商务旅行管理——出差管理规范与自律(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者：梁金澄

出版社：广州暨南大学出版社

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商务旅行管理——出差管理规范与自律试读：

第一章 出差为何需要管理

第一节 何谓出差

在过去一段日子里，旅游业成为一项持续发展的经济活动。今天，旅游业的商业额比石油、食品和汽车行业更胜一筹。1950—2005年间，旅游人士从2 500万人涨至8.02亿人，平均每年增长6.5％。2001年，进出中国的国际航班座位额有3 250万个，2011年已猛增至9 240万个。世界出差与旅游议会（World Travel and Tourism Council）的统计数字显示，中国2012年商业旅行增长7.6％，比世界平均数2.5％高出两倍多；从2012—2020年的估计增长数字来看，中国将以平均每年7.7％的增速位居世界榜首。到2020年，全球入境人数估计高达15亿人次。商务旅客是指那些到一个他们自己常住地方以外的地方居住一段时间，以完成他们的商业目的的人，俗称“出差者”。

出门的英文单词travel源于法国拉丁语travaille，即艰难困苦，这个解释倒很贴切。台湾智扬出版社的《辞海》解释“出差”为“奉命出外去办理公务”。商务旅行可以定义为到目前常住地以外的地方执行一项具有商业性质的、上级指派的、与本单位利益相关的任务的活动。公务的内容可以是考察、访问、交流、洽谈、产品推介、路演、签约、会议、市场调研、展览会、研讨会、演说、礼貌拜访等。“旅行”一词意味着出差人士需要到常住地以外的地方，可以是国内其他省份、城市和行政特区，也可以是境外任何国家。单位不限于企业，也包括政府单位、团体单位、非营利单位、教育单位等。公务旅行与私人旅行的最大区别在于，公务旅行的费用全部由所属单位负责，而私人旅行的费用则全部由个人负责。公务旅行一般为3～5天，但也可能短至当天往返、长达10天或更长的时间。

旅游杂志编辑戴安娜说：“工作与玩乐始终有分别，假若我自己去玩，我觉得疲累时可以在酒店睡一个早上，但工作就不能这样，多累都要上路，而且要在最短的时间内去最多的地方，差不多每天都要转换地点，体力劳动相当多。”有人认为，出差与私人旅行相比，出差的花费较多，原因是出差者住价格较高的酒店，进出较高档次的餐馆，甚至乘坐商务机位。事实是否如此呢？随着经济条件的改善，不少私人旅行者侧重于购物和享受，所花的钱比出差者更多。如果有出差兼办私事的，或旅游度假中顺便找客户谈些事情的，在账目上应做到公私分明，在制度上有清晰指引和有效的配套监管执行措施，避免公款私用，造成单位的经济损失和内部不公，引起员工负面情绪。如果含糊不清的情况发生在政府公职部门或受资助的非营利性团体，更会招致社会舆论的批评。

美国是目前商业旅行花费最多的国家，但这个纪录预期将于2015年被中国超越。由于强大的国内需求，根据过往的数字推算，中国很可能在2015年成为全球最大的商业旅行市场。无论是国内还是国际旅行都是我们开阔眼界的绝佳机会，可以让我们接触世界各地的生活方式，而且在出差中，我们不仅有机会表达我们对世界的看法，也能了解世界各地人民对中国的看法。

第二节 差旅简史

中国出差历史源远流长。夏朝是中国开始制作许多交通工具的时代，奚仲作车，巧倕作舟。其后商业活动逐渐增多，出现了私人经营的旅馆。春秋战国是思想文化百花齐放的时期，诸子百家穿梭各国推销其学说。秦始皇统一天下，所谓“车同轨”，整合交通；隋炀帝修南北大运河；唐朝时西域再度兴起，丝绸之路日盛；南方的广州番禺地区开始与外国如南洋、锡兰、波斯湾等交往。明中期后，实行锁国政策，加上“父母在，不远游，游必有方”的“教诲”，国人普遍不愿探索神秘的新世界，像张骞、郑和等人的事迹，仅属凤毛麟角。

航海探险家的事业并不是从哥伦布（1451—1506）才开始的。明朝有位郑和，年轻时被明成祖朱棣重用，奉皇命率领庞大的航海舰队，浩浩荡荡，先后七次远航，到过东南亚、印度、中东和非洲东岸等地区，从1405年至1433年，历时28年，历史上称做“七下西洋”。郑和是打开从中国到红海及东非洲一带的航道的第一人。他开阔了中国人的眼界，促进了中外政治、经济、文化的交流和发展。郑和第一次下西洋的船队中船只数量达208艘，其中62艘称“宝船”，每艘船长400尺（122米），宽170尺（52米），甲板上有8根桅杆，12张船帆，甲板面积达五万平方尺，重约三千吨，比葡萄牙的达伽马从欧洲航海到印度所乘坐的主船大十倍之多。船队有两万七千名船员和海军，包括官员、医生、天文学家、制帆工、草药医生、铁匠、占卜师、木匠、裁缝师、厨师、会计师、商人和传译员等。

改革开放以来，从农民工到大学毕业生，大量人口迁移到深圳、海南等地。改革开放刚开始之际，在香港各酒店见到的外国出差者，个个豪爽，手中拿着一叠一美元的钱币当小费用。然而当时国内出差的国民大都住招待所，省吃俭用。今天，我国出差者的待遇有了很大的改善。

旅行交通工具的进化缩短了出差者在路上的时间，例如从前坐慢班火车从深圳到广州要7个小时，现在坐高铁只需30分钟；从前坐远洋轮船从上海去旧金山需要一个月，现在飞机直航只需12个小时。从时间上来讲，世界各地的距离越缩越短；另外出国审批手续的放宽，使更多人得到出国的机会。中国虽然是发展中国家，但生活水平不断快速提高，旅行费用已不难负担。促成商务旅行繁盛的主要原因，托马斯·弗里德曼所写的畅销书已经清楚地告诉我们，是因为“世界是平的”。为了将业务做大做强做稳，“走出去”势在必行。

联合航空公司发表的《2011商务旅行调查报告》指出，在金融危机的年头，商务旅行仍在增长。调查发现，很多企业旅行管理公司在调查中报告，2010年年度交易额有明显增长。同时，酒店行业也见到入住率和平均房价的上升。汽车租用需求强劲并呈现供应紧张的态势。嘉信旅游公司2010年陆、空、酒店业务营业额达243亿美元，上升13.5％。其中亚洲太平洋地区上升27.7％，拉丁美洲上升18.4％，北美上升12.7％，其他地区合共上升6.6％。此外，参考世贸组织（WTO）的数据，2010年中国游客在海外消费了540亿美元，2011年720亿美元，已经接近德国人的840亿美元和美国人的790亿美元（2011）。世贸组织官员指出中国人出国数字在2012年前五个月已经增加了20％。

现在，从跨国公司到本土公司，出差已属于总裁乃至基层人员工作的一部分。跨国公司需要经常将本地员工派到外国分公司或合资公司工作一两年甚至更长时间，在当地被称为海外雇员（Expatriates）。虽然有个别人员特别喜欢甚至主动要求到外国工作，但背井离乡到陌生地方闯荡并非大多数员工的志愿，所以有时候员工甚至会拒绝被派去外地工作。从前为了吸引员工到外地工作，企业会给予很多本地受雇者享受不到的福利，如公司提供生活补贴、舒适住房、汽车和司机、回原居地探亲的假期和机票、税务补偿等。可现在由于经济不甚景气，以及一些地区从先前的落后和难以适应到现在变得与国际都市相差不远，因此企业倾向于削减那些福利；另一趋势是把外派任期缩短，或干脆以经常出差的方式代替派驻。

根据2011年法国雅高集团（ACCOR）开展的亚太商务旅客调查显示：印度旅客最喜欢使用酒店各种设施，包括健身室和水疗设备，并且会尽量在酒店内用餐。商务旅客绝大部分为大专以上学历的经理级人员，75％是男性。香港是女性商务旅客比例最高的地方，达36％；其次是泰国，达33％；印度商务旅客中只有7％是女性。根据统计的数据，尽管女性占出差比例较小，但愿意多付10％的费用入住较环保旅馆的旅客中，女性却比男性多。更多类似的调查，对某些行业像酒店业很有作用，因为他们可以根据调查所得，去改良服务硬件和软件，满足不同地方旅客的需要。

出差的理由是各种各样的。鲁迅认为，政客在下野或失意的时候，常以“出洋考察”作为暂时隐退、伺机再起的借口，而非真正出洋，只为保存面子。马英九在接受访问时说：“免签证会减少民众出国的时间及经费，对于商业经贸当然是一大利多……以英国给予我免签证待遇为例说明，去年我赴英旅游人次较前年成长了150％，贸易量增加25％，可见其对双边交流的实质助益。”诺贝尔和平奖得主穆罕默德·尤努斯（Muhammad Yunus）是一位经济学家，曾帮助数以百万计贫民脱离困境，虽然他年过70岁，但仍愿意接受邀请，到世界各地授课，介绍他的宝贵经验；也有一些经理借出差暂缓审批增加工资的申请或发工资的单子。总而言之，出差的理由林林总总，有些合情合理，有些未免流于粗疏。

第三节 影响出差的宏观因素

经济低迷或金融危机使商务旅行的需求有所降低，但并不如想象的那样影响严重。事实上，在2008年金融危机发生后，出差率还在提高。根据一份2011年的商务旅游调查报告显示，美国运通公司、BCD旅游、嘉信瓦格利旅游及霍格鲁宾逊集团这四家美国旅游巨头在2010年的交易额比2009年增长了12.5％。商业旅行在外国继续升温，在中国更是快速增长。促成中国旅行增长的因素有：①未来10年中国拟建100个新机场和投资基础建设，生产总值、贸易增长，商业单位、工作岗位增加等；②以中国公民为主的商业旅行将有明显的增长，未来两年有60％～70％的增长来自真正的旅程和开支的增加而非通胀；③在很大程度上受活跃的MICE影响，每段旅程的消费有真正的上升。

促成商务旅行持续增长的原因可以从以下几个方面来分析：

第一，全球化发展和企业的确实需要。

高露洁棕榄公司全球人力资源策划总监凯瑟琳·韦达说过：“我们的大多数高级管理人员都曾经在国外工作、生活过。国外工作经验被看作晋升渠道。没有国际工作经验的人是很难成为高层管理人员的。”在一个想“走出去”的企业中，如果员工长期在本土工作，将不易培养员工们全球化的眼界。加速“走出去”的办法，就是让高层管理人员去不同地方出差或在不同地方的子公司工作。不过要注意的是，尽管企业有它的如意算盘，但并非每个员工都喜欢去外国出差。开始的时候贪图新鲜，视之为短期的任务，对家庭和私人生活影响不大，员工好像没有意见。但日子久了，出差多了，甚至要长期派驻外地时，员工也许会说“不”，因为他们要考虑很多问题：首先，是否需要与家人分开，或是让配偶辞掉工作陪同去外国居住一段时间；其次是当地的风俗、语言、健康、安全、宗教信仰等问题。企业方面，派员工驻外地，一般停留两三年，花费也很高昂，包括本地员工所没有的住宅或住宅补贴、搬家费、税收补贴、探亲假、海外津贴、生活补贴和子女上学费用等，因此决策时必须谨慎。有时候，公司在落实常驻前，会提供公费出差的机会给员工及其家属，让他们到当地考察三五天，看能否适应；员工则有责任利用这个机会，认真观察自己及家人能否在那块地方生活一至数年。无论如何，在决定派驻前多派员工出差是常见做法。

美商宏道资讯公司的执行副总裁兼首席运营官安德鲁·纳什某月11日晚飞抵北京，12日上午，他对中国代理商进行了半天培训，利用午餐与晚餐时间，又拜会了3位客户。13日，纳什一早便离开了中国，飞往下一个目的地，继续着他一年30万英里的飞行生活。纳什在新上任后即拜访许多客户，在不断的沟通与反馈中，他发现，公司的创新源泉其实就在客户端。“每个客户的状况都不一样：潜在客户需要我们介绍产品与解决方案；新客户正处于开发阶段，希望了解我们的经验；而老客户则想知道我们在做什么新东西。”纳什经常在世界各地飞来飞去，拜访了很多客户。在与客户的交流中，纳什常常有意外发现。“很多时候，客户的应用超过我的想象。他们比我们更有创新力，往往能以创新的方式应用我们的软件。”业务、客户的全球化使面对面了解成为最好的方式，出差的方便大大促进了沟通和知识的互动。

中兴通讯股份有限公司质量部认证检测中心的王志辉接受访问说：“我有一个老同事，在赞比亚待了一个月，回来说了一句令我很感动的话：‘只有从那里回来，你才知道什么叫爱国。’”尽管欧美债务危机持续，但非洲经济发展势头没有显著受阻，国民生产总值（GDP）平均每年维持较高的增长率。企业响应国家“走出去”的号召，中非贸易也以每年30％的幅度增长。即便非洲很多国家政局动荡，战乱频仍，前往出差的中国公民安全风险上升，但中国在非洲从事商务、劳务活动的人数估计仍超过百万。可见全球化的发展对出差有着重大的影响。

就算科技发达，手机流行，能通过3G/4G视像通话解决一些工作问题，但人们仍需要出差。出差是一种社会化行为，就像销售人员需要见到顾客，握手寒暄，谈判交易，而外包人员要走访和了解对方厂房一样，中小企业也因为全球发展的需要，要往国内、国外寻找新市场，这就必然会有出差的需要。企业跨境扩展，相同及不同类型的企业之间的合作、并购等都是出差流动日益增多的一些原因。服务行业日益发达，需要对客户进行交易或服务，哪怕客户远在天边。

环球员工派遣议会将“旅行派遣”定义为员工在一个地方居住而同时在另一个地方工作，并维持一段时间。以上情况在欧洲来说并非罕见。在2011年的一次调查访问中，74％的受访者感觉这种旅行派遣方式会有“一些”或“显著”的增长。按照传统将一家人派到外地工作两三年的，现在改为短期派驻，甚至以经常出差的方式代替；而且到外地出差的人员有年轻化的趋势。这种旅行派遣方式，在我国南方的香港、澳门特别行政区和深圳、珠海是见怪不怪了。

华彬集团行政总裁刘少华认为：“99％意欲投资海外的中国公司并未做好准备……我是指对世界文化和认识方面。”“我们早期试图收购外国公司大多以失败告终。”中国公司有大量现金可作投资，文化差异的鸿沟却很难跨越。当我们走出国门，便发觉对其他国家的法律所知甚少。在国内被收购也好，到国外收购人家也好，双方对合同、合作、关系的理解也有差异，这是打从中国改革开放开始就出现的情况。西方国家视合同为关系的全部，不是一纸空文，谁吃亏是谁的责任，不能出尔反尔。中国则觉得合同并非全部，关系好的万事可以友好解决，然后发觉对手没有“人情味”。出差很多回，结果还是一样。这等于功课未做好，书未温习好，却不停地考试，结果可想而知。这位总裁的肺腑之言，不知对听者是否有所启发。然而，中国与外国机构在外国的土地上交手仍将频繁，到国外出差的中国人只会越来越多，只希望“学费”越交越少。

美国一项调查结果发现：①51％的员工有出差机会；②每名员工每年出差费用预算投入按年递增；③企业没有为商业旅行管理制定规范；④企业不能得知商业旅行的回报（ROI）。第①、②点表明出差员工和出差预算比率将来还会上升，第③、④点说明出差制度和战略是企业做好管理的方向。

第二，组织内部因素。

国际著名公司惠普于2008年启动中国体验项目，安排其主要行政人员及其家属到中国居留三个星期，亲身体验中国文化，与中国同僚及重要客户有更多接触，使人际关系更加密切。美国硅谷企业也有类似做法，派遣要员到印度和中国内地等地区进行较长时间的出差。我国政府部门有严格的出差要求，比如北京某政府单位，一般职位的员工，每年只可海外出差一次，5天以下；国内出差则次数不限，但需要在单位规定范围内选择酒店。公司出于业务地区化、全国化、全球化的考虑，将人才往外输送的意欲不断增强，频率不断增高，出差已经变得普及化、规律化。以频繁出差取代常驻海外的方法，可以降低成本，减少对员工正常生活的干扰。于是，让出差者以长期或短期出差的形式到某个地方工作，成为一个趋势，那些出差者被称为隐性外派雇员。

不出差的时间可以用来处理很多日常事务，出差必然花掉一些多余的时间，如长途交通、过境手续、拥堵和等候等。管理者审批某人的出差申请时，应考虑出差者离开期间是否对公司内部运作有影响，签名、审批等是否可以拖延，有没有临时代行签名审批者或其他方式代替。电话口头审批、事后补签或网络实时电子签名等是解决这些问题的好办法。

网络服务商Automatic Inc. 于2012年底在全球26个国家的94座城市拥有123名雇员，但只有一个在三藩市的办公室，几乎全部员工都在家工作，团队合作、会议、沟通、闲聊都通过网络完成，遇到敏感问题可以通过打电话解决，有确实需要才出差碰头。这样，该公司可以网罗全球人才，省却大笔办公室开支，当然商务旅行的预算会非常庞大。这样的机构今天依然是少数，但有增长的趋势。这一办公模式，虽然不是任何行业都适合，但确实为商业旅行的持续增长加了一把力。

传统上，大多是西方国家和日本企业将人员调派到中国和亚洲的其他国家，现在由中国、韩国派遣到海外的人员数量也明显增长。以往，很多机构将人员派遣海外却没有清晰的目的，现在则重视策略和明显的效益。出差也应该厘定策略和计算经济效益的方式。出差员工以CQ高者为佳。CQ（cultural intelligence）即文化智商，与EQ或IQ等不同。企业管理人员需要认清员工的CQ，CQ低者适宜与同声同气的人合作，而一些具有跨文化、泛国界的技巧，弹性和适应能力较高的员工，即CQ较高者，可优先派送到国外处理跨区、跨境业务。

出差究竟归哪个部门管辖，目前还没有定论。有些公司纳入财务部管理，也有纳入采购部和行政部管理的，只有大型公司才专设旅行部门或旅行管理岗位。如海尔公司设有高级旅行经理，Honeywell公司有亚太区旅行总裁，上海通用汽车公司有区域旅行经理，宜家公司有区域旅行及会议经理，爱普生公司日本总部还设有自己的旅行社，出差行程一步到位。大部分亚洲地区的本土公司，它们的出差政策规范仍然比较落后，很多依然没有可管理的出差政策。2000年人们还谈论异地工作的可行性，现在异地工作则已经包含一切短期派驻、隐性外籍雇员、不停出差、延长出差等。

第三，交通的改善。

20世纪60年代，从香港到中山、顺德探亲的人们，需要晚上坐轮船先到澳门，凌晨再在澳门购买长途客车车票。在拥挤的车厢内，很多时候是没有座位的；经过河边时，因没有路桥，全体人员必须下车，等候轮渡将人、车送过对岸，反复数次，下雨天满路泥泞车更不好走，到家乡时已近黄昏。时至今日，我们买一张船票，花两个半小时便可从香港抵达广东顺德。高铁开通后，从香港去广州则不到一小时。乘坐时速达350公里的高速和谐号列车，从广州往武汉跑一趟只需3个小时。而广州新白云机场的国际航班数量也将超越香港。这些交通事业将伴着各路旅行者的需要而向前发展，为出差者提供更多的便利。

约50年前，日本新干线子弹头列车已经投入服务，为来往东京与大阪两大经济圈之间的旅客提供了方便，现在每年运送乘客达1.5亿人次。欧洲的法国、西班牙等国家也发展了高速列车。美国方面情况有所不同，由于多年来侧重打造内陆航空网和州际公路网，对高速列车轨道的建设投入甚少。据笔者坐火车的经验，包括从北京到天津、台中到台北、日本诹访到名古屋、吉隆坡到新加坡、美国洛杉矶到圣迭戈、比利时布鲁塞尔到英国伦敦等，无论是否高速列车，感觉都较为舒适。事实上，“欧洲之星”火车开通后，布鲁塞尔到巴黎的飞机航线几乎没有了；客流量没有减少，而是转移了交通工具，高铁确实抢走了一些民航乘客，特别在较短途出行方面。难怪有人预测高铁一旦完成，800公里内的旅程是航机难以匹敌的。据统计，由于在车轮上涂上降噪涂料及其他技术改造，我国高铁车厢内噪音控制在68分贝以内，与一般波音737客机平飞时噪音达80分贝相比，无疑是高铁占优。机票票价取决于需求、载客量，而油价更是相当关键。尽管飞机速度更快，但航班延误是家常便饭，高铁正点率高。再者，飞机上不能使用手机和上网，高铁则无此限制。2012年10月，广州至西安的高铁开通，所需时间为8小时35分，较一般长途列车用时缩短了19小时。费用方面，广州南至西安北二等座票价818元，而广州前往西安的机票最低约为1 350元，大巴车约为400元。不过如非节假日，机票一般可以打折，折后机票价格比高铁还要低的情况是肯定有的。无论如何，部分原本属于航机和长途巴士的乘客会转到高铁，高铁也吸收一些新的客源，比如不能坐飞机的和害怕坐长途巴士的人。

2010年初，美国交通部公布有关高速铁路建设的80亿美元经济刺激基金，对现状有显著改进，但相比中国的四纵四横全国高铁网工程则还是略嫌保守。日本计划兴建高速磁悬浮线，全长320公里，比上海浦东的30公里差不多长十倍，预计2025年完工，建成后将大大缩短旅途时间。而在中国，2012年底，中国已投入运营的高速铁路接近一万公里，有高铁站的城市27个，已占我国《中长期铁路网规划》中高铁路网的一半以上。自2008年京津城际高铁开通起计，至今短短五年多，从无到有，可谓发展飞快，难怪国家将高铁项目与载人航天、探月工程等项目并列为创新型国家建设的重大突破。高铁最高时速达380公里，这样就可以早上从北京出发，下午在上海开会，晚上回北京。目前坐飞机也可实现京沪当天往返，但铁路受误点、气流等影响较小，行程有保证。以后，从国内任何一个主要城市出发，七小时之内可到任何一个国内主要城市。如果能晚上坐车的话，睡一觉，第二天早上就到了。中山大学郑天翔教授认为，2020年高铁建设完成后，800公里以内的旅程，60％可以通过高铁到达目的地；换句话说，高铁项目对于800公里以下的航班影响最大，对于800公里以上的航班影响则较小。现今每天有1 500多列高铁穿行神州，缩减一半以上的交通时间，实为出差者之福。铁路的优势日本东京与大阪间铁路长510公里，下面列举的数字为两座城市中央商务区之间一次单程旅行的相关数据，凸显出高速铁路的优势。出行费用（美元）汽车：200飞机：225火车：130总时间（小时）汽车：6小时45分飞机：4小时15分火车：2小时25分二氧化碳排量（千克）汽车：95飞机：81火车：23（资料来源：《环球科学》）

除了高铁的飞速发展，中国航空事业的发展也是一日千里。从30多年前只有一家航空公司，演变到现在的国航、南航、东航、深航等10多家航空公司，每年增购飞机数量为全世界之冠。各地增建、扩建机场，新的国内外航线不断发展，配合我国经济发展的需要，出差者更感方便。

特别值得一提的是私人飞机。私人飞机不再只是西方富翁和摇滚歌星的身份象征，中国已逐渐成为世界航空中心，而国内的企业家也逐渐爱上了私人飞机。2011年3月，中国民航总局（CAAC）宣布试行开放部分地区较接近地面的航道，让私人飞机可以通行而不用提交正式申请，更计划在2015年将试行办法开放至全国。有些跨国行业，比如矿产、石油、地产等行业，老总们需要在临时通知的情况下出门，行程可能涉及数个城市。国内一些偏远地区也开始筹建机场，以配合蓬勃发展的经济。可是，中国到2011年初还只有200架注册私人飞机，与美国的11 000架相距甚远。私人飞机行业的兴起，除了有法律法规的支持、航道的开放、登记条件的放宽之外，还需要机场设施的配合。根据行内预测，未来20年，中国将购入2 420架私人飞机，成为世界第三大买家，与美国同期需求的9 500架和欧洲的3 920架相比，数量仍有距离。针对中国的预测可能过于保守，但私人飞机、私人包机业务正蓄势待发。

第四，MICE的发展。

MICE是会议、奖励旅游、研讨会、展览的统称（Meeting，Incentive Tourism，Conference，Exhibition）。举办MICE活动的，很多都是地区性、全国性甚至牵涉全球的单位和个人，即参加者都需要出差。随着交通日益发达、社会需求的增加，MICE业务正逐年增长。

近年兴起的MICE，主要针对企业和商务旅客，他们消费能力强，为一些热点城市创造数以亿计的经济收益，提供更多更新的就业机会。因此各大城市之间互相竞争，期盼能在这块肥肉上分得更大的份额。在香港，2011年访港旅客创下4 200万人次的记录，商务旅客占旅客整体人数的比例相当高，全年被界定为MICE类别的旅客大约有160万人，其中约43％来自中国内地。新加坡旅游局公布，2007年到访当地的旅客中，逾300万人属于MICE旅客，占该国旅游收入约38％。亚洲国家中到泰国参加MICE活动的人数，中国排名第二。事实上，在全世界的MICE排名中，相信中国排名也会不断上升。泰国有非常激进的战略，计划五年内（2012—2016）把泰国打造成为15％的观光旅客优先考虑的MICE目的地，而之前只有5％。在美国，出口支援中心主管佐治·塔斯达这样说：“我们见到参加出口服务研讨会和展会的人数显著上升。单2009年，即金融风暴次年，我们收到要求协助的个案比过去五年任何时候都要多。”

公司业务发展，逐渐在全国、全球建立生产、服务基地。公司做大了，自然需要良好的沟通和管理。日式管理就是每一个事业关键点都需要召开一年一度总动员会议；会议地点一般在集团公司的总部，偶尔会转移到其他一些关键地区进行；如果上一年度销售额、利润额完成达标，可能会安排一次员工集体旅行。无论是日式还是非日式管理，这类活动都已开始普及。也有一些机构将奖励旅游变成员工福利，每年必办。为了员工发展，机构也会安排一些员工参加地区性、国际性的专业研讨会议。而为了宣传公司产品、服务，参加展览会是较好的方法。当然并非所有公司都实行了MICE，这要看企业的财力和企划。出于业务原因或公关任务，不少公司会每年安排各地代理人、分销商、优秀零售商等以开会等名义聚集到同一个地方去，也会安排政府部门一些官员、媒体记者以考察的名义去他们总部参观。这类活动只要目的正确，活动内容及开支透明公道，有其价值，都值得鼓励。目前这些安排大部分都有企业的赞助，要注意其原因是否充分，尤其是牵涉政府官员的开支，要从组织MICE的企业单位和政府机关双重角度去考虑。

第五，社区经济的影响和政府的态度。

MICE牵涉跨行业，甚至跨政府部门的配合，要搞好MICE，很多时候政府的态度和主动出击很重要。澳门政府为了刺激商务旅游发展，成为亚洲区内MICE首选目的地之一，曾于2009年推出资助方案。例如研讨会，最少100名来自澳门以外的参加者，逗留澳门最少两个晚上，政府资助住宿费用10％，每晚房价以澳门币1 091元（含服务费及税）为限。政府还为来参加议程达两天的会议的100名外地人资助餐饮费，每人澳门币400元。展览会组织者除了享有以上住宿资助外，假如展览会付费租用场地达一千平方米，展期最少两天的，还可获政府资助展览场地租金的25％。此外，政府还可资助10万元到30万元澳门币作为硬件支援，硬件指相关视听设备、基本摊位设置、街道横条等。其他支援还有开幕式支持、投标支持、场地视察支持等。对于商界奖励旅游的，入境人数不低于50人，至少连续两晚入住澳门酒店，每名海外参加者可得补贴澳门币300元。以上任何商务旅游的组织者都可免费获得澳门详尽的旅游宣传资料、欢迎纪念品、部分博物馆免费入场券等，也可获得联系任何澳门特区政府相关部门的协助。（澳门特别行政区政府旅游局香港代表处编印“Strategic MICE Market Stimulation Program”简章）澳门政府这一系列措施的确无微不至，而且我们要注意的是所有补贴、优惠均与当地最大的博彩业无关。换句话说，在澳门搞MICE，不必进赌场也可完成任务，何乐而不为？

在欧洲，卢森堡人口只有40万，这个国家的人力资源特征是，每天有超过11万的外国人跨境到卢森堡工作。其中有来自比利时的3万人，法国的6万人，德国的2.5万人。他们大都不算出差。类似情况也许在世界上很多地方发生着，发生的原因也多种多样。笔者就有友人、同事天天从珠海到澳门、从深圳到香港、从香港到深圳去上班，也曾目睹众多大巴送工人从大马边境到新加坡上班的阵容。回想30年前，住在香港的居民大多很不愿意到维多利亚港对面的九龙工作，更不用说要每天跨城市、跨国工作了。无论如何，交通的方便、手机通讯的发达、社交网络的威力，使人们已普遍不再抗拒这种移动方式。人才视机会而流动起来，政府也尽量给予出差人员往来通关的便利。“有时候经济在某一地区发展起来，然后航空公司相继进入，有时候会反过来。”环球商务旅客协会亚洲区域总监韦夫·依贝翎（Welf Ebeling）如是说。事实上，国际航空公司大都已经在中国一线城市落户，租金和工资的攀升与市场的饱和，使得真正发展的机会落在二三线城市。西从乌鲁木齐东到厦门，南由昆明北至大连，当中不少城市的人口就超过五百万。德国汉莎航空就已开通法兰克福直达沈阳和青岛的航班，芬兰航空也开通了赫尔辛基至重庆的直达航班。中国西部大开发的口号喊了超过十年，开发需要人才和资金，这两方面都要从外引进，引进时就要牵涉出差和接待，航空、高铁只起了搭桥作用，重要的是二三线城市的实际发展和GDP的增长，这将吸引更多的访客。

香港某大集团公司财务老总偶然出差到东北一个不出名的城镇，得到当地政府领导的热情接待，他们还邀请该公司日后再来。结果，当年这个集团的年度财务会议就定在那个地方举行；政府的努力，得到了回报。事实上，各大商业城市都应设立专门部门，开发和支援成为热门商务旅行目的地的地区。北京的鲁迅故居、徐悲鸿博物馆等都不是热闹的去处，巴黎却不同，曾经在巴黎居留过的历代贤人都有祠堂、故居博物馆、纪念馆、纪念碑、墓地等，如伏尔泰、卢梭、毕加索、罗丹、居里夫人、雨果、莫里哀、彼得大帝、托尔斯泰等名重一时的人物。就连周恩来当年留学法国时住过的一座三层矮楼戈得弗鲁瓦小旅馆，即使旧建筑被拆掉了，但仍专门设立一垛墙，挂一块铜牌，标明这里曾是周总理故居地，据说那里是中国旅游团到巴黎的必游之地。事实上，出差的人，如果恰好有一两个小时的空闲时间，参观当地的名人纪念堂、故居之类的地方，将是一件尊重历史文化的好事。15年前笔者被派到深圳蛇口工作的时候，知道附近保存了宋帝昺墓和建于清代的左炮台，但都是要自己开车过去，交通甚为不便。现今社会里，好像看不到眼前经济价值的，就没有人去投资；政府的功能正好能弥补这方面的不足。越来越多的政府部门已明白，投资文化、风俗、遗迹等无形资产，会直接或间接地带来旅游、展览、会议的经济收益。

第四节 不出差的选择

视像会议系统和视像电话为企业办公带来了方便，但目前还未普及。当跨地域视像会议变得普遍，我们是否就不用出差了呢？

读过《地球是平的》这本书的朋友觉得，海底的光纤电缆和太空的卫星使人们的距离缩短了。透过移动电话和互联网络，人们可以随时收发电子邮件、通话甚至透过LCD屏幕“见面”，哪怕彼此相隔十万八千里。孙悟空活在今天的话也可能懒得使用筋斗云，拨通太上老君的手机就可请到救兵。崭新的科技甚至可以使身处世界不同角落的人进行3D虚拟会议：你舒服地坐在你惯用的办公椅上，大量参考文件和电脑资料唾手可得，而参加会议的人（准确说是他们的三维影像）就像坐在你的面前，你能看到他们的表情，听到他们的呼吸声，甚至可与他们“握手”。“9·11事件”以及全球经济萧条，刺激了用户对视频通讯的需求。中共中央国务院办公厅曾数次强调尽可能利用现代通信和技术手段召开电视、电话会议。影响用户购买视像会议产品的因素很多，包括视音频的稳定性、可靠性、安全性，用户界面友好易用、技术支持、售后服务、价格，供应商的口碑、品牌，产品外观，以及可拓展升级等。有人做过一个试算表，比较出差海外（一年12次）和转用无国界视像会议系统（两端投资），发现后者的投资不用一年即可回本；不过，也要考虑无形因素，即通过真实会面所取得的信任、建立的友谊等效果是视像会议所不能取代的。其实，在检讨公司每年的出差项目，制定出差预算的同时，应认真考虑哪些会议可以取消，哪些费用可以缩减，哪些可以邀请来访，哪些可以采用网络代替。早期网络会议费用昂贵，除添置器材需要投资外，每次通话动辄花费过万元。现在则有更多的选择，中小企也可承受得了这些花费；不要求确保传送质量和没有保密问题的，还可选择免费软件提供的方式。

网络会议牵涉跨时区，如何安排会谈时间令人头疼。例如会议在纽约时间星期五上午10时举行，但另一方在上海则是星期五晚上10时还要工作。当然，我国中央与地方的政府部门之间的会议通过电话会议方式进行并无时差问题。不考虑时差问题，跨国企业内部会议通过视像会议系统足不出户便可完成。产品交易也可通过阿里巴巴之类的网站，买家和卖家双方不用真正碰过头就轻松完成。意大利的PittiImmagine公司就投资过千万人民币，建立了全球首个专为时装及时尚生活产业服务的虚拟展览平台。通过互联网浏览他们的网站，可找到超过1 600个男装、女装、童装品牌，10 000件产品目录，75 000张照片，2 000套录像。平台一部分只开放给已登记的买家，特别是针对新发布产品，新产品通过“B2B展览室”进行网上查询、议价和完成交易。此外，虚拟展会还提供让买家和卖家互动的网上空间，不受时差和地域的限制。

乘搭喷射客机是温室气体排放的最大源头，而全球化发展，人们于城市、区域、国际穿梭往来不可避免。现如今科技越来越进步，视像会议使用方便，通话清晰度、画面的解像度等都达到了比较理想的程度。无论是为了保护环境，还是为了节约成本，公司利用视像会议代替出差进行工作交流的现象正渐渐增加。当然，部分员工认为减少旅途损失的时间和多点留在家里的时间也是原因之一。Gartner公司分析预言视像会议每年可取代一两百万个航空座位，从而节省旅费和住宿费三十五亿美元。最新的电信沟通科技，已经可以融合模拟真实（VR）与视像会议，使参与者得到所有人都在同一室内开会的现场感觉。虽然Tele-immersion在电脑、网络联系、3D显示装置和互动感应配件等技术方面还需提高，但专家预言，不久的将来这种新技术能在很多方面取代商务旅行。

跨国企业很多采用矩阵式管理（Matrix Management），即一个人员同时向多名主管汇报，这在权力距离（Power Distance）较远的西方社会比计较权力地位的东方社会运行得好。主管与下属可能属于多个不同的“虚拟”团队，任务监督并不严格，自主能力要求较高。如何管理“虚拟”团队对大部分东方管理者来说可能是个难题。对于东方管理者来说，要面对面沟通及“细心观察”才放心，因此出差频率相对较高。根据美国运通商业旅游和旅行与会议研究院合办的访问，90％的受访者认为美国和欧洲会率先采用网络研讨会、电视会议、网络电话等设备。但部分受访者则对它们的效率仍信心不足：

——48％的旅行者说比较其他方式，面对面交流有更高的回报率。

——63％的使用其他方式者认为，过去3年使用这些设备主要是为降低成本。

——59％的旅行者转用其他方式用于内部会议。

——34％的旅行者相信生产力是决定使用其他方式的主因。

一般中小企业都能负担租用或购买设备的费用。采用视像会议的确能节省成本，包括许多为安排出差付出的隐形成本，如预订航班和酒店的时间与人手，更改行程的精力，外包服务的联络等。不过，出差还是不能完全没有的，因为面对面的交流能够促进双方的了解和信任，这不是电邮、电话或视像会议可以代替的。对于重视人际沟通关系的中国更是如此。值得注意的是，知识管理学所指的隐性知识，只存于人的大脑内，不容易乃至不能用文字表达出来；隐性知识只有通过面对面交谈才得以传播，通过电话或电邮都不能达到同样的效果。2010年的一项研究发现，能够面对面谈话的队伍，其能力较只靠电子邮件和视像会议通讯的团队更佳，有更好的成绩。

成功的企业一般都会做到合理地运用最新的视像会议技术并结合适当的出差，两者兼顾不偏颇。有些时候为了获得最大的回报，甚至将视像会议与出差会议异地同时进行。

第五节 受关注的问题

从美国纽约华尔街金融机构到中国东莞的制造工厂都有人员经常出差。但不难发现，要么只有松散的出差管理制度，财务部、人事部、总务部、秘书处、业务部门都可能是负责管理出差的部门；要么管理只针对预订机票、酒店和报销等可见的操作部分，而忽略情绪管理、知识管理和危机应变管理等不可见但十分重要的部分。大部分亚太区公司的旅行政策规范仍然比较落后，大多没有可用于管理的旅行政策。

从前出差，路途遥远，音讯隔绝，最担心的还是出差者的安全问题，客死他乡的案例并不鲜见。随着社会的进步，连坐飞机也比20世纪放心了，同时却也衍生出其他问题，有些甚至超越机构内部问题而变成社会话题，比如在旅途中挥霍和滥用公款的问题。香港廉政公署就曾因接待费用超标和出差涉嫌旅游等遭到质疑；美国某医药公司被揭发利用旅行社在中国内地发放贿款等。因此，出差是需要严格的内部管理的。

2009年2月，13名肇庆市政府人员参加14日非洲中东游，名为“学习游”。事后一名端州区主任被革职，其他各人要赔偿旅游费；美国一位知名教授看到非营利团体高层出差时坐头等舱而感到心理不平衡。那么，谁去监督那些政府官员和非营利企业雇员的出差行为呢？有政协委员在会议上指出，农历新年内地游客在境外购买奢侈品的金额已高达72亿美元（440亿元人民币），认为社会奢靡成风，必须根治。更令人担忧的是，那440亿元的奢侈品中，有多少是自费，多少是计入公费可以报销的呢？

重要人物出差、主办重要的境外会议需要提前到场视察并无不可，但要适度；比如派遣十个八个人到国外，只为视察酒店的设备、交通、客房，是否恰当？2012年美国内部调查发现，美军非洲司令部司令威廉·沃德在官方旅行中存在多种不当行为，包括费用过度超支，军车接送妻子购物，接受国防部承包商送的百老汇戏票等。而国内的热门话题则是不需要出差的出差，奢华浪费的出差，不道德的出差。国内某些单位对于公共财物失控，有不拿白不拿的邪念。政府部门与企业每年数以千亿计的公款吃喝费、招待费，当中包含着多少奢华（如住豪华套房）、浪费（如借出差为名实际观光游玩）、滥用（如有人玩乐全报销）、诈骗（如使用虚假发票报销），甚至借此受贿、行贿（如出差中接受或赠送厚礼）。“嘴上腐败”加上“脚上腐败”，说到底是“从心里腐败”。

据中新网报道：中国共产党第十七届中央纪律检查委员会第三次全体会议于2009年1月12日至14日在北京举行。全会于14日通过了会议公报，公报指出，将会同有关部门继续开展治理公款出国（境）旅游的工作，压缩出国（境）经费、组团数量和规模，从严控制在国（境）外停留的时间。2013年的几个政治会议上，如何规管好三公费用（包括接待、差旅费用）依然是重要议题，这证明问题依然严峻。

一位曾任香港某大学教职的林教授，用文章《大学变私人俱乐部》揭露类似大学一类的公共机构，既不受审计署监察，又没有股东压力，只凭校董会或董事会定期开会审阅或审批高层早已预备好的文件。“一些（大学）高层搞脑震荡会议，特意选在内地临近高尔夫球场的酒店，开会前后找下属陪同打高尔夫球和饮酒吃喝。”看来，出差管理的问题，教育机构也不例外。

除了有关出差的内部管理问题，出差者的安全问题也十分重要，根据联合国世界旅游组织（UNWTO）亚洲太平洋项目的统计，2011年在瑞士售出的瑞士手表中，有一半去了中国市场。澳大利亚政府声称，中国人是他们的最高消费群体，平均每名中国消费者消费达七千澳元（约为人民币五万六千元）。中国人给大家留下了“有钱人”的印象。这给普通公民和出差者都带来了一定的危险。例如2008年10月，9名中国石油工人在苏丹油田被绑架，最后4死4获救1失踪。根据以上资料分析，原因之一是我国出国人数近年来显著增加，伴随而来的就是风险的增加。国际SOS机构一项针对亚洲太平洋地区企业的调查发现，82.7％的企业只为员工购买旅游保险，而还安排旅行安全培训的只有9％，这能看出亚太区公司对员工出差的安全重视不够。有关新闻两则：有一宗有关法国一家海军造船公司的案件，欧洲公司应当对他们的责任更为了解。该公司9名员工，全部为法籍，在动身前往卡拉奇准备工作时，在巴士内被一枚汽车炸弹炸死。在法庭上，该公司被发现没有认真做好危机分析及做好危机预防。这样的意外发生，法庭认为是“可以预知的”。另外一宗类似事件，4名跨国石油公司的美籍雇员在巴基斯坦被谋杀，悲痛的家属控告该公司，不应在反美情绪高涨的时期派送员工到当地。不过，陪审团发现，该公司已委任一家危机管理顾问公司对巴基斯坦的安全问题给予意见。他们认为谋杀是不可预见的，而公司也已给予足够的保安措施。

出差者的安全问题中，女性出差者应受到更多的关注。一项由国际医疗安全服务机构于2012年所做的调查揭露，75％受访者认为他们的单位应该更多地关注女性员工在商务旅行中的特别需要。调查又显示商务旅客中45％属女性，而女性求助个案与2011年同时期相比上升了20％。

还有一些问题需要注意。没有获得工作证的外籍人士，其福利和权益得不到当地法庭的保护。原因是部分主管为了省却申请的麻烦或蓄意避开税务，没有为派往海外工作的员工办妥工作证及临时暂住证等手续。在我国这种情况也不少，公安局表示很难确定到底有多少外国人在中国工作而没有工作证。员工以出差的表面形式，实质处理外国事务，他们可能触犯了入境法例（无签证不能工作）和税例，主管应当负责任。

出差带来不少问题，不断改善管理方为上策。

第六节 严谨而灵活的管理

出差对经济、社会、企业及个人均会产生重要影响，其中对经济的影响最为明显。在全球化及互联网时代下，中小企业甚至个人也可将业务扩展到世界任何一个角落。出差与业务伙伴见面将更有利于增进信任和维持长期合作关系。商务出差与观光旅游一样，对很多地方的经济贡献颇多，新加坡、拉斯维加斯、上海、香港每年接待大量前来参加会议和展览会的客人，带动了当地餐饮业和旅馆业的发展，并增加了许多就业的机会。出差对社会的影响，包含促进文化交流和外语的普及。两国相交和睦，商业活动自然顺畅。出差间接促进了不同民族的相互了解和不同文化的交流，如横滨，因西方国家人士多去，英文的路标也多些。近年大量中国人去东京，当地出租车司机也懂得说一句“您好”。出差对企业的影响，最主要表现为本企业的业务往外扩张，从事某些行业或职业的员工有特别多的出差机会，例如公司的全球总部及地区总部，全国性的及地区性的贸易及市场推广部门，跨国顾问公司、会计师事务所、采购社等的员工。由于这类企业的出差经费支出数额巨大，通常都有较为完善的管理系统及设置专责部门；有些大型集团公司更干脆收购或在公司内附设旅行社，负责集团内预订机票和酒店的工作，减低给予中间人的佣金开支。出差对个人的影响，有不想出差的被迫要出差最后导致离职的案例，有经常出差影响健康或家庭关系的案例，那是从负面去看。从正面去看，出差无论到国内还是国外，都能充实业务关系、增广见闻，对事业与个人发展都有帮助。

出差对个人来说有三难。离开定居的城市，哪怕到邻近的城市，也会遭遇陌生的环境、不熟悉的方言、不同的饮食生活习惯等。如果要去外国，更是人生地不熟，每个人对陌生环境的驾驭能力有明显差别，此其一难。出差可以是徒步过境，当天往返花费只需百来元；也可以是一次性走访几个国家联络客户，坐头等舱、住豪华酒店和盛宴酬宾，两周下来花费万元以上。但是，旅途中的消费不是你想怎样就怎样，单位有许多条条框框要追随，此其二难。旅游探亲时，你可以灵活掌握时间、编排行程，不会感到有压力；出差则不同，有机构、上级指派给你的任务需要在外地完成，错过一班飞机，可能就错失一个大客户，任何一个差错都会造成心理负担以及公司的损失，此其三难。克服三难，要进行自我管理。

出差的行程每次都不尽相同，忙中自然有失，有把衣服遗留在酒店房间的，有把文件遗留在餐厅，还有把行李遗留在出租车后厢的，诸如此类的事情一直在重复上演。在人多拥挤的地方被扒钱包，在机场发现被航空公司弄丢行李等狼狈事件时有所闻。出差者应该加倍注意安全，例如预留充足时间，在登机或退房时可以不用匆匆忙忙导致遗留物件，不单独到僻静的陌生地方，避免在公共场所佩戴贵重饰品，证件等不放在裤子后的口袋等。坐飞机遇上突发气流，飞机急剧下降令乘客受伤的事也不罕见，但事实表明扣上安全带的乘客因此受伤的概率会大大降低。扣不扣安全带是个人可以操控的，并非天意。另外，酒店旅馆发生火警也不时听闻，但很少有酒店住客在入住时会立刻细看及记住走火逃生路径，或是往就近的紧急出口自我演习一下。

如果出差的有关方面没有管理，或管理不好，会出现怎样的情况呢？超出预算、补贴不公引发不满，报销弄虚作假，途中丢失机密文件，在外地发生意外但求助无门等都可能发生。良好的管理系统能减少相关风险，使机构资源公平合理地应用，出差人员轻松愉快充满信心地出门，组织上下享受出差的成果。

尽管近年遭遇世界金融风暴，出差预算还是平稳上升，如何控制差旅费开始成为各企事业单位的目标。美国运通商业旅行调研，其中被列为对控制差旅费有非常重要作用的有安排商旅者较低廉的机票（70％）、收紧发票要求（67％）、设计一个差旅政策（56％）、融合出差安排（56％）、严格执行现有方针（55％）。控制商旅和应酬成本不一定是削减哪些活动；通过审慎构想和以企业目的为优先的商旅方针，以较少的钱获得更多的回报是有可能的。

出差花的是公费，每家公司都有自己的一套管理方式，在发生问题前，都认为管理是完善的。古语有云：将在外，君命有所不受。组织成员到外地后的一举一动，管理部门能知道的有多少，能核实的又有多少呢？相关的猫腻无处不在：从机票贩子捞到的回扣，到酒店收到的报答礼品；从多报销的出租车费，到虚报应酬费用的私人宴请；从以探亲观光为目的的“公干”，到以跑私人生意为目的的出差等。不要小看这些猫腻，它可以为机构带来数以万元计的不必要开支，也可以在机构内产生歪风。2008年香港私隐公署的高级官员被裁定诈骗差旅费而判监禁，原因是，他到澳大利亚出差报销了酒店住宿费用，而实际是住在了他在当地购买的房子里，根本没有入住酒店。这件事除了当事人的诚信问题，我们也应考虑在出差的管理流程上是否有可改善的地方。

很多企业认为有出差需要就申请，回来报销合理费用那么简单的事情，用不着搞这样那样的管理。也有些管理人员了解到出差引发的问题，但不知该从何入手。国内一个服装品牌公司，开始时大部分员工需要坐普通火车出差，不久发现火车出差费时，员工意气消沉，很快改为坐飞机。不过新的问题又出现了，某员工在航班起飞前15分钟才来到机场，原来他是头一趟坐飞机，不知道起飞前30分钟已停止办理登机证。以上问题的产生，大部分原因是内部管理没有做好，或干脆忽略了，而一次简单的出差培训就可避免上述问题的出现。

对同一机构、同一部门内员工出差待遇的互相比较，与市场水平的比较，员工心理预期等均要小心掌握。如果机构内出差员工比例大，周期频密，需要考虑企业和个人的现金流转问题。出差预支或借款太多，企业吃不消；出差报销欠款拖延时间太久，员工吃不消。如何找到最佳的管理方法，接近一门艺术。

该不该出差、出差的行程如何安排、费用预算等谁说了算，有没有公开、公正、公平、透明的制度，这些都需要严格的管理。没有考虑周全管理的话，问题有可能令你措手不及，例如有员工或主管把出差变成福利，出差委派引发不满情绪，不想出差的被迫要出差，符合资格又愿意出差的却没有机会，出差旅途中遇到危险等。中国政府也知道问题所在，因此北京市劳动人事及社会保障部门发文要求市内政府机关必须就海外培训和考察的目的、时间、日程和预算作出内部通告。政府还雇用外部审计员抽样核实报销项目，而住宿、伙食津贴、培训费用等亦设上限，种种措施的效用，还要看具体执行的力度。香港政府部门被审计署批评，往欧洲参加会议，大会有免费住宿安排，因与会人员没有预订，结果要耗费公帑入住其他酒店。

公务旅行最好是有计划、有必要、有利于单位发展的活动。作为员工培训和考察的出差可以使员工学会新技能，开阔视野，除了个人得益，也将令单位得益。如将学会的技巧带回单位应用，考察调研的心得，就可知单位的不足和优点，找到改善的方法甚至新的机遇。由于出差是一项消费，宜有策略地从成本效益、业务、个人发展、社会责任等方面全盘考虑。如与客户A洽谈合约的同时拜访客户B，结合区域内部会议与行业相关展览会，安排员工奖励旅行的同时参与环保活动等，这些都需要我们多一点思考。

管理是既要管也要理。管是按照一套既定的规则、公开透明的程序，秉公办事，是科学的。理是理顺、梳理管理过程中的矛盾和特殊情况，是艺术的。管理之难，难不在管，难在理。比如有人犯了罪，法官在判案时除了依照现成的法律，也会考虑犯人是否初犯、有否悔悟及实际案情等量刑。英国的丹宁法官在审理案件时，不会死守有问题的法律条文框架，而是“把皱褶烫平”。我们也许没有丹宁法官那种权力，但是抱着客观公正的心，始终如一地执行所有机构方针、政策和规定是可以自我要求、自我实践的。所以，在执行出差监督中，不能说因为是高级经理就可以免除提供报销凭证（如发票）的规定，这样会纵容及给诈骗提供便利；也不能光因为出租车司机没有提供发票就不给予报销，这样显然会给出差员工带来经济损失。

据WTO世界旅游组织估计，中国籍游客出国数量会从2011年的7 000万跳升至21世纪末的1亿人次，比对15年前只有500万人，数目不知翻了多少番。一些海外酒店瞄准了顾客圈的变化，希望得到中国客人的眷顾而加入中国元素。比如美国的费莫纳、希尔顿、斯塔活等知名酒店就推出特别服务，例如早餐有粥和炒面，提供一些中国报纸和杂志，以及配有懂普通话的服务人员。希腊酒店旅馆行业则有“龙级”评分，有越多中国元素的旅馆，得分越高，方便旅客选择。

出差是预算还是投资？一个通常的但错误的决定，就是把出差看作开支，有盈余的时候多花，经济不好时少花甚至不花，但不会把它看成投资，因为会计制度不是这样算的。可是，这个会计制度是已有一百多年历史的东西！投资都要看回报（ROI），把出差当作投资，就要事先了解这个回报，然后大家朝着同一方向走，这就需要一套管理哲学和方法。

出差管理哲学，也就是谁也不吃亏。肩负出差费用的单位不吃亏：出差人员不得借出差而获得不该得到的好处，单位该获得正面的回报；出差人员不吃亏：不因出差而影响收入、升迁、家庭，个人得以发展；社会也不吃亏：通过跨区域的正常交往，社会廉洁与踏实的风气没有受到破坏，人类无种族国籍之分，互相理解与支持。

出差带来机遇的同时也带来诸多问题，本书侧重介绍公司管理和个人管理两方面。

第二章 建立行之有效的出差管理制度

第一节 建立和完善管理框架

一、出差管理的指导方向

发展一套新的出差管理方针前，要考虑几点：第一，新的方针是否会让出差的花费更有价值；第二，员工出差的方便度、舒适度、满意度是否需要着重考虑；第三，管理方针是否还有改进的余地。

无论是新、旧方针，都应包括以下各方面：①出差管理方针的管理范围；②出差管理方针的管理者和履行者执行力如何；③出差管理方针的内容有无根据员工职位的高低做出不同安排；④出差管理方针是否具有监控出差费用的作用；⑤出差管理方针的执行能否全部或局部委托给第三方，如旅行社。

假如公司没有出差管理条例，或条例过于简单，想作增补、完善，就必须先做调研。先收集企业过去两年的出差记录资料，做各种统计，找出缺失点，包括出差的回报、员工欺骗的可能、浪费的例子、支援的缺位等，然后对症下药，逐个击破，定出符合自己企业情况的出差管理条例。可以参考别的公司的出差管理条例，但不能照搬，因为每家公司的企业文化不尽相同。

出差政策需要包含的所有规定和相关指引：（1）出差的需要——与公司的近期发展和长远方针挂钩。（2）出差的人选——按业务需要，可分经常出差、偶然出差和不需出差三类人员，也让员工知道这种分类。（3）出差的时机——有提前安排的和临时通知的出差。（4）出差的过程——权限清楚，以及公司代表的各种合理要求。（5）出差的后续工作——公司不让员工有损失是原则，但需诚实上报。（6）不同商业和文化行为的处理方法——清晰地让员工知道公司的立场。

出差管理条例需由公司的第一或第二把手签发，以示重要性。如有规定不清晰的，可由第一、第二把手或公司指定某一高层经理负责解释，记录在案，并在有需要时更新条例。条例的执行者可归纳到一个部门，或多个部门各掌管出差的某些部分，出差管理条例应该详细到可让执行部门不需另定细则便可处理所有出差个案，避免出现规则重叠、互相矛盾的局面。

美国当代妇女基金会要求公司负责人为其营业推销员在拜访客户时的安全保障多费点心，此缘起于大多数女性营业推销员接受访问时表示，她们关心自身安全，但大部分公司均没有具体办法和措施去保障她们的安全。80％的被访者担心遭受性侵犯和性骚扰，48.7％的被访者害怕被抢劫。更令人担忧的是，86％的被访者称其公司负责人未有采取任何应对那些侵害的防范措施。基金会对公司负责人的建议是，可以安排培训课程，让雇员学习如何辨别可疑的客户，如何离开一个有危险的地方，当她们在外访问客户时如何随时保持联系，或在客户要求在不寻常的时间和地点会面时，可获得支援人员的陪同。这个案例说明，不能依赖员工自己解决出差的所有问题，雇主对保障员工安全有不可推卸的责任。培训就是其中一个很好的办法。一项针对亚太区跨国公司员工的调查发现，超过一半受访者指出他们的单位没有提供任何出差安全指引。而85％的受访者希望公司能在他们出差时提供电邮支援及24小时热线。公司应该就培训和协助两方面，贡献自己的实力和资源，制定相关政策和方案，尽量解除员工的顾虑。

每年重温商务旅行规则一次，可让高层管理者更好地了解出差近况，对不顺的地方加以改善。美国一个大学管理教授说过：管理者应该迅速知道在外出差的雇员身在何方，如果超过15分钟找不到，说明你的出差管理系统还没装好。

一家外国公司的商务旅行规定——在公司旅行规条背后的哲学，就是在涉及旅行成本时，我们必须理性对待而不能像花自己的钱一样处理公司的钱。因此，以下的规条已生效。——预定所有飞往美国及加拿大的内陆航班，价格应是预定时的最低标准价。——预定所有超过6个小时飞行时间的航班时，出差者可以选择商务客舱。当商务客舱已满或没有提供时，出差者则需选择经济客舱。——当与客户一起时，遵从客户的旅行安排。——所有出差者的商务旅行行程必须交由公司核准的旅行社办理，这包括了航班、酒店住宿、租车等。选择非公司核准的旅行社则会失去降低成本的可能。不遵照此规定的出差者可能会得不到报销；如果费用已经由公司信用卡支付，该费用将需要出差者支付。——公司容许出差者保留累积旅程积分卡。出差者可以使用累计积分得到自己商务旅行时的升级服务，只要该服务不会额外要求公司付款。——航空公司提供所有源于商务旅行的现金优惠券、现金福利、优惠机票，需要注明是给予公司的并最后交给公司。——鼓励出差者及早作出预定，这样可以使旅行社取得大部分航空公司的提早预订折扣优惠。——不鼓励商务旅行供应商提供的重复预定，以及其他取巧的机票策略。——出差者必须尽可能使用与公司或分公司有合同的租车公司的租车服务。——出差者必须使用列入公司优先酒店名单内的酒店，除非在预定时客满。旅行者所住的酒店不能超越建议该市最高指引。研讨会和大型会议可以例外。——公司已为因需要商务旅行而飞行的出差者购买额外保险，出差者自己购买的飞行保险不获报销。——航空机票必须计入出差者公司账卡。没有公司账卡的出差者则需要提前确认。——所有要报销配偶在商务旅行行程中的费用的，要在事前得到批准。公司主席签署

二、通告周知

出差管理条例已生效，但没有向所有需要出差的员工解释清楚，或条例有不清楚的地方没有跟进，或跟进了但结果不透明，或审批非常有弹性令人无所适从，这样的出差管理条例将会面临失败。对大部分员工来说，对出差管理条例的充分了解十分重要，可避免因公旅行和宴请时不知如何做决定的尴尬。

把公司出差管理条例印刷成小册子发给员工随时参考是最好不过的。如果不派发，也应该在条例宣布后立即开一个发布会，由负责人向各相关员工解释，并接受提问。否则的话，可通过公司内部网络发布最新出差管理条例，并备有一个热线电话号码和网上查询途径，欢迎员工“查根究底”。新员工迎新会加入出差管理条例解释和问答环节。公司办事处分散的，可用视像会议、网络会议等方式介绍出差管理条例。

公司需要定期组织内部研讨会，审视公务旅行的运作与规范有没有相违背。研讨会包括归纳每月企业信用卡报告，此项报告由信用卡公司发送，企业信用卡使用者说明，最终有管理层人员的审核。公司还需定期做审核，试图找出不遵守规定的案例；比如不按规定通过指定旅行社购买机票。我们要接受凡事有例外，但例外还是需要有一个合理额度；审核报告应该列出所有例外情况及说明原因。例外重复次数多了，则要考虑规章制度是否需要修订。无论如何，所有研讨会报告、审核结果等都应该公布周知，让员工与管理人员一样，知道差旅规章的运行情况，哪些行为受到应得的处罚，从而有所警惕。有些公司会把遵守差旅规定的行为和程度作为员工奖惩的依据，若是这样，更需要在一开始时就向员工解释清楚，以示公允。

三、执行规范

对于差旅费用、送礼和回扣，一些企业包括部分外资企业为了做成买卖，采取睁一只眼闭一只眼的态度，“生意做成，应酬费用多花点没关系”。有些企业向业务伙伴说明了谢绝回扣，但完全没有监管制度，比如欠缺公正透明的投诉、举报渠道。企业派业务人员出门，走访相关产品市场和与代理、分销、零售、维修合作伙伴交流是正常行程安排；但对于当中的吃喝娱乐费用怎样处理，大家似乎心照不宣，或彼此心中没底。公司发给业务伙伴差旅规定适用部分，和派遣人员在与业务伙伴对应时的权力范围，应该能给予业务伙伴很好的参考，使合作维持在理想的轨道上。双方都是中国人的场合，若任何一方有不收回扣的政策，发送文件给对方已很足够，因通常难于启齿。东莞一名广告公司人员向深圳一家电子公司的总经理推销大厦楼顶的广告牌位置，每年租金一百万元。双方见面时，总经理开门见山地说明公司上下都不能收回扣，包括他自己，请他重新报价；次日新报价来了，是八十万元。借见面机会重申公司相关立场是有好处的。

有章不依是机构管理时常碰到的问题，违章没有人去查处更是管理上的软肋，遇到这样的情况，规范定得再好也只是“墙纸”，起不了作用。公司内所有审批出差的、负责订机票酒店的、处理报销的同事都需要适当的权力，来维护制度的完整、公平。遇上不明白消费时需要收集额外的解释，对有问题的消费应延迟回款待查，确认违反规定者必得不到回款，对于滥用特权者（如使用公司信用卡）取消其特权，对于连续性欺骗且不思悔改者则进行处分甚至开除之。

由于出差牵涉费用可大可小，制定出差管理条例应向员工说明：（1）给出差者、出差管理者和出差辅助者关于出差和应酬成本效益管理的指引。（2）可以报销和不可报销项目的区别。（3）出差者在控制与报告出差行程和应酬花费方面的责任。

哪怕考虑再细密，出差规定不可能涵盖商务旅行所发生的所有事情，所以希望每一位员工出差时，要结合公司规则和常识处理出差开支，如果有消费不在这规则内而欲报销的须及早向管理层申请。

出差管理条例执行力度如何，需要每年最少做一次回顾，针对出差目的是否达到，预算是否反映实际，相关补贴是否合适，制度和纪律的遵守情况是否理想，出差外包商的服务质量评价是否合格，员工有否好的建议等方面做总结。回顾的各项归纳整理后，对制度作出适当的调整，按程序交上级审核、拍板。专业、严谨和有效的管理能够防止不正规情况的发生，不仅可以避免浪费组织资源，也阻止了组织内部的不道德行为和不公的现象。

天津市于2004年发出了《关于严格控制领导干部出国考察和外出学习的通知》（以下简称《通知》），提出对弄虚作假、借学习培训之机公费出国旅游的，要从严查处。这些都是大原则，好的管理是要追究到此项规定是否百分之百被知悉，有否发现违规者，如何处理违规个案，是否需要更新这个通知等，并让市民知悉这些情况，使《通知》得到公众监督。商业机构的旅行规定更不是一本随意的指引，而是强调旅行规定必须严格遵守，公司有方法查出不遵守规定的员工，并按规定处理，后果要公告周知，尽管那只是对内的公告。

四、责任依归应管理

中国很多企业人仍在采用保守的报销管理制度，批准出差的内部准则并未完善，甚至压根没有准则，而是全部由老板审批，由老板口头说了算。公司没有管理，就对商务差旅看不透，钱花了，却不知花到哪里去。没有人负责，那就没办法问责。

如果你要考虑增聘一个商旅管理人员，以下要求可供参考。（1）部门：商旅、财务或行政部。（2）职称：商旅经理（职位级别）。（3）对上负责：首席营运官、财务总裁或行政总监。（4）主要职能：公司商旅管理条例的起草者、监督者、执行者。（5）工作内容：照顾公司全员的出差需要，执行出差管理条例等。（6）职责：维持健康的出差制度；管理下属、全年部门预算等若干事宜。（7）关系：与公司其他部门的关系，与公司外部联系。（8）话语权：审批权，审批权限度。（9）工作条件：主要在办公室内，有需要时拜访旅行业界。（10）特别条件：基本无须加班，但有时下班后仍需保持联系。（11）出差旅行：每年一两次同业会议。（12）经济条件：基本工资，一般福利，其他待遇。（13）前途：可调动到其他部门的合适职位。（14）培训：自己提出，按职位级别给予培训补助。（15）其他：聘用方法、是否需要笔试、谁做出最后录取决定等补充说明。

除了自雇专业人士外，企业也可找来专业公司责任承包。有些外包公司除了能提供基本的机票和酒店预订服务外，还可提供24小时全年无休的其他服务，如每个国家与地区的治安和安全提示、自然灾害的最新预警、出差员工培训等。外包单位的特点是，他们可以进入外界人士一般不能进入的特定范围；他们与客户保持紧密关系，明白顾客所需，可帮助解决一些出差中的难题，让企业员工可以安心专注自己的事务，不用操心行程安排。

选择外包出差业务与把出差管理交给旅行管理公司或旅行社时，应先收集自己的资料，才能知道旅行管理公司可以带给自己公司哪些好处。你应了解：（1）每年公司的差旅开支。（2）公司有多少个经常出差的员工。（3）员工通常出差的目的地（中国内地、亚太地区、世界性）。（4）现在已跟哪些旅行社、酒店、航空公司、租车公司有联系。（5）公司已有哪些商旅规定。（6）公司员工如何安排行程。（7）公司惯常支付商旅费用的方式。（8）公司目前的监管制度，例如每月统计、报告等。（9）公司对旅游管理公司的期望。

了解以上几点之后，可成立一个专务小组，小组成员包括商旅经理、采购人员、财务人员、IT人员、人力资源人员等，由此小组评选各商旅管理公司，最后交由一人集中负责，将最终的结果形成报告呈交给公司领导人，让公司领导人决定。

考虑任何外包服务时要核对背景，不能单凭推销人员的说辞或精美的宣传册来做决定。外包公司的背景包括发展历史、高层管理人员、服务范围、客户群等。不能光看价格，要看提供服务的素质，其他客户对其诚信度的评价。现在网络信息发达，上网点击几下就能找到关于机构的信息，好的如拿什么奖项、通过什么认证等；不好的如被法院裁定诈骗、顾客的严厉投诉等。但要注意，网上信息有实有虚，需要查明信息出处，以防受骗。

亚洲区的跨国公司通常聘有旅行经理，但对于中国本地公司来说这还是一个新概念。对很多公司来说，出差已经成为第二个可控制开支，但要想实现控制，就必须知道怎样管理出差的流程。如果各人各自安排自己的出差，公司实际上容易错过航空公司和酒店的优惠计划。有些公司将出差视为一种福利，一种给员工的奖励，特别是长期服务的员工。环球商业旅行协会亚洲区域总监伊贝宁说：“出差应该被看作是产出成绩的必要活动。”某旅行管理公司董事长说：“有效的商务旅行管理不止于控制成本；今天，更关注公务旅行的健康、安全和保安等方面。”因此，有旅行管理公司提供客户连线预订工具，有电脑版和手机版，客户可轻松上网订机票、订房。也有旅行管理公司每周给客户发布有关世界卫生组织和相关方的最新信息。

企业与商旅管理公司或旅行社签订合同后，应保持较紧密的合作，发展良好关系。对方的价格不能再优惠时，可考虑要求一些额外服务，如免费提供航班信息、机场信息、各地天气预报等。也有旅行社在机票采购数量达到指标后，反馈一些酒店免费晚餐套券、机场贵宾室使用券等，可给单位用作员工奖励。有的商旅管理公司则可免费为单位多做一些安全讲座，或自卫培训等。旅行管理公司应该能满足五个功能：遵守企业政策、机票节约、酒店节约、网上功能及整合功能，将优良服务贯穿其中。在聘请旅行管理公司之前，某公司员工们自己安排出差行程，通常上网完成。因为是自己安排，公司员工体验到各种预订的问题，花费太多时间搜索和预订，以及不容易更改行程。直到公司找到一家旅行管理公司帮助，该情况才有所改观。员工们不单花很少时间处理旅行预订，而且更安心，因为每次安排都是正确和专业的，更改行程也是快捷和顺利的。（资料来源：Corporate traveler.com）

五、谨慎选择出差者

如今很多职位都要出差，无论偶尔一次或经常出差，都应在招聘广告里说明，不要隐瞒。我们应以网络资本、社会资本和心理资本选择适当人选执行出差任务。网络资本，是建立与管理环球合作、分工和价值联盟，以及处理复杂跨国问题的能力；社会资本，是能够在世界不同的地方产生正能量，激励不同的人们，维持与他们的友好联系；心理资本，是尊敬文化差异，愿意适应、接受和学习其他文化，对来自不同地区的不同文化懂得包容，愿意在不同时间、空间去工作，有自信，弹性强，为人乐观。同时拥有三种资本的人也许不容易找，但可以通过培训和公司内部文化熏陶，找到接近的人才。

某女士在面试国际机构时说明不想出差，某香港实业公司的员工一听到要到深圳出差立刻避之则吉。其实有些出差可当天往返，但仍有不少人抗拒出差，究其原因，有如下几点：（1）先天性的心理因素。有些人生来就害怕陌生环境，在公共场所去洗手间也要找人陪同的人，又怎能期待他能独自在一个陌生的城市过三两天呢？有畏高症者不能坐飞机，要会严重晕车晕船者坐长途巴士或渡轮等于要了他们的命。（2）后天性的心理因素。如听说某地治安不好，或某同事到某地出差遇到意外，尽管那是偶然的，部分人听了就觉得不幸会降临到自己身上。（3）害怕劳累辛苦。舟车劳顿，怕苦也是人之常情。有位航空公司机舱服务员，人家都很羡慕他，问他免费到不同的国家有多开心，那空中少爷回答说：“在飞机内来回不停走动，都快累死了，下飞机想要做的第一件事就是躺在酒店舒服的床上，哪有心情游玩！”（4）影响私人生活。出差有时候会一连几天，对某些员工晚上下班后定期参加的进修、兼职、义务劳动、团体活动、对亲人的照顾等会造成影响。

假如工作必须出差，除了招聘广告上标明外，面试过程中必须认真讨论。如果求职者稍有犹豫，面试者应该探究到底。招聘背后含有昂贵的成本，倘有新员工入职不久便因不适应出差安排而辞职，重新招聘除了增加开支，还会造成部门同事工作压力的增加和业务进度受阻。

公司选择的出差人员的品行必须端正。诚实廉正是理所当然的，说谎诈骗必带来羞耻。要建立这样的企业文化，首先要从上层开始做好榜样，如果管理人员无事也出差，借出差为名游山玩水，花公款大吃大喝，他们的下属能不模仿吗？如果上梁正了，要想下梁不歪，可以借助管理手段，如需要出差人员提供接待人员名片、正规发票、展览会门票、现场照片、写出差日志或报告等。找出猫腻的同时，也不要过分要求，以免令员工感到不被信任和尊重。

第二节 可操作流程管理

诸葛亮说：“有制之兵，无能之将，不可以败；无制之兵，有能之将，不可以胜。”意思是，军纪严明的军队，即使指挥他们的将领才能差，也不一定打败仗；军纪涣散的军队，即使指挥他们的将领很有才干，也不能打胜仗。可见纪律的重要性。

一、各司其职

在第十届全国人大二次会议开幕之前，中共中央办公室、国务院办公厅就已经发出关于进一步精简会议和文件的《意见》。《意见》强调，从中央和国家机关做起，各地区、各部门安排会议活动一律要从严掌握。能不开的会议坚决不开，可以合并开的合并召开；要尽可能利用现代通信和技术手段召开电视电话会议，条件具备的可以直接开到基层，避免层层开会。一律不准巧立名目召开各种属联谊性、轮流做东的“片会”。不得超标准使用经费和摊派、转嫁经费负担。不得安排豪华宾馆、涉外旅游饭店。还有，领导干部下基层要轻车简从，不搞层层陪同，不得超标准安排用餐。以上这些都是很好、很合理的标准，但如果没有指定的人去监管，没有赏罚细则，不遵守者可以逍遥自在，标准写得再好也是枉然。

无论出差人员数量的多少和出差频繁度的高低，每家机构都应该制定出差方针、相关规定和管理流程。方针是政策、指导思想，等于“国家宪法”；规定是范围、条条框框，等于法律法规；管理流程是执行、操作程序，等于法律的实施细则。因为每家机构的业务性质和管理架构不同，不可能有标准模式，因而可由机构内某部门收集行业内的情况，并与各部门沟通了解情况后，草拟出适合本机构的规范文件，最后通过解释、辩论和修订，由决策层通过执行。在收集行内通常做法做参考时，公司可自行决定采纳行内公务旅行待遇。在定稿前征询和参考一下工会或者员工代表的意见，也是应该的。要注意，不能以为在报告板、内部电脑网络和电子邮件发布所有规定，就能使所有人员都明白。有关部门可组织一两次说明会，即时回答员工的疑问。良好的操作程序管理应在开始前已通过咨询、辩论、修订、通过、公示、说明等步骤。

一家机构内的出差管理应集中由某一部门及某一专人负责，但具体操作则可按性质分配到各部门，即出差人员的各项事宜，如审核申请表、处理签证、机票预定、费用报销等分别交给各个部门，如总务部、采购部、财务部等。财务部精于数字、巨细无遗，人力资源部能从员工心理角度去考虑，采购部擅长“讨价还价”等，机构可结合自身情况去决定组织安排。总的来说，部门主管需要客观、公平地处理下属出差任务的审批、监督、评价等。人力资源部应及时处理出差者的投诉及各种要求等，同时还应主动研究出差给相关人员的家庭、生活、同事亲密度、升迁机会等带来的影响。财务部门需要适当地处理出差的预算、报销和保险事宜。大机构本身有安全部门和医疗室的也可按需要将其纳入出差管理系统。

二、成本控制

企业或政府人员，因为有亲人在外国某地，便找借口经常出差去那里。于是本来一年去两趟就能完成的业务，变成去六至八趟才完成；每次停留四天可办完事情的，变成停留八天；就算某地没有业务，也托词甚至虚构公事，以达到公款私用的目的。这样出差的开支必然上涨，监督要落实在流程上，身居要职的人员审批自己的情况容易出猫腻，总经理和董事出差也需要接受监督。其身不正，焉可正人；以身作则，自然上行下效。这样，对出差成本的控制才会有效。

控制商旅和应酬成本不一定要刻意减少出差活动。相反，通过审慎构想和以企业目的为优先的出差管理条例，以较少的钱让出差变得愉快也是有可能的。美国运通商业旅行的一项调研显示，其中被视为对控制差旅费用有非常重要的影响的有：（1）70％的受访者认为是出行前预先订好低价票。（2）67％的受访者认为是较紧密的收据要求。（3）56％的受访者认为是设计一个差旅政策。（4）56％的受访者认为是出差安排尽量合理。（5）55％的受访者认为是严格执行公司现有的出差管理条例。

有些机构的出差管理条例也很细，但分散在多个不同的范畴；如出差前借款放在小金库的规定，出差的应酬放在应酬专务的规定等。公司制定商务旅行规则，要做到客观全面，这样不仅方便管理，还可以与散落在各个部分的规定互相呼应。这样，出差的方方面面，包括需要的借款和应酬开支等便可一览无遗，便于监控。

成本控制的具体做法能很好地利用旅行社的服务，可以更好地使用优惠机票（低至半价）及机票加酒店套装优惠。可建立内部网，员工可以轻易翻查酒店及航班信息及优惠情况。公司内部管理者也须承担提醒的责任。如鉴于每年交易会期间酒店价格暴涨，可在交易会期间将广州及邻近地区酒店价格信息，在公司对内公布，以方便同事出差时安排酒店。在每个经常出差的城市与几所酒店签订合同是有好处的，可以较容易取得优惠。酒店一般会把预订的房间预留至下午6时至8时，过了这段时间，便有可能并且有权在房间供应紧张时把预留的房间交给他人。与酒店熟络或有合约关系的可以获准适当延长预留时间。不过，在客人给予信用卡保证后，房间可以保留一晚，条件是客人没有来时，酒店仍会在该信用卡内扣除一晚的住宿费用。这个费用，需要明确何种情况下公司负责，何种情况下员工自负。如果员工自己可以执行酒店订房的，会倾向选择含早餐的价格，所以政策要说明公司是否负担出差员工在酒店用早餐，不应含混。

不少企业认为员工出差及应酬开支是不可避免的支出，而根据调查显示，有关开支在企业可控制开支项目中排行第二至第三位。不过，很多公司却不善于控制这项支出。公司信用卡在香港已有20年历史。公司卡与个人签账卡很相似，只是公司客户并不能按月支付部分还款。公司客户可以选择不同发单及付款模式，包括“个别发单、个别付款”，“个别发单、统一付款”，以及“统一发单、统一付款”。对公司的好处是可以延迟付款，由于银行或信用卡公司在收到客户的签账后最长一个月后才向客户发出账单。而另外一个好处是，公司管理部门人员可以透过信用卡管理系统，对公司信用卡的使用情况有系统地进行研究，例如公司可选看不同部门在某月的相关开支、个别员工的酒店开支等；对于员工离开公司时也可迅速收回或注销公司信用卡。为避免猫腻，除了员工出差报销以外，包括机票退费等所有钱财来往必须通过银行及公司户口处理，任何员工私人账号不得混杂其中。

三、法治不忘人治

出差不能预计的情况是有的，需要灵活应变，需要有人可以随时审批例外情况。如某地因展会而使酒店住房供不应求，从而导致住房费用可能超标，部门主管可以批准出差者入住住宿价钱贵一些的宾馆；比如，同事职别可住500元/晚的酒店，在展会期间最便宜的酒店却涨价到1 000元/晚。如果不出差对企业有损失，主管可以考虑批准下属在当次出差花费1 000元/晚的住宿费，但不能滥用权力，有1 000元/晚的酒店不住而让下属住1 500元/晚的。这些滥用职权的情况也许让你感到惊讶，也许见怪不怪。解决的方法，要靠主管权力范围、监督制度和投诉渠道。主管可以灵活、酌情处理的事项必须明确和有适当范围，超过范围的必须由上一级决定，越权的必遭受处分。设立监督制度，使得滥用职权的行为尽快得到曝光。最后，任何员工都可以利用公司现有的或专为出差而设的投诉系统，揭露滥权及其他不正之风。

以下是如何编写出差管理规定的参考，尽量适应大部分行业。由于每家企业的背景和文化不尽相同，读者们可结合自身企业情况和需要加以修订。

1. 差旅申请

需要将填妥审批后的出差申请表发送到哪个部门哪位管理者那里（通常出差前两周），以便协助办理预订机票、酒店等事宜。国内出差的，出差审批须由上一级通过；如上一级属于经理以下的，须把出差审批表交给直属经理加签。出差到国外的，必须经过所属总经理（或高级管理人员）签名以示同意。

2. 差旅安排

哪些部门受公司委托处理相关出差的事宜。如某些业务委托公司外部旅行社或第三方协办，应注明该旅行社或第三方的地址、电话、联络人姓名，哪些具体项目是由他们代理的，跟他们接触时要注意哪些事项。如有疑问，应该找公司哪位同事查询。

3. 交通安排

尽早订机票、车船票是出差行程的保证，也是公司出差管理部门（或代理部门）应做的工作。出差管理部门在与出差者保持沟通的情况下将所需机票、车船票订好。在某些需要出差者自行购买机票、车船票的情况下，出差者应尽快知道自己所坐航班、火车、长途巴士、轮渡及其他交通工具的等级（经济舱、普通等、一等、软卧等），以便在自行购票时正确选择。出差管理部门还需提前注明以下事项：多少个小时以上的飞行可算作长途飞行，长途飞行可否将普通机票升为商务机票；航空公司送的里程积分，是计入个人账户还是公司账户；行李超重的多余费用是否由公司支付。

4. 住宿安排

出差者必须知道自己可入住旅馆的级别和费用返还的限制。出差管理部门或第三方应在同事要出差的地方物色一批酒店，尽早与酒店联系并签订合同。出差管理部门需提前注明的有：酒店不可由员工自行联络及预订，酒店房间内的小吃饮料等是否可以报销，出差者入住行政楼层或套房的职别限制，出差者是否需要为临时改变入住酒店或取消酒店预订而买单。

5. 团体与会议

如果属于参加团体会议、展览会、会议、培训等，出差管理部门可进行集体安排，这样可省时省事，集体安排的事项包括预留报名、领取入场证、安排餐饮、由酒店至会场的交通、集体付款等。

6. 租车

公司对员工出差时租用车辆是否有特别的规定和声明。出差管理部门需提前注明的有：出差者应说明用车理由、租车公司的名称、所租车辆的型号及车辆保险情况。

7. 日常用餐

用餐额度（早、午、晚）或每日补贴多少，是否需要发票。

8. 应酬

尽可能列明公司认可的应酬项目，是否包括酒吧、夜总会、高尔夫球场等场所的消费。有没有职别、额度、数量的限制。

9. 可以报销的项目

出租车（跟工作相关的事项）、电话费（公事，另外私人的每程/天一次或不得报销）、干洗（出差超过若干天可使用酒店快速服务）等。其他如小费、寄邮包信件、赠商业礼物等视情况而定。

10. 不可以报销的项目

基本上上面没有提到的消费都要自己买单。常见的有房间内电影、私人应酬、私人礼物等。

11. 报销手续

由于出差需要花费不少现金，公司应安排现金借贷或公司直接支付出差费用，并承诺多长时间之内返还报销费用。报销的费用通过出纳部门用现金支付或银行转账。现金借贷规范，订立每日或每次限额，及现金借贷累计限额。还需规定现金借贷归还手续及时间。

12. 差旅报告

时间仓促，出差者应当以完成任务为重。所以出差回来必须按自己部门规定发送报告或参加汇报活动。

13. 其他

本规定针对所有公司雇员，无分职位高低。员工对本规定有任何不明之处可随时向哪个部门查询。需要任何投诉的请与出差管理部门联络，包括服务态度、公平待遇、违章举报。对本规章有意见或建议的也欢迎随时与出差管理部门联系。

第三节 人员管理

一、人力资源管理者的责任

公司方面应该有专人专责管理出差者。从处理出差申请、代购机票和预订住宿、办理旅途保险，到报销流程都需要有明确的政策和指引。公司规模无论大小，出差人员不论多寡，都应对出差管理给予重视，合理投放资源。在整个出差途中保持单位与员工的联系是最重要的，这是一个负责任的单位应该做到的，以确保员工在出差途中就算碰上麻烦甚至意外也不会感到孤立无援。主管部门应当对员工的整个出差行程充分掌握，比如什么时候该员工应该在什么地方，如何取得联系等。手机有时会出现故障和网络不通畅等问题，所以要提前知晓其他联系方法，如酒店电话、航空公司查询电话、要去拜访的客户的办公室地址和电话等。

出差者到达出差目的地后，尽可能每天报个平安，这对出差者和其家人都十分重要。有些有人情味的公司还规定出差者打长途电话回家的可以报销。如果公司不能做到报销，也可鼓励出差者利用空闲时间在酒店上网跟家人聊天。

在面试时应当说明是否出差，及出差的性质、范围、频率等，尝试取得求职者的真实反应。一名日本籍女士在面试时表明不太愿意出差，部门主管满口答应说可以把出差限制为一个月一次。可是上班后不久部门主管需要该女士前往上海和北京多次，因而导致双方关系弄得很不愉快，结果该女士在3个月试用期内就辞职不干了。另一个个案，某财务部女员工多年来在香港上班，因工作需要，其主管要求该女员工每周往深圳子公司核对账目，不同意的可能会遭解雇，该员工于是选择辞职。雇主包括人事部门和主管们对出差安排不应掉以轻心，不能一味坚持这是工作需要就命令员工无条件执行，应该尊重员工的意愿。从应聘开始已经知悉职务需要出差，员工亦无异议，那是最理想不过的。如因企业情况发生变化而需要员工出差，但员工事前全无心理准备的，需要劳资诚恳协商才稳妥。

人力资源部门与出差人员所属部门应提供各种支援，对员工由于身体或心理不适而提出的不想出差的要求，人力资源部门应慎重考虑。此外，对于行动不方便的、怀孕的、家有老弱病残等需要照顾的员工，主管需要免除或减少他们出差的任务。香格里拉酒店集团对于员工想出国工作是非常鼓励和支持的。他们的员工对于任何海外姐妹酒店的工作空缺都可以申请。对于由于种种原因不能长期在另一个城市工作，但只想见识一下和吸收经验的员工，酒店人力资源部门也会尽量安排不超过6个月的短期调派，并保证之后该人员可返回原来的工作岗位。（资料来源：香格里拉酒店集团代表在2013年香港企业社会责任会议上的演讲资料）

需要到国外出差的员工最好提前多天办理签证，首次往美国出差的还要通过严格的面试，有“移民倾向”的将被拒诸门外。公司需要给予去国外出差者应有的支持，有需要的话提供在职证明、出差原因说明、邀请函、薪金证明、保证人等使送出者的签证顺利完成。

公司应开辟一条“特别通道”，请实在不愿意出差的同事向上司或人事部门明言，说明其不愿出差的理由。如果是家人方面的问题，公司可考虑派专务人员做个家访；如果是自己心理上的障碍，公司可帮助员工分析个中原因。公司可以组织出差者每个月聚会一次，公费赞助茶点，让出差者互诉心得和体会，互相支持解决困惑和疑难。企业可以开展一个征文比赛，提供“场地”，让出差者们发挥，从过去一年的出差经验中抽取最坏的遭遇，谈谈这遭遇使他们得到什么启发和感受，公诸同好，甚至可以赢取奖品。最重要的是互相学习，我们要学习好的方面，也要从失败中吸取教训。

二、针对出差员工的人事管理

据说日本企业通常把工作表现较佳的人留在主管身旁，工作表现一般或不好的员工会被安排较多出差，甚至在国外待上数年。现在，持相反论调的比较多，即企业派出国外的都是精炼的干部。不过，就算精炼的干部愿意为企业的效益而奔跑四海之内，但日子久了，也会感到与原来部门的关系越来越冷漠。

经常出差的员工跟公司的沟通较少，对公司每日发生的大小事情是否都有所了解，人力资源部门要特别关注。对于经常出差的员工，除了对其较详细解释商旅情况、出差照顾等之外，还要对人事管理的其他环节诸如薪酬回报、相关福利、保险、绩效管理等多加解释。尤其是绩效管理方面，个人的工作表现如何评定，因出差造成的多头管理，各地方主管在业绩考核时的参与度等。经常出差者在安全与保密方面也应加强。出差回来时，因时间太晚而先回家去的，公司的文件、笔记本电脑也都同时暂存家中，公司应当说明在家里可不可以干公事；可以的话，有什么需要注意。

较多时间不在办公室的年轻员工，会倾向于利用网络与他人进行日常沟通，这种做法是好是坏取决于如何管理。因社交网络的交流一般较随意、轻松、开放，为防止员工在掉以轻心的情况下在社交网络泄露了公司机密或对公司形象造成不良影响，适用于公司的社交网络规条是有必要出台的，公司可以向员工明确公司的态度、容忍的限度、造成不良影响的后果等。在2010年针对全球两千多名IT专业人士的调查中发现，46.9％即少于一半的公司存在明确的社交网络规条，其他的要么不清楚，要么没有。估计中国的公司更多的是尚未有任何指引和规定。针对员工工作时间使用QQ、微信、微博等社交网络工具的情况来制定适合公司情况的规定是很有必要的。有了这项规定，员工出差也可放心使用社交网络。公司订立的指引，一方面有限度容许他们在空闲及适当时使用私网，另一方面又说明公司对机密和隐私的保护，相得益彰。

出差过于频繁也会成为员工辞职的原因。思捷环球公司某高层要员就以出差太频繁为辞职理由之一。倘若公司中频繁有人以出差太多为理由而辞职，那么人力资源部就该及早给出调整措施，这样才有可能挽留人才。出差太“劳累”的话题通常出现在社交网页、茶水间、饭堂等非工作环境，人力资源工作者必须伸长自己的“触须”，判断这些信息，运用技巧应对。也许见面时轻拍他的肩膀，说句“辛苦了”，便可令他获得鼓励，有时候也许需要直接缩短出差时间以助员工减压。

出差途中有的普通员工利用飞行里程累积积分，用来升级客位，奖励自己一下。在这里需要说明的是，出差是商业行为，机票、房费由公司提供，员工应按照自身职别和公司规定乘搭相应级别的机舱和入住相应级别的酒店。有些公司将出差的机票里程积分计算入公司的里程积分内，然后再按规定使用。也有公司对里程积分项目持放任态度，让员工自由处理积分。豪华客房、商务机舱的价位比普通客房、经济舱贵好几倍，如没有增加公司的经济负担，又能增加员工出差的舒适度，公司也可做个顺水人情，明示不阻止员工利用赚来的积分换领更高档次的机位及住房。

之前提到日趋活跃的隐性外派员工，这种趋向却会把公司推向危机边缘。公司对待隐性外派员工往往会存在待遇不公的现象，更重要的是，还会违反法规如税务条例和人民入境条例。美国环球雇员调配议会与英国人事及发展研究院的2005年脉动调查报告书（Pulse Survey Report）发现，216家跨国公司中，38％承认有隐性外派员工存在，40％怀疑有存在。如何发现隐性外派员工，大部分跨国公司承认它们并没有系统地去发现隐性外派员工的存在，而小部分更回答是税务及入境政府单位发现的。造成这个现象的原因，主要是大部分跨国公司不明白什么时候需要办理外派手续，它们觉得先不办理外派手续能节约成本，但结果是，出差员工感觉不好，因为正式外派能增加工资和奖励及每年有探亲假，而隐性外派员工不仅享受不了那些待遇，还会违反一些条例。公司人力资源部应拿出主动权，更好地规划跨国派遣管理，订立明显的出差与隐性外派员工的区别，在公司设立内联网页提醒员工，设计系统让系统提醒人力资源部哪些员工的出差涉嫌构成隐性外派雇员问题。与此同时，向公司内部其他部门提醒隐性外派员工所带来的风险，并与外地姐妹机构携手妥善解决这个问题。

今时今日，在出差越来越频繁的企业，人力资源部门应当把出差管理纳入人事管理范畴，从招聘、工资待遇、升迁，到表现评估、劳资关系、离职等方方面面，都要充分考虑出差带来的影响，从而使整套出差人力资源管理系统达至完善。

三、针对出差者的培训与学习

需要出差或到国外的理由，除了一般项目工作、考察、新地点运营、管理、技能转移等目的之外，还应加入员工培训这一理由，目的是从人才培育、创新、凝聚、沟通的角度考虑出差。一家服装品牌企业的设计部员工，对主管经常到全国各地参观各大时装展会羡慕不已，他们觉得有些展会可以给他们灵感、素材，同时可以目睹潮流的最新发展。深圳一家民营电子企业，每年参加市内市外多个展览，都尽量派出多名市场部门人员轮流参与，让他们受益。公司可通过结合培训需要和预算，给员工安排出差机会。

出差是为了培训的中小企业毕竟不多，中小企业为出差人员提供培训的课程也很少。某些大公司为派驻国外的人员提供文化差异培训课程，但对于出差国外的，认为逗留时间短便不提供培训，那是错误的。没有培训好，只需一次事件便可能使公司的品牌声誉受破坏，或彻底毁掉与客户的关系。因此，对每一位出差者的事前出差培训是很重要的。越来越多的企业将业务发展到海外，它们逐渐明白，在全球化过程中，语言并非唯一需要逾越的文化鸿沟。为了避免文化差异带来沟通误会，跨国企业应举办员工文化培训课程。事实上，每家公司都有责任为员工提供培训，去应对跨文化交流，包括商业礼仪的该与不该，还包括个人主义与集体主义，权力距离，和谐与对抗等基础认识，尽量避免不必要的错误。公司也需要安排专家为员工讲解出差安全培训，内容包括旅游安全和个人安全两大部分。前者包括出差前预备、机场迎送、当地安全概况、如何避免罪行和求助。后者包括个人特征、矛盾和冲突、沟通，以及专为女士而设的安全指引。

培训的基础内容必须包括个人诚实和正义。出差不要弄虚作假，也不要贪小便宜；要以公事为先，以道德为重；要实报实销等。对于违反出差相关规定的行为，培训时应提前说明后果和处罚细则。对于首次出差的同事，最好先给予上述培训，这除了使他们在旅途中安心，也令他们以后再次出差不会临阵发愁。培训内容最好模拟出差全流程，从公司内部预订机票酒店、借款需要、行李限制，到客户会面地点和退房规定等；每晚在酒店内怎样做记录，回来后如何办理报销，以及如何与同事分享出差的一切等。以上如果都让员工在第一次出差前就清晰明白，那么就没有“我不知道”的担忧，也不能有“我不知道”的借口。

少数公司开办了企业大学，多数公司有培训部门，常年开办各种各样的培训课程以便于员工进修。出差的同事很多时候出了差，没法参加公司内部组织的培训，或无法在固定工余时间进修，这对他们是不利的。培训部门应结合情况尽量给予出差人员学习上进的机会，移动学习是解决办法之一。比如人事培训部门可将内部培训课程制作成电子版，比如某国际企业将企业社会责任指引课程放到内部网上，员工无论在出差途中或在家中，都可随时下载和学习。公司也可提供一些电子书、电子学习材料，如外语和谈判技巧之类，供员工下载学习。比如当某员工去中东出差，就应将有关阿拉伯语、中东与中国的文化差异要点、入境问禁等培训资料于出发前发送给员工，让他们在旅途中、候机中、机舱内、酒店房间等可以随时收听或收看，即学即用。员工也可自己报读市面上举办的外语短期课程，数天内速成，学会关于问候、数字、时间、问路、餐饮、购物等的外语。学会一点当地语言对缩短人际距离、增加好感有莫大帮助。企业可考虑给予主动完成这类学习的员工一定的学费报销。

四、对出差员工的监督和帮助

某销售部经理公然说：“只要你生意做成，你旅途中睡觉、游玩或做其他什么我都不管！”事实上，员工履行了职责，做成生意，是否真的其他什么都可以做而没有后果？2012年9月1日起，深圳市人民政府外事办公室出台的《关于加强市属国有企业主要负责人因公出国（境）管理的通知》正式实施。按照通知规定，市各资产经营管理公司的中共党委书记、董事局主席或董事长、总裁或总经理等主要负责人的公务出国（境）证件，包括因公护照和因公往来香港、澳门特别行政区通行证一律交由市外事办公室集中保管。通知的有关规定在国内属首创。其中的“持因公务多次往返港澳证件者，不得在节假日、双休日赴港澳从事非公务活动”令人深思。某政府内部人称，新措施有的部分是为了防止“持因公务多次往返港澳证件者”到澳门去赌博。个人道德规范虽不能与业务结果挂钩，但工作做得再“好”，如果是靠贪污促成的，也还是要接受制裁的；出差中签成销售合约，但在途中涉及违规操作的，那还是要接受批评甚至处分的。

有人统计，在生意往来中，将送礼视为重要礼节的国家有中国和日本。无论跟哪个国家有业务来往，在送礼和应酬方面公司是否有明文规定，何种情况可以报销，都应厘定送礼、应酬范围，使员工有所依据。其实，出差送礼物是一门艺术，也可宣传公司或本土文化。最好不送公司产品，商业味道太浓，不能表达感情。公司可设计、定制甚至制造有自己特色的纪念品，无须太昂贵，但要有一定的保留价值，以给出差者使用。凡是以公司名义送出的礼物，公司都应该委任专责部门或人员进行统筹、记录、监察和分析。

航空公司的里程积分，对私人消费是好事，但对因公消费可能造成的不良影响，比如有员工只为了积累分数而坚持乘搭某航空公司的班机或入住某酒店集团的客房。良好的出差管理不应出现这样的情况。如果公司把那些飞行里程奖赏等同于参加会议、展览会时获赠的纪念品，属于员工可以自己拥有的东西，那亦未尝不可；事实上很多欧美跨国公司就是这样做的。在特殊情况下，比如某员工代表公司出差参加代理商的宴会，在席间抽奖中“幸运地”获得大奖，奖品是汽车一部，那位员工有没有上报责任？是否可将汽车登记为私人财产？很多公司对此就没有明确的规定，都抱着事情发生再说的态度。事实上，公司可在制度中确定，在由公司付费的机票、酒店或其他出差活动中赚取的积分、飞行里程、奖赏等，需要上报，交由相关部门集中处理。积分用作升级机舱及客房的，可限定每人每年次数；兑换或抽中的礼品，可拿出来做员工抽奖的奖品，或拿去拍卖，并将拍卖所得捐赠给慈善团体或赞助员工活动项目。

劳动法律适用问题在香港上海汇丰银行对史提芬·安德鲁·华莱士（HSBC Bank PLC & Anor. V. Steven Andrew Wallace）的案件中，被派遣到香港工作的英国雇员想引用香港雇佣条例的规定来终止其在英国签订的雇佣合同，遭到雇主反对而诉诸法律。香港法庭判决确认了香港法律并未阻止雇佣合同的当事人选择以外国法律来管辖劳资双方的关系，从而可以排除香港劳动法例的规定。该判决的一个重要意义是确认了在香港出差和停留期间，所有相关出差人员的雇佣合同将继续受各自国家法律的管辖。在这个案件中，法庭正确地遵循了唯有在雇主出于真正的业务需要而选择外国管辖法律时，才可以绕过香港雇佣条例的规定，但并不能纯粹是出于剥削员工的目的。在当前案件中，法庭认为，英国的HSBC机构选择令英国法律适用于所有借调到英国以外的国家和地区工作的海外员工，这并没有犯错。法庭判决的重大意义在于确认了在香港出差和逗留期间，每天成千上万名来港出差人员的雇佣合约将继续受各自国家法律的管辖。除非雇主有合理理由选择，否则香港雇佣合约法律规定可以不适用。（资料来源：《香港人事管理》杂志）

新加坡某集团管理层员工在中国新年节假日期间集体到老板家中拜年，东莞某民营企业的老板在除夕夜电召各部门主管到他家吃年夜饭，以上都显示出企业内部和谐的一面。不过，下班后接到老板电话，涉及公事的，员工始终感觉无奈。一项在香港进行的调查发现，超过七成公司负责人在员工下班后或放假期间通过员工电邮或手机发出工作指令。德国政府发出新的指示，为了防止员工过劳，除非是真正紧急的事情，禁止于员工下班后打电话或发送邮件给他们，还明确员工不得因下班后没有打开手机或没有查看电子邮件而受到惩罚。发达国家的政策，发展中国家应该效仿吗？出差的员工有下班的时间吗？当下午5时会议结束，员工开车从一个城市到另一个城市的酒店，下午7时到达目的地，那这两个小时应算是开工时间。到达酒店后至次日早上离开酒店前这段时间，就是他的下班时间。假如他约了他人一起晚饭，属于公事应酬，那他的下班时间得从晚饭后返回酒店时起计。

一个心理健康咨询中心邀请了1 500名在北京、广东、浙江等地工作的女性做调查，其中80％的受访者承认在工作期间受到过性骚扰。大部分受访者年龄在35岁以下。北京海淀区人民法院的一名法官表示，中国女性拒绝诉诸法律以赢取性骚扰案件，而中国企业负责人在此类事件中有何责任，且该责任缺失时应当受到何种惩罚皆未确认。

厦门大学一位法学教授认为，和性侵犯有关的各种罪行，目前可由最高法院向下属法官给出指引，但出台配套法律仍属关键。邓丽君初到日本发展事业时，晚上在一些歌舞厅献唱，就碰上现场不少“不文明”观众的骚扰，感到十分委屈。性侵犯可能来自客户，可能来自公司内部，公司应该有明确的指引，保障员工权益，使员工知道可以婉拒、阻止任何不道德、不合理的要求，无论该要求是谁发出的。此项指引更应给予主管及高层人士，说明公司不会容忍社会不能接受的事情在公司出现，使他们有所警惕。现今社会上也有男性遭遇性侵犯的案件，公司相关规定内也应明确受害者无分性别，男女一样受到保护。深圳市人民代表大会常务委员会已通过《深圳经济特区性别平等促进条例》，并于2013年1月1日生效。条例指出男女均享有同等的尊严、价值、机会、权利和责任，以性别区分用人、待遇、出差等标准从而达到排斥及限制行为等目的，损害男女平等权益的，可被惩罚。条例又界定“性骚扰”为不受欢迎的性要求或任何与性有关的行为、言论、文字、图像电子信息及利用与性相关的屈从手段，作为得到聘请、升职、薪酬福利或奖励的交换条件。人力资源管理者须在公司内制定与此相关的公司立场和规定，给予男女员工适当培训，为投诉不平等待遇设立特别程序，以及处理好每宗投诉。再者，女性独有的月事、怀孕、生产和哺乳期间，公司应为她们提供特别照顾，也不得克扣工资或解雇，这也是法律给予支持的。

员工投诉主管也可以通过多渠道：亲自找人力资源经理投诉、写投诉信、发投诉电邮等，而投诉信是可以匿名的。不过，处理匿名信件要格外当心，要先弄清楚投诉人是否真的需要投诉，是否诬告，不要“误杀良民”。

人事部门或商务旅行主管在出差者出发前发送文件，给予各项温馨提示，是有帮助的。他们在同事出差的旅途中时刻关心，随时出手相助。在出差者受了委屈的时候，也能以公司名义向有关单位投诉或提意见。

五、意外事故需处理得宜

公司为员工购买出差保险，应该保证员工打一通电话，就可以得到咨询和旅游支援服务；购买了医疗保险的，可保证员工能及时就医，随时为他们提供医疗意见或其后的医疗转介。基于国内部分医院需要先缴付数千元甚至更多的保证金后才展开救治，有保险公司推出中国医疗保证卡保障计划，当持卡者在国内发生意外或生病时，可无须缴付保证金而可立即获得适当的治疗，这对出差者来说是一项非常重要的安全保障。

某香港上市公司外派到广州的办事人员猝死。意外事件发生后公司人事部职员第一时间联络到了家属，并于6小时内安排家属去广州。一路陪同家属到公安、特区驻广州办、殡仪馆等处办理相关手续。家属可决定自行处理遗体（认领出境）或让广州殡仪馆处理。如不同意官方死因判断，可要求做解剖。如一切顺利，凭公安部开具的《尸体处理证明》可到殡仪馆办理领遗体手续。在这一事件中，公司动员人力物力，安排各项用车、住宿、饮食，给家属发放慰问金等，处理相当妥善。该公司的危机管理委员会发挥了强大的作用。这种事情也是危机管理的一部分。

公司在做一些决定时，需要考虑周全。属于世界四大会计师事务所之一的某公司，因其美国某办事处裁掉一批同事而遭该批同事痛恨，原因是裁员的通知竟然是该批同事在加利福尼亚州出差时通过电邮发出的。他们有不少人是第一次出差到加利福尼亚州，在情绪异常兴奋的一刻，忽然接到被裁退的通知，痛恨心情可想而知。公司也许没有注意到被裁员的一批人中有身在外地的。但无论怎样，出差途中听到这一消息的他们还有心情完成任务吗？公司应尽可能等员工归来，再发出裁员通知，这样才是最尊重员工和公司自身的做法。如果不是裁员这样单方面的决定，例如警告、扣工资或其他处分，更有理由在员工回来后才通知，应该给员工辩白、申诉的机会。

六、道德的把关

公司应该制定一套清晰的行为规范，防止员工收受或提供贿赂，贿赂包括现金、奖金、奖品、赠品、礼物、用品、折扣、借款、旅游、机票等。公司的此项政策，对出差者与非出差者均适用。公司应安排一次培训，使各经理、主管了解条文，能清晰地向下属解释，并以身作则地遵守。

2013年，某国际医药集团利用赞助国内医护人士到外国参加会议为借口，经旅行社输出贿款，甚至根本不用出国参加那些会议。这样的行为是违法和没有道德的。作为一个守法的企业，管理者应给予每一个员工及时的培训和告诫，同时要在公司系统中监督是否有不法款项通过或避开企业账户流通，如有怀疑，便要立刻处理，绝对不能睁一只眼闭一只眼。上述某医药集团光在2009年就把集团在国内的多个培训、会议项目交给一家旅行社安排，随后该旅行社把部分款项发送给公司高层、销售代表等。虽然相关集团已经停止对不良旅行社的委托，但2009年发生的事情，直到2013年才被发现，该集团的管理真的需要检讨一下。管理这个问题的方法有：首先是会议、培训的实用性要由内部监管和通过；其次是选择地点、流程要有合理预算，有财会、采购的监督；再次是活动后的关于活动的报告和知识传播认真执行；最后，也是最重要的，就是对内部人员的守法与道德的培训和指导。

公司的行为规范针对全体员工，除了对收受贿赂、违法礼物、回扣等明令禁止外，还应介绍国家防止贿赂的条例及法律法规。对于出差过程中的应酬、采购等事项，也应严格遵守公司的行为规范和国家的法律法规。此外，出于对股东及财务投资者的负责，以增加收益和长远发展作为有吸引力的回报，更需忠诚地透露信息，秉持真实和公正的会计守则与实际操作。

出差不像旅游，是有任务在身的，员工不仅代表本身机构，还代表自己所属的国家、城市甚至种族。出差者要告诉自己每次出门就是个“大使”，言行举止不能失礼。商业外交行动（Business for Diplomatic Action）是一个非营利团体，其派发了《世界公民指引手册》（World Citizens Guide）给每个持美国护照公民，要求美国人不要在国外大吼、易怒、没耐性。作为公司管理的负责部门，不能想当然，必须要将公司的社会道德责任立场向所有员工说明。大约十年前，美国环球雇员调派议会已制定出一套商业道德培训课程，适用于派到中国内地的人员。我国已经走出去的和正在走出去的企业，应该也有一套类似的、适用于海外的商业道德培训，使所有公司工作人员有据可依。

公司雇员的商业道德诚实可靠、公平竞争是我们珍贵的财富，上到董事下至所有雇员都应遵守同一底线，使我们的声誉不会被任何诈骗、贪污、渎职等行为所沾污。基本原则任何董事或员工的行为一旦被判定触犯了相关道德和法律，公司必定给予开除处分。好处定义好处是指包括但不限于任何名义的金钱、借贷、礼物、聘请、服务等。接受好处董事及员工应拒绝好处，假如接受了好处可能会影响他们公平地作出决定，除非：该好处的总价值少于港币500元，而且不影响任何商业决定；或已取得管理层知悉、理解及批准接受好处。若有任何疑问应立即向上级汇报并要求指引。索取好处公司禁止董事及员工向供应商、合作方、客户等索取利益。提供好处任何情况下本公司董事或员工不得要求公司给予任何单位或个人好处。除非此等好处（例如佣金及其计算方法）已得到本公司总经理或以上管理人员的书面确认及被对方单位所接纳。应酬为避免可能发生妨害公正的决定，董事及员工应适当拒绝过多与同一位或同一组人士饮食及娱乐应酬。就算接受一次宴请，董事或员工也应表示下一次应该让我方做东，并在机会来临时落实。利益冲突常见利益冲突有：①在任何供应商、承包商、合作方中有未经透露的财务利益；②基于公司不知情的“顾问”或兼职合同，给公司对手提供服务；③秘密出售公司机密资料给任何有兴趣者以换取好处；④利用公司时间、财物处理非公司业务；⑤给任何供应商、承包商、客户、求职者、下属不公平的对待以换取好处。公司财物擅自将公司物品，含原材料、半制成品、产品等用于私人用途，转赠或变卖将构成盗窃罪。所有公司财物只能用于公事用途。董事及员工均不能擅自采用自己的财物作公事用，尤其是没有得到许可私自非法下载的电脑软件。赌博行为董事和雇员注意不要与有生意往来的人士有太多的赌博行为，包括打麻将。就算偶然一次，如果筹码过大，董事和员工亦应果断决定不参与。诚实记录所有雇员应该诚实地汇报所有公司活动，不得有所隐瞒。所有雇员不得擅自恶意销毁或删改任何公司档案。网络使用不得在网络连接到与公司业务无关的网站，或不恰当地下载、储存、转发、打印与业务无关的，或对别人有侵犯的内容。通过电邮发出有公司机密的信息时，要检查收信人地址正确无误，按规定指引将邮件加密及事后在发件箱及垃圾箱删除。员工要小心保存所有公司系统的密码，如有异常情况应立即向有关部门报告。（资料来源：香港廉政公署）

第四节 预算管理

一、出差预算制度

一个单位除了员工薪酬和福利外，出差和应酬费用也是一笔很大的开支，通常占了平常薪酬和福利开支的10％～20％。2005年，美国运通做了中国商旅统计指标，把平均差旅花费分为：饮食与应酬39％、机票24％、其他交通工具11％、酒店13％、电话11％、其他2％。其中电话费用与住宿费用相若，按现时的标准，有点偏高。

出差是昂贵的业务活动，并且不容易计算回报，所以公司必须制作预算表。预算表应由管理部门制作统一格式，每个部门自行在新的年度开始前两个月填报清楚，内容包括本年度（前9个月）本部门出差已花费用，附加后3个月的估计，形成本年度的出差总花费估计，对比本年度预算得知会否超过预算或是否在预算之内，及之前数年的对等数字，得出部门出差的趋势，是增加、减少，还是无规律，并分析背后的原因。以本年度的数字分析为依据，制作下一个年度的出差预算和相关说明。出差预算最好能同时显示具体出差人员或工种所占比例。两个部门同样的出差费用预算，部门甲全部由主管一人独占，与部门乙由主管和下属均分这两种情况对我们有着很大的启示，纵使未必存在任何不合理或不公平。

每个部门制作预算后，由管理部门收集整理，向最高领导层汇报。为求公开透明，最好安排简单会议，由每个部门介绍其出差费用预算的背景，增加或减少的原因等，并答复其他部门和领导的质疑。最后由领导即时或事后通过审议或修改，最终确定预算。

任何单位没有预算也就没法管理，出差也不例外。无论业绩好与坏，公司管理者都应认真研究出差的预算。2008年香港发生的公职人员出差诈骗事件就有数起。笔者工作过的公司，管理部门在每月管理会议上报告上一个月的出差次数、应酬花费、总花费，与预算比较的差别，超预算的便需要解释，总经理也不例外。

制定预算后知道需要节约成本的，可考虑以下削减预算的方法：（1）减少出差总次数。（2）减少同一次出差人数。（3）降低住宿酒店、机舱等标准（可能会降低企业形象、员工士气，慎用）。（4）不用降低住宿酒店标准，与酒店议价，如保证住房数量以换取优惠。（5）选取同样可靠但服务费用较低的机票酒店预订代理。（6）视像会议、电话会议取代出差。（7）提前落实预订以取得更多优惠（但注意如果行程取消将得不偿失）。

工资和福利待遇在许多企业都占大比例的开支，所以应严谨审慎，计算至一分一毫。对于差旅和应酬费用开支，企业则容易忽略或相对没那么严谨，都是“一刀切”，有盈利就多给些预算，有亏损则削减些预算，没有从无形价值角度去看待它们和厘定适度的预算。现代出差管理除了讲求实际，即尽量控制成本之外，还需要考虑社交网络关系、生意维持、商旅者安全、挽留人才、社会责任等。

二、交通费用标准

每年近岁末，大部分企业就会开始为员工们代购春节回家的车票。公司对员工回乡的“私务”那么看重，那么应该更重视出差的公务。购买机票看上去是谁都可以办到的事，但实际上是一项需要深入研究的专业活动。旅行社、差旅顾问公司并非大公司专用，中小企业也可找它们服务，它们的信息资源肯定更丰富。要得到它们的服务，当然要支付给它们报酬，但这额外的付出却很可能在节省的开支上得到弥补。当然，条件许可的，可以请一个专才来为企业、单位服务，但如何管理和发挥这个专才是另一门学问。当选定了旅行社或出差顾问公司后，企业内应由两人负责与它们联系。企业与旅行社之间应保持较紧密的联系，以保障沟通顺畅无阻。这两人可选正、副，可以兼职担任出差管理者，但两人也可独立运作，例如甲负责国内的机票，乙则负责国外的。这种做法，员工休假、请病假时有即时替补，也可使他们互相监督，降低产生猫腻的风险。

机舱分为头等、商务、经济舱位，火车票有软卧、硬卧、软座、硬座票之分。不同的舱位、座位有不同的票价，企业应有明确的规定，说明哪一职别的员工可以购买哪一种等级的票。一般来说，企业的领导和领导层员工，可以选择飞机商务舱和火车软座软卧客位，其他员工则只限飞机经济舱和火车硬座硬卧客位。讲求节约、经济条件紧张的企业，可以规定所有员工都只能选择价格最便宜的客位。公司在确立规定时，考虑要周全。比如员工陪伴重要客人一同出差时，假如客人坐较高级的舱位，又不介意与员工同坐的，那员工应可得到上级的同意，升级到与客人同等的舱位。

深圳某企业总经理，代客人购买机票并将费用算入自己的出差经费内，这种做法是不妥当的。一般来说，出差预算是公司内部的支出，客人机票报销则可以纳入其他项目或作为应酬费用。和某同事带同数名记者出差介绍公司项目的情况一样，记者的机票住宿等大笔费用不应纳入该同事的个人账内，是否列入应酬费也应与会计部门商讨。此等费用与一般员工的机票住房费用混杂了，就不易掌握公司内部出差的真实情况。

三、住房费用标准

国内大多安排两人共住一房，高级人员才一人一房。中国员工多无意见，而且有些女员工更喜欢有个同伴。但西方国家注重隐私，所以外资企业大都给予出差人员无论职别一人一房的待遇。中国企业有外籍人员的，要考虑如何安排才能做到合理公平。

旅馆方面，国内有星级标准作为参考，星级之间服务水平差别也较大，因为评分标准以硬件为主。国外没有标准的，自认几星级也一样要小心选择。酒店的房价是海鲜价，比如香港同样三星级的酒店，在周末自由行旅客众多的时候，房价就比平日贵两倍以上。广州的酒店在交易会期间，房价也比平常贵好几倍。没有以上因素的，也因位置的方便程度，同星级酒店的房价相差甚大。也有因为新开张打折优惠的五星酒店每晚房价比在城市中心有口碑的三星酒店更为便宜。简单地按照职级高低分配住几星级酒店的办法是可行的，如总经理可住四星级，经理可住三星级，一般人员二星级，但还是需要厘定每个级别的房租上限及对例外情况的处理。

一家酒店内分别有标准房、豪华房、行政房、套间、总统套房可供选择。如跨国集团首席行政官住总统套房或豪华套间，大集团的高级经理住行政房，公司按本身组织架构自己定义员工入住房间的类别并无不妥，为了方便管理，简约为佳，而制定例外情况的审批条件是需要的。例如经理到外地进行招工面试，租套间较划算，因为可以在房内附设小客厅见客，不用另外租会客室或会议室。又如选择价格较高的酒店，是因为会议在这个酒店开，住同一酒店可以节约时间和方便参与社交活动。这些需要员工自己建议，公司可按早有厘定的例外情况和程序给予审批。

一个较简单的方法，就是给予一个价格上限，员工自己选择任何酒店。不过，要注意不同城市的消费程度和酒店价格水平不同。比如同样500元人民币标准的，到三、四线城市可住四星级酒店，到一线城市则只能挑二星级的酒店。条件许可的，可以按城市大小情况订立个别标准，也可选定城中数家酒店作为公司指定住宿地点，并通知员工按此执行。

一般企业出差规定（模拟）

定义短期出差：连续1～15日（含周末、假日）中期出差：连续16～45日长期出差：连续45日以上

短期出差（3）每日差旅补贴（单位：人民币）

中期、长期出差飞机标准同短期。住宿标准、每日津贴适当下调。长期出差者个别考虑条件。首次出国津贴（任何职别）：2 000元人民币

出差住进亲戚朋友家不住酒店，是否会对任务造成影响？这主要看客户的想法，其次看该亲戚朋友家的居住条件而定。假如客户想与你的出差员工在晚饭后进行一些消遣，知道他住亲戚朋友家，会不会有其他想法。住别人家里的，如果睡在大厅或整晚受蚊子折磨的，无论员工自愿与否，实不该批准。不过，企业管理对此无法查核，只能决定一个原则，是可以还是不可以。如果出差可以住亲友家，企业也就省了一笔住宿费用，应明确不住酒店的可发给补贴多少元。除发给补贴之外，企业也应订立出差员工不住酒店的自律守则，企业可以监管，员工也应自我规范。

四、通信费及其他补贴

也许你不会相信，通信开支有时候比企业所有其他方面（硬件、软件、服务、人员）的开支加起来还要高，而且有不少是浪费掉的！手机国际漫游服务便是其中一项耗费。美国市调公司哈里斯互动（Harris Interactive）的研究发现，每个美国雇员在海外出差平均花费693美元（约4 500元人民币）在国际长途话费上。我们出差在外，为了保持联系，手机有时会很忙碌。问题是，有亲戚好友忽然来电，知情也好，不知情也罢，员工接听了，事后怎样报销？有些企业要求员工自律便是，哪怕有少数私人电话，出差期间电话费全数报销；也有公司要求员工把因私的电话全部勾除出来，不能报销；也有公司容许出差在外的员工给家人打通报平安的电话，每天一次，可以报销。

现在，人们可以利用手机完成收邮件、上网等多项事宜。多年前在会议中，众人提到一年前的某研讨会，其中有不同的记忆和印象，某人取出手机，百度一下，找出正确答案，旁人欣喜。现今这种情况只是小事一桩，公司让员工报销通信费用是有利的。这是某公司基本电话报销上限（每月）：总监及以上：无限制；经理：400元；主管：300元；一般：200元。各部门按工作性质和外出及出差频率申请外勤者名单，例如营业部，外勤者名单内各人400元。特殊情况，经总监批准可报销超出部分，需附明细单。

每年都有很多不同机构做城市消费生活水平的排名，东京、巴黎、苏黎世等城市经常上榜。员工到高消费水平的城市出差是否需要更多补贴？别以为生活指数高的只有纽约、东京等国际大城市，原来非洲安哥拉首府卢旺达（Luanda）曾经是全球消费最昂贵的城市。这里说的消费是按西方标准来换算的，而且安哥拉货币不与美元挂钩，波动大，补贴厘定需要注意。出差补贴的定义是不让员工因出差而使收入受到损失，这需要大公司管理层拿捏好。其实除了补贴通信费之外，公司还应该对出差员工的其他开支进行一些补贴。例如有公司给出差员工每日10美元津贴，但每日三餐、洗衣、买电池等均可另外报销。也有公司没有给私人花费任何报销，但每日补贴较多，比如人民币一百多元到四百多元不等，已包括员工自己的三餐。某些出差者往往晚上会有应酬，应酬费用可以报销，并且每天补贴还在自己手里。所以一些公司也不嫌烦琐，订立当天有应酬需要报销午、晚餐者，其当天个人补贴也相应扣除多少元。要注意，报销不计入个人所得税，补贴则是收入，需要随收入纳税。

总之，企业有责任了解员工常去的地方的生活指数，结合当时给予的出差补贴，考虑员工会不会捉襟见肘。我们可以自行计算当地的外出用餐、交通、衣物、个人健康用品、娱乐、医疗等开支，按企业内大部分员工的消费习惯推算，订立合理的出差补贴标准。条件不允许的，则只能参考一些国内外城市之间的消费指数，尽管那可能是根据外国人的生活习惯来设定的。至于有业务、项目需要到高风险地区出差的，除了做好企业力所能及的保护外，应该给予出差者“艰苦地区补贴”。高风险地区的划分可按照国家或可靠单位发出的高风险地区名单，凡是需要出差到该处的员工，均可同时得到额外的补助。

有些公司很重视员工加入后代表公司的首次出差，规定在出差前发给现金若干元做预备金。预备金多少随意，但应起码能让员工购买到较佳的行李箱包。

在西方国家，自己开车出差是普遍的事情，公司需要负担最基本的按来回路程估算的汽油费和高速公路费、过桥费等，也有按路程给予里程补贴的，在一些情况下还会报销维修费、保险费等。租车的则按规定报销全部费用。不过，自己开车到一个陌生的城市，或在一个陌生城市租车，路途可能不熟，路面交通情况可能很糟糕，意外风险也较高，所以也有一些公司明令要求员工需要使用公共交通工具出差，不允许自驾出差。

五、工伤意外的处理

国务院发布了新的《工伤保险条例》，于2011年1月1日起实施。公众对该条例的反应良好，因为工伤的界定范围扩大到包括涉及机动车辆意外造成的事故伤害，如火车、地铁、轮渡和自行车等。根据旧条例，只有涉及机动车辆的伤害才可列为工伤，为此，多数员工在出差期间受伤，却无法申请工伤赔偿。员工申请工伤赔偿的前提是单位负责人应按规定为员工购买所需保险，然后在发生事故后按保险条例及时办理申报及索赔手续。旧条例把民办非企业单位、律师事务所、社会团体等的工伤纳入其他规定，新条例则建立统一政策。新条例对经常乘搭集体运输工具上下班及出差者影响较大。但是，要符合工伤保险的条件，新条例规定员工不得是过错方，即如果员工在受伤事件上负有主要责任，则无法获得赔偿金。比如，新条例把员工因醉酒、吸毒或故意造成的受伤排除在工伤赔偿范围之外。

香港终审法院裁定一名妇人的丈夫在内地出差途中死亡属于因公意外而可获得单位负责人赔偿。之前的裁决因没有足够证据证明死因与工作相关而被推翻。因员工已死，单位负责人提出免责便需要作出“并非因公”的举证。无论如何，购买足够保险是公司必须做的事。另一案例，多名香港员工参加单位负责人在深圳工厂举办的周年晚宴，途中在广深高速公路遇上车祸，多人受伤。上诉法庭认为，员工并非强制参加，但如果不参加，将被视为对公司欠缺忠诚，员工有不得不参加的压力，为此最后参加了；因此，往返深圳晚宴地点的旅程，应视作员工受雇工作期间，因而其在旅途中发生意外时，应该获得赔偿。法院法官指出，在中国内地进行商业活动，需要考虑因为文化、惯例，员工可能要到卡拉OK甚至夜总会与客户一边消遣，一边谈业务。这类活动对单位负责人十分有利，尽管员工可能无可选择，必须参与这些活动。因此，哪些事情与受雇工作期间有关，法院应作较宽松的理解。

无论如何，如实地按出差频繁程度和出差性质购买工伤意外保险是企业必须要做的事情。预算就是保险年费，这也是很多地方的官方规定，不购买工伤保险是违法行为。如果法规没有明确，可让企业自己承担风险的，意外一旦发生，例如员工在海外因公遇难，那企业或许会因损失巨大而与员工家属对簿公堂，这将动摇其他同事对公司的信心，影响企业的形象。

六、应酬费用的标准和审批制度

据报道，15名奥运会官员在伦敦一家餐馆里花上万英镑吃了一顿午餐。账单显示，就餐者叫了几道价格不高的菜，比如15英镑一份的鸡丝、5英镑一份的素炒饭和7英镑的冰沙拼盘，但他们也喝了一瓶1.9万英镑的白兰地。报道没有注明是哪个国家的奥运会官员，基本可以肯定的是他们不是花自己的钱来消费，而是公费吃喝。这些单位如果出差有预算，预算有控制、有监管，违例的有处罚，那么滥用公款大吃大喝的问题应可避免。

每次公费请客应该有合理原因，要提前填申请表，注明应酬形式、人数、主要人员姓名、所属单位及估计费用，连同出差申请表一起递交。有些公司针对应酬活动类别作出限定，如禁止太奢侈的和不道德的应酬，夜总会与高尔夫活动只限副总经理以上人员和客人共同参与等。也有对应酬开支设立上限，如午餐平均每人花费300元以下，晚餐平均每人花费500元以下。国内有要求四菜一汤或多少钱一桌的规定，都比较笼统，很难控制预算，因为四菜一汤可以是鲍参翅肚，多少钱一桌则可以“一人一桌”取巧。规定每人花费的限度就比较容易管理。

管理应酬花费，要在规定上写得细致一些，如应酬的范围，一天之内最多可以多少次、费用限制、人数限制等。同时，有关同事需要留意回来报销的应酬费用是否有异常的情况。如3人一同出差办同一宗业务，却在某一个晚上分别报销3份应酬，则是需要深究的。

应酬预算需要各部门深思熟虑，不能拍拍脑袋，随便填写一个数字。应酬也是企业的面子工程。虽然出差时有可能自己没有应酬费用的支出，但是礼尚往来，上个月宴请你的主人家这个月来拜访，你将会用什么方式接待人家呢？人家过去怎样接待你是值得参考的，但如果你已离开企业，那代替你去接待客人的人又如何得知过去双方的交往历史？在知识管理中，把隐性知识转化为显性知识是个重要课题；出差接受了别人的“邀请”，自己未花一分钱，回来也应在出差报告中提一下，而该出差报告应妥善保留以作为日后参考。

七、税务问题

美国人本杰明·富兰克林曾经说过：“人生无绝对，唯有死亡与纳税。”

出差来华的时间如果超长，可能被界定为国内受雇，要缴纳个人所得税和最新颁布的社会保险供款。如果出差是带工作性质的，尽早与财务部门联系，取得清晰答案为上策。另外，每年90日免税宽限是针对在国内提供服务的外籍人士，在某些国家或地区（含中国香港）与中国签订协议的，中国税务宽限期可延长至183日，条件是牵涉人士的酬劳由国外发给，并且不向国内任何单位索偿。出差管理部门需要保持相关人员的出入境准确记录，以及检查是否在某些时候需要做满足中国税务规定的工作。此外还需要向该等人员解释公司的税务政策，以及他们对此的责任。这一切都需要参照最新的中国内地税务要求的详细规定，并咨询税务专家。

2012年6月发布的新税法例对境外需要经常来回国内的商务旅客来说是个好消息。法例替他们减轻了双重税务负担。原来的规定是，在国内停留超过183日的，无论是否在国内受雇或发工资，都需要按全部收入（包括海外收入）交税。新规定则只计算在国内停留的日子按比例交税。老问题是，国内不同地方官员对新法例都有自己的解释。最佳的确定交税办法，是向当地税局或税务专家咨询。根据香港政府资料，2010年间大概有17.5万名香港居民在内地工作，其中90％的香港居民工作地点是在广东省内的深圳和东莞，其中有不少是当天往返，或每周回香港的。如果以出差形式经常往返中国内地或某一国家，按一般国际通行惯例，在一个年度之内入境工作天数超过183天的，便应归入当地税网管理，需要按规定申报和缴付个人所得税金。由于有关人员在原居地比如香港也需报税及可能纳税，他们需要向原居地税局申报在国内已缴付税款数额的证明，按税务局《括免双重税务负担相关规定》申请特别处理。因出差增加员工正常税务负担的，公司必须考虑给予适当补贴。公司有责任保留人员因公出入境的记录，以便了解公司需要给予员工额外税务补贴的情况，也防止因为疏忽而需要承担漏税违法责任。由于经常出差造成额外税务负担，员工都有理由认为不应该由自己承担。所以雇主单位应该要了解清楚最新的税务法规，做好这方面的预算，或是否能合法地回避税务责任（比如在某国家停留一年内不超过多少天），及事先与员工及员工上司沟通好。如果需要纳税，则由公司代交，或采取一般惯用的税务平衡原则（tax equalization）。税务平衡原则，即假设员工正常情况下在本土该缴纳的税款，与因出差而在该年度内需要缴纳的税款总和比较；后者占多数的，多出的部分由企业补偿给员工。

人力资源部门与财务部门需要检查经常性出差去同一个地方的人员，与该地方的税例有否产生关联；企业方面有没有向自己海外的姐妹机构或第三方要求返还员工的差旅费，因而触及该地方的税例。这些情况我们都要小心处理，做好预算，避免违法。

员工在出差时因公或因私购物，也有可能涉及税，比如销售税或增值税。由于经济不景气，很多国家都将增值税（VAT）提高。比如英国从原来的17.5％上调至20％，希腊为23％，匈牙利为25％。对旅行者来说，购物花费更多，更要懂得如何退税。如何得知消费税税率？一般只需看收银机打印出来的电子收条便知，但更多的是隐含在销售价格内。销售增值税一般只向本土居民征收，如非本土居民，按规定，如购物数额不能低于多少，适当消费种类（如酒店住宿餐饮就不能退税），奢侈品及中等价格的货品达到一定的数额便可申请退税。有些针对游客的零售商参加了政府增值税退税计划，应在橱窗及店内附上相关标志，用以提醒游客；也可经代理服务退税，但会被扣除服务费。报税时需要填写一些退税文件，并提供个人护照资料、相关发票等。离境时，海关可能要求出示所购物品，注意尽可能将有关物品随身携带。根据欧盟的规定，非欧盟国家旅客同一人同一天在同一家商店购买超过一定金额的商品，即可办理退税。员工无论是购买公物还是自用，问清楚是否符合退税条件是有必要的。有外国专业退税机构统计，发现“中国游客在欧洲购物近50％的退税无人认领”，金额可能达一百亿元人民币！没有办理退税的原因有很多，有不知有退税政策的，有不知如何退的，有怕麻烦的，有时间不够的，有主动放弃的。出差者如果害怕时间不够，可每天晚上在酒店房间预填报税单，及提早到机场办手续；再不然就在离境时将单据和货品拿到海关柜台去查验盖章，回国再退税，省了等候退款的手续。主动放弃的原因可能是觉得“吃亏”的是单位不是个人，回去还能把费用全报销便随意放弃了。总的来说，如果是购买公物的，员工有责任为企业申请退税并事后将退税款项交还财务部门。

八、保险问题

不少企业负责人误以为现行法例规定的劳工保险，已经足够为往外地公干的员工提供意外及医疗保障。可往往当意外事件出现时才知道自己公司其实没有购买足够的相关保险。也有部门企业，因为常年不需出差而忽略了购买此类保险的义务。买了保险的企业，应要查清楚保险条文，比如已经包括内地的医疗意外，但其他地区呢？有没有把非因公而产生的意外踢出保险范围？如果有，它们是哪些情况？一名员工在海外酒店内住宿是个人行为还是因公的呢？假如酒店发生火灾而致员工受伤，那算不算工伤？员工在酒店小卖部购物时不小心碰到玻璃门受伤了，那又算不算工伤？员工在开会后不返回酒店而准备去某个景点私访，途中发生意外又算不算工伤？这些都没有标准答案。因为要考虑的因素有许多，例如出差的公务时间，是朝九晚五，还是朝九晚九，还是二十四小时？无论怎样，已经购买了相关保险的企业和员工自然安心许多。

市场已有保险属于商务旅游保险这一类别。公司只需提供外派员工的数目（不记名方式）、全年出差次数、天数、公干目的地、公干目的、公司业务范围等。保险公司便会按以上资料计算保险费。商务旅游保险包括人身意外保险、医疗费用、住院津贴、紧急支援、取消及缩短旅程赔偿、遗失行李、财务和旅游证件赔偿等项目。附表是某企业为出差人员特别投保的保单内容示范；金额无特别意义，企业可按本身条件，结合当地相关法例的最低标准，订立自己的投保范围和金额，通告员工。某公司为出差人员特别投保的保单内容示范：企业商务旅行保险投保利益一览表

未来出差估计出差人员数目：100人出差次数总计：每年1 230次目的地：全球，中国全国范围平均时间：1～14日出差目的：商务附注：无

第五节 任务管理

一、明确出差的主要任务

多年前，国内外20多家名牌冷气生产商应邀出席广州空调展览会，但该展览会却是子虚乌有，相关生产商（LG、三菱、日立、开利、远大等）齐集广州国际会议中心时，才获悉被骗，损失共计数十万元人民币。这样的遭遇令人气愤，企业应认真核实主办方身份、银行账号的可靠性及确认协办单位等，保证展会真实地举办。

任何出差都需要师出有名，无论是与客户讨论生意、参加同行业展览会或公开研讨会等都应如此。重要的任务，公司上下都应全力以赴；因经费问题不能出差的一些支援人员，也应当在办公室内随时支援“前线上”的同事们。

展览会有些摊位终日不见有人驻守，只有传单任人取阅，这样的出差是否算是开小差？在填报出差申请表时说参加这个会议那个展览，拜访这个政府官员宴请那个重要客户，而究竟有没有参加？单位如何监督？首先，应该要求员工每次出差回来都要汇报行程，一方面核对行程，另一方面可以在公司一定范围内分享有关经验和知识。在出差过程中应尽可能拍些照片，使报告更充实，分享更传神；现今人人拥有手机，手机大都有拍摄功能，因此这个要求并不过分。另外，应有申报制度，在报销出差费用的同时，需要申报所有与出发前在申请表上所列载不符的项目，包括取消了的和新增加的行程、应酬等，由本部门有关上级追认同意。

有公司最高层老板、领导出差，主办或参加重要的市外或境外活动时，由下属提前到场视察可以保障到时一切顺利，这不失为一种可取的做法。比如派一至两个人视察酒店、会场的设备、交通、客房安排等。如非必要，先派出去的人应尽量减少人数。先头部队的作用，不光需要拟定行程和安排交通、住宿，还要关注任何可能发生的变数，并测试后备，如安全撤退方案和演练等。

领导去北京出差6天，一天开会，五天名为考察，实为到景点游玩，是否见怪不怪？香港政府某部门去四川开会一天，三天游览九寨沟，因而遭到非议。安排海外培训的，要注意避免因有太多参观、玩乐活动而被指“挂羊头卖狗肉”。防范之道，在于参加者事前细看安排，发现有观光性质的活动，应考虑该观光活动对出差的意义，自己决定是否参加或避嫌。难以自己决定的，向上级汇报，要求指引。以下摘录香港廉政公署个案：阿标是欧洲一间医疗电子仪器制造商的东南亚地区业务经理。他到内地公干时，认识了一间医疗设备供应商的领导，知道该供应商有意在港成立分公司从事双边贸易，透过香港的供应商购买一些欧洲产品，并向东南亚推销国产轮椅及电子仪器等设备。阿标主动邀请该供应商派员到香港参观欧美最新医疗设备及香港医院的医疗设施，并了解开业手续。当两名内地代表抵达香港后，阿标只用了两天时间带他们参观医院，却用了一星期款待他们吃喝玩乐、到卡拉OK酒廊享受名贵红酒及游览多个景点，包括到澳门和海上赌场。每次进入赌场时，阿标都会送给两名客人各1万元筹码，方便他们“碰碰运气”，并说这是待客之道，是“行规”。他还暗示，对方在港成立公司后，如果与他的公司签约购买医疗仪器，他可以提供更丰厚的“红包”。廉政公署提示，除了即场享用的饮食是款待之外，免费旅游及“红包”都算是利益。个案中的内地职员若未得到其单位负责人同意，在香港境内接受这些利益而影响他们的工作决定，授受双方都会触犯《防止贿赂条例》，“行规”不可作为辩护借口。（资料来源：香港廉政公署）

经过“二战”后，美国大陆丝毫无损，因经济和军事力量不断扩张而成为第一强国。在商业上，大举向全球市场进军的公司得到强而有力的美国公司辅助，银行业的、法律的、保险的、公关的、安全的、IT的、管理顾问的、审计的美国跨国公司比比皆是。中国在外国就只有大使馆、商务部驻外办、孔子学院等来抗衡美国的机构，当然这是不够的，况且他们本身自有不同的任务。但是，在发展中国家的支援，我国并不落后外国很多。这是由于我国也走过同样的经济发展过程，很理解其他发展中国家的需求。在东南亚、非洲等地区，欧美等强国曾经拥有许多殖民地，有着历史的包袱；中国则没有，派往发展中国家的人员能适应当地环境和忍受文化差异，这应归功于20世纪80年代开始与落后和发展中国家积极发展外交关系。不过，在发达国家购买与经营一个企业和品牌的难度不亚于在非洲买一块油田，有时候可能更困难。由于没有经验，我们购买前的功课未做足，购买后发现在财务、政府关系、媒体联络、本地劳动法规遵守和工会协调等关键职能上无法在自身机构内找到合适人才，因此只好找外国专家或有经验的外国人，但又不能十分信赖。过去中国企业收购外国企业的失败例子有许多。中国要在西方国家建立一批投资银行、律师楼、公关公司、保险经纪、管理顾问以配合未来的发展。个人单打独斗方式只会令自己遭受创伤，包括资金和声誉的损失，最后只好以撤退告终。（资料来源：Alberto Forchielli在2013年发表的Managing China's March Abroad文章，作者是Mandarin Capital Partners的发起人、合伙人）

一名德国公司的高层感叹现在欧洲企业做生意的模式已不像从前那样注重关系，而是和美国公司一样倾向于签订厚重的合约，然后在字里行间计较，寸土不让。他把企业关系看得较重，而且意图把它融合到中国业务上去。他认为企业关系的发展模式，是纵使双方没有合同关系也愿意帮对方一把，以图取得信任，并以构筑长期合作关系为目的。事实上，关系资本属无形资本的一部分，而无形资本在欧洲发展得较好，德国启动了以中小企业为目标的培训计划，一些小国更特别推动无形资本以增强竞争力并已收可见之效，如芬兰与丹麦。

二、奖励旅游

奖励员工国内甚至出国旅游的公司日渐增多，也有针对个人的奖励，有针对团队、部门、全企业的奖励；有的可自选旅游目的地，有的允许家属同行。公司要考虑奖励的原因，也要顾及员工的想法。首先要奖得其所，能公布、服众的奖励能令所有员工与有荣焉是最好，人人有奖的“大锅饭”方式的公费旅游则只能当作单位的福利。如果是最优秀奖，只能发给一个人，可以仿效类似外国电视节目America's Next Top Model的做法，得奖的个人可以选择一位同事一同享受旅游奖励。如果是团队合作取得的成绩，那就奖励全部同事，不能只选择部分同事获奖。其次是兑现承诺，如事前定下达到目标就可以到哪里公费旅行的，不能食言，且应在3个月内实现；做好预算，不能说预算不足而改为下一年才出发，令得奖的热情淡化，奖励的目的打了折扣。

因公费旅行而增加公司指定的项目无可厚非，例如参观公司的海外机构，但切忌安排得太多太密，增加员工的精神负担，降低奖励效果。既然是奖励旅行，让员工自己安排行程还是最理想的做法。简单的做法是，给予员工一笔奖金，让员工自己选择参加一个旅行团，费用按旅行社开具的发票报销便可。无论怎样，奖励旅行的意义在于给予优秀员工一个脱离日常环境得到修养身心的机会。人事部同事还可要求员工在旅游回来后写一篇短文、发送些照片给公司刊物、内联网等，与同事分享感受。

三、出差与正常办公任务

出差的价值，在于互动、维系感情和关系；出差讲究的是现场主义，眼见为实；出差还可作为个人培训和经验积累，对自身的文化积累也有一定帮助。但重要的是，出差者仍可在商旅途中处理日常工作。出差并非一定会浪费时间，我们需要将生产力提高。一项西方调查认为大多数商业旅客认为酒店和飞机不是办公场所；一般而言酒店只是住宿、度假、台底交易和与情人幽会的地方，不应工作。在今天电脑网络覆盖全球的背景下还持有这种言论者估计不多。事实上，对很多出差者来说，“办公室”和“家”的概念开始模糊。

在准备出差时，注意出差者本身岗位的需要，比如要日常签署的文件是否已有电子签名代行签名，或是否有其他安排。需要等候回来才签署的，文件积压是否会过久。出差者在外地的时候，他的办公室、办公桌是否整洁，即需要保密的东西已锁好，但需要临时取用的东西又可透过委任的人而取得。

每个出差者应该在出发前，充分考虑整个出差过程中可能空余的时间节点，如在酒店、航班上、机场等候的时间等，可以充分利用时间，转化成最大的生产力。也可以是故意预留松动时间，借等候期间来利用手提电脑、智能手机等设备处理日常工作，收发电邮或审批电子表格等。例如有些酒店有机场接送服务，有些还是免费的，虽然限时（例如一小时一趟），但可能比排队轮候的士更划算。机场安检手

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