作者：张永璟,李锦云,王瑶,张夏梦
出版社：清华大学出版社
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行政公文写作通解(新世纪网络教育系列教材)试读：
前言
时光荏苒，本人在华南师范大学网络学院讲授“行政公文写作”课已有13个春秋。这13年是网上虚拟大学发展壮大的13年，也是本人公文写作能力教学相长的13年。初始之时，选修此课的学员每年有近1.5万人次，遍及全国各地；至今仍然保持着3000人左右的壮观规模。屈指算来，修读此课的学员总人数早就突破了10万，从中可见“行政公文写作”的课程权重与“人气”。“人气”居高不下，使得教材由1.0升级为2.0成为当务之急。何也？当代社会一日千里，公文写作的规则更是日新月异。如果不以万变应万变，用旧教材培训新学生，写出来的公文就是病文、废文甚至害文。有鉴于此，本人不揣冒昧编写本书，旨在将与公文写作有关的新规则、新要求、新范式“一网打尽”，借此为一线的秘书人员纾解其案牍之劳，确保其在写作公文时不出现硬伤。2012年7月1日，新的《党政机关公文处理工作条例》颁布实施，1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行；公文的版式[1]也完全按照新的《党政机关公文格式》国家标准执行。于是，公文写作“从头到脚都是新的”。如果不及时更新知识，那么一下笔就会[2]错。此外，2013年国务院关于公布《通用规范汉字表》的通知（国[3]发〔2013〕23号）；加上2011年施行的《标点符号用法》《出版物上数字用法》等国家标准，新陈代谢的速度令人咋舌。因此，反映公文“新陈代谢”的著述必须面世，否则“文章经国之大业”就沦为一句空话；大学应从象牙塔变身为社会的“服务站”“发动机”也会沦为一句空话。
遵从上述思路，本书重点阐述了方方面面的新规矩、新理念、新范式：既完整罗列其条款，也对其重点，进行解释甚至句读。基于用理论指导实践的考虑，本书还辟专章讲了公文写作理论，便于读者虚实结合、道术结合，取得事半功倍的学习效果。基于为秘书减轻负担，使之“有样学样”的考虑，本书精选了大量的新公文案例、事务文案例。东汉刘祯有两句诗“驰翰未暇食，日昃不知晏；沉迷簿领书，回回目纷乱”，把秘书人员埋头文稿，忘记用饭，不知早晚，头昏眼花的状况描写得相当生动形象。本书案例的选集，不厌其多、不厌其精，目的只有一个——“接地气”，旨在帮助秘书（或将来的秘书）从上气不接下气中解放出来。
本人置身于象牙塔多年，颇感校门与社会的对接之不易。对于一个在“校门”中的人来说，编写一本旨在指导“衙门”写作的著述，是勉为其难的，因为纸上谈兵、书卷气息都难以克服；但是，社会的需要、文秘工作者的呼声、十余年的教学相长积累与本人在广州市党政军群机关举行近百场公文讲座所收获的“经验”，使我及我的队伍敢于“先行先试”，抛出引玉之砖。
是为前言。张永璟2015年1月
[1]质检总局，标准委．党政机关公文格式（GB/T 9704—2012）[S]．北京：中国标准出版社，2012.
[2]http://www.gov.cn/zwgk/2013-08/19/content_2469793.htm, 2013-08-19.
[3]中国标准出版社．专业标准汇编[S]．北京：中国标准出版社，2012:29-52.第一章公文规则本章规则所论及的《条例》（《党政机关公文处理工作条例》）《格式》（《党政机关公文格式》），其刚性都是毫无疑问的，都须细致深入地解读并践行之。国家层面、省部级层面的《工作规则》是工作中的行动指南，本章摘引其如何办文内容，旨在帮助行政公文写作者“从心所欲，不逾矩”。第一节新《条例》
本节采用“夹注”的方式，在关键节点上对《条例》进行强调与说明。“老”秘书工作者要注意新旧规则之间的大同小异，防止公文在细微处出现硬伤。党政机关公文处理工作条例第一章 总则
第一条 为了适应中国共产党机关和国家行政机关（以下简称党政机关）工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。[1]
[党政合一，一举两得，委实为科学之举。]
第二条 本条例适用于各级党政机关公文处理工作。
第三条 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。
[领导、队伍、专人，一个也不能少。]
第七条 各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。第二章 公文种类
[公文扩容为15种，因为原来的党政公文分别只有14种、13种。]
第八条 公文种类主要有：（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
[“会议纪要”现改为“纪要”。文种使用时要注意：“令、决定、通报”用于奖励时要注意区分其针对性；“决定、意见、通知”用于布置工作时要注意其权重；“公告、通告”要注意其适用的范围。]第三章 公文格式
第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。（十八）页码。公文页数顺序号。
第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。
第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
[印章的使用变化最大，要注意掌握。]第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第十五条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（二）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
第十六条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。（二）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。（三）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。（五）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
第十七条 同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。
党委、政府的部门依据职权可以相互行文。
部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
[行文中一定不要出现越位、错位、缺位的问题，否则会被“问责”。]第五章 公文拟制
第十八条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十九条 公文起草应当做到：（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。（四）文种正确，格式规范。（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。（七）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
第二十条 公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。（三）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。
第二十一条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
第二十二条 公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。
[宪、法、规、章，甚至于“例”，在写作公文前都要细致了解。]第六章 公文办理
第二十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十四条 收文办理主要程序是：（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十五条 发文办理主要程序是：（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第二十六条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十七条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。
[程序理念是此次公文新规的重要理念，要认真深入地解读。]第七章 公文管理
第二十八条 各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十九条 党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第三十条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。
第三十一条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。
经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第三十二条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十三条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十四条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十五条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十六条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十七条 新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。
[公文的安全、秘书之“秘”，此次新规则强调得相当充分。]第八章 附则
第三十八条 党政机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。
第三十九条 法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。
第四十条 其他机关和单位的公文处理工作，可以参照本条例执行。
第四十一条 本条例由中共中央办公厅、国务院办公厅负责解释。
第四十二条 本条例自2012年7月1日起施行。1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。
[第三十八条、第四十一条相当值得期待。同时希望读者自行跟进此一信息。]第二节新《格式》
格式，要视为内容的一部分。格式直接关系到公文的形象，形象直接关系到公信力与执行力。此次新《格式》与旧《格式》相比较，新《格式》更科学、更合理、更严谨，也更具可操作性。[2]党政机关公文格式
1．范围
本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。
本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。
使用少数民族文字印制的公文，其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本标准执行，其余可以参照本标准并按照有关规定执行。
2．规范性引用文件
下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。
GB/T 148 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸
GB 3100 国际单位制及其应用
GB 3101 有关量、单位和符号的一般原则
GB 3102（所有部分） 量和单位
GB/T 15834 标点符号用法
GB/T 15835 出版物上数字用法
3．术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1 字word
标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中，一字指一个汉字宽度的距离。
3.2 行line
标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中，一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。
4．公文用纸主要技术指标2
公文用纸一般使用纸张定量为60~80 g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%~90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH为7.5~9.5。
5．公文用纸幅面尺寸及版面要求
5.1 幅面尺寸
公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。
5.2 版面
5.2.1 页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。
5.2.2 字体和字号
如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。
5.2.3 行数和字数
一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
5.2.4 文字的颜色
如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
6．印制装订要求
6.1 制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
6.2 印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
6.3 装订要求
公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。
骑马订或平订的公文应当：
a）订位为两钉外订眼距版面上、下边缘各70mm处，允许误差±4mm；
b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；
c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3~5mm。
包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。
7．公文格式各要素编排规则
7.1 公文格式各要素的划分
本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。
7.2 版头
7.2.1 份号
如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
[这是一个新节点，要注意掌握。]
7.2.2 密级和保密期限
如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
7.2.3 紧急程度
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
7.2.4 发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
[上边缘至版心上边缘为35mm，这是一个新变化。]
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
7.2.5 发文字号
编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
[这是一个易错节点，不可小觑。]
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
7.2.6 签发人
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空两行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
7.2.7 版头中的分隔线
发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
7.3 主体
7.3.1 标题
一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空两行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
7.3.2 主送机关
编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见7.4.2。
7.3.3 正文
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空两字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
[这是一个新节点，要注意掌握。这样规定公文更为醒目，也更美观大方。]
7.3.4 附件说明
如有附件，在正文下空一行左空两字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
7.3.5 发文机关署名、成文日期和印章
7.3.5.1 加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
7.3.5.2 不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空两字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移两字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空两字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
7.3.5.3 加盖签发人签名章的公文
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空两行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空两字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。
签名章一般用红色。
[这是一个新节点，要注意一一了解并熟练掌握。]
7.3.5.4 成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
7.3.5.5特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
7.3.6 附注
如有附注，居左空两字加圆括号编排在成文日期下一行。
7.3.7 附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
[这个新节点，很明晰，可操作性大大增强。]
7.4 版记
7.4.1 版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
7.4.2 抄送机关
如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
7.4.3 印发机关和印发日期
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
[这是一个易错节点。]
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
7.5 页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
8．公文中的横排表格
A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
9．公文中计量单位、标点符号和数字的用法
公文中计量单位的用法应当符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T 15834，数字用法应当符合GB/T 15835。
[这一部分的具体内容参见附注。]
10．公文的特定格式
10.1 信函格式
发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。
发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。
如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。
第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
首页不显示页码。
版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
[这是最为重要的内容之一，必须正确全面地掌握。]
10.2 命令（令）格式
发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20 mm，推荐使用红色小标宋体字。
发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。
签发人职务、签名章和成文日期的编排见7.3.5.3。
10.3 纪要格式
纪要标志由“×××××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。
标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空两字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。
标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。
纪要格式可以根据实际制定。
[这也是一个高频常识，要认真熟悉。]
11．式样
A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；联合行文公文首页版式1见图3；联合行文公文首页版式2见图4；公文末页版式1见图5；公文末页版式2见图6；联合行文公文末页版式1见图7；联合行文公文末页版式2见图8；附件说明页版式见图9；带附件公文末页版式见图10；信函格式首页版式见图11；命令（令）格式首页版式见图12。图1 公文首页版式图2 A4型公文用纸页边及版心尺寸图3 联合行文公文首页版式1注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。图4 联合行文公文首页版式2注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。图5 公文末页版式1注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。图6 公文末页版式2注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。图7 联合行文公文末页版式1注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。图8 联合行文公文末页版式2注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。图9 附件说明页版式注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。图10 带附件公文末页版式注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。图11 信函格式首页版式注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。图12 命令（令）格式首页版式注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。第三节[3]国务院办文规则《国务院工作规则》的制定是“依法行政”的具体表现，也是建设法治政府落实依法治国基本方略的重要抓手。坚持用法治方式和法治思维履行政府职能、推动改革发展，在民主法制建设方面取得新的进展，新的《国务院工作规则》就是一个缩影。
本节只选择其中的办文专章。欲系统了解办会、办事的信息，请看其电子版。第九章 公文审批
四十二、各地区、各部门报送国务院的公文，应当符合《党政机关公文处理工作条例》的规定。除国务院领导同志交办事项和必须直接报送的绝密级事项外，一般不得直接向国务院领导同志个人报送公文。各部门报送国务院的请示性公文，凡涉及其他部门职权的，必须主动与相关部门充分协商，由主办部门主要负责人与相关部门负责人会签或联合报国务院审批。部门之间有分歧的，主办部门主要负责人要主动协商；协商后仍不能取得一致意见的，主办部门应列明各方理据，提出办理建议，与相关部门负责人会签后报国务院决定。
[新《条例》的权重由此可见一斑。“协同理念”成为当下政府办文、办事的重要理念，有必要深入地学习与研讨。]
四十三、各地区、各部门报送国务院审批的公文，由国务院办公厅按照国务院领导同志分工呈批，并根据需要由国务院领导同志转请国务院其他领导同志核批，重大事项报总理审批。
四十四、国务院制定的行政法规、发布的命令、向全国人大或全国人大常委会提出的议案，由总理签署。
四十五、以国务院名义发文，经国务院分管领导同志审核后，由总理签发。
以国务院办公厅名义发文，由国务院秘书长签发；如有必要，报国务院分管领导同志签发或报总理签发。
属部门职权范围内事务、应由部门自行发文或联合发文的，不再由国务院批转或国务院办公厅转发。
凡法律、行政法规已作出明确规定的，一律不再制发文件。没有实质内容、可发可不发的文件简报，一律不发。
[这是对铲除文山会海、对“简报”要“简”的最为给力的规定。]第四节省部级办文规则一、以广东省政府为例
广东是改革开放的热土，是先行先试的试验场，其办文理念不乏可圈可点之处。此处虽只列举其办文规则，但理念可见一斑。[4]第九章 公文审批
四十四、各地区、各部门报送省政府的公文，应当符合《党政机关公文处理工作条例》的规定，其中报送省政府的地方性法规草案送审稿、规章送审稿，还应当符合《广东省地方立法条例》和《规章制定程序条例》的规定。除省政府领导同志交办事项和必须直接报送的绝密级事项外，一般不得直接向省政府领导同志个人报送公文。各部门报送省政府的请示性公文，凡涉及其他部门职权的，必须主动与相关部门充分协商，由主办部门主要负责人与相关部门负责人会签或联合报省政府审批。部门之间有分歧的，主办部门主要负责人要主动协商；协商后仍不能取得一致意见的，主办部门应列明各方理据，提出办理建议，与相关部门负责人会签后报省政府决定。
[了解上位法，此意识一定要强化，这是杜绝公文硬伤的基本程序。]
四十五、各地区、各部门报送省政府审批的公文，除有关拟订和制定法规、规章的公文，由省政府法制机构负责办理呈批外，其他均由省政府办公厅按照省政府领导同志分工呈批，并根据需要由省政府领导同志转请其他省领导核批，重大事项报省长审批。如属有关部门职责范围内的事务，由省政府办公厅直接转交有关部门办理，办理部门应及时向省政府办公厅反馈办理结果。
[结果导向，可圈可点。]
四十六、省政府制定的规章、发布的命令、向省人大及其常委会提出的议案，由省长签署。
四十七、以省政府名义发文，经省政府分管领导同志审核后，由省长签发。其中以省政府名义发出的函件，属于分管副省长职权范围的，可授权分管副省长签发；常规事项的行文，也可授权秘书长签发。
以省政府办公厅名义发文，由省政府秘书长签发，也可授权副秘书长或办公厅主任、副主任签发。如有必要，报分管副省长或省长审定。
四十八、精简文件简报，以省政府、省政府办公厅名义下发的正式文件每年不超过100个。凡法律、法规已作出明确规定的，一律不再制发文件。没有实质内容、可发可不发的文件简报，一律不发，一般性工作会议不发纪要。属部门职权范围内的事务、应由部门自行发文或联合发文的，不再由省政府批转或省政府办公厅转发。
[精细化管理，这是管理的潮流，以此管理文事，可事半功倍。]
充分利用电子政务系统，提高公文处理效率。
[与时俱进，给力之举。]二、以财政部为例
财里面有政，政与财密不可分。财政部的工作规则之所以堪为典范，一是因为这个部门的权重颇重，二是财政部工作规则文本质量颇优，比如在办文分工方面备而不繁同时又有很强的可操作性。[5]财政部办文规则（节选）第八章 公文审批
三十九、财政部机关公文应当符合《党政机关公文处理工作条例》的规定，按照财政部机关公文处理有关规定办理。
[新《条例》不可不重视。]
四十、财政部收到的重要公文，由办公厅主任或副主任负责呈报有关部领导阅批后转有关司局办理。
四十一、以财政部名义报送国务院的公文，除国务院领导同志交办事项和必须直接报送的绝密级事项外，一般不直接向国务院领导同志个人报送公文。报送国务院的请示性公文，凡涉及其他部门职权的，必须主动与相关部门充分协商，由财政部主要负责人与相关部门负责人会签或联合报国务院审批。部门之间有分歧的，主办司局及分管部领导应主动协商；协商后仍不能取得一致意见的，应列明各方理据，提出办理建议。
[工作规则中彰显了“协同理念”。]
四十二、在公文办理中司局之间应加强协调，主办司局要主动会签相关司局。如意见有分歧，主办司局的负责同志要主动与协办司局协商，协办司局要积极配合。协商后仍不能取得一致意见的，主办司局应列出各方理据，提出建设性意见报主管部领导，由主管部领导进行协调或裁定，协办司局应及时将协调或裁定情况报分管部领导。
[其对“协同理念”的重视，由此可见一斑。]
四十三、财政部各司局按部领导分工报批公文。以财政部名义制发的各类公文须由部领导签发。
四十四、由部长或其他部领导签发公文的权限分别如下。
[分工精细，体现了“精细化管理”的理念。]（一）由部长签发的财政部文件和我部主办的联合发文：向党中央、国务院报送的报告、请示、意见；财政部令，财政部公告；行政诉讼答辩状、行政诉讼上诉状；财税法律、行政法规草案送审稿和财政规章及重要的规范性文件；涉及国家预算的重大问题的处理；重要的涉外事项和政策性宣传稿件；财政部内设机构变动和司级以上干部的任免、处分等。此类公文先由分管部领导核签意见或建议，报部长或主持工作的副部长签发。（二）由副部长、部长助理签发的财政部文件和我部会办的联合发文：外部门主办会签我部的上行文，回复全国人大专门委员会及其常委会办事机构、国务院办公厅征求意见的公文，年度中央部门预算和调整预算的批复，中央对地方税收返还和转移支付预算的分配和下达，中央与地方年终结算事项，对全国人大代表议案及由财政部主办的全国人大代表建议和全国政协委员提案的答复，一般规范性文件，行政复议、应诉有关法律文书，年度会议计划批准召开的专业会议，一般涉外事项和政策性的宣传稿件，财政部编报的《财政简报》及增刊、《财政上报信息（综合）》《财政动态》和《财政监督要情》等。其中，年度中央部门预算和调整预算的批复，中央对地方税收返还和转移支付预算的分配和下达，分管部领导签发后，报副部长（党组副书记）阅发。外部门主办我部会办的联合上行文，一般也由分管部领导签发（属部长助理分管的，签批意见后报任党组副书记的副部长签发），并报部长或主持工作的副部长阅发。如内容重要或有不同意见需要部领导决策的，由分管部领导提出建议意见后报部长或主持工作的副部长签发。
四十五、除国务院关税税则委员会办公室、国际司、国家农业综合开发办公室、人事教育司、国务院农村综合改革工作小组办公室外，各司局对外正式行文均须以财政部办公厅名义制发，由制发司局主要负责人签发；重要的报其分管部领导核签。
四十六、财政部各司局要指定专人，严格按照有关规定和要求，认真做好财政部公文的审核工作，进一步精简公文，提高公文质量。部文件、部函、部党组文件、各司局以办公厅名义行文正式印制前，办公厅要进行复核，其中上行文须经办公厅分管文秘工作的负责人审核。同时，要加快网络办公进程，提高公文处理的效率。
[第四十六条再次强调了办文的程序与通过无纸办公以提高效率的问题。]第五节机关工作的其他规则“十八大”以后的“吏治”规则层出不穷，为“把权力关进笼子里”逐渐筑牢了栅栏，并初见成效：贪官不好贪了，庸官不好混了，坏官不好受了。让权力在阳光下运行，让阳光把权力的霉点晒化、晒净，开启善政、善治的新时代，成为当代最大的“民声”与“民生”。党风、政风、民风的互动共进，将成为中国凝聚正能量、复兴中国梦的辉煌篇章。（1）2012年12月4日，八项规定出台。（2）2013年1月，中央出台“六项禁令”。（3）2013年3月，新一届中央政府承诺“三不”。（4）2013年3月，中央组织部印发《关于在干部教育培训中进一步加强学员管理的规定》（〔2013〕8号）。（5）2013年5月27日，中纪委（全称为中国共产党中央纪律检查委员会）颁发《关于在全国纪检监察系统开展会员卡专项清退活动的通知》（中纪发〔2013〕3号）。（6）2013年6月起，党的群众路线教育实践活动集中解决“四风”问题。（7）2013年7月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发通知，要求各级党政机关5年内一律不得以任何形式和理由新建楼堂馆所。此前，即2007年，中共中央办公厅、国务院办公厅曾颁布《关于进一[6]步严格控制党政机关办公楼等楼堂馆所建设问题的通知》（中办发〔2007〕11号）；原国家计委《关于印发党政机关办公用房建设标准的通知》（计投资〔1999〕2250号）将继续发挥其权威效力，成为整治“第四公”（办公用房）的“尚方宝剑”；《中共中央办公厅、国务院办公厅关于调整党政机关汽车配备使用标准的通知》也于同年发布（1999年3月3日）。（8）2013年8月，五部门发文向豪华晚会说“不”。（9）2013年9月，中纪委和中央党的群众路线教育实践活动领导小组联合下发通知，要求坚决刹住中秋、国庆期间公款送礼等不正之风。（10）2013年9月23日，财政部等部门发布会议费管理新规，狠刹会议费支出。关于印发《中央和国家机关会议费管理办法》的通知（财行〔2013〕286号）。（11）2013年9月，中纪委严禁节日期间公款送礼、公款吃喝。（12）2013年10月31日，中纪委发出通知，严禁公款购买印制寄送贺年卡等物品。（13）2013年10月底，中央政治局会议审议并同意印发《党政机关厉行节约反对浪费条例》，表明加强作风建设已经上升到党内法规的高度。（14）2013年11月4日，《中央党的群众路线教育实践活动领导小组关于开展“四风”突出问题专项整治和加强制度建设的通知》颁发。（15）2013年11月25日，国务院办公厅关于对贯彻落实“约法三章”进一步加强督促检查的意见发布。（16）2013年12月8日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《党政机关国内公务接待管理规定》。（17）2013年12月27日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于务实节俭做好元旦春节期间有关工作的通知》。（18）财政部发布关于印发《中央和国家机关差旅费管理办法》的通知（财行〔2013〕531号）。（19）2014年1月15日，中共中央印发《党政领导干部选拔任用[7]工作条例》。（20）中共中央办公厅、国务院办公厅近日印发了《关于领导干部带头在公共场所禁烟有关事项的通知》。（21）中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于党员干部带头推动殡葬改革的意见》。（22）中共中央办公厅印发了《关于开展第二批党的群众路线教育实践活动的指导意见》。（23）2013年国务院共计取消和下放行政审批事项400多项，此一工作仍在进行中。
苟日新，日日新，又日新。太阳每天都是新的，办文办会办事的规则每天也都有新的。因此，要用一种“进行时”而不是“完成时”的工作姿态面对新规则、新要求。总之，坚持党要管党、从严治党，强化党对党风廉政建设和反腐败工作统一领导，强化反腐败、体制机制创新和制度保障，加强思想政治教育，严明党的纪律，坚持不懈纠正“四风”，保持惩治腐败高压态势，努力取得人民群众比较满意的进展和成效，“以文辅政”的秘书责无旁贷。
此外，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》而制定的《中华[8]人民共和国保守国家秘密法实施条例》已于2014年3月1日起施行。1990年4月25日国务院批准、1990年5月25日国家保密局发布的《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》同时废止。
[1]编者注，下同。
[2]质检总局，标准委.党政机关公文格式（GB/T 9704—2012）[S]．北京：中国标准出版社，2012.
[3]中央人民政府网，http://www.gov.cn.
[4]广东省人民政府网，http://www.gd.gov.cn.
[5]中国财政部网站，http://www.mof.gov.cn.
[6]http://www.gov.cn/gongbao/content/2007/content_632070.htm, 2014-01-24.
[7]http://www.ccdi.gov.cn/flfg/cyfg/201401/t20140116_17113.html, 2014-01-22.
[8]中央人民政府网，http://www.gov.cn.第二章公文原理公文作为“文”，自然就有文的结构与要素。了解这些结构原理、要素规则，对于写好公文大有裨益。第一节如何拟制标题
题好文一半，公文更是如此。公文标题要注意的问题有以下4方面。（1）宜短不宜长。短小精悍，本身就有一种美感；如果太过冗长反而让人心生烦怨，甚至会误读、误解。因此，要用一些概括力强的术语来拟写标题。比如，《国务院关于进一步优化企业兼并重组市场环境的意见》《国务院关于赣闽粤原中央苏区振兴发展规划的批复》《国务院关于加快发展对外文化贸易的意见》，不仅形式上短，信息也较为明了单一。（2）宜虚不宜实。标题就是最为精练的内容提要，其信息当然只能以“虚”为主；读者想了解其具体信息，就要细读正文。例如《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》《国务院办公厅关于印发2014年政府信息公开工作要点的通知》《关于创新群众工作方法解决信访突出问题的意见》中的“若干重大问题”“工作要点”
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]