作者：杨文英,孙爱华,鲁洪英,王倩
出版社：航空工业出版社
格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT
文书与档案管理实务试读：
编者的话
文秘专业是一门在社会各界都有着广泛需求的专业。用人单位对秘书的职业素养和能力的要求也越来越高。
文书与档案管理是文秘专业的一门专业必修课，它综合运用了文书学、档案学、行政管理学等学科的理论和方法，具有很强的实践性和应用性。通过本课程的学习，学生可以系统、全面地掌握该门学科的知识，提高运用文书和档案管理理论和方法分析和解决实际问题的能力，为毕业后成功走上社会，顺利进入工作岗位打下坚实的基础。
为此，我们组织了一批教学经验丰富、实践能力强的教师与行业、企业的专家，在充分调研、讨论课程教学方案的基础上，本着全面性与系统性相结合、实用性和可操作性相结合的原则编写了本教材。
本书全面、系统地介绍了文书与档案管理的相关知识，全书共分7章，具体内容包括文书与档案管理概述、文书的处理、公文的撰拟与制发、文书的整理与归档、档案的整理与保管、档案的检索与利用、特殊载体及电子档案的管理。
本书由杨文英、孙爱华和鲁洪英担任主编，王笑艳和陈秀玲担任副主编。
在编写过程中，我们参考了大量的文献资料。在此，我们向参考过的文献的作者表示诚挚的谢意。
由于编写时间仓促，编者水平有限，书中疏漏与不当之处在所难免，敬请广大读者批评指正。
本书配有精美的教学课件和课后习题答案，读者可到北京金企鹅文化发展中心网站（www.bjjqe.com）下载。编者2014年3月
第一章 文书与档案管理概述
【学习目标】了解文书与档案的概念、特点及分类等；
了解文书工作与档案管理的概念、性质、内容及原则等；
熟悉文书工作与档案管理的组织机构；
熟悉文书工作与档案管理从业人员的素养要求。
第一节 文书与文书工作
一、文书文书存在于人们学习、生活与工作的各个方面，在人们处理各项事务时发挥着至关重要的作用。（一）文书的概念
所谓文书，是指人们在社会实践活动中形成和使用的具有特定格式的文字材料，是记载和传递信息、处理各种事务的一种凭证。
文书作为一种文字材料，是伴随着文字的产生而出现的。自从人类发明了文字，便出现了文书。可见文书历史悠久，并且对人类社会功不可没。（二）文书的特点
根据文书的概念，可知文书具有以下特点：1．文书是一种文字材料
文书的载体是文字，文书是使用文字来记载、传递信息和处理事务的凭证。人类发明文字以后才出现了文书，没有文字，不足以构成文书。2．文书具有特定的格式
文书有其特定的格式及严格的写作规范，并不是随随便便的记录。文书按照不同的标准有不同的分类，每一种文书都有其固定的格式。3．文书有很强的应用性
文书作为一种记录，包含了大量的信息和资料，不仅为传递信息提供了便利，而且还为处理各类相关事务提供了依据，具有很高的参考价值，应用性很强。4．文书是一种凭证工具
文书中记载的信息以及事务处理的经典案例，为日后处理相关事务提供了极大的参考价值和借鉴意义。5．文书的使用范围广泛
文书被广泛地应用于企事业单位，其使用主体有公务人员、企业人员和社会群众等，几乎各行各业的人们都会使用文书来处理事务，可见其使用范围十分广泛。（三）文书的分类
文书的种类繁多，分类标准也不尽相同，按照不同的分类标准，可以将文书进行不同的划分。1．根据使用范围划分
根据使用范围的不同，可以将文书分为通用文书、专用文书和科技文书。（1）通用文书，是指各类国家机关以及其他组织，在处理工作事务的过程中普遍使用的文件，如公文。（2）专用文书，是指根据特殊需要，由专业机构制作或者在一定的领域内应用的文书，如审计文件、会计文件等。（3）科技文书，是指在科研活动、生产活动、基建活动中形成的用于反映活动流程及结果的文书，如设备文件、科研文件、产品说明文件和医药文件等。2．根据行文关系划分
根据文书传递方向的不同，可以将文书分为上行文、下行文和平行文。（1）上行文，是指下级机关向上级机关报送的文件。（2）下行文，是指上级机关向下级机关送达的文件。（3）平行文，是指向无隶属关系、无指导关系的其他机关送达的文件。3．根据内容适用范围或机密程度划分
这里的机密是指国家秘密，而非商业秘密或公民隐私，按照这种分类方式，可以将文书分为以下6类：（1）对外公开类文书，此类文书不包含国家秘密，可直接对外公开。（2）限国内公开类文书，此类文书不包含国家秘密，但是不宜或者不必向国外公开。（3）内部使用类文书，此类文书不包含国家秘密，但是不宜或者不必向社会公开。（4）秘密类文书，此类文书包含一般的国家秘密，保密期一般为10年。（5）机密类文书，此类文书包含重要的国家秘密，保密期一般为20年。（6）绝密类文书，此类文书包含最重要的国家秘密，保密期一般为30年。4．根据缓急程度划分
根据缓急程度的不同，可以将文书分为平件文书、急件文书和特急件文书。（1）平件文书是指无特殊时间要求的文书。（2）急件文书是指内容重要并且紧急，需要优先处理的文书。（3）特急件文书是指内容至关重要并且特别紧急，需要随到随即优先迅速传递处理的文书。5．根据性质和作用划分
根据性质和作用的不同，可以将文书分为以下6种：（1）规范性文书，是指属于法律范畴（即宪法、法律、行政法规、地方性法规、自治条例、单行条例、国务院部门规章和地方政府规章）的立法性文书和除此以外的由国家机关和其他团体、组织制定的具有约束力的非立法性文书的总和。（2）指示性文书，是指由上级机关制发，用于颁布政策、规章，指导、指挥、布置工作，阐明指导原则和意见等的文书，如命令（令）、通知、通报、指示等。（3）公示性文书，是指需要广大群众周知的文书。（4）陈述陈请性文书，是指下级机关向上级机关呈送的文书，其内容一般为汇报工作、陈述情况、答复询问、提出建议、请求指示或批准等，如报告和请示等。（5）商洽性文书，是指各种函件，它是平行机关、部门以及不相隶属的机关之间进行联系、商洽、询问或者提出请求而制发的文书。（6）说明性文书，是指作为专门凭证的文书，如各种证明、协议和证书等。6．根据不同稿本划分
按照文书制作阶段和效用的不同，可以将文书分为文稿和文本两大类。（1）文稿
文稿分为草稿和定稿。
草稿，又称草案、初稿、征求意见稿、送审稿等，是文书的原始稿件或草拟过程中形成的中间件，供讨论、修改、审批之用。草稿不是正式文书，不具备现实执行效用。除了少数用于征求意见的文书之外，草稿一般不向外发出，也无需归档保存。但对于某些特别重要的文书，修改过程中产生的草稿反映了文书的形成过程，具有一定的参考价值，可以对其归档保存。
定稿，是指经领导人审阅签发或者经过会议讨论通过的最后完成稿，是缮印正本的依据。一般情况下，若无特别需要，不能再对其做任何修改变动。定稿具有重要的参考价值和凭证作用。（2）文本
文本分为正本、存本和副本。
正本是根据定稿缮印的、用于向外发出的正式文本。如果有主送机关与抄送机关之分，则正本用于发往主送机关。正本具有标准规范的格式和生效标识，具有法定效力，受到法律的认可和保护。
存本是指发文机关印制一份文书的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用。
副本指正本的复份或复制本，其形式与正本完全相同或部分相同，供抄送、传阅和存档备查之用。
值得注意的是，当同一文书在形成过程中需要使用两种或者两种以上的文字同时草拟时，就会形成不同文字形式的文稿或者文本。【课外小阅读】结绳记事
人类发明文字以后，才出现了文书记事。那么，在文字发明以前，人们是如何记事的呢？
上古无文字，结绳以记事。结绳记事是原始社会发明的以绳结形式反映客观经济活动及其数量关系的记录方式。所谓结绳记事，即在一条绳子上打结，用以记事。文献记载：“上古结绳而治，后世圣人易以书契，百官以治，万民以察”（《易·系辞下》）。
其结绳方法，据古书记载为：“事大，大结其绳；事小，小结其绳，之多少，随物众寡”（《易九家言》），即根据事件的性质、规模或者所涉数量的不同，打结系出不同的绳结。例如，古人为了要记住一件事，就在绳子上打一个结。以后看到这个结，他就会想起这件事。如果要记住两件事，他就打两个结。记三件事，就打三个结，依此类推。如果他在绳子上打了很多结，恐怕他想记的事情也就记不住了。由此可见，这个办法虽然简单但不可靠。
民族学资料显示，近现代仍然有些少数民族采用结绳的方式来记录客观活动。虽然今时今日采用结绳记事方式的民族已经十分罕见，然而，对于古代人来说，这些大大小小的绳结却是他们用来回忆过去的唯一线索。二、文书工作（一）文书工作的概念
文书工作就是处理文书的一系列程序性的活动，包括收文、发文、整理与归档工作。一般而言，文书工作主要是指对公文的处理。（二）文书工作的性质1．政治性
首先，文书工作直接关系到党和国家的方针和政策的贯彻执行。文书工作是以公文的形式下达和公布国家的方针、政策和法令，是贯彻执行方针、政策和法令的基础，国家机关制发文书是为了贯彻一定的意图，达到一定的政治目的。
其次，文书工作的政治性表现在它是国家机器正常运转的重要保证。国家机器的正常运转，很大程度上是通过公文的传递与处理进行的，否则，党和国家的意志就无法准确地传递到国家的各个职能部门，党和国家的方针、政策等也就无法得到很好的执行。2．机要性
由于文书的内容有可能涉及国家机密，因此，文书工作也就具有了机要性。这就要求工作人员在对文书进行处理时，要特别注重对文书内容的保密，防止泄密，这也是文书机密性得以实现的保障。3．时限性
文书的制发一般都有一定的时间限制，因而文书工作的时限性很强。因此，工作人员对文书的处理一定要及时，不得拖延贻误，否则，文书将失去效力。例如，会议通知若是在会后才制发出来，将没有任何意义。4．规范性
文书工作的规范性是指文书在形成、处理和管理等环节中都有相应的标准。按照相应的标准办理公文，是文书处理工作科学、高效、有序进行的保证。（三）文书工作的内容1．收文处理
收文处理，是指本机关单位对其所收到的所有文书进行办理的一系列程序工作，具体包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办等8个环节。2．发文处理
发文处理，是指本机关单位向外机关单位主动发出文书，或者回复外机关单位的来文的一系列程序工作，具体包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记和分发等８个环节。3．文书归档
文书的归档是指对文书进行收集、整理和立卷的过程，保证归档质量的关键是文书材料的完整齐全，因而其各个工作环节都应认真仔细。4．文书利用
文书的利用包括平时的文书传阅工作、借阅工作和贯彻落实工作等，文书的利用工作应当坚持在不违背原则的前提下，为读者提供最大化的利用服务。5．文书管理
文书的管理贯穿在文书工作的各个环节，包括文书的整理、保管和销毁等，分类清晰和制度健全是保证文书管理工作有条不紊进行的关键。（四）文书工作的原则
文书工作的原则，可以简单的用以下20个字进行概括：实事求是、精简高效、及时迅速、准确周密、安全保密。1．实事求是
从业人员要将实事求是作为文书工作的指导原则和指导思想。文书是我们党和国家的方针和政策的载体，文书内容必须真实，数据必须精准，因此从业人员必须坚持实事求是的原则、反映客观实际的原则来处理文书工作。2．精简高效
由于文书工作的程序复杂，而且需要处理的文书数量巨大，因此文书工作必须坚持精简高效的原则，减少不必要的处理环节，明确各个部门的职责，规范各个环节的操作，以提高文书工作效率。3．及时迅速
文书工作具有时限性的特征，而且国家机关、企事业单位等需要处理的文书通常很多，因此文书工作必须及时迅速，在规定的时限内处理完毕，以免文书失去其时效性。4．准确周密
文书工作很大程度上反映了党和国家的方针和政策，而且文书是传递信息、处理事务的凭证，因而文书工作必须准确周密，否则可能会严重影响事务的处理，并且为各机关单位及社会带来无法估计的危害。5．安全保密
很多文书都是涉密的，保密性是文书工作的一大要求，从业人员要有一定的职业操守，严格履行文书工作的保密性，不能因一己私利而无视国家法规法纪。（五）文书工作的组织机构与组织形式
文书工作的组织形式，即文书工作的组织机构设置以及文书工作各个工作环节所采取的形式。1．组织机构
文书工作是机关行政管理工作的重要组成部分，较大的机关均在办公厅（室）下面设置了秘书处、机要室、文印室、印刷厂和收发室等专门机构，用来承担文书的制发、传递与归档等工作。
较小的机关部门，则在业务部门下面设置若干专职或者兼职的文书管理人员来负责文书工作。
机关秘书长或者办公厅主任，负责对本单位的文书进行统一领导，并且对下属单位的文书进行业务指导。2．组织形式
我国现行党政机关的文书工作，其组织形式主要有集中式和分散式两种。（1）集中式
集中式是指在一个机关内，除了文书的具体承办外，其他文书处理工作都集中在办公厅（室）的文书部门进行处理。（2）分散式
分散式，亦称分工形式，是指在一个机关内，文书的处理工作分别由办公厅（室）和各业务机构的文书部门或者专职、兼职文书工作人员各承担一部分。
在处理文书工作时，具体采取哪种组织形式，需要根据机关单位的性质和职能、内部机构设置的层次和数量、单位驻地的分布状况和位置以及文书工作量的大小来确定。
第二节 档案与档案管理
一、档案（一）档案的概念关于档案的概念有多种解释，本书采取《中华人民共和国档案法》对档案所作出的定义：“档案是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”（二）档案的特点
按照《中华人民共和国档案法》对档案作出的定义，可知档案具有以下4个特点：1．档案是有价值的历史记录
档案是有价值的，这就是说并非所有的历史记录都能成为档案，只有具有价值的历史记录才能转变为档案。
读一读
李某是某市电子设备厂的工程师，由于企业效益不好，1997年电子设备厂给包括李某在内的未到退休年龄的200多名职工办理了提前退休手续。当时，因为企业缴纳的养老保险金少，所以提前办理退休手续的职工拿到的退休金也少。2007年的某一天，李某来到档案馆查阅文件，得知1999年劳动部出台文件规定，对于不到退休年龄的而提前办理退休的人员，企业要安排职工工作，并且补缴养老保险至其法定退休年龄。李某拿着这份文件找到厂里，厂领导看过这份文件后，同意给这200多名提前退休的职工补缴养老金，从而使其退休待遇得到了提高。2．档案记载的内容十分广泛
档案记载的内容涉及很多方面，从政治、军事、经济，到科学、技术、文化、宗教等活动。3．档案的记载形式多种多样
档案有多种记载形式，最为古典、传统的记载方式是文字记载，即纸质档案。文字记载档案已经有了五千多年的历史，在档案记载中发挥着重要的作用，并且一直延续至今。随着科技的进步和发展，出现了很多特殊载体的档案，如照片、录音、录像和光盘等，这些特殊记载方式同文字记载方式相结合，使得档案图文并茂，声像相合，更加简单明了、丰富多彩。4．档案的本质属性是原始性
原始性是档案的本质属性。档案的原始性是指档案是忠于历史的，它是人们在各种活动中所直接形成的记录的原始记载，而没有经过任何加工和篡改。（三）档案的分类1．根据档案的载体划分
根据档案载体的不同，可以将档案分为纸质档案和特殊载体档案。
所谓纸质档案，是指以纸张作为载体的档案，如公文、图纸、信札、电报、户籍、账册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿等。
特殊载体档案是与纸质档案相对而言的档案，这些档案形式多样，储存快速，携带便捷，如照片、录像、录音和电子文档等。2．根据档案形成的时期划分
根据档案的形成时期，可以将档案分为历史档案和中华人民共和国档案。其中，历史档案包括明清档案、民国档案和新民主主义档案（即革命历史档案）。中华人民共和国档案是指我国自1949年新中国成立以来所形成的档案。3．根据档案的内容划分
按照档案内容的不同，可以将档案分为文书档案、科技档案以及各种专门档案。
文书档案是指反映党务和行政管理等活动的档案，它记录一个社会组织所从事的各类管理活动，例如党群管理、财务管理、人事管理和业务管理等。
科技档案是指对科技与生产活动的直接记录文件，是科学技术档案的简称。科技档案主要包括工业生产技术档案、农业科技档案、基本建设档案、设备档案、自然科学研究档案、医药卫生档案、自然现象观测档案、地质档案、测绘档案和环境保护档案等10种档案。
专门档案是指各种机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性较强的活动中，为了实现相关职能目标而形成和使用的档案。这种档案具有查考、利用和保存价值，是按照专门的管理办法整理归档的历史记录，例如会计档案、人事档案、诉讼档案和病历档案等。4．按立档单位性质划分
按照立档单位性质的不同，可以将档案分为党政机关档案、事业单位档案、企业档案、军队档案和农村档案等。即立档单位在处理各自领域内的相关事务时所形成的档案。二、档案管理（一）档案管理的概念
档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定和提供利用的活动。档案管理的目的是健全机关档案的保管制度，促进档案开放与运用，发挥档案功能。（二）档案管理的性质
同文书工作的性质相似，档案管理具有以下性质：1．政治性
档案大部分来源于经过整理且有价值的文书，由于文书是档案的前身以及文书工作的政治性，因而档案也具有政治性的性质。2．机要性
档案中的很多内容在时间和空间内具有一定的机密性，因此，档案管理与文书工作一样，都具有机要性的性质。3．管理性
档案管理是对档案的收集、整理、归档、保管和利用等的一系列过程，它是一项管理性的工作，毫无疑义，管理性是档案管理的一大特性。4．科学性
档案是将有价值的原始记录进行归档整理而形成的，其形成过程复杂，每个环节都要经过科学管理的工作过程，否则难以形成具有参考价值的档案。5．服务性
档案管理的目的是为了便于以后的利用，供相关部门、工作人员或者公民个人进行资料查阅和参考，因而其具有强烈的社会服务性。与此同时，从业人员须正确处理机要性和服务性的关系。（三）档案管理的内容
档案管理工作的内容，就是按照《中华人民共和国档案法》中档案管理的原则，建立档案工作制度、科学管理档案内容并有效利用档案资源，以实现档案的现代化、制度化和程序化管理，使档案工作更好地为处理现在和将来的事务服务，充分实现其价值。
档案管理的内容具体包括档案的收集、整理、鉴定、保管、检索和利用等工作。1．档案的收集
档案收集是指档案部门对档案进行接收和征集，包括对本单位或本地区归档材料的接收，也包括对社会人士捐赠档案进行接收和对流散档案进行收集。档案收集的目的是将分散的、需要归档的材料收归到专业部门进行有效的保管。2．档案的整理
档案的整理是指将收集来的档案分门别类地组成档案的有机整体的工作。其主要包括对档案进行分类、排列、编号、编目等。3．档案的鉴定
档案的鉴定是指对档案的真伪、保存价值等作出判断，从而确定档案的保管期限以及决定档案存毁的一项工作。档案的鉴定使得具有价值的档案得到合理的保管和利用。4．档案的保管
档案的保管是指对档案进行日常保护和管理，确保档案的安全，延长其寿命。档案经过科学、合理的保管，能够长时间存放，从而为档案的利用提供更为持久的服务。5．档案的检索
档案的检索是对档案的内容及形式进行分析、选择、浓缩和记录，并按照某种次序编排成索引及目录的工作。6．档案的利用
档案的利用是指根据社会需求，向外界提供档案信息的工作。其主要包括提供阅览、提供证明、提供咨询、档案展览等。
档案管理的各个任务之间是统一和有机的整体，各个环节之间相互制约、相互促进。其中，档案收集、整理、保管和检索等工作是整个档案管理工作的基础，档案的利用则是在此基础上提供服务，实现档案的价值。基础工作为利用工作提供前提，利用工作为基础工作体现价值，没有利用工作，基础工作就没有意义。（四）档案管理的原则
档案管理应当坚持以下原则：1．统一领导、分级管理
统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则和管理体制，其含义主要表现在以下几个方面：（1）在各级人民政府的统一领导下，全国各地的档案工作由各级档案管理部门统一、分级、分专业进行管理。
其中，统一领导是指对全国的档案工作制定统一的方针、政策和档案法规，实行统一领导、监督和检查。
分级管理是指全国的档案工作由各级档案管理机关分层次进行管理。
分专业管理是指按照全国档案工作管理的统一要求，中央和地方专业主管机关结合本专业的实际情况，制定本专业的档案管理法规和制度，指导、监督和检查本系统内各个单位的档案管理工作。（2）各级各类档案管理机构应当对我国的全部档案进行集中管理。
各级机关、各类团体以及各种企、事业单位的档案，应由各单位的档案管理机构进行集中管理，不得分散保存；
各机关、团体及企、事业单位中需要长期保存的档案，应由各级档案馆集中保管，未经规定和批准，不得将任何档案进行任意转移、分散或销毁。（3）党政档案和党政档案工作实行统一管理。
全国的党政档案工作由党和政府直接领导，各级档案管理机构对各级党政机关的档案工作进行统一指挥、监督和检查，在性质上，各级档案管理机构既是党的机构，又是政府机构。2．维护档案完整与完全
维护档案的完整与安全是档案管理工作的基本要求。只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。档案的完整是指确保档案内容的联系性和真实性以及档案数量的齐全，档案的安全是指档案实体的安全和档案机密的安全。
档案管理要保证档案的物质安全和政治安全，即积极地采取保护措施，力求档案不受损坏，延长档案寿命；保护档案免遭破坏，严守档案机密不被盗窃。3．便于社会各方面的利用
便于社会各方面的利用，是档案管理工作的根本目的。档案工作的各个环节，都应从档案利用的角度进行考虑，档案工作是好是坏，应以是否便于利用为衡量标准。
档案管理的三个基本原则是辩证统一的关系。统一领导、分级管理是核心，没有统一领导、分级管理，就难以实现档案维护的完整与安全，从而不便于社会各方面的利用；如果不考虑档案的利用，那么统一领导、分级管理和档案的完整与安全将变得没有意义和方向。（五）档案管理的组织机构
根据《中华人民共和国档案法》的规定，我国档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。具体来说，各机关的档案由机关内设置的档案室进行集中管理；各机关形成的需要长久保存的档案和历史上形成的档案，设立档案馆进行集中管理；全国的档案工作，由各级档案行政管理部门进行统一、分层次管理。1．档案室
档案室是国家最基层的档案组织体系，是各级各类机关统一管理本机关档案或系统档案的机构，同时是指导、监督和检查的机构。根据《中华人民共和国档案法实施办法》第二章第九条的规定，档案室应履行以下职责：（1）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；（2）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；（3）统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；（4）检查、指导所属机构的档案工作。2．档案馆
档案馆是集中保存、管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案，是永久保管档案的基地。根据《中华人民共和国档案法实施办法》第二章第十条的规定，档案馆应承担以下工作任务：（1）收集和接收本馆管理范围内对国家和社会有保存价值的档案；（2）对所保存的档案严格按照规定整理和保管；（3）采取各种形式开发档案信息资源，为社会利用档案资源提供服务。
按照国家有关规定，经批准成立的其他各类档案馆可以根据需要承担前款规定的工作任务。
此外，全国档案馆的设置原则和布局方案，应当由国家档案局制定，报国务院批准后实施。3．档案行政管理部门
我国设有国家档案局及各级档案局，负责其区域内的档案行政管理工作及对下级档案工作进行指导、监督和检查。根据《中华人民共和国档案法实施办法》第二章第七条的规定，档案局应履行下列职责：（1）根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；（2）组织协调全国档案事业的发展，制订发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施；（3）对有关法律、法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查，依法查处档案违法行为；（4）对中央和国家机关各部门、国务院直属企事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作，中央级国家档案馆的工作，以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作，实施监督、指导；（5）组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训；（6）组织、开展档案工作的国际交流活动。
根据第八条规定，县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门应当履行下列职责：（1）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策；（2）制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施；（3）监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为；（4）组织、指导本行政区域内的档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。
第三节 文书与档案管理工作对从业人员的素养要求
作为一名文书工作或档案管理人员，应当具备很高的素养，这些素养不仅仅是指职业素养，还包括政治素养以及专业素养。《中华人民共和国档案法》对此也有规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”一、思想政治素养要求1．政治觉悟
由于文书工作和档案管理本身具有很强的政治性，因此文书工作和档案管理从业人员应当具有很高的政治觉悟，时刻保持清醒的政治头脑，思想上和行动上始终与党中央保持一致，坚持党的路线不动摇，只有这样，在处理工作时才能保持正确的政治方向，才能不犯政治性的错误。2．法制观念
由于文书工作和档案管理通常是关于国家秘密的工作，因而从业人员必须具备强烈的法制观念，否则一旦出现工作上的失误，泄露了国家秘密，不但违反了法律，更重要的是可能会对国家造成无法估计的损失。3．决策水平
文书工作与档案管理的工作内容和工作对象决定了从业人员须有较高的决策水平。没有一定的决策水平，就不可能对党和国家的方针和政策进行充分的理解并且作出相应的处理。二、职业道德素养要求1．爱岗敬业
爱岗敬业是对每一位从业人员职业道德的基本要求。只有爱岗敬业，才能做好本职工作，进而精益求精。2．踏实肯干
文书工作与档案管理工作繁琐复杂，要求每位从业人员要有吃苦耐劳、踏实肯干的精神，只有这样才能高效地完成工作。3．认真严谨
由于文书工作和档案管理工作都是服务性的工作，操作环节十分细致，因此从业人员必须做到认真严谨，否则就会出现纰漏或者差错，造成不良后果。4．保守秘密
遵纪守法、保守秘密，是对从业人员在工作纪律方面的要求，是做好本职工作的自我约束。不能为了一己私利而作出违反法律和危害国家安全的事情。三、业务能力素养要求1．专业技能
由于文书工作和档案管理具有其特殊的专业性和规范性，因此从业人员须有娴熟的专业技能，以应对复杂的工作。从业人员要认真学习这两方面的专业技能，掌握工作中必备的技能和方法，为高效完成各项工作打下夯实的基础。2．知识结构
并不是具备了娴熟的专业技能，就可以做好文书工作与档案管理工作，除此之外，从业人员还须具备与文书工作和档案管理相关的其他学科的专业知识，以提高业务处理的综合能力。3．操作技能
文书工作和档案管理的操作性很强，相关的操作能力主要有文字处理能力、书写能力和运用现代化办公设备的能力等。
文字处理能力主要是指从业人员对文字材料的处理能力，包括材料的阅读、分析、提炼和总结等综合文字处理技能。书写能力主要是指从业人员经常需要动笔书写文字，因此从业人员要力求做到字迹工整、美观大方、语言通顺及简洁明了。另外，由于科技的飞速发展，办公设备越来越现代化，这就需要从业人员熟练运用现代化办公设备，从而能高效地完成工作。
从业人员综合素质的高低，直接影响着文书工作和档案管理水平的高低。因此，从业人员应当对自己严格要求，努力提高自己的政治素养、职业素养和业务素养，与时俱进，开拓进取，以适应不断发展的文书工作与档案管理工作的要求。【课外小阅读】唐朝农业赋役档案的管理
唐朝赋役档案包括手实和计帐两种。手实是由户主登录的本户人口、年龄以及受田数的户籍。计帐是地方机关根据户籍（手实）造报的第二年的赋役册（预算）。封建王朝的赋税是必需的，为了维护国家的根本——农业，必须加强对赋税的管理。在这一过程中形成的许多赋役档案受到了统治者的高度重视。《新唐书》记载“唐之始时，授人以口分、世业田，而取之以租、庸、调之法”，“每一岁一造计帐，三年一造户籍。县以籍成于州，州成于省，户部总而领焉”，为均田民户建立起详备的档案资料。由此可以看出，唐朝时期对计帐档案的收集与移交已经有了完备的体系。尚书省的户部就是户籍和计帐档案的管理机构，负责计帐和户籍档案的审核以及统计。
德宗建中元年（公元780年）因为土地兼并严重，只能用两税法取代了租、庸、调之法。《新唐书》记载：“凡里有手实，岁终具民之年与地之阔狭，为乡帐。乡成于县，县成于州，州成于户部，又有计帐，具来岁课役以报度支。”可见从中央到地方有一整套的赋役制度来保证赋役的顺利进行。这其中，手实起到重要的凭证作用。
撰写或管理手实和乡帐的人员就是各个行政区的文书档案人员了。在县里就是主簿和录等；在州里就是刺史下属的文吏了，例如录事参军事和参军事等，在户部就是尚书省的下属，赋税档案就交由度支郎中与员外郎管理这些事务。他们的任务就是计算地方送来的支出和收入。《唐六典》中记载：“户部尚书、侍郎之职，掌天下户口井田之政令。……其属有四：一曰户部，二曰度支，三曰金部，四曰仓部。”可见，尚书令和侍郎是在审查了度支的手实和计帐后才决定是给予地方经费还是征税或徭役，征税的多少也要加以考量，因为有灾情的州或县，一些赋役是可以减免的。这也体现了当时赋役档案的利用价值是不可小觑的。
思考与练习
一、名词解释题1．文书
2．档案
3．档案管理二、简答题
1．文书工作的基本原则是什么？
2．怎样才能成为一名合格的文书工作与档案管理的从业人员？
第二章 文书的处理
【学习目标】掌握收文处理的流程及要求；
掌握发文处理的流程及要求。
第一节 文书处理的流程
文书的处理包括收文处理和发文处理。收文处理是指对收到的文书进行处理，发文处理是指以本机关的名义制发文书或对来文进行处理。收文及发文处理的流程如图2-1所示。图2-1 文书处理流程图
第二节 收文处理
收文处理包括以下8个环节的内容：一、签收
文件的签收，是指对送达本机关的文件进行清点，确认无误后在登记簿或投递单上签字登记的过程。除了确保文件已安全送达本机关外，文件的签收也表明了发文机关和收文机关之间交接责任的完成。
文件签收的范围主要有以下3个：一是机要部门送达的机要文件；二是外机关直接派人送达的文件；三是通过邮局或快递公司送达的文件。
文件签收的步骤及要求如下：（一）认真核对检查
在接收公文前，工作人员应认真对照传递文书单或送文登记簿（参见表2-1）的信息对公文的数目及内容进行查看，确保送达的文件与清单所列的数目及内容相符，确保公文封套上注明的收件机关及收件人与本机关相符，确保包装、封口完好无损。若有数目、信息不符或寄送错误，应尽快与发文机关联系或退回；若包装破损或文件拆封，应及时查明原因。表2-1 送文登记簿（二）签署姓名与时间
工作人员清点并检查文件无误后，应在传递文书单或送文登记簿上签署收件人的姓名及签收时间，普通件的签收时间写明年、月、日即可，急件则要注明年、月、日、时、分，以备日后查考。字迹一定要清晰、工整。
文件的拆封应由从业人员履行，但对于注明由机关领导人“亲启”“亲收”的文件，或者表明机密、绝密的重要文件，应当送交相关领导人或者相关部门，由其拆封。二、登记
文件的登记，是指对收到的文件在收文登记簿上记录下文件的来源、去向、时间、内容及处理情况等信息。登记的目的是便于以后对文件进行查考利用。（一）登记的范围
一般情况下，需要登记的文件有：上级机关送达的文件、平级机关或者不相隶属机关有关商洽性或者需要回复的文件、所有的机密性文件以及其他重要公文。
对于一些公开性的、事务性的、无关大局的文件可以不予登记，例如决议、决定、通知、公开信、便条、请柬等。（二）登记的方法
登记形式主要是账簿式登记，登记的方法主要有以下3种：1．口取纸分类登记法
口取纸分类登记法，即将收到的文件登记在一个收文登记簿上，然后在同一个登记簿上进行分类，将口取纸贴在每一类的首页上，然后在口取纸上注明种类。这种登记方法适用于接收文件不多的机关单位。2．总流水号登记法
总流水号登记法，即将文件按照其收到的时间顺序集中登记在一个总的收文登记簿上，而不管其收文来源、去向和内容等。这种登记方法，适用于接收文件不多且规模较小的机关单位。3．分类流水号登记法
分类流水号登记法，即将收到的文件按照其收文的性质和特征，分类分别登记在几个收文登记簿上，如机密性文件登记簿、普发性文件登记簿等；上级来文、下级来文、平级来文等；农业、工业、党群、卫生等。这类登记方法适用于接收文件较多的大型机关单位，便于文件的查找、处理和管理文件。（三）登记的项目
收文分为内部文件收文和外部文件收文，其登记项目主要有以下几项：1．收文顺序号
工作人员应将内收文和外收文的收文序号进行登记。收文序号，即收文顺序号，是年度文件登记的先后顺序号，是登记人按照文件收发的先后顺序编写的号码。2．收文时间
收文时间，即收到文件的具体时间，一般标明年、月、日，急件一般还应注明时、分。3．来文机关
来文机关，即制发、传送该文件的机关单位，应将其全称或规范化简称做以详细登记。
来文机关包括来文的外机关和向外发送文件的本机关部门，两个方向的文件对外收发都可视为来文机关。4．收文机关
收文机关，即文件传送的部门，应对该部门予以登记。
收文机关包括外机关和本机关，外机关来文，收文机关应为本机关；本机关对外发文，收文机关即为对方机关。5．收文方式
收文方式有邮局挂号、机要交通、来人送达等。6．文件标题
即收文的名称，登记时应将收文文件的标题以全称登记，不可省略或简写。7．来文字号
即来文的发文字号，字号登记要遵循完整的原则，任何部分不得省略。8．来文密级
有密级的来文，应登记收文的密级及保密期限。无密级的来文，可在该栏划斜线，表示无密级的意思。9．收文份数
收文份数，指的是同一文件收到了几份。同一文件只能编一个收文序号，若同时收到相同的几份文件，可在“收文专用章”处加以标注。例如收到两份同一文件，如果该文件的收文序号为７，第一份文件可在“收文专用章”处写7-①，第二份文件写7-②。10．分送单位
分送单位，指传阅、承办该文件的部门。11．处置情况
处置情况指的是办毕文件的处置情况，应对办毕文件标注是否退回、归档或者销毁等。12．签收人
签收人指收到文件后，在规定的位置签名或者加盖收文专用章的人员。13．备注
备注栏填写需要注明的其他事项。
工作人员在登记时，应做到认真细致、登记齐全，此外，还应注意书写规范、字迹清晰工整，不要滥用繁体字或不规范的简化字，不要随意涂改。另外，登记应用钢笔或者签字笔，不可使用铅笔，否则易被他人篡改。
收文登记簿样式如表2-2所示。表2-2 收文登记簿样式三、审核（一）审核的部门
上级机关收到下级机关上报的文件时，上级机关应对其呈报的文件进行审核。（二）审核的内容
根据《党政机关公文处理工作条例》第二十四条的规定，对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。作为一种典型的文件，公文审核的重点同样适用于一般文件的审核。四、拟办
拟办是指工作人员对收文如何办理所提出的初步意见，该意见用以供领导批办时作以参考，拟办是工作人员协助领导工作，以提高文件处理效率的行为。（一）拟办的人员1．办公部门负责人或专职人员
办公部门负责人主要指机关办公厅（室）主任，专职人员是指办公部门的秘书人员。作为从事文字工作的专门人员，他们具有较高的文字处理能力，是拟办工作的主要承担者。2．业务部门负责人或承办人员
业务部门负责人或承办人员，主要是指机关业务处室的负责人或具体工作人员，他们主要负责对一些业务性较强的文件提出拟办的意见。（二）拟办的范围
并非所有的来文都需要拟办，拟办的文件主要包括以下4种：（1）商议性来文；（2）请求性来文；（3）需要贯彻执行的来文；（4）需要给予批复的来文。（三）拟办的内容
拟办的内容通常写在文件处理单的“拟办意见”栏内，主要包括以下几点：1．拟明批办人
拟明批办人，即注明批办的机关领导，注明文件应送交哪位领导批办，一般可注上“请×××领导批阅”字样。2．拟明承办部门
拟明承办部门，即注明具体承办该文件的部门，并提出承办的要求和时限。一般可注上“请××部门阅办”或“请××部门会同××部门协商后将意见报×××领导审批”等字样。3．拟明阅读范围
对于需要传阅和传达的文件，需要注明传阅和传达范围，一般可注上“请××、××部门传阅”或“请在××范围（或××会上）传达”字样。4．拟明处理问题的方案
拟办人员应注明其拟办意见，若本机关不能直接答复，可视情况注明“拟转请××处研究提出意见”字样。5．提供背景材料
提出拟办意见时，如果参考了先例或者相关的政策法规，应将其资料收集完整，呈送领导作为参考。（四）拟办的要求
拟办人员应当熟悉国家法律法规和方针政策，熟悉本机关各个部门的情况，阅读与拟办文件相关的材料，结合实际提出可行性的拟办意见。拟办意见应当科学合理，简明扼要，需填写在“拟办意见”栏中。五、批办
批办是机关领导根据文件内容和拟办意见等，对文件如何办理提出批示意见和要求。批办是收文处理程序中最重要的一个环节，表明收文处理进入了实质性的阶段，是收文办理核心的、决策性的环节。此外，领导亲自批办文件，还有利于保证文件办理的质量。（一）批办的人员
批办的人员即机关单位的主要负责人。（二）批办的范围和内容
批办的范围和内容与拟办的范围和内容相似，不同的是，拟办人的意见是参考性的，而批办人的意见是指示性的、决策性的。
由于批办通常是根据拟办意见提出决定性建议，因此批办领导应当明确批示是否同意拟办意见，如果同意，应注明“同意按拟办意见办理”。若基本同意，应写出补充意见。若不同意，应写出纠正意见。（三）批办的要求
批办领导应当认真阅读文件，查阅相关资料，仔细推敲拟办意见，进而提出原则性的批示意见。批示意见应认真准确、态度明确。批办领导需给承办部门指明办理原则和办理要求。对于需要两个及两个以上部门共同承办的文件，应指明主办部门。
此外，批办工作应当及时迅速，随到随批，否则将影响整个机关单位的工作效率，耽误承办部门工作的执行。
批办意见给出之后，批办人的署名也至关重要，因为署名是批办意见开始生效的标志。因此，批办领导署名应当认真严肃，姓名应写全名，批办日期至少具体到年、月、日。六、承办
承办是指承办部门根据领导的批示意见，对相关文件进行具体处理的过程。承办也是收文处理的重要环节。（一）承办的范围
承办部门收到文件后，首先应当确认是否属于本部门承办的范围，对于不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的文件，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。（二）承办的要求1．按照批示意见办理
承办的原则是严格按照批示意见办理文件、处理问题，承办部门和承办人员应当认真阅读文件，正确理解承办意见，绝不可依照个人主观意愿肆意改变承办要求。2．按照部门职权办理
对于属于承办部门职权范围内的工作，承办部门应当及时、积极和主动办理，不得推卸责任。3．按照规章制度办理
承办还应遵照规章秩序办理，按照国家的方针政策来执行，不能无视法纪法规。4．收文之后及时办理
承办部门应当积极、主动且及时办理文件，不得超过规定的时限，对于实在无法按期完成的文件，应当及时说明并将文件退回，防止文件积压，影响后续工作的运转。5．注明文件承办结果
承办人员处理办毕文件后，须向机关领导或者交办负责人及时汇报，并且在“处理结果”一栏，注明办理的方法和过程、办理的时间和地点、办理人的姓名及办理结果等，便于事后的查考。七、催办
催办是指文秘部门或其工作人员，对需要承办的文件或部门进行监督和检查，催促其工作的完成。催办是解决文件积压、加快文件处理以及确保文件按时办理的有效环节。（一）催办的范围1．承办文件
承办意见作为参考性意见，对文件处理十分重要。因此，相关部门或工作人员，应当及时对承办部门或承办人进行催办，保证文件能够按时处理。2．批办文件
批办意见是文件处理的决定性意见，只有经过批办环节，文件才能由承办部门去办理。作为领导，大多公务繁忙，此时文秘部门应当及时催办领导批办文件，防止文件积压。3．传阅文件
文件传阅过程涉及人员众多，容易出现混乱的状况，因此催办人员应当及时催办，合理组织文件的传阅，加强催办力度，提高文件传阅的速度，防止传阅文件的积压或丢失。（二）催办的方式1．书面催办
书面催办包括信函催办、简报催办和催办卡催办等。这几种催办方式，可以将催办事项清晰列明，便于阅读。但是其写作和编制较为耗时，传递速度较慢，一般适用于外埠或和比较复杂的催办工作，或者适用于一些重大的、承办周期较长的工作。2．电话催办
电话催办迅速、灵活，节省时间，但可能会出现接话人汇报不全的状况，常用于对内催办。3．会面催办
会面催办，即登门催办，催办人与承办人、批办人或者传阅人可以面对面交流，方便沟通，便于解决问题，催办的实际效果良好。但是当任务繁重而人员稀少的时候，执行起来比较困难。这种催办方式一般适用于一些重大工作，或者一些需要当面沟通、反复强调的工作。（三）催办的要求
催办在文件处理中的作用十分重要，因此催办人员应做好本职工作，及时催办。催办工作应由专门的催办人员按照一定的催办制度执行，每次催办完毕，都应在收文催办单中填写催办记录，包括催办时间、被催办人和催办情况等。八、注办
注办是指承办部门或者承办人员对文件处理完毕之后，将文件处理情况和处理结果注以说明的过程。（一）注办的人员
注办的人员是文件办理的承办部门或承办人，其他部门或者人员不得擅自注办。（二）注办的内容
注办的内容具体包括文件办理的时间、过程、结果以及出现的问题等，需详细列明。对于一般的传阅文件，注办人员应当在传阅完毕后，注明阅毕日期。对于需要办理复文的文件，办理完毕应当注明“已复文”，并标注复文时间和文号。对于不需要复文的文件，应注明“已阅”“已办”“已摘记”等字样。（三）注办的要求1．实事求是
注办人员应当根据文件处理的实际情况，如实填写处理结果及出现的问题，不得杜撰、扭曲或者隐瞒事实。2．认真仔细
注办人员应当详细填写注办事项，不得漏填或者错填，字迹应当工整清晰，语言通顺，意思明了，不得随意涂写。【课外小阅读】驿站的由来
驿站是国家出现以后，政府为了传递公文和军情而专门设置的通信机构，至今已有3000年（也有一说4000多年）历史，驿站建设和营运的费用均由国家财政支出。
早期的公文和军情，主要依靠人力步递。春秋时期，人们把边境内外传递文书的机构叫做“邮”，邮距设为25千米，是一个成年人当天能往返的距离。
秦始皇统一中国后，设置了“十里一亭”，交通干线上的“亭”又兼有公文通信功能，被称为“邮亭”，“邮亭”是秦代以步行递送的通信机构。
汉初“改邮为置”，即改人力步行递送为骑马快递，并规定“三十里一驿”，传递区间由春秋时的25千米扩大为150千米。为了扩大功能，满足国家管理的需要，汉代还逐步将单一置骑传送公文军情的“驿”，改造成为兼有迎送过往官员和专使职能的机构。
到了开放的唐代，由于国际交流频繁，各国使节和官员公差往来大为增加，朝廷干脆改“驿”为“馆驿”，以突出其迎来送往的“馆舍”功能。盛唐时期，全国有1643个馆驿，从事驿站工作的人员有2万多人，其中80%以上为被征召轮番服役的农民。由于财政对馆驿支出安排费用有限而馆驿耗费巨大，为保证其正常运转，唐代前期一般由政府指定当地富户主持，并任命其为驿将或捉驿，负责对驿丁的管理、馆舍的修缮、接待和通信工作及其月报的报送，并出资弥补驿站的亏损。
第三节 发文处理
发文处理，是指本机关单位向外机关单位主动发出文件，或者回复外机关单位来文的一系列程序工作。发文处理分为两个阶段，一是制文阶段，即从草拟到复核；二是制发阶段，即从缮印到分发。一、草拟
草拟是制文的第一个阶段，也是整个发文处理过程的第一个环节。草拟质量的高低，直接影响到后面工作的进行，因此，草拟是发文处理的关键性环节。（一）拟稿的人员
拟稿的人员主要是机关办公部门负责人或者文秘人员，一般的事务性及综合性的文件，都是由他们来完成。
对于一些业务性很强的文件，则主要由相关的业务部门负责人或者工作人员来处理，由他们根据专业知识，给出一些专业性的处理意见。
还有一些比较重大、复杂，且工作量比较大的文件，办公部门和业务部门工作人员无法完成，需要临时组织一些人员，帮助其完成草拟工作。
而对于一些会议上的讲话，或者对上级机关的重要汇报，或者对下级机关的一些指示或命令等文件，则须领导亲自起草。（二）拟稿的要求
无论是由哪个部门或者人员负责文件的拟稿，都应遵循一定的原则和要求，以保证拟稿的质量和效率。鉴于草拟的重要性，《党政机关公文处理条例》第五章第十九条给出了公文起草的基本要求，这些要求同样适用于一般文件的起草。（1）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。（3）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。（4）文种正确，格式规范。（5）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（6）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。（7）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。二、审核
审核一般是由办公室负责人或者文秘人员来完成的，所谓审核，即是指在将拟稿送交至领导审批和签发之前，相关人员对草拟文稿的格式和内容等进行全面、仔细的审核和检查，以确保拟稿的质量。（一）审核的重点
关于拟稿审核的重点，《党政机关公文处理条例》第五章第二十条给出了公文审核的重点，这些审核重点同样适用于一般文件拟稿的审核。
公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是：（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（2）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。（3）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。（4）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（5）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
另外，需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。（二）审核的要求1．逐项审核
审核时应当认真、仔细，从格式到内容，逐项审核，把好文字关、格式关和政策关。审核人员应当对拟稿进行认真推敲，反复斟酌，修改书写错误或者表述不当的地方，防止出现政策性或者失误性的错误。2．意见明确
审核完毕，审核人员还应对拟稿质量的高低、可行性大小以及是否予以采用等给出意见，审核意见必须简单明确，不能出现模棱两可的话语。若拟稿问题不多，应当及时修改，或者给出修改意见，退回拟稿单位修改。若拟稿问题很大，可采取退回拟稿单位修订或者补办的方法处理。3．先审后签
审核和签发的顺序不得调换，因为审核是对文件进行把关的过程，只有审核通过了才能签发，倘若直接签发，不仅会加大领导审核的工作量，还可能因此出现大的纰漏，造成难以挽回的影响。三、签发
签发是指审核人员审核完毕拟稿后，将文稿交由单位领导人进行最终的审核，并且签署意见的过程。签发是领导人行使职权的重要形式，是决定文件是否生效的法定行为。（一）签发的权限《党政机关公文处理条例》第五章第二十二条给出了公文的签发权限：“公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。”实际工作中，文件的签发权限主要有以下5种：1．重要文件和上行文的签发
对于重要文件和上行文，其签发权限参照《党政机关公文处理条例》的规定，由机关主要负责人签发。若机关主要负责人不在时，可授权或者为他其他负责人代为签发，未经授权，其他人不得签发。2．一般事务性文件的签发
对于一般事务性文件，可由分管该项工作的负责人签发。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]