作者：张发凌
出版社：人民邮电出版社
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从零开始学Excel(职场加强版)试读：
前言
Excel是微软公司Windows平台上最成功的应用软件之一，说它是办公必备软件可能已经不足以形容它的“能力”了。事实上，在很多公司，Excel已经完全成为了一种生产力工具。有时候，Excel运用能力的高低可能会决定一件工作的完成速度甚至一个项目的成败，这说明数据处理和数据分析已经深入地影响到了很多公司的日常运营。正因为如此，能否熟练运用Excel已经成为衡量员工办公能力的标尺之一。
学习任何知识都要讲究方法，学习Excel也不例外。正确的学习方法能让人以最快的速度进步；错误的学习方法则会让人止步不前，甚至失去学习的兴趣。因此，我们策划了《从零开始学Excel（职场加强版）》这本书，我们的创作初衷是：在时间有限的情况下，我们应该抓紧学习重点，掌握快速学习的路径，以高效分析和展示办公过程中的庞大数据报表为学习目标。
通过多年的观察，我们发现，在当代这种快节奏的办公环境下，有以下两类读者会挤出时间来读书与学习。
第一类读者是为了增加知识储备、为兴趣而读书。他们基本不会感到读书是一种压力与负担，而是抱怨每天可用于读书的时间太少。这类读者进入阅读状态很快，理解书中内容也很快，闲暇时间都能抽出时间来读书。
第二类读者是为了现实的需求而读书，这也是很多人目前的状态。大部分专业领域都会有一些无形或有形的门槛，你必须为迈过这些门槛而学习。或许有点无奈，但是为了工作，读书是必须要做的事情。
我们希望《从零开始学Excel（职场加强版）》这本书能够同时满足以上两类读者的阅读需求，因此非常看重内容的可读性与实用性。全书各章内容在结构上既相互关联，又有一定的独立性，读者既可以从前往后进行系统学习，也可以随时查阅需要使用的知识点和操作方法。在写作手法上，本书尽量贴近读者的实际办公需求，语言和排版风格比较轻松活跃，尽量调起读者兴趣，能够让读者在愉快的阅读体验中学到实用的知识和技能。
我们希望通过这本书能给即将走入职场的人再“镀个金”，帮助他们成为招聘单位青睐的优秀人才；也能让企业在职人员重新认识Excel，它绝不只是一个用来做简单表格的软件，它能让复杂、烦闷的计算和数据处理过程变得更加轻松，让本来需要花几小时完成的工作在几分钟之内完成。
在此需要特别声明的是，本书是团队合作的结果，参与本书编写工作的人有吴祖珍、陈媛、姜楠、汪洋慧、彭志霞、张万红、陈伟、韦余靖、徐全锋、张铁军、陈永丽、高亚、彭丽、李勇、沈燕、杨红会等，全书由张发凌策划与统撰定稿。
尽管我们希望做到精益求精，但疏漏之处在所难免。如果您在阅读本书的过程中发现了问题，或者是有一些好的建议，请发邮件到witren@sohu.com与我们交流。
非常感谢您的支持！祝您阅读愉快！第1章入职第一课——表格有区分1.1 了解新概念
无论你从事哪个行业、所在公司有没有实施信息系统，只要你需要和数据打交道，就离不开Excel。Excel是一个小型数据处理系统，我们要以系统的思维去看待和使用它，才能制作出最合适的表格。在学习制作表格时，我们不能只停留在操作技巧层面，而要站在数据结构和数据关系的角度去分析表格，这样才能准确、规范地制作出表格。有了规范的表格，我们才能顺利开展后续的分析工作。
在实际工作中，我们经常会遇到三种表格：一是行政办公表格；二是数据明细表格；三是记录型表格。
行政办公表格是我们经常使用的表格，一般需要打印出来供人填写使用，所以此表格的设计比较注重美观。
数据明细表格是做好Excel表格工作的基础，只有规范地制作数据明细表格，才能通过Excel中的各种分析工具自动获取分析结果。
记录型表格是日常工作中最常使用的表格类型，此类表格用于简单的数据记录。此类表格中有文字、数字，不同行的数据之间一般没有任何联系，但是数据的记录逻辑一定要清晰。1.2 行政办公表格
各行各业都需要用到行政办公表格，虽然不同的行业、岗位、工作任务会用到拥有不同内容的表格，但是这些表格中数据的属性都是一样的。在创建此类表格时，行业、岗位、工作任务等因素不影响表格样式的设计以及数据的填写方式。标题要有吸引力
制作出一份精美的表格是许多Excel用户的期望，尤其是需要将表格打印出来供公众使用时。一份整齐、规范的Excel表格能够充分体现出制表人的专业素质。
一般情况下，用户在打开表格时总会先阅读表格的标题，因此表格的标题应能突显表格所要传达的关键信息。想要让表格的标题具有吸引力，就要从以下两个关键点着手。
标题要有概括性
表格的标题应该具有概括性，要能说明问题，通常做法是使用一行文字简洁地概括该表格所要表达的主要内容。
图1-1为“销售员销售额统计表”。该表格的标题文字虽然简明扼要，但没有说明具体年份，因此对表格内容的说明不够具体。图1-1 表格标题未说明具体年份
我们应将具体的年份写入标题，如将表格标题改为“2014年销售员销售额统计表”，这样的标题更合理，也更能说明问题。
为标题设置特殊字体和字号，以达到突显的目的
想要让表格标题具有吸引力，我们可以为标题设置特殊的字体和字号，这样就能在最短时间内吸引读者的注意力，引起读者关注或者是直接传达表格中的重要信息。
在Excel单元格中输入的文字默认为11号宋体字，我们可以根据实际需要重新设置字体格式。图1-2为“企业来访登记表”，其标题字体为黑体、字号为20、加粗并添加了下划线。
设置Excel表格标题的文字格式的选项主要在“开始”选项卡的“字体”选项组中。首先选中表格标题，切换到“开始”选项卡，在“字体”选项组中单击“字体”按钮（见图1-3），在弹出的下拉列表中选择字体，单击即可应用。接着单击“字号”按钮（见图1-4），在弹出的下拉列表中选择字号，单击即可应用。图1-2 企业来访登记表图1-3 “字体”下拉列表图1-4 “字号”下拉列表
另外，“字体”选项组中还提供了（加粗）、（倾斜）、（下划线）三个按钮，单击它们即可快速设置文字的加粗格式、倾斜格式或添加下划线。我们还可以通过单击按钮设置文字颜色。图1-5中的“招聘申请单”为标题设置了加粗、倾斜格式且重新设置了字体颜色。“字体”选项组涵盖了关于字体设置的基本选项，如果想要为标题添加下划线，可以打开“设置单元格格式”对话框，在“字体”选项组中进行设置，如图1-6所示。图1-5 招聘申请单图1-6 “设置单元格格式”对话框一对多时合并居中“合并后居中”功能的作用是让一个单元格占用多个单元格的空间。同时选中连续的多个单元格后，切换到“开始”选项卡，在“对齐”选项组中单击“合并后居中”按钮（见图1-7），即可将多个单元格合并为一个单元格。图1-7 “合并后居中”按钮
上面的操作让我们知道了合并单元格的操作方法，那么哪些情况下需要使用到这项功能呢？这才是我们最需要知道的。例如，我们来看看“人事规划表”（见图1-8）中哪些位置使用了合并单元格的功能，同时了解其应用的必要性。（1）跨多列的标题。（2）B5:B8单元格区域，这一区域的内容对应于C5、C6、C7、C8四个单元格的内容，因此合并后可实现一对多的效果。（3）B9:B14单元格区域，这一区域的内容对应于C9、C10、C11、C12、C13、C14六个单元格的内容，因此合并后可实现一对多的效果。（4）A5:A8单元格区域，这一区域对应于后面的内容只表示一项，因此只需要合并作为一个单元格，填写一个序号。（5）A9:A14单元格区域，同上。图1-8 人事规划表
小贴士
如果想要取消合并的单元格，只需选中需要取消合并的单元格区域，在“对齐”选项组中单击“合并后居中”按钮，即可取消其合并状态。合理规范的对齐
在制作Excel表格时，将单元格内的数据合理、规范地对齐，可以让表格显得更加专业。虽然这是一项简易的操作，但却对表格美化起着重要的作用。
默认情况下，输入到单元格的文本型数据是左对齐（如汉字、字母、前面带一个英文单引号的数字等都是文本型数据，不能用来进行计算，要靠左对齐），数值型数据是右对齐（如日期、时间、数字等都是数值型数据，要靠右对齐）。
在Excel中，单元格的对齐方式包括左对齐、居中、右对齐、顶端对齐、垂直居中、底端对齐等。当然，用户也可以自定义设置对齐方式。
很多时候，用户在做Excel表格时通常会将文字居中，尤其是标题。在水平对齐和垂直对齐中，都有居中这种方式，它可以让文字位于单元格的正中间位置，如图1-9所示的标题文字就使用了居中对齐的方式。图1-9 会议议程安排表
需要注意的是，不是所有的数据都适合居中对齐，我们可以根据数据的实际长短来设置对齐方式。如果数据长短不一、参差不齐，那么这时应该选择靠左对齐。
错误做法
在如图1-10所示的表格中，所有数据都是居中显示，而且“产品名称”列单元格区域内的数据长短不一，非常不整齐。图1-10 表格中所有数据居中显示
正确做法
一般情况下，人们的阅读习惯是从左到右，所以应该将“产品名称”列单元格区域内数据的对齐方式设置为靠左对齐，效果如图1-11所示。图1-11 靠左对齐效果
当单元格宽度不够、高度多余但文字较多时，我们可以设置自动换行，并且让其在垂直方向居中对齐，如图1-12所示的“人事规划表”中的文字就使用了这种对齐方式。
了解了对齐方式的设置原则后，下面介绍一下设置不同对齐方式的方法。在“开始”选项卡的“对齐方式”选项组中有两组按钮，一组按钮用于设置垂直对齐，另一组按钮用于设置水平对齐，它们都可以方便、快捷地设置对齐方式，如图1-13所示。图1-12 人事规划表图1-13 “对齐方式”选项组
如果这几个按钮不能满足设置需要（如要设置分散对齐时），则可以打开“设置单元格格式”对话框，切换到“对齐”选项卡，单击“水平对齐”与“垂直对齐”下拉列表框右侧的下拉按钮，按实际需要选择相应的选项，如图1-14所示。图1-14 “设置单元格格式”对话框条条框框的美化
为了提高表格的可读性和美观性，我们需要在表格的边框上下一番功夫。
Excel默认显示的网格线用于辅助单元格编辑，实际上这些线条是不存在的（在打印预览中可以看到边框并不会被打印出来），图1-15中的表格是无边框的“人事动态及费用资料表”。
表格编辑完成后，如果需要打印输出，那么必须为其添加边框。图1-16中的“人事动态及费用资料表”已经添加了边框。对比两张图可以看出，没有设置边框的表格被打印出来后既不美观，又容易造成阅读者在查看数据时看错行，而设置了边框的表格可以有效避免这些问题。图1-15 无边框的效果图1-16 设置边框后的效果
那么该如何为表格设置边框呢？我们可以打开“设置单元格格式”对话框（见图1-17），在“边框”选项卡中进行设置。首先在“线条”选项组的“样式”列表框中选择边框的线条样式类型，然后单击“颜色”按钮，在弹出的下拉列表中选择线条颜色。接着，在“边框”选项组显示“文本”字样的矩形框内单击，单击什么位置就能将线条应用于相应的位置。“预置”选项组包含三种快捷预置方案，单击这些方案即可快速设置边框样式。（1）无，取消所选区域内的所有边框线条。（2）外边框，将选用的线条应用于所选单元格区域外围四条边线。（3）内部，将选用的线条应用于所选单元格区域内部边线。如果当前选中的是单个单元格，那么此按钮不可用。图1-17 “设置单元格格式”对话框
除此之外，“边框”选项组中的八个小按钮也可以帮助我们快速设置边框应用位置，按钮上显示的图案即为边框线条的设置位置。
对线条应用范围的设置都会显示在“文本”字样的矩形框内，我们可以根据边框的显示效果决定是否应用所选边框。最后，单击“确定”按钮即可完成边框的设置。
此外，在“设置单元格格式”对话框中单击“填充”按钮可以设置表格的填充颜色。“填充”选项卡主要用于设置单元格的底色（背景色）以及包含某些点线图案的底纹。如图1-18所示的“设置单元格格式”对话框中，我们可以在“背景色”选项组中的调色板中选择单元格底色，如果列表中没有想要使用的颜色，可以单击“其他颜色”按钮，在弹出的“颜色”对话框中进行设置，如图1-19所示。图1-18 “设置单元格格式”对话框中的“填充”标签图1-19 “颜色”对话框
在实际操作中，为特定的单元格设置底纹效果可以在很大程度上美化表格，也可以达到特殊标识的作用，如图1-20所示。图1-20 设置了底纹效果的表格
小贴士（1）除了纯色底纹外，还可以设置图案底纹和渐变效果（在“设置单元格格式”对话框的“填充”选项卡中单击“填充效果”按钮进行设置）的底纹，但过多使用图案样式会影响单元格内容的显示效果，因此商务表格一般很少做过于花哨的设置，建议有选择地使用。（2）如果单元格中包含条件格式，那么条件格式中的图案格式优先于单元格格式的图案显示。不能忽视头和尾
行政办公表格一般需要打印出来供人们填写使用，为了使表格整体看上去更加美观、专业，很多时候需要设置页眉和页脚。
页眉和页脚是指打印在每张纸的页面顶部和底部的固定文字或图片。通常情况下，我们会在这些区域设置表格标题、公司名称、公司标语、页码等内容。图1-21是插入页眉和页脚后的“行政部工作职责一览表”打印预览，在页眉处设置了特殊文字格式并插入了图片，在页脚处设置了页码。图1-21 插入页眉和页脚后的效果
下面以图1-21为例介绍编辑页眉和页脚的方法。
1 选中需要插入页眉的工作表，在“插入”选项卡的“文本”选项组中单击“页眉和页脚”按钮，即可进入页眉页脚编辑状态，如图1-22所示。图1-22 进入页眉页脚编辑状态
2 在页眉编辑处有左、中、右三个编辑框，选中左编辑框，然后输入页眉文字，如图1-23所示。图1-23 输入页眉文字
3 接着选中输入的文字，在“开始”选项卡的“字体”选项组中设置页眉文字格式，设置后的效果如图1-24所示。图1-24 设置文字格式后的页眉效果
4 在“页眉和页脚工具—设计”选项卡的“页眉和页脚元素”选项组中单击“图片”按钮（见图1-25），这时会弹出“插入图片”页面，单击“浏览”链接，弹出“插入图片”对话框。图1-25 在页眉中插入图片
5 在计算机中找到并选中需要插入的图片，如图1-26所示。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]