作者：李道魁,贺予新,杨晓丽,李霞
出版社：西南财经大学出版社
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财经应用文写作试读：
第一章 应用写作知识概述
第一节 应用文与财经应用文概述
一、应用文的含义（一）应用文的概念
应用文是用于应对生活、工作需要的实用文体。
叶圣陶先生曾说过：“大学毕业生不一定能写小说、诗歌，但是一定要能写工作和生活中实用的文章，而且非写得通顺又扎实不可。”叶老所说的“实用的文章”就是应用写作类的文章，一般称“应用文”。应用文是机关团体、企事业单位以及人民群众在日常工作、生产和生活中办理公务以及个人事务时，交流信息、沟通情况、具有实用价值和惯用格式的一种书面交际工具。（二）应用文与文学作品的联系与区别
当今写作分成两大类，一类是应用写作，一类是文学写作。由此而产生的文章也分为两大类，一类是应用文，一类是文学作品。应用文与文学作品有着密切的联系，有共性，也有个性。共性是它们都是“文”，都是对客观事物的反映，都要谋篇布局，遣词造句，使用标点符号，讲究条理性、逻辑性，同样使用叙述、说明、议论等表达方式，要求有准确、鲜明、生动的文风。但两者也存在着较大的区别：1. 在基本的思维形式方面，文学写作属于形象思维的范畴，应用写作属于逻辑思维的范畴。2. 在反映社会生活方面，文学写作可以在生活真实基础上虚构，应用写作必须反映生活的本来面目。3. 在社会功用方面，文学写作强调艺术性，应用文是为解决实际问题而撰写的，强调实用性。4. 在表现形式方面，文学写作强调个性化和独创性，应用写作强调的是格式化和规约性。5. 在语言方面，文学写作追求的是艺术美，应用写作追求的是实用美。
二、财经应用文的含义
财经应用文写作是应用文写作的一个分支，它既具有一般应用文的共性，又有自身独有的特殊性。财经应用文是在经济活动中形成和发展起来的，是为现实经济生活服务的。它记载和反映了国家、企业、个人的经济信息，是经济活动中的重要凭证，是沟通经济信息、分析经济活动状况、提高经济效益的管理工具。它有狭义和广义之分。狭义的财经应用文专指各类只为财经工作所用的财经专业文书，是专门用于经济活动的经济应用文体的统称。广义的财经应用文则是人们在财经工作中所使用的各种反映经济活动的文书的统称，也包括一些在其他社会领域和部门广泛应用的文书。
三、财经应用文的特点（一）政策性
财经应用文产生于财经业务的需要，受财经业务活动的制约。国家机关、社会团体、企事业单位和其他经济组织等，都必须遵循有关的法律法规和规章制度来组织和实施其业务活动。而法律法规及规章制度都是国家权力机关根据党和国家的方针政策制定的，所以反映财经业务活动的应用文必然具有鲜明的政策性，有的财经应用文本身就是某一政策的体现。因此，财经应用文的写作必须以党和国家的方针政策为指导，严格遵守有关的法律法规，才能充分发挥其服务经济建设的巨大作用；否则，违反政策的财经应用文会给经济工作带来难以估量的损失。（二）专业性
专业性是财经应用文最突出的特点。从内容上看，财经应用文必须以经济活动为内容，所反映的是特定经济领域里的各种现象，每一种经济领域都对应一个专业领域；从表达形式上看，财经应用文中会大量使用图表和统计分析方法；从语言上看，财经应用文离不开专业术语，像资金、成本、利润、滞纳金、清产核资、增值税、双线运行等都是财经应用文的常用术语。（三）实用性
实用性是指财经应用文撰写的目的是为了解决经济领域实际工作中和理论工作中的具体问题。实用性是财经应用文的出发点和归宿，财经应用文是直接用来办实事的。例如，财经制度是财经工作的办事规程；商品广告是向人们介绍商品、报道服务内容、传递各种信息；经济活动分析报告是报送上级领导机关，使领导及时掌握情况，指导工作，作为制订计划和政策的科学依据，并对改善经营管理、挖掘内部潜力、不断提高劳动生产率和工作效率、争取最大经济效益具有很大作用。（四）严肃性
财经应用文实用性很强，无论是内容还是形式都必须高度准确，必须真实可靠，做到文实相符，才能作为经济活动的依据。这就要求应用文写作者的态度必须严肃。“一字千金”就在某种程度上反映了应用文写作者的严肃态度。应用文成文以后，不允许随便更改。譬如经济合同，一经订立，就对签订各方具有约束力。如果经济合同的某些条款与现行政策、法令有抵触，权利和义务规定得不够明确，引文、标点或签名有误，就会给今后的工作带来很大的麻烦，影响到发生纠纷时是非曲直的辨别，损害国家和当事人的利益。所以，写财经应用文必须严肃、审慎，认真对待，绝不能粗心大意、疏忽遗漏。
四、财经应用文的作用（一）财经应用文是做好经济工作，提高经济管理水平的重要手段和工具
在市场经济体制的建立和完善过程中，离不开财经应用文写作这个工具。从宏观经济控制方面讲，政府为了健全宏观调控经济体系，运用政策、法律和行政手段管理国民经济，要编制国民经济长期、中期和短期计划，要制订各种实施方案，要发布各种经济方针、政策和法规等。从微观经济方面看，每个企业要搞好管理，调动员工的工作积极性，提高经济管理水平和经济效益等，都需要以财经应用文为工具。（二）财经应用文是联络公务、交流经验、传播信息的桥梁和纽带
在一切经济活动中，任何一个经济部门和单位，要实现一定的经济目的，都要通过各种财经应用文体负载经济信息来实现。财经应用文可以通过时间和空间的限制，把各地区、各部门、各单位联系起来，共同完成各种经济工作。（三）财经应用文是解决经济纠纷的依据
随着市场经济体制改革的深入，经济纠纷也不断出现，如经济合同中的违法行为，企业之间的债务纠纷，经营合作中权利和义务的冲突等。这些问题的解决，需要依据法律和事实，这些事实就是经济往来中的各种经济文书。财经应用文记载了国家、地区、各单位的种种经济活动，为解决经济矛盾提供了凭证和依据。
第二节 应用写作的发展历史
一、应用写作的渊源
把人的思想用恰当的语言符号艺术地表达出来的就是文章，它是一种可以超越作者生命和被人们重复品读的思想产品。人类对这种思想产品的最初需求和对衣服的最初需求一样，是先遮羞御寒而后求美逐艳。所以，在人类文字史上是先有应用写作，而后才有文学创作。我国应用写作历史悠久，源远流长，可以说伴随着文字的创造过程，应用写作就已经开始了，应用文是与文字结伴而产生的。
我国最古老的文字是距今3500多年前殷商时期的甲骨文，也叫契文、龟甲文字、殷墟文字，所以应用文的起源最迟可以追溯到殷商社会晚期，我国有初步定型文字的最初年代也就有了应用文的使用。殷墟出土的甲骨卜辞，商周时期的钟鼎文，《周易》中的卦、爻辞等，都是应用文的原始形态。如果说神话是中国文学的“祖先”，那么甲骨文则是应用文的“祖先”了。殷商王室的日常活动，都必须问天行事，进行占卜，然后把占卜的时间、事件和结果等刻在龟甲或兽骨上，这就是所谓的“甲骨卜辞”。“甲骨”是“卜用甲骨”的简称，其中绝大多数记载的都是占卜的事由和结果，故称“卜辞”。这些卜辞，最多的一百多字，最短的只有几个字。虽然文字简短，但已经有了较为固定的内部结构，一般包括前辞、命辞和占辞。如“庚戌卜，贞帝降其堇（馑）”，意思是庚戌这天占卜，卜得天帝将要使灾荒降。
自光绪二十五年至今，在殷商王朝后期政治中心的遗址——河南省安阳市小屯村，已出土了15万片之多的、距今已有3500多年历史的这类“甲骨卜辞”。据郭沫若《卜辞通纂》分类，甲骨卜辞的内容除干支数字外，还有世系、天象、食货、征伐、畋游等事项，这些都可视为殷商王室的档案资料，有的可称为公务文书，这是我们今天所能看到的最古老的应用文了。
我国自从有了成熟的文字，就有了对应用文的记载。《尚书序》中说：“古者伏羲氏之王天下也，始画八卦，造书契，以代结绳之政，由是文籍生焉。”这里的“书契”即文字，“文籍生焉”即应用文产生了。《尚书》是我国第一部以应用文为主体的文章总集，它是殷周时期的历史文告汇编，记载了从尧舜至春秋时代一些君主和大臣的训话、誓词和政令等，分为典、谟、诰、誓、训、命六类，初步形成了篇章，较之甲骨文和钟鼎文，从内容到形式都有了很大的发展。《周易·系辞》中又记载：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契，百官以治，万民以察，盖取诸夬。”这些都是有文字以来就有应用文的证据，也说明它一产生就同“应用”紧密相连，如这里的“夬”就是决断，就是解决问题，也就是“应用”的意思。“应用文”一词，最早见于南宋张侃的《拙轩集跋陈后山再任教官谢启》一文“骈四俪六，特应用文耳”。正式将应用文作为一种文体提出的是清代学者刘熙载，他在《艺概·文概》中说：“辞命体，推之即可为一切应用之文。应用文有上行，有平行，有下行。重其辞乃所以重其实也。”
二、应用写作的演变过程（一）原始社会是应用文的孕育期
人类的生产、战争等活动是应用文产生的温床，原始社会没有文字，但由于人们生产、生活的各种实际需要，出现了口头及各种物象的应用文（典型的有“结绳记事”，还有诸如实物记事、图画记事等），也就是原始形态的“应用文”。传说神农氏“耕而作陶”。陶器的制作是新石器时代的重要标志，我国原始的符号文字，就是因实际的需要而刻画在陶器上的。宗教活动中产生了各种口头的祭辞；经济活动中出现了“质”、“剂”等契约、合同的形式。（二）从奴隶社会到战国时期是应用文的萌芽期
应用文是伴随着文字的产生而出现的，最初是人们记载生产、征战和生活中的某些事项，后来随着阶级和国家的产生，应用文（主要是公文）成为统治阶级治理国家的一种工具。我国历史上第一个奴隶制国家，是建于公元前21世纪的夏朝。那时已经有了记载有关生产、历法、占卜以及军事活动等的早期应用文。殷墟甲骨文是我们能见到的应用文的“祖先”，是有实物可考的最早的文书。这些甲骨卜辞，都可视为殷王室的档案，可称为公务文书。在公牍文书中，除了政治、经济、军事、宗教文书以外，随后出现了稽、察、纠、诘、禁、诛、警戒等司法文书，经济活动中也出现了各种“约剂之法”，一些重要刑书也被铸在青铜器上。
公牍文书在统治者的支持下有了新的发展，其他应用文也随着社会的需要而出现，比如契约。《列子·说符》中记载了这样一个故事：“宋人有游于道，得人遗契者，归而藏之，密数其齿，告邻人曰：‘吾富可待矣’”。当时的“契”，可能就是一块竹木，从中剖开，双方各执一半，需要验证时，合在一起即可证明。私人书信在奴隶社会后期也广泛使用，如范蠡的《遗文种书》就为人们所熟知。战国时期，封建制度取代了奴隶制度后，社会生产力得以蓬勃发展。这时知识分子形成了特殊的阶层——士，他们发展了公牍文书和私人文书。“士”撰写应用文的态度十分严肃。“一字千金”在某种程度上反映了应用文写作者的严肃态度。春秋战国时期的各种应用文，如盟书、上书、檄、祝、颂、诔、吊、赋和司法文书、经济契券等，都初具应用文的严肃性和实用性的特点。（三）秦汉时期是应用文的发展期
秦朝统一的封建专制主义中央集权国家建立后，对政治、经济、文化进行了一系列的变革，如“书同文，车同轨”等，这在客观上使得公牍文书必然进一步地规范化。1975年在湖北省云梦县出土了1100余枚竹简。从这些竹简可以看到，秦时的律令文书和公文体制趋于统一，内容丰富，条理清楚，结构完整。云梦秦简的内容包括秦律十八种、为吏之道、语书、日书等，反映了秦时应用写作的原貌。1. 明确了公文文种的使用范围。一是皇帝要用制、诏等号令天下、训诫臣子。制、诏是皇帝的命令，如司马迁《史记·秦始皇本纪》中说“命为制令为诏”，后发展为规章制度。二是官员要用章、表等向皇帝奏事。2. 首次规定了行文方向，格式上有了种种限制。当时公文分下行和上行两种。下行文有制、诏、策、戒等，供皇帝专用；上行文有章、表、奏、议等，开头多用“臣某言”等语，结尾用“臣某诚惶诚恐”或“顿首”等字样，以示对皇帝的敬畏。3. 公文中有避讳制度。秦时只有皇帝才能自称“朕”，表示至尊无二；文首遇到“皇帝”字样时要顶格书写，谓之“抬头”；文中遇到皇帝之名，甚至连同音字都必须回避，否则就是对皇帝不敬。
汉承秦制，基本上沿用了秦的公文制度，虽然在形式上没有根本性的变化，但在内容上有了一些新的发展。如百官称皇帝为“陛下”，史官记事称皇帝为“上”。同时出现了一些应用文佳作，文辞缜密严谨，如贾谊的《论积贮疏》、晁错的《论贵粟疏》、桓宽的《盐铁论》、司马迁的《报任安书》等。东汉蔡邕的《独断》对汉代公文的种类、功用、写法和格式等作了较为详细的论述，是一部总结汉代公文文体的著作，有了对应用写作进行研究的意识。他把当时的公文分为两类：一是天子言群臣之文，二是群臣上天子之文。从这个分类看，两汉公文文种与秦代区别不大。（四）魏晋南北朝时期是应用文的成熟期
魏晋南北朝时期的应用文，无论是写作实践还是理论研究，都有了明显的进步和发展，促使应用写作进入了成熟阶段。1. 出现了许多脍炙人口的名篇佳作。如诸葛亮的《出师表》、曹操的《让县自明本志令》、陶渊明的《与子俨等疏》、李密的《陈情表》、王羲之的《与桓温笺》、沈约的《答陆厥书》等，有些作品已成为我国文化宝库中的艺术珍品。2. 有了研究的理论文章和专著。首先是曹丕的《典论·论文》。“典”有“常或法”的意思，“典论”就是讨论各种问题的法则。《论文》是其中的一篇，就文学的有关问题进行讨论，是我国文学批评史上专篇论文的开始。它将文体分为8类，其中奏、议、书、论、铭、诔都是应用文。其次是陆机的《文赋》。他针对创作中出现的“意不称物，文不逮意”的现象，全面系统地探讨了文学创作过程中一系列具有根本性的问题，成为我国文学批评史上第一篇完整的文学理论作品。他将文体分为10类，其中8类是应用文。再次是刘勰的《文心雕龙》。这是我国第一部完整而系统的文学理论著作，具有里程碑的意义。作者将文体分为33类，应用文占21类；其文体论部分的20篇文章就有12篇谈到了应用文，可见当时应用文使用的广泛与地位之重要。刘勰明确肯定了应用文的社会价值和作用，并对各种应用文体，从定义、演变、特征、写法等方面逐一作了精辟的阐述，说明当时人们对应用文文体的内涵、源流、特点、写作要求和规律有了全面而深入的认识。（五）隋、唐、宋是应用文发展的高峰期
这个阶段是我国封建社会的繁盛时期，国家统一，政治稳定，文化活跃，经济繁荣，礼制完备，从而促进了应用文写作的进一步发展，使应用写作进入了高峰期。1. 应用文撰写更加规范，文书制度更加严格。不管是官府公文还是通用文书，都有严格的体式要求，形成了一整套文书工作制度，如一文一事制度。另外，公文的折叠、批制、誊写、签押、用印、编号、收发、登记、催办等都有严格规定，基本完善了公文的处理程序。2. 细化行文方向，创造了许多新文种。唐朝在上行文和下行文的基础上，又分出了平行文。当时下行文包括册、制、敕、令、教、符、帖等，其中“敕”始于唐代，是皇帝专门用来勉励公卿、训诫朝臣的一种公文；上行文包括表、牒、申状等，其中“牒”始于唐代，是官府中通用的一种简单公文；平行文有关、移、咨报等，其中“咨报”也始于唐代，是官府的常用文书之一。此外，在官府中还通用一种荐文，分荐章和荐剡两种。前者是荐举人才的奏章，属于上行文；后者是荐举人才的公牍，一般用于平行文。3. 应用文类别繁多，分类更加精细。宋代姚铉的《唐文粹》和南宋吕祖谦的《宋文鉴》就可说明这一点。4. 文学家丰富和发展了应用写作。唐代韩愈等人掀起的“古文运动”，对应用文的内容、形式和文风都产生了巨大的影响。宋代文坛盟主欧阳修提出了“信事言文”的主张，并以自己的写作实践倡导人们把应用文写得真实、平易、自然而有文采。许多文学大家都有文质兼优的应用文传世。唐宋时期，应用文无论是数量还是质量，都达到了历史最高峰，锦章佳篇大量涌现。如骆宾王的《为徐敬业讨武曌檄》、韩愈的《论佛骨表》、白居易的《论和籴状》、欧阳修的《通商茶法诏》、王安石的《乞制置三司条例》等。（六）元、明、清时期是应用文的稳定期
元明清时的应用文，总体上是在唐宋应用文的基础上变化和发展的，处于相对稳定状态。元代应用文水平不高。明代应用文没有达到唐宋的水平，但较之元代有所发展。海瑞的《治安疏》、归有光的《寒花葬志》、宗臣的《报刘一丈书》、张溥的《五人墓碑记》等都各具特色，从各方面反映了明代应用文的水平。清承明制，应用文发展迟缓，由于专制统治达到顶峰，下行公牍文书的制作也紧紧掌握在皇帝手中。
这个时期的写作理论有了一定的发展。如明朝徐师曾的《文体明辨》和清代姚鼐的《古文辞类纂》等，对应用文的各种体式有了更深入细致的研究。特别是到了清代，第一次提出了“应用文”的概念：“辞命体，推之即可为一切应用之文。应用文有上行，有平行，有下行。重其辞乃所以重其实也。”这个时期的突出特点是应用文文体的分类更加详细，以至于十分繁琐。如明代的上行文就有题、奏、启、表、笺、讲章、书状、揭帖、制队等，经常使用的也就是题、奏、启、揭帖等几种。
总之，应用写作产生后，经过历朝历代的演化、沿革和发展，到封建社会末期，已是文种繁多，体制完备，内容丰富，涉及社会政治经济文化生活的各个领域和各个方面。但同时也积累了一些弊病，如文体繁芜、八股味浓、套语较多、晦涩难懂等，已不能适应社会经济发展的需要，也严重影响了应用写作自身的发展，改革势在必行。
三、应用写作的变革
清末太平天国时期的文书改革，对绵延2000多年的封建社会文书是一次很大的冲击。这次改革主要是从语言和体制两个方面进行，如要求公牍文书免去繁文浮言，直陈其事。太平天国曾发布过一些文告，要求“一体知悉”。太平天国关于应用写作的主张，对后世有较大影响。
辛亥革命后，南京临时政府颁布了新的公文程式条例，规定国家公文为7种，废除了几千年封建王朝所使用的旧式公文，是公文制度上一次历史性的根本变革。从此，公文文体开始朝着现代应用文的方向发展，其他一些应用文文体也随之发生了变革，如“简札”之类的文书就开始叫书信或“函”了。北洋政府沿用南京临时政府制定的公文程式，不同的是把公文文种改为大总统令等13种。1927年国民党政府把公文改为令、委状、咨呈、公函和批等10种；1928年取消咨呈和委状，改通告为布告，开始使用白话文和新式标点符号，使应用写作逐步朝着科学化的方向发展。
社会在发展，时代在更迭，为适应新的社会、新的时代的需要而产生了新的应用文，原有的某些应用文也随之变革。新中国成立后，我国公文制度不断完善，历经1951年、1981年、1987年、1993年、2000年、2012年的六次修订，各种公文日益规范化。随着市场经济体制改革的不断深入，出现了众多的财经应用文，如商品广告、经济合同、市场调查报告和经济纠纷诉讼文书等。这些都是因现实需要而产生的，并随着社会发展不断演进。
总之，纵观我国应用文发展的历史，可清晰地看到，一类文体，经历了数千年，能历久不衰，是因为它适应了社会发展的需要，才有了顽强的生命力。应用文正是由于其实用性，而被历代统治者、权臣谋士及广大人民所重视，较少受改朝换代、社会变革的影响。为了达到实用目的，人们不断地研究其文体形式和表达方式，这不仅提高了应用写作的水平，而且那些艺术性很强的作品，当其失去现实意义以后，又以其艺术性流传下来，成为欣赏价值很高的不朽之作。
第三节 应用写作基础知识
一、主题（一）主题的含义
主题是文章所表达的中心思想，是事物的客观意义与作者对事物的主观评价在文章中的高度统一。“主题”一词源于德语，最初是一个音乐术语，指乐曲中最具特征并处于优越地位的那一段旋律——主旋律。它表现了一个完整的音乐思想，是乐曲的核心。后来这个术语被广泛用于一切文学艺术的创作之中。日本将这个概念译为“主题”，我国就借用过来了。我国古代对主题的称呼是“意”、“立意”、“旨”、“主旨”等。主题是作者对现实的观察、体验、分析、研究以及对材料的处理、提炼而得出的思想结晶。它既包含所反映的现实生活本身所蕴含的客观意义，又集中体现了作者对客观事物的主观认识、理解和评价。
不同的文体对主题有不同的称谓：在文学作品中一般称为主题、中心思想或主题思想；在应用文中称为主旨；在议论文中称为中心论点。所以，主题、主旨和论点这三者的内涵基本上是一样的，只是因为文体不同，其表达方式有所不同。（二）主题的作用
主题是文章不可缺少的核心要素，是文章的生命，具有控制全篇、决定文章成败的重要作用。1. 主题是文章的核心。它把有关的内容聚合在一起，并运用与之相适应的结构、语言、表达方式表现出来。“譬如北辰，居其所而众星共之。”（《论语·为政》）主题就好像北极星那样，安居在自己的位置上，而别的星辰都环绕着它。没有主题的文章就会显得松散凌乱，让人不知所云。2. 主题是文章的灵魂。所谓灵魂就是指人的思想意识，它支配着人的一切言论和行动。“意者，一身之主也。”（黄子肃《诗法》）主题犹如文章的灵魂，在其中发挥着主导作用。没有主题，文章就会黯然失色；有了主题，文章才能神采流动。3. 主题是文章的统帅。在军队中，统帅是制定决策、调遣军队、威慑敌军的核心人物，居于重要地位。“意犹帅也，无帅之兵，谓之乌合。”（王夫之《姜斋诗话》）文章没有主题，就像军队没有统帅一样，就会失去主导力量。4. 主题决定材料的提炼取舍。社会生活中存在着丰富多样的材料，这些材料往往是零碎的、分散的、不系统的、彼此孤立的，不能把这些材料不分青红皂白地统统塞到文章中去。只有根据主题表达的需要，经过精心的鉴别取舍，才能从中提炼出典型的、富有生命力的、互相联系的材料，使这些材料成为表现主题的有机组成部分。如果材料不听从主题的统帅、调遣，那么材料就是再具体、再生动也不会有多大的意义，甚至还可能喧宾夺主、淹没文章的主题。5. 主题支配文章的谋篇布局。文章的结构布局是文章思想内容的骨架，是主题表达的外部形式。任何一篇文章的主题，都要求有与之相适应的结构和布局。文章主题的任何变化都将引起文章结构的相应调整。如果偏离了主题，盲目地铺陈，就不可能形成严密统一完整的文章结构。6. 主题制约文章表达手法的运用。文章的表达手法是文章从不同角度来反映社会生活的特定方式。不同性质的文章主题，其表达手法也往往不同。就是性质相同的主题，由于其具体内容上的差异，所采用的表达手法也会同中有异。7. 主题影响文章的遣词造句。古人强调“言授于意”，就是说语言的运用必须由思想内容决定，语言必须为表达思想服务。文章如果没有正确的、鲜明的主题，词汇就是再丰富多彩也会显得矫揉造作，毫无意义。一旦有了明晰而深刻的思想、强烈而真挚的感情，即使语言质朴无华也会从字里行间透露出思想的光辉。8. 主题不仅是文章写作的基本依据，而且也是决定文章价值的最重要因素。衡量一篇文章价值的大小，主要看它的主题是否有意义，即是否提供了正确深刻的思想、科学有效的方法、积极健康的情感，是否有利于社会主义物质文明、政治文明和精神文明建设。任何文章都是作者的政治理想、思想意识和审美情趣的体现，是作者对社会生活认识的能动反映，而主题则是这种反映的集中概括和思想结晶。它直接作用于读者的思想或情感，并影响人们改造客观世界的实践活动。（三）确立应用文主题的要求
财经应用文写作常常是被动的，如工作中遇到实际问题需要询问、反映或答复，领导部署的写作任务要完成等，大多不是作者个人对生活、工作有感而发，而是一种被动的行为过程，有很强的针对性、实用性，是为“事”而写，为“行”而写。所以，财经应用文写作十分强调“主题先行”、“意在笔先”。
财经应用文主题的确立过程既是作者主观思想和客观实际在一定高度或一定深度相融合的过程，也是对领导、决策人的意图与要求的准确领会、深入分析的过程，是从个别到一般，从具体到抽象的过程。所以，确立应用文主题的要求是：
1. 主题正确。主题正确是指要准确地概括和揭示事物的本质特征，符合客观世界的真实情况，符合客观规律。财经应用文主题所要求的正确是指必须符合国家政策和法律法规，符合实际情况，在此基础上反映事物的本质规律，力求合理、真实，对工作能起到积极的指导作用。
正确的主题有助于人们增长知识、陶冶情操；而错误的或不健康的主题不仅会使人的精神受到污染，也会使经济遭受严重损失。主题的正确与否，往往是与作者的世界观、方法论相联系的。正如鲁迅所说：“从喷泉出来的都是水，从血管出来的都是血。”只有深入实际，认真学习，提高理论水平，才可能写出主题正确的文章来，才能发挥文章应有的作用。
2. 主题鲜明。主题鲜明是指作者的基本态度、文章的基本思想要明确且具体，毫不含糊。对问题的认识，对事物的评价，主张什么，反对什么，应该怎样做，不应该怎样做，解决什么问题，达到什么目的，都要旗帜鲜明地表达出来，不能含糊其辞、模棱两可，要用“直笔”，避免用“曲笔”。文章主题不鲜明的原因主要是作者构思时思想不明确，对材料的理解不全面，对中心的表达不清晰。写作时一定要注意这些问题。
3. 主题深刻。主题深刻是指在主题正确的基础上，要有思想深度，要反映和揭示客观事物的深层含义，揭示事物的本质规律，阐明事物之间的必然联系，具有深刻的思想意义和丰富的内涵。深刻是对主题提炼的更高要求，是衡量文章价值的基本尺度。一篇文章如果不能“见别人之所未见，发别人之所未发”，思想平庸、肤浅，就不可能给读者以启发和帮助，其存在也毫无意义。
4. 主题集中。主题集中是指一篇文章只有一个主题，它要求突出一个中心目标，阐述透彻，不添枝加叶、枝蔓横生。切忌主题分散、中心过多。要让材料的使用、谋篇布局和遣词造句都为突出这个主题服务。财经应用文往往围绕一件事、一个问题提出一个基本观点，即一文一事。（四）表现应用文主题的方法
1. 显现法。显现法又叫“直接法”，它是在文章的某一部分，用明确而简练的语言直截了当地把主题表述出来。这是财经应用文常用的显现主题的方法。常见的有以下四种方式：（1）标题显旨，就是在标题中直接点明主旨。标题的位置使其最易给读者留下鲜明的印象。如果直接用标题给文章主题以有效的表达，自然就可以使主题得到更突出的表现。（2）开门见山，就是在开头部分亮出观点、点明主旨，给人以鲜明深刻的印象，然后再逐步展开阐述。（3）文中点意，就是片言居要，在行文中自然而然地引出主要论点或中心思想。陆机在《文赋》中说“立片言以居要”，意思是说写文章要用一两句精炼的话语概括出文章的主要内容，形成主题句。刘熙载在《艺概》中说：“凡作一篇文，其用意俱要一言蔽之。扩之则为千万言，约之则为一言，所谓主脑者是也。”文中点意可使读者得其要领，准确把握文章主题。（4）篇末结意，就是在文章结尾处，用简明扼要的文字归纳主题，加深读者的印象，或者前提后点，开头揭示文章的内容重点或方向，结尾点明主题。
表明主题有时需要几种方法的综合运用，在大多数应用文中，常常是开头点题，结尾重复强调，做到上下呼应、首尾呼应。
2. 比较法。比较法又叫“对比法”，是通过文章不同侧面或不同性质内容的对比来揭示主题。（1）抑扬法：指对于要表现的人、事、物采用有扬有抑的方法，形成鲜明的对比，以表现主题。（2）疏密法：疏，指疏笔，即略写；密，指密笔，即详写。通过详写和略写的鲜明对比，使文章主次分明，中心突出。凡与主题关系密切的内容就详写，与主题关系不大的内容就略写。
二、材料（一）材料的含义
材料即客观事实和理论依据，是文章的血肉，是观点形成的支柱。材料不仅包括写作者最终写入文章之中、用以表现主题的事实和观念，也包括那些在提炼主题时起过一定作用、最终没有写进文章的有关事实和理论依据。一般文章所需的材料可分为五个类组，即事实材料和理论材料，个别材料和综合材料，历史材料和现实材料，正面材料和反面材料，直接材料和间接材料。在文学作品中使用“素材”、“题材”的概念。“素材”是指写作者从现实生活中搜集的那些未经加工整理的原始材料，“题材”是指写作者对生活素材集中、提炼、加工并写入作品的材料；在学术论文中，一般将材料称为“资料”，在一般文章中称为“材料”。（二）材料的作用
我们常说：“摆事实，讲道理。”事实就是客观材料，道理就是观点。不以事实来证明观点，观点就没有说服力；没有事实作为依据的文章，则言之无物，而空洞的文章是缺乏表现力和感染力的，是没有生命力的。材料作为文章的第一要素，其作用具体表现在以下两个方面：1. 材料是提炼和形成主题的基础。财经应用文的主题不是写作者主观臆想出来的，而是以材料为基础提炼的。写作者只有在占有全面、丰富材料的基础上，才能提炼出正确、鲜明和深刻的主题。章学诚在《文史通义·文理》中说：“夫立言之要在于有物。”这个“物”就是指的材料。2. 材料同时还起着证明观点、表现主题的作用。写作者在确定了文章的观点之后，要围绕着它对大量的材料进行鉴别，选择出典型的、新颖的材料作为构成文章内容的主要部分。南宋朱熹说：作文字须是靠实，不可架空细巧。大率七分实，只二三分文。这里的“实”就是材料。（三）应用文材料的收集
1. 应用文材料收集的要求。首先是全面，着眼于一个“博”字。其次是深入，着眼于一个“透”字。然后是细致，着眼于一个“细”字。
2. 应用文材料收集的方法有以下五种：（1）观察，是作者凭借自己的感觉对对象进行有目的、有计划、比较持久的感知，记录所得的材料。这是取得第一手材料的主要途径。（2）体验，即置身于对象所处的环境之中，用整个身心去感受。其价值在于它的“亲历性”。通过体验，获得切身感受，以积累素材。（3）调查访问，即通过向知情人、有经验的人询问以了解真实情况，获得材料。通过综合运用观察、体验、查询、阅读等手段，采用开座谈会、个别访问、现场了解、蹲点调查等形式以获得材料。（4）文献资料法，就是从各种文献、音像资料中获取材料。通过广泛的阅读，可以掌握大量的知识与信息，然后进行比较、分析、归纳，提炼出正确的决策或论题。此外，也可以通过报刊剪贴、复印、录音、录像等手段来获取资料。（5）计算机检索，是当今最便利、最普遍的收集材料的方法。通过计算机网络，可以在很短的时间内比较容易地调用所需材料，而且保存也极为方便。（四）应用文材料的选择1. 围绕主题选择材料。就全文来讲，材料要为主题服务，也就是说材料与观点要统一，写进文章的材料必须能够有力地表现、说明、烘托主题，与主题无关或关系不大的材料要舍弃。主题是选材的依据，切合主题的需要是选材的基本原则。2. 选择真实可靠的材料。即写进应用文里的材料必须准确无误，从大的事件到具体细节，甚至一句引语、一个数据都不允许有丝毫的虚假。虚假材料是不能反映事物本来面目的，也不能揭示自然规律；错误的材料不经一驳，更经不起实践的检验。3. 选择典型材料。即尽量选取那些能深刻揭示事物本质、有代表性、能说明问题的材料。要通过个性，反映其共性；要通过特殊，揭示出一般的社会现象。典型材料可能是一个突出事例或一个有说服力的数据。4. 选择新颖生动的材料。即写进应用文中的材料一定要有时代感：一是能够表现客观事物的发展变化趋势，反映客观事物的最新面貌，以及现实生活中人们最关心的新人、新事、新思路、新成果和新问题的材料等；二是虽为人所知却因变换角度而具有新意的材料。
总之，大多数应用文，是选择若干材料，从不同角度、不同层次，阐明主题。在写作过程中，将同类型的材料结合使用，可以优势互补，提高整体表达效果。常用的结合方式有：理论材料与事实材料结合、具体材料与概括材料结合、文字材料与数字材料结合等。（五）应用文材料的使用
材料选取之后，要正确使用，还应注意以下三点：1. 量体裁衣，决定取舍。这里的取舍，针对的是一些法规性、指令性文书，多数材料只是作为写作的依据，不进入正文，虽然通过了挑选，但在实际写作过程中还是要舍的。“量体裁衣”，是根据文章体裁不同，对选定的材料进行不同的剪裁加工。2. 主次分明，详略得当。使用材料时，能直接说明和表现主题的，应置于主要核心地位；配合或间接说明、表现主题的，应置于次要地位。两者是“红花”与“绿叶”的关系。骨干核心材料，要注意详尽；过渡材料、交代性材料，要相应从略；读者感到生疏或难以把握的材料应详，读者所了解或容易接受的材料可从略。3. 条理清晰，排好顺序。对已选定的材料，应根据事物发展的过程、人们的认识规律或材料之间的逻辑关系排好顺序，将各种不同类型的材料合理搭配，有条不紊地写出来。
三、结构（一）结构的含义“结构”一词，原是建筑学上的一个术语，指的是建筑物的内部构造和整体布局。应用文的结构是指应用文内部的组织和构造，是作者按照主题的需要，对材料所进行的有机组合和编排，又称谋篇布局。
文章结构的实质是作者的思维和规律性活动与客观事物的形态和规律性活动同步的产物，是作者根据客观事物的固有规律和内在联系，经过思维器官的思索加工形成的思路在文章中的反映和体现。所谓思路，就是作者观察事物、思考问题、构成文章、表达内容时思维运行的路线。它体现着作者观察、认识、表现生活的主观能动作用。叶圣陶先生曾说：“思想是有一条路的，一句一句，一段一段，都是有路的，好文章的作者是绝不乱走的。”结构是思路的物化形态和外在表现。所以，文章结构是客观事物固有的逻辑、条理与作者认识和表现客观事物的独特思路的辩证统一、密切结合。（二）结构的作用
结构的任务就在于寻求最佳的叙事明理、表情达意的表现形式，使这种思维传递形式成为沟通主题与材料、论点与论据的内在联系，成为沟通读者与作者心灵的最佳形式。具体地说，像如何开头，怎样收尾，分多少层次，划多少段落，怎样过渡等，都是结构要完成的任务。结构的使命是通过“匠心组合”，把各个部分连接成为一个和谐有序的整体，使内容的表达真实而鲜明。
如果说主题是文章的“灵魂”，材料是文章的“血肉”，那么结构就是文章的“骨骼”。如果说主题是解决“言之有理”的问题，材料是解决“言之有物”的问题，那么结构就是解决成“形”备“体”、言之有序的问题。因此，只有精心谋篇布局，才能把各自游离、互不联系的内容统一起来，组成一篇完整的文章；否则，“血肉”无所依，“灵魂”无所寄，既不成“形”，又不“备”体，将不能成为文章。（三）安排结构的基本原则1. 结构要正确地反映客观事物的发展规律和内在联系。任何事物的发生、发展都有其内在的联系，文章的结构正是反映了这些内在联系和固有规律，反映了事物发生、发展和结束的全过程。例如写一篇通讯，就要按事件的发生、发展和结束的顺序来构建全篇；而写一篇情况报告，则要按照问题的产生、发展变化，直至最后解决问题的全过程去安排层次段落。2. 结构要为表现主题服务。主题是文章的“纲”，一篇文章不论由这个“纲”演绎出多少层次，形成多么复杂的格局，都必须“以纲统目”。主题不同，结构安排也不同，结构必须服从主题的需要，为表现主题、突出主题服务。只有“务总纲领”，依照主题的要求去安排结构，才能收到“驱万途于同归，贞百虑于一致，使众理虽繁，而无倒置之乖，群言虽多，而无棼丝之乱”（刘勰《文心雕龙·附会》）的良好效果。3. 结构要适应应用文文种的特征。应用文的文种不同，它们的结构安排也不尽相同。例如新闻类文书，其结构一般由标题、导语、正文和结尾等构成；总结的结构由概况、经验和教训、安排和打算等构成。即使同一文种，由于情况各异，其结构也不尽相同。（四）安排结构的基本要求1. 完整。文章要反映客观事物，而客观事物是纷繁复杂的，各种事物之间又有着千丝万缕的联系，因此，在安排文章结构时，就要注意有头有尾、首尾圆和、文脉相通，构成一个有机的整体。2. 严谨。文章的结构布局要严谨精细、无懈可击，符合事物发展的客观逻辑。从标题到篇章，到层次、段落，彼此之间都应该是紧密联系的，而不应该是彼此游离的。3. 自然。自然是指结构顺理成章，没有人工雕琢的痕迹，更没有牵强附会的拼凑。它要像清水出芙蓉，天然去雕饰；要如行云流水，“常行于所当行，常止于不可不止”（苏轼《答谢民师书》）。4. 统一。统一是指结构布局形式上的和谐和体例上的一致。结构布局要前后一致，决不能相互抵触、自相矛盾。（五）应用文结构的基本内容
1. 开头。高尔基在《我怎样学习写作》中说：“最难的是开头，也就是第一句。就像在音乐中一样，第一句可以给整篇作品定一个调子，通常要费很长时间去寻找它。”财经应用文的开头宜采用开门见山的方式。常见的开头方式有以下几种：（1）概述式。在开头部分对文章的背景、基本情况、主要内容加以概述。采用这一方式，能起到提纲挈领的作用。（2）根据式。在开头阐明撰文的根据，或引用政策法令和规定指示，或引述下级来文、上级指示精神，或引据事实和道理，常用“根据”、“按照”、“遵照”等引起下文。（3）结论式。在文章的开头将结论、结果先做交代，然后由果溯因分别加以叙述。这种开头多见于总结、报告等。（4）目的式。文章以简明的语言说明写作的目的和意义，常用介词“为”、“为了”等引起下文。一些公文常用这些开头，如通知等。（5）原因式。以交代行文的缘由作为开头，常用“由于”、“因”、“鉴于”等引出原因或简述某种情况作为原因，再引出写作目的。（6）提问式。先提出问题，然后引出下文。这种开头方式能引起读者的注意和思考。这种开头方式常见于调查报告、经济论文等。
2. 结尾。俗话说“编篓编筐，重在收口”。结尾是文章的终结，是内容的自然延伸和发展的必然结果，要像“豹尾”那样强健有力。常用的应用文结尾方式有以下几种：（1）总结归纳式。在主体写完之后对全文的主旨进行简要概括，总结全文，使读者有一个总的完整概念。（2）强调说明式。在结尾处对全文的主旨意义进行强调说明，或者交代一些与文章内容有关的问题，以引起读者的注意和重视，以利于贯彻执行。（3）希望号召式。在结尾部分提出希望、发出号召和展望未来，以鼓舞斗志。（4）专门结尾用语式。采用特定的结尾语结束全文。例如证明用“特此证明”作结束语。
除了上述几种结尾方式，还有请求式、责令式、表态式等，这里就不一一列举了。有的则没有结尾，在主体部分写完之后，事尽言止，自然收尾。
3. 层次。层次又称部分，是应用文思想内容的表现程序，体现着应用文内容的内在逻辑联系。层次又称意义段或结构段。安排层次时，要从事物内部联系着眼，体现出作者的思想。安排层次有如下两种模式：（1）总分式（分总式）。层次之间是总述与分述或分述与总述的关系。采用总分式还是分总式，由内容决定。（2）纵向式。即各层次之间先后有序，主次分明。具体来说，有时间顺序式和逻辑顺序式两种类型。①时间顺序式是按照事物的时间流程、事情或事件的发展过程安排层次。如反映事物发展变化的市场调查报告、总结和经济新闻等，常按此法安排层次。需要注意的是，采用这种结构方式，不能事无巨细地记流水账，而要抓住事物发展的关键环节。②逻辑顺序式是按照事理内在的逻辑关系安排层次，这种逻辑关系表现为现象和本质、原因和结果、宏观和微观、个别和一般等，环环相扣、层层递进地安排层次。
4. 段落。段落又称自然段，是构成文章的基本单位，是文章内容在表达时由于转折、强调和间歇等情况所造成的文字停顿，它具有换行的明显标志。正确划分段落能有逻辑地表现思维进程中的转折、间歇，清楚地反映文章的层次，使文章眉目清楚，便于阅读和理解。文章除占多数的普通段落外，还有开篇段、过渡段、结尾段；特殊的段落有对话段，多见于文学作品。特殊的段落还有助于强调重点，加深印象。
层次和段落有联系，又有区别。层次着眼于思想内容的划分，靠内在的逻辑性来显示区别；段落侧重于文字表达和读者理解的需要，是话语中相对独立的意思的外在表现。层次总是借助于一定的段落展现出来。一般来说，层次大于段落，可以包含几个甚至几十个段落；有时层次与段落是一致的，即一个自然段为一层；有时段落大于层次，即一大段中包含几个层次的内容，如新闻消息一般不分段。
层次和段落不是孤立存在的，而是相互关联的。前后上下要承接，就要求有过渡和照应。过渡和照应的作用在于能使应用文前后关联、脉络相通、内容完整。
5. 过渡。过渡是指应用文的层次、段落及上下文之间的衔接和转换。其作用是使文章的内容上下自然连贯，使读者的思想能顺利地由前转入后，获得较好的阅读效果。一般情况下，当内容由总到分或由分到总时，意思转换及表达方式发生变化时，需要安排过渡。常用的过渡方式有：（1）段落过渡。若上下文空隙较大，转折也很大，常用过渡段联结。（2）句子过渡。若上下文空隙较小，多用提示性或设问性的句子过渡。例如在公文中，常用“特此通告如下”、“现将有关事项通知如下”等作为过渡。（3）词语过渡。在意思转折不大的情况下，多用关联词或关联词组过渡，如用“因为”、“所以”、“但是”、“综上”等作为过渡。
6. 照应。照应是指在应用文中，同一或相关的内容分别在前后不同的地方进行关照和呼应。其作用是使所写的事物或问题相互补充和得以深化，使全文线索明晰、严密周至，而且能不时唤起读者的联想和回味，有助于文章主题的表达。常见的照应方式主要有：（1）首尾照应。开头提出一个问题，结尾要对这个问题作出圆满的回答，或者开头交代的事情，结尾进一步加以概括、归纳和补充，如经济论文、总结和调查报告等。（2）文题照应。在行文中时时照应标题，对主题加以强调、提示。（3）文中照应。在行文过程中，文章自身前后内容间的照应。
四、语言（一）应用文语言运用的基本要求
语言是文章的第一要素，在文章中有极重要的作用。讲究语言的艺术效果，不仅能正确反映客观事物，准确表达思想，还能增强应用文的感染力，提高应用文的质量。要写文章就必须使用语言这一工具，要写好文章就必须正确地运用语言。应用文语言运用的基本要求如下：
1. 准确得体。用词准确就是精心选择最确切、最恰当的词汇，正确反映客观事物，准确地表达作者的思想感情。这是运用语言最基本的要求。要从浩瀚的词汇海洋里，选择出最精确的词语，把复杂的思想和客观事物反映出来，需要作者付出大量的心血。正如马雅可夫斯基所说：“要像从几百吨矿石里提炼出一克镭那样，提炼出精辟的词语。”福楼拜曾说：“我们不论摹写什么事物，要表现它，唯有一个名词；要赋予它动作，唯有一个动词；要得到它的性质，唯有一个形容词。我们须继续不断地苦心思索，去找这个唯一的名词、动词和形容词。仅仅发现与这些名词、形容词类似的词句是不行的，也不能因思索困难，用类似的词敷衍了事。”
应用文讲究语言得体是指一方面要适合特定的文体，按文体要求遣词造句，保持该文体的语言特色。例如公文宜庄重，学术论文宜严谨，合同则要精确等。另一方面要考虑创作主体、接收对象等的特定身份。例如需要登报或张贴的，语言要通俗易懂；需要宣读或广播的，语言应简明流畅、便于朗读。公文的写作要根据不同文体和行文关系而使用相应的语言。总之，作者应针对性地运用得体的语言取得最佳的表达效果。
2. 朴素平实。应用文的语言应以朴素为贵，在分析事实的基础上讲清道理，务求做到言简意赅。行文要掌握要点，主要让事实说话，再据以分析，提出相应的意见、措施和办法。
应用文是为解决实际问题而撰写的，它的语言重在实用。为了便于读者理解，应用文的语言应力求平实，行文时多用平直的叙述、恰当的议论和简洁明了的说明。例如，公文具有行政约束力和法定权威性，其语言要求朴素平实，不能浮华失实，不能乱用形容词和俚俗口语。
3. 简洁明了。要做到简洁明了，首先要精简文章，突出主干，把无关或关系不大的内容删去。其次要反复锤炼，提高概括能力，杜绝堆砌修饰语，适当使用缩略语。再次要推敲词语，锤炼句子，恰当地运用成语、文言词语等。最后要注意用词通俗，不用生僻晦涩的字句。用极少的文字表达丰富的思想内容，这需要有高超的驾驭语言的能力。同时，对客观事物的了解要全面，理解要透彻。
4. 数字书写要规范、清晰、准确。具体见《出版物上数字用法的规定》。在日常运用中一般要注意以下几点：（1）在同一篇文章中序数数字的体例要统一，不能体例混杂。如“农历初一至初7放假”一句，前后数字体例书写不规范，须统一。同时，分数与小数的体例也必须统一。如“该县企业所得税收入完成95.6万元，比去年增长百分之十三”也出现了混写的错误。（2）表示公元世纪、年代、年、月、日、时刻均须使用阿拉伯数字，而星期则用汉字，如“21世纪”、“90年代”、“星期五”等。（3）临近两个数字表示概数时，应该用汉字书写，数字与数字之间不能用顿号隔开，如“3、4天”应写成“三四天”。（4）结构层次的数字依次为：一、（一）、1、（1）。（二）提高应用文语言素养的方法途径1. 深入生活，向人民群众学习。人民群众是创造历史的主力军，同时也是语言的创造者。群众的语言是最鲜活的、最生动的、最给力的，它是群众的一种创造，也是群众智慧的反映。毛泽东同志说：“人民的词汇是很丰富的，生动活泼的，表现实际生活的。”我们应吸取人民群众富有表现力的语言，丰富我们的语言储备，并对这些语言进行加工、提炼。2. 从古今中外的经典、优秀作品中学习。古今中外的经典著作，是书面语言的宝库，是语言的典范和精华。我们学习语言要多熟读经典、名著名作，要熟读诵记、勤抄勤录；同时要认真思考、分析研究，看作者是如何遣词的。久而久之，就能不自觉地“于无法之中求得法，有法之后求其化了”。3. 在写作实践中，提高驾驭语言的能力。语言运用能力的培养和提高，在很大程度上依赖于写作实践。毛泽东在《反对党八股》一文中说：“语言这东西，不是随便可以学好的，非下一番苦功不可。”只有勤学苦练、锲而不舍，才能将所学的知识转化为技能技巧。这就要求我们平时要有目的地加强训练，提高驾驭语言文字的能力，然后说话、写文章也就得心应手了。
1. 应用文与文学作品的区别是什么？什么是财经应用文？
2. 简述应用文这种文体的发展演变过程。
3. 什么是主题？应用文怎样表现主题？
4. 写作材料是什么？如何选择写作材料？
5. 请选择一篇财经应用文尝试分析其结构。
第二章 党政公文
第一节 党政公文基础知识
一、概念
党政公文（以下简称公文）是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。广义的公文泛指一切公务文书，即所有的在公务活动中使用的书面文字；狭义的公文特指2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）中规定的15种公文。
公文不同于文件和文书。文书包括公文、私人书信以及其他应用性文字材料等。有时，人们把格式完备、现实效用很强的公文称为“文件”。所以，文书的外延较大，公文次之，文件较小。
二、特点（一）政策性
公文担负着传达党和国家政策、处理行政公务的重要职能，它的内容代表了国家和人民的根本利益，必然同党和国家的各项方针、政策密切联系，因此公文在内容上具有鲜明的政策性。各级机关使用公文，必须坚持贯彻党和国家的路线、方针、政策，维护人民的利益，最终为巩固和发展社会主义事业服务。（二）权威性
公文由依法成立的具有一定权威和独立活动能力的国家机关和社会组织制发，反映和传达了法定作者的决策和意图，体现了法定作者的意志和权力，并受到国家法律的保护，因而具有法定的权威性和行政约束力。（三）规范性
公文必须具备国家统一规定的规范的体式。公文文种须按《条例》中规定的要求选用，不能任意使用，更不能生编硬造。公文的规格形式，如用纸尺寸，书写格式，每个项目的名称、写法、位置，以及公文处理的程序等都有严格的规定。公文的拟制遵循规范化的体式，其目的是为了维护公文的法定效力和机关的权威性，也是为了实现公文工作的标准化，提高工作效率。任何单位或个人不得违背统一规定的原则和要求，另搞一套，自行其是。随着经济和科技的发展，公文的规范性必将有更严格的要求。（四）特定性
公文有特定的作者，不是任何人都可以随便制作和发布公文。公文的法定作者，是指依法成立并能以自己名义行使职权和承担义务的组织或该组织的行政首长。需要注意的是，在单位中起草公文的人或组织不是公文的法定作者，由于工作的关系，这些人或组织成为公文的实际作者，但他们并非以私人身份行事，这一点与报纸杂志上发表个人署名文章相比，作者的概念是不同的。这也是应用性文章与文学性文章不同的地方之一。公文的读者往往是特定范围内的。公文一般有严格的发送单位和读者对象。
三、作用
公文的基本作用是能够逾越时间与空间，有效地记载、传递与贮存公务活动的相关信息，是机关、团体、企事业单位行使职能的重要工具。具体表现在以下几个方面：（一）法规约束作用
公文用于发布法律法规，在国家行政管理与维护社会主义建设秩序方面发挥行为规范的作用。还有一些制度类应用文书，如“中学生守则”、“某集团仓库管理办法”等，也有一定的约束性质。它使国家各项管理活动有法可依，有规可循，从而逐步实现法规化、规范化。（二）领导和指导作用
公文用于传达贯彻党和国家的方针政策和各项指令，在机关公务活动中发挥领导与指导作用，是加强集中领导、维护政令统一、保证工作步伐整齐一致的有效形式。（三）宣传教育作用
公文具有较强的政策性、理论性，在国家建设与管理中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平的宣传教育作用。它既是做好工作的重要依据，又是进行宣传教育的好教材。（四）知照联系作用
公文是机关之间协商与联系工作，协调行动的重要手段。在不同机关之间，公文可以起到交流信息，沟通情况，商洽事务，在工作上取得协调与配合的知照联系作用。（五）凭证依据作用
公文是机关管理活动的真实记录。机关处理公务的各种信息通过公文得以固定并存贮，它印证了公文作者的合法身份，记录了各项管理活动的性质、状态和过程，保留了公文在运转处理过程中的各种原始痕迹，具有重要的凭证与依据功能。
四、种类
在公文的运行实践中，为了准确地使用公文这一管理工具，最大限度地达到“事文统一”，人们对其进行了不同的分类。（一）根据不同的适用范围，《条例》将我国党政机关通用公文种类规定为15种1. 决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。2. 决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3. 命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4. 公报。适用于公布重要决定或者重大事项。5. 公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6. 通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7. 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。8. 通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9. 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10. 报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问请示。11. 请示。适用于向上级机关请求指示、批准。12. 批复。适用于答复下级机关的请示事项。13. 议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14. 函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15. 纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）按照基本使用范围，公文可分为通用公文和专用公文
通用公文，是党政军各级机关和人民团体、企事业单位等社会组织在公务活动中普遍使用的公文。
专用公文，是财政、金融、外交、司法等单位根据其部门的特殊需要和业务特点而使用的公文。（三）按照行文方向，可分为上行文、下行文、平行文、泛行文
上行文，是指下级机关向所属的上级领导机关汇报工作、请求审批、提出建议等时使用的公文，如报告、请示、意见等。
下行文，是指领导机关向所属机关指导工作、回答问题、通知有关事项等时使用的公文，如通知、决定、意见、批复等。
平行文，是指平级单位之间或者不相隶属单位之间互相商洽工作、询问或答复有关事情、请求批准等时使用的公文，如函。
泛行文，是指收文对象常为一类人或不确定时使用的公文，如公告、通告等。（四）按照性质和作用划分，可分为指挥性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文
指挥性公文，指能够体现领导机关的决策精神，需要下级机关领会、贯彻、落实的公文，如决定、意见、批复等。
报请性公文，指下级机关向上级机关汇报工作、请示问题等时使用的公文，如报告、请示等。
知照性公文，指向有关方面发布需要周知、遵守等事项的公文，如公告、通告等。
记录性公文，指记录、传达会议情况和议定事项的公文，如纪要。（五）按照公文的办理时限要求，可分为特急公文、加急公文和常规公文
特急公文，指在办理时间上特别紧急，要求随到随办的公文。
加急公文，指在办理时间上较为紧急，必须在规定时间内办理完毕的公文。
常规公文，指按照正常程序办理的公文。（六）按照公文的秘密程度划分，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文
绝密公文、机密公文、秘密公文，指根据国家相关保密法规，内容涉及保密事项的公文。这类公文一般限定阅读范围，有的还规定“用后收回”。
普通公文，指不需要保密的公文，如公告、通告、通知等。（七）按照公文来源划分，可分为收文、发文和内部公文
收文，指其他单位向本单位发送来的公文。
发文，指本单位向其他单位发送去的公文。
内部公文，指在本单位内部运转的公文。（八）按照公文制发者划分，可分为党政公文、人大公文、军事公文
党政公文，指根据《条例》规定，在党政各级系统使用的公文。
人大公文，指根据全国人大常委会办公厅2000年1月15日修改并印发的《人大机关公文处理办法》，在人大各级系统内使用的公文。
军事公文，指根据中央军委2005年发布的《中国人民解放军机关公文处理条例》（修订），在军队各级系统使用的公文。
五、格式
公文格式，指公文的数据构成，以及对各数据项目的编排。它是保证公文完整、正确的重要手段，是公文合法性、有效性的标志，也是公文管理和使用的必要条件。它具有相对稳定性和规范性的特点。为配合《条例》的实施，国家标准化管理委员会组织有关单位组成起草组，对原国家标准GB/T 9704-1999《国家行政机关公文格式》进行修订，形成了新版国家标准GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》，并于2012年7月1日发布实施。公文格式通过国家标准予以规范，这是公文法定权威和法定效力在形式上的体现。任何格式方面的错误，都有可能导致公文无效。
根据《条例》和公文运行实践，公文格式中有些数据项目是必须具备的，有些则是供选择使用的。（一）基本数据项目
基本数据项目是指所有公文必须具备的项目。它包括：
1. 发文机关标志。发文机关标志一般由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
发文机关标志用以表明公文的责任者，展示公文的法定权威性。
2. 标题。标题是公文内容的集中体现和高度浓缩，应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文的种类。标题一般由发文机关名称、发文事由和文种三部分组成。有版头的公文，在标题中可省略发文机关名称；公布性、知照性公文可只标明文种。
标题位于版头横隔线之下正中位置。
3. 正文。正文是公文的主体，用于阐述公文内容，表达发文意图，使受文者对公文所表达的信息有具体、明确的认识。正文一般要求一文一事。
正文写作的总体要求是：符合国家政策法规，观点明确，条理清楚，表达准确，标点正确，篇幅力求简短。
4. 印章或签署。印章，指作为机关权力象征的图章；签署，指签发公文的领导人在公文正本的落款处签注姓名（或代以签名章）。在公文上盖印或签署，用以证实公文作者的合法性与公文的法定效力。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，所有发文机关均应加盖印章。盖印应端正、清晰，做到上不压正文，下压成文日期（骑年盖月）。
5. 成文日期。成文日期指形成公文的确切日期，用于表明公文开始发挥效用的时间。成文日期以发文机关负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。经会议正式讨论通过方能生效的公文，以会议通过的日期为准。电报以发出日期为准。
6. 发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
7. 页码。公文页数顺序号。（二）选择数据项目
选择数据项目是指根据文种、行文目的、阅读对象以及版面编排的需要而特别填制的项目。
1. 发文字号。发文字号又称文号，是制发机关按同一年度公文排列顺序编列的公文代号，主要作用是便于统计、查询和引用。发文字号由机关代字、年份、（文件）序号三部分组成。年份位于中间，以六角括号括入。
一份公文只有一个发文字号，联合行文时，只标注主办单位的发文字号。没有版头的公文的发文字号，一般标在公文标题右下方。
2. 签发人。签发人是指审阅核准并签发公文的机关负责人。只有上行文才需要注明签发人。其作用在于表明机关发文的具体责任者，督促各级领导认真履行职责，提高公文质量，并为直接联系与查询有关事宜提供方便。
3. 主送机关。主送机关指公文的主要受理机关，即对公文负有主办或答复责任的单位，俗称“抬头”或“上款”。主送机关名称应使用全称、规范化简称或统称。
主送机关应顶格写在标题之下、正文之上，末尾加冒号，字体与正文相同。当主送机关不止一个时，应按其性质、级别或惯例依次排列，中间用顿号（类间用逗号）断开。
4. 附件说明。公文如有附件，应在正文之后下一行左空两字标示“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件如有序号，应使用阿拉伯数字。
5. 附注。附注指需要说明的其他事项，是对文件传达范围、使用方法的规定，如“此件发至县团级”、“此件可自行翻印”等。对公文中名词术语的注释，一般采用句内括注或句外括注的方法解决，不作为附注。附注当有则有。
附注应加上圆括号，标示在成文日期的左下方。请示和上行的意见应在附注处标明联系人的姓名和电话。
6. 附件。附件是指随正文发送的其他文件、报表及有关材料等，与正文共同构成一份完整的文件。
7. 抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。抄送机关一般对公文不负责答复与办理。抄送机关应当使用全称或规范化简称、统称。确定抄送机关时，要从工作需要出发，不能乱抄乱送，以免给自己和对方增加不必要的工作负担。
8. 印发说明。用于标识公文印发部门名称、印发日期与印发数量等。印发机关指制发或翻印文件的机关或部门，一般是发文机关的办公部门。印发日期以付印日期为准，用阿拉伯数字写明具体的年月日。其目的在于明确公文的印制质量、时间的责任归属，并便于受文者与公文印发部门直接联系。
9. 份号。为了便于保密公文的登记、查询和归档，须将印制若干份的同一公文依次编号，即份数序号，简称份号。按照规定，涉密公文应当标注份号。
10. 密级和保密期限。即公文内容涉及秘密程度的等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。
11. 紧急程度。即表明对公文送达和办理时限要求的标识符号。适用于“特急”、“加急”公文和“特提”、“特急”、“加急”、“平急”的电报。
12. 题注。即对标题的注解和说明。法规性公文或经会议讨论通过的文件，其产生的法定程序和产生日期用圆括号括入，标注在标题下方正中处，通常称之为“题注”。（三）数据项目的编排
1. 公文用纸幅面尺寸与区域划分。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
公文用纸划分为图文区与白边区。眉边留空要恰当，一般是上空白宽于下空白，左空白宽于右空白。
2. 文字符号的书写与排版。公文一律从左至右书写和排版，少数民族可按其习惯进行。字距、行距自定，正文一般每面排22行，每行排28个字。
公文的标点符号应当根据《标点符号用法》（中华人民共和国国家标准GB/T 15834-1995）的规定使用。
3. 主要数据项目的编排。编排的次序为：发文机关、份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印章（签署）、成文日期、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期。
六、写作要求（一）符合政策，切合实际
公文的生命在于正确体现党和国家的现行政策，切合当前工作的实际需要。制发公文的过程实际上是一个研究政策、了解情况、分析问题、寻求办法，以求促进社会主义事业和我们当前的具体工作的过程。这就要求我们的公文一方面能够正确贯彻与体现党和国家的方针、政策，另一方面要切合现实生活，对具体工作有指导作用，也就是俗话说的“吃透两头”。要做到这一点，公文撰稿者应有较高的政策水平，能洞察形势的发展变化，深刻领会领导意图和问题实质；同时，应是本机关本行业的专家，熟悉本机关职权范围内的工作，深入实际，了解下情。这样，我们的公文就能在政治上和中央保持一致，在实际工作中切实可行，发挥作用。（二）行文得当，文种正确
公文体现着党和国家的方针政策，关系着党和国家、企事业单位及人民群众的各项工作和活动，涉及面极其广泛，所以，公文的运行非常复杂。写作时，首先要弄清楚本部门的隶属关系和职权范围，注意按行文规则办事。其次，每一种公文的适用范围和内容也大不一样，要注意各文种之间的差别，正确合理地选用公文文种。另外，行文时要注意分清主次，如分清主送机关和抄送机关。还要注意实效，一切从实际出发，严格控制公文的数量和范围。（三）主题明确，结构完整，格式规范
主题，是指作者通过公文表达的意图与主张。每件公文都要求能够集中、鲜明而直接地表述主题。一文一事，中心明确，令人一目了然。应围绕主题，合理安排正文结构，做到层次清晰，条理分明，紧凑有序，过渡自然；应当具备的数据项目准确齐备，格式规范，符合国家统一规定。（四）用语庄重严谨，简明通顺，平实得体
公文的语言表述，必须符合公文的性质、适用范围与行文目的，以及作者的职权地位。1. 庄重严谨。庄重，指用语端庄持重，格调严肃，用以维护公文的权威性与有效性，表明作者的严正立场与严肃态度。严谨，指用语周密确切，无虚假错漏，语意明确，不生歧义，是非界限清楚，褒贬得当，符合实际，用以维护公文的准确性，保证公文直接应用的效用与强制性的影响。因此，一般都要使用规范化的书面语言，少用或不用口语、方言、土俗俚语，禁止使用生造的词语及滥用简称。要选用含意明确、范围限定的词语，准确地表达概念的内涵与外延，正确揭示事物真相及其本质；认真辨析词语的含义及其感情色彩，使之符合实际，准确地表明作者的立场观点。2. 简明通顺。简明，指用语精炼不繁，以简洁、明确的文字表述出丰富的内容，做到“言简意明”或“言简意赅”。因此，首先要做到直接表述，开门见山，简洁明了地表述发文意图，获得准确、快捷的阅文办事效果。忌用一切套语空话，更不必刻意渲染。其次，应尽量选用含义丰富的概括性词语，并在不生歧义的前提下使用无主句与省略句；也可利用附件，压缩公文正文的篇幅；利用图表或其他表格简化文字表述。最后，还应字斟句酌，反复修改，果断删除重复或可要可不要的段落与字句，使公文简洁凝练，流利畅达，符合语法和逻辑。要求合理地组织语句，避免语病；要求句子成分完整，词语的搭配符合事理和语言习惯；语序安排得当，准确地反映出事物间的逻辑关系。根据公文的特点，善于使用介宾词组、联合词组、“的”字词组。词语的运用符合事理和逻辑规则，避免同义反复、自相矛盾、因果关系不当、种属概念交叉等错误，做到文理通畅。3. 平实得体。平实，指公文的语言平和、朴实、自然，通俗易懂，无形象描写，不堆砌华丽辞藻，不滥用修辞格，强调直接而鲜明地表达作者的意图。得体，指公文的语言、语气必须符合作者的职权范围、行文目的和特定文体表达的需要。公文撰写要从本机关职责范围出发，根据本机关与受文机关之间的行文关系，选用恰当的词语。对上行文，应用语尊重，恭而不卑；对下行文，宜用语郑重、准确，虽可适当使用告诫词语，但应做到威而不凶；平行文则更应使用谦敬性词语，创造出相互协商与合作的良好氛围；面向广大群众的公布性公文则强调通俗明白。公文用语还要符合各种文体的特殊要求。在一般情况下，规范性公文要求词义高度精确，风格庄重平实；指令性公文要求词义明确、周密、概括、简要；呈请性公文则应用语平和、得体；商洽性公文则讲究礼貌谦和，忌用命令性、告诫性词语。
第二节 决议 决定 命令（令）
一、决议（一）适用范围
根据《条例》规定，决议适用于经会议讨论通过的重大决策事项。决议具有较强的指导性和规范性。凡是党政机关、社会团体等通过会议制定法规、作出规划、批准文件、部署重大工作或者对某一重大工作做出决策，都可以使用决议这个文种来行文。（二）特点1. 集体性。决议是由会议集体讨论做出，而不是由某个人所做出的。2. 权威性。决议体现的是与会人员的意志，必须认真贯彻执行。如要更改，须由相应的会议重新议定。3. 指导性。决议所涉及事项一般为重大事项，其行文往往是在宏观上做出指导。4. 公开性。决议内容一般须公开告知群众，以统一思想认识。如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重要问题的决议》。（三）种类1. 部署重要工作的决议。这类决议多由高层领导机关的会议讨论做出。如《关于深入开展法制宣传教育的决议》。2. 专门事项决议。这类决议主要针对某一事件或者某项具体工作而做出，其结论一般是论断性的，以统一人们的思想认识。如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重要问题的决议》。3. 审议文件的决议。这类决议是对审议事项或者文件表示赞同、认可而做出的，关键是在表明发文机关的态度。（四）写法
1. 标题。决议的标题通常由发文机关（或者某次会议）全称或规范化简称、事由和文种组成，标题下面须标明时间和某次会议通过。
2. 正文。不同类型的决议正文的内容不尽相同。具体介绍如下：（1）部署重要工作的决议。这类决议一般内容比较多，其重点是对有关工作或事件进行实事求是的回顾和分析，从战略和理论的高度得出结论，事项部分常采取分条列项的方式写作。（2）专门事项决议。这类决议由于涉及的内容十分重要，通常采用条块结合的方式写作，篇幅也比较长。（3）审议文件的决议。这类决议内容往往较短，简单的话，只要写明批准依据和决议内容就可以了；复杂一些的，再写上会议情况概述和希望号召即可。
二、决定（一）适用范围
根据《条例》规定，决定适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
决定是下行文，具有一定的法规性和约束力。决定的用途很广，只要是对重要事项或重大行动进行安排部署，都可以使用这个文种。（二）特点1. 指挥性。决定属于指挥性公文，其强制性和约束力很大。对于决定的内容，相关单位与人员必须严格遵守，坚决执行。2. 稳定性。决定的内容不能任意更改，它一般在较长时期内发挥作用；有些决定本身就是行政法规或规章。（三）种类1. 指挥性决定。这类决定主要是针对某一重要事项或重大行动所做出的安排。2. 宣告性决定。这类决定的内容主要包括奖惩有关单位及人员、机构设置、人事安排、召开会议等。（四）写法
一般包括标题、主送机关、正文、署名、日期等部分。
1. 标题。由发文机关加事由再加文种构成，或由事由加文种构成。
2. 主送机关。有些决定要写明受文单位的名称，有些决定的受文群体很大，可以不写主送机关。
3. 正文。一般先写明决定的依据、意义、目的、背景、原因等。这些信息并不一定都要写上，应根据具体情况灵活选择。
然后要写决定的事项。这是正文的主体部分，要注意合理地安排结构。在实际运用中，有的采用篇段合一式，有的采用小标题式，有的采用序号式，有的采用条款式。措辞一定要完整、周密、准确，决不能模棱两可，影响执行，否则也有损发文机关的权威。
最后以希望或号召作结，有的决定可不写这部分内容，自然结束即可。
4. 署名。要写上发文单位的名称。如果标题处已经有了发文单位的名称，此处也可不写。
5. 日期。有两种写法，一种是写在文章最后，要写全年月日；还有一种是写在标题之下，用小括号括起来。
三、命令（令）（一）适用范围
根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。“令”和“命令”的性质效力相同。一般来说，凡是标题需要揭示事由的，用“命令”，否则用“令”。（二）特点1. 权威性。命令的发布权限有严格的规定。根据我国宪法及地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法的规定，只有国家主席、全国人大常委会及其委员长、国务院、国务院总理、国务院各部（委）、国务院各部部长、国务院各委员会主任、地方人民代表大会常务委员会、地方各级人民政府，才可以在法定权限内发布命令。其他任何单位和个人均无权发布命令。命令（令）具有极强的权威性。2. 强制性。命令具有极大的强制性，一经发出，受令方必须无条件执行，没有任何商量的余地；否则，相关责任人员要受到严厉的纪律处分，情节严重的还要受到法律的制裁。3. 严肃性。命令一经发出，就不能随意更改或变通处理，在语气上果断干脆，措辞严肃，非常明确坚定。（三）种类1. 按作者分，有以法定机关名义和以法定机关代表人名义发布的命令两种。2. 按内容分，有发布令、行政令、嘉奖令、任免令。（四）写法
命令的结构，一般由标题、发文字号（令号）、主送机关、正文、署名、日期五部分组成。1. 标题。由发文机关加文种构成，或发文机关加事由再加文种构成。2. 发文字号（令号）。令号一般以领导人任期为界编流水号，前面加“第”字。发文字号的编法与其他公文相同。3. 主送机关。即受令的单位。根据具体情况，有的命令需要写明主送机关，有的则不需要写。4. 正文。发布令一般采用篇段合一式，要写明发布依据、发布对象、发布决定和施行日期等重要信息。嘉奖令一般包括事迹介绍、性质评价、如何嘉奖及希望号召等部分。任免令由任免依据和被任免的名单组成。行政令由缘由、主要内容和执行要求等部分组成。5. 署名。一般写上发令机关最高领导人的名字，前面要注明其职务；也有的命令只写发令机关名称。6. 日期。即正式签发日期，一般要把年月日写全。
第三节 公报 公告 通告
一、公报（一）适用范围
根据《条例》规定，公报适用于公布重要决定或重大事项。党和国家领导机关、社会团体向国内外发布重大决定事项或重大事件，可以使用公报来行文。公报常通过报纸、电视台、广播电台发布。（二）特点1. 政治性。公报是官方正式文件，涉及的是一些人们普遍注意的重大事件或者重要会议内容，其政治性极强。2. 公开性。公报应当及时将国内外瞩目的重大事情或者重要决议公之于众，以告知天下，让国内外都有所了解。3. 新闻性。公报内容由于事关重大，所以一经发布，即成为具有很高传播价值的重大新闻。（三）种类1. 会议公报。这类公报是党和国家领导机关、社会团体关于某一重要会议及决议的正式报道，多见于以会议名义发表的公报，如《中国共产党第十七届中央委员会第二次全体会议公报》。2. 事项公报。这类公报是政府机关向人民群众公布某项重大决策或者重大措施的文件。3. 联合公报。这类公报是两个或者两个以上的国家、政府、政党、社会团体之间，就会谈达成的某种协议而共同签署和发布的外交文件，常称为“公报”、“联合公报”、“新闻公报”。（四）写法1. 标题。公报标题有三种写法：一是由会议名称和文种组成，如《中国共产党第十七届中央委员会第二次全体会议公报》；二是由会谈双方或者会谈各方名称和文种组成，如《中美联合公报》；三是由发布机关名称、事由和文种组成，如《国家统计局关于2010年国民经济和社会发展公报》。2. 正文。会议公报通常由会议概况和议定事项组成。会议概况部分一般要写明会议名称、时间、地点、出席人、列席人、主持人、报告人和会议议程等；议定事项是全文的重点部分，要逐一按次序进行阐述，直至讲清楚会议各项主要问题。
事项公报的正文由公报原因和事项组成。往往采用条文式，写明需要公布的事项或者数据。
联合公报的正文除了写清楚双方（或各方）会谈的一般情况外，还要着重写明各方共同关心的问题、彼此的原则立场、取得的共识或达成的协议。条约性联合公报由于具有法律的约束力，应当写明各方的权利和义务。新闻性联合公报由于没有法律效力，只需要摘要报道会议（会谈）情况和结果就可以了。
二、公告（一）适用范围
根据《条例》的规定，公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。
公告是泛行文。公告多通过广播、电视、报刊等媒体发出。（二）特点1. 广泛周知性。公告是泛行文，受文者是国内外有关单位及人员，而且往往通过报刊、电台、电视等媒体发布，具有广泛的周知性。2. 郑重严肃性。公告所发布的或者是国家重要事项，或者是法定事项，而且发布者或者是国家高级机关，或者是有发布权限的有关职能部门，这就决定了公告具有相当的郑重严肃性。（三）种类1. 重要事项公告。这类公告的内容往往涉及国家政治、经济、军事、外交等方面的重大事情。如国家领导人的选举结果、国家领导人的出访、外国领导人的来访、国家重要的统计数据、国家重要的科技成果等。2. 法定事项公告。这类公告主要指有关法律、法规中所规定的应该用公告形式发布的事项。如关于企业法人登记注册的公告、关于企业破产事项的公告、专利公告等。（四）写法
公告一般由标题、正文、署名和日期等部分组成。
1. 标题。由发文机关加事由再加文种构成；由发文机关加文种构成；直接用文种。有的公告在标题之下写有编号，如“第×号”，并用圆括号括住。
2. 正文。一般由公告缘由、公告事项和常用尾语组成。
先写公告缘由，主要写明发布的政策依据或发布的背景意义等内容。这一部分一般篇幅极短，有的甚至也可不写。
再写公告事项，主要写所发布公告的内容。如果事项较多，可以分条列项写。
最后是常用尾语，如“特此公告”、“现予公告”等，有时也可不写。
3. 署名。在正文的右下方写上发文单位的名称。如果标题已有发文机关的名称，也可不写。
4. 日期。在署名下方写上年月日。
三、通告（一）适用范围
根据《条例》的规定，通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。
通告的受文者是社会有关群体。通告是泛行文。（二）特点1. 一定的约束性。通告一般是针对某些事项做出规定或者限制，告知有关群众一些需要了解的事情，或者是不应该做的某些事情。通告虽然没有法律法规等严格，但也有一定的约束性。2. 使用的广泛性。通告的使用者相当广泛，各级机关政府和企事业单位均可使用，并且其内容也很丰富。它的重要程度比不上公告，但社会生活的很多方面都可以使用。（三）种类1. 知照性通告。这类通告主要用于在一定范围内公布有关群众应该知晓的某些事情。如关于停电的通告、关于停水或减压供水的通告、关于对建筑企业进行资格年审的通告等。2. 约束性通告。这类通告主要是公布某些需要共同遵守的事项。对于受文对象来说，具有一定的约束性。如关于严禁燃放烟花爆竹的通告、关于道路交通管制的通告等。（四）写法
通告一般由标题、正文、署名和日期组成。
1. 标题。由发文机关加事由再加文种构成；由发文机关加文种构成；由事由加文种构成；直接写文种。
2. 正文。一般由通告缘由、通告事项和结尾组成。
先写通告缘由，主要是发布通告的背景、意义、依据、目的等。不过，并不一定要把以上信息全部写上，而要根据具体情况灵活选择。
然后再写通告事项，这是公文的主要内容。如果内容较少，写成段落式即可；如果内容较多，可分条列项写。
最后是结尾部分，有的写希望要求；有的写常用尾语，如“特此通告”、“现予通告”等；有的一字不写，写完事项部分即自然结束。
3. 署名。在正文的右下方写上发文单位的名称。如果标题中已有发文机关的名称，此处也可不写。
4. 日期。在署名下方写上年月日。
第四节 意见 通知 通报
一、意见（一）适用范围
意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。
意见有下行文、平行文、上行文三种形式。
如何理解“重要问题”的含义？意见中的“重要问题”是指党政工作中有疑难性质的问题。具体包括：
1. 现行国家法律法规或单位原有规定有空缺。如果要解决问题，必须用意见文种行文，而不能用其他文种行文，如《铁道部关于鼓励和引导民间资本投资铁路的实施意见》。
2. 部门提供政策参考以释疑。如何理解“提出见解和处理方法”？意见的行文方向不同，理解也不一样。（1）上行性意见。下级向上级机关递交的意见具有参考性的特点，一般呈请上级机关批转执行文件时作为参考依据。（2）平行性意见。向同级机关或不相隶属的机关递交的意见具有参考性的特点，一般是请求相关部门审批或答复有关政策时作为参考。（3）下行性意见。上级发给下级机关的意见，一般具有通知的性质，要求下级机关遵照执行。这种类型的意见与通知的区别在于，有无法律、法规或规定，如《国务院关于进一步支持小型微型企业健康发展的意见》。（二）特点1. 指导性。意见是指导性很强的一种文体。意见对受文机关来说，仍然有较强的约束性，下级机关要遵照执行。2. 针对性。意见是根据现实需要，针对某一重要问题提出见解或处理方法，对于解决目前存在的问题，可起到积极的作用。3. 原则性。意见通常不是具体的工作安排，是从宏观上提出见解或处理方法，要求受文单位结合具体情况，参照文件中提出的精神来办理。下级机关在落实意见精神时，比起执行指示有更大的灵活处理的余地。（三）种类
从内容上分，意见分为指导性意见、请准性意见、解答性意见。1. 指导性意见。上级机关向下级传达的带有工作指导性质的意见（下行文），如《国务院办公厅关于做好国庆节期间有关工作的意见》。2. 请准性意见。请求上级批准有关事项或措施的意见（上行文），3. 解答性意见。解答有关单位政策上的疑问（平行文）。（四）写法
1. 标题。上行文或平行文的意见标题可不写发文机关；下行文的意见标题一般要求三要素齐全。
2. 主送机关。分为两种情况：（1）需要转发的意见，没有主送机关这一项，但转发该意见的通知，要把主送机关写清楚。（2）直接发布的意见，要有主送机关，主送机关的排列方法和一般公文相同。
3. 正文
指导性意见或解答性意见正文写作的结构，可分为两部分：先概述问题，再提出各项见解或措施、方法。
请准性意见正文写作的结构，可分为三部分：先说明承办的上级公文的意义，再提出请准事项的具体做法，结束语一般写“以上意见如无不妥，批转本单位执行”。
意见的主体结构由标题、主送机关、正文、落款和成文日期组成。
二、通知（一）适用范围
根据《条例》的规定，通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（二）特点1. 使用频率高。通知是使用频率很高的一种公文，不论任何单位，其所发公文的一半左右，均以通知行文。通知素有“公文轻骑兵”之称。2. 时效性较强。通知的事项一般有很强的时效性，大多要求受文对象立即办理或者了解该事项。如果过了通知要求的时间再去办理，那就没有什么意义了。3. 文种功能多。从通知的适用范围我们可以看出这个文种的功能极多，可以安排布置工作、知照事情、批转转发公文等。（三）种类1. 发布性通知。主要用于发布一些法规规章及事务性文章，如计划类、总结类、会议记录、领导讲话等。2. 指示性通知。即向所属下级机关下达指示或布置工作的通知。3. 批转、转发通知。批转通知是批转下级机关的公文时所使用的通知。转发通知是转发上级机关或不相隶属机关的公文时所使用的通知。4. 知照性通知。即告知需要了解的情况或要求下级办理某一事项的通知，如迁居新址、举行会议、更换印章等。（四）写法
常见的通知有以下几种，其写法虽不太复杂，但也各有特点。
1. 发布性通知。其结构一般包括标题、主送机关、正文、署名、日期等部分。（1）标题。由主送机关加事由再加文种构成；由事由加文种构成。发布法规规章等规范性文章时常用“发布”、“颁布”、“颁发”等，发布一些事务性文章时常用“印发”。（2）主送机关。即收文单位，常不止一个，要注意正确使用逗号和顿号来排列顺序。（3）正文。这类通知的正文往往篇幅较短，结构简单，一般写明发布对象名称和执行要求即可。（4）署名。在正文的右下方写上发文单位的名称。（5）日期。在署名下方写上年月日。
2. 指示性通知。其结构与发布性通知相同，许多部分的写法也同发布性通知一样，只有正文的写法不同。以下各类通知也是如此。
指示性通知的正文一般分三部分：一是通知的缘由，即简要写出发通知的原因、目的、依据、背景、意义等。二是通知事项，即向下级机关做出的具体指示或布置的工作。一般情况下，要写出工作任务、基本措施、注意事项等，内容要明确具体，可操作性强。三是执行要求或希望号召。要写得简短，有针对性。
3. 批转、转发通知。批转通知的正文应写明三点：一是表明对被批转公文的基本态度，如“同意”、“很重要”、“很及时”等，也可做出具体的评价；二是指出贯彻执行的原则要求，如“认真执行”、“遵照执行”等；三是根据要求，可对被批转公文的基本精神加以强调或对其内容加以补充，或提出执行的要求和希望。
4. 知照性通知。这类通知的篇章结构往往不固定，有的由通知原因、通知事项、办理要求三部分构成；有的由前两部分或后两部分构成；有的只写通知事项。
三、通报（一）适用范围
根据《条例》的规定，通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（二）特点1. 内容典型性。通报的内容应当具有代表性，并且真实可信，有教育意义，这样才能对受文者起到教育和感召影响的作用。缺乏典型意义的事件一般不宜作为通报的内容。2. 写作及时性。对于工作中好的苗头和不良的倾向，要能及时发现，予以表彰或批评；对于某些有代表性的情况，也要及时加以传达。这就要求我们有见微知著的能力，有及时成文的能力。（三）种类1. 表彰性通报。用于在一定范围内表扬先进事迹或介绍先进经验，为广大干部群众树立好的榜样，发挥引导和示范的作用。2. 批评性通报。用于在一定范围内批评某种不良倾向，处理某些犯有错误的人和事，使责任者从中吸取教训，同时还能使其他人有所警惕，不再犯类似错误。3. 情况通报。用于将全局或某一方面的动态传达给下级机关或有关单位。（四）写法
通报的结构一般包括标题、主送机关、正文、署名、日期等部分，标题、主送机关、署名、日期的写法同通知类似。下面介绍正文的写法。
表彰性通报和批评性通报的正文，一般写四个部分：1. 通报原由。写明通报的理由、依据和通报事项摘要。2. 通报事项。应阐明事实经过，一般陈述该事件发生的时间、地点、大致过程、主要情节，接着对事件进行分析评论，揭示问题的实质，说明意义，指出应该学习或吸取教训之处。3. 处理意见或结果。即对有关人员进行表彰与处理的意见和结果。4. 有针对性地提出经验与教训，或要求与希望。情况通报的正文要求说明两点：一是具体说明通报的情况或事项；二是说明通报的目的与要求。
第五节 报告 请示 批复
一、报告（一）适用范围
报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，或回复上级机关的询问。
报告是上行文，是向上级机关陈述事项的公文。从报告的含义中我们可以看出，报告的使用背景主要有三种情况：1. 汇报工作。这种报告是向上级机关汇报工作：一是按规定和制度要求，下级机关要定期或不定期上交工作报告，汇报工作动态，如年度工作报告；二是超出本机关职权范围的新问题或新情况，必须向上级机关汇报，交由上级机关处理，也可提建议让上级机关定夺。2. 反映情况。这里反映的情况，一是发生突发性或灾难性事件时，按上级机关的要求必须写出情况报告，如重大事故报告；二是单位出现新形势、新风气，必要时也要向上级机关报告；三是重大失误情况报告。3. 回复上级机关的询问。这种报告是回复上级机关询问的公文，针对性较强，有问必答即可。
除上述使用背景外，在实际行政工作中，会议报告和递交材料的报告也经常用到。报告这种公文主要是为了反映情况，以便上级机关更好指导下级机关开展工作。作为党政机关公文的报告，与专业部门从事业务工作时所用的行业报告是不同的，如审计报告、评估报告、调查报告，这些都属于事务性文书，我们在本章所讲的报告是公务文书。（二）特点1. 单向性。报告是单向性行文，不需要上级机关给予批复。报告和请示有较大的不同，请示具有双向性特点，必须有批复与之相对应。要注意：类似“以上报告当否，请批示”的说法是不妥当的。2. 陈述性。报告最大的特点是具有陈述性，把基本情况讲清楚即可。如汇报工作时一一向上级陈述所做工作、经验教训、工作打算。反映情况时，把事件的来龙去脉叙述清楚。3. 事后性。在机关工作中，有“事前请示，事后报告”的说法。多数报告，都是在开展了一段时间的工作之后，或是在某种情况发生之后向上级做出的汇报。（三）种类
1. 工作报告。工作报告又可分为综合工作报告和专题工作报告两种。（1）综合工作报告涉及面宽，涉及工作的方方面面，大到国务院提供给人民代表大会的政府工作报告，小到某单位向上级提供的年度、季度、月份工作报告。（2）专题工作报告的涉及面窄，只针对某一方面的工作或者某一项具体工作进行汇报，如党政机关关于“三讲”工作的报告、行政机关关于技术革新工作的报告等。
2. 情况报告。情况报告可分为安全事故报告和新动态报告。
作为下级机关，有责任做到“下情上达”，保证上级机关“耳聪目明”，对下面的情况始终了如指掌。这就是情况报告的意义。如果隐情不报，则是一种失职的表现。
3. 回复报告。上文已有阐述，可参考。（四）写法
1. 标题。报告的标题，有两种写法：（1）发文机关加发文事由加文种。如《中共中央纪律检查委员会关于清理党政干部违纪违法建私房和用公款超标准装修住房的报告》。（2）主要内容加文种。如《关于进一步加强我市公共场所禁烟工作的报告》。
2. 主送机关。报告一般只送一个上级机关即可，但行政机关受双重领导的情况比较多见，只报送其中一个上级机关显然不妥，因此，有时主送机关可以不止一个。报告应报送自己的直接上级机关，一般情况下不要越级行文。
3. 正文。不同种类的报告有不同的写法，现具体介绍以下两种报告的写法：（1）工作报告。工作报告的内容以做法成绩、经验教训、打算安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识，类似于工作总结。
这种写法最需要注意的是结构的设计安排。按照总结出来的几条规律性认识来组织材料、安排层次，是最常用的结构方式。例如朱基总理所作的政府工作报告，全文分为十个部分：①1999年国内工作回顾；②坚持实行扩大内需的方针……⑩关于外交工作。（2）事故报告。事故报告正文的写作结构多采用“情况—原因—教训—措施”四步写法，先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。
需要注意的是，如果国家或各级政府、各地区各行业制定的“安全事故报告制度”中有规定的，必须按制度要求的内容写作。如果是重特大事故，还要说明事故发生后第一时间，有关领导的批示，以及抢救应对措施。
报告的眉首部分要有签发人姓名。
报告的主体结构由标题、主送机关、正文、落款和成文日期组成。
二、请示（一）适用范围
请示适用于向上级机关请示指示、请求批准事项。请示是典型的上行文。
要正确使用请示，需从以下两个方面着手：1. 请求指示。这种请示的背景往往是下级机关在实际工作中遇到了新问题、新情况，这些问题和情况往往涉及有关政策法规，下级机关在执行时对政策法规的理解上不太明确，这时就需要上级机关给予指导、明示，做出明确的政策界定。这一类请示，基本属于政策性请示。2. 请求批准。这类请示的背景往往是下级机关针对某个具体事项，请求上级机关批准，这时只需要上级机关表明态度，即同意与否即可。这一类请示，基本属于事项性请示。
无论哪一类请示，都必须是事先请示，得到上级机关批复后才能执行请示内容。例如，国家发展改革委员会制定《“十二五”国家政务信息化工程建设规划》（以下简称《规划》），要想执行该文件，需向国务院报批。2012年4月18日国务院做出批复，原则上同意执行该《规划》。国家发展改革委员会在得到国务院的批复后，于2012年5月5日根据《国务院关于“十二五”国家政务信息化工程建设规划的批复》（国函〔2012〕36号），将《“十二五”国家政务信息化工程建设规划》印发各级机关遵照执行。（二）特点1. 针对性。只有本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，如机构设置、人事安排、重要决定、重大决策、项目安排等问题以及在工作中遇到新问题、新情况或克服不了的困难时，才可以用“请示”行文，请示上级机关给予指示、决断或答复、批准。所以，请示的行文具有很强的针对性。2. 呈批性。请示是有针对性的上行文，上级机关对呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。3. 单一性。请示应一文一事，一般只写一个主送机关，即使需要同时发送其他机关，也只能用抄送形式。4. 时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级机关指示、批准的公文，如能够及时发出，就会使问题得到及时解决。
根据上述特点，使用请示行文，必须具备以下四个条件：1. 必须是下级机关向上级机关行文。2. 请示的问题必须是本机关无权做出决定和处理的事项，并不是凡事必请。3. 必须是为本机关事项向上级请求指示，不能越级请示。4. 需要上级机关对行文内容予以答复、批准。（三）种类1. 政策性请示。此类请示是下级机关需要上级机关对原有政策规定做出明确解释，对变通处理的问题进行审查认定，对如何处理突发事件或新情况、新问题做出明确指示等请示。2. 事项性请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示，主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。（四）写法1. 申批性请示。这类请示属于程序性文件，它的写作背景主要是依照国家或部门规定，需要写出请示予以报批。这种请示的写作重点，在于明确请示的具体项目，说明相关情况。2. 批准性请示。这类请示的写作要点在于提出充分的请示理由，而且要注意请示事项的具体明确。
请示公文的眉首部分需要有签发人，主体部分还要有联系人电话。
请示主体部分的写作结构：标题、主送机关、正文、落款、成文日期。请示正文部分的结构一般包括请示缘由、请示事项、结束语。
三、批复（一）适用范围
批复适用于答复下级机关的请示事项。批复是典型的下行文，是针对下级机关的请示而制发的，任何有下级机关的部门都可以使用批复。
一般情况下，批复只针对请示机关下发，请示的主送机关原则上是一个，那么批复的主送机关一般也是一个。此外，如果批复的问题具有普遍性，需要其他机关执行或学习，那么批复还有两种特殊的行文方式：1. 泛行文形式的批复。上级机关也可用泛行文的形式发给各下级机关。2. 批转形式的批复。用批转性通知的形式发给各下级机关，这种批转请示的通知与批复的行政效力一样。（二）特点1. 行文具有被动性。批复的写作是以下级的请示为前提，它是专门用于答复下级机关请示事项的公文，所以先有上报的请示，后有下发的批复，一来一往，被动行文，这一点与其他公文有所不同。2. 内容具有针对性。批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度，必须针对请示的内容进行答复。3. 效用的权威性。批复是上级机关的结论性意见，下级机关对于上级机关的答复无论满意与否，必须按照批复意见执行，不能违背。批复的这种行政效力相当于决定，带有很强的权威性和强制性。4. 态度的明确性。批复的内容必须明确、简洁，以利于下级机关的理解执行，态度不能模棱两可，似是而非。（三）种类1. 指示性批复。对下级机关请求指示事项请示的批复，一般是对下级机关请示涉及政策上、认识上的问题做出指示性的答复。2. 审批性批复。对下级机关请示涉及人事、财物、机构等方面的具体问题，做出批准、不批准或不完全批准等审批性答复的批复。3. 解答性批复。对下级机关请求指示的请示所作的批复。由于下级机关对工作中所遇到的问题无法处理，因此这类批复必须给出解决问题的具体方案。（四）写法
批复写作的重点在于标题、发文字号、批复引语、批复内容。
1. 标题。批复是针对请示而行文的，但是批复的标题不能直接引用请示标题。如北京市交通委、市发展改革委、市财政局向北京市人民政府联合上报《关于京平高速公路收取车辆通行费有关问题的请示》，北京市政府批复文件的标题不能写成《北京市人民政府关于京平高速公路收取车辆通行费有关问题的请示的批复》。
批复标题常见的两种结构形式如下：（1）关于×××××问题的批复。关于后面的内容是请示标题中的请示事项，将原请示标题中的内容以“问题”二字反映。例如上述例子中北京市人民政府的批复标题应为《北京市人民政府关于京平高速公路收取车辆通行费有关问题的批复》，批复标题中是不显示“请示”二字的。例如《发展改革委关于报送东北振兴“十二五”规划的请示》，国务院批复文件的标题为《国务院关于东北振兴“十二五”规划的批复》。（2）关于同意（或批准）××××的批复。同意或批准后面的内容是请示事项。例如《新疆维吾尔自治区人民政府关于将新疆维吾尔自治区库车县列为国家历史文化名城的请示》，其批复标题为《国务院关于同意将新疆维吾尔自治区库车县列为国家历史文化名城的批复》。
2. 发文字号。批复是下行文，是上下级之间行文，发文字号有两种方式：（1）使用“发”字号。这种批复的发文字号用于上级主管部门对下级职能部门的请示。（2）使用“函”字号。这是批复经常使用的发文字号，这种函件式发文字号一般用于上下级政府之间或答复不相隶属的下级机关的请示。例如《国务院关于同意将新疆维吾尔自治区库车县列为国家历史文化名城的批复》，所用的发文字号为“国函〔2012〕22号”。再如《民政部关于中国林业生态发展促进会成立登记的批复》，所用的发文字号为“民函〔2012〕147号”。
3. 批复引语。批复引语是批复正文写作的开头部分，“引语”指的是引用请示原件的规范化语言。引语的目的是表明批复是针对哪份请示做出的答复。
一般来说，规范的批复引语的格式为：
你部（或校、局、厅等）《关于×××××的请示》（××〔××〕×号）已收悉。
从以上批复引语的格式可以总结出批复引语的写作思路：
请示单位、请示文件名、请示文件的发文字号、表明收到。
在批复引语的写作中，需要注意以下几点：（1）请示单位一般不直接写上单位全称，而是用“你”加上该请示单位的级别或属性，例如你部（或校、局、厅等）。（2）请示文件名只写“关于”后面的内容，把请示机关放在书名号外面。在正文里，请示文件名要加书名号。（3）请示文件的发文字号要加上圆括号。（4）表明收到下级机关的请示时用“已收悉”表述，不能用“已收到”的说法。
4. 批复内容。根据请示的类型，批复一般分为指示性和批准性两种类型。这两种类型的批复引语的写作都是一样的，而且都要明确地表明同意的态度，区别在于批复内容的侧重点不同。（1）指示性的批复。除了表明同意态度外，还要提出下级机关在具体执行请示事项时各方面的要求和希望。（2）批准性的批复。即表态类的批复，只表明上级机关是否同意即可。
批复主体部分的写作结构由标题、主送机关、正文、落款和成文日期组成。
批复正文部分的写作结构由批复引语、批复意见和结束语组成。
第六节 议案 函 纪要
一、议案（一）适用范围
议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会常务委员会提请审议事项。
正确理解议案的含义，要注意以下两个方面：
1. 提案权。谁有权提请议案？
从上文可以知道，行政议案的行文主体只有政府，适用范围单一，人民代表大会主席团、常务委员会和本级人民政府可以直接提出议案，人民代表大会代表也可以提出议案。议案提出后，由人民代表大会主席团提请人民代表大会讨论，或交付议案审查委员会审查后提请人民代表大会讨论。
在全国或地方政府人代会上，代表委员以个人名义向大会提交的文书叫提案，而不是议案。
2. 法定程序。国务院及各级政府的有关法律法规或重大事项的出台、执行，按照宪法规定必须以议案形式报请全国或地方人大通过。提交议案时必须先请同级政府讨论通过，再提交人大审议。（二）特点1. 法定性。议案的制发机关只能是各级人民政府，省级以下政府部门无权制发。2. 重大性。议案提请的事项是同级政府无权决定，而必须报请人大审议通过。3. 定向性。议案提交的对象只能是同级人大，主送机关只能有一个。4. 时限性。议案只在人大会议期间提出，超过期限提交的议案一般作为“建议”处理。（三）种类1. 立法性议案。立法性议案主要在两种情况下使用：一是政府机构制定了某项法律或法规之后提请人大审议通过时；二是建议、请求某行政机构制定某项法规时。2. 决策性议案。关于财政预算决算、城乡发展规划、重大工程上马，以及政治、经济、文化、教育、科技、卫生等领域中的重大事项的决策，需要提请人民代表大会审议批准时使用的议案，就属于重大事项的决策性议案。3. 任免性议案。行政机关向权力机关提请任命、免去或撤销行政机关工作人员职务，请求人民代表大会审议批准的议案，就是任免性议案。如“国务院关于提请××等同志职务任免的议案”。4. 建议性议案。以行政部门的身份向权力部门提出建议，也可以使用议案。这种议案有些像建议报告，供人民代表大会审议、采纳。（四）写法
1. 议案的标题。议案的标题采用常规公文标题模式，有两种写法：一是发文机关加案由加文种，二是省略发文机关，案由加文种。前者如《××市人民政府关于提请审议〈××市乡镇企业条例〉的议案》；后者如《关于提请审议修改后的国务院机构改革方案的议案》。议案标题一般不能采用发文机关加文种或者只有文种的写法。
2. 议案的主送机关。议案的主送机关只能是同级人民代表大会及其常务委员会，不能有其他并列机关。要采用全称或规范化简称，不得随意简化。
3. 正文。包括以下几个方面：（1）案据。议案的第一部分叫作案据，和常规的根据、目的、意义式的公文开头很接近。（2）方案。方案部分，就是对提请审议的事项或问题提出解决的途径、方法。如果是提请审议已制定的法律法规的，解决问题的方案就在法律法规之中，这部分只需写明提请审议的法律法规的名称即可，但要把法律或法规的文本作为附件。如果是任免性议案，要将被任免人的姓名和拟担任的职务写明。如果是提请审议重大决策事项的，要把决策的内容一一列出，供大会审阅。如果是建议采取行政手段解决某方面问题的，要把实施这一行政手段的方案详细列出，以便于审议。不能只指出问题，而没有解决问题的方案。（3）结语。结语是议案的结尾部分，主要用于提出审议请求。一般都采用模式化写法，言简意赅，如“该草案经市政府同意，现提请审议”。
4. 签署和日期。一般行政公文最后签署的都是发文机关的名称，而议案有所不同，要由政府首长签署。国务院提交给全国人大的议案，要由总理签署；各省、市、自治区提交给同级人民代表大会的议案，要由省长、市长或自治区主席签署。
议案主体部分的结构：标题、主送机关、正文、落款、成文日期。主送机关只能有一个，即同级人大会。落款通常为政府首长签署职务和姓名。
二、函（一）适用范围
函适用于不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请示批准和答复审批事项。
首先我们要理解什么是“不相隶属的机关”。通俗地说，“不相隶属的机关”指的是两个机关之间没有上下级关系，不存在领导与被领导的关系。这种行政关系一般分为两种情况：
1. 同一行政系统的平级单位。例如同级政府之间：河南省人民政府与河北省人民政府之间是平级关系，都隶属于国务院。
再如同一政府下的同级部门之间：湖南省财政厅与湖南省教育厅之间是平级关系，是同一政府的不同职能部门。
2. 不在同一行政系统的各级单位。如铁道部与天津市人民政府之间隶属于不同的行政系统，它们之间宜用“函”行文。这种行文不限于同级关系，只要是各自隶属于不同的行政系统，无论各自的级别高低都适用于“函”件。例如国务院办公厅与广东省人民政府办公厅，前者是部级单位，后者是厅级单位，但是它们之间要以“函”行文。
理解了“函”的使用条件，可以总结出一句话：函是不相隶属的机关之间使用的公文。（二）特点1. 内容短小。使用“函”件的机关之间没有上下级的领导关系，一般情况下没有行政管理业务，只有在遇到某事需要与对方沟通时才使用，偶然性和事务性的特点比较突出，所以行文简洁，制作灵活多样，即要按公文的正式格式制作，同时又应根据实际情况有所变通。2. 语言谦逊有礼。“函”的使用者是不相隶属的机关，所以用语要平等、尊重，多使用敬语，如贵校、贵单位、贵公司等，函的结束语也要用敬语，如“特此函达，务希研究见复”。（三）种类1. 按发文目的分，可以分为发函和复函两种。发函是主动提出公务事项的函；复函是回复对方来函的函。2. 按用途分，可以分为商洽事宜函、询问事宜函、答复事宜函、请示批准函四种。
这两种分类方法有交叉的地方，一般来说商洽函、询问函、请示函属于发函，而答复函、批准函属于复函。（四）写法
1. 首部。主要包括标题、主送机关两个项目。（1）标题。公函的标题一般有两种形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成；另一种是由事由和文种构成。（2）主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。
2. 正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语、落款等部分组成。（1）开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。（2）主体。这是函的核心内容，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作、询问或答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。
3. 结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见，或请主管部门批准等。
4. 结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。
5. 落款。一般包括署名和成文时间两项。署明机关单位名称，写明成文年、月、日，并加盖公章。
三、纪要（一）适用范围
纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。会议情况一般是知照性质的，只需要有关人员了解和知晓会议的基本情况，不需要处理或受理有关内容；议定事项一般是指令性质的，需要有关人员执行和受理有关事项内容。从纪要的使用情况不难看出，其主要作用是交流会议情况，传达要贯彻执行的事项，记载重要谈话内容，以便统一认识或统一行动。
在使用纪要这种公文时，要特别注意它在行文方面的特殊性。纪要在使用上的特殊性体现在两个方面：1. 纪要不需要加盖公章。我们知道公章是公文的生效标识，不加盖公章的公文没有行政效力，但是纪要不是直接执行的文件，它的发文背景是根据会议或会谈记录整理要点，再以此为依据发文，它是一种间接执行的行政公文，所以不需要加盖公章。具体来说，它不能单独传送：如果发给上级机关，那么是作为呈送报告的附件；如果发给下级机关，那么是作为印发性通知的附件。2. 在格式方面，纪要不需要眉首、版记部分。主体部分也只需要标题和正文，不需要主送机关、落款和成文日期。（二）特点1. 内容的纪实性。纪要是根据会议或会谈记录整理而成，必须如实反映，不能离开实际人为地创作，不能发挥，否则就违反了纪实的要求。2. 表达的要点性。纪要是反映会议或会谈的综合情况，撰写会议性的纪要应围绕主旨及主要成果来整理、提炼和概括。其重点应放在介绍会议的成果上，而不是叙述会议的过程，要与会议记录这种文体区别开来。会议记录是凡言必记，凡言必录，会议纪要是择其要点，重点反映；会议性的纪要围绕会议的主要议题、主要精神、有关决定或决议而写。3. 称谓的特殊性。纪要一般采用第三人称写法，因为纪要反映的是集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是其称谓特殊性的表现。（三）种类1. 记载会议主要情况的纪要。它把会议讨论的情况、主要精神提供给相关单位，供相关单位参阅，主要起传递信息的作用，一般没有贯彻执行的要求。2. 记载议定事项的纪要。它将领导机关召开的、研究某方面或某项工作的会议所形成的研究成果、处理意见传达给下级机关，并要求相关单位贯彻执行，有一定的行政约束力。（四）写法
纪要的写作主要指标题和正文的写作。
1. 标题的写作。标题的写法灵活多样。（1）会议名称加文种构成，如《全国高新技术交流与洽谈会议纪要》。（2）会议单位加会议名称和文种构成，如《河南省财政厅关于加强财务工作监管工作会议纪要》。（3）新闻标题式（正副标题式），如《反腐才能倡廉——全国公安系统反腐工作座谈会纪要》。政府工作的会议纪要，一般不使用新闻标题式。
2. 正文的写作。纪要的正文通常由会议的基本情况、会议的主要内容、结尾三部分组成。（1）会议的基本情况。首段用于介绍会议的主办方、时间、地点、主持人、参会人员、会议主题、领导讲话等，其中会议时间、地点、主持人和会议主题是必要内容，其他内容可视情况而定。会议基本情况的介绍可以使阅读会议纪要的人先对会议有一个基本的了解，从而为理解会议精神或决议提供必要的认知基础。（2）会议的主要内容。会议性质不同，其重点反映的内容也有所侧重，在写法上可采用以下结构：①条款式。这种方法适宜于传达议定事项的会议纪要。如“会议就有关问题决定如下：一、……”。②综合式。这种方法适用于概述会议内容的纪要。如按会议进程顺序或会议内容的不同方面归纳写作。如“会议就如下六个专题进行了讨论：一、……”。③摘记式。这种方法适用于对未来工作发表看法或意见的纪要。如按发言者的发言范围、发言性质归类。如“李某某（公关部经理）：……”。（3）结尾。一般是写提出的希望、要求，发出号召；也可以对大会作概括性的总结。
1. 公文的组成要素有哪些？
2. 简述公报的种类和特点。
3. 公告和通告的异同是什么？
4. 报告与请示的区别是什么？
5. 复函和批复都是针对性的回复文件，在使用上，它们有什么异同？
6. 下行性意见与下行文的通知有什么不同？
7. 纪要的特点是什么？
8. 某市中级人民法院要重建办公楼，向该市规划局请求批准划拨土地，请代该法院拟写一份公文。
9. 北京市人民政府收到江苏省人民政府《关于商洽商贸协作关系事宜的函》（苏政发〔××××〕×号），经研究同意合作。请代拟这篇复函。
10. 改错题关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告省行：×月×日，××地区遭受了一场历史上罕见的洪水袭击，×江两岸乡、村同时发生洪水，灾情严重。经初步不完全统计，农田受灾总面积达38000多亩，各种农作物损失达100多万元，农民个人损失也很大。灾后，我们立即深入灾区了解灾情，并发动干部群众积极开展生产自救。同时，为了帮助受灾农民及时恢复生产，我们采取了下列措施：一、对恢复生产所需的资金，以自筹为主；确有困难的，先从现有农贷指标中贷款支持。二、对受灾严重的困难户，优先适当贷款，先帮助他们解决生活问题。到×月×日止，此项贷款已达××万元。由于这次灾情过于严重，集体和个人的损失都很大，短期内恢复生产有一定的困难，仅靠正常农贷指标难以解决问题。为此，请省行下达专项救灾贷款指标××万元，以便支持灾区迅速恢复生产。以上报告当否，请批示。××银行××市支行××年×月×日【例文一】国务院关于表彰全国公安机关先进模范集体的决定国发〔2012〕16号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：党的十七大以来，全国公安机关在党中央、国务院和地方各级党委、政府领导下，忠实履行宪法和法律赋予的神圣职责，在打击敌人、惩治犯罪、维护治安、服务群众等方面做了大量卓有成效的工作，涌现出一大批先进模范集体，为维护国家安全和社会稳定、服务经济社会发展、构建社会主义和谐社会做出了重要贡献。为表彰先进、弘扬正气，国务院决定，授予北京市公安局西城分局府右街派出所、浙江省宁波市公安局鄞州分局高桥派出所、陕西省西安市公安局未央分局大明宫派出所“人民满意派出所”荣誉称号；授予吉林省长春市公安局特警支队“特别能战斗特警队”荣誉称号；授予上海市公安局刑事侦查总队一支队“特别能战斗刑侦队”荣誉称号；授予广东省广州市公安局刑事警察支队刑事技术所“模范刑事技术所”荣誉称号；授予福建省厦门市公安局出入境管理处“模范出入境管理处”荣誉称号；授予山东省青岛市公安局网络警察支队“模范网络警察支队”荣誉称号；授予湖北省武汉市第一看守所“模范看守所”荣誉称号；授予河北省公安厅高速公路交通警察总队保定支队涿州大队、湖南省吉首市公安局交通管理大队矮寨三中队“模范交警队”荣誉称号；授予云南省开远市公安局强制隔离戒毒所“模范戒毒所”荣誉称号；授予西藏自治区山南地区公安处国内安全保卫支队“模范国保支队”荣誉称号。国务院希望获得荣誉称号的先进模范集体珍惜荣誉，再接再厉，继续发挥模范表率作用，不断争取新的更大成绩。国务院号召全国公安机关和广大公安民警以先进模范集体为榜样，学习他们忠于党、忠于祖国、忠于人民的政治本色，学习他们情系百姓、全心全意为人民服务的崇高思想，学习他们理性、平和、文明、规范执法的职业操守，学习他们英勇善战、不怕牺牲的优秀品质，学习他们“建一流队伍，创一流业绩”的进取精神，在以胡锦涛同志为总书记的党中央的坚强领导下，高举中国特色社会主义伟大旗帜，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，立警为公、执法为民，全面推进公安工作和公安队伍建设，坚决维护国家安全和社会稳定，为构建社会主义和谐社会做出新的更大贡献。国务院二〇一二年五月六日来自中央人民政府门户网站【例文二】关于切实加强水利资金使用监督管理的意见财农〔2012〕22号各省、自治区、直辖市财政厅（局）、水利（水务）厅（局）：水利改革发展是当前和今后一个时期财政支农投入的重点领域。确保水利资金安全有效使用，不仅关系到财政资金的使用效益，而且关系到水利改革发展的成败。加强水利资金使用监督管理，是坚持关口前移、防范在先、从源头上防止腐败的重要举措，既是一项重要而紧迫的工作，又是一项长期而艰巨的任务。为全面贯彻落实《中共中央国务院关于加快水利改革发展的决定》（中发〔2011〕1号）和中央水利工作会议精神，推进水利资金的科学化精细化管理，切实加强水利资金使用监督管理，现提出如下意见：一、全面加强水利资金使用监督管理（一）明确目标任务（略）（二）突出监督管理重点（略）二、不断完善水利资金管理制度（一）健全水利资金管理制度体系（略）（二）推进水利资金绩效评价（略）三、切实加强水利资金预算管理工作（一）加强水利资金预算编制管理（略）（二）加快水利资金预算执行进度（略）四、加强水利项目资金监督管理（一）推动水利资金整合（略）（二）严格项目申报管理（略）（三）加强项目资金使用管理（略）（四）强化项目建后管理（略）（五）形成多元化监督格局（略）（六）严肃处理各类违规违纪问题（略）财政部 水利部二〇一二年四月十三日【例文三】××省人民政府办公厅关于××市对城区××联办煤矿“3·18”特大瓦斯事故处理情况的通报×政办发〔2007〕53号各市、县人民政府，省人民政府有关部门，各煤炭企业：××市城区××联办煤矿“3·18”事故发生后，国务院及省委、省人民政府高度重视。××市按照省委、省人民政府领导的指示，在迅速组织力量开展现场抢险救援、紧急部署全市各类煤矿开展停产整治专项行动、认真做好事故善后处理、积极配合省事故调查组开展工作的同时，依法从严从重从快处理了事故相关责任人和犯罪嫌疑人，并深刻吸取此次事故沉痛教训，在建立煤矿安全管理长效机制上做了大量工作。省长×××接到××市“3·18”特大瓦斯事故处理情况的报告后，立即做出批示：重特大事故发生后，××市委、市人民政府在查明原因、责任的基础上，严肃处理有关区、乡领导干部和职能部门责任人的纪律责任，并责成公安部门迅速抓捕涉嫌责任人，公、检、法密切配合，迅速对有关人员做出审判，并通过公开批捕、公开处理、公开审判的方式，达到警示震慑作用，而且以此案为鉴，在全市加强教育、监管工作和作风整顿。希望今后对类似事件包括查处非法煤矿均学习借鉴××市的做法。为落实×××省长重要批示精神，现将××市查处“3·18”特大瓦斯事故的有关处理情况通报如下：一、××市对“3·18”特大瓦斯事故相关责任人和犯罪嫌疑人的处理情况3月20日，××市接到报告后，迅速组织力量展开事故核查和现场救援，并责成公安部门立即侦破案件，及时控制犯罪嫌疑人。3月21日，××市委常委会议按照有关规定和干部管理权限，先行免去城区分管领导区委常委、常务副区长职务，对城区××庄办事处党委书记、主任和城区安监局局长、分管副局长给予撤职处理。3月26日，事故所涉犯罪嫌疑人全部抓获归案。为依法从快、从重、从严、从实惩处瞒报责任者和相关责任人，真正起到震慑教育警示作用，××市确定了连续重拳打击不法分子和有关责任人的“三公开”执法执纪方案，即公开批捕、公开处理、公开宣判；在案件调查过程中，××市纪检、法院、检察院、监察机关提前介入、通力配合，深查瞒报事故责任人和犯罪嫌疑人。3月28日，××市召开全市公捕暨警示教育大会，公开逮捕了15名犯罪嫌疑人。4月9日，××市委、市人民政府召开全市干部纪律作风整顿动员暨煤矿事故公开处理大会，宣布了对“3·18”特大瓦斯事故和××县××庄××村“2·22”私开坑口事故有关责任人的公开处理通报和“3·18”事故相关责任人的批捕决定。对两起事故负有直接责任的22名公职人员分别给予严厉的党纪、政纪处分。其中，城区××庄办事处副主任陈××等8人被开除党籍、开除公职（或解聘），××县××乡代乡长×××等9人被撤职或免职，还有9人分别受到党内严重警告、行政降级、行政记过等处分；对未认真履行工作职责、工作严重失职渎职、致使××联办煤矿越层开采、非法生产的××庄办事处主任×××等7名公职人员依法追究刑事责任。4月27日××市中级人民法院召开公判大会，对“3·18”事故后批捕的22名犯罪嫌疑人进行了公开宣判，煤矿投资人×××等15名被告人因非法买卖爆炸物、非法采矿、重大责任事故、不报谎报安全事故、帮助毁灭及伪造证据罪，分获无期或有期徒刑不等；其中×××被判处无期徒刑，剥夺政治权利终身，矿长、法定代表人×××，副矿长×××分别被判处有期徒刑二十年，投资人×××被判处有期徒刑十三年，其他11人视情节轻重分别被判处一年半至十一年有期徒刑。同时，对×××等7名被告人玩忽职守、挪用公款一案也进行了公开宣判。二、××市深刻吸取“3·18”特大瓦斯事故教训，积极建立完善煤矿管理长效机制“3·18”特大瓦斯事故发生后，××市为有效防范和坚决杜绝类似事故发生，在对相关责任人做出处理的同时，努力建立完善安全管理的长效机制：一是深入开展各类煤矿安全专项整治，严格把关搞好复产验收。为了切实抓好煤矿安全专项整治和复产验收工作，××市制定出台了《全市煤矿吸取××联办煤矿“3·18”特大瓦斯事故教训集中开展专项整治和复产验收实施方案》，就整顿内容、复产验收、关闭矿井及加大责任追究等方面进一步明确了重点，划清了职责，制定了具体对策措施；并组织了4个督查组，分赴市直各煤炭企业和各县（市、区）开展督查工作。为加快资源整合进度，市、县两级有关部门加强沟通协调，积极简化办事程序，并深入资源整合矿井逐矿摸底，督促指导企业加快证照办理进度；同时，他们坚持“打、管、疏、关”四管齐下，加强资源整合期间的各项安全监管。期间，××市四大班子领导多次深入煤矿督查指导安全生产工作，市委书记×××、市长×××带领有关职能部门领导，多次不打招呼，深入煤矿一线突击检查整顿工作。二是设立“3·18”安全警示日。××市委、市人民政府把3月18日确定为全市安全警示日，要求各级各部门特别是各单位、各企业要在警示日前后广泛开展以“召开一次专题会议、进行一次隐患排查、开展一次主题活动”为内容的“三个一”警示活动，铭记“3·18”事故的深刻教训，牢固树立“安全事故猛于虎、安全事故大于山”的安全意识和责任意识，切实摆正安全生产与改革发展稳定的关系，以此推动全市安全生产工作不断迈上新台阶。三是制定出台了《关于加强煤矿安全生产严肃责任追究的暂行规定》。××市依照国家及我省的有关法律法规，对煤矿企业及其所在行政村、乡（镇、办事处）、县（市、区）政府及有关部门（站、所）主要领导、分管领导、直接责任人和工作人员等相关责任人的具体责任和相应的责任追究做出明确规定，使安全事故责任人的认定和处理追究更加有章可循。四是进一步完善了《××市乡镇煤矿驻矿安全监督员管理办法》。××市在原有制度的基础上，对乡镇煤矿驻矿安全监督员从年度考核、补聘录用、轮岗交流、日常管理、工资发放、发生事故责任追究等方面，制定出台了具体的补充意见；在各县（市、区）成立了乡镇煤矿驻矿安监员管理中心，负责辖区内驻矿管理员的日常管理，每月召开一次驻矿安监员例会，具体组织实施定片包矿、定时交流轮岗和年终末位淘汰等工作。三、××市在全市深入开展干部纪律作风大整顿××市认真落实省委4月6日做出的《关于加强作风建设狠抓工作落实的决定》，根据全市干部队伍的实际情况，结合“3·18”矿难事故的深刻教训，在全市党政机关开展了一次干部纪律作风整顿，并于4月9日召开动员大会，对城区、陵川两起煤矿事故中严重违法、失职渎职公务人员进行了处理，对整顿工作做出了安排部署，明确了整顿要解决的“四个重点问题”：一是围绕勤政敬业，着力解决工作不负责、遇事推诿扯皮的问题；二是围绕政令畅通，着力解决落实不下去、严格不起来的问题；三是围绕优化环境，着力解决不给好处不办事、给了好处乱办事的问题；四是围绕提升素质，着力解决思想不解放、工作不创新的问题。为了确保整顿取得实效，还专门成立了领导组督促指导整顿工作。同时，××市委做出了《加强和改进干部作风建设的十项规定》，即坚持抓好学习，切实转变作风；强化宗旨意识，倾力关注民生；坚决求真务实，力戒形式主义；深入调查研究，扎实解决问题；敢于动真碰硬，敢于直面矛盾；严格督促检查，确保政令畅通；提高机关效能，优化发展环境；大力精文简会，提高工作质量；规范领导活动，提倡节俭办事；带头廉洁自律，自觉接受监督。××市城区××联办煤矿“3·18”特大瓦斯事故的教训极为深刻。××市在事故处理过程中，及时对相关责任人进行了公开处理，对犯罪嫌疑人进行了公开批捕、公开处理和公开审判，依法从严从重从快处理了事故相关责任人，在全市起到了警示教育作用，同时积极建立完善煤矿安全管理长效机制，在全市开展干部纪律作风大整顿，这些做法较好地推动了××市××联办煤矿“3·18”特大瓦斯事故处理工作，促进了煤矿安全生产工作的深入开展。全省各地、各部门和各煤炭企业要认真学习、借鉴××市的做法，对煤矿事故相关责任人要严肃处理，决不手软，严厉打击犯罪嫌疑人；要健全完善煤矿安全生产的长效机制，落实责任、强化整治、严格监管、夯实基础，切实抓好煤矿安全生产工作，坚决遏制煤矿重特大事故，促进我省安全生产形势的进一步好转。各市、县人民政府，省直有关部门负责将此通报发至各煤炭企业。××××年×月××日来自中央人民政府门户网站【例文四】国务院办公厅关于同意调整国家人口和计划生育委员会兼职委员的函国办函〔2012〕17号人口计生委：你委《关于调整国家人口计生委兼职委员的请示》（人口厅〔2011〕100号）收悉。经国务院领导同志同意，现函复如下：一、国务院同意根据工作需要和人员变动情况，对国家人口和计划生育委员会兼职委员进行调整。调整后的兼职委员为：外交部吴海龙、发展改革委朱之鑫、教育部郝平、科技部王伟中、工业和信息化部杨学山、公安部黄明、民政部窦玉沛、财政部张少春、人力资源社会保障部胡晓义、国土资源部王世元、环境保护部周建、住房城乡建设部唐凯、农业部陈晓华、商务部俞建华、卫生部刘谦、工商总局钟攸平、广电总局王莉莉、统计局张为民、食品药品监管局边振甲、扶贫办王国良、全国妇联范继英。二、国家人口和计划生育委员会兼职委员会议在国务院领导下，负责研究提出人口计生工作的重大政策措施，为国务院决策提供意见建议；督促检查相关人口计生政策落实情况和任务完成情况，协调解决政策落实中的难点问题。兼职委员会议原则上每年召开一次，由国务院分管人口计生工作的领导同志召集，也可委托人口计生委主要负责人或联系人口计生工作的国务院副秘书长召集。会议议题由人口计生委提出，报召集人确定。会议议定事项以会议纪要形式明确，由召集人签发。三、人口计生委办公厅承担联系兼职委员单位的具体工作，各兼职委员单位指定一名司局级干部担任联络员。四、各兼职委员单位要切实履行兼职委员职责，按照分工密切配合人口计生委共同做好人口和计划生育工作。国务院办公厅二〇一二年一月二十日
第三章 事务文书
第一节 事务文书基础知识
一、概念
事务类文书是指行政机关、企事业单位、社会团体用来处理日常事务、总结经验、谋划事情、监督检查、沟通交流、指导工作等经常使用的一类应用文书。它不属于行政公文，也没有行政公文的效力，一些事务类文书要依靠行政公文这个载体来运行，如计划类、总结类事务文书等。
二、特点（一）使用频率高
由于单位或组织日常运转的需要，加强管理的需要，事务类文书的使用频率很高。一般来说，年初要有计划，年末要有总结，中间的时段要有检查反馈，需要对工作任务的完成情况作一综合性的阶段性分析。此外，新情况新问题总会出现，需要去调查研究，从而采取有针对性的方法措施来应对；时代发展变化，有些规章制度需要补充完善，以适应新的形势。（二）运转程序简便
为了方便管理，最有效地处理工作中的事情，事务类文书的运转程序较为简便。各单位部门一旦认为有拟写的必要，往往迅速成文，并立即传达给有关部门知晓了解。在程序上没有行政公文那样严格的一套手续，比较节约时间。（三）写作较为灵活
在格式上，事务类文书往往按照约定俗成的格式来写，但有时也有些创新，只要这些创新能被大家所接受，时间长了，也就成了约定俗成的部分了。在语言上，它比行政公文要活泼些，遣词造句可以不必那么庄重严肃，这样读者对文章的内容更容易接受。其表达方式也多种多样，根据内容的需要，或议论，或抒情，以引起读者重视，利于工作的顺利开展。
三、作用（一）承担基础管理的任务
事务类文书是任何单位或组织正常运转所不可或缺的，没有这些文书，管理会一片混乱，或者极其低效。比如规章制度，有了它们，工作人员按章办事即可；如果没有，那么各行其是，各说各的理，领导也无法应付。（二）发挥高效管理的优势
事务类文书如果使用得当，工作人员尽职尽责，单位或组织的管理会非常和谐，非常高效。比如编制财经计划或报表，大家就可知道谁该做什么、做到什么程度；执行中有新的情况出现，如果工作人员尽职尽责的话，会主动收集异常信息，报告给有关领导，然后经过细致的调查与分析，对工作计划做相应的修正。
四、分类
事务类文书一般有计划、总结、调查报告、简报、会议记录和规章制度六种。事务类文书的具体类别很多，比如方案、细则、信息参考等，以上六种只是择其大要，把常见的罗列出来。能够把这些常见的文书运用得当，对单位或组织的正常运转就可以起到相当大的作用了。
第二节 计划
一、计划的概念、作用及特点、种类（一）计划的概念
计划是党政机关、社会团体、企事业单位或个人对未来一定时期内工作、生产、学习等任务拟订出目标、内容、步骤、措施、时限等的一种文书。简言之，计划是对未来一定时期工作的安排和打算。
计划是个统称，常见的“安排”、“打算”、“规划”、“设想”、“意见”、“要点”、“方案”等都是对今后工作的部署和安排，它们均属于计划的范畴。它们的区别主要体现在内容的详略和时限的长短上。大体说来，“安排”、“打算”是时间短、内容具体并偏重于工作方法和步骤的计划；“规划”是提出个大轮廓，内容偏重于带全局性、长远性和方向性的计划；“设想”是初步的粗线条的且不太成熟的计划；“意见”是原则性较强、内容较完整的计划，往往含有解决好某个问题的指导思想、政策要求等，常在一个会议上或小组讨论时印发；“要点”是只列工作任务中主要方面的计划；“方案”则是对某项工作从目的要求、方式方法到具体步骤都做出全面部署安排的计划。（二）计划的作用“凡事预则立，不预则废。言前定则不跲，事前定则不困，行前定则不疚，道前定则不穷。”（《礼记·中庸》）这段话的意思是说：任何事情，预先做好了安排和打算，就容易成功，否则就容易失败。说话前先有准备，就不会理屈词穷站不住脚；做事先有准备，就不会遇到困难挫折；行事前先有定夺，就不会发生后悔的事；道理或政策等先有定则，就不至于行不通。俗话说：吃不穷，穿不穷，计算不到一世穷。意思是说，普通人日常生活也要有计划，才不至于受穷。事实上，计划在国家管理和我们的日常工作实践中发挥着重要的作用。1. 明确目标。计划是把握工作目标，完成工作任务的保证。有了切实可行的计划，才能明确奋斗目标，避免或减少工作中的盲目性、被动性，做到心中有数，合理安排人力、物力、财力和时间，保证各项工作有条不紊地进行。2. 提高效率。明确的计划，具体的措施，可行的目标，能够使各个岗位、各个环节上的人员统一认识、协同努力，保持清醒的头脑，步调一致，最大限度地提高工作效率。3. 利于监督和检查。制订的计划报给上级，便于领导了解情况，督促检查工作，也为下级机关制订计划、安排工作提供依据，同时也有利于检查工作进展情况，掌握工作进度，及时发现问题、解决问题，避免造成实际损失。
总之，从宏观上看，计划对整个国家机器的运转和国民经济的管理有着十分重要的作用。从微观上说，各部门、各单位制订好切实可行的计划，是完成任务、做好工作的重要前提。（三）计划的特点1. 目的性。计划是针对某种具体情况而制定的。在一定的时期内，要完成什么任务，取得怎样的效果，达到怎样的具体目的，这是计划的核心内容。如果没有这样一个明确的目的，计划也就不成为计划了。2. 预见性。由于计划是对未来一定时期的工作或任务的预想和安排，所以它所使用的材料和其基本内容所包含的要素，大多不是现成的，需要充分认识事物的发展前景，依据对客观实际情况的精确分析，要有科学的预见，使预想的目标实现。这种预见的能力，就是计划制订者对现实的掌握与分析能力，对未来的预测能力，对工作的综合分析与自己固有的科学思维能力。可以说，没有预见就没有计划。无论这种安排多么周密、多么具体，也是一种预想或期望。因此，我们说工作计划是带有很强的预见性的。3. 全面性。计划应遵循全面考虑、统筹兼顾、瞻前顾后、严谨周密的原则，以防止疏漏，尽量把一切可能出现的问题都考虑在内。4. 可行性。再好的计划也要付诸实施，计划的各项指标、措施、办法等都必须符合实际、切实可行，才能有效指导工作。目标定得过高，无法实现和完成；定得过低，又无法起到指导和激励作用。达不到的目标、行不通的计划是一纸空文。没有可行性，就不能称为计划。5. 约束性。计划体现着制订者的要求和意图，一旦通过和下达，就具有一定的规定性和指导性，就会对实践起到一种控制和约束作用，必须严格遵照执行。制订计划，是为了克服工作中的盲目性、无序性，使得工作可以循序渐进地展开。（四）计划的种类
计划的种类有多种划分方法，常见的分类方法有以下几种：1. 按性质分，有综合性计划、专题性计划等。2. 按内容分，有国民经济计划、社会发展计划、工作计划、学习计划、财务计划、科研计划等。3. 按形式分，有条文式计划、表格式计划、条文表格结合式计划。4. 按时间分，有长期计划、中期计划、短期计划、年度计划、季度计划、月份计划。5. 按范围分，有国家计划、地区计划、部门计划、单位计划、个人计划。6. 按重要性分，有普通计划、文件计划。7. 按作用分，有指令性计划、指导性计划。8. 按名称分，有规划、计划、方案、要点、安排、设想、打算、意见等。
具体到财经部门来说，主要是财务计划。财务计划是规定一定时期内生产经营所需要的资金及其来源、财务收入和支出、财务成果及其分配的计划。工业企业财务计划通常包括流动资金计划、利润计划、固定资产折旧计划和财务收支计划总表等；商业企业的财务计划通常包括流动资金计划、商品流通费计划和利润计划等。这些计划都要根据上级下达的财务指标和本单位的其他计划、预算和定额资料，按年度编制。企业的财务计划，经逐级审核汇总，再编制公司、总公司、集团级的财务计划。
二、计划的基本写法及注意事项（一）制订计划的方法步骤1. 认真学习、研究上级的有关指示、方针、政策，“吃透”上级精神。2. 根据上级指示精神和实际情况确定工作任务、工作方针、工作中心和重点；确定工作进程、步骤和措施；安排人力、物力和财力等。3. 计划拟好以后，交有关部门乃至群众讨论。修改定稿后，有的还要报请上级主管部门或领导审批。4. 在实施过程中，根据情况的不断变化及时加以修订或补充。（二）计划的基本写法
计划的主要内容一般包括：目的要求（为什么做）；任务和目标（做什么）；实施的步骤和措施（怎么做）；进度和时间安排（何时完成）。有时目的要求部分可以省略，其余三项内容一般称为计划的三要素。不同的计划类文书这三个要素的写作侧重点是不一样的，比如方案，就要重点写好“怎么做”这个部分。
计划的写作格式没有明文规定，常见的有条文式、表格式和条文表格结合式三种。无论采用什么格式，都必须由标题、正文和落款三部分组成。
1. 标题。标题又叫计划名称。常见的标题写法有以下几种：（1）四要素式。由单位名称、时限、计划内容、文种四部分组成，如《×县××××年养殖业发展计划》。这类标题主要用于阶段性工作计划。（2）三要素式。由单位名称、计划内容、文种或者时限、计划内容、文种三部分组成，如《××××年植树造林计划》、《××公司销售计划》。这类标题概括程度适中，比较常用。（3）二要素式。由计划内容和文种组成，如《棉花收购计划》。这类标题多用于方面性工作计划。
有时标题后面要标明计划的成熟程度，一般写有“草案”、“初稿”、“征求意见稿”等字样，如《××市××局××××年工作计划（初稿）》。
标题的位置一般写在第二行中间，如果标题过长，可以写成两行或三行，但制作标题应尽量做到文字简洁、明确、概括性强，排列整齐且匀称。
2. 正文。计划的正文应写明为什么订这份计划，要做些什么，为什么去做，怎样去做，什么时候由谁来完成等内容。要求具体明确，主次分明，条理清晰，言简意赅，便于执行。最基本的内容有以下几方面：（1）说明基本情况和指导思想。这是计划的前言、计划的总纲，用以统率全文。多以一个自然段完成，旨在说明制订本计划的目的、动机、根据和原则等。有的计划，从工作的连续性出发，还要在这一部分进行上年或前段工作的回顾，为新的工作提供借鉴和基础。“指导思想”部分写作的总体要求是：要与整个计划规模相适应，要简明、扼要，不能脱离实际地堆砌套话。如无必要，这一部分内容可以不写。表格式计划多省略这一部分。（2）明确具体任务和要求。这部分是计划的核心内容，要写清楚做什么（任务），做多少（数量），做到什么时候（时限），达到什么程度（质量）。这既是计划产生的起点，又是计划实施的归宿。
这一部分要抓住工作重点，突出工作中心，任务要具体，要求要明确。如果计划完成的任务量大或属于综合性计划，这部分应分条列项地写，使之纲目清晰。（3）提出方法和措施。要写明采取何种方法，利用哪些条件，有什么保证措施，如何协调配合、分工合作等内容，以达到明确责任的目的，避免工作中产生互相推诿扯皮的现象。方法和措施要具有科学性，便于操作。
这部分内容是实施计划的保证，解决一个“怎样做”的问题，在正文中占有极重要的位置。方法要科学，措施要合理，一定要充分考虑执行计划者的实际情况，把主观与客观充分地结合起来，这样写成的方法与措施才有利于完成任务和目标。（4）安排步骤和进度。要写明实现计划分哪几个步骤、计划的进展程度及完成期限等内容，解决“何时做”的问题。每步的时间安排一定要合理，要根据任务的性质和大小以及执行者的具体情况等科学规划所用时间。有些计划也把步骤和进度、方法和措施穿插起来写，但一些长期规划，由于时间跨度大，预见性要求高，只能提出终极目标，分段目标及完成时间可以不写。
在具体写作时，我们可以分条目写，一事一条，也可以加小标题。在结构安排上，一般有两种方法：一种是按工作项目一一叙写，每一项都有具体的目的、要求、方法、步骤等。综合性工作计划常用此法。另一种是先写总的任务和要求，然后再写具体的方法、步骤、措施。这种写法多用于单项工作计划。
3. 署名。注明计划的制订者和制订时间，位置在正文末尾右下方。如果单位名称在标题中已经出现，结尾可不注明制订者名称，只写计划制订日期即可。（三）计划写作的注意事项
计划是具有预想性的应用文。编制计划持科学态度，是预想能如期实现的保证。因此，写作时要注意以下几点：
1. 要有政策依据和全局观念。制订计划的目的，就是为了更好地把党和国家的路线、方针、政策与本单位的实际结合起来，使政策具体化。因此，制订计划时必须以党和国家的总任务、各项方针和政策以及本行业的具体方针和要求为依据，正确处理整体与局部的关系、长远和当前的关系、部门和部门的关系，一切从人民利益这个大局出发，不搞地方主义和本位主义。
2. 要实事求是，量力而行。计划虽然面对未来，但并非凭空想象，而是根植于现实，制订计划必须从实际出发，实事求是。要结合本地区、本部门、本单位的具体情况、特点和条件，依据政策精神，发挥自身优势，制订出符合实际、切实可行的计划。既不能凭主观意志，想当然地提措施、想办法，也不能不负责任地照抄、照搬、照转。不要搞高指标、假指标，要从实际出发，量力而行，计划订得既先进又留有余地，使群众经过努力有可能完成或超额完成任务；反之，如任务太满，指标太高，措施不当，群众经过努力仍完不成任务或达不到指标，就容易挫伤他们的积极性，计划也就成了一纸空文。
3. 要走群众路线，集思广益。订计划要走群众路线、集思广益。常言说得好：“三个臭皮匠，顶个诸葛亮。”
因为计划是要靠大家共同努力才能实现的，因此，必须深入调查研究，广泛征求群众意见，让群众出谋划策，让群众讨论研究。这样，既能统一群众思想，集中群众智慧，又能使群众了解计划的要求，明确奋斗目标，以主人翁的姿态投入工作，从而促进计划的实现。
4. 内容要具体，语言要简明。计划中的目的、任务、指标、措施、办法、步骤、负责单位等，一定要写得具体明确，责任分明，便于执行检查。切忌内容过分原则、笼统，语言含糊，职责不清，无法落实和检查。计划的内容，一般都分条列项来写，用平直的叙述、简洁的说明，朴素自然，一般不用描写和形容。如果内容复杂，每个问题可设小标题，这样比较醒目。
第三节 总结
一、总结的概念、特点、作用和种类（一）总结的概念
单位或个人为了改进以后的工作，对前一阶段的工作、思想进行回顾、检查、分析、评价，从中找出经验和教训，把它条理化、系统化，得出一些规律性的认识，并写成书面材料，就叫总结，或叫总结报告。常见的“小结”、“体会”、“回顾”、“工作报告”等都属于总结类文书。（二）总结的特点1. 目的性。总结写给谁看，要达到什么目的，写作前必须有所考虑，写作中须时时明白，写完后要认真检查。总结的目的，从根本上讲，就是为了更好地认识自我、认识世界，同时解释自我和世界，进而改造自我和世界。实践中得出的经验和教训，一旦形成认识，上升到理论，都可以反过来指导实践，成为改造自我和世界的一面镜子。2. 实践性。总结是在事情干完之后才写的，是为了让以后的事情干得更好或者不犯类似的错误，因而它必须如实地反映人的实践活动，决不能人为地夸大或者缩小事情的作用、程度和性质等。如人们事前如何筹划安排，事中如何调整行动，出现问题如何解决，完成的效果怎样，各种人物在具体工作中发挥的重要作用等。通过对实践活动的总结，深刻认识客观规律，达到“有所发现，有所发明，有所创造，有所前进”的目的，使其更好地指导实践。3. 业务性。总结是各行各业或个人都要经常使用的文种。其业务性、技术性因行业不同而各有特点，因而写作时要有强烈的业务意识。有的总结是向上级汇报的，有的总结除汇报外还有请示作用，有的是向大会报告的，有的是总结经验进行推广的等。由于出发点不同，总结的业务性和技术性特色就会因文而异，各有侧重。如推广经验，只要抓住如何利用人、财、物等因素使事情得以顺利解决即可；如汇报解决“老大难”问题，就应该先摆问题，后说做法，再谈解决问题的范围和程度等，最后分析经验教训。4. 理论性。总结要回答的问题，不仅仅是说出“做了什么”和“做得怎样”，还要回答“为什么会这样”。写总结既要实事求是，又要对事实进行深入分析，从中寻找规律性的东西，从而实现由物质到精神、从感性到理性的飞跃。所以，总结既要反映实践，又要高于实践，进而指导实践，这样才能达到总结的目的。（三）总结的作用1. 提高认识，寻找规律。对以往的实践进行回顾，对主客观因素做出认真而确切的分析，把正反两方面的经验条理化，找出规律，才能更好地指导今后的实践。2. 提供情况，提高领导水平，便于改进工作。总结能使人们互相交流信息，互相了解，互相学习。领导部门通过总结可以了解一些本地区、本部门、本单位的实情，便于指导工作。作为下级部门要如实、及时反映情况，以便上级部门掌握和推广带有针对性的总结经验，用“点”上的经验来指导“面”上的工作。3. 改进工作作风，提高管理素质。要写出像样的总结，必须深入实际，进行调查研究，掌握大量材料和数据。只听汇报，是写不出有价值的总结的。通过总结，可以克服官僚主义的陋习，改进干部的工作作风，增强干部分析问题和解决问题的能力，提高干部的管理素质。（四）总结的种类1. 按性质分，有工作总结、学习总结、思想总结、会议总结等。2. 按内容分，有综合性总结、专题性总结。3. 按范围分，有国家总结、地区总结、单位总结、部门总结、个人总结等。4. 按时间分，有年度总结、半年总结、季度总结、阶段总结、月份总结等。5. 按功能分，有经验性总结、汇报性总结等。
情况比较简单，实践的时间较短或对象范围较小的总结，也叫“小结”。
上面是从不同角度对总结进行分类，但实际上，从写作的目的、要求、内容来看，不外乎综合性总结和专题性总结两大类。它们往往能同时反映总结的性质、范围、时间。1. 综合性总结。在一定时期内，对本单位、本部门或个人的工作进行全面系统的总结，叫综合性总结。它常用于年终或工作进行到某一阶段，向上级或向群众作总结报告，如政府工作报告，单位的年度总结、阶段性总结等。这类总结涉及面较广，主要讲明工作全貌，内容要全面详细，重点是讲成绩和经验，也要指出缺点和教训及今后的努力方向。写作时详略要得当，切忌堆积素材，不谈认识。从功能上说，综合性总结多数属于汇报性总结。2. 专题性总结。对某项工作或某一方面的专门问题进行重点的、深刻的单项总结，叫专题性总结。这类总结常常是不定期的。由于它往往偏重于总结正面的成功经验，故又称经验总结。但也有少数是总结失误和教训的。不论是正面的还是反面的，这类总结都能对我们的工作起到很大的促进作用。聪明的人都善于及时进行这类总结。“吾日三省吾身”、“吃一堑长一智”等说的就是这个道理。写作时内容要集中，突出特色，切忌泛泛而谈。这类总结对实践具有很强的指导意义。
二、总结的基本写法与格式
总结的写作内容主要有：成绩与收获、经验与体会（包括正面的经验、反面的教训）、缺点和问题及改进意见、努力方向等。其中，“成绩与收获”是总结的主体，所占篇幅较大；“经验体会”是总结的核心，对于指导今后的工作具有非常重要的作用。正确的认识才会得出有益的经验，认识是总结的灵魂。
总结的具体写法没有一个固定的格式，怎样能够准确、鲜明、生动、深刻地把工作中的主要经验反映出来，找出规律性的东西来，就怎样写。要因事制宜，根据读者或听众的不同，写出特色。总结是一个非常传统的重要的事务性应用文，长期以来，形成了一些写作上的约定俗成的东西。总结一般由标题、正文、落款三部分组成。（一）标题
标题即总结的名称。要根据总结的内容、时限等因素来拟定。通常有三种写法：1. 公文式写法，如《大华公司2012年度财务工作总结》。2. 论文式写法，如《强化财务管理要从基层抓起》。3. 混合式写法，如《有特色才能有成色——大华公司2012年度财务工作总结》。（二）正文
1. 前言。这是总结的开头部分。概述基本情况，把总结的对象、时间、背景、过程、中心内容和效果简要地介绍一下，必要时，把总结的目的讲一下，使读者有个概括的了解。
2. 主体。这部分是总结的主要内容，着重写成绩、经验、体会和做法。这是总结的目的所在。
成绩可以分为几点或几个方面来写，配以具体的材料和必要的统计数据。通过材料和数据来说明问题，增强说服力，找出规律，指出其意义和产生的效果。
有时为了阐述清楚，便于阅读理解，可把内容分成几个部分来写，每个部分都另加列一个小标题。
3. 结尾。主要写存在的问题和今后的改进意见及打算。综合性总结写得较详细，有的专题性总结就省去了这部分，即使有，也是一笔带过，最后以谦语作结。总之，这部分要写得简短、自然、有力。（三）落款
落款即署名和日期。总结如是以单位名义写的，署名可在标题下面，也可在文尾。标题上如已出现单位名称，可不必署名。如是以个人名义写的，署名应在标题下面，不要写在文尾。正式向上级呈报或下发的总结，署名和日期应放在文尾，并按公文的格式处理。单位的总结还须加盖公章。
三、总结的写作要求（一）认真搜集和筛选材料，确定观点，做到观点和材料统一
掌握丰富的材料是写好总结的基础，是形成正确观点的前提，这就要靠平时注意搜集和积累，反复了解和详细询问实际情况。总结是一种在特定材料基础上形成观点的文章，观点统帅材料，用材料印证观点。（二）深入生活，实事求是
这是总结的特点所要求的。一切从实际出发，正确反映客观事物的本来面目，亲自参与实践，不能满足于他人的汇报和书面材料的介绍，要从实践中找出规律性的东西来。（三）注意文风，语言要力求准确、简明、朴实
语言不要过度修饰，更不要使用夸张、描绘、比喻等方法，应熟练掌握和运用经济术语，数据要准确可靠。（四）要注意点面结合
既要有面上的材料，又要有点上的材料，注意点面结合。面上的材料具有概括性，反映的是事物的全貌；点上的材料生动具体，用来充实、印证面上的情况，增强说服力。
总之，总结要做到：说明情况，谈出体会，提炼观点，摆出道理。
第四节 调查报告
一、概述
调查报告是某种客观事物经调查研究后写出的系统反映事物成因的文书。
各行各业都可使用调查报告这种应用文。这里主要指作为机关事业单位的公文的调查报告。
我们要从三个方面理解调查报告的含义：
第一，要广泛深入调查。
第二，分析研究调查得来的材料和数据。
第三，写明事物成因。
除此之外，我们还要了解调查报告的发文背景。为什么需要调查？调查的对象是什么？
在实际工作中，会出现各种各样的问题、情况，只要具有指导工作的意义或解决问题的必要，都可以写调查报告。
机关单位的调查报告，主要是社情调查，这类调查报告一般递交上级机关，以供上级机关作决策时参考；也可是推广典型经验，以便更好地贯彻执行有关政策；有时也可揭示真相，纠正错误，起宣传教育作用。
二、特点（一）写实性
调查报告写作的重要原则是按照材料的客观性标准，用客观冷静的语言实事求是地反映某一客观事物的真实面貌，不能以偏概全。（二）针对性
调查报告一般都是针对某一客观事物或现象而写作的，其主要任务是为了找出对象成因，把多方面成因写清楚。（三）夹叙夹议
调查报告要以叙为主。调查报告离不开确凿的事实，但由此得出什么结论，又往往需要一定的议论，将准确的数据和材料进行严密的论证。
三、类型（一）社情民意调查报告
这是针对各种社会情况所写的调查报告，如衣食住行、教育经济、法制健康、社会风气、灾害灾情、农林科技等社会生活方方面面的基本情况。这类调查报告有助于国家有关部门深入了解社情民意，更好地把握社会发展动态，为制定相关政策或引导民情民意提供第一手真实材料。（二）典型经验调查报告
在执行国家有关政策中，有些单位会取得一些先进的工作经验。这类调查报告要着重指出它的先进性和经验性，为国家有关部门贯彻执行有关政策提供成功案例，从而更好地指导工作。（三）揭露真相的调查报告
这是针对某方面存在的问题展开调查，以揭示事件的深层原因。这种调查报告的目的在于揭露和批判错谬，还原真相，从而使矛盾化解，促使问题的解决。（四）反映新生事物的调查报告
在现实生活中，新生事物总是不断涌现的。反映新生事物的调查报告，就是全面报道某一新生事物的背景、情况和特点，分析它的性质和意义，指出它的发展规律和前景。
四、写法（一）标题1. 调查对象加文种，如《关于哈尔滨市家电市场的调查报告》。2. 调查机关加调查对象加文种，如《×市纪检部门关于××严重违反财经纪律的调查报告》3. 正副标题式。有的调查报告还采用正、副标题形式，一般正标题表达调查的主题，副标题则具体表明调查的单位和问题，如《消费者眼中的〈海峡都市报〉——〈海峡都市报〉读者群研究报告》。（二）正文1. 调查背景介绍。调查报告的基本要素包括调查单位、时间、地点、对象、范围、方法。2. 调查情况叙述。采用条款式将所调查情况分成几个方面一一叙述，这样条理清楚，层次分明，概括力强。3. 调查研究结论。有的调查报告只叙述事实，不下结论，但大多数调查报告结尾需要写出解决方法的建议或结论。
第五节 简报
一、简报的概念
简报是党政机关、社会团体、企事业单位用来反映情况，交流经验，解决问题，传播信息的一种简短灵活的书面文字材料。
简报是一个统称，在实际工作中，各单位发出或收到的简报多种多样，如“工作简报”、“情况反映”、“内部参考”、“思想动态”等。它一般只在各单位、各部门、各系统内部进行交流，不能像新闻那样公开发表。它和报告有相似之处，但不具备公文的权威约束力。
二、简报的种类（一）按时间划分，有定期和不定期简报（二）按内容和写作形式划分，有综合简报和专题简报1. 综合简报。综合简报多为常年定期编发，用来反映单位、部门、地区的工作情况和生产情况。综合简报涉及面广，内容多，所刊载的文章形式多种多样，有情况反映、经验介绍，也有标题新闻等。2. 专题简报。专题简报是在一段时期中为配合某项重要工作而专门编发的简报。它一般是不定期的，可以一事一报，也可围绕一个专题发数篇文章，如金融简报、数学简报等。当然，专题简报只是相对综合简报而言，有时对于整个部门来说是专题简报，但对下级机关却是综合简报。（三）按性质和作用划分，有动态简报、工作简报和会议简报1. 动态简报。动态简报是简明扼要地反映新情况、新动态的简报，其内容新、时效性强。它属于一种阶段性的简报。2. 工作简报。工作简报也称业务简报，用来反映本地区、本系统、本单位有关工作经验、问题或某些特殊情况，供上级和其他部门了解和参考；传达上级领导部门对形势的分析和部署，以推动下面的工作。它是一种经常性的、不定期编发的长期性简报。3. 会议简报。会议简报是在某一会议召开期间，为交流代表观点、反映会议动态而编写的简报。它的主要内容包括会议的筹备经过、中心议题的讨论情况、会议的动态和决定等。会议简报能使广大与会者掌握会议情况。它是一种临时性的简报。
三、简报的特点（一）快
简报类似新闻中的简讯。作为一种信息反映，简报能否起到它应有的作用，其编发的速度至关重要。作为一种内部新闻，有强烈的时间性，要求及时组织材料、编发反映工作中的新动向，使有关人员及时掌握信息，有利于决策。这就要求简报应敏锐地发现问题，迅速及时地反映情况、传递信息。（二）准
简报着重准确无误地报道新近发生的有意义的事实，这就要求简报在内容上要真实，选择和提炼主题要准确、客观。（三）新
简报的内容应有新意，善于捕捉工作、社会生活中的新情况，能反映新问题、新经验，能给人以启发、借鉴，使简报有更强的指导性和交流性。（四）短
简报是简明扼要的情况报道，题材单一，内容集中，只需用简洁的语言把情况表达清楚。所以，简报在形式上要求篇幅短小，语言简洁。尽可能一事一议，少做综合报道。
四、简报的作用
简报是宣传党的路线、方针、政策的重要形式。在实际工作中，它不但是单位之间、机关内部互相交流经验、通报信息的工具，也是各部门使用起来得心应手的宣传媒介。简报中反映的重要情况可为领导机关制定有关政策、办法、规定提供参考和依据。其具体作用是：（一）在本单位、本部门和本系统内部各单位之间互通信息、交流情况
作为一种内部刊物，各系统的简报具有沟通信息、互相启示的作用。同时，内容公开的简报还可以抄送有关新闻单位，直接作为消息或通讯刊载于报刊。新闻工作者可以从简报上发现线索，然后进一步采访，充实内容，从而写成新闻稿件。（二）为领导机关掌握情况、制定政策提供依据
简报主要用于下级机关向上级机关反映情况。领导机关可以及时了解、掌握下级单位的情况，从中发现典型经验或倾向性的问题，及时了解下级机关的各种工作动态和信息，便于制定相应的对策推动工作的展开。（三）对下级机关的工作具有指导作用
领导机关发至下级单位的简报，可以传达、解释上级所下发文件的精神，指导下级工作；可以在简报上直接提出意见和要求，供下级参照执行。简报对下级机关的实际工作具有指导作用。
五、简报的写法
在长期的实践中，简报形成了比较固定的编写格式，一份完整的简报一般包括报头、正文和报尾三个部分。（一）报头
报头的位置在首页上方，约占全页的三分之一，下面常用一条横线与报体隔开。它包括五项内容：简报名称、简报期号、编发单位、印发日期和编号。1. 简报名称。每个简报都有一个固定的名称，如“××动态”、“××简报”等，用醒目大字排写在报头中央位置。2. 简报期号。一般写在简报名称的正下方，居中排列。简报期号按顺序排列，如“第×期”。连续发行的简报还要注明期数，总期数用圆括号括入。若是增刊或专刊，则在期号下写“增刊”或“××专刊”。3. 编发单位。在期号下左侧的横线上写上编发单位名称，用全称。4. 印发日期。右侧是印发日期，与编发单位齐行，要注意写完整的年、月、日。5. 编号。写在简报名称的右上角。（二）报体
报体是简报的核心部分，综合简报由同类型的多篇文章组成。专题简报由一篇文章组成。报体之后，再用一条横线与报尾隔开。报体一般由按语、标题、正文、供稿者名称四部分组成。无按语和供稿者的，只写标题和正文两部分。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]