作者：张九玖
出版社：电子工业出版社
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Excel商务图表应用与技巧108例(双色版)试读：
内容简介
本书以世界顶级的财经杂志及商务咨询报告为标杆，讲解商务图表在实际工作中的运用。在本书的开头部分，会着重讲解商务图表制作的一些基本原则，包括图表类型的选择、图表布局、图表配色等。接下来本书搜罗职场常用到的各种商务图表范例，全面涵盖商务企划、行政文秘、人力资源、财务、市场营销、生产管理等各个领域，详细讲解每个商务图表的制作过程和使用心得，让读者可以直接在工作中套用，立竿见影地提升报告、演示的水准。
本书适合希望自我提升的Office白领人士，经常要与各种商务报告、演示打交道的企业管理人员、职业经理人，即将进入职场的高校毕业生，所有希望提升职场竞争力的朋友参考阅读。未经许可，不得以任何方式复制或抄袭本书之部分或全部内容。版权所有，侵权必究。图书在版编目（CIP）数据Excel商务图表应用与技巧108例：双色版／张九玖编著. —北京：电子工业出版社，2012.1ISBN 978-7-121-15445-4Ⅰ.①E… Ⅱ.①张… Ⅲ.①表处理软件，Excel Ⅳ.①TP391.13中国版本图书馆CIP数据核字（2011）第255189号策划编辑：张慧敏责任编辑：付 睿印 刷：涿州市京南印刷厂装 订：涿州市桃园装订有限公司出版发行：电子工业出版社北京市海淀区万寿路173信箱 邮编：100036开 本：787×1092 1/16 印张：20.75 字数：531千字印 次：2012年1月第1次印刷定 价：49.00元
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前 言
大多数Excel教程中对于图表制作的讲解，依然局限于软件功能应用方面，而鲜有从实际工作层面去谈及相关的构思及应用。这种教学方式比较突出的问题是，用户学完后虽然具有动手将数据转换为图表的能力，但做出的图表却难以满足商务演示、策划文案、总结报告等实际工作中的需求。
图表作为数据的最佳呈现载体之一，具有形象直观、生动易懂的天然优势。然而要驾驭图表，全面发挥这些优势却需要一些方法及技巧，有鉴于此，我们编写了本书。本书首先剖析了Excel默认图表与商务图表的差距，并讲解根据表达意图选用图表的重要性，接着详细介绍了商务图表的制作、美化的一些常用技能。通过本书的学习，你会发现原来把数据转化为图表还有那么多门道。光是选择图表类型，就有专门的方法与技巧，而商业图表的布局、美化更是有诸多讲究及“潜则则”。了解这些知识后，制作规范化、专业化的图表，清晰呈现数据，自然就不再是问题了。
紧随其后，我们安排了近百个不同领域的图表范例，让读者可以在工作中直接套用。通过边模仿边学习边应用的方式，理论联系实际，帮助读者用图表更准确、更高效、更美观地呈现数据，提高报告的表现力与说服力。本书范例下载地址：http://broadview.com.cn/15445。
参与本书编写工作的有：骆剑锋、林常亮、林艳青、张毅珊、王冰、林杭、刘特鑫、董有林、曾宪明、黎文锋、吴颂志、冯兰香等。
本书适用读者包括：
希望自我提升的Office白领人士。
经常要与各种商务报告、演示打交道的企业管理人员、职业经理人。
即将进入职场的高校毕业生。
所有希望提升职场竞争力的朋友。编者2011年冬于广州第1章 商务图表的秘密
告别山寨图表/2
商务图表四大基石/3
向顶级商务图表看齐/6
非美工图表配色宝典/8
差之毫厘谬以千里的商务图表细节/11
看着财经杂志和国外管理咨询公司报告上那些专业味十足的图表，不禁会想要是自己的报告中也能用上这样的图表，无疑会为报告加分不少。其实要做到这些并不困难，本章将为你全面解构商务图表的秘密，有了这些基础，再来学习图表制作就可以事半功倍。告别山寨图表
要在商务报告中打动客户或者你的BOSS，翔实可信的数据分析毫无疑问比天花乱坠的吹嘘更有效，而图表恰好是清晰呈现数据的最有力工具之一。
然而同样是图表，运用得当可以让数据表达更直观、更清晰，增强说服力，用得不对则不但不能起到正面的作用，反而会让观众产生疑惑、误解，甚至怀疑报告的严谨性乃至报告者的专业水准。在这方面，国外的一些著名商务咨询公司做得非常出色，例如麦青锡、罗兰贝格、科尔尼等，在他们的商务报告中，图表的运用几乎达到了艺术的境地，各种繁杂的数据乃至错综复杂的逻辑关系都可以通过图表直观地呈现，让观众了然于心。
图1-1展示了两张图表，其中左图来源于著名的管理咨询公司罗兰贝格，右图则来源于国内某企业的一份市场调查报告。显而易见，两张图表有着明显的差距。图1-1 罗兰贝格报告中的图表（左图），国内一份市场调查报告中的图表（右图）
首先，罗兰贝格的图表有鲜明的主题，即“回程载运率低是中国航空货运市场的一个整体特征，南航解决这一问题的可能性有限”，而右边的图表观众无从得知报告者究竟想说明什么，面对这张图表，100名观众可能会有100种解读。
其次，罗兰贝格的图表清楚地交待了时间（1999年）、数据来源（民航总局等）等信息；而右侧的图表既没有调查的范围、调查的时间，也没有说明调查样本数量，观众难免会怀疑其严谨程度。
再次，右图既然用了数据标签，就没有必要使用坐标轴刻度，太多东西堆在一起会让图表显得拥挤不堪。此外，图形的尖端部分收缩成一线，投映到屏幕时对视力不好的观众无疑是一种折磨。
至于配色方面，罗兰贝格图表以蓝色为主，通过深浅变化搭配，体现出商务图表简洁、协调的风格；而右侧的图表配色暗淡且混浊，显得很山寨。商务图表四大基石
通过前面的对比，可以直观地看到专业的商务图表与平庸图表的差别，不过外观其实只是其中的一部分，要打造严谨、专业的商务图表，我们还需要懂得更多。
1．正确选用图表
正确选用图表是运用图表的第一步，也是最重要的一步。因为不同类型的图表所能表达的信息是不同的，使用错误的图表类型，会让观众看不懂图表甚至对数据产生误读。来做个测试，在下面这组数据中，我们希望告诉观众一个观点：某企业互联网增值收入所占的比例逐年增长。你会选择什么样的图表呢？
下面有3个候选答案。
候选图表1，如图1-2所示。候选图表2，如图1-3所示。候选图表3，如图1-4所示。图1-2 候选图表1图1-3 候选图表2图1-4 候选图表3
显然，第2张图表（堆积柱形图）最能直观地表达主题，而候选图表1和候选图表3虽然数据没有错误，但观众无法从图表中清楚地得出结论。
很多人依靠直觉来选择图表，然而直觉实际上并不那么可靠，我们应该学习一些关于图表选择的“规则”。事实上，这些规则并不复杂，一个简单的示意图就可以概括。首先确认制作这个图表的目的是什么。是比较不同的项目，分析两个变量之间的相关性，演示项目的构成，还是呈现样本的分布情况。确认目的后，就可以根据目的选择相应的图表了。图1-5提供了一个选择图表的向导，使用这个向导可以解决绝大多数情况下如何选择图表的问题。图1-5 图表选择指南
2．布局合理
Excel默认生成的图表之所以给人不专业的感觉，布局不合理是重要原因之一。对比一下专业的商务图表和Excel默认图表，就会发现两者之间明显的差异，如图1-6所示。图1-6 专业商务图表（左）和Excel默认图表（右）
Excel默认图表的布局比较松散，版面利用率不高，比如图例位于右侧，其上下位置浪费了很多空间。此外，横式构图使读者视线在绘图区和图例之间来回移动，影响阅读体验。
而专业商务图表较多采用竖式构图，图例通常放在绘图区上方或者融入绘图区中，这种构图的好处很多。首先是图表的结构紧凑，插入报告中时排版方便，而且与文字融合效果较好；其次，从上而下的结构符合一般人的阅读习惯，读者视线不必左右来回移动。当然，这并不是说不能使用横式构图，采用哪种构图应该取决于实际需要，如果横式构图的表达效果更理想，那就毫不犹豫地使用它，如图1-7所示。图1-7 采用横式构图的图表
3．专业配色
配色是图表制作的重要环节，专业商务图表与普通图表的区别，很大程度体现在配色上。一般人在制作图表时，往往直接采用Excel默认的配色。平心而论，Excel 2010的配色方案比起Excel 2000等旧版本有明显进步，不过依然还有很大的提升空间，而且使用Excel默认配色的结果会让你的图表显得“大众脸”，缺乏自己的特色。
专业人士在制作图表时，极少采用软件默认配色，留意一下那些专业财经杂志和商务咨询公司的报告，就会发现他们的图表配色都有自己的风格，甚至于只要看上一眼，就可以知道这个图表出自哪家，如图1-8所示。图1-8 专业商务图表配色都有自己的独特风格（来自《经济学人》杂志的图表）
要提高自己的配色水准及形成自己的配色风格，最快的方法是从模仿开始：选择自己最喜欢的图表，模仿它的配色，然后在制作过程中根据自己的理解进行调整，加入自己的元素，经过一段时间的练习后，你就会拥有自己独特的配色风格。
4．细节一丝不苟“细节决定成败”是人们经常挂在嘴边的一句话，专业图表非常注重细节方面，可以说一丝不苟到了苛刻的地步。例如专业图表通常会在需要特别说明的地方，用*、†等符号做标记，然后在脚注区域添加相应的说明，这样既可以解释读者的疑问，又不致让过多的文字夹杂在图表中使图表显得混乱拥挤；还有，专业图表通常还会在脚注区域标明数据来源，而一般人在制作图表时，经常会忽视这些细节。在本章后面的“差之毫厘谬以千里的商务图表细节”一节中，将会专门针对商务图表的细节处理进行详细的讲解。向顶级商务图表看齐
就图表制作方面，一些著名的管理咨询公司及专业财经杂志已经达到非常高的水准，他们的图表可以作为我们学习和模仿的“标杆”。在开始制作图表之前，先学习一下别人的作品无疑大有裨益。
第1个学习目标是《华尔街日报》的图表，如图1-9所示。图1-9 《华尔街日报》的图表《华尔街日报》是一份全球发行的商业报刊，在图表运用上有成熟的经验，它的图表风格简洁，除了必要的元素很少会有其他多余的修饰，布局方面则多采用竖式图表以配合报纸的分栏。《华尔街日报》的图表配色是我们学习的重点之一，因为它灰阶印刷的版面与激光打印的办公文档最为接近，解读它如何使用不同灰度的黑白组合呈现数据，会令我们获益匪浅。
当然，《华尔街日报》也并非只有黑白配色，它惯用的红绿蓝配色也堪称经典，同样值得我们认真学习和借鉴，如图1-10所示。图1-10 《华尔街日报》的彩色图表
第2个学习目标是《经济学人》杂志的图表。《经济学人》图表风格非常独特，图表元素比较丰富，左上角的红色方块及镂空网格线效果几乎成为了《经济学人》图表特有的标志。配色方面，《经济学人》图表大多数使用蓝色系，使用深浅明暗的变化来搭配，如图1-11所示。图1-11 《经济学人》杂志的图表
最后我们来看看著名管理咨询公司罗兰贝格的图表。罗兰贝格的图表配色与《经济学人》杂志的有点相似，都以蓝色调的深浅变化为主，但是罗兰贝格的图表比较崇尚简洁的风格，图表中没有任何多余的元素，经常连网格线和背景颜色也省略掉。不可否认的是，这种极端简洁的风格用在商务报告中效果相当不错，如图1-12所示。图1-12 罗兰贝格的图表
除此之外，还有很多商务图表值得学习，例如《商业周刊》及麦青锡、科尔尼等管理咨询公司的报告都是我们学习的对象。非美工图表配色宝典
看过一系列专业水准的商务图表，再回过头来看Excel默认图表的配色，是不是有点惨不忍睹的感觉？虽然我们可以直接模仿套用别人的配色方案，不过要想进一步提高，形成自己独特的风格，还是有必要懂得一些色彩的相关知识。由于大多数Office职员并非专业美术系出身，所以也没必要去学习高深的理论，我们只需要掌握一些简单实用的配色原则就够了。
基本的配色方案有很多种，这里只介绍制作图表时常用的3种，如果读者有兴趣了解更多，可以参考关于色彩理论的专业教程。图1-13 单色配色
单色配色
单色配色方案采用相同的色相，选择不同的明度进行搭配。这是一种非常简单而又实用的配色方案，因为所有的颜色都来自同一色相，所以即使随意搭配也很少会出现不协调的现象。采用单色搭配会给观众留下简洁、统一的印象，适合在商务场合使用，一些顶级的管理咨询公司，例如罗兰贝格就常用这种配色方案，如图1-13所示。
小贴士
色相是色彩所呈现的质的面貌，我们常说的红、橙、黄、绿、蓝、紫等就是指不同的色相；明度可以简单地理解成颜色的亮度。
近似色配色
近似色配色方案的易用程度仅次于单色配色，它是指选择色轮上相邻或者相近的色相进行搭配，可以使用相同的明度，也可以适当调整明度让色彩搭配更加多变。采用近似色配色既有一定的对比度，又不失协调，因此在商务图表中也多有应用，如图1-14所示。图1-14 近似色配色
小贴士
将颜色按太阳光谱的顺序首尾相连组成的圆形称为色轮，由于太阳光谱的颜色近乎无穷，在实际应用中通常会选择简化版，如图1-15所示。图1-15 色轮（简化版）
互补色配色
互补色配色方案是指采用色轮上完全相反的颜色来搭配，这种配色方案最基本的形式只由两种颜色构图，如果需要更多的颜色，可以通过调整明度、色调等方式来扩展。互补色具有强烈的对比，适宜用来强调数据之间的对比和差异。如盈与亏、上涨与下跌，如图1-16所示。图1-16 互补色配色
除了前面介绍的这几种配色方案外，使用色轮还可以衍生出很多配色方案，其中被列为基础配色方案的就超过10种，有兴趣的读者可以研究一下专门讲解配色的书籍。差之毫厘谬以千里的商务图表细节
前面已经讲过，专业图表与普通图表的区别就是它对细节非常注重、力求完美。我们要让自己的图表专业起来，就绝对不能忽视这一点。
标题
很多人制作图表时，都未给予标题足够的重视，认为图表本身才是重点。其实不然，从某种程度上说，标题甚至比图表本身更重要。如果留意观察过专业财经杂志和咨询报告上的图表，就会发现图表的标题都会用大字体呈现，甚至占据了整张图表1/3以上的版面。
其实这并不难理解，图表的作用是为了向观众阐述某个问题、提出某个主题，最直接的方法当然是开门见山地把主题提出来，而不是让观众自己去找主题。而且，同一张图表往往可以从不同的角度去看，也许你想说的是“本公司的销售额达到1200万元”，而观众则把注意力集中在“最近两个月销售额有所下滑”上面，为了避免这种情况，就需要通过标题来引导观众。
很多商务图表采用了主副标题的方式，主标题阐述主题，副标题对主标题进行补充说明，本书很大一部分图表也采用了这种方式。
数据来源
要让图表真实可信，其中最重要的一点就是要在图表中标明数据来源。连数据来源都没有的图表，很难让人相信其专业性。数据来源通常放在图表最底部的位置，作为脚注的一部分。
当然，在有些时候也可以省略数据来源，当报告中所有的图表数据来源都相同时（比如针对某个调查问卷进行分析），只要在开始时说明数据来源就可以了。
单位
在做图表时，一定不要忘记单位，没有单位观众无从得知图表中的数据究竟是件、万件还是千万件。此外，如果数值是金钱，还要加上相应的货币符号。
注释
详细的注释是商务图表的特色，为了避免注释使图表变得混乱，通常的处理方式是在需要特别注意的地方，例如统计口径、异常数据等，用*、†等符号做标记，然后在图表底部脚注区域添加相应的注释。第2章 商务企划图表
案例1-1 市场规模与增长图（柱形图）/13
案例1-2 市场规模与增长图（堆积柱形图）/17
案例2-1 市场结构组成图（饼图）/19
案例2-2 市场结构组成图（复合条饼图）/21
案例3 市场综合描述组合图/23
案例4 市场份额历年变化图/26
案例5 出口与内销比重变化图/27
案例6-1 未来趋势展示图（虚线表示）/30
案例6-2 未来趋势展示图（置于浅色区块中表示）/32
案例7 产品需求分析图/35
案例8 供求对比分析图表——嵌套柱形/37
案例9 企业利润总额变化图/40
案例10 收入结构变化图/41
案例11 企业近年毛利率变化图/44
案例12 企业重新规划产品线后盈亏变化图/46
案例13 消费心理分析图/48
案例14 产品属性综合评估图/50
案例15-1 产品价格与同类产品平均价比较图（嵌套条形图）/53
案例15-2 产品价格与同类产品平均价比较图（辅助参考线）/55
案例16 反映市场变化趋势的折线图/58
案例17 产品性能横向比较图/61
本章将展示22张图表，包含市场调查、供求分析、销售额及利润变化，以及产品分析等，协助您在各种商务企划中，直观、准确地向观众展现相关信息。案例1-1 市场规模与增长图（柱形图）
许多商务报告都有对市场规模的分析和预测，在表达这类数据时，通常还会使用同比增长或环比增长来呈现其变化情况。对此，可以使用柱形图来呈现市场规模数据，使用折线图来呈现同比增长或环比增长，如图2-1所示。图2-1 市场规模与增长图
小贴士
环比增长和同比增长都是统计学常用的概念，其中环比增长是与上一统计时段进行比较，而同比增长则是和同一历史时期进行比较。举个简单的例子，例如2010年10月与2010年9月相比是环比增长，2010年10月与2009年10月相比则是同比增长。
在制作该图表前，首先把相关数据整理成表格，再选择这些数据，生成Excel默认的簇状柱形图，然后在此基础上进行处理。
步骤一、添加主标题、副标题、脚注、单位、数据来源等信息
插入图表后，通过拖曳调整图表及绘图区的形状及大小，然后在图表顶部和底部的空白处绘制文本框，分别输入图表的主副标题、脚注及数据来源等信息，如图2-2所示。
步骤二、设置图表字体样式
为了图表的协调，一般来说图表中尽量使用同一种字体，如果要使用多种字体，建议限制在3种以下。本例把图表的标题、图例、坐标轴、脚注等文字统一设置为微软雅黑字体，其中主副标题字号分别为22和16，其他文字均设置为10.5，如图2-3所示。图2-2 添加主副标题等信息后的图表图2-3 设置字体样式后的图表
步骤三、将环比增长数据系列转换成折线图
Excel允许用户为每个数据系列分别设置图表类型，本例中我们把环比增长数据系列由柱形图转换成折线图，如图2-4所示。图2-4 转换图表类型
步骤四、将环比增长数据系列绘制到次坐标轴上
由于市场规模和环比增长两个数据系列的值相差非常悬殊，环比增长的数据系列在图表中被压缩得只剩下一点。解决这个问题的办法是新增一个次坐标轴，把环比增长数据系列绘制在次坐标轴上，如图2-5所示。图2-5 将环比增长数据系列绘制到次坐标轴上
步骤五、让环比增长数据系列与市场规模数据系列分离
此时还有一个问题需要解决，就是两个数据系列混在了一起。为了方便阅读，可以通过调整坐标轴刻度的方法把市场规模数据系列（柱形图）“压低”，再把环比增长数据系列（折线图）“升高”。本例中，纵坐标轴的默认最大刻度为100，我们将它调整为150，就能起到把市场规模数据系列整体“压低”的效果。此外再把主要刻度单位由默认的10更改成30，以便减少图表中的网格线数量，使图表看起来更加清爽。用同样的方法把次要纵坐标轴刻度的最小值改成−0.5、最大值设置为0.3，即可起到把环比增长数据系列“升高”的效果。设置如图2-6所示。图2-6 设置坐标轴让数据系列分离
步骤六、隐藏纵坐标轴
本例图表采用数据标签，因此纵坐标轴可以不要。但要注意不能直接删除，因为纵坐标轴还起到了分离数据系列的作用（参看前一步骤），直接删除的话前一步骤做好的效果就会消失。正确的方法是把坐标轴的线条和刻度都隐藏起来，如图2-7所示。图2-7 隐藏纵坐标轴
步骤七、设置折线的样式
Excel默认的折线样式不够美观，有必要对其进行一些美化。本例将折线加粗到3.75磅，并且添加了数据标记。
步骤八、添加数据标签
为环比增长数据系列添加数据标签，并调整其位置让其显示在折线上方。
步骤九、设置柱形的间距
默认Excel图表的柱形间距太宽了，有必要进行调整。调整分类间距的值，通常建议设置在50%～100%范围内比较美观。
步骤十、美化图表配色
把柱形的颜色设置为蓝色（RGB:0,104,183），折线及数据标记的颜色设置为黄色（RGB:236,135,14）。如果有兴趣的话，还可以根据实际需要设置边框和阴影，使图表看起来更具立体感。
步骤十一、设置网格线样式
双击网格线，在弹出的对话框中设置网格线的样式，本例设置为浅灰色、虚线、宽度为0.75磅。案例1-2 市场规模与增长图（堆积柱形图）
在呈现市场规模增长情况时，使用堆积柱形图除了可以呈现市场整体规模外，还可以同时呈现市场各个组成部分的情况。例如在呈现二手车市场时，可以分成二手商用车和二手乘用车两部分，如图2-8所示。图2-8 市场规模与增长图
这个图表需要使用一个辅助数据系列，利用辅助数据系列的数据标签来显示二手车总计销量（即二手商用车和二手乘用车销量之和），将数据整理好并录入Excel，补充辅助数据后选择原始数据，生成Excel默认的堆积柱形图。
步骤一、添加标题、脚注、数据来源等信息
生成图表后，删除默认生成的图例、网格线，并拖曳调整图表及绘图区的大小与形状，接着在图表顶部和底部绘制文本框，分别输入标题、脚注及数据来源等信息。图2-9 设置图表字体样式后的图表
步骤二、设置图表字体样式
将图表所有文字全部设置成微软雅黑，其中主标题为16号字，副标题为11号字，其余文字为10号字，如图2-9所示。
步骤三、为辅助系列添加数据标签
为辅助数据系列（二手车总计）添加数据标签，并将数据标签位置设置为轴内侧，使其贴近数据系列底部，如图2-10所示。图2-10 添加数据标签
步骤四、隐藏辅助数据系列
在【设置数据系列格式】对话框中将二手车总计数据系列的填充设置为无填充，从而将数据系列隐藏起来，只保留数据标签。
步骤五、调整纵坐标轴最大值并隐藏纵坐标轴
调整纵坐标轴的最大值，让“压扁”的柱形伸展开来，同时设置隐藏纵坐标轴，如图2-11所示。图2-11 调整纵坐标轴最大值并隐藏纵坐标轴
步骤六、为柱形添加数据标签
通过右键菜单分别为二手乘用车和二手商用车数据系列添加标签。
步骤七、调整柱形的间距
Excel默认的柱形间距较大，显得不太美观，在【设置数据系列格式】对话框中调整分类间距，通常设置在50%～100%之间为宜。
步骤八、添加图例图2-12 添加图例后的图表
在图表右侧分别绘制3个文本框，输入“二手乘用车”、“二手商用车”及“二手车总计”，并设置字体样式为微软雅黑，10.5号字，然后拖曳到合适位置作为图例，添加图例后的图表如图2-12所示。
步骤九、调整图表配色
把二手乘用车数据系列设置为蓝色（RGB:0,104,183），并为其配上黑色边框；把二手商用车数据系列设置为白色（RGB:255,255,255），同样配上黑色边框。
步骤十、调整数据标签字体样式
配色之后，数据标签的字体和颜色需要稍微修改一下，把蓝色柱形里的数据标签设置成白色字体并加粗，白色柱形中的数据标签保持不变，将柱形上方的数据标签设置为加粗。
步骤十一、清除横坐标的刻度线
取消横坐标轴上的刻度线，让坐标轴显得更平滑一些。案例2-1 市场结构组成图（饼图）
除了极少数垄断行业外，大多数情况下市场都不会完全被一家企业独占，而是由多家企业共同占有的。要用图表来呈现市场的组成结构，饼图是最适合的选择，通过它可以直观地看出各企业所占的份额，如图2-13所示。
需要注意的是，饼图不宜划分过多的扇区，否则图表会显得混乱而难以阅读，通常情况应控制在6个扇区以下。如果数据太多，可以把一些非重点的数据合并成“其他”项目，只强调要表现的数据即可。图2-13 市场结构组成图
选择数据后，通过插入图表功能生成默认的饼图，然后进行以下
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