行政部管理制度范本大全(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者：黄俊发

出版社：鹭江出版社

格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT

行政部管理制度范本大全试读：

高级职业经理人，江河幕墙集团中东地区人力与行政总监，拥有多年国内行业标杆公司及知名跨国公司人力资源管理经验，在教育培训、高新技术、生产制造、建筑工程等行业的人力资源管理上有独到的见解。先后供职于江苏双登集团、北京时代光华教育发展有限公司、斯威特通信公司、江河幕墙集团等知名企业。前　言

搞好服务，做好管家——写给行政管理者的几句话

企业行政管理，是依靠企业行政组织，按照行政渠道管理企业的一系列措施和方案。随着现代经济的发展，行政管理在企业发展过程中的作用也日益凸显。对于每一个企业而言，行政管理工作不仅涉及企业内部的方方面面，而且涉及与企业外部的沟通和协调。建立一个实用、高效的行政管理体系，是企业正常运转以及各项工作有序进行的基础，同时也是帮助企业做大、做强，不断实现新的飞跃的有力保障。

作为企业行政管理者，你是否也正因这些问题而苦恼？面对大量纷繁复杂、千头万绪的事务，行政人员就像“救火队员”一样，哪里“着火”往哪里跑，甚至犹如陀螺一般，茫然地在原地打转，疲惫不堪却又不知道自己都忙了些什么……

为什么会出现这样的问题呢？归根到底是因为这些企业的行政管理方式简单、粗放，事先没有一个规范的制度可以遵循，不讲方法，临事直接往上冲。这样不但会造成人力、时间的浪费，而且在解决问题方面效果也不好。

那么，该如何避免和解决这些问题？编者认为：关键在于行政工作的规范化管理。规范化是企业做好行政管理工作的核心。只有建立起一个良好规范的行政管理体系，企业的行政工作才能井然有序、有条不紊、忙而不乱，行政部才能真正当好企业的“管家”，成为企业进一步发展壮大的坚强后盾。

编者在大量实践的基础上，融合一些成功企业的管理模式，在本书中全面而系统地介绍了中小企业必备的行政部规范化管理所涉及的各方面内容，如行政管理的岗位职责与任职条件、日常办公事务管理、考勤出差事务管理、行政接待事务管理、会议事务管理、公关事务管理、安全保卫事务管理、总务后勤事务管理等，将抽象的管理理论用简单明了的制度、流程、表格的形式进行阐述，并在每个章节中设计了“特别提示”和“综合点评”模块，内容详细全面、简单易学。《企业规范化管理制度范本大全——行政部管理制度范本大全》中编者充分考虑到中小企业的自身条件和管理需求，将最实用的行政规范化管理制度、流程和表格集结于一书，为中小企业制定规范化的行政管理制度提供借鉴。

本书中的制度条例、流程以及表格，读者只需根据其企业自身的实际情况，稍加修改或直接拷贝，便可使用。本书是中小企业管理者以及相关工作人员必不可少的工具书。相信书中的制度表格与工作流程能帮助你解决工作中遇到的难题。第一章行政部组织架构和管理岗位

●企业的行政部就是管理企业日常事务的部门，是确保企业正常运转的部门，是管理企业资产的直接部门。因此，它在企业中具有十分重要的地位。在本章中，我们首先重点介绍了行政部的七大管理职能——日常办公、考勤出差、行政接待、会议管理、公关事务管理、安全保卫、总务后勤，然后详细地介绍了行政总监和行政经理的岗位职责及其任职条件。行政部的职能及组织架构

这一节详细分析行政部的七大工作职能，明确每项职能具体的工作内容。在说明行政部的组织架构时，我们以通用型的组织架构为例加以说明。行政部的职能

企业的行政部是管理企业“物”的部门，是一个企业的三大支柱之一。行政部的工作由行政总监全面负责与管理，主要包括日常办公、考勤出差、行政接待、会议管理、公关事务管理、安全保卫、总务后勤等七大部分。每部分详细说明如下——

职能1：日常办公。主要包括制定本部门的工作目标，拟订本部门的月度、年度工作计划；组织编写企业办公事务管理规章制度；管理企业的财产物资，建立行政财产物资账册并定期盘点等。

职能2：考勤出差。主要包括制定考勤、出差管理制度；按照规定做考勤记录；协助出差人员安排差旅；妥善保管各种休假、出差凭证；发现企业考勤、出差管理等方面存在的问题，并及时向企业汇报，同时提出有效的解决方案。

职能3：行政接待。主要包括来宾登记、接待；接收转发电话及信件，将工作信息记录、整理并建档；分发企业文件、通知，做好分发记录并及时归档；协助行政主管制作、打印、复印通讯录等办公文件；接收、反馈并协助行政主管及时处理工作中出现的各种问题。

职能4：会议管理。主要包括会议的准备工作；会议过程中的各项安排；会议结束后相关事务的处理。

职能5：公关事务管理。主要包括协调企业内外各方面的关系；开展公众关系调查，及时掌握内外部客户动向；开拓、维护媒介资源，掌握信息传播的渠道和方式；审阅企业对外发布的稿件，配合其他部门开展公关活动；参与处理公司的突发危机事件等。

职能6：安全保卫。主要包括贯彻执行企业的安保制度和安保程序；规划并建设公司的安全设施，同时做好防护工作；组织开展安检活动，及时发现安全隐患并向上级汇报；处理各种突发安全事故；进行日常的安保管理工作，重点检查容易存在安全隐患的办公场所和部位。

职能7：总务后勤。主要包括拟定总务后勤管理制度，并组织实施和监督、检查制度的落实情况；管理公司的车辆；负责员工食堂的日常管理工作；负责员工宿舍的日常管理工作；负责企业环境卫生和绿化工作；管理企业其他的后勤保障事务。行政部组织架构

行政部的组织架构应以企业整个框架为基础而建立，因此每个企业行政部的框架结构都不尽相同。下面我们列出通用的组织框架，以供读者阅读参考。特别提示

企业的性质、规模不同，决定了行政部的职能、结构的不同。因而，中小型企业行政部的职能和结构不同于大型企业行政部的职能和结构。所以，每个企业在规划行政部的职能和结构时，必须结合自身的实际情况，切忌套用其他企业的模式。另外，有部分企业把人事职能与行政职能合二为一，这一点是每个企业都必须特别注意的。行政部管理岗位职责及任职条件

行政管理岗位包括行政总监与行政经理。这两个岗位负责整个行政部的全面工作，行政工作的优劣与这两个岗位密切相关。因此，选用这两个岗位的人选是十分谨慎的，一定要全面考核。行政总监岗位职责

行政总监在总经理的直接领导下，负责行政部的日常事务性工作，他的直接下属为行政经理。行政总监的岗位职责有以下几点——

职责1：定期对企业进行思想文化建设，以提升员工的凝聚力。

职责2：负责员工后勤服务工作制度的拟定、修改与实施。

职责3：负责对外接待工作与对外联谊活动，建立、维护企业良好的外部形象。

职责4：定期或不定期地组织开展各种文体活动，丰富员工的业余生活。

职责5：负责办公自动化工作的组织与实施，以使办公省时又省力。

职责6：负责对违反企业规章制度、泄露企业机密、破坏企业生产等相关事项的处理工作。

职责7：负责对内部人员的合理调整，并形成科学、有层次的人员结构。

职责8：负责部门员工教育培训计划的制订工作，培养管理人员，为企业发展储备人才。

职责9：负责部门预算计划的编制工作，并督促其有效执行。

职责10：准确掌握部门财会情况，定期分析、检查资料。

职责11：正确地为下属讲明工作的目标及重要性。

职责12：负责对来自各方面人员信息的汇总与提炼，并对其进行相应的处理。

职责13：经常探究本部门的合理化、系统化建设。

职责14：及时、准确地掌握企业各方面的情报，并及时化解有违安定的矛盾。行政总监任职条件

行政总监是一个至关重要的岗位，其工作牵涉企业运营的各个方面。因此，担任企业行政总监需要具备以下任职条件——

条件1：具备法律或管理类专业研究生以上学历。

条件2：具有管理师以上专业职称，5年以上的专业服务相关工作经验，其中至少3年以上的企业主管或后勤管理工作经验。

条件3：熟悉企业行政总务等知识，明确了解考核、激励等工作方法。

条件4：掌握现代人力资源开发与管理的专业知识，熟悉本部门职责、计划及工作重点。

条件5：掌握企业财务管理方面的知识，并熟知企业管理实务知识。

条件6：了解企业各部门的主要业务与企业传统。

条件7：了解企业在业界的地位、现状以及具备帮助企业提高地位的知识。行政经理岗位职责

行政经理的直接上级是行政总监，直接下级是各行政主管。其岗位职责有以下几点——

职责1：负责企业日常的行政工作，并督促行政事务秘书按时完成其本职工作。

职责2：贯彻落实本部门岗位责任制和工作标准，建立与相关部门间必要的工作关系。

职责3：负责企业通用管理标准和规章制度的拟定、编写与修改，协助参与专用管理标准以及管理制度的拟定与修改。

职责4：负责组织行政后勤、保卫工作计划。

职责5：负责建立用于行政后勤生活服务的财产账册。

职责6：负责主持本部门的全面工作，组织并督促部门人员全面完成本部门职责范围内的各项工作任务。

职责7：负责安排本部门员工参加学习、培训，充分激发员工工作的积极性，有效落实本部门的职能。

职责8：负责监督、管理企业印章的使用。

职责9：负责企业内部治安管理工作，预防犯罪和治安灾害事故的发生。

职责10：负责组织办公用品的登记、采购、发放等工作，并对办公成本费用加以控制。

职责11：负责企业水电的管理工作，定期检查维修计量器具，保养、维修电器设备与线路。

职责12：按照领导要求，做好企业来宾的接待工作，并代表企业与政府对口部门和有关团体、机构联络。

职责13：完成企业领导指派的其他工作任务。行政经理任职条件

行政经理负责行政部工作的具体实施，是上传下达的重要通道。因此，担任此岗位的人员须具备以下条件——

条件1：具备法律或管理类本科以上学历。

条件2：具有3年以上的专业服务相关工作经验，其中至少1年以上的行政后勤、保卫管理工作经验。

条件3：熟悉企业行政管理的相关专业知识与流程。

条件4：熟悉本部门职责、工作计划、工作重点与要点。

条件5：具有良好的组织协调能力、谈判能力、分析能力以及处理突发事件的能力，警惕性强。

条件6：热爱企业，具有较强的综合协调能力和组织管理能力。

条件7：具有团队合作精神，责任感强，有处理后勤事务的耐心。特别提示

行政总监和行政经理是企业行政部中两个非常重要的岗位。企业在选择这两个岗位的人选时，除了要针对通用的基本知识和基本要求进行考核外，还应重点考核其为他人服务的能力和化解危机的能力。综合点评

企业的中枢神经系统就是行政管理体系。它是以总经理为最高领导，由行政总监与行政经理分工负责，再由专门的行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各部门和分支机构的各方面的一个完整的网络系统。行政管理体系承担着企业的管理工作，推动并保障企业的技术、生产、资金、经营、发展几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。

行政管理的工作内容纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量琐碎的事务，而这些事务仅仅是行政管理这个庞大体系中的九牛一毛而已。概括而言，企业中的行政管理主要有管理、协调、服务三大功能，其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。由此可知，行政管理的实质就是服务。第二章日常办公事务管理

●日常办公事务通常都比较烦琐，占据了企业行政人员绝大部分时间。如果将其加以梳理，进行有效的管理，就可以大大提高行政人员的工作效率，进而提升企业的综合竞争力。在实际工作过程中，要想将各项工作真正落到实处，就必须有明确、具体的制度作为依据，把各项事务的管理工作规范化、标准化、制度化。企业的日常行政办公事务主要包括：办公设备管理、办公用品管理、档案管理、印信管理、图书资料管理、办公文书管理等内容。

本章从实际出发，首先明确了办公事务主管及其秘书的岗位职责和任职条件；其次为行政管理人员提供了办公设备管理、办公用品管理、档案管理、印信管理、证照管理、图书资料管理、办公文书管理等方面的参考制度，并用流程图的形式将各环节的管理活动更加直观、鲜明地呈现出来；最后还为行政管理人员提供了日常行政事务管理中常用的工具表单，帮助行政管理人员从容面对繁杂的日常工作。日常办公岗位职责及任职条件

本节重点介绍办公事务主管和办公事务秘书的岗位职责与任职条件。通常情况下，办公事务主管是企业行政事务的主要管理者，也是主要领导者和决策者，负责企业日常行政事务的计划、组织、协调及监督工作。办公事务秘书则是办公事务主管的助手，主要协助其处理企业中具体的日常行政事务，以及其他的一些程序化的工作。二者相互配合与支持，对日常办公事务进行有效的管理，以确保企业的正常运营。日常办公主管岗位职责

日常办公主管的直接上级是行政经理，直接下级是日常办公秘书。其岗位职责如下——

职责1：根据企业的发展总目标完成本部门工作目标的制定，本部门月度、年度工作计划的拟订；在报请上级领导审批后，组织实施并对落实情况加以监督和检查。

职责2：负责企业办公事务管理规章制度的组织起草工作，并在报请上级领导审批后严格执行。

职责3：负责管理好企业的财产物资，建立行政财产物资账册并定期进行盘点。

职责4：按照企业年度财务预算，对办公费用支出进行审核与控制，并确认费用分摊范围。

职责5：负责管理企业的档案、印信、图书及各种公文、信件。

职责6：负责企业内外部的信息传递，协调企业内外部各部门、各相关单位间的关系。

职责7：负责企业内部的治安管理。

职责8：负责组织对本部门人员的培训及绩效考核。日常办公主管任职条件

一名优秀的日常办公主管须具备以下任职条件——

条件1：具备行政管理、企业管理、人力资源管理、公共关系、新闻、中文等相关专业本科及以上学历。

条件2：具有3年以上相关工作经验。

条件3：具备行政管理的基本技能。

条件4：了解企业管理、人事管理、财务管理等方面的基础知识。

条件5：具备较强的综合能力和组织管理能力。

条件6：具备较强的书面及语言表达能力。

条件7：具备敏锐的感知力和良好的公关能力。

条件8：有亲和力，善于与人沟通；责任感强，工作态度严谨。

条件9：具备良好的心理素质及身体素质，能够承受较强的工作压力，有服务意识。日常办公秘书岗位职责

日常办公秘书在日常办公主管的直接领导下完成日常工作。其岗位职责主要为以下几点——

职责1：协助日常办公主管完成办公事务管理制度和工作计划等文字材料的草拟。

职责2：负责购置、保管及发放办公设备、办公用品等行政财产物资。

职责3：做好企业档案、印信、图书及各种公文、信件的归档和管理工作。

职责4：协助日常办公主管做好日常接待。

职责5：协助日常办公主管做好各部门的沟通、协调，及信息的上传下达工作。

职责6：负责提出合理化建议，协助日常办公主管搞好本部门的建设。日常办公秘书任职条件

担任日常办公秘书的人员应具备以下任职条件——

条件1：具备文秘、中文、行政、人力资源、公共关系管理等相关专业大专以上学历。

条件2：具有文秘等相关工作经验。

条件3：具有行政管理的基本技能。

条件4：学习能力强，有较广泛的知识面。

条件5：具备较强的书面及语言表达能力，及良好的沟通能力和上传下达的能力。

条件6：领悟能力强，善于理解领导意图。

条件7：能够熟练地操作电脑及常用办公软件。

条件8：工作态度严谨认真，责任心强，有毅力。

条件9：仪容仪表大方、得体，性格开朗，为人热情，具备良好的品德修养。

条件10：身体素质良好，能够吃苦耐劳。特别提示

从事文秘工作的人员应具备的基本素质就是办事认真细致，对于行政部日常办公秘书而言，更是如此。比如接待来访人员时，应根据实际的具体情况进行分析，区别对待不同的来访者；对主管待处理的事项，应根据轻重缓急进行归类整理，制定合理的日程表，必要时给予主管相应的提醒；制作常用物品的明细表，以防主管临时外出时手忙脚乱；等等。总之，用心关注细节是文秘人员在工作中获得事半功倍的效果，赢得工作认可度的有效手段。办公设备管理

企业的办公设备一般包括用于处理文字或图片资料的打印机、复印机、装订机；用于处理音像资料的录像机、影碟机、收录机、照相机；用于办公通讯的电话机、传真机；还有日常办公所需的电脑等。对办公设备的管理具体体现在采购管理和使用管理两个方面。采购办公设备时应本着合理节约、降低成本的原则，结合自身的财力及实际需要制订采购计划。采购的方式可采用定点采购或招标采购，也可采用即时询价的方式，甚至还可综合运用这三种方式，尽量做到采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。对办公设备的使用管理可根据不同设备的使用特性分类进行管理，并明确地划分使用和保管的责任，以防出现互相推卸责任的情况。办公设备管理制度

办公设备管理制度通常涉及办公设备的采购、使用、报修、报废等内容。以下列出××公司的办公设备管理制度，以供读者阅读参考。

××公司办公设备管理制度

执行部门　　　　　　　　　　　　档案编号

审批人员　　　　　　　　　　　　批准日期

第一章　总则

第一条　本制度制定的目的是加强对公司内部办公设备的管理，有效控制行政经费的支出，以确保办公设备在工作中的正常使用。

第二条　本制度所指的“办公设备”包括：公司内部的电话、电脑、打印机、传真机等所有办公设备。

第三条　公司的办公设备属于公司的工作资源，只可用于公司内部以工作为目的的各项业务，禁止将公司的办公设备用于处理私人事务。

第二章　办公设备的采购

第四条　办公设备采购管理职责。（1）公司行政部负责统一的采购计划的制订和实施。（2）公司财务部负责审核采购费用。（3）公司总经理负责审批采购计划、采购合同以及采购费用。

第五条　办公设备采购审批程序。（1）根据本部门实际情况，设备需求部门填写《办公设备请购单》提交行政部。（2）行政部每季度对请购申请进行一次统计汇总，根据汇总结果和公司现有设备的使用情况制订采购计划，填写《办公设备采购审批表》，经行政部经理核准后提交财务部审核，最后报请总经理审批。（3）根据审批意见，行政部实施办公设备采购程序。

第六条　办公设备采购程序。（1）行政部必须选择超过三家的供应商进行询价。（2）采购经办人员应对报价资料进行认真的分析，并参考以往的采购记录及当时的市场行情与供应商进行议价。（3）经办人员填写《办公设备询议价情况报告表》，经行政部经理审核后，提交总经理审批。（4）根据审批意见，经办人员实施采购，必要时应与供应商签订《采购合同》。

第七条　办公设备的验收入库工作程序。（1）设备到货后，行政部应对设备进行仔细地检验，必要时设备需求部门应给予协助支持。（2）检验人员在《办公设备验收单》上确认签字后，设备方可登记入库。

第八条　设备采购费用付款程序。（1）采取预付款方式时，经办人员需凭《办公设备询议价情况报告表》或《采购合同》，填写《借款单》，经财务部经理审核，总经理审批通过后办理预付款手续。（2）采取货到付款方式时，在设备到货后，经办人员凭《办公设备询议价情况报告表》或《采购合同》、《办公设备验收单》及购货发票，办理财务报销手续。

第九条　设备采购管理规定。（1）行政部必须严格遵守公平、公开的原则，在保证质量的前提下综合考虑价格、交货期、售后服务等因素，选择信誉度高的供应商。（2）公司主要设备的采购应有3～5家资质完备、质量可靠、诚信度高的备选供应商。（3）所采购设备单价超过3万元时，必须采取公开招标的方式进行采购。（4）设备采购人员必须严格遵守公司规章制度，秉公办事，任何人不得在采购设备过程中收受回扣。如有违反，一经发现，公司将严肃处理。（续表）（5）行政部与供货商签订购买合同时，须对售后服务做出明确约定。设备验收不合格时，应按照合同的约定，进行退、换货或索赔。（6）供货商提供报价的设备规格与《办公设备采购审批表》中所列的设备规格不同或属于代用品的，应及时与设备需求部门沟通，由需求部门经理签字确认后，方可购买。（7）设备在投入使用前需要厂家现场指导的，由行政部负责相关事宜。（8）设备采购人员应树立服务意识，若因缺货等原因无法按时完成采购时，应及时通知设备需求部门，并积极与其协商处理。（9）各生产部门对办公设备有紧急需求时，可直接将部门经理审核的购买申请提交公司总经理审批。审批通过后，由行政部安排单独采购。

第三章　办公设备的使用及维修

第十条　办公设备的使用和保养。（1）公司全部的办公设备都要指派专人管理，严禁其他人员擅自使用。（2）使用设备前应认真阅读说明书，操作必须严格按照操作规范进行。（3）如因人为原因导致的设备丢失或损坏，应追究相关人员的责任。（4）行政部应指派专人根据产品的保养手册定期对办公设备进行检查养护，排除隐患，以免因设备故障影响公司的业务。（5）需要由厂家进行专业保养的，由行政部负责相关事宜。

第十一条　办公设备的维修。（1）当设备发生故障时，应报请行政部安排维修。因私自处理导致设备损毁的，由责任人承担相应的损失。（2）行政部应对设备的维修情况作详细的记录，包括设备编号、维修日期、故障现象及原因、维修费用、维修单位等，并建立维修档案。（3）行政部应根据各类故障产生的原因提出预防措施，并及时通知各部门在使用设备的过程中加以防范。

第十二条　办公设备使用监督。（1）各部门经理负责本部门所用办公设备的日常使用监督。（2）行政部负责不定期地对办公设备的使用情况进行检查。（3）行政部有权提请处罚违规使用办公设备的人员。

第十三条　办公设备的报废认定及处理。（1）办公设备因故障无法修复或无维修价值需要报废时，行政部应提交《办公用品报废清单》，由公司总经理签字审批。（2）行政部负责处理报废的办公设备，所得现金应立即交财务部入账。同时，财务部负责对已报废的办公设备进行销账。（续表）

第四章　办公设备的分类管理

第十四条　电脑的使用管理。（1）本制度中所称“电脑”包括：主机、显示器、键盘、鼠标等全部设备以及各类应用软件。（2）公司内部网络管理员负责计算机的管理，其有权对公司任何一台电脑实施操作、设置等管理。（3）公司电脑的使用实行“专人专管”原则，即由每台电脑的使用者负责电脑的日常操作及保养，使电脑及其附属设备始终处于整洁、良好的状态。（4）未经允许，公司网络管理员之外的任何人均不得擅自使用他人的电脑。（5）电脑的使用者应设置开机密码，且未经公司批准，不得将密码泄露给他人，以免信息外泄导致公司遭受损失。（6）电脑上必须安装杀毒软件并及时进行更新。不得使用未经杀毒软件检查的U盘、软件等，以防止病毒入侵。（7）电脑上不得存放会影响、破坏公司计算机网络正常运行的软件，如黑客程序、网络代理服务器软件等。一经发现，网络管理员有权立即删除。（8）严禁使用公司电脑玩游戏、看电影以及进行其他娱乐活动。（9）行政部指派专人对公司电脑的硬件进行维护，其他人不得随意拆卸电脑设备或更换配置。（10）电脑使用者应定期对电脑内的资料进行整理和备份，删除无用的文件，确保电脑有足够的运行空间。备份的资料可由部门统一保管。（11）电脑使用者离开时应退出系统并关闭电源。

第十五条　电话的使用管理。（1）电话由行政部统一进行分配和管理，未经允许，其他人不得擅自调换分机号码或私自拉线串号。（2）各部门经理负责对电话的日常使用情况进行监督与控制。（3）通话时要简洁扼要，避免长时间占线，浪费时间和资源。（4）因工作原因需要拨打长途电话时，应事先征得部门主管的允许。

第十六条　打印机、复印机的使用管理。（1）打印机、复印机由行政部指派专人负责使用，其他人不得擅自使用。（2）在不使用打印机、复印机时，应关闭电源，降低损耗。

第十七条　传真机的使用管理。（1）传真机由行政部指派专人负责使用，其他人不得擅自使用。（2）涉及公司机密的文件必须经公司领导签字批准后方可传送。（3）每天下班后，应将传真机设置为自动接收状态，以防遗漏重要文件。（续表）

第十八条　其他办公设备使用管理。（1）公司全部办公设备均应指派专人负责保管与使用，未经允许其他人不得擅自使用。（2）设备负责人应定期养护设备，以确保设备的正常运转和使用。（3）由于设备使用人员操作不当造成设备损坏的，应按照设备的购置价格赔偿。（4）员工进行岗位变动或离职时，应将指定的办公设备交与行政部审核。行政部经理确认后，员工方可办理异动或离职手续。

第五章　附则

第十九条　公司行政部有权提请处罚违反本制度的人员。

第二十条　本制度的最终解释权归公司行政部所有。

第二十一条　本制度自公布之日起实施。办公设备管理流程

在进行办公设备管理时，可参照如下流程：（1）各部门向行政部提出购买办公设备申请。（2）行政部对请购申请进行审核、汇总后，提交公司总经理审批。（3）经领导审批通过后，行政部负责询价并初步选定供货商。（4）行政部将初步选定的供货商情况提交公司总经理审批。（5）行政部根据总经理的审批意见实施购买。（6）行政部负责将新设备登记入库，并将相关资料存档保管。（7）各职能部门按需领用设备，行政部负责监督使用及日常养护。（8）设备发生故障时，职能部门报请行政部安排维修。（9）有修复价值并能够修复的设备投入正常使用。（10）对于无法修复或无修复价值的设备，行政部提交报废申请，由公司总经理审批。（11）批准报废的办公设备按照报废程序予以处理，相关资料归档保存。

以下列出××公司的办公设备管理流程，以供读者阅读参考。办公设备管理表格

行政部在对办公设备进行管理时要经常使用一些表格，下面列出企业经常使用的部分表格，以供企业在管理时选择运用。办公设备请购单办公设备采购审批表（续表）

经办人：　　　　　　　　　　　　填表日期：　　年　月　日办公设备询议价情况报告表办公设备验收单

注：验收结果分为“合格”与“不合格”，请根据验收情况如实填写。

验收日期：　　年　月　日办公设备入库登记表办公设备明细表（续表）

填表人：　　　　　　　　　　　　填表日期：　　年　月　日办公设备领用表

领用人：　　　　　　　　　　　　领用时间：　　年　月　日办公设备报修单办公设备报修记录表办公设备报废清单特别提示

随着科技水平的日益提高，现代科学的办公设备管理系统已逐渐替代了传统的管理方式。办公设备管理系统实现了对设备的购置、使用、维修等各环节的科学管理，能够全面反映设备的增加、减少以及相关变动情况，并通过对设备单品进行全生命周期的跟踪管理，为现代企业提供了一种可供选择的专业性更强、功能更全面、管理手段更先进的全新的管理方式。办公用品管理

这里所说的“办公用品”指传真纸、打印纸、签字笔、胶水等易耗品以及计算器、订书机、白板等耐用品，它们是企业工作人员必备的办公工具。由于办公用品种类繁多，且每日需求量比较大，通常需要投入大量的行政经费。而制定办公用品管理制度就是为了从购买、领用、发放、使用、监督等各环节着手，在保证供应的同时合理控制成本，杜绝浪费，减少消耗，从而减少行政经费的支出。因此，办公用品管理的核心就是“节约”。本节内容以制度例文的形式，主要介绍了办公用品的采购、领用、发放、保管和使用等方面的内容，同时以表格的形式介绍了办公用品的管理流程和常用的工具表单。办公用品管理制度

办公用品管理制度通常包括办公用品的采购、领用、发放、保管和使用等方面的内容。以下列出××公司的办公用品管理制度，以供读者阅读参考。

××公司办公用品管理制度

执行部门　　　　　　　　　　　　档案编号

审批人员　　　　　　　　　　　　批准日期

第一章　总则

第一条　本制度制定的目的是规范办公用品的采购、发放等日常管理工作，方便公司员工领用办公用品，合理控制办公用品的费用支出，以节约公司资源。

第二条　本制度适用于公司所有办公用品的采购、发放和使用管理。

第三条　行政部统一负责办公用品的采购、发放、保管、使用和监督等日常事务。

第二章　办公用品的采购管理

第四条　办公用品采购程序。（1）行政工作人员须及时掌握办公用品的库存情况，并根据平时的消耗水平制订采购计划，明确订购数量，填写《办公用品申购单》。（2）将经行政部经理审核的《办公用品申购单》，提交给公司总经理审批。（3）审批通过后，根据审批意见，行政部负责采用订购或直接购买的方式实施购买。（4）所订购办公用品到货后，行政部应严格根据送货单进行验收，核对型号规格、品种、数量和质量，以确保不存在任何问题。（5）验收人员在《办公用品验收单》上填写验收结果并签字确认。（6）针对直接购买的办公用品，经办人可凭《办公用品申购单》以及有效发票，到财务部办理报销手续；针对采用订货方式购买的办公用品，经办人须凭《办公用品申购单》以及《办公用品验收单》，到财务部办理领款手续。

第五条　办公用品采购规定。（1）经办人应本着“合理节约”的原则实施采购，避免重复购买造成库存积压；选择供货商时应货比三家，尽量选择质优价廉的办公用品。（2）各部门如因工作原因而对某种办公用品的需求量或规格发生更改时，需向行政部提出书面申请，以便行政部及时对订购计划进行调整。（3）行政部应填写《办公用品订购进度控制表》，表中应详细地记录订购日期、数量、单价、供应商信息以及到货数量和日期。（4）如遇特殊情况，办公用品需求部门可在采用电话或传真的方式通知行政部后，自行选择购买所需物品，但事后需及时补办相关手续。否则，所产生的费用公司将不予报销。（5）验收结果为不合格时，由行政部负责与供应商沟通协商，进行退换货等相关事宜的处理。（6）对于验收结果为不合格的用品，财务部有权拒绝支领相关费用。（7）经办人员应秉公办事，采购过程中严禁收受回扣及其他礼品。确实无法拒绝时，应上交公司。如有违反，一经发现，公司将根据情节轻重对违反者处以警告、罚款、降薪甚至辞退处理。（续表）

第三章　办公用品的领用和发放

第六条　办公用品领用和发放办法。（1）领取办公用品时，需以部门为单位，在规定的时间内向行政部提交《办公用品申领表》，写明所要领取的用品名称与数量，并由部门主管签字核准。（2）公司规定每月的1～3日为统一的提交申领表时间，遇节假日顺延，其他时间均不予受理。（3）行政部根据申领表的内容备齐所需物品，于每月5日前向各部门分发。同时进行办公用品发放的登记工作，写明分发物品的名称、数量、型号规格及分发日期，最后由申领人签字确认。（4）员工离职时，其已领取或保管的订书器、计算器等耐用品必须交还给行政部。如有丢失或损坏，行政部负责折价后向其索取赔偿。（5）经公司总经理批准的特殊办公用品可随时申领。

第七条　新员工入职时，可按照核定的岗位标准领取一套办公用品。具体内容如下表所示：办公用品岗位领用标准一览表

第四章　办公用品的保管和使用

第八条　办公用品的保管及使用管理。（1）行政部应建立库存办公用品台账，明确掌握办公用品的库存情况。（2）办公用品仓库须经常清扫整理，并定期进行盘点。盘点时如有账物不符的情况，应及时查明原因，做到账物相符。（3）行政部应根据办公用品的采购价格核算出物品单价，并根据各部门的领用情况计算出相应的费用，将其作为年度考核的依据，并定期进行整理、汇总及存档。（4）水性笔、圆珠笔等首次领用后三个月内，只能领用笔芯，不得重复领用。（续表）（5）离职人员交回的耐用办公用品由行政部安排重新发放，申领人不得以其新旧为由拒绝领用。（6）行政部对已无使用价值、决定报废的办公用品应做好登记，写明用品名称、价格、数量及报废处理等事项。（7）树立节约意识，提倡无纸化办公，尽量使用网络资源，降低易耗资源的消耗。

第五章　办公用品的使用监督

第九条　各部门经理负责监督本部门办公用品的日常使用情况。

第十条　行政部应定期对各部门办公用品的领用申请以及实际使用情况进行核对。

第十一条　行政部每月填写《办公用品使用情况汇总表》，一式两份。一份存档用于年终各部门的绩效考核，另一份提交各部门经理，使其了解本部门办公用品的消耗情况。

第十二条　实行“走动管理”，发现问题及时提醒解决，杜绝浪费。

第六章　附则

第十三条　本制度的最终解释权归行政部所有。

第十四条　本制度自公布之日起实施。办公用品管理流程

行政部在对办公用品进行管理时可以按照下面的流程进行：（1）行政部根据办公用品的库存量以及平时的消耗量确定购买数量，提交购买申请。（2）行政部经理审核购买申请后，提交总经理审批。（3）行政部根据审批意见实施购买。（4）供应商保质保量如期发货。（5）行政部负责验收货物，验收不合格时，与供应商联系协商安排退换货事宜。（6）验收合格后，将所购物品登记造册入库保管，以备领用。（7）各部门按需领用办公用品。

以下列出××公司的办公用品管理流程，以供读者阅读参考。办公用品管理表格

行政部在购买、验收、分发、盘点、报废办公用品时都离不开表格，下面列举关于办公用品管理方面的表格，以供读者阅读参考。办公用品申购单（续表）办公用品验收单

注：此单经验收人员签字后方可视为有效。办公用品申领表办公用品订购进度控制表办公用品领用记录表办公用品使用情况汇总表（续表）

编制：　　　　　　　　　　　　审核：办公用品库存盘点表

盘点人：　　　　　　　　　　　　监督人：办公用品报废清单（续表）特别提示

办公用品管理的核心是“节约”，这种“节约”具体体现在办公用品的采购和领用两个环节。采购办公用品前，应明确了解所采购用品的日常使用情况，并检查库存，根据行政经费情况合理地决定采购数量，避免积压浪费或供应中断；尽量选择质优价廉的产品，节约行政经费；在领用环节应认真执行办公用品领用制度，按需领用，做好发放登记工作，同时加强“走动管理”，杜绝使用过程中出现的浪费现象。企业档案管理

企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对社会和企业自身具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，是企业生产经营活动的历史记录，记载着企业发展过程中的优秀成果。档案管理，是企业行政管理工作中一项重要的内容，做好档案管理可为企业高层领导制定和调整经营策略提供准确的依据，是企业良性发展的必要条件。档案管理的科学化、规范化和制度化，是衡量企业管理水平的一个重要标准，对于提升企业在市场经济中的竞争力有重要意义。企业档案管理的内容主要包括：明确档案的归档范围及归档要求，统一档案资料的分类方法，规范档案的保管方法和调阅办法等。企业档案管理制度

制定完善的企业档案管理制度有助于规范企业档案资料的收集、整理和保管工作，提高档案管理的质量和效率。档案管理制度主要包括纸质档案立卷归档的方法，以及声像档案和电子档案的管理规定等方面的内容。

档案管理制度

以下列出××公司的档案管理制度，以供读者阅读参考。

××公司档案管理制度

执行部门　　　　　　　　　　　　档案编号

审批人员　　　　　　　　　　　　批准日期

第一章　总则

第一条　本制度制定的目的是加强本公司文书档案的管理工作，提高档案管理的质量和效率。

第二条　归档范围。（1）重要会议的通知、报告、决议、领导讲话、会议简报等材料。（2）本公司对外的正式发文以及与有关单位的来往文书。（3）反映本公司主要职能活动的报告和总结。（4）公司各种工作计划、报告、请示、批复、会议记录以及统计报表。（5）公司与有关单位签订的合同、协议书等材料。（6）关于干部任免、员工奖惩、员工薪酬、福利津贴等方面的人事材料。（7）公司大事记以及反映公司重要活动的剪报、照片、音像资料等材料。

第三条　公司行政部负责归档资料以及日常管理工作。

第二章　档案资料的收集

第四条　各业务部门须对办理完毕的文件材料进行挑选、立卷，定期移交至行政部归档保存。

第五条　行政部应加强与各业务部门间的联系，掌握各部门的业务情况，主动及时地对有保存价值的文件资料进行收集。

第六条　档案管理人员应按照下列要求点收移交的文件：（1）检查文件的文本以及附件是否完整，如有短缺，立即追查归入。（续表）（2）文件处理手续必须完备，如有遗漏，立即退回有关部门补齐。（3）文件如经过抽查，应有主管部门负责人的确认签字。（4）与案件无关的文件或不应附案归档的文件，应立即退回有关部门。（5）有价证券或其他贵重物品应退回有关部门，由经办部门送公司指定的保管部门签收后，再将文件进行归档处理。

第七条　归档要求。（1）文书结案后，原稿由行政部归档，相关部门根据实际需要留存影本。如因工作需要，经办部门需保留原稿时，必须经行政部经理批准，且妥善保管原稿，并将影印本归档。原稿使用完毕后，经办部门应及时送交行政部归档并换回影本。（2）经办部门须对移交的文件进行系统的整理，尽量保持文件间存在的联系，区分文件的保存价值，做到准确分类、合理立卷。（3）案卷标题简明，编号符合公司规范。（4）立卷文件应将正件和附件、请示与批复等统一立卷，避免分散。（5）卷内文件应按照形成时间或常规顺序有序排列。（6）文件装订符合规范，不得出现破损、皱折或参差不齐等现象。（7）档案管理人员点收完毕后，应填写归档文件移交清单，经双方确认签字后各自留存保管，以备查考。（8）文件的归档时间如下表所示：不同类型文件的归档时间

第三章　档案资料的整理和分类

第八条　档案资料的整理。（1）档案管理人员应严格按照归档要求装订，保持案卷外观整洁。（2）根据档案的来源、时间、内容、形式等将案卷分类，调整不规范的编号，填写案卷目录。

第九条　档案的分类。（1）分类档案应根据内容、部门、项目等因素进行三级分类。先按部门区分，然后根据档案的性质分类，最后在同类中依序分为若干小类。（续表）（2）档案分类应力求实用而不拘泥，若三级分类不够用，可增设第四级“细类”。（3）每个档夹的封面内首页应设“目次表”，档案归档时依序编号、登录，编号原则是每案一个“目次”。（4）同一小类或细类的档案应在一个档夹中装订。档案较多，一个档夹不够时，可用两个以上的档夹装订，并在小类或细类之后增设“卷次”编号，以便查找。

第十条　档案名称及编号。（1）档案的各级分类应有统一的名称。名称不能含糊笼统，应以充分显示档案内容性质为原则。（2）档号的表示方式为：A1A2-B1B2C1C2D1-E1E2。其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。（3）各级分类、卷次以及目次的编号，均以十进位阿拉伯数字表示，其位数根据档案多少及增长情形斟酌定制。（4）确定档案分类的各级名称后，应将所有分类的各级名称及其代表数字编号依照一定的顺序依次排列，即编制《档案分类编号表》，以便查阅。（5）档案分类的各级编号内应预留若干空档，以备将来组织规模扩大或业务增多时，随时增补。（6）档案分类的各级名称及其代表数字一经确定，不宜修改。若确需修改，应事先讨论审查，并拟定《新旧档案分类编号对照表》，避免混淆。

第十一条　档号的编定。（1）对于新档案，应从《档案分类编号表》中查明该档案所属类别、卷次、目次顺序，以此来编列档号。（2）档案如需归属前案，应查明前案的档号，将其以同号编列。（3）如有一案叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。（4）编列档号应自左而右，左方装订的档案，档号应填写于案件首页的右上角，右方装订者填写于左上角。

第四章　档案的保管

第十二条　归档文件须依目次号顺序以活页的方式装订于相关类别的档夹内，并根据实际需要注明目次号码，以便查阅。

第十三条　应在档夹背脊上标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查找。

第十四条　定期清理归档文件，保持档案整洁有序，必要时应采取防火、防盗、防潮、防虫等措施。

第十五条　将已达到保存期限的档案登记造册，呈送公司总经理审批后销毁。

第十六条　档案的保存期限如下表所示：（续表）档案的保存期限

第十七条　档案销毁时，必须由公司指派的专人与档案管理人员同时在场进行监督，防止资料外泄。

第五章　调卷管理

第十八条　员工需要调阅档案时，应填写《档案调卷申请表》，写明调阅原因以及所要调阅档案的名称，经部门主管核准后方可调阅。

第十九条　调阅涉及公司机密的档案资料时，必须经公司总经理批准。

第二十条　调阅后归还档案时，档案管理人员应认真核查、重新归档，并填写《档案调阅情况记录表》，写明所调阅文件的名称、调阅人、调出时间、归还时间等信息。

第二十一条　档案调阅时间一般不得超过2天。对调阅期限有特殊规定的档案应严格按照规定执行。对逾期未还者，档案管理人员负责催还。

第二十二条　调阅人员应爱护档案，确保档案整洁、安全，不得擅自涂改、翻印、抄录或损坏，更不得转借他人。

第六章　附则

第二十三条　本制度的最终解释权归公司行政部所有。

第二十四条　本制度自公布之日起实施。

声像档案管理办法

以下列出××公司的声像档案管理办法，以供读者阅读参考。

××公司声像档案管理办法

执行部门　　　　　　　　　　　　档案编号

审批人员　　　　　　　　　　　　批准日期

第一章　总则

第一条　本办法制定的目的是完善公司的档案管理制度，规范公

试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]

下载完整电子书