如何成为优秀的采购经理(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者：罗伟钊

出版社：广东旅游出版社

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如何成为优秀的采购经理试读：

本章学习重点：

采购经理的岗位职责及工作范围

胜任采购经理的各项需求

主题词：

采购经理岗位职责工作范围岗位要求

第一节采购经理岗位描述

要做一名采购经理，首先你必须负责过采购组，至少你做过采购员，这也是许多企业在招聘广告中提出的经验条件。或许你已经是一名优秀的采购员，甚至你成功地带领过某个采购项目组，你在你的采购经理的领导下也学到了不少的采购管理方法，初步了解了采购经理到底是做什么的。但要你一一列举采购经理的职责，你未必就能信手拈来，毕竟有些工作要亲自去做才会了解。

关于企业在招聘中所提出的职责要求在此就不罗列了，现在资讯、网络如此发达，查一下报纸、上一下网，你就能找到很多，在此仅提供某制造企业的采购经理岗位说明供大家参考。

采购经理岗位说明

岗位名称：采购部经理隶属部门：采购部

岗位编码：直接上级：生产副总经理

工资等级：直接下级：备件开发工程师、采购工程师、采购计划主管

可轮换岗位：无

岗位工作

概述全面负责公司生产所需原材料、设备以及消耗品的采购，从而保证公司的正常生产， 同时做到降低库存、降低成本。

工作职责

与任务1．负责公司原材料和国外备件的采购。

(1)查看当前库存，决定采购额度；

(2)制订物料及备件的采购计划；

(3)管理物料及备件的采购订单，并报送财务经理、生产副总经理和总经理决策；

(4)随时跟踪掌握最新的物料价格变化，督促供应商不断降低价格以达到公司要求；

(5)发出采购订单，并对采购的物料及备件的到货时间和使用情况跟进。

2．负责原材料的前期开发。

(1)广泛收集新产品、新供应商的资料信息；

(2)开发新的符合公司要求的供应商；

(3)与供应商签订采购协议；

(4)负责样品的索取和试用监督，并不断督促供应商，提出改进的要求和计划；

续表

工作职责

与任务

(5)负责新供应商产品的现场认证。

3．负责进口原材料、设备等的报关。

(1)原材料到货的报关前期准备工作；

(2)负责进口原材料手册申请工作的前期准备及与报关主管协商最佳申办手册的时间；

(3)核实进口货物数量与进口手册是否一致，确保进口备件到货后及时办理报关手续。

4．负责企业设备工程项目的记录和管理。

5．负责公司管理程序的维护，主要是采购程序、供应商与原材料认购程序、备件开发程序和供应商评估程序。

6．监督考核下属的工作绩效，并接受下属投诉。

7．完成上级委派的其他任务。

工作绩效

标准1．及时准确地采购生产所需的各种物料及备件，做到最小化库存并保证生产的连续性，原材料库存总金额低于标准数值。

2．不断开发新的符合公司要求的供应商，降低物料及备件的成本，完成公司规定的指标。

3．及时办理原材料及设备的报关工作，不影响生产进度。

4．按规定完成设备项目的登记，使项目清晰可查。

5．维护三个主程序，内审不出现严重不符合项。

6．对下属进行公正的考核， 当天处理好下属的投诉。

当然，以上岗位说明并不能代表所有的企业，但大体工作责任都包括了，下面再简单地阐述一下。

对采购工作的管理与控制，主要是由企业采购经理负责的。由于采购工作涉及面广，会涉及企业内部的成本控制、财务以及客户、生产等生产和服务部门，还有外部众多的供应商、中间商，情况复杂，具有政策性、季节性和随机性强等特点。要做好对采购工作的管理与控制，采购经理必须抓好以下几个方面的工作。

一、采购管理的规划

说起采购管理的规划，大家可能都摇头，这哪是采购经理的事。在中国的许多企业，确实是如此。但这并不排除你有机会为一个新企业的采购进行规划，或者是为一个企业的采购管理进行重新规划。如企业规模大了，由以前的一家工厂，扩展为有好几家分厂、好几家分公司，这时候，企业究竟是沿用以往的集中制采购组织，还是采用分权制采购组织呢？如果你恰好在采购经理的位置上，这可能就是你要考虑的问题了。

二、采购人员的管理

经理对采购工作的管理主要表现在对采购人员的管理上，他的管理意图，对市场情况的掌握，对供应商的选择以及对企业成本的控制等，都要通过采购人员的工作体现出来。因此，做好对采购人员的管理工作极为重要。针对采购工作的特点，采购经理的工作包括：

第一，要选好采购人员。

第二，要明确分工与职责，明确权利与义务。

第三，要加强对采购人员的法制教育、职业道德教育，提高其抵制不正之风的自觉性，树立坚强的组织观念和严明纪律性；同时，要培养其企业主人翁的责任感，培养其不谋私利、不徇私情、秉公办事的思想作风。

第四，要对采购人员的工作进行监控。

三、建立良好的采购工作程序

良好的采购工作程序将为采购部有条不紊地运作提供有力的保证，使所有的采购员有章可循，提高效率，减少失误。各个企业的采购工作程序中应注意以下问题：

第一，严格按程序运作，不允许推诿扯皮，该办的必须办理。

第二，严格按程序所规定的职权范围办理，不得超越范围。

第三，密切协作关系，强调采购部与其他部门的协调、合作与配合，有困难、有疑问应共同协商解决。

四、控制采购价格与成本

成功的采购工作目标之一是获得理想的采购价格，降低采购成本。

采购价格是受各种因素影响的，诸如市场的供求状况，生产的需求程度，采购的数量，材料本身的质量，供应的货源渠道和经营成本，单位支配市场程度，其他供应者对其影响等。面对这些价格因素与生产经营的要求，对采购价格实行控制是必要的。

采购成本是开展采购活动过程中产生的各种费用。采购业务效率提高了，采购成本也就会降低，将为企业赢利作出贡献。

五、供应厂商管理

采购员的工作是有所分工的，即在一个相对长的时间里较固定地分管负责采购某一类物品，使其熟悉这类物品的市场供应厂家及供应商。作为采购经理，则应该熟悉所分管的采购员联系的所有供应厂商。经过一段时间实际采购的考察，对一些信誉好的供应商，应考虑与其建立比较稳定的采购关系和良好的合作关系，以保证货源的购进，减轻采购工作量。同时，采购经理应该负责解决采购员解决不了的问题，买到采购员买不到的货物。还应注意避免出现这样的情况：一个采购员频繁联系的供应商是采购经理所不知道或不熟悉的，如果采购员和供应商长年不买采购部经理的账，那么采购经理的工作将是十分被动的。供应商为了得到更高的经济效益，常会采取各种各样的办法笼络采购员，手段之一就是“回扣”。它不仅影响进货成本，损害企业利益，还会腐蚀采购员队伍。如何控制这类问题的产生，是所有采购经理面临的共同问题。

另外，作为一名采购经理，从企业长远的发展角度考虑，应该为企业的供应商管理设计一套有效的管理制度、管理方法，如供应商激励机制、供应商评价体系等。

六、对采购计划和购货合同执行的控制

为了保证物品采购和购货合同的有效执行，采购经理必须对执行过程进行控制：

第一，指定专业人员对计划的执行和购货任务的履行进行检查。

第二，设立物品计划执行控制台账，记录每种物品的采购计划，签约(合同)情况，交货履约和库存情况。如有条件可采用现代化企业采购工作管理软件，将这些数据输入电脑，以备随时检查。

第三，定期检查与随时检查相结合，每月进行全面检查，对未按计划和合同进度供货的货种，随时通知经办采购员督促供应单位按时交货。

第二节采购经理岗位要求

采购经理是领导采购部门执行采购任务的企业中层管理者，其工作对企业经营成本的降低起着关键作用。一名合格的采购经理，必须是“才能”与“品德”兼备，“知识”与“经验”共存，才能更好地履行采购管理工作。

一、采购知识

采购及采购管理是一项相当复杂而且要求很高的工作，必须具备丰富的采购与采购管理知识。具体而言，做好采购工作必须掌握以下一些知识：

了解采购的目的和采购作业流程；

了解采购工作的基本运作程序和规程、工作职责内容与范围；

了解自己的整个采购组所采购的物料知识；

熟悉供应商的审查流程与评估流程；

订货合同条款的制定和与供应商合同谈判的知识及技巧；

熟悉如何支付货款(预付款、货到检验合格后付款、现金付款、月付款、电汇与支票)；

有关生产方面的管理知识(产品的生产流程、产品的质量标准、产品的相关特性)；

材料市场行情的前期调查和市场行情的价格预测；

熟悉掌握所在行业的产品质量体系认证知识和相关标准；

供应商资格的前期审查(相关文件证照是否一致、真实，是否过期，信誉情况，所服务的公司有哪些)；

熟悉所采购物料的名称、特性、种类，以及相关信息的收集与汇总，这包括用在哪个机种、哪个生产车间、在哪个仓库存放，用量有多大，有无明显规律，何时是用量旺季或淡季等；

熟悉现有各供应商厂名及业务联系人，了解长期供货商及潜力发展供货商，对各家有一个基本了解。

二、技术能力

经常会听到采购经理抱怨说，他们对公司业务决策的介入越来越少。这在许多企业中确实存在。对他们来说，材料的选择、供应商的确定、订货的多少都是由其他部门决定的，而他们自己却成了“照单抓药”的执行人。事实上，采购经理如果不尽快拓展视野，提高自身的管理水平，这种“残酷竞争”的事实会继续进行下去。

从技术角度上讲，采购经理应向采购工程师转变。这主要体现在3个方面：

第一，要充分了解原材料的技术标准和产品的配方。当一般的商业竞争手段使材料的价格降到一定程度后，若想继续获得价格的突破，则必须从技术上入手。

第二，要充分掌握原材料技术标准中主要参数的改变对原料价格的影响，一旦发现其中的改变会带来材料成本的降低，同时所产生的质量差异很小或对消费者的接受程度没有太大的影响，就采用改变参数的原材料。

因为，提供给消费者多余的或他们并不需要的价值，是没有意义的。当今本地的许多供应商提供的原料的质量与国外的标准存在着差异，而改变这种差异需要一定的时间。在目前市场竞争日益激烈的环境下，企业为了生存，必须因地制宜。另一方面，从产品配方入手，也是同样的道理。分析产品成本中各项原料所占的比例，对比例大的原材料，应不断探索可以替代的原料。这些工作，对价格敏感的采购经理比技术人员有优势，他们可在日常工作中不断积累这方面的资讯。

第三，要充分了解原料供应商所在行业的特点，如他们的生产工艺、所用原料及行情、他们的投资和生产规模等。采购经理应建立供应商成本分析和对比档案，这将为日后的价格谈判以及与有伙伴关系的供应商共同挖掘成本潜力打下坚实的基础。

三、风险管理能力

采购经理应定期评估系统的风险，特别是供应渠道的风险。主要的风险有：供应商的风险、初级原料价格上涨或紧缺、汇率的剧烈变动等。

针对这些风险，应采取的对策有：

第一，选择供应商时应进行资质调查，同时，平时要注意收集行业的资讯。

第二，尽可能地避免单一供应商。有可能的话，应有替代材料方案(这也是前面提到的要加强技术的开发)。

第三，开发本地供应商，减少直接进口原料的数量，对不可避免的大宗进口材料，采取期货的套期保值功能。

四、协作精神

有一则寓言以地狱和天堂的比喻来说明协作的重要性。

有人和上帝谈论天堂和地狱的问题，上帝决定分别带他到这两个地方看看。他们先去看地狱。这是一个房间，屋里有一群人围着一大锅肉汤，每个人看起来都营养不良，饥饿又绝望。他们每个人都有一只可以够到锅里的汤匙，但汤匙的柄足足有两米长，自己没法把汤送到嘴里，他们看上去那么悲苦。上帝接着让这个人去看天堂：一样的房间，同样的一锅汤，一样的长柄汤匙，也有一群人，可是他们看起来精神焕发，大家都在快乐地唱着歌。“为什么会这样？”这个人不解地问。上帝微笑着回答：“其实很简单，天堂里的人会用自己的汤匙舀汤喂给别人，而地狱里的人不会这样做。”

相互协作是衡量团队精神的重要指标之一，也是在供应链制胜时代企业立足市场、争取优势地位的不二法门。实践证明，采购人员要在执行采购中最大限度地节约成本，不仅要考虑到价格因素，还要了解供应链各个环节的操作，明确采购在各个环节中的不同特点、作用及意义。

五、供应链全局观和国际视野

随着经济的发展和国际贸易的日渐频繁，我国企业的采购方式也迅速向多元化方向发展，目前最明显的趋势就是全球化采购与本土化采购相结合。与此同时，企业对采购从业者的要求也开始提高。以零售企业目前急需的采购经理为例，由于零售企业要避免成品大量变成库存沉淀，减少库存占压资金，这就要求其熟悉零售业采购流程，保证采购体系的有序运作。另外，采购经理除了全面负责公司采购部门的日常管理与运作外，对采购的管理也从商品扩大到外部资源及供应商的管理范围，要针对供应链各个环节的采购工作予以合理的实施。

在这种工作状况的基础上，采购经理具备基于供应链的沟通协调能力尤为重要。分析各家企业的招聘启事可以发现，企业对所需人才的要求一般都提及沟通协调能力，这与中国大企业日渐树立的供应链管理制胜观有很大关系。

现在的采购已经是多元化，跨国家、跨地区的采购，因此采购人员要有很好的外语沟通技巧，随时关注供应链领域所发生的事件，如原材料价格波动、气候波动等，对与采购物料有影响的各种因素有敏锐的感觉，能够及时做好预警及防范措施，并且还要了解国际上的最新技术及产品。

六、良好的道德素养

腐败大多出现在采购与销售环节，几乎所有在大企业里做营销和采购的人都对拿回扣的行为见怪不怪。但一些在行业中做到顶尖的采购经理，大多具备很高的道德素养以及严谨的工作态度。这包括：

保持对企业的忠诚；

不带个人偏见，在考虑各种因素的基础上，从提供最佳价值的供应商处采购；

坚持以诚信作为工作和行为的准则；

规避可能危害商业交易的供应商，以及其他与自己有生意来往的对象；

拒绝接受供应商的赠礼；

不断努力提高自己对工作方法、采购材料和影响采购工作的作业流程的知识；

在交易中采用和坚持良好的商业准则等。

随着采购行为在企业战略中的地位越来越高，良好的职业道德和素养是成功的采购经理的第一必备素质。

探究.思考

1.学了本讲后，谈谈你对采购经理的岗位职责是如何认识的？

2.作为采购经理，要做好采购工作的管理与控制，必须抓好哪些方面的工作？

3.做好采购工作必须掌握哪些知识？

4.采购经理应具备哪些良好的道德素养？第二章采购管理规划

本章学习重点：

什么是采购

采购管理的目标、要件、层次

采购组织制度及采购部在企业中的隶属地位

采购组织设立的基准和步骤

制定采购管理手册的目的、内容及制度要求

采购的方式、特点、适用范围及操作步骤

主题词：

采购管理采购方式集中制分散制混合制

采购管理手册

第一节采购管理概述

对企业的采购业务进行规划管理，首先要了解什么是采购管理及采购管理的目标、要件和层次。

一、什么是采购管理

采购管理，就是指为保障企业物资供应而对企业采购进货活动所进行的管理活动，是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制活动。

具体的采购管理包括制订采购计划、对采购活动的管理、对采购人员的管理、对采购资金的管理、对储运的管理、采购评价和采购监控，也包括建立采购管理组织、采购管理机制、采购基础建设等。

二、采购管理的目标

1.保障供应

采购管理最首要的目标，是做好保障物资供应的工作。保障供应须达到两个基本要求：

(1)保证不缺货

要根据企业的总体经营目标，建立起一个高效的采购管理系统，科学制订采购战略和采购计划，安排好各项采购活动，保证把所需要的物资按时采购进来，保证不缺货，保障生产的顺利进行。这是采购管理最基本的目标。

(2)保证质量

要保证采购的货物能够达到企业生产所需要的质量标准，保证企业用其生产出来的产品都是质量合格的产品。同时，保证质量要做到适度。质量太低，自然不行；但是质量太高，必然价格高，增加购买费用，也是不合算的，所以要求物资采购要在保证质量的前提下尽量采购价格低廉的物品。

2.节省费用

采购过程决定着产品成本的主体部分，涉及许多费用。某种产品若生产成本为50元的话，则其生产过程中花费的生产费用大约只有10元(占20%)，而其余40元(占80%)都是由采购过程带来的，其中包括原材料成本、采购费用、进货费用、库存费用、管理费用、资金占用费用等。因而，采购管理好坏的一个重要的指标，就是看它能否把产品成本降到最低的程度。所以采购管理的一个重要目标，就是要降低成本，使得总费用最低。

采购管理要做到费用节省，可以从以下几个方面努力：

(1)树立系统观念，追求总费用的节省

在物资采购中，每个环节、每个方面都要发生各种各样的费用：购买时发生原材料的购买费用；进货时发生进货费用；检验入库时发生检验费用、入库费用；搬运时发生搬运费用、装卸费用；在仓库中储存保管时发生保管费用、管理费用；库存物资资金占用还需要付银行利息等。

降低费用要尽可能降低各个环节的单项费用，但更重要的是把采购管理看成是一个系统工程，统筹、优化、协调各个环节的各种费用，以追求整个采购过程各个环节的总费用最省。

(2)追求库存最小化

降低库存费用的根本途径，是要把库存控制作为采购管理的基本原则，树立库存控制的观点，进行适时适量采购，追求库存最小化。为了实现适时适量采购，就应在物资采购的全过程中科学制定和合理采用各种各样的采购策略。

3.管理好供应链

采购管理最经常的工作，就是要和供应商打交道。而进行供应商管理最有效的途径就是建立供应链，进行供应链运作和管理。

(1)建立起一条有效率的供应链

首先选择合适的供应商，不要盲目地把所有的供应商都不加区别地纳入供应链，而导致协调度增大、管理成本增加、供应链负担增加、运作风险增大；其次，还要建立合适的供应链结构组织，建立起合适的运行机制。

(2)供应链的有效操作、运行和控制

供应链建立起来以后，就要有效地运作起来，在运作中实现协调配合与控制，为企业采购建立起一个友好宽松的环境，大大提高采购效率，降低采购成本，实现双赢。

4.管理好信息

能够及时掌握采购资源市场信息，并反馈给企业管理层，发挥信息的决策支持作用。建立起供应链管理信息系统，实现信息共享，为供应链的顺利运行提供信息支持。

三、采购管理的要件

采购管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。采购管理包括采购计划、采购订单管理及发票校验三个要件。

1.采购计划管理

对企业的采购计划进行制订和管理，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。采购计划包括定期采购计划(如周、月度、季度、年度)、非定期采购任务计划(如系统根据销售和生产需求产生的)。通过对多对象多元素的采购计划的编制、分解，将企业的采购需求变为直接的采购任务，系统支持企业以销订购、以销定产、以产订购的多种采购应用模式，支持多种设置灵活的采购单生成流程。

2.采购订单管理

采购订单管理以采购单为源头，对从供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪，实现全过程管理。通过流程配置，可进行多种采购流程选择，如订单直接入库，或经过到货质检环节后检验入库等。在整个过程中，可以实现对采购存货的计划状态、订单在途状态、到货待检状态等的监控和管理。采购订单可以直接通过电子商务系统发向对应的供应商，进行在线采购。

3.发票校验

发票管理是采购结算管理中重要的内容。采购货物是否需要暂估，劳务采购的处理，非库存的消耗性采购处理，直运采购业务，受托代销业务等均是依此进行处理。

四、采购管理的层次

采购管理的层次为：

1.交易管理

交易管理、简单购买是较初级的采购管理，多为对各项交易的实施和监督。其特征为：围绕着采购订单与供应商进行较容易的讨价还价，仅重视诸如价格、付款条件、具体交货日期等一般商务条件，被动地执行配方和技术标准。

2.采购管理

随着对前期大量订单的经验总结和汇总以及管理技能的提高，管理人员意识到供应商管理的重要性；同时，根据自身的业务量分析(ABC法)和整个系统的要求，合理分配自身的资源，开展多个专案管理。

这个阶段的特征为：

围绕着一定时间段的采购合同，试图与供应商建立长久的关系；

加强了对供应商其他条件的重视，如订单采购周期、送货、经济批量、最小订单量和订单完成率；

重视供应商的成本分析；

开始采用投标手段；

加强了风险防范意识。

第二节采购制度与组织的建立

将采购业务的一切交由一个人负责的小规模公司，无须采购的组织化。但是，公司一旦成长，规模一旦扩大，为了谋求业务有效率的营运，应使其成为独立部门，向经营者负责的组织。

至于何种组织才有效率，应视公司的规模、地理条件、生产形态、采购数量、采购部门的业务范围等而定，所以对甲公司为最佳者，未必就能适合乙公司。

论及采购的制度、组织的场合，无法避免的问题有以下两个：

第一，集中采购或分散采购。

第二，独立采购或业务部内采购。

前者为做好采购制度应选择何者，后者为采购部门应放在整个公司组织的哪个位置。

一、采购组织制度

采购组织制度是指企业对采购工作的管理，究竟采取中央集权(Centralization)方式的“集中制”，或是地方分权(Decentralization)方式的“分散制”，还是兼取分权与集权的混合(Consolidation)方式的“混合制”。当然，此种管理方式的决定，与该企业的规模、地理条件、产品种类等有密切关系。

1.集中制

集中制是将采购工作集中于一个部门办理，达到极点时，总公司各部门、分公司及各工厂均无采购权。

(1)优点

①集中采购可使数量增加，提高对卖方的谈判力度，较易获得价格折扣与良好服务。

②只有一个采购部门，因此采购方针与作业规则，比较容易统一实施。

③采购功能集中，减少人力浪费；便于人才培养与训练；分工专业性使采购作业成本降低，效率提升。

④建立各部门共同物料的标准规格，可以简化种类，互通有无，亦可节省检验工作。

⑤可以统筹规划供需数量，避免各自为政产生过多的存货，各部门过剩物资亦可相互转用。

(2)缺点

①采购流程过长，延误时效；零星、地域性及紧急采购状况难以适应。

②非共同性物料集中采购，并无数量折扣效益。

③采购与使用单位分离，采购绩效较差。例如规格确认，物品转运等费事耗时。

(3)适用状况

①企业产销规模不大，采购量值均小，全公司只要一个采购单位来办理，即可充分满足各部门对物品或劳务的需求。

②企业各部门及工厂集中一处，采购工作并无因地制宜的必要；或采购部门与需用部门虽非同处一地，但因距离亦非遥远，通信工具相当便捷，采购工作集中由一单位办理，尚不至于影响需求时效。

③企业虽有数个生产机构，但是产品种类大同小异，集中采购可以达到“以量制价”的效果。

集中制采购组织结构图

2.分散制

将采购工作分散给各需用部门分别办理。这种制度通常适用于企业规模较大、工厂分散较广区域的企业。此类企业如果采用集中制，则容易产生采购上的迟延，且不易应付紧急需要，而购、用部门的联系相当困难，采购作业与单据流程显得漫长复杂。

除了前述地理因素造成采用分散制的理由外，若散布各地的工厂在生产设备、贮藏设施、社区的经济责任等方面具有独特的差异性时，亦以采用分散制较为适宜(参见下面实例)。【实例】

某百货公司组织系统图(分散采购制度)

3.混合制

兼取集中、分散制优点而成。凡属共同性物料、采购金额较大者或进口品等，均集中由总公司采购部办理；小额、因地制宜、临时性的采购，则授权分公司或各工厂执行(参见下面实例)。【实例】

某人造纤维公司组织图(混合式采购制度)

4.采购组织制度判断基准

采购组织制度的判断基准，如下页表中所示。但无论如何各有长处与短处，重要的是分析公司的现状，除了采用“适合于提高最大业绩的组织”之外，尚需配合公司的发展，随时检讨并予调整。

一般的情形是：通用材料或零配件、设备、机器、输入品由总公司的采购部门集中采购，其他交由各地区的采购部门分散采购。而采购部门一方面要有人事权，仅对特定的事业部，采取事业部内采购组织的折中方式为多。

采用有利的采购制度、组织的判断基准

序号项目

制度组织

集中采购分散采购独立采购事业部内采购

1企业规模大事业部的规模不均等时(不具备采购员的也有)。事业部的规模均等，并且各部的购买量大时。

续表

序号项目

制度组织

集中采购分散采购独立采购事业部内采购

2地理条件工厂集中在同一地域时工厂分散到各地域时采用分散采购制度、指挥命令在可能的地域内时。

3生产形态(个别、量产、制程)不同亦可

4制品构成(共通性与市场的独特性)同一或类似产品时不同亦可

如复合企业的没有异质的(例：化纤工业与不动产即为异质)。

不同时

5购入量原则上为经济批量时原则上为经济批量时

6业务范围原则上不包资

材管理，仓库、运搬管理。

注：(1)限于采购、外包管理，包括了材料的订货品目、时期、数量，或包含了日程、库存管理和物品的收货、保管、支付的责任如何等。

(2)虽是分散采购，也可视为一地区或一事业单位的集中采购。

二、采购部在公司组织的位置

1.采购部门隶属于生产部

如下图所示，采购部门隶属于生产部，其主要职责是协助生产工作顺利进行。因此，采购工作的重点是提供足够数量的物料以满足生产上的需求，至于议价的功能则退居次要地位。而生产控制、仓储工作等另归其他单位负责，并未归入采购部门的职能中。

采购部门隶属于生产部

将采购划归生产部，比较适合“生产导向”的企业，其采购功能比较单纯，而且物料价格也比较稳定。

2.采购部门隶属于行政部

如下图所示，采购部门隶属于行政部，采购部门的主要功能是获得较佳的价格与付款方式，以达到财务上的目标。有时采购部门为了取得较好的交易条件，难免延误了生产部门用料的时机，或购入品质不尽理想的物料，不过采购部门独立于生产部之外，比较能发挥议价的功能。

采购部门隶属于行政部

该类型的采购部门适合于生产规模庞大，物料种类繁多，价格经常需要调整，采购工作必须兼顾整体企业产销利益均衡的企业。

3.采购部门直接隶属于总经理

如下页上图所示，采购部门直接隶属于总经理，这提升了采购的地位与执行能力。此时，采购部门的主要功能在于发挥降低成本的效益，使采购部门成为企业创造利润的另一个来源。

该类型的采购部门，比较适合于生产规模不大，但物料或商品在制造成本或销售成本所占比重较高的企业。

采购部门直接隶属于总经理

4.采购部门隶属于资材部

如下图所示，采购部门隶属于资材部(或资料管理部)，其主要功能在于配合制造与仓储单位，达到物料整体的控制作业，无特别的角色与职责，有时甚至可能降至附属地位。

采购部门直接隶属于资材部

该类型比较适合物料需求管制不易，需要采购部门经常与其他相关单位沟通的企业。

三、采购管理组织设立步骤

建立采购管理组织，需根据企业的具体情况，深入分析采购管理的职能、任务与内容，根据精干和高效的原则，设立职能、岗位、责任和权力，选择配备合适的人，明确他们之间的关系，组成一个采购管理组织。具体步骤为：

1.考虑采购管理职能

首先要明确赋予采购管理一些什么职能，不能仅仅是采购，还是要再赋予一些其他职能。若再赋予一些职能，则要确认再赋予一些什么功能，如：要不要做需求分析，供应商管理体系要不要建立，市场信息要不要完善，进货要不要管，入库、验收、仓库管理要不要管等。赋予不同程度的职能，则采购管理组织的结构就不一样。

2.考虑采购任务量

职能确定下来后，就要确定任务量。任务量包括采购职能多少，也包括一个职能岗位工作量的大小，若采购工作量(包括企业内需要采购物资的品种、数量、采购空间范围)越大，采购工作就越复杂、越难，采购工作量也就越大。另外还要考虑供应商管理的工作量、进货的工作量、仓储管理的工作量、市场信息的工作量等。总之工作量越大，采购管理组织机构相应要大一些。

3.确定采购管理组织机构

采购管理组织机构，就是采购管理的幅度和管理层次的总体组织结构框架，也就是采购管理系统的职能部门构成。其设置情况及设置规模取决于采购管理组织任务量的大小，采购管理组织总的工作量越大，采购管理组织机构相应就要大一些；反之，应要小一些。

4.设计管理作业流程

设计采购管理作业流程，即根据所确定的管理职能，对每一个管理职能的每一项任务设计一个作业流程，这个作业流程还要进行充分论证，并且要进行流程化分析。流程越短，将来工作也就越有效率。

5.设定岗位

根据具体的管理职能、管理机制和管理任务的作业流程设定各个岗位。

设置岗位包括对每一个岗位责任和权力的设置，包括对每个岗位的人数、工作条件等的设置。这些一定要设计好，并且要形成文件，或者制定出管理规范，作为招聘条件予以公布。

6.为各个岗位配备合适的人

选择人是非常关键的一环，要非常慎重，特别是对各级的一把手要选择好。在人员配备完成以后，把所配备的人和所规定的岗位职责、规章制度、管理职能等结合起来进行实施，就可以构建成一个有效的采购管理组织系统。

第三节采购管理手册

为了使内部各单位在执行采购作业时有章可循，企业、政府机构、学校、医院、社团等各种组织通常都会制定“采购管理手册”、“物料管理手册”、“采购作业规定”或“采购管理规则”等名称的文件(以下统称为“采购管理手册”)，以促进采购活动的制度化与合理化，并能达到适质、适时、适量、适价等目标。

一、采购管理手册的目的

采购管理手册的基本目的是为了有效地将资讯传播给每一个相关的人员，因此不管公司大小，采购管理手册中都应该提供必要的指导原则，以方便有关人员对采购政策、程序和架构的了解与控制。

二、采购管理手册的内容

采购管理手册的内容包括：

总经理序言；

采购部门的目标；

采购部门的工作范围与任务；

组织系统图(在全组织中的位置、部门内组织)；

限制事项(购买许可的必要条件、品质的决定、购入免除项目)；

有关供应源选择的方针(仅与可信赖的供应商交易、竞标的条件、供应商的评价方法)；

有关发出订单或契约的方针(商谈一概由采购部门进行，禁止采购部门以外的人下订单)；

有关与供应商接触的方针(面谈方法、与其他部门的供应商面谈手续、估价的保密、抱怨的受理，以及禁止向其他部门的供应商直接要求目录或样本等)；

采购部门与其他部门的关系(信息的掌握与提供、对规范及数量的要求重新考虑的权限、购买记录的限阅等)；

有关集中采购与分散采购的判断基准；

为从业人员的采购方针(公司业务上使用的，但按照惯例由员工自付品，如计算器、圆珠笔等)。

采购管理手册里倘若对方针的基础、该方针的目标等予以了说明，则可作为教育培训用的教材或管理用的指南。必要时，采购管理手册的内容可概括为：与顾客的关系、部门间的关系、伦理上的考虑事项、团队力量与协调，适当的品质、数量、价格，以及有关价值的原则判断基准、规范的使用方法、与采购有关的法律基础、商业行文、报告的举例等。

三、采购管理手册制定的方式

1.采购管理手册的制定要求

采购管理手册可依公司的大小、业务范围以及不同的需求而有许多不同的形式，但是不管何种形式，采购管理手册的内容必须根据公司整体的政策而制定。一般的公司都把采购政策建构在总公司的制度中，而分布在各地区的采购部门则可依据当地的实际情况对总公司的政策作适当的调整与修正，而且这项修改要报总公司获得同意才可施行。

2.采购管理手册的架构

采购管理手册并没有一套标准的架构，不同的公司有不同的形式。完整的采购管理手册应该包括组织架构、职务、权责、功能、公司政策、部门政策、程序、流程、指示、规范和有关公司特殊事项的指导原则。每一个企业或机构的采购管理手册，都是依据组织的特定需求来设计的。

3.采购管理手册的格式【实例】

某企业采购手册

1.功能与目的

2.内容

(1)组织

①管理和组织图。

②采购、仓储和运输流程图。

③采购、仓储和运输的职责。

采购经理。

运输经理。

仓储管理员。

采购、仓储和运输职员。

④采购和其他组织部门的关系。

⑤公共关系。

(2)政策说明书

①授权金额水准。

资金拨用申请。

请购和库存申请。

采购订单和合约。

租赁、租赁采购、租赁退回。

续表

应付账款和发票金额折扣的差异。

②采购道德规范。

③利益冲突。

和公司政策手册的利益冲突。

目的。

政策。

定义。

职责。

指示。

④礼物和红包。

定义。

政策制定的原因。

不允许。

礼物必须返回。

什么是被允许的。

⑤采购和供应商的关系。

供应商责任、能力。

⑥业务人员拜访工厂。

⑦期限和条件、采购订单、合约。

⑧采购职权和责任。

质问需求的采购职权。

紧急采购。

供应商的协调与谈判。

个人用途的采购。

直接来源采购。

在多家供应商竞标下的采购政策。

采购管理手册的格式应该依据个别的需求而量身定做。一般而言，采购管理手册都会以活页的方式装订起来，方便人们翻阅。现在则因为电脑的使用普及，许多公司都把政策、制度在电脑中建档，这样更方便需求者能立即调用，也方便公司在修改制度时以更快的速度更新，而不必像印刷品花较多的时间去重新排版印刷。

四、采购管理手册制定的步骤

采购管理手册制定的步骤主要包括以下几点：

第一，获得采购和高层主管的支持与认同。包括对提供资源的承诺、跨部门之间沟通的协助。这一步骤对于政策和制度的制定、修正与执行有很大的帮助。

第二，收集并整理相关的资料，包括政策、制度程序的范本。典型的来源有：公司的同事、朋友、专业顾问以及图书馆。

提醒您

现在网上也有大量的管理制度、程序范本，有些须付费，有些可免费下载，其中不乏经典之作，因而网上搜索也是寻找范本的一个极好的途径。

第三，收集并整理公司内部相关的资料，包括备忘录、组织图、工作说明书以及现行的政策与程序。这些资料可帮助企业在采购政策、规章制度和公司整体政策与其他部门政策之间建立相互合作的关系。

第四，列出一份暂时性的政策、制度、程序内容大纲的清单，如果每一个部门都能把大纲先列出来，对于整体政策的设计将有很大的帮助。即使是一份粗糙的架构草案也有助于在一开始就有方向可以依循。

第五，考察目前的政策、程序和制度。这可以从个人的观察与经验得到，也可以向部门内的管理阶层与其他部门较有经验的人请教。收集的资料可使采购部门对公司政策的全貌有一个初步的了解。

第六，对现行的采购政策、程序、制度进行检视，判断目前的政策、制度是否达到专业化水平和与公司的政策是否相配合、是否符合其他部门的需求以及适用性如何。因为部门之间必须相互合作才可以使整个组织的动作顺畅，因此，若各部门的政策、制度彼此相抵触或无法配合，将会使组织花费许多的时间在部门之间的协调上。

第七，准备开始草拟采购政策与程序。由部门内的管理人员与其他部门的关键人员开始对草案进行审查，有时候也可以邀请重要的供应商一起参与草拟过程。对于政策、制度的基本架构必须反复地检视，直到各方面都获得共识，这样在推行上会比较顺利。

第八，对先前获得共识的草案作进一步整理，拟订正式的政策、制度。

第九，提出正式的采购政策、制度，并获得高层主管的认同与签字。

第十，经由高层主管的协助将采购政策、制度宣传给每一个有关的人员，让他们都能了解在新的制度之下各自的责任以及被期许的事情。

第四节采购方式的选择

不同的采购项目、不同的采购金额、不同情形下采取的采购方式可能会不一样，比如金额在30万元以上的采购项目可采用招标采购方式，而且常用办公用品或紧急物料常采用现货采购方式。作为采购经理往往要对采购方式做出决定，所以对各种采购方式的特点、条件、适用范围及运作步骤都要熟练掌握。

一、招标采购

招标采购是一种特殊的交易方式，有广义、狭义之分。广义的招标采购是指招标人发出招标公告或通知，邀请潜在的投标商进行投标，最后让招标人通过对各投标人提出的规格、质量、交货期限及该投标企业的技术水平、财务状况等因素进行综合比较，确定其中最佳的投标人为中标人，并与之签订合同的过程。狭义的招标是指招标人根据自己的需要提出一定的标准或条件，向指定投标商发出投标邀请的行为。

1.招标采购的特点

(1)公开性

公开性是指整个采购程序都在公开情况下进行。公开发布投标邀请，公开开标，公开示招，投标商资格审查标准、最佳投标商评选标准事先公布。

(2)竞争性

招标的竞争性充分体现了现代竞争的平等、信誉、正当和合法等基本原则。采购单位通过招标程序，可以最大限度地吸引和扩大投标人的竞争，从而使招标方有可能以更低的价格采购到所需物料或服务，充分获得市场利益，有利于其经济效益目标的实现。

(3)公平性

所有感兴趣的供应商、承包商和服务提供者都可以进行投标，并且其地位一律平等，不允许对任何投标商进行歧视。评选中标商应按事先公布的标准进行。投标是一次性的，并且不准同投标商进行谈判。所有这些措施既保证了招标程序的完成，又可以吸引优秀的供应商竞标。

2.招标采购的条件

招标采购的条件包括：

有完善的招标法律保障及道德和信誉保证，并已形成有效的监督机制；

有良好的经济环境秩序及基础，有足够的供应渠道和能力；

有社会认同的技术规范和标准作为依据，并有检测度量方法；

有良好的专业技术及业务能力的招标投标、评标机构队伍以及评标专家库；

有足够的媒体传播。

3.招标采购对物料供应的影响

招标采购对物料供应的影响有：

周期较长，对于急需供应的物料不宜采用；

签约后对供应商产生约束力，能确保材料按时到位，确保配套供应；

出现品质问题易于解决；

因为供应数量已经确定，对于意外损失不易补充，易造成物料缺失。

4.招标采购的分类

招标采购又分公开招标采购和邀请招标采购。

(1)公开招标采购

公开招标采购是指以招标公告的方式邀请不特定的供应商(统称投标人)投标的采购方式。

(2)邀请招标采购

邀请招标采购指经批准以投标邀请书的方式邀请五个以上特定的供应商投标的采购方式。

5.招标采购的程序

(1)招标的准备阶段

成立招标机构，编制招标文件，确定标底。

(2)发出采购招标公告

在报纸、电视等媒体上刊登招标公告，或电话邀请通知。

招标公告或招标邀请函的格式为：

招标邀请书格式

(招标机构)受委托，对项目所需的货物及服务进行国内竞争性招标。兹邀请合格投标人前来投标。

1.招标文件编号：

2.招标货物名称：

3.主要技术规格：

4.交货时间：(见标书要求)

5.交货地点：

6.招标文件从年月日起每天(公休日除外)工作时间在下属地址出售，招标文件每套人民币元(邮购另加元)，售后不退。

7.投标书应附有元的投标保证金，可用现金或按下列开户行、账号办理支票、银行自带汇票。投标保证金请于年月日时(北京时间)前递交到。

开户名称：(招标机构)

账号：

开户银行：

8.投标截止时间：年月日时分(北京时间)，逾期不予受理。

9.投递标书地点：

10.开标时间和地点：

11.通信地址：

邮政编码：

电报挂号：

电话：

传真：

联系人：

e-mail：

(招标机构)

年月日

实例1

招标邀请函

集团、公司：

AAA国际服务中心(中国)有限公司就《AAA商情通报》(以下简称通报)经贸资讯，广告信息代理项目进行公开招标和邀请招标，欢迎中国各省、市、自治区具有独立法人资格的广告、文化传媒机构前来参与投标。

1.购买标书时间：2006年11月10日至2006年11月19日。标书售价壹仟元人民币，售后不退。

2.购买标书地点：AAA国际服务中心(中国)深圳代表处。

地址：中国××市××区建设路东方广场18B09

3.投标文件递交截止时间与投递地点：2006年12月8日上午8：30前送(寄)至AAA国际服务中心(中国)深圳代表处。

4.计划开标时间：2006年12月20日(具体时间以本公司书面通知为准)。

5.开标地点：××××广场大会堂。

6.请欲参与投标的单位在收到“招标邀请函”后10日内向我社反馈回函。并将购买标书的壹仟元人民币汇入我公司指定账户，将汇款底单传真至我社，我们将在3日内寄送招标须知及投标书文件。

7.联系信息。

公司名称：AAA国际服务中心(中国)深圳代表处

地址：中国××市××区建设路东方广场18B09

联系人：×××、×××、×××、×××

电话：0755-×××××××××××××××

传真：0755-×××××××

邮编：××××××

电子邮件：AHCLN@sina.com

AAA商情通报杂志社

地址：香港北角英皇道268号××大厦1005-1008

电话：00852-××××××××××××××××

传真：00852-××××××××

网址：www.AAALN.com

我社将在公司网站中的“公司俱乐部”提供在线咨询服务。

8.汇款银行。

户名：AAA INTERNATIONAL SERVICE CENTER(CHINA)CO.,LTD

开户行：中国银行(香港)上水分行

账号：××××××××××××××

户名：AAA世界贸易组织国际服务中心(中国)有限公司深圳代表处

开户行：深圳发展银行车公庙支行

账号：××××××××××××××

AAA商情通报杂志社

AAA国际服务中心(中国)有限公司

2006年10月

意向回执

愿意参与《AAA商情通报》的投标，并已向贵公司的指定账号汇去人民币壹仟元整，请查实，并寄送标书给我司。

投标单位名称：

投标单位地址：

法定代表人：(签字、盖章)

联系电话：

传真：

e-mail:

开户银行名称：

银行账号：

开户行地址：

汇款单号：

年月日

实例2

招标邀请函

××××职业技术学院就第四栋宿舍楼加固工程施工项目进行邀请招标，现请合格的投标人前来投标。

1.项目名称：第四栋宿舍楼加固工程。

2.招标工程项目编号：LdTB2007001。

3.招标工程项目内容：

(1)钢筋混凝土梁体加固

(2)钢筋混凝土楼板加固

(3)钢筋混凝土梁板裂缝灌浆合缝补强

(4)饰面修复

(5)详见工程量清单(第三部分)

4.工程建设地点：××市××区××路208号

(1)建筑面积：4600平方米

(2)承包方式：包工、包料、包质量、包安全、包工期

5.计划开工日期为2007年1月28日，计划竣工日期为2007年2月28日，本工程工期为硬性工期，无论开工日期为何时，竣工日期不变。

6.工程质量符合《建筑工程质量检验评定标准》，严格遵守《建筑工程施工及验收规范》《民用房屋修缮工程施工规程》要求。

7.投标截止时间：2007年1月24日上午9：00(北京时间)。

8.开标截止时间：2007年1月24日上午9：00(北京时间)。

9.投标地点：××××职业技术学院图书馆12楼。

10.开标地点：××××职业技术学院图书馆12楼。

11.取标书时间：2007年1月19日至2007年1月20日8：30～11：30；14：30～16：30，取标书地点：学院总务处。

12.勘察现场时间：2007年1月22日上午9：00

13.招标答疑时间：2007年1月22日上午10：00

14.联系办法：

电 话：028－××××××××

邮 编：××××××

联系人：罗老师

招标单位：××××职业技术学院

(3)供应商的资格预审

审核供应商是否有资格有能力参加本次采购活动。

(4)召开标前会议与发售招标文件

经过资格预审确定合格的申请人后，尽快通知合格申请人，要求他们及时前来购买标书。紧接着，安排一次投标人会议即标前会议，目的是澄清投标人提出的各类问题，也可以要求投标人在规定的日期用书面形式寄给招标人，以便招标人汇集研究，提出统一的解答。

(5)采购投标

供应商将投标书在投标截止时间内投入投标箱。

投标书往往由招标方事先制定，由投标方填写内容。

实例

投标书

由：

致：深圳市××物业管理有限公司

1.经审查深圳市××物业管理有限公司保洁项目招标文件，我公司愿意：

(1)按照招标文件，我公司愿意以元/月，为AA园提供日常保洁服务；愿意以元/月，为BB门提供日常保洁服务；愿意以元/月，为CC苑、DD苑提供日常保洁服务；愿意以元/月，为EE居提供日常保洁服务；愿意以元/月，为FF苑提供日常保洁服务。

(2)以□如下所示的结算方式进行结算：

□月结，30天付款

□月结，60天付款

□其他付款方式，如(请列明)

(3)票据开具方式□：

□普通服务性业发票

□收款收据

(4)其他优惠方式，服务承诺及有关建议等，请用附页说明。

2.我们保证不会把投标内容告之我公司员工或其他投标人。

3.我们知道，××物业公司无意在议标阶段与其他单位建立合约关系，直至贵公司对我们的投标书作出书面回复。而××物业公司也无义务必须接受所收到的最低标价或其他任何投标书。

4.如果我们的投标书被接受，我们保证在15天内按照贵公司的要求，派出我公司服务满5年以上的技术骨干进驻，为贵公司各小区提供每天每人不少于95小时的清洁工作(含中午、晚上值班)。

公司名称(盖章)：

法人代表或法人委托授权人(签章)：

投标人地址：

投标人联系电话：

日期：

附页：

其他优惠方式、服务承诺及其有关建议：

(6)开标

由监督部门打开投标箱，对投标书进行开标。一般由招标单位、投标单位、主管部门、监督公证部门参加开标会，当众拆开投标资料。

(7)评标

组建评标委员会确定评标方法，对标书进行审查，详细地评审并编写评审报告。

(8)定标

由评标委员会推荐中标或成交供应商，由中心主任或分管主任召集采购单位和有关人员组成评标领导小组，最后确定中标或成交供应商。（9)招标的结束阶段

经公示无误后，组织签订合同，合同的履行、验收、资金的结算，以及资料的整理归档。

二、竞争性谈判采购

竞争性谈判采购是指直接邀请3家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。

1.竞争性谈判采购的优缺点

竞争性谈判，是在招标方式难以适用的情况下所采用的一种方式，在特定的条件下，竞争性谈判采购较招标采购更能满足政府采购的目标。但竞争性谈判采购也有自己的优缺点。

(1)优点

优点主要表现在：

①凡特殊规格的产品，经营的厂家不多，有时只有一家或很少的几家，竞争的对象少，采用谈判确定成交，比较合理。

②有利于紧急采购，及时供应某些方面迫切需要的物资和服务。

③能对一切条款内容细节进行详细洽谈，更容易达到适当的价格和一致的协议。

④可选择适当的对象，并兼顾供应商以往的业绩，确保采购安全，防范采购风险。

⑤有利于政策性目标的实现或互惠条件的运用。

(2)缺点

缺点主要表现在：

①无限制的独家谈判，容易造成厂家抬高价格。

②违反自由竞争精神，助长企业垄断价格，阻碍工商业的发展。

③秘密谈判容易给参与者或操作人员造成串通舞弊的机会。

2.竞争性谈判采购的适用条件

竞争性谈判采购的适用条件为：

招标后没有供应商投标或者没有合格标的，但重新招标未能成功的；

技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，如电子软件开发与设计；

采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；

不能事先计算出价格总额的。

3.竞争性谈判采购的基本操作程序

(1)项目分析

根据上级下达和采购单位提出的采购需求，从资金、技术、生产、市场等几个方面对采购项目进行全方位综合分析。

(2)确定采购清单

通过项目分析，会同采购部门及有关专家确定采购清单及有关技术要求，并在必要时对采购清单进行分包。

(3)成立谈判小组

谈判小组由采购部门的代表和有关专家共3人以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的2/3。

(4)制定谈判文件

谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

(5)确定邀请参加谈判的供应商名单

谈判小组从符合相应资格条件的供应名单中确定不少于3家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。

(6)展开谈判

谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

(7)确定成交供应商

谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购要求、质量相符、报价最低的原则确定成交供应商。

(8)将结果通知所有参加谈判但未成交的供应商

发放中标通知书，采购部门向谈判小组确定的中标供应商颁发中标通知书。

(9)签订采购合同

供应商持选中通知与采购单位进行技术、商务交流，对采购合同的条款进行充分协商，并在公开、公平、公正和诚信互利的原则下，依据竞争性谈判结果和国家有关法律、法规，签订采购合同。

三、询价采购

询价采购是对价值较低的标准化货物或服务的采购提供的一种简单而又快速的采购程序，又称“选购”。询价采购是对几个供货商(通常至少3家)的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的一种采购方式。

1.询价采购特点

与其他采购方法相比，询价采购有以下明显特点：

第一，邀请报价的供货商数量至少为3个，在采用国际询价采购时，应至少邀请来自两个不同国家的3个供应商。

第二，只允许供应商提供一个报价。每一供应商或承包商只许提出一个报价，而且不许改变其报价。不得同某一供应商或承包商就其报价进行谈判。对报价的提交形式，可以采用网络或传真形式。

第三，报价的评审应按照买方公共或私营部门的良好惯例进行，采购合同应授予符合采购实体需求且最低报价的供应商或承包商。

2.询价采购适用条件

询价采购的适用条件为：

技术更新快、更新换代比较快的通用设备或产品；

采购货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的企业采购项目。

3.询价采购基本程序

(1)项目分析

根据上级下达和采购单位提出的采购需求，从资金、技术、生产、市场等几个方面对采购项目进行全方位综合分析。

(2)制定采购方案，确定采购清单

采购单位及有关专家制定采购方案，确定采购清单及有关技术要求。

(3)编写询价书

根据项目分析和采购清单编制询价采购的询价书。询价书内容主要包括：报价邀请函、采购项目清单、采购项目要求、报价书格式。

(4)成立询价小组

询价小组由采购方的代表和有关专家共3人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的2/3。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。

(5)确定被询价的供应商名单

询价小组根据采购需要，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。

(6)询价

询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。

试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]

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