作者：钟朝嵩
出版社：复旦大学出版社
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公司标准化实践法试读：
叶序
根据美国管理杂志的报道，卓越企业的成功关键，老板因素占20%，管理制度占30%，执行力占50%，可见执行力是成就卓越企业的重要关键。然而执行力的成败则系乎标准化和干部的综合素质与全员共识。因此标准化是执行力的基础，执行力是成就卓越企业的关键，因此视之唯有落实标准化制度才有可能成就卓越企业。
中国内地企业正处于转型期，因此首先要把标准化工作做好，只有发挥整体团队的经营力量才能跟上国际一流的竞争实力。我的恩师钟朝嵩教授，在中国台湾辅导数千家企业进行标准化建立体质强化，工作效果卓著，经验丰富。如今将他的学识、经验整合而成，编著成书，可作为企业界实施标准化工作的典范，颇为珍贵。
台湾健峰企管集团自1990年就进入中国内地辅导企业，培育人才，至今在中国内地已辅导3000余家企业进行企业体质强化工作，在辅导过程中屡屡遇见企业的标准化制度未完整建立、未落实执行，因此影响到辅导效果，只得从标准化工作开始着手进行。如今，本书获得钟教授之授权将其大作在中国内地出版，应该对企业在推行标准化工作上是一大福音，祈盼企业界惠予利用，以期在标准化的推行上能有事半功倍之效果。台湾健峰企管集团 董事长叶斯水财团法人先锋品管基金会 谨识
钟朝嵩
荣获
1.获第2届中国台湾品质奖（1991年）。
2.获第10届品质管制个人奖（1973年）。
3.应聘为韩国规格协会主持全国品管巡回讲座（1976年4月）。
4.应聘为新加坡生产力局主持品管圈全国诊断及讲座（1982年3月）。
5.获日本科学技术连盟（JUSE）感谢奖状，感谢促进日本和中国台湾品管交流（1982年10月）。
6.获联勤总部总司令颁奖，感谢协助全面推行品管活动（1982年10月）。
7.获泰国品管圈总部颁奖，感谢协助泰国ICQCC-BANGKOK活动。
8.获菲律宾品管协会颁奖，感谢支持及协助ICQCC-MANILA活动。
9.主办1977年、1980年、1983年、1988年、2001年国际品管圈大会（ICQCC）（在中国台湾举行）。
10.召集并主持中国台湾、日本、韩国、泰国、新加坡、菲律宾、印度、中国香港、马来西亚等国家和地区代表组织“ICQCC ACOORDINATING COMMITTEE”。
经历
毕业于日本国立东京大学工学研究所，专攻品质管理、留日期间曾受聘于国际权威机构日本科学技术连盟，担任讲师并随石川馨博士辅导多家日本著名企业，对日本式的经营管理有深入的研究和较深的造诣。
1970年邀集学者专家，成立先锋企业管理发展中心，对工商企业作经营管理专业辅导，促进国内及国际学术交流，且极力倡导推动以品质为中心的经营管理（TQM）。
先后任教于中原大学、台北工专、成功大学工管研究所、中央大学研究所。
著有《基础品质管理》、《品质管理（全）》、《工厂实验计划法》、《相关与回归》、《如何推行品管圈活动》、《品管圈实际演练法（Q-PAT）》、《全面品质管理》、《品管圈活动手册》、《如何推行公司内标准化》、《品经体管理（QMU）》等书。
曾受聘顾问辅导著名企业，包括：台元纺织、台塑、台湾车电化、正新橡胶、台湾茂矽、华硕电脑、彰氏银行、春源钢铁、统一企业、华夏集团、福懋实业、联华电子等上百家公司。
第1章 标准化的概念
■标准化的意义
■标准化的重要性
■标准化的效果
■标准化的对象
1-1 标准化的意义
一个家庭主妇，若能于适当时刻，煮出一碗恰到好处、不太生也不太烂的面，以飨宾客，将使客人更加高兴。然而，恰到好处的面，非经验丰富者煮不来，也不见得每次都煮得恰好。一碗符合要求的面，具下列条件：（1）煮好的面，不太生、不太烂，恰当可口。（2）要于适当的时间煮好，以配合用餐的时间。（3）要在经济原则下煮好，不宜浪费材料与燃料费用。
当然，我们可于许多次经验中，煮成最恰当的面。但是，如果每次煮都要尝试多次，不但无法配合用餐时间，也浪费材料、燃料。故必须“一次就煮好”，要一次煮成恰好的面，可依下述方法进行：（1）事先决定所煮面熟烂的程度。（确定基准）（2）研究煮好恰当的面的各种方法，选择其中最经济、最方便、最好吃的煮法。（决定方法）（3）把最好的方法的要领记录下来，以防忘记。煮之前放多少水、煮多久、何时放进面条等之步骤及有关条件，尽可能地以数量表示出来。（制定各项标准）（4）根据记下来的要领，切实地去做，每次都能煮成恰好的面。（按标准实施，可得标准化之成果）
如上所述，把煮面的方法具体记录下来（制定标准）。以后只要照着去做，就是生手也能煮出最恰到好处的面。此种把方法数量化地表示出来，再遵循去做，达到最佳成效，就是标准化。生手能煮出最恰到好处的面，就是标准化的功效。
依据各企业实况，合理地制定材料、零件、设备、制品等的说明书、作业方法、业务手续等标准、规格或规定等方式，依照标准化体系文书化起来的就是标准书。并且有组织地、灵活地有效运用这些标准，以达到经营管理目的的一切活动，称为标准化。
标准化从市场调查、设计、材料、零件、制品、销售、抱怨处理、重新设计改进等一贯的作业，及作业设备、术语、配置、动作等有关经营的任何部分皆须顾虑到。方可促进公司业务有效地进行。
当企业实施标准化，命令的下达、意见的上呈、成绩的考核等，都能依标准途径迅速正确地进行。
标准化像铁轨，企业列车只要在轨道上，按既定标准循序渐进，必能达到预期目标。就像火车只要在轨道上正常行驶，必能在预定时间到达预定车站。其轨道是安全的、一定的。标准化就是企业的铁轨。
1-2 标准化的重要性
1-2-1 标准化是一切管理的根本
管理就是对于不必要的细节不加以干涉而能委让出其权限，使工作能依照管理者的意思顺利进行并得到满意结果。
要使这种管理活动能顺利进行，切实达到目标，最重要的就是全公司各部门首先要把对管辖的日常工作、业务或判定作业，都能加以标准化，使作业人员有所遵循，知道所做的工作是否正确。如此各部门的工作品质、工作效率才能提高。
所以，必须实施全公司标准化，公司的经营管理才能顺利有效，才能依照经营管理者的意愿顺利进行。
1-2-2 使企业目的与营运相互调和
企业必有其企业目的，而想要顺利达成目的，又必须依赖公司标准化。
所以企业要能顺利营运，必须先把企业目的明确，并明确营运上的工作分担。这样就能随着其重要度，制定一系列相互调和的公司内标准，作为以后营运上的准则。根据此准则营运，就能顺利达成企业目的。
一般企业经营的理想是使构成的材料规格能合乎制品的要求，以经济的原则使作业合理化，以达成改善品质的目的。
这种企业经营的理想就必须依靠作业标准的不断发展及修订才能具体达成。并且市场变动的客观性或顾客要求产品品质，对生产者及消费者之间应如何调和，在企业经营的政策上，是极为重要的。但这种政策的有效达成也同样不能不依靠公司标准化。
1-2-3 有效地达成权责委让
权限与责任范围的明确化，可说是企业管理的真谛。如果管理者的工作分担相互之间有很大的重复，分界不明确时就会发生责任不清、互相推诿的现象，使企业的管理瘫痪。
例如每当处理一件小事都必须层层请示，无人敢做决定，结果导致高阶层人员必须花费很多不必要的精力在许多琐碎的小事上，而对重大的问题无暇多顾，使企业的发展受到很大的阻碍。这不但是个人精力的无谓损耗，也是整个企业的损失。
如果公司能实施标准化，则企业内的每一个人其权限及责任即已划分清楚，只要在其权责范围内遵照规定做事，则大部分日常业务便能自行处理及做决定。这样的话，企业内全体人员便可恪尽职守协力发展企业，朝着企业目标努力，使企业顺利发展。
1-2-4 品质管理的第一步
实施品质管理时我们一般都应用PDCA管理循环，即（1）制定基准及决定达成基准的方法（制定标准书）（Plan）→（2）教育训练及实施（Do）→（3）调查（Check）→（4）采取改善措施（Action）的管理原则，以达到品质管理的目的。
要使PDCA管理循环圆满运用，顺利达成目的，所采取的最基本手段就是标准化。假如标准化没做好，则作业方法程序都很难做到最经济、最有效。
教育、训练、考核等也无所依据，实施时如发生毛病更无法迅速找出原因加以改善，PDCA管理循环必停滞不前。
例如工厂使用管制图管制品质时，若工厂未实施标准化，当有点超出管制界限时，将无法找出毛病，更谈不上采取改善措施。因此有人会认为管制图无效，其实是因未实施标准化。
所以当制程发生异常现象时，如何追查原因即无途径可循。若厂内订有作业标准，则可依标准逐项检查，很快就能找出毛病所在，且有标准化作为改善的依据，管制图自然就能发挥效用。
1-2-5 可避免ISO9001国际标准形式化
ISO9001国际标准已成为今日国际贸易的一个重要条件，目前中国台湾各企业都在积极推行。ISO9001国际标准是以购买者立场为出发点的品质保证制度。是以制品的检查及对供应者的稽核为中心的品质保证活动，是以要求事项和文件或记录做为稽核的重点，所以很容易流于形式化。
很多文件或记录都是专为稽核者而做的，形式化文件或记录实际上是没有什么效果的。
如果实施ISO9001国际标准的同时也能推行全公司标准化制度的话，ISO9001国际标准就可以纳入全公司标准化体系里。
随着标准化体系的运作，修改或废除没有效果的ISO9001的文件及记录，不断地制定出有效果的标准书，才能发挥真正品质保证的效果。
1-2-6 技术的储蓄
工业落后国家所谓的技术，大多是属于个人将长期经验累积而得，所以可说是属于私人的专门技术。把技术当作私有，并且不肯传授给人家，但这种技术是否最适合，常使人怀疑，而且这种技术属于个人，外人不得而知。所以技能很难得到改善，只好长期停留在一定的低水准上。
企业所拥有的技术，如都属于这种个人技术时，这种企业必极为脆弱。
每一个新人在学习阶段都必须从头摸索，而要培植一位优秀人员得费很长的时间，等培植熟练后，这种技术又成为其个人的技术，并非公司的技术，所以这种公司技术的进步只能呈现“锯齿状的进步”。
如果公司实施标准化后，每一项作业都制定有标准，每一个原材料制品都定有规格，使属于个人的技术变为属于公司的技术。
每一个新人都能从学习最好的技术开始，并不需从头摸索，等熟悉后又可不断改善，改善后又重新制定标准，使公司的技术如此这般的不断改进。像这种公司技术的进步就呈现出“阶梯状的进步”，使技术得以储蓄、使公司得以高度发展。
1-3 标准化的效果
1-3-1 经营上的效果
由于经营方针的明确表示，员工充分了解企业经营目的及个人责任与权限，易于贯彻企业目的，且由“指定业务”变成“例行业务”，节省不必要的时间，业务成绩因有共同标准可做比较，考核得以合理化。
1-3-2 采购时能获得的效果
由于材料、零件等规格式样标准化、单纯化，可使供应厂商容易而正确地了解我们欲购买产品的内容，并可广泛地选择优良的供应者。标准化、单纯化后，材料、零件的种类减少，购入批量增加，可要求较优惠的价格及折扣，购买手续标准化、单纯化，购买人员的办事效率也可提高。
1-3-3 技术上的效果
研究、设计、制图等工作，随着材料、零件的标准化而趋于简单。作业方法、检验方式，若制定标准可作为员工训练的基础。而且将各种技术予以标准化，并写成书面报告方式留存，可保存于公司内成为公司的技术。
1-3-4 制造方面所获得的效果
制品的多品种少量生产，使得工具、设备、制造方法的标准化变为更加重要。作业必须标准化才能增加员工的熟练度，制造程序与方法标准化，制程才得以适当合理，使试验、检验的浪费减少，提高品质、效果。
更因作业人员的训练易于实施，制品品质得以改善，使生产日程计划的立案较为简单。
1-3-5 销售方面的效果
标准化实施后，制品种类虽然多样化，但零件可统一化、共通化，使装配、修理、售后服务更周到，以增加公司竞争力，减少库存量，提高资金回转率。
销售手续方法的标准化，销售人员的工作效率提高，且新进销售人员的训练也易于实施。
1-3-6 业务管理的效果
实施标准化后账单种类及数量减少，记账、转账次数减少，工作机械化、例行化，效率自然提高，账单处理及保管问题亦因而减少。事务处理程序及方法的标准化，使桌上工作效率的评估、管理改善的确立，成为可能。
从上面我们可以了解公司标准化的重要性及实施后的效果，欲使公司不断进步，推行公司标准化，可说是非常重要。
1-4 标准化的对象
虽然公司内的任何事物都可当作标准化的对象，但必须衡量为了做标准化而投入的金额所得到的效益是否比没有做标准化时来得大。如果没有比较大的话，做标准化就变得很不值得了。所以必须先衡量一下，效益是否比较大，做标准化才有意义。
一般是否应作为标准化的对象，最好是从下列角度来检讨：（1）反复次数很高者。（2）能系列化者。（3）需要量多者。（4）同样的手续、方法、步骤，由多数人重复在做者。（5）不良、抱怨、缺点等，发生次数很高者。
所以公司内事物只要符合以上五项中的任何一项，都有作为标准化对象的必要。
把标准化的对象，依事物分类，可整理如表1-1所示。
第2章 标准化的步骤
■确立标准化的方针
■确立推行标准化的组织
■拟定标准化计划
■确立标准化体系
■标准书的制定
2-1 确立标准化的方针
要推行标准化，首先公司最高阶层必须要确立标准化方针，作为推行标准化的最高指导原则。
各公司由于性质不同、目标不同，政策也随之而异。各公司可依据自己的情况，确立自己公司的标准化方针。
2-2 确立推行标准化的组织
实施标准化时，必须先确立推行标准化的组织，以担当有关标准化的推行与管理工作，如计划、拟案、原案制订、修改、保管、审查、发布等事务。
要想标准化推行得很顺利，那么技术、制造、采购、管理、营销等各部门，彼此间就要充分协调。因此在组织上担任协调工作的标准化部门，就必须不受其他任何部门的限制才可以。同时，更要积极取得高阶层人员的完全支持以及各部门的合作。
标准化工作，大致可分为：（1）标准的制定。图2-1 标准化推行组织（2）标准的实施。
先要成立标准化事务处担任标准化事务工作，至于标准的实施，则由营销、采购、技术、制造、管理等各部门负责。标准化事务处负责管理及发布各项标准，其组织原则可分述如下：（1）以把握及储蓄全公司的技术为出发点。（2）与全公司各部门保持超然的关系。（3）在全公司的组织系统中，需能和各部门取得迅速的联系。
设立标准化事务处，应慎重考虑到上述三原则。但实际上若有疏忽，则标准化不易推行，所以不能掉以轻心。
标准化事务处主要职责：（1）有关公司标准的整理、编号、发布、推行及管理事项。（2）执行及推行标准化委员会的决议事项。（3）拟定全公司标准化推行计划。（4）对于国家标准、公司外标准及ISO国际标准等，有关标准的情报调查。据以参考，协助修订标准。
一般推行标准化，最好是以委员会的方式较为有效。
通常实施全公司标准化时，需注意到各部门业务的协调、公司经营方针的决定、灵活运用公司内现有技术。而且更需公司有关人员的同意实施。如此标准才能有效进行，所以委员会方式才易于推行。若以某一单位单独自行推动，困难重重。
标准化委员会之成员，若只由生产、检验、技术部来组成，仍不理想，应将有关如营销、采购、会计、总务等，全公司各部门人员也都能纳入组成。
标准化委员会的一般职责：（1）建立全公司标准化的管理体系与营运办法。（2）审议及决议标准化事务处拟定的标准化实施及推行计划。（3）提出全公司标准化推行计划。（4）提出全公司标准化的问题点与改善建议案。（5）总经理交办事项的研办。
至于标准化委员会的事务性工作，应由标准化事务处负责，如此会议才能顺利、圆满。
以下是推行标准化的公司组织实例：图2-2 TQM推行组织
2-3 拟定标准化计划
要有效地推行标准化，必须有详细完整的标准化计划。标准化计划的拟定，必须是根据调查资料，经过检讨以后的结果。推行标准化计划的内容应包括下列各项：（1）决定标准化的范围——依据总经理方针由标准化委员会决定推行的范围，例如决定：
●哪几种产品要标准化。
●有关的部门是哪些部门。（2）决定标准的种类，标准应如何分类，要分为几类，都应有明细的计划。例如技术标准是否要分成制品规格、原料规格、制造作业标准、检查标准等等。（3）决定进行阶段及限定进行期限，例如：
●标准化的基础调查及期限。
●草案作成及期限。
●试验及期限。
●开始实施及日期。（4）决定推行方法及负责部门，例如：
●决定标准的制定、改废等的提案方法、起草方法等，及应负责单位。
●标准的作成、改废、检讨部门及营运方法。
●标准的普及及教育方法。
●标准的管理方法。
a.拟案登记方法。
b.标准原案及发布标准的保管管理方法。
c.有关部门的标准发布及回收的方法。
d.有关标准的其他事项处理方法。
2-4 确立标准化体系
2-4-1 拟案——拟订草案（1）担当者根据异常、负差值分析或作业时所遭遇的问题点，拟订标准书草案。（2）根据各单位月工作计划拟订标准书草案。（3）检讨已发布实施的标准书，若有不符合要求时，拟案修改原标准书。图2-3 标准化体系程序图
2-4-2 审查、核准（1）单位性标准书
●担当者于拟妥草案后，呈送直属单位主管做初步审查。若属单位主管权限内的案件，则由部门主管核准后，送QMU中心整理、编号、发布。
●若非部门主管的权限可核准者或尚需其他单位配合修改相关标准时，则须送QMU中心判定处理。（2）部门性标准书
●QMU中心于收到单位主管所送来之标准书草案后，判定是否须配合修订相关标准书。
●若与本部门内其他单位有关时，则先交由相关单位提供意见或配合修订标准书。
●如属部门内各类标准，则由部门的标准化小组审查或由部门的标准化小组聘请专门人员审查。
●审查通过后，送部门主管（厂长）。若属部门主管权限内的案件，则由部门主管核准后，交由QMU中心编号发布。
●若非部门主管的权限可核准者，则由部门主管审查后，转送标准化事务处判定处理。（3）全公司性标准书
●各部门所拟标准书草案，若须其他部门修订相关标准时，则交由全公司标准化事务处判定、处理、协调或转请相关部门拟定。
●相关部门配合拟订的标准书草案，送交标准化事务处，由标准化事务处并同原部门的标准书草案汇总整理，提请委员会审查或由委员会聘请专门人员审查。
●审查通过后，呈请总经理核准，经核准后再交由标准化事务处予以整理、编号、发布。
2-4-3 整理编号（1）每一标准书草案经核准后，于发布前皆赋予一编号以利于标准书之管理与运用。（2）编号时，须遵守公司“标准体系”的编号规定。
2-4-4 发布——存档管理（1）标准书经整理、编号后，部门性标准书由QMU中心、全公司性标准书由标准化事务处发布并分别存档管理。（2）QMU中心另将副本一份，送交标准化事务处存档。（3）若发布新修订的标准，应同时收回已作废的标准书。（4）存档的标准书应按类别、性质依序整理，经修改作废的标准书盖上“作废”章后，仍保留原卷，以掌握各类标准书的衍变历程。
2-4-5 说明指示或教育
各有关单位对于所发布的标准书内容由单位主管负责，对部属加以说明指示或依实际情况实施教育，以讲述及实际演练并重，使能确实了解。
2-4-6 实施（1）标准书经公布后，必须切实遵守，不得擅自变更，而主管负督导之责。（2）若因情况变迁，标准书不适合或发生疑问时，各单位主管应在成效检讨会议中，提出检讨。（3）若因情况紧急，无法依照标准书来处理时，应向原核准主管报告，采取适当措施，事后项目检讨。
2-4-7 修订
各单位直属主管及担当者应随时检讨标准化实施效果，是否能符合作业的要求，若不符合要求，则拟订修正标准书。
2-4-8 评价、检讨
标准化事务处每半年对全公司的标准书，做一全面性的评价，检讨是否合乎实际情形。若发现有不合乎情况时，做成检讨一览表，向全公司标准化委员会提出建议，并经委员会检讨提出改善对策。
2-5 标准书的制定
2-5-1 拟定草案
前述各步骤皆已完成后，接着就是草案的作成。作成草案时应谨记草案的可行性。一般作成草案有两种途径：（1）由现场人员直接作成，再由本单位主管加以整理，统一格式。现场程度较高者，可采行此法。（2）成立专门小组协助现场人员来拟作草案。当现场水准较低时应用此法。
标准化推行单位，可把握作成草案的机会，宣扬标准化的重要性，阐明各种标准的关系。
2-5-2 标准的试行
草案的作成，需经过审查、核准、整理、编号、发布。
前面曾说过，标准的制定是根据既有的数据资料，并参照专家们及现场第一线人员的意见而完成。
这说明标准制定的客观性、具体性。但是它对该公司而言，仍是前所未有的，尽管已在外界相当通用，能不能用在自己的公司，却大有问题，这道理谁都知道，“两者的立场及目标不尽相同”，再说标准化的“实用性”是必要的因素。欲证实它的“实用性”，没有比“试行”更好的做法。“试行”的目的是鉴定该项标准是否适合推行。宜选择一个具有代表性的场合与条件下行之。
试行的期间要看各种行业、各种业务的需要而定，但是不管时间长短如何，总要以能够表现出效果的最短时间为原则。假如试行期间表现不出该标准的影响效果，那就是白费工夫了。
试行期间应注意事项如下：（1）有效的控制，使作业完全依照标准操作。（2）随时注意各方面人员的意见，以作为检讨的参考。（3）意见的传达方式，应予以规定。
2-5-3 试行结果的检讨
试行的目的既为评估标准是否有利、有效，则试行成果的检讨是不可或缺的，否则所试行的工作付出的代价，徒然浪费而无所成。检讨的工作由有关单位为之。检讨的内容有下列几项：（1）所有作业是否依照拟定的标准进行？为什么无法依标准来操作？（2）标准作业的经济性如何？是否有存在的价值？能否降低成本？（3）员工的情绪如何？反应如何？
检讨后即可决定该项标准应否实行或需待修订，最后才能适当地应用。
2-5-4 标准书的制定与管理应注意事项（1）发布对象应明确。（2）明确标准化体系，使标准制定、改废程序有所遵循。（3）各部门所提草案应予以尊重，并做充分的检讨。（4）应设立管理卡，将修订的内容予以记录，使标准书内容的变迁及履历得以明了。（5）为保证标准的有效性，应做适时的查检或再检讨。（6）标准变更通知应尽速送出，同时实施日期亦应明确规定，而且旧版应确实收回作废，以免混乱。
第3章 标准体系
■全公司标准体系
■标准书的编号
■标准书的格式
■标准书的用语、符号
■标准书的规格值表示方法
■标准书的形式
■标准书的整理与写法
3-1 全公司标准体系
标准化的要点就是制定各种标准。标准（广义）大致可分成规定（章程）、规格、标准（狭义）三类。所以要推行标准化之前，最好先将公司内的标准体系建立起来，这样所制定的标准才会完整，而且能连贯一体。如果公司标准无法连贯起来，则无法发挥出其真正的功效，所以在标准化实施之前，将标准体系建立起来是极为重要的。
3-1-1 规定（Regulation）（章程）
标准之中，有关公司的组织及业务的内容、手续、方法等事项以规定或章程等加以规定者。
3-1-2 规格（Technical Standard）
标准之中，有关物品的品质特性或技术性等特性值，加以规定者。
3-1-3 标准（Standard）（狭义）
标准之中，必须依据遵守的用语、分类、式样、条件、数据、算式、手段、步骤等事项加以规定者。
3-2 标准书的编号
3-2-1 标准书编号的必要性
以要识别特定的事物与其他事物为其基本目的。对制品、零件、材料、图面、规范、书类、治具、工具、试验方法、工程、公司组织、员工、会计、费用等有形、无形的所有事物都附加编号，不只是为识别而已，主要是在利用电脑处理时，能获得飞跃性的效果。
一般使用编号时，有如下的目的：（1）与其他事物的识别；（2）分类、区分等的明确化；（3）利用电脑处理时的容易化、效率化；（4）使用时的方便；（5）公司内管理的容易化、效率化；（6）通信的容易化（例如电报）；（7）机密的保持。
3-2-2 标准书编号方式（1）依标准书编号所使用文字的方式
●依阿拉伯数字的方式
利用电脑处理时最适合，机密保持也最有利。缺点是一位数表示的意义被限定在10种以下。一位数时的容量较少，要大容量时位数会变得很大。
●依英文字母之方式
一位数就能表示20种以上的意义，利用字句的第一个字母能发生联想性的优点。缺点为发音称呼的情形多（特别是位数多时）对记忆不利。
●各种文字的混合方式
中文、英文字母、阿拉伯数字等混合使用的符号方式，有一看就知道其内容的优点，由多数人手处理时非常方便，但不容易进行国际性活动。（2）附加有意义的内容的方式
①管理编号的组合。
管理所必要的项目，全部都要包括的方式。这种方式，管理项目多时，位数会增多。
例（见图3-1所示）：图3-1
②主要管理项目编号的表示。
只表示出较重要的管理项目的编号，编号较少且简单为其优点，但只靠编号不容易做更详细的管理，为其缺点。
例（见图3-2所示）：图3-2
③连续号码编号。
编号数字并未特别具有意义，一般依发生顺序编号。管理项目少时，有意义的内容较易理解。但管理项目增加，愈来愈复杂时，管理会发生困难。
④有意义编号与无意义编号的并用。
取①与②的优点，加③的优点所组合而成的编号。
例（见图3-3所示）：图3-3
3-2-3 标准书编号的注意事项（1）标准书编号方式的选定
检讨要编号的对象的全貌，决定采用有意义的编号或无意义的编号或者二者并用的编号。一般是管理项目数稳定，能包括在一定位数时，采用有意义编号，处理流动性的多数时，采用无意义编号。（2）标准书编号体系的构想
预测要编号对象的将来，决定足够的位数与分类。（3）要考虑的管理项目的项数
选取能符合目的的管理项目为基本，因为将来管理的高度化、复杂化，管理项目必将有增无减，而尽可能使管理项目的项数减少。（4）使用的方便性
由于OA系统的发达，中文处理也变为容易化，要在这种考虑下选取编号的位数及格式。（5）修改、变更
预测将来有可能修改、变更编号规则，所以事先考虑其能适应的融通性。（6）与其他标准书编号的关联
编号与其他系列编号一起使用时无法区别，最重要的是使用时不会发生问题。所以有考虑公司外所存在编号之必要。
把其他编号的一部分留用组合时，常有很多方便之处，所以最好也加以利用。
3-3 标准书的格式
3-3-1 标准书的格式内容
公司内标准的作成和整理，需先决定整理方法、用纸大小、编号方法。（1）用纸的大小
用纸的大小为：A4 210×297（mm·mm）（2）文体与写法
●条款：标准以条款方式撰写。
●文体：易懂、肯定、白话的文体。
●写法：由左至右横写。（3）术语和用字
●术语：以国家标准制定的术语为使用原则。
●用句：依其意义，使用适当简明易懂。
●数字：原则上用阿拉伯数字。（4）编号
●条款号码：使用点记系统（Point System）编号，其组合最多以3个为限。
〔例〕1
c
1-1-1
●细目号码：一个条款内包含有几个规定时，则采（1），（2）……（a），（b），（c）……或（i），（ii），（iii）……
●图表号码：插图、插表或附图、附表各就本体参考解说以一贯的阿拉伯数字编号区别，若只有一图或一表时，最好不编号。（5）条文排列
依表3-2标准书格式例为原则排列。
3-4 标准书的用语、符号
3-4-1 标准书的用语、符号统一的重要性
不仅标准，也包括所有文件、资讯上的用语，有必要让全部利用者用同一程度的意思来了解用语。
用语的不统一有：用不同用语来表现同一件事（即相同的意思、概念）的情形与用同一用语来表现不同事件的情形。为防止这样的混乱，最重要的就是要利用以下的方法进行专门用语的标准化。（1）制定用语标准：对于常用在标准或专门文件的基本共通用语，规定统一的用语与定义。（2）依个别标准决定：为正确解释该标准，对于所使用用语的意义，设定“用语意义”的附注来加以规定。
符号表示某件事（意义、概念）与用语是完全相同。
透过符号的使用，对于具有相当高度与丰富内容的东西，并无必要一字一字地读取，而是一眼可看出主要的表示内容，特别是图形符号使用得好，也有可能与言语不通的外国人沟通。在符号的运用上，有必要与用语一样，将其意义与标示标准化，制定成一个标准。
3-4-2 用语统一的要领（1）用语标准的制作程序
●将要汇集整理的一连串用语概念的范围明确，并且将包含在其中的各个中、小的“概念”进行分类与体系化。
●想要规定的各个中、小“概念”在相关者（例如在设计、制造、售后服务部门）之间须统一。
●对于能够统一的“概念”，将“定义”（意思）文书化。
●选定应“定义”的“用语”。
●依据用语标准的格式，整理成用语标准。（2）用语的选定
用语是将要整理为定义的内容，正确且明了地表现出来的东西，概念（意思）与用语有一一对应的必要。选定用语时的具体注意事项如下：
●尽可能努力选定教育部制定的学术用语、CNS所规定的用语、专门领域统一使用的用语。
●相同声音而有不同概念的其他用语时，最好能制作其他不同表现的用语。
●商品名等的固有名词，如果还不是一般性名词时，最好不要使用。
3-4-3 符号的统一
符号的统一可与用语相同的要领来进行，特别是图形符号，表现概念（意思）、使用图形的特色时，有必要注意下列事项：（1）标示在制品上的操作等标示用图形符号，因为是等同于制品设计的一部分，所以有很多人不将其列入标准化的对象，但站在使用者的立场，是希望能够标准化地使用相同符号。因此，应尽可能利用CNS或国际（标准）所规定的图形记号。（2）制定图形符号的标准需要规定下列事项：
图形符号的名称：其符号的称呼、编号等
例：抽烟标志
传达内容：根据图形符号所要传达的内容
例：准许抽烟的场所
表现要素：用什么表现？
例：正在冒烟的香烟
原形：标准图形是怎样的图形？
例（见图3.4所示）：
注意事项：标示上的注意事项等图3-4 抽烟标志图3-5 图形符号用基本类型（3）在设计图形时，依照图3.5的基本类型来制作，就可获得有统一感的图形符号。
3-5 标准书的规格值表示方法
判定是否符合规格，将测定所得到的数值的值，套入计算式所得到的计算值（例如平均值），有需要与规格值进行比较时，必须在标准书中规定这些处理、计算的方法。
对于生锈、刮痕的外观，操作杆的动作圆滑等感官特性，由于无法测定（或装置、时间、费用等因素在现场无法测定）而无法制定规格值时，就要依标准样本来判定是否合格。
3-5-1 数值的表示
标准所指示事项的记述，尽可能简单明了，最好是能用计数值或计量值表示出来。
一般最理想的是要以常用的单位与最小限度所必要的数值加以组合表示。（1）不理想标准的记述“一边加入少量的水，同时慢慢地加温，稍微放置后，用手快速取出”。（2）没有公差的标准记述“每2 min加入5 ml的水，并以1 k/min的比率升高温度，到达80℃时，放置10 min后，在10 s以内快速取出”。（3）理想的标准记述“每2 min±10 s加入5±0.5 ml的水并以1±0.05 k/min的比率升高温度到达80℃时，放置10 min±30 s后，在10 s以内快速取出”。（4）公差或范围的明示
●表示规格值时一般常用的是以上限规格值及下限规格值表示。
这种表示方法，比较不清楚规格的中心位置，只知道限度范围在哪里。
例如：每1分50秒～2分10秒内加入4.5～5.5 ml的水。
●规格值的最理想的表示方法是以规格值的代表性及其上、下容许差来表示。
例如：每2分±10秒内加入5±0.5 ml的水。（5）规格值所使用的单位
表示规格值的数值，一般都必须与单位组合使用，没有单位的数值是没有意义的。虽然各厂有各厂使用习惯的单位，但是在国际化、全球化的时代，最好能采用“国际单位制”（International System of Units）的单位，长远来看是比较方便的。
3-5-2 标准样本
标准样本可当做是一种量规来思考。（1）标准样本的种类
依据标准样本所表现的规格值的性质。
●基准样本：以尺寸的规格值为例的话，就是表示基准尺寸。只表示基准值，偏离多少以外就是不良，则由检查员判断。
●限度样本：以尺寸的规格值为例的话，就是由一对样本表示最大容许尺寸、最小容许尺寸所构成者。但是，如伤痕的限度样本，也有只规定上限或下限一边的。
●尽可能避免用基准样本：有时也称作标准样本，以使用限度样本来表示比较好。另外，如果在容许范围内能制作几个阶段的样本，这样对品质管理也会更有效。（2）标准样本的制作方法
●现物样本：从制造的现物中选出适合的当做样本，就直接做为实物样本或修改成容易处理的样本。在此，必须注意不要因尺寸、形状而在与实物比较时产生误差。
●模造样本：用适当方法复制原型者，适合于保存困难的物品或容易变质的物品。虽然可制作几个均一的样本，但必须注意不要因材质的差异影响到对现物的判断。
●照片、图解：常用于伤痕的形状或大小、钢铁的组织等。虽然能制作复数的样本，但与实物的比较判定上会有很多的难点。（3）标准样本的管理
●标准样本必须标准化，并且要有客观性。因此，对于样本的制作方法、保管、管理的方法、样本经时变化的更新基准等，必须规定在标准内。
a.涂装样本须防范褪色。
b.制作时，须预留几个样本下来。
c.须装入黑色玻璃纸袋内，保管在黑色箱中。
d.正本保管在检查课，每半年与现场样本进行比较。现场样本若有脱离限度外时，则用备品样本更换。
e.包含正本在内，样本的有效期限以2年为原则。
●标准样本的特性值在技术上可测定时，须由公司内的试验课或公司外的专门机构进行精密测定，并且保存其数据，以备发生问题时或样本更新时的参考使用。
●要依据标准样本判定时，因下列条件会影响判定结果，最好将必要事项标准化。
检查的环境：照明、声音、空气调节、色彩等。
检查员能力：素质、教育、训练、个人差异。
检查的做法：检查顺序、姿势、动作、作业时间。
3-5-3 利用判别员的检查
在无法设定标准样本而只能依靠判别员的感觉来进行判定时，由于只能依靠判别员的能力，因此判别员必须要选定对再现性、客观性素质佳的人员。判别员通常要求具有如表3-3所示的能力。
另外，为维持与提升判别员的判定基准的再现性、客观性，必须利用标准样本定期进行训练。
例：（1）让声音判别员每天早上听标准声音。（2）让不同判别员判定、评价同一样东西，比较检讨判别员间的差别。
3-6 标准书的形式
标准书的形式有下列的种类：（1）条文式：依照标准内容条文式书写的形式（表3.4）。（2）指示书式：也称工程指示书、作业指导表（表3.5）。（3）图面式：设计课发行的零件图可为标准的一部分；工程图则可作为制造用的标准（表3.6）。（4）流程图式：将作业程序、业务步骤等标准化为流程时，可得到让人易懂的效果（表3.7）。（5）查检表式：利用标准查检表进行标准化也是一项手段（表3.8）。
3-7 标准书的整理与写法
3-7-1 标准书的要件
●必须是文书化
●很容易阅读，不会有使误读、误解的情形
●附有适当的整理编号
●裁决部门非常明确
●制定的年、月、日非常明确
●密件的处理有被充分考虑到
3-7-2 标准书里包含的要素
标准的内容重点，依工业类别而有所不同。如机械工业重点在于尺寸大小与工作方法、工作步骤。化学工业着重于反应设备或需要依赖作业人员的熟练操作，故内容宜采用重点方式，才不致流于形式。但其共同原则如下：（1）名称与适用范围，记载力求具体（2）作业者的责任范围
分工时的各种指示、实施、稽核等责任范围，必须明确表示。
如责任所属不明，则发生事故时，不易追究，很难解决问题。（3）作业程序、条件与方法
使用设备、治工具、测定仪器、材料零件、作业条件的步骤及注意事项，都应根据作业者的熟练程度、理解力，做重点指示。（4）执行方法的确认
对于重要的制程应检查是否按照标准执行，并加以检讨，再作修改。（5）遇故障或临时事故的处置方法
对停电、断水或其他临时发生事故的紧急处理方法，如能事先规定必能减少损失、危险、不良品。
3-7-3 秘密的保持
公司内标准多为秘密性质，故应慎重处理。特别重要的，如电炉干燥问题可以计分代替温度或以符号代替化学原料的配方。
在检讨时，因需各部门人员的合作，因此可预想各部门之间必多少会发生摩擦，各持己见、互相对立，这种情形最好是由标准化委员会来协调。
为避免机密泄漏，一般常应用下列的措施：
●标准机密等级需加以区分，并事先规定限制分发对象。
●对分发部门规定其保管、维护的责任及管理者。
●标准原本统一管理，复印需事先核准，分发、收回需登记及签章。
●使用的标准必须经标准管理部门加盖戳记或识别字样等，使与正本辨别。
●极机密的技术条件以代号代替或加减某一数值，使技术机密不易外泄。
●人员离职时，其领用的标准文件必须缴回并登记。
●定期稽核领用标准的保管状况。
3-7-4 各种标准类记载项目（1）规定类记载项目
a.目的
b.适用范围
c.种类、分转、用语等定义
d.对象的内容
e.工作的责任分担
f.计划的订立等
g.实施程序
h.实施中的判断及处置
i.时机
j.特别情形的有关处置（2）规格类记载项目
a.适用范围
b.制品名称
c.种类、等级
d.材料
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]