企鹅沟通力系列：商务写作课(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者：马丁·曼瑟

出版社：浙江大学出版社

格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT

企鹅沟通力系列：商务写作课试读：

前言

日常工作中，大多数人会花费大量时间写作邮件和各类文书，但是有多少人接受过写作技巧的培训？结果就是，我们写的邮件和报告主题不够清晰，宝贵的时间被花费在同事与我们一再确认文件的确切意思上。

尽管我们可以使用许多交流方式（如短信、推特、脸书、领英等），但写出清晰有效的商务邮件和报告还是会让我们受益匪浅。或许，几天后你就要做一个业务汇报，却不知道从何下手；或许你需要写一份广告文案或者新闻稿，却不知道写作它们的基本要点。许多公司或机构想要通过建立和维护网站、有效利用社交媒体（如博客、推特、脸书、领英等）来进行成功的互联网营销，但是你知道应该从何处入手以及关键点是什么吗？

上述情况都需要实用的写作技巧，而我也希望这本书对你而言是可靠的向导。如果你自认已经掌握了基础技能，那么我希望为你提供高级技巧，帮助你成为更完美的写手。

这星期的学习内容包括：

星期日

星期一：通篇编审你的文本。抵住按下“发送”键的诱惑，仔细通读、检查和更正你的文本。

星期二：写作有效的邮件和报告。确保文档的内容和语气都是合适的。

星期三：做精彩的汇报，全面准备所需信息并自我调适。

星期四：以新颖的方式有说服力地写作广告文案和文本。

星期五：建立一个成功的网站，面向目标受众/用户，充分实现你所计划的目标。

星期六：有效地利用社交媒体建立和发展商业联系，共享资讯并探讨观点。

这一周，每一天都会涉及不同领域的知识，我将首先介绍这一天的主要内容，然后通过注释、案例分析等方法阐释重要原理。每一天结尾，我们都会有总结、跟进练习和小测试，希望加深大家对知识点的印象。

书中所列的方法是我三十多年来的业务成果，尤其是在商业写作以及十多年的商务交流授课领域的经验。当我回顾参与者们在我主讲的研习班上的反应时，我发现有两类评论经常出现：“你给了我更多的自信”，以及“这个研习班是一个新颖的课程”。因此，我希望你在阅读和实践本书的内容时，得到的不仅仅是一个新颖的课程，同时也被赋予更多的自信，以助你在工作中成为一名更高效的沟通者。

写作绝对不仅仅是在键盘上敲击字符和按下“发送”键。今天我们学习的主要内容是：在向电脑中输入内容之前，计划和准备你想写的内容。

这和装修房子一样。你急不可待地想要刷上一层新油漆，但你该知道，除非你已经提前刷好了底漆，否则新刷的油漆很快就会剥落。因此，今天学习的内容是如何全面细致地构思和准备写作：

沟通的基本目标

写作过程

在我们探讨特定类型文件的写作技巧之前，今天（和

星期一

通常，我会用“AIR”的记忆提示来开始商务写作技巧的课程。

● 受众（Audience）

● 目的（Intention）

● 回应（Response）

小贴士

商务写作绝对不仅仅是在键盘上敲击字符和按下“发送”键。受众“受众”就是你要与之沟通的人，所以很重要的是，你关注的焦点应该是你所要沟通的目标群体，而不是你自己。这就意味着，你常常反问自己的问题不应该是“我应该说些或者写些什么”，而是“我的受众们想要听些什么”。为了完美解答这个问题，你需要弄明白你的受众是谁，他们对这番沟通的反应会是什么。

你需要受众的哪些信息？

● 年龄和性别

● 教育水平和语种（比如是否以英语为母语）

● 在群体中的地位

● 背景信息/个人喜好（你可以进一步细化，比如喜欢的网站、电视节目、广播电台、杂志等）

● 优缺点

● 对交流内容的既有知识和兴趣程度

● 对你的文本或邮件可能给出的回应

当然，以上信息并不都和你要做的每一次沟通紧密相关，但是有关键信息作为知识储备可以帮助你成功地进行沟通。

写作对象在很大的程度上决定你的写作方式和风格。比如，你是写给你的上司，还是回复一位向你们公司或组织投诉的客户呢？在每一个案例中，你用以表达自己的方式应该是不同的。

给你的上司写邮件时，你只需要清晰明了地把他/她所需要的信息呈现给他/她：

你的上司希望以最快的速度得到信息，不需要其他附加信息。但是如果你回复的是一起投诉，行文风格则应不同：

你感受到个中差异了吗？给上司的邮件是简洁切题的。而后面这封处理投诉的信件篇幅比较长，关键是语气更加柔和。

所以，你需要知道你的受众是谁。准备会谈时，我通常会从一个或两个我了解的受众入手，猜想他们对我所说内容的接受程度，他们现阶段的水平，以及在对话之后我希望他们达到的水平。

倾听的重要性

怎样才能更好地了解受众呢？通过倾听。

注意以下内容：

● 关注他人。通常，当别人发表观点的时候，我们总是思考接下来怎么回复他们。

● 每一个个体都是独立的，尊重你正在倾听的发言者以及他的观点，从而理解他的出发点，他这样做或者这样说的原因。

● 倾听帮助你了解你的受众。比如，如果你正在努力地向客户推销一件产品，那么你的目的是要与客户建立良好的人际关系。通过倾听，你可以区分对于你推销的产品，谁是感兴趣的，谁是不感兴趣的。这样，你就可以更高效地利用时间，把主要精力集中在成交可能性较高的潜在客户身上。

● 倾听帮助你提出正确的问题。介于你的关注点是他人（而不是自身），自然而然，你会想要知道得更多。我们可以这样区分：

——封闭式问题：这一类问题可以直接用简单的“是”或“否”来回答。“项目延迟了吗？”“是。”“下午五点之前你可以把数据交给我吗？”“不能。”

——开放式问题：这一类问题可以带动大家展开讨论。开放式问题以“为什么（why）、怎么样（how）、何人（who）、何时（when）、何地（where）、何事（what）”来开头。“你认为这个项目为什么延期了？”“因为我们的计划中没有预留出足够的时间来满足客户的额外需求。”作为一个管理者，你的大部分问题应该是开放式的问题。

● 倾听意味着你不仅要听你的同事说了什么，还要敏锐地观察他们的肢体语言和语气语调，感知他们对这些内容的反应。

● 倾听可以帮助你捕捉言外之意，不放过任何隐藏在字里行间的意思。比如，你的回复可能是：“我猜想你的意思是，为了按时完成这项任务，你还需要另一个人的协助。”

● 倾听可以帮助你区分事实和观点。你将会听到这两者，接着你可以辨别哪些是客观信息，哪些是基于这些客观信息的主观想法。这样一来，你将会处于一个能够对陈述内容进行评估的有利位置。

● 倾听帮助你收集更多的信息，以促进决策的正确制定和问题的有效解决。

● 倾听可以帮助你建立人与人之间的信任关系。你向受众展示你对他们的持续关心，情感一定要真挚。这是你能够与他们建立融洽的合作关系的基础所在。倾听总是能够改善人际关系，避免让一个人默默地压制着怒火以致越来越焦躁，而是让愤怒的人坦率地说出他/她的困难，你的细心聆听会为他/她提供一个很好的释放。

推销功能而不是特色

奈杰尔是一名聪明的销售员。对于产品的所有信息，他了解得十分详细。他并非仅仅简单地将新产品的科技特色介绍给客户（比如新产品得到了设计升级且具有更快的处理速度），而是设身处地地为客户考虑，常常反问自己，客户能从新产品中获得哪些帮助，比如说客户从每一个新特色中能够得到什么，答案可能是从更快的信息处理速度中实现更高的效率，节省时间，通过这样的方式，他引起了客户们对新产品的兴趣，也提高了自己的销售业绩。目的“目的”一词指的是你想要传达的关键信息点。我们可以从先前的案例中看出，那封写给上司的邮件中的信息点十分清晰简洁，而那封回复投诉意见的邮件是为了平息客户的怒火，以及告诉她你已经调查过那件事情了。

如果你是在宣传一个产品或者一项服务，那么你需要清楚地知道你独一无二的销售点（USP，Unique Selling Proposition）是什么，和竞争对手相比，你的竞争优势具体是什么。

在确定沟通目的或者说沟通信息点是什么的过程中，你可能会遇到一些困难。

● 你可能自己也不清楚。如果你的情况恰恰是这样的，请好好思考。简单举个例子，近期我所有的网站被关闭了，一个也没有留下，这件事情让我想了很久：我经营这些网站的目的是什么？仅仅是让人们知道我和我的服务，还是购买我的书籍、向我提问呢？认真地思考吧，直到你可以清晰而明确地概括出你的核心观点。稍后我们会进一步讨论这个关键的思考阶段以及网状图和思维导图的作用。

● 你的信息点清晰吗？如果你自己都不太清楚，那么你所针对的目标群体也很难明白你的信息点。在我的写作课上，我曾经遇到过一份文件，它的中心思想被掩埋在一个长达67个词的句子中，且这个句子接近文末，还被小括号括了起来。

● 即使你知道你的关键信息是什么，在阐述观点之前，你还是需要先铺垫一些与之相关的背景知识。回应

你希望在此次交流之后，你的受众会产生什么反应？有的时候，我们是如此专注于叙述我们想要传达的细节信息，以至于忘记了我们最初的意图——我们想要目标对象对于我们所提供的信息产生什么样的反应。你可能仅仅给你的目标群体提供了一些信息，但是你更希望的是促使他们做出一些决定。

他们应该如何行动是显而易见的吗？你希望他们下一步采取什么措施呢？比如说，你正在写一封资金筹集信，那么你就需要清晰地说明以下事项：

● 你的读者应该怎么捐款，比如通过哪个网站

● 如果需要提供银行账号的话，是哪一个

● 捐献者要怎样进行实物捐赠写作过程

分步骤写作非常重要，写作不仅仅是撰写邮件，然后按下“发送”键那么简单。

我们可以把写作过程分成几个步骤：

● 构思规划

● 写作初稿

● 修订初稿

每一个阶段所需要的时间是写作总耗时的三分之一左右。特别需要注意的是，修订初稿所用的时间可能会大大超过预期。

今天我们来看前两个步骤，第三个步骤我们将在“星期一”那章去谈。构思规划

把你对AIR（受众、目的和回应）分析的结果记在心里，然后构思将要写作的内容。勾勒一幅网状图（又叫思维导图）是一种帮助你构思写作内容的好办法。取一张空白的A4纸，确定纸张的摆放方向（比如纵向摆放），把报告的主题写在纸张的中间（写下一个词语或者一些词语，而非整个句子）。你会发现用铅笔画图更合适，因为你可以修改。

现在，在中心词（组）的周围，你可以写下你所想到的各关键层面的词语，这些词语可能来自于你的阅读。很重要的一点是，不要按照重要性来排列这些观点，只需要把它们记录在纸张上。刚开始的时候，你不需要将相关项目连线来串联你的观点。

如果你对于其中的一点十分困惑，那么问问你自己“为什么、怎么样、何事、何人、何时、何地和多少”这些疑问词语。这些词语会令你的思维活跃。关于构思规划这个阶段，你需要记住：如果你完成了这个步骤，那么你在开始写作时，将不会被空白的屏幕或纸张惊吓到，茫然不知所措，因为你已经知道接下来要写些什么、写作的主要内容是什么了。

当我做这些的时候，我总会对以下的这些感到惊诧：

● 项目是如此容易。它简直不像是工作！观点和理念好像是自然自发地流淌出来的。

● 这张纸是如此珍贵。在这上面，我已经囊括所有（或者至少一些，甚至很多）关键点。我可不想弄丢这张纸！

或许，回答“为什么”的问题是最有价值和收获的。“我为什么写作这份文件？”我发现，写作时经常问自己这个问题是一个很好的习惯，因为这会帮助我检验文件的内容是否合适。构思与起草

当你用思维导图完成了构思规划以后，在正式开始写作之前还有三个步骤。

1. 定义你试图传达的关键信息

在写作中，你应该常常问自己：“我真正想说的是什么？”或者“我想要传达给沟通对象的关键信息是什么？”如果你不是很清楚，那么可以尝试与你的同事当面交流对于这个问题的看法（而不是通过邮件），从而促使你在这个问题上思考得更加深入。

你想要传达的关键信息可能不是思维导图上的中心观点；有时候，它也可能和你原来构思的不一样。如果你无法与同事讨论这个问题，那么先暂停一下，给自己一点休息时间，调动你的潜意识。有时候，当你停止思考时，新的观点可能会浮现在脑海中。

举个例子，即使在写作本章节的时候，我还是得问自己：这一章节的重点是什么？是以下这些吗？（1）奠定坚实基础（2）明确沟通目的（3）精心规划写作

显然，这三个步骤都是非常重要的，但是（一夜酣眠之后）我把“（3）精心规划写作”放在后边，是对“（2）明确沟通目的”的重要阐述，同时也是“（1）奠定坚实基础”的结果。

提炼信息需要一定的时间。如果你实在觉得很困难的话，至少删除不那么重要的部分。比如，你是在分析旧的计算机系统的弊端，那么比起计算机系统自身的严重缺陷、与时代脱节且不能满足眼前需要的劣势，那些旧软件系统的技术细节就显得不那么重要了。

为了弄明白你的关键信息是什么，你同样需要考虑一下写作针对的目标群体以及他们可能的回应。举个例子，假如你要给财务经理写一份报告，就需要提供一些财务数据（比如成本、投资回报）作为你的关键信息。但是，如果你的财务经理已经批准了安装新计算机系统的财务预算，你在写信告知研发部门将要使用这个新系统时，报告的内容应该与前者不同。其中的关键信息应该是相比旧系统，新系统的功能和优势是什么。

2. 组织词组

在整理你的观点之前，还有一个额外的步骤。列在你的思维导图里的关键词组可能是名词性的（事物的名称），这一个步骤的目的是为这些名词加上动词，以构成一个更好的组合。比如，一篇讲解如何进行演讲展示的文章的草稿可能包括：

你可以为之搭配上动词，比如：

然后到了第三个阶段，你就可以添加形容词（描述性词语）了，比如：

感受到了吗？我们正在试着扩展核心词汇的容量：不仅仅是一个简简单单的“视觉工具”，最后我们得到的是“准备实用的视觉工具”。

为了组织词组或者段落，你可以翻阅分类词典或者搭配词典。把词组写下来，不断地琢磨，不断地推敲，不断地改进，一直到它们能够准确表达你想表达的内容（预测正面和负面的反馈，精炼信息）。

在这一阶段，最重要的是你要做好最充分的准备：你应该准备好文件中最重要的词组。只有这样做，当你正式开始写作时，你面对的才是有着恰到好处地描述关键信息的词组的电脑屏幕或纸张。此外，这些词组还可以成为最终稿件中小标题的基础：

● 奠定坚实的基础

● 精炼信息

3. 组织信息

以一定的顺序来组织排列你将要阐述的信息。这一步骤的目的是找到一种最合适、逻辑性最强的方式来展现你想要传达的信息。主要有以下几种方式：

● 按照重要性排列，比如把最重要的排在首位

● 对比优势和劣势

● 从方案的不同层面进行分析，比如政治因素、法律因素、社会因素、经济因素、财政因素

● 按照时间顺序排列——考虑时间上的因果关系

现在你可以开始给思维导图上的信息标上顺序了，然后按照顺序来一一处理。在写的过程中，你可能还会改变原来的想法，但是没有关系，只要你心里知道大致应该以什么顺序来处理、怎样安排这些围绕在话题四周的信息点就可以了。

在星期二的那一章节中，我们将进一步讲解如何有逻辑地排列条目。

总 结

今天学习了在写作的准备阶段，我们应该如何规划。主要包括：

沟通的基本目标：照顾沟通对象的需要、你的意图（信息）以及希望得到的反馈。

倾听的重要性：这样你才能更好地认识和了解你的沟通对象。

写作过程：适用于每一份文档的写作步骤，首先是回顾构思的过程及组织想法。

小测试

1.回顾交流的基本原则，字母AIR代表的是：

a)简称、图像、剩余。

b)活动、信息、反思。

c)附件、网络、接受性。

d)受众、目的、回应。

2.知道你的交流对象是谁，这是：

a)浪费时间的。

b)必不可少的。

c)没有必要的。

d)相当重要的。

3.你想要沟通的内容应该是：

a)含糊不清的。

b)模棱两可的。

c)令人困惑的。

d)清晰明确的。

4.写邮件时，你应该事先努力了解：

a)你想要你的读者有什么反应。

b)什么也不用了解，只需要输入思考的内容。

c)午饭吃什么。

d) 15个读者可能会产生的反应。

5.你即将发送一份邮件，但是你忽略了思考你想要得到的反馈。你应该：

a)按下“发送”键，因为他们如果愿意的话可以通过回信的方式来继续追问。

b)希望接收者没有注意到这一点。

c)在按下“发送”键之前重写一遍。

d)明天再告诉你的上司。

6.在推销一件新产品或者一项新服务的时候，你应该强调：

a)产品的新特色。

b)客户的受益之处。

c)产品的缺陷。

d)产品的成本。

7.倾听：

a)是一种时间的浪费。我只想要表达我自己的观点。

b)是一种实用的工具。这样我可以知道别人在想些什么。

c)是件麻烦事，我不想费心这么做。

d)让我生气，所以我不愿意做。

8.在开始写作一份报告之前：

a)我直接开始写。

b)我纠结于细节，以至于忘了我的主要观点是什么。

c)我花时间整理我的关键信息。

d)我根本不会花时间和精力在规划上面。

9.针对商务文件，____花时间来整理我的核心思想。

a)我经常。

b)我很少。

c)我从不。

d)当我愿意的时候，我会。

10.停下来去思考你想传达的信息到底是什么，是：

a)奢侈的。

b)必要的。

c)蛮不错的。

d)浪费时间的。

跟进练习

1.回想一份你曾经写作的有效文件。为什么它是成功的？

A 它的目标群体是谁：你在和谁进行交流？

I 交流意图：你的信息是什么？你在努力表达些什么？

R 客户回应：你收到了什么样的反馈？

为什么它是成功的？你是怎么知道的？

2.回想一份你曾经写作的并不成功的文件。为什么它是不成功的？

A 它的目标群体是谁：你在和谁进行交流？

I 交流意图：你的信息是什么？你在努力表达些什么？

R 客户回应：你收到了什么样的反馈？

为什么它是不成功的？你是怎么知道的？

如果可能的话，在完成初稿到修订初稿的这段时间里，尽量留出一些时间。这段时间可长可短，可以是一杯咖啡的时间，也可以是连续几天。当你开始检查已经写好的文本时，你可能会想：这是谁写的？它看起来还不错。或更有可能：这是谁写的？简直太糟糕了。

在一些情况下，你在检查自己写的文本时可能会发现，你花费了过多的笔墨在某些事情上，但是经过更加严密和谨慎的思考后，你会发现这些事情并不是那么重要。另外，你可能会意识到在有些更紧要的事情上，你的叙述过于简略。现在，就是你应该重新调整文章结构使之平衡的时候。千万不要就这样放任不理。不要存在侥幸心理，祈祷着读者们在阅读文本时可以自己想明白作者想传达的意思。记住一点，如果你的文本内容对你来说是含糊不清的（当你已经花费了一些时间来写作），那么对于你的读者来说，它也一定是模糊的。

今天我们要探讨的是，在完成初稿后，重新阅读、检查文本、校订文本，以及修改特定词语或词组的必要性。

让我们来了解一些文本检查的具体技巧。

保证文本的准确性

最近，我重新检查了之前写给一位出版商的成本预算案。令我恐慌的是，不知什么原因，我写下的数据是正确数值的一半。幸运的是，我在发送之前改正了错误。此外，我们也会收到这样的会议邀请邮件，上面显示的日期是“九月十四日，星期二”。但是当我们核对日历，却发现九月十四日是星期三。这样的结果就是，许多人需要浪费宝贵的时间去发邮件询问，要求主办方一一回复会议的确切日期。设想一下，如果最初的信息发送者能够在发送邮件之前对信息进行核对和确认，那样不是更好吗？

小贴士

记住一点，如果说你的文本内容对你来说是含糊不清的，那么对于你的读者来说，它也一定是模糊的。

确保文本的语法规范性

是“A box of pencils are on the table”（“桌上有一盒铅笔”，动词用复数）还是“is on the table”（“有一盒铅笔”，动词用单数）？大脑可能会告诉我们，复数的“pencils”（“铅笔”）后面应该用复数are（系动词的复数形式），但是从语法规范的角度，正确的形式应该是is（系动词的单数形式）：a box（单数）of pencils is on the table（“桌上有一盒铅笔”，动词用单数）。那么同样：

● the criteria （复数形式） are ...；the criterion（单数形式）is ...（“标准是……”，动词用复数还是单数）

● there are fewer （不能用 less）rooms（“房间更少了”，房间是可数名词还是不可数名词）

● it will be more colder tomorrow （简化成 colder）（“明天会更冷”，“更冷”可以直接表示为比较级）

● the Queen Mother will lay （应使用 lie） in state for three days（“王太后会在本州停留三天”，动词应该用原形）

每一种语言都有比较吊诡的语用规范。如果你的母语不是英语的话，你可能会有受母语干扰的问题。比如，一个中国学生写过：“After briefly introduce the concept…”（“在简单介绍了概念之后”，应使用 introducing，英文中after后面的动词应该用动名词）。同样地，一个德国学生曾经写过“not much people”（“少部分人”），而正确的是“not many people”（“少部分人”，应该用many修饰可数名词，much修饰不可数名词）。

虽然对于英语的规范用法大家观点各异，但当你在写作一份正式的报告文件时，你应该尽量排除因英语基础过于薄弱或写作过于粗心而产生的负面影响。如果你不注意这个问题，就会大大降低传达目标信息给目标群体的有效度。我应该用“that”还是“which”

有时记住一个具体的例子比记住一条抽象的语法规则容易多了。下面这句从儿童故事书中摘录的文字就很有效，“The house that Jack built.” （“杰克建造的房屋。”）

这句话中，“that Jack built”（“杰克建造的”）这个从句对于你想要表达的意思是必不可少的。暂且称之为从句类型一。

相反，在“The house, which was built by my grandmother, burnt down”（“我祖母建造的房子被火烧毁了”）这个句子中,“which was built by my grandmother”（“我祖母建造的”）这个从句就你想表达的意思来说属于附加信息。暂且称之为从句类型二。

在从句类型一中，我们使用“that”或“which”都可以，中间不加逗号，因为我们想要尽可能快地把基本信息表达出来，但逗号会把信息隔断。在从句类型二中，只能用“which”，而不能用“that”，并且要在开头和末尾标上逗号来表示从句的起止，比如“The house, which was built by my grandmother, burnt down”（“我祖母建造的房子被火烧毁了”）。一般倾向于在从句类型一中使用“that”，从句类型二中使用“which”。

写作段落

你还记得什么是段落吗？它是由一个中心思想和围绕这个中心思想进行阐述说明的语句组成的一个信息单元，在一个段落中，你应该保证主题清晰。

这里就可以体现出先前构思规划阶段准备工作的重要性了，希望你是成段规划文本的。但是，如果你没有准备好或者准备不充分的话，你可以通过修改信息来使段落中句子的联系更加紧密，说理更加自然顺畅。

段落中最重要的部分是主题句，即关于段落主旨的中心句。它通常是但并不总是段落开头的第一句。

我在写作的时候经常问自己：“我想努力表达的内容是什么？”就像我上一章谈到的，精准地提炼你所要表达的内容可能需要很长的时间。一旦明确了你要表达的内容，你就应该把核心思想记录下来，然后在段落中加上一些更深入的解释或者例证。

有的时候，你需要加上一个导入句来帮助读者明白你所说的内容。比如，我的同事们在建立一个关于垂钓的网站，他们假设所有的读者都知道某一种特殊的垂钓类型。在我们进行讨论的时候，问题就很清楚了：这里缺少一个导入信息，来对他们所描写的特殊垂钓类型做出定义。你可以问问自己，每一个句子的特定功能是什么，这样做，你可能会发现在论述的过程中缺少了一些步骤；或者你可能发现文中有一些重复之处，需要通过删减信息来修正。“我给你写了一封长信，因为我没有时间来写作一封简短的信件。”

—布莱士·帕斯卡（Blaise Pascal, 1623-1662），法国哲学家、数学家和物理学家使用关联词

我们有时会用关联词或者词组，使思路更加清晰。这些关联词就像指路牌一样，指明了我们论述的方向。常用的关联词有：

表示转折：

● 虽然

● 尽管

● 但是

● 相反的是

● 另一方面

表示对已阐述观点的强调：

● 此外

● 与此同时

● 除此之外

● 再补充一点

阐述结果：

● 结果是

● 相应的结果是

● 因此

但是，切忌滥用关联词。我们并不需要在每个句子中都使用这些词语。写作更简短的句子

句子的最佳长度是15到25个单词。当然，你可以使用更短的句子（比如这个句子的主干）。在写作中一定要注意把长句缩短。如果在你的初稿中有太多用“and”（“和”）来连接的从句，那么你可以把它们拆成不同的句子，分别叙述。

精心选择词语

在前文中，你是不是已经用过“different”（“不同”）这个词语了？如果是的话就用“various”（“各种各样的”）或者“a range of”（“一系列”）来替换“different”（如果合适的话）。但要谨慎使用近义词，因为只有一部分词语是完全等价、可以自由替换的。一个学生曾经用了“be obsessed with”（“痴迷于”），而她原本想说“be concerned with”（“关心”）。

类似地，如果你已经多次使用了“but”（“但是”），但你不能简单地将其中一些改成“however”（“然而”），并且想当然地认为这是可接受的。在替换词语的同时，你还需要对标点符号进行修改，甚至有时还需要调整句子结构。

在现代英语中，大家对一些用法存在争议。许多女性反对被称为“Miss”（“小姐”）或者“Mrs”（“夫人”），因为这些称呼暗示了她们的婚姻状况。她们更倾向于使用中性的“Ms”（“女士”）；然而，因为“Ms”与女性主义的某些联系，一些人也反对“Ms”的使用。“But”在文章中显得有些不太正式，“however”更为合适和得体。注意“however”的标点符号和使用位置：

... They are more likely to prefer the neutral “Ms”; however, “Ms” is disliked by some people because of its feminist associations.（“她们更倾向于使用中性的‘Ms’；然而，因为‘Ms’与女性主义的某些联系，一些人也反对‘Ms’的使用。”）

或者

... They are more likely to prefer the neutral “Ms”. However, “Ms” is disliked by some people because of its feminist associations.

或者

... They are more likely to prefer the neutral “Ms”. “Ms” is disliked by some people because of its feminist associations, however.

小贴士

大声地朗读你写作的初稿。你会惊讶地发现，竟然有那么多处内容需要修改。少用名词,多用动词

我们有时想用名词来表达意思，但是动词和名词的组合，或者给一个意群搭配上动词能够使表达更有力。

比如：

●“The repercussions regarding the effects subsequent to the explosion will be perused by the managers.”（“爆炸后续影响的余波将会被处理者考虑在内。”）可以被简化为“The managers will consider the effects of the explosion.”（“处理者将会考虑爆炸的影响。”）

●“This article considers current monetary policy implementation procedures.”（“这篇文章讨论了最新货币政策的实施过程。”）可以改写为“This article considers how the current monetary policy is implemented.”（“这篇文章讨论了最新的货币政策应如何贯彻实施。”）多用主动动词，少用被动动词

在“Caroline broke the window”（“卡洛琳打破了窗户”）这个句子中，“broke”（“打破”）是一个主动动词。我们也可以用“The window was broken by Caroline”（“窗户被卡洛琳打破了”）来表述相同的意思，在这个句子中“was broken”（“被打破”）是被动性的。包含被动动词的句子比那些包含主动动词的句子更长，且被动句更加正式。要注意的是，在被动句中，你不一定要指明动作的实施者，所以“The window was broken”（“窗户被打破了”）也可以独立成句，如播音员就常常使用这样的表达“The train has been delayed”（“火车误点了”），避免报道造成火车误点的责任人或原因。

但是，由被动动词构成的句子有时理解起来比较困难，主要是因为它们不以某个主体（人）为开头。

所以，上文给出的例句也可以从“This article considers how the current monetary policy is implemented”（“这篇文章讨论了最新的货币政策应如何贯彻实施”，被动）的形式，修改成“This article considers how finance ministers implement current monetary policy”（“这篇文章讨论了财政部部长应该怎样贯彻落实最新的货币政策”，主动）的形式。

小贴士

尽可能把人作为句子的主语。

核对标点符号

在这里，我们要强调一些最常见的错例：

Snow fell steadily throughout the night, in the morning the road was impassable.（“雪整整下了一夜，早上的时候道路无法通行。”）

此处使用逗号是错误的，因为这个句子由两个可以独立成句的分句（由一个动词引导的词组）组成，两个分句的动词是fell（“落下”）和was（“是”）。比如，这里的“Snow fell steadily throughout the night”（“雪整整下了一夜”）和“In the morning the road was impassable”（“早上的时候道路无法通行”）可以独立成句。

解决办法：在两个分句的中间加入分号，“Snow fell steadily throughout the night; in the morning the road was impassable. ”（“雪下了整整一夜；早上的时候道路无法通行。”）解决的方法是把两个分句分为两个独立的句子，或者用“and”（“和”）连接两个分句。

下面是另一种常见的问题：

When fiscal times are hard waste is a favourite target for politicians.（“在财政紧张的时候扩张性经济政策是政治家们最重要的目标。”）

当我们阅读这个句子的时候，我们的大脑中出现的是“hard waste”（“艰难的浪费”），然后我们停下来思考，这究竟是不是一个常见的词组。

当一个从属子句（不能单独成句的分句）出现在句子的句首位置时，我们需要用一个逗号来表示这个从句的起止。比如说，我们需要在“hard”（“艰难的”）后面加一个逗号：“When fiscal times are hard, waste is a favourite target for politicians.”（“在财政紧张的时[1]候，扩张性经济政策是政治家们最重要的目标。”）如果这个分句出现在句尾部分，连接词“when”就表明了这是独立分句的结束和从属子句的开头，所以逗号就不那么必要了。引号

引号的主要功能有两个：

● 表示所有格：mother’s phone（“妈妈的手机”），women’s rights （“女性权利”），many companies’ websites （“很多公司的网站”），one year’s experience （“一年的经验”），five years’experience（“五年的经验”）。

● 表示内容的省略：It’s（It is）missing（“这个东西不见了”）; it’s（it has）stopped snowing（“雪已经停了”）。

注意，使用引号表示复数是不恰当的：apples （not apple’s） for sale（“用来销售的苹果”）, videos （not video’s） to rent（“用以出租的录像带”）。

检查拼写

你可以借助拼写检查程序校对拼写，但是它检测不出那些拼写正确却不符合语境的词语（比如martial军事的/marital婚姻的, causal具有因果关系的/casual临时的）。另外，你需要注意那些容易混淆的词语：

accept（收到）

except（排除；除了）

affect（影响或引起变化）

effect（结果；引起或产生）

into[进入到……的内部。例如 he drove into the garage（他把车开进了车库）]

in to[进，去。例如she went in to buy a newspaper（她走进去，买了一份报纸）]

it’s（it is 或it has，意为“它是”或“它已经”）

its（它的）

loose（松开的或者没有系上的；没有固定的或者松动的）

lose（丢了；输了）

principal（最重要的；校长；投资的本金）

principle（原理；标准）

stationary（不动的）

stationery（办公用品）

their[他/她/它们的。例如their books（他/她们的书）]

there[那里。例如，over there（在那里）]

they’re（他/她/它们是）

to[不定式。例如，to go（去）]

too[也。例如 Can I come too？（我也可以去吗？）]

two[两，二。例如two eyes（两只眼睛）]

who’s（谁是；谁有）

whose（谁的）

your（你的）

you’re（你是）

有一些单词在美式英语和英式英语中的拼写不同：

practice（练习）（英式：名词；美式：名词或动词）

practise[（练习）例如you must practise your batting more（“你必须更多地练习你的挥拍动作”）]（英式：动词）

常见的容易拼写错误的单词有：

accommodation（住处，适应）

privilege（特权）

beautiful（美丽的，优美的）

seize（抓住）

commitment（承诺）

separate（独立的、分开的）

disappoint（使失望）

sergeant（军士，高级律师）

exorbitant（过度的）

supersede（取代，更替）

hypocrisy（伪善）

Wednesday（星期三）

注意文本的语调

有一些词语是非正式的，比如“get”（“得到”）和“do”（“做”），所以，你需要用一些正式的词语来替换。用“obtain”（“得到”）或“become”（“成为”）代替“get”；用“fulfill”（“实现”）、“prepare”（“准备”）或“undertake”（“执行”）代替“do”。现在出现了一种趋势，越来越多不太正式的用词出现在一些正式的文件中。比如，在介绍项目经理的职能时，你可能会通俗地概括为“keep many balls in the air”（“摆平一切事情”），但是在正式的报告中，这样的语言就显得不合适，或许可以用“tackle a wide range of activities at the same time”（“同时处理很多问题”）来代替。

而另一方面，不要自以为是，为了给读者留下深刻的印象而采用过度正式的写作风格。

避免过于冗长的叙述，删去累赘的词语。

● 在“a free gift”（“一个免费的礼物”）中，“free”（“免费的”）是多余的。

● 在“for example..., etc”（“比如……”）中，只用“for example”或者“etc”中的一个，不必两个都用。

● 把“in an accurate manner”（“以一个精确的方式来……”）改成“accurately”（“精确地”）。

● 把“at that point in time”（“在那个时间点上”）改成“then”（“那时候”）。

● 把“going forward”（“之后的发展”）改成“in the future”（“将来”）。

避免使用那些不地道的外来词和词组：把“per annum”（“每年”）改成“yearly”（“每年”）；把“per se”（“本身”）改成“in itself”（“本身”）。

避免使用那些不为大众熟知的缩略语、行业术语和俚语。使用读者熟悉的词语。如果在文中使用了较多专业术语，就加以解释和说明。

保持连贯性

在处理篇幅较长的文件时，你需要选用一个主要的表达方式来贯穿全文。把各种正确的表达方式都列在表格里，然后选择其中一种。使用项目符号排列

想一想在句列的开头加上项目符号的做法是否合适，尤其是在短语构成的句列开头。人们有时会问我，项目符号后面该不该加上标点、怎么加。现在主流的观点是，我们只需要在最后一个论点的结尾加上标点符号（句号）就可以了，句列中其他论点的结尾不需要任何标点符号。但是，如果分论点包含两个或两个以上的句子，那么你就应该考虑一下到底要不要借助项目符号来陈列观点了。

不过，更为常见的错误类型是分论点和题干语法结构不一致，比如：

The successful candidate will be：（“成功的参选者是：”）

● skilled in numeracy and literacy（“精通算数和文学”）

● able to speak at least two European languages（“能够使用至少两种以上欧洲语言”）

● have experience in using project-management software（“有使用项目管理软件的经验”）

这里的错误出现在第三个由项目符号引导的句子中，它没有与题干保持语法上的一致，正确的形式为：

● experienced in using project-management software（“在使用项目管理软件方面经验丰富”）

[1] 《经济学人》，2005年1月29日，第34页。

总 结

今天，我们继续学习了适用于所有文本写作的通用法则，并在此基础上学习了如何检查文本。到现在为止，我们的目标是仔细地检查已经写作完成的文本，确保其中的内容清晰有效地传达了你想要传达的信息。你已经学习了：

确保文本的准确性

确保文本的语法规范性

造句成段

在行文中保持主题清晰

写作更简短的句子

精心挑选你所使用的词语

尽量多用动词，少用名词；多用主动动词，少用被动动词

检查你的标点和拼写

注意行文的语气

保持连贯性

小测试

1. 在完成初稿写作之后，校订文本是：

a)有帮助的，但前提是你知道你需要的内容

b)很棒的，如果你喜欢这一类事情的话

c)一种时间的浪费

d)写作过程中一个必不可少的部分

2.在阅读了我写作的内容之后，我发现它有些地方不是很清楚。所以：

a)不管怎样我都会把它发送出去，希望没有人会看

b)我直接下班回家，把这个问题留到明天再说

c)我花时间来修改文章，使它更加清晰

d)我把它发送出去，让读者自己去理清楚我想表达的内容

3.在最后发送文件之前，确认信息的准确性和正确性是：

a)不必要的，没有人会去做这件麻烦事

b)老板应该做的事情

c)重要的，但前提是你有时间

d)必要的

4.关于“新停车场的车位比较少”的表述，下面哪一项是正确的？

试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]

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