党政机关公文写作处理与日常工作(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者：蔡振康

出版社：江苏人民出版社

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党政机关公文写作处理与日常工作试读：

振康研究公文与机关运行，兼具专业探索的理论深度和实际操作的丰富经验。其研究对象，虽然在范围上名为“党政机关”，其实已经从最初限于军事领域到现在完全覆盖执政机关、事业单位乃至国有大型企业；在研究层次上，更由一般方法分析进入到规律的描述。本书完整体现了这个研究过程，是十分重要的成果。

了解“规律描述”与常见的“指南”有什么区别，可以更好地认识本书的重要贡献。简言之，一般意义的“指南”，是教人依葫芦画瓢的入门技能；“规律描述”则深刻揭示公文与机关运行的本质特征，从而显现了规范的魅力。

所谓规范的魅力，决非刻板的框框——那是没有魅力可言的，而是基于规律认识的精确表达，且永远需要自由的创新。

以“公文”为例。“文件”这个词，可以说妇孺皆知。然而，在新中国60年间，我国的“文件”从来没有规范过。“党”与“政”自颁其文，“上”与“下”各行其是；甚至教材，同称“公文写作”却五花八门。直至几年前中央颁行办文《条例》，且为各省区市和兵团党政秘书长作了专题培训，才首次有了规范办文的概念。然而，《条例》的贯彻并未一步到位，不是没有标准可依，而是多数未能从办文规律的角度，知道为什么要这样办而不能那样办，《条例》规定也就难以成为行动的自觉。浏览本书“公文写作与处理篇”，完全突破了“指南”层面，在明确“应当如何”的同时，充分说明了“为什么要这样”的道理，既给人引了路，又让人感受到可以根据工作实际自由创新的巨大空间。这方面的研究，达到了很高的水平。

再说“讲话稿”，属于日常用文一类。在很长时间里，文风会风不良，很多机关干部已经不太清楚什么叫“讲话稿”了。不少被称作“能写”的人，其实是守着电脑辛苦地制作电子垃圾。难怪出了不少段子，讽刺一些干部念“讲话稿”时的洋相百态。其实，应当脸红的除了念讲话稿的人，还有起草讲话稿的人。党的十八大之后，党风学风文风为之一变，“讲话稿”也恢复了它的本来模样。这个变化不是别的，正是对“讲话”的规律性认识。在习近平总书记的系列重要讲话中，“8·19讲话”是极好的代表作。正是在这样的背景下，本书精确描述了“讲话稿”的形成规律，不仅让人耳目一新，更让众多写“讲话稿”的人，包括讲话者本人，明白了什么是真正的“讲话稿”。在本书中，“讲话稿”只是一章，其规范不是别的，是准确、集中体现党风文风学风的改进，因而意义重大。

还有机关日常运行，规范的运行才有效率可言。本书研究这个领域的规律，与时俱进，方法新颖。比如“值班工作”，在各项工作中是最不容易引起关注的。然而，振康却把它放在简政放权的背景下观察并思考，发现了其中规律。直率地说，从中央国家机关到各地机关，广大行政人员面临的最大、最现实的问题，是简政放权之后，如何提升服务的能力和水平。正是在这个意义上，“值班工作”的窗口特点突出显现出来，充当了提升服务能力和水平的先遣队。于是，在本书中，长期不受关注的“值班工作”有了不同寻常的价值。

本书因为紧扣规范主题，即在各个方面提出了“工作及其执行标准”，从而极具魅力。同时，在努力找准规律的基础上，一刻也不能停止遵循规律、创新工作的脚步。本书是重大成果，本书也理应有续篇。

不作为序，一篇先睹为快油然而生的读书心得而已。2015年6月25日（作者为中国记协书记处原书记、新闻业务研究专家）

公文写作不是简单的应用文体表述，蕴含了机关、部门单位办文办事办会等工作规律和方式方法。党政机关及部门单位在履行谋划部署、实施决策、组织管理、工作推进和处理日常事务等职能中，必须遵循工作运行规律，依据《党政机关公文处理工作条例》来写作和处理公文。本篇结合党政机关、部门单位工作实际，从公文处理着手，介绍公文知识和写作技巧。第一章公文概述一、什么是公文

公文，即公务文书的简称，属应用文。公文有广义和狭义之分。所谓广义的公文，是指一切党政机关（本书简称机关），党政机关的部、委、办、厅（局）等工作部门（本书简称部门），党政机关的直属机构和群众团体等（本书简称单位），即机关、部门单位，为处理公务，按照一定程序而形成体式完整的文字材料。所谓狭义的公文，是指在机关、部门单位之间，以规范体式运行的文字材料，俗称“红头文件”。公文与内部文件和其他文字材料一起构成机关公务文书。所谓内部文件，即机关日常用文，是指不具有党政机关公文体式，但在机关、部门单位内部使用的文字材料，如计划、总结、讲话稿、主持词、会议记录、简报、调查报告等。所谓其他文字材料，是指不具有公文体式，既可内部使用，又可对外使用的文体，如介绍信、证明书、奖状、喜报等。《党政机关公文处理工作条例》第一章总则第一条：“为了适应中国共产党机关和国家行政机关（以下简称党政机关）工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。”据此，党政机关公文是党的机关公文和国家行政机关公文的简称。

党政机关公文有明确的发文目的。党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务中具有特定效力和规范体式的文书；是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。

党政机关公文有使用范围的限定。根据《党政机关公文处理工作条例》第八章第四十条“其他机关和单位的公文处理工作，可以参照本条例执行”之精神，在实际工作中，只有党政机关、部门单位、企事业才能使用公文，一切非公务性质活动中形成的书面文字材料均不属于公文。党政机关应当精简公文，严格控制发文数量和范围。凡国家法律法规和党内法规已有明确规定的，一律不再制发公文；现行公文规定仍然适用的，不再重复发文；没有实质内容、可发可不发的公文，一律不发；由部门单位发文或部门单位联合发文能解决的，不再由上级机关转发或印发。对中共中央、国务院和上级党委、政府的公文，地方及部门单位要结合实际贯彻落实，不得层层转发；已标注公开发布的公文，地方及部门单位不再翻印；通过媒体公开发布的中共中央、国务院和上级党委、政府的公文，不再发布纸质公文。临时性机构一般不对外发文。

党政机关公文有特定的文面格式。现行党政机关公文的文面，是按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》有关规定修订的《党政机关公文格式》所列项目和标准制作的。公文格式，在公文制作中必须规范标注，任何机关、部门单位和个人不得随意创造和变更。

党政机关公文具有规范的处理程序。党政机关公文的行文名称、行文体式、行文关系和办理、管理等一系列相互关联、衔接的工作，必须严谨、规范、有序。1949年10月21日，徐特立在为《河北教育》创刊号题词时，写下了“实事求是不自以为是”。“实事求是一语说起来十分简单，做起来难于登天。尤其是有学问的知识分子，卖学问，卖知识，常常不问市场情况，一切从主观出发，不易接受批评，又缺乏反省（即缺乏自我批评）……这就是‘自以为是’。”徐特立的附言，对党政机关工作人员和一切与党政机关公文写作与处理有关的人员，都具有深刻的教育和启发意义。公文写作与处理不能找感觉、凭经验、按习惯，应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。二、公文的特点

公文的写作动因、处理过程和施行效果与其他文体不同，有其自身固有的特点。（一）鲜明的阶级性

公文是社会发展到有了阶级和阶级统治时的产物。它的服务对象是统治阶级。它记述统治阶级的意志和愿望，传达国家和政党的政策和法令，反映统治阶级的立场、观点和利益要求，具有鲜明的阶级性。公文的基本内容是统治阶级全部意志和根本利益的集中体现。社会制度不同，公文的阶级属性也不同。政权统治的性质发生变化，公文的阶级性也将紧紧依附其变化而随之变化。公文是动员群众、组织群众、指挥群众进行革命斗争和生产实践的工具，具有坚定的政治性和很强的政策性。（二）特定的作者

公文的作者是特定的，也是法定的。公文的作者必须是依法成立的机关、部门单位以及按法定程序产生的组织负责人。具体地说，现在我们党、国家、军队和司法机关以及地方各级机关、部门单位、企事业等，都是根据相应的法律、条例、章程、决定、决议等建立起来并以自己名义行使权力和担负义务的组织，所以，都是特定的也是法定的作者。如《国务院关于从严控制社会集团购买力的决定》这一公文，是以机关名义发布的，其作者是国务院；《上海市公安局关于严禁赌博的通知》这一公文，是以机关某一职能部门名义发布的，其作者是上海市公安局。以领导人名义发布公文，并不代表领导人自己，即不代表具体个人，而是代表他所在的依法成立的组织行使职权，如《中华人民共和国主席令》《全国人民代表大会委员长令》等。按机关、部门单位内部分工从事公文的草拟和核稿者，不是公文的特定作者。（三）法定的权威性

公文是由法定的机关、部门单位制发的。公文的法定权威，体现在对主送对象的约束力上，在某些时候还具有强制执行效力。主送对象要履行自己的职责，处理好上下级的来文，充分发挥公文的作用：下级机关、部门单位来文请示，本级机关、部门单位就要答复；本级机关、部门单位有情况，就要向上级报告；上级机关、部门单位有部署，本级机关、部门单位就要贯彻落实。公文的约束力因公文制发机关、部门单位和文种、内容而异。不同的公文制发机关、部门单位和不同的文种、内容，其约束力的表现程度不同。只有自觉尊重和维护公文法定的权威性，才能正常发挥公文效用，以保证各级各类机关、部门单位工作的有效运转，提高办事效率。（四）高度的准确性

公文跟文学创作的目的不同，不是为了供人鉴赏；公文跟其他一般文章写作的目的也不同，不是单纯地向人们报道事实、讲明道理、传授知识。公文的目的在于：上级向下行文是为了行使职权、实施领导，指导所属机关、部门单位和有关群众正确执行党和国家的路线、方针、政策，以便处理好事务，解决好问题；下级机关、部门单位向上行文，是为了报告情况，请示有关事项，以得到指示、指导和答复，便于开展工作、处理情况和解决问题；平行机关、部门单位之间行文，是为了联系工作，互相协调配合，共同办好有关事务。公文的这些功能，决定了它必须具有高度的准确性。首先，文种选用必须准确。党政机关公文有15种，制发公文时，文种选用必须准确，不得随意；要防止原党政机关公文中现已废止文种的使用，如指示、条例、规定等；要防止将机关日常用文当作党政机关公文文种使用，如计划、总结、会议记录、简报、调查报告等；要防止“申请”“请示报告”之类的错误文种使用。其次，语言表达必须准确。公文语言要做到文如其事，恰如其分，讲究提法和分寸，要让人“看得清楚，听得明白”，特别要准确使用好近义词、模糊词语和结语，如事情、事故、事件，处理、处分、处罚、处决；基本上、大体上、普遍、个别、有所、一定、比较、适当；望遵照执行、望参照执行、供参考；等等。这类词语在使用时要以实际数量、具体程度和相关要求为根据，做到准确反映客观。在公文拟制中，还要对事物态度鲜明：提倡什么，反对什么，必须表述得十分明确，切勿模棱两可，含混其词，以致产生歧义，耽误工作。第三，公文格式和引用事例、数字、文件等必须准确。相关内容将在本书的有关章节，即“公文语言”中详细阐述。三、公文的作用

公文具有明法传令、指导工作、宣传教育、沟通信息、凭据记载等多方面的作用。（一）强制行为规范作用

党和国家靠颁布施行法令，公布方针政策，规定工作制度进行管理。法规性公文起着法治、规范的作用，在法规的有效时间和有效范围内，相关组织应作为工作的准绳，个人应作为行为的准则。如经全国人民代表大会通过的《中华人民共和国宪法》，代表了国家的立场、观点，体现了人民的意愿，对国家的政治制度、经济制度、根本任务和公民的权利与义务、国家机构的设置及其职责范围等重大问题，作了明确规定，是制定各种法律、行政法规和地方性法规的依据，是全社会的行为规范，各级组织和广大公民必须坚决依照执行，不得违反。又如《中国共产党章程》《中国共产党纪律处分条例》等，对共产党员具有准则作用，每一个共产党员都必须严格遵照执行。再如《中共中央办公厅国务院办公厅关于进一步精简文件和简报的意见》等，对各级党政机关落实中央有关精神，改进文风会风具有指导作用，各地、各部门单位要严格执行意见精神，并结合实际做好本地区、本部门单位精简文件和简报工作。（二）领导和指导作用

上级领导和指导下级工作，主要是通过公文来进行的。我们党和政府机关上级与下级之间的关系，是一种领导与被领导的关系。因此，上级机关对下级机关及其部门单位所发的公文，就具有要求贯彻执行或参照执行的作用。如“决议”“决定”“命令”“公报”“公告”“通告”“意见”“通知”“通报”“批复”“纪要”等，是领导机关用来发号施令，即用来传达机关的方针、政策、意图以及各项具体决策的，所以要求下级必须认真贯彻执行。这就是公文的领导作用。除此之外，有些公文在执行过程中，是可以根据公文所提原则和传达意图，结合本地区、本部门单位的实际情况加以贯彻的，则具有指导作用，如“意见”“通知”“通报”“纪要”等。此类公文中有时明确表达“望参照执行”或“仅供参考”等字样。（三）下情上报、上情下达和左右沟通作用

下情上报、上情下达和左右沟通是公文最基本的作用。党政机关、部门单位上下左右之间，不管是传达方针政策的、发布命令法规的、请示和答复问题的、指导和商榷工作的，还是报告情况、交流经验的，经常是通过公文的上下左右传递而取得的。同时，上下机关之间、部门与部门之间、单位与单位之间的许多工作，是通过公文沟通、协调和及时处理的；还有许多对工作开展具有重要意义的信息和资料，也是这样获得的。总之，公文这些最基本的作用，使得党政机关上下左右形成了一个四通八达的工作和信息网络。党政机关、部门单位传递的信息及时得到处理和解决；上下级党政机关、部门单位和同级党政机关、部门单位之间的纵横关系，靠公文传递的信息得到沟通和调整，从而使整个组织机构和政权机构能时时处在正常、规范、有序的运转之中。（四）记录与凭据作用

公文作为体现制发机关、部门单位意图，以及代表制发机关、部门单位权威的载体，对公务活动的开展具有依据、凭证作用。上级党政机关、部门单位制发的公文，是下级党政机关、部门单位工作的依据和凭证，如“决定”“批复”等。下级党政机关、部门单位制作的公文，有的是上级党政机关、部门单位批复的依据，如“请示”；有的是上级党政机关、部门单位决策的依据，如“报告”“意见”。公文，特别是规范性公文，在失去现实效用后即被归档存放，便成为历史文献，具有可供查考的重要保存价值。它实际上是有关历史活动的真实记录。由此，有些事情时过境迁，记不清楚了就可以用这些公文作为凭据，证明当时的情况、意图、结果等，从而“有案可稽”“有文可查”。第二章公文行文方向和原则一、公文的行文方向

公文的行文方向是根据党政机关、部门单位和组织系统、公文法定作者职权，与行文机关、部门单位之间的隶属关系来确定的。按公文的行文规则，行文可分为上行文、平行文、下行文三种方向。（一）上行文

上行文是下级党政机关、部门单位向上级党政机关、部门单位的行文。上行文有“请示”“报告”“意见”三种公文。（二）平行文

平行文是同级党政机关、部门单位或不相隶属党政机关、部门单位之间的行文。平行文主要有“函”“意见”“议案”。（三）下行文

下行文是上级党政机关、部门单位向下级党政机关、部门单位发出的公文。这类公文较多，主要有“决议”“决定”“命令”“公报”“公告”“通告”“意见”“通知”“通报”“批复”“纪要”（此文种有时也可上呈、平发）等。根据行文目的和要求，下行文又分逐级行文、多级行文和直达基层或群众的行文等。二、公文的行文原则

机关、部门单位行文应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性。（一）根据本机关、本部门单位的隶属关系和职权范围确定行文关系

对上行文，应当主送给直接上级领导机关或业务指导部门单位，必要时也可同时抄送给有关机关、部门单位。请示应当一文一事，不能在报告等非请示性公文中夹带请示事项。给上级机关、部门单位的请示，只标注一个主送对象；其内容需同时让其他机关、部门单位知道的应用抄送形式，但不应同时抄送其下级。请示应当呈送上级机关、部门单位的办公厅（室）按规定程序处理。下级政府不得直接向上级党委行请示、报告等公文；上级政府不得给下级政府的同级党委行指令、布置和要求性公文。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关、部门单位名义向上级机关、部门单位负责人报送请示、报告、意见等公文；不得以本机关、部门单位负责人名义向上级机关、部门单位报送公文。对下行文，应当根据公文内容和保密制度来确定发文范围和阅读级限。党委、政府的办公厅（室），根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。党委、政府的部门单位在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门单位行文。无论是党的机关还是国家行政机关，涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间对有关问题未经协商一致的，不得向下行文。平行文，不使用上报性、批转性和指导性公文，如“请示”“批复”等。对没有隶属关系的机关、部门单位行文，通报情况、商办事宜和提供参考意见时，使用“函”或“意见”。政府给同级人大可行“议案”文种的公文。需经政府审批的具体事项，经政府同意后，可以由政府职能部门单位行文，但文中需注明“已经政府同意”之类的文字。（二）一般不得越级对上行文

一般不得越级请示和报告，因特殊情况必须越级向上级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关、部门单位，以免造成直接上级机关、部门单位和领导工作上的被动，甚至扰乱正常的领导、指导、管理关系和工作秩序。党委、政府的部门单位向上级主管部门单位请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或授权，不得越过本级党委、政府径直请示、报告。党政机关、部门单位如遇三类特殊情况，可以越级行文。第一，对多次请示直接上级没有得到答复而又急需解决的问题；第二，回应非直接上级径直询问或交办的事情；第三，反映、告发直接上级和领导的问题、错误等。这三种情况，第一种越级行文时，一般应同时抄送被越过的直接上级；第二、第三种情况下的越级行文，不必抄送被越过的直接上级。（三）同级党政机关、党政机关的部门单位必要时可以联合行文

同级党政领导机关或党政军领导机关可以联合行文；同级党委、政府的职能部门单位可以联合行文；军队机关的部门可以与地方党委、政府的相应部门单位联合行文；上级政府的部门单位与下一级政府可以联合行文；党委、政府的部门与同级行使行政职能的事业单位和人民团体可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。联合行文时，发文标志可以并用联合发文机关（部门、单位）名称，也可以单独使用主办机关（部门、单位）名称；若并用联合发文机关（部门、单位）名称，应按照党、政、军、群的顺序排列，一般应当将主办机关（部门、单位）名称排列在前。联合行文只标注主办机关（部门、单位）的发文字号。联合行文一般由主办机关（部门、单位）首先签署意见，协办机关（部门、单位）依次会签，通常不使用复印件会签。（四）受双重领导的机关、部门单位，向上级机关行请示性质、要求对方办理答复的公文，应分清主送和抄送

具体地说，根据公文内容按照对上行文的性质和双重领导的职权划分，将主管此事项或答复有关问题的上级领导机关（部门、单位）作为主送对象，另一个上级领导机关（部门、单位）作为抄送对象。此类公文的主送对象在答复下级的请示时，应将此公文抄送给下级的另一个上级领导机关（部门、单位）。（五）党政机关的部门单位依据职能可以相互行文和向下一级党政机关相应部门单位行文

涉及多个部门单位职权范围内的事务，部门单位之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。党政机关的部门单位除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级党委、政府正式行文；因特殊情况确需向下一级党委、政府正式行文的，应报请本级党委、政府批准，并在文中注明“经党委同意”“经政府批准”之类的文字，或由本级党委、政府办公厅（室）转发。党政机关的部门单位内设机构，除办公厅（室）外，不得对外正式行文。第三章公文种类和格式

党政机关公文种类的区分、用途的确定及格式的标注等，由中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日印发、2012年7月1日施行的《党政机关公文处理工作条例》规定。1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。一、公文的种类《党政机关公文处理工作条例》规定，公文种类主要有15种。即在原《国家行政机关公文处理办法》规定的13种公文的基础上，增加了“决议”和“公报”文种；原《中国共产党机关公文处理条例》规定的“指示”“条例”“规定”等三个文种不再使用；原《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》中的“会议纪要”改为“纪要”。《党政机关公文处理工作条例》规定的主要公文文种及用途：（一）决议

决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定

决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）

命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报

公报适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告

公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告

通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知

通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示

请示适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复

批复适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案

议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函

函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要

纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。二、公文的格式

公文的格式主要指公文的外观形式、版面结构安排及各种附加标记。现行《党政机关公文格式》适用于各级党政机关制发的公文，其他机关、部门单位的公文可以参照执行。公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（一）份号（NO）

份号也称编号，是指公文印制份数的顺序号。它由6位阿拉伯数字组成，如“000007”，表明该份公文的前面有6份；"000016"，表明该份公文的前面有15份。份号置于公文首页左上角第1行，顶格标注（见图1公文首页版式）。秘密以上等级的公文，应当标注份号。公文标注份号，是为了便于统计文件的份数、收发登记和控制管理。（二）密级和保密期限

涉及国家秘密的公文应当标注密级和保密期限。按照《中华人民共和国保守国家秘密法》划分，秘密公文的等级分为“绝密”“机密”“秘密”。密级和保密期限标注在份号下方。具体方法是：如果只标注密级而不标注保密期限，密级的两字之间空1个字距离；如果同时标注密级和保密期限，则密级在前，其后加“★”，再标注具体的保密期限，如“机密★5年”（见图1公文首页版式）。（三）紧急程度

紧急程度是对公文送达和办理的时限要求。公文的紧急程度分为“特急”和“加急”两种。电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急程度由公文签发人根据实际需要确定使用与否。紧急程度标注位置与密级相同。如一份公文同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列（见图1公文首页版式）。图1 公文首页版式（四）发文机关标志（或称版头、发文机关标识）

制作发文机关标志旨在标示公文的制发机关（部门、单位）。为行文简洁，本书亦将“发文机关（部门、单位）”称为“发文机关”。发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文机关全称或规范化简称。如联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。并用联合发文机关名称时，一般应使主办机关名称排列在前。发文机关标志标注字体较公文其他项目的字体大，并且套红醒目，位于公文首页的正中央或居上位置（按《党政机关公文格式》标准）排布。在民族自治的地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印制（见图1公文首页版式、图2联合行文公文首页版式1、图3联合行文公文首页版式2）。命令（令）格式的公文，发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布（见图4命令〈令〉格式首页版式）。图2 联合行文公文首页版式1图3 联合行文公文首页版式2（五）发文字号

发文字号是公文的特殊标志，犹如一个人的字和号一样，是姓名的补充。标注发文字号，便于发文和收文双方分类登记和分送交办，便于公文的查找引用和检查处理，便于收文机关、部门单位和发文机关、部门单位之间的联系。发文字号由发文机关、部门单位代字，发文年度和发文顺序号三部分构成，缺一不可。机关代字要选用反映本机关、部门单位本质属性的代字，避免与相近机关、部门单位混淆不清。发文年度应标注完整，不编虚位。年度应置于机关、部门单位代字和发文顺序号之间。发文字号位于“发文机关标志”与红色分隔线（版头中的分隔线）之间。公文版面系下行文和平行文格式的，发文字号应居中标注（见图1公文首页版式、图2联合行文公文首页版式1）；公文版面系上行文格式的，发文字号应从左始空一字（见图3联合行文公文首页版式2），与最后一个“签发人：×××”处在同一行。联合行文时，使用主办机关、部门单位的发文字号。命令（令）格式的公文，发文机关标志下空两行居中编排令号（见图4命令〈令〉格式首页版式）。图4 命令（令）格式首页版式（六）签发人

上行文应当标注签发人姓名。一份公文如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关、部门单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐（见图3联合行文公文首页版式2）。（七）标题

标题是公文的眉目，揭示公文的内容和文种。公文标题一般由发文机关或部门单位名称、事由和文种三部分构成，俗称公文标题构成的“三要素”。如《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》，发文机关名称是“中共中央办公厅国务院办公厅”，事由是“印发〈党政机关公文处理工作条例〉”，文种是“通知”。联合行文机关、部门单位较多时，标题中的发文机关、部门单位名称可简化为主办机关、部门单位名称加“等部门单位”字样。转发公文时，如原标题过长，可根据公文内容重新确定标题；标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题标注在“红色分隔线”与“主送机关”之间（见图1公文首页版式、图2联合行文公文首页版式1、图3联合行文公文首页版式2）。（八）主送机关

主送机关是指公文的主要受理机关，即收受、办理或执行公文的机关。本书亦将“主送机关”称为“主送对象”，包括党政机关，党政机关的部、委、办、厅（局）等工作部门，党政机关的直属机构和群众团体等，即机关、部门单位。公文标注多个主送对象时，按先外后内及党、政、军、群顺序排列，如各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委，解放军各总部、各大单位，各人民团体。主送对象在公文标题下顶格由左至右标注（见图1公文首页版式、图2联合行文公文首页版式1、图3联合行文公文首页版式2）。当主送对象过多而使公文首页不能显示正文时，应把主送对象移至版记“抄送位置”标注，若该公文同时有“抄送”项目时，“抄送”项目则下一行标注。普发性公文可不标注主送对象，但应标注发文（传达）说明。一般来说，主送对象可以是一个，也可以是若干个。主送对象应当使用全称或者规范化简称，同类型对象可使用统称。（九）正文

正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容，在主送对象下方标注。正文要上接主送对象、另起行、空两格开始标注，回行时顶格标注。不标主送对象的公文，正文在标题下两行起标注，启行空两格。公文首页和用印之页要有一行以上的正文（见图1公文首页版式、图2联合行文公文首页版式1、图3联合行文公文首页版式2、图5公文末页版式1、图6公文末页版式2、图7联合行文公文末页版式1、图8联合行文公文末页版式2、图9附件说明页版式）。命令（令）格式的公文，令号下空两行编排正文（见图4命令〈令〉格式首页版式）。正文文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）“"1.”"(1)”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。图5 公文末页版式1图6 公文末页版式2（十）附件说明

附件是某些公文的一个重要组成部分，即随文发送的文件、报表及其他有关材料等。公文有了附件，就应当标注附件说明。附件说明的位置在正文之后，另起一行，空两格书写。附件要具体明确，有几件标注几件，并把名称标注出来。如果有两份以上附件，则要标注上附件的序号（见图9附件说明页版式）。（十一）发文机关署名

署名表示公文制发机关、部门单位对公文负责。公文署名分为机关、部门单位署名和首长署名。署名标注在正文或附件说明右下方（见图5公文末页版式1、图6公文末页版式2、图7联合行文公文末页版式1、图8联合行文公文末页版式2、图9附件说明页版式）。机关、部门单位署名一般应用全称，也可使用规范化的简称。几个机关、部门单位联合行文，应由各机关、部门单位联合署名。凡有主送机关、部门单位的公文必须有署名。命令（令）格式的公文，应标注首长职务加签名章（见图4命令〈令〉格式首页版式）。除颁布命令、通令等公文的署名，即首长署名与该公文制发机关不一致外，其他机关、部门单位署名应与该公文标志中的制发机关、部门单位名称相一致。（十二）成文日期

公文成文日期表明其生效时间。公文成文日期以机关、部门单位负责人签发的时间为准。一份公文有几位负责人签发时，以最高职务负责人签发的时间为准；联合行文，以会签日期或最后一个签发机关、部门单位负责人签发的日期为准；会议通过的公文以通过的时间为准。成文日期应完整标注出年、月、日。成文日期有两个标注位置：一是标题下居中标注。凡是会议通过的公文，必须把会议名称、会议通过的时间及“通过”二字，置圆括号内于标题之下；二是在发文机关、部门单位署名下一行、首字比发文机关、部门单位署名首字右移两字处，开始标注（见图5公文末页版式1、图6公文末页版式2、图7联合行文公文末页版式1、图8联合行文公文末页版式2、图9附件说明页版式）。公文的成文日期必须用阿拉伯数字标注。图7 联合行文公文末页版式1图8 联合行文公文末页版式2（十三）章印

印章是公文有效性的重要标志，也是证实公文具有实际效能的凭证。公文中有发文机关、部门单位署名的，应当加盖发文机关、部门单位印章，并与署名机关、部门单位相符（见图5公文末页版式1）。有特定发文机关、部门单位标志的普发性公文和电报可以不加盖印章，纪要一般不加盖印章。联合上报的公文，可由主办机关、部门单位加盖印章；联合下发的公文，则发文机关、部门单位都应当加盖印章（见图7联合行文公文末页版式1、图8联合行文公文末页版式2）。（十四）附注

公文印发传达范围等需要说明的事项。根据需要标注在成文日期下一行，居左空二字加圆括号编排，如“此件发至县、团级”（见图5公文末页版式1、图6公文末页版式2、图7联合行文公文末页版式1、图8联合行文公文末页版式2、图9附件说明页版式）。（十五）附件

附件是指公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，附件首页应标注“附件”字样。有两个或两个以上附件时，应注明顺序号。附件一般与主件一起装订发送（见图10带附件公文末页版式）；如需单独装订，应在附件首页注明主件的发文字号，并在其后标注“附件”二字及附件顺序号，与主件同时发送。被转发的公文不属于附件。被转发公文的发文机关、部门单位标志、抄送机关、部门单位、印发日期等不再标注。（十六）抄送机关、部门单位

除主送对象外，需要执行或者知晓公文内容的其他对象，应当使用机关、部门单位全称、规范化简称或者同类型机关、部门单位统称。抄送机关、部门单位标注两个以上时，应讲究排列先后顺序：不同级别的机关、部门单位，应依先上级机关、部门单位，再同级机关、部门单位，后下级机关、部门单位的次序；同级不同的机关、部门单位，应按党、政、军、群的次序。如把主送机关、部门单位移至版记，该公文同时有抄送项目的，抄送项目则下一行标注，二者之间不加分隔线。抄送机关、部门单位标注在印发机关、部门单位和印发日期之上一行，“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关、部门单位名称，回行时与冒号的首字对齐，最后一个抄送机关、部门单位名称后标句号（见图5公文末页版式1、图6公文末页版式2、图7联合行文公文末页版式1、图8联合行文公文末页版式2、图10带附件公文末页版式）。图9 附件说明页版式图10 带附件公文末页版式（十七）印发机关、部门单位和印发日期

印发机关、部门单位和印发日期在末条分隔线上编排。印发机关、部门单位左空一字标注；印发日期右空一字，使用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字（见图5公文末页版式1、图6公文末页版式2、图7联合行文公文末页版式1、图8联合行文公文末页版式2、图10带附件公文末页版式）。如翻印，则要在印发机关、部门单位和印发日期下方加分隔线，标注翻印机关、部门单位名称及翻印日期加“翻印”二字。公文的印发日期和翻印日期不得早于成文日期。

党政机关公文的发文形式，只有“主送”和“抄送”，没有“抄报”。（十八）公文用纸

党政机关、部门单位公文用纸采用国际标准A4型（长297mm，宽210mm）。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。公文页码标注为单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。版头中的分隔线，指发文字号之下4mm处、居中所印一条与版心等宽的红色分隔线（见图11A4型公文用纸页边及版心尺寸）。图11 A4型公文用纸页边及版心尺寸（十九）信函格式

发文机关、部门单位标志使用发文机关、部门单位全称或者规范化简称，如“中华人民共和国×××××部”“中共××省委宣传部”，居中排布。联合行文时，使用主办机关、部门单位标志。发文机关、部门单位标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细，称“武文线”），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗，称“文武线”），线长均为170mm，居中排布。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格、居版心左边缘标注在武文线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。份号与密级或密级和保密期限应同时标注。发文字号顶格、居版心右边缘标注在武文线下。标题居中编排，与其上最后一个要素相距两行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8.首页不显示页码。版记不加印发机关、部门单位和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方（见图12信函格式首页版式）。（二十）纪要格式

纪要标志由制发机关、部门单位全称或规范化简称，会议名称加“纪要”二字组成。居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行，左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。通常纪要不标注标题、主送机关或部门单位、发文机关或部门单位，不使用印章。图12 信函格式首页版式第四章公文语言

叶圣陶先生1951年在《写文章跟说话》中说：“写文章跟说话是一回事儿。用嘴说话叫做说话，用笔说话叫做写文章。嘴里说的是一串包含种种意思的声音。笔下写的是一串包含种种意思的文字，那些文字就代表说话时候的那些声音。只要说的、写的没有错儿，人家听了声音看了文字同样能够了解我的意思，效果是一样的。”“嘴里该怎么说的，笔下就该怎么写。写文章决不是找一些稀奇古怪的话来写在纸上，只不过把要说的话用文字写出来罢了。”刘勰在《文心雕龙·定势》中说的“因情立体，即体成势”，与列宁所说的“文体应与内容相呼应，文章的语言和口气应适合文章的论旨”一样，都是指文体与内容的语言风格应相适应。

无论是党政机关公文，还是军队机关公文、司法公文和外交公文等，都是治国安邦、社会交际的重要工具。公文要充分发挥作用，只有借助于语言才能得以实现。也就是说，公文具有巨大的社会作用，而公文的作用又主要通过语言表达来发挥。离开了语言，便无公文可言。公文语言以实用为目的。因此，公文在语言材料、表现方法的选择上，有其自身要求，并形成了独特的风格。

公文不仅要准确、完整、全面地体现公文作者的意图，还要让主送对象和读者简单便捷而不费劲地看懂、看准、看全公文的内容。这是及时、有序、顺利贯彻落实公文内容的前提和基础。无论是公文文稿的起草者，还是核稿人，包括签发公文的负责人，都必须掌握公文语言。

前面介绍了什么是公文、公文的特点、公文的作用、公文的行文原则和公文的格式等，读者对为什么要行文、给谁行文、行什么文、怎样行文等有了比较充分的了解，也加深了对公文语言不同于其他文体语言的认识和了解。公文语言，概括起来讲，八个字、四个主要方面的内容：准确、得体、简洁、质朴。一、准确

公文语言应当准确。实事求是的态度和实实在在的内容，要靠“准”的形式表达出来。“实”和“准”是统一的，没有“实”，“准”就失去依据；没有“准”也就无法表现“实”。准确是对语言的基本要求，使用语言应该做到准确。只有准确，人们才有可能把事情讲清楚。公文，是据以办事的实用文体。不准确的公文语言，肯定会带来表述上的、理解上的、贯彻落实上的不准确，尤其是一些具有极强的政治性、政策性的重要公文，应当高度准确。否则，不仅达不到行文目的，还会因文误事。

公文语言的准确，包括用句、用词、用字以及标点符号的标注。所谓公文语言的准确，就是确切无误地把公文作者所要表达的思想感情表达出来，使主送对象和读者能正确地理解把握。叶圣陶在《公文写得含糊草率的现象应当改变》一文中指出：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”很显然，对于公文语言来说，清楚明确地传达意思，让人正确理解，这是最根本的要求，一切有悖于本意的句、词、字以及标点符号都必须摈除。准确使用词语，要做到文如其事，恰如其分。（一）要区分和使用好近义词

中华民族文化博大精深，汉语词汇十分丰富。其中，近义词很多。有时为表述某一事物，可用的词不少，但真正确切、得体的只有一个。到底用哪一个？这就需要反复推敲。唐朝还俗僧人贾岛，作诗追求完美。贾岛谈作诗心得时称：“两句三年得，一吟双泪流。”我们在起草、审核、签发公文时，就要向贾岛学习。要甄别、斟酌、琢磨，反复推敲近义词在范畴大小、程度深浅、份量轻重等各方面的细微区别。比如“处分”与“处罚”“处理”，“违犯”与“违反”“违背”，“事情”与“事故”“事件”，“灾害”与“灾难”“灾祸”等，在使用时应当严加区分。（二）要区分和使用好模糊词

胡乔木同志1958年3月4日《在写文件方法座谈会上的讲话》中指出，写文章“要使人看得懂。人家看不懂或不完全懂，就看不下去；看下去了，也难得动员他。似懂非懂，目的也达不到”。公文，乃至于所有应用文体，用词、用语必须确定。否则，含混不清，模棱两可，主送对象和读者就有可能在领会公文精神实质时产生误解，在贯彻执行时无所适从，以致产生与行文目的不一致的后果。所以，公文一定要区分和使用好模糊词语。比如最常使用的一些表示程度的词语，像“基本上”“大体上”“普遍”“所有”“一定”“比较”“适当”等等，使用时必须以事物的实际数量、具体程度为根据。也就是说，使用类似词语要有数量概念：一件事只完成一半，不能说“基本上完成”；一项活动，多数人参加，不能说成是“全部参加”。又如“据说”“估计”“大概”“或许”“不该”等词语，在使用时需慎重，否则，容易产生含混模糊的感觉：某机关廉政建设规定中的“不该收的钱礼坚决不收，不该请的客坚决不请，不该办的公司坚决撤销……”，什么是该？什么是不该？显然不明确，容易使读者产生既然规定了“不该收的钱礼”，就有“该收的钱礼”等想法。自然，这样的规定不仅起不到准则规范作用，还具有副作用。再如“处以上干部”和“处以下干部”、“35岁以上”和“35岁以下”等表述，应据环境用语。

在实际工作中，无论是公文，还是机关日常用文，有些内容，容易理解，但不容易用文字表述得详尽具体。此时，适当合理、规范地使用模糊词语，就能达到用较少文字表达较丰富内容之目的。

1984年，上海……国民经济和社会各方面都取得了比前几年更好的成绩，工农业生产持续增长，市场繁荣活跃，技术改造和城市建设步伐加快，第三产业有了较快发展，地方财政收入增加，人民生活继续改善，社会风气和社会治安明显好转。

这段话里就使用了“更好”“持续增长”“加快”“较快发展”“增加”“继续改善”“明显好转”等模糊词。这些词在准确、恰如其分地反映十一届三中全会以来，上海在党的路线方针政策指引下，各条战线确实取得可喜成绩方面起到了积极作用。由此可见，模糊词语不模糊，模糊词中有准确。不过，在使用模糊词语时，要对客观实际作出恰当的估计，避免失“度”，造成不真、不实。同时，要防止一些在特定环境下让人听得明白，但不符合语法、句法、词法、字法的语言在公文中出现，如“爷爷小时候经常对我说”“我们去晒太阳”等。（三）要规范使用好每一个字

1983年6月，邓小平让中共中央办公厅的同志将他给朱伯儒同志的题词，即“向朱伯儒同志学习，做一个名符其实的共产党员”，请语言学家推敲一下，看看有没有用字不准确的地方。语言学家王力接过题词，一字一字地推敲，认为“名符其实”的“符”现在已经不使用了。如果就这样定，用字不规范，最好用“副”字。邓小平知道后说：“虽然过去用这个‘符’字，但现在不用了，就是错别字了。老师写了错别字，贻误了学生，国家领导人写了错别字会影响国民的文风。这叫上行下效嘛！你去替我好好谢谢王老！”规范公文用字，十分重要。一是要注意成语中的同音、近音、相似等字的使用。如“旁征博引”容易写成“傍证博引”、“谈笑风生”容易写成“谈笑风声”、“竭泽而渔”容易写成“竭泽而鱼”等。二是要注意数字和量词的准确使用和搭配使用。如数字“2”与“两”，要视语境而用，不能将“二两重”表述为“两两重”、“十二”表述为“十两”、“两口子”表述为“二口子”、“二奶”表述为“两奶”、“一头牛”表述为“一个牛”、“一只鸡”表述为“一个鸡”，等。三是要注意连词的使用。如“和”“与”“及”，三者尽管意思相近，但使用时应有讲究和区别。（四）要准确引用好词语

准确地引用，是公文准确表述不可缺少的。制作公文，经常会碰到事例、数字、公文、群众语言等引用。如引用不准确，不仅其依据作用得不到发挥，相反，还会引起歧义，耽误工作。因此，引用时一定要反复核对查证，做到准确无误。一是引用数字时，要做到“分”“合”相符，不能几个百分数加起来超过或不足百分之百。二是引用公文内容时，要做到所引用的公文标题、文号等规范、齐全；凡确需引用不规范标题的公文时，应采取相应措施修正，确保让读者准确掌握所引用公文的制发机关、事由和文种。三是引用他人语言时，要做到尊重原意，不添油加醋。法国作家保尔·拉法尔，是马克思的女婿。他在写《忆马克思》的文章中说：马克思所引证的任何一件事实或任何一个数字，都得到最有威信的权威人士证实。他从不满足间接得来的材料，即便是证实一个不重要的事实，他也要特定到大英博物馆去一趟。世界级大科学家袁隆平，曾饶有兴趣地对记者说：我曾经做了一个梦，梦见水稻长得像高粱一样高，稻穗长得像扫把一样长，米粒长得像花生米一样大……后来，有记者带着清样，请袁隆平审定文稿。袁隆平说，我梦见的是谷粒像花生米那样大，不是花生那样大，哪有那么大，这个“米”字丢不得，边说边拿起笔在“花生”后工工整整加了一个“米”字；我梦见的是自己躺在水稻下乘凉，说躺在稻穗下不准确。公文引用词语，特别是引用领导语言作依据，尤应精准绝误。无论是起草文稿、审核文稿，还是签发公文，包括撰写、修改机关日常用文，都要学习马克思的文风，像袁隆平那样较真、执着。（五）要准确使用好人名、地名、时间、地点和通讯号码等

在标注人名时，要注意同音不同字的“姓”和“名”的区别，如“陈”与“成”“程”，“民”与“明”“鸣”，等。在标注地名时，特别要注意同城、同区域的相近读音店名、公共场所名称之间的区别，如“中山宾馆”与“钟山宾馆”“中山饭店”等；必要时，应当标注其门牌号码。在标注时间时，要注意年份的误差，在年底、年初时，谨防月、日准确而年份不变的现象，如“2015年1月10日”写成“2014年1月10日”；必要时，应当标注周历，即“星期×”。在标注通讯号码时，要注意阿拉伯数字的数量和英文字母的大小书写。二、得体

毛泽东同志在《反对党八股》一文中，列举了党八股的第三条罪状是：“无的放矢，不看对象。”

毛泽东同志讲了一个故事：早几年，在延安的城墙上，曾经看到过一个标语，即“工人农民联合起来争取抗日胜利”。毛泽东同志说，这个标语的意思并不坏，可是那个工人的“工”字第二笔不是写的一直（竖），而是转了两个弯子，写成了“”字。毛泽东同志说，这位同志是古代文人学士的学生是无疑的了，可是他却写在了抗日时期延安这地方的墙壁上，就有些莫名其妙了。大概他的意思也是发誓不要老百姓看，否则就很难得到解释。毛泽东同志说，射箭要看把子，弹琴要看听众，写文章做演讲倒可以不看读者不看听众吗？做宣传工作的人，对自己的宣传对象没有调查，没有研究，没有分析，乱讲一顿，是万万不行的。如果说一篇文章，一个演说，颠来倒去，都是那几个名词，一套“学生腔”，没有一点生动活泼的语言，这岂不是语言无味，而且可憎，像个瘪三么？毛泽东同志的这番话非常深刻，针对性强，指出了一些文章中的不得体现象。讲究文章的得体，不是中国人的专利。奥巴马在美国总统竞选史上，是最著名的演讲家之一。他懂得听众想听什么、爱听什么，在演讲中十分注重讲得体的故事。在2012年的胜选演讲中，奥巴马站在一个普通美国公民的角度，通过列举三个故事，讲述了大选对每一个美国公民的重要性：一个志愿者，言辞中藏不住骄傲，他挨家挨户拉选票，只因为哥哥终于在附近的汽车厂找到了工作；一名军人妻子为助选打电话直到深夜，只是想确保那些为国家抛头颅、洒热血的军人回家之后，无需再为一份工作、一个住处，走上“战场”；一个俄亥俄州患白血病的女孩，因为有了医改而得到救治。不难看出，语言的运用，总是受特定内容和目的、特定对象和条件限制的，为特定的需要服务。公文的语言既要准确地反映客观实际、达到行文目的，又要促使主送对象和读者与作者在心理上达成共鸣：或亲切温暖，或震慑警觉，或严肃郑重，或欢欣鼓舞等，这就是语言得体。公文的语言得体，还要求做到用句、用词、用字与文种匹配，句式完整、周密、严谨、简练。（一）根据行文内容和目的使用得体词语

由于行文内容、目的不同，语体风格也就各不一样。就内容来说，同是“命令”，颁布政策时就应庄重严肃，授予荣誉称号时则应热情欢快；“通告”“决定”“通报”等文字，就要严明缜密；“通知”“批复”“纪要”等知照和批转类公文，就要谨慎郑重；“请示”“报告”“意见”“函”等公文，则宜平和婉曲。从目的方面来说，执行须严格，规章要严明，教育则严肃，批评应严厉。总之，无论是起草公文文稿，还是审核文稿和签发公文，理应首先弄清楚六个问题：

1.谁行文，即谁是公文的作者。

2.为什么行文，即行文目的。

3.给谁行文，即公文的主送对象是谁。

4.写什么，即公文的主题是什么。

5.怎么写，即公文正文怎样谋篇布局。

6.行文需要达到的效果是什么，即要解决的具体问题或事项。

制发公文，在语言表达中还应体现上行文、平行文、下行文的区别：对上行文不得使用命令、批复、通知（指令性）等文种语言；对下行文不得使用乞求性语言；平行文语言要体现协商意识，切不可用下行文语言。（二）根据文种特点使用得体的专用词语

公文文体的各部分，都有些适用文体表达要求习惯的专用词语。在公文制作过程中，必须根据各文体的表达要求，准确、得体地运用与之相适应的专用词语，才能获得表意确切、语言简洁的效果。如称谓用语：本、你、该、我；经办用语：经、业经、兹经；引述用语：前接、近接、悉；期请用语：即请查照、希即遵照、请、希；表态用语：照办、同意、可行、不可；征询用语：当否、是否可行、妥否、是否同意；期复用语：请指示、请核示、请回复、请批示；结尾用语：为要、为盼、为荷、特此通知（或通报、函复、函达）。这些专用词语，是公文语言体系的一个组成部分。在用法上，专用词语要“专”，要区别不同的文种、不同的内容、不同的行文方式、不同的主送对象，让其各司其职，既不错用，也不乱用。否则，就会不伦不类，甚至还会闹出笑话。如“即请查照”和“希即遵照”均是表示期望、请求性用语，但二者在使用上是有区别的，“即请查照”是用于致函同级机关、部门单位了解或办理工作事务的，而“希即遵照”则是上级指示下级办某件事情时使用，若二者倒用，就不妥；又如，通知的综合词语常用“现通知如下”“特作如下通知”“特紧急通知如下”等，切不可与通令的综合词语“通令如下”“特通令如下”“特作通令如下”等混用；再如，“为要”一般只用于下行函，不用于平行函或上行函；“为感”只用于平行函，不用于下行函或上行函。复函的结语则常用“特此回复”“此复”等，而“此复”只用于下行复函。公函一般不用“此致”“敬礼”等便函的结尾专用词语。

公文中常用的专用词语已凝结成固定结构，并被广泛使用和认可。所以，在制作公文时，切不可随意改变其组合结构和表述形式。如“命令”“通告”的结尾词语常用“此令”“现予通告”，不能写成“现予此令”“切切通告”“特予此布”等；不能把“现转发你们，供参考”，表述为“现发给你们来了，自己看着办吧”；也不能把“如无不妥，请批转贯彻执行”，表述为“如果没有什么不对的，就批下去，让下面按文件精神做好了”等。

总之，专用词语的使用要注意得体，防止混用、滥用。专用词语要根据文体的性质、应用原则及表达效果灵活运用，不能千篇一律。反则，不视文体性质和需要信手写上其他文体的专用词语或非规范专用词语，就属张冠李戴、滥用。（三）根据时代特色使用得体词语

语言是一种社会现象，随着社会变迁，新的词汇和短语不断出现。一些固有词汇产生了新的词义，也有一些词语因过时而被淘汰。在制作公文中，对那些已过时的词语要避免使用。如“洋火”“洋钉”这类具有殖民色彩的词语，不仅在公文中不得使用，就是在一般的应用文体中也应废弃。同样，对具迷信色彩的“祈愿”“保佑”等词语，“抓革命促生产”“无限忠于”等形而上学的语言，也要杜绝使用。另外，旧公文中常见的“等因”“奉此”“寄查”“兹奉”“令行可照”“大致尚可”“事出有因”“碍难照准”等等，也应停止使用。在公文制作中，对体现新时代又具新思想、新观念的词语，要及时运用，以适应新形势的需要，如“踏石留印，抓铁有痕”“正能量”“中国梦”“社会主义核心价值观”“蛮拼的”“点赞”“任性”“云计算”“大数据”“众筹”等等。当然，在使用新词语时，要注意不能把简单的概念复杂化，将平实的词语套上高深的“外衣”，即将新词语随便使用，或轻易地用来表达某一不同事物的意思。假若如此，自然也会影响到公文的正确理解和有效贯彻执行。因此，对新词语的使用，公文尤应慎重。

公文要做到词语表达得体，除了上述内容外，也要考虑修辞上的讳饰和婉曲。这样做，可以取得某种含蓄、委婉的表达效果，或使一些不便具体描述的内容达到表述准确的目的；或使一些动态性问题的表述留有余地，更具某种灵活性，也便于因地制宜，变通解决。如将“低收入”表述为“贫困”、将“待业”表述为“失业”、将“技术监测”表述为“窃听”等等。它适应了特定社会历史条件和一定环境对语言应用上的合理要求。另外，也要讲究敬词、谦词的使用得体，使主送对象和读者自然、安逸地接受，避免令主送对象和读者感到受之有愧或“肉麻”等词语的使用。

胡乔木1958年3月4日《在写文件方法座谈会上的讲话》中说：“语言不是随便可以学好的，非下苦功不可，要向人民群众、向外国语言、向古人语言学习。”胡乔木的这个观点是向毛泽东同志学的。毛泽东同志在《反对党八股》一文中讲：“第一，要向人民群众学习语言。人民群众的语汇是很丰富的，生动活泼的，表现实际生活的。”“第二，要从外国语言中吸收我们需要的成份。”“第三，我们还要学习古人语言中有生命的东西。”毛泽东同志曾经说过，干部这一词，就是从外国学来的。毛泽东同志在张思德同志追悼会上的悼词《为人民服务》中说：“中国古时候有个文学家叫做司马迁的说过：‘人固有一死，或重于泰山，或轻于鸿毛。’为人民利益而死，就比泰山还重；替法西斯卖力，替剥削人民和压迫人民的人去死，就比鸿毛还轻。”毛泽东同志在七大上的闭幕词，只有千余字，讲了一个《愚公移山》的寓言。这些古人语言的恰当使用，使读者倍感形象生动、淳朴贴切。

关于学习群众语言，毛泽东同志说，我们是为群众办事的，如果不学群众的语言，那就不好办。现在我们有许多做宣传工作的同志，也不学语言。他们的宣传，乏味得很；他们的文章，就没有许多人喜欢看；他们的讲话也没有许多人喜欢听。人民的语汇是很丰富的，生动活泼的，表现实际生活的。新时期，向人民群众学习语言，习近平可谓是典范。习近平同志在任浙江省委书记时，曾就一些干部不会说话而批评道，他们与新社会群众说话，说不上去；与困难群众说话，说不下去；与青年学生说话，说不进去；与老同志说话，给顶了回去。2013年“六一”前夕，习近平同志在北京市少年宫与小朋友一起参加活动，他就没说代表党中央国务院，只说代表大朋友祝小朋友们节日快乐。大朋友的名义得体，让小朋友感到平易近人，亲和温暖。公文语言应力求得体。

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