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作者：湖北省劳动就业管理局

出版社：湖北科学技术出版社

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物流师试读：

十七届三中全会明确指出：农业、农村、农民问题关系党和国家事业发展全局。解决三农问题，最根本的出路在于城镇化，创造有效的就业岗位，引导农村劳动力向制造业和服务业等非农产业转移。我省是农业大省，农村劳动力资源丰富，做好农村劳动力的转移就业工作，对统筹城乡发展、建设和谐社会，具有重大意义。

近年来，我省农村劳动力转移就业步伐加快，成效明显。但是，由于长期以来的二元经济结构，形成了城乡分割的就业管理体制，致使农村劳动力转移就业仍然面临较大困难。专业技能的缺乏，也在一定程度上成为制约农村劳动力转移就业的“瓶颈”所在。一方面，随着部分企业生产项目调整、生产方式转变、产品更新换代加快，企业对劳动者的技能要求、管理能力要求有了较大的提高，符合企业用工要求的技术工人、高级管理人员相对缺乏；另一方面，许多农村外出务工人员由于教育培训不足，文化程度偏低，职业素质与专业技能与用工单位的要求还存在—定的差距，导致形成有人无事做，有事无人做的局面。因此，切实加强农村劳动力技能培训，对于有效帮助农村劳动力实现转移就业具有十分重要的意义。

加强农村劳动力的技能培训是人力资源和社会保障部门的重要职责，为提高农村劳动力的职业技能和就业能力，我们针对湖北省的实际情况，组织有关专家编写了—套《农村劳动力转移就业职业培训教材丛书》，涉及服务类、建筑类、机械加工类、电工电子类等适合农村劳动力转移就业的50多个岗位，对帮助农村劳动力转移就业有着现实的指导意义。全省各有关机构要适应形式的发展要求，积极引导和保护好农民朋友参加培训的积极性，大力推动我省农村劳动力转移就业工作上新台阶。

我衷心希望，这套丛书为广大农民朋友外出务工时获得理想的工作和收入提供帮助。湖北省人力资源和社会保障厅厅长2009年5月31日第一章物品采购【案例】

某纺织公司采购作业流程案例

某纺织品公司欲采购针纺织品纱线等原材料及办公用品，采购的流程如下：

1．请购（1）一般物料均由使用单位开出请购单，但是属于存量管制的物料则由仓储部门请购；当物料采用计算机系统管理时，可根据MRP和库存管理模块运行结果，直接由系统生成请购单，并交物料管理部门签字核准。此外，进行扩建时，所有请购单应由扩建专案小组发出；办公用品则由管理部门汇总各单位的需求进行集中请购。（2）开、发请购单时，工程案须附施工说明书，包括工程规范及材料明细表、图样等。大宗物料案须附分期使用数量表。（3）为配合电脑化作业及方便将来的验收和付款，原则上一张请购单对应一项物料。物料编号、规格、需要日期、用途等栏，必须填写清楚。内、外应保证有足够的购运时间。（4）所有请购单必须依照签核流程，按照请购的内容或金额大小，送交不同层级主管批准。（5）由工厂开、发的请购单必须先经过仓储部门登记编号，以便将来查询。另外，仓储部门还应对请购单是否依照程序申请以及对各栏填写的资料进行审查。

2．采购（1）采购部门审查请购单是否依照程序申请并由主管核准，若无问题，经过分类登记后，分发采购人员办理。（2）请购单在办理之前，先经信息中心查询是否为预算内或资本支出项目。若非预算内采购，必须退回请购单位，申请追加预算；若为资本支出采购，还要先送交企划部门登记以及送财务部门核对拨用预算。此外，信息中心还可提供历史资料，协助采购人员选择供应商。

3．询价、招标（1）采购人员应根据物料名称、规模、数量、交货日期等，通知有关供应商报价。物料规格较为复杂时，应附上规格说明书、图纸及样品等，询价则可以通过电话、信函方式进行。（2）若是大宗物料采购或本地制造工程的外包，应进行公开招标。

4．报价、投标（1）应视实际情形，分别规定报价截止日期，通知供应商按时报价，同时要求供应商报价的有效期限不可太短。（2）供应商报价的方式分为口头、书面两种方式，投标供应商应将标单密封，于规定期限内送交经办人员。

5．审查（1）审查报价供应商的资格是否符合规定。若企业已经建立合格供应商名录，则审查工作比较简单，但当采购具有特殊要求和其他附加条件时，原先的供应商仍然需要重新审查。（2）报价审查，也就是分析报价内容是否符合请购需求，并比较各报价供应商之间的优劣，作为订购时重新审查。（3）有时由于报价内容复杂，采购人员难以作出判断，为避免因判断错误而发生严重损失，应将报价单送交请购部门进行确认。

6．开标

金额较大的采购及以招标方式进行的采购，通常会将报价单或投标单以密封方式送交稽核室，到报价或招标截止日期，配合采购部门拆封或公开开标。

7．采购方式（1）议价。参照事先拟定的底价或预算，并根据各应邀报价的供应商竞争情形判定合理的订购价格。（2）比价。按应邀厂商的报价加以比较，然后择定最低者予以订购。（3）决标。开标后，以不超过底价为标，如标价超过底价应选择最低标的供应商另行议价或重新招标。

8．核定

议价、比价及决标的结果，金额不超过授权金额者（本案例授权金额为30万元），由采购经理核准签字。金额超过授权金额时，由采购经理审查后，送请总经理核定。

9．订购（1）议价、比价及决标的结果，经核定后，由采购部门发出订购单，正式向供应商订购；若金额较大，交货期较长，且有实际需要专利申请均由采购部门与供应商签订订货合同。

在选择供应商及决定价格之后，为了保障交易双方的权益，究竟是采用订购单还是卖方的销售合同，通常取决于下列因素：

①买卖双方的主导地位。谁占优势就用谁的文件。

②采购物料的特性。如果采购物料是供应商的专利品，以采用卖方的销售合同为宜。但当采购金额较小时，通常以买方的订购单为准。

③交易的复杂程度。通常交易的程序越复杂，越需要订立专门的合同，因为简单的订购单无法涵盖交易中涉及的各种事项。（2）合同应经双方签字及盖章，正本各执一份，副本可分送使用单位、财务单位、验收单位等存查。（3）国外供应商接到订购单后，应立即发出正式的报价单，以便采购方向政府部门申请进口许可证。

10．交货

大宗物料应由供应商直接送至工厂，零星的采购则可送交某个仓库后由后勤部门统一协调转运到工厂。

订购后应进行货物跟催，以确保供应商能如期交货；尤其对于交货期长、金额大的采购必须时常查询供应商生产进度，必要时还需派人前去供应商处察看，有时还要不惜以取消订单等措施来对供应商施加压力，使其能按时或提早交货。

11．验收

一般物料由仓储部门负责验收，包括质量与数量；对于特殊的设备或零件，则由使用单位、质量管理部门负责质量检验，仓储部门只负责验收数量。质量若不符合预定要求，即予退货。

12．付款与结案

如果签有订货合同，则由采购部门根据合同规定，开具验收单与发票，开出支票向财务部门申请付款，结束此次采购活动。否则采购部门可按月将仓储部门送来的验收单进行汇总，按供应商分别开出支票请示付款。【案例分析】

本案例中清晰地向我们展示了采购的流程：请购、采购询价、招标、报价、审查、开标、采购方式、核定、订购、交货、验收、付款和结束任务。并对采购流程做了进一步细化，读者通过对本案例的学习能够对采购流程有进一步细致地了解。一、采购概述（一）采购的概念“采”——选择，从许多对象中选择若干之意；“购”——取得或购买，是通过商品交易的手段把所选对象从对方手上转到自己手中的一种活动。因此，所谓采购是指在一定的时间、地点条件下通过交易手段，实现从多个备选对象中选择取得能满足自身需求的物品的活动过程。

采购是一种常见的经济行为，从日常生活到企业运作，从民间到政府，都离不开它。无论是组织还是个人，要生存就要从其外部获取所需要的有形物品或无形服务，这就是采购。

具体而言，凡下列活动均属于采购行为：（1）购买。由买方支付对等的代价，向卖方换取物品的行为过程。此即商场上所流行的话“银货两讫”或“一手交钱，一手交货”的方式。（2）租赁。一方以支付租金的方式，取得他人物品的使用权。（3）借贷。一方以无需支付任何代价的方式，取得他人物品的使用权，使用后，返还原倍物品。（4）交换。以物易物的方式，取得物品的所有权。（5）征收。政府以有偿或无偿方式，取得民间物品的使用权或所有权。（6）自制。企业单位运用自己的技术与设备，制造自己需求之物料或零件，提供加工生产成品。（7）外包。根据买方提供的图纸、规格或工作说明书，将所需求的物品或劳务委托其他的企业承包。必要时买方需提供原材料给承包厂商。（8）移转。企业或政府机构的需求单位，从内部其他部门调拨物品来满足需求。（9）赠与。以无偿的方式，取得他人（包括企业或政府机关）物品的所有权，达到使用的目的。（二）采购的分类

基于采购的复杂性，分类有助于企业根据每一种采购的特点，选择合适的采购方式。根据不同的分类标准，将采购分为以下几类：

1．按采购范围分类（1）国内采购。所谓国内采购指企业以本币向国内供应商采购所需物资的一种行为。（2）国外采购。又称国际采购或全球采购，主要是指国内采购企业直接向国外厂商采购所需要的物资的一种行为。

2．按采购的时间分类（1）长期合同采购。它是采购商和供应商通过合同，稳定双方的交易关系，合同期一般在1年以上。（2）短期合同采购。指采购商和供应商通过合同，实现1次交易以满足生产经营活动的需要。

3．按采购主体分类（1）个人采购。几乎是每个人都经常在进行的活动，它是指消费者为满足自身需要而发生的购买消费品的行为。（2）企业采购。是企业为了实现自己的经营目标而发生的采购行为。（3）政府采购。是以政府为采购主体进行的不以盈利为目的的采购活动。

4．按采购制度分类（1）集中采购。集中采购制度是把采购工作集中到一个部门管理，最极端的情况是总公司各部门、分公司以及各个分厂均没有采购权。（2）分散采购。分散采购是指将采购工作分散给各个需用部门自行办理。（3）混合采购。对于一些大的公司，各分公司可能会对同种零部件产生需求，也可能存在地域性需求，那么采用集中采购方式或分散采购方式都是不太可取的。混合采购集中了集中采购和分散采购的优点。

5．按采购输出的结果分类（1）实体物品的采购。包括原料、辅料、机具设备、事务用品。（2）无形劳务的采购。包括技术、专业服务、勤杂服务、工程发包。（三）采购的方式

采购方式是采购主体获取资源或物品、工程、服务的途径、形式与方法。当采购战略及计划确定以后，采购方式的选择就显得格外重要。它决定企业能否有效地组织、控制物品资源，以保证其正常的生产和经营以及获取较大利润空间的关键。采购方式的选择主要取决于企业制度、资源状况、环境优劣、专业水准、资金情况和储运水平等。

1．现货采购、远期合同采购和期货采购（1）现货采购：是指商品交换中即期实现货币转化为商品的购买行为。（2）远期合同采购：是指供需双方为稳定供需关系、实现商品购销而签订远期合同的采购方式。（3）期货采购：是采购者在交易所买入标准化的、受法律约束的期货合约，在未来的某时刻、某地点，按规定购入货物的采购方式。

2．直接采购与间接采购（1）直接采购：是指采购主体自己直接向物品供应单位（一般指生产厂家）实施采购的方式。（2）间接采购：是指通过中间商实施采购行为的方式，也称委托采购或中介采购。作为目前较常见的一种采购方式，它一般依靠有资源渠道的贸易公司、物资公司等流通企业实施或依靠专门的采购中介组织执行。

3．招标采购

招标采购是指通过招标的方式，邀请全部或一定范围的供应商参加投标，采购实体通过某种事先确定并公布的标准从所有投标者中评选出中标供应商，并与之签订合同的一种采购方式。

4．网上采购

网上采购是指以计算机技术、网络技术为基础，以电子商务软件为依据，以Internet为纽带，以EDI电子商务支付工具及电子商务安全系统为保障的及时信息交换与在线交易的采购方式，如图1-1所示。（四）采购的原则

经长期的摸索与总结，人们提出了“5R”原则用以指导采购活动，取得了良好的效果。所谓5R，即适价、适质、适时、适量和适地。通俗地讲，采购就是在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处买回所需数量商品的活动，采购工作必须围绕价、质、量、地、时等基本要素来开展。图1-1 网上采购流程（1）适价。价格永远是采购活动关注的焦点。现在的企业高层管理人员对采购最关心的一点就是采购部当年能节省多少采购资金，所以采购人员不得不把相当多的时间与精力放在跟供应商的“砍价”上。如果采购者不能把握市场脉搏，供应商在报价时就有可能“蒙”你。这就要求采购者时常了解最新市况，尽可能多地获取相关资料。通过报价、比价、议价来获取合适的价格。（2）适质。产品品质达不到使用要求的后果是严重的。往往会导致管理费用、检验费用增加从而降低客户对企业的信任度，严重的还会丢失客户。（3）适时。企业已安排好的生产计划若因原材料不能如期到达而不能执行，往往会引起企业内部混乱，即会产生“停工待料”，产品不能按计划出货，同时会引起客户的强烈不满。若原材料提前太多时间买回来放在仓库里“等”着生产，又会造成库存过多，大量积压采购资金。这是企业管理者很忌讳的事情，故采购人员要扮演协调者与监督者的角色，促使供应商按预定时间交货。若企业实施JIT（Just In Time，准时制）采购，交货时机就更显重要。（4）适量。批量采购虽有可能获得数量折扣，但会积压采购资金，太少又不能满足生产需要，故合理确定采购数量相当关键。采购人员不仅要监督供应商准时交货，还要强调按订单数量交货。（5）适地。天时不如地利，企业住往容易在与距离较近的供应商的合作中取得主动权，企业在选择准时制试点供应商时亦必须选择近距离供应商来实施。近距离不仅可使沟通更方便、处理事务更快捷、亦可降低采购物流成本。越来越多的企业在选择供应商时，甚至在建厂之初就考虑到“群聚效应”。即在周边地区能否找到企业所需的大部分供应商，这对企业的长期发展有着不可估量的作用。（五）采购计划

俗话说“好的开始是成功的一半”，采购计划作为采购管理进行运作的第一步，是启动整个采购管理的开关，采购计划制定得是否合理、完善，直接关系到整个采购运作的成败。

1．采购计划的含义

采购计划是根据市场需求、企业的生产能力和采购环境等确定采购的时间、采购的数量以及如何采购的作业。采购计划的过程本身充满挑战，要成为好的采购经理，擅长制定采购计划是必要的第一步。

2．采购计划的目的

对制造企业而言，制定采购计划主要是为了指导采购部门的实际采购工作，保证产销活动的正常进行和企业的经营效益。因此，一项合理、完善的采购计划应达到以下目的：（1）预估物料或商品需用时间和数量，保证连续供应。（2）配合企业生产计划与资金调度。（3）避免物料储存过多，积压资金。（4）使采购部门事先准备，选择有利时机购入物料。（5）确立物料耗用标准，以便管制物料采购数量以及成本。

3．采购计划的主要内容

包括采购认证计划、订单计划、采购预算。采购计划的重点在于确定在什么时间采购、采购多少物料。小看板编制和执行采购计划时注意的问题（1）应尽量具体化、数量化，说明何时、何人实施，以便于计划管理、执行和控制。例如按照生产计划的要求，某汽车制造企业需要在3月15日之前采购一批汽车配件，那么在采购计划中就应说明这批汽车配件采购的时间、采购的数量、负责采购的人员以及可能选择的供应商等。（2）应适时对计划进行修改和调整。计划一旦制定，一般应相对稳定，不能朝令夕改，但是市场是不断变化的，而企业往往又是被牵着鼻子走的，如果对外部环境的变化置之不理，一味按照原来的计划实施采购，可能会使企业面临极大的风险。因此，在计划实施过程中，采购人员应密切关注市场的变化，当发生未能预期到的变化时，应对计划做出相应调整，应注意调整和修改不能过多或太随意。二、采购的作业流程

采购作业流程会因采购的来源——国内采购、国外采购，采购的方式——议价、比价、招标，以及采购的对象——物料、工程发包等不同而在作业细节上有若干差异，但对于基本的流程则每个企业都是大同小异。采购的实施是采购管理中最重要的部分之一，是实施采购工作的具体过程，是采购活动具体执行的标准。采购的实施体系是覆盖从采购计划的制订、供应商的认证、采购订单的签订以及进货管理的全过程。（一）采购实施的基本作业步骤（1）确认需求。任何采购都产生于企业中某个部门的确切需求，需求的确定是采购流程的初始环节。负责具体业务活动的人应该清楚地知道各部门独特的需求：需求什么、需求多少、何时需求。当然，这类需求也可以由其他部门的富余加以满足。但是，或早或晚公司必然进行新的物料采购。有些采购申请来自生产或使用部门，有些采购申请来自销售或广告部门，对于各种各样办公设备的采购需求则由办公室人员或公司主管提出。通常，不同的采购部门会使用不同的请购单。（2）描述需求。描述需求是指对所需的物品、商品或服务的特点和数量进行准确地叙述。采购部门如果不了解使用部门到底需要什么，就不可能进行采购。因此，采购部门应对需求的细节如货品的品质、包装、售后服务、运输和检验方式等加以明确说明。准确描述所需的物品或服务是采购部门和使用者或是跨职能的采购团队的共同职责，这也是后期合理选择供应商来源和价格谈判的基础。

在描述需求的过程中，如果通过调整，企业需求可以更好地获得满足，采购人员就应对现有货品的规格要求提出质疑。当所需货品市场上处于短缺状态时，就只能使用代用品。由于在具体货品规格提交给供应商之前，采购部门是请购单流转的最后一个部门，需要对所采购商品进行最后的检查，如果采购人员对采购品不熟悉就不能产生实效。在采购过程中如发现问题应及时向请购者或采购团队进行咨询，采购部门不能想当然处理。

为避免误解和管理上的混乱，在描述采购货品时应采用统一的字眼。在采购部门保留一份文件，列出经常购买的物品名称是一个行之有效的办法。这类文件的保管方法因企业不同而异，有的企业同时保留总目录和库存目录，总目录列出所有使用的项目，库存目录列出所有在库的物品。这些目录以活页或卡片的方式制作并与数据库相对应，收到了良好效果。小看板为合理描述采购货品，在采购申请中应包含下列内容：（1）采购日期。（2）采购品编号。（3）采购申请的发出部门。（4）采购所涉及的金额。（5）对于所需采购品本身的型号、品名、规格、产地和数量的完整描述。（6）采购品需要的日期。（7）任何特殊的发送申请。（8）授权申请人的签字。（3）选择可能的供应来源。选择供应商是采购作业中的重要一环。供应商的素质直接关系到采购品的质量、交付、数量、价格和售后服务等。供应商与采购相关的品质要素，包括历史记录、设备状况、技术力量、财务状况、组织管理、声誉、系统、通信、位置和供应柔性等也是采购部门要关注的。特别提示为了更有效地进行采购，采购部门必须做到以下几点：（1）对合同的履行情况进行监控。（2）提供所购货品项目的分类表。（3）做好供应商记录。（4）提供合同样本。

在采购过程中要激励和控制供应商，以建立一种理想的合作关系。（4）确定价格。确定所需支付的价格是采购过程中的一项重要决策。选定可能的供应商后，对供应商的报价进行分析，与供应商谈判，选择好供应商，最后发出订单。为此采购人员必须了解各种定价方法及其使用时机，并能利用价格谈判技巧来取得满意的支付价格。（5）订单安排。价格谈妥后，应办理订货签约手续。订单和合约，均属于具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求及权利、义务要明确列出。在采购过程中，如果使用的订单不是供应商的销售协议或采购订单，采购人员就要拟定采购订单。一份采购订单，应包括以下几个基本要素：

①采购品序列编号。

②采购订单发出的日期。

③接受订单的供应商名称和地址。

④所需货品的数量和描述。

⑤发货日期。

⑥运输要求。

⑦价格。

⑧付款条件。

⑨对订单有约束的各种条件。

由于合同形式使用不当，很可能带来严重的法律争议。因此一方面企业不允许出现没有订单的采购，即使有时由于情况紧急，订单是通过电话发出的，随后也要补上书面订单。另一方面，所有企业都要有备好的采购订单，但究竟是使用企业的自备订单还是使用供应商的销售协议，取决于企业和供应商相对实力的强弱及采购品的特点、交易的复杂程度以及在确定或发出订单方面所制定的战略。（6）货物跟催。采购订单签订和发出后，为使供应商按期、按质、按时、按量交货，应依据合同规定，督促供应商按规定交运。有的企业设有全职的订单跟踪和催货人员。

①跟踪是对订单所作的例行追踪，以确保供应商能履行其发货的承诺。如果产生了问题，如在质量或发运方面的问题，企业就需要对此尽快了解，以便采取相应的行动。跟踪通常需要询问供应商的进度，有时甚至有必要到供应商那里走访。不过这一措施一般用于关键的、大额的或提前期较长的采购事项。通常，为了及时获得信息并知道结果，跟踪是通过电话进行的；不过，一些企业也会使用一些由计算机生成的简单表格，以查询有关发运日期和在某一时点生产计划完成的百分比。

②催货是对供应商施加压力，以使其履行最初所作的发运承诺，提前发运货物或是加快已经延误的订单所涉及的货物的发运。如果供应商不能履行合约，企业以取消订单或以后可能的交易相威胁。催货应仅适用采购订单的一小部分，因为如果企业对供应商能力已经作过全面分析的话，那被选中的供应商就应是那些能遵守合同的可靠的供应商。当然在物资匮乏的时候，催货具有重要的意义。（7）验收货物。货物验收的基本目的是为了确保以前发出的订单所采购的货物已经实际到达并检查是否完好无损，数量、质量是否与订单相符合。这样才能将货物送往下一地方进行储存检验或使用。接受部门要将与接收手续有关的文件进行登记并送往相关人员。凡供应商所交货物与合同不符的或验收不合格者，应依据合约规定退货并立即办理重购。

对货物进行验收时，有时会发现短缺现象，这是因为货物在运输途中丢失或发运时数量短少，也有可能是运输损耗。所有这些情况，采购部门要及时向供应商提交货物短少报告。（8）支付货款。供应商交货验收合格后，随即开具发票，要求付清货款时，采购部门应核查发票的内容是否正确后财务部门才能付清货款。（9）退货处理。凡供应商所交货品与合同不符的，应依照合约规定退货，并立即办理重购手续，予以结案。（10）结案。凡验收合格付款或验收不合格退货的采购事项，均需办理结案手续，查清各项书面资料有无缺失，审查采购成效好坏等，签报高级管理部门或权责部门校阅批示。特别提示在采购实务中要保存的档案有以下几种：（1）采购订单目录。目录中所有的订单都应被编号并说明结案与否。（2）采购订单卷宗。所有的采购订单副本都被按顺序编号后保管在里面。（3）商品文件。记录所有的主要商品或主要项目的采购情况（日期、供应商、数量、价格和采购订单编号等）。（4）供应商历史文件。列出了与交易金额巨大的主要供应商进行的所有采购事项。（5）合同管理。指明所有主要供应商与企业所签合约的状况（合约到期日）。（6）投标历史文件。指明主要货品项目所邀请的投标商、投标额、投标的次数、成功的中标者等信息。这一信息可以清楚地反映供应商的投标习惯和供应商可能存在的私下串通。（7）工具和寿命记录。指明采购的工具、使用寿命、使用历史、价格、所有权和存放的位置等。（11）记录并维护档案。经过上述所有步骤后，对于一次完整的采购活动而言就是更新采购部门的记录。凡经结案的采购事项均应列入档案、登记编号分类予以保管，以便参阅或事后发生问题时查考。采购档案的保管应有一定的时限规定。如：一张可以作为和外界所签合同的证据的采购订单一般要保存7年，而作为备忘录的采购申请单保存的时间更长。（二）采购信息的传递

企业与供应商之间信息的传递主要通过以下途径：（1）电话。电话是一种常用的沟通工具，主要用于传递声频信息，它具有快速、直接、方便等特点，但使用电话传递信息容易“冗长啰唆”，且无法传递文件资料和视频信息。（2）传真。在采购中，传真被视为信息沟通的首选方法，尤其是在传递带有企业公章或个人签字的合同文本、协议、订购单等采购单证时，经传真机传递后输出的副本具有很高的权威性，一般情况下，除了必须采用盖有企业公章或个人签字原件的情况下，传真机输出的副本具有交易双方共同认可的等同于原件的效力。（3）电子邮件。电子邮件具有快捷、便利、低成本等优点。在采购中交易双方可以通过电子邮件相互传递和交流报价单、货品介绍资料、采购申请单等材料。在使用电子邮件时要注意信息的保密性，采购人员电子邮件的用户名和密码要严格保密，交易过程中的往来电子邮件应该及时备份存档，然后从计算机中删除，以防商业信息失窃。（4）语音信箱。语言信箱是另一种常用的沟通工具，它可以节省时间，提供精确的信息，使用者可以通过语音信箱传递详细的信息，而接收者不必做出回答就可以对其作出反应。（5）EDI系统。电脑的另外一项特殊且日渐重要的用途，电子数据交换（EDI）的使用，它是企业与企业之间商业资料以标准的形式经由电子通信管道相互传递的一种方法。使用EDI后，订单经买方的电脑加以收集，而后将其传送至卖方的电脑，此举将可减少资料重复录入的麻烦并增加处理速度及减少错误。EDI的关键在于能使众多的文件（订单、现况报告、收据等），可以不需要人工翻译，而从买方自动传送至卖方。利用EDI传输信息的流程如图1-2所示。图1-2 利用EDI采购作业三、采购单证（一）采购表单设计的原则

采购作业流程，需依赖采购单证以进行其实际申请及承办手续。采购表单的设计，应遵循下列两项原则：（1）采用一次自动套写的方式，不必用复写纸，不但可以节省翻页填写的时间，还可减少套用复写纸不当而发生资料不清楚或错误的可能性；并可迅速传送给相关部门，以提高采购作业效率。（2）采用单一多功能的方式，使请购单不但可以作为申请单位的需求凭证，同时还可以提供给采购部门作为核准采购的凭证；给会计部作为审核付款的凭证；给仓储单位作为验收数量的凭证等各种用途。（二）主要的采购表单样式

1．采购程序规定表（表1-1）表1-1 采购程序规定表

2．采购程序及准购权限表（表1-2）表1-2 采购程序及准购权限表

3．采购作业授权表（表1-3）表1-3 采购作业授权表

4．采购计划表（表1-4）表1-4 采购计划表

5．购买申请单（表1-5）表1-5 购买申请单

6．报价单（表1-6）表1-6 报价单

7．请购单（表1-7）表1-7 请购单

8．询价表（表1-8）表1-8 询价表说明：1．交货地点：____。2．付款方式：____，付款条件：____。3．逾期罚款：每逾期1日扣总价款____%。4．报价期限：请于____日前邮寄或传真本公司。5．请使用贵公司报价单报价，并附详细规格及型号，报价时请含税。6．如对本询价单规格有疑问或贵公司无意报价请告知。7．联络电话：____。8．传真号码：____。9．联络事项：____。

9．比价、议价记录表（表1-9）表1-9 比价、议价记录表

10．订购单（表1-10）表1-10 订购单

11．采购记录表（表1-11）表1-11 采购记录表

12．厂商资料单（表1-12）表1-12 厂商资料单

13．材料采购环境一览表（表1-13）表1-13 材料采购环境一览表

14．采购损失表（表1-14）表1-14 采购损失表第二章仓储管理【案例】

水泥的储存

某物流公司接到一批水泥的存储业务。水泥是一种容易受潮而变质的商品，为做好水泥的防潮工作，做了如下工作：（1）采取隔水措施。将水泥存放在地势高、排水良好、干燥的库房中。（2）在袋装水泥的搬运、装卸、运输、堆垛时，轻拿轻放，防止扔摔，防止水泥包装袋破裂和受潮变质。（3）存放水泥时，按照生产厂、品种、标号、批次分别堆垛，严禁混存。堆垛高度一般以10袋为宜。垛宽以2～10袋为宜。堆垛与墙之间距离不少于50cm，垛底设置垫木，离地面高为20～30cm。（4）到库水泥迅速验收入库，不在露天条件下暂存、隔夜以防吸潮。（5）将水泥单独设库存放，不与含水量较大、散湿的物资混存。（6）保持水泥库房良好的密封性能，库内保持干燥，相对湿度不超过50%，综合考虑采用通风、密封、吸湿等措施。（7）要合理堆垛，严格执行先入先出原则，最大限度地缩短水泥库存保管时间，以保证质量水平不降低。（8）对库存水泥经常进行检查，观察其有无结块、硬化等异常现象，必要时通过试验判定水泥是否受潮和受潮程度，发现问题要及时处理，并记录备查。（9）对于库内破袋散落水泥，要及时进行打扫收集并装入空袋内，作出标记，另行处理。【案例分析】

对货物进行防潮储存是货物储存方式的一种，体现了仓储作业的存储和保养功能。案例中对水泥进行的防潮储存是其中比较常见的一种作业活动，它涉及到具体存储作业中的许多环节，也反映了存储合理化的一些原则，如先入先出原则、同一性原则等。一、仓库概述

仓储物流是企业生产经营活动最主要的支援活动之一，它包括商品的入库、出库以及库存保管等一系列过程。对于企业整个经营流程来说，在仓储部分物流所占用的时间是较长的，所占用的企业资金也是较多的，仓储成本已成为企业生产经营成本的主要组成部分。企业的仓储物流要达到在节省物流成本的同时，提高对顾客的物流服务水平，就必须提高仓储效率并能够及时、准确、迅速地满足仓储物流服务的需求。这就要求我们必须对仓储物流有全面深入的了解，才能更好地处理仓储物流作业。（一）仓库的概念

仓库是用来储存、保管物品的建筑物和场所的总称。从现代物流系统的角度来看，仓库是从事包装、分拣、流通加工等作业活动的物流节点设施。（二）仓库的分类（表2-1）表2-1 仓库的分类续表续表续表（三）仓储管理基本任务

1．做好基本业务

负责仓库一切进出仓物质的收、管、发工作，要求做到以下几个方面：（1）“四一致”，即仓库账、卡、物、金额相一致。（2）“五清楚”，即清楚物资的数量、质量、型号、规定和手续。（3）“三不变”，即对物资做好保管、保养，保证物资不变质、不变形、不残损。（4）“五要防”，即仓库物资要防火、防水、防盗、防锈、防腐。

2．坚持仓库仓容管理的基本原则

仓库仓容的管理必须按目录分类、分区、分特性，合理放置物资以提高工作效率和效果。（1）货架的分类、分区要有明显标志。（2）对进仓物资要先进行分析，归纳分类，再进行分类储存。（3）物资的放置要按物资特性分别放置，防混合、防碰撞。

3．严守仓库员工工作守则

仓库员工要尽职尽责，爱惜和管理好各种物资，严格执行仓库的各种规章制度。小看板物资特性是指“重与轻”、“大与小”、“精与粗”、“硬与软”、“金属与非金属”、“易损与不易损”、“易燃与防爆”等。二、入库作业

入库是仓储工作的第一步，标志着仓储工作的正式开始，入库业务的水平高低直接影响着整个仓储作业的效率与效益，因此，提高入库业务管理水平十分重要。入库业务的工作内容主要包括货物的入库准备、入库手续、入库验收、理货以及装卸搬运合理化的管理。（一）货物入库前的准备工作

货物入库前的准备工作就是仓储管理者根据仓储合同或者入库单，及时对即将入库的货物进行接运、装卸、安排储位以及相关作业人力、物力的活动，其主要目的是保证货物能按时入库，保证入库工作的顺利进行。

1．入库前的货物接运工作

货物入库接运是入库业务流程的第一道作业环节，也是仓库与外部发生的经济联系。它的主要任务是及时而准确地向运输部门提取入库货物，要求手续清楚，责任分明，为仓库验收工作创造有利条件。

2．入库前的具体准备事项（1）熟悉入库货物。（2）掌握仓库库场情况。（3）确定仓储计划。（4）妥善安排货位。（5）合理组织人力。（6）做好货位准备。（7）准备好苫垫材料、作业用具。（8）验收准备。（9）装卸搬运工艺设定。（10）文件单证准备。

3．货运交接责任划分和货运事故的处理

货物入库是由发货单位，收货单位和承运单位共同协作完成的。要完成货物入库，就需要3方面的密切配合。而发货、收货、承运单位都各有自己的责任范围，都存在各自独立的经济效益，只有划清这3个方面的责任界限，才能确保各方分工的工作质量。当发生运输事故时，由责任方承担经济赔偿。（二）入库验收工作

1．商品入库验收1）验收准备

验收准备是货物入库验收的第一道程序，包括货位、验收设备和工具及人员的准备，要做好以下5个方面的准备工作。（1）收集、整理并熟悉各项验收凭证、资料和有关验收要求。（2）准备所需的计量器具、卡量工具和检测仪器仪表等，要准确可靠。（3）落实入库货物的存放地点，选择合理的堆码垛型和保管方法。（4）准备所需的苫垫堆码物料、装卸机械、操作器具和担任验收作业的人力。如为特殊性货物，还须配备相应的防护用品，采取必要的应急防范措施，以防万一。（5）进口货物或存货单位要求对货物进行质量检验时，要预先通知商检部门或检验部门到库进行检验或质量检测。特别提示商品验收工作是一项技术要求高，组织严密的工作，关系到整个仓储业务能否顺利进行，所以必须做到及时、准确、严格、经济。2）核对验收单证

核对的凭证主要有：（1）业务主管部门或存货部门提供的入库通知单、订货合同副本、协议书。（2）供货单位提供的质量保证书、装箱单、磅码单、发货明细表、说明书、保修卡及合格证等。（3）承运单位提供的运输单证，包括提货通知单和货物残损情况的货运记录、普通记录和公路运输交接单等。

在整理、核实、查对以上凭证时，如果发现证件不齐或不符等情况，要与货主、供货单位、承运单位和有关业务部门及时联系解决。3）确定抽验比例

抽验比例应首先以合同规定为准，合同没有规定时，确定抽验的比例一般应考虑以下因素：（1）商品价值。商品价值高的，抽验比例大；反之则小。有些价值特别大的商品应全验。（2）商品的性质。商品性质不稳定的或质量易变化的，验收比例大；反之则小。（3）气候条件。在雨季或梅雨季节，怕潮商品抽验比例大；在冬季怕冻商品抽验比例大；反之则小。（4）运输方式和运输工具。对采用容易影响商品质量的运输方式和运输工具运送的商品，抽验比例大；反之则小。（5）厂商信誉。信誉好的抽验比例小；反之则大。（6）生产技术。生产技术水平高或流水线生产的商品，产品质量较稳定，抽验比例小；反之则大。（7）储存时间。储存时间长的商品，抽验比例大；反之则小。4）实物验收

包括条形码验收、质量验收、数量验收及重量验收。当商品入库交接后，仓库管理员应及时进行验收。（1）条形码验收。在作业时应抓住两个关键：一是检验该商品是否是送货预报的商品，二是验收该商品的条形码与商品数据库内已登录的资料是否相符。（2）质量验收。质量检验包括外观质量检验和内在质量检验。（3）数量验收。包括点件查数、抽验查数和检斤换算等方法。（4）重量验收。商品的重量一般有毛重、皮重、净重之分。我们通常所说的商品重量，是指商品的净重。重量验收是否合格，是根据验收的磅差率与允许磅差率的比较判断的。

2．商品验收中发现问题的处理（表2-2）表2-2 商品验收中发现的问题及处理续表

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