让Excel飞！职场Office效率提升秘籍(第2版)(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者：林书明

出版社：电子工业出版社

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让Excel飞！职场Office效率提升秘籍(第2版)试读：

这是一本关于如何有效利用Excel和Access提高作效率的书。书中凝聚了作者多年来关于如何利用Excel和Access提升个人生产力的独特思考。

本书共分两部分，分别是“决战Excel”和“让Excel飞”。在第一部分，介绍了绝大部分Excel高级特性、Excel管理应用应避免的问题、Excel管理建模和报告自动化基础，以及Excel与报告自动化等内容；在第二部分，介绍了Excel用户需要了解的Access知识、Excel与Access的整合应用，以及打造精益办公室等内容。

本书特点是注重实战，结合各种管理场景，通过作者对Office技术的巧妙讲解，帮助您成为职场中高效率的“懒人”，一个真正的“办公室英雄”。

本书适合具有初步的Excel基础，正在迷茫于如何进一步提高自己的Excel管理应用水平以及那些淹没于茫茫的Excel孤立技巧之中，苦于未能掌握Excel精髓，不能举一反三，未能达到Excel自由应用状态的朋友们。前言

学习Excel的最大动力是需求

许多年以前，我离开学校进入职场，在公司的培训部门工作，我的职责之一就是管理和更新许多电子版的培训资料。为了便于管理，我把所有的培训资料整理成了一个清单放在Excel工作表里，并给每份培训资料名称设置了相应的超链接，这样，当我单击培训资料名称时，就能够打开相应的电子文件。

在我管理的培训资料中，有很多是Excel格式的文件。一天，有一个同事提出一个问题：“Excel文件里有很多工作表，当我单击超链接打开另外一个Excel文件时，能不能自动跳转到所链接Excel文件中的某一个特定工作表呢？”那时，公司里大多数人对Excel的了解不深，这个问题一时难住了我，我首先想到的是编写VBA代码解决，后来才知道，Excel本身就具有链接到Excel文件中某个特定的工作表的功能！

实际需求是学习Excel的最大动力之一，随着不断解决工作中遇到的各种问题，我逐渐发现，对于困扰用户的绝大部分问题，Excel软件早已给我们准备好了相应的操作，只是我们还不知道而已！

不久，我转入了公司的商务计划部门，新的工作中涉及大量的数据分析和处理内容，每天对着电脑进行重复的数据分析和处理，工作内容相当枯燥和单调，然而正是这种枯燥和单调的工作，使我想尽办法探索一些捷径来减轻自己的工作量和工作中可能出现的差错。而在这种不断的探索过程中，我逐渐感受到了工作的乐趣，甚至体会到了所谓“干一行，爱一行”的哲理。

我所在的公司是一家从事半导体集成电路制造的大型跨国企业，每周都会有几百万个元器件的成品出货；每一时刻，生产线上都同时加工着几百种不同的产品，每种产品各自对应着不同的交货日期；除此之外，每种产品对应着不同的加工步骤和加工设备；每种设备对不同产品有着不同的加工能力；每种设备的利用率各不相同；每种产品本身的良品率各异。

更为复杂的是这些参数，诸如，设备针对特定产品的单位时间加工能力，产品本身的良品率，设备的利用率，设备数量等，这些是和时间相关的并且随着企业制造工艺的不断改进和生产规模的变化而不断变化的，这为我们准确地制定生产计划、设备投资计划和直接生产人员需求计划提出了不小的挑战！

我所在的公司已经实施了某个知名的ERP系统，但是，现有的ERP系统生成的只是粗略的各种数据分析报告，远远不能满足我们制定各种具体的生产管理相关计划时的精细化要求。

以前，在每周一早晨，生产计划人员从公司的ERP系统中下载最新的包含有不同产品需求数量的客户订单数据，然后结合那些从公司不同数据源（内部网站或数据库）中导出的各种随时间变化而变化的生产参数，利用Excel，经过复杂而烦琐的分析，计算出客户订单所覆盖时间范围之内设备的需求数量、原材料需求数量、直接生产人员需求量等数据，找出资源拥有量和需求量之间的差异，形成最终的分析报告，以便及时发现问题，协调相关人员提前加以解决，保证工厂在最大程度上满足客户订单的按时交货需求。

由以上描述可知，整个订单分析过程非常麻烦，一般情况下，这项工作往往需要四五个人连续工作一整天，有时甚至要到第二天上午，才能得到一份还不一定完全准确的分析报告。我们可以想象，这对于快速变化的企业环境意味着什么？！

幸好之前我对微软Office各个组件有所了解，特别是对当时大多数人还不太了解的Access软件也比较熟悉，再加上我对整个商务计划部门业务流程的熟知，直觉告诉我：Excel和Access在改善商务计划部门工作效率方面一定大有所为！事实证明，的确如此！

我用Excel和Access开发了一套产能分析工具，应用后，部门工作效率得到了极大提高：数据分析和处理的工作从五个人花费一天的时间减少到了一个人只需花两个小时的时间，并且大大减少了人工分析可能引入的错误！

切实感受到Excel和Access在商务数据分析和报告自动化方面的巨大威力后，我开始有意识地对微软Office软件在改善工作效率方面的应用潜力进行了深入探索，重点关注于：如何以一个普通微软Office软件用户，利用Office 各个组件，充分挖掘Office软件的内置功能，提高个人和部门工作效率，进而提高整个组织的生产力！这也是我写作本书的主要目的。

为什么要写本书

我知道，高效率地学习并真正掌握Excel软件是一件具有挑战性的事情。如何让每个人在较短的时间里、在相对放松的心情下掌握Excel的精髓，并能举一反三，这确实是一个问题。

很多年前，当我意识到Excel软件对个人和组织生产力有巨大的促进作用时，书店里还没有多少关于Excel的图书。而如今，Excel图书在书店里已经摆满了整整两个书架，种类有上百种之多！Excel图书种类多了，但并没有给我带来多少惊喜：大多数这类图书，不是枯燥的Excel教程类的图书，就是简单汇集一个个Excel孤立技巧之类的图书，还有一些是所谓的介绍Excel行业应用类的书籍，鲜见有总结Excel管理应用基本规律和感悟类的书籍。

虽然市场上的Excel图书没有给我带来多少惊喜，但却让我从另一个角度发现了惊喜，那就是：使我有动力写一本能够满足读者在这方面需求的书。

本书的定位是：以介绍Excel基本规律、管理应用和建模技术基础为主；适当介绍Access与Excel整合应用技术，借以拓展Excel 的能力，能Excel之所不能，旨在提高个人及部门的Office相关活动的生产力水平，争取让每个人都能成为办公室英雄！

本书讲解Excel中最精髓的部分，通过对Excel的十余个方面内容的深入讲解，试图让大家掌握Excel的一般规律，从而避免大多数Office软件类书籍所犯的“仅仅是操作步骤的罗列和孤立技巧的堆砌”的错误，以及即使看完厚厚一本书仍然不能系统地掌握软件精髓的尴尬！

基于多年的Excel和Access管理应用实战经验和培训经验，我尝试着从不同角度去理解这两个软件，试图发掘出一些尚未有人总结出来的应用技巧，以便帮助大家能够在最短的时间内掌握这两个软件的精髓，让大家切身感受到：Excel和Access功能已经足够强大，仅仅依靠它们的内置功能，无须借助VBA编程，就可以设计出功能足够强大的工作效率改善工具。

之所以要在本书中介绍一些Access知识，是因为对于复杂的数据处理，只掌握Excel 是远远不够的，Excel用户经常遇到Excel本身难以解决的问题，比如Excel不善于处理多个工作表之间的关联问题；处理数十万行以上的数据时，Excel的处理速度可能会变得异常缓慢等，诸如此类在Excel中解决起来很困难的问题，正是Office组件中的另一个成员Access所擅长的！

如果说Excel擅长数据分析，那么就可以说Access擅长数据处理。对于经常使用Excel进行数据分析和处理的人员来说，如果你除了Excel，还同时掌握了一些Access的知识，那么相信你的数据分析和处理能力一定会如虎添翼，工作效率一定会突飞猛进！

但有很多人觉得Access作为一种小型的桌面数据库管理软件，学习起来一定很难。如果你感觉Access学习起来很难，那么很可能是因为你走错了方向，花了很多时间学习了与Access核心功能不太相关的内容，分散了你的宝贵精力。在本书中，我们将通过一种全新的方法，循序渐进地带你进入Access的美妙世界，学习Access中那些和Excel用户紧密相关的知识，用Access拓展Excel的能力，让你成为数据的真正主人！

本书以一个普通Office用户的角度来探讨Excel和Access的管理应用，重点关注Excel和Access内置功能的灵活应用和两者巧妙结合，让你不用编程也能设计出强大的工作效率改善工具，所以本书在以下方面有所舍弃。

1.本书会略有涉及但不深入讲解VBA

VBA是我们和Excel或Access等Office组件沟通的语言，Excel和Access能够理解并遵照执行我们用VBA语言吩咐给它们的事项，让工作自动执行以提高工作效率。但是对于绝大多数Office用户来说，学习VBA毕竟进入了一个全新的领域，学习周期相对比较长，涉及更多的时间和精力上的付出。现实中，很多人在并没有很好地掌握Excel内置功能的情况下就开始急于学习VBA编程，造成的结果是：由于不懂得有效地利用VBA调用Excel中已经存在的内置功能，编写的VBA程序效率低下，运行缓慢，甚至造成Excel崩溃！事实上，Excel和Access的内置功能已经足够强大，如果能够按照本书介绍的方法将二者巧妙结合，将能够完成我们工作中遇到的大多数任务，不用VBA也能够让Excel和Access在工作中发挥出强大的威力！

本书虽然不深入讲解VBA，但是本书中涉及的知识和操作技巧有助于你深入地了解Excel和Access强大的内置功能，以及每项任务在Excel和Access中对应的最快捷的处理方式，有助于你在将来学习VBA时写出简洁、高效的VBA代码！

2.本书不讲解Excel的基础知识

市场上关于Excel的基础教程太多了，所以，如果你不知道如何在Excel里面使用公式、不知道“=A1*B1”的含义，那么这本书或许不适合你。建议你买一本Excel入门的书籍先学习一下，然后再继续学习本书。

3.本书不讲解Access中与数据分析和处理不太相关的内容

对于Access，本书重点放在Access核心功能：Access查询的设计方法和Access宏的编制。本书不讨论Access窗体、报表等设计，而是重点关注在Access中与数据处理相关的核心内容，并以Excel用户的角度轻松进入Access世界。借助Access，使Excel功力大增，让Excel飞！

致谢

一本书从点滴想法到最终与读者见面绝对不是一个人的努力，在这个过程中一定凝结着许多人的汗水，本书更是如此。在这里，我要向所有参与本书编写及加工工作的朋友表示最衷心的谢意！

首先感谢促成本书成稿的张慧敏女士，是她在茫茫人海中找到了我，并鼓励我把自己多年的Excel和Access实战经验总结出来，分享给大家。

感谢本书的责任编辑王静女士，她在本书的编辑过程中提出了许多有价值的修改建议，让我在本书的逐步完善过程中，学到了很多相关知识。

感谢本书的美编李玲女士，是她富有人情味的封面设计让看似平淡的Excel、Access技术显得那么亲切友好。

感谢在我的工作和培训活动中，提出过各种具有挑战性、紧密结合实战、极具价值的Excel和Access问题的朋友，是你们促使我不断进步，并且还将激励我在这条道路上继续前行。

感谢我的同事何明女士，她从技术角度帮我审阅了本书的第二部分。

感谢一直默默为我提供支持的妻子，如果没有她的支持，我绝不可能如此专注和投入到写书的工作中。

还要感谢我的六岁可爱的儿子，他觉得写书是一件很伟大的事情，并且先于我完成了一本长达22页的“著作”！

书中所涉及的范例参考文件请从：www.broadview.com.cn/25987的“附加资源区”下载查看。作者第一部分决战Excel第1章Excel，不可承受之重

现在企业对数据化决策越来越重视，很多外企老板喜欢说“Show me data”。

组织中的很多决策都是根据Excel分析报告做出的，一旦做决策所依赖的Excel报告出现错误，则很有可能给组织造成巨大的财务及公众形象上的损失！

这并非是危言耸听，也许你曾经听说过这方面的案例，或者你身边就有活生生的案例，甚至自己本人就经历过这样的事情：由于对Excel功能的一知半解，造成企业商业机密的泄露；由于Excel报告中的数据错误，给企业造成决策上的误导。

在国内，也许是因为“家丑不可外扬”，有关Excel数据分析错误给组织造成财务和社会形象上损失的案例很少见诸于媒体，但是，虽然没有媒体的正式披露，但这种损失却实实在在地存在着。

在国外，关于Excel错误使用造成组织财务和公众形象损失的案例相对多一些，http：//www.eusprig.org/horror-stories.html这个英文网站记录了很多相关案例，读者有时间的话可以了解一下，引以为戒！

大家可千万不要小看Excel应用上的错误，对于老板来说，让一个对Excel不太熟练的下属去准备一个重要的分析报告，就如同让他制造一个质量不过关的“定时炸弹”，说不定这个“炸弹”会在你毫无防备时轰然爆炸，炸得你措手不及！因此，让有丰富的Excel实战经验的人对你的下属做一次彻底的Excel应用技术培训，绝对不是可有可无的投资！

我曾经收到过人事部员工发过来的员工信息统计报告（见图1-1），当我不经意地用鼠标右键单击某个Excel工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“取消隐藏”命令时，竟然发现了全厂员工的工资信息！这本来是应该是保密的！图1-1

记得有一位在外企工作的朋友跟我讲过一件他亲身经历的事情，企业在做下一年度的设备投资预算时，由于Excel数据分析的错误，预算结果比正确的数值扩大了约1倍，幸亏被老板及时质疑并更正，避免了可能出现来年的大量设备闲置。他说：“如果错误没有及时被发现，按照错误的数据购买机器设备的话，恐怕自己早该引咎辞职了。”我开玩笑地安慰他说：“你即使辞职了，也算英勇就义吧，那可是多招商引资了几百万美金啊。”

笑话归笑话，我们谁也不愿意在自己身上发生这些不幸的经历，下面把我所经历的、见过的、听说过的有关Excel方面的错误操作给大家讲一讲，希望大家引以为戒！1.1 可怕的排序

下面是我曾亲眼见过一个文员用Excel进行的可怕的排序操作！

在类似如图1-2所示的表格中，我们需要按照年龄对表格排序（为了说明问题，避免不相关数据的干扰，表格中的数据是经过专门设计的虚拟数据）。

下面是该文员的操作过程。

首先选中B列（见图1-2），这看起来很符合逻辑，不是按年龄进行排序吗？然后选择“开始→编辑→排序和筛选→升序”命令，此时弹出一个如图1-2所示的“排序提醒”对话框，该对话框有两个选项：（1）扩展选定区域；（2）以当前选定区域排序。

注意：就在下一步，她犯下了致命的错误！因为她不知道什么叫“扩展选定区域”，犹豫了片刻，她感觉“以当前选定区域排序”这个选项似乎更合理一些，于是选中它，单击“排序”按钮以后，得到如图1-3所示的结果，显然该结果是错误的，老张怎么才20岁？原来Excel只对表格中的“年龄”一列做了排序，而表格中的其他列纹丝未动（见图1-3）！图1-2图1-3

由于这是经过专门设计的数据，大家很容易发现排序结果中的错误。在真实环境中，如果对大量的数据进行排序操作则很难发现结果中的错误。设想，如果把这种错误的分析结果给老板去做决策，结果一定不堪设想！

而此案例正确的排序方法是，选中表格中“年龄”列的任意一个单元格，然后选择“开始→编辑→排序和筛选→升序”命令，此时Excel会自动识别选定单元格所在的整个表格（即“活动单元格”所在的整个有数据的区域），并以活动单元格所在的列，按照升序对“整个表格”进行排序。1.2 删除部分单元格

我曾经见过这样的Excel删除操作（见图1-4），某个Excel用户打算删除“苹果”这行数据。他首先选中“苹果”两个字所在的单元格（不是选中整行或整列），然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，因为不是选中整行或整列，Excel会认为我们只打算删除部分单元格，因此会弹出“删除”对话框。该对话框有四个选项：（1）右侧单元格左移；（2）下方单元格上移；（3）整行；（4）整列。

此时如果没有认真地思考对话框中各个选项的含义，接受了默认的选项，就有可能给我们的数据分析造成灾难性的后果（见图1-5）！香蕉怎么会是红色的呢？如果在充满数据的工作表中做了如此危险的操作，你将很难发现这个危险的错误！图1-4图1-5

为了预防此种情况的发生，我们对数据进行整理后，如果需要删除数据表中的部分数据，为了避免数据结构变得混乱，则一定要选中整行或整列后再删除数据，除非有明确的理由不需要这样做。

快捷键Ctrl+-（Ctrl+减号）：可以快速调出Excel的“删除”对话框。Ctrl++（Ctrl+加号）：可以快速调出Excel的“插入”对话框。注意，因为加号需要在键盘上同时按着Shift键才能输入，因此快速调出Excel的“插入”对话框的快捷键也可以说成是Ctrl+Shift+加号。1.3 重复打开文件

对于忙碌的数据分析人员来说，在一台计算机上同时打开多个Excel文件相互参考是常见的事情，但是偶尔的操作不当也可能会给我们造成不小的时间和精力上的损失。

下面就是一种常见的情况，假如你正在准备制作一份关于工资的Excel报告，这时你的老板打来电话，让你查阅一下某个产品的信息，于是你又打开了产品物料清单的Excel文件，回复完老板的询问后，你觉得有必要去一趟洗手间。注意：此时你已经同时打开了两个Excel文件，物料清单的Excel文件处在当前的Excel活动窗口中。

当你重新回到办公桌，打算接着整理工资报告，但此时你可能已经忘记了那个关于工资报告的Excel文件已经处在打开状态的这个事实，由于当前Excel窗口中显示的是产品物料清单的文件，你习惯性地单击Excel界面上的“打开文件”对话框，选择工资的Excel文件，然后单击“打开”按钮，一个悲剧正在发生：

因为你的工资文件已经处于打开状态，只是没有处在Excel当前的活动窗口中，当你再次试图打开时会出现如图1-6所示的对话框。图1-6

该对话框中已经很清晰地告诉了我们现在的危险处境，并告诉我们对应的处理方法，但很多时候，我们本能地单击“是”按钮，特别是当使用的是外文版本的Excel时。于是，再次打开的同名文件替代了当前正在工作的文件，花几十分钟做的工作也就“Gone with Wind”了！

如何避免发生类似的悲剧呢？我们应该养成认真阅读Excel提示框的习惯，Excel提示框里面往往包含有重要的信息，不认真阅读提示框中的信息，潇洒地单击“是”或者“确认”按钮，可能会给我们造成时间和精力上的损失！1.4 函数的误用

函数是Excel核心的内容之一，因此，这里必须说得详细一点。Excel中有几百个函数，虽然有可能，但却没必要掌握所有函数的用法。

我个人认为，学习Excel函数的顺序依次如下。

1.基本的计算和统计函数

这些函数是一般的Excel用户都应该学习掌握的，像SUM，AVERAGE，MAX，MIN，ROUND，COUNTA等函数。请不要说自己数学学得不好，学不会这些函数，其实这些函数所涉及的概念大多不超过小学水平。事实上，学习Excel不必对数字敏感，也不必数学要学好，Excel就是为那些对数字不敏感和数学学得不好的人设计的工具！

2.与自己工作密切相关的函数

由于每个人所从事的行业不同，经常用到的函数种类也各异。财务人员应该重点掌握一些基本的Excel财务函数，工程技术人员应该重点掌握一些基本的工程函数，统计人员应该重点掌握一些基本的统计函数。这些函数由于与自己所从事的行业相关，而且经常用到，因此学习起来也不会有多大困难。

3.逻辑函数

这些函数是能够让Excel具有判断力，变得“聪明”的函数。比如知名的IF函数，还有AND，OR，NOT，IFERROR等函数，这些函数是Excel建立管理模型时经常用到的函数。其中，IFERROR函数是Excel2007以上版本新增的函数。

4.字符串处理函数

在日常工作中，我们天天要和数据打交道，在Excel的世界里，数据可以简单地分为文本和数字。文本数据是指那些不能参与数学运算的数据，比如字符串；数字数据是指那些能够参与数学运算的数据，包括日期和时间。对于文本数据，我们经常需要对其进行各种操作，这时就需要用到Excel字符串函数。比如用来查看字符串里是否包含有某个特定字符的FIND或SEARCH函数，在字符串左边或者右边取N个字符的LEFT或者RIGHT函数，从字符串中间开始取得N个字符的MID函数等。

5.查找和引用函数

查找和引用函数能够节省我们大量的数据处理的时间，如果用在Excel建模中，则能让Excel模型变得异常灵活和强大。比如大名鼎鼎的VLOOKUP函数和几个其他常用的函数，如INDEX，MATCH，OFFSET，INDIRECT等函数就属于查找和引用函数。

Excel中有大约有500多个函数，Excel中的函数数量虽然有很多，但并不凌乱，我们完全不必在Excel函数学习上有压力。Excel已经把这些函数分门别类地组织好，并且我们能够相当容易地找到感兴趣的函数的帮助和应用案例。

Excel是如何组织这些数量众多的函数的呢？在Excel界面中，单击公式栏前面的“fx”按钮，如图1-7所示，弹出“插入函数”对话框。

在如图1-8所示的“插入函数”对话框中，打开“或选择类别”右侧列表框的下拉列表，会看到Excel中的所有函数被分成了几大类，选择不同的函数类别，可以在下面的“选择函数”列表中看到所选类别下的所有函数。Excel中的“插入函数”对话框是让我们从整体上熟悉Excel函数的一个很好的工具。图1-7图1-8

我们可以在“插入函数”对话框中按关键字或者按类别查找所需函数，查找的结果会显示在“插入函数”对话框下方的函数列表中。在函数列表中选中感兴趣的函数，然后单击该对话框左下角的“有关该函数的帮助”超链接获取相关的帮助信息。

图书市场上有很多关于Excel函数手册之类的书籍，其实，Excel中的“插入函数”对话框自带的帮助就是一本能够随时得到并且使用起来极为方便的Excel函数大全，如图1-9所示，这里有函数的使用方法和相关案例演示。充分利用Excel函数的帮助，能够给我们省下很多购买相关书籍的钱。图1-9

在众多的Excel函数中，查找和引用函数是一组比较重要的函数，但由于这类函数的参数稍多，有时会出现函数误用的情况。

下面以Excel中最著名的查找和引用函数VLOOKUP为例，进行详细说明。

VLOOKUP函数可以把另一个数据表中的某列数据提取到当前数据表中，相当于查字典的功能。

至于VLOOKUP函数用法的官方解释就不在这里赘述了，读者可以使用前面提到的Excel函数的帮助功能。现在我们用另一种方法解释一下VLOOKUP函数。

VLOOKUP函数功能通俗地说就是“查字典”，比如我们要查一个汉字，需要大致以下几个步骤。（1）要查找的汉字是什么？（2）用的字典是什么？是现代汉语字典，古汉语字典，还是汉英词典？（3）要选取的内容是字典里该汉字条目的第几项解释？（4）如果查找的汉字在该字典里没有，能使用读音相近的汉字的解释吗？

VLOOKUP函数的使用方法与上面描述的查字典的过程非常类似，VLOOKUP函数的使用方法为：

=VLOOKUP（要查的字，所用的字典，查找的内容是字典的第几条解释，精确查找还是近似查找）

如图1-10所示，要查找汉字“狗”的第一条解释，在B9单元格中输入的公式为：=VLOOKUP（$B$8，$A$1：$C$4，2，0），在该公式中：（1）$B$8——要查找的汉字在单元格$B$8中。（2）$A$1：$C$4——字典的位置在单元格区域$A$1：$C$4。（3）2——关于汉字“狗”的第一条解释在字典的第2列。（4）0——表示精确查找，若字典中不存在该汉字就显示＃N/A（＃N/A表示没有查找到）。

下面我们查找一个字典里没有的字“牛”，查找的结果是“＃N/A”，如图1-11所示，因为VLOOKUP函数第四个参数规定了必须精确查找，而字典里根本不存在“牛”这个字，“＃N/A”的意思就是没找到的意思（Not Available！）。图1-10图1-11

如果省略VLOOKUP函数最后一个参数，那么即使字典里不存在“牛”这个汉字，它也会从字典里找一个和“牛”相近的汉字，并把这个与“牛”相近的汉字的解释查找出来（见图1-12）！查询结果很可笑，牛怎么会是一种“会生蛋的动物呢”？试想，如果类似的情况出现在严肃的Excel报告里面，造成管理决策错误，结果会多么可怕！

在VLOOKUP函数中，第四个参数不要轻易省略！如果我们省略了函数的第四个参数，Excel会默认为VLOOKUP函数的第四个参数取值为1，而这个默认值有时会给我们造成一些麻烦。

如图1-13所示，这里用VLOOKUP函数到另外一个表格中查找员工的年龄数据，此时我们省略了VLOOKUP函数的最后一个参数，Excel会默认该函数的最后一个参数取值为1，相当于“近似查找”，因此得到了不正确的结果！图1-12图1-13

如果VLOOKUP函数在需要“精确查找”（第四个参数为0）的场合错误地使用了“近似查找”（第四个参数为1），就可能制造出“牛会生蛋”的笑话。

使用VLOOKUP函数进行精确查找时（我们碰到的大部分VLOOKUP函数的应用都属于精确查找），一定不要省略最后一个参数0，否则Excel会默认按VLOOKUP函数最后一个参数为1处理，这在多数情况下会产生错误的结果。

那么什么时候需要VLOOKUP函数最后一个参数为1或者省略最后一个参数呢？我们将会在本书的后续章节里继续介绍VLOOKUP函数。

最后需要强调一下，VLOOKUP函数的第一个参数（具体的“汉字”）只能与第二个参数（作为“字典”的参数）的第一列数据匹配。这也很符合逻辑：如我们查字典时，要查找的汉字不也是在字典所有条目中的第一个位置吗？1.5 开启手动计算

在默认情况下，工作表中任何一个单元格内容发生变化，Excel工作簿文件里所有与该单元格相关的公式都会重新计算一遍，同时相关的图表也会自动更新。Excel这样做的好处是，当改变Excel的表格或模型的任何一个参数时，便可以立即基于新的参数重新计算，从而得出最新的结果。

但是，如果表格中包含大量的公式，计算机硬件又不“给力”，那么这个Excel默认的重新计算的特性会耗费很多时间。其实，在大多数情况下，在表格或模型的设计调试阶段，我们并不需要每改变一个参数，都要查看一下计算结果。幸运的是，我们能够将Excel的重新计算功能设置为手动，让Excel只有在需要时才重新计算，设置Excel手动计算的过程为“公式→计算→计算选项→手动”。

当把Excel设置成手动计算后，我们完成表格或模型的设计，需要查看计算结果时，可以按一下F9键强迫Excel对工作簿中的所有公式重新计算。

关于Excel计算选项的设置，要特别注意：当我们把Excel计算选项设置成了“手动”，但在完成了复杂的Excel表格或模型的设计并调整参数后，忘记了重新设置回到“自动”计算，或者忘记按F9键强迫Excel进行重新计算，进而把“没有按照新的参数重新计算”的数据发给老板，就可能会引起麻烦！

所以，我们在设置成手动计算，完成对模型或报告的调整后，一定不要忘记重新恢复Excel的计算选项为“自动”！

曾经有人搞恶作剧，把一位同事的Excel计算选项设置成了“手动”，结果这位倒霉的同事整整研究了一个上午：“我的Excel这是怎么了？”1.6 Excel与商业秘密

我以前出门的时候不是忘了带手机就是忘了带钱包，后来不知从哪里得到这样一句口诀：“手机、钱包、钥匙、我”，其中的“我”是指身份证。以后每次出门前都默念一遍，就真的再也没忘带过这些东西！

制作Excel报告也是一样，当我们完成了看起来很完美的Excel报告，并准备把它发送给老板或者客户时，应该仔细想一想，还有什么事情没有考虑到吗？

发布Excel报告之前有很多需要考虑的事项，其中最重要的一个就是：不当处理的Excel报告可能会泄露我们的商业秘密！

我们在制作Excel报告时，往往需要很多中间数据，还有可能会隐藏一些工作表、一些行或一些列，如果这些隐藏了的工作表或者隐藏了的行或列中包含不希望透露给用户的信息，并且在发送报告给用户之前有没有彻底删除，那么就可能闯下大祸！1.6.1 Excel之掩耳盗铃

有些Excel用户掌握了一些Excel基本操作技术后，也许会有如下的错误观念或者错误的做法。（1）认为只要隐藏了工作表或者工作表中的行或列，用户就不会发现。——错！你会隐藏，别人当然有可能“取消隐藏”。（2）把Excel单元格中的字符颜色设置成白色就能隐藏单元格中的数据。——当然不是，当你用鼠标选择单元格区域时，白色字符会显露无遗！（3）认为给工作表加了保护，别人就看不见工作表中隐藏的内容了，或者，如果给Excel工作簿加了保护，则别人就再也打不开你的Excel文件了。——错！网上破解Excel工作簿和工作表密码的软件有很多，破解Excel密码已经不是什么困难的事情了。（4）把Excel图表作为对象复制到PPT，Word等文件里，应该不会有什么问题吧？——有问题，请看下面的说明。

有时我们会在Excel报告中看见Excel或者Office其他文档的小图标（见图1-14），觉得很新奇，殊不知，使用这种方法其实是在Excel中嵌入了一个完整的Excel或者Office其他文件，当你把这种报告发给他人时，Excel报告中嵌入的文件也完整无缺地发送给了他人！

在Excel工作表中插入其他文件的操作介绍如下。

选择“插入→文本→对象”命令，打开“对象”对话框，在“对象”对话框中选择“由文件创建”选项卡，单击“浏览”按钮，在弹出的对话框中选择要插入的文件，然后勾选“浏览”按钮下方的“显示为图标”复选框。

这时，在“对象”对话框的左下方的“结果”文本框中清晰地说明了“将文件插入文档中，并以图标表示。”所以这种方法实际上是在当前文档中嵌入了一个文件，这个嵌入的文件会跟随着主文档的复制发送而移动，如图1-15所示。图1-14图1-151.6.2 防止Excel泄密

如果报告的用户对文件格式没有什么特别要求，防止Excel文件泄密有一个简便的方法：把Excel文件保存成PDF格式。在Excel 2010中，选择“文件→另存为”命令，在“另存为”对话框中选择文件保存类型为PDF即可。这样，Excel中隐藏的数据转成PDF格式后就会彻底消失。

但现实情况是，使用Excel报告的用户为了方便地利用我们提供的数据进行后继分析，往往对报告的文件格式提出了明确的要求——必须是Excel格式的！这时该怎么办呢？不用担心，Excel中的“文档检查器”能够帮助我们。

1.Excel文档检查器

在Excel 2003版本之前，查找和删除Excel文件中隐藏的内容非常麻烦，幸运的是：在Excel 2007以后的版本中提供了一个称作“文档检查器”的工具，它可以一次性地解决这些问题。

以Excel 2010为例，选择“文件→信息→检查问题”命令，在下拉菜单中选择“检查文档”命令，如图1-16所示。如果你的文件尚未保存，Excel提示首先保存文件，保存文件完毕后弹出“文档检查器”对话框。图1-16

在“文档检查器”对话框中列出了Excel能够检查的一些内容，其中包括它能够检查出的Excel文件中“隐藏的行和列”、“隐藏的工作表”、“不可见内容”等通常人工不容易检查出来的一些事项。单击对话框下方的“检查”按钮，片刻即可得到检查的结果，如图1-17所示。图1-17

此时我们需要认真地检查每个项目，如果哪个项目前面有惊叹号，表明要引起我们注意。在这个Excel示例文件中，包含文档属性和个人信息，如果我们不希望发布的文件里包含文档属性和个人信息，可以单击“文档检查器”对话框中“文档属性和个人信息”右侧的“全部删除”按钮。同样，由于在这个Excel示例文件中包含有隐藏的行和列，Excel文档检查器成功地发现了这个问题，我们可以单击其右侧的“全部删除”按钮删除这些隐藏的行和列以避免泄露商业秘密，如图1-18所示。图1-18

2.还有更好的方法吗

也许很多人想过这个问题：有没有一种办法，只有我指定的人才能浏览我制作的Excel报告，其他人根本无法打开我的Excel文件？

其实在Excel 2003中就已经能够实现这样的功能，即信息权限管理（IRM）技术。信息权限管理（IRM）允许我们以Excel工作簿创建者的身份指定允许读取、编辑、打印或复制文档内容的用户或用户组。根据报告权限的设置，非授权用户即使复制Excel报告也无法打开或者阅读其中的内容。

由于信息权限管理（IRM）技术使用起来比较复杂，对于一般Excel用户来说不太容易理解和掌握，感兴趣的朋友可以到搜索引擎里搜索“Excel IRM”得到相关的资料。1.7 备份！备份！

辛辛苦苦几个小时的工作，最后没能及时保存一定很让人沮丧，但这种悲剧每天都在发生！令人哭笑不得的是，根据许多用户的反馈，很多Excel用户的悲剧竟然是由于“一脚踢掉台式计算机的电源”，造成几个小时的工作付之东流！

造成工作付之东流的原因还有以下几个。（1）Excel程序突然崩溃。（2）因Excel程序假死而强行退出Excel程序。（3）突然断电（台式计算机）。（4）笔记本电脑电池电源耗尽。（5）在“确认”保存时，习惯性地单击了提示对话框中间的“不保存”按钮（见图1-19）！如果用的是英文版Excel，中间那个按钮上的文字是“No”。

不管发生什么意外情况，自己辛苦的劳动白白地丢失了总是一件让人恼火的事情，如果时间充裕，你也许还可以从容地从头再来，但是，如果老板等着你的报告去开重要的会议，还有比这更惨的事儿吗？

有一个很笨的方法能够解决所有这些问题：那就是备份！不过，一边工作一边想着5分钟保存一次文件，而且能日复一日地做下来，可不是一件容易的事儿。不过不用担心，Excel早就想到了这点，为我们提供了“自动保存”功能。

在Excel 2010中选择“文件→选项”命令，在弹出的“Excel选项”对话框中，单击“保存”选项，在右侧的“保存自动恢复信息时间间隔”中，你可以根据需要设置自动恢复信息的时间，如图1-20所示。这样即使你的台式计算机突然断电，也不会造成太大的损失。图1-19图1-20

在Excel 2010中，Excel中的自动恢复选项得到了进一步优化，能够最大化地减少你的损失。如果由于操作失误或者计算机发生故障，造成Excel文件未及时保存，则Excel 2010会分两种情况来恢复你的Excel文件。（1）Excel文件是新建的文件，从未保存过

在下一次打开Excel 2010程序的时候，选择“文件→信息”命令，在“最近所用文件”的“最近的位置”下面有一个“恢复未保存的工作簿”按钮，如图1-21所示。图1-21

单击此按钮，打开“Unsaved Files”文件夹，在其中选择打开未保存的文件。

打开未保存的文件后，在Excel 2010公式栏上方会出现一个黄色的提示栏：“已恢复未保存的文件，此已恢复文件临时存储在您的计算机中。”单击其右侧的“另存为”按钮，把已经恢复的文件保存到合适的地方。（2）Excel文件已经保存过

再次打开Excel 2010程序时，选择“文件→信息”命令，在右侧的“管理版本”处有一行提示，说明你在某个时间没有保存就关闭了Excel文件。单击该文字，就会打开在这个时间编辑的Excel文件，如图1-22所示。

在恢复的文件的公式栏上方有一行提示文字，单击“还原”按钮，根据需要接受用未保存的版本的文件覆盖前一次保存的Excel文件，尽可能地挽回你的工作损失，如图1-23所示。图1-22图1-23

虽然Excel 2010为我们提供了未保存文件的恢复功能，但还是要注意：（1）一定要随时备份文件，特别是对文件做了重大修改的时候，“另存为”功能的快捷键是F12。（2）一定要随时保存文件！保存文件功能的快捷键是Ctrl+S。1.8 Excel，职场护身符

世界经济周期起伏，企业周期性裁员几乎成了惯例，要想在职场中立于不败之地，必须要有一技之长。Excel是除专业技能之外的另一项重要的技能。那些能够熟练使用Excel软件提高工作效率，为企业创造价值的员工一定会脱颖而出，从而得到老板的赏识。很难想象一个老板认为20分钟就能完成的报告，却花了两个小时完成而且错误百出的员工能够得到他的重视。

如果你能够熟练地使用Excel，并且能够巧妙地结合自己的专业知识，制作出提高部门工作效率的模型，成为办公室“英雄”，那一定能够让老板对你刮目相看，除非是企业倒闭，否则老板怎么舍得把你列入裁员的名单中呢？

如果你能成为公司里的Excel专家，还有一个好处，一定会有很多人向你求助有关Excel方面的问题，在这个过程中你会有更多机会结识不同部门的员工，一旦某项工作需要跨部门协作的时候，你就会左右逢源，做事情的阻力会小得多。

另外，Excel知识具有通用性，无论我们在哪一家企业就职，相信Excel技能都是必不可少的。即使某一天，Excel被功能更加强大的软件所取代，我们在Excel中所学到的数据分析理念和数据分析方法，照样能够有助于我们更快地入手新的软件，从而在职场上抢先一步！因此，Excel技能不但能够保值，而且能够增值，何乐而不学呢？此外，在你求职的时候，如果在简历上说明“具有Excel管理建模的经验”，那么一定会让你的简历增色不少！1.9 快速学习Excel1.9.1 与高手共舞

向Excel专家学习是快速提高Excel应用能力的手段之一！这里所谓的Excel专家，并不一定是那些需要仰视才能看见的Excel绝顶高手，也可以是那些对Excel应用比较熟练，并从中悟出了一些操作和应用规律的熟练用户，他们能帮助我们较快地掌握Excel的一些基本规律，帮助我们少走弯路。

在学习Excel的过程中，我们似乎都经历过这样一个阶段：热衷于收集一些所谓的Excel秘诀，最后却发现，收集的秘诀不少，但记住的不多，其中的原因就是这些所谓的秘诀太零散，缺乏系统的总结归纳，只靠秘诀学习Excel反而会觉得Excel知识点太多，不容易掌握，不利于培养Excel的学习兴趣。

实际上Excel没有想象中的那么难以掌握，只要我们掌握了Excel的几个核心概念和几个基本的规律，就可以融会贯通，恍然大悟：原来Excel学习起来这么简单！所谓的Excel高手也不过如此！

对于入门级的学员来说，要想快速学习Excel，至少需要两本书。第一本书是全面介绍Excel的基础教材，这本书不要太厚，我们只是用它全面了解一下Excel的基本功能；第二本书是有一些深度的Excel管理应用类的教材，用来全面了解Excel的能力。

学习Excel时，要舍得花一些时间熟悉Excel的菜单结构，并了然于心。然后再找一本赏心悦目的教材开始阅读。这时，由于你已经对Excel的菜单结构比较熟悉了，不需要在阅读过程中频繁地中止阅读去操作软件（除非你觉得非常必要），这样学习的效率会高一些。

Office软件的各种组件（Excel，Access，Word，PowerPoint等）在操作界面上的很多方面上是一致的，比如，在Excel 2007以后，Office中的各种组件对图形和图片处理方法基本一致，因此你了解了Word或PowerPoint对图形和图片的处理方式，难么你对在Excel中处理图形和图片的方式也就基本了解了；同理，学会了Excel中图形和图片的处理方式，也可以用到Word或PowerPoint中，所以把时间投资在Excel学习中是非常值得的！

关于Excel的学习：在某种意义上，知道Excel能做什么，比知道具体怎么做更重要。如果我们全面地了解了Excel的能力，当我们在遇到问题时，可以迅速判断该问题能否应用Excel解决，以及可以应用Excel哪些功能得以解决！至于如何使用Excel解决，那只是操作层面上的事情，很容易借助互联网搜索和求助于周围同事找到答案，而不会因为不知道最佳方案的存在，只好用最笨的方法低效率地解决问题。1.9.2 一键求生

在了解了Excel的基本功能和潜在的能力后，在Excel实践中难免会遇到各种各样的问题，我们不可能通过读几本书而了解Excel的每一个细节，在实践中学习才是最好的学习方式。遇到问题时，只要我们善用Excel的帮助文档，绝大多数问题都会迎刃而解！（1）F1键：我们身边的小秘书

F1键是Excel中一个著名的快捷键（其他Office组件中也一样），当你的鼠标光标悬停在某个功能按钮上时，会出现一个提示框，提示框中有关于该功能按钮的简单帮助提示。此时按下F1键，会得到详细的相关帮助，如图1-23所示。

如图1-24所示是当鼠标光标悬停于“插入→表格→表格”按钮之上时按下F1键弹出的有关Excel表格的帮助画面。图1-23图1-24

Excel自身带有详细的帮助文档，如果把这些帮助文档的内容全部打印下来，将是一本厚厚的Excel软件使用说明书。如果你已经是Excel入门级用户，事实上就不用再买任何关于Excel基本操作方面的书籍了，这为我们节省了不少银子。（2）随时调用函数的帮助

Excel有500多个函数，这些函数涵盖多个学科领域。可以说，如果你透彻地掌握了Excel中所有的统计函数，那么你就会成为一个统计专家；如果你掌握了Excel中所有的财务函数，那么你就会成为一个财务专家；如果你掌握了Excel中所有的数学函数，那么你就会成为一个数学家；如果你掌握了Excel中所有的工程函数，那么你就会成为一个工程专家……如果你真正掌握并理解了Excel中的所有函数，天啊，那么你一定是一个天才！

我们不要被如此之多的函数吓到，事实上，我们绝对不需要全部掌握这些函数。我们需要做的就是从整体上了解一下这些函数的类别，并重点掌握那些跟自己的工作联系密切的函数即可。对于其他函数，我们可以在需要的时候使用Excel中的各种“帮助”功能找到答案。

为了让我们比较轻松地使用Excel的各种函数，Excel已经把这些函数分门别类地组织好，我们新建一个空白的Excel文件，单击公式栏左边的插入函数按钮，会弹出一个“插入函数”对话框，如图1-25所示，这是我们熟悉Excel函数的一个很好的方法！

在函数列表中选择一个我们关心的函数，然后单击“插入函数”对话框左下角的“有关该函数的帮助”的超链接，就会打开Excel有关该函数的帮助，如图1-26所示。图1-25图1-261.9.3 网络生存

现在，没有人敢小看网络的力量了。很久以前，那时还很少有私家车，打出租车还属于奢侈消费，如果想查找资料，比如圆周率小数点后一百位的数值，你可能需要：（1）首先要找到借书证（3分钟）；（2）下楼找到自行车（10分钟）；（3）骑车到图书馆（40分钟）；（4）经过一套繁杂的借阅手续，查找到资料（30分钟，如果比较顺利）；（5）骑车回到办公室（40分钟）。

整个过程大约需要3+10+40+30+40=123分钟，如果打出租车或乘坐公交车，还需要加上额外的金钱支出。而现在，只要在计算机上轻点鼠标，资料就会呈现在你的面前！这只花了不到5分钟的时间！

在工作中遇到Excel问题时，应该首先想到使用搜索引擎看一看网上是否已经有了答案，在搜索引擎中输入能够准确描述问题的关键词，单击搜索按钮，在绝大多数情况下，你会发现，你并不孤独，和你有同样问题的往往不止你一个人，而且他们的问题已经得到了解决！你可以很轻松地得到问题的答案了。

如果很不幸，你没能搜索出Excel问题的答案，不要紧，可以去Excel论坛上求助，论坛上的朋友一般都很热心，只要问题描述得足够清楚，很快就会得到解决方案。无论是向同事请教，还是到网上搜索答案，有意识地学习一些基本的Excel术语对于有效地沟通还是很必要的，否则可能会闹出下面的笑话。

办公室里的小姑娘：“老师，您能教教我那个怎么用好吗？”“哪个？”“就是那个能拖来拖去的。”“拖把？”“不是！就是那个一会儿就能算出很多数的那个！”“计算器？”“不是！就是那个样子怪怪的，还能变形的。”“变形金刚？”“不是！”

其实她想说的是Excel数据透视表。

如果你提出的问题在搜索引擎和论坛上都没有找到答案，那么也不要沮丧，也许你问的问题太高深，太有水平，Excel中真的不存在现成的功能可以解决你的问题，甚至需要微软在Excel的下一个版本中改进呢！

微言微语

· I have a dream，那就是让Excel自动执行一项任务！每天早晨上班，打开计算机，双击一下Excel文件，然后喝两口咖啡，浏览一下全球最新新闻，5分钟以后，两个小时的Excel数据分析报告就自动完成了！我要做的只是“另存”一下即可，岂不快哉？不会编程的话有可能做到吗？完全有可能！

· 现代Office女性新标准：上得了厅堂，下得了厨房；搞得定Excel，Word也得强；PowerPoint还不错，Access也在行；Outlook最拿手，Project也能扛……第2章Excel你必须懂的

我总认为Excel的设计工程师们个个才华横溢，聪明绝顶，因此他们设计的产品应该有很严谨的设计逻辑，他们不会让用户那么痛苦地去学习Excel，应该通过一种方法，让用户快乐地学习Excel，在较短的时间里从入门级达到所谓的高手水平。

那么这个Excel的设计逻辑是什么呢？到现在似乎也没有人真正地总结出来，我经常思考，如何用最短的时间，把Excel最基本的规律传递给Excel用户，让Excel用户在掌握了这些基本规律后，能够举一反三，在较短的时间里把自己的Excel水平从初级晋升到所谓的高级，而不用“痛”下决心，花费大量时间去“啃”那些大部头的Excel图书？

经过多年的实践，我认为Excel学习完全不必如此枯燥，只要掌握了几条Excel软件的基本规律，我们每个人都可以很快地掌握Excel软件的操作和应用，并成为所谓的高手。

在这里，我试图总结出这些Excel学习的基本规律，让大家在了解这些基本规律后，能够在较短的时间内，使自己对Excel的理解和应用水平上升到一个新的高度，为大家的工作效率和个人生产力的提升做一点贡献。

在本章中，我们需要重点掌握的是：①尽管Excel单元格中的内容千变万化，但它本质上只存储两种内容——文本和数字；②日期和时间的本质也是数字；③单元格地址的引用方式和公式的自动复制原理；④如何识别选中区域中的活动单元格。2.1 智能感应菜单

你有没有遇到过这种情况：你需要用到的Excel功能，翻遍了所有Excel菜单也没找到？

在Excel 2003版本中，有时需要的Excel功能经常需要进入好几级子菜单才能找到，从Excel 2007版本以后，微软冒着可能不被用户认可的风险，对Excel的菜单结构进行了颠覆性的设计，采用了所谓的“功能区（Ribbon）”的概念，通过这种改变，使得Excel在有限的计算机屏幕空间下，让尽可能多的Excel功能控件出现在Excel界面上，避免了在Excel 2003中，必须点开好几级菜单以后才能找到所需的功能的麻烦。

目前流行的Excel 2010版本和Excel 2007版本相比，操作界面的变化并不大，因此对于已经习惯了Excel 2007操作界面的用户来说，在适应Excel 2010操作界面上应该不会有任何困难。

而对于刚刚从Excel 2003过渡到Excel 2007或者Excel 2010的用户来说，他们对Excel 2007的界面一时很难适应，需要花一些时间熟悉。不过一旦用户适应了Excel 2007的界面，就再也不愿回到那个古老的Excel 2003的时代了。

微软为了帮助用户从Excel 2003快速地过渡到Excel 2010，专门提供了一个Flash互动版的Excel 2003到Excel 2010命令参考指南，让用户以交互的方式快速熟悉Excel 2010的界面环境。可以以关键字“Microsoft Excel 2010 菜单到功能区的交互式指南”在互联网上搜索到该指南。

Excel界面从传统的菜单模式变成了功能区模式，在很多方面确实给用户带来了方便，但是还会有一些问题会对用户造成困扰。

假如你在Excel中制作了一个图表，然后又在图表旁边的单元格里输入了一些说明性的文字，当你回过头来打算继续对图表进行美化时，你可能会感到非常诧异，怎么找不到对图表进行美化的那些按钮了！

答案其实很简单：你得先选中图表，让Excel知道你要对什么东西（或者叫作“对象”）进行操作！例如，当你想对图表进行操作时，你必须首先选中图表！当鼠标选中图表时，你会发现，在Excel的功能区的最右边多出来了三个新增的功能区标签（图表工具标签），关于图表操作的大部分控件就包含在这些功能区标签中。这种根据所选择Excel对象不同而自动出现相应菜单的技术，就是所谓的Excel“智能感应”菜单。

试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]

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