作者：杨婧 胡仁喜
出版社：人民邮电出版社有限公司
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行政办公人员EXCEL与PPT关键技能训练试读：
前言
Excel 2019和PowerPoint 2019是微软公司于2018年推出的Office 2019办公软件家族中非常重要的成员，也是行政办公人员最常使用的两款办公软件。Excel强大的表格、图表制作能力以及数据分析能力使其风靡全球，并被广泛应用于行政管理、财务会计、金融统计等领域。作为演示文稿制作和演示软件，PowerPoint 2019具有强大的功能，也是办公中不可缺少的应用软件。对行政办公人员来说，熟练使用乃至精通Excel和PowerPoint是一个基本要求。
本书以由浅入深、循序渐进的方式展开讲解，从基础操作到应用实例，以合理的结构和经典的范例对Excel 2019和PowerPoint 2019最基本、最实用的功能进行了详细介绍。通过学习书中的内容，读者可以掌握Excel 2019和PowerPoint 2019的基本知识和应用技巧，有效提高日常办公效率。
本书主要有以下几个特点。
1.循序渐进，由浅入深
本书主要结合财务方面的应用实例介绍了Excel 2019和PowerPoint 2019的基本操作、公式与函数、图表与数据分析、加工处理文本、应用多媒体对象、统一演示文稿风格、修饰演示文稿和展示幻灯片等知识，后面的实例对前面介绍的知识进行了巩固、拓展，前后实例之间形成了逐步递进的关系。
2.案例丰富，简单易懂
本书从帮助用户快速了解和掌握Excel 2019和PowerPoint 2019办公应用技巧的角度出发，结合实例给出详尽的操作步骤与技巧，力求将最常见的方法与技巧全面细致地介绍给读者，使读者能轻松掌握。
3.基于最新版本，内容与时俱进
本书以最新发布的Excel 2019和PowerPoint 2019为基础，配合丰富的实例展开介绍，读者可以学会使用新版本中的新功能。
4.提供丰富的配套资源，物超所值
为了使读者在最短的时间内掌握相关技巧，本书还提供了丰富的配套资源，读者扫描每章后面的二维码即可观看相应的操作演示，通过box.ptpress.com.cn/y/52275（密码：6a21）即可下载所有素材的源文件。
配套资源包括两个部分：一部分是教学视频，这些视频是针对书中实例专门制作的88个配套教学视频，读者可以先看视频，然后对照书中内容加以实践，从而大大提高学习效率；另一部分是本书全部实例的源文件和素材，读者可以根据自身需求下载使用。
本书由陆军工程大学石家庄校区军政基础系的杨婧老师和河北交通职业技术学院的胡仁喜老师编著。其中，杨婧执笔编写了第1~10章，胡仁喜执笔编写了第11~13章。杨雪静、刘昌丽等人也参与了本书的编写工作，在此对他们表示衷心感谢！
本书凝结了作者多年的实践经验，但限于水平，书中难免存在不足、疏漏甚至错误之处，恳请广大读者批评指正，更欢迎交流探讨。第1篇 Excel办公应用篇
本篇主要介绍Excel 2019的一些基础知识以及行政人员在日常办公中的一些应用实例，具体包括Excel 2019的基本操作、数据输入与格式化、数据管理与计算、使用图表展示数据、数据处理与分析、数据保护与共享、工作表设置与打印等知识。第1章 Excel 2019的基本操作
Excel是微软办公套件中的一个重要组成部分，它可以对各种数据进行处理、统计分析以发挥辅助决策的作用，因此被广泛应用于管理、统计、财务、金融等领域。
Excel强大的数据处理能力已使其成为办公自动化不可或缺的一部分。熟练掌握Excel的一些基本操作能为高效办公提供极大的帮助。1.1 认识工作簿
Excel文件又称为工作簿，是用来存储和计算数据的文件。每一个工作簿都可以包含多张工作表，管理多种类型的数据。掌握工作簿的基本操作是进行各种数据处理的基础。1.1.1 创建工作簿
在Excel 2019中，既可以创建一个空白的工作簿，也可以使用Excel预置的模板创建一个包含基本布局和格式的工作簿。
在Excel 2019中，创建一个新工作簿最简便的方法是在“新建”任务窗格中选择一个适当的选项。（1）在功能区单击“文件”选项卡，然后单击左侧的“新建”选项，弹出如图1-1所示的“新建”任务窗格。（2）在“新建”任务窗格中单击“空白工作簿”图标，即可创建一个空白工作簿；单击任意一个模板图标，在弹出的对话框中单击“创建”按钮，即可下载模板，并创建一个基于该模板的工作簿。
新建的空白工作簿如图1-2所示，标题栏上的“工作簿1”为新建工作簿的名称，A1单元格为活动单元格，“Sheet1”为活动工作表名称。
单击快速访问工具栏中的“新建”按钮，也可创建一个空白工作簿。
提示 在默认情况下，快速访问工具栏中没有“新建”按钮。单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“新建”选项，即可将该按钮添加到快速工具栏中。
Excel 2019提供的联机模板已经设置好布局和格式，使用模板创建工作簿便可直接套用这些布局和格式。利用“新建”任务窗格顶部的搜索框可以搜索到更多联机模板。图1-1 “新建”任务窗格图1-2 新建的空白工作簿1.1.2 打开和关闭工作簿（1）单击“文件”选项卡，然后单击左侧的“打开”选项，或者按快捷键【Ctrl+O】，弹出如图1-3所示的“打开”任务窗格。图1-3 “打开”任务窗格（2）在位置列表中选择文件所在的位置，然后在弹出的“打开”对话框中单击想要打开的Excel文件，单击“打开”按钮，即可打开工作簿。教你一招：一次打开多个工作簿
如果想要一次打开多个工作簿，那么可以按住【Ctrl】键后在“打开”对话框中逐个单击想要打开的多个工作簿。如果这些工作簿是相邻的，那么可以按住【Shift】键后先单击第一个工作簿，然后单击最后一个工作簿。教你一招：打开并修复损坏的工作簿（1）打开如图1-3所示的“打开”任务窗格，选择位置列表中文件所在的位置，然后在弹出的“打开”对话框中单击“打开”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“打开并修复”选项，如图1-4所示。（2）执行“打开并修复”命令可以对损坏的工作簿进行检测，并尝试修复检测到的故障。（3）此时将弹出一个提示对话框。如果想要修复工作簿，那么单击“修复”按钮；如果使用该方法不能修复工作簿，那么单击“提取数据”按钮，提取工作簿中的公式和值。图1-4 打开方式
及时关闭不再使用的工作簿，既可节约内存，也可以防止误操作或丢失数据。关闭工作簿常用的方法有以下两种：
·单击“文件”选项卡，然后单击左侧的“关闭”选项；
·按快捷键【Ctrl+F4】。1.1.3 保存工作簿
时常保存工作簿是一个很好的习惯，这样做可以防止意外丢失数据。在Excel中保存工作簿常用的三种方法如下：
·单击快速访问工具栏中的“保存”按钮；
·按快捷键【Ctrl+S】；
·单击“文件”选项卡，然后单击左侧的“保存”选项。
如果工作簿已经保存过，那么执行以上操作时，Excel将用新内容覆盖原有的内容；如果工作簿还未保存，则会弹出如图1-5所示的“另存为”任务窗格，你需要指定工作簿的保存路径和名称。
在保存重要的工作簿时，可以保存一个备份文件，或设置打开权限密码和修改权限密码。（1）单击“文件”选项卡，然后单击左侧的“另存为”选项，弹出“另存为”任务窗格，选择保存位置，弹出“另存为”对话框。（2）单击“工具”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“常规选项”选项，如图1-6所示。图1-5 “另存为”任务窗格图1-6 选择“常规选项”选项（3）弹出如图1-7所示的“常规选项”对话框，设置打开权限密码或修改权限密码。如果想要生成当前工作簿的一个备份文件，那么选中“生成备份文件”复选框。（4）单击“确定”按钮，关闭对话框。
此外，Excel 2019默认启动“自动保存”功能，用户可以指定自动保存的时间间隔和保存路径。操作步骤如下。（1）单击“文件”选项卡，然后单击左侧的“选项”选项，在弹出的“Excel选项”对话框左侧列表中单击“保存”选项。图1-7 “常规选项”对话框（2）在“将文件保存为此格式”右侧的下拉列表中选择Excel文件自动保存的格式。（3）在“保存自动恢复信息时间间隔”右侧的文本框中，设置自动保存的时间间隔。（4）在“自动恢复文件位置”文本框中指定自动恢复文件的保存位置，如图1-8所示。图1-8 “Excel选项”对话框
提示 Excel默认将恢复文件保存在系统盘，建议新建一个存储此类文档的专用文件夹，以便查找文件。（5）单击“确定”按钮，关闭对话框。教你一招：将工作簿保存为PDF文档
在分发或打印Excel工作表时，为了防止出现乱码，可以将Excel文件转换成PDF文档。（1）在Excel 2019中打开工作簿，打开“另存为”任务窗格，选择保存位置，弹出“另存为”对话框。（2）单击“保存类型”下拉列表框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“PDF”选项，如图1-9所示。（3）设置文件的保存路径，然后单击“保存”按钮。图1-9 选择保存类型1.2 编辑工作表
Excel工作表又称电子表格，它是Excel存储和处理数据的主要载体。本节将详细介绍Excel 2019工作表的基本操作。1.2.1 插入和删除工作表
在默认情况下，新建的空白工作簿中只包含一个工作表。用户可以根据需要，在一个工作簿中插入多个工作表。
1.插入工作表
插入工作表常用的方法有以下两种。（1）在工作区域底部，单击工作表标签右侧的“新工作表”按钮（见图1-10），即可在当前活动工作表右侧插入一个新的工作表，Excel会根据当前工作簿中工作表的数量自动给新工作表命名。图1-10 单击“新工作表”按钮插入工作表（2）右击工作表标签，在弹出的快捷菜单选择“插入”选项，弹出“插入”对话框，然后在“常用”选项卡中单击“工作表”图标（见图1-11），单击“确定”按钮，即可插入一个新的工作表。图1-11 “插入”对话框教你一招：修改工作簿默认包含的工作表的数量
在实际工作中，一个工作簿往往会包含多个工作表。如果希望每次新建的工作簿都自动包含多个工作表，可以执行以下操作。（1） 打开“Excel 选项” 对话框，切换到“常规”选项卡。（2）在“包含的工作表数”文本框中输入新建的工作簿默认包含的工作表的数量，如图1-12 所示。图1-12 设置新建工作簿默认包含的工作表的数量（3） 单击“确定” 按钮， 关闭对话框。
2.删除工作表
右击想要删除的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“删除”选项。删除的工作表不能通过“撤销”命令恢复。
若要删除多个工作表，则可以按住【Ctrl】键或【Shift】键，单击想要删除的工作表的标签，然后右击，在弹出的快捷菜单中选择“删除”选项。1.2.2 重命名工作表
在实际应用中，给每个工作表指定一个具有一定意义的名称是很必要的。重命名工作表有以下几种常用方法。
·双击想要重命名的工作表标签，键入新的名称后按【Enter】键。
·右击想要重命名的工作表的标签，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”选项，键入新名称后按【Enter】键。1.2.3 设置工作表标签颜色
在默认情况下，工作簿中所有工作表的标签的颜色是一样的。给不同工作表的标签设置不同的颜色，能帮助用户快速识别工作表。（1）右击想要添加颜色的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“工作表标签颜色”选项，弹出色板，如图1-13所示。图1-13 选择“工作表标签颜色”选项（2）在色板中单击想要使用的颜色。改变工作表标签颜色后的效果如图1-14所示。图1-14 改变工作表标签颜色后的效果教你一招：快速切换工作表
当工作簿中包含的工作表较多时，可以使用下面的方法快速定位到想要使用的工作表。（1）将鼠标指针移到工作表标签栏左侧的滚动按钮上，可以看到快捷键提示，如图1-15 所示。（2）右击，弹出如图1-16 所示的“激活”对话框。选中想要激活的工作表之后，单击“确定”按钮，即可自动切换到指定的工作表。图1-15 快捷键提示图1-16 “激活”对话框1.2.4 复制和移动工作表
在同一个或不同的工作簿中制作相同或相似的工作表时，复制工作表可以起到事半功倍的作用。移动工作表可以重新排序工作簿中的工作表，以便查阅。
复制和移动工作表常用的操作方法有以下两种。
1.使用鼠标拖动（1）在想要移动的工作表的标签（如“预算表”）上按下鼠标左键，鼠标指针所在位置出现一个“白板”图标，且工作表标签左上角出现一个黑色倒三角标志（见图1-17）。图1-17 按住鼠标左键选取工作表标签（2）按住鼠标左键拖动，当黑色倒三角标志位于目标位置时，如图1-18所示的“财务报表”之前，释放鼠标左键，即可移动工作表。移动后的效果如图1-19所示。图1-18 移动工作表标签图1-19 移动后的效果
如果在拖动时按住【Ctrl】键，即可在指定位置生成一个工作表副本，也就是等于复制了一个选定的工作表。
2.使用快捷菜单（1）右击想要移动或复制的工作表的标签，在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制”选项，弹出如图1-20所示的“移动或复制工作表”对话框。图1-20 “移动或复制工作表”对话框（2）在“工作簿”下拉列表中选择目标工作簿。（3）在“下列选定工作表之前”下拉列表中选择目标位置，单击“确定”按钮，即可将选中的工作表移动到指定的工作簿中的指定位置。
如果在“移动或复制工作表”对话框中选中“建立副本”复选框，即可复制选中的工作表，并将其放在指定的工作簿中的指定位置。如果目标工作簿中有同名的工作表，那么Excel将自动在工作表副本的名称后加上编号。1.2.5 隐藏工作表
隐藏工作表可以避免对重要数据和机密数据的误操作。
右击想要隐藏的工作表的标签，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”选项，如图1-21所示。隐藏工作表后的效果如图1-22所示。图1-21 选择“隐藏”选项图1-22 隐藏“工资表”后的效果
提示 虽然隐藏工作表不显示，但它仍然处于打开状态，其他文档可以引用其中的信息。
想要取消隐藏时，可以右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“取消隐藏”选项，弹出如图1-23所示的“取消隐藏”对话框。在列表中单击要显示的工作表，然后单击“确定”按钮，关闭对话框。图1-23 “取消隐藏”对话框
请注意 工作簿处于保护状态时，其中的工作表不可以隐藏。1.3 操作单元格
工作表行和列相交形成的方格称为单元格，它是Excel存储信息的最小单位。单元格的名称由它在工作表中所处的行和列决定，例如，A列第8行的单元格为A8。本节介绍单元格的一些常用操作，如选取、移动、复制、插入行（列），以及清除或删除单元格区域等。1.3.1 选取单元格
在编辑单元格内容之前，必须使单元格处于活动状态，单元格处于活动状态的特征是单元格四周显示粗线边框，如图1-24中的C3单元格。
常用的选取单元格或单元格区域的操作如下。图1-24 活动单元格
·选取单个单元格：单击单元格，或用方向键移动到相应的单元格。
·选取当前工作表中的所有单元格：单击工作表左上角的“全选”按钮。
·选取连续的单元格区域：单击该区域的第一个单元格，然后按下鼠标左键并拖动到最后一个单元格，释放鼠标左键；或者单击该区域的第一个单元格，然后按住【Shift】键并单击区域中的最后一个单元格。
·选取不连续的单元格区域：先选取一个单元格或区域，然后按住【Ctrl】键并选取其他的单元格或区域。
·选取整行或整列：单击行号或列号。
·扩大或缩小单元格区域：按住【Shift】键单击新选定区域中的最后一个单元格。
·取消选定区域：单击选定区域之外的任意一个单元格。1.3.2 移动或复制单元格
在同一个工作表中移动或复制单元格，最简单的方法是用鼠标拖动。（1）选取要移动或复制的单元格。（2）将鼠标指针移到选定区域的边框上，当鼠标指针变为时，按住左键并拖动到目标位置，如图1-25所示。（3）释放鼠标左键，选中的区域将移到指定位置，如图1-26所
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