作者：袁轩
出版社：中国时代经济出版社
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80个方案砍掉管理费用、销售费用试读：
前言
砍掉成本，就是利润。少一分成本，多一倍利润。现代企业利润越来越低，竞争却越来越激烈。怎样生存下去？已经成为大家共同关注的问题。我们不仅仅是要生存下去，更要发展壮大。企业若无法开源或者开源较困难的时候，节流便成了唯一的手段。“开源节流”显然已成为企业的命脉、企业生存发展的利器。
做企业的目的是为了盈利，盈利是企业的宗旨。企业想要存活，想要更好地发展，并不只是依靠各种手段省下成本，企业必须有效地管理和控制日常运营成本，在企业内部形成一种节约的企业文化。
从管理费用中挤利润，向销售费用要利润。书中讲述了管理、销售两大成本费用，按照各自的内容和特点，分别给出了砍掉成本的方案。本书注重实践，以解决问题为目的，更多的是教读者“怎么做”，而不是“为什么”。作者追求实用性与可操作性的目标，使得本书不是空洞的战术，也不是大而全的解决方案，而是一个个拿来就能用、立竿见影的方法和技巧。它从企业的问题中来，为解决企业问题而生。无论您是老板、经理还是普普通通的员工，您只要随便翻开一页都能看到一种独特的方法，一个全新的节约理念。书中介绍了80种砍掉管理、销售费用的绝妙高招，非常值得您用心研读。您只要结合自身企业的实际情况，因地制宜，把握好企业的现金流，维系住企业的命脉，就可以节省成本，从而获得可观的收益。
第1章 管理费用预算
本章主要内容
方案1 控制管理费用预算方案
方案2 调整管理费用预算方案
方案3 控制管理费用支出方案
方案4 控制管理费用使用报销方案
控制工具
方案1 控制管理费用预算方案1.审核讨论预算草案（1）财务部从财务管理的角度对管理费用的预算进行审核，并就其中相关内容同相关部门进行讨论。（2）财务部根据审核结果和会议讨论结果在“管理费用预算总表”中填写审核意见，报公司财务总监审核，上报时间不迟于12月18日。（3）财务总监对“管理费用预算总表”进行审核，提出审核意见，并于12月20日前提交给预算管理委员会。
2.进行预算平衡（1）预算管理委员会根据公司下一年度销售增长目标和利润增长目标，对“管理费用预算总表”在各部门间进行平衡，确保将管理费用总额控制在合理的范围内。（2）总经理、财务总监、各部门经理参加公司的预算平衡会议，并对本部门的相关管理费用预算进行局部调整。
3.审批
预算管理委员会对“管理费用预算总表”进行最终审批，并及时将核准后的“管理费用预算总表”下发到各个部门，下发时间不得迟于每月的最后1个工作日。
4.月度管理费用预算编制步骤（1）编制预算草案。
每月24日前，各部门向行政部提交下月的“管理费用预算表”，审批核准后的预算在月底前发同各部门执行。（2）汇总预算草案。
行政部负责对各部门提交的“管理费用预算表”进行汇总，并编制公司总体的“管理费用预算表”，交财务部审核，提交时间不得迟于每月25日。（3）审核讨论预算草案。
①财务部从财务管理的角度对管理费用的预算进行审核，并就其中相关内容同相关部门进行讨论。
②财务部根据审核结果和会议讨论结果在“管理费用预算表”中的相关栏目填写审核意见，报公司财务总监审核，上报时间不超过每月27日。
③财务总监对“管理费用预算表”进行审核，提出审核意见，并于每月28日前交给预算管理委员会。（4）审批。
预算管理委员会对“管理费用预算表”进行最终审批，并及时将核准后的“管理费用预算表”下发到各个部门，下发时间不得迟于每月的最后1个工作日。
①管理费用预算项目按当月负担金额和当月支付金额分别预算，当月负担金额按权责发生制原则预算，当月支付金额按收付实现制原则预算。
②各部门未能在规定时间内提交“管理费用预算表”的，则该部门的费用报支顺延一个月。
③财务部建立统一格式的“管理费用报销登记簿”，逐笔登记报支费用，并及时在公司网站上公开，供各部门查询本部门费用使用情况。
5.权责分配（1）各部门。
发生费用的各个部门负责提出本部门下月相关管理费用项目的具体预算指标。（2）行政部。
行政部负责对各项管理费用进行汇总统计，形成公司的总体管理费用预算方案。（3）财务部。
财务部从财务管理的角度对行政部提交的管理费用预算方案进行审核，并提出审核意见。（4）财务总监。
财务总监对管理费用预算方案进行二次审核，并提出审核意见。（5）预算管理委员会。
预算管理委员会负责对管理费用进行最后的审批。
6.管理费用预算编制原则（1）兼顾需要与节约原则。（2）同产品销量或人数预算挂钩。（3）收付实现制与权责发生制相结合。方案2 调整管理费用预算方案
1.管理费用预算调整的权限分配（1）各部门。
根据本部门管理费用执行情况提出管理费用预算调整的申请。（2）财务部。
财务部作为费用预算的业务管理部门行使对管理费用预算的审核权。（3）行政部。
行政部作为管理费用预算的归口管理部门负责各项管理费用申请的汇总、提出，并参与管理费用算的调整工作。（4）财务总监。
负责对管理费用预算调整方案进行审核，并参加与管理费用预算调整相关的会议。（5）总经理。
总经理负责管理费用预算调整方案的最终审批和签字执行。
2.管理费用预算调整条件（1）管理费用预算已经批准的，不得随意更改和调整。（2）管理费用预算调整需满足以下3个条件。
①现有管理费用预算影响具体的执行效果。
②采取了其他的弥补措施仍无法顺利执行。
③具有进行管理费用预算调整的充分证据。
3.管理费用预算调整申请审批（1）提出管理费用预算调整申请。
管理费用预算执行各部门根据本部门管理费用预算执行情况，对照预算调整申请的提出条件，填写“管理费用预算调整申请表”，交公司行政部。（2）汇总、审核管理费用预算调整申请。
①行政部对各部门提交的“管理费用预算调整申请表”进行汇总和初步审核，并编制“管理费用预算调整方案”，交财务部审核。
②财务部从公司总体财务预算的角度对行政部提交的“管理费用预算调整方案”进行审核，分析管理费用预算调整的合理性和可行性，在填写审核意见后将“管理费用预算调整方案”报财务总监进行第二次审核。
③财务总监对“管理费用预算调整方案”进行审核，提出审核意见，并及时将方案提交给公司总经理。（3）进行管理费用预算调整决策。
总经理根据各个审核部门的意见，对“管理费用预算调整方案”进行最后决策，并签字确认。方案3 控制管理费用支出方案
1.强化事前审核审批，避免事后算账（1）对于每一项管理费用的支出，都应当按照公司的规定履行严格的审核、监管程序，必须填写“管理费用开支申请表”，必须经相关审核审批人签字后方可进行管理费用的支出。（2）公司建立针对不严格履行事前审核审批程序行为的惩罚措施，督促员工自觉、严格履行管理费用的事前审核审批程序。
2.规范使用控制管理费用支出的表单（1）正确填写表单的各项内容，确保无空缺、无遗漏、无表达模糊的情况。（2）严禁由他人代写表单，一经发现严格处罚。（3）表单管理责任主体明确，确保不存在表单无人管理或多人管理的情况。
3.实行超支管理费用公示制度（1）公司在内部网站或公司宣传栏上及时对每月各个部门管理费用的支出情况予以公示，并按照超支情况进行顺序排列。（2）对连续2个月支出低于预算目标的部门进行公开表彰；对连续2个月出现超支情况的部门进行跟踪，分析造成超支的原因，并要求相关部门做出合理解释。
4.尽可能量化各项管理费用支出标准
量化标准便于控制，对于难以进行量化的标准应辅之以明确的审核、审查程序，确保每项管理费用支出的合理性。
5.建立成本费用执行责任体系（1）各预算执行单位根据下达的成本费用预算指标，在本单位内部进行层层分解，落实到单位内部的各部门、各单位、各岗位和各环节，形成全方位的成本费用预算执行责任体系。（2）在分解预算指标时，应考虑内部产品和劳务互供的影响，贯彻“指标与措施同步，责任与权力统一”的原则。
6.建立针对管理费用支出的考核体系
把管理费用进行分解，将其与部门业绩和人员绩效考核挂钩，并对严重超支的部门和人员进行处罚，酌情扣除部门奖金或个人奖金。
7.实行对不合理支出的事后追查制度
对事后查出的不合理的费用支出，要进行责任追究，并对相关责任人进行罚款或警告处罚。方案4 控制管理费用使用报销方案
1.管理费用报销期限（1）公司管理费用报销遵循“及时报销”原则。当月费用应当月报销，特殊费用可以跨1个月报销。（2）管理费用报销每延迟1个月，报销比例降低5%。（3）管理费用报销延迟6个月后，公司不再予以报销。
2.管理费用预支管理（1）公司为全体员工办理××银行信用卡，可以使用信用卡进行费用支出，不需再从公司办理费用预支。公司员工应尽可能减少向银行预借现金的额度，员工信用卡的最高限额为××××元。（2）不能刷卡的费用支出履行正常的预支手续。
①预支款项申请人员填写“费用预支申请单”。
②部门经理审核“费用预支申请单”，在相应栏内签字。
③财务部经理审核“费用预支申请单”，评估所需款项和用途是否合理，并在表单的相应位置签字。
④预支额度高于××××元的申请，需经总经理签字确认。（3）每一次预支金额不得高于人民币××××元。（4）所有预支款须在1个月内报销，确有特殊情况需要延期的。必须在到期前到财务部说明情况，并在“费用预支申请单”上注明，经总经理签批后方可延期。（5）对于无故未按时还款的员工，公司将按照国家基准贷款利率收取利息并从员工工资中抵扣，不归还预支款的员工在全额还款前不得再借款，特殊情况须由财务总监审核、总经理批准后方可办理。
3.管理费用报销流程（1）管理费用报销要求。
①报销管理费用时应写明所属部门和项目，便于将管理费用按照部门和项目进行核算。
②对于公共费用，能分清的计入各部门，无法分清的先计入支付部门费用，年底再进行分摊。
③费用报销应提供正规税务发票或财政收据，禁止以白条入账。对于使用虚假发票进行报销的员工，一经发现，处以票面金额5倍以上的罚款。（2）管理费用报销流程。
①所有报销单据均需在费用发生后5日内提出报销要求，填写“费用报销申请单”。
②部门主管和经理对“费用报销申请单”进行审核，审核的内容包括费用类别、费用额度和费用期限等，并在“费用报销申请单”的相关位置签字，审核期限为1天。
③财务部对“费用报销申请单”进行财务审核，审核内容包括费用的合理性、费用的标准等，审核期限为1天。
④对于“特批单”，财务部在审核后，需报总经理签字方有效。
⑤财务部出纳通知报销人员领取报销费用，费用领取人员需在领取单上签字。
⑥财务部出纳要对费用的报销情况进行登记，填写“管理费用报销登记表”。（3）管理费用不予报销的情况。
①“费用预支申请单”和“费用报销单”上的预支金额不符。
②没有一次性将本次管理费用金额报销完毕的，再次申请报销将不予受理。
③报销申请没有附上正本发票、收据、信用卡支付存根联或其他有关证明文件。
4.主要管理费用项目的报销标准（1）业务招待费。
①招待费用在××××元以上的应事先填写“费用预支申请单”，报总经理审核签字后交财务部，财务人员审核时应对照已收到的特批单。
②员工因工作需要所支付的业务招待费在报销时须向部门经理、审核人员主动说明，并由经办人及部门经理在该张发票背面签字。（2）午餐补助费。
①报销标准：员工因工作需要不能回公司就餐的，可凭发票每人每餐报销××元。
②报销要求：外出联系工作，应乘坐公交车辆，按实报销。若有特殊情况，经部门经理事先同意方可乘坐出租车辆，报销时须在发票上写明出发地、目的地。（3）办公物品采购费。
①申购物品须事先填制“物品申购单”，经部门经理、办公室签字后交财务部，物品单价在×××元以上（含×××元）的须总经理审核签字，未经审批擅自购买者不予报销。
②财务人员审核时应对照已收到的申购单。购买物品原则上由办公室办理，专业用品自行购买后至办公室登记后去财务部核报。（4）其他费用。
①员工参加有关本职工作的进修时需经部门经理、总经理同意，并至管理部登记备案，所发生培训费用按公司有关规定给予报销。
②手机费用：公司基层主管手机费用的报销额度为×××元/月，部门经理手机费用的报销额度为×××元/月，高层管理人员手机费用的报销额度为×××元/月。控制工具
一、管理费用预算总表
二、管理费用年度预算表
三、管理费用预算调整申请表
四、管理费用报销登记表
五、管理费用登记表
六、管理费用控制表
七、管理费用率计算公式
第2章 管理办公费、差旅费
本章主要内容
方案5 控制办公费用方案
方案6 控制差旅费用方案
方案7 控制差旅超支费用方案
方案8 控制办公用品购置费用方案
方案9 控制办公设备维护费用方案
控制工具
方案5 控制办公费用方案1.办公费控制关键
办公费是指因日常行政管理工作需要而购买的办公用品及其他办公物品的消耗，包括购买纸笔的费用、印制名片的费用、邮寄费、快递费、报纸及书刊费用、办公室清洁卫生所需用品的费用等。
方案如下：（1）通过制订各部门每月办公耗材计划进行控制。（2）减缓办公用品的升级换代，节约办公用品的购置费用。（3）尽量不购买不必要的设备、资产、配件，减少不必要的办公用品购置费用。（4）加强对各部门邮寄费、快递费、印制名片费等费用使用情况的审核监督。（5）严格办公用品领用程序，杜绝超计划领用办公用品。
2.办公用品采购费用控制（1）明确办公用品的采购数量，制定量化、可行的采购标准，避免滥用费用。（2）明确采购物品的入库数量。
①购进的低值易耗品，行政部物品管理人员验收合格后办理入库手续，填写“入库单”。“入库单”分三联，第一联用做存根，第二联用做报销，第三联由办公用品采购人员留存。
②办公用品采购人员凭入库单及发票办理报销手续。
③因特殊原因由使用部门直接购买的，必须在办理出入库手续后方可凭发票报销。
3.办公用品领用和使用费用控制（1）个人领用和保管的物品包括铅笔、胶水、橡皮等。（2）部门领用和保管的物品包括打孔机、传真机、管制品等。（3）管制的办公用品主要由部门领用。（4）办公用品专为公共活动提供，严禁带出公司私用。（5）对于其他消耗物品，根据实际工作需要和以往使用记录进行数量控制，并根据不同的部门和人员的工作需要进行分配。（6）新进人员到职时由各部门向行政部填写办公用品申请单领取物品，并列入领用卡。人员离职时，应将剩余物品交还行政部门。（7）行政部建立“个人物品领用卡片”。
①发放办公用品时，应详细填写“出库单”，第一联作存根，第二联由领用部门备存。
②人员内部调转时根据卡片进行清理，交回的物品注销，不能交回的物品随同卡片及调令转入新单位。
③使用期限较长、价值较高的物品领用后登记入卡。（8）总部办公用品（除财务部门专业用品外）由行政部统一负责购买、保管和发放，各部门不得私自购买。特殊活动支付的费用可提出申请计划，报请批准后购买。（9）减少办公用品使用中的浪费现象。
①下班后关闭饮水机和电脑。
②定期整理废旧物品，并对可再利用的日常办公用品进行分类处理。
③开空调时关闭窗户。
④员工中午外出需要关闭电脑显示器或者把电脑设置成待机状态。
⑤不重要的文件打印稿要求双面打印，资料尽量在网上共享以减少纸张浪费。（10）各部门定期考核水电、纸张、办公用品等的使用情况，杜绝浪费。
4.办公用品费用额度控制（1）扣除专用办公用品费用、快递费，各部门的办公费最高额度为每人每月××元。（2）办公用品的采购必须履行审批手续，由具有审批权限的主管领导批准，未经批准的采购不予报销。（3）办公用品的采购人员不得以任何形式谋取私利，一经发现，将按有关规定严肃处理。（4）及时进行费用汇总和分析，统计以出、入库单为原始凭证进行，每月定期制作部门费用月报及库存月报，并对费用发生情况进行分析，做好费用控制与采购管理。
5.其他办公用品费用控制（1）合理使用办公用品，减缓对办公用品的升级换代。（2）管理品移交时如有故障或损坏，应以旧换新；如遗失应由个人或部门赔偿。（3）需要印刷标识、字样的办公用品应严格按照企业VI视觉识别标准手册的规定进行制作。方案6 控制差旅费用方案
1.差旅费控制关键
差旅费是企业员工因公出差期间产生的交通费、住宿费和杂费等各项费用。差旅费控制方案：（1）强化对出差事项的信息化管理，提高出差效率，降低出差频率。（2）将差旅费报销标准细化到个人、部门和层级，规范差旅费使用。（3）规范差旅费报销的审核审批程序，杜绝虚报、冒领差旅费用情况的发生。（4）实行费用指标的月度分解，将费用指标下达到各部门、各员工。（5）对各部门需出差人员进行分类，排出时间表，合理安排工作进度和其他事项。
2.制定差旅费用的支出标准（1）出差交通费用标准。
①在无紧急任务的情况下，应选择机场巴士作为往来机场的交通工具。
②在国内出差时，公司提倡员工使用低成本的市内交通工具，但也允许员工使用当地出租车。员工在申请出租车费报销时，必须提供详细的乘车地点、时间、原因和金额等信息。
③出差交通工具的选择标准具体如下表所示。出差交通工具的选择标准
④出差员工使用公司统一发放的公司卡。（2）住宿标准。
①差旅中各个员工的住宿标准应依据出差业务情况和层级进行选择。
②员工出差日期及离开城市的日期会有所差异，公司应该依据出差日期与工作日的关系，选择不同的倒休和补助标准。
③公司员工在不同地区的出差补助也会有所差异。
④出差过程中食宿标准的具体内容见“出差住宿标准”和“地区等级一览表”（见31页）。
3.规范差旅费报销流程（1）凭核准的“出差登记表”向财务部申请合理金额的借款，返回后一周内填具“差旅费报销单”，结清暂支款项。（2）对于回公司后一周内未报销者，财务部应通知人力资源部门从其薪资中先行扣回，待报销时再进行核付。（3）员工不能使用以下方式结算费用。
①费用先由公司下属的一家公司代付后再进行内部往来结算。
②差旅费用账单直接开给公司并要求公司直接支付。（4）财务部定期核对差旅费用的报销情况。方案7 控制差旅超支费用方案
1.推行信息化办公，减少费用开支（1）尽量使用网络通信等措施降低时间成本、人力费用，降低出差频率。（2）通过网络了解飞机航班、酒店房间存量等信息，减少因票务产生的费用。
2.有效使用客户资源，减少超支发生的可能性（1）与航空公司、酒店签订长期合作合同，以获得优惠的折扣。（2）对公司主要客户进行管理，对供应商进行优化，减少不必要的出差。
3.合理安排出差行程，降低费用超支可能性（1）将费用指标下达到班组、个人，加大宣传力度，增强公司员工对成本管理的认识。（2）对出差人数进行核定，合理安排出差的次数和人数。（3）对各部门需要出差的工作进行分类，合理安排出差时间，以降低出差对工作效率的影响。
4.实施超支费用报销的惩罚（1）虚报冒领差旅费及出差补助者，轻则罚款，重则予以除名。（2）餐费、娱乐费等开具成住宿费报销的，除罚款外予以全集团通报，累犯者予以开除。方案8 控制办公用品购置费用方案
1.掌握办公用品采购需求（1）根据上一年和上一个月办公用品使用情况、人员增减情况确定所需办公用品的采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等，减少不必要的购置费用支出。（2）预算内的办公用品，应该严格按照预算执行进度办理；对于超预算和预算外采购物品，应当由审批人对请购单进行审批。
2.严格采购的审批程序（1）采购应该经过适当审核审批。（2）采购需求要充分、合理，相关审批程序要规范、正确，以防止企业资产遭受损失、发生资源浪费或舞弊现象。（3）采购行为应遵守法律法规和企业规章制度。（4）采购验收程序要求账实相符、程序规范化。（5）付款方式应该符合公司要求。
3.规范管理供应商（1）公司应该对供应商的信誉、供货能力等方面进行严格审查，选择与信誉较好的供应商签订长期合作合同。（2）公司应该建立供应商信息库，对于平常所购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况、信用等级等进行登记，实行信息化管理，便于以后采购物品时选择合适的供应商。（3）公司应当对紧急、小额零星采购的范围、供应商的选择做出明确规定，以便紧急情况下能正常进行采购。
4.避免采购浪费（1）采购人确认采购合同后，提交付款申请，财务部门依据合同协议、发票等对付款申请进行复核后，提交企业有相关权限的机构或人员进行审批，办理付款。（2）退货处理。
与供应商签订合同协议时，应该对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，以便能及时收回退货货款。（3）公司应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，及时处理账实不符的款项。（4）付款时，采购人应当对采购合同约定的付款方式、付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。
5.缩短采购周期（1）日常物品的采购。
由行政部统一安排采购，一般集中在每月第一周的星期五。（2）需外购的非日常办公品。
经部门主管、财务主管、财务经理和公司经理审批后，在年中和年终集中采购一次。
6.比较采购价格
公司应根据市场行情的变化适时调整最高采购限价。采购人不得以高于最高采购限价的价格购买物品，对于采购价格低于最高采购限价的采购者给予奖励。方案9 控制办公设备维护费用方案
1.规范保管，及时报废，降低损耗（1）行政部必须详细登记办公用品的使用情况，实时了解办公用品库存数量，以便及时进行采购或做出报废处理，降低不必要的损耗。（2）定期对需要保养的办公用品进行养护，必要时采取防虫等保护措施。（3）一年盘点两次办公用品，对于需要报废的物品，需详细填写“报废物品清单”并经办公室主管签字后方可做报废处理。（4）定期对各部门办公用品使用情况进行检查，杜绝浪费和破坏行为。
2.明确维修范围，减少不必要的维修费用支出（1）办公低值资产。
办公低值资产指使用期限较长，在使用过程中不易消耗，单位价值在1 000元以下的各种办公家具及办公设备。（2）办公固定资产。
办公固定资产指使用期限在两年以上，能在使用过程中保持原有实物形态，单位价值在1 000元（含）以上的各种办公家具及其他办公设备。控制工具
一、入库单
二、个人物品领用卡片
三、地区等级划分一览表
注：部分沿海开放城市是指不在四级地区以内的沿海开放城市，包括大连、秦皇岛、烟台、青岛、连云港、南通、福州、湛江、北海及国家新开放的沿海城市。
四、出差住宿标准
五、差旅费报销单
六、办物品采购申请单
注：此表签字后一式二份，分别由财务部、行政部存档保管。
七、报废物品清单
八、员工出差费用申请单
九、员工差旅费用报销单
第3章 管理业务招待费、通信费
本章主要内容
方案10 控制业务招待费方案
方案11 控制通信费方案
控制工具
方案10 控制业务招待费方案1.业务招待费控制关键
业务招待费是指企业为业务经营的合理需要，招待公司客户、政府部门及其他相关人员的支出，包括宴请、赠送礼品和其他活动等。业务招待费控制的关键点如下：（1）规范不同额度费用的审批流程，防止不必要的超支。（2）按照月度分解预算定期考核，超额费用由超额部门负责人承担。（3）与性价比比较好的酒店、航空公司、饭店签订长期合作合同。（4）根据招待对象的级别和业务的重要程度，确定赠送礼品的标准。
2.控制超支费用（1）根据月度分解超支的业务接待费，由部门领导承担。（2）任何接待的开支不得背离公司经营上的目的与要求。（3）各成员企业及项目组可参照本方案，结合企业特点制定本单位公关接待管理办法，上报行政部备案。（4）未按照公司标准进行接待工作从而造成负面影响或严重损失的，除追究直接责任人责任外，还将按照过失责任对有关人员进行处罚。
3.规范接待费用的报销程序（1）预算内的业务招待费用，凭取得的正式票据，由经手人签字，注明活动性质、参加人数，报部门总经理审批，经助理总裁（含）以上的各主管领导签字、财务总监核准后予以报销。（2）子公司的业务招待费则要由总经理助理（含）以上的各主管领导签字、财务总监（或财务经理）核准后予以报销。（3）公司开展各类业务应酬活动，必须按规定开支。（4）在公司区域内用餐招待客人，必须安排在公司定点或签约酒店。（5）活动完成后，活动负责人应填写费用报销单，将活动发生的各项费用发票按时间顺序均匀地粘贴在一起，附上“业务招待费申请审批单”，经有审批权限的领导审批后方可报销。
4.控制礼品费用（1）礼品由需求部门和综合管理部共同采购。（2）综合管理部建立礼品领用台账，由各部门签字后核发。（3）交际活动中的礼品由综合管理部统一采购，各部门凭“业务招待费申请审批单”报综合管理部。（4）如有特殊情况各部门需单独购买礼品，必须获得综合管理部经理的授权，事后到综合管理部补办登记领用手续，方可报销。
5.超额业务招待费用的管理（1）业务招待费依据地区全年净分段限额提取一定的比例。（2）超出预算的业务招待费用一般不予开支，如有特殊情况，须经集团总裁签字、财务总监核准后予以报销。（3）对于预算在1000元以上的业务招待费，要填写“业务招待费用申请单”，提前向其上级主管申请。（4）如业务招待费超过经审批的“业务招待费用申请单”的预算，不予报销。
6.其他控制措施（1）对重要客户应该设立接待卡，详细记载其嗜好、兴趣与特点。（2）付款采用月结的方式，减少因税务增加的费用。（3）负责接待的员工，需要充分考虑和认清接待的目的和接待的方法，合理接待，有效使用经费。方案11 控制通信费方案
1.通信费控制关键
通信费主要是公司所安装的座机及公司配置的调度专用手机产生的费用。通信费控制的关键点如下：（1）定期公示各部门通信费用，督促各部门自觉降低费用支出。（2）费用的报销需要严格执行审批流程，杜绝“先斩后奏”。（3）实行不同部门的差异化费用标准，控制通信费用支出总额。
2.严格通信费报销程序（1）由经办人填写“通信费用报销汇总单”，行政部为通信工具及通信费用报销标准的归口管理部门。（2）财务部对已经审批签字的通信费报销凭证进行监督和稽核。
3.控制通信费超标费用（1）公司不为员工配备移动电话，购置移动电话及电话卡的费用公司不予报销。（2）通信费用超出标准部分要并入工资薪金计征个人所得税。（3）多通信费超标后，确需报销的，由本人提出申请，附当月通话清单，由行政部通信费管理员审核报销。
4.降低通信费方法（1）为节约费用，员工均需使用移动VPMN公司网业务，更换SIM卡的费用公司给予报销；不加入集团VPMN网的员工，电话费用按话费标准的70%予以核报。（2）员工离职时，由行政部及时办理移动通信单机终止托收手续。（3）员工长住子公司（超过两个月）时，应在当地办SIM卡，以降低移动通信费用。因工作特殊需要两个以上移动通信号的员工，须经上级主管及集团财务总监批准。
5.通信费报销的审批控制（1）员工可报销移动电话通信费，报销标准按岗位区别对待。（2）各部门根据本部门的工作需要提出开通国际长途电话功能申请，由主管行政副总裁批准后开通。（3）特殊岗位员工的报销标准报集团财务总监特批。
6.优化支付方式（1）超出标准部分由行政部出具超额单据，人力资源部从本人薪资中扣除。（2）试用期员工每月凭电信局开具的缴费发票统一报销通信费用。（3）公司正式员工移动通信费由银行账户统一支付，每月初由行政部与电信局核对通信费。控制工具
一、业务招待费申请审批单
注：在报销招待费时必须提供经批准后的审批单（一式一联）。
二、业务招待费报销单
三、通信费费用报销单
第4章 管理印刷费、会议费
本章主要内容
方案12 控制印刷费方案
方案13 控制会议费方案
控制工具
方案12 控制印刷费方案1.印刷费控制关键
印刷费指企业送交外部印刷发生的费用，主要包括内部单据、表册、票证、规章制度、资料和名片等的印刷费用。
印刷费控制的关键点如下：（1）规范印刷规格。（2）限制印刷的频次和数量。（3）限制送交外部印刷的条件。
2.印刷费用管理要求（1）汇报、交流使用的书籍、材料、报表，以实用、节俭为首要考虑因素，以单色、简装、双面印刷为普遍适用标准；名片印刷标准为销售部门人员每人每次500张，其他部门人员每人每次200张。（2）限制高档纸张、套色印刷、精美装潢的使用范围。对于涉外宣传或印刷品本身对印刷工艺有特殊要求的印刷活动，部门在项目申报时需明确用途及印刷相关需求，由财务部和行政部按照规定予以审核。（3）各部门要树立节俭、环保意识，尽量减少不必要的印刷项目，严格控制印刷品数量，抵制铺张浪费。
3.送交外部印刷资料标准
印刷资料符合以下条件才可申请送交外部印刷，达不到条件的使用公司内部设备印刷。（1）票据类总印刷页数超过1 000页，其他类总印刷页数超过500页。（2）宣传彩页页数超过1 000页。（3）杂志、资料总印刷册数超过200册。
4.印刷品的分类
企业印刷品可以分为以下5类。
①书刊、培训资料类，主要指内部杂志、培训资料、汇报材料等印刷品。
②名片类。
③宣传用品类，即各类宣传彩页、宣传单等。
④票据类，即财务部印制的各类票据。
⑤报表类，指各类统一格式的报表。
5.各类印刷品的印刷、装订规格（1）单据、表册和票证印刷规格。
纸张选用打字纸，规格：28克，纸张白度在85以上。（2）资料、材料类印刷规格。
用国产普通A4纸，双面打印，黑白色，简装，封面非覆膜。（3）宣传材料印刷规格。
正反面印刷，封面200克铜版纸，覆膜；内文128克铜版纸，彩色印刷，骑马订。
6.印刷费的审批和报销（1）单笔印刷费超过1 000元要事先填写印刷事项审批单，交财务部审核后再由行政部经理审批。（2）单笔1 000元以上的印刷费用报销时，原始发票后要附有印刷事项审批单；零星印刷每季度或每半年集中报销一次。方案13 控制会议费方案
1.会议费控制关键
会议费是指企业用于召开会议的费用，包括租用会议场所费用、会议资料费、交通费、餐饮费、茶水费、住宿费、礼品费、劳务费、设备租赁费等。
会议费用控制的关键点如下：（1）规范相应会议场所标准。（2）规范会议礼品标准。（3）严格控制会议费用预算。（4）规范会议住宿、资料印刷标准。（5）规范会议餐饮标准。
2.会议地点的选用
部门会议原则上在公司内部举行。会议举办地点在公司已经签约的酒店中选取，如有特殊情况需在其他酒店举办，需提前填报会议地点审批单。
3.会议场所租赁费用控制
企业可以通过招标的方式降低会议举办场所的租赁费，一般可以选取不同级别的几家酒店与之签约，会议地点在签约的酒店或宾馆中选取。
4.资料印刷费用标准（1）会议资料一律采用普通A4纸，双面打印，黑白色，简装。（2）彩页、宣传册采用157克A级铜版纸，双面印刷。控制工具
一、会议地点选用标准
二、会议费用预算审批表
三、印刷事项申请审批单
第5章 管理薪酬费、职工教育经费
本章主要内容
方案14 控制管理人员工资费方案
方案15 控制福利费方案
方案16 控制岗位培训费用方案
方案17 控制培训管理费用方案
方案18 控制外派培训经费方案
方案19 控制教学设备购置方案
方案20 控制培训辅助费用方案
控制工具
方案14 控制管理人员工资费方案1.管理人员工资费控制关键
管理人员的工资费用包括基本工资、绩效工资、奖金、津贴等。企业在控制管理人员工资费用的过程中，应当强化关键点如下：（1）明确设置不同层级管理人员工资占工资总额的比例。（2）合理制定各层级管理人员工资费用的标准。（3）实行管理人员奖金的“先评估，后发放”制度，确保奖金能切实反映管理人员的工作绩效。（4）实行管理人员奖金年终发放制度，减少或取消月度奖金发放额度。
2.管理人员的范围（1）一般工作人员，包括行政部、人力资源部、财务部等各部门的专员及助理、文秘等人员。（2）基层管理人员，包括行政部、人力资源部、财务部等各部门部门主管。（3）中层管理人员，包括行政部、人力资源部、财务部等各部门部门经理。（4）高层管理人员，包括公司总经理、各总监、总会计师。
3.管理人员工资费范围（1）绩效工资或奖金。（2）基本工资。（3）各种工作津贴。（4）效益提成。
4.合理设计各类管理人员的奖金比例
针对高层、中层、基层以及一般工作人员设计差别化的奖金比例，应坚持以下3项奖金比例设计要求。（1）同一层级的人员可以根据岗位工作风险和工作内容的不同，设定不同的奖金比例。（2）职位越高的人员，奖金所占工资比例越大，以体现风险与收入挂钩的原则。
5.实行年终工资“先评估、后发放”的制度。
在年终工资和奖金发放前对管理人员的工作表现进行综合评估，有重大工作失误或工作绩效未达到预定目标时，扣发部分或全部年终奖金。
6.加大工资年终发放比例
将现有工资全部在月度发放的做法改为月度发放一定比例、年终发放一定比例的做法，推迟工资费用的支付时间。
7.避免工资发放单纯与业绩挂钩
在设定奖金或其他绩效工资时，不应当仅将管理人员的工作业绩与奖金或绩效工资的发放挂钩，还必须充分考虑到管理人员个人的努力程度。如在以下三种情况下，即便管理人员工作不努力甚至存在工作失误也可能取得良好的业绩。（1）外部行业景气，宏观经济形势有利于企业发展。（2）市场不饱和，产品需求总体大于供给，导致产品销量大增。（3）企业设立最高福利额度，实际总额控制。方案15 控制福利费方案
1.管理人员福利费控制关键
管理人员的福利费包括除国家强制保险项目以外的养老、医疗等保险项目，住房、购车补助，股票期权，带薪休假，过节礼品，汽车赠予等。企业在控制管理人员福利费用的过程中，应当强化对关键点如下：（1）设置有效满足员工需求的福利项目，减少无效福利项目支出。（2）实行与业绩挂钩的延迟补偿福利制度，减少硬性福利费用支出。（3）根据职位层级和工种不同，实行差别化的福利费用补贴标准。（4）避免设置重复和雷同的福利项目，以免造成福利费用的浪费。
2.设置切实满足员工需求的福利项目，避免无效福利费用支出（1）开展福利需求调研的主要方式包括问卷调查和员工访谈。（2）开展福利需求调研，明确把握员工的福利设置需求。
3.避免设置重复或雷同的福利项目（1）分析各个福利项目对员工需求的满足程度。（2）确定各个福利项目的设置目标和作用。
4.设置与业绩挂钩的福利项目，减少硬性福利费用支出
针对高层管理人员，企业可设置与业绩挂钩的福利项目。比如，企业可以用延迟补偿福利代替补充养老金，变刚性支出为同企业业绩挂钩的弹性支出。具体做法包括以下2个方面。（1）在最高福利额度范围内，设置不同的额度等级，并明确制定相应额度的具体标准。（2）对福利额度实行“先评估，后发放”，并确保评估过程客观、公平、全面。
5.以物质发放形式替代现金发放形式，减少福利费用开支（1）可以用购物卡替代现金的发放，由于集中采购购物卡有一定的折扣，因此，这样可以为公司节约福利费用的支出。（2）若以固定现金形式发放福利，员工可能会将这笔钱用于其他的消费支出，而不是企业所希望的专项支出。（3）企业的每一种福利项目都应有明确的定位，比如午餐补助就是希望员工将这笔钱全部用于午餐消费，以确保员工午餐质量。方案16 控制岗位培训费用方案
1.岗位培训费用控制关键。
岗位培训费用是企业根据岗位所需要的知识和技能需求，对即将上岗人员和在岗人员进行知识和实际工作能力等方面的培训而产生的费用。岗位培训费用按照每月职工工资总额的一定比例逐月（一般是1.5%）计提，岗位培训费用的控制关键点如下：（1）合理安排培训时间、人数、场所、配套措施，保证培训效果。（2）合理安排培训期间人员的食宿和活动，减少不必要的支出。（3）结合企业长期战略、发展需要和现状要求，确定有针对性的培训内容。（4）实施培训前应加强培训师和学员的沟通，以提升培训效果。
2.正确使用职工教育经费（1）经费使用效益最大化。
①要根据培训需求加强培训费用使用的针对性。
②培训工作的开展尽量以不占用工作时间、不影响工作效率为前提。（2）控制超支经费项目。
①职工参加社会上的学历教育以及个人为了取得学位而参加的在职教育，所需费用应由个人承担。
②企业高管人员的境外培训和考察等单项支出较高的费用，应从其他管理费用中支出。（3）控制职工教育经费超支费用。
①通过增加新建项目，为职工教育经费争取新的费用增加创收渠道。
②通过可以由其他项目列支的培训费用的正确归集，为公司争取一些公司所得税前的列支金额。
3.控制职工教育经费预算（1）规范职工教育经费的列支项目。
①制度化职工教育经费中的列支项目，避免挤占公司正常的职工教育经费的开支。②减少不必要的职工教育经费的列支项目，降低企业的涉税风险。
③合理分配职工教育经费列支项目的经费比例，职工教育经费花费的重点应集中在重点岗位和紧缺人才上。（2）正确提取职工教育经费基数。
正确计算出税前允许扣除的工资总额，保证职工教育经费计提基数正确。方案17 控制培训管理费用方案
1.培训管理费用控制关键
培训管理费用是指公司在培训工作中花费的各项费用，包括人工成本、人员工资、培训师工资和餐饮费用。培训管理费用控制的关键点如下：（1）培养和建设内部培训师队伍，降低外聘讲师的费用支出。（2）合理安排培训场地、时间和人数，控制不必要的花费。（3）建立培训讲师信息库，提高培训的针对性，增强培训效果。（4）设置各部门预算费用分配比例，确保培训效果最大化。
2.规范经费使用和审批程序（1）规范经费申请程序。
①人力资源部门需要对培训需求做进一步的调研和核实后，方能上报总经理。
②培训经费的申请需要部门经理的审核，确保培训需求的针对性。（2）规范经费的审核和审批。
①部门经理有权审核培训费用。
②人力资源部负责管理和控制培训费用。
3.充分利用教学资源进行教学（1）外部培训讲师的选拔和任用。
①通过同专业协会联系、熟人介绍和高校旁听，选择和发现优秀的培训讲师，确保培训的有效进行。
②通过参加各种培训班了解各领域的优秀培训师，并从中发现适合本企业学员的老师。（2）加强对内部培训讲师的培养。
①针对重点课程和常备课程，建立公司内网信息库，定期定点开展课程学习。
②加强内部培训师队伍的建设，不断充实和完善现有课程体系。
4.控制预算费用提取比例（1）合理确定计提比例。
①一般企业按照职工工资总额的1.5%足额提取教育培训经费。
②从业人员技术要求高、培训任务重、经济效益较好的企业，可按2.5%提取，列入成本开支。（2）合理的费用分配。
①培训的内容应该集中在中层管理基本技能的提高上。
②培训部门应该集中在公司盈利能力最强和市场前景最好的部门上，比如销售部门、技术部门。
③培训人群应该集中在中层管理人员上。中层管理人员的费用比例应该控制在67%，高层管理人员培训的费用比例应该控制在20%。方案18 控制外派培训经费方案
1.外派培训经费控制关键
外派培训是企业为了在最短时间内使受训人员能够系统掌握相关知识和技能，采用外派其他国家或者轮换工作等形式对员工进行培训所产生的费用。（1）选择合理的培训内容和培训方式，加强培训的针对性。（2）对外派人员进行规范化和制度化管理，避免产生不必要的费用。（3）明确培训前后员工和企业权利和义务的标准，降低因人员流失付出的额外费用。（4）与客户建立长期合作关系，有效控制外派人员的培训费用。
2.降低外派员工流失的费用（1）与外派国签订协议，未通过考试需再培训或再考试的外派人员，不得另行收取费用。（2）明确甄选外派员工的标准，对外派员工各方面的能力进行综合考查。（3）签订“培训协议”。（4）条款中明确外派员工的培训内容、方式和收费标准，明确各项开支，降低不必要的开支。（5）外派前明确各个培训期限和双方需要承担的业务和责任，签订培训协议。
①为确保企业和员工双方的利益，防止受训人才的流失，受训员工应与公司签订“培训协议”，明确规定培训周期、员工服务年限、培训期间的费用负担和培训后的相关事宜。
②外派员工的薪资应该依据培训时间、服务年限和培训费用的不同而选用不同的标准，如“外派培训薪资和费用一览表”所示（见71页）。
3.减少外派员工在国外的开支（1）外派期间由专人负责对培训质量的把控，保证培训效果。（2）培训后，可根据本地区实际需要，自行组织员工参加考试，并对考试情况进行监督和检查，并发放相应的结业证书。（3）外派前印刷培训教程，节省成本。
4.外派培训中培训质量的把控（1）委托培训机构将外派培训员工培训课程中的表现、课堂记录、课程考试结果和参与讨论踊跃程度等信息告知企业。（2）要求外派培训员工每周定期将培训周报用E-mai1形式发送给培训负责人。
5.严格外派培训费用的报销程序
①报销费用明细需要得到培训部的确认，财务部方可做报销处理。
②“外派费用审批表”需经部门经理复核，人力资源部审核，财务部经理审核和总经理审批。
6.外派培训后培训效果的总结及汇报（1）证书和学历证书。
组织外派培训员工参加资历认证考试或学位考试。（2）效果转换。
外派员工应当通过研讨会、授课等方式将培训内容传授给其他同事，并担任相关讲座讲师，将从培训中所学的知识、技能传授给相关人员。
7.外派培训员工的甄选（1）外派培训员工主要是有发展空间的管理人员、业务精英、技术骨干等。（2）外派培训的人员甄选主要是通过个人提交“外出培训申请表”和部门经理推荐来实施，如“外出培训申请表”的内容所示。（3）通过对外派培训候选人的个人简历、个人品质、工作能力、语言能力、环境适应能力的综合评估，甄选外派培训员工。方案19 控制教学设备购置方案
1.教学设备购置控制关键
教学设备的购置主要是指企业在培训工作中为购置各种仪器（比如投影仪、培训教具）所花费的费用，教学设备购置控制的关键如下：（1）与供应商建立长期合作关系，降低购置成本，保证购置培训设备的性价比。（2）减缓对培训设备的升级换代，杜绝不必要的浪费。（3）定期保养和维护各类教学设备，提高设备的利用率，延长设备的使用年限。
2.教学设备购置的审批控制（1）超过5万元以上的，需要总经理审批，以招标方式购置。（2）专用设备或单位价值较高的物品（单价超过1 000元的），通常由2人分别询价，取得相同或类似产品的3张以上报价单以供选择。
3.设备购置中的风险控制（1）采购时需要与供应商签订购买合同。（2）与供应商签订的合同中应该涉及退货处理和不合格物品索赔问题的相关事宜，降低设备闲置造成的损失。（3）验收设备时需要认真检查设备的质量，减少因设备质量问题对公司造成的损失。
4.设备购置申请控制（1）预算内的办公用品，应该严格按照预算执行进度办理。（2）对于超预算和预算外采购物品，应当填具“教学设备购置申请单”，经公司领导审核和审批以后再行购买。方案20 控制培训辅助费用方案
1.培训教材费用控制（1）如果是与外部培训机构合作，尽量让合作方提供培训教材。（2）如果是聘请内部讲师，尽量通过公司内部网络实现教学。（3）编制内部教材，应写出自编讲义申请，提供编写大纲、主要章节、内容，经所在部门和人力资源部、公司领导批准后方可印刷使用。
2.培训材料费用控制
日常培训实施期间产生的培训资料费、印刷费用和购买培训光碟、培训书籍、培训文具的费用都需要提前申请。
3.场地费用控制（1）培训尽量在公司办公场所实施。（2）科学安排培训人数和时间，提高租用场地的使用频率。
4.设备费用的控制（1）每月定期对设备进行保养。（2）定期检查培训设备的数量和质量，提高设备的利用率。控制工具
一、月度奖金发放表
二、福利项目费用规划表
三、薪酬支出方式汇总表
四、外出培训申请表
五、外派培训薪资和费用一览表
注：服务年限是从外派员工取得学位之日起计算。
六、教学设备购置申请单
注：本单一式三份，由项目负责人和申请部门负责人签名并加盖公章。第一联由行政部留存，第二联由采购部留存，第三联由申请部门留存。
七、教学设备购置管理卡（正面）（背面）
八、教学设备购置计划清单
九、月度培训费用预算明细表
第6章 管理董事会、工会经费
本章主要内容
方案21 控制工会经费使用和审查方案
方案22 控制董事会津贴方案
方案23 控制董事会会议费方案
方案24 控制董事会差旅费方案
方案21 控制工会经费使用和审查方案1.适用范围（1）本方案适用于公司所有员工。（2）本方案中的经费主要来源于以下4个方面。
①按每月全部职工工资总额的2%向工会拨缴的经费。
②其他收入。
③政府的补助。
④会会员缴纳的会费。
2.工会经费使用控制关键
工会经费，即工会依法取得的用于开展正常活动的费用。工会经费的使用主要有两个方面：其一是用于为职工服务，其二是用于工会活动。工会经费使用控制方案如下：（1）控制工会经费各使用渠道的比例，提高工会经费的使用效益。（2）严格执行工会经费的审批流程，避免工会经费的浪费。（3）适时调整和开发工会经费使用的渠道，最优化经费的使用效果。（4）规范工会经费的报销程序，杜绝“以公谋私”现象的产生。
3.工会经费审查监督关键
使用工会经费时，需要实时对其进行审查和监督，工会经费审查监督的方案如下：（1）实行工会经费的定期审查制度，保证工会经费支出的合理性和合法性。（2）制定工会经费审查监督制度，明确审查监督的机构、人员和审查标准。（3）确保审查监督信息的全面性和完整性，保证工会经费审查监督真实、有效。
4.工会经费审查监督控制的渠道（1）内部监督。
①工会财务部定期对工会经费的使用情况进行检查、控制和督导。
②设立工会经费审查委员会进行监督。（2）外部监督。
上级工会定期对工会经费的收支情况进行审查监督。
5.工会经费审查监督的预算控制（1）工会对工会经费预算执行结果进行审查监督。（2）工会定期对违法乱纪、贪污受贿案件进行专项检查。（3）使用工会经费前，工会负责对经费进行预算编制、审核和批准工作。方案22 控制董事会津贴方案
1.目的和使用范围（1）本方案适用于公司董事会的所有成员。（2）为了对董事会成员津贴进行有效的管理，有效地激励董事会成员，特制定本方案。
2.明确津贴发放的额度（1）董事会津贴中的劳务报酬是董事会成员的基本报酬，实行按月发放制度，每人每月××××元（税前）。（2）董事会津贴中的会议补助指董事参加董事会会议的补助，标准为每人每次××××元（税前）。（3）董事会津贴中的委员会职务津贴指董事参与专门委员会工作的职务津贴，公司按其所任职的委员会数量发放，每人每月×××元（每年×万元）。
3.董事会津贴的类型及给付标准（1）公司的董事会津贴费由劳务报酬、委员会职务津贴和会议补助三部分组成。（2）公司独立董事年度津贴标准为×万元/年（含税）。
4.津贴费标准的制定和调整（1）津贴总额中不包括董事、监事履行职责、聘请咨询机构进行调查研究的费用。（2）由9名董事组成的薪酬与考核委员会负责董事会津贴费标准的制定和调整，薪酬与考核委员会半数以上的人员由独立董事担任。（3）薪酬与考核委员会负责制定董事会费津贴标准，并由一名独立董事出任召集人，负责对董事会费津贴标准进行考核并提出调整建议。
5.董事会津贴费控制关键
董事会津贴费是由董事会制定预案，经股东大会会议通过并在公司年报中进行披露为独立董事发放的工作津贴。
董事会津贴费控制的方案如下：（1）制定明确的董事会津贴给付标准，控制不必要的津贴费用支出。（2）规范董事会津贴费用的审核审批程序，控制超支费用。（3）定期对董事会成员实行业绩考核，考核结果与津贴直接挂钩，以便有效控制超支费用。方案23 控制董事会会议费方案
1.目的及适应范围（1）会议费主要是指公司召开董事会会议所支出的费用，包括会议室租赁费和董事会参会人员住宿费、餐费、办公费、交通费等相关费用。（2）为了有效开展董事会会议，提高会议效率，减少不必要的开支，特制定本方案。
2.合理设置董事会结构和规模（1）董事会成员应依据公司的规模和公司性质来确定。（2）董事会会议应当由1/2以上的董事出席方可举行。（3）董事会会议人员的标准构成：董事长、1/3以上的董事、1/2以上的独立董事、监事会、公司总裁。
3.控制会议费用的预算（1）董事会组织部门准备“业务费用申请单”，进行费用控制和估算。（2）会议费须出示的证明材料应包括：会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证等。（3）尽量使用公司已有的资源，如车辆、会议室等，减少租赁费用和其他会议费用支出。
4.进行充分的会前准备（1）会前为董事会成员发放公司业务认识的重要资料数据，当1/4以上董事认为资料不充分或论证不明确时，可以联名提出缓开或缓议董事会决议的部门事项。（2）通过会前的沟通，对会议的必要性做出分析，减少不必要会议的召开。（3）会议召开10日前将会议相关信息通知所有董事，包括会议时间、会议地点、会议议程、出席会议人员和会议登记办法、登记时间、登记地点及其他事项等。
5.控制会议费的报销额度（1）报销需出示会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证等证明材料。（2）未在公司担任实职的董事会成员，只能报销差旅费、会议费和补贴费，其他费用不予报销。
6.规范会议费用的审批程序（1）所有可能或必需的支出都应包含在“业务费用申请单”上。（2）将“业务费用申请单”根据其金额大小报具备审批权限的上级主管进行审批。（3）会议组织部门必须通知参加会议的所有人员和会议举办地所在酒店、宾馆申请清单所涵盖的费用范围。（4）只有“业务费用申请单”上具备的项目才能被认可并统一支付费用，其他支出项目均属个人费用，不得向公司申请报销。（5）会议组织部门在参会人员报到时，需准备签到单让与会人员签字，以此作为费用报销备查的依据。（6）会议组织部门负责检查实际支出并与费用申请清单对照，负责申请预借款、报销或冲账。（7）大额会议费用支出要接受相关审计部门的审计。
7.董事会会议费控制关键
董事会会议费主要是指董事会会议期间所支出的各项费用，包括会议室租赁费和董事会出席人员住宿费、餐费、办公费等相关费用。董事会会议费控制方案如下：（1）会议符合公司章程，保证会议费用支出的有效性和合法性。（2）合理设定董事会参会人员规模，减少无效的会议费用支出。（3）根据会议规模和议题预定会场、准备资料、设置会议时间，减少费用支出。（4）设置可行的会议费用执行标准，减少无标准会议费用项目的支出，避免浪费。（5）设计并严格执行会议费用使用的审批流程，确保所有董事会会议费支出的合规性。方案24 控制董事会差旅费方案
1.规范报销标准（1）依据《企业所得税扣除办法》第52条规定：纳税人发生的与经营活动有关的合理的差旅费，应能证明其正式性和合法性，否则，不得在税前扣除。（2）公司应该结合公司实际情况制定“差旅费报销标准”，在年度开始的时候给主管税务机关送一份备案，以便在发生差旅费时按规定进行报销。
2.费用控制办法（1）如果董事会决议事项内容为公司的经营战略、财务安排、公司制度决策，可以选择例会而不必召开董事会。（2）董事长、副董事长、公司董事和独立董事应执行不同的差旅费标准。（3）尽量选择利用公司的资源（如公司的车辆和办公场所）召开董事会会议，减少长途出差发生的费用。
3.董事会差旅费控制关键
董事会差旅费是指董事会成员和相关的工作人员在会议期间产生的住宿费、交通费、食宿费等相关费用。（1）尽量使用公司的车辆和会议室，减少不必要的费用。（2）出差前董事会工作成员做好工作安排和协调，避免差旅中出现超支费用。（3）选择与公司长期合作的酒店和航空公司，减少票务费用。
第7章 管理咨询费、审计费
本章主要内容
方案25 控制咨询费用预算方案
方案26 控制咨询项目验收方案
方案27 控制审计费用工作方案
控制工具
方案25 控制咨询费用预算方案1.咨询费控制关键
咨询费指企业支付给咨询人员或咨询公司的报酬。
咨询费的控制关键方面如下：（1）科学编制咨询费用预算。（2）明确适合的付款方式。（3）细化咨询项目验收。（4）控制咨询辅助费。
2.咨询费用的确定（1）参考本企业或其他企业同类项目的咨询费用。
企业在做咨询项目之前通常都会参考本企业或其他企业同类咨询项目的咨询费用，这也是咨询公司定价的依据之一。（2）考察同类项目不同咨询公司的报价。
通常不同咨询公司对同类项目的报价有很大差别，横向比较时应注意以下几项内容。
①价格并不是决策的唯一依据。
②重点考虑咨询公司的资质、经验、口碑。
③多次做过类似项目和同行业项目的咨询公司应重点考虑。（3）考察咨询公司的报价是否存在降价空间。
目前市场上咨询公司的报价普遍虚高，一般都有降价空间。
3.与咨询公司商定付款方式及时间
付款方式通常规定首付时间和比例、二期付款时间和比例、三期付款时间和比例、尾款支付时间和比例。企业应尽量争取较低的首付款比例和较长的二期、三期付款时间，同时要求付款与项目验收相结合，只有达到合格要求才能付款。
4.咨询项目辅助费用包含的内容
根据企业与咨询公司签订的合同，咨询人员在咨询过程中发生的下列各项费用由咨询公司承担的，企业则不考虑。（1）咨询人员的住宿、餐饮费用。（2）咨询人员咨询过程中使用的办公场所、电脑、电话、传真机、打印机、复印机、网络、复印纸、签字笔、笔记本等发生的费用。（3）咨询人员咨询过程中发生的通信费以及交通费。（4）企业抽调出来配合咨询人员工作的员工的工资。（5）企业为咨询人员举办欢迎会、告别会、项目启动会、项目汇报会等会议或者活动发生的费用。（6）咨询人员咨询过程中参加商务会议、外出旅游等活动发生的费用。（7）企业为咨询人员购置礼品发生的费用。
5.咨询项目附加合同
附加合同一般规定咨询过程中发生的其他费用由谁承担以及发生费用的标准。随着咨询公司之间的竞争愈加激烈，这类费用已由原来的企业承担逐渐转化为咨询公司部分或全部承担。
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