作者：李忠秋 刘晨 张玮
出版社：人民邮电出版社有限公司
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结构化写作：心中有谱、下笔有神，赢得职场说服力试读：
本书工具列表
内容提要
本书核心内容包括导论、基础篇、方法篇。其中，导论部分主要强调职场写作技能的必要性和重要性，并解释何为“结构化写作”；基础篇介绍了“结构思考力”的四个核心原则；方法篇则针对四类职场常见的写作场景，就如何使用“结构化写作”方法进行谋篇布局做了详细介绍。
本书适合作为职场商务人士的写作指导用书，也可供对结构化思考感兴趣的人士阅读和参考。序
有一个电视节目的片段让我印象深刻。一位5岁的小女孩，说话非常清晰且很有条理。主持人问她的妈妈是如何训练孩子说话的。妈妈说，也没有什么特别的，就是规定小女孩如果提出某个要求，比如想吃什么、想买什么，至少要说出3条理由。
当时看到这一幕我非常激动，心想，这不就是“重要的事情说3点”嘛！
其实，“结构思考力”并不高远，它一直就在你我身边！
自结构思考力学院成立至今，我们已经通过线上（微课、训练营）、线下（公开课、企业内训）的方式将“结构思考力”的理念和方法带给了数百万人。无数的企业负责人、管理者、员工，甚至自由职业者、学生，都向我们表达过感谢，表示自己原有的思维模式受到了很大冲击，从方法中收益良多，工作甚至生活也潜移默化地受到了影响。我们很欣慰地看到这一切，因为我们的努力产生了成效。我们相信“涓涓细流”终将汇成大海。
与此同时，我们也收到很多关于“写作”方面的反馈：管理者向我们抱怨，下属写的邮件、提交的报告、撰写的方案等，让他们感到非常“头疼”——满眼都是散乱文字的堆砌、看不到重点和主线、概念模糊不清、逻辑推理不严密、前后论证不合理……当然，很多中、基层管理者自身在写作方面同样也存在类似问题。
他们提出的问题总结起来也就是三个方面：不愿看、看不懂、记不住。
看的人难受，写的人其实也觉得费劲。同样有很多人向我们讲述了自己的“难处”：要么面对一个主题两眼茫然，大脑短路，一片空白，完全不知道从哪里下手；要么面对手头的一堆资料、素材不知如何处理，各种千条万绪的信息在脑袋里纠缠不清，理不出头绪。
根据我们长期的观察和分析，发现多数职场人士“不善”写作的核心问题不在于是否拥有丰富的词汇或者华丽的文采，也就是说问题并非出在“写”本身，而是源于其背后起到支撑作用的“思维”出了问题——缺乏系统思维的能力，不善于发现事物之间的内在关联，使得大脑中的信息零散而混乱。在这种思维状态下进行写作，就难以快速而清晰地构建出行文布局的整体框架，信息素材的组织也体现不出条理性和逻辑性，最后写出的“作品”让人不愿看、看不懂、记不住。
对于这一点，芭芭拉·明托女士早已证实。回头看看，我们设计开发这门课程的初衷竟与她当初提出“金字塔原理”时的境况不谋而合。我们要向芭芭拉·明托女士致敬，我们不过是站在巨人的肩膀上，将她的理念和方法做了进一步拓展和延伸。当然，还有创新和突破。
为了帮助职场人士走出“写作难”的困境，我们基于“结构思考力”理论体系设计开发了“结构化写作”课程，从位于更深层面的“思维”角度切入写作。
目前，该课程已经通过在线微课及训练营的形式在互联网上推广，会有越来越多的职场人士及在校大学生参与到“结构化写作”的学习中。
为了让更多的人有机会了解这一套方法，我们结合课程的核心内容编写了本书。课程理念源于“结构思考力”，因此我们期望本书能够帮助更多的职场人士甚至在校学生从思维的层面提高或改善写作能力。相信这样的改变对于个人成长和职业发展而言也会更加有效和持久。我们相信，思维能力的提升会产生“杠杆效应”——思维能力的改善和提高可以“撬动”思考、表达（口头、书面）、解决问题等其他方面能力的提升。
写作是一个很大的课题，泛泛而谈毫无意义，因此在设计之初我们就确立了清晰的定位——我们要设计的“写作”课程不是小说、散文类的文艺性写作，也不是微信公众号里那些极富煽动性的软文写作，而是在商务环境下、职场环境中正式表达、沟通时用到的写作。
即便有了明确的定位，但商务环境下的写作所涵盖的范围依然很大。不同行业、不同企业、不同职能、不同岗位所涉及的具体写作环境和需求都不尽相同。如何通过有限的内容撬动更大范围的应用，从而触及更多的写作需求？结构思考力告诉我们，面对复杂局面，一个非常有效的处理方式就是“分类”。
我们根据写作承载的主要目标，将职场环境中常见的写作场景分为四类。
·清晰传递信息：在短时间内快速构建写作的框架并组织语言，清晰地表达自己的核心内容。
·准确总结工作：通过对工作成果的系统性梳理和提炼，形成一份有思想、有高度的工作总结。
·充分说服他人：强调换位思考，想对方所想，并通过逻辑推理的运用强化说服性写作的严谨性。
·有力汇报方案：通过系统而全面的五大步骤，写出具有完整框架结构、图文并茂的大型方案。
为了践行“改善国人思维”的使命，我们一直在不断地创新和突破。本书的出版也是结构思考力学院迈出的全新一步——将“结构思考力”的应用范围延伸至“职场写作”领域。
从“结构思考力”到“结构化写作”，我们实际上走了一条“总—分—总”的路线。“结构思考力”理论体系以“三层次思维模型”为核心，并以其为基础形成结构化表达的“五大步骤”，而这五个步骤又包含了大量的工具。我们将这些工具进行拆解，再与设定的四类职场写作场景进行融合，最终建立起一套能够覆盖到大部分工作环境的职场写作的方法。
而在四类场景的设定上，我们并没有遵循MECE原则做到“不重叠”。因为在实际情况下，不同场景的写作方法没有特别清晰的边界，而是互有交叉。因此，我们在方法的设计上设置了一定的弹性，避免过于死板和僵硬。而在整体布局上，根据不同场景的需求和重点，我们将工具拆开，分布在前三类场景中，而在第四个场景中重新汇集为五大步骤。
事实上，虽然“结构思考力”并非专门针对写作，但我们早已在为各大企业提供培训时就用来指导职场人士进行商务写作的训练了。从学员的反馈和最终效果来看，“结构思考力”从思维层面改善人们写作能力的方式是非常有效的，可以说无意间为本书的成型奠定了理论和实践基础。
写作固然需要方法，但其背后更加重要的是有相应思维能力的支撑。如果只是停留在对方法表面的理解，那只能是学一个方法应对一种情况，可能再遇到新的情况便会束手无策。因此，我们始终强调要“拔高”至思维层面看问题，只有从本质上了解方法背后的逻辑原理，才有可能做到“一通百通”。
当然，本书不仅适用于职场人士，对于在校大学生也同样适合。虽然大学生尚未涉足职场，但是写作方法背后的思维方式是相通的。另外，本书含有大量的实际案例，有助于学生理解方法是如何应用于实践的。
由于企业对于培训所投入的资源是有限的，许多职场人士（尤其是中小企业及大企业的基层员工）都难以接触到优质的培训课程，个人的成长和职业生涯的发展很容易遭遇瓶颈。我们希望本书对那些追求卓越、寻求突破的职场人士有所启发和帮助。同时，在校学生也能通过本书了解到职场写作的主要场景和需求，并掌握应对的方法，为其以后进入职场奠定写作技能的基础。
我们欢迎读者朋友带着批判的眼光来看这本书。我们所总结的方法必然存在缺陷和不足，也必然存在思维水平不高所导致的局限。如果您有更好的思路和想法，请不吝指正。编著者2017年8月
如何阅读本书
本书包括导论、基础篇、方法篇。其中，导论部分主要强调职场写作技能的必要性和重要性，并解释说明何为“结构化写作”；基础篇介绍了结构化写作的立足之本——“结构思考力”的四个核心原则；方法篇则针对四类职场常见的写作场景，就如何使用“结构化写作”的方法进行谋篇布局做了详细介绍。“导论”部分可以根据您的实际情况选择看或不看。“基础篇”所介绍的四个核心原则“论、证、类、比”必须在阅读“方法篇”之前进行深入了解。这四个原则将在您的写作过程中起到指引的作用，而最后完成的内容也要使用四个原则进行评估，从而发现其中不完善的地方。无论使用“方法篇”中的何种方法，最终写出来的内容一定要符合“论、证、类、比”的要求。因此，“基础篇”非常重要。当然，如果之前已经对“结构思考力”进行过系统的学习，并掌握了四个核心原则的运用，则可以跳过本篇直接进入“方法篇”。“方法篇”包括四类场景下的写作方法。如前所述，前三类场景涉及的方法、工具将在最后一类场景汇集。虽然单从场景看四者之间并没有层层递进的关系，但在工具层面，不同场景下使用的工具都互有联系。我们建议读者按顺序阅读四类场景的内容，随着阅读的深入，要随时与前面已经看过的内容进行关联。一方面可以加深对知识点的理解，另一方面则有利于发现分布在不同场景下的工具之间的联系，便于对所有的方法和工具形成系统性的理解和认知。
需要特别说明的是，在方法篇中，我们对内容的规划借鉴了“库伯学习圈”理论。大卫·库伯在总结约翰·杜威、库尔特·勒温和皮亚杰经验学习模式的基础上，提出了自己的经验学习模式——经验学习圈理论(experiential learning)。库伯认为，经验学习的过程是由四个适应性学习阶段构成的环形结构。四个阶段包括体验、反思内省、归纳和应用。如下图所示，这四个阶段不是独立存在，而是连续的且随时有可能发生的。
基于库伯学习圈的四个学习阶段及该理论在技能训练领域的应用，我们把方法篇中的各个步骤分为“WHY-WHAT-HOW-IF”四个部分，如下图所示。如此，读者阅读本书实际上是经历了一次完整的学习过程，而不仅仅只是“读书”。
·WHY：作为开场或导入的环节。我们通过一些有趣的现象或故事回答读者“为什么”的问题。
·WHAT：作为核心知识点的环节。我们对相应的概念、方法和技巧进行详细的说明，回答读者“是什么”的问题。
·HOW：作为案例分析的环节。我们针对具体的案例进行分析，帮助读者对方法建立起更具体的认知，回答读者“怎么用”的问题。
·IF：作为思考总结的环节。我们会列出一些问题来引发读者的思考，希望读者突破传统的阅读习惯，采用“分析式阅读”，甚至是“批判性阅读”。
同时，在每个场景结束时，我们设置了相应的练习和实践任务。本书带给大家的是一些实用性非常强的方法。如何将这些方法转变为自己的技能？没有捷径可走，唯有通过大量的练习与实践才能实现这样的转变。导论 增强核心竞争力的“结构化写作”
在这个靠“码字”就能成功打造个人品牌、并获得良好的经济收益的时代，写作能力被提升到了一个新的高度。“写作”这个原本不是那么特别的词被赋予了更多的内涵，好像人人都可以通过写文章建立起独特的个人品牌，并收获某种成功。能达到这种状态固然可喜，但对于大多数人来说，人生的主战场还是在商务环境下的职场。在职场中打拼和奋斗的人们，更关注如何提升和加强自己的核心竞争力，这才是职场人士的“正事儿”。
职场人士的核心竞争力有哪些呢？很多，随便一想就是一大堆。我们单从信息传递的维度，就可以总结为“听、说、读、写”的能力。其中“听”和“读”是一种“输入”——调动耳朵和眼睛接收信息，“说”和“写”则是一种“输出”——使用嘴和手表达信息。对“说”和“写”，我们还可以称之为“口头表达”和“书面表达”。
在职场的大多数场景下，“输出”能力显得尤为重要，因为它能为你争夺“话语权”。
对于“写”这样一个书面表达的能力，不仅仅是简单的语句组合的技巧，更是一个人思维能力和知识水平的体现，它反映了一名职场人士的整体职业素养。在其他条件旗鼓相当的前提下，思维敏捷、能言善辩者定是领导提携和培养的首选之人。可见写作能力是实现个人价值的核心竞争力。一、职业发展需要强大的写作能力《明朝那些事儿》里面有这么一段，让我印象非常深刻。
吴晗先生统计过，从洪武十七年（1384）九月十四日到二十一日，仅仅八天内，他收到了一千六百六十六件公文，合计三千三百九十一件事，平均每天要看两百份文件，处理四百件事情。
这真是一个让人胆寒的数字，朱元璋时代没有劳动法，他干八天也不会有人给他加班费。但他就这么不停地干下去，这也使得他很讨厌那些半天说不到点子上的人。有一个著名的故事就表现了这一点，当时的户部尚书茹太素曾经上了一篇奏折给朱元璋，朱元璋让人读给他听，结果，读到一半就用了将近三个钟头时间，都是什么三皇五帝、仁义道德之类，朱元璋当机立断，命令不要再读下去，数了下字数，已经有一万多字了。
朱元璋气极，命令马上传茹太素进见，让侍卫把他狠狠地打了一顿。
我们把重点数字拎出来：8天，1666件公文，合计3391件事。朱元璋这个老板当得真是不轻松！再看看他的“员工”茹太素（还是一位“高管”）的关键数据：3个钟头，10000多字。老板这么忙，茹尚书写奏折还说不到重点，浪费老板的宝贵时间，挨一顿揍也算是轻的了。
古代没有计算机，没有网络，官员们汇报工作主要是通过写奏折。文笔好的官员往往更容易脱颖而出，赢得皇帝的青睐，从而实现“职业生涯”的良好发展，甚至走向人生的巅峰。
我们把镜头拉回现代。信息技术的发达，通信网络的广泛覆盖，让我们的沟通异常便利。那么，写作是否已经变得毫无意义了？
结果恰恰相反！
信息交流的便利反而更加凸显了写作的意义和作用。想想那些风头正劲的自媒体、公众号，便能感受到写作产生的震撼力量。
写作可谓古代职场的基本技能，甚至核心技能。现代职场又如何？有过之而无不及。
身处职场，我们随时都要将自己的想法转化为文字，或写在纸上，或敲进电脑，抑或印刷出来，然后传递给其他人，让他们了解我们所要表达的想法。这是一个显性化的过程，也是一个转化的过程。如何将原本隐藏在自己大脑中的那些想法有效地提取出来，然后组织语言形成文字，最后清晰准确地呈现在他人面前，这需要强大的写作能力。
为什么职场中善写之人更容易得到领导的青睐？真的是因为“写作能力强”吗？我们从更深层的角度看，其实不尽然，写作不仅仅是写作。
1．写作能力是思维水平的体现
约翰·彼格斯和凯文·科利斯在《学习质量评价》一书中，基于皮亚杰的认知发展阶段论，提出了可观察的学习成果结构分类评价理论。可观察的学习成果结构（Structure of the Observed Learning Outcome，SOLO），是通过观察一个人回答某个问题时所表现出来的“思维结构”来测量其思维水平（不是说这个人处于某个水平，而是他在面对某个问题时所表现出来的思维水平）。
根据SOLO分类评价理论，他们把学生对某个问题的学习结果由低到高划分为五个层次：前结构、单点结构、多点结构、关联结构和抽象拓展结构，如上图所示。
这五个层次的具体含义如下。
·前结构层次(prestructural)：学生基本上无法理解问题和解决问题，只提供了一些逻辑混乱、没有论据支撑的答案。
·单点结构层次(unistructural)：学生找到了一个解决问题的思路，但却就此收敛，单凭一点论据就跳到答案上去。
·多点结构层次(multistructural)：学生找到了多个解决问题的思路，但却未能把这些思路有机地整合起来。
·关联结构层次(relational)：学生找到了多个解决问题的思路，并且能够把这些思路结合起来思考。
·抽象拓展结构层次(extended abstract)：学生能够对问题进行抽象的概括，从理论的高度来分析问题，而且能够深化问题，使问题本身的意义得到拓展。
从SOLO分类评价理论可以看出，一个人的思维层次越高，在面对具体的问题时就越善于看清事物的本质，并以系统的眼光看问题，在那些看似孤立、彼此不相关的信息之间建立联系，通过归纳概括进行有机的整合，最后还能通过演绎的方式进行推理和预测。
不善写作的人往往很难通过文字准确地描述出问题的关键所在，他们的表达总是显得混乱和模糊。他们很少对行文的脉络进行构思，总是想到哪里写到哪里。在他们的文章中看不到明确的观点和有效的论证。
再看善于写作的人，他们目标明确，能有效制定写作策略，系统地构思，快速搭建行文框架，搜集并整理写作素材，然后组织语言完成写作。写出来的文章言之有物，条理清晰，论证有力。如果没有高层次的思维水平做支撑，这样的状态是难以实现的。
用我们熟知的冰山模型来类比，写作能力就是“冰山”位于水面上的表层技能，而深层次影响写作的还是我们的思维水平。
许多人的写作水平低下，与我们的传统教育理念不无关系，因为传统的语文教育大多不注重思维能力的训练。可以回想一下，小时候我们是如何学习写作文的？在应试教育的体制下，说明文、记叙文、议论文有着各种固定的模板，我们直接往里面填充内容就可以了。
另外，传统语文教育的重点，放在了教学生如何遣词造句上。更多的时间是让学生去背诵和记忆那些零散的知识点，而没有告诉学生一篇好文章的背后所隐藏的作者对事物的辩证思考。如此一来，造成的结果就是学生更关注单个词语和看似华丽的语句，却难以对写作进行整体性思考。最终，学生的思维停留在低层次的水平，不仅写作，看待问题、分析问题也很难做到系统而全面。
实际工作中，多数情况下我们的写作都是围绕问题的分析和解决来进行的。如果你没有把问题想明白，就不可能把关于问题的思考过程有条理地写清楚。换句话说，如果你的思维能力有限，在面对问题的时候就很难做到思路清晰，更别说还要高效、准确地写下来。
约翰·杜威这样评价有意义的思维：“应是不间断的、一系列的思量，连贯有序，因果分明，前后呼应。思维过程中的各个部分不是零碎的大杂烩，而应是彼此应接、互为印证的。”我们可以体会一下一次有效而高质量的写作带给我们的感觉，不正是应该像杜威对思维的描述这样吗？
一个人的思维是否严谨，是否拥有良好的思维习惯，是可以通过写作得以体现的。
2．写作能力是职业素养的体现
在时兴打造个人品牌的网络时代，身在职场的商务人士也同样需要在自己的圈子里建立良好的个人品牌。而职场个人品牌的建立离不开良好形象的塑造，其中很重要的一环，就是在领导、同事以及客户面前体现出优秀的职业素养。
职业素养落在写作上，可以是一封邮件、一份报告或一个方案，甚至还可以是手机发出的一条短信，这些都是职场写作的常见类型。对方看到的是一段文字或一篇文章，但你向对方展现的不仅仅是你的文笔，还有你对事物的理解和分析问题的思路，以及你对待工作的态度。而你的职业素养水平，也通过这些因素得以体现。
从输入和输出的角度看，写作是一种“输出”，它是对自己过往的“输入”进行提取和加工的能力。过去的输入积累越深厚，可以加工的原材料就越丰富，写出来的东西也就越具水准。所以，输出这一端可以从某种程度上反映输入端的水平。韩愈的“学以为耕，文以为获”，朱熹的“问渠哪得清如许，为有源头活水来”都是在说这个道理。写作能力强的人展现出的是一种“腹有诗书气自华”的职业素养。
企业规模越大，写作技能就越有用武之地。工作沟通、制度宣导、会议纪要、项目方案及各类报告，组织内的各种信息最后必定是以文字的形式进行传播。擅长写作的职场人士则能通过各种传播渠道，展现自己专业的职业素养水平，也必将获得更多的发展机会。二、职场写作是一种特殊的写作
与其他环境下的写作不同，无论是形式还是内容，职场写作都具有完全不一样的性质和特点。
职场写作不是为了随心所欲地抒发个人情感，更不是讲令人潸然泪下的感人故事。职场写作往往承载着具体的工作任务，有着明确的方向和目标，还有严格的时间限制。这就意味着，无论是管理者还是普通员工，职场写作都是工作的一部分；在某些情况下，写作成果甚至会成为绩效考核的一部分。
1．职场写作具有说服性
职场写作的一个很显著的特点就体现在“说服性”。
给同事写一封邮件，说服对方认可自己的某一想法；给领导写一份报告，说服领导批准某个方案或者采纳某个建议；给客户写一份方案，说服客户购买公司的某个产品或某项服务。
这种情况下的写作与我们在学校所学的那三种文体（说明文、记叙文、议论文）还是有很大区别的。也许我们会在某些情况下对某产品的功能进行说明，对某一事件发生的经过进行描述，或者针对某个提案发表自己的看法，但我们写作的最终目的是为了“说服”他人。
这种以说服为目的的写作，我们称之为“说服性写作”，它在英语中有一个专属的名词：Persuasive Writing。这个时候的写作就成为一种目的性极强的写作：希望读者看完以后认可我的观点，或者做出我希望看到的行动（The writer writes to convince the reader to believe or do something）。
为了成功达到“说服他人”的目的，我们要采用一种特别的结构。首先要表明你的态度（attitude），这就需要一个具体而明确的观点（thesis statement）。只有观点还不够，必须给出充分的理由（reason），形成强有力的论据（argument）。最后还不能草草收场，还得来一个有高度的总结（closing），再一次强调自己的结论（conclusion）。
所以，职场写作是一种“说服性写作”。
2．职场写作具有逻辑性
为什么说职场写作需要具备逻辑性呢？
前面提到，工作中的写作带有明确的目的性，而并非泛泛而谈。因此，职场写作需要达到的状态是高效、准确、清晰和明确。而缺乏逻辑的文章（邮件、报告）显然不能满足这一要求。
我们可以回顾一下人们对于“缺乏逻辑性”的写作有何评价：不流畅、不连贯、观点不清晰、概念模糊、以偏概全、论证不严谨、推理错误以及层次不清……问题还真不少。
稍作总结，写作上缺乏逻辑主要体现在“由点到面”的三个方面：一是观点不明确，概念模糊，不能向读者明确地展现自己的观点；二是语句不通，前言不搭后语，语句之间没有关联；三是结构松散，全文的构思布局混乱，毫无章法可循。非常擅长写作的毛泽东如是说：“写文章要讲逻辑。就是要注意整篇文章、整篇说话的结构，开头、中间、尾巴要有一种关系，要有一种内在的联系，不要互相冲突。”
因此，我们可以说，缺乏逻辑的写作会使工作中信息传递的准确性、有效性大打折扣。一篇文章或一份方案，被领导反复打回，被客户一次次质疑，无形中降低了沟通效率，增加了沟通的时间成本。
哲学家、逻辑学家罗素曾说过，一切哲学问题经过分析后会发现其实都是语言问题，而语言问题归根结底却是逻辑问题。
3．职场写作具有时效性
工作中，领导经常这样指派写作任务：下午3点前，把报告放到我的桌上；今天下班前，把这个方案写好；明天上班前，我要收到你的邮件。客户也经常会这样提出要求：方案明天中午12点之前给我可以吗？（潜台词：必须可以）你的项目报告我怎么还没收到？等一会儿开会要用！
此外还有一些特殊情况，比如部门刚刚举办了某活动，领导要求写一篇关于活动的报道；公司组织召开了某个会议，你被要求写一份会议纪要。而你过了十多天才拿出来，结果可想而知。“天下武功，唯快不破”。身在职场，我们的“武功”就是各种工作技能，其中就包括写作的能力。不仅完成工作任务需要赶时间，写一封邮件、一份报告或一个方案，都有很强的时效性。对方不可能给你足够充裕的时间，让你坐在洒满阳光的草地上，品着咖啡、晒着太阳，慢悠悠地写作。快速成文，而且要准确有效，这才是职场写作的真实画面。
抛开他人的要求，从我们自身的角度看，职场写作也要快。因为除了写作，还有很多其他事情等着你去完成；如果在写作上花费太多的时间，那么，你可能就得通过加班才能做完其他事情。
我们的各项工作任务往往是息息相关、环环相扣的，写作只是其中的一个环节，也是特别重要的一环。时效性要求我们必须在短时间内快速成文、高效交付。
而写作水平不足，影响的将是我们整体的工作效率。三、“结构化写作”是职场写作的利器
在为不同行业、不同类型的企业提供“结构思考力”培训服务时，企业的培训管理者经常会问：有没有专门针对职场写作的培训课程？他们认为，无论是管理者还是基层员工，无论是技术人员还是销售人员，都亟待提升商务环境下的写作能力。虽然“结构思考力”的部分内容也会涉及书面表达，但毕竟不是专门针对写作而设计的课程。
最终，我们结合“结构思考力”的核心理念与方法，特别设计开发了《结构化写作》课程。通过提供覆盖工作中四类常见场景的写作方法和技巧，帮助职场人士甚至非职场人士改善或提高商务写作的能力。
1．什么是“结构化写作”
世间万物皆有结构。何为“结构”？各个组成部分之间的搭配和排列称为“结构”。一篇文章同样具有结构的属性，即文章的各个部分（要素）之间互相搭配和组合。还可以形象地将文章的结构理解为“骨架”，外在表现形式是结构，背后反映的其实是作者行文或对问题进行分析思考的思路。
文章若具备了好的结构，呈现出来的是框架清晰、逻辑性强、主题突出、观点明确。反之，如果文章缺乏好的结构，表现出来的则是思路混乱、主题不明、毫无逻辑。
到底什么是我们所说的“结构化写作”呢？我们可以这样定义：它是针对商务和工作环境下的写作特点，基于“结构思考力”的核心理念，采用结构化的方法和步骤进行的写作方式。这种写作方式可以帮助职场人士快速梳理写作思路，构建行文框架，有效地组织信息以及素材，最终形成条理清晰、重点突出、层次分明、富有逻辑的文章（报告、方案或邮件等）。
现代著名美学家、文艺理论家朱光潜在《选择与安排》中如是说：“在作文运思时，最重要而且最艰苦的工作不在搜寻材料，而在有了材料之后，将它们加以选择与安排，这就等于说，给它们一个完整有生命的形式。材料只是生糙的钢铁，选择与安排才显出艺术的锤炼刻画……变迁了形式，就变迁了内容。” 朱光潜先生所说的“形式”，与“结构”有异曲同工之妙。
对于职场写作而言，朱光潜的这段话也同样适用。工作环境下的写作，重要的不是优美华丽的辞藻，而是准确高效的表达，能让对方一目了然地看清行文结构，看出你想要表达的核心思想。很多时候，我们手中不缺少素材，反而是面对大量的素材却不知如何将它们有效地组织起来。
结构化写作就是一种帮助大家提炼与组织“素材”的有效方式。
2. “结构化写作”从思维层面提升写作能力
了解“结构思考力”的朋友都知道，它是一套关于思考的系统方法论，传递的是“透过结构看世界”的核心理念。结构思考力提出了“理解—重构—呈现”三层次模型，这个模型是底层方法论，也是一种思维框架。这个框架已经帮助众多职场人士实现了对原有思维结构的“改造”，将自己的思维层次提升到新的高度。
总体而言，“结构思考力”是从底层思维切入，基于“只有思维品质改善，才能从根本上提升建立在思维能力基础之上的其他能力”这样一个假设，通过系统的方法和工具，帮助人们改善思维品质，提升思考能力。
现在，我们又将结构思考力的应用范围延伸到职场写作领域，开发了《结构化写作》培训课程。前面已经说过，课程是建立在“结构思考力”的基础之上的，经过精心设计，在对结构思考力的经典工具和方法进行延续的同时，结合职场写作的特点与需求，开创并融入了创新的解决方案。这一点从课程的整体布局和架构安排上便可见一斑。
因此，我们可以说“结构化写作”虽然在形式上是在讲写作的方法和技巧，但底层逻辑依然是帮助职场人士对自己原有的思考结构进行反思，并能够构建结构化的思维模式，进而通过结构化的方式进行思考和表达。而结构化写作也符合写作的本质规律——首先要把关于主题的思路理清楚，然后才有可能在写作的时候做到逻辑清晰、语句通畅。
3. “结构化写作”让你的写作更轻松
我们知道，有太多职场人士“不喜欢”和“不擅长”写作。而不喜欢与不擅长构建起来的是一种恶性循环的关系，只会让自己的写作原地踏步，没有任何改善。那如何才能让自己对写作做到既喜欢又擅长呢？这就需要一个好的方法。
如果写作方法不合适，那只会弄巧成拙。
西汉后期，公文文风受赋和骈文的影响，出现了忽视内容、过分追求形式的不良倾向。赋是盛行于汉代的一种文学体裁，其特点是以铺叙描写为主，讲究辞采，语句整齐，半散半韵，似诗而实文。它的行文特点根本不适合于公文写作。自西汉中期开始，有人用赋体来撰写章、疏之类的公文，致使部分公文丽词满篇而内容不实。如东方朔的一篇上书竟达十余万字，而汉武帝却大加赞美，这势必助长公文写作过分注重文采、崇尚繁冗的不良之风。
结构化写作就是一个帮助大家喜欢写作、擅长写作的好方法。
结构化写作主要针对职场工作环境下四类常见的写作场景，包括传递信息、总结工作、说服他人以及汇报方案。我们的方法不针对特别具体的写作任务，而是按照工作中写作所侧重的目的进行分类。因为在实际工作中，不同任务下的写作方法没有非常清晰的边界。在同一主题下，可能会涉及不同的目的。例如向客户推介一款产品，其中既需要对产品进行清楚的描述和说明，还需要说服客户认可这款产品。那么，在写作上就可能同时需要用到“传递信息”和“说服他人”的方法。
同时，结构化写作的这四种分类之间也并非彼此完全独立。之所以如此分类，也是希望强调：基于不同的表达目的，需要采用不同的写作方法。有了合适的方法，一方面可以快速成文，另一方面则会让写作更有力度，更有利于实现写作目标。
在具体操作层面，我们首先给出的是整体而系统的写作框架，然后才是具体的方法、工具和技巧。这样的设计和安排正是基于“结构思考力”的核心理念：无论是分析问题还是沟通、表达，都要建立起“先框架后细节，先整体再局部”的结构化思维模式。在动手写作之前，先对文章的谋篇布局进行构思，在大脑中搭建起清晰合理的结构，理顺思路，最后才是组织语言完成写作。
相信很多人经常听到身边的同事甚至领导关于写作的抱怨，他们说得最多的就是“完全没有头绪”“一点思路都没有”“不知从哪里入手”。没头绪、没思路主要有两个原因：一是本身就没有把问题想清楚，因此写不出来也在情理之中；二是自己想清楚了，但不知道如何清晰地表达出来，让别人也清楚。如果再进一步分析，更深层的原因则是因为缺少有效的思考框架。而结构化写作恰恰提供的是一些逻辑性、可操作性都很强的思考与写作框架，在这些框架的指引下，职场人士就能有效而快速地厘清头绪、梳理思路。基础篇 结构化写作需要掌握四个核心原则
前面我们说到，结构化写作的核心理念源于“结构思考力”，而“结构思考力”又有四个必须遵循的基本原则，因此，结构化写作也同样要建立在这四个核心原则的基础之上。
我们首先来看一个案例。
W公司，人力资源部总监李明杨（HR李）刚坐下打开计算机，一封新的邮件就跳了出来，是国际事业部张创（国际张）发来的：
李总，您好。我是国际事业部的张创，去年10月中旬，人力资源部曾要求各部门上报2016年的大学生招聘计划。由于我部业务的特殊性，不仅要求有较高的英语水平，而且要懂得一定的专业知识，这类人员在校内招聘的难度很大。此外，由于我们公司的薪酬水平较低，即使招聘来也很容易流失，过去几年的流失率高达74%。为此，我们国际事业部多次召开会议，并初步达成共识：公司需要制定中长期的人才规划，以吸引并留住优秀人才。但是，到底该如何操作，尚无具体方案。我刚和总裁通过电话，他建议我直接与您沟通，不知您有何意见和想法，请尽快告知。
HR李精通人力资源六大模块，对招聘工作更是轻车熟路。他稍作思考就有了思路，一向雷厉风行的他马上给国际张回复了邮件：
张创，你好。针对你提出的问题，我将采取以下措施。
首先，我会派人去国际事业部进行已流失人员情况的调查，并分析原因；接着，我会安排人做一份同行业薪金水平的调查，对比分析国际事业部的薪金水平情况。关于流失原因呢，我会派人与流失人员进行面谈。我还会安排人草拟一份适合公司特点的中长期人才规划，当然，之前会派人到国际事业部听取意见。对于员工培训管理规划我们也会进一步修改完善，重点突出英语培训。另外，我们会与财务等部门沟通，了解公司的工资水平承受能力，看看国际事业部人员薪金提升幅度的可能性。关于国际事业部从在校学生中招聘难的问题，我们会考虑适当扩大招聘范围和招聘方式，制定新的招聘制度。总之，我们会从“选、育、留”三个方面着手，帮助国际事业部吸引并留住优秀人才。对了，吸引员工、留住人才的机制也要逐步建立起来。
要做的事很多，一步步推进吧。
读者朋友可以来一次角色代入，想象自己就是国际张，看完HR李的这封邮件后有什么感觉？
首先，你能坚持把HR李的邮件的全部内容仔细看一遍吗？相信大多数人看不到一半就已经不想再看下去了。
再者，看完后你能快速抓住HR李所要表达的重点吗？你能记住他的核心内容吗？
可以想象的画面是，国际张本人看完后，眉头是紧锁的，内心是崩溃的。
大多数人看完HR李的邮件会产生两种感觉：一是结构不清晰，信息显得非常零散且杂乱，缺乏条理性，让人抓不住重点；二是记不住，看完这一条信息就忘了那一条，看完后面就已经记不住前面的内容了（何况根本就看不下去）。
请再思考一个问题：如果周围的领导和同事都用这种表达方式向你传递信息，你的工作会是怎样一种状态？
好了，既然我们非常不喜欢HR李的表达方式，那么我们何不用自己喜欢的方式给他改一改呢？如果你是HR李，你觉得如何写这封邮件能让国际张看完不抓狂，让他能快速理解并记住你想要表达的核心内容呢？
如果想好了，请写下来：
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对于学习而言，思考和分析的过程比所谓的标准答案更重要。所以，先别急着寻找答案，让我们围绕HR李的这封邮件重点探讨四个问题。
问题1：为什么我们不能快速领会到HR李的核心思想？
HR李的邮件内容中既有各种详细、具体的措施，也有统领性的安排。他用到一个关键词“总之”，也就是说“从‘选、育、留’三个方面着手”是能够把前后那些具体措施全部概括进去的。而HR李几乎是把这个总的概括放到最后才写出来。
这样的表达方式恰恰折射出我们习以为常的一种沟通习惯：一是说话喜欢兜圈子、做铺垫；二是不喜欢直接说重点，而是习惯上来先说细枝末节的具体事项。所以，我们经常会在生活和工作中看到一个人很不耐烦地对另一个人说“有话请直说！”或者“说重点，我忙着呢！”这个人为什么会不耐烦呢？其实就是听了半天也听不出个所以然，不知道对方到底想表达什么观点，不明白对方说这些话的目的是什么。
这种表达方式放在日常生活中也就罢了，但是在“分秒必争”的商务环境下，在“效率为先”的职场中，这样的方式就显得不合时宜了。所以，从提高沟通效率的角度说，我们应该开门见山地表明来意，明确地告诉对方我们的核心观点或中心思想是什么。
问题2：为什么HR李的邮件看起来那么零散杂乱？
从内容上看，HR李实际上一共说了8条措施，不多也不少。这8件事单独拿出来看，其实也很简单、很容易理解。但它们就这么简单粗暴地凑到一块，或者说“一坨”，立马变得不和谐了。这种不和谐就体现在“零散”和“杂乱”上。
之所以显得零散和杂乱，本质原因是这些信息之间没有建立起明显的关联。HR李与其说是在写邮件，不如说是在进行信息的罗列甚至堆砌，因为他没有对信息进行深层次的处理和加工。
我们用下面这张图片来表示HR李这封邮件的状态再合适不过了。相信绝大多数人在看到面前摆了一堆如此凌乱的纽扣后，不管有没有强迫症，都会下意识地想着把它们分一下类。只要按照不同的形状和花纹就可以很容易地把它们分为不同的类别。
没错，分类就是我们处理复杂局面最有效的方式之一。心理学家早就发现，人们更喜欢记忆那些富有规律性的信息。而分类就是这样一种方式，它让人们可以发现不同信息之间的内在关联，找到其中暗藏的规律，从而使信息更容易被理解和记忆。
HR李的邮件之所以显得零散杂乱，非常关键的原因就是缺乏分类。其实，他在总结句里已经分了“选、育、留”这三类，但8条具体的举措却没有与这三类形成明确的对应，因此，整体布局就显得非常散乱。
问题3：为什么我们不太容易理解和记忆HR李的邮件的内容？
通过前面对问题2的分析，我们知道了在信息多而杂乱的时候要进行分类，进而使内容显得更清晰一些。那么是不是分好类就完事儿了呢？下面我们看一个简单的例子：
很明显，上面的表格是非常清晰而且准确的分类，表格中的食品分别属于水果类、肉类、豆类。如果我只是摆出这样一张表，其他任何信息都不再给出，你会有什么感受？你一定会觉得莫名其妙！你会产生一堆的疑问：这个表是想表达什么呢？这些东西很好吃吗？都很有营养吗？都是健康食品？……说到这儿，大家已经明白了，这些分类缺少一个总结性的观点，缺乏对分类信息的概括，所以让人看得不明白，根本不能理解它想传递的核心思想是什么。我们给每个分类加上观点，看看会有什么变化：
这个例子中的分类很简单，正常人一眼就能看明白其分类依据是什么。但是在实际工作中，我们传递出去的信息往往要复杂得多，可能只有我们自己心里才清楚为什么要这样分类。这时候，我们就更需要对分类信息进行总结概括，并形成一个明确的观点，这样对方才知道下面层次的那些分类信息之间的关联。此外，有了明确的观点，对方的记忆负担也会减轻很多，可能他只需记住少数的核心观点即可，而不需要把所有的细节都记住。就算他需要记忆细节，也能通过核心观点与细节之间的联系帮助自己记忆。
问题4：为什么HR李的邮件让我们感到混乱而缺乏条理性？
前面我们说了，HR李的邮件涉及很多方面，有薪酬、规划、培训和招聘等，而且有的方面好像还有分支，讲了不止一件事。让我们发挥一下想象，把这些方面的信息想象为一个个的小圆圈。首先，这些小圆圈就是很凌乱地摆放着。其次，HR李的邮件呈现出的状态更像是在这些小圆圈之间胡乱蹦跶，一会儿跳到这个圆圈，一会儿又跳到另一个圆圈，让人眼花缭乱、应接不暇。最后，邮件给我们的感觉就是一个字：乱。
叶圣陶先生说过：“思想是有一条路的，一句一句，一段一段，都是有路的，好文章的作者是决不乱走的。”
混乱的反义词是什么？有序，有秩序！“秩”侧重于有条理、不混乱；“序”侧重于有先后、不颠倒。
因此，我们要为这些零散的信息建立起一种合理的秩序，让它们体现出一种容易让人理解的规律。秩序落在沟通表达上，其实就是将内容按重点突出、主次分明、有先有后的顺序进行排列。还是用我们刚才想象的小圆圈，它们本身有大有小，还有各种形状，就像“问题2”中图片所示的那些纽扣一样。我们在分完类之后，还要按照从大到小或从小到大的顺序摆放，这样呈现出来就是一幅井然有序的画面。
好了，HR李的邮件引发了我们很多的思考。现在，我们可以对这四个问题的思考结果做一个简单的汇总：
·每一次表达都要形成一个统领性的、明确的观点或结论，而且要在第一时间让对方知道，便于让对方快速领会我们的核心思想；
·如果所要表达的内容包含很多信息，就得按照一定的标准对信息进行分类，使内容看起来清晰而系统；
·信息经过分类以后，还需要对它们进行总结、概括，形成明确的观点，便于对方理解和记忆；
·各个类别之间、每个类别下的信息之间，要按照一定的顺序进行排列，使内容有条理、有规律。
如此一来，我们找到了HR李的邮件“失败”的原因，以及应对的解决方法。对于如何写好HR李的这封邮件，我们有了一些标准。在这些标准的指引下，我们帮HR李重新组织一下：
张创，我将安排人员查明原因，并从“选、育、留”三方面制定措施，帮助国际事业部吸引并留住人才。
第一，查明原因方面主要做两件事：一是做流失人员情况的调查；二是与流失人员面谈。
第二，从“选、育、留”三方面制定措施，具体如下：
选：改善招聘现状，提高招聘效率。
·适当扩大招聘范围
·制定新的招聘制度
育：加强培训管理和培训的针对性。
·修改完善员工培训管理规划
·重点突出英语培训
留：提升薪资、建立机制。
·分析并调整薪资水平，提高薪资竞争力
·建立长效机制与规划，留住人才
将HR李原来的邮件内容与我们修改后的表达方式进行对比就能发现，经过优化，首先从视觉上就显得清晰和清爽了，不再是之前那种拥挤在一起的“一坨豆腐块”；内容上则显得重点突出、有条理且层次分明。另外，这样的表达方式让国际张更容易理解HR李的核心思路，也让记忆更轻松。
说到这儿，你应该有了深刻的体会，那就是对于这样一段信息，不一样的表达方式所达到的效果是完全不同的。这样的对比其实普遍存在于我们的实际工作中。同样的内容，有的人讲得拖泥带水、语无伦次，让人不知所云；换另一个人，可能寥寥数语就能让对方听得明白、看得真切。
我们有一位学员如此评价她的领导：“除了他的为人确实很好外，还有很重要的一点，即他的能力很强。与他共事以来，我一直佩服他强大的逻辑思维能力。不管多么复杂的问题，经他一梳理就立刻变成简单的几条。汇报工作，我要说一大堆，而他几句话就沟通完毕……”
正如这位学员所说的，清晰表达的背后，是强大的思维能力在支撑。思维能力包括很多方面，其中对于职场人士来说，结构化的思维能力是至关重要的一个方面。
那么，到底应该如何构建结构化的思维能力呢？
其实，前面我们在对HR李的表达进行优化的过程中，就已经在运用结构思考的能力了。经过优化后的表达变得清晰而有条理，这是因为它背后隐藏着一种结构。
这是一个类似组织架构图的结构，核心骨架（最上面的三层）看起来像一个金字塔：位于最顶端的是所要表达内容的核心观点或思想，横向上从不同的维度展开（广度），纵向则是一层层地往下延伸（深度）。如果我们在分析问题或表达、沟通时，能在大脑中快速构建出这样的结构，就能用很短的时间把一件事想清楚，然后说明白。
如果结构是“内容”的一种“内在形式”，那么它也应该是内容的组成部分。一段好的内容应该具备一个好的结构。换个角度讲，结构也会反作用于内容。不同的结构“形式”会让内容呈现出完全不同的效果。金字塔结构是一种可以让内容更清晰、更符合逻辑的结构。
这种金字塔结构从构造上看并不复杂，好像构建一个也并不困难。但如果我们设定一些标准，也就是说必须在符合这些标准的前提下进行构建，那就变得不那么容易了。
是什么样的标准呢？
在前面的案例中我们思考了四个问题，也相应地得出了四个答案，然后，我们完成了对HR李邮件内容的优化。其实，这四个问题的答案正好对应了构建金字塔结构的四个“标准”：结论先行、以上统下、归类分组和逻辑递进。
·结论先行：一次表达只支持一个核心观点或中心思想，并且要放在开头的位置。
·以上统下：上一层结论是对下一层信息的概括和总结，下一层信息则是对上一层结论的解释和说明。
·归类分组：具有相似性或相互关联的信息要按照一定的标准进行分类，归为同一个逻辑范畴。
·逻辑递进：同一逻辑范畴的信息必须按照一定的逻辑顺序进行排列。
这四个“标准”就是结构思考力的四个核心原则，在这四个原则的指导下，我们就能构建起结构化的思维框架，从而进行清晰高效的沟通、表达以及问题分析。
为了帮助大家记忆，我们把这四个原则简化为四个字：论、证、类、比。“论”对应“结论先行”，强调的是一次表达一定要有清晰明确的结论；“证”对应“以上统下”，强调上下层级之间的论证关系；“类”对应“归类分组”，强调分类的重要性；“比”对应“逻辑递进”，强调同一层次、同一组信息之间要进行比较，从而确定信息排列的顺序。
从上面的说明中我们可以看出，四个原则实际上分别体现了各个信息要素在纵、横两个方向上的关系。其中，结论先行、以上统下属于纵向，重点体现上下层级之间的关系；归类分组、逻辑递进属于横向，重点体现同一层次信息要素之间的关系。如下图所示。
也正是通过这纵横交错、相辅相成的四个原则，我们才能构建起一种“立体化”的思维模式。在分析问题、沟通表达时，就能做到“横向”系统全面、有条理，“纵向”明确清晰、有层次。最终帮助我们做到：面对问题能想明白，传递信息能说清楚。
接下来我们深入探讨这四个基本原则，看看它们是如何给我们的写作带来帮助的。一、论：结论先行
一次表达只支持一个核心观点或中心思想，并且要放在开头的位置
首先我们要谈两个问题：第一，什么是“结论”？第二，为什么结论要“先行”？
1．什么是“结论”
根据《现代汉语词典》的释义，“结论”有两个解释：①从前提推论出来的判断；②对人或事物所下的最后论断。
从逻辑学的角度来看，“结论”是从一定的前提推论所得到的结果，是对事物做出的总结性判断。这个定义可以看作对《现代汉语词典》中两种解释的汇总。
而从哲学的观点来看，“结论”是相对一定的“条件”而言的，结论与条件互为因果关系。条件（原因）是引起一定现象的现象，结论（结果）是由于条件作用而产生的现象。也就是说，在某一环境（如下图框2所示）中所形成的“结论”（B），到了另一环境（框1），它可能就成了另一个“结论”（中心思想）的“条件”。如此看来，“结论”是一个相对概念。
我们再看看英语中是怎么解释的。与“结论”一词对应的英文是conclusion，牛津词典的解释是：Something that you decide when you have thought about all the information connected with the situation（在对与情境相关的所有信息进行思考后得出的论断）。
还有一种解释是：A position or opinion or judgment reached after consideration（经过思考而得出的立场，或意见、主张、判断）。
现在，我们可以尝试对“结论”进行较为完整的定义：某一环境中（或基于某种前提、假设），在对相关信息进行充分思考的基础上，经过某种形式的推论后，所形成的用以表明一个明确的立场（或态度）、主张（或见解）、观点（或意见）的总结性的论断。
简单地说，也就是对方听到（或看到）你的“结论”以后，就能清楚地知道在当前环境下你想表达的核心思想是什么。无论你说了多少具体的细节性的内容，无论你采用的是什么样的论证形式，都是为了论证和说明这个核心思想。
必须强调的一点是，前面我们已经讲过“结论”是一个相对概念。对于金字塔结构而言，相对于下一层的信息，上一层的信息就是“结论”。也就是说，如果要做到严格的结构化，除了最底层是在罗列客观事实和真实存在的信息或数据，再往上的每一层都应该是“结论”。而最顶层的那个中心思想则是下面所有分支的“结论”，是经过一层层地概括总结而最终形成的总的“结论”。
再来联系一下日常的沟通，为什么我们经常会说出一些让对方难以理解的话呢？其中有一个典型的因素——我们自己都不清楚自己想要说什么。也就是说，我们没有明确自己想要表达的“结论”到底是什么。最后的结果就是，想到哪里就说到哪里，毫无章法可循，给对方的感觉就是混乱不堪。
2．为什么结论要“先行”
前面我们已经说过，职场写作具有其特殊性。这一点与文学创作类的写作相比，尤为突出。比如，小说的写作目的就是不断地制造悬念，随时让读者收获意外的惊喜或受到惊吓。所以小说都是将“结论”往后放，如此才能吸引读者持续看下去。而职场写作却恰恰相反，在工作场景下，我们写作的目的是为了对某件事情进行说明、澄清，或者提供、传递重要的信息。在这样一个大前提下，我们的写作必须准确、清晰、直接和高效。
从读者的角度来说也是如此。小说的读者在心理诉求上就是为了获得那种“心跳”的体验，甚至体验越强烈越能感到满足。职场写作的读者是谁？是你的领导、同事、客户，或者下属，他们都希望你写给我的邮件或者报告尽可能简单高效一些。
难道只有工作才需要结论“先行”吗？看一个生活中的小例子。
老婆：老公，你今天出去的时候能不能帮我一个忙？如果可以坐地铁的话，你就坐10号线到南京路，从B出口上去后往东走。在第一个十字路口左手边有一个幸福农批市场。从正门走进去右手边有一家卤味店，你可以帮我带几个酱猪蹄回来吗？
老公：……
如果这位老公正急着出门见客户，我们可以想象一下他的恼怒。生活尚且如此，更何况职场。
结论“先行”还可以增强你的说服力。如果我们让读者在第一时间了解到核心观点，之后再做细节性的解释和说明，这样更有利于引导读者的思考重心向我们期望的方向转移。否则，先抛出一大堆对具体事项的描述，读者就只能边看边“猜”你的写作意图。这样就容易产生两种结果：要么读者猜烦了，一怒之下不看了，爱咋咋地；要么猜出一个由读者自己总结出来、却与你的本意大相径庭的结论，在被你说服之前其就在内心建立起了对抗。这两种结果都不利于你顺利达到写作目的。二、证：以上统下
上一层结论是对下一层信息的概括和总结，下一层信息则是对上一层结论的解释和说明“以上统下”实际上是说的三个方向的事儿：一个是上层对下层的“概括”，即不能仅仅罗列信息，还要对这些信息进行总结并得出结论；二是下层对上层的“论证”，如果有了一个明确的观点，还要给出充分的理由和依据对观点形成支撑，做出进一步的说明；三是“对应”，上下层之间要形成严谨的对应关系，而不是各说各话。如下图所示。
1．概括：“以上统下”是高效的体现“概括”是人们常常挂在嘴边的一个词。当一个人不太理解对方所说的大量信息时，就会提出要求：“你能不能概括一下？”求职者在面试的时候，面试官会问：“你能不能简单概括一下自己是一个什么样的人？”
明代开国之初，朱元璋亲自处理朝政，对公文动辄数千言上万言非常反感。洪武二年(1369年），他对翰林侍读学士詹同说：“古人为文章……皆明白易知，无深怪险僻之语。至如诸葛孔明《出师表》，亦何尝雕刻为文？而诚意溢出，至今使人诵之，自然忠义感激。近世文士，不究道德之本，不达当世之务，立辞虽艰深而意实浅近……何裨实用？自今翰林为文，但取通道理明世务者，无事浮藻。”
那么到底什么是“概括”？
可以从三个方面来看：从认知的角度说，概括就是站在更高的层次上认知一类事物的共同本质特征及发展规律；从思维的角度说，概括就是从个体到普遍，从具体到抽象；从表达的角度说，概括就是以简驭繁、化繁为简的语言运用过程。
既然我们说的是写作，那么我们所谈的“概括”主要是从表达的角度而言。对于表达来说，概括是一种非常重要的能力。它是一种从信息（文字材料）中发现并提取共同之处，然后把它们归结到一起，用简明扼要的语言表达出来的能力。
学校的语文课上，老师都会训练我们的概括能力，因为概括有助于我们从整体上把握文章的主旨。也就是说，从信息接收的角度，概括有利于读者快速有效地获取信息。既然如此，当我们通过写作进行书面表达时，是不是也应该合理地运用概括，把繁杂的信息“浓缩”，使文章更简明扼要，让对方在很短的时间里就知道我们想要表达的主要观点呢？
下面我们看一个趣事，体会一下。
欧阳修在翰林院时，常常与同院的人出游。一次，见有一匹飞驰的马踩死了一条狗，欧阳修说：“你们说一下这件事。”
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