制贯彻推行的力度大小与效果好坏，直接关系到档案工作的基础是否良好扎实。2．长期的实践探索

长期以来，档案部门在实践工作中，探索和总结出的很多具体的管理制度、经验和做法，都充分体现了前端控制的理念，是其深厚的实践基础，对于确保归档文件质量、提高档案工作效率至关重要。2.1“三纳入”“四同步”是前端控制理念的具体体现

在长期实践中，档案部门总结提出的“三纳入”“四同步”（将档案工作的发展纳入整个机构事业发展的计划之中，建立相关制度，并确立岗位职责；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作）的具体管理制度，在整体工作规划、发展中同步对档案工作进行计划、提出要求，实际上就是前端控制思想的具体体现，同时也是从思想和行动上引起整个机构对档案工作加以重视的具体措施，实践证明，此举对于积极有效地开展档案工作起到了非常重要的作用。《高等学校档案管理办法》第三条规定：“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应该加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”在实际工作中，各级各类档案部门都认识到，将档案工作纳入整个事业体系，保持与整体工作的同步发展，提前计划和行动，不等不靠不滞后，档案工作就能做到合理规划、科学发展，就不会孤立无援、无序散漫。2.2部门立卷归档制度是前端控制理念的具体实践《高等学校档案管理办法》第十六条规定：“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门……及时整理档案和立卷……”部门立卷制度的确立，明确了在档案工作中业务部门的职责和要求，对于从源头上控制文件的形成收集和整理归档十分有效。

高校在具体实践中，通过设立部门兼职档案员，建立档案工作网络，并以此为依托在文件形成阶段就开始介入管理和指导，将“触角”延伸，实现了文书工作与档案工作的有效衔接和整合。值得一提的是，人是一切事业的核心，档案工作也不例外，尤其是高校在专职档案人员偏少的情况下，兼职档案员在文件的收集、整理和归档方面做了大量的工作，是高校档案人才队伍的不可或缺的重要力量。在兼职档案员设立方面，笔者建议最好由部门办公室文书工作人员兼任，因为他们对本部门文件形成情况较为熟悉，有利于文件的全面收集和规范整理。2.3签订合同或协议是进行前端控制的必要举措

此举主要是针对机构在重要活动、重大项目活动中形成的文件材料而言。重要活动、重大项目往往在一个机构的整体工作中占有极其重要的位置，直接反映机构事业的重要历程和发展脉络，很多还具有里程碑式的含义，其形成的文档材料的价值在日后也会大大凸显甚至超出想象，因此对这部分档案材料的质量控制和全面收集就显得尤为重要。在采用上述两点举措的基础上，还应特别注意，在活动筹划或项目开展之初就同文件形成部门或者项目参与单位签订合同或协议，在其中提出文件归档要求，明确档案所有权归属，以便从源头上确保这部分文件材料权责明晰、齐全完整、真实可靠，避免日后产生不必要的麻烦和纠纷。在文件材料形成之前就采用合同、协议方式提前进行控制和规划，能够有效避免重要活动、重大项目档案材料集中堆积形成的无序和混乱，能够确保这部分档案做到及时移交和归档。2.4业务培训和指导是实现前端控制的重要手段《高等学校档案管理办法》第八条第七款规定高校档案机构的职责之一是开展学校档案工作人员的业务培训。对高校而言，档案人才队伍建设不仅指专职档案人员，更大的精力应放在兼职档案人员的业务培训方面，因为他们是前端控制中的具体实践者和执行者，他们的档案意识、业务水平及责任心直接影响着部门的档案工作能否有效推进、归档文件的质量符不符合要求，从而关系到前端控制预期的效果和目标能否实现。因此，高校档案部门必须建立兼职档案人员的业务培训制度，形成长期机制，采取定期或不定期的培训方式，在培训中制定具体任务、内容和目标，秉承不厌其烦、耐心细致的工作态度，通过多种手段反复提醒，做到“温故而知新”，不断提高兼职档案员的业务水平和专业能力，使提前干预能够真正落到实处，实现既定目标，提高整个档案工作的效率和规范化管理水平。2.5与其他信息管理系统的衔接是实现电子文件即时归档的有效方式

现阶段，信息化的发展已体现在社会的各个角落，在档案工作方面，各种档案管理系统或软件得以普遍应用，档案信息化的程度也在不断加深、范围也在不断扩大。在业务部门，信息化的推进普遍先于档案部门，因此，加强业务部门信息管理系统和档案管理软件之间的沟通和衔接，有着既定的、良好的现实基础和条件，具有极大的可行性，同时也是从源头上确保电子文件即时全面归档的有效方式。

在高校，业务部门根据职能分工不同，已经使用的信息管理系统有很多，如办公自动化、教务管理、财务管理、学生管理系统等，这些系统平时形成的电子文件有很多将来都要作为档案加以保存，因此加强档案信息管理系统和其他管理系统特别是办公自动化系统的相互沟通和衔接，有利于从源头对电子文档进行跟踪管理，确保电子文件齐全完整、真实准确和及时归档。3．值得引起思考的问题

虽然前端控制有着长期的实践基础，而且完全可以作为档案工作的一种管理理念加以贯彻推动，但是，在实际工作中，前端控制的实施仍然受到整体的信息化发展水平、对档案工作的重视程度、档案意识、档案经费投入等方面的诸多限制，很多问题值得引起我们思考：如文书工作和档案工作长期以来的体制分离使得档案部门在推行前端控制时得不到文书部门的支持、配合甚至响应；业务部门的档案意识较弱，不愿或抗拒与档案信息系统衔接；档案部门处于中心工作的外围地带，很多时候对于当前发生的事件并不知情和了解，主动提前介入难度较大；档案部门前端控制的很多措施还没有上升到标准化、制度化的高度，即使有相关法律法规及规范性文件的出台，但由于缺失有效的考核、评价和奖惩机制，仍然难以从根本上解决遇到的很多实际困难。参考文献[1]冯惠玲．电子文件管理教程 [M]．北京：中国人民大学出版社，2001[2]杨艳．档案学前端控制思想的渊源和实践需求 [J]．北京档案，2012（9）[3]刘扬．高校档案管理前端控制刍议 [J]．机电兵船档案，2012（2）[4]周赟．前端控制原则只适合电子文档吗——工程建设项目前端控制探讨 [J]．机电兵船档案， 2010（2）[5]李静．前端控制理念下文件管理人员与档案管理人员的整合 [J]．四川档案，2012（2）[6]徐卫凤，卢清芬．试论项目档案管理中的前端控制 [J]．档案与建设，2012（8）

档案数字化的有关法律问题探讨

[摘要]在新的时代背景下，档案数字化是国家信息化建设和档案事业发展的必然要求，档案数字化的内容涉及社会生活的方方面面，在给档案利用带来极大方便的同时也带来许多前所未有的法律问题。本文就如何适应档案数字化趋势、档案数字化的有关法律问题以及对策进行探讨。

[关键词]档案数字化；法律

档案数字化是国家信息化建设和档案事业发展的必然要求，国家档案局在《全国档案信息化建设实施纲要》中明确提出，要“以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程”。档案数字化已经成为我国信息化建设的一个重要组成部分。档案数字化的内容涉及社会生活的方方面面，在给档案利用带来极大方便的同时也给我们带来许多前所未有的法律问题。如何适应档案数字化趋势，探索档案数字化的有关法律问题，这将有助于我们依法开展档案的数字化建设，加快推进档案数字化的法律研究，有利于档案学的发展，有利于促进社会政治、经济、文化的和谐发展。1．档案数字化的内涵“数字化”中的“化”，在《新华字典》中为“性质或形态改变”的意思。“数字化”则指的是在某个领域的各个方面或某种产品的各个环节都采用数字信息处理技术的意思。从字面上可以将“档案数字化”理解为“把档案信息变为数字信息”。

档案数字化是近年来档案领域使用极其频繁的一个词语，对“档案数字化”的定义在档案界也是众说纷纭，关于“档案数字化”目前没有一个统一的定义。梁惠卿在《档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析》中提出，档案数字化概念有广义和狭义之分。狭义的档案数字化，是指将不同载体形态和记录方式的档案信息通过计算机录入、转化、处理等形式，把文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列，然后存贮到磁盘、光盘等物理载体上的过程。广义的档案数字化包括两个方面：一是档案目录的数字化，就是将手工检索的纸质档案目录录入计算机，建立档案目录数据库；二是将不同载体形态和记录方式的档案全部数字化，主要是纸质档案的全文内容数字化。本文探讨的“档案数字化”是指广义的档案数字化。2．档案数字化的有关法律问题2.1法律效力问题

随着时代的发展，在社会生活和工作中，特别是近年来数字档案馆的建设，使档案数字化逐渐取代传统档案并使数字化成为重要组成部分和管理的重点。档案数字化产生的大量电子文件、电子签名和电子合同等数字档案已成为档案的主流。数字档案是经过网络和利用权限向社会一定范围公开，满足了人们利用的需求，实现了档案资源的共享，但同时涉及的法律纠纷也越来越多，大量的法律纠纷案件需要这种非书面形式的电子文件、电子合同具有其法律效力。电子文件等往往会由于其法律效力的不确认性而受到影响。所谓法律效力即法律所具有或者賦予的约束力，指法律对人们行为的约束和强制作用。法律效力的范围包括时间效力、空间效力、对象效力。数字档案的法律效力主要是指数字档案作为证据在法律上的证明力。根据2012年新的刑事诉讼法规定，证据是证明事实的依据，可以用于证明案件事实的材料，它具有真实性、相关性、合法性三个基本特征。2004年我国颁布的《电子签名法》第三条第二款规定：“当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。”虽然在一定程度上明确了数字档案的法律效力，但是又对其适用范围做出了严格的限制，在实际生活和工作中，由于数字档案信息与载体的可分离性，致使电子文件具有虚拟性，易被修改、毁坏与丢失等特点，因其原生信息的安全性、真实性在技术上或法律上存在的一些缺陷，难以成为合法的证据，影响了对其法律效力的确认。2.2知识产权问题

知识产权是指公民、法人或者其他组织在科学技术方面或文化艺术方面，对创造性的劳动所完成的智力成果依法享有的专有权利。知识产权是一种无形的财产权，是受到国家法律保护的一种权利，任何人都不能侵犯。知识产权主要包括专利权、商标权、版权（著作权）、集成电路布图设计专有权、植物新品种、制止不正当竞争等。随着科学技术的迅速发展，知识产权保护对象的范围不断扩大，不断涌现新型的智力成果，如计算机软件、生物工程技术、遗传基因技术等。

档案数字化是将原有的文字、图片、音视频等进行数字化转换，对档案数字化的法律性质问题，1996年世界知识产权组织提出的《关于保护文字和艺术作品若干问题的条约》中规定：“作品数字化属于复制。”2000年我国国家版权局《关于制作数字化制品的著作权规定》明确规定，“将已有作品制成数字化制品，不论已有作品以何种形式表现和固定，都属于《中华人民共和国著作权法实施条例》第五条（一）所指的复制行为，即《中华人民共和国著作权法》所称的复制行为”。因此，涉及专利、商标、版权（著作权）性质内容的数字档案，只是将这部分档案以数字化代码形式固定在磁盘或光盘载体上，改变的只是档案的表现和固定形式，并没有改变档案内容，没有创新成分，是对原档案的另一种形式的复制，应该受知识产权法律的保护。在当今迅猛发展的信息时代，在开展档案数字化工作的同时，也存在着种种知识产权问题与隐患，如在档案数字化采集存储时，是否存在侵权行为，尤其是对某些重要档案的数字化时，进行了编辑和多媒体制作，往往投入了大量人力、物力和财力，这就有可能引发数字化档案著作权的归属问题，在数字档案提供利用时，还涉及专利权以及信息网络传播权问题等。2.3隐私权问题“隐私”一词源于美国，意思是指与他人无关的私生活范围。隐私权是在20世纪末才提出的一个人格权，关于隐私权目前没有一个统一的定义。保护隐私权的法律制度最早是在美国建立起来的，后被世界其他各国所关注并纳入法律规范中。隐私权是国际公认的基本人权之一，联合国《世界人权宣言》《公民权利和政治权利国际公约》都有明确规定。隐私权是指自然人享有的私生活安宁与私人信息依法受到保护，不被他人非法侵扰、知悉、搜集、利用和公开等的一种人格权。简单地说，隐私权就是指个人对其私生活安宁、私生活秘密等享有的权利。

档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录，不仅涉及国家的利益，而且还包含着大量的个人隐私信息，如反映个人财产、婚姻、健康、房屋产权等档案材料。随着档案数字化工作的推进，由于网络的公开性、数字档案本身特点和所存在的欠缺，在传输时会遇到病毒的感染、黑客的恶意攻击等问题，使得数字档案与传统介质的档案相比，侵犯隐私权问题更容易发生。因此，如何保护公民的隐私权，避免出现侵权行为是一个重要的课题。3．应对的策略3.1法律、制度方面的保障策略

2011年全国档案事业发展“十二五”规划中也明确提出：“加强档案法律制度建设，完善以《档案法》为核心，符合我国国情并适应档案事业发展需要的科学、缜密、配套的档案法规体系。”随着计算机技术和信息通信技术的广泛应用，经济、科学、技术、文化的发展越来越依赖于信息资源建设，数字化档案已被广泛应用在各行各业，是不可逆转的趋势。在档案数字化中涉及的法律效力、知识产权以及隐私权等有关法律问题，迫切需要根据国情制定出适合我国档案数字化发展的配套的法律法规、标准的支撑和制度的保障，使档案数字化在采集、储存和利用等各环节，都有法可依、有章可循。我国现行的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）自1987年第六届全国人大第二十二次会议通过，1996年第八届全国人大第二十次会议修正后，还没有关于档案数字化方面的法律内容。目前，我国对档案数字化的立法主要停留在一些国家标准和档案行业标准以及地方标准上，在应对许多新事物、新现象及新问题时出现了许多不相适应的方面，特别是在档案数字化中涉及的法律效力、知识产权以及隐私权等有关法律问题方面，存在规范缺失、规范不当以及法律法规体系相冲突等问题。如关于隐私权方面，《中华人民共和国宪法》第37、38、39、40条分别规定了公民的人身自由、人格尊严、住宅、通信自由和通信秘密不受侵犯，但并未明确规定对隐私权的保护。国家档案局、国家保密局发布的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围暂行规定》第7条第16款规定：凡涉及公民隐私的，对社会开放会损害公民声誉和权益的档案，应当控制使用。现行《档案法》第21条、第22条对档案开放利用中的隐私权保护问题也有类似规定。虽然我国重视隐私权的法律保护，但在有关档案隐私权的问题上处于一个起步阶段，这些法律法规，对隐私权只是给予间接的法律保护，并未成为我国法律体系中的一项独立人格权，没有一个比较系统的全面保护公民隐私权的立法，更没有关注档案数字化涉及的保护公民隐私权的法律。因此，根据新时期的社会发展需要，应加大立法力度，完善法律法规建设，对《档案法》进行适当的修订，对档案数字化中涉及的有关法律问题进行补充和完善，妥善处理数字档案法律效力、知识产权以及隐私权保护等问题，同时，从档案数字化的法律保护角度，应尽快制定出一部适合我国国情的《隐私权法》，加强对隐私权的法律保护，为档案数字化提供坚强有力的法律保障。3.2人员、技术方面的保障策略

我们这里探讨的“人员”是指档案数字化工作中涉及的档案工作人员和档案利用者。档案数字化工作是一项系统工程，无论是档案的采集、存储和提供利用，还是对计算机病毒和“黑客”的防范和应对等等，都需要有一支复合型人才队伍，为档案数字化建设提供智力保障，以防范在信息化时代出现的各种侵权行为。因此，人员方面的保障措施尤为重要。一方面，加强对档案工作者的培训，提高人员素质。档案工作者由传统的保管者转变为信息资源管理、信息提供与利用多功能的管理者。在诸多涉及档案数字化中的各类侵权行为甚至违法犯罪现象，都与涉案人员遵纪守法意识不强有关，往往是因为档案工作者缺乏对相关法律法规和标准的了解与学习。因此，加强培训，提高人员素质显得尤为重要，培训内容主要包括：相关法律法规、职业道德、安全意识教育和档案数字化的应用信息技术等。尤其是要加强对《档案法》《保密法》《电子签名法》《计算机信息网络国际联网管理暂行规定》和《著作权法》等法律法规的学习。另一方面，加强对档案利用者的教育。档案利用者法律意识淡薄同样会出现侵权行为和违法犯罪现象，档案相关部门应采取在线教育的方式，加强档案利用者相关法律法规的学习，以提高他们的法律保护意识、自我约束力和利用档案信息的能力，在一定程度上可以减少因档案利用引发的侵权行为。

技术方面的保障，主要是通过技术手段加强档案数字化工作的管理。常用的技术手段有：信息加密技术、数字签名技术、防火墙技术、生物识别技术、网络病毒查杀技术、跟踪检测技术等，这些技术手段在保证数字档案信息安全，防范非法访问和随意删改，确保数字档案信息内容的真实、可靠等方面都发挥了很好的作用。同时，还应积极借鉴国外先进信息技术，为档案数字化提供有力的技术保障。3.3宣传、舆论方面的保障策略

当前我国档案法制水平整体不高，人们的档案法律意识普遍较低，应大力加强法制宣传教育，提高公众的档案法律意识。通过广播、电视、网络、报刊、咨询、讲座等多种形式，加大对《档案法》《保密法》及相关法律法规的宣传力度，普及档案法制意识，培养公众“有法可依，有法必依，执法必严，违法必究”的理念，增强和提高整个社会的档案法制意识。

加强档案信息伦理教育，形成良好的社会舆论氛围。档案信息伦理是指档案信息开发、传播、管理和利用等活动过程中所应该遵循的伦理准则，它贯穿档案信息活动的全过程，包括档案信息活动中所有相关人员的道德观念、道德准则、道德行为、道德评价。目前，我国虽然已经出台了许多关于档案的法律法规，在促进档案事业法制化方面发挥了极为重要的作用，但由于现代信息技术和档案事业的发展，现行的档案法律法规还滞后于档案信息活动的进程，因此，我们可以通过档案信息伦理教育，培育人们的自律精神，提高对自身行为的约束能力，发挥伦理道德的协调与调解功能，形成良好的社会舆论氛围，比如，在可能涉及档案知识产权、隐私权的地方进行专门的声明，保证档案信息伦理规范随时可见，使档案信息伦理规范尽可能得到社会的广泛认同，将这些得到社会广泛认同的档案信息伦理，适时地转化成档案的法律法规，使之具有法律的强制性，减少各种侵权行为的发生，形成良性循环。

综上所述，只有完善法律、法规建设，营造档案信息服务良好的法律环境，不断加强技术手段的防范，提高人员素质和公众法律意识，加大法制宣传力度，营造良好的社会舆论氛围，才能妥善处理好档案数字化的有关法律问题，使数字化档案更好地为全社会服务。参考文献[1]梁惠卿．档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析 [J]．档案管理．2013（1）[2]王利明．人格权法研究 [M]．北京：中国人民大学出版社．2005.567[3]曲巍．数字背景下的档案信息伦理冲突与解决对策 [J]．兰台世界．2013（8）

高校“四位一体”的档案信息资源体系构建研究初探

[摘要]本文在简要分析现阶段高校档案信息资源体系研究背景和意义的基础上，初步探讨了现阶段高校“四位一体”的档案信息资源体系建设的研究现状和具体内容及其启示。

[关键词]高校档案；信息资源；构建1．现阶段高校档案信息资源体系发展现状

高校档案信息资源是高校在教育教学、科研和管理过程中所涉及的一切文件、资料、图表和数据等信息的总称，是一个完整的体系。这个资源体系从保管空间区分可以简单地划分为馆藏和非馆藏档案信息资源两大类。而非馆藏资源又可分为校本档案信息资源、媒体档案信息资源、民间档案信息资源和馆际档案信息资源，即本文所指的“四位”。从内容类别区分，可以划分为人才培养类、科学研究类、社会服务类和校园文化类等四个方面的信息资源。高校档案信息资源来源于各类档案的形成单位，高校档案馆在负责馆藏资源的利用开发和安全保管的同时，应加强对非馆藏档案的收集征集和有效管理，从而形成一个整体的档案信息资源体系和管理平台，即本文所指的“一体”。1.1 高校档案信息资源体系建设的现状

目前，国内外关于高校档案馆应该如何确定收集范围以及如何管理，没有固定的模式。各高校根据自己的实际情况，确定自己的收集范围，有的高校收集范围放得比较宽泛，有的相对较窄，仅限于校内产生的文件、图片、声像等等材料。我国东部经济相对发达地区的高校比如南京大学、浙江大学等对于高校档案资源体系的构建进行了初步研究和探索，并取得了一定的成绩。但较为成熟的理论和实践还没有，这对大量产生的高校各类档案信息资源有效地管理利用极为不利，因此，本文在前期研究成果基础上，进一步分析如何构建“四位一体”的高校档案信息资源建设体系。1.2 高校“四位一体”档案信息资源体系建设的意义

当前，随着高校的改革与发展，在信息化社会的背景下会产生更多的档案信息资源。各高校档案馆必须树立“大档案”意识，即所有记载历史信息的东西都叫档案，都有必要接收进馆。俗话说，巧妇难为无米之炊。只有拥有了丰富的档案信息资源，才能更好地利用这些档案信息资源，才能为学校发展、社会经济建设服务。教育部、国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》提出：“高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。”这就说明高校档案资源不仅仅包括馆藏档案，而且还包括那些与师生工作和学习息息相关的各类档案。如果不能保护好这些档案资源，不能及时采集归档，它会“自生自灭”。一旦这些档案资源流失，将会对高校的发展和学校历史的记录造成无法挽回的损失。因此，扩大档案信息资源总量，成为新时期各高校档案馆一个重要任务。

面对产生于校内校外、网上网下的大量的校本档案信息资源、媒体档案信息资源、民间档案信息资源和馆际档案信息资源等非馆藏档案信息资源，该不该收集，应该由谁负责收集积累和归档工作，不同类别的档案信息资源的归档方式与方法，分类编号方案该如何确定，归档时要著录哪些项目，成为各高校档案馆必须面对的一个问题，也是当前我国高校档案工作的当务之急。比如各主流媒体（省级以上影响力媒体）对学校的新闻报道内容，该不该收集归档，该由谁归档，又该怎么著录管理等。

可以肯定的是，这些资源对于学校整体档案信息资源是重要的组

试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]

下载完整电子书